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MESTRE DO TEMPO A arte de se organizar para fazer mais com menos

Antonio Albiero

antonioalbiero.com

antonioalbiero.com Empoderando pessoas brilhantes. 1

http://antonioalbiero.com

O site antonioalbiero.com dedicado ao seu progresso pessoal e profissional. Visite o site para aumentar seus conhecimentos sobre

Coaching, Liderana, Relacionamentos, Produtividade, Evoluo

Pessoal e outros assuntos relacionados.

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vontade, porm no pode ser modificado e nem utilizado para fins comerciais sem o consentimento do

autor. Seja legal. D crdito ao autor!


Mestre do Tempo A arte de se organizar para fazer mais com menos

Albiero, Antonio; Verso ebook 1.0; abril de 2015; Piracicaba, SP.

DEDICATRIA

A vocs, meus muitos Mestres e

Mestras, que fizeram ou ainda fazem

parte da minha vida. Tenham certeza

de que foram suas palavras, at

mesmo sua presena perto de mim e

principalmente seus exemplos que me

tornaram o que eu sou hoje.

A vocs a minha mais profunda e especial gratido!

A vocs, com carinho, dedico este trabalho.

Antonio


ANTONIO ALBIERO

Professional & Self Coach, professor universitrio e

engenheiro especialista. Coach certificado pela

European Coaching Association, pelo Behavioral Coaching

Institute, pela Global Coaching Community e pela

International Association of Coaching.

Possui experincia de mais de 25 anos atuando na

indstria e uma dcada dedicada ao ensino e

desenvolvimento de pessoas na regio de Piracicaba, SP.

Utiliza as tcnicas que ensina neste livro h vrios anos

para administrar tanto sua vida como seu tempo para fazer

mais com menos.

Antonio escreve regularmente em seu site

antonioalbiero.com sobre Coaching, Liderana, Relacionamentos, Produtividade, Evoluo Pessoal e

outros assuntos interessantes e teis para o

desenvolvimento pessoal e profissional de seus leitores.

Se desejar contatar o autor sobre o assunto tratado neste

livro ou para receber informaes sobre Coaching

presencial ou online e outros servios providos por ele,

veja as formas de contato no site ou utilize o e-mail

[email protected]

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@AALBIERO

O Autor

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SUMRIO

O AUTOR

APRESENTAO

1

O TEMPO

O TEMPO UM RECURSO LIMITADO

O QUE SIGNIFICA SER UM MESTRE

O QUE SE DEVE ESPERAR DE UM MESTRE DO TEMPO

OS OITO PASSOS PARA A MAESTRIA DO TEMPO

PAUSA PARA UM MOMENTO DE REFLEXO

2

SUA VIDA UM SISTEMA

SE DOMNIOS OK, ENTO VIDA OK

SEUS PAPIS

AS EXPECTATIVAS EM NOSSOS RELACIONAMENTOS

RELACIONAMENTOS EXTRAORDINRIOS COMEAM

ASSIM

3

FAA AS COISAS CERTAS

A VITRIA QUDRUPLA

4 SUA VIDA, SEU BARCO

O QUE VOC QUER

UM RELATO SOBRE O PODER DO FOCO

COMO ESTABELECER METAS E OBJETIVOS

DETERMINE SEUS OBJETIVOS

DETERMINE METAS ESPERTAS

5

O CAMINHO AT O MOMENTO

FAA UM INVENTRIO DE SUAS TAREFAS

O QUE PODE SER CONSIDERADO IDEAL

COMO LIDAR COM TAREFAS URGENTES

COMO LIDAR COM AS TAREFAS NO IMPORTANTES


6

CEST LA VIE ( a vida)...

O MTODO QUE VAI REVOLUCIONAR SUA VIDA

MATERIAL NECESSRIO

AS TAPAS DO MTODO

ETAPA 1: COLETAR

ETAPA 2: REVISAR

ETAPA 3: PROCESSAR

ETAPA 4: FAZER

7

SE QUISER MELHORAR O MUNDO, PENSE. SE QUISER

MUDAR O MUNDO, AJA!

S TENTAR O MESMO QUE SABOTAR: CICLO VICIOSO

GERENCIE SEUS RESULTADOS

O CICLO VITORIOSO

O CICLO VITORIOSO NOS TORNA FLEXVEIS

8 ESTRESSE POR SOBRECARGA CEREBRAL

CRIE UMA MEMRIA AUXILIAR

COMO PREOCUPAR-SE DO JEITO CERTO

DIVIDIR PARA CONQUISTAR

ELIMINE AS CONTAMINAES DE PAPIS

9

VOAR, VOAR, SUBIR, SUBIR

10

CHEGANDO A SEU DESTINO

RECURSOS


Apresentao

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Ol, caro leitor, cara leitora!

Fico muito satisfeito e grato pela sua deciso de adquirir este e-book.

Posso concluir que voc tem interesse em melhorar suas habilidades de

gerenciamento de tempo, certo?

Nestas pginas eu disponibilizei para voc diversas tcnicas e propostas

diferentes de como pensar o tempo. O material contido neste livro (e

tambm no meu site antonioalbiero.com) tem um imenso potencial de

impactar a sua vida para melhor. Tudo depende da sua deciso de meditar

sobre as ideias aqui apresentadas e principalmente praticar as tcnicas do

livro no seu dia a dia.

Fiz o meu melhor para voc ter acesso a um material limpo, conciso e

organizado.

Certas tcnicas e ideias foram desenvolvidas ou adaptadas por mim mesmo.

Outras vm da criao de gigantes da rea de gerenciamento de tempo, como

os autores Christian Barbosa (Trade do Tempo), Stephen Covey (Sete hbitos

das Pessoas Altamente Eficazes), David Allen (metodologia GTD), Francesco

Cirillo (Tcnica Pomodoro), Prof. Stewart Friedman (Total Leadership) e

muitos outros.

Eu tive o maior prazer em reunir todas elas aqui para a sua comodidade, em

um nico volume, numa ordem que eu considero didaticamente adequada.

Ao longo do livro eu proponho alguns experimentos para voc mesmo fazer e

verificar os resultados por si mesmo. Eu acredito que a simples leitura deste

material j v fazer alguma diferena para a sua vida. Porm a realizao

dos experimentos que realmente far a diferena em termos de impacto

positivo, mudana e maximizao de benefcios. Eu convido: faa-os!

Apresentao


Eu mesmo sou usurio destas tcnicas h alguns anos e posso testemunhar a

verdadeira revoluo que elas ocasionaram na minha vida e na forma como

organizo meus compromissos, tarefas e metas.

O Tempo um recurso fundamental e precioso. um dom, um presente, que

todos recebemos quando chegamos a este mundo. Como todo recurso a

nosso dispor, ele tambm necessita ser bem administrado para produzir seus

frutos.

Por isso parabenizo voc pelo seu interesse em conhecer mais sobre este

assunto e espero sinceramente, do mais fundo do meu corao, que este

material possa de alguma forma ser til para voc. E, quem sabe, possa ser

um marco na sua trajetria de evoluo pessoal.

Se pelo menos uma pessoa puder aproveitar este livro para mudar para

melhor sua organizao pessoal e a forma como usa seu tempo, j me

sentirei recompensado.

Sei que um clich dizer isto, mas sua opinio sobre o livro muito

importante para mim. Por gentileza, envie-me suas sugestes, opinies e

crticas (e elogios, por favor!) pelo e-mail [email protected] ou

atravs do site.

Desejo a voc, caro leitor, cara leitora, uma vida mais equilibrada, um uso

mais racional e rentvel do tempo e a conquista de seus objetivos pessoais e

os seus sonhos! Este seu destino! E j te vejo l!

Prof. Engo. Esp. Antonio Albiero

Professional & Self Coach, Analista Comportamental, Analista 360

antonioalbiero.com


Captulo 1

O TEMPO



Neste captulo:

O tempo um recurso limitado que deve ser bem

empregado.

A maestria do tempo alcanada quando se domina os

princpios por trs dos timos resultados.

O mapa do caminho para a maestria do tempo.

O TEMPO

Voc j se deu conta de como o seu tempo um dos recursos mais preciosos

que voc tem? Nosso tempo sobre o planeta limitado. Quando dizemos

mais um dia vivido, tambm queremos dizer um dia a menos do meu total

de dias

Considere o seguinte fato:

muitos servios que

contratamos poderiam ser

feitos por ns mesmos

(por exemplo, lavar nosso

carro, fazer a limpeza

domstica, cuidar do

jardim, reparos etc).

Porm preferimos muitas vezes pagar para que outros realizem esses

servios por ns. Pagamos para poupar o nosso tempo. Na realidade,

portanto, estamos comprando tempo.

Investidores financeiros so normalmente cautelosos com relao s

aplicaes que escolhem para o seu dinheiro. Todo o esforo e estudo so

O Tempo


feitos para escolher os melhores investimentos para fazer o dinheiro render e

gerar lucro. Nenhum investidor que se preze, em s conscincia, ir escolher

uma aplicao furada, que vai lhe causar prejuzo.

