Felipe Dintel

Como esCrever textos téCniCose profissionaisTodas as orientações para elaborar relatórios, cartas e documentos eficazes

Guias do Escritor

Tradução: Gabriel Perissé

Felipe Dintel

Como esCrever textos téCniCose profissionaisTodas as orientações para elaborar relatórios, cartas e documentos eficazes

Copyright desta tradução © 2011 Autêntica Editora/Gutenberg

TíTulo oriGinAlCómo escribir textos técnicos y profesionales

TrAduçãoGabriel Perissé

projETo GráfiCo dE CApA E mioloPatrícia De Michelis

EdiTorAção ElETrôniCAPatrícia De Michelis

rEvisão TéCniCA Cristina Antunes

rEvisãoAna Carolina Lins

EdiTorA rEsponsávElRejane Dias

AutênticA EditorA LtdA./gutEnbErg

rua Aimorés, 981, 8º andar . funcionários30140-071 . Belo Horizonte . mGTel: (55 31) 3222 68 19 Televendas: 0800 283 13 22www.autenticaeditora.com.br

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dintel, felipeComo escrever textos técnicos e profissionais : todas as orientações

para elaborar relatórios, cartas e documentos eficazes / felipe dintel ; tradução Gabriel perissé. – Belo Horizonte : Gutenberg Editora, 2011. – (Guias do Escritor ; 2)

Título original: Cómo escribir textos técnicos y profesionalesBibliografia.isBn 978-85-89239-91-2

1. Comunicação na empresa 2. Correspondência comercial 3. Criatividade 4. redação comercial i. Título. ii. série.

10-07614 Cdd-808.066651

índices para catálogo sistemático:1. redação empresarial 808.066651

sumário

introdução................................................................................................7

1..o.processo.de.elaboração.do.texto............................11

Atempestadedeideias....................................................... 15 Osmapasdeideias.............................................................. 16 Métodosparaapresentarasinformações......................... 22 Maisdoisformatos.............................................................. 24

2..Que.tipo.de.linguagem.empregar?...............................27.3..galeria.de.conselhos.estilísticos...............................314..a.apresentação.do.texto:.....cinco.recomendações..............................................................47

5..os.textos.profissionais........................................................53 Acartacomercial................................................................. 54 Orelatório............................................................................ 62 Aata...................................................................................... 66 Omemorando...................................................................... 70 Acircular.............................................................................. 73

6..anexos..................................................................................................75 Fraseologiaparaacorrespondênciaformal..................... 76 Guiadeconectivosoracionais........................................... 77 Abreviaturasnostextostécnicoseprofissionais............. 80

7..Últimos.conselhos........................................... 83

8..conclusão........................................................ 85

bibliografia........................................................ 87

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Ninguémduvidaqueosescritoreseosjornalistasdevemdominaroofíciodaescritapararealizarseutrabalho.Contudo,muitasvezeses-quecemosqueobomusodalinguagemtambémdeterminaaqualidadedastarefasdesempenhadasporoutrosprofissionais.Emmuitasoutrasprofissõeséprecisoproduzirtextos,mas,pornãoseressaasuaprincipalfunção,escreverbemnãorecebeadevidaimportância.Errocrasso.Emnumerosasocasiões,nota-sequeaeficáciadeumaempresaoudeumórgãopúblicoémenorporqueosquealitrabalhamdesconhecemousedescuidamnahoradeempregarosmecanismosdaexpressãoescrita.

Se um documento interno de uma empresa está mal redigido,provavelmenteosseusdestinatáriosserãoobrigadosapediresclare-cimentosaquemoescreveu,causandoperdadetempoparatodos.Seumacartapublicitáriaestáescritanumtominadequado,nãoserádeestranharqueoclienteseinclineaprocuraroprodutodoconcorrente.Seumórgãodaadministraçãopúblicautilizaumalinguagemconfusanumedital,certamenteosfuncionáriosprecisarãodedicarseutempoparaexplicaraoscidadãosquetenhamdúvidasoquedefatosequisdizernaqueledocumento.

