NOÇÕES DE USO E CONSERVAÇÃO DE EQUIPAMENTOS DE ESCRITÓRIO

A educação é primordial para ajudar na compreensão de que as NOÇÕES DE USO E CONSERVAÇÃO DE

EQUIPAMENTOS DE ESCRITÓRIO são essenciais no ambiente de trabalho, bem como para fundamentar a utilização da tecnologia de forma sustentável. Para isso, se faz necessário incluir práticas sustentáveis na

indução de pessoal, formar pessoal como usar o equipamento e Material de Escritório e fazer circular apelos regulares. Um ambiente de trabalho organizado permitirá mais efetividade produtividade e criatividade. Aqui vão

algumas ideias simples:

- Descarte: Como na organização de qualquer ambiente comece com o descarte. Elimine catálogos velhos, folders, material que não é usado e tudo aquilo que não deveria estar lá e não serve para a execução do trabalho.

- Cada Coisa em sua Casa: Defina um local para cada item do escritório. Canetas, tesoura, arquivos, livros, agenda, papel, CDs, etc. Dessa maneira quando alguém precisar de algo, basta procurar no local

determinado. - Elimine o Caos da sua Mesa: Uma área de trabalho bagunçada reduz o espaço físico necessário para

produtividade, bloqueia a criatividade, aumenta as chances de se perder no meio do caminho e eleva drasticamente o estresse. Certifique-se de que há espaço suficiente. Mantenha uma lixeira próxima a sua

mesa, isso servirá de incentivo para realizar uma manutenção diária. Retire da sua área de trabalho todos os “frufrus”, fotos e objetos que não precisa. Mantenha apenas algumas peças inspiradoras de que você realmente goste e que façam algum sentido, mas na parte de trás de sua mesa de trabalho (como um balcão),

pois você precisa manter essas coisas fora do caminho.

- Planeje seu Local de Trabalho para ser mais Funcional: Pense em como você usa este espaço diariamente. Se você usar sua mesa em casa para pagar contas, por exemplo, mantenha uma caneta, calculadora, bloco para rascunho e outros suprimentos necessários nessa área. Isso irá contribuir para tornar

a sua tarefa mais fácil e eficiente.

- Use Objetos Organizadores: Cestos, bandejas, organizadores de mesa, pastas e porta-arquivos. Essas ferramentas podem ajudar a tornar seu trabalho organizado e produtivo. Mas antes de comprar qualquer uma dessas ferramentas, não se esqueça de se certificar-se que realmente será útil. Responda as seguintes

perguntas: 1) Por que você precisa dessa ferramenta?

2) Essa ferramenta é mesmo a melhor para o seu tipo de trabalho? Pense na Ergonomia: Se você se sente desconfortável fisicamente no seu trabalho - seus olhos se sentem

cansados, seus músculos precisão constantemente de alongamento, seus punhos e costas doem, etc. - então é hora de você repensar e reorganizar o seu trabalho. Para o bem de sua saúde física e conforto. Tenha certeza

que você está trabalhando em condições suficientes de iluminação. Se não for, você pode considerar alguma iluminação adicional. Sua cadeira é desconfortável? Talvez não seja a cadeira certa para você ou talvez a altura precise ser regulada. Se o seu pulso dói quando você usa o mouse, você precisa de um mouse pad com

amortecimento. Posicione seu monitor abaixo do nível dos olhos e a uma distância confortável.

- Devolva os Objetos no Lugar: Quando você estiver usando qualquer objeto no trabalho, coloque tudo de volta em seu lugar assim que terminar ou no fim do dia. Não deixe seu espaço se transformar em um caos. Agindo assim, da próxima vez que você retornar à sua área de trabalho, você terá um espaço convidativo, o

que permitirá que você comece a trabalhar sem demora.

Noções de uso e conservação de Equipamentos de Escritório

A característica mais importante para organizar o escritório é boa funcionalidade. Mas muitas vezes os nossos escritórios estão cheios de máquinas de escritório tantos, equipamentos, suprimentos e peças de papel

que os nossos pequenos escritórios ou em casa são completamente disfuncionais. Você tem que mover as coisas fora do caminho antes que você possa sentar e trabalhar? Há assim muitos

papéis em sua mesa que está derramando no chão? Do que você precisa para manter contato com uma equipe de busca e salvamento para encontrar tudo o que você está procurando? Então, definitivamente é hora de arregaçar as mangas e organizar o escritório.