No entanto, muita gente (mas muita gente mesmo) no toma nenhum cuidado

com relao a como investe um de seus recursos mais preciosos: seu Tempo.

Ao invs de colher lucro, crescimento e evoluo pessoal com o correto

investimento do tempo, acabam colhendo frustrao, estresse e estagnao.

Resultado das ms escolhas que fizeram a respeito de como aplicar seu

tempo de modo vantajoso.

O TEMPO UM RECURSO LIMITADO

O Tempo pode ser o seu melhor aliado e tambm pode ser o seu pior inimigo.

Vale aqui o ditado: no espere colher aquilo que voc no plantou.

Ele seu amigo se voc o usa com atividades destinadas ao seu crescimento

pessoal e para aproveitar as ddivas dirias da vida (a alegria, o prazer das

boas companhias, o lazer, o descanso, o trabalho etc).

Mas o Tempo um inimigo quando utilizado para atividades que no trazem

crescimento algum para voc ou quando usado para ficar se lastimando,

reclamando e vivendo seus dramas pessoais...

Voc tem que fazer as pazes com o tempo, de modo a aproveit-lo ao mximo

a seu favor. Afinal de contas, voc nunca saber com certeza quando o SEU

TEMPO chegar ao fim.

O que aconteceria com sua vida se voc efetivamente e na prtica investisse

o seu tempo de uma forma melhor, para o seu crescimento pessoal?


O QUE SIGNIFICA SER UM MESTRE?

Um Mestre um indivduo que consegue produzir resultados excepcionais.

Ele se encontra acima da mdia das pessoas em termos dos resultados

superiores que capaz de obter.

O Mestre s mestre porque possui a qualidade da maestria. E maestria

significa mais do que simplesmente fazer algo bem feito. Maestria significa

principalmente ter conhecimento e domnio dos princpios responsveis pelos

resultados superiores que se consegue obter.

Um mestre capaz de fazer mais com menos esforo, menos recursos e

menos tempo porque conhece o que funciona, o que no funciona e porque

funciona.

O QUE SE DEVE ESPERAR DE UM MESTRE DO TEMPO?

Um mestre do tempo:

Consegue usar o tempo a seu favor, usando-o para seu

crescimento e evoluo pessoais.

Sabe o que quer e por isso no desperdia seu tempo com

as coisas que no quer;

Mantm todas as reas de sua vida em harmonia,

dedicando-se a atividades e projetos que beneficiam todas

as reas em conjunto;

Sonha e usa o tempo para tornar seus sonhos em

realidade;

organizado, seguindo um mtodo para lidar com as


informaes, solicitaes e compromissos que adentram

sua vida;

Est preparado para lidar com urgncias, dificilmente sendo

surpreendido por situaes inesperadas.

Consegue administrar de forma eficiente a sua vida, os

seus compromissos e suas tarefas (atuais e futuras);

Interage positivamente com o tempo, honrando o seu

passado, vivendo o seu momento presente sem perder de

vista o seu futuro;

Tornar-se um mestre do tempo exigir que voc conhea os princpios que

esto por trs desses resultados e aplic-los na sua prpria vida.

OS OITO PASSOS PARA A MAESTRIA DO TEMPO

Este diagrama mostra o caminho para chegar maestria do tempo:

Ter uma viso sistmica da vida:

1. Encarar sua vida como um sistema, composto por quatro domnios

diferentes. Identificar claramente seus papis em cada domnio.


Saber com clareza o que se quer alcanar:

2. Manter seu sistema de vida equilibrado e livre de conflitos (vitria

qudrupla).

3. Definir metas e objetivos claramente.

Interagir com o tempo a seu favor:

4. Dedicar seu tempo para tarefas importantes, reduzindo aquelas que so

circunstanciais ou urgentes.

5. Ter um mtodo confivel e seguro para administrar a sua vida e seus

afazeres.

Manter nveis baixos de estresse e ansiedade:

6. Ser capaz de gerar resultados, sem encarar nada nem como sucesso e

nem como fracasso.

7. Possuir estratgias para manter seu estresse nos nveis mais baixos

possveis.

Melhorar continuamente:

8. Aperfeioar-se continuamente com base na sua prpria experincia

pessoal com a sua gesto do tempo.

PAUSA PARA UM MOMENTO DE REFLEXO

O texto a seguir, de autoria desconhecida, bem conhecido e circula h anos

pela internet. Talvez voc mesmo j o tenha encontrado em algum site por a.

Aps termos falado sobre o que a maestria do

tempo, convido voc agora a refletir um pouco sobre

este texto.

O Banco do Tempo

Imagine um banco que deposita em sua conta

R$ 86.400,00 toda manh. S que toda noite apaga

tudo o que voc no usou durante o dia.


O que voc faria? Gastaria tudo, claro!

Pois bem, esse banco existe: o banco do TEMPO.

Toda manh credita 86.400 segundos em sua conta. No fim do dia zera

tudo o que voc no usou. No vai nenhum saldo para o dia seguinte e

o que voc no usou estar perdido! No permite guardar para o futuro.

Se voc no usar o depsito do dia, a perda ser sua.

Voc tem que viver no presente os depsitos de hoje. Trate de obter o

mximo que puder em sade, felicidade, paz, alegria e sucesso. Trate

de dar o mximo sua famlia, a seus amigos, a seu pas,

humanidade. Seja generoso hoje. Ame hoje. Agradea hoje.

No deixe para amanh porque voc s tem o hoje.

Para saber o valor de UM ANO pergunte ao estudante que foi reprovado

em seus exames;

Para saber o valor de UM MS pergunte a uma me que teve um filho

prematuro;

Para saber o valor de UMA SEMANA, pergunte ao editor de uma revista

semanal;

Para saber o valor de UM DIA pergunte ao operrio que ganha por dia e

tem quatro filhos para alimentar;

Para saber o valor de UMA HORA pergunte aos amantes que esto

esperando para se encontrar;

Para saber o valor de UM MINUTO pergunte a quem perdeu o avio;

Para sentir o valor de UM SEGUNDO pergunte a quem acaba de

escapar por um triz de um acidente;

Aprecie cada momento que voc tem e procure apreci-lo mais ainda

buscando dividir esse momento com algum... Algum especial.

E lembre-se: o tempo no espera por ningum!

Autor desconhecido


Resumindo:

O tempo deve ser investido em nosso crescimento pessoal.

A maestria do tempo possvel de ser alcanada para

aqueles que trilharem o caminho de oito passos. Boa

viagem!


Captulo 2

SUA VIDA UM SISTEMA



Neste captulo:

A vida humana um sistema formado por quatro domnios.

Identificar nossos papis em cada domnio.

As pessoas que nos so mais significativas (importantes).

Como gerenciar as expectativas das pessoas significativas.

SUA VIDA UM SISTEMA

Em engenharia, usamos o conceito de sistema. Um sistema basicamente

um todo formado por partes (domnios) independentes que se relacionam

entre si para produzir um resultado s. Um carro, um computador, uma

empresa so exemplos de sistemas. So formados por muitas peas, partes e

componentes que trabalham juntas em torno de um objetivo. Assim a nossa

vida.

Sua vida (ou seu sistema) formada por

domnios que so inerentes ao ser

humano. Inconscientemente sabemos

que devemos dar ateno a cada um

desses domnios para termos um grau de

realizao e felicidade maior.

Quando os domnios trabalham em

harmonia, temos como resultado um

sentimento de realizao pessoal e de

sucesso. Porm, quando dois ou mais

domnios conflitam, sentimos

interiormente o desconforto dessa

Sua vida um sistema


situao.

Os domnios que formam nosso sistema (voc pode cham-los de partes ou

reas) so os seguintes:

Lar;

Trabalho;

Comunidade;

Ser (Voc mesmo).

LAR

Seu lar corresponde no s sua moradia. a rea formada por sua casa e

pelas pessoas significativas com quem voc tem uma forte relao de

convivncia ntima, que compartilham a vida com voc.

Lar = moradia + famlia. Abrange o sucesso e a satisfao com o seu

ambiente particular e a boa convivncia e harmonia do marido e mulher, pais

e filhos, irmos, irms e parentes.

TRABALHO

Este o seu domnio profissional. O trabalho nos d a oportunidade de

sermos teis para os demais e para o pas, de manifestar nossa criatividade

no mundo e de construir nosso legado. Ah... e tambm fazer dinheiro, claro.

Trabalhar um privilgio! Faz parte da natureza do ser humano dominar,

ampliar e melhorar a criao com o poder do trabalho.

Voc j notou que mesmo as pessoas que j so muito ricas e que em tese

no necessitam mais trabalhar para ganhar dinheiro, ainda assim trabalham?

Nesta semana a top-model internacional Gisele Bndchen anunciou a sua

aposentadoria aos 34 anos de idade. Para aproveitar a sua imensa fortuna?

Que nada! Durante entrevistas recentes ela anunciou que pretende se dedicar

a outros projetos. Ela vai continuar trabalhando. Quantos outros famosos e

milionrios voc tem notcia de que continuam ativos, at mesmo aos 80 ou


90 anos?