Aqualidadedacomunicaçãoentreosdiferentesdepartamentosdeumaempresaouentreasdiferentesseçõesdeumórgãopúblico,bemcomoasrelaçõesentreempresaeclientes,eentreórgãopúblicoeci-dadãos,dependedetextosescritosdamelhormaneirapossível.Alémdisso, o domínio da expressão escrita influi de modo determinantena imagem corporativa de uma empresa, evitando ambiguidades eequívocosquepodeminviabilizarumainiciativaempresarialouumamedidaadministrativa.

Valeapena,então,investirnoaperfeiçoamentodenossostextostécnicoseprofissionais?Semdúvidaquesim.Seráaformaacertadanão só de evitar falhas e equívocos, mas também de tirar melhorproveitodaspossibilidadesqueacomunicaçãoescritanosoferece,tendoemvistanossosobjetivosprofissionais.

Não somente os escritores e os jornalistas devem domi-nar a escrita. Todos os profissionais devem cuidar desse aspecto, se quiserem trabalhar com eficácia e obter me-lhores resultados com seus textos.

Noâmbitodaempresaedaadministraçãopública,hádoistiposdecomunicação:ainternaeaexterna.Acomunicaçãointernaéaquese

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mantémcomossócios,osacionistas,ossindicatos,asfiliaisousucur-saiseentreosfuncionários.Poroutrolado,acomunicaçãoexternaéaqueseestabelececomosfornecedores,osclientes,amídia,osbancos,asempresasdeseguro,aReceitaFederalouaPrevidênciaSocial.

Nestelivro,vamosnosocupartantodostextosqueseescrevemnacomunicaçãointernaquantodaquelesquesãoprópriosdacomunica-çãoexterna.Asorientaçõeseosconselhosqueosleitoresencontrarãonaspróximaspáginassãoúteisparaosdoistiposdecomunicação.

Comoestemanualseestrutura?Emprimeirolugar,abordamosospassosnecessáriosparaelaborarcomfacilidadeeacertoumtextotécnicoouprofissional.Trata-sedeumprocessometódicodevida-mentedetalhado.

Aseguir,trabalharemosasquestõeslinguísticaseestilísticasqueumapessoadeve teremmenteparaqueseus textossejamomaiseficazespossível, analisandoos tiposde textosmais frequentesnomundoprofissional.

Por fim, apresentaremos informações muito úteis para seremconsultadasnomomentoemquese forplanejara redaçãodeumtextoourevisá-lo.

Nossaintenção,emsuma,foidemonstrarqueaimportantetare-faderedigirumtextoprofissional—tarefaporvezesdecisiva—éperfeitamenteacessívele—porquenão?—agradáveledivertida.

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o processo de elaboração do texto

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Quandovamosredigirumtexto,devemoscomeçarfazendoqua-troperguntasfundamentais:

a. Oquepretendocomessetexto?b. Queméomeudestinatário?c. Queinformaçõesdevotransmitirparaatingirmeuobjetivo?d. Comodevoorganizaressasinformações?

Responderaessasperguntasconstituionúcleodoprocessodepré-redaçãodotexto.Obtidasasrespostas,restaráescrevê-lo.Veja-mos,portanto,comoresponderàquelasquestões.

o.objetivo.do.texto

Nossaprimeiratarefaéestabelecercomabsolutaprecisãoqualéoobjetivodotexto.Senósprópriosnãosabemosexatamenteoquepretendemoscomotextoquevamosredigir,oresultadocertamenteseráconfuso.Eéprovávelquegastemosmaistempodoqueoneces-sárioparaescrever,poisteremosquefazerváriastentativas,abrin-docaminhosaesmo,semsaberquerumotomar.Estabelecercomclarezaoobjetivoprincipaldeum textoé,portanto,vitalnahorade empreender o trabalho. É condição fundamental para orientarcorretamentenossosesforços.Valeapenainclusivequeescrevamosoobjetivonumpapelàparte,queficarásempreporpertoduranteaelaboraçãodotexto.

Nomomentodedefiniroobjetivoprincipal,devemosformulá-lodetalmaneiraquenospermitaavaliarseoalcançamosounão,ouemquemedidaoatingimos.Vejamosumexemplo,sobreoqualtra-balharemosaolongodestecapítulo.

