Portal do Cliente Manual do Utilizador (versão 1.6)

Novembro 2016

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ÍNDICE

Índice .......................................................................................................................................................................... 2

Introdução .................................................................................................................................................................. 3

Portal Cliente YAWPrint ............................................................................................................................................. 4

Acesso ao Portal Cliente YAWPrint............................................................................................................................. 5

Recuperação da Palavra-Chave .................................................................................................................................. 7

Ecrã Principal do Portal de Cliente YAWPrint ............................................................................................................. 8

Início ........................................................................................................................................................................... 9

Parque ........................................................................................................................................................................ 9

Relatórios ................................................................................................................................................................. 21

Sair / Mudar Palavra-chave ...................................................................................................................................... 36

Fale Connosco .......................................................................................................................................................... 37

Consumíveis Extra .................................................................................................................................................... 40

Equipamentos Sem Comunicação (Offline) .............................................................................................................. 44

Green Tree ................................................................................................................................................................ 46

Mascote YAWPrint ................................................................................................................................................... 47

YAWPrint® é marca registada da Beltrão Coelho, Lda. Rua Sarmento Beires, 3A 1900-410 Lisboa Telefone: +351 213 122 800 Fax: +351 213 122 929 E-mail: suporte@beltraocoelho.pt

Microsoft Windows®, Microsoft Excel®, Microsoft Word® e Microsoft. NET® são marcas registradas ou comerciais da Microsoft Corporation nos Estados Unidos e/ou em outros países. Adobe® e Adobe Acrobat® e Adobe Flash® são marcas registradas ou comerciais da Adobe Systems Incorporated nos Estados Unidos e/ou em outros países.

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INTRODUÇÃO

O YAWPrint é um aplicativo de Remote Managed System (RMS), criado pelo Departamento de Desenvolvimento e Programação da Beltrão Coelho, Lda. Com este software, a Beltrão Coelho recolhe automaticamente a contagem dos equipamentos e recebe alertas de futuras necessidades de consumíveis dos equipamentos do seu contrato.

O aplicativo agente YAWPrint instalado num computador Windows, monitoriza os equipamentos de impressão na rede local, informando pela internet o servidor YAWPrint do estado dos mesmos.

O objetivo é dinamizar o serviço prestado através da monitorização on-time e pró-ativa dos equipamentos, libertando o cliente, cada vez mais, da gestão do seu parque de impressão.

Internet

Router

Servidor YAWPrint Portal Cliente YAWPrint

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PORTAL CLIENTE YAWPRINT

O PORTAL CLIENTE YAWPRINT é uma ferramenta de complemento do sistema RMS

(Remote Management System) YAWPrint instalado na organização, que oferece vantagens

acrescidas na gestão de equipamentos multifunção de impressão.

Através deste portal web, disponível 24h por dia, o utilizador poderá:

Partilhar informação ou sugestões de melhorias com o serviço de suporte, que realiza a gestão dos equipamentos.

Estabelecer uma comunicação (chat) online, para questões urgentes.

Solicitar consumíveis adicionais a assistências técnicas.

Consultar informação detalhada sobre o estado de cada equipamento de impressão.

Verificar os níveis dos consumíveis.

Obter informação técnica sobre os equipamentos.

Efetuar listagens sobre o parque instalado e respetivos volumes de impressão realizados num determinado período de tempo.

Visualizar o impacto da política de impressão verde, adotada nos contratos geridos pela Beltrão Coelho, de forma a racionalizar o consumo de papel e evitar o desperdício.

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ACESSO AO PORTAL CLIENTE YAWPRINT

O acesso ao portal Web de Cliente YAWPrint é realizado via navegador de internet. O

URL de acesso ao PORTAL CLIENTE YAWPrint é o seguinte:

http://suporte.beltraocoelho.pt

As credenciais de acesso ao Portal são fornecidas pela Beltrão Coelho, Lda. após

solicitação. No momento de criação do utilizador no sistema YAWPrint, este irá receber por

correio eletrónico, a palavra-de-acesso (nome do utilizador no sistema) e palavra-chave

temporária de acesso.

Figura 1

No primeiro acesso ao portal, após a receção da mensagem de correio eletrónico de

registo, o utilizador deverá indicar o nome de utilizador indicado e a respetiva senha de acesso

(Figura 1). Após a entrada das credenciais, o Portal irá solicitar a alteração da senha de acesso

fornecida, por outra da exclusiva responsabilidade do utilizador (Figura 2).

Figura 2

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A nova palavra-chave deverá respeitar os seguintes critérios:

Conter 8 ou mais caracteres alfanuméricos;

Conter pelo menos uma letra minúscula;

Conter pelo menos uma letra maiúscula;

Conter pelo menos um caracter numérico;

Conter pelo menos um dos seguintes caracteres especiais:

? Símbolo: Ponto de interrogação

! Símbolo: Ponto de exclamação

@ Símbolo: Arroba

# Símbolo: Cardinal

= Símbolo: Igual

% Símbolo: Percentagem

- Símbolo: Subtração/Menos

_ Símbolo: Sublinhado (underscore)

$ Símbolo: Dólar

& Símbolo: E comercial

* Símbolo: Asterisco

. Símbolo: Ponto final

Não estar presente na listagem internacional de palavras-chave inseguras. (Exemplo:

P@ssw0rd).

Outras regras:

A palavra-chave definida terá uma validade de 12 meses, após o qual, o sistema

automaticamente irá solicitar a mudança para uma nova e diferente da(s) já usada(s);

Caso o utilizador falhe a palavra-chave 3 vezes seguidas, o seu acesso será

automaticamente suspenso;

Caso o utilizador não realize nenhuma operação no sistema YAWPrint, a sua sessão

expirará após 30 minutos de inatividade, após o qual o utilizador deverá indicar

novamente a sua palavra-chave;

Caso o utilizador se esqueça da sua palavra-chave (ou a deseje a alterar), o sistema

YAWPrint possibilita ao utilizador recuperar a palavra-passe, que será enviada para o

endereço de correio eletrónico cadastrado, pelo processo igual ao primeiro acesso;

O IP, data e hora de cada acesso do utilizador é registado numa base de dados pelo

sistema YAWPrint, com o objetivo de deteção de acessos indevidos;

O sistema YAWPrint guarda as palavras-chave em forma encriptada, sendo impossível

saber que palavra-chave o utilizador indicou.

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RECUPERAÇÃO DA PALAVRA-CHAVE

Sempre que o utilizador indique uma palavra-chave incorreta, o sistema YAWPrint irá

assumir que o utilizador se esqueceu da respetiva palavra-chave, e irá exibir por debaixo do

campo de introdução da palavra-chave uma hiperligação com o texto Recuperar palavra-passe,

que o utilizador deverá clicar para iniciar a recuperação da respetiva palavra passe (Figura 3).

Figura 3

De seguida, deverá indicar o nome do utilizador registado no sistema, e clicar no botão

Recuperar (Figura 4). Este processo força a mudança da palavra-passe do utilizador para uma

nova gerada automaticamente pelo sistema, com o respetivo envio da mesma para o endereço

de correio eletrónico registado, num processo semelhante ao primeiro acesso ao portal.

Figura 4

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ECRÃ PRINCIPAL DO PORTAL DE CLIENTE YAWPRINT

O portal de cliente YAWPrint é divido nas seguintes 8 zonas distintas (Figura 5):

Legenda da Figura 5:

Início Seleciona a exibição do ecrã principal.

Parque

Seleciona o submenu onde são exibidas as informações sobre os equipamentos, contadores e níveis de consumíveis.

Relatórios Seleciona o submenu de criação e impressão de relatórios.

Sair / Mudar Palavra-chave /

Manual do Cliente

Permite terminar a sessão ativa, alterar a palavra-chave de acesso ou aceder ao manual do cliente.

Fale Connosco Seleciona o submenu um diálogo por mensagem com o suporte RMS.

Consumíveis Extra

Seleciona o submenu onde o utilizador poderá submeter um pedido de solicitação extraordinária de consumíveis para os seus equipamentos.

Equipamentos

sem comunicação Exibe uma lista de todos os equipamentos que estão sem comunicação com o servidor YAWPrint.

Green Tree

Permite visualizar o impacto da política de impressão verde, de forma a racionalizar o consumo de papel e evitar o desperdício.

Figura 5

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INÍCIO

O botão de Início, como o nome indica, destina-se a selecionar o ecrã principal do Portal

de Cliente YAWPrint, para que utilizador possa selecionar as restantes opções, ou visualizar o

gráfico Greetree (página 46).

PARQUE

Este botão exibe o submenu Parque que possui as seguintes áreas (Figura 6):

Legenda da Figura 6:

Seleciona o equipamento dos dados exibidos nas restantes áreas.

Botões de seleção do modo de exibição Ficha de Equipamentos ou Contadores & Níveis

Exibe dados de identificação do equipamento, assim como a data da última atualização.

Exibe valores dos contadores

Exibe valores dos níveis de consumíveis.

Figura 6

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A área do submenu Parques, onde é exibida a lista dos equipamentos do parque,

possui as seguintes opções de parametrização de exibição de dados (Figura 7).

1. Parametrização dos dados a serem exibidas nas colunas

O utilizador após clicar no ícone representado por 3 pequenas barras verticais (Ver Figura

7) poderá ativar ou desativar a visualização de colunas pré-programadas, referentes a

dados dos equipamentos, de forma as adaptar.

A nova pré-seleção de colunas poderá ser guardada para futuras consultas clicando no

botão Guardar Visualização, e restaurada para a predefinida clicando no botão Restaurar

Visualização. Notar que estes dados são guardados pelo navegador de internet, e que a

limpeza de dados de cache do mesmo (i.e., cookies) elimina esta pré-seleção.

A opção Saltar “n” Registos, destina-se a bloquear a exibição das primeiras “n” linhas

indicadas, de acordo com a ordem das linhas ou filtros selecionados (ver adiante).

Figura 7

Restaura colunas

pré-definidas

Guarda seleção

de colunas do

utilizador

Não exibe n

linhas desde o

início

Ativa/desativa

exibição de

colunas

Botão ativação

seleção colunas

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Exemplo de parametrização de colunas (Figura 8)

Figura 8

O portal permite igualmente alterar a largura de toda a área de forma a melhor se

visualizar as colunas, quando se aumenta o nº das mesmas na opção de seleção de colunas.

Para isso o utilizador deverá posicionar o cursor do rato no extremo direito desta área até ser

exibido uma linha vertical e o ícone indicador que essa linha poderá ser agora movida para

a esquerda ou direita enquanto se pressionar o botão esquerdo do rato. Ao se libertar o botão

do rato, a largura da área ficará com as dimensões selecionadas (ver Figura 9).

Sem alterar a largura de toda a área , é possível alterar a largura individual de cada

coluna, de forma a melhor se visualizar o seu conteúdo. Para isso, o utilizador deverá colocar o

cursor do rato no extremo direito da coluna que deseja altera, na zona do cabeçalho da mesma,

até ser exibido o ícone indicador que a largura da coluna pode ser agora alterada, movendo

para a esquerda ou direita o cursor do rato enquanto se pressiona o botão esquerdo do mesmo.

Ao se libertar o botão do rato, a largura da coluna ficar com as dimensões selecionadas (ver

Figura 10).

O sistema permite alterar a ordenação de exibição da lista de equipamentos. Para isso,

o utilizador deverá clicar no cabeçalho da coluna/campo que deseje que passe a estar ordenado

alfabeticamente. Irá ser exibido um pequeno triângulo orientado para cima ou baixo, indicador

se essa coluna/campo está ordenada em ordem crescente ou decrescente (ver Figura 11).

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Exemplo de parametrização de colunas (alterar largura da área)

Figura 9

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Exemplo de parametrização de colunas (alterar largura)

Figura 10

Exemplo de parametrização de colunas (ordenação)

Figura 11

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2. Filtro de Equipamentos (Modo Simples)

O sistema permite ao utilizador exibir apenas os equipamentos que satisfaçam uma

condição ou filtro. O utilizador deverá colocar o texto que deseja filtrar na caixa de

introdução do Filtro (ver Figura 12), e de seguida clicar no botão de ativar o filtro ou premir

a tecla ENTER.

Apenas os equipamentos contendo o texto indicado irão ser exibidos, e estes serão

realçados numa cor amarelo-limão.

Caso deseje cancelar o Filtro, clicar no botão de cancelamento de filtro. Quando não

indicado, o filtro irá ser executado em todos os seguintes campos1:

Marca;

Modelo;

Localização Interna;

Nº de Série;

Host Name.

O utilizador poderá igualmente executar o filtro apenas a um tipo de dados (campos),

clicando no botão Seleção de Campos do Filtro, de seguida selecionar o campo onde se deseja

executar o filtro (ver Figura 13), e por fim executar o filtro da forma descrita anteriormente.

Figura 13

1 Os campos disponíveis variam dependendo do submenu de origem

Figura 12

Botão Seleção de Campos do Filtro

Caixa de Introdução do Filtro

Botão Cancelar Filtro

Botão Ativar Filtro / Pesquisa Avançada

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3. Filtro de Equipamentos (Modo Avançado)

O sistema permite ao utilizador selecionar várias condições de pesquisa em simultâneo (Ver

Figura 14). Os dados passiveis de filtro são os mesmos do modo simples, com a

característica adicional de permitir a introdução de condições diferentes em diversos campos

em simultâneo.

Figura 14

Para utilizar o modo avançado, o utilizador deverá começar por clicar no botão

Pesquisa… para ativar a janela de Pesquisa/Filtro. Deverá de seguida clicar no Botão de Seleção

de Condição, existente à direita do campo de pesquisa desejado, e selecionar uma das seguintes

condições possíveis:

Igual a;

Começa com;

Contém;

Termina em,

De seguida, indicar na caixa de Introdução do Texto de Pesquisa/Filtro à direita na

mesma linha, o texto alvo da pesquisa/filtro.

Podem ser indicadas condições e textos diferentes nos diversos campos disponíveis,

sendo a condição final da pesquisa/filtro o produto lógico de todas as condições indicadas.

Por fim, clicando no botão Pesquisar (na parte inferior da janela), executa as condições

indicadas e exibe o resultado na lista de equipamentos.

Botão Seleção Condição

Identificação do campo

Caixa introdução do

Texto Pesquisa/Filtros

Ativa/desativa janela de

pesquisa/filtro

Fecha janela pesquisa

Cancela filtros programados

Executa Pesquisa/Filtros

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Para cancelar o filtro/pesquisa indicado e voltar a exibir todos os equipamentos, clicar

no botão Limpar.

Na lista de equipamentos exibida na área , são exibidos ícones gráficos que possuem

os seguintes significados:

Ícone Significado

Ao ser clicado, muda o submenu Parques para o modo Ficha de Equipamento

Ao ser clicado, muda o submenu Parques para o modo Contadores & Níveis

Indica que o equipamento está em comunicação com o servidor YAWPrint.

Indica que o equipamento está sem comunicação com o servidor YAWPrint.

Indica que o equipamento está desligado ou com comunicação interrompida com o servidor YAWPrint.

Indica que existe pelo menos um consumível do equipamento prestes a terminar, ainda não tratado.

Indica que existe pelo menos um consumível do equipamento prestes a terminar, que já foi tratado pelos serviços da Beltrão Coelho, Lda.

Indica que já foi enviado por transportadora, pelo menos um consumível de substituição para o equipamento.

Alerta que existe um problema técnico com o equipamento.

Alerta que existe uma irregularidade com o equipamento.

A área do submenu Parques é constituída pelos botões Ficha de Equipamentos e

Contadores & Níveis, que ao serem selecionados, fazem alternar o modo de exibição de dados

nas áreas , e . É possível fazer o mesmo tipo de seleção de exibição de dados, ao se clicar

na área os ícones ou .

A área do submenu Parques, exibe diversos dados de identificação do equipamento,

assim como informação do estado da conetividade do equipamento com o servidor YAWPrint.

Figura 15

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Ao clicar na descrição do modelo do equipamento (ver Figura 15), o portal YAWPrint

permite aceder diretamente à consola web do referido equipamento (se a função estiver

disponível, e se o acesso estiver a ser efetuado na rede local onde está instalado o

equipamento).

Se o equipamento tiver efetuado uma comunicação com o servidor YAWPrint no

período previsto na parametrização efetuada aquando da instalação do sistema, será exibida a

mensagem Em Comunicação (a verde) e a data da última comunicação (Figura 16).

Figura 16

Caso o equipamento não tenha conseguido realizar pelo menos uma comunicação no

período previsto para tal, o equipamento passará a exibir a mensagem Comunicação

Interrompida (a vermelho), indicador que os dados exibidos são os recolhidos na data/hora

indicada, que podem estar desatualizados e por isso não refletir a realidade presente do

equipamento (Figura 17). Neste caso, o utilizador deverá tomar ações para que o equipamento

retome comunicação com o servidor YAWPrint.

Figura 17

A área do submenu Parque (Figura 18) permite visualizar os valores dos Contadores

disponíveis no equipamento selecionado, atualizados à data/hora indicada na área .

Figura 18

18 | P á g i n a

Para se visualizar o histórico de evolução de cada contador, clicar sobre o contador

desejado, para ser exibido um quadro com últimos 15 registos (Figura 19).

Caso se deseje visualizar um histórico superior a 15 registos, indicar o nº de registos

desejados na caixa existente à direita no cabeçalho, e clicar no botão Filtrar (ver Figura 19).

Para voltar a exibir o quadro anterior, clicar no botão Contadores & Níveis na área

ou num ícone na área .

Figura 19

À semelhança dos valores de contadores, a área do submenu Parque (Figura 20)

permite visualizar os Níveis de Consumíveis (em percentagem) ainda disponível no

equipamento selecionado, atualizados à data/hora indicada na área .

Figura 20

19 | P á g i n a

Para se visualizar o histórico de evolução dos níveis de um consumível, clicar sobre o

consumível desejado, para que seja exibido um quadro com últimos 15 registos (Figura 21Figura

21).

Caso se deseje visualizar um histórico superior a 15 registos, indicar o nº de registos

desejados na caixa existente à direita no cabeçalho, e clicar no botão Filtrar.

Figura 21

Para voltar a exibir o quadro anterior, clicar no botão Contadores & Níveis na área

ou num ícone na área .

Clicar na zona no botão Ficha de Equipamentos, faz alternar o modo de exibição de

dados nas áreas , e do submenu Parques.

Este modo exibe dados adicionais de programação do equipamento (Figura 22), assim

como permite ao utilizador indicar uma observação adicional sobre o referido equipamento. O

utilizador após introduzir o texto de observação deverá clicar no botão Guardar no canto

superior do quadro, para confirmar a gravação dos dados introduzidos. As observações estão

disponíveis no relatório de equipamentos (ver página Relatórios).

Figura 22

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IMPORTANTE Os dados exibidos pelo portal de cliente YAWPrint são recolhidos dos

equipamentos pelo aplicativo agente YAWPrint instalado na rede local

do utilizador, e este aplicativo por defeito efetua uma comunicação com

o servidor YAWPrint a cada hora das 8h às 20h.

O estado Comunicação Interrompida pode ser exibido em resultado da

ocorrência de diversas razões técnicas (ex.: computador onde está

instalado o Agente YAWPrint não está operacional ou não possui

conetividade com a internet, equipamento multifunções desligado ou

desconectado da rede local, etc.).

Em caso de dificuldades, contactar suporte@beltraocoelho.pt para a

identificação do problema.

21 | P á g i n a

RELATÓRIOS

Este submenu permite ao utilizador produzir relatórios (para impressão ou visualização)

dos equipamentos monitorizados pelo sistema YAWPrint.

O submenu de Relatórios está dividido nas seguintes áreas (Figura 23):

Figura 23

A área do submenu Relatórios, é onde o utilizador seleciona o tipo relatório que deseja

visualizar ou imprimir (ver adiante). Os relatórios estão agrupados em grupos/pastas, e a

disponibilidade de cada relatório pode variar com o tipo de acesso definido ao utilizador.

Os relatórios disponíveis no Portal de Cliente YAWPrint são os seguintes:

Relatórios

Relatório de equipamentos

Permite obter um relatório dos equipamentos que compõem o parque de

multifunções, para efeitos de identificação/inventariação. É possível indicar um

filtro por tipo de grupo, modelo ou equipamento.

Volume

Volume impresso

Permite obter um relatório com o número de impressões a preto e a cores

realizadas num período de tempo, em todo o parque, por grupo, modelo ou

equipamento.

Contadores

Permite obter um relatório com os valores dos contadores a preto e a cores,

realizadas num período de tempo, em todo o parque, por grupo, modelo ou

equipamento.

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Cópias por mês

Permite obter um relatório com os valores de cópias a preto e a cores, para um

ou vários períodos mensais. É possível indicar um filtro por tipo de grupo,

modelo ou equipamento.

Cópias por ano

Permite obter um relatório com os valores de cópias a preto e a cores de cópias

efetuadas pelo cliente em todos os equipamentos ao longo de um ano.

Últimos contadores

Permite obter um relatório dos últimos valores recebidos pelo servidor

YAWPrint dos contadores monocromáticos e coloridos, em todo o parque, por

modelo ou equipamento.

Volume por grupos

Volume impresso

Permite obter um relatório com o volume do número de impressões a preto

e a cores realizadas num período de tempo, de todo o parque de impressão

separado por grupos.

Cópias por mês

Permite obter um relatório com o volume de cópias a preto e a cores,

separado por grupos, para um ou vários períodos mensais. O cliente pode

indicar um filtro por tipo de grupo, modelo, equipamento ou simplesmente

aplicar a todos os campos.

Cópias por ano

Permite obter um relatório com o volume de cópias a preto e a cores de cópias

efetuadas pelo cliente ao longo de um ano, separado por grupos.

A área é onde são exibidos os dados dos relatórios selecionados na área anterior.

As opções de exibição e impressão nesta área podem variar de acordo com o tipo de acesso

definido ao utilizador (ver adiante).

Execução de relatórios

Como indicado na figura exibida na área logo após se selecionar o submenu Relatórios

no portal de cliente YAWPrint, o procedimento de execução de relatórios é o seguinte:

1. Selecionar um relatório da lista exibida na área ;

2. Indicar os parâmetros de pesquisa que melhor se adequam à consulta (ver adiante), e

clicar no botão Produzir Relatório;

3. Visualizar o resultado da consulta na área , e imprimir, exportar ou enviar por email,

se desejar (ver adiante).

23 | P á g i n a

Parâmetros de Pesquisa

Dependendo do tipo de relatório selecionado, o utilizador poderá indicar os seguintes tipos

de parâmetros de pesquisa/filtragem:

1. Data Início e Fim

Permite selecionar o período temporal dos valores a serem incluídos no

relatório. Indicar manualmente as datas pretendidas de início e fim nos campos

respetivos, ou clicar na data exibida (Figura 25), de forma a realizar a seleção das mesmas

no menu calendário que é assim exibido.

No menu calendário, clicar no cabeçalho na área onde é exibido a descrição do

mês, faz mudar o menu calendário para o modo mês-ano, para que mais rapidamente

se possa alterar estes valores.

O sistema impede a escolha de uma data de início posterior à de fim, ou uma

data de fim anterior à inicial.

Figura 24

Figura 25

24 | P á g i n a

2. Filtro

a. Todos

Lista todos os equipamentos sem aplicar filtros por modelo ou equipamento

físico (Figura 26).

Figura 26

b. Por Grupo

Lista o grupo ao qual pertence um ou vários grupos de equipamentos, podem ser

impressoras a laser, impressoras de uma reprografia, entre outros (Figura 27).

Figura 27

25 | P á g i n a

c. Por tipo de Modelo de equipamento

Permite selecionar um ou mais modelos de equipamentos a serem incluídos no

relatório (Figura 28).

Clicar no campo Modelo na descrição Todos, para ativar a exibição do menu com

os modelos de equipamentos registados no servidor YAWPrint para esse cliente.

Após isto, clicar em cada modelo desejado para formar uma lista de modelos

selecionados. Os modelos já selecionados passam a ser exibidos numa caixa acima

do menu de seleção. Caso deseje remover um ou mais modelos já selecionados,

clicar no símbolo que é exibido à direita dos mesmos.

Figura 28

d. Por equipamento físico

Permite selecionar um ou mais equipamentos físicos a serem incluídos no

relatório (Figura 29).

Clicar no campo Equipamentos na descrição Todos, para ativar a exibição de um

menu com todos equipamentos físicos registados no servidor YAWPrint para esse

cliente. Cada linha do menu irá exibir as seguintes informações (quando existentes)

de cada equipamento físico:

Nº de Série - Modelo - Localização - Código interno

Após isto, clicar nas linhas desejadas para formar uma lista de equipamentos

físicos selecionados. Os equipamentos já selecionados passam a ser exibidos numa

caixa acima do menu de seleção. Caso deseje remover um ou mais equipamentos,

clicar no símbolo que é exibido à direita dos mesmos.

26 | P á g i n a

Figura 29

Exibição dos relatórios

Após se pressionar o botão Produzir Relatório na janela de Parâmetros de Pesquisa, a

área do submenu de relatórios, passa a exibir os resultados da consulta solicitada (Figura 30).

Figura 30

Botões Controle exibição-Rodapé

(página, multi-página, e zoom)

Área de exibição dos resultados da

consulta de dados

Botões controle exibição-Topo

(impressão, exportação, e pesquisa

dos dados da consulta)

Botões para maximizar a

área na Horizontal

Botões para maximizar a

área na Vertical

27 | P á g i n a

Controles da exibição dos relatórios Assim que o Portal de Cliente YAWPrint terminar a consulta de dados ao servidor, que

poderá demorar alguns segundos, irá exibir a primeira página do relatório solicitado, e disponibilizar ao utilizador os seguintes botões de controle sobre os dados.

A disponibilidade dos botões pode variar com o tipo de acesso definido ao utilizador. Os seguintes botões de controle estão situados no topo e no rodapé da área do

submenu de relatórios, e permitem executar as seguintes funções:

Estes botões permitem alterar na horizontal, a área de exibição dos resultados da consulta;

Estes botões permitem alterar na vertical, a área de exibição dos resultados da consulta;

Este botão permite imprimir o resultado da consulta. É exibido de seguida uma janela (Figura 31) onde o utilizador poderá indicar se deseja imprimir:

Todas as páginas;

A página exibida;

Intervalo de páginas;

Formato padrão (com ajuste ao tamanho da página);

Formato HTML (sem ajuste ao tamanho da página).

Figura 31

28 | P á g i n a

Este botão permite exportar o resultado da consulta para os seguintes formatos (Figura 32):

Adobe PDF;

HTML;

Texto;

RTF (compatível com processadores de texto);

Microsoft Word 2010 (formato .docx);

Microsoft Excel 97-2003 (formato .xls);

CSV (compatível com folhas de cálculo).

Figura 32

É exibido de seguida uma janela onde o utilizador poderá indicar o nome e destino do arquivo de exportação.

Este botão permite exportar o resultado da consulta diretamente para um endereço de e-mail, nos seguintes formatos:

Adobe PDF;

HTML;

Texto;

RTF (compatível com processadores de texto);

Microsoft Word 2010 (formato .docx);

Microsoft Excel 97-2003 (formato .xls);

CSV (compatível com folhas de cálculo). Após a seleção do formato de exportação, é exibida uma janela (Figura 33) onde o utilizador deverá indicar:

Endereço de email de destino;

Assunto do email;

Mensagem no email;

Se deseja memorizar os parâmetros de envio de email.

Figura 33

29 | P á g i n a

Este botão permite ativar ou desativar a exibição de marcadores de páginas (bookmarks), para uma navegação rápida e direta a localizações pré-registadas. Esta função está apenas disponível em alguns tipos de relatórios (Figura 34).

Este botão permite ativar ou desativar a exibição duma janela (à direita da área principal) com miniaturas das páginas da consulta solicitada. A dimensão da largura da janela pode ser ajustada pelo utilizador, colocando o cursor do rato sobre o separador estre as janelas até aparecer o ícone , e depois deslocá-lo para a posição desejada (Figura 34).

Figura 34

Este botão permite ativar ou desativar a exibição, no rodapé da área do relatório (Figura 34 e Figura 35), de uma zona de controle das funções de busca de texto contido no relatório solicitado. Se o texto procurado existir no relatório, o sistema exibirá a página onde exista a primeira ocorrência, assinalando na página a área onde se localiza o texto. A zona de buscas de texto possui as seguintes opções:

Caixa de Texto Procurar Onde o utilizador deverá indicar o texto a procurar;

Botão Procurar Próximo

30 | P á g i n a

Indica que o texto indicado na caixa de texto deverá ser localizado da direção do início para o final, a partir da posição corrente do cursor (ou início);

Botão Procurar Anterior Indica que o texto indicado na caixa de texto deverá ser localizado da direção do final para o inicio do relatório, a partir da posição corrente do cursor;

Botão Contêm Permite ativar ou desativar o modo de busca sensível a letras minúsculas/maiúsculas. Quando ativo, o texto a localizar deverá ser conter rigorosamente os mesmos caracteres indicados na caixa de texto Procurar;

Botão Corresponder à Palavra Completa Permite ativar ou desativar o modo de busca sensível a palavra completa. Quando ativo, a palavra a localizar deverá conter rigorosamente o texto indicado e não apenas parte do mesmo;

Ícone x Permite desativar a exibição, no rodapé da área do relatório, da zona de controle das funções de busca.

Figura 35

Permite ativar o modo de exibição do relatório em tela cheia. Quando em tela cheia, clicar no botão Fechar para desativar a exibição deste modo (Figura 36).

Figura 36

31 | P á g i n a

Este botão altera o valor do zoom de forma a que uma página completa caiba no ecrã.

Este botão altera o valor do zoom de forma a que duas páginas completas caibam no ecrã.

Este botão altera o valor do zoom de forma a largura da página corresponda à largura da janela.

Este botão altera o valor do zoom de forma a que o número indicado de páginas completas caiba no ecrã (ou se aproxime). O utilizador deverá clicar neste botão e de seguida, selecionar o nº de linhas e colunas por página com que deseja visualizar os dados da consulta (Figura 37). Este botão só está ativo, se estiver selecionado o botão Multi-Páginas, no rodapé do relatório.

Figura 37

32 | P á g i n a

Os seguintes botões de controle estão situados no rodapé da área do submenu de

relatórios, e permitem executar as seguintes funções:

Este botão permite deslocar o posicionamento do relatório para a primeira página.

Este botão permite deslocar o posicionamento do relatório para a página anterior à exibida.

Exibe o nº da página a ser exibida, e o total de páginas do relatório.

Este botão permite deslocar o posicionamento do relatório para a página posterior à exibida.

Este botão permite deslocar o posicionamento do relatório para a última página.

Este botão permite alterar o modo de visualização de páginas, para apenas uma única página de cada vez.

Este botão permite exibir as páginas do relatório num formato continuo, como com uma fita vertical.

Exibe a percentagem de zoom da página exibida.

Este botão permite alterar o zoom da página exibida, ao se deslocar a barra branca vertical (mais grossa) para a esquerda ou para a direita. A barra vertical fixa mais fina, indica um zoom de 100%. È possível alterar o zoom de 20% a 180%.

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Ordenação colunas nos relatórios

Após a produção do relatório no ecrã, é possível alterar a ordenação dos dados da

consulta (Figura 38). Assim, o utilizador deverá deslocar o apontador do rato para o cabeçalho da

coluna que deseje que seja a coluna que define a ordenação de todo o relatório.

De seguida, e se esta função de ordenação estiver disponível nessa coluna, o cursor

mudará para símbolo o , bastando depois ao utilizador clicar neste para efetivar a ordenação

dos dados.

Após isto, a coluna passará a exibir um pequeno ícone (triângulo), indicador de qual a

coluna que está a definir a ordenação de todo o relatório, e se essa ordenação é crescente (

- do menor para o maior) ou decrescente ( - do maior para o menor).

Clicar de novo na mesma coluna, altera a ordenação entre crescente e decrescente.

Figura 38

Exemplo relatório volume impresso ordenado por volume preto crescente (Figura 39)

Figura 39

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Controles adicionais da exibição dos relatórios

O utilizador poderá utilizar os seguintes comandos adicionais, durante a visualização do

relatório no ecrã (Figura 40):

Utilização das barras de deslocamento (verticais à direita ou horizontais em baixo),

para avançar / recuar a página visualizada ou selecionar uma área especifica da página

quando o zoom é superior a uma página inteira.

Utilização da roda de deslocamento do rato, para avançar ou recuar a página

visualizada.

Clicar no botão direito do rato, para exibir um menu de seleção de opções de

visualização (Figura 40).

Figura 40

NOTA TÉCNICA O sistema de produção de relatórios do Portal YAWPrint tem presentemente como requisito técnico, a instalação do plug-in Adobe Flash® para produzir a visualização dos mesmos. Em sistemas onde não seja possível a instalação deste plug-in, o Portal exibirá uma versão simplificada do sistema de produção de relatórios.

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Procedimento genérico para elaboração de relatórios (Figura 41 e Figura 42)

1. No ecrã principal, selecionar o submenu Relatórios. 2. Selecionar o Tipo de relatório desejado da lista no lado esquerdo. 3. Selecionar a Data início e fim do período a listar (se aplicável). 4. Se necessário, selecionar um Filtro por modelo ou equipamento (senão todos os

dados serão listados). 5. Clicar no botão Produzir Relatório, para exibir no ecrã os resultados. 6. Se necessário, executar parametrização adicional de ordenação de colunas e/ou

exibição dos resultados exibidos no ecrã. 7. Se necessário, clicar no botão Imprimir para realizar a impressão, ou nos botões

respetivos de exportação de dados.

Figura 41 - Exemplo de Relatório Volume Impresso

Figura 42 - Exemplo de Relatório de Contadores (em 2 páginas)

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SAIR / MUDAR PALAVRA-CHAVE

No ecrã principal, na área é exibida permanentemente no canto superior direito a

identificação da empresa registada. Ao se deslocar o cursor do rato para a referida área (Figura

43), esta passa a exibir identificação do utilizador ativo, para além de exibir as seguintes opções:

Alterar palavra-passe

Para proceder à alteração da palavra-passe, executar as instruções descritas no início

deste manual (Página 5);

Manual do Cliente

Permite a visualização, impressão e transferência em formato PDF, deste manual do

cliente;

Sair

Permite terminar a sessão de trabalho do utilizador ativo no Portal YAWPrint e voltar

ao ecrã inicial de entrada (Figura 1).

Figura 43

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FALE CONNOSCO

Figura 44

Este submenu permite ao utilizador solicitar informações ao Serviço de Suporte que faz a

gestão dos equipamentos, por via de mensagens que ficam registadas no sistema YAWPrint.

O utilizador deverá clicar no botão Escrever Mensagem (Figura 45), e de seguida redigir a

sua mensagem, indicando o assunto, e efetuar o envio da mesma, clicando no botão Enviar

(Figura 46).

Figura 45

Figura 46

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As mensagens enviadas podem ser consultadas no submenu Fale Connosco (Figura 47).

Figura 47

Quando a mensagem for respondida, será exibido no ecrã principal Início, na zona do botão Fale Connosco, um ícone a simbolizar um envelope a piscar, indicador que existe nova mensagem ainda não lida (Figura 48).

Figura 48

A nova mensagem (ou resposta) irá ser exibida no submenu Fale Connosco, e terá o aspeto a negrito, indicador que é uma resposta à referida mensagem do utilizador (Figura 49).

Figura 49

O utilizador deverá clicar na nova mensagem para exibir o seu conteúdo (Figura 50).

Figura 50

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Clicando no botão imprimir o utilizador irá obter uma pré-visualização das mensagens (Figura 51), desta forma o utilizador poderá escolher diversas opções como imprimir, guardar ou enviar para email (Ver Exibição dos relatórios na página 26).

Figura 51

Dentro do submenu das mensagens o cliente terá acesso ás seguinte opções abaixo

assinaladas:

Clicar neste botão permite iniciar a redação de nova mensagem e posterior envio.

Clicar neste botão permite responder a uma mensagem e posterior envio.

Clicar neste botão permite fechar a subjanela direita onde é exibido o texto da mensagem (Figura 50).

Clicar neste botão permite arquivar a mensagem para que deixe de ser exibida no ecrã de Fale Connosco.

Ao selecionar uma mensagem e depois clicar este botão, o cliente irá marcar a mensagem como não lida.

Ao selecionar uma mensagem e depois clicar este botão, o cliente irá marcar a mensagem como lida.

Clicar neste botão permite ao cliente ter um comportamento de manipulação de relatório igual ao já referido em Exibição dos relatórios na página 26.

Clicar neste botão permite ao cliente atualizar o menu das mensagens.

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CONSUMÍVEIS EXTRA

O MPS (Managed Print Services) é um serviço pró-ativo de monitoração e gestão pró-ativa de parques de impressão. O sistema YAWPrint liberta o utilizador da gestão das impressoras, do envio das leituras dos contadores, do ligar para o help-desk e especialmente o de solicitar consumíveis de substituição. No entanto, em caso de algum trabalho extraordinário que necessite de consumíveis adicionais ao estipulado no contrato MPS, o sistema YAWPrint permite submeter uma solicitação de pedido de consumíveis adicionais diretamente pelo portal. A equipa que gere o contrato MPS analisará o pedido e dará uma pronta resposta.

O submenu Consumíveis Extra possui as seguintes áreas (Figura 52):

Figura 52

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Legenda das áreas do submenu Consumíveis Extra

Destina-se a selecionar o equipamento desejado. Os dados respetivos nas restantes áreas do submenu alteram-se automaticamente ao selecionar cada equipamento.

Exibe dados de identificação do equipamento, assim como a data da última atualização.

Exibe os níveis dos consumíveis, e permite indicar as quantidades a solicitar.

Exibe dados de identificação do utilizador, e permite indicar o motivo para a solicitação dos consumíveis extras.

A área do submenu Consumíveis Extra, onde é exibida a lista dos equipamentos do parque, possui as seguintes opções semelhantes às já descritas no submenu Parque:

Parametrização dos dados exibidos nas colunas;

Filtro de Equipamentos (modo simples e avançado).

Consultar a página 10 deste manual, para mais informações de como usar estas opções.

A área do submenu Consumíveis Extra, exibe diversos dados de identificação do

equipamento, assim como informação do estado da conetividade do equipamento com o

servidor YAWPrint. Se o equipamento tiver efetuado uma comunicação com o servidor

YAWPrint no período previsto na parametrização efetuada aquando da instalação do sistema,

será exibida a mensagem Em Comunicação (a verde) e a data da última comunicação (Figura 53).

Figura 53

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Caso o equipamento não tenha conseguido realizar pelo menos uma comunicação no

período previsto para tal, este passará a exibir a mensagem Comunicação Interrompida (a

vermelho), indicador que os dados exibidos são os recolhidos na data/hora indicada, e que

podem estar desatualizados e por isso não refletir a realidade presente do equipamento. Neste

caso, o utilizador deverá tomar ações para que o equipamento retome a comunicação com o

servidor YAWPrint (Figura 54).

Figura 54

A área do submenu Consumíveis Extra (à esquerda na Figura 55) permite visualizar os

níveis de consumíveis do equipamento selecionado (na área Figura 52), assim como indicar as

quantidades (extra ao contratado) que se deseja solicitar. A quantidade máxima permitida por

tipo de consumível é de 2 unidades.

A área do submenu Consumíveis Extra (à direita na Figura 55) exibe dados de

identificação do utilizador, e destina-se a indicar o motivo para a solicitação dos consumíveis

extras ao contrato (ver procedimento na página 43).

Figura 55

43 | P á g i n a

Procedimento de Encomenda de Consumíveis Extra

Sempre que o utilizador possuir algum trabalho extraordinário que necessite de consumíveis adicionais ao estipulado no contrato MPS, poderá submeter a solicitação de pedido de consumíveis adicionais seguindo os seguintes passos:

1. Na página principal, clicar no botão Consumíveis Extra (item Figura 5); 2. De seguida o sistema exibirá uma janela informativa sobre o processo de solicitação de

consumíveis extras. O cliente deverá clicar no ícone x no canto superior da janela, para fechar a mesma e iniciar o processo;

3. No submenu Consumíveis Extra, selecionar o equipamento desejado na lista de equipamentos (item Figura 52);

4. Na área de Consumíveis do mesmo submenu, (item Figura 52), indicar as quantidades do tipo de consumível desejado, até um máximo de 2 unidades;

5. Se necessário, voltar a selecionar outros equipamentos e repetir o procedimento do ponto anterior. O sistema permite na mesma operação solicitar a encomenda de consumíveis extras para mais que um equipamento;

6. Na área de Encomenda do mesmo submenu, (item Figura 52), indicar o motivo para a solicitação de consumíveis extras ao contrato MPS, e de seguida clicar no botão existente na parte inferior;

7. O sistema exibirá de seguida um quadro de resumo da solicitação a ser efetuada (Figura

56), e em caso afirmativo, o utilizador deverá clicar no botão Confirmar encomenda, para efetivar o envio da mesma;

8. Caso todos os dados estejam conformes e a transmissão da encomenda ocorra sem problemas, o sistema exibirá uma janela informativa do envio com sucesso (Figura 57);

9. De imediato a equipa que gere o contrato MPS analisará o pedido e dará uma pronta resposta.

Figura 56

Figura 57

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EQUIPAMENTOS SEM COMUNICAÇÃO (OFFLINE)

O sistema YAWPrint, para além de recolher automaticamente os valores dos contadores dos equipamentos, recebe igualmente alertas de aviso de potenciais avarias técnicas ou necessidades de consumíveis dos equipamentos monitorizados.

Numa eficiente gestão MPS (Managed Print Services) é essencial que haja uma comunicação bidirecional com os equipamentos registados no sistema YAWPrint, para que seja disponibilizada uma eficaz monitorização “on-time” e pró-ativa dos equipamentos.

O Portal de cliente do sistema YAWPrint, exibe permanentemente no ecrã principal (área Figura 5), o número de equipamentos monitorizados que estão sem comunicação com o

servidor YAWPrint (Figura 58), para que o responsável pelos mesmos possa ser alertado e assim tomar ações corretivas.

Sempre que todos os equipamentos registados no Portal YAWPrint estiverem em comunicação normal e periódica, o referido botão passa a apresentar um ícone diferente (Figura

59).

Figura 58

Figura 59

Ao selecionar o botão Equipamentos Offline, é exibido um submenu com a identificação dos equipamentos sem comunicação (Figura 60).

Este submenu, à semelhança do submenu Parque, possibilita a execução de Filtros de Equipamentos (modo simples e avançado).

Após o utilizador clicar na linha identificadora do equipamento offline, o sistema irá exibir o submenu Parque (modo Contadores & níveis), referente ao equipamento em causa, com a uma janela adicional de Alerta, contendo uma mensagem do número de série do equipamento e data e hora da última comunicação (Figura 61).

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Todas as opções descritas no submenu Parque aplicam-se igualmente neste submenu Equipamentos Offline.

Consultar a página 10 deste manual, para mais informações de como usar estas opções.

Figura 60

Figura 61

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GREEN TREE

O RMS YAWPrint, uma ferramenta única projetada para ajudar os utilizadores a reduzir a pegada ecológica no ambiente.

Em tempo real, o cliente poderá visualizar qual o impacto que a política de impressão verde adotada nos contratos geridos pela Beltrão Coelho, tem, de forma efetiva, no consumo de papel.

A referida política verde para os contratos de impressão, dentre outros fatores, passa também por regras simples, como colocar por defeito, o driver de impressão definido para impressão frente e verso, e eliminar banners e e-mails desnecessários; trabalhando com o cliente na configuração de impressões protegidas e na utilização de páginas múltiplas numa única página. Tudo para racionalizar o desperdício de impressões e papel.

O sistema YAWPrint exibe um quadro na sua página principal (Figura 62), com indicativos da poupança de papel ao longo do contrato de outsourcing de impressão.

A árvore da direita é dinâmica e cresce em escala de 20%, 40%, 60%, 80%, 100%, na medida em que a poupança de papel também cresce. Sendo uma resma 500 folhas e levando-se em consideração um eucalipto, temos, em média, 10.000 folhas de tamanho A4 de 75 g/m2 de gramagem por tronco. A cada duas mil folhas poupadas, a árvore da direita cresce 20%. Quando chega a 100%, a árvore da esquerda nasce, fixa o número 1 e nunca mais desaparece. Os dados ficam consolidados, a árvore da direita desaparece (volta a 0%), e um novo ciclo tem início.

Ao fim do contrato poderemos observar na árvore da esquerda, o número total de árvores que foram poupados ao abate, graças ao correto funcionamento da política de impressão verde.

Figura 62

Lembrando que uma árvore leva cerca de 15 anos para estar pronta para o corte, e que a produção de papel não consome somente árvores, mas também consome muita água (cerca de 10 litros por folha A4), luz e gera emissão de poluentes, podemos concluir que, de uma forma simples, mas eficaz, conseguimos construir uma ferramenta intuitiva onde o cliente poderá acompanhar a evolução da sua redução da pegada ecológica e o positivo impacto benéfico no ambiente.

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MASCOTE YAWPRINT

Suricata doperenses, popularmente chamado de suricata (ou gato-das-pedras), é uma espécie de mamífero da família Herpestidae, que pode ser encontrado na África do Sul, Botsuana, Namíbia e Angola. Estes animais têm cerca de meio metro de comprimento (incluindo a cauda), possuem em média 730 gramas de peso, e pelagem acastanhada. As suricatas alimentam-se de pequenos artrópodes, principalmente escaravelhos e aranhas. Têm garras afiadas nas patas, que lhes permitem escavar a superfície do chão e tem dentes afiados para penetrar nas carapaças quitinosas das suas presas. Outra característica distinta é a sua capacidade de se elevarem nas patas traseiras, utilizando a cauda como terceiro apoio. Estudos mostram que as suricatas são capazes de ensinar ativamente suas crias a caçarem, um método semelhante à capacidade humana de ensinar.

Estes animais vivem em colónias de até 40 indivíduos, e dentro do grupo, revezam-se nas tarefas de vigia e proteção das crias da comunidade. O sistema social das suricatas é complexo e inclui uma linguagem própria que parece indicar, por exemplo, o tipo de um predador que se aproxima2.

Um dos sons de alarme que produzem para avisar a colónia, é semelhante ao som da palavra YAWP.

O sistema YAWPrint adotou como mascote este pequeno mamífero, pelas suas características de estar sempre vigilante e emitir alertas sempre que deteta algo anormal na sua colonia.

2 Fonte: https://pt.wikipedia.org/wiki/Suricata_suricatta