MINISTÉRIO DO DESENVOLVIMENTO AGRÁRIO ... - sig.mda.gov.brsig.mda.gov.br/documentos/manual.pdf · Manual do Sistema de Informações Gerenciais - 3 IV – Controles de navegação

MINISTÉRIO DO DESENVOLVIMENTO AGRÁRIO SECRETARIA DE DESENVOLVIMENTO TERRITORIAL

Manual do Sistema de Informações Gerenciais - 1

PARTE I - INTRODUÇÃO

I – Requisitos do Sistema.

Para utilização do Sistema de Informações Gerenciais – SIG, deve-se ter os seguintes requisitos:

Acesso a Internet:

Discado ou Banda Larga.

Navegador de Internet:

Internet Explorer 6.0 ou superior ou Mozilla Firefox 1.5 ou Superior.

Bloqueador de Pop-ups desativado. Somente nas versões 6.1 e superiores do

Internet Explorer que contemplam o mecanismo de Bloqueio de Pop-ups.

II – Desabilitando o “Bloqueador de Pop-ups”.

Para desabilitar o bloqueador de pop-ups no Internet Explorer, vá ao menu Ferramentas -

Bloqueador de pop-ups e clique na opção Desabilitar bloqueador de pop-ups.

Para desabilitar o bloqueador de pop-ups no Firefox, vá ao menu Ferramentas - Opções e

clique na opção Conteúdo e desmarque a opção “Bloquear janelas popup”, conforme mostra a fig-1.

(Fig-1)



III – Acessando o SIG.

O SIG é um sistema de uso restrito aos membros da equipe interna da SDT Brasília, PCT,

articuladores estaduais e da Rede Nacional de Colaboradores.

Para ter o acesso ao SIG, é necessário Login de Usuário e Senha. Para solicitar deve-se entrar

em contado com a Assessoria de Informação da SDT (ASINF) pelo o fone: (61)21919750 ou pelo e-mail:

[email protected] fornecendo as seguintes informações:

Nome Completo.

CPF e RG.

Endereço Completo.

E-Mail Válido.

Telefone Fixo e Celular.

Dados da Conta Bancaria.

Após aprovação, será enviado o Login e Senha para acesso ao sistema.

Para acessar o SIG basta entrar no site do Ministério do Desenvolvimento Agrário,

http://www.mda.gov.br /sdt.

No menu lateral esquerdo clique em Sistema de Informações Gerenciais - SIG , conforme a fig-2:

(Fig-2)

Dica: Para acesso direto do sistema digite no endereço do seu navegador:

http://serv-sdt1.mda.gov.br/sig

Entre com o nome de usuário e senha para acesso ao sistema (fig-3).

(Fig-3)



IV – Controles de navegação do SIG.

Depois de efetuado o Login do sistema, você verá a página inicial do SIG (fig-3). O menu de

acessa as funcionalidades do SIG fica na parte superior da tela, e está dividido em nove sub-menus:

(Fig-4)

Principal

Tabelas Auxiliares

Cadastros

Planejamento

Execução

Relatórios

Usuários

Logoff

Ajuda

Principal – Esta opção permite que usuário retorne a página inicial do sistema.

Tabelas Auxiliares – Nesta opção estão inclusos cadastros básicos que alimentam todo o sistema,

possuem os sub-menus: Planejamento, Abrangência, Pessoa Jurídica, Pessoa Física, Solicitação de

Gastos, Tipos de Atividades e Diversos.

Cadastros – Esta opção realiza o cadastro de Pessoa Física e Jurídica.

Planejamento – Esta opção realiza o cadastro do planejamento, concentra toda a informação

necessária do planejamento como custo, atividade, abrangência e etc.

Execução – Esta opção é a execução do planejamento, dentro desse menu concentra a Solicitação de

Atividade, Autorização de Atividade, Prestação de Contas e Solicitação de Pagamento.

Relatórios – Esta opção possui os relatórios do Planejamento, Execução, do PCT e Extrato de Gastos

com Beneficiários.

Usuários – Esta opção permite o cadastramento de usuários, níveis de acesso e troca senha.

Logoff – Esta opção é para sair do sistema.

Ajuda – Esta opção oferece acesso ao manual do sistema on-line.



V – Entendendo o Funcionamento do SIG.

Abaixo segue o fluxograma geral do funcionamento do SIG.(fig-5).

(Fig-5)



Conforme a fig-5, o fluxo da informação no SIG segue essa ordem de operação.

VI – Controles

Abaixo segue os controles comuns do SIG.

