Metodologia para Organização de Massas Documentais Acumuladas Módulo 5

Metodologia para Metodologia para Organização de Massas Organização de Massas

Documentais AcumuladasDocumentais Acumuladas

Módulo 5Módulo 5

Métodos de IntervençãoMétodos de Intervenção

XX

Arquivística EspontâneaArquivística Espontânea

(as práticas como resultado das (as práticas como resultado das práticas)práticas)

InstrumentosInstrumentos

Diagnóstico da Situação ArquivísticaDiagnóstico da Situação Arquivística

(levantamento das necessidades)(levantamento das necessidades)

Projeto de TrabalhoProjeto de Trabalho

DiagnósticoDiagnóstico

ProcessoProcesso – identificação dos – identificação dos problemas de uma situação;problemas de uma situação;

ProdutoProduto –informações a partir das –informações a partir das quais são estabelecidas as metas de quais são estabelecidas as metas de ação (projeto de trabalho).ação (projeto de trabalho).

Diagnóstico da Situação ArquivísticaDiagnóstico da Situação ArquivísticaObjetivosObjetivos

1. Definir problemas e objetivos, de acordo com as necessidades decorrentes da observação da realidade e dos documentos;

2. Formular hipóteses que expliquem a origem dos problemas levantados e suas possíveis soluções;

3. Levantar dados, de acordo com métodos previamente delineados, com eficácia comprovada;

4. Chegar a conclusões e a novas proposições, a partir do exame dos dados levantados em confronto com as hipóteses e o conhecimento já estabelecido.

Diagnóstico da Situação ArquivísticaDiagnóstico da Situação Arquivística

1. Visão Maximalista

2. Visão Minimalista

Diagnóstico da Situação ArquivísticaDiagnóstico da Situação ArquivísticaVisão MaximalistaVisão Maximalista

Levantamento da situação arquivística do conjunto de organismos que forma

um governo federal, estadual ou municipal. E, ainda, de sistemas

organizacionais. Por exemplo: a Justiça Eleitoral Brasileira.

DiagnósticoDiagnósticoVisão MaximalistaVisão Maximalista

Objetivo Principal:Objetivo Principal: Definir a política arquivística;Definir a política arquivística; Elaborar estratégias de solução dos Elaborar estratégias de solução dos

problemas identificados;problemas identificados; Justificar a necessidade de intervenção Justificar a necessidade de intervenção

planejada.planejada.

Diagnóstico da Situação ArquivísticaDiagnóstico da Situação ArquivísticaVisão MinimalistaVisão Minimalista

• observação dos problemas arquivísticos das organizações;

• elaboração dos instrumentos arquivísticos necessários à solução dos problemas identificados;

• elaboração de projeto de trabalho.

Objetivos da IntervençãoObjetivos da Intervenção

Conhecimento Arquivístico +

Conhecimento Adquirido

(diagnóstico)

=

Solução

Identificação do FundoIdentificação do Fundo

uma identidade jurídicauma identidade jurídica: o criador de documentos : o criador de documentos deve possuir sua própria denominação legal e ter uma deve possuir sua própria denominação legal e ter uma existência jurídica própria, estabelecidas por um texto legal existência jurídica própria, estabelecidas por um texto legal (lei, decreto etc.);(lei, decreto etc.);

um mandato oficialum mandato oficial: o criador de documentos deve : o criador de documentos deve ter um mandato claramente definido que deve igualmente ter um mandato claramente definido que deve igualmente ser enunciado em um documento jurídico ou regulamentar;ser enunciado em um documento jurídico ou regulamentar;

uma posição hierárquica definidauma posição hierárquica definida: o local : o local ocupado pelo criador dos documentos na hierarquia ocupado pelo criador dos documentos na hierarquia administrativa deve ser claramente estabelecido em uma administrativa deve ser claramente estabelecido em uma lei ou um decreto, e suas relações com outros níveis lei ou um decreto, e suas relações com outros níveis superiores da hierarquia devem ser claramente definidas;superiores da hierarquia devem ser claramente definidas;

Identificação do FundoIdentificação do Fundo

um vasto grau de autonomiaum vasto grau de autonomia: o criador de : o criador de documentos deve possuir um órgão executivo que documentos deve possuir um órgão executivo que tenha o poder de tomar decisões independentes, tenha o poder de tomar decisões independentes, de acordo com o seu nível hierárquico. Esse ponto de acordo com o seu nível hierárquico. Esse ponto deve se refletir em uma legislação. Para ser deve se refletir em uma legislação. Para ser considerado como independente, um organismo considerado como independente, um organismo deve ter poder de controlar suas próprias finanças deve ter poder de controlar suas próprias finanças e seu orçamento;e seu orçamento;

estruturaestrutura: o criador dos documentos deve possuir : o criador dos documentos deve possuir uma estrutura organizacional interna oficial;uma estrutura organizacional interna oficial;

sistema de gestão dos documentossistema de gestão dos documentos: o criador : o criador dos documentos deve possuir um sistema de dos documentos deve possuir um sistema de gestão de documentos independente.gestão de documentos independente.

Diagnóstico da Situação ArquivísticaDiagnóstico da Situação ArquivísticaFasesFases

1 – História da Organização;

2 – Levantamento do Acervo.

Diagnóstico da Situação ArquivísticaDiagnóstico da Situação ArquivísticaFase 1Fase 1

História da OrganizaçãoHistória da Organização

1 – ObjetivoEntender quem é o sujeito acumulador, sua história, sua trajetória e a

relação que ele estabeleceu ou estabelece com outros sujeitos.

“Conhecer o sujeito acumulador de documentos para entender os documentos produzidos e recebidos”

2 – Dados necessárioscriação;missão;funções;estrutura;vinculação hierárquica;evolução político-administrativa;atividades;rotinas.



3 – FontesDocumentos de constituição

decreto de criação;contrato social;estatuto;regimento.

Documentos de Direçãoplano de ação;organograma;relatório de atividades;atos normativos (instruções, portarias etc.)relatórios gerenciaismanuais de procedimentos;

Documentos de Reuniãoata de reuniãomemória de reuniãoresoluções



3 – FontesOutros Documentos e Fontes

páginas webentrevistaslivros comemorativos

4 – Métodospesquisa bibliográfica (legislação e literatura em geral)observação diretaentrevistas diretivas e não-diretivasanálise qualitativa dos dados

Trajetória da InstituiçãoTrajetória da Instituição criação da organizaçãocriação da organização – instrumento legal de criação – instrumento legal de criação

e data e denominações;e data e denominações;

missão da organizaçãomissão da organização – o objetivo principal ou a – o objetivo principal ou a finalidade. Registrar as alterações quando existirem;finalidade. Registrar as alterações quando existirem;

vinculações administrativas e políticasvinculações administrativas e políticas – localizar a – localizar a organização dentro de uma estrutura administrativa maior, organização dentro de uma estrutura administrativa maior, esclarecendo o tipo de relação existente, inclusive a esclarecendo o tipo de relação existente, inclusive a política;política;

estrutura organizacionalestrutura organizacional – a forma de estruturação da – a forma de estruturação da organização no tempo. Reprodução ou elaboração dos organização no tempo. Reprodução ou elaboração dos organogramas com as atribuições das respectivas unidades organogramas com as atribuições das respectivas unidades organizacionais e possíveis alterações. Criação e extinção organizacionais e possíveis alterações. Criação e extinção das unidades organizacionais e de suas denominações;das unidades organizacionais e de suas denominações;

Trajetória da InstituiçãoTrajetória da Instituição

funções da organizaçãofunções da organização;; principais dirigentesprincipais dirigentes - que podem ser - que podem ser

objeto de entrevistas;objeto de entrevistas; contexto em que se insere a organizaçãocontexto em que se insere a organização – –

o contexto político-administrativo, social e o contexto político-administrativo, social e econômico, no limite dos objetivos econômico, no limite dos objetivos estabelecidos para a pesquisa;estabelecidos para a pesquisa;

extinção da organizaçãoextinção da organização (se for o caso) – (se for o caso) – data e instrumento legal, as razões da data e instrumento legal, as razões da extinção (reforma administrativa, extinção extinção (reforma administrativa, extinção das funções etc.).das funções etc.).



5 – Produtos

A - texto descritivo sobre o sujeito acumulador: A organização em toda sua dimensão histórica: criação,

extinção, relacionamento com outras organizações e vinculações hierárquicas.

A organização na sua individualidade: a missão, a estrutura, as funções, atividades e os procedimentos formais e informais.

B - evolução da estrutura organizacional.