Voc se realiza plenamente com o seu trabalho?

Est fazendo aquilo que ama ou seu trabalho mais uma obrigao que deve

ser feita faa chuva ou faa sol?

Sente que est se desenvolvendo, crescendo e de alguma forma contribuindo

com o mundo por meio da funo que voc desempenha?

Consegue expressar sua criatividade e suas qualidades mais fortes com essa

funo?

Recebe remunerao compatvel, que sente merecer?

COMUNIDADE

a rea formada pelo grupo de pessoas no qual voc est inserido. Somos

seres sociais, por isso naturalmente procuramos fazer parte. No a toa que

as redes sociais como o Facebook, Twiteer, Instagram etc fazem tanto

sucesso.

As nossas comunidades vo desde o grupo menor formado pelos amigos

mais chegados, e vai crescendo abrangendo mais e mais pessoas, como por

exemplo, seus vizinhos, empresa, comunidade religiosa, grupos de servio,

pessoas que moram no mesmo bairro, cidade, estado, pas e enfim a

comunidade planetria, global.

Algumas pessoas do pouca ateno a este domnio. Por isso convido voc a

pensar seriamente sobre como est o seu. Afinal, dando que se recebe e

h mais felicidade em dar do que em receber.

Voc contribui ou vem contribuindo com a doao de seu tempo e recursos

pessoais para o bem-estar da pequena (ou grande) comunidade na qual voc

est inserido?

SER

Este o domnio que envolve o seu ser, seu corpo, seu intelecto, suas

emoes e seu esprito.


Quem joga xadrez sabe o valor que a pea chamada Rei tem. Por melhor que

esteja o jogo inteiro, se o Rei for perdido o jogo acaba. O seu SER (corpo

fsico, mental, emocional e espiritual) tem o mesmo valor do Rei do xadrez. Se

ele estiver ameaado, no importa mais a situao do jogo da vida.

Qual o seu grau de satisfao com a sua sade e sua forma fsica em geral?

Voc uma pessoa culta e bem informada?

Considera-se inteligente?

Conhece suas habilidades e competncias?

Como anda o seu controle emocional?

Sua viso de mundo?

E sua espiritualidade, sua transcendncia, sua relao com o MAIOR (Deus,

Ser, Universo...) como vai?

SE DOMNIOS OK, ENTO VIDA OK

Este conhecimento uma chave poderosa, capaz de abrir portas de

oportunidades. Parece bvio, no mesmo? Porm, tenho certeza de que

voc conhece inmeras pessoas cuja situao de vida mostra claramente que

elas no entendem e nem aplicam este princpio em suas vidas.

Vamos a alguns exemplos. Se voc tem sucesso no domnio do TRABALHO,

mas est com srios problemas no domnio do LAR (ex. casamento em crise)

ou no nvel do SER (ex. problemas de sade), ento o seu sistema est com

defeito. Por isso costuma-se dizer que sucesso no trabalho nem sempre

sucesso na vida.

Se ao contrrio voc tem sucesso no LAR e infelicidade no TRABALHO, o seu

sistema (a sua vida) tambm est em desequilbrio. E se voc tem sucesso no

Sua vida = LAR + TRABALHO + COMUNIDADE + SER


TRABALHO, no LAR e no SER, mas no contribui de alguma forma com a

COMUNIDADE (os Grupos no qual voc est inserido), sinto muito. O seu

sistema est quebrado e, conscientemente ou inconscientemente, voc sente

isso.

Se uma pessoa insiste em perseguir sucesso apenas no TRABALHO e deixa

de lado seu LAR, no longo prazo ela sentir os efeitos dessa situao. Que

nos adianta ser bem-sucedidos profissionalmente e fracassarmos com a

famlia, cnjuge e filhos? E isso vale para cada domnio. Que nos adianta ser

um sucesso na nossa COMUNIDADE e ir mal profissionalmente (TRABALHO)

ou pessoalmente (SER)?

Fracassar em um domnio , de certo modo, fracassar na vida. Se no inteira,

pelo menos em um pedao dela. S quando se tem satisfao com a situao

dos quatro domnios, ento o seu sistema est em harmonia e funcionando

bem. Voc se sente ento realizado e pleno na vida.

SEUS PAPIS

Voc conhece a frase: a vida um

palco? Sim, verdade. Nesse palco

representamos diferentes papis na vida.

Seguem alguns exemplos de papis para ilustrar melhor o que isso quer dizer.

Papel qualquer funo requerida

por um dos nossos domnios e para a qual ns dedicamos tempo para

desempenhar.


Domnio Papis

LAR Pai/me, filho(a), dono(a) de casa, marido/mulher,

parente, dono de animal de estimao etc.

TRABALHO

Chefe, funcionrio, engenheiro, vendedor, comprador,

responsvel por (algo), professor, especialista, colega

etc.

COMUNIDADE Amigo, membro de grupo, associado, benfeitor, lder,

cidado etc.

SER Eu, esportista, praticante de hobby, cozinheiro, uma

alma imortal etc.

EXPERIMENTO

Identifique quais so os seus papis dentro de cada um dos

domnios de sua vida. No despreze este passo, pois ele

muito importante. Assim, logo mais, voc poder estabelecer

objetivos claros para cada um dos seus papis.

Veja como seriam os papis de uma pessoa imaginria, a ttulo de exemplo:

Domnio Papis

Lar Pai, marido, filho.

Trabalho Profissional, gerente de vendas, membro de equipe.

Comunidade Amigo, membro de igreja, voluntrio.

Ser Judoca, estudioso, motociclista, filho de Deus

Agora preencha a sua tabela:


Domnio Meus Papis

Lar

Trabalho

Comunidade

Ser

AS EXPECTATIVAS EM NOSSOS RELACIONAMENTOS

No teatro, na TV e no cinema os atores representam seus papis para o

entretenimento do pblico espectador. Da mesma forma, ns exercemos

nossos papis contracenando com e para outras pessoas.

Em cada um dos seus domnios existem pessoas com quem nos

relacionamos que so mais significativas, ou seja, mais importantes para ns.

Domnio Exemplos de pessoas significativas

Lar Famlia, animais de estimao etc.

Trabalho Gestores, colegas, clientes, equipe etc.

Comunidade Amigos mais chegados, lder espiritual etc.

Ser Voc mesmo!

Essas pessoas tm expectativas sobre ns da mesma forma que ns temos

expectativas para elas. Eu identifiquei trs leis que regem as expectativas de

todos os nossos relacionamentos.

1 LEI: Todo relacionamento gera EXPECTATIVAS para os seus

participantes.

fcil perceber o quanto as expectativas so fundamentais para o sucesso de

nossos relacionamentos. Se voc no obtm aquilo que quer da relao o

resultado ser frustrao e insatisfao para uma ou ambas as partes. O


relacionamento estar em risco de acabar ou no melhor dos casos de passar

a ser tolerado como uma obrigao

2 LEI: A qualidade do relacionamento resultado direto do quanto as

partes satisfazem as expectativas mtuas.

A maior das nossas expectativas de que todas as nossas expectativas sero

atendidas. Porm evitamos falar abertamente sobre o que queremos dos

relacionamentos. Por que ser?

3 LEI: Uma expectativa desconhecida ser substituda por uma

expectativa assumida.

Em outras palavras, se no temos a informao concreta do que o outro quer,

ns agiremos de acordo com o que entendemos serem as suas expectativas.

A duas possibilidades podem ocorrer:

Voc acerta a expectativa da outra parte e tudo vai bem.

A expectativa assumida por voc muito maior ou muito menor do que a

expectativa real da outra pessoa. No primeiro caso voc se desgasta,

investindo mais energia e tempo do que o necessrio. No segundo caso

voc no atende completamente a expectativa da outra parte.

RELACIONAMENTOS EXTRAORDINRIOS COMEAM ASSIM

Conversar de maneira aberta e franca sobre um relacionamento no uma

das tarefas mais fceis, porm extremamente importante.

Posicionar-se perante o outro e aceitar ouvir o que o outro tem a dizer a seu

respeito pode ser perturbador para muitas pessoas. Por isso a realizao do

prximo experimento vai envolver certa dose de coragem e tambm de

humildade, mas eu estou certo de que voc se sair bem.


Este experimento permitir que voc

efetivamente e na prtica deixe de lado o

campo das ideias assumidas e passe a

conhecer realmente quais so as

expectativas das pessoas com quem voc se

relaciona no LAR, no TRABALHO e na

COMUNIDADE.

Esse conhecimento permitir que voc:

Dose a energia despendida em seus relacionamentos, de forma a atender

corretamente s expectativas concretas.

Identifique conflitos de interesses em seus domnios (exemplo de conflito:

seu gestor espera que voc leve trabalho para casa enquanto seu cnjuge

no concorda que voc faa isso).

Harmonize o seu sistema de vida (domnios), alinhando, renegociando e

mudando expectativas quando for o caso.

EXPERIMENTO

1. Identifique as duas pessoas mais significativas em cada

domnio. No futuro, realize este procedimento com mais

pessoas importantes.

2. Liste uma a uma quais so, em sua opinio, as

expectativas que essas pessoas tm a respeito do

relacionamento com voc. Registre qual o seu

entendimento sobre as expectativas da outra parte. Isso

permitir que voc compare o seu entendimento de antes da

conversa com a informao real.

Conversar de maneira

aberta e franca sobre um

relacionamento no

uma das tarefas mais

fceis, porm simples e

extremamente

importante.


3. Liste quais so as suas expectativas para o

relacionamento. Aproveite e faa a sua lista de expectativas

tambm.

4. Agende um tempo razovel com cada uma dessas

pessoas em um horrio e local que seja o mais apropriado

para elas.

5. Dicas para a conversa:

Uma boa maneira de comear o dilogo dizer o quanto

voc valoriza o relacionamento de vocs. Explique que o

objetivo da conversa melhorar ainda mais o

atendimento dos interesses mtuos, em particular os da

pessoa em questo. Conduza a introduo de maneira

apropriada e a outra pessoa ficar mais do que feliz em

falar com voc.

Pea que ela lhe diga o que espera do relacionamento,

o que pode ser melhorado e o que est funcionando.

importante ser humilde e ouvir atentamente o que for

dito com o genuno interesse de melhorar o

relacionamento. Esteja preparado para o que for dito,

sem julgar e sem se defender. importante ter a guarda

aberta e um genuno interesse em conhecer a opinio

do outro.

Diga as suas expectativas somente se achar

conveniente e achar que a pessoa est receptiva. Na

maioria dos casos a prpria pessoa perguntar sobre as

suas expectativas com relao a ela.


Resumindo:

Encarar a nossa vida como um sistema nos d uma

perspectiva mais correta para a busca da realizao

pessoal.

Identificar nossos papis em cada domnio servir de base

para estabelecermos nossos objetivos.

Harmonia em nossos relacionamentos significa tanto ter

nossas expectativas atendidas, como tambm atender as

expectativas das pessoas que so importantes para ns.


Captulo 3

A VITRIA QUDRUPLA



Neste captulo:

Reconhecer situaes que no tragam benefcios para

todas as reas de nossa vida.

Vitria qudrupla vencer quatro vezes.

FAA AS COISAS CERTAS

O pior uso que podemos dar ao nosso tempo us-lo em atividades que no

trazem benefcio algum para a nossa vida e nem para o nosso crescimento

pessoal.

Pense na horrvel situao da escravido no Brasil no sculo XIX, por

exemplo. O escravo era obrigado a empregar seu tempo em atividades que

alm de no trazer benefcio algum a ele (s aos senhores), ainda por cima

consumia rapidamente sua sade.

Ok, eu concordo que a escravido uma situao extrema na qual a pessoa

envolvida no tinha muita escolha. Ento vejamos algo mais atual.

Faz sentido um profissional trabalhar horas em excesso todos os dias e ir

pouco a pouco prejudicando o seu descanso, a sua sade e a sua situao

familiar? Por mais que ele se sinta realizado e obtenha prazer com o tempo

dedicado ao trabalho, vale mesmo a pena sacrificar os outros domnios em

prol de apenas um?

No parece at uma situao comparvel escravido, onde temos um que

beneficiado custa de outro que foi prejudicado?

s vezes nos damos conta de que estamos empregando o nosso tempo em

A Vitria Qudrupla


atividades que no esto dando um retorno integral a todos os nossos

domnios. A a sensao de perda e prejuzo igual quela que sentimos em

relao perda de dinheiro.

Sentimos uma espcie de inquietude, um no sei o que, que geralmente quer

dizer que no estamos fazendo aquilo que deveramos estar fazendo.

Escolhemos as aplicaes erradas para o nosso Tempo e por isso

desperdiamos tempo e energia inutilmente...

Como ento evitar essa situao e identificar as boas aplicaes para o nosso

precioso recurso, o Tempo? fcil. s fazer as coisas certas.

E como identificar as coisas certas a serem feitas? Simples. So as atividades

ou trabalhos que te colocam mais perto de seus objetivos em cada papel e em

cada domnio.

A esse princpio dou o nome de vitria qudrupla. Esta mais uma chave

poderosa capaz de abrir muitas portas de oportunidades.

Use este princpio para avaliar suas atividades atuais e selecionar todas as

atividades e projetos futuros.

Deixe este princpio guia-lo sempre em suas decises sobre como melhor

empregar seu tempo. Renegocie e reavalie atividades atuais com base

nesses critrios e comece a eliminar as ms aplicaes do seu tempo.

Vitria Qudrupla

Voc obtm uma vitria qudrupla (4x) quando a atividade traz

ganhos simultneos para todos os quatro domnios: LAR,

TRABALHO, COMUNIDADE e SER.


As coisas certas a fazer sempre sero aquelas que beneficiem sua vida por

inteiro e no apenas parte dela. Faa mais das coisas certas a serem feitas!

A VITRIA QUDRUPLA

Como j dito, a vitria qudrupla vencer simultaneamente nos quatro

domnios da vida. optar por objetivos, metas e atividades que proporcionem

ganhos para todas as quatro reas e no apenas em uma ou duas delas.

Por exemplo, suponha que voc est considerando fazer uma viagem de

frias com a sua famlia para visitar alguns amigos. Essa viagem vai

proporcionar a oportunidade de desfrutar de momentos agradveis e de

convivncia com seu cnjuge e filhos (LAR). Vai recarregar as suas baterias e

proporcionar momentos de relaxamento (SER) para voltar ao TRABALHO

com mais energia. A visita vai intensificar as relaes com seus antigos

amigos (COMUNIDADE).

Nota-se que a viagem proporcionar ganhos em todos os domnios, sendo um

timo objetivo para investir o seu tempo.


Outro exemplo: imagine que voc est considerando investir em um curso de

aperfeioamento pessoal ou profissional, como uma ps-graduao. Todo

curso um investimento no s de tempo, mas de dinheiro. Ao refletir sobre

os benefcios do curso voc conclui que ele trar mais conhecimentos e senso

de realizao (SER), proporcionar contatos profissionais com os professores

e os outros alunos (COMUNIDADE), alm de melhorar suas chances de

promoo (TRABALHO), que proporcionaro mais recursos (em forma de

remunerao) para a sua famlia (LAR).

O curso tem potencial de ganho em todas as reas, portanto uma excelente

opo de investimento de tempo.

EXPERIMENTO

Ao longo dos prximos dias v gradativamente aplicando o

princpio da vitria qudrupla para selecionar tarefas e projetos.

Com a ajuda das outras tcnicas que veremos mais a frente, v

eliminando eventuais tarefas que estejam trazendo apenas

benefcios parciais para a sua vida.

Resumindo:

Situaes e tarefas que no tragam ganhos para todas as

reas de nossa vida no valem o investimento de tempo.

Usar o princpio da vitria qudrupla para selecionar as

tarefas certas para dedicarmos nosso tempo.


Captulo 4

METAS E OBJETIVOS



Neste captulo:

A sua responsabilidade pela conduo de sua vida.

Focar no que se quer.

Estabelecer Objetivos e Metas

O modelo ESPERTA

SUA VIDA, SEU BARCO

Tenho mais uma analogia para a sua reflexo. uma comparao da sua vida

com um barco a vela no oceano.

H duas maneiras de voc conduzir um veleiro no oceano. Um dos jeitos

fcil e passivo. s voc deixar o seu barco ao sabor das ondas e dos

ventos. no estilo daquela msica do Zeca Pagodinho: "deixa a vida me

levar, vida leva eu".

Voc simplesmente vai indo, indo, indo para onde a natureza o levar. Vai

vivendo dia aps dia e reagindo ao que vai acontecendo. s vezes, voc

encalha numa praia. Pode ser um lugar bacana e abundante. Tambm pode

ser um lugar deserto e sem graa. O lugar onde voc foi parar no dependeu

de voc. Dependeu das foras externas (ondas e ventos), as quais voc

entregou o seu barco e sobre as quais no tem muito controle.

Metas e Objetivos


Outra maneira de conduzir o seu barco de forma ativa. Voc sabe aonde

quer chegar. Voc estende as velas e usa as foras dos ventos e das mars

para impulsionar o barco na direo que voc escolheu. Voc segura o leme

firme e vai corrigindo o curso quando necessrio para manter o barco na rota

correta at chegar ao destino anteriormente escolhido.

Aqui voc participa diretamente da conduo do seu barco. A forma ativa

parece simples (afinal, s escolher o destino e conduzir o barco at l), mas

no to fcil assim. Precisa de dedicao, trabalho e ateno para fazer as

correes de rota sempre que necessrio.

Qual o ponto importante desta analogia? o seguinte: no importa qual a

maneira escolhida por voc para conduzir o seu barco, de qualquer maneira a

responsabilidade e ser sempre sua.

Se voc preferir usar a forma passiva e o seu barco vier a aportar numa praia

que voc no goste, voc no tem direito nenhum de reclamar. Afinal, voc

poderia ter direcionado o barco para outro destino antes de chegar nessa

praia, porm voc no fez isso...

