MODELAGEM DE PROCESSO

Helder Marcos FreitasAdministrador – UFJF

Residente de Gestão Hospitalar – HU/UFJF

E-mail: residecoadm.hu@ufjf.edu.br

Introdução

Processo é uma agregação de

atividades e comportamentos

executados por humanos ou

máquinas para alcançar um ou

mais resultados. (CBOK, 2013)

Segundo a ISO 9000:20051,

processo é “como um conjunto de

atividades inter-relacionadas ou

interativas que transforma insumos

(entradas) em produtos (saídas).

Introdução

De forma geral, o conceito de processo está relacionado com transformação. Assim,

pode-se de dizer que ele é o “Conjunto de recursos e atividades inter-relacionadas ou

interativas que transformam insumos (entradas) em serviços/produtos (saídas), sendo

realizado para agregar valor.”

Entrada Processo Saída

Introdução

A gestão de processos pode ser entendida como um conjunto de atividades adotadas

por uma organização a fim de identificar os processos críticos (que entregam valor ao

cliente) e analisar continuamente o desempenho destes, propondo melhorias e ajustes,

quando pertinente. (ENAP, 2015)

Exemplo de Modelagem de Processo

Roteiro para Modelagem de Processo

1. Identificar os objetivos estratégicos da organização.

Quando a organização possui um Planejamento Estratégico instituído, a identificação dos

processos críticos fica bastante facilitada, uma vez que os objetivos estratégicos nos

mostram quais são os processos mais importantes para a organização.

Roteiro para Modelagem de Processo

2. Identificar e priorizar os processos críticos.

• Processos que impactam prioritariamente os resultados operacionais.

• Processos críticos para a implementação da estratégia organizacional.

• Processos que impactam nas interações ou nas interfaces de outros processos

prioritários, estrangulando ou limitando resultados.

3. Identificar os donos dos processos.

Como os processos trespassam diversas áreas da organização, partes deles estarão sob a

responsabilidade de diversas lideranças, portanto, é necessário que, após a identificação

dos processos, um responsável seja designado para cada processo, normalmente aquele

responsável pela maior parte ou pela parte mais importante do processo.

Roteiro para Modelagem de Processo

4. Identificar as missões de cada processo e as respectivas necessidades dos clientes.

•Qual a importância do processo?

•Qual o objetivo do processo? Por que ele existe?

•Qual o produto ou produtos entregues pelos processos aos clientes?

5. Criar um mapa preliminar e planejar.

Pode-se realizar um plano utilizando 5W2H

What (o que será feito?)

Why (por que será feito?)

Where (onde será feito?)

When (quando?)

Who (por quem será feito?)

How (como será feito?)

How much (quanto vai custar?)

Roteiro para Modelagem de Processo

6. Mapear e modelar os processos.

Consiste em elaborar o fluxo. É preciso identificar as atividades, os pontos de decisão,

de forma a demonstrar como o processo está sendo executado.

É necessário ouvir os indivíduos envolvidos com o dia a dia dos processos. Eles poderão

fornecer informações sobre “como o processo funciona realmente”.

Muitos procedimentos existem e estão escritos, mas dificilmente são realizados como

estão escritos.

7. Definir e implantar indicadores para os processos.

Indicadores de processo: medidas finais de um grande processo, que se referem àquilo

que é entregue pelo processo ao final de seu ciclo.

Roteiro para Modelagem de Processo

8. Monitorar o desempenho dos processos e tomar ação quando necessário.

Consiste em comparar o resultado obtido com o desejado (meta). É necessária a

visualização dos resultados dos processos, para que se perceba os pontos fracos e fortes,

que ajudem as lideranças na solução dos problemas e na melhoria dos processos.

Para cada problema identificado no processo, deverá existir uma situação de combate ao

mesmo. Ou seja, o processo poderá ser redesenhado.

Business Process Modeling (BPM)

O Business Process Management é uma metodologia que visa proporcionar um

melhor controle organizacional através de suas ferramentas. Trata-se de uma

abordagem estruturada, com base na visão por processos, de análise e melhoria contínua

dos elementos de processo de uma organização que agrega métodos, técnicas e

ferramentas para suporte ao planejamento, implantação, gerenciamento e análise

(BALDAM et al., 2009).

Segundo o CBOK (2013) BPM é “uma disciplina de gerenciamento e um conjunto de

tecnologias que provê suporte ao gerenciamento por processo. Uma convergência

de tecnologias de fluxo de trabalho, integração de aplicações corporativas,

gerenciamento de documentos e conteúdos, gerenciamento de regras de negócio,

gerenciamento de desempenho e lógica, apresentadas com foco no suporte ao

gerenciamento baseado em processos.”

Ciclo BPM

Planejamento: Nesta etapa são definidos quais são os processos mais importantes para

a estratégia da organização, e levantados seus pontos fracos, ou seja, verificação

de falha nos processos que causam danos à organização.

Modelagem e otimização de processos: A modelagem de processos é a fase mais

visível do BPM. Esta fase engloba atividades que permitem obter informações sobre o

processo atual (As Is) e sobre o modelo de processo futuro (To Be). Para isso, é

necessário compreender e documentar os processos e coletar informações como custo,

recursos e tempo necessários para a sua realização (BALDAM et al. , 2009).

