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UNIVERSIDADE DE LISBOA
FACULDADE DE LETRAS
O acesso à Informação no Departamento de
Sócios do Sporting Clube de Portugal: 1906-1982
Fátima Susana Gonçalves Duarte
Trabalho Projeto orientado pelo Prof. Doutor Carlos Guardado da
Silva e pelo Mestre Luís Corujo, especialmente elaborado para a
obtenção do grau de Mestrado em Ciências da Documentação e
Informação
2017
2
UNIVERSIDADE DE LISBOA
FACULDADE DE LETRAS
O acesso à Informação no Departamento de
Sócios do Sporting Clube de Portugal: 1906-1982
Fátima Susana Gonçalves Duarte
Trabalho Projeto orientado pelo Prof. Doutor Carlos Guardado da
Silva e pelo Mestre Luís Corujo, especialmente elaborada para a
obtenção do grau de Mestrado em Ciências da Documentação e
Informação
2017
3
RESUMO
Este projeto reflete sobre os possíveis meios de acesso e preservação da informação. Informação essa guardada em suporte analógico, que documenta os registos de Sócios realizados pelo Sporting Clube de Portugal, entre 1906 e 1982, uma vez que o software onde estavam armazenados se tornou obsoleto. Desenvolveu-se um estudo orgânico funcional que permitiu conhecer o modo como funcionava a criação de tais registos, a sua organização, a sua estrutura e as mudanças ocorridas durante este período. Através do organograma funcional e da avaliação da informação, apresentam-se estratégias de recuperação da informação e sugerem-se algumas propostas para o arquivo, de acordo com as exigências das recomendações internacionais existentes para o efeito. Este estudo foi concretizado com recurso a questionários, observação direta e indireta, análise da informação e caracterização das atividades desenvolvidas no Departamento de Sócios.
PALAVRAS-CHAVE: Ciência da Informação, Gestão da Informação, Acesso à
Informação; Software de gestão de documentos; Recuperação da Informação;
Departamento de Sócios do Sporting Clube de Portugal (SCP).
4
ABSTRACT
This project discusses the different means to access and preserve information. More
specifically, this project focuses on the preservation of information regarding the registry
of Members of Sporting Clube de Portugal, between 1906 and 1982, which traditionally
was kept in an analog output which with time has become obsolete; thus the importance
of discussing how this information can be preserved over time.
A functional organic study was developed, which allowed to learn more about how these
means of storing information were developed, organized, structured, and what changes
occurred throughout this period. Through a functional chart and by evaluation of
information, it has been possible to present strategies of recovering information, and
herein proposals have been suggested for the archive, according to international
recommendations. This study was conducted by use of questionnaires, through direct and
indirect observation, information analysis and characterization of activities developed by
the Department of Members.
KEYWORDS: Information Science, Information Managment; Access to Information;
Documents management software; Information retrieval, Sporting Clube de Portugal
(SCP) Members Department.
5
AGRADECIMENTOS
Para mim, foi um desafio ter terminado o mestrado em Ciências da Documentação
e Informação, no qual deparei-me com dificuldades e desafios, que só foram possíveis de
ultrapassar devido à ajuda, empenho e dedicação de um número vastíssimo de pessoas
que participaram directamente e indirectamente para que eu terminasse este mestrado e a
elaboração deste projecto. É por isso mesmo que não poderia deixar de agradecer a todas
as pessoas, que tornaram possível o que algumas vezes me pareceu impossível.
Antes de mais, quero agradecer à Faculdade de Letras da Universidade de Lisboa
e a todo o corpo docente que leccionou as unidades curriculares deste mestrado, pelo
apoio, ajuda e disponibilidade dispendidos ao longo deste meu percurso académico.
Agradeço especialmente ao Prof. Doutor Carlos Guardado da Silva e ao Mestre
Luís Corujo, por quem tive a honra de ser orientada. Agradeço a confiança, a paciência,
a competência para conduzir as orientações de forma que fossem proveitosas e pelo tempo
por eles dispensado nas orientações deste projecto.
Agradeço imensamente ao Dr. José Quezada e ao Sr. José António e aos restantes
colaboradores do Departamento de Sócios do Sporting Clube de Portugal, pela excelente
receção e por não me terem feito sentir estagiária, assim como aos restantes colaboradores
que estão a trabalhar na área adestrita aos demais; ao responsável pelo Museu deste Clube
em que tudo começou e aos colegas que lá conheci, e ainda aos meus dois colegas (Jorge
e Sérgio) que me acompanharam quando da entrada para “estagiar” no Museu.
Agradeço à minha família e aos colegas por todo o apoio, a disponibilidade, a
motivação e a força que me deram ao longo deste percurso académico. Sem margem de
dúvidas que foram eles que tornaram este percurso mais agradável de se percorrer, bem
menos árduo e muito mais divertido. Mas, mais importante do que isso, foi a presença
deles, o ânimo e a força que me deram, incentivando a seguir em frente quando tudo
parecia perdido. Não tenho dúvidas em afirmar que jamais esquecerei todos os momentos
de partilha e de camaradagem.
A quem rege e permite tudo nesta vida.
A todos vós o meu MUITO OBRIGADO!
6
SUMÁRIO RESUMO ......................................................................................................................... 3
ABSTRACT ..................................................................................................................... 4
AGRADECIMENTOS ..................................................................................................... 5
SUMÁRIO ........................................................................................................................ 6
LISTA DE SIGLAS ......................................................................................................... 7
ÍNDICE DE FIGURAS .................................................................................................... 8
ÍNDICE DE QUADROS .................................................................................................. 8
ÍNDICE DE ORGRANOGRAMA ................................................................................... 8
INTRODUÇÃO ................................................................................................................ 9
1. REVISÃO DA LITERATURA E ESTADO DA ARTE............................................ 13
2. METODOLOGIA DE INTERVENÇÃO ................................................................... 28
2.1 O Princípio de Proveniência ................................................................................. 31
2.2 O Princípio da Ordem Original ............................................................................. 31
2.3 O Princípio da Preservação Digital ....................................................................... 32
2.4 Coleção ................................................................................................................. 32
2.5 Série ...................................................................................................................... 33
2.6 Breve narrativa sobre Sporting Clube de Portugal ............................................... 35
3. ESTUDO ORGÂNICO FUNCIONAL ...................................................................... 40
4. ESTRATÉGIAS DE RECUPERAÇÃO DA INFORMAÇÃO .................................. 50
4.1. Modelo de Sistemas Arquivístico ........................................................................ 61
5. AVALIAÇÃO DA INFORMAÇÃO .......................................................................... 69
6. A INFORMATIZAÇÃO DA INFORMAÇÃO .......................................................... 74
6.1 Desmaterialização da Informação ......................................................................... 74
6.2 Objeto Digital ....................................................................................................... 75
6.3 Gestão da Informação ........................................................................................... 78
6.4 Preservação Digital ............................................................................................... 82
6.5 Custo ..................................................................................................................... 87
6.6 Gestão do Repositório ........................................................................................... 92
6.7 Metadados ............................................................................................................. 94
7. PROPOSTA .............................................................................................................. 104
CONCLUSÃO .............................................................................................................. 109
REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS ......................................................................... 111
BIBLIOGRAFIA .......................................................................................................... 135
ANEXOS ...................................................................................................................... 140
Anexo 1 – Questionário ............................................................................................ 140
Anexo 2 – Primeiros Estatutos do Sporting Clube de Portugal ................................ 141
7
LISTA DE SIGLAS
AIP – Archival Information Package
bit – binary digit
CI – Ciência da Informação
CONARQ – Conselho Nacional de Arquivos (Brasil)
DGARQ – Direcção-Geral de Arquivos (Portugal)
DLM – Document Lifecycle Management
e.g. – Example Given
EAC – Encoded Archival Context.
EAD – Encoded Archival Description.
HDD offline – Hard Disk Drive offline
IP – Internet Protocol
ISAAR (CPF) – International Standard Archival Authority Record (corporate, persons, families).
ISAD – International Standard Archival Description.
ISAD (G) – International Standard Archival Description (General)
ISO – International Organization for Standardization
ISO/IEC – International Electrotechnical Commission
ISO/TR – Technical Reports
JPEG – Joint Photographic Experts Group
MCRS – MoReq2010 Compliant Record System
MIP – Metainformação para a Interabilidade
MoReq – Modular Requirements for Records Systems
NP – Norma Portuguesa
OAI PMH – Open Archives Initiative Protocol for Metadata Harvesting
OAIS – Open Archive Information System
OCR – Otical Caracter Recognition
ODA – Orientações para a Descrição Arquivística
PDF – Portable Document Format
PDF/A – Portable Document Format for Archiving
RODA – Repositório de Objetos Digitais Autênticos
SCP – Sporting Clube de Portugal
SGDA – Sistema de Gestão de Documentos Arquivísticos
SIP – Submission Information Packages
SQL – Structured Query Language
SWOT – Strengths Weaknesses Opportunities Threats
TIFF – Tagged Image File Format
vs – Versus
8
ÍNDICE DE FIGURAS
Figura 1 – Conceção e Implementação de Sistema de Arquivo ..................................... 15
Figura 2 – Equipamento do SCP (1908-1927) ............................................................... 37
Figura 3 – Estratégias de Recuperação da Informação................................................... 50
Figura 4 – Ciclo de Gestão da Informação ..................................................................... 81
ÍNDICE DE QUADROS
Quadro 1 – Breve descrição Modelo OAIS .................................................................... 22
Quadro 2 – Relação entre classificação e descrição ....................................................... 55
Quadro 3 – Campos de descrição com a informação registada correspondente ao nível arquivístico Secção ......................................................................................................... 58
Quadro 4 – Lista das ferramentas encontradas ............................................................... 66
Quadro 5 – Critérios de análise de Sistemas Gestão de Documentos vs Sistema de controlo de informações descritivas ............................................................................... 67
Quadro 6 – Análise SWOT da informação ..................................................................... 73
Quadro 7 – Record Management vs Document Management ........................................ 79
Quadro 8 – Modelo LIFE3 .............................................................................................. 89
Quadro 9 – Preservação de ameaças genéricas à informação ........................................ 90
Quadro 10 – Princípios vs Política de Preservação Digital ............................................ 91
Quadro 11 – Metadados propostos pelo Dublin Core Metadata Initiative .................... 97
Quadro 12 – Tipos de Metadados ................................................................................... 99
Quadro 13 – Campos de descrição com a informação registada correspondente ao nível arquivístico Secção ....................................................................................................... 106
Quadro 14 – Proposta do modelo de descrição para a documentação (nível série, documento composto, documento simples).................................................................. 107
ÍNDICE DE ORGRANOGRAMAS
Organograma 1 – Estrutura organizacional do SCP em 1907 ........................................ 41
Organograma 2 – Estrutura organizacional do SCP em 1920 ........................................ 42
Organograma 3 – Estrutura organizacional do SCP em 1982 ........................................ 43
Organograma 4 – Estrutura do Arquivo do Sporting Clube de Portugal ....................... 53
Organograma 5 – Modelo qualidade na perspetiva do utilizador ................................... 63
Organograma 6 – Modelo de informação OAIS ............................................................ 75
Organograma 7 – Preservação de Coleção ..................................................................... 86
9
INTRODUÇÃO
Em Portugal, o desporto e as Ciências da Documentação e Informação foram,
durante vários anos, dois mundos sem qualquer conexão. Na verdade, as Ciências da
Documentação e Informação começam a demonstrar interesse pelas sociedades
desportivas1, onde há muito por explorar em termos de organização do conhecimento.
Devido ao carácter desportivo das sociedades desportivas, estas têm
proporcionado aos indivíduos experiências de desporto e de conhecimento, tanto aos
profissionais praticantes, como aos colaboradores, aos sócios e adeptos das sociedades
desportivas. Este conhecimento está patente na gestão do mundo do desporto profissional,
nomeadamente através das atas, dos estatutos, comunicados, regulamentos, ou seja, na
informação acumulada em suporte de papel e digital desde a sua criação até à época atual,
que brinda o Sporting Clube de Portugal com vantagens competitivas a nível da
construção do conhecimento, na tomada de decisões e na comunicação das mesmas.
A partir dos anos oitenta, foram desenvolvidas iniciativas importantes com o
intuito de sistematizar o conhecimento nas sociedades desportivas que se traduziram na
realização de congressos, às escalas europeia e mundial, e no aumento da produção
bibliográfica (GARGANTA, 2001, p. 1) de carácter de gestão, marketing, estratégias de
jogos, campeonatos, rivalidades entres clubes, surgimento do futebol. No entanto, até à
atualidade, existem ainda poucos estudos sobre a organização do arquivo no meio
desportivo.
Os arquivos são destacados no seu papel de guardiões dos materiais da memória
e da história, que abrigam documentos em sentido amplo, constituindo fontes primárias
de pesquisa, portadoras de informações que refletem as atividades que lhes deram
origem. A memória encontra sua âncora nesses lugares onde a imaginação supõe
guardarem também a verdade (THIESEN, 2013, p. 3). Neste sentido, o arquivo é
responsável pela oferta de informação no ambiente tradicional, tal informação deve ser
depositada em um suporte de longa durabilidade que poderá ser um documento
fisicamente materializado ou não-materializado que, através da sua localização,
1 Nos termos do art. 2.º do Decreto-lei n.º 10/2013, de 25 de Janeiro, define-se a sociedade desportiva como “a pessoa coletiva de direito privado, constituída sob a forma de sociedade anónima ou sociedade unipessoal por quotas cujo objeto consista na participação numa ou mais modalidades, em competições desportivas, na promoção e organização de espetáculos desportivos e no fomento e desenvolvimento de atividades relacionadas com a prática desportiva da modalidade ou modalidades que esta sociedade tem por objeto.”
10
recuperação, apresentação e interpretação no contexto das funções e atividades da
organização permite a demonstração da realidade dos factos, como prova documental,
consagrada nos termos do Código Civil (art.º 341º; art.º 362º e 371º). Um conceito similar
é definido pelo Conselho Internacional de Arquivos (CIA), que define documento como
sendo informação de qualquer tipo, registada em qualquer suporte, produzida ou recebida
e conservada por uma instituição ou pessoa no exercício das suas competências, ou
atividades (ISAD(G), 2002, p. 13).
A desmaterialização pode ser uma solução para uma maior eficiência para a gestão
do arquivo. Mais do que desmaterializar (transformar a informação em suporte papel em
um ficheiro eletrónico) as organizações teram que tratar os documentos nado-digitais com
eficácia.
Na era digital, precisamos considerar formas/procedimentos que nos ajudarão a
conservar a memória e a provar que foram feitas as descobertas e os avanços
fundamentais para preservar a maior parte da história do futuro (GLADNEY, 2007, p.
21).
As tecnologias de informação surgem como ferramentas auxiliares que
possibilitam trabalhar o passado no presente e assimilar as suas relações com a sociedade
de informação na preservação da memória e do conhecimento, pois, além de capturarem,
salvaguardarem, preservarem, armazenarem e disseminarem a informação, proporcionam
a sua organização de forma a promover o seu encontro com aqueles que a procuram. A
digitalização dos documentos físicos e a possibilidade de gerar documentos virtuais
tornam possível guardar uma quantidade considerável de documentos em pastas virtuais
dentro de sistemas digitais, conforme o espaço de armazenamento.
O Princípio da Proveniência e o Princípio da Ordem Original presentes na NP
4041 (IPQ, 2005, p. 16) ajudam nas abordagens para a preservação digital,
independentemente das estratégias utilizadas para aumentar a sua disponibilidade a longo
prazo dos “objetos digitais”.
Segundo a ISO 9000, um “procedimento escrito” ou “documentado” inclui
normalmente o objetivo da atividade, o que deve ser feito e por qualquer papel funcional,
onde e como deve ser feito; quais materiais, equipamentos e documentos devem ser
usados e como a atividade deve ser registada, controlada e medida (NBR ISO 9000,
2000).
No levantamento de informação sobre o tema em que se insere o referido estudo,
isto é pesquisas realizadas até à atualidade sobre a temática e o estado do conhecimento
11
respeitante a este objeto de estudo, não foram encontrados estudos referentes à
organização da informação documental que guarda a história dos registos administrativos,
como por exemplo, estudo orgânico funcional dos órgãos de gestão do Sporting Clube de
Portugal entre os anos 1906 e 1982; a revisão da numeração de sócios; informação sobre
admissão ou a eliminação de Sócios; clarificação sobre distinções; identificação da
classificação utilizada para diferenciar as diferentes categorias e subcategorias de Sócio,
ou seja, como era organizada a informação desta época. Encontramos, assim um nicho
nesta área, que foi objeto de estudo deste pojeto.
O projeto começa com um conceito e termina na tradução desse conceito em uma
especificação de algo que pode ser produzido (Nigel Slack et al., 1997).
Existe uma interrelação entre a criação do trabalho e a produção do trabalho final
que devem ser tratados simultaneamente. Este projeto nasceu a partir de uma proposta de
“estágio” no Museu do Sporting Clube de Portugal (SCP), que mais tarde foi direcionado
para o projeto de digitalização já iniciado no Departamento de Sócios, para o qual fui
chamada a colaborar e, assim, surgiu a ideia de fazer um trabalho projeto para adquirir do
grau de mestre em Ciências da Documentação e Informação. Deste modo, dando
continuidade ao Projeto de Digitalização dos documentos referentes aos anos 1906-1980
depositados no acervo do Departamento de Sócios, (iniciado em Maio/Junho de 2016
pelo Departamento de Sócios do SCP) visando a melhoria dos serviços prestados pelo
mesmo, contribuindo para a transparência, gestão da informação e preservação da
memória, procurando a racionalização, a organização do acervo, foi proposto ao
reponsável do Departamento de Sócios realizar um estudo cientifico sobre a recuperação
da informação que já estava sendo objeto de desmaterialização. Assim a proposta, uma
vez aceite e lapidada, deu origem à pergunta de partida: Como melhorar, de modo eficaz
e eficiente, o acesso à informação, produzida entre 1906 e 1980, no Departamento de
Sócios do Sporting Clube de Portugal?
Com a pergunta de partida definida foi possível delinear o título deste trabalho
projeto O acesso à Informação no Departamento de Sócios do Sporting Clube de
Portugal: 1906 – 1982.
A alteração das datas a que o estudo se refere foi devido ao facto de que ao longo
deste estudo não nos foi possível encontrar documentação legislativa referente à época de
1979/80. Com a ajuda do colaborador do Departamento de Sócios, tivemos acesso aos
estatutos aprovados em assembleia geral em 1981 e publicados em Diário da República
em 1982. Para além desta limitação, também não foi possível, em tempo útil, encontrar
12
informação sobre o surguimento do órgão produtor da informação (Departamento de
Sócios), uma vez que o SCP tem o seu acervo dividido pelos vários departamentos e não
existe uma comunicação entre os acervos relativamente à localização da documentação o
que também dificultou os próprios colaboradores em ajudar-nos a ter acesso à informação
relativa aos anos 1906 a 1980.
Posto tal delimitações fomos obrigados a redefinir os objetivos a que nos
proporcemos aquando da idealização deste trabalho projeto relativamente ao período de
estudo. Assim sendo traçamos como objetivo geral apresentar um estudo sobre o acesso
à informação, no Departamento de Sócios entre os anos 1906 e 1982, através do
desenvolvimento de um estudo orgânico funcional da estrutura do SCP (capítulo 3). No
capítulo 4 apresenta-se algumas soluções para a organização, classificação e descrição da
informação e ainda possíveis ferramentas tecnológicas que ajudam na realização destas
tarefas; expomos uma reflexão sobre possíveis formas de avaliação da informação
(capítulo 5); a informatização da informação com o estudo da desmaterialização, a gestão,
a preservação, o custo da informação e os metadados necessários para a localização da
informação, encontra-se no capítulo 6. Sendo este estudo um trabalho projeto, o último
capítulo referente-se a algumas propostas que poderão ser uma mais-valia para a gestão,
a recuperação e o armazenamento de informações digitais e analógicas sobre os Sócios
do SCP.
Todos estes objetivos foram realizados através de um conjunto de processos
divididos em oito etapas: recolha e análise das leis orgânicas / estatutos; compilação de
documentação legislativa do Departamento de Sócios, enquanto produtores de
documentação acumulada; recolha dos instrumentos de gestão, classificação, descrição e
pesquisa da informação; entrevistas e inquéritos, formais e informais, aos colaboradores
envolvidos técnica e administrativamente, para um primeiro reconhecimento das
séries/subséries em avaliação; avaliação da documentação organizada; elaboração de
instrumentos de acesso à informação; organização física do arquivo; comunicação e
difusão da unidade informacional (capítulo 2).
Em suma, o presente trabalho está estruturado da seguinte forma: Introdução,
Revisão da Literatura e Estado da Arte, Metodologia, Estudo Orgânico Funcional,
Estratégias da Recuperação da Informação, Avaliação da Informação, Informatização da
Informação, Proposta e Conclusão.
13
1. REVISÃO DA LITERATURA E ESTADO DA ARTE
No que à Revisão da Literatura e Estado da Arte diz respeito, neste trabalho, são
indispensáveis, na medida em que pressupõem uma identificação da principal literatura
sobre o objeto de estudo.
O respeito aos fundos e o respeito à ordem original podem acontecer de forma
intelectual, preservando a organicidade dos documentos e os aspetos jurídicos e
administrativos, as quais estão circunscritas a uma determinada região (LODOLINI,
1993, p. 151-160). No entendimento de Casanova (1966) e Duranti (1996) demonstram
que o respeito aos fundos e o respeito à ordem original são elementos desdobrados do
Princípio da Proveniência. Duranti acredita na importância de se conhecer e estudar os
produtores e as “multiprocedências” dos arquivos, de forma a se reconstituir as funções,
competências, atividades e unidades administrativas (DURANTI, 1996, p. 82).
A proveniência tornou-se um dos conceitos principais da organização e
arquivamento dos documentos (DOLLAR, 1992, p. 48-51; BEARMAN, 1989, 1995;
HEDSTROM, 1995), que tem como pressuposto subjacente a preservação da integridade
de um objeto de informação através do registo da sua origem e da sua custódia.
No meio digital, as questões da proveniência da informação colocam-se através da
publicação do registo vinculados às diferentes versões de software e hardware (LYNCH,
1996, p. 143). O desafio é encontrar soluções, políticas e responsabilidades que preservem
os sistemas de informação e os seus produtos (HEDSTROM 1991, p. 349; DOLLAR,
1992, p. 62), isto significa que os arquivos devem documentar o registo da migração, e
em particular, das transformações que ocorreram nos objetos de informação aquando da
atualização para novas versões de software e hardware (GARRETT; WATERS, 1996, p.
17), e assim, cria a presunção de que se trata de um objeto autêntico, não manipulado,
não alterado ou falsificado (DURANTI, 1995, p. 7-8).