Vrios de meus clientes de Coaching tm queixas parecidas:

No consigo alcanar aquilo que eu

gostaria de obter no cheguei praia certa.

Vejo outras pessoas crescendo

enquanto eu no saio do lugar vejo barcos se distanciando em direo a praias

melhores enquanto o meu barco est aqui,

parado nesta praia sem graa.

No encontro sentido nisto que eu

estou fazendo profissionalmente a minha praia est muito chata!

Mas lembre-se. O barco seu. VOC escolhe

se quer ficar, se quer partir, se quer ir para o norte ou para o sul. S no vale


ficar na praia reclamando do vento e das mars, das outras pessoas, do azar

e do pas. Ou ficar com medo de voltar para o mar...

ASSUMA a sua responsabilidade e decida em qual porto voc quer chegar.

Continue lendo para aprender como conduzir seu barco de forma eficiente e

eficaz. Mos ao leme e boa viagem.

O QUE VOC QUER?

A maioria das pessoas sabe muito bem o que no quer. No querem ter uma

doena, no querem sofrer a falta de dinheiro, no querem ter um casamento

fracassado, no querem um trabalho desagradvel...

Mas quando voc pergunta o que elas realmente querem... A reao muitas

vezes ser um olhar de lado, alguns momentos de silncio e como resposta:

no sei bem.

As pessoas sabem dizer prontamente

onde no querem chegar, mas raramente

sabem onde que querem chegar. Seria

engraado, se no fosse trgico.

Pessoas que no sabem o que querem

passam a vida tentando descobrir,

experimentando de tudo e investindo o

precioso recurso do seu tempo em

atividades que no contribuem nem para

o crescimento e nem para a evoluo

pessoal delas.

Na nossa metfora do barco, ficam ao sabor das ondas e das mars para ver

o que vai dar.


Minha teoria a respeito disso a seguinte: as pessoas tm medo de

cometerem um erro ao optar por uma possibilidade e assim deixar de lado

centenas de outras opes. E se mais tarde elas se arrependerem da deciso

tomada? mais fcil culpar as mars da vida do que reconhecer as

consequncias e a prpria responsabilidades pelas suas ms escolhas.

Vou te contar um segredo. Preparado? Sabe qual a principal diferena entre

pessoas bem-sucedidas e as que no so? As pessoas bem-sucedidas

decidem o que querem e vo em busca disto.

Pessoas bem sucedidas estabelecem objetivos e metas para alcanarem o

que desejam. Elas investem seus recursos de tempo em atividades que esto

alinhadas com seus objetivos de vida e que proporcionem crescimento e

evoluo pessoal.

UM RELATO SOBRE O PODER DO FOCO

H relatos sobre um estudo realizado em 1953, por estudiosos da faculdade

norte-americana de Harvard. Os pesquisadores decidiram realizar um

levantamento com alunos que estavam se formando naquele ano. Havia

muitas perguntas no questionrio perguntando sobre todo tipo de coisa. Uma

das perguntas era: voc tem por escrito os seus objetivos? Apenas 3% dos

alunos responderam sim a esta pergunta.

Aps 20 anos, os mesmos alunos foram convidados a responder a uma nova

pesquisa, desta vez ainda mais abrangente. Quando os dados foram

analisados, descobriu-se que os 3% que tinham suas metas por escrito tinham

uma renda superior aos demais 97% dos alunos juntos!


Existe poder no foco. Quando temos clareza sobre aquilo que queremos e

fixamos o nosso olhar no alvo, perseguimos esse objetivo com mais

motivao interior e aumentamos enormemente as possibilidades de chegar

onde queremos.

COMO ESTABELECER OBJETIVOS E METAS

A partir de agora passaremos a falar sobre Objetivos e Metas. As palavras

so sinnimas, mas no tm o mesmo significado.

Vou dar uma comparao para ajudar a entender melhor qual a diferena.

Imagine que voc planeja viajar com seu carro em direo ao Oeste. Para

isso voc estabelece um plano: ir de cidade em cidade, na direo Oeste,

visitando uma por dia. Ao ir passando pelas cidades diariamente, voc vai

cumprindo a meta que voc determinou no seu planejamento da viagem.

Porm sempre h mais Oeste (objetivo) para ir seguindo em frente.

O objetivo mais amplo e significativo e est associado com a finalidade geral

ou misso de sua vida. Os seus objetivos de vida juntos respondem

pergunta por que eu vivo?.

J as metas so as etapas especficas ou passos que ao serem dados

aproximam voc dos seus objetivos. Elas respondem pergunta como

conseguir o que eu quero para a minha vida?.

Exemplificando. Voc pode estabelecer objetivos de vida como o de ser o

melhor profissional de sua rea, ser um bom pai, montar uma empresa de

sucesso etc. Esses so exemplos de Oeste.

Ao pensar em como voc pode ser o melhor profissional, ou como ser um

bom pai, ou como montar uma empresa etc. a voc comea a pensar nos

passos concretos a serem dados. Passos so metas.


Remetendo nossa analogia, objetivos so a praia para onde voc aponta o

seu barco. As metas so os ventos, a corrente martima e a sua conduo

ativa que levaro o seu barco at l.

DETERMINE SEUS OBJETIVOS

Agora hora de determinar o que voc quer. Se voc est me acompanhando

desde o comeo, ento a esta altura voc j determinou os seus papis em

cada um dos quatro domnios. Ainda no? Pois ento eu convido voc a fazer

isso antes de continuar.

Tudo certo? timo. Agora vem a pergunta chave. Para que voc tenha

objetivos estabelecidos de forma mais abrangente possvel, cobrindo todas as

reas de sua vida, vamos utilizar como base os papis que voc identificou.

EXPERIMENTO

Determine seus objetivos para

cada um dos seus papis de vida.

O que voc realmente e

verdadeiramente quer alcanar,

obter, ser ou tornar-se em cada papel

identificado?

O que voc quer alcanar, obter, tornar-se ou ser (objetivos) em cada

um dos seus papis?


ALGUNS EXEMPLOS DE OBJETIVOS

Papel Objetivo

Me Ser a melhor me para os filhos, educar os filhos.

Gerente de vendas Ajudar a equipe atingir as metas mensais de vendas.

Voluntria Coordenar as campanhas de arrecadao.

Agora a sua vez. Faa para voc uma tabela como a abaixo e preencha

com pelo menos dois objetivos para cada um de seus papis.

Domnios Papis Objetivos

LAR

Objetivo A:

Objetivo B:

Objetivo A:

Objetivo B:

TRABALHO

Objetivo A:

Objetivo B:

Objetivo A:

Objetivo B:

COMUNIDADE

Objetivo A:

Objetivo B:

Objetivo A:

Objetivo B:

SER

Objetivo A:

Objetivo B:

Objetivo A:

Objetivo B:


DETERMINE METAS ESPERTAS

Com os seus objetivos

estabelecidos para cada um dos

seus papis, vamos agora

pensar nos passos necessrios

para alcanar cada um deles.

Vamos criar metas.

importante estabelecer metas

no apenas para o momento

presente ou curto-prazo apenas.

Pense em termos de metas para os prximos 12 meses, 3 anos, 5 anos e 10

anos. Para cada papel, para cada objetivo, tenha uma viso de longo prazo e

determine o que voc quer obter, tornar-se e alcanar em cada um deles.

Para estabelecer suas metas, utilize o modelo da meta ESPERTA.

Cada letra da palavra ESPERTA a letra inicial de um dos componentes que

estruturam como deve ser uma meta completa e bem formulada.

Uma meta bem formulada e estruturada deve ser/ter:

Especfica (Especfica, Positiva e Pessoal);

Sistmica;

Prazo;

Evidncia;

Recursos;

Tamanho;

Alternativas (Incluindo Obstculos).


A meta deve ser Especfica, Positiva e Pessoal

preciso especificar detalhadamente o que voc quer conquistar, com

riqueza de detalhes e dados. Uma meta vaga e imprecisa no clara o

suficiente para criar motivao em nvel cerebral. Ningum d um passo para

frente sem ter antes clareza de onde vai pousar o p.

Eu quero ganhar muito dinheiro... humm... meio vago. Quanto muito?

Eu quero ganhar 1 milho de reais. Ah! Agora sim. Voc foi especfico.

Sua meta precisa ser elaborada em termos positivos. Uma meta negativa, tipo

Eu no vou comer demais, cria a situao mental oposta desse

comportamento. o mesmo que dizer No pense numa ma vermelha.

Voc j pensou. O correto Eu vou comer metade do que eu costumo comer

no almoo.

Uma meta deve ser pessoal. sua. Ser desejada, iniciada, planejada e

executada por voc. Se voc no est perseguindo as suas prprias metas,

ento provavelmente voc deve estar executando as metas que outras

pessoas colocaram para voc!

Outro detalhe, que a diferena que faz a diferena: escreva suas metas!

Meta s meta se estiver por escrito.

A meta deve ser Sistmica

Avalie de antemo se a meta pretendida trar impactos negativos ou positivos

ao seu sistema de vida. No podemos perder de vista o princpio da vitria

qudrupla nem por um momento.

A meta vai proporcionar uma vitria qudrupla?

Como ela afetar as expectativas das pessoas significativas para mim?

O que voc ganha ao conquistar essa meta? E o que voc perde ao

conquistar a meta?

Todos ganharo se esta meta for conquistada? Quem perder?


Questione: a meta vai se encaixar na sua vida de forma harmoniosa e trar

ganhos para todos os domnios (LAR, TRABALHO, COMUNIDADE e SER)?

A meta deve ter Prazo

Toda meta precisa ter uma data de concluso, um prazo para ser realizada.

Mesmo que voc no saiba com preciso qual a data pretendida, muito

importante que fixe uma data especfica.

O prazo dar uma sensao de urgncia ao seu crebro, gerando motivao

e energia para que as aes requeridas pela meta sejam de fato executadas.

uma ajuda e tanto!

A meta deve ter Evidncias (indicadores) de concluso

preciso determinar de antemo quais sero as evidncias ou parmetros

que confirmaro a realizao da sua meta.

O que precisa acontecer, ser obtido ou ser realizado para declarar a meta

como concluda? Sem esses parmetros como voc saber se a meta foi

atingida realmente?

Por exemplo, se a sua meta for emagrecer, determine o peso que a balana

deve mostrar para declarar a dieta como concluda. Se voc quer aumentar a

sua renda, determine qual o novo valor especificamente.

A meta deve ter Recursos para ser executada

preciso identificar os recursos (j existentes ou no) que sero necessrios

para conquistar sua meta.

Quais conhecimentos, habilidades, recursos financeiros, recursos materiais e

pessoas voc precisa mobilizar para alcanar a sua meta?

Os recursos j esto disponveis ou precisam ser obtidos ou desenvolvidos?


A meta deve ter seu Tamanho dimensionado

Avalie o tamanho de sua meta. Se ela for pequena demais, ela no ser to

motivadora assim. Proponha uma meta ambiciosa, mas no impossvel.

Que ela seja um pouco maior que a sua zona de conforto. Ningum d um

passo maior do que a perna, certo? Porm para andar mais rpido, ns

aumentamos o tamanho do passo um pouquinho a mais.

Se ainda assim a meta for grande demais para voc, sem problemas. Divida

sua meta em etapas (sub-metas) a serem trabalhadas individualmente. Veja o

tpico sobre projetos mais a frente no livro.

A meta deve ter Alternativas (com identificao de Obstculos) para ser

realizada

Com a meta especificada, avaliada, positiva, datada, evidenciada e

dimensionada chegou o momento de estabelecer o plano de aes. Em

coaching chamamos essas aes de tarefas.

Como fazer

Liste os trs principais passos para sair do ponto em que voc est e

chegar ao ponto de conquista de sua meta. Que passos so esses?

O seu plano deve ser especfico, respondendo obrigatoriamente as

perguntas: O qu? Quem? Quando? Quanto? Onde? Como? Por qu?

importante tambm pensar nas limitaes e obstculos que podem

surgir no seu caminho. Portanto

elabore tambm um plano de

contingncia para o caso das coisas

no sarem do jeito que voc espera.

Assim voc ter alternativas de ao

para quaisquer cenrios que surgirem

no caminho.


EXPERIMENTO

Usando o modelo ESPERTA, crie

metas para os objetivos que voc

estabeleceu no experimento

anterior.

Para cada objetivo determinado na tabela anterior, estabelea suas metas e o

plano de aes usando o modelo proposto.

Domnios Papis Objetivo

LAR

TRABALHO

COMUNIDADE

SER

Domnio: ( )LAR ( )TRABALHO ( )COMUNIDADE ( )SER Papel/Objetivo:______

Descrio

detalhada

da Meta (QUEM, COMO,

QUANDO,

ONDE, POR

QUE, QUANTO)

Data

concluso, (PRAZO)

Recursos (FSICOS,

HUMANOS,

FINANCEIROS,

CONHECIMENTOS,

HABILIDADES)

Indicadores

que

comprovam

o alcance

da meta (EVIDNCIAS)

Planos alternativos (QUEM, COMO, QUANDO, ONDE, POR

QUE, QUANTO)

Plano

1

Plano

2

Plano

3

Crie planos alternativos considerando

vrios cenrios e possveis obstculos. Especfica, Positiva Pessoal

Sistmica e Dimensionada


Resumindo:

Voc e sempre ser o responsvel por conduzir

ativamente a sua vida.

Estabelea os Porqus (objetivos) e Comos (metas) de

sua vida, para cada papel.

Use o poder de pr as coisas importantes por escrito.

Use o modelo ESPERTA para gui-lo na criao de suas

metas.


Captulo 5

FAA MAIS DAS COISAS QUE VALEM A PENA

SEREM FEITAS



Neste captulo:

Classificar seus afazeres como importantes, urgentes e

circunstanciais.

Concentre-se nas tarefas que so importantes.

O CAMINHO AT O MOMENTO

Neste ponto da leitura voc j compreendeu que a sua vida um sistema.

Voc identificou com clareza quais so os seus papis e seus objetivos para

eles. Estabeleceu tambm metas de curto e longo prazo com planos de aes

para que seus objetivos sejam alcanados.

Em outras palavras, voc sabe aonde quer chegar e tem um plano para

chegar l. Basta comear.

S que alm das novas tarefas que voc elencou para concretizar suas

metas, existem em sua vida dezenas de outras tarefas e responsabilidades,

que requerem sua ateno. Ento, como achar tempo para encaixar as

novas tarefas no seu dia a dia?

FAA UM INVENTRIO DE SUAS TAREFAS

Vamos fazer o seguinte. Vamos comear a classificar as suas tarefas em trs

categorias distintas, de modo a separar o que voc tem que fazer em trs

caixas diferentes.

As categorias que usaremos sero estas:

Importante;

Urgente;

Circunstancial.

Faa as coisas que valem a pena


Nada melhor do que um exemplo para entender a

diferena entre estas categorias.

Imagine que voc tem um amigo mdico. Se esse

amigo te convidar para assistir um documentrio sobre

cirurgias cardacas, voc aceitaria?

Depende, certo?

Se voc for um estudante de medicina, talvez voc

tenha interesse em assistir esse tipo de produo.

Pode at ser que seja importante assistir, como parte

de um trabalho para a sua faculdade.

Se voc for assistir apenas para agradar seu amigo (voc nem gosta de

documentrios) ou porque no tem nada melhor para fazer, voc cedeu

fora das circunstncias.

Note a diferena:

Importante: a tarefa est alinhada com seus objetivos (no exemplo, sua

formao profissional).

Circunstancial: a tarefa no agregar nada em termos de coloc-lo

mais perto de seus objetivos. So aes que voc faz no embalo do

momento ou por conta da influncia de outras pessoas.

Continuando nosso exemplo. Imagine que um de seus objetivos principais no

domnio do SER seja manter uma boa sade. Portanto importante voc ter

como meta agendar uma consulta com um cardiologista para fazer exames e

realizar um diagnstico preventivo.

A consulta uma atividade que no tem uma obrigatoriedade de data para ser

feita (dificilmente voc conseguir uma consulta com um cardiologista num

prazo curto), mas deve ser realizada para coloc-lo mais perto de seus

objetivos na rea da sua sade fsica.


Mas e se de repente voc comear a sofrer um infarto? A tarefa que antes era

importante passou para o nvel do urgente! Agora a consulta ao cardiologista

no pode esperar para ser realizada, tem que ser feita j ou a situao pode

se tornar um desastre (pelo menos para voc).

Resumindo:

Tarefas importantes: esto alinhadas com os seus objetivos e no tem

um prazo definido para serem realizadas.

Tarefas urgentes: so tarefas inesperadas que irrompem em sua vida

ou que simplesmente fugiram do controle e que devem ser atendidas

antes de se tornarem desastres.

Tarefas circunstanciais: so as tarefas que no agregam valor algum

aos seus objetivos. So feitas por fora das circunstncias.

Quanto mais tempo voc dedicar s tarefas importantes, menos propenso a

ceder s tarefas circunstanciais voc ser e menos emergncias e incndios

voc ter que cuidar no seu dia a dia. Isso porque as tarefas importantes vo

dando conta e prevenindo as urgentes de acontecerem.

O QUE PODE SER CONSIDERADO IDEAL?

Note que no devemos ficar engessados,

fazendo s aquilo que planejamos.

preciso ter flexibilidade. Alm disso,

impossvel tirarmos as urgncias e as

atividades circunstanciais de nossas vidas.

s vezes temos que fazer tarefas difceis,

chatas ou desagradveis.

O grfico mostra qual seria a proporo

modelo, isto , a distribuio ideal entre as

tarefas importantes, urgentes e

circunstanciais que devemos buscar

alcanar em nosso dia a dia.


70% das tarefas devem ser importantes, 20% urgentes e 10% circunstanciais.

EXPERIMENTO

Faa o seu inventrio de tarefas.

Anote por duas semanas numa lista todas as tarefas que voc

fizer ou que forem surgindo.