Ciclo BPM

Execução de processos: São atividades que garantirão a implementação e a

execução dos processos. São atividades dessa fase: a implantação dos planos de

transferência de tecnologia, treinamentos, ajustes de equipamentos, métodos e, se

necessários, softwares. O acompanhamento dos processos implantados, monitoria e

controle da execução de instâncias de processo, também, são realizados nessa etapa.

Controle e análise de dados: Nessa etapa é importante o uso de indicadores, gerando

informações que posteriormente realimentarão as atividades de otimização e planejamento

(BALDAM et al., 2009)

Benefícios do BPM

Benefícios para a Organização:

•Transformação de Processos requer definições claras de responsabilidade e propriedade;

•O Acompanhamento do desempenho permite respostas ágeis;

•Medições de desempenho contribuem para controle de custo;

•Visibilidade, entendimento e prontidão para mudança aumentam a agilidade;

•Acesso a informações úteis simplifica a transformação de processos;

•Melhor consistência e adequação da capacidade do negócio;

•Operações de negócio são mais bem compreendidas e o conhecimento é

gerenciado.

Benefícios do BPM

Benefícios para os Clientes:

•Transformação dos processos impacta positivamente os clientes;

•Colaboradores atendem melhor às expectativas das partes interessadas;

•Compromissos com clientes são mais bem controlados

Benefícios para a Gerência

•Confirmação que as atividades realizadas em um processo agregam valor;

•Otimização do desempenho ao longo do processo;

•Melhoria de planejamento e projeções;

•Superação de obstáculos de barreiras funcionais;

•Facilitação de benchmarking interno e externo de operações;

•Organização de níveis de alerta em caso de incidente e análise de impactos.

Benefícios do BPM

Benefícios para o Ator do Processo:

•Maior segurança e ciência sobre seus papéis e responsabilidades;

•Maior compreensão do todo;

•Clareza de requisitos do ambiente de trabalho;

•Uso de ferramentas de trabalho apropriadas;

•Maior contribuição para os resultados da organização.

Outras Considerações sobre o BPM

BPM é uma disciplina gerencial:

Disciplina é um conjunto de conhecimentos que trata de princípios e práticas comumente

aceitas em uma área específica de assunto.

BPM é uma capacidade básica interna

A capacidade deve ser vista como uma coleção de métodos, pessoas e tecnologias que de

forma integrada oferecem valor para alcançar os objetivos estratégicos e resultados para os

clientes e partes interessadas.

BPM visa entrega valor para o cliente

Entender quem o cliente da organização.

Outras Considerações sobre o BPM

BPM trata O que, Onde, Quando, Por que, Como e Por quem o trabalho é realizado

Ferramenta Bizagi

Piscinas

Uma Piscina (Pool) representa um

Participante no Processo.

Um Participante pode ser uma

entidade de negócio específica.

Ferramenta Bizagi

Raias

É uma sub-partição dentro da

pool. São usadas para organizar e

categorizar a pool.

Ferramenta Bizagi

Eventos

Eventos representam algo que acontece ou

pode acontecer durante o curso de um

processo e afeta seu fluxo

Evento Início -Indica o início do

processo

Evento intermediário - Indica que

algo ocorre durante o processo

Evento de fim - Indica o fim do

processo

Ferramenta Bizagi

Tarefas

É usada quando o

trabalho não pode ser

mais decomposto.

Ferramenta Bizagi

Conectores

Mostram a sequência

da atividade.

Ferramenta Bizagi

Gateways

São usados para controlar

como o fluxo de sequência

seguirá seu caminho

(convergências e

divergências).

Gateway paralelo - Usado para criar

caminhos alternativos exclusivos dentro do

fluxo de trabalho. Neste instante, apenas um

caminho poderá ser seguido.

Ferramenta Bizagi

Artefatos

Anotação: caixa de texto utilizada para inserir algum tipo de

informação adicional que o modelador achar necessária.

Objeto de dados: É a representação de documentos e

formulários que são usados e atualizados durante a execução

do processo.

Armazenamento de dados: Provê um mecanismo para as

atividades recuperarem ou atualizarem informações

armazenadas que persistirão além do escopo do processo.

Com base no artigo entregue, descrever o processo de mapeamento ocorrido na unidade em questão,

abordando:

•Relação entre planejamento Estratégico e Modelagem de Processo

•Benefícios da Modelagem

•Desenvolvimento das Ações

•Resultados encontrados.

Trabalho em Grupo

O Trabalho deve ser realizado em, aproximadamente, 15 linhas

Atividade

AREDA, Camila Alves; GALATO, Dayani; FEDERAL, Distrito. MAPEAMENTO DE PROCESSOS EM

UMA FARMACIA HOSPITALAR: FERRAMENTA PARA GESTÃO E MELHORIA DA QUALIDADE. Rev.

Bras. Farm. Hosp. Serv. Saúde São Paulo v, v. 6, n. 3, p. 27-33, 2015.

CBOK, BPM. "Guia para gerenciamento de processos de negócio corpo comum de conhecimento,

versão 3.0." (2013).

ENAP. Introdução à Gestão de Processos. Introdução à Gestão de Processos . Brasília. 2015

ENAP. Introdução à Gestão de Processos. Como gerir e melhorar Processos . Brasília. 2015

ENAP. Introdução à Gestão de Processos. Definir e Planejar Indicadores Estratégicos. Brasília. 2015

ENAP. Introdução à Gestão de Processos. Ferramentas para Gestão de Processos. Brasília. 2015

Mariano, Isadora Cidade. "Melhoria de Processos pelo BPM: aplicação no setor público." (2012).

Bibliografia