Lupa – Permite o usuário pesquisar sobre o campo específico.

Controle das Abas – Permite que usuário feche o sistema de Abas do formulário.

Botão de Inclusão – Permite que usuário inclua o item corrente.

Botão de Exclusão – Permite que usuário exclua o item corrente.

Botão de Gravação – Permite que usuário grave o registro corrente.

Botão de Exclusão – Permite que usuário exclua o registro corrente.

Botão Limpar – Permite que usuário limpe o formulário corrente.

Botão Pesquisar – Permite que usuário pesquise registros.

Botão Listagem – Permite que usuário imprima os registros do formulário.



PARTE II - OPERAÇÃO

I - Cadastros

No menu cadastro se encontra o Cadastro de Pessoa Física, esse cadastro é utilizado por

módulos como: Solicitação de Atividade, Prestação de Conta, Solicitação de Pagamento e Cadastro de

Usuários para acesso ao sistema. Nesse menu encontra-se também o Cadastro de Pessoa Jurídica,

disponível apenas para usuários credenciados.

Cadastro de Pessoa Física

Para realizar o cadastro de uma pessoa física, clique em: Cadastro->Pessoa Física. Para

realizar o cadastro tenha em mãos as seguintes informações:

Nome Completo.

CPF e RG.

Endereço Completo.

E-Mail Válido.

Telefone Fixo e Celular.

Dados da Conta Bancária.

A fig-6 ilustra a tela de cadastro de Pessoa Física.

(Fig-6)

Para gravar o registro em questão clique no botão Gravar do formulário de Pessoa Física.

Atenção:

Para que o sistema funcione de forma concisa, é necessário o preenchimento de todos os

campos do formulário especialmente os seguintes campos: CPF, Nome, País, Município,

Data de Nascimento, Sexo, Nacionalidade, Naturalidade, Endereço, E-mail, RG, Telefones,

Conta Bancária e Formação.



PARTE III – EXECUÇÃO I – Solicitação de Atividades. O objetivo da solicitação de atividades é: solicitar gastos referente às atividades do planejamento

do ano corrente. É por meio da solicitação de atividades que o usuário solicita gastos para uma

determinada oficina, passagens terrestres, aéreas etc.

Para solicitar uma atividade clique no menu Execução >> Solicitação de Atividade; Clique na

lupa que se encontra ao lado do campo Código da Atividade:

Fig-07



Busque a atividade desejada conforme a figura abaixo Selecione o ano corrente, digite a palavra

que deseja localizar, escolha um critério de busca e clique no botão OK.

Fig-08

Clique na atividade desejada, logo a atividade será transportada para a tela principal da

solicitação de atividades. É muito importante que os campos sejam preenchidos corretamente,

lembrando que alguns campos são obrigatórios como mostra a figura abaixo:

Objetivo do Evento.

País.

Estado.

Município.

Período da Atividade.

Quantidade de Participantes.

Data da Solicitação.

Obs: O campo Enviar p/ Autorização tem o objetivo de liberar a solicitação de atividade, após a conclusão

da mesma, ficando disponível para os responsáveis autorizarem a solicitação em questão.

O ANEXO I – Atribuições na Solicitação de Atividades no SIG – Traz orientações sobre que

atividade que são solicitadas por cada tipo de usuário (Articulador Estadual, Articulador Regional,

Gerentes temáticos etc.)



Após preenchido todos os campos, o próximo passo é inserir os serviços pertinentes a atividade

em questão, para isso o sistema possui as abas Serviço PF e Serviço PJ. A aba Serviço PF é referente

a gastos com Pessoas Físicas e Serviço PJ é referente a Pessoas Jurídicas. Selecione o tipo de pessoa

e informe todos os campos e clique em para inserir o item de despesa.

Se o Tipo de Gasto caracterizado for viagem (Exemplo: Transporte Terrestre ou Aéreo), o

sistema irá pedir que o usuário cadastre o trecho da viagem conforme mostra a figura 09:

Fig-09



Para cadastrar o trecho, clique em do item, logo aparecera a janela referente ao item de

serviço (fig-10), insira todos os trechos pertinentes à viagem. Após inserido os trechos, clique no botão

Gravar e depois no botão Fechar para voltar para tela inicial da solicitação de atividades.

Fig-10

Estando com todos os campos preenchidos clique no botão Gravar, localizado na parte inferior

direita da tela.