Se existem obstáculos móveis nos escritórios, você precisa movê-los ou tirá-los completamente. É necessário passagens livres, você precisa ser capaz de andar dentro do escritório, para bem executar suas tarefas, do

mesmo modo, uma mesa e equipamentos organizados são primordiais par melhor desempenho nas atividades desenvolvidas.

Equipamentos de Escritório

Computadores -Definir monitores para desligar após períodos de inatividade, em vez de depender de um protetor de tela. -Definir computadores para entrar em modo de espera após 10 minutos de inatividade, o modo de hibernação

após 30 minutos de inatividade. -Desligue os computadores se eles estão sentados inativo por longos períodos.

-Desligue todos os computadores, impressoras e outros periféricos, no final de cada dia – existem programas que automatizam o desligamento.

As máquinas de fax -Configure o seu número de fax para que os faxes ir diretamente para um arquivo de computador em vez de imprimir em papel.

-Sistemas criados para que os faxes podem ser enviados diretamente do computador ao invés de imprimir e usar um aparelho de fax – ele economiza tempo e papel. -Encha a bandeja de fax com papel que já foi impresso em um lado.

Assim, você tem garantido uma posição de trabalho em um escritório, talvez como um assistente administrativo ou secretária. Agora você precisa aprender a maneira correta de usar o equipamento em seu

escritório, uma vez que seu trabalho vai implicar a utilização de computadores, envio de faxes, fazer fotocópias e muito mais. Com tratamento adequado, o equipamento em seu escritório deve durar vários anos e deve realmente fazer o seu trabalho mais fácil. O melhor que você sabe como usar o equipamento, melhor

você será capaz de fazer o seu trabalho.

Fotocopiadora -Leia o manual de instruções fornecido para a fotocopiadora. Localize o interruptor de alimentação e ligar a máquina. Permitir tempo suficiente para que a máquina se aquecer, máquinas mais velhas podem demorar mais tempo do que os modelos mais recentes.

-Levante a tampa e coloque o documento que deseja copiar voltado para baixo sobre o vidro. Tome cuidado para posicioná-lo corretamente, a maioria das fotocopiadoras têm marcas que mostram onde colocar os

documentos. Abaixe a tampa e, utilizando o painel de controle, selecione o número de cópias que deseja fazer. Aperte “start” e que a cópia deve ser iniciada. -Use a alimentação automática em sua copiadora para copiar documentos de várias páginas de extensão.

Seguindo o guia ao lado do animal, a posição do seu pilha de documentos, muitos documentos fotocopiadoras alimentação automática de face para cima. Veja se sua copiadora tem opções para

automaticamente cotejar e grampear seus documentos – a maioria dos modelos mais novos fazem. Selecione essas opções no display digital, pressione “start”, e sua pilha de documentos que serão fotocopiados, agrupadas e grampeadas para você.

4 Usando um aparelho de fax -Leia as instruções do fabricante. Verifique se o aparelho estiver conectado a

uma fonte de alimentação e um conector de telefone antes de ligá-lo. Obter o número de fax para o destino do fax que você está enviando. Organizar os documentos que estão enviando em ordem. -Preencha um coversheet para o fax, o que irá conter o nome do destinatário e o número do fax, o nome do

seu chefe ou do escritório, o número de fax para seu escritório, uma pequena mensagem para o destinatário e o número de páginas, incluindo a coversheet.

-Posicione os documentos virados para cima na bandeja de alimentação. Disque o número do fax do

destinatário. Pressione o botão “Enviar” ou “fax” para enviar o documento, dependendo da máquina que você está usando. -Certifique-se que há muita tinta no cartucho de toner de sua máquina e que há uma abundância de papel,

assim você pode receber um fax sem problemas. Aguarde até que o telefone toque, mas não respondê-la, o que indica um fax está vindo dentro Ouça o “handshake” tons que dizer-lhe máquina de fax do remetente e

seu aparelho de fax estão se comunicando. Assista o fax inicie a impressão da máquina e esperar até que todo o documento veio através. A conservação de energia no local de trabalho pode ajudar a reduzir os excessos e incentivar a proteção dos

recursos não renováveis. Habituar-se com tarefas simples de conservação e melhor utilização dos

equipamentos, pode fazer toda a diferença.