O diagnóstico como O diagnóstico como PesquisaPesquisa

Preparação da PesquisaPreparação da Pesquisa Especificação de objetivos;Especificação de objetivos; Delimitação da pesquisa;Delimitação da pesquisa; Constituição de equipe de trabalho;Constituição de equipe de trabalho; Levantamento de recursos e cronograma.Levantamento de recursos e cronograma.

Fases da PesquisaFases da Pesquisa Seleção dos métodos e técnicas;Seleção dos métodos e técnicas; Organização do instrumental de pesquisa;Organização do instrumental de pesquisa; Teste de instrumentos e procedimentos.Teste de instrumentos e procedimentos.

O diagnóstico como O diagnóstico como PesquisaPesquisa

Execução da PesquisaExecução da Pesquisa Coleta de dados;Coleta de dados; Elaboração dos dados (sistematização, Elaboração dos dados (sistematização,

tabulação etc.);tabulação etc.); Análise e interpretação dos dados;Análise e interpretação dos dados; Representação dos dados: tabelas, quadros e Representação dos dados: tabelas, quadros e

gráficos;gráficos; Conclusões.Conclusões.

RelatórioRelatório


Levantamento do AcervoLevantamento do Acervo

1. Quantidades de documentos, expressas de acordo com regras aceitas universalmente;

2. As tipologias documentais;

3. Os conteúdos informacionais genéricos, expressos de modo sintético e hierárquico;

4. As unidades físicas de arquivamento – movelaria – e as embalagens utilizadas;

5. As condições de conservação dos documentos;

6. O modo original de organização – classificação, avaliação e descrição – mesmo se empírico e baseado no senso comum;



7. A forma de transferência dos documentos para o depósito;

8. Mapeamento dos locais de guarda dos documentos;

9. Os equipamentos existentes;

10. As condições do depósito (capacidade, área, condições físicas etc.);

11. A existência de documentos não-orgânicos;

12. A existência de material estranho ao acervo (equipamentos inservíveis, mobiliário etc.).



13. A existência e o modo de uso de tecnologias da informação;

14. Os períodos de acumulação da documentação.

Quantidades: Quantidades: Por que?Por que?

Equipe necessária;Equipe necessária; Tempo necessário;Tempo necessário; Espaço necessário (processamento e Espaço necessário (processamento e

guarda);guarda); Material necessário.Material necessário.

QuantificaçãoQuantificaçãosuportes documentaissuportes documentais

SuportesSuportes Unidade de medidaUnidade de medidaPapelPapel Metro linearMetro linear

Negativo fotográficoNegativo fotográfico Unidade (fotograma)Unidade (fotograma)

PlantaPlanta UnidadeUnidade

Fita de vídeoFita de vídeo UnidadeUnidade

Fotografia (ampliação)Fotografia (ampliação) Unidade e tamanhoUnidade e tamanho

MicrofilmeMicrofilme Unidade e especificação (rolo)Unidade e especificação (rolo)

DisqueteDisquete Unidade e capacidadeUnidade e capacidade

Filme cinematográficoFilme cinematográfico Unidade e especificação (rolo)Unidade e especificação (rolo)

Fita casseteFita cassete UnidadeUnidade

MapaMapa UnidadeUnidade

Disco de vinilDisco de vinil Unidade e especificaçãoUnidade e especificação

CDCD Unidade e capacidadeUnidade e capacidade

CartazCartaz Unidade Unidade

Negativo FotográficoNegativo Fotográfico

Conversão de Em Multiplicar porMetros linearesMetros lineares Quilogramas Quilogramas 35 a 80 (50)35 a 80 (50)

Metros linearesMetros lineares Metros cúbicosMetros cúbicos 0,06 a 0,12 (0,08)0,06 a 0,12 (0,08)

QuilogramasQuilogramas Metros Metros lineareslineares

0,01 a 0,04 (0,025)0,01 a 0,04 (0,025)

QuilogramasQuilogramas Metros Metros cúbicoscúbicos

0,0008 a 0,003 0,0008 a 0,003 (0,0016)(0,0016)

ToneladasToneladas Metros Metros cúbicoscúbicos

0,08 a 3 (1,6)0,08 a 3 (1,6)

Metros cúbicosMetros cúbicos Metros Metros lineareslineares

8 a 16 (12)8 a 16 (12)

ToneladasToneladas Metros Metros lineareslineares

10 a 40 (25)10 a 40 (25)

Metros cúbicosMetros cúbicos QuilogramasQuilogramas 400 a 800 (600)400 a 800 (600)

Tabela de Conversão de Unidades de Medida de Arquivo

Fonte: Arquivo Nacional, 1985.

Tipologia DocumentalTipologia DocumentalVantagensVantagens

Ponto de encontro entre o documento e a função Ponto de encontro entre o documento e a função que lhe dá a existência;que lhe dá a existência;

Indica a presença de uma atividade;Indica a presença de uma atividade;

Único vestígio da existência de uma organização;Único vestígio da existência de uma organização;

Classificação;Classificação;

Descrição;Descrição;

Tipologia DocumentalTipologia DocumentalVantagensVantagens

No serviço aos usuários;No serviço aos usuários;

Avaliação.Avaliação.

Tipologia DocumentalTipologia DocumentalFórmula Fórmula EspécieEspécie

++

FunçãoFunção

(locução adjetiva)(locução adjetiva)

Preposição + nome (substantivo)Preposição + nome (substantivo)

Ofício de convite para ministrar palestra em evento

Espécie Documental

Função (locução adjetiva)


Localização do Acervo Documental

60%

40%

setores de trabalho massas documentais


Composição do depósito por tipo de documento

46,00%

13,00%

10,00%

8%

23%

dossiês extra-caixa

processos de compra

dossiês de cursos

dossiês funcionais

outros tipos



Levantamento do AcervoLevantamento do AcervoDisposição dos Documentos no Disposição dos Documentos no

DepósitoDepósito

Projeto de TrabalhoProjeto de Trabalho

• instrumento de planejamento das atividades, concebido como decorrência dos problemas diagnosticados;

•o projeto soma o conhecimento produzido com a experiência teórica e prática particular do profissional;

•define as providências a serem tomadas, dentro de um quadro teórico e das constatações feitas no diagnóstico;

•descreve passo a passo o que vai se fazer. Indica o elenco das metas específicas, dentro dos objetivos gerais;

•define estratégias de “combate”, reúne as “armas”, os “soldados” e estabelece o “território” e as “táticas de guerra”.

Projeto de TrabalhoProjeto de TrabalhoEstruturaEstrutura

• Introdução – onde o autor revela a sua concepção teórica sobre os problemas arquivísticos, sintetiza a proposta, delimita o problema e fundamenta as bases teóricas de sua metodologia de trabalho;

•Justificativa – onde são descritos os principais problemas encontrados (diagnóstico);

•Objetivos – onde são relacionadas as questões principais e secundárias a serem resolvidas;


• Metodologia – onde são indicadas:

•A classificação intelectual e ordenação física, a avaliação e a descrição;•O sistema de codificação e as estratégias de trabalho prático;•As indicações sobre as instalações, mobiliário e embalagens;•O cronograma e o modo de execução das atividades propostas.


• Equipe de trabalho – onde será informada a constituição da equipe de trabalho.

•Cronograma;

•Custos.


• Produtos Finais:•A completa organização intelectual e física dos arquivos;•A criação de um arquivo intermediário;•A definição da parte do acervo que pode ser descartada e a que deve ser considerada de valor permanente;•A produção de instrumento de pesquisa;•A produção de normas de funcionamento do sistema implantado;


• Produtos Finais:•A criação dos parâmetros de uma nova cultura de tratamento das informações e dos documentos, por intermédio do exemplo e de treinamentos;•As indicações sobre o material de acondicionamento e armazenamento dos documentos, bem como as características do depósito de arquivamento intermediário.

Projeto de TrabalhoProjeto de TrabalhoExemploExemplo

1 – Introdução2 – Diagnóstico da Situação Arquivística3 – Gestão de Documentos

3.1 – Plano de Classificação3.2 – Tabela de Temporalidade3.3 – O Sistema de Registro e Controle (Protocolo)

4 – A produção documental5 – Entrada e Registro de Documentos6 – Tramitação de Documentos7 – Arquivamento8 – Transferência de Documentos ao Arquivo Intermediário9 – Depósito de Arquivamento Intermediário e Permanente10 – O Arquivo Permanente11 – Treinamento12 – Plano de Trabalho13 – Considerações Finais14 – Referências bibliográficas

Documents

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