Classifique-as em uma das trs categorias: importantes, urgentes

ou circunstanciais.

Anote tambm quanto tempo voc empregou para fazer as suas tarefas.

Quantas horas por dia e por semana foram usadas para cada tipo de tarefa?

O que voc far para se concentrar nas tarefas importantes e reduzir as

urgentes e circunstanciais?

COMO LIDAR COM AS TAREFAS URGENTES?

Normalmente uma tarefa que agora urgente era antes uma tarefa importante

que no teve a ateno devida. H tambm aquelas que simplesmente

irrompem em sua vida sem aviso.

Quando passar por uma situao urgente pergunte-se:

Por que essa atividade foi urgente?

Como eu poderia ter prevenido isso de acontecer?

O que farei no futuro para prevenir que isso se torne urgente

novamente?


COMO LIDAR COM AS TAREFAS NO IMPORTANTES?

Lembre-se: a maestria do tempo requer a realizao de tarefas que o

aproximem de seus objetivos e que tragam ganhos em todos os domnios de

sua vida. Portanto, de forma responsvel e progressiva, interrompa, rejeite ou

passe adiante tarefas que no esto alinhadas com os seus objetivos mais

amplos.

Quando identificar tarefas que esto desperdiando o seu tempo, voc deve

tomar uma das seguintes aes:

Interrompa (abandone) a tarefa: avalie se possvel parar a execuo

de uma tarefa. Se no houver impactos colaterais, tarefas podem ser

abandonadas praticamente de imediato. Por exemplo, a leitura de um

livro cujo tema no esteja alinhado com as suas metas pode ser

abandonada. No h obrigao alguma em terminar o livro

simplesmente por que voc comeou a leitura. Projetos e atividades

tambm podem ser abandonados se no houver maiores

consequncias para outras pessoas. Lembre-se: no desperdice seu

tempo em algo que no est trazendo ganhos em todos os domnios.

Dicas teis para lidar com as urgncias:

Aprenda com as urgncias. Estude-as, compreenda-as e planeje aes futuras para evitar que elas ocorram novamente.

No entre em pnico. Enderece a urgncia o quanto antes para evitar que ela se transforme em um desastre.

Reveja as suas prioridades do dia. Assim voc evitar ficar sobrecarregado.

Se possvel, delegue ou divida a urgncia com algum que possa ajud-lo.


Delegue a tarefa: outra boa opo passar a tarefa para outra pessoa

realizar em seu lugar. Assim voc libera seu tempo para as coisas que

fazem mais sentido para seu crescimento. Para a pessoa que recebe a

tarefa pode ser uma oportunidade de aprendizado e crescimento. A

situao tem que gerar um ganha-ganha para todos os envolvidos.

Porm lembre-se de que a outra pessoa nunca far a tarefa do mesmo

jeito que voc. Ela pode ainda estar aprendendo. Acompanhe e auxilie.

Por exemplo, a dona de casa que contrata uma diarista para cuidar da

limpeza de sua casa sabe que a pessoa no far a limpeza do mesmo

jeito ou com a mesma qualidade que ela. Ainda assim, o tempo que ela

ganha com o trabalho da diarista compensador.

Observao: nem sempre a delegao transfere a responsabilidade

para a outra pessoa. Se for este o caso, lembre-se de supervisionar o

andamento do trabalho marcando pequenas reunies de

acompanhamento e estando disponvel para consultas.

Rejeite a tarefa, diga no: Ao rejeitar uma tarefa, use um pouco de

flexibilidade para lidar com a solicitao de outras pessoas, dizendo no

com elegncia:

Indique outra soluo: oferea uma sada ou indique um

substituto para fazer a tarefa ao invs de voc. Assim

voc evita deixar a pessoa na mo.

Negocie o prazo: se no houver como encaixar a tarefa

em sua agenda no momento, negocie a realizao da

mesma para uma data futura.

No se acanhe em dizer no. No foi a palavra que

mais ouvimos na infncia. Ento estamos preparados

para ela. Voc no precisa estar sempre disponvel para

os outros.


Se voc suspeitar que ouvir seu no ser doloroso para

a outra pessoa, ento no adie. V direto ao ponto.

Deixar para dizer um no mais tarde, quando voc j

decidiu no fazer, s vai prolongar o sofrimento.

Seja sincero e diga no: explique exatamente por que

voc est recusando o servio (as pessoas so mais

compreensivas com isso do que se imagina). Dizer no

to difcil que as pessoas na verdade admiram aqueles

que tm essa capacidade.

Algumas frases teis que ajudam a dizer no:

No, obrigado!

Desculpe, mas eu no estou mais _______________ neste momento da minha vida.

Desculpe, mas estou com outras prioridades neste momento.

Eu tenho tantos compromissos no momento que no posso me comprometer com mais nada.

Neste momento, no poderei ajud-lo.

Obrigado. Esse o tipo de coisa que eu adoraria fazer se tivesse mais tempo livre.


Resumindo:

Devemos ter conscincia sobre qual a categoria da tarefa

que temos que fazer.

Concentre-se nas tarefas que so importantes e elimine o

excesso de tarefas circunstanciais.

Aprenda com as emergncias e previna-se.

Use a interrupo, a delegao e a rejeio como

ferramentas para filtrar tarefas no-importantes.


Captulo 6

MANTENHA SUA VIDA SOB CONTROLE



Neste captulo:

Um mtodo estruturado para organizar e administrar sua

vida.

CEST LA VIE ( a vida)...

Todos percebem que a complexidade e

velocidade da vida aumentaram

consideravelmente nas ltimas

dcadas

Todos ns somos inundados

diariamente por informaes e

solicitaes das pessoas ao nosso

redor, de nossos colegas de trabalho,

de nossos clientes...

Sem contar as situaes que entram inesperadamente em nossas vidas e das

aes e compromissos futuros ou em andamento que esto sob nossa

responsabilidade ou que estamos acompanhando.

Para no se perder no labirinto, permanecer no controle de tudo o que est

acontecendo e alm disso ir direcionando sua vida para os seus objetivos,

necessrio ter um mtodo de administrao de vida.

O MTODO QUE VAI REVOLUCIONAR SUA VIDA

O mtodo aqui abordado uma variao do mtodo GTD (Getting Things

Done) desenvolvido por David Allen. O GTD um sistema excelente de

organizao pessoal, adotado com sucesso por milhes de pessoas ao redor

do mundo.

Um Mtodo de Controle


EXPERIMENTO

Este captulo descreve um mtodo de organizao pessoal

adaptado do GTD de David Allen.

Leia o captulo inteiro uma vez para ganhar uma viso geral do mtodo e

depois volte para uma segunda leitura. A medida que for lendo v seguindo

as instrues e adotando as tcnicas em sua vida.

MATERIAL NECESSRIO

Para utilizar o GTD tudo o que voc necessita so de algumas caixas de

entrada, listas de tarefas e um calendrio ou agenda.

Voc pode utilizar tanto recursos analgicos (papel e caneta) ou digitais

(aplicativos em laptops, smartphones, ferramentas do Google etc).

Utilize aquilo que fizer mais sentido para o seu caso. Eu por exemplo, sinto-

me mais vontade com meu caderno. simples e rpido de acessar e utilizar.

O mtodo tem como base os seguintes princpios:

Manter sua lista de afazeres em um local seguro, confivel e fora da sua

cabea (consulte o captulo sobre estresse mais a frente).


Dedicar tempo somente para atividades que estejam alinhadas com

suas metas e objetivos.

Privilegiar atividades que resultem na vitria qudrupla: LAR,

TRABALHO, COMUNIDADE e SER.

AS ETAPAS DO MTODO

O mtodo consiste de quatro etapas simples, que sero vistas em detalhe ao

longo deste captulo:

1. Coletar

2. Revisar

3. Processar

4. Fazer

ETAPA 1: COLETAR

Diariamente diversas coisas, solicitaes e informaes adentram nossas

vidas tanto do exterior quanto do nosso interior.

E-mails, pedidos verbais, correspondncia,

panfletos, contas a pagar, compromissos

futuros, sites que visitamos etc so alguns

exemplos de itens que chegam do exterior.

Nossos planos, projetos, desejos e novas

ideias so exemplos de itens que brotam de

nosso interior.


Os objetivos da etapa de coleta so:

Recepcionar com segurana aquilo que chega s nossas vidas, evitando

que se perca ou que sejam esquecido.

Manter os novos itens que chegam numa fila de espera, aguardando o

momento em que voc tomar uma deciso a respeito do assunto.

Manter nosso crebro livre da funo de memorizar coisas a fazer,

mantendo os itens que chegam fora de nossa cabea, num lugar seguro

e organizado (veja as razes no captulo sobre estresse mais frente).

Para cumprir este objetivo precisamos criar caixas de entrada, onde

armazenaremos esses novos itens em segurana e de maneira centralizada

medida que forem aparecendo.

Como fazer:

Quantas caixas de entrada so necessrias? Tente manter o nmero mximo

entre trs e quatro caixas. Por exemplo:

- sua caixa de entrada do e-mail;

- uma caixa porttil, para voc carregar e ter sempre mo;

- uma caixa fsica para capturar itens fsicos, como correspondncia,

panfletos, contas a pagar etc.

