Manual Passo a Passo AR&B

Manual Passo a Passo

AR&B

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Prezado(a) Colaborador(a),

O novo sistema de gestão de viagens tem como o principal objetivo garantir que a política de viagens seja aplicada, garantindo que os preços das passagens áreas e as tarifas de hotéis sejam as mais competitivas possíveis. Neste modelo, o colaborador tem papel fundamental, pois ele é o responsável pela solicitação de suas próprias passagens e hospedagens. Através de um fluxo de aprovações previamente cadastrado, este colaborador tem a aprovação de sua passagem e as respectivas despesas são alocadas automaticamente em seu centro de custo.

Este manual tem como principal objetivo explicar o modo de funcionamento do OBT (online booking tool). Pedimos, por favor, que você leia com atenção as orientações contidas neste material para que possa usufruir ao máximo desta ferramenta que disponibilizamos para você.

Siga as recomendações abaixo:

• Faça seus agendamentos com o máximo de antecedência possível; • Sempre priorize as passagens com os menores valores; • Mantenha seu cadastro no site sempre atualizado; • No campo "justificativa" detalhe seus compromissos para que os

aprovadores saibam exatamente o motivo das suas viagens.

Contamos com você na leitura e aplicação deste material.

Boa leitura!

Produtos, Alatur JTB

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Índice

OnLine Pág.

01 – Primeiro acesso? 5 02 – Entendendo os ícones 5 03 – Utilizando a busca online 7 04 – Analisando a tabela de busca 7 05 – Inserindo os dados da busca 8 06 – Selecionando os voos 8 07 – Entendendo os ícones da busca 9 08 – Inserindo os dados da solicitação 10 09 – Reserva concluída 10

Off-line Pág. 01 – Solicitação off-line 12 02 – Verificando os produtos 12 03 – Solicitação off-line de aéreo 13 04 - Solicitação de hospedagem 14 05 – Solicitação de locação 14 06 – Verificando as solicitações 15 07 – Status: Aguardando cotação 15 08 – Status: Aguardando escolha 16 09 – Fazendo as escolhas 16 10 – Escolhendo o aéreo 17 11 – Escolhendo a hospedagem 18 12 – Escolhendo a locação 19

Aprovação Pág. 01 – Aguardando autorização 20 02 – Tela inicial aprovador 21

Emissão Pág. 01 – Aguardando emissão 22

Configuração e Delegação Pág. 01 – Configuração 24 02 – Como delegar aprovação em ausência temporária 24 03 – Como delegar aprovação em solicitação feita 25

Glossário de Ícones Pág. Entendendo os ícones 26

Suporte Pág. 01 - Contatos 27

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Entrando no AR&B

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01 - Primeiro acesso? Insira o nome de usuário

Insira a senha fornecida

Clique em acessar para entrar

Clique em (Esqueceu sua senha?) se por algum motivo não lembrar a senha de acesso.

Insira seu usuário para receber por e-mail a nova senha.

Site de acesso http://arb.alatur.com/alatur/cliente

Após o primeiro acesso, faça a alteração da senha seguindo as orientações descritas.

02 - Entendendo os ícones

Inicio de uma solicitação ONLINE.

Inicio de uma solicitação OFFLINE.

Consulta gerenciadores do sistema.

Gera relatórios a partir de informações disponíveis

Serve para fazer os ajustes necessários para o fluxo dar continuidade.

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Requisição ONLINE O que é uma solicitação online? Uma solicitação online é uma busca em tempo real da disponibilidade e tarifas das cias aéreas. O ciclo de uma solicitação online é:

1. Acessar o sistema 2. Buscar disponibilidade e tarifas 3. Enviar para o processo de aprovação 4. Enviar para emissão

Formas de busca online 1. Somente ida; 2. Ida e Volta 3. Múltiplos destinos

.

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03 - Utilizando a busca

Clique em busca

04 - Analisando as telas

A busca pode ser usada para viagens de ida, ida e volta ou múltiplos destinos

Essa tela demonstra uma solicitação somente IDA.

Essa tela demonstra uma solicitação IDA e VOLTA

Essa tela demonstra uma solicitação de Múltiplos Destinos

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05- Inserindo os dado

Clique para escolher a forma desejada.

Escolha entre Nacional ou Internacional.

Escolha entre Separado ou Combinado.

Caso haja opção, escolha a classe de voo desejada.

Insira o nome do viajante já cadastrado. Obs: Não esqueça de clicar no sinal de "+" para incluir o viajante.

Caso o viajante não esteja cadastrado clique aqui

Insira os dados referente a sua solicitação.

Clique em pesquisar para exibir sua solicitação.

06 - Selecionando os voos Após clicar no botão pesquisar na tela acima, o sistema busca a disponibilidade dos voos solicitados. Vamos entender como aparecem:

Todas opções aparecem em pastas na parte superior da tela de busca. Para ver todas as opções e tarifas basta clicar na aba.

Para selecionar o voo desejado clique na seta ao lado de cada voo.

Toda vez que selecionar um voo ele irá automaticamente subir para a parte superior, fazendo a soma de valores de todos os trechos.

Em cada aba aberta possuímos os filtros de busca. Servem para funilar nossa busca, assim fica mais fácil localizar aquele voo específico.

Podemos enviar cotações entrando na aba "Disponibilidade de e-mail" parte superior da tela.

Para refazer a busca clique na aba "Busca".

Para concluir as solicitações e passar para a tela de viajante, clique em "Enviar" para dar inicio a reserva dos bilhetes.

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07 - Entendendo os ícones da busca de voos

Mostraremos como fazer uma busca com comparações entre voos. ex: estou em duvida entre 3 voos que são bons e servem para o meu viajante, mas para manda-los terei que enviar uma lista com 15 voos. Nessa tela dos Múltiplos Destinos existem filtros e ferramentas que permitem deixar nossa solicitação da forma simples e facil de visualizar. Abaixo mostraremos todos os ícones e suas funcionalidades.

Mostra um resumo com as menores tarifas de cada Cia aérea.

Informa quando há acordo com Cia aérea.

Estrela - Pode ser selecionado para deixar um vôo especifico em evidencia ou como favorito. Por mais que mude a tela, esse voo sempre estará em evidencia. Para retirar da evidencia clique novamente em cima da estrela.

Lixeira - Serve para eliminar os voos que não são interessantes.

Setas - São utilizadas para mover um voo para cima ou para baixo, deixando as opções escolhidas próximas.

Sinal de (+) - Abrir detalhes e regras do voo e tarifa selecionada.

Sinal de (-) - Fechar detalhes do voo.

Exemplo de Mostrar Matriz

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Atenção:

Essa tela será exibida em qualquer forma de busca online

08 - Inserindo os dados Verifique nesse quadro tudo o que foi solicitado: valor, origem e destino.

Selecione a justificativa da escolha do voo.

Descreva a justificativa.

Quadro viajante: Verifique se está preenchido corretamente.

Insira a empresa de débito.

Insira o centro de custo.

Insira o aprovador pela sua reserva.

Descreva o motivo da viagem.

Clique em adicionar para gerar sua reserva .

09 - Reserva concluída

Número da solicitação, nome do viajante, aprovador

Status da solicitação.

Marcação de assento

Trecho reservado

Valor + Taxas

Localizador

Data e hora que expira a reserva

Status da reserva

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Requisição Offline

O que é uma solicitação off-line? Uma solicitação off-line é uma forma estruturada de solicita uma cotação de viagem no sistema AR&B, porém sem consulta instantânea juntos às cias aéreas. O ciclo de uma solicitação off-line é:

1. Acessar o sistema 2. Solicitar cotação à agência 3. Realizar cotação conforme solicitação 4. Escolher as opções enviadas pela agência 5. Enviar para o processo de aprovação 6. Enviar para emissão

.

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01 - Solicitação offline

Clique em Solicitação

Insira o motivo da viagem

Insira o nome do viajante

Insira ou modifique os dados caso necessário.

Insira observação pertinente a viagem.

Clique em solicitar viagem para dar inicio as solicitações.

02 - Verificando os produtos

Propriedades do viajante e motivo da viagem.

Início de uma solicitação aérea.

Início de uma solicitação de hospedagem.

Início de uma solicitação de locação de veículo.

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03 - Solicitação aéreo

Clique em abrir/fechar

Selecione o tipo da viagem

Selecione ou preencha origem e destino.

Preencha data de ida e volta do voo.

Coloque as informações pertinentes ao voo.

Clique em Adicionar, para incluir o voo.

**Caso haja necessidade de incluir mais de um voo, abra novamente e selecione novo voo.

**Trechos complexos e com mais de uma parada, sempre coloque somente ida. ex:

CGH / SDU / BSB / FOR / CGH

**No caso de remissão escolha o novo voo e no campo observação, insira a informação de remissão e o numero do bilhete.

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04 - Solicitação de hospedagem


Opção 1 - Selecione 1 até 3 opções de hotéis para cotação.

Opção 2 - Selecione a cidade e indique a região e a localidade para que nossos consultores encontre o hotel. Caso saiba o nome do hotel insira .

Preencha todos os campos

Coloque as informações pertinentes ao hotel que deseja.

Clique em adicionar, para incluir a hospedagem.

**Caso haja um acompanhante, o mesmo tem que obrigatoriamente estar cadastrado.

05 - Solicitação de locação


Selecione o tipo de veiculo que esta procurando.

indique a data, horário e local que irá retirar e devolver o veículo.

Coloque as informações pertinentes ao veículo que deseja alugar.

Clique em adicionar, para incluir o veículo.

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06 - Verificando as solicitações

Todas as solicitações feitas estarão disponíveis do lado esquerdo da tela, um embaixo do outro.

Verifique se esta tudo correto antes de avançar.

Caso haja alguma solicitação errada, clique em editar solicitação para alterar.

Se houver necessidade de cancelar alguma solicitação clique no (X) em vermelho ao lado da mesma.