VamosimaginarquetrabalhamosnodepartamentocomercialdaempresaXYZ,voltadaparaaconfecçãodecalçados,equeprecisa-mosescreverumacartaaumdosnossosclientes—umarededesapatarias—paraquecomprenossanovalinhadecalçados.

Oobjetivoprincipaléeste:• FazercomqueaempresaSapatariaRealcompreanovalinha

decalçadosdanossamarca.

o.destinatário

Senocampo literárioéumadiscussãoaberta saberseoescri-tordeveounãoescreverpensandonosleitores,omesmonãoocor-re com relação aos textos técnicos e profissionais. Neste âmbito éfundamentallevaremcontaqueméonossodestinatário.Devemos

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descartara ideiadeque, redigindocoma suficientecorreçãogra-matical,oproblemaestaráresolvido.Paraalcançarosobjetivosquenospropusemosatingir, é fundamental captara atençãodo leitor,de modo que ele não leia em diagonal ou jogue nosso texto fora.E,paraconseguirmosessaatenção,valeapenatentarconheceraomáximoonossodestinatário.Poderemos,assim,decidirquevoca-bulárioempregar,queargumentosserãomaisconvincentes,quees-clarecimentosserãonecessáriosequaispoderemosantecipar,comqueexemplosilustraremosnossoraciocínio,etc.

Muitasvezesodestinatário seráparanósumcompletodesco-nhecido—talvezsósaibamosocargoqueocupae,comsorte,oseunome—, levando-nosamanterum tomneutro,quecorrespondaaocargoocupadoporumapessoasejaelaquemfor.Noentanto,emoutrasocasiõesserápossíveladequarmelhornossotexto,nãoape-nasaocargo,mastambémàpessoaemquestão,oupornosrelacio-narmoscomela,ouportermosrecebidoinformaçõesaseurespeito.

Eque informaçõespoderãoserúteis?Porumlado,a idadeeosexo.Issonãosignificaquetenhamosdetratarumapessoacommaioroumenorcortesia,dependendodaidadequetenha,ouseforhomemoumulher.Simplesmentepoderemosbuscarcaminhosdeidentifica-çãoemrazãodessesdados,evitando,éclaro,ideiaspreconcebidas.

Outrasinformaçõesdeinteressesãoocurrículoprofissionaleaescolaridadee,demodoespecial,oníveldeconhecimentoquenossodestinatáriopossuiacercadoassuntosobrequalvamosescrever.Emalgunscasos,tambémserámuitoútilconheceroseucaráter,seusva-loresesuaideologia.Se,alémdisso,sabemosaquetipodeargumen-tação ele é mais receptivo — argumentações conceituais, baseadasem teorias e metodologias, ou argumentações narrativas, baseadasem fatos ou informações, ou argumentações afetivas, baseadas emsentimentos—,teremosumretratocompletíssimodenossodestina-tário.Apoiadosnesseretrato,decidiremosquetomempregarequeargumentospriorizar.

Quanto mais dados tenhamos sobre o nosso destinatário, melhor adaptaremos o texto à sua personalidade e mais facilmente alcançaremos os objetivos fixados.

Voltando ao nosso exemplo, imaginemos agora que o destina-táriodenossacartaéoSr. JoséCarlosOliveira, responsávelpelas

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compras da empresa Sapataria Real. É um homem de 35 anos deidade,queestudouatéoensinomédio,comumalongaexperiêncianomercadodecalçados,primeirocomoempregadoemdiferentessapatarias,ehádezanoscomochefedecomprasdaSapatariaReal.Graçasàrelaçãoquemantemoscomeleháseisanos,sabemosqueéumapessoadiferentedeoutroscompradores,especialmentepreo-cupadocomonomedaempresaecomaqualidadeenovidadedosprodutosqueoferece.Asquestõeseconômicassãoimportantesparaele,éóbvio,masestãoemsegundolugar.Eumaúltimainformação:sabemosqueéossoduroderoer,eéprecisoreconquistarsuacon-fiançaacadanovocontatocomercial.