A organização e o depósito físico de documentos analógicos é susceptivel de
oferecer uma maior garantia de recuperação do que apenas arrumar esses documentos em
uma gaveta. O simples armazenamento dificilmente é uma solução completa, porém, a
longo prazo, os documentos físicos podem sofrer alguma deterioração física (LOPES,
[2008, p. 2]). Hugh Taylor (1987-88, pp. 15-24), um influente analista de crescente
importância de documentos eletrónicos e as preocupações sobre a obsolescência que lhes
estão associados, considera que tais documentos indicam um retorno à oralidade
14
conceitual ou seja, um retornar ao quadro medieval onde palavras ou documentos foram
intimamente relacionados ao seu contexto e às ações decorrentes do contexto.
No contexto português, a gestão dos documentos é marcada por um grande
desconhecimento e falta de aplicação das recomendações internacionais, normas
portuguesas e boas práticas de Gestão da Informação.
Em muitos casos, gestores e público em geral consideram que “fazer Gestão
Documental” ou Gestão da Informação é comprar um software, sem saber bem quais os
seus requisitos, comprar um servidor e alguns scanners e começar a digitalizar toda a
documentação. Com certeza que estes três passos fazem parte do processo de Gestão da
Informação, mas devem ser acompanhados de uma análise detalhada das necessidades,
da implementação de outras ferramentas e alterações de procedimentos. Essencialmente,
podemos compilar os maiores problemas encontrados nas organizações nestes cinco
grupos principais: aquisição de ferramentas desadequadas; projetos de implementação
focados apenas nas ferramentas; envolvimento dos gestores nas implementações;
deficiência na legislação portuguesa para esta área; falta de recursos humanos com
formação (APDSI, 2014, p. 12).
A gestão de documentos de arquivo é definida pelas recomendações internacionais
da ISAD(G) que assegura a criação de descrições arquivísticas consistentes, apropriadas
e auto-explicativas; ISAAR (CPF) estabelecem requisitos para descrição das entidades
associadas à produção e gestão de arquivos (pessoas coletivas, singulares e famílias);
EAD descreve as coleções do arquivo e as suas estruturas através de elementos e atributos
de maneira que uma máquina consiga ler; EAC (CPF) fornecem requisitos para a
descrição de informações sobre os criadores do material arquivado e o meio em que foram
criados e utilizados; ISO 16175 Information and Documentation – Principles and
Functional Requirements for Records in Electronic Office Environments, define um
conjunto de processos e requisitos que ajudam na identificação e na gestão de documentos
em Sistema Gestão Documental de Arquidos (SGDA); ISO 26122 Information and
Documentation – Work Process Analysis for Record, sugere elementos para a criação,
captura e controlo de documentos através da descrição funcional e de uma análise dos
fluxos de transações de negócios; ISO/DIS 30300/30301 Management Systems for
Records, esclarece sobre o vocabulário e os principais conceitos/ descreve requisitos para
SGDA.
A NP 4438-1 Informação e Documentação – Gestão de Documentos de Arquivo
transpõe para Portugal os princípios expressos na ISO 15489-1 Information and
15
Documentation – Records Management, ela própria desenvolvida a partir da Norma
Australiana AS 4390, Records Management, cujo objetivo é assegurar que os documentos
sejam criados, organizados e arquivados de forma pertinente. A norma portuguesa está
fundamentada nos termos do artigo 13.º do Decreto-Lei 16/93, de 23 de Janeiro, onde
gestão de documentos entende-se como sendo o conjunto de operações e procedimentos
técnicos que visam a racionalização e a eficácia na criação, organização, conservação,
avaliação, selecção e eliminação de documentos, nas fases de arquivo corrente e
intermédio, e na remessa para arquivo definitivo.
O objetivo da aplicação das recomendações, acima citadas, é essencialmente
permitir a utilização integrada e interrelacionada das várias normas, proporcionando a
interligação e a partilha entre os registos descritivos associados a cada uma delas
(ANTÓNIO; SILVA, 2011, [p.6]).
Figura 1 – Conceção e Implementação de Sistema de Arquivo
Fonte: National Archives of Australia and State Records New South Wales
Este modelo evidência várias etapas da gestão de informação, desde a investigação
preliminar (etapa A) cujo propósito é fornecer à organização uma compreensão dos
contextos administrativos, legal, funcional e social em que opera de forma a conseguir
identificar os principais fatores que influenciam a sua necessidade de criar e manter
documentos de arquivo, até à última fase (etapa H) que consiste no controlo, ajustamento
e revisão e cujo objetivo é medir a eficiência do sistema de arquivo para avaliar o processo
do seu desenvolvimento e corrigir as deficiências, bem como estabelecer um regime de
Etapa A: Efetuar investigação preliminar
Etapa B: Efetuar análise funcional
Etapa C: Identificar requesitos de documentos de arquivo
Etapa E: Identificar estratégias para cumprimento de requisitos dos documentos de arquivo
Etapa F: Desenhar o sistema de arquivo
Etapa D: Avaliar os sistemas existentes
Etapa H: Efetuar controlo, ajustamento, revisão
Etapa G: Implementar o sistema de arquivo
16
monitorização continua. Completando este processo a organização terá garantias de um
retorno contínuo do investimento no sistema de arquivo e deverá igualmente passar a ter
informação objetiva, capaz de demonstrar que os registos das suas atividades estão a ser
adequadamente criados e geridos (FREITAS, 2011, [p. 3]).
A gestão de documentos de arquivo não inclui apenas a conceção, implementação
e administração de sistemas para gestão de documentos de arquivo. O estabelecimento de
políticas, normas, procedimentos, recomendações e responsabilidades; o fornecimento de
serviços para facilitar o uso e gestão dos documentos e a integração dos SGDA com os
processos de negócio são também essenciais para a gestão eficiente e sistemática dos
documentos de arquivo.
O Electronic Records Management Software Applications Design Criteria
Standard (DoD 5015.2) foi um standard adotado por muitos estados dos EUA e outros
países. Esta norma serviu também como referência de boas práticas para empresas
privadas e organizações que procuram software de gestão documental. É um documento
que define requisitos para a gestão de documentos de arquivo no departamento de defesa
dos Estados Unidos da América e que estabelece requisitos funcionais para a
identificação, classificação, armazenamento, segurança e outros procedimentos para a
gestão da informação (DoD 5015.02-STD, 2007, p. 32).
Os metadados, compatibilidade de versões anteriores, acessibilidade,
extensibilidade, segurança, são recomendações fundamentais para um sistema de gestão
de documentos de arquivo e tem como objetivo o desenvolvimento de registos de
metadados para que através da Web estejam acessíveis e que os mesmos descrevam os
registos e o contexto das informações. O DoD 5015.2 foi a base para standards globais
para a gestão documental como o United Kingdom's Public Record Office (PRO) e o
modelo de requisitos da União europeia MoReq (DoD 5015.02-STD, 2007 p. 32).
A visão do MoReq2010 (Modular Requirements for Records Systems) é que um
SGDA, é um conjunto de módulos que podem ser integrados como uma aplicação
separada que a organização usa ou como parte de outras aplicações responsáveis por gerir
documentos de arquivo. Esta nova perspetiva permite ver a gestão de documentos de
arquivo não como um processo de negócio que tem que ser corrido pelas organizações,
mas sim como parte integrante dos processos de negócio das organizações (VIEIRA;
BORDINHA, 2011, [p.9]).
O MoReq2010 tem como objetivo fornecer um conjunto de requisitos, simples,
mas abrangente, para um sistema de gestão documental, adaptável e aplicável a diferentes
17
atividades informativas e de negócio, setores industriais e tipos de organização (DLM
FORUM FOUNDATION, 2011, p. 12).
Um SGDA que cumpra a interoperabilidade com outros sistemas de
documentação em conformidade com o MoReq2010 é designado por MCRS
(MoReq2010 Compliant Record System). O MCRS não só compreende as User; Group;
Role; Class; Record; Record Component, e os seus próprios processos como torna
possível exportá-los para um formato normalizado que pode ser descodificado por outro
MCRS. Isto permite que um conjunto de sistemas bastante diferentes possam todos ser
igualmente MCRS e assim evita perder o histórico dos documentos existentes
(MoReq2010, 2010&2011, p. 21).
O MoReq foi desenvolvido pelo DLM-Forum (Document Lifecycle Management)
para ser aplicado em setores públicos ou privados que pretendam adquirir ou avaliar um
sistema de gestão de documentos de arquivo.
Neste novo mundo inteligente, o arquivo desempenha um papel estratégico,
levando ao desenvolvimento de novos produtos, serviços e novos modelos de negócio
inteligentes (KARGERMANN et. al., 2013, p. 16; KARGERMANN, 2014, p. 603).
Frank Burke aponta que a mudança tecnológica moderna tem sérias implicações para a
prática de arquivamento e de formação profissional (…) apontando para um futuro de
caos arquivístico [Tradução nossa]2. Para evitar tal caos, Hugh Taylor salienta que a
sobrevivência do arquivo depende da prestação de apoio à comunidade, ajudando o
cidadão a valorizar a sua memória, desempenhando funções sociais e cuidando do seu
conteúdo (TAYLOR, 1982-83, p. 118-122). O êxito do arquivo ocorre quando o
arquivista conhece a comunidade, bem como os registos e consegue, com sucesso, a
intermediação entre os dois, [Tradução nossa]3 assim, entende-se que é a comunidade e
não o arquivista que preserva os documentos do arquivo.
No livro de Ernst Wolfgang intitulado Digital memory and the archive menciona
que Michael Wettengel refere que um arquivo digital tem duas encarnações: em
contraste com o arquivo tradicional, a lógica e a estrutura física dos documentos digitais
não estão indissoluvelmente ligados, mas são armazenados independentemente uns dos
outros. As formas nas quais os dados são armazenados e em que são apresentados são
2 Burke points out that modern technological change has serious implications for archival practice and for professional training (…) point to a future of archival chaos (BURKE, citado por CRAIG, 1992, p. 11). 3 Archives succeed when the archivist knows the community as well as the records and successfully mediates between the two (CRAIG, 1992, p. 11).
18
distintas. A característica dos arquivos digitais é o fato de que eles podem ser
instantaneamente apagados mais rápido do que por qualquer fogo na biblioteca em
Alexandria. Bernard Stiegler nota que no computador é possível escrever e apagar em
um suporte eletromagnético, como cálculo, o processamento de informações a uma
velocidade próxima da luz (WOLFGANG, 2013, p. 93).
O computador não lê literalmente textos, mas digitaliza-os, assim, entendendo a
escrita como um conjunto de sinais (que podem ou não ser recompostos para formar uma
página de texto ou uma imagem). O processamento de sinal substitui a leitura pura. Ainda
assim, Friedrich Kittler entende que os dois sinais de direção mais importantes que ligam
a unidade de processamento central do computador para a memória externa estão sendo
chamados de LER e ESCREVER (WOLFGANG, 2013, p. 130-131).
A transformação dos objetos físicos em digitais (MAGAUDDA, 2012, p. 111) é
um fenómeno da desmaterialização que vem sendo estudado com o sinónimo de
digitalização (BELK, 2013, p. 478-479) e, tem como principal objetivo, na maioria das
vezes, potenciar a comunicação da informação, anulando as dimensões tempo e espaço,
permitindo o seu acesso remoto (ROLAN, 2015, p. 45).
A ISO 15801:2009 e a ISO 13028: 20104 contêm os elementos essenciais para o
processo de digitalização, nomeadamente boas práticas, metadados, nomenclatura de
ficheiros, controlo de qualidade entre outros.
Os documentos digitalizados dão origem à criação de objetos digitais a partir de
documentos físicos conseguidos através de várias ferramentas como scanner, máquina
fotográfica, de filmar ou digital, entre outros dipositivos eletrónicos que podem ser
guardados tanto em meio digital (computador), como em formato físico (após ser
reproduzido em papel). Os textos digitalizados podem ser criados através da
digitalização, que pode ser feito de duas maneiras diferentes: semi-automática ou
automática, através do Optical Character Recognition (OCR), que identifica texto em
imagens digitais (LOPES, [2008?], [p. 6-7]).
Não são apenas sequência de zeros e uns ou cadeias de bits (bitstream), mas o
conjunto de decisões que definiram a formação básica do objeto informacional como um
objeto único. Isso envolve a descrição de informações que podem ser representadas de
diferentes formatos (TIFF, PDF, XML, etc.) que se subdividem em três classes de
4 ISO 15801:2009 Document Management – Information stored eletronically – Rocomendations for trustworthiness and reliabity, e a ISO 13028: 2010 – Information and documentation – implementation guidelines for digitization of records
19
informação: textual, gráfica e sonora (LOPES, [2008?], [p. 7]) mas o seu conteúdo será
sempre interpretado do mesmo modo, no momento da sua recuperação, ou seja, será a
mesma cadeia de bits com seu significado original (ARELLANO, 2008, p. 22).
Segundo as resoluções da United Nations Educational, Scientific and Cultural
Organization (UNESCO), como a “Carta sobre a Preservação do Património Digital”
(2003), pode afirmar-se que existe uma preocupação muito grande em salvar o património
cultural e científico digital, garantindo assim, o acesso a esses recursos às funcionalidades
dos registos eletrónicos autênticos. A literatura da área, na sua maioria, foca alguns
métodos de preservação de documentos digitais e mostra a sua limitação e o enorme
crescimento dos registos digitais. Na área da arquivística, existe ainda o desafio de
estabelecer recomendações, políticas e estratégias para as melhores práticas de
arquivamento digital.
Segundo Miguel Ferreira (2006, p. 66) a definição de uma política de preservação
envolve, geralmente, todas as facetas de um arquivo. Implica a criação de políticas de
avaliação e seleção de materiais, a identificação de esquemas de metainformação
apropriados (metainformação descritiva, técnica, de disseminação, estrutural e de
preservação), a definição de estratégias de preservação adequadas a cada classe de
objetos digitais, a criação de planos de sucessão para a eventualidade da organização
detentora da informação interromper a sua atividade, a utilização de modelos
sustentáveis de financiamento, entre outros.
Edward M. Corrado (2014, p. 30), refere que os sistemas de software de
preservação digital estão melhorando a cada dia fazendo com que a preservação digital
evolua rapidamente. Alguns destes sistemas incluem (1) Rosetta, um sistema proprietário
de Ex Libris, e sucessor de Digitool, (2) Tessellas várias soluções de preservação digital,
(3) DAITSS (Dark Archive in the Sunshine State), na aplicação Open Source
desenvolvido por Florida Center for Library Automation, com financiamento do Instituto
do Museu e biblioteca de serviços, (4) Archivematica no sistema open source projetado
para recomendações com base no acesso a longo prazo para materiais digitais, (5) RODA,
um sistema open source que é um repositório de objetos digitais que tem por base a
plataforma Fedora Commons. Foi concebido com base no modelo de referência OAIS. (6) Figshre, um repositório de open source baseado na cloud para pesquisas.
Existe um interesse crescente à volta dos repositórios e um número cada vez maior
de recursos ou de repositórios de objetos, que estão sendo desenvolvidos e
disponibilizados, tanto em iniciativas de software livre, open source e até alguns com
20
aquisição de uma licença de uso. Uma das razões para o aumento do número dos
repositórios é a disponibilidade crescente de plataformas, tais como, (1) EPrints5, open
source, é a plataforma mais utilizada em repositórios institucionais; (2) CKAN6, um
sistema de gestão de dados open source desenvolvido pela Open Knowledge Foundation
(3) Fedora Commons7 (Arquitetura do repositório flexível de repositório de objetos
digitais), originalmente desenvolvido pela Universidade de Cornell para a gestão de
conteúdos digitais; (4) Fedora: Databank, Hydra, VITAL, Islandora, softwares open
source que fornecem um repositório open source por meio de ampla infraestrutura para o
armazenamento, gestão e disseminação de objetos digitais, incluindo o relacionamento
entre eles (Sayão; Marcondes, 2009); (5) Dspace8 software open source que fornece um
repositório com funções de captura, distribuição e preservação da produção intelectual e
científica, dando visibilidade e garante acessibilidade no decorrer do tempo (Sayão;
Marcondes, 2009); (6) Datastar9 um sistema de repositório open source desenvolvido
pela universidade de Cornell e Washington. Projetado para promover a publicação ou
arquivamento de dados e metadados; (7) ContentDM10 um software de repositório
proprietário da OCLC, usado para a gestão de coleções digitais da biblioteca da
Universidade de Sheffield; (8) Digitool11 um software de repositório proprietário de Ex-
Libris, em uso na Universidade de Leeds; (9) Equella12 um repositório proprietário mais
utilizado em repositórios institucionais; (10) Archimede13 um sistema de repositório
open source projetado na biblioteca da Universidade de Laval, baseado no modelo
Dspace. O sistema não é dependente, sendo a plataforma baseada em componentes de
open source – Java, Apache Ant, SQL (recomendado) e Lucerna; (11) ARNO14, um
software desenvolvido pelo projeto ARNO (pesquisa académica nos Países Baixos
Online), que tem como parceiros as universidades de Amsterdam, Twente e Tilburg; é
baseado na arquitetura Apache, Oracle e Perl (LEWIS, 2014, p. 2-5).
5 http://www.eprints.org/ 6 http://ckan.org/ 7 http://www.fedora-commons.org/ 8 http://www.dspace.org/ 9 https://sites.google.com/site/datastarsite/ 10 http://cdm15847.contentdm.oclc.org/cdm/ 11 http://cdm15847.contentdm.oclc.org/cdm/ 12 http://www.equella.com/ 13 http://www.bibl.ulaval.ca/archimede/index.en.html 14 https://www.h-net.org/announce/show.cgi?ID=127076
21
É fundamental o uso de normas e recomendações internacionais de arquivamento
de metadados para proporcionar uma gestão mais efetiva de estratégias de preservação de
documentos digitais.
Uma das consequências da preservação digital é que a nossa atenção é mais
direcionada para a estrutura e as operações dos objetos individuais de preservação do
que para os requisitos e características dos repositórios digitais (SCHLATTER, et al.,
1994, p. 239-263). Torna-se crucial encontrar condições ideais para a sua implementação,
mas o “problema” com a preservação digital é a falta de métodos comprovados para
garantir que a informação digital continuará a existir (RUUSALEPP, 2005; GLADNEY
2007).
A preservação de documentos eletrónicos está conduzindo a estudos sobre a
criação, manutenção e recuperação de arquivos a longo prazo, com base no modelo Open
Archive Information System (OAIS). O modelo referencial OAIS foi desenvolvido pelo
Consultative Comitee for Space Data Systems (CCSDS), e foi aprovado para publicação
como ISO 14721:2003, que descreve um enquadramento conceptual para um arquivo
digital, mas que rapidamente passou a ser utilizado na conceptualização de repositórios
digitais genéricos, descerrados a todas as sociedades com garantias de confiabilidade. O
modelo OAIS consiste numa estrutura concetual que disciplina e orienta um sistema de
arquivo dedicado a preservar e manter o acesso à informação digital por longo prazo.
O OAIS é um modelo conceitual que descreve um modelo funcional e um modelo
de informação para a preservação e o acesso aos materiais digitais administrados pelo
repositório.
De acordo com o modelo OAIS, as funcionalidades de um repositório estão
organizadas em seis grandes grupos: admissão (ingest), o armazenamento de arquivo, a
gestão de dados, o planeamento de preservação, a administração e o acesso. As
funcionalidades de cada grupo são detalhadas no modelo funcional e podem ser acessadas
por três tipos de agentes: produtores (pessoas ou sistemas que depositam os objetos
digitais no repositório), consumidores (pessoas ou sistemas que interagem com o OAIS
para acessar os objetos digitais) e administradores (responsáveis pelo estabelecimento das
políticas e pela gestão dos objetos digitais preservados). Nós damos uma breve descrição
de cada uma destas entidades funcionais.
22
Quadro 1 – Breve descrição Modelo OAIS
Entidade funcional
Breve descrição A
dmis
são
(In
ges
t)
A entidade permite que os objetos digitais sejam depositados no sistema. Ele aceita Submission Information Packages (SIP) e prepara os conteúdos do SIP para que possa ser objeto de gestão e armazenamento com o arquivo compatível com OAIS. Um SIP geralmente inclui informações de conteúdo e algumas informações Preservation Description Information (PDI)
Arm
azen
amen
to d
e ar
quiv
o
A entidade fornece serviços e funções, relacionadas com o armazenamento, manutenção e recuperação de Archival Information Package (AIP). Serviços de arquivamento de armazenamento incluem colocação AIP no armazenamento permanente, recursos de recuperação de desastres, verificação de erros e fornecendo AIP à entidade funcional de acesso.
Ges
tão
de
dado
s
A entidade fornece serviços e funções relacionadas com o preenchimento, a manutenção e o acesso a metadados descritivos e administrativos. Funcional inclui a manutenção de esquemas e exibições, executando atualizações de database e a realização de consultas e produção de relatórios com base em dados de gestão.
Adm
inis
traç
ão A entidade fornece serviços e funções que suportam o funcionamento geral do sistema. A
administração funcional inclui solicitar e negociar o emaranhado de submissão com os produtores, auditoria submissões para garantir que eles atendam às recomendações de arquivo e manutenção de gestão de configuração do sistema de hardware de e software Além disso, ele fornece funções de engenharia de sistema e é responsável por estabelecer e manter políticas e normas de arquivo, fornecendo apoio ao cliente e ativando os solicitações de arquivo (LAVOIE, p. 12).
Pla
neam
ento
de
pres
erva
ção
A entidade fornece serviços e funções para monitorar o ambiente de OAIS, fornecendo recomendações e um plano de conservação para garantir que as informações armazenadas no OAIS permanecem acessíveis e compreensíveis a longo prazo, para a Comunidade designada mesmo se o ambiente de computação original torna-se obsoleto (LAVOIE, p. 13). As funções incluem recomendações de atualizações de Informação Arquivística, migrando de um formato atual e documentar políticas e recomendações de arquivamento. As funções incluem fornecimento de relatórios de análise de risco e monitorização tecnológico na Comunidade designada são requisitos de serviço.
Ace
sso
A entidade fornece serviços e funções que oferecem suporte a utilizadores finais. Estes incluem ser capaz de determinar a existência, descrição, localização e avaliação de informações armazenadas no OAIS e permitir que os consumidores solicitem e recebam informações de produtos. As funções de acesso incluem a comunicação com os consumidores para receber o pedido, aplicando controlo para limitar o acesso especialmente a conclusão bem-sucedida, gerando respostas (divulgação informações de pacotes de resposta de consulta, relatórios) e fornecer as respostas para consumidores (LAVOIE, p. 13).
Fonte: Brian Lavoie em The Open Archival Information System (OAIS) Reference Model:
Introductory Guide (2014, p. 11-13).
O modelo de referência OAIS é reconhecido como o mais importante
documento conceitual voltado para a preservação digital. O objetivo é
aumentar o grau de consciência e compreensão dos conceitos relevantes para
o arquivamento de objetos digitais, especialmente entre instituições não
arquivísticas (SAYÃO, 2012, p. 28-29).
23
Segundo o autor Henry M. Gladney (2007, p. 14), um repositório deve
desempenhar as suas responsabilidades através da negociação e aceitação do conteúdo
dos produtores de informação; da obtenção do controlo do conteúdo jurídico e técnico,
para garantir a preservação a longo prazo; delimitar as pessoas que constituem a
comunidade para a qual o seu conteúdo deve estar disponível; políticas e procedimentos
documentados para preservar o conteúdo contra todas as eventualidades e permitir sua
difusão como cópias autenticadas do original, ou como pesquisáveis.
No âmbito de arquivos digitais, Maria de Lurdes Saramago (2003, p. 5) indica que
para as organizações que pretendem criar repositórios digitais a longo prazo para dar
resposta ao problema dos custos da preservação deve existir uma estratégia de
planeamento ao mais alto nível da organização, uma vez que será necessário identificar
as finalidades da preservação digital no repositório digital e a estrutura do repositório,
no sentido de garantir que o conteúdo do repositório sobreviva à evolução tecnológica,
ou mesmo ao próprio repositório ou à própria instituição ou organização.
No quadro normativo, no qual se destaca, a nível internacional como principais
orientadores da operacionalização exigida a nível da segurança da informação, as
recomendações da ISO/IEC 27001:2005 Segurança da Informação; ISO/IEC 2000-
1:2005 Information technology - Service management - Part 1: Service management
system requirements; ISO/IEC 14721:2012 – Space data and information transfer
systems – Open Archival Information System – Reference Model, a ISO/TR 1492:2005 –
Long-term preservation of electronic document - based information e a ISO 16363:2012
– Space data and information transfer systems – Audit and certification of trustworthy
digital repositories, são auxiliares fundamentais quando se pretende implementar um
repositório digital para que sejam assegurados o armazenamento, a salvaguarda, o acesso
e o uso à informação digital (atualizado SOUSA, 2013; OLIVEIRA, 2014, p. 1).
O surgimento do repositório digital open source possibilitou a disseminação da
informação no meio digital por qualquer utilizador. Os repositórios digitais têm uma
estrutura bem definida para armazenamento de informações na Web, o que tende a
facilitar o processo de recuperação (SEGUNDO, 2010, p. 43), permitem auto-arquivar
documentos pelo próprio autor ou responsável, nos quais devem descrever as informações
que representam o documento em campos específicos de metadados, interferindo na
qualidade da recuperação da informação (LEITE, 2009). Os procedimentos de descrição
do documento podem ser de catalogação, classificação, indexação ou resumo, procurando
24
a uniformização e a qualidade das informações e, consequentemente, uma melhor
recuperação no meio tradicional (MONTEIRO, 2008).
As estratégias operacionais de preservação digital visam a criação e utilização de
metadados que versam sobre a conservação de software e hardware, emulação ou
migração, como uma forma de garantir a autenticidade, memorizar a gestão de dados e
de direitos, e para a interação com recursos de procura (ROTHENBERG, 1999). Os
metadados podem ser incorporados num objeto digital ou podem ser armazenados
separadamente. Os metadados são muitas vezes incorporados em documentos HTML
(HyperText Markup Language) e nos cabeçalhos de ficheiros de imagem. Os metadados
registados com descrição do objeto, garante que os metadados da informação não serão
perdidos, evitando problemas de ligação entre dados e metadados, e ajuda a garantir que
os metadados do objeto serão atualizados dentro de novos contextos (NISO, 2004, p. 2-
15).
Todos os métodos estruturais (adoção e elaboração de recomendações
internacionais, metadados, montagem de infra-estruturas, formação de consórcios) e
operacionais (conservação de software e hardware, migração do suporte, conversão de
formatos, emulação e preservação de conteúdos) de preservação digital propostos, usados
e testados noutras circunstâncias, dependem da alteração de, pelo menos, um dos
componentes de um objeto digital (ou seja, a preservação física, lógica, concetual ou
intelectual15). Para Alison Bullock (1999), Intellectual Proprity Rights é uma das
principais barreiras que interferem na preservação dos objetos digitais, e deve considerar
não apenas a capacidade de acesso aos conteúdos dinâmicos independentemente da sua
apresentação, componentes de comunicação, hipertextualidade e interatividade, mas
também qualquer ação relacionada com o software (cópias, encapsulamento de conteúdo,
emulação de software, migração de conteúdo) que envolva atividades que podem infringir
permissões específicas daqueles que mantêm os direitos.
O hardware, o software ou os dados no arquivo precisam de ser alterados ou, em
alguns casos, todos devem ser transformados durante o processo de preservação. Tal
necessidade advém do facto de que no futuro os utilizadores de arquivos digitais
15 A importância da preservação intelectual é maior no caso dos materiais digitais devido principalmente à capacidade de o objeto digital ser passível de modificação no seu desenho (leiaute), apresentação ou interação no formato de publicação. Com isso, a perda do conteúdo intelectual original pode ser declarada inaceitável pelo autor (ARELLANO, 2004, p. 18).
25
precisarão de localizar, ler, processar e usar os ficheiros exatamente da mesma forma que
os seus criadores os construiram.
Os metadados são utilizados, não somente para identificar e descrever um objeto
informacional, mas também com o propósito de documentar o comportamento do objeto,
a sua função, a sua utilização e a gestão, assim como a sua relação com outros objetos de
informação. Os metadados permitem assim obter detalhes sobre se a informação está
acessível, onde, como e em que condições se pode chegar a ela, permitindo a recuperação
de conteúdos e auxiliando na tomada de decisões que podem traduzir-se em vantagens
competitivas como estratégia de recuperação de documentos relevantes através da
indexação (VALERIM, 2011, p. 24).
A ideia de recuperação da informação começou provavelmente, no tempo de
Vannevar Bush [1945] e Warren Weaver [1955], onde Weaver escreveu sobre o sucesso
da criptografia durante a guerra e sugeriu que o computador e a criptografia poderiam ser
um meio para traduzir idiomas (BELLCOR, 1996, p. 1) e Bush, cientista do Instituto de
Tecnologia de Massachusetts, reconheceu a necessidade de indexação digital de
documentos, ou seja, associando um código de índice interpretado por um computador
para cada documento, para que seja possível identificar e recuperar um documento
armazenado automaticamente (GANGWAL, 2010).
No entanto, o termo Information Retrieval só surgiu entre 1948 e 1950 por Calvin
Mooers, mencionando que a recuperação da informação engloba os aspetos intelectuais
da descrição de informações e as suas especialidades para a procura, além de quaisquer
outros sistemas, técnicas ou tecnologias de informação e comunicação utilizadas no
desempenho da operação (MOOERS, 1950, p. 1-2F).
O trabalho com a recuperação da informação foi responsável pelo
desenvolvimento de inúmeras aplicações bem-sucedidas (produtos, sistemas, redes,
serviços). Mas, também, foi o responsável por duas outras coisas: pelo desenvolvimento
da CI como um campo onde se interpenetram os componentes científicos e profissionais;
e pela influência da emergência, da forma e da evolução da indústria informacional
(SARACEVIC, 1996, p. 45).
Antes da década de 40, segundo Lancaster (1993, p. 32), o sistema de recuperação
mais rudimentar era um catálogo de fichas. Nestes sistemas manuais de recuperação que
antecedem os sistemas computadorizados, o processo de indexação tinha como produto
o índice impresso ou o catálogo em fichas, denominados sistemas pré-coordenados.
26
A fase de maior pesquisa sobre a recuperação de informação iniciou-se na década
de 1950 e início dos anos 1960, com a utilização dos cartões perfurados ou fitas
magnéticas para processamento sequencial de dados como principais meios de
armazenamento (PALMER, 1987).
Durante a década de 60, o número de bases de dados havia crescido de menos de
100 para mais de 600 (PALMER, 1987). Neste período foram realizados estudos de
viabilidade que concluíram pela necessidade de reformatação dos registos em formato
MARC (Machine-Readable Catalog), foi o primeiro formato de intercâmbio de dados
criado para a catalogação informatizada. As décadas de 70 e 80 são consideradas como
épocas de progresso nas pesquisa em bases de dados e na recuperação da informação
probabilística, iniciada por Keith Rijsbergen (BELLCORE, 1995, p. 6).
Com o apoio de novas tecnologias e apoiado pela utilização da Internet, que vêm
mudando a maneira de se pensar sobre a recuperação da informação desde o surgimento
da Web, no início dos anos 90, a procura pelo melhor resultado na recuperação é algo
que já vem sendo abordado na Ciência da Informação há algum tempo possibilitando a
representação, armazenamento, descrição, organização, preservação e acesso à
informação (SEGUNDO, 2010, p. 24-25).
Em suma, o Princípio da Proveniência tem como premissa a gestão de
documentos físicos e de recursos eletrónicos tendo como finalidade a recuperação,
organização e preservação da informação.
O desenvolvimento de diferentes produtos, serviços e sistemas de preservação
digital, permite salvaguardar a informação digital sobre o património cultural e científico
garantindo o acesso por diferentes utilizadores (investigadores, académicos, curiosos,
entre outos).
Uma das motivações para a criação de repositórios tem como finalidade facilitar
a gestão da informação, assegurar que a informação digital permaneça disponível e
acessível por um longo prazo, contribuindo para a construção e a preservação da memória
do SCP. A criação e manutenção de um repositório exigem a participação dos
administradores de sistemas tecnológicos, das chefias e a motivação dos colaboradores.
Os repositórios digitais não substituem os arquivos, pelo contrário, os repositórios
alargam significativamente os seus papéis e representam um sério compromisso com a
preservação da informação digital (OWEN, 2007, p. 49). Deste modo, os repositórios
digitais podem ser considerados as instituições de memória da sociedade digital. Webb
(2003, p. 38-39) apelida-os de safe places onde o património digital deve ser guardado e
27
protegido de todas as ameaças a que os seus objetos físicos e lógicos estão expostos,
permanecendo acessível a longo prazo. Esta estratégia foi possibilitada pela queda nos
preços no armazenamento, pelo uso de recomendações de metadados da Iniciativa dos
Arquivos Abertos (OAI PMH), e pelos avanços no desenvolvimento das recomendações
de metadados que dão suporte ao modelo de comunicação dos arquivos abertos (VIANA;
et al., [2005?], [p. 3]).
Portanto, os itens que devem ser considerados para a construção e preservação da
memória das instituições a longo prazo são: as recomendações da ISO/OAIS (avalia o
software e a sua capacidade de implementar os modelos de informação e funcional
conforme especificada pelo modelo OAIS; a migração (avalia as ferramentas disponíveis
para o apoio à gestão do processo de migração) e outras estratégias de preservação digital
(avaliam a possibilidade de aplicação de alguma outra estratégia de preservação
(SAYÃO; et al., 2009, p. 40) que visam facilitar o acesso à informação.
28
2. METODOLOGIA DE INTERVENÇÃO
Respeitando o Princípio da Ordem Original e o Princípio da Proveniência,
permite ao arquivo refletir sobre o modo de ser e de funcionar da organização que o criou,
as suas atribuições, a sua organização, a sua estrutura e os procedimentos administrativos,
em cada momento, no decorrer da sua atividade e segundo as mudanças que no seu modo
de ser e de funcionar tenham ocorrido ao longo da vida da organização.
No Departamento de Sócios do SCP verifica-se a existência de troca de
informação entre os colaboradores e os Sócios, tratada por via eletrónica através do uso
das tecnologias de informação e comunicação. Por estas razões, o Departamento de
Sócios do SCP está a proceder à alteração de suporte da informação referente aos Sócios,
produzida entre o período de 1906 e 1980 e arquivadas em formato papel para um sistema
de arquivamento digital. Tudo isto conduziu ao desenvolvimento de um estudo orgânico-
funcional, ao desenho de um organograma funcional; à definição de estratégias de
recuperação da informação; à avaliação da informação e à informatização da informação.
Deste modo, o nosso trabalho, como profissionais das Ciências da Documentação e
Informação, terá em consideração as etapas propostas no manual Organização de
Arquivos Definitivos: Manual ARQBASE de Rafael António e Carlos Guardado da Silva
(2006, p. 21-24), tendo presente de que este é apenas um caminho de outros que seriam
igualmente possíveis:
1. Recolha e análise das Leis Orgânicas / Estatutos
Esta tarefa permitirá o conhecimento da história do SCP e a organização da secção.
Todavia as referências históricas, por melhor que sejam, serão sempre insuficientes,
exigindo um estudo empírico das séries, que informam a realidade estrutural do clube e
do seu devir no tempo.
2. Compilação de Planos e Relatórios de Atividades, Ordens de serviço, entre
outros, do Departamento de Sócios, enquanto produtores de documentação
acumulada.
Todas as unidades administrativas serão analisadas para a recolha de informação, cujo
número e localização já estão reconhecidos através dos dados recolhidos na etapa anterior.
Os serviços de cada unidade orgânica caracterizam-se por terem atribuições delimitadas
e tarefas específicas, que dão origem à produção de documentos em séries, resultando
naturalmente do desenvolvimento das suas atividades quotidianas.
29
Ainda que o Organograma tenha sido recolhido na primeira etapa, vamos procurar
obter do responsável do Departamento de Sócios e/ou dos seus colaboradores informação
relativa ao organograma do Departamento e a sua estrutura hierárquica entre o período de
1906 e 1982, assim como atribuições desenvolvidas em exclusividade ou partilhadas por
outros serviços, já que podem existir atividades desenvolvidas no âmbito de atribuições
que não estão definidas no Regulamento interno ou que são atribuições de outras unidades
orgânicas.
3. Recolha dos Instrumentos de Gestão, Classificação, Descrição e Pesquisa da
Informação
Uma vez que as séries estão identificadas por números, mas sem qualquer tipo de
informação complementar relativamente às mesmas, propormos um instrumento de
classificação, de descrição e de pesquisa da informação de acordo com as recomendações
internacionais existentes para este efeito. As recomendações a ter em conta são a EAD
(Descrição Arquivística Codificada) ISAD (Norma Internacional Descrição
Arquivística), ISAAR (CPF) (Norma Internacional de Registo de Autoridade
Arquivística para Pessoas Coletivas, Pessoas Singulares e Famílias), EAC (Contexto
Arquivístico Codificado), ISDIAH (Norma Internacional para Descrição de Instituições
com Acervo Arquivistico) e ISDF (Norma Internacional para Descrição de Funções). De
qualquer modo, a classificação do acervo consiste no estabelecimento de diversas
classe/subclasses em função da sua procedência, implicando agrupar hierarquicamente os
documentos do fundo mediante classes, desde as mais gerais às mais específicas, de
acordo com os Princípios da Proveniência e da Ordem Original.
4. Entrevistas e inquéritos, formais e informais, aos colaboradores envolvidos
técnica e administrativamente, para um primeiro reconhecimento das
séries/subséries em avaliação
Os documentos produzidos pelo SCP são o reflexo da sua atividade, ou seja, as suas
atribuições. Assim foram utilizadas técnicas de recolha de informação através da
observação direta e indireta e de entrevistas exploratórias.
5. Identificação das unidades de instalação
A identificação das unidades de instalação dá-nos, em primeiro lugar, a sua
localização física. Na unidade de instalação será colocada uma etiqueta com indicação
dos seguintes elementos:
- Identificação do Departamento de Sócios;
- Identificação da Secção;
30
- Identificação da Série;
- Identificação das datas de acumulação (na unidade de instalação);
- Identificação do número de ordem (da unidade de instalação na série).
6. Avaliação da documentação organizada
Avaliação será realizada através da análise SWOT, uma vez que estamos perante
documentação de conservação permanente, não podemos abordar os processos de seleção
ou eliminação. O termo SWOT (FOFA) é basicamente um acrónimo das palavras em
inglês: Forças (Strengths), Fraquezas (Weaknesses), Oportunidades (Opportunities) e
Ameaças (Threats). Com a técnica de análise SWOT é possível obter uma ampla visão
da realidade da organização, uma vez que ela se propõe a analisar os pontos internos e
externos que afetam a organização.
7. Elaboração de instrumentos de acesso à informação (IAI)
Elaboração de um quadro de classificação para a Secção Departamento de Sócios
baseado nas atribuições e funções do Departamento. De facto, irá manter-se a
classificação já existente com uma adaptação de uma nova classificação, tendo em vista
uma gestão eficaz e eficiente da informação, sobretudo no que concerne à sua
acessibilidade.
8. Organização física do arquivo
A partir da organização intelectual do acervo será proposta uma organização física,
podendo esta não coincidir com a existente.
9. Comunicação e difusão da unidade informacional
Disponibilização de acesso à informação na internet, assim como a pesquisa, de
estudos científicos, que permitam a difusão da unidade informacional, entre outros.
Existe uma multiplicidade de influências em torno da organização e é difícil ter uma
imagem global das influências relevantes. A velocidade da mudança ao nível do ambiente
é cada vez maior, torna-se difícil saber quais são as “tendências que são para ficar”. É
necessário interpretar e analisar todo o contexto em redor das organizações.
Não sendo tarefa fácil, importa analisar os fatores como se fosse uma série de
“camadas”, encontrando-se três: Macro-ambiente (é um meio envolvente, é a camada
mais geral); camada um pouco mais específica, ao nível do Departamento (que inclui um
conjunto de organizações que oferecem o mesmo serviço, que satisfazem as mesmas
necessidades) e um Micro-ambiente (a organização, diagnóstico organizacional e a
capacidade estratégica).
31
2.1 O Princípio de Proveniência
Princípio básico da organização, segundo o qual deve ser respeitada a autonomia
de cada arquivo, não misturando os seus documentos com os de outros (NP 4041, IPQ,
2005, p. 16). É a relação entre os documentos, as organizações e/ou indivíduos e as
funções que geraram a necessidade dos documentos (ISDF, 2007, p. 10).
Os utilizadores da informação de arquivo, como, pesquisadores, cientistas,
historiadores, independentemente das suas formações, cada vez mais precisam de saber a
proveniência e a custódia do mundo material e digital que analisam, avaliam, reproduzem,
transmitem, publicam, guardam, a fim de confiar e saber se são autênticos; isto é saber de
onde vieram os dados e para onde foram, como foram os dados criados, recolhidos e que
instrumentos foram utilizados (hardware, software e outros recursos tecnológicos) e
quais os caminhos de emigração utilizados.
Com confiança na proveniência do material digitalizado e na sua autenticidade, os
arquivistas podem fornecer às futuras gerações de investigadores uma linhagem de
material digital seguro (BAUDOIN, 2008, p. 557).
2.2 O Princípio da Ordem Original
Princípio básico segundo o qual os documentos de um mesmo arquivo devem
conservar a organização estabelecida pela entidade produtora, a fim de preservar as
relações entre eles e, consequentemente, a sua autenticidade, integridade e valor
probatório (NP 4041, IPQ, 2005. p. 16).
Quando os arquivistas processam coleções/séries de uma organização ou de um
indivíduo, têm como principio respeitar a organização do criador original. Porque a
organização de documentos e de toda a correspondência fornece um contexto que dá ao
arquivo o seu valor. No mundo digital, a coleção/série pode ser normalmente
discriminada para que uma única carta possa ser recuperada dentro de todo o contexto da
correspondência através de metadados associados à finalidade original (BAUDOIN,
2008, p. 558).
32
2.3 O Princípio da Preservação Digital
O Princípio da preservação digital é a combinação dos princípios abordados
anteriormente. Este princípio de preservação digital visa evitar a perda e a corrupção de
informações digitais, bem como evitar práticas que coloquem em risco qualquer ponto do
ciclo de vida dos objetos digitais. Nas estratégias de preservação digital a longo prazo, o
Princípio da Proveniência e da ordem original podem e devem ser traduzidos para o
arquivamento de novos materiais tecnológicos (BAUDOIN, 2008, p. 559).
2.4 Coleção
A ISAD(G) Portuguesa (2002, p. 13) define coleção (collection) como um
conjunto de documentos reunidos artificialmente em função de qualquer característica
comum, independentemente da sua proveniência.
A Norma Portuguesa 4041 (2005, p. 4), editada um ano após a ISAD(G), distingue
“coleções factícias” e “coleções”. As coleções factícias16, segundo a definição
apresentada, opõem-se a arquivo, pois baseiam-se na reunião artificial de documentos em
função de qualquer característica comum, de entre as várias possíveis. O termo coleção17
apresentado opõe-se, por sua vez, a processo, já que, segundo a definição, a coleção é
organizada para servir de referência, modelo ou como forma de arquivagem à produção
de documentos.
Dois reconhecidos arquivistas canadianos expõem a mesma linha de interpretação
do que é uma coleção ao defini-la, numa das suas obras, como um conjunto de
documentos ou dossiers reagrupados em função do acaso, de uma escolha temática ou
outra. A coleção constitui a antítese do fundo (ROUSSEAU; COUTURE, 1998).
Na arquivística o termo espólio é utilizado como sinónimo do termo coleção. Nos
termos da NP 4041 (IPQ, 2005, p. 4), espólio significa um conjunto de documentos de
diversa natureza (de arquivo, bibliográficos, museológicos, papeis pessoais) que
pertenceram a uma pessoa singular ou coletiva.
16 Conjunto de documentos de arquivo reunidos artificialmente em função de qualquer característica comum, nomeadamente o modo de aquisição, o assunto, o suporte, a tipologia documental ou qualquer outro critério dos colecionadores. Opõe-se a arquivo NP 4041, 2005, p. 4 17 Unidade arquivística constituída por um conjunto de documentos do mesmo arquivo, organizada para efeitos de referência (ex: copiadores de correspondência expedida), para servir de modelo à produção de documentos com a mesma finalidade (ex: coleção de formulários), ou de acordo com critérios de arquivagem (ex: coleção de documentos de despesa). Opõe-se a processo.
33
Leonor Calvão Borges (1993, p. 90-92) entende por espólio o conjunto de
documentos colecionados por determinada pessoas ao longo da sua vida, referentes a
determinados assuntos e organizados de acordo com esses mesmos assuntos, ou
tipologias, ou datas, etc. e sendo constituídos por qualquer tipo de documento,
independentemente do seu suporte físico, da sua data ou da sua proveniência (…) para
que a partir do conhecimento prévio do colecionador se possa compreender com bastante
mais facilidade a natureza das suas coleção (…) pode (ou deve) ser tratado no âmbito
do tratamento e descrição arquivística, (…) não sendo embora a vocação primeira de
quem tem a seu cargo núcleos arquivísticos.
Uma versão diferente do tradicional é apresentada por Armando Malheiro da Silva
(2006, p. 142-162) representa o termo “coleção” com três sentidos ou acepções, a saber:
(1) Conjunto de obras de arte (pintura e/ou escultura) reunido por um
colecionador que é também perito no tipo de arte colecionada ou ajudado por
peritos;
(2) Um conjunto de livros, grande ou pequeno, mas de preferência raros e/ou
consagrados a temas específicos;
(3) Uma sequência de publicações distintas, ligada entre si por um título comum,
um responsável e uma Casa editora que a promove e gere.
2.5 Série
Série é uma sequência informacional seja qual for o suporte em que está registada
(papel, cassetes áudio, vídeo, cd, recursos electrónicos, entre outros) que tanto pode ser
modelada pelos ditames da produção - série informacional orgânica (seja burocrática ou
administrativa, científica, técnica, lietrária, entre outros), como pela
utilização/recuperação - série informacional funcional, sendo ambos válidos. Em
documentação dos séculos XVIII e XX é possível encontrar séries funcionais na medida
em que por conveniência do uso (mas sempre em contexto orgânico e institucional), em
determinada época, os detentores e os utilizadores dessa documentação procederam a uma
reordenação que anula o primado tipológico e valoriza o funcional: criaram-se gavetas
(reais ou apenas nominais), correspondendo a cada uma um assunto, propriedade ou
negócio, e dentro os documentos que foram separados por maços ou “títulos" mais
específicos (Observatório de Ciência da Informação da Universidade do Porto, 2017).
Perante esta prática, conclui-se que o conjunto das gavetas é uma série funcional, cada
34
gaveta é uma subsérie e o maço outra sub-subsérie onde se encontram documentos
simples e compostos que, do ponto de vista informacional orgânico, formariam séries
distintas.
A ISAD(G) Portuguesa (2002, p.14) define série (series) ou série documental
(records series) como um conjunto de documentos organizados (…) que resultem do
mesmo processo de acumulação, da mesma atividade (…) com uma tipologia particular
(…) resultante do processo de produção, receção ou utilização.
A NP 4041 (IPQ, 2005, p. 7) define série como uma unidade arquivística
constituída por um conjunto de documentos simples ou compostos a que,
originariamente, foi dada uma ordenação sequencial, de acordo com um sistema de
recuperação da informação. Em princípio, os documentos de cada série correspondem
ao exercício de uma mesma função ou atividade, dentro de uma mesma área de atuação.
Pode contemplar vários níveis de subdivisão.
35
2.6 Breve narrativa sobre Sporting Clube de Portugal
Queremos que o Sporting seja um grande Clube, tão grande quanto os
maiores da Europa. (José Alvalade, 1906)
O primeiro eco da existência do Sporting Clube de Portugal remota a 26 de Agosto
de 1902 no jogo disputado entre residentes de Belas e Sintra. Os Cabouqueiros foram
José Alfredo Holtreman Roquette (José de Alvalade), José Gavazzo, Fernando Barbosa,
José Stromp, Francisco e António Stromp, Eduardo Mendoça, Barjonas Freitas, José
Roquette, Dr. Serrão Moura, Geraldes Barba, Henrique Leite, Afonso Botelho, Frederico
Ferreira, Borges Castro, João Scarlett, que após um encontro para um jogo de futebol, no
Campo Grande Foot-Ball Clube, manifestaram a vontade de fundar um clube
(AZEVEDO, p. 20).
O mais influente dos dissidentes, fora José Holtreman Roquette (José Alvalade),
que recorrera ao seu avô, o Visconde de Alvalade, o Dr. Alfredo Augusto das Neves
Hotreman, bacharel formado em Direito pela Universidade de Coimbra, para ceder um
dos vários terrenos de que era proprietário, para aí nascer o primeiro campo de jogos do
Sporting. Foi designado presidente do novo clube, a título honorífico, pelo apoio dado
aos fundadores do Clube (AZEVEDO, p. 20-21).
Nos estatutos de 1907 está patente o nome atribuído à Associação de Instrução
Exercício denominada Sporting Clube de Portugal, com sede na quinta de Alvalade, os
quais foram autenticados pelas assinaturas do Visconde de Alvalade, António Ferreira
Roquette, José Alfredo Holtreman Roquette, Frederico Seguro Ferreira, Eduardo Quintela
de Mendonça, Fernando Barbosa, Nuno Rego Botelho, José Cordeiro Ferreira Roquette,
Lucio Rolin Geraldes Barba, Augusto Carlos Seguro, Henrique d'Almeida Leite Junior,
José Borges de Castro, Joaquim Avelino Martins, José Avelino Martins Junior, José
Stromp, Carlos Shirley, Guilherme de Lima O'Connor Shirley (ESTATUTOS de 1907)18.
Esta designação foi decidida na Assembleia Geral de 1 de julho de 1906. Ao
fundar o clube, fundou uma comunidade ou uma ordem desportivo-moral, que
prontamente se estendeu a todo o país. O sentimento moral de José Alvalade e de seus
pares lutou contra a rotina dos malefícios do incivismo e do anti desportivismo,
transmitindo o testemunho da ética Sportinguista na pureza das suas atitudes estritamente
aristocráticas e conservadoras. O complexo desportivo integrava um campo de futebol,
18 Ver Anexo 2
36
pista de atletismo, dois campos de ténis, um pavilhão com chuveiros e banhos de imersão
e até uma cozinha. O clube nasceu com cinco modalidades: futebol, ténis, corridas, saltos
(atletismo), exercícios físicos (ginástica) e luta de tração à corda. No ano seguinte, surgiu
a prática do críquete, do hóquei em campo e da esgrima. O ciclismo surgiu somente em
1911 (site oficial do SCP, 2017)19.
O Sporting tem como símbolo a figura do leão rompante, é o centro físico e
espiritual, à volta do qual se movem centenas de milhar de sócios e adeptos de todos os
pontos do mundo desportivo. Encontra na cor verde o princípio original das duas formas
da sua esperança: esperança que dura e esperança que consome. A força do seu símbolo,
a esperança da sua cor e o servir do seu ecletismo, são condensações de uma energia
que é simultaneamente eternidade e tempo. O lema Esforço, Dedicação, Devoção e
Glória da “família sportinguista” recordam um passado de glórias ao nível de quase todos
os desportos (AZEVEDO, p. 22).
Ficaram memoráveis reuniões de caráter desportivo, social e cultural leonino, nos
salões da sua sede da Praça dos Restauradores e as festas de fim de ano e do carnaval
quando o clube se encontrava instalado no Palácio da Foz, como consta nas publicações
no Boletim do Sporting Clube de Portugal, as festas realizadas na sede do nosso clube
para comemorar a passagem de ano foram, como de costume, cheias de animação,
alegria, distinção e graça (…) pelo ambiente de calma e elegante familiaridade que as
caracterizam (BOLETIM DO SPORTING CLUBE DE PORTUGAL, 1936).
Em 1907, realizou-se o primeiro jogo de futebol do clube leonino. Em 1910, o
Sporting conquistou campeonatos nacionais de ténis por equipa, títulos de salto à vara,
lançamento do peso e do salto em cumprimento; venceu o primeiro jogo internacional
contra o Clube Internacional de Futebol (CIF) de Huelva. Ano complicado para o país
pois decorrera em Portugal a instauração da República e os jogos passaram a ser cobrados
aos aficionados de futebol. Foi neste ano que José Alvalade assumiu a presidência do
clube (site oficial do SCP, 2017).
O equipamento do Sporting era composto pela cor branca das camisolas e dos
calções, e a partir de 1908 as camisolas apresentavam duas cores, verde e branco, o que
aconteceria até 1928. Nesta data, a equipa passou a usar as novas camisolas às riscas
horizontais verdes e brancas e calções pretos de flanela, depois de ter ganhado o jogo
frente ao Benfica em Outubro de 1928. Tendo o equipamento sido muito apreciado em
19 http://www.sporting.pt/pt/modalidades/ciclismo/historia
37
Portugal e no estrangeiro, pela sua originalidade. A partir da época 1997/1998, foram
também usadas camisolas alternativas totalmente verdes ou brancas e, após esta época,
todos os anos são apresentadas camisolas diferentes de cores variadas.
Figura 2 – Equipamento do SCP (1908-1927)
Fonte: Imagens da Web
Os anos quarenta e cinquenta foram anos de ouro aquém e além-fronteiras
proporcionados pelos “Cinco Violinos” (Jesus Coreia, Vasques, Peyroteo, Travassos e
Albano) através do espírito coletivo e eficácia em campo, tendo conquistado fama
nacional e internacional, de tal modo que, apesar de não ter conquistado o título de
campeão nacional, o Sporting foi convidado para participar na primeira edição da Taça
dos Clubes Campeões Europeus (site oficial do SCP, 2017).
Durante os primeiros 15 anos de existência do Sporting, não houve disputa de
campeonatos nacionais, uma vez que, os primeiros registos de campeonatos de futebol
datam de 1912, 1913 e 1918, uma competição não oficial organizada pelo Sport Clube
Império com o intuito de jogarem todos os clubes de Portugal, mas somente a partir da
época de 1921/22 foi criado o campeonato de Portugal disputado pelos campeões
distritais, ainda que, nas épocas de 1922 a 1938, a competição nacional que se designava
como Campeonato de Futebol de Portugal, 1938 passou, a partir de 1938, a chamar-se
Taça de Portugal. Assim, em 1915 conquistou a Taça de Honra; nas épocas 1922/23,
1933/34, 1935/36 e 1937/38 – ganhou o Campeonato de Futebol de Portugal; obteve 16
Títulos de Campeão Nacional, nas épocas 1940/41; 1944/45; 1945/46; 1947/48; 1953/54;
1962/63; 1970/71; 1972/73; 1973/74; 1977/78; 1981/82; 1994/95; 2001/02; 2006/07;
2007/07; 2014/15.Conquistou a Taça dos Clubes Campeões Europeus na época 1955/56
38
e a Taça dos Vencedores da Taças (atual Taça UEFA) em 1963/64; conquistou ainda por
distrito 16 Títulos (site oficial do SCP, 2017).
As Escolas Academia Sporting possibilitam a prática desportiva junto dos jovens
e priveligiam o desenvolvimento de um estilo de vida saudável pois no “desporto, como
na vida, se deve aprender” seguindo valores e princípios associados a uma cidadania ativa.
O futebol é a imagem da vida e da sociedade, (…) sempre que jogam, vocês
estão a educar e a transmitir valores: o companheirismo, o esforço pessoal,
a beleza do jogo, o jogo de equipa (PAPA FRANCISCO, 2017 publicado por
MIGUEL, 2017).
Em 2017 conquistou a Taça Challenge; Campeonato Nacional de Andebol;
Campeonato Nacional de Corta-Mato e de Pista Coberta Masculino e Feminino;
Campeonato Nacional de Juniores; Taça da Liga; Campeonato Nacional de Ténis de
Mesa; Campeonato Nacional Feminino de Futebol. Assim, o Sporting Clube Portugal
conta com cerca de 20 mil títulos conquistados, 25 taças europeias (em quatro
modalidades distintas), 146 atletas olímpicos e um vasto conjunto de recordes nacionais,
europeus e mundiais ainda em vigor e mais de “3,5 milhões”20 de Sportinguistas:
Estou muito satisfeito por esta gente toda. Não me canso de dizer que foram
eles que nos empurraram para estes dois títulos. (NUNO CRISTÓVÃO,
treinador futebol feminino, 2017)21.
O Sporting Clube de Portugal é o único clube do mundo (atualmente) que, tem
dois museus oficiais, um em Lisboa (no Estádio José de Alvalade) e outro em Leiria (na
rua Mártires do Tarrafal). O museu de Leiria caracteriza-se por ser uma obra desenvolvida
pelo Sócio n. 5631, Bernardes Dinis, que começou por ser uma coleção pessoal de
recordações Sportinguistas, tendo-se transformado num espaço riquíssimo de informação
do SCP. No seu espólio encontramos revistas, posters, medalhas, troféus, camisolas e
outras peças de antigos campeões. Isto demonstra a dedicação e a devoção deste Sócio
pelo seu clube que disponibiliza entradas gratuitas e guiadas no museu de Leiria. Na era
digital em que vivemos, em 2008 surgiu a 8 de Outubro, a enciclopédia temática com a
denominação de Wiki Sporting com o objetivo de preservar a memória do SCP, sendo
que, em 2014, foi ultrapassada a barreira de 10 mil páginas editadas por membros dos
20 Citado no endereço eletrónico disponível na internet em URL: http://www.sporting.pt/pt/clube/historia/palmares [consult. 6 jun. 2017] 21 Retirado do facebook do SCP em outubro de 2016, disponível na internet em URL: https://pt-pt.facebook.com/SportingClubePortugal/
39
Fórum SCP (Porta 10-A), sendo atribuído no mesmo ano, o Prémio Stromp22 na categoria
Especial pela Dedicação, Devoção e Esforço. A realização da Gala Honoris Sporting
também é o reconhecimento da Dedicação, Devoção, Esforço e Glória de todos aqueles
que com contribuíram para a difusão e prestígio do clube, realizada anualmente, cujos
Prémios e Galardões (Universo Sporting, Modalidades, Futebol, Honra) são efetuados
pelo Conselho Diretivo por votação dos associados e pelos funcionários do Universo
Sporting. De realçar que tal devoção e dedicação da ‘família leonina’ se verificam ainda
na venda de bilhetes onde semanas antes dos jogos de futebol, a grande ‘família
leonina’os sócios e adeptos esgotam a ocupação do estádio de Alvalade, o que não deixa
indiferente adeptos, sócios, jogadores, treinadores que assistem aos jogos, como consta
nas mensagens deixadas:
Pessoalmente, fiquei fascinado com o ambiente, foi incrível, sobretudo na
segunda parte. Cheguei a ter dores de ouvidos, um zumbido constante (...) foi
fabuloso, fiquei muito impressionado (FELIX PASSALACK, jogador do
Borussia Dortmund, 2016).23
Mais uma vez foi demonstrada a união da ‘grande família leonina’ que através de
donativos fez com que um sonho há muito ambicionado se tornasse realidade. Assim, a
21 de Junho de 2017 foi inaugurada a nova casa das modalidades, o Pavilhão João Rocha
que nasceu do Esforço, Dedicação e Devoção de 22.956 Sportinguistas e de tantos outros
que de alguma forma deram o seu contributo para que este sonho se torna-se realidade
(BRUNO CARVALHO, presidente do SCP, 2017). João Rocha foi, mais uma vez,
homenageado com o seu nome perpetuado numa infraestrutura que ficará para a história
do Clube.
Lembramos que aqui está apenas retratada de forma suscinta parte da vastíssima
e riquíssima história deste Clube, pois para documentar tal história eram necessários mais
de três volumes de livros como foi escrito por Eduardo Azevedo no seu livro intitulado a
História e Vida do Sporting Clube de Portugal.
22 O Grupo Stromp foi fundado em 1940 por um grupo de sportinguistas, com o objectivo de ajudar a implementar o ideal sportinguista e contribuir e colaborar com os Órgãos Sociais do Clube na obtenção de êxitos e na defesa da imagem do Sporting. O Grupo Stromp teve actividade durante cerca de 10 anos, que foi depois interrompida. Após um interregno, foi recuperado a 18 de dezembro de 1962, data que é actualmente considerada como a fundação do atual Grupo Stromp. As condições de admissão no Grupo são a prestação de serviços relevantes ao Clube e 10 anos de filiação (WIKISPORTING). 23 Retirado do facebook do SCP, disponível na internet em URL: https://pt-pt.facebook.com/SportingClubePortugal/
40
3. ESTUDO ORGÂNICO FUNCIONAL
Conhecer a orgânica e o funcionamento de uma instituição é essencial para
compreender a produção e utilização da informação. O arquivo deve transparecer o
contexto em que os documentos foram produzidos, porque só conhecendo quem, onde e
por que motivo se concebeu a documentação se compreende com exatidão a informação
que integra a memória da organização (RIBEIRO, 2013, p. 46).
Apesar de o futebol parecer ter sido um dos “F” do Estado Novo – a par do Fado
e de Fátima –, o regime não via com bons olhos quando as massas se reuniam para
assistir aos jogos, pois fazia com que fosse mais difícil exercer controlo sobre elas
(RODRIGUES, 2016). O desenvolvimento organizativo e estrutural esteve longe de
corresponder ao interesse social pelo futebol. As lacunas eram evidentes, faltava um
sistema de regulamentos (…) o estatuto do praticante, ou seja, do futebolista, era
secundarizado e subjugados ao estatuto de amadores (CORNELSEN et al., 2005).
Em 1926 a prática de desporto do futebol já era reconhecida como restritiva
(decreto n.º 11:651), com o decreto n.º 21.034 de 18 de março de 1932 que criou o
Ministério da Instrução, a Direção dos Serviços de Educação Física considerava os jogos
desportivos a “antítese de toda a educação” e um meio de “deformação física” e
“perversão moral”. O Regulamento de Educação Física dos Liceus, aprovado em 1932
pelo decreto n.º 21:110 de 16 de abril, proibia os desportos anglo-saxónicos e os jogos
atléticos, bem como os desafios, especialmente os de foot-ball, visto ser nulo ainda o seu
papel educativo, e cujos malefícios são óbvios (p. 656-657). O Estado impunha o desporto
do futebol como uma prática totalmente amadora e talvez devido a este facto o
profissionalismo do desporto português foi proibido em 1943 (desvirtuava a função do
desporto) e a ginástica, pelo seu caráter terapêutico, racional e disciplinador assume-se
como a modalidade rainha do regime, sendo imposta a todos os programas desportivos
dos clubes.
No entanto, o Mundial de 66 teve o poder de unir a população portuguesa em torno
da seleção, fazendo esquecer por alguns momentos a situação soturno que o país vivia.
“Uma nação fechada aos ventos da modernidade, amordaçada, afetada pelo
analfabetismo, esvaziada pela emigração, em situação de pobreza e amedrontada pela
guerra colonial”, como afirma o historiador César Rodrigues no seu livro Mundial 66:
100 primeiras páginas. César Rodrigues escreve que o Governo do Estado Novo nunca
garantiu condições para que se atingissem bons resultados, sendo que apenas em 1960
41
com a Lei n.º 2104, de 30 de Maio (alterado pelo decreto-lei 45750, de 3 de Junho de
1964), o futebol foi profissionalizado, mas que depois se “apropriou dos bons resultados”
que a seleção obteve para dar crédito aos próprios governantes. De referir que só em 1979
foi aprovado o regulamento das transferências dos praticantes amadores de futebol
(portaria n.º 456 de 22 de Agosto), entretanto já revogada.
Em 11 de fevereiro de 1982, foi lavrada por escritura no Cartório Notarial de
Lisboa a substituição integral dos estatutos do Sporting Clube de Portugal e publicados
em 8 de março no Diário da República n.º 5 da III Série, (p. 3480-3485), tendo sido
aprovados em Assembleia Geral Extraordinária a 11 de março de 1981. Também se
efectuou o levantamento de estatutos de 1907, entregues no Governo Civil de Lisboa a
19 de Julho, e aprovados a 22 de Agosto do mesmo ano, assim como os IV Estatutos do
Sorting Clube de Portugal, aprovados em Outubro de 1920, publicados em três números
do Boletim do Sporting no início de 1925.
O acesso aos estatutos de 1907 e 1920 só foi possível porque estes estavam
publicados no endereço eletrónico Wiki Sporting (Enciclopédia online), um fórum do
SCP (Porta 10-A), os estatutos de 1982 foram cedidos pelo colaborador do Departamento
de Sócios.
Organograma 1 – Estrutura organizacional do SCP em 1907
Assembleia GeralPresidente; Vice-Presidente
1º Secretário; 2º Secretário
Sócio beneméritos do sexo masculino;
Sócio Contribuintes; Sócio Ordinários
DirecçãoPresidente; Vice-Presidente
Secretário; Tesoureiro; Vogal
2 Directores efetivos; 2 Directoressuplentes
Conselho Technico3 Sócios Technicos
Directores que sejam Sócios Technicos
42
Organograma 2 – Estrutura organizacional do SCP em 1920
Assembleia GeralPresidente; Vice-Presidente
1º Secretario; 2º Secretario
Sócios contribuintes; Sócios beneméritos
Sócios de mérito
DirecçãoPresidente; Vice-Presidente
1º Secretário; 2º Secretário
Tesoureiro; 2 vogais;
7 diretores efetivos; 2 suplentes
Meza da Assembleia Geral
Presidente; Vice-Presidente
1º Secretário; 2º Secretário
Conselho TechnicoPresidente; Secretario relator;
Capitaão Geral de Foot-Ball
3 Membros nomeados pela Direcção
Comissão Sindicancia3 Membros nomeados pela Direcção
Conselho Fiscal3 Sócios nomeados pela Direcção ou
3 Sócios efetivos; 2 Sócios Suplentes
43
Organograma 3 – Estrutura organizacional do SCP em 1982
A pesquisa, selecção e análise dos estatutos é um suporte essencial para
compreender as mudanças e a evolução da estrutura organizacional ao longo dos anos de
1907, 1920 e 1982. Para melhor compreensão deste organograma, passamos a descrever
os órgãos estatutários que constituíram o SCP e respectivas competências.
Foram órgãos do SCP:
– Assembleia Geral
– Direcção
– Conselho fiscal
– Conselho Technico
– Comissão sindicância
– Conselho Leonino
Assembleia GeralPresidente; Vice-Presidente
2 Secretario; 2 Vice-Secretario
Sócios contribuintes; Sócios beneméritos
Sócios de mérito
DirecçãoPresidente; 6 Vice-Presidente
1º Secretário; 2º Secretário
Filiais; Delegações; Núcleos
Conselho LeoninoPresidente e Vice-Presidente da A.G.,
Direcção; C.F.D.;
Presidente e Vice-Presidente da A.G.,
Direcção, C.F.D. dos 2 mandatos anteriores;
Membros do Conselho Administração SCP - S.A.R.L.;
Dirigentes de associações e federações das modalidades de alta competição;
Sócios com numeração mais antiga;
50 membros com 10 anos de efectividade
Conselho Fiscal e DisciplinarPresidente; 2 Vice-Presidentes
4 Vogais
Mesa da Assembleia Geral
44
O SCP tal como a generalidade das associações de cariz desportivo, desde os
primeiros estatutos sempre teve como órgãos sociais, uma Assembleia Geral, uma
Direção e um Conselho Fiscal (que ao longo dos vários estatutos foi tendo diferentes
denominações).
A 8 de Maio de 1906 reúne-se a primeira Assembleia Geral do SCP, onde é eleita
a primeira Direção do Clube composta por cinco Sócios e dois Sócios suplentes eleitos
em Assembleia Geral, presidida pelo Visconde de Alvalade, e foram instituídas as
primeiras normas do clube, atribuídos privilégios aos dez sócios fundadores principais, e
formulado o histórico voto Queremos um Clube tão grande como os maiores da Europa.
Desconhece-se a data em que terminou esta primeira Direção, embora tudo aponte para
Julho de 1907, altura em que foram criados e aprovados os primeiros estatutos do clube
(WIKI SPORTING).
Nos primeiros estatutos já estava consignada as reuniões da Assembleia Geral que
deveriam realizar-se anualmente onde a direção apresentava o relatório e as contas do seu
mandato e onde eram eleitos os órgãos sociais do ano seguinte, nestas reuniões eram
excluídos das Assembleias Gerais e da eleição para qualquer cargo, todos os Sócios
renumerados pelo SCP. Segundo os primeiros estatutos (art. 29º) e os estatutos de 1920
nos termos do art. 18º, compete ao presidente convocar a Assembleia Geral e dirigir os
seus trabalhos, rubricar os livros de actas da Assembleia Geral e da Direcção e os demais
livros principais da sociedade. Ao primeiro secretário compete prover ao expediente da
mesa, lavrar os autos de posse, lavrar e assinar as actas e os diplomas dos sócios
protectores, beneméritos e honorarios. O segundo secretário tem por dever coadjuvar o
primeiro nos seus serviços e assinar os referidos diplomas. Apesar de existir Sócios de
ambos os sexos, só os homens tinham assento nas Assembleias Gerais (art.º 27º dos
estatutos 1907).
Com o efetivo de 67 sócios ordinários, 47 extraordinários e 8 menores,
perfazendo um total de 122 Sócios, a 4 de Janeiro de 1910, a Mesa da Assembleia Geral,
foi constituído com a presidência atribuída ao Visconde de Alvalade e cujo vice-
presidente e o primeiro e segundo secretário foram o Dr. Pedro de Lacerda, António Dinis
e Eduardo Quintela de Mendonça, nesta ordem respetiva. Durante os primeiros 40 anos
a Assembleia Geral funcionou sem grandes alterações em relação ao inicialmente
instituído (WIKI SPORTING). O presidente da mesa da assembleia geral, nos termos do
art. 39º dos estatutos de 1982, é a entidade mais representativa do clube, competindo-lhe
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a convocação da assembleia geral; presidir às suas reuniões, às do conselho leonino e do
conselho de filiais e delegações; investir sócios eleitos na posse de cargos.
No dia 11 de Setembro de 1981, foi aprovada, em Assembleia Geral, a alteração
estatutária onde estabelecia que para além dos candidatos à presidência dos órgãos sociais
do clube, indigitados pelo Conselho Leonino, todos os outros membros propostos para
integrarem esses órgãos, fossem sujeitos individualmente à aprovação dos sócios, na
Assembleia Geral eleitoral ordinária que acontecia bianualmente para esse efeito, sendo
que as referidas atribuições do Conselho Leonino continuavam a não ser impeditivas de
que sócios efetivos e agora maiores de 18 anos, no gozo dos seus direitos e dispondo de
um mínimo de 1000 votos, organizassem listas diferentes para submeter à Assembleia
Geral, passando a ser atribuídos a cada sócio mais 3 votos por cada 10 anos de
associativismo (WIKI SPORTING).
Esta alteração ocorreu devido ao aumento do número de Sócios e à crise de
1979/80, quando o então Presidente da Direção, João Rocha solicita a Assembleia Geral
a sua saída e após várias reuniões extraordinárias para se encontrar uma nova Direção
para o clube, no dia 31 de Julho de 1980 com votação de 1100 Sócios leoninos, foram
eleitos sem oposição, os Presidentes e Vice-Presidentes da Direção, da Mesa da
Assembleia Geral e para o Conselho Fiscal e Disciplinar do Sporting Clube de Portugal,
para o biénio 80/82, ficando com a presidência da Direção João Rocha (WIKI
SPORTING).
Segundo os estatutos de 1907, 1920 e 1982, a Assembleia Geral pode,
independentemente das diferentes categorias de Sócio atribuir galardões, tais como,
«Leão de ouro» e «Leão de ouro com palma» mediante proposta do Conselho Directivo
ou de duzentos e cinquenta sócios efectivos com mais de dez anos de inscrição e cuja
primeira atribuição remota ao ano de 1971 e 1968, respetivamente, são distinções
honoríficas, com o objetivo de premiar ou distinguir os serviços excecionais, a dedicação
e o mérito associativo ou a contribuição para o engrandecimento do Sporting (WIKI
SPORTING). Quem recebe o «Leão de ouro» é reconhecido como Sócio de mérito (art.º
17.º dos estatutos de 1982).
A Assembleia Geral pode ainda atribuir ao mesmo associado os galardões de
Sócio de mérito, Sócio benemérito e Sócio honorário. As distinções de Sócio Benemérito
e Sócio de Honra foram atribuídas a José Alfredo Holtreman Roquette (José Alvalade)
em 1910 e 1912, respetivamente (WIKI SPORTING).
46
Durante o mandato da primeira Direção a única alteração, reporta à entrada de
José Stromp para o lugar de José Gavazzo, quando este foi para França em data incerta.
A segunda Direção apenas foi constituída com Presidente e Vice-presidente e durou até
4 de Janeiro de 1910, momento em que o Visconde de Alvalade passou a presidir à Mesa
da Assembleia Geral que assumiu funções na altura, e em que foram empossados o
primeiro Conselho Fiscal, o primeiro Conselho Technico e uma nova Direção. Neste
período apesar do Visconde de Alvalade ser o Presidente do Clube por direito, quem o
dirigia de facto, era o seu neto José Alvalade, e foi nesta altura em que o Futebol se
assumiu definitivamente como a principal modalidade do clube. A Direção, em 1920 foi
composta por sete sócios efetivos e dois suplentes e competia-lhe eleger elementos que
ocupavam os cargos de Delegado Sportivo, Director de Campo e Director do Posto
Nautico (art. 23º estatutos 1920). Compete à Direção responsabilidades como cumprir e
fazer cumprir os estatutos e as deliberações da assembleia geral; nomear a comissão de
sindicância; admitir ou dispensar os empregados do clube e arbitrar-lhes os vencimentos;
é responsavel pelos seus actos e resoluções; terminará porém, toda a responsabilidade
logo que a assembleia geral aprove a sua gerência e contas; realizar tudo em prol do clube,
entre outras responsabilidades. Compete ao presidente ou ao vice-presidente, dirigir os
trabalhos, convocar a Direção para as suas reuniões, assinar as atas e diplomas dos sócios
contribuintes e qualquer outros documentos juntamente com o secretário. Ao tesoureiro
compete assinar os recibos das jóias e quotas mensais e os cheques, arrecadar os dinheiros
do clube, fiscalizar a cobrança dos rendimentos, e dar contas à Direção (estatutos 1907,
1920 e 1982).
Ao longo dos anos as recomendações sobre a composição da Direção, sofreram
diversas alterações, no que diz respeito ao número e à denominação dos cargos dos
membros que a compunham, e as suas competências também foram sendo alteradas,
conforme as exigências que os novos tempos iam trazendo. Assim a partir de 1915 a
Direção passou a ter sete membros efetivos e dois suplentes, mas com a revisão
estatutária de 1929 regressou-se à fórmula inicial, que se manteve até 1934, altura em
que os novos estatutos alargaram novamente o número de membros da Direção para sete
efetivos e dois suplentes. Os estatutos de 1947 introduziram novas alterações no formato
da Direção, que passou a ter nove membros efetivos, com a curiosidade de dois deles
serem tesoureiros, um para a caixa outro para a contabilidade, e mais dois ou três
suplentes. A Direção, passou a ter onze membros efetivos, três dos quais como vice-
presidentes, com a alterações efetuadas em 1964. A partir de 1947, com a criação do
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Conselho Geral, este passou a ter a competência de indicar os Presidentes dos Órgãos
Sociais do Clube, que escolhiam os restantes membros da sua equipa, que posteriormente
eram ratificados pelos sócios, em reunião magna convocada para o efeito (WIKI
SPORTING, 2011).
Inicialmente o período de duração de cada Direção era de um ano, que deveria
coincidir com o ano económico que terminava a 30 de Junho, a partir de 1946 o início
do mandato passou a coincidir com o inicio do ano civil. Mais tarde por circunstâncias
várias considerou-se que Março ou Abril seria a altura ideal para o arranque das novas
direções, o que passou a acontecer desde 1960. A revisão estatutária de 1968 prolongou
o período de vigência dos mandatos para dois anos (WIKI SPORTING, 2011).
Durante os anos a que se referem os estatutos aqui estudados, o órgão social
designado como Comissão Sindicância foi criado em 1920, sendo mais tarde alterado
para Conselho Fiscal que nos estatutos de 1920 e 1982 foram atribuídas as compências
de reunir em sessão antes da convocação da assembleia geral ordinária; requerer a
convocação da assembleia geral extraordinária; o conselho fiscal subdivide-se em dois
pelouros: fiscalização de contas; disciplinar; competindo-lhe emitir parecer sobre a gestão
do clube; delibrar sobre pedidos de empréstimos monetários; promover inquéritos, entre
outros (art. 51º dos estatutos de 1982).
O Conselho Technico foi um Órgão criado nos Estatutos de 1907, que nos termos
do art. 25º previa que fosse formado por Sócios Technicos, categoria definida como
"muito especial", no n.º 4 do art. 8º destes Estatutos, que no seu art. 26º lhe atribuía
diversas e relevantes funções, que o tornaram num dos Órgãos mais importantes da vida
do Clube nestes primeiros anos, entre as quais, lavrar actas de todas as deliberações e
pareceres emitidos nas reuniões da Direção e assembleia geral; inspecionar e fiscalizar
toda a parte logística do clube; elaborar os programas de ensino de todos os ramos
desportivos do clube, entre outros.
Nos Estatutos de 1920, o Conselho Technico sofreu algumas alterações, passando
a cuidar exclusivamente de assuntos desportivos. Este Órgão era então composto pelo
Delegado Desportivo, pelo Capitão Geral do Futebol e por 3 membros nomeados pela
Direcção, sendo que nele podiam ter assente os Capitães das diversas equipas ou secções
desportivas do Clube. Cabia ao Conselho Technico entre outras atribuições, o
escalonamento das equipas que representavam o Sporting nas diversas modalidades
praticadas pelo Clube, com natural destaque para o Futebol, numa altura em que o cargo
de treinador ainda era pouco relevante e por vezes até inexistente; reunir com a Direção;
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promover a prática de novos desportos (art. 37º). Ao secretário compete organizar o
arquivo das secções desportivas e registar no livro de actas todas as provas realizadas
durante o ano; zelar pelo livro ata; organizar e arquivar a documentação em geral (art.
38º).
O Conselho Leonino foi um Órgão criado em 1968, por altura da elaboração dos
nonos estatutos do clube, que substituiu o conselho geral (criado em 1947) e o conselho
dos presidentes (criado em 1964), herdando do primeiro a competência de indicar os
presidentes da assembleia geral, da direcção e do conselho fiscal (WIKI SPORTING,
2008). Nos termos do art. 43º dos estatutos de 1920, competia ao conselho leonino velar
pela observância dos presentes estatutos; designar os nomes do presidente da mesa da
assembleia geral, da direção e do conselho fiscal e disciplinar; dar o seu parecer, sempre
que solicitado, sobre assuntos da direção; elaborar a sua própria equipa.
Análise de Diagnóstico
Quando a abordagem metodológica ou o tipo de estudo envolver análises de
informações, dados e evidências empíricas, o investigador deverá escolher
técnicas para coleta necessárias ao desenvolvimento e conclusões de sua
pesquisa (MARTINS; THEÓPHILO, 2009).
Para compreender, então, o sistema de informação em questão, o arquivo do
Departamento de Sócios do SCP, fez-se uma primeira análise orgânico-funcional,
entendendo, assim, desde logo, o SCP como um sistema pluricelular dividido pelos seus
vários setores orgânicos funcionais e produtores de informação. Para tal recorreu-se à
análise de estatutos e de questionários24 realizados ao colaborador responsável pela
digitalização. Desta forma, e, através da identificação das coleções e distintas unidades
informacionais que constituíam o arquivo do Departamento, procedeu-se posteriormente
à criação dos devidos instrumentos de organização e recuperação da informação.
Com a elaboração dos organogramas, o passo seguinte foi elaborar uma proposta
de classificação dos documentos para representar a informação. O objectivo principal
passava claramente por facilitar o acesso à informação através de um sistema de
classificação e ordenação, que estaria objetivado num Quadro de Classificação. Neste
caso particular da classificação, a maior preocupação era que esta representasse a
24 Ver Anexo 1
49
estrutura orgânico funcional do SCP. O arquivo da organização estava claramente
desorganizado, pelo que não favorecia a localização dos documentos, bem como o seu
acesso. O Plano de Classificação parcial proposto para o acervo do Departamento de
Sócios foi constituído, em primeiro lugar, pelos vários serviços produtores de informação,
estando estes representados numa linha hierárquica, uma vez que esta unidade orgânica
não se encontra isolada. Depois, quando na presença da unidade informacional Registos
de Sócios, ordenámo-los numericamente, por números de Sócios.
50
4. ESTRATÉGIAS DE RECUPERAÇÃO DA INFORMAÇÃO
As origens da recuperação da informação e da própria Ciência da Informação
remontam à época de Paul Otlet, documentalista belga que, na sua obra Traité de
Documentation, escrita em 1934, nos brindou com ideias revolucionárias para o seu
tempo, como o Mundaneum, um centro internacional para armazenamento e
disseminação do conhecimento (OTLET, 1934).
Entre os autores mais relevantes, na área de recuperação da informação, destaca-
se Lancaster (1979), cuja abordagem privilegia o sistema de recuperação da informação.
Para este autor, a principal finalidade deste sistema é assegurar que a necessidade de
informação de um membro da comunidade de utilizadores seja atendida na hora em que
ele necessite. Na sua definição, a recuperação da informação é um processo de procura
de um conjunto de documentos, termo por ele adotado em sentido amplo, de forma a
identificar os documentos relativos a um assunto em particular. Qualquer sistema que seja
empregado para facilitar esta atividade de pesquisa de literatura (literature search) pode
ser legitimamente chamado de sistema de recuperação da informação. Mas o próprio autor
faz a ressalva de que este termo, apesar de ser amplamente utilizado, não é satisfatório
para descrever o tipo de atividade para a qual é normalmente aplicado, pois “um sistema
de informação não recupera informação, já que informação é alguma coisa intangível”
(SANTIAGO, 2004, p. 26).
Figura 3 – Estratégias de Recuperação da Informação
Organização da informação
De acordo com a definição citada na NP 4041 (IPQ, 2005, p. 16), organização
trata-se de um conjunto de operações de classificação e ordenação (...), devendo atender
aos princípios da proveniência e ao princípio do respeito pela ordem original, (…) não
depende de instrumentos de pesquisa de nenhum arquivo específico (ISAD(G), 2000, p.
12).
Organização da informação Classificação Descrição
51
As Orientações para a Descrição Arquivística (DGARQ, 2011, p. 163) alargam
os procedimentos da organização, considerando-os como o conjunto de operações
intelectuais e físicas que consistem na análise, estruturação, classificação e ordenação
dos documentos de arquivo, e seu resultado.
A origem do documentos, segundo Heredia Herrera, (2007, p. 100), ligada a um
productor y a sus funciones y atividades, su carácter seriada (…) su condición de único,
que determina su originalidade; su autenticidade (…); mas também, a tipologia
documental, os intervenientes, a(s) data(s), entre outros elementos indispensáveis à
compreensão das relações existentes entre o documento em análise e o seu produtor e as
relações com os restantes documentos do fundo, de modo a determinar a sua posição nos
processos de organização (classificação e ordenação, descrição e comunicação da
informação) (GUEDES, 2015, p. 196).
O processo que compõe a etapa de organização arquivística é a descrição. Por
definição, Bellotto (2004, p. 173) defende que a descrição é uma tarefa típica dos
arquivos permanentes, já que é criada exclusivamente para o acesso da documentação
recolhida para guarda permanente após o processo de avaliação.
Mas o que podemos considerar como marco da descrição arquivística
devidamente uniformizada é a criação da norma geral internacional de descrição
arquvística (ISAD(G)) e a norma internacional de registo de autoridade arquivística
para pessoas coletivas, pessoas singulares e famílias (ISAAR (CPF)) que foram
elaboradas pelo Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ) e deu grande impulso à
Arquivística, trazendo consigo novas exigências aos profissionais da área.
Segundo a ISAD(G) (2002, p. 9), o objetivo da descrição arquivística é identificar
e explicar o contexto e o conteúdo da documentação de arquivo a fim de promover o
acesso aos mesmos. Os instrumentos de pesquisa de caráter arquivístico precisam de ser
adaptados às condições e aos objetivos próprios de cada instituição, de cada tipo de
instrumento elaborado, das características do objeto de descrição, além do público ao qual
se destina.
A ISAD(G) (2002, p. 16) propõe quatro regras para a aplicação da descrição
multinível:
– Descrição do geral para o particular;
– Informação relevante para cada nível de descrição;
– Ligação entre as descrições;
– Não repetição de informação.
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A regra da descrição do geral para o particular estabelece que no nível de fundo é
instituído dar informação sobre ele como um todo. Nos níveis seguintes e subsequentes,
dar informações sobre as partes a descrever. Apresentar as descrições resultantes de
uma relação hierárquica entre a parte mais geral (o fundo), para o particular. Sendo que
fundo é entendido como um conjunto de documentos, independente de sua forma ou
suporte, organicamente produzido e/ou acumulado e utilizado por uma pessoa singular,
família ou pessoa coletiva no decurso das suas atividades e funções. E ainda, faz questão
de diferenciar o conceito de fundo do conceito de coleção: conjunto de documentos
reunidos artificialmente em função de qualquer característica comum,
independentemente da sua proveniência (ISAD(G), 2002, p. 16).
A norma estabelece ainda diferenças entre o procedimento e a apresentação. No
que respeita ao procedimento, a própria norma admite a possibilidade de efetuar a
descrição em separado das partes que integram o fundo, mediante a utilização de
elementos apropriados. Em concreto a norma indica: se se justificar a descrição das suas
partes, estas podem ser descritas em separado, usando-se igualmente os elementos
apropriados. Na apresentação, é obrigatório mostrar as descrições relacionadas
hierarquicamente: a soma de todas as descrições assim obtidas, ligadas em uma
hierarquia, representa o fundo e as partes para as quais foram elaboradas descrições.
Segundo esta norma, existem cinco unidades de descrição básicas que são do geral para
o particular: fundo, subfundo, série, registos, unidade documental. As características de
cada unidade de descrição vão determinar o processo descritivo (ISAD(G), 2002, p.16).
Citando Bonal Zazo, o manual de descrição multinível distingue o nível de
descrição intelectual de físico. O nível intelectual localiza-se entre a subsérie e o fundo.
É um nível definido em função do Princípio da Proveniência, de tal forma que a sua
utilização está ligada à identificação, da entidade produtora. O modelo britânico (MAD2,
p. 22-24) define este nível como macrodescrição e como um nível complementar para a
identificação, classificação e informações adicionais, com as seguintes características:
descreve o arquivo como um todo, de forma geral, e não tratam seus itens
separadamente; proporcionam toda a informação comum relativa à entidade produtora;
são representações de unidades de descrição genérica, em que unidades documentais
podem ser pesquisadas, de tal forma que ajudam a restringir as pesquisas de
informações. Os níveis físicos são níveis compreendidos entre a unidade de localização e
o documento simples. São entendidos como microdescrição que descrevem os elementos
constituintes da entidade produtora de forma individual e detalhada sem repetir a
53
informação dada na macrodescrição. Esta microdescrição deve ser acompanhada de uma
macrodescrição (BONAL ZAZO, 2001, p. 185-186).
A organização intelectual só fica completa com a descrição dos documentos e,
consequentemente, com a elaboração dos instrumentos de descrição documental. Só
assim se pode afirmar que um fundo se encontra realmente organizado e pronto para ser
difundido e consultado.
Organograma 4 – Estrutura do Arquivo do Sporting Clube de Portugal
A contextualização da informação deve ser a operação primordial no tratamento
da informação de um arquivo, já que ela é o que assegura o respeito pelo Princípio da
Proveniência e pela estrutura interna do fundo, através do método analítico
(CARMONA, 2004, p. 42).
A classificação
A classificação é o processo intelectual e físico de arquivos baseada em uma
proposta de hierarquização das informações devendo refletir as funções, as informações
acumuladas e os aspetos materiais e intelectuais do órgão produtor (CRUZ MUNDET,
1994, p. 239).
Por classificação arquivística podemos compreender como a combinação de dois
elementos de acordo com T. R. Schellenberg (1961, p. 13-39) que se referem tanto à sua
estrutura física dos documentos (critérios externos) como ao seu conteúdo substantivo
(critérios externos).
Estrutura do Arquivo Sporting Clube de Portugal
SecçãoDepartamento de
Sócios
Série
Documento simples
Coleção
Documento composto
Secção
Museu de Alvalade
Secção
Recursos Humanos
Secção
Contabilidade
.....
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Critérios Externos:
Classe
Tipo
Formato
Quantidade
Forma
Critérios Internos:
Entidade produtora
Origens funcionais
Data e local de produção
Conteúdo substantivo
O conceito ‘classificar’, nas Ciência da Informação, ultrapassa a simples noção de
colocar ordem em artefactos. Assim, entende-se por classificação: o processo pelo qual
se torna possível dispor de, uma forma ordenada, um determinado conjunto de elementos,
representando-os, de modo a facilitar a sua posterior identificação, localização e consulta.
Dito de outra forma, classificar é um método que possibilita organizar diferentes
informações de acordo com as suas particularidades. A classificação é o procedimento
mais determinante na organização de documentos de arquivo, a documentação tem de se
estruturar adequadamente. Um quadro ou plano de classificação é um instrumento que
resulta do recenseamento das séries documentais produzidas, organizadas num sistema
de classes e subclasses, definidas com base na identificação das atividades, transações e
funções de uma organização ou seja, a classificação deve espelhar a sua missão através
da observação das respectivas funções, competências e atribuições de uma organização.
Deste modo, a classificação e a descrição, enquanto funções da arquivística,
caminham paralelamente, contribuindo, entre outros objetivos, para organização dos
arquivos, pois somente a descrição arquivística garante compreensão ampla do conteúdo
de um acervo, possibilitando tanto o conhecimento, como a localização dos documentos
que o integram, assim sendo, a classificação consegue seus objetivos mediante a descrição
documental, desde que adequadamente realizada.
Neste sentido, ao ser adotado, o quadro de classificação será um instrumento
fundamental para a gestão documental do departamento de Sócios do SCP, promovendo:
a) A diminuição dos riscos de erro na classificação;
b) As vantagens da utilização de uniformização de critérios, linguagem e siglas;
c) A pesquisa dos documentos, com o aumento das taxas de recuperação da
informação;
d) O acelerar do processo de tomada de decisão;
e) A salvaguarda dos direitos de acesso;
f) O aumento da estabilidade, continuidade e eficácia administrativa do SCP;
55
g) A otimização dos recursos;
h) O assegurar da continuidade da gestão em caso de mudança de recursos
humanos;
i) A diminuição dos custos de tratamento documental ao nível do arquivo.
Existem vários critérios de classificação: funcional, orgânico-funcional, tipologia
documental (relacionada com a função que realiza) e alguns autores admitem, ainda, o
critério temático (indexação) e a classificação facetada. Contudo, a NP 4438-1-2 (IPQ,
2005, p. 17) refere como o mais eficaz no destino de qualquer empreendimento, sendo
indispensável à boa gestão de documentos de arquivo, dotando a organização com uma
ferramenta para organizar, descrever e relacionar entre si os documentos; relacionar e
partilhar documentos de áreas diferentes; melhorar o acesso, a recuperação, a utilização
e a disseminação dos seus documentos.
Segundo o Princípio da Proveniência, Heredia Herrera (1991, p. 267-268)
fragmenta a classificação em dois níveis: um sobre a estrutura ou funcionamento da
organização que corresponde às secções e subsecções; outro sobre as séries documentais,
estas como prova das atividades provenientes da organização, modelo de classificação
que tentaremos adotar é alvo da presente investigação.
Quadro 2 – Relação entre classificação e descrição
Fonte: José Luis Bonal Zazo (2001, p. 179) em La descripción archivística normalizada: origen, fundamentos, princípios y técnicas.
56
Ordenação
De acordo com as ODA Portuguesa (DGARQ, 2011 p. 163), ordenação é a
sequência cronológica, numérica, alfabética, temática, hierárquica, etc., atribuída a
dados, informação, documentos de arquivo (…) para efeitos de arquivagem, de registo
ou de descrição.
Os critérios cronológicos e numéricos podem, ainda, ser organizados de forma
inversa (do mais recente para o mais antigo/ do maior para o menor, que é o mais
frequente nos arquivos em fase ativa) e de forma direta (do mais antigo para o mais
recente/ do menor para o maior, utilizado na (re)organização de algumas unidades
arquivísticas em arquivos definitivos).
Este estudo não versa sobre os processos de avaliação, seleção ou eliminação, nem
a elaboração do registo análogo, uma vez que a documentação existente é de conservação
permanente, e assim, cabe-nos efectuar uma investigação sobre o percurso de organização
da informação.
Assim, para a compreensão do contexto da produção dos documentos, da sua
recuperação e do seu acesso, existe uma panóplia de passos que atribuem uma estrutura
intelectual e física à totalidade da secção do arquivo do Departamento de Sócios. Por estas
e outras razões, Simões e Freitas (2013, p. 100) concluem que sem classificar e ordenar
a informação (...) não é possível desencadear a sua descrição enquanto acto
normalizado, indispensável à comunicação da informação existente no arquivo.
A evolução dos sistemas de recuperação da informação depende muito dos
avanços obtidos nas técnicas e métodos empregados com este objetivo, ilustrados por
Saracevic (1996, p. 44) através de “exemplos históricos” que demonstram a evolução da
área:
[...] de cartões perfurados para sistemas online e CD-ROM; de sistemas sem
capacidades interativas para aqueles que oferecem interações múltiplas,
munidos de interfaces inteligentes, transformando a recuperação da
informação em um processo altamente interativo; de bases de documentos
para bases de conhecimento; de textos escritos aos multimédia; de
recuperação de citações à recuperação do texto completo, e até mesmo para
sistemas especializados e de pergunta/resposta (question answering) e assim
por diante.
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A gestão do ciclo de vida da documentação será assegurada desde a sua origem,
até ao seu destino final, evitando-se a acumulação documental.
Para garantir a linguagem semântica, a uniformização do formato para
equivalência a outros formatos, com a finalidade de obter a descrição do conteúdo, os
metadados podem ser descritos separadamente em um sistema de armazenamento de
informações (bancos de dados), como podem estar embebidos nos arquivos digitais,
(PIRES, 2012, p. 4) portanto, a uniformização de critérios descritivos garantem dados
análogos para troca e interoperabilidade da informação.
Nesse sentido, a interoperabilidade semântica, é um processo que visa a
reutilização de informações, permitindo a adopção de ferramentas comuns, como
descrição de metadados e classificações para que novos conhecimentos sejam
transmitidos a partir de diferentes fontes de informação (MILER, 2000; UKOLN, 2005).
Devido às complexidades impostas pelo mundo digital, e principalmente aos
profissionais da área de informação, a Web semântica exigirá um grande esforço para a
estruturação de dados, visando evitar a redundância e garantir a interoperabilidade, de
modo que a partilha de documentos deixa de ser o foco para se centrar na partilha de
dados estruturados.
A contextualização da informação foi elaborada com base nos estatutos que
conseguimos ter acesso, nomeadamente os Estatutos de 1907, 1920 e 1982, assim como
uma estimativa do inventário efetuado pelo Departamento de Sócios, o que permitiu o
entendimento do contexto da criação e/ou acumulação da documentação e a posição de
cada documento na estrutura hierárquica do arquivo o que assegura o seu valor
informacional. Assim, apresentamos uma proposta descrição da informação segundo as
recomendações internacionais da arquivística.
Nos termos da Norma Internacional para Descrição de Instituições com Acervo
Arquivístico – ISDIAH (CIA, 2008, p. 13), o Departamento de Sócios do SCP pode ser
descrito da seguinte forma:
– Identificador: PT/ASCP/SCP/DS
– Forma autorizada do nome: Portugal, Arquivo do Sporting Clube de
Portugal/Sporting Clube de Portugal/Departamento de Sócios
– Endereço: Rua Professor Fernando da Fonseca,
1501-806 Lisboa, Portugal
URL: http://www.sporting.pt/
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Quadro 3 – Campos de descrição com a informação registada correspondente ao nível arquivístico Secção
Elemento de descrição
Orientação
1. Zona de Identificação Código de referência
Identifica de forma unívoca a unidade de descrição e a sua relação hierárquica com a demais.
Título Tem como objetivo a denominação da unidade arquivística. Representada a sua ausência utiliza-se um título atribuído de forma clara, concisa e que reflita a informação essencial.
Datas Inserir as datas de início e fim da unidade arquivística Nível de descrição
Registado no momento da criação de uma nova entrada na base de dados. Uma vez que não existe, manteve-se somente nesta apresentação este campo, no lugar atribuído pela ISAD(G).
Dimensão e suporte
Informar sobre o número de volumes, com referência do número de livros e de folhas de cada volume.
2. Zona do Contexto Nome e função do Produtor
Inserir o nome de quem produziu o documento dos níveis superiores.
História administrativa /biográfica arquivística
Informações sobre a história do conjunto documental, significativo para sua autenticidade, integridade e interpretação. Incluir informações sobre produção e acumulação; transferências de propriedade, responsabilidade e/ou custódia; intervenções técnicas
História custodial e arquivística
Informar do percurso da documentação relativamente à sua guarda física após o encerramento da atividade.
Procedência Setor da entidade produtora, ou pessoa, que acumulou os documentos
3. Zona do Conteúdo e da Estrutura Âmbito e Conteúdo
Informações relevantes que pode incluir nomes de pessoas ou lugares, tipologias documentais, além de outras características significativas do conteúdo.
Avaliação, seleção e eliminação
Indicar se a documentação se encontra sujeita a qualquer atividade de avaliação, seleção ou eliminação. Caso contrário é de conservação.
Ingressos adicionais
Informar se são previstas entradas adicionais de documentação relativa à unidade de descrição ou se, pelo contrário, esta é um fundo fechado
Sistema de organização
Indicar a forma de como se organiza internamente a unidade documental. Relaciona-se diretamente com o Princípio da Proveniência e da Ordem Original.
4. Zona das Condições de Acesso e Utilização Condições de Acesso
Informação sobre a existência, ou não, de restrições de acesso aos documentos (sigilosos, documentos não organizados)
Idioma/Escrita Instrumentos de descrição
Localização de originais
5. Zona de Notas Notas Informação que, por sua especificidade, não podem ser incluídas em nenhum dos
elementos de descrição, ou informações que visam complementar, relativizar ou explicar conteúdo registado em algum dos elementos de descrição anteriores (indicando qual). Conservação do estado documental
Data da descrição Indicação da data da elaboração da descrição e o responsável por essa descrição.
No conceito tradicional da arquivística recomenda-se que a organização dos
documentos respeite o conhecimento que está patente nas suas funções e competências,
59
para que o estabelecimento hierárquico das classes e subclasses seja representativo das
suas atividades.
A descrição de funções exerce um papel essencial na explicação da proveniência
de documentos. As descrições de funções podem ajudar a situar os documentos com mais
segurança no contexto de sua produção e uso. Ajudam a explicar como e por que
documentos foram produzidos e subsequentemente usados, o propósito ou papel que
foram destinados a executar numa organização, e como se ajustavam a essa organização
e se ligavam a outros documentos por ela produzidos (ANTÓNIO, 2012 p. 32)
Assim, segundo as recomendações da ISDF a descrição das funções e atividades
da organização podem ser usadas para descrever funções como unidades em um sistema
de descrição arquivístico; para controlar a criação e o uso de pontos de acesso em
descrições arquivísticas; documentar as relações entre as descrições das funções, entre
estas e a descrição da documentação a que deram origem, e entre as descrições das
funções e as descrições dos produtores que as detiveram ou detêm. De salientar que na
referida norma se explicita o termo “função” é usado nesta norma para incluir não
somente funções, mas também qualquer uma das subdivisões de uma função, tal como
subfunção, procedimento operacional, atividade, tarefa, transação ou outro termo de uso
internacional, nacional ou local. A norma pode ser usada para descrever uma função ou
qualquer das suas subdivisões (CIA, 2007, p. 7).
Tais descrições permitem ao utilizador uma melhor compreensão do contexto de
produção da documentação de arquivo.
[…] descrição contextual destaca o produtor dos fundos, ou seja, a
organização ou a pessoa que constituiu os fundos dos arquivos; as suas
missões ou atribuições que explicam a génese dos seus arquivos; o modo de
classificação ou conservação adotada pelo produtor [tradução nossa]25.
Os elementos informacionais não estão presentes apenas no conteúdo e nas
características extrínsecas dos documentos. A inexistência de qualquer esquema sobre a
organização original do arquivo do Departamento de Sócios ou de instrumentos
regulamentares que auxiliassem no processo de identificação da produção documental,
relacionando cada tipo de documento com o seu contexto, fez com que fosse necessário
25 (…) description contextuelle met en valeur le producteur du fonds, c’est-à-dire l’organisme ou la personne qui a constitué le fonds d’archives; ses missions ou atributions, qui expliquent la genèse de ses archives; le mode de classement ou de conservation adopté par le producteur (NOUGARET, 2004, p. 338).
60
o estudo da ação do produtor, a fim de esclarecer sobre as atividades desenvolvidas, as
funções, as séries produzidas.
Porém, este caminho não foi fácil, devido à falta de informação em suporte legal
(diplomas, regulamentos, entre outros) no qual tenha sido publicada a sua estrutura
orgânica, missão e atividades, de modo a permitir-nos identificar as relações existentes
entre o produtor e a informação produzida. Perante tal situação recorremos a fontes
existentes no endereço eletrónico Wiki Sporting, no qual partimos do pressuposto que são
fidedignas e aos estatutos de 1907, 1920 e 1982.
Uma vez que não foi possível encontrar documentação das funções do produtor
da secção de arquivo relativa aos Sócios, achamos pertinente descrever as suas várias
nomenclaturas, pois são os Sócios que de certo modo, foram responsáveis pela
criação/desenvolvimento de funções como a criação de documentação de identificação
de cada um, que foi à posterior organizada e armazenada pelo produtor responsável por
tal tarefa.
São considerados Sócios as pessoas singulares e coletivas que tenham sido
propostas e satifaçam os condicionalismo: é impedido na sua atividade e nas suas
instalações manifestações de natureza proselitismo religioso e estão sujeita a
regulamentação específica definidora dos respetivos direitos e deveres, eleborada pela
direção (art. 12.º dos estatutos 1982).
Os Estatutos do SCP definem como competência da Assembleia Geral mediante
proposta do Conselho Diretivo ou de duzentos e cinquenta sócios efetivos com mais de
dez anos a atribuição das categorias de Sócios de mérito, Sócios benemérito e Sócios
honorário, sendo que os Sócios de mérito são todos os associados que tenham dedicado
às especialidades atléticas pelas suas “performances” consigam merecer esta distinção ou
tenham prestado serviços relevantes ao clube. Os associados que hajam tornado credores
da gratidão do clube, nomeadamente por dádivas ou outras ajudas materiais, são
considerados Sócios beneméritos. São Sócios honorários todos aqueles que tenham
serviços relevantes, ajudas materiais ou dádivas, que não pretencem à grande família de
Sócios.
São várias as classificações atribuídas aos Sócios em 1907, entre as quais
encontramos, Sócio Protetor, Technicos, Contribuintes (ordinário, extraordinário,
temporário) que em 1920 passou a designar-se Contribuinte (maiores e menores),
acrescentando os Sócios Correspondentes, Remidos, Filiados, competindo à Direção a
sua admissão. Com os estatutos de 1982, algumas destas categorias foram substituídas,
61
dando lugar às seguintes categorias: Sócio efetivos; Sócio auxiliar (com as subcategorias:
familiares, infantis, juvenis, correspondentes); Sócio atletas.
São Sócios efetivos os que integram de modo mais significativo a vida do Clube,
aos quais cabe a plenitude dos direitos estabelecidos nos estatutos; são Sócios auxiliares,
os que não fruem a plenitude de direitos previstos e beneficiam da correlativa redução
dos seus deveres, por virtude de menor escalão etário, relação de parentesco com sócios
efetivos ou local de residência. As subcategorias de Sócios auxiliares são: familiares
(descendentes de Sócios com mais de 10 anos de idade), infantis (descendentes de Sócios
com menos de 12 anos de idade), juvenis (descendentes de Sócios com menos de 10 anos
de idade até aos 16 anos de idade; 12 e 16 anos de idade, os não descendentes de
familiares) e os correspondentes (os com residência habitual a mais de 100 Km de
Lisboa e que não pertençam à categoria de Sócio efetivo). São Sócios atletas os que
pratiquem qualquer modalidade desportiva dentro do clube. O que distingue as categorias
das subcategorias entre os Sócios é o valor do pagamento da quota e a atribuição de
lugares no estádio do SCP.
De salientar que em 1907 não era permitida a entrada de Sócios do sexo feminino,
e nem a participação dos Sócios honorários na Assembleia Geral em 1982.
A revisão numérica dos Sócios ainda não estava consagrada nos estatutos de 1907
e 1920.
4.1. Modelo de Sistemas Arquivístico
Para auxiliar na tomada de decisão, otimizar o processo de negócio e adequar os
custos aos benefícios, a ISO 11620 (2014, p. 5) Information and Documentation: Libary
performance indicators ostenta 52 indicadores de desempenho com o objetivo de
comparar o desempenho com metas pré-definidas26 procurando a eficácia, eficiência,
efetividade, equidade e a economia dos processos.
Quando observados do ponto de vista quantitativo e qualitativo, os indicadores se
referem aos aspetos tangíveis27 e intangíveis28 da realidade. Os indicadores qualitativos
26 Expressão numérica, simbólica ou verbal aplicada para caracterizar as atividades (acontecimentos, objetos, pessoas), em termos quantitativos e qualitativos, com o objetivo de obter o valor das atividades s (ISO 11620:2014, p. 5). 27 Tangíveis são os elementos facilmente observáveis (forma de organização e gestão, legislação, mecanismos de divulgação). 28 Intangíveis são os atributos que só podem ser captados indiretamente por meio de suas formas de manifestação (incremento da consciência social, autoestima, valores, atitudes, liderança, protagonismo e cidadania).
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podem ser diretos ou indiretos que podem ser construídos por meio de escalas, índices,
gráficos, números, dígitos, termómetros ou indicadores a partir de uma visão quantitativa
das representações e práticas dos sujeitos envolvidos na investigação (MINAYO, 2009,
p. 85).
Segundo Harrison-Walker e Neeley (2004, p. 22), o processo de decisão poderá
ser definido em seis fases distintas29:
1. Reconhecer uma inexistência;
2. Determinar as especificações do produto;
3. Encontrar os fornecedores qualificados;
4. Solicitar e avaliar propostas;
5. Emitir pedidos de compra ou estabelecer contratos;
6. Avaliar o desempenho do produto adquirido.
As primeiras duas decisões são, efetuadas pelos colaboradores do SCP e
determinam as especificações do produto que pretendem adquirir. As duas decisões
seguintes envolvem um estudo de mercado, uma pré-aquisição e uma análise do
desempenho do produto. A quinta decisão traduz-se na transição da pré-aquisição para a
aquisição onde já está solificada a qualidade e os requisitos da aquisição do produto. A
última decisão diz respeito à pós-aquisição e inclui todos os requsitos associados à
utilização do produto, assim como a avaliação do SCP em relação à entidade que fez a
venda e ao produto adquirido.
A ISO/IEC 25010:2010 Systems and software engineering – Systems and software
Quality Requirements and Evaluation (SQuaRE) System and software quality models
descreve um modelo de qualidade do sistema e software, propondo atributos que estão
distribuídos em oito características principais (adequação funcional, utilização de
recursos, compatibilidade, utilidade, confiabilidade, segurança, manutenção,
adaptabilidade), e cada uma delas divididas em subcritérios de avaliação de software.
Na perspetiva do utilizador, os atributos de qualidade (ISO/IEC 9126-1:2001) são
classificados em quatro características: eficácia, produtividade, satisfação, risco e
segurança. Normalmente são necessárias medidas na obtenção da qualidade de utilização,
pois para atender aos critérios de medidas internas, em geral, não é suficiente para garantir
o atendimento aos critérios para medidas externas, e atender aos critérios para medidas
29 (…) problem recognition, determining product specifications, finding qualified suppliers, requesting and evaluating proposals, selecting na order process, and conducting performance evaluation (HARRISON- WALKER; NEELEY, 2004, p. 22).
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externas de subcaracterísticas não é suficiente para garantir o atendimento aos critérios
para qualidade na perspetiva do utilizador. Alguns exemplos de métricas de qualidade de
utilização estão expressos na ISO/IEC 25010: 2011 System and software quality models.
Organograma 5 – Modelo qualidade na perspetiva do utilizador
Fonte: ISO/IEC 9126-1:2001 Software engineering - Product quality - Part 1: Quality model
Os modelos de qualidade podem ser usados para apoiar a especificação e a
avaliação de um software em diferentes prespectivas, quanto à aquisição, requisitos,
desenvolvimento, utilização, avaliação, suporte, manutenção, garantia de qualidade e
auditoria do software. Existem três modelos de qualidade: qualidade de utilização –
ISO/IEC 25010; qualidade do produto – ISO/IEC 25010; qualidade dos dados – ISO/IEC
25012. Cada modelo fornece características de software para diferentes utilizadores:
criadores de software, sistemas com indicações contínuas, sistema de aquisição,
avaliadores de qualidade, entre outros. Cada categoria de stakeholders conclui com um
conjunto de características de qualidade de acordo com a sua relevância.
A ISO/IEC 14598-1 Information technology – Software produt evaluation é uma
norma internacional que oferece um processo para implementação prática de
avaliações de produtos de software. O processo de avaliação proposto pela norma pode
ser utilizado para avaliar produtos já existentes ou produtos intermediários, isto é, em
desenvolvimento. O processo inclui quatro etapas de avaliação que por sua vez, estas
quatro etapas definem dez atributos/atividades, estabelecidos na ISO, 2001 a):
1) Estabelecer requisitos de avaliação (identificar produtos a serem avaliados;
especificar o modelo de qualidade);
Qualidade de utilização
Eficácia
Eficácia
Produtividade
Eficiência
Satisfação
Utilidade
Confiança
Conforto
Risco
Atenuação de riscos
económicos, de saúde e de
segurança ambiental
Segurança
Integridade do contexto
Flexibilidade
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2) Especificar a avaliação (selecionar métricas do modelo de qualidade, estabelecer
níveis de pontuação para as métricas e para os critérios de avaliação);
3) Projetar a avaliação (produzir um plano de avaliação);
4) Executar a avaliação (comparar com critérios, avaliar resultados, obter medidas).
A importância e a necessidade de se adotar indicadores para a avaliação de
serviços de software é inegável, uma vez que a informação, per se, é a fonte primordial
da geração e apropriação do conhecimento:
Quantos menos indicadores aplicamos, mais adequados e pertinentes são,
mais simples será o resultado entre a avaliação e o desempenho e o sucesso
do nosso arquivo. Não se trata de publicar más estatísticas que provem do
nosso trabalho, mas relaciona-lo entre si e, assim obter dados credíveis que
nos permitem melhorar o serviço fornecido e modificar, sempre que
necessário, os nossos indicadores [Tradução nossa]30.
Neste processo de decisão, o nosso trabalho, como arquivistas, consiste na
orientação de programas de software de gestão para arquivos definitivos disponíveis no
mercado que facilitem a preservação digital e a gestão da informação e do conhecimento.
Para tal há que ter em conta modelos de workflow para a sua implementação; os
riscos aderentes na escolha de um software e possíveis sistemas de gestão de documentos.
Workflow orientado para o objeto, sendo que um objeto é o conjunto de atributos,
ou dados, e instruções sobre como os dados e os atributos devem ser processados,
guardados, recuperados e visualizados pelo utilizador, isto é, na mudança de regra, os
documentos passam a ser tratados e processados com a nova regra sem afetar os
documentos da regra antiga. O modelo baseado no conhecimento aprende-se com os
próprios erros e soluções da implantação deste. Vai além da execução pura e simples das
regras pré-estabelecidas e incorpora exceções nos seus procedimentos. Exemplo disto é a
inteligência artificial ou sistemas desenvolvidos para poderem inferir soluções a partir da
vivência de ocorrência do dia-a-dia (WfMC, 2002).
Um modelo de workflow não é definitivo e, vai sem dúvida evoluir pois não existe
“uma única solução” (HIGGINS, 2008, p. 136). A elaboração ou adaptação de modelos
já existentes depende de diferentes aspetos, como o tipo de utilizadores, aplicação de
30 Cuantos menos indicadores tengamos y más adecuados y pertinentes sean, más sencillo nos resultará contrastar y evaluar el rendimiento y éxito de nuestro archivo. No se trata de poseer más estadísticas que prueben nuestro que hacer, sino relacionarlas entre sí y, de esta forma, tener datos creíbles que nos permitan mejorar el servicio prestado y modificar nuestras pautas de actuación cuando sea preciso (Mesa de trabajo de Archivos de la Administración Local 2010, p. 19)
65
princípios, boas práticas e a determinação metadados necessários para descrever
informações. Um modelo de worflow corretamente implementado pode ser usado como
meio de garantia de qualidade e pode ser aplicado em diferentes tipos de dados e fontes
(WISSIK; DURCO, 2015, p. 2).
No entendimento de Eli Rogrigues (2013) em Gestão de Projetos na Prática, os
riscos em projetos de escolha de um software podem ser, riscos técnicos (segurança da
informação, infraestrutura, domínio tecnológico, entre outros), qualidade do software
(funcionalidade, confiabilidade, eficiência, manutenção), organizacionais (estrutura,
estratégia, apoio financeiro e dos gestores), externos (fornecedores, legislação, economia,
política, mercado de trabalho) e de gestão de projeto (mudança de objetivos, prazos
inadequados, derrapagem de orçamentos, entre outros).
Não descorando estes riscos, um dos critérios de análise de softwares é a sua
disponibilidade numa página eletrónica (Web), uma vez que é o meio mais veloz de se ter
acesso a eles. Outro critério é a polivalência das ferramentas existentes, isto é, software
livre31 que não exige licença ou software proprietário32 que não pode ter seu código fonte
alterado e são protegidos por uma licença.
A fim de apresentar soluções que visam a gestão de documentos em suporte
eletrónico, importa analisar apenas as ferramentas criadas para a gestão de documentos
de arquivos definitivos. Através do trabalho realizado pelos autores Sérgio Lampert e
Daniel Flores (2010, p. 222-229), foi possível exibir uma nova e atualizada lista com
características de algumas ferramentas e as suas respetivas descrições para a gestão de
documentos.
31 As principais vantagens dos sistemas operacionais livres são: o custo onde para a sua utilização, não se precisa de pagar nada pelo software, ainda que tenha, regra geral, outros custos associados; por serem menos utilizados eles são menos visados por hackers, vírus e outros programas maliciosos; esses sistemas requerem pouquíssima memória; oferecem diversas opções de interfaces gráficas para os utilizadores e podem ter seu código alterado por qualquer utilizador. As suas desvantagens são: a baixa disponibilidade de aplicativos; instalação e configuração complicada; má estabilidade; incompatibilidade e dificuldade na utilização por parte de alguns utilizadores (Lucas Dias em Comparação entre sistemas operacionais proprietários e sistemas operacionais livres). 32 As principais vantagens dos sistemas operativos proprietários são: Fácil manuseio, mais fácil de instalar e configurar, tem uma maior quantidade de aplicativos disponíveis, interface mais intuitiva e ele possui suporte técnico do desenvolvedor. As suas desvantagens são: o seu custo é elevado, ele não é tão seguro, as atualizações são feitas em longos espaços de tempo em relação aos livres, seu código não pode ser alterado, requerem um número maior de memória (Lucas Dias em Comparação entre sistemas operacionais proprietários e sistemas operacionais livres).
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Quadro 4 – Lista das ferramentas encontradas
Características das ferramentas Descrições Ferramentas
Sistemas Gestão de Documentos
Agorum
Agorum Core Server
Agorum Core Client
Alfresco
Alfresco Enterprise Edition
Alfresco Community Edition
ArchivistaBox ArchivistaBox
KnowledgeTree KnowledgeTree 3,7
KnowledgeTree Community Edition
Maarch Maarch
DigitArq DigitArq
Archeevo Archeevo
Sistema de controlo de informações
descritivas
AtoM33 (Access to Memory)
Fonte: Construção adaptada de Sérgio Lampert e Daniel Flores em Os sistemas de workflow em arquivística (2010, p.224-228)
Encontrados os diferentes softwares, analisaremos cada um individualmente,
segundo alguns critérios: ferramentas com um sistema de workflow; requisitos de
instalação; compatibilidade com o sistema operacional; necessidade do conhecimento
de uma língua estrangeira para operar o software; opção em linha para testar a
ferramenta; número de sistemas operacionais disponíveis; realização de apresentações
e divulgação das funcionalidades do software em linha ou presencialmente (LAMPERT;
FLORES, 2010, p. 222).
33 Disponível na internet em URL: https://www.accesstomemory.org/pt/download/
67
Quadro 5 – Critérios de análise de Sistemas Gestão de Documentos vs Sistema de controlo de informações descritivas
Ago
rum
Cor
e
Alf
resc
o
Arc
hivi
staB
ox
Kn
owle
dge
Tre
e
Maa
rch
Arc
heev
o
Contém Sistema
workflow Sim Sim Não Sim Sim Sim
Idioma Alemão
Inglês Francês Italiano
Espanhol Alemão
Alemão ou
Inglês
Não há necessidade de língua
estrangeira
Francês ou
Inglês
Português Inglês
Outro idioma
Opção de teste em linha
Não Sim Sim Sim Sim Sim
Sistemas Operacionais Disponíveis
Windows Linux
Windows Linux Mac
Windows Linux
Windows Linux Mac
Windows Linux Mac
Windows 7 e 8
Compatibilidade com o Sistema
Operacional
Sim Sim Sim Sim Sim Sim
Realização e divulgação na
página eletrónica
Não Sim Não Sim Não Sim
Requisitos de instalação
Apache SQL PHP
Apache SQL
Apache SQL PHP Perl
Apache SQL PHP
Apache SQL PHP
MS SQL Server 2008 e 201234
MS SQL Server 2012 Express
Fonte: Construção adaptada de Sérgio Lampert e Daniel Flores em Os sistemas de workflow em arquivística (2010, p.229)
Para além dos softwares mencionados existe uma grande quantidade de softwares,
visando a racionalização de processos de negócios e sistemas de gestão de documentos.
Nicholas Fearn, em 7 de janeiro de 2017, publicou no endereço eletrónico Techradar os
cinco melhores softwares de gestão de documentos: Templafy35, M-Files36,
MasterControl Document Control37, XaitPorter38, Dokmee39. Como se pode verificar,
34 O Archeevo pode também operar com o “Microsoft SQL Server 2012 Express with Advanced Services” (sem custos de licenciamento) com as seguintes limitações: utilização de apenas 1 CPU, utiliza até 1 GB de RAM, bases de dados inferiores a 10 GB e não permite agendamento de backups. 35 https://www.templafy.com/ 36 https://www.m-files.com/en 37 http://www.mastercontrol.com/document-control-software/?lne=nmm&nlc=docconmm 38 https://www.xait.com/xaitporter/ 39 https://www.dokmee.com/en-us/home.aspx
68
neste campo das novas tecnologias, o que agora é considerado o melhor entre os melhores,
passando alguns meses deixam de estar no top dos melhores.
Exemplo disso é o software DigitArq que foi desenvolvido pelo Arquivo Distrital
do Porto sob a administração da Direção-Geral de Arquivos e com o apoio técnico da
Universidade do Minho. Ao projeto de digitalização do Arquivo Distrital do Porto foi
atribuido o Prémio Fernandes Costa pela Agência para a Sociedade do Conhecimento em
2004, por considerar o que melhor responde à inovação e contributo para o
desenvolvimento da Sociedade da Informação, disponível na internet em URL:
http://www.adporto.pt/index.php/sliders/projectos
A empresa KEEP SOLUTIONS, a partir do DigitArq desenvolveu o Archeevo
acrescentado a este software novas funcionalidades (descrição arquivística, gestão de
objetos digitais, gestão de depósito, arquivo intermédio, conservação e restauro, catálogo
em linha, balcão eletrónico, administração e configuração, entre outras). O Archeevo está
presente nos arquivos de muitas entidades que têm como preocupação a gestão do seu
arquivo na fase semi-ativa (arquivo intermédio) e inativa (arquivo definitivo) da
documentação. O software permite delimitar os prazos de retenção da documentação ao
nível das séries documentais. As características e requisitos técnicos deste software de
gestão integrada de arquivo estão disponíveis na internet em URL:
https://www.keep.pt/wp-content/uploads/2013/01/WP15567-Whitepaper-Archeevo-
4_PT_v6.pdf
69
5. AVALIAÇÃO DA INFORMAÇÃO
A avaliação, enquanto função arquivística, condiciona determinadas opções
consoante o valor dos documentos, assim como os prazos de conservação administrativa.
Os documentos e os processos que à partida são de conservação permanente serão
agrupados em séries próprias, enquanto aqueles cujos prazos de vida são menores
constituirão séries distintas, como se pode constatar, no entendimento dos seguintes
autores:
Rousseau e Couture (1998, pp. 113; 123) introduzem a seguinte proposta
terminológica quanto à abordagem da avaliação e da eliminação: “arquivos correntes”,
que são constituídos por documentos ativos, “arquivos intermédios”, compostos por
documentos semi ativos e “arquivos definitivos”, que agrupam os documentos inativos
com valor de testemunho. Estes autores refugiam-se na expressão “valor testemunhal” e
reconhecem, ao tratarem dos arquivos definitivos, que a equação relativa à utilização de
arquivos definitivos (arquivos definitivos = valor secundário = necessidade histórica)
contém uma restrição que é primordial matizar. Assim, não se deve associar o valor
secundário à necessidade exclusivamente histórica, uma vez que se prova que os
documentos conservados por essa razão são utilizados para toda a espécie de fins e que
a necessidade puramente histórica é apenas uma entre outras. Já a peruana Aida Luz
Mendoza Navarro (1997, p. 47) define avaliação como a determinação do valor dos
documentos segundo critérios que permitam discernir entre os quais são para eliminar a
breve prazo, a médio ou a conservar-se indefinidamente. Ieda Pimenta Bernardes (2008,
p. 35), entende a avaliação é um trabalho multidisciplinar que consiste em identificar
valores para os documentos (imediato e mediato) e analisar o seu ciclo de vida, com vista
a estabelecer prazos para a sua guarda ou eliminação, contribuindo para a
racionalização dos arquivos e eficiência administrativa, bem como a preservação do
património documental.
Alguns autores defendem ainda, que qualquer aspeto do funcionamento de um
sistema de informação, enquanto entidade orgânica, é passível de ser avaliado. Segundo
Tom Wilson [1980], que da seguinte forma à questão What can we evaluate? Qualquer
aspeto do funcionamento organizacional pode ser objeto de avaliação, assim, no
entendimento do autor pode ser avaliado: o método de funcionamento da estrutura de
gestão; operações internas relativas aos materiais de informação, tais como a
catalogação e classificação, indexação, etc.; serviços de biblioteca/informações aos
70
utilizadores; novos programas de prestação de serviços; novas possibilidades de apoio
tecnológico aos serviços; possíveis opções para mudar alguma coisa; o funcionamento
de um sistema total antes de planear uma mudança [Tradução nossa]40.
Em 1999, Daniel Moody e Peter Walsh apresentaram, durante a Conferência
Europeia de Sistemas de Informação, um estudo sobre a mensuração do valor da
informação, avaliando-a como um bem ou ativo, mas admitiram que a informação não
obedece às leis económicas como os outros tipos de bens, porque suas propriedades são
únicas. Por essa razão, definiram as sete leis para melhor entendimento desse ativo
intangível de modo a tornar possível a mensuração do seu valor. São elas:
1) a informação é infinitamente compartilhável;
2) o valor da informação aumenta com o uso;
3) a informação é perecível;
4) o valor da informação aumenta com a precisão, a exatidão;
5) o valor da informação aumenta quando há confrontação de informações;
6) mais informação não é necessariamente melhor;
7) a informação não esgota com o consumo.
A metodologia proposta pela arquivística ibero-americana de documentos
administrativos, da qual participaram Espanha, Portugal, Brasil e México, visava
recuperar a fluidez do sistema de arquivos, evidenciando a avaliação das séries de
documentos desde o momento de sua produção até à acumulação indiscriminada nos
depósitos dos arquivos (CARMONA, 2004, p. 45- 46).
Podemos, assim, perante o conhecimento do valor que os documentos assumem,
traçar um “ciclo de vida” baseados nos valores, que podem ser,
administrativos/probatórios, legal/fiscal ou ainda histórico.
Do ponto de vista legal é de referir dois diplomas que marcaram a implementação
de políticas de avaliação: Lei 107/2001, de 30 de Agosto, e o Decreto-lei n.º 447/88, de
10 de Dezembro. O primeiro estabelece as bases da política e do regime de proteção e
valorização do património cultural. Para além das disposições genéricas sobre o
Património Cultural Português tem particular relevância para as áreas de arquivo o
disposto nos artigos 72.º a 90.º que se refere aos regimes especiais de proteção e
40 the way the management structure functions; internal operations relating to information materials, such as cataloguing and classification, indexing, etc.; library/information services to users; new programs of service delivery; new possibilities for technological support to services; alternative possibilities for doing anything; the functioning of a total system prior to planning change (WILSON [1980]).
71
valorização dos bens culturais, em especial o artigo 80º, que define como património
arquivístico todos os arquivos produzidos por entidades de nacionalidade portuguesa que
se revistam de interesse cultural relevante. Para tal, há que distinguir arquivos públicos
de arquivos privados (art.81º), para ser objeto de classificação ou de inventário (art.82º)
de acordo com as Normas Gerais Internacionais de Descrição Arquivística (art.83º). O
segundo diploma, regula as recomendações relativas à pré-arquivagem da documentação,
estabelecendo orientações para a avaliação, seleção, eliminação e transferências de
documentação de arquivo na posse de, entre outros, entidades públicas ou privadas cujos
arquivos sejam declarados de relevante interesse cultural.
Dicotomia consagrada na NP 4041 (IPQ, 2005, p. 13) sobre avaliação, surge
expressamente como determinação do valor arquivístico de documentos ou arquivos,
com vista à fixação do seu destino final: conservação permanente ou eliminação.
A importância da uniformização das tipologias documentais aplicada à
compreensão da génese dos documentos de arquivo é um meio pelo qual se garante a
análise das características da organização produtora, dos documentos e das séries
documentais, permitindo normalizar os parâmetros de descrição, análise, avaliação e
indexação de documentos de arquivo.
Em arquivística existem princípios fundamentais como, o Princípio de
Territorialidade, o Princípio do Respeito pelos Fundos e pela Ordem Original, Princípio
da Proveniência, Princípio da Pertinência, Princípio do Respeito pela Estrutura. Pedro
López Gómez (1998, p. 39) entende que é importante que as tarefas da avaliação se
apoiem no princípio básico da arquivística, isto é, no Princípio da Proveniência. O autor
ressalta que o método da arquivística deve ser combinado com a análise documental:
[…] Que mediante um processo analítico dos documentos, nos permite, a
partir do conhecimento das suas características externas e internas, chegar
à identificação das séries documentais a que pertencem, e mediante um
processo de síntese, pelo estudo das agregações documentais, reconstituir
tanto a organicidade como a funcionalidade dos arquivos e
consequentemente das instituições que os produziram [Tradução nossa]41.
41 […] que mediante un proceso analítico de los documentos, nos permite, a partir del conocimiento de sus características internas y externas, llegar a la identificación de las series documentales a que pertenecen, y mediante un proceso de síntesis, por el estudio de sus agrupaciones documentales, reconstruir tanto la orgánica como la funcionalidad de los archivos y consiguientemente de las instituciones que los originaron (GÓMEZ, 1998, p. 39).
72
Para avaliar a organização e a representação da informação, ou seja, a qualidade
do seu tratamento técnico medida em função das necessidades específicas dos utilizadores
(comportamento informacional), é necessário avaliar e quantificar os fatores que afetam
o desempenho dos sistemas de recuperação da informação, testar a eficácia de sistemas
concretos ou avaliar resultados da recuperação da informação para determinar a qualidade
dos instrumentos de pesquisa. Para tal é necessário seguir alguns critérios como: sucesso,
eficiência, eficácia, benefícios custos (que podem ser avaliados de forma independente).
A avaliação permite a redução do volume documental acumulado; a agilidade na
recuperação das informações; melhorar a conservação dos documentos permanentes;
organização da produção e do fluxo de documentos (SILVA; RIBEIRO, 2000, p. 60-61).
A análise SWOT é uma ferramenta utilizada para fazer análises de cenários
(ou análises de ambiente), sendo usada como base para a gestão e o
planeamento estratégico de uma organização. É um sistema simples para
posicionar ou verificar a posição estratégica da empresa no ambiente em
questão (DAYCHOUW, 2010, p. 7).
O modelo das cinco forças de Michael Porter é utilizado no ambiente mais
específico ao nível da organização. O modelo das cinco forças inclui os compradores e
os fornecedores (quando o mercado é dominado por um pequeno número de empresas),
substitutos (substituição de software, de necessidade ou genérica), novos “entrantes”
(legislação, experiência, restrições logísticas, diferenciação, entre outros), rivalidade
competitiva (produtos similares), mas convém ter em conta que elas não são estáticas,
deve ser feito uma análise dinâmica. Acima de tudo, o modelo das cinco forças é um
instrumento para compreender as forças de uma indústria/organização e tentar entender
essas forças no desenvolvimento da estratégia. Esta estratégia vai depender de um
diagnóstico da organização e da capacidade estratégica (ambiente interno), isto é, vai
depender dos recursos físicos, humanos, financeiros e do capital intelectual. Uma vez
analisado o ambiente (externo) que engloba o clube, e uma vez feito o diagnóstico
organizacional (interno), estamos em condições para passar ao estudo da análise SWOT,
relativamente ao estudo do valor estratégico da informação do Departamento de Sócios
segundo quatro variáveis: Forças (Strengths), Fraquezas (Weaknesses), Oportunidades
(Opportunities) e Ameaças (Threats). Mas importa também saber quais os fatores críticos
de sucesso do mercado onde o departamento atua, nomeadamente quanto à utilização dos
documentos depositados no arquivo, pois qualquer utilizador perante um dado serviço
quer ver as suas necessidades satisfeitas.
73
Quadro 6 – Análise SWOT da informação
Forças Fraquezas
Recursos Humanos;
A ‘família leonina’ (Sócios e Adeptos);
Constituição de arquivos por cada
departamento (Sócios, Comunicação,
Museu, entre outros);
O valor estratégico da informação
acumulada no SCP.
Falta de ‘catalogação’ de acordo com as
recomendações internacionais para os
arquivos;
Desorganização do arquivo do
Departamento de Sócios;
Inexistência de um plano de classificação;
Inexistência de interligação de todas as
partes que integram o Sistema de
Informação.
Oportunidades Ameaças
Redução do volume documental;
Agilidade na recuperação da informação;
Oferta de novos serviços.
Degradação da informação em suporte
analógico;
Perda de informação sobre as memórias
do clube.
74
6. A INFORMATIZAÇÃO DA INFORMAÇÃO
Qualquer estratégia de informatização da informação exige um conjunto de passos
essenciais para que um sistema de gestão de documentos digitais guarde a memória,
outrora, arquivada em suporte físico. Para tal, é necessário proceder à desmaterialização
da informação que deve ser armazenada e acompanhada por metadados, que ajudam na
gestão de preservação dos objetos de informação digital, o que implica custos tanto na
desmaterialização da informação como na gestão de um repositório.
6.1 Desmaterialização da Informação
O termo desmaterialização, em economia, refere-se à redução absoluta ou relativa
da quantidade de materiais necessários para atender as funções económicas na sociedade.
Em termos comuns, significa “fazer mais com menos”42 (FULLER, 1971, p. 253-254),
ou seja, a desmaterialização surge como um processo de tornar as tarefas menos
dependentes da circulação do papel, de forma eficiente e eficaz.
A desmaterialização é a perda da forma material do documento físico,
rematerializado em suporte digital, mantendo o valor imaterial, garantindo o acesso,
salvaguardando a singularidade do documento. A desmaterialização permite:
a) Eliminação total ou parcial de documentos em papel;
b) Aumento de produtividade e qualidade nos processos de trabalho;
c) Rápida automatização dos procedimentos e princípios da empresa;
d) Economia de tempo e redução substancial de custos diretos e indiretos;
e) Maior eficácia no controle da gestão de informação institucional;
f) Serviço melhorado de atendimento ao cliente;
g) Introdução de novos procedimentos e eficiência na gestão de documentos;
h) Tempos de resposta melhorados em todos os ciclos de processamentos;
i) Renovação tecnológica;
j) Utilização simplificada para os colaboradores;
k) Qualidade.
Com a desmaterialização de documentos físicos, a informação fica disponível e
arquivada em formato digital, através de aplicações tecnológicas, possibilitando o acesso
por inúmeros utilizadores.
42 R. Buckminster Fuller usa este conceito como uma proposta de ephemeralization
75
6.2 Objeto Digital
Objeto digital é um termo geralmente usado para o material digital que está
sujeito à preservação digital, tanto em publicações nados-digitais como em documentos
digitalizados; que podem estar online e offline [Tradução nossa]43. Os objetos do tipo
nado-digitais (Word, Excel, fotografia digital) são objetos que já são produzidos em
suporte digital.
Organograma 6 – Modelo de informação OAIS
Fonte: CCSDS – Reference model for na Open Archival Information System (OAIS): magento book,
2012, p. 4-36
No contexto do modelo de informação OAIS, a interpretação de objetos de dados
pode ser obtida através da união de informações contidas tanto em objetos físicos como
em objetos digitais. Um objeto de dados também pode ser a informação auxiliar do objeto
preservado (e.g. metadados do Dublin Core) (WEBB, et al., 2001, p. 10-11).
A descrição do que é um objeto digital pode ser definida como todo e qualquer
objeto de informação criado através da combinação de fragmentos de informação, que
podem ser fragmentos de outros objetos, representado através de uma sequência de dígitos
binários (bit stream), transmitidas por meio de um objeto físico, um objeto lógico e um
objeto concetual. (THIBODEAU, 2005, [p. 3- 4]). Desta forma, as informações serão
reutilizadas em outro contexto.
43 Digital objects is a general term used for the body of digital material that is subject to digital preservation, both digital publications and digital records; both online and offline; both born-digital and digitized (VERHEUL, et al., 2007, p. 21).
Base de conhecimento
Objeto digital
Objeto físico
Objeto de informação
Informação de representação
Informação descritiva
Informação de conteúdo
Informação de descrição de preservação
Informação de pacote
Pacote de informação
Pacote de submissão de informação
Pacote de arquivamento de informação
Pacote de disseminação de
informação
Objeto de dados
76
Modelo de Referência OAIS é um modelo concetual desenvolvido pela NASA
que passou a ser uma ISO em 2002, que descreve as informações e as funções necessárias
para a preservação a longo prazo (SAYÃO, 2006) e disponibiliza-as para uma designada
comunidade, mesmo se o OAIS não for permanente (WATERS; GARRETT 1996), que
queiram preservar e fornecer acesso à informação digital de acordo com as boas práticas
de arquivamento; é um modelo bastante genérico, independente do domínio e que fornece
um vocabulário destinado a descrever as aplicações comuns; é um modelo funcional
recomendado para realizar o arquivamento com responsabilidades (CORRADO, et al.,
2014, p. 56).
Qualquer que seja o método de preservação, o objetivo principal deve ser
preservar a integridade da informação; ou seja, definir e preservar as
características de um objeto de informação que o distinguem como um
trabalho inteiro e singular [Tradução nossa]44.
As informações digitais podem viajar do seu produtor para arquivos por qualquer
um dos vários caminhos disponíveis, quer seja pela internet, por repositórios ou
documentos digitais, e ambos desejam que o conteúdo e formato dos documentos que
publicam ou que rececione cheguem até eles independentemente da rota de transmissão
(LAVOIE, 2014, p. 28).
David Bearman (1997, p. 272) define o documento digital como um objecto
encapsulado em metadados, estabelecendo os metadados necessários para cumprir os
requisitos funcionais arquivísticos, os quais organizou em seis níveis:
• Registo – informação relativa à captura do documento;
• Termos e condições – disponível para leitura, por quem e em que
condições;
• Estrutura – informação sobre a dependência do software necessário para a
sua representação e as possibilidades de interoperabilidade com outros
sistemas em função das recomendações seguidas no seu desenho;
• Contexto – metadados que precedem o conteúdo e cumprem a função de
mostrar a procedência, o ambiente em que o documento foi criado;
• Conteúdo – dados;
44 Whatever preservation method is applied, the central goal must be to preserve information integrity; that is, to define and preserve those features of an information object that distinguish it as a whole and singular work (GARRETT et al., 1996, p.12).
77
• Histórico – informação sobre quando, como e de que modo foi arquivado,
classificado, valorizado, selecionado e usado.
Miguel Ferreira (2006, p. 21), define objeto digital como todo e qualquer objeto
de informação que possa ser representado através de uma sequência de dígitos binários.
Esta definição é suficientemente lata para acomodar tanto, informação nascida num
contexto tecnológico digital (objetos nato-digitais), como informação digital obtida a
partir de suportes analógicos (objetos digitalizados). Assim um documento digital pode ser entendido como todo o registo criado ou
recebido por uma entidade pública ou privada, no desempenhar das suas atividades,
podendo ser armazenado e disponibilizado ou não, através das tecnologias (WEBB, et al.,
2001, p. 10-11).
Para a digitalização da informação no Departamento de Sócios do SCP estão a ser
utilizados nos formatos PDF. A tecnologia PDF tornou-se um formato para a distribuição
de documentos, principalmente por permitir a integridade dos arquivos e uma compressão
eficiente. Quando um ficheiro é convertido em PDF, todo o seu conteúdo é
disponibilizado como se fosse uma imagem, não permitindo que os textos sejam alterados
e as figuras sejam tiradas, mantendo assim a integridade dos arquivos, incluindo a
formatação, recomendação de metadados, entre outros. A característica deste formato é
que ele tem diferentes formatos (PDF, PDF/A, entre outros).
O OCR é um recurso extra necessário no processo de desmaterialização, sendo
utilizado na digitalização de um documento de texto impresso, que permite, através do
reconhecimento dos caracteres, obter um ficheiro de texto editável a partir dessa imagem.
O processo de conversão do documento analógico em digital é realizado através do OCR,
o que permite que os conteúdos dos documentos impressos de carácter textual sejam
rapidamente convertidos em formatos interpretados pelo software como, por exemplo, a
tradução automática, a pesquisa rápida, a indexação, a verificação da qualidade do
software, realizando ajustes de cor, contraste, corte de partes indesejáveis, sequência das
páginas, entre outros (WIKIPÉDIA, 2017).
De acordo com a Direção Geral do Livro, dos Arquivos e das Bibliotecas, o
formato PDF/A e TIFF são os únicos voltados especificamente para o arquivo histórico e
preservação digital a longo prazo que, em projetos de digitalização, constitui a matriz do
objeto digital a partir do qual se geram derivados de JPEG para, por exemplo,
disponibilização na internet. Por seu turno o objetivo da ISO 19005 (International
Standards Organization) é definir um formato de ficheiro baseado em PDF, conhecido
78
como PDF/A, o qual fornece um mecanismo para representar documentos eletrónicos de
forma a preservar o seu aspeto visual ao longo do tempo, independentemente das
ferramentas e sistemas usados para criar, armazenar ou processar os documentos.
Pretende, também, fornecer um quadro para a preservação do contexto e do histórico dos
documentos eletrónicos nos metadados dos próprios documentos. Por outro lado, visa
definir o enquadramento para representar a estrutura lógica e outra informação semântica
dos documentos eletrónicos (ISO/TR 19005 -1:2005; ISO/TR 19005-2:2011, p.5; ISO/TR
19005-3: 2012, Document management – Eletronic document file format for long-term
preservation – Parte 2 e 3: use of ISO 32000-1 PDF/A-2 e PDF/A-3 para preservar a
representação visual estática de página com base em documentos eletrónicos ao longo do
tempo).
Este formato é considerado como o que mais garantias oferece para manter os
documentos acessíveis por longos períodos de tempo e através de várias tecnologias
mantendo a aparência original dos documentos bem como a sua organização interna. Um
documento de texto em formato PDF oferece uma aparência de unidade próxima da
imagem de um documento em papel. Neste tipo de formato permite conter várias páginas,
ao passo que o ficheiro de imagem contém apenas uma página; cada página de ficheiro
PDF, tendo em conta o material original, a profundidade de bits da cor, a resolução e
matriz de pixel da imagem, formato do arquivo, este ocupa um tamanho de 50% menor
que um ficheiro de imagem; documentos que contêm diversas páginas ocasionariam
diversos arquivos de imagem, ao passo que este mesmo documento, em formato PDF,
gera apenas um arquivo digital, melhorando assim o tempo de consulta do mesmo; o
formato PDF mantém o layout original dos documentos digitalizados, não sendo possível
a edição do documento digitalizado; o formato PDF permite a procura de textos
específicos contidos no documento, apresentando-se assim como uma vantagem ao
recuperar informação contida nos documentos.
6.3 Gestão da Informação
No entendimento de Maria Manuela Pinto (2005, p. 101), a área de atuação do
ciclo de vida dos documentos, muitas vezes separadas como a Gestão da Informação, a
Gestão de Conteúdos, a Gestão de Arquivos (trata-se do mesmo ciclo de gestão!).
Utilizando os termos em inglês, podemos encontrar para designar o termo “gestão
documental” se utilizam expressões como: record management ou document
79
management. Normalmente, a sua tradução literal para o português significa praticamente
o mesmo. Neste caso a diferença que a maioria dos autores entende é a seguinte:
Quadro 7 – Record Management vs Document Management Record management (gestão de informação) Document management (gestão de documentos)
Reflete mais a organização e conservação dos
documentos ao longo do seu ciclo de vida.
É um tipo de documentação que proporciona
informação sobre a atividade da organização.
Centra a sua atenção em:
- controlo administrativo
- armazenamento
- quadro de classificação
- conservação
- regulamentos e legislação
- meios de armazenamento
- integração das séries
Baseia-se na natureza dinâmica e transacional da
informação contida no documento.
O conteúdo do documento é importante para os
utilizadores que a consultam.
Centra a sua atenção em:
- uso operacional
- workflow
- indexação
- revisão e controlo de versões
- conteúdo informativo
- documentos individuais
Fonte: WIGGINS, B. em Effective document management: unlocking corpote knowledge, 2000
Como se pode verificar, ambas as expressões podem ser usadas como gestão
documental ou gestão da informação, mas cada uma com algumas pequenas diferenças.
A gestão documental contribui para o aumento da competitividade do SCP e
envolve desde o profissional de informação à chefia deste clube desportivo. A gestão tem
como finalidade a criação, o encaminhamento, o controlo e o arquivamento da
informação, muitas vezes materializada em documentos.
Segundo a NP 4438 (IPQ, 2005, p.13), uma gestão responsável implica todos os
colaboradores da organização, incluindo os arquivistas e outros profissionais de
informação, chefias, administradores de sistemas e todos os que produzem documentos
como parte do seu trabalho devendo ser refletidas nas definições de competências de
cada unidade funcional ou posto de trabalho. Sendo esquecida muitas vezes, é, no
entanto, uma responsabilidade que não pode ser alienada, sem o risco se perder um ativo
fundamental para a gestão da informação.
Na atualidade a gestão da informação é entendida como um processo global,
corporativo e integral do processo documental da organização. O sistema de gestão da
80
informação visa o controlo da produção, da circulação, do armazenamento e da
recuperação de qualquer tipo de informação [Tradução nossa]45.
A gestão da estratégia informacional é essencial para a tomada de decisão, uma
vez que as suas características e funcionalidades apresentam um elevado valor intrínseco
que representa um pilar básico para fornecer vantagens competitivas ao Departamento de
Sócios do SCP.
O modelo de gestão de informação parte de um conjunto de princípios: a
informação como matéria-prima, a ideia de que o valor acrescentado está mais no
processo do que no produto/serviço, não ignorando a complexidade, o dinamismo e a
continuidade que o caracterizam; o papel de destaque das tecnologias de informação, da
comunicação e da inovação. É necessário um modelo que se reporte a um ciclo que vai
desde a fase de conceção da plataforma tecnológica (hardware e software), até à
produção, circulação, avaliação, armazenamento, disponibilização e preservação da
informação, abarcando toda a organização e os seus processos de negócio, integrando
tecnologias do tipo data warehouse (repositório da informação) e, eventualmente,
ferramentas de data mining (repositório com informação relevante) (PINTO, 2005, p.
108).
Segundo M. A. E. Navarro (1997, p. 286) gerenciar e controlar de forma
conjunta, com ajuda da informática, todos os tipos de dados, documentos, conhecimento
e competências no âmbito da organização na qual é aplicado46.
A gestão do sistema de informação gerado pela estrutura organizacional e
sustentado por uma eficaz plataforma tecnológica é, assim, uma das principais bases do
processo de mudança e de melhoria da organização. Bases que só poderão ser solidamente
construídas se tiverem em mente que é um fenómeno transversal a toda a organização,
envolvendo o recurso a conhecimentos interdisciplinares (PINTO; SILVA, 2005, p. 21).
45 Pero en la actualidad la gestión documental es entendida como un processo global, corporativo e integral del proceso documental de una organización. Es por ello más acertado hablar de Sistemas de Gestión Integrada de la Documentación, los cuales controlan la producción, la circulación, el almacenamiento y la recuperación de cualquier tipo de información (CABALLERO; GALÁN, 1999, [p. 2]. 46 Administrar y controlar de modo conjunto, mediante el auxilio de la informática, todo o tipo de datos, documentos, conocimento y habilidades existentes en la organización en la que se aplica
81
Figura 4 – Ciclo de Gestão da Informação
Fonte: 2.º Congresso Internacional de Gestão da Tecnologia e Sistemas de Informação. 2005, p.
21 em Um Modelo Sistémico e Integral de Gestão da Informação nas Organizações.
A integração da gestão do sistema de informação visa a integração de dois
processos: o processo de produção e o processo de receção dos documentos que resulta
do processo de realização da missão da organização, cuja gestão integrada se torna
indispensável para a formação e racionalização das decisões, para a eficiência e eficácia
do serviço a prestar aos Sócios do SCP, uma vez que em tal gestão insere-se gestão de
conteúdos, gestão de workflow, gestão do correio eletrónico, gestão da imagem e da
informação de bases de dados, gestão growpware, data mining, data warehouse (PINTO;
SILVA, 2005, p. 21). Com a gestão integrada do sistema de informação é possível
promover a mudança na organização, interligando-a ao processo histórico que ela se
insere.
Sendo o SCP um clube desportivo, constituído como pessoa coletiva de direito
privado, produziu e produz ao longo da sua atividade desportiva um conjunto orgânico
de documentos independentemente da sua data, forma e suporte material, conservados a
título de prova e de informação, visam fundamentar a evolução histórica. Olhar para os
documentos como processos de criação, encaminhamento, certificação, arquivamento e
otimizados dá início ao sistema de gestão documental. Com a gestão de documentos, o
SCP melhora o processo interno de negócios ou o que é definido como workflow (fluxo
82
de trabalho), rentabilizando o tempo, dinheiro, dando respostas mais rápidas de forma
eficaz e eficiente. Isto é o reconhecimento de um novo paradigma que requer o recurso a
novas ferramentas, técnicas e métodos de trabalho. O SCP dispõe de equipamento
tecnológico que permite o fluxo da atividade que, associado à gestão da informação, irá
oferecer uma base para obter uma maior rentabilidade e uma melhor gestão de operações
quotidianas e, consequentemente, um serviço aos Sócios mais eficiente, uma vez que, os
documentos estarão depositados num arquivo central onde se pode aceder à informação
em qualquer momento através da Web; a informação está protegida das condições
climáticas adversas que possam surgir e, ainda, devido ao fluxo de trabalho permite uma
consulta rápida de forma eficaz e eficiente da informação.
6.4 Preservação Digital
Grande parte da literatura sobre as revoluções da informação ao longo dos tempos
mostra como o conhecimento humano é comunicado. A maioria das mudanças não
eliminou os métodos de comunicação, mas, em vez disso, suplementaram com meios
mais eficazes e eficientes, melhorando a velocidade e a precisão com que a informação é
transmitida. Assim, torna-se essencial avaliar a informação no meio digital e, deste modo,
elaborar uma estratégia que defina as ações necessárias de preservação envolvendo as
várias dimensões a preservar (PINTO, 2009).
A preservação digital consiste na capacidade de garantir que a informação
digital permaneça acessível e com qualidades de autenticidade suficientes
para que possa ser interpretada no futuro recorrendo a uma plataforma
tecnológica diferente da utilizada no momento da sua criação (FERREIRA,
2006, p. 20).
Qualquer responsável por uma determinada organização deve ter em mente que a
informação gerada pela organização ao longo do tempo é vital para a mesma, visto que,
se alguma informação se perder, pode trazer graves problemas para a organização
(GLAGNEY, 2006). Para tal, torna-se crucial estabelecer, desde o primeiro momento,
alguns princípios aptos para a preservação digital, que poderão ser observadas de acordo
com um conjunto de atividades desenvolvidas com o fim de aumentar a vida útil da
informação de arquivo (iARQ), salvaguardando a utilização operacional e protegendo-
os das falhas de suportes, perda física e obsolescência tecnológica; que promovem a
83
acessibilidade continuada dos materiais digitais quanto à intelectualidade, forma, estilo,
aparência e funcionalidade. (BARBEDO; CORUJO; SANT’ANA, 2011, p. 8).
Para Miguel Ferreira (2006, p. 66), a escolha de estratégias de preservação digital
visa a preservação dos níveis de abstração físicos (suporte), lógico (software e formatos)
e concetual (conteúdo) do objeto no seu formato original, mas também níveis superiores,
como o social, o económico e o organizacional. As diferentes estratégias de preservação
digital do objeto lógico e concetual, apresentadas pelo autor podemos observar que a
migração consiste na “(…) transparência periódica de material digital de uma dada
configuração de hardware/software para uma outra, ou de uma geração de tecnologia para
outra subsequente”47, é uma estratégia que mais evolui na preservação da informação
digital pois preserva o objeto digital no seu contexto juntamente com o hardware e o
software (FERREIRA, 2006, p. 38). A migração ainda poderá ser executada como
estratégia auxiliar do refrescamento, neste caso, os documentos são extraídos do suporte
físico (e.g. disquete, disco rígido, CD-ROM), em seguida são migrados e finalmente são
gravados no suporte mais atual.
O refrescamento é uma estratégia que deve ser utilizada em caso de
obsolescência dos suportes e dos hardwares necessários para a sua escrita e leitura; deverá
considerar questões como a durabilidade, os custos, as tendências futuras e a
disponibilidade de um acondicionamento adequado dos suportes (SANTOS; FLORES,
2015, p. 97).
A emulação necessita da criação de um ambiente de software e hardware igual
ao original e está sujeito aos custos de licença e desenvolvimento logo, os recursos
necessários para emulação devem ser considerados na escolha da estratégia. A emulação
engloba informações sobre o contexto tecnológico permitindo conhecer melhor o objeto
que se deseja converter a fim de obter a conversão mais próxima do esperado (SANTOS;
FLORES, 2015, p. 96). Dentro das diferentes abordagens de encapsulamento, destaca-
se a utilização do PDF/A1 (PDF arquivístico). Com o PDF/A1 é possível obter o acesso
imediato ao documento encapsulado, pois reúne as fontes utilizadas em um único objeto
digital. Portanto, dependerá de tecnologias futuras capazes de recuperar os objetos
digitais encapsulados no passado. Importa referir que para estratégias de preservação a
47 Task Force on Archiving of Digital Information, Commission on Preservation and Acess and Research Libaries Group, Preserving digital information: report of the Task Force on Archiving of Digital Information. Washington, D.C.:Commission on Preservation and Access, 1996
84
curto prazo deve ser considerada a migração, para longos períodos de tempo recomenda-
se o encapsulamento (FERREIRA, 2006. p. 93).
À medida que desenvolvemos nossa capacidade de preservar informações digitais
através de técnicas como a migração e a emulação, o processo de tomar a decisão e
quando tomá-la é cada vez mais complexo. Até à data, nenhuma das estratégias e ações
de preservação apresentadas se afigura, por si só, suficiente e completa, pelo que,
possivelmente, a preservação da informação digital só terá sucesso com a combinação de
todas elas.
Arqueologia digital é o processo de recuperação de informação armazenada em
suportes danificados, degradados ou obsoletos e/ou formatos obsoletos. Este resgate da
informação consiste na recuperação dos dados registados nos suportes em forma de bits
e na aplicação de medidas que permitam a sua inteligibilidade (WEBB, 2003 p. 144-145).
À semelhança do que aconteceu com a descodificação da Pedra de Roseta, que permitiu
a tradução dos hieróglifos egípcios, Heminger e Robertson (2004), propõem a utilização
de uma estratégia semelhante para recuperar objetos digitais para os quais não existe
informação suficiente sobre o seu formato, designando-a Pedra de Roseta Digital. Nesta
estratégia, em vez de se preservar as regras que permitem descodificar o objeto digital,
são reunidas amostras de objetos que sejam representativas do formato que se pretende
recuperar. Estas amostras deverão existir em um formato que possa ser diretamente
interpretado pelo ser humano (FERREIRA, 2009, p. 33). A grande vantagem da
arqueologia digital está na sua capacidade de recuperação de dados que, de outro modo,
estariam irremediavelmente perdidos. Por ser demasiado dispendiosa, a arqueologia
digital é recomendada apenas para a recuperação e o restauro de dados contidos em
suportes danificados ou formatos obsoletos cujo valor ou importância dos dados justifique
esse investimento, pois, por vezes, o valor da informação não justifica o custo da operação
(WEBB, 2003, p. 145). Assim esta ferramenta apenas deverá ser considerada em
situações em que todos os outros esforços de preservação fracassaram.
O problema da preservação da informação digital para o futuro não é
apenas, ou mesmo, principalmente, um problema de ajustar um conjunto
estreito de variáveis técnicas. Não é um problema claramente definido (...)
antes pelo contrário, é um problema maior de organizarmo-nos como uma
sociedade ao longo do tempo, para navegar efetivamente num “digital
landscape” (...) É um problema de construção de (...) vários suportes
sistemáticos (...) que permitir-nos-á dominar as ansiedades e mover os nossos
85
arquivos culturais naturalmente e com confiança no futuro [Tradução
nossa]48.
Outros investigadores de diversas partes do mundo desenvolveram modelos para
promover a preservação da informação a longo prazo em meio digital. Cunha e Lima
(2007, p. 9-11) desenvolveram uma síntese das principais estratégias de preservação
digital, as suas descrições, as suas vantagens e desvantagens. Neil Beagrie e Daniel
Greenstein (1998); Feeney (1999, p. 107-121) indicam estratégias básicas de preservação
tecnológica que visam reduzir o perigo da perda das informações digitais.
Os National Archives (Reino Unido) afirmam que para a implementação de uma
estratégia de preservação de informação digital deve haver um mecanismo formal de
aceitação de documentos (records) incluindo uma norma aceite para formatos de ficheiro
e níveis de descrição para a informação; verificação da integridade e a gestão adequada
da transferência de documentos.
Um dos maiores desafios na implementação de estratégias de preservação digital
é o tempo que se deve manter os documentos digitais, pois este supera a durabilidade do
hardware e do software (SANTOS; FLORES, 2015, p. 97). Outro desafio é garantir que
a cópia49 de cada documento preservado sobreviva “para sempre”; garantir que o
utilizador final possa decidir se deve ou não confiar no documento; e ainda, garantir que
os utilizadores finais possam explorar qualquer documento preservado de acordo com a
vontade dos seus autores (GLADNEY, 2007, p. 21).
Rauch (2004) e Rauber (2005) desenvolveram um método capaz de comparar e
selecionar alternativas de preservação, tendo em conta as necessidades individuais de
cada organização.
48 The problem of preserving digital information for the future is not only, or even primarily, a problem of fine tuning a narrow set of technical variables. It is not a clearly defined problem (...) rather, it is a grander problem of organizing ourselves over time and as a society to maneuver effectively in a digital landscape. It is a problem of building (...) the various systematic supports (...) that will enable us to tame the anxieties and move our cultural records naturally and confidently into the future (GARRETT; WATERS, 1996, p. 7). 49 É prudente ter cópias de segurança de dados armazenados em diferentes regiões geográficas em vez de colocar em diferentes salas ou edifícios, pois Lisboa já foi um local de terramoto.
86
Organograma 7 – Preservação de Coleção
Fonte: Rauch; Rauber (2004, p. 5); Ferreira (2006. p. 58) – Exemplo de uma árvore-objectivo
A figura reúne um conjunto de critérios para a avaliação de estratégias de
preservação digital aplicadas a documentos de texto. Nela podemos encontrar critérios
relativos ao processo de preservação (e.g. disponibilidade, estabilidade, débito, custo,
entre outros), aos formatos envolvidos na preservação (e.g. cota ou taxa de penetração no
mercado, nível do suporte, se se trata de um formato normalizado, entre outros) e critérios
relativos aos objetos propriamente ditos (e.g. conteúdo textual, dimensão da página,
número de páginas, entre outros). O último conjunto de critérios pode ser entendido como
o conjunto das propriedades significativas relevantes para esta classe de objetos digitais,
isto é, documentos de texto.
A preservação digital traz valor para o SCP devido às múltiplas formas existentes
para preservar. O valor não é apenas demonstrado pela preservação dos objetos digitais,
mas também pelos conteúdos com valor histórico preservados em anos transatos. Assim
demonstra APARSEN (Alliance Permanet Access to the Records of Science in Europe
Network):
Preservação de coleção
Características do processo
Características do formato
Características do objeto
Disponibilidade
Estabilidade
Débito
Custo
Tamanho do resultado
N.º de Objetos
Cota de mercado
Nível de suporte
Norma
Especificação aberta
Suporta compressão
Conteúdo textual
Dimensão da página
N.º de página
Disposição gráfica
Tipo de letra
87
Muitas organizações entendem a importância, e aplicam o seu investimento
de tempo, dinheiro e esforço para garantir a preservação dos documentos
digitalizados e nado digitais, enquanto outras organizações têm coleções e
valiosos ativos intelectuais em formato digital, precisam de garantir que
estarão disponