Versão – 1/2014 – Data: 14/10/2014

MANUAL PRÁTICO PARA LIQUIDAÇÃO DA DESPESA

DIRETORIA DE CONTABILIDADE, ORÇAMENTO E FINANÇAS - DCOF

PRÓ-REITORIA DE ADMINISTRAÇÃO - PROAD

EQUIPE DCOF:

Pró-Reitor de Administração

Gilmar José Ferreira dos Santos

Diretora de Contabilidade, Orçamento e Finanças

Lara Cristiane dos Santos

Coordenação de Contabilidade

Reginaldo Barboza da Silva

Karem Thomaz

Felipe Pereira Cortiano

Coordenação de Finanças

Maria Beatriz Barco Maria Donizete Santiago

Rute Barbosa Regly Luciano Bonfanti

Rodrigo Verbinen da Silva Dayana Oliveira Mendes - Terceirizado

Coordenação de Orçamento

Osmair Gelson de Lima Filho

Andréa C. U. R. da Silva

Antonio Rivail da Rosa

Elaborado por: Reginaldo Barboza da Silva, Felipe Pereira Cortiano, Luciano Bonfanti, Rute Barbosa Regly, Rodrigo Verbinen da Silva.

Sumário

1 DA LIQUIDAÇÃO......................................................................................................................................................................................................................... 4

1.1 DOS PROCEDIMENTOS PRELIMINARES COM BASE NA IIP 11/2012: ................................................................................................................................. 4

1.1.1 Documento Fiscal ...................................................................................................................................................................................................... 4

1.1.2 Ateste de recebimento – Aspectos legais ................................................................................................................................................................. 5

1.1.3 Retenções Tributárias legalmente exigidas ............................................................................................................................................................... 5

1.1.3.1 Tributos Federais – PIS, COFINS, CSLL e IRPJ ......................................................................................................................................................... 6

1.1.3.2 Retenção de I.S.S (Imposto sobre Serviços) .......................................................................................................................................................... 7

1.1.3.3 Retenção Previdenciária (INSS) ........................................................................................................................................................................... 11

1.2 REGISTRO DA LIQUIDAÇÃO NO SIAFI (CPR) ..................................................................................................................................................................... 15

1.3 DA LIQUIDAÇÃO DA DESPESA COM AQUISIÇÃO DE PASSAGENS (AÉREAS/RODOVIÁRIAS) ............................................................................................ 57

1.4 DA ALTERAÇÃO/CANCELAMENTO DO DOCUMENTO HÁBIL ........................................................................................................................................... 60

4

1 DA LIQUIDAÇÃO A liquidação da despesa consiste na verificação do direito adquirido pelo credor tendo por base os títulos e documentos comprobatórios do

respectivo crédito (art. 63 da Lei nº 4320/64). Desta forma, é de extrema importância a análise prévia de tais títulos e documentos quanto aos seus

aspectos legais para que se proceda efetivamente no SIAFI (CPR) a liquidação da despesa. Na sequência, os sub tópicos apresentados indicam

procedimentos para a realização desta análise.

1.1 DOS PROCEDIMENTOS PRELIMINARES COM BASE NA IIP 11/2012:

Ao iniciar a fase de liquidação da despesa, o responsável deverá atentar para o disposto na IIP 11/2012. Ela é um guia que contém a indicação dos

elementos necessários ao atendimento da correta instrução dos respectivos processos de liquidação e pagamento.

IMPORTANTE: Antes do início do procedimento de liquidação, o responsável deverá atentar para existência de autorização, conforme despacho

exarado pelo Ordenador da despesa competente.

Sendo assim, nos próximos subitens trataremos as situações passíveis de análise por parte do responsável pela liquidação.

1.1.1 Documento Fiscal

A análise do documento fiscal deverá observar os seguintes aspectos:

a) Se a Nota Fiscal está devidamente atestada (ver maiores detalhes no tópico 112).

b) Na análise do documento fiscal deverá ser considerada a natureza da contratação: se serviços ou aquisição de bens e materiais. No caso de

contratação de bens/materiais, a Nota Fiscal será obrigatoriamente modelo eletrônico em razão do disposto em Nota de Procedimento Fiscal

5

n°. 095/2009 da SEFA/PR1. As notas fiscais modelos eletrônicos deverão ser submetidos à conferência de sua autenticidade e autorização no

portal da Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) no link: http://www.nfe.fazenda.gov.br/portal/principal.aspx

c) Se o CNPJ do emitente (fornecedor do bem/serviço) está de acordo com o empenho;

d) Se constam os dados bancários do fornecedor para pagamento2;

e) Se os produtos/serviços guardam relação com aqueles informados na Nota de Empenho, bem como se o valor corresponde exatamente ao do

empenho ou se o saldo deste (no caso de empenho estimativo ou global) é suficiente para liquidação da despesa;

f) Se for o caso, se constam os percentuais de retenção de acordo com os previstos em lei e; em caso de dispensa de retenção (simples nacional),

se consta juntada de declaração específica firmada pela empresa. (Sobre retenções tributárias ver tópico 113);

g) No caso de RPCI, verificar o preenchimento de todos os campos do formulário, principalmente aqueles relativos aos documentos pessoais –

RG/CPF – PIS/PASEP, Cadastro no órgão fazendário Municipal, o código de ocupações (CBO), Dados bancários, bem como a respectiva

assinatura do profissional contratado. Atentando ainda para as retenções tributárias e previdenciárias. (Ver tópico 113).

1.1.2 Ateste de recebimento – Aspectos legais

A data do ateste deverá ser compatível com a data do Documento fiscal (igual ou posterior ao do documento) e, se quem o firmou, está devidamente

identificado com carimbo (legível) ou, na falta deste, conste o nº SIAPE e nome completo por extenso. Não poderá ocorrer a existência no mesmo

documento fiscal de datas de atestes diferentes, no caso de mais de um atestante3. Nos documentos fiscais relativos a contratos de gestão ou de obras,

a assinatura do ateste deverá ser a do fiscal formalmente designado em portaria. Para atendimento ao disposto no § 8º do art.15 da Lei 8666/93

(comissão de recebimento de no mínimo 3 membros), caberá ao Ordenador de Despesa (Diretor Geral do Campus) a designação em portaria dos

servidores componentes da mesma. A respectiva portaria deverá ser publicada no Boletim Interno da PROAD para todos os efeitos legais.

1.1.3 Retenções Tributárias legalmente exigidas

1 No caso de MEI (Micro Empreendedor Individual), não será exigido Nota Fiscal modelo eletrônico de acordo com o disposto na Lei Complementar n°. 128/2008 e item 4.4

da NPF 095/2009, podendo desta forma ser apresentado documento fiscal em modelo papel. E, em se tratando de serviço de transporte intermunicipal de passageiros (sujeito ao ICMS), será aceito nota fiscal modelo 7, de acordo com o CONVÊNIO/SINIEF n° 06/89. 2 Os dados serão conferidos com aqueles cadastrados no sistema SIAFI no momento da efetiva liquidação no CPR.

3 A lei n. 8666/93, em seu § 8° do art.15 dispõe que será exigido no mínimo 3(três) atestantes no caso de material de valor superior ao disposto no art. 23 para a modalidade

convite (R$ 80.000,00).

6

1.1.3.1 Tributos Federais – PIS, COFINS, CSLL e IRPJ

No caso de retenção dos tributos federais IR, CSLL, PIS e COFINS deve-se seguir a Instrução Normativa (IN) RFB nº 1.234, de 11 de janeiro de 2012. A

IN dispõe sobre a retenção de tributos nos pagamentos efetuados pelos órgãos da administração pública federal direta, autarquias e fundações

federais, empresas públicas, sociedades de economia mista e demais pessoas jurídicas que menciona, à outras pessoas jurídicas pelo fornecimento de

bens e serviços.

Para aplicação das alíquotas, bem como o código correspondente do DARF , é preciso consultar o ANEXO I desta instrução normativa. A data de

apuração do DARF será o sábado da semana em que se está efetuando o pagamento. Já o vencimento do mesmo será o 3º dia útil da semana

subsequente ao do pagamento ao fornecedor do bem e/ou serviço.

Embora seja de entendimento simples, pois basta observar a natureza da contratação (bem/serviço) e verificar no Anexo I sua correta classificação,

há casos em que se deve atentar, pois em algumas situações pode haver tratamento diferenciado como é o caso da contratação de aquisição de

companhias estrangeiras de passagens aéreas de translado internacional.4

4 Ver Nota Técnica no sítio eletrônico do IFPR no link http://reitoria.ifpr.edu.br/menu-institucional/pro-reitorias/proad/proad-dcof/nota-tecnica/

Legislação aplicável: Lei nº 9430/96, IN/RFB nº 1234/2012.

7

1.1.3.2 Retenção de I.S.S (Imposto sobre Serviços)

No caso de retenção de ISS, deve-se levar em consideração a Lei

Complementar nº 116 de 31 de julho de 2003 que dispõe sobre o

Imposto Sobre Serviços de Qualquer Natureza, de competência dos

Municípios e do Distrito Federal, e dá outras providências. Conforme

artigo 3º, o serviço considera-se prestado e o imposto devido no local do

tomador apenas em alguns casos. Portanto, a retenção também

acontecerá apenas em alguns casos.

Embora a Lei Complementar nº 116/2003 (federal) trate de normas

gerais relativas a esse imposto, cabe ao ente municipal regulamentá-lo,

de forma que, em cumprimento ao disposto no art. 156, Inciso III da

CF/88 exerça sua competência tributária para definir normas relativas à

arrecadação e recolhimento do mesmo.

Em razão desta competência, cabe aqui um alerta quando da retenção

deste tributo:

Quanto à retenção do ISS, para efetuá-la ou não, sugere-se o

seguinte roteiro.

Pergunta: O Item do serviço consta no inciso II, § 2º do art. 6º da

LC 116/2003?

R1: Se sim, efetuar a retenção!

R2: Se não, verificar se o mesmo consta dentre os incisos I ao XXII

do art. 3º e, caso conste, (e, portanto, seja devido no local da

prestação) certificar se no código tributário do município tal

serviço está sujeito à retenção! (Normalmente está).

R3: E, mesmo não constando nos incisos I ao XXII, ainda assim

recomendamos verificar a legislação do município, pois poderá

haver obrigatoriedade de retenção. Afirmamos isso, pois em

Curitiba há o Decreto nº 1676/2010 em que o prestador cujo

domicílio tributário se localiza fora da Capital, para prestar

qualquer serviço dentre aqueles da lista anexa do referido

decreto, deverá se cadastrar no órgão fazendário da capital para

NÃO se sujeitar a retenção. Portanto, caso o prestador não tenha o

cadastro em Curitiba sofrerá a retenção de quaisquer dos serviços

elencados no Anexo do referido decreto. *Nos municípios do

interior é uma situação mais difícil de acontecer, normalmente

trata-se de política de contenção de guerra fiscal em macro

regiões (metropolitanas). * Para maiores esclarecimentos veja a

Tabela.1 logo abaixo.

Legislação aplicável: Lei Complementar nº 116/2003, Decreto nº

406/68 e legislação do município.

8

A Lei Complementar nº 116/2003 em seu Anexo I, traz a lista de serviços (taxativa e exaustiva) sujeita à incidência de ISS. Como houve vetos

presidencial de alguns itens quando da aprovação da mesma, alguns municípios não mantiveram a simetria da sequência dos mesmos (excluíram da

lista aqueles que foram vetados). Assim, é preciso estar atento se a Lei municipal mantém a mesma sequência dos itens de serviços da Lei

Complementar nº 116/2003 ou segue sequência própria. Isto se faz necessário para a correta identificação do serviço prestado e aplicação da

respectiva alíquota de retenção. Podemos citar como exemplo o Código Tributário de Jacarezinho/PR – Lei Complementar Municipal nº 42/2009, em

que a sequência dos itens não guardam simetria com a Lei Complementar Federal 116/2003. Portanto, é preciso cuidado!

O SIMPLES NACIONAL E O ISS

Cabe ainda alerta quanto à correta aplicação de alíquota de retenção no caso de prestador enquadrado no regime Simples Nacional. A Alíquota a ser

aplicada neste caso, será aquela prevista no Anexo (da Lei Complementar nº 123/2006) em que o fornecedor está enquadrado. A informação da

alíquota a ser retida deverá estar consignada no documento fiscal por força do previsto no § 4º do art. 21 da própria LC nº 123/2006, inclusive não

sendo eximida a responsabilidade do prestador de serviços quando a alíquota do ISS informada no documento fiscal for inferior à devida de fato.

A LC nº 116/2003 e a legislação municipal

A Tabela 1 abaixo nos mostra todos os serviços cuja obrigatoriedade de retenção encontra-se previsto na Lei Complementar nº 116/2003. Mas

também evidencia (em negrito) todos aqueles que, embora sendo devido no local da prestação, não estão abrangidos pela obrigatoriedade de

retenção. Estes serviços os quais a LC 116/2003 não obriga a retenção estão compreendidos na competência tributária do município para exigi-la ou

não. Daí a importância da consulta à legislação municipal quando da contratação destes serviços. Não custa lembrar que a Tabela 1, relaciona

somente as situações de retenções previstas somente na LC nº 116/2003, podendo ocorrer situações de retenção pela legislação municipal dos

demais serviços não relacionados. Portanto, sempre consulte a legislação municipal !!!

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Tabela 15.

5 Tabela com base na obra de Alexandre Marques Andrade Lemos. Gestão tributária de contratos e convênios. 2ª Ed. Salvador: Open Treinamentos Editora, 2013

ITEM / SERVIÇO Incidência no local da prestação pela LC 116/2003, art.3º, Inc. I ao XXII ?

Retenção Obrigatória pela LC 116/2003 - art.6º, § 2º, Inc. II ?

3.05 – Cessão de andaimes, palcos, coberturas e outras estruturas de uso temporário. SIM SIM

7.02 – Execução, por administração, empreitada ou subempreitada, de obras de construção civil, hidráulica ou elétrica (...) SIM SIM

7.04 – Demolição. SIM SIM

7.05 – Reparação, conservação e reforma de edifícios, estradas, pontes, portos e congêneres (...) SIM SIM

7.09 – Varrição, coleta, remoção, incineração, tratamento, reciclagem, separação e destinação final de lixo, rejeitos e outros resíduos quaisquer. SIM SIM

7.10 – Limpeza, manutenção e conservação de vias e logradouros públicos, imóveis, chaminés, piscinas, parques, jardins e congêneres. SIM SIM

7.11 – Decoração e jardinagem, inclusive corte e poda de árvores. SIM NÃO

7.12 – Controle e tratamento de efluentes de qualquer natureza e de agentes físicos, químicos e biológicos. SIM SIM 7.16 – Florestamento, reflorestamento, semeadura, adubação e congêneres. SIM SIM

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7.17 – Escoramento, contenção de encostas e serviços congêneres. SIM SIM

7.18 – Limpeza e dragagem de rios, portos, canais, baías, lagos, lagoas, represas, açudes e congêneres. SIM NÃO

7.19 – Acompanhamento e fiscalização da execução de obras de engenharia, arquitetura e urbanismo. SIM SIM

11.01 – Guarda e estacionamento de veículos terrestres automotores, de aeronaves e de embarcações. SIM NÃO

11.02 – Vigilância, segurança ou monitoramento de bens e pessoas. SIM SIM

11.04 – Armazenamento, depósito, carga, descarga, arrumação e guarda de bens de qualquer espécie. SIM NÃO

12 – Serviços de diversões, lazer, entretenimento e congêneres, exceto 12.13 – Produção, mediante ou sem encomenda prévia, de eventos, espetáculos, SIM NÃO

16.01 – Serviços de transporte de natureza municipal. SIM NÃO

17.05 – Fornecimento de mão-de-obra, mesmo em caráter temporário, inclusive de empregados ou trabalhadores, avulsos ou temporários, contratados pelo prestador de serviço. SIM SIM

17.10 – Planejamento, organização e administração de feiras, exposições, congressos e congêneres. SIM SIM

20 – Serviços portuários, aeroportuários, ferroportuários, de terminais rodoviários, ferroviários e metroviários. SIM SIM

11

1.1.3.3 Retenção Previdenciária (INSS)

No caso de retenção de INSS, deve-se levar em consideração o disposto na IN/RFB nº 971, de 13 de novembro de 2009. Esta IN dispõe sobre normas

gerais de tributação previdenciária e de arrecadação das contribuições sociais destinadas à Previdência Social e as destinadas a outras entidades ou

fundos, administradas pela Secretaria da Receita Federal do Brasil (RFB). A partir do artigo 112, a Instrução Normativa estabelece as regras para

retenção à Previdência Social.

Especial atenção deve ser dada ao tratamento diferenciado no caso de Optante pelo Simples Nacional. Pois nem todas as atividades sujeitas à

retenção de INSS nas demais empresas será objeto de retenção naquelas optantes pelo Simples nacional. Sugere-se que o responsável pela liquidação

siga os passos descritos no guia “Perguntas e Respostas” logo abaixo para contratação de Optantes pelo Simples Nacional.

Já no caso de pagamento para profissional autônomo (inclusive com vínculo em outro órgão público) por meio de RPCI6 há que se aplicar a retenção

por força do disposto no art. 13 da IN/RFB nº 971/2009, conforme descrito abaixo:

Art. 13. No caso do exercício concomitante de mais de uma atividade remunerada sujeita ao RGPS, a contribuição do segurado será obrigatória em

relação a cada uma dessas atividades, observados os limites mínimo e máximo do salário-de-contribuição previstos no art. 54 e o disposto nos arts. 43, 64

e 67.

6 RPCI - RECIBO DE PAGAMENTO A CONTRIBUINTE INDIVIDUAL. Lembrete: Quando do pagamento por meio de RPCI, deve-se observar o teto limite para fins de retenção

previdenciária. Caso o prestador de serviço tenha recebido anteriormente (na mesma competência) de outras fontes, é preciso exigir os comprovantes (RPCI) para fins de observância do teto contributivo.

Legislação aplicável: IN/RFB nº 971/2009.

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Parágrafo único. O segurado filiado a RPPS que venha a exercer, concomitantemente, uma ou mais atividades abrangidas pelo RGPS, tornar-se-á

contribuinte obrigatório em relação a essas atividades.

RETENÇÃO DE INSS SOBRE SERVIÇOS PRESTADOS POR EMPRESA OPTANTE

PELO SIMPLES NACIONAL – PERGUNTAS E RESPOSTAS

A empresa prestadora de serviços optante pelo Simples Nacional poderá

sofrer Retenção de INSS ?

R: Sim. (Art.191, IN/RFB 971/2009)

Em que situação?

R: Quando prestar serviços mediante cessão de mão de obra ou

empreitada, mas vai depender do tipo de serviço prestado.

Onde posso verificar se o tipo de serviço prestado está sujeito à retenção de

INSS ?

R: A empresa optante pelo Simples Nacional para estar sujeita à retenção

de INSS, deve ter suas atividades tributadas pelo ANEXO IV da LC nº

123/2006. Caso contrário, ou seja, não tenha suas atividades tributadas

por este anexo, não estará sujeita à retenção. (Art.191, IN/RFB 971/2009,

c/c art.18, §5º da LC nº 123/2006).

Mas efetivamente, que tipo de serviço sujeita a empresa optante pelo

simples nacional a retenção de INSS ?

R: a) construção de imóveis e obras de engenharia em geral, inclusive

sob a forma de subempreitada, execução de projetos e serviços de

paisagismo, bem como decorações de interiores; b) Serviço de vigilância,

limpeza ou conservação.

Continuação....

Então quer dizer que os demais serviços prestados por optante pelo

simples não estão sujeitos a retenção de INSS ?

R: Sim. Mas é bom estar atento, pois conforme grifo nosso na

expressão “ obras de engenharia em geral” na questão acima,

recomenda-se efetuar retenção em todas atividades de construção

civil relacionadas no ANEXO VII da IN RFB Nº 971/2009. Esse

procedimento só deve ser alterado se o prestador comprovar que

está enquadrado em outro anexo da LC nº 123/2006. Lembrando

ainda que, o documento que dará maior segurança jurídica para

não se efetuar a retenção é um comprovante de consulta formal

apresentada pelo prestador perante a Receita Federal. Se essa

condição não for atendida, proceda-se a retenção.

Quanto aos demais serviços prestados por optantes pelo Simples

Nacional e que eram sujeitos a retenção previdenciária quando sua

execução se dava mediante cessão de mão de obra ou empreitada,

tornaram-se dispensados do desconto a partir de 1º de janeiro de

2009.

13

Situações de exclusão de materiais e equipamentos da Base de Cálculo da retenção do INSS:

Convém salientar que, na retenção previdenciária, a contratada que esteja obrigada a fornecer material ou dispor de equipamentos próprios ou de

terceiros para execução do serviço pode destacar tais valores na nota fiscal para fins de apuração de base de cálculo da retenção. Essa possibilidade

encontra amparo legal no disposto nos artigos 121, 122 e 123 da IN 971/2009. Recomendamos aos responsáveis pela liquidação da despesa a

leitura atenta destes dispositivos.

Como forma de facilitar (e não dispensar a leitura dos artigos 121 a 123 da IN 971/2009), a Tabela2 abaixo contempla as situações de dedução

de materiais e equipamentos possíveis de ocorrer quando da contratação dos serviços sujeitos à retenção previdenciária.

14

Tabela27 – ROTEIRO PARA ANÁLISE DA EXCLUSÃO DE MATERIAIS E EQUIPAMENTOS DA BC DA RETENÇÃO DO INSS HIPÓTESES 1º PASSO 2º PASSO 3º PASSO Conclusão Fundamento Legal

Há previsão contratual do fornecimento?

Os valores estão discriminados no contrato ou planilha?

Os valores estão discriminados na nota fiscal?

Qual é a base de cálculo mínima?

Regra aplicável de acordo com a IN 971/2009

A Sim Sim Sim O valor bruto da NF menos o valor dos materiais e/ou previstos em contrato.

Art.121

B Sim Não Sim 50% para serviços em geral, 30% para transportes de passageiros e 65% ou 80% para limpeza hospitalar ou demais limpezas, respectivamente

Art.122, Incisos I a III

C Sim Sim Não O valor bruto da NF Art.123, § único D Sim Não E Não Não F Sim Não Sim, mas somente de

equipamentos inerentes à execução do serviço.

50% para os serviços em geral, 30% para transporte de passageiros ou outros percentuais para atividades de CONSTRUÇÃO CIVIL

Art. 122, § 1º, II, alíneas “a” a “e” ou Art.123, caput Não

G Não Não Sim, mas somente de materiais ou de equipamentos NÃO inerentes à execução do serviço.

O valor bruto da NF Art. 123, caput

7 Adaptado da postila –RETENÇÕES PREVIDENCIÁRIAS –INSS na fonte das empresas terceirizadas e Pessoas físicas autônomas – Open Treinamentos e Editora.

15

1.2 REGISTRO DA LIQUIDAÇÃO NO SIAFI (CPR)

No SIAFI, a liquidação se dá com o lançamento de um Documento Hábil. Para realizar esta liquidação o usuário deverá entrar no chamado NOVO SIAFI

através do link: https://siafi.tesouro.gov.br/senha/security/login.jsf, digitar CPF, Senha e os caracteres da imagem.

16

Clicando em acessar, o sistema abrirá uma tela para definir o ano em que deseja entrar e as condições de uso do sistema.

17

Clicando em “Concordar” o sistema redicionará para a página principal.

18

Para acessar o comando de “Incluir Documento Hábil” temos duas opções: Pelo menu localizado no lado esquerdo da tela através de Menu Geral –

Contas a Pagar e a Receber – Documento Hábil – Incluir Documento Hábil.

19

Outra opção é digitar o comando “INCDH” na linha do canto superior direito.

20

Na tela de inclusão do documento hábil, o usuário deverá digitar o Tipo de Documento. Os principais são: NP, RP e RB. A NP – Nota de Pagamento é o

mais utilizado, pois compreende o lançamento de todas Notas Fiscais. O RP – Recibo de Pagamento é utilizado para o lançamento de bolsas e RPCI. O

documento RB – Reembolso é utilizado para pagamento de ajuda de custo e auxílio-moradia.

21

No nosso exemplo, iremos utilizar o documento NP, uma vez que se trata de liquidação de uma Nota Fiscal. O usuário deverá digitar o tipo de

documento e clicar em “Confirmar”.

22

Na tela de Dados Básicos o usuário deverá preencher a Data de Vencimento, o número do processo, a data de ateste da Nota Fiscal, o valor total da

liquidação e o CNPJ do credor.

23

Rolando a tela, o usuário deverá colocar os dados das Notas Fiscais da liquidação. Para isso, deverá clicar no botão “Incluir” nos Dados de Documentos

de Origem.

24

Depois de preencher os dados da Nota Fiscal como CNPJ do Emitente (que deverá ser igual ao da Nota de Empenho), a data de emissão, o número e o

valor, o usuário deverá clicar em Confirmar. Caso a liquidação tenha mais que uma Nota Fiscal, o usuário deverá discriminar uma por uma, tantas

quantas forem as Notas.

25

Depois, deverá preencher o campo “Observação”. Neste campo deve-se preencher o número da Nota Fiscal, o nome do fornecedor, o número do

processo, a unidade solicitante e o número do documento SIPAC. Após preencher a observação, o usuário deverá clicar em “Confirmar Dados

Básicos”.

26

O próximo passo é clicar na aba “Principal com Orçamento”.

27

A situação que o usuário deverá informar está diretamente relacionada com a Natureza da Despesa, se material (consumo ou permanente) ou serviço.

As situações mais utilizadas são: DSP001 – Despesas com Serviços, DSP011 – Despesa com bolsas de estudo, DSP101 – Despesa com materiais para

estoque (Material de Consumo), DSP201 – despesa com material permanente, DSP206 – Despesas com obras e instalações, DSP901 – Despesa com

indenização e restituições com auxílio-moradia.

28

No caso do nosso exemplo, a situação é DSP001 – Despesas Correntes de Serviços.

29

O usuário deverá preencher o Número do Empenho, o subitem da despesa, informar se enquadra ou não como Restos a Pagar em Liquidação e o valor

e clicar em “Confirmar”. Caso a liquidação seja de serviço e material ou de material de consumo e material permanente, devem ser informadas

quantas situações forem necessárias.

30

No caso de haver disposição legal que impute à administração pública a obrigatoriedade da retenção de tributos e ou contribuições sociais na fonte, o

usuário deverá clicar na aba “Dedução”.

31

As retenções de tributo na fonte devem seguir a legislação vigente8.

A situação para as deduções mais utilizadas são:

DDF001 – Retenção de impostos sobre contribuições diversas – IN 1234 SRF, de 11/1/12.

DGP001 – Retenção de INSS – IN 971/2009, de 13/11/2009.

DDR001 – Retenção de impostos recolhidos por DAR.

Obs: DAR (Documento de Arrecadação de Receitas Estaduais e Municipais) é um documento eletrônico emitido por meio do próprio SIAFI

para aqueles municípios que aderiram ao convênio com a União. Quando ocorre o recolhimento por meio de emissão do DAR Eletrônico é como

se a unidade gestora do governo federal estivesse quitando seu recolhimento no “Banco Tesouro”, sem passar normalmente pelo Sistema de

Pagamentos Brasileiro –SPB,9

DOB001 – Retenções de ISS sobre serviços de terceiros (Fatura).

DDF002 – Imposto de Renda Retido na Fonte – IRRF.

No caso de Dedução DOB001, em que o ISS retido na fonte é pago por fatura, o usuário deverá primeiramente lançar esta fatura no SIAFI Tela Preta

por meio da transação >ATULF.

8 Veja no tópico 1.1.3 maiores informações sobre retenções tributárias.

9 Texto adaptado da obra CURSO DE SIAFI – Uma abordagem prática da Execução Orçamentária e Financeira – Paulo H.Feijó, Liane Ferreira Pinto, Francisco Glauber Mota e

Louise Caroline da Silva.

32

33

O usuário deverá preencher o Tipo de Lista, a Opção de Pagamento, a Entrada de Dados e o Banco. O tipo de lista poderá ser 1 - INTRA-SIAFI ou 2 -

EXTRA-SIAFI. No caso do IFPR, o tipo é sempre 2. A opção de pagamento varia conforme o tipo da fatura: 1 - CONCESSIONARIAS/TRIBUTOS, CARNÊS

E ASSEMELHADOS ou 2 – TITULOS. A entrada pode ser 1 - MANUAL ou 2 - LEITORA OPTICA. O banco sempre será 001 - BANCO DO BRASIL.

34

O usuário deverá preencher o código de barras, o CNPJ do Favorecido e o valor do documento e o valor cobrado.

35

O usuário deverá confirmar a inclusão da fatura. O sistema irá gerar a LF. O usuário poderá incluir mais de uma fatura lista teclando F4.

36

No nosso exemplo, colocaremos uma dedução conforme Instrução Normativa RFB nº 1.234/2012. A situação é DDF001 e o percentual de 9,45%.

37

O usuário deverá preencher a data de vencimento, a data de pagamento, o código da DARF conforme IN RFB 1234/2012 e o valor da retenção. A data

de vencimento será o 3° dia útil da semana posterior à data do pagamento da Nota Fiscal. Logo, se o pagamento da Nota Fiscal ocorrer no dia

27/07/2013, o vencimento da DARF será dia 31/07/2013. O usuário deverá informar ao menos um recolhedor, clicando em “Incluir”. Vale ressaltar

que o recolhedor é o fornecedor do serviço ou material.

38

O usuário deverá preencher o recolhedor, a base de cálculo e o valor da retenção, a multa e juros (se houver, veja logo na sequência o tópico –

Esclarecimentos sobre pagamento de acréscimos legais) e clicar em “Confirmar”.

39

Esclarecimentos sobre pagamento de acréscimos legais10:

O pagamento de juros e multas nos casos de DARF é uma situação de difícil ocorrência11 em razão do pagamento do fornecedor sempre estar condicionado

à realização da retenção e posterior pagamento dentro dos prazos legais. Isto ocorre, pois, sendo o fato gerador da obrigatoriedade de retenção a data do

efetivo pagamento ao fornecedor, sempre há a possibilidade de atualização desta data de pagamento.

Situações que merecem atenção dizem respeito às retenções referentes ao ISS e INSS. Por se tratar de tributos exigíveis em datas de vencimento

independentemente de o pagamento ter ocorrido ou não ao fornecedor, o não acompanhamento de tais compromissos poderá acarretar inadimplência do

IFPR por perda do prazo de pagamento e consequentemente a imputação de acréscimos legais (juros e multas de mora). Portanto, a unidade deverá estar

atenta quanto à estas situações !

10

O pagamento de quaisquer acréscimos legais está obrigatoriamente condicionado à justificativa do motivo do atraso por despacho (ou memorando eletrônico) pelo Ordenador de Despesa da Unidade. A ausência deste documento impedirá a efetivação do registro da fase da liquidação da despesa. 11

Única situação que poderá ocorrer é se não houver o destaque da retenção e, em consequência disto, uma posterior compensação com pagamentos futuros ao mesmo fornecedor.

40

Continuando a tela anterior, o usuário deverá confirmar a inclusão da retenção.

41

Depois de confirmar, o usuário deverá informar o “Pré-Doc”.

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No pré-doc da retenção, o recurso varia de acordo com o orçamento. Se o orçamento da Nota de Empenho for do ano e proveniente da LOA da

instituição o recurso deverá ser 1 – Com Cota de Orçamento do Exercício. Se o orçamento for da intituição, porém o empenho foi inscrito em Restos a

Pagar o recurso deverá ser 2 – Com Limite de Restos a Pagar. Se o recurso for proveniente de descentralização, com orçamento de outras instituições,

o recurso deverá ser 3 – Com Vinculação de Pagamento. No nosso exemplo, o empenho é realizado com o orçamento do exercício.

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O período de apuração da DARF será o sábado da semana de pagamento da Nota Fiscal. No campo Observação, o usuário deverá preencher o número

da Nota Fiscal, o número do processo e a unidade solicitante. Vale ressaltar que este campo Observação é o campo que aparecerá em destaque

quando da emissão da DARF. Por isso da necessidade de repetir informações. Depois de colocar todas as informações necessárias, o usuário deverá

confirmar o Pré-Doc.

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O Pré-Doc só estará pronto quando o botão “Pré-Doc” estiver marcado com o sinal verde. Depois de incluir a dedução, deve-se informar os “Dados de

Pagamento” do valor líquido.

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Na aba “Dados de Pagamento” a Data de Pagamento será a data da liquidação. Após o preenchimento da data de pagamento, o usuário deverá

informar o favorecido clicando em “Incluir”.

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Depois de informar o CNPJ/CPF do favorecido e o valor, o usuário deverá clicar em Confirmar.

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O usuário também deverá informar o Pré-Doc do pagamento.

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O usuário deverá informar o tipo de Ordem Bancária. A maioria dos pagamentos são efetuados como crédito na conta do fornecedor. Portanto, o tipo

de OB mais utilizada é a OB Crédito.12

12

Observação: Se o pagamento for por fatura, o usuário deverá selecionar a opção OB Fatura, incluir o número da lista de fatura (LF) no campo lista. Nos dados bancários o campo banco “001”, no campo agência “3793” e no campo conta corrente “FATURA”. Veja o tópico Esclarecimentos sobre Faturas.

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Esclarecimentos quanto às FATURAS:

Serão aceitos somente faturas de concessionárias de serviços públicos: água e esgoto, energia elétrica, banda larga, correios, telefonia fixa e móvel,

Taxas de Conselho de Registro Profissional, licenças diversas, DPVAT e assemelhados e, ainda, para DOB ISS (para os casos de retenção de ISS).

Os pagamentos para fornecedores somente serão processados por meio de Ordem Bancária (OB CRÉDITO) por meio de conta corrente PJ

devidamente cadastrado no SIAFI (>ATUDOMCRED), não sendo possível aceitação para pagamento de quaisquer outros documentos (boletos),

principalmente em conta diversa do fornecedor indicado no empenho. Caso o fornecedor, inadvertidamente, emita fatura (boleto), a unidade deverá

entrar com contato formal com o mesmo solicitando o cancelamento da fatura. A ausência deste procedimento, poderá ocasionar inscrição do IFPR

em órgão de proteção ao crédito como SPC/SERASA.

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Continuando... o usuário deverá informar os dados bancários do fornecedor para pagamento. Portanto, o favorecido (que pode ser pessoa física ou

jurídica) precisa ter domicílio bancário válido previamente cadastrado no Siafi (>ATUDOMCRED). Pode-se clicar na lupa ao lado do campo “Conta

Corrente” do Domicílio Bancário do Favorecido que o sistema listará todos os dados bancários cadastrados para aquele fornecedor no SIAFI.

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Ao clicar na lupa, o sistema abrirá uma tela para pesquisa dos domicílios bancários do favorecido.

52

Clicando em pesquisar, o sistema listará os domicílios. Para selecionar, basta clicar em cima da conta. O usuário deverá escolher aquela conta

informada pelo fornecedor na respectiva Nota Fiscal. É extremamente importante confirmar com o fornecedor em qual conta deve-se depositar para

não apresentar problemas com contas inativas ou com cadastro errado no SIAFI que gere Ordem Bancária Cancelada posteriormente.

53

Depois de preenchido o Domicílio Bancário do Favorecido, o usuário deverá preencher o campo observação. Como no caso da geração da DARF, na

geração da OB, o campo Observação ficará em evidência. Portanto o número da Nota Fiscal, o nome do fornecedor, o número do processo, a unidade

requisitante e o documento do SIPAC são de preenchimento obrigatório. Após o preenchimento da observação, clicar em Confirmar.

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Depois de informado o Pré-Doc, o usuário poderá consultar no botão “Verificar Consistência” se há alguma pendência.

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O sistema listará se há alguma pendência de preenchimento em alguma aba.

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Não havendo pendências, o usuário deverá clicar em Registrar e o sistema informará o número do Documento Hábil criado.

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1.3 DA LIQUIDAÇÃO DA DESPESA COM AQUISIÇÃO DE PASSAGENS (AÉREAS/RODOVIÁRIAS)

A liquidação da despesa com aquisição de passagens aéreas e/ou rodoviárias requer atenção em razão da observância de alguns aspectos

importantes tais como:

a) Prévia verificação da regular prestação de contas do beneficiário no SCDP, que deverá ocorrer no prazo de até 5(cinco) dias úteis após a

realização da viagem, conforme art. 4º da Portaria MPOG nº 505 de 29 de dezembro de 2009;

b) E, atentar quanto às retenções tributárias obrigatórias, as quais, de acordo com a fatura encaminhada pela agência de viagem, são

processadas e recolhidas pelas companhias (aéreas/rodoviárias) e, se for o caso, pela INFRAERO (incidente sobre os valores das taxas de

embarque).

Sendo as demais telas do SIAFI – CPR iguais às apresentadas na liquidação do exemplo anterior, neste tópico destacamos apenas o preenchimento da

aba “DEDUÇÃO” (Tela.1)– conforme exemplo da fatura nº 21690 – da Agência L.A VIAGENS E TURISMO LTDA por envolver a informação de 2(dois)

substituídos tributários – TAM LINHAS AÉREAS – CNPJ/MF Nº 02.012.862/0001-60 e a INFRAERO – CNPJ/MF: 00.352.294/002-00.

Conforme assinalado na referida fatura (veja na figura A abaixo), consta o valor de R$ 10,14 a ser retido da empresa TAM LINHAS AÉREAS e R$ 1,19

a ser retido da INFRAERO. Tais valores correspondem ao código de DARF 6175 e à alíquota correspondente a 7,05%, conforme consta no ANEXO I da

IN/RFB nº 1234/2012.

Veja o preenchimento da Aba DEDUÇÃO conforme o exemplo da fatura nº 21690:

58

Tela 1.

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Figura A.

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1.4 DA ALTERAÇÃO/CANCELAMENTO DO DOCUMENTO HÁBIL

A alteração ou cancelamento do Documento Hábil se dará por meio da transação CONDH.

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Na transação CONDH, o usuário deverá digitar o Tipo e o Número do Documento Hábil e clicar no botão pesquisar.

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Para cancelar o Documento, o usuário deverá clicar no botão “Cancelar Tudo” ou “Cancelar Pendentes” na parte inferior da página. Abrirá uma tela

para justificar o motivo do cancelamento. Para alteração, o usuário deverá clicar no botão “Alterar Documento Hábil”, fazer as alterações necessárias

e registrar novamente. O sistema também solicitará justificativa para alteração. A justificativa deverá ser detalhada e explicativa, para que no futuro

seja possível identificar rapidamente. Evitar as justificativas “Lançamento Incorreto”. O cancelamento e a alteração só será possível para os

documentos que não tenha sido pagos.