os.conteúdos

Umavezdefinidooprincipalobjetivodotextoaescrevereestan-dobemdesenhadooperfildodestinatário,surgeumaperguntaób-via:comoalcançaresseobjetivo?Arespostaresidenapróximaetapadapreparaçãodotexto:oestabelecimentodosobjetivosintermediá-rios.Parausarmosametáforadoalpinismo,devemosnosperguntarquaisvertentesdamontanhanosconduzirãoaocume,queéonossoobjetivofinal.Devemossubirpelasmaistransitáveis.Masnãohára-zãoparaexcessos:bastadefinirtrêsacincoobjetivosintermediáriosbemescolhidos,ouseja,direcionadosaoobjetivoprincipaleàperso-nalidadedodestinatário,seaconhecermos.Retornandoaoexemplo,algumasvertentesexequíveisseriamasseguintes:

Objetivosintermediários:• InformaraoSr.Oliveiraasvantagenseosbenefíciosdacompra.• Lembrar-lheaqualidadedanossamercadoriaedonossoserviço.• Apresentar-lheanovalinhadecalçado,enfatizandoqueestáde

acordocomamoda.• Oferecer-lhecondiçõesvantajosasparaacompra.

Fixar objetivos intermediários facilita-nos alcançar o objetivo principal.

Após estabelecer os objetivos intermediários, entramos numanovafase.Agoravamosescolherasinformaçõesaseremtransmiti-dasemnossotexto.Abordamos,portanto,oquesetornaráconteúdodotexto:dados,motivos,argumentos,soluções...Tudoissoaparece-ránaredaçãodefinitiva.

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Comosaberquaisasinformaçõesaseremtransmitidas?Ame-lhorformaconsisteemnosguiarmospelosobjetivosintermediáriosjáestabelecidos.Todasaquelasideiasquecompõemessesobjetivosserãoúteis.Numaescalaprogressiva,darcontadosobjetivosinter-mediáriospermitiráoalcancedoobjetivoprincipal.

Masparadefinirqueideiassãoounãoválidasparaatingirnos-sosobjetivosintermediáriosprecisamos,antesdemaisnada,deumatorrentedeideias.Ecomoprovocaressatorrente?Umbommétodoéachamadatempestadedeideias.

a.tempestade.de.ideias

Ébomesclarecerque,emprincípio,atempestadedeideiaséummétodogrupal,nãoindividual.Costumaserutilizadoparaprovo-car a geração de ideias numa reunião entre várias pessoas, com apresençadeummoderador.Defato,émaisfácilproduzirideiasemgrupo do que solitariamente. Quando temos de realizar a confec-çãodeumdocumentodecertaimportância,nãodevemosrecusarapossibilidadedeconvocarcolegasouparceirosdenossaempresa,departamentoouassociaçãoparaqueparticipemdessafasedopro-cessoredacional.Aliás,esseéumprocedimentocomumemmuitasempresas.Dequalquermodo,aessênciadométodo,comoveremos,éaplicávelporumasópessoa.

Masemqueconsiste,afinal?Atempestadedeideiaséumafor-madefavoreceraprofusãodeideiassemqueseavalie,emprin-cípio, se são úteis ou se estão orientadas pela lógica. E o que sepretende com tal ausência de filtros? Evitar um problema muitofrequente:muitasboasideiasmorrememrazãodacríticadestru-tivaaquesãosubmetidasantesdeamadurecerem.Oquesebusca,emprimeirolugar,étãosomentegerarideias.Aavaliaçãoeascrí-ticasficamparamaistarde.

Paraqueométododatempestadedeideiassejaeficaz,areuniãodeveocorrernumclimadescontraído,deformaaestimularaparti-cipaçãodetodosospresentes,favorecendoacomunicaçãoentreeles.Opapeldomoderador,quenãoprecisaserapessoaqueconvocouareunião,évitalparaquehajaessadistensão.Tambémésuafunção,poroutrolado,organizarasintervenções,evitandoqueareuniãoseconvertanumabaderna.Aomesmotempo,cabeaomoderadorteradestrezasuficienteparafomentaracolaboraçãodetodosparaqueseaproveiteaomáximoaimaginaçãodecadaumdosparticipantes.