Como dito, a caixa para transportar com voc e ter sempre mo pode ser:

caderno e caneta;

fichas/cartes e caneta;


laptop;

telefone celular (smartphone);

Para laptop e smartphones existem centenas de aplicativos que podem ser

utilizados. Basta procurar por GTD nos repositrios. Eis algumas opes:

Evernote;

Wunderlist;

Todoist;

Ferramentas do Google (Calendar, Gmail, Google Drive etc).

Independente da opo escolhida, ela tem que ser rpida de ser acessada e

confivel. Cuidado para no cair na armadilha de ficar s testando aplicativos

e ferramentas para escolher a melhor. Eu sei que isto divertido, mas no

este o foco. Comece a usar o sistema com as ferramentas mais simples

possveis.

No meu caso eu optei pelo "sistema analgico": caderno e caneta.

Para mim mais rpido abrir meu caderno e simplesmente rabiscar

rapidamente o item que eu quero capturar. Porm cada um cada um.

Escolha a ferramenta que mais fizer sentido para voc e seu modo de ser.

ETAPA 2: REVISAR

Aps ter capturado os itens que vo

chegando s suas caixas de entrada,

preciso resolver o que fazer com eles.

a que entra a reviso. A reviso ser a

oportunidade em que voc ir esvaziar as

suas caixas de entrada, tomando uma

deciso a respeito de cada item que foi

capturado.


So dois os tipos de revises:

reviso diria;

reviso semanal;

Tanto as reviso semanais como as revises dirias devem acontecer de

preferncia em momentos fixos do dia e da semana.

A reviso diria menor e mais rpida, dedicada a revisar seus e-mails e suas

tarefas corriqueiras ou que tenham maior prioridade. Reserve um bloco de

tempo de manh e de tarde para verificar seus e-mails e suas listas de coisas

a fazer.

J a reviso semanal deve acontecer periodicamente e tem que tornar-se um

hbito para a vida inteira. na reviso semanal que voc realizar

planejamentos e tomar decises importantes de mdio e longo prazo.

Para a reviso semanal, reserve um bloco de tempo maior, de uma ou duas

horas. A sexta-feira tarde ou o fim de semana so boas opes para a

maioria das pessoas. Opte pelo que fizer mais sentido para o seu caso.

Como fazer:

Durante a reviso, processe item a item de sua caixa de entrada,

comeando pelo primeiro. A regra de ouro : item tocado item

processado.

V tomando uma deciso a respeito de cada item. No devolva o item

para a caixa. Tome uma deciso a respeito do item imediatamente de

acordo com as tcnicas de processamento que veremos no prximo

passo do mtodo.

Repita para cada item, passando um a um at que todos tenham sido

processados e a caixa de entrada esteja vazia.


Verifique no seu calendrio quais so os eventos e compromissos das

prximas semanas. Verifique se alguma ao de preparao

necessria para os compromissos futuros e coloque-os em sua lista de

coisas a fazer.

Revise suas listas de coisas a fazer, selecionando e planejando quais

tarefas sero realizadas na prxima semana.

Revise a sua lista de trabalhos que esto aguardando concluso por

outras pessoas e planeje acompanhamentos.

ETAPA 3: PROCESSAR

Como explicado, nas suas revises dirias e semanais voc processar os

itens em suas caixas de entrada, tomando uma deciso a respeito de cada um

deles.

As decises possveis so:

a) Descartar;

b) Fazer pela regra dos dois minutos;

c) Delegar;

d) Agendar;

e) Arquivar;

f) Incubar;


a) Descartar

Para cada item retirado de sua caixa de entrada durante as

revises, faa as seguintes perguntas:

Este item tem relao com minhas responsabilidades,

metas e objetivos?

Este item me proporcionar uma vitria qudrupla (no

LAR, TRABALHO, COMUNIDADE e no domnio do

SER)?

Se o item no passar no teste, descarte-o (jogue-o fisicamente no lixo ou diga

no a ele).

Se ele no te coloca mais perto dos seus objetivos ou no proporciona

ganhos em todos os domnios de sua vida est claro que ele ser um

desperdcio de tempo e, portanto, no merece sua ateno.

b) Fazer pela regra dos dois minutos

Se um item requer uma ao de sua parte, simplesmente acrescente-o sua

lista de coisas a fazer.

Porm, muita ateno: caso essa ao no v levar mais do que dois minutos

para ser feita nem coloque na lista. Faa imediatamente.

Retornar uma ligao, escrever um e-mail ou buscar uma informao no

Google so bons exemplos de coisas que tomam menos do que dois minutos.

Ento no enrole. Faa logo o que tem que ser feito e em seguida marque

essa ao como concluda.

c) Delegar

Pondere se a tarefa necessita ser realmente feita por voc pessoalmente.

Pode ser uma boa ideia delegar a tarefa para que outra pessoa a faa.

Outro caso possvel quando voc necessita de uma informao ou que uma

parte do trabalho seja feita por outra pessoa antes de voc poder continuar


com ele. Nesse caso, encaminhe o trabalho para a pessoa correspondente e

coloque o item numa lista de Aguardando, anotando a data de envio e a data

prometida de concluso.

d) Agendar

Tenha uma agenda ou calendrio para marcar seus compromissos futuros.

Sempre que um item de sua caixa referir-se

a uma tarefa que precisa ser feita num dia e

hora especficos, marque a tarefa na sua

agenda.

Assim, durante as suas prximas revises

semanais voc pode dar uma olhada com

antecedncia no que voc tem marcado para

os prximos dias.

Com essa informao em mos, voc poder ento planejar melhor sua

semana e, se necessrio, preparar-se com antecedncia para o compromisso.

e) Arquivar

Um dos itens em sua caixa de entrada pode ser simplesmente uma

informao que voc queira guardar para referncia futura.

Por exemplo, cartes de visitas, nmeros de telefone, folhetos, catlogos etc.

Esses itens devem ser arquivados de forma que, quando necessrios, sejam

rapidamente encontrados (afinal, no queremos desperdiar o nosso tempo

procurando algo, certo?).

Um bom sistema de arquivamento para itens fsicos aquele que utiliza a

ordem alfabtica como ndice, usando a primeira letra do nome do assunto em

questo.


Voc pode adquirir uma pasta sanfonada ou similar para utilizar como arquivo.

Por exemplo, o folheto do restaurante Garfo de Ouro pode ser arquivado

debaixo da letra R (de restaurante) ou G (do nome do estabelecimento).

Dessa forma, voc s ter que procurar em duas ou trs letras de sua pasta

(e no em todas as gavetas da sua casa!).

Da mesma forma, tenha uma agenda para arquivar endereos de e-mail e

nmeros de telefone importantes.

O mesmo mtodo pode ser utilizado para itens digitais (documentos, e-mails

etc.). No entanto o mecanismo de busca dos computadores torna a busca

mais fcil.

f) Incubar

Alguns itens de sua caixa podem representar seus

prprios planos, projetos e desejos. Coisas que voc

tem vontade de fazer, mas que no necessariamente

tem que ser feitos agora.

Aprender chins, pular de paraquedas, visitar Paris,

montar um negcio prprio... Por que no?

Tenha uma lista de incubao (o GTD chama essa


lista de Um dia, talvez...) onde voc vai anotar seus sonhos e projetos

futuros. Revise esta lista periodicamente e averigue se h espao em sua vida

para esse projeto e se ele est alinhado com seus objetivos e metas.

Assim eles ficam a salvo, fora de sua cabea e ainda assim recebendo a

ateno que eles merecem.

ETAPA 4: FAZER

Voc construiu seu sistema de caixa de entradas.

Tem feito suas revises dirias e semanais.

Parabns! Agora voc pode ser considerado uma

pessoa organizada. Show!

Que falta? Falta fazer as coisas acontecerem de

fato. Deixe-me mostrar duas tcnicas para ajudar a

executar bem as suas tarefas.

TCNICA I : COMA UM SAPO POR DIA... MELHOR SE FOREM TRS.

Lembre-se sempre deste pensamento de Mark Twain. Se voc tem trs sapos

para comer, qual deles voc come primeiro? Simples. Comece pelo maior e

mais feio. Assim, os outros dois sero bem mais fceis em comparao!

Se o seu trabalho for comer um

sapo, melhor fazer isso bem cedo

de manh. E se por acaso o seu

trabalho for comer dois sapos,

melhor comear pelo maior...

-- Mark Twain


Algumas tarefas so desagradveis e por isso mesmo mais sujeitas a serem

proteladas e adiadas. Procure atacar essas tarefas primeiramente, de

preferncia bem cedo de manh.

Uma vez iniciada, a tarefa passa a ficar mais fcil. O difcil comear.

Voc mesmo j deve ter experimentado esse fenmeno. Assim que

comeamos a trabalhar em uma tarefa, recebemos uma energia extra, que

nos tira da inrcia. Essa dose de energia extra nos mantm no embalo do

trabalho.

99% das vezes gastamos mais tempo evitand

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