Após fazer as devidas alterações ou cancelamentos, verifique novamente as solicitações e clique em enviar.

Após clicar em enviar nossos consultores irão fazer todas as cotações necessárias e enviar para sua escolha.

07 – Status: Aguardando cotação

Esse status ficará visível até os nossos consultores enviarem as opções para sua escolha.

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08 – Status: Aguardando escolha

Esse status aparecerá após nossos consultores enviarem as devidas cotações dos pedidos.

Para ter acesso as cotações, clique no texto «AGUARDANDO ESCOLHA»

09 - Fazendo as escolhas

Para verificar as cotações que nossos consultores fizeram clique no botão ''abrir / fechar'' de cada produto.

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10 - Escolhendo o aéreo


Verifique todos os voos ofertados e clique no bullet em frente ao escolhido.

Justifique a escolha selecionando com a seta ao lado do campo em branco.

Para descrever alguma informação relevante utilize o campo em branco.

Para escolher mais algum produto clique em abrir/fechar do próximo produto.

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11 - Escolhendo a hospedagem


Verifique todos os hotéis ofertados e clique no Bullet em frente ao escolhido.


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12 - Escolhendo a locação


Verifique todos os veículos ofertados e clique no Bullet em frente ao escolhido.

Justifique a escolha selecionando com a seta ao lado do campo em branco.

Para descrever alguma informação relevante utilize o campo em branco.


APÓS TODAS AS ESCOLHAS FEITAS E

REVISADAS CLIQUE EM ''ESCOLHER'' ABAIXO DAS INFORMAÇÕES DO LADO

ESQUERDO DA TELA.

Caso as opções oferecidas não atendam seus requerimentos de viagem informe o motivo e clique

em "Recusar". Esta OS voltará para a agência

fazer nova cotação. Dependendo da proximidade da viagem pode não haver outras

opções.

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18 01- Aguardando autorização.

Clique no Status Aauardando Autorização para entrar e verificar todas as informações referente aos serviços escolhidos pelo solicitante.

Esse Status de Aguardando Autorização irá aparecer ate que o aprovador aprove a solicitação.

Numero da requisição.

Status da requisição.

Nome do viajante.

Data de expiração da reserva.

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02- Tela inicial aprovador

A tela ao lado irá abrir direto no resumo de valores

Dados do viajante, motivos e justificativas

Serviços solicitados com os respectivos valores.

''Bullet'' para a reprovar algum serviço.

Botões para aprovar ou reprovar todas as solicitações.

Obs: Caso algum serviço seja reprovado, toda a requisição voltará para a agência para uma nova cotação, e só irá para emissão após a autorização do bloco completo ou seja, todos os serviços solicitados devidamente aprovados.

Clique em Abrir/Fechar para analisar através de gráficos a economia não obtida acumulada do viajante.

Clique em Abrir/Fechar em cada pasta para analisar as cotações que foram apresentadas para a escolha do solicitante.

Após clicar em aprovar, essa solicitação irá para a agência emitir os bilhetes e ''Vouchers''.

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01- Status aguardando emissão

Essa tela é a última antes de receber os documentos.

O status aguardando emissão é uma ação de responsabilidade da agência.

Após emissão a solicitação será finalizada.

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Configuração e Delegação

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01 - Configurações

Clique em configurações

Clique em meu perfil

Dados de senha: podemos alterar a senha quando necessário.

Dados do usuário, sempre deixar os dados atualizados.

Abas de perfil do usuário.

Perfil do usuário: Todas informações são importantes, pois aqui conseguimos identificar as preferências do viajante e seus documentos para qualquer consulta

Informações adicionais como cartão de milhagens, passaporte, visto, vacinas e cartões podem ser inseridos para base de controle pessoal, assim evitando qualquer esquecimentos futuros.

Delegação: Pode ser usado na ocasião de ausência temporária de um aprovador.

Após inserir todos os dados necessários clique em atualizar para gravar as alterações feitas.

02 - Como delegar aprovação em ausência temporária

Clique na aba delegação

Insira o nome do novo aprovador

Clique no sinal de (+) para inserir.

Clique em Atualizar.

Obs: Após delegado, tudo que chegar para aprovação no seu perfil, irá automaticamente para a pessoa que esta autorizada aprovar no seu lugar. Voltará como antes, assim que vencer a data final.

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03 - Como delegar aprovação em solicitação feita

Quando uma solicitação esta aguardando uma Aprovação e o aprovador não esta, podemos delegar para um outro aprovador da seguinte forma.

Localize a requisição a ser delegada

Clique no ícone delegação na requisição

Uma tela aparecerá para a delegação

Insira o delegado

Clique em Adicionar.

Obs: O aprovador ainda poderá realizar a aprovação.

OBS: Essa delegação somente servirá para um requisição específica.

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Entendendo os ícones

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Alatur Produtos

Plantão Alatur

Duvidas? Entre em contato no telefone

(11) 3217-7888 ou através do e-mail

[email protected]

(11) 3217-6322

Anotações:

Documents

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