Existem 3 níveis de autorização para atividades solicitadas, quais sejam:

1 - Responsável pela atividade;

2 - Coordenador (a autorização do coordenador só é obrigatória em casos que envolvem

deslocamento, conforme Norma Interna da SDT);

3 - Ordenador de despesas;

O usuário seleciona ou digita o endereço dos responsáveis nos 3 níveis. A opção “outro

destinatário” é apenas para situações em que um dos 3 níveis citados esteja ausente (férias, viagem

demorada, etc.) e seja necessário avisar seu substituto. A única exceção é no caso de solicitação de

atividades que envolvam deslocamento (passagens e diárias) no qual também é obrigatório



enviar aviso para o PCT para providenciarem os itens necessários após as devidas autorizações.

Será encaminhada aos destinatários a seguinte mensagem padrão: ATIVIDADE AGUARDA

AUTORIZAÇÃO. (automaticamente o sistema fará a identificação da atividade com o NOME, CÓDIGO,

OBJETIVO e BENEFICIÁRIO).

Antes de enviar o aviso é necessário observar a especificação de cada atividade para definir

corretamente os responsáveis em cada nível (responsável pela atividade, coordenador e ordenador),

evitando assim o envio incorreto de e-mails.

Obs: O ANEXO II - Autorização de Atividades no SIG – Traz a relação dos responsáveis pelas

autorizações de atividades nos três níveis.(Responsável da Atividade, Coordenador e Ordenador)

Logo aparecerá uma tela para envio de aviso aos responsáveis da atividade, como mostra a

figura 11.

Fig-11



Para saber se atividade já foi autorizada, clique no botão Localizar na tela de Solicitação de

Atividade. Localize o registro definindo os critérios de busca nos campos no topo do formulário, para

identificar se a atividade já foi autorizada localize o campo Quem Autorizou / Data Autorização, como

mostra a figura 12:

Fig-12

Se o campo estiver vazio significa que nenhum dos responsáveis autorizou. Lembrando que, o

usuário deve identificar o nível de autorização do responsável. O sistema possui três níveis de

autorização:

Responsável Direto da Atividade

Coordenador

Ordenador de Despesas

Ou seja, uma atividade só estará autorizada quando o Responsável pela atividade, o

Coordenador e o Ordenador de Despesas autorizarem a mesma.

Considerações:

1 – Para alterar uma Solicitação de Atividade, basta clicar no botão Localizar e buscar a

Solicitação desejada clique em cima da solicitação para que a mesma seja transferida para tela de

Solicitação de Atividade.

2 – Não é permitido alterar ou excluir uma Solicitação de Atividade já autorizada.



II – Prestação de Contas

A prestação de contas tem o objetivo de comprovar todos os gastos que foram solicitados na

Solicitação de Atividade. Nesse módulo o usuário irá definir a data real, o município efetivo da atividade

bem como os valores dos serviços da atividade.

Para realizar a prestação de contas clique no menu Execução >> Prestação de Contas, logo

irá abrir a tela para a localização da atividade solicitada:

Fig-13

Clique em cima da atividade desejada para que a mesma seja transferida para a tela de

prestação de contas.

Obs: Caso a Atividade esteja com a mensagem [AGUARDANDO AUTORIZAÇÃO] , significa que os

responsáveis pela atividade ainda não autorizaram a mesma.

O ANEXO III – Responsabilidades na prestação de contas – Traz a descrição das responsabilidades

de cada tipo de usuário, quanto a prestação de contas no sistema.



Minimize a tela de busca e vá para a tela de prestação de conta, informe o Município Efetivo,

Período Efetivo e a Quantidade de Participantes da Atividade(fig-14):

Fig-14

Clique na aba onde os itens serviços foram cadastrados. Clique em cima do item de serviço para prestar

conta, logo irá abrir uma janela conforme a figura abaixo:



Fig-15

Preencha todos os campos do formulário e clique no botão Gravar do Formulário

Comprovação de Gastos, repita este procedimento para todos os itens de serviço na prestação de

contas. O próximo passo agora é inserir os relatórios ou declarações pertinentes à prestação de contas.

Para isso observe as seguintes situações:

1 - Caso na sua prestação de contas possua itens de serviço que caracterizem viagem é

necessário preencher o Relatório de Viagem (Exemplo: Passagens Aéreas, diárias e etc.).

2 – Em caso de despesas com táxi, combustível ou qualquer despesa com transporte, então o

usuário devera preencher o Reembolso de Quilometragem para que possa ser ressarcido dos

gastos.

3 – Caso a prestação de contas tenha o item de serviço de táxi, o usuário deve preencher a

Declaração de Táxi.

4 – Caso a atividade da prestação de contas tenha características de um evento, então o usuário

deve preencher o Relatório de Eventos.

5 – Caso na prestação de contas o item de serviço seja Honorário de Consultoria, então o

usuário deve preencher a Consultoria Produto.



III – Relatório de Viagem

Clique na Aba Rel. Viagem preencha os campos conforme solicita o formulário lembrando que,

para preencher o campo N° de Referência da Prestação de Contas clique no item de despesa

localizado na aba Serviço PF e copie o código como mostra a figura abaixo:

Fig-16

Caso o usuário possua relatórios adicionais(Fotos, Relatórios Detalhados etc), o mesmo pode

anexar também ao relatório de viagem no campo Anexar Arquivo, caso o usuário possua muitos

arquivos, o usuário então deverá compactar(ZIPAR) os arquivos formando um único arquivo para que

seja anexado ao relatório (Veja figura 17). Para gravar o Relatório de Viagem clique no botão Gravar

localizado dentro da Aba Rel. de Viagem. Após gravado, clique no botão Localizar e selecione o

Relatório de viagem para que o mesmo seja transferido para a tela do Relatório de Viagem, após

selecionado clique no botão Imprimir na tela de Relatório de Viagem. Logo abrira uma tela contendo as

informações do relatório de viagem.



Para compactar os arquivos, selecione-os e clique com o botão direito do mouse encima dos

arquivos selecionados, clique em Enviar para >> Pasta Compactada. Veja a figura abaixo:

Fig-17



IV – Reembolso de Quilometragem

Clique na aba Reembolso de Quilometragem, preencha todos os campos, lembrando que,

para preencher o campo N° de Referência da Prestação de Contas clique no item de despesa

localizado na aba Serviço PF e copie o código como mostra a figura 16.

Fig-18

Para gravar o Reembolso de Quilometragem clique no botão Gravar localizado dentro da Aba

Reembolso de Quilometragem. Após gravado, clique no botão Localizar e selecione o registro para

que o mesmo seja transferido para a tela do Reembolso de Quilometragem, após selecionado clique no

botão Imprimir na tela de Reembolso de Quilometragem. Logo abrira uma tela contendo as informações

do Reembolso de Quilometragem.

V – Declaração de Táxi todos os campos, lembrando que, para preencher o campo N° de Referencia

da Prestação de Contas clique no item de despesa localizado na aba Serviço PF e copie o código

como mostra a figura 16.

Fig-19



Para gravar a Declaração de Táxi clique no botão Gravar localizado dentro da Aba Declaração

de Táxi. Após gravado, clique no botão Localizar e selecione o registro para que o mesmo seja

transferido para a tela do Declaração de Táxi, após selecionado clique no botão Imprimir na tela de

Declaração de Táxi. Logo abrira uma tela contendo as informações da Declaração de Táxi.

VI – Relatório de Eventos

Clique na aba Relatório de Eventos, preencha todos os campos, lembrando que, para

preencher o campo N° de Referência da Prestação de Contas clique no item de despesa localizado na

aba Serviço PF e copie o código como mostra a figura 16. Não esqueça de anexar o relatório no sistema

como dito anteriormente e enviar o aviso para o responsável pela atividade para que o mesmo possa dar

o parecer

Fig-20

Para gravar o Relatório de Evento clique no botão Gravar localizado dentro da Aba Relatório de

Evento. Após a gravação o sistema ira abrir uma tela para a impressão do relatório.



Para enviar o aviso clique no botão Localizar selecione o Relatório de Evento desejado e clique encima

para que seja transferido para tela de Relatório de Eventos, agora clique no botão Enviar Aviso para:

como mostra a figura abaixo:

Fig-21



VII – Consultoria por Produto

Clique na aba Consultoria Produto, preencha os todos os campos, lembrando que, para

preencher o campo N° de Referencia da Prestação de Contas clique no item de despesa localizado na

aba Serviço PF e copie o código como mostra a figura 16. Não esqueça de anexar o relatório no sistema

como dito anteriormente e enviar o aviso para o responsável pela atividade para que o mesmo possa dar

o parecer.

Fig-22

Para gravar a Consultoria por Produto clique no botão Gravar localizado dentro da Aba

Consultoria Produto. Após a gravação o sistema ira abrir uma tela para a impressão do relatório. Para

enviar o aviso clique no botão Localizar selecione o Relatório de Evento desejado e clique em cima para

que seja transferido para tela de Relatório de Eventos, agora clique no botão Enviar Aviso para: como

mostra a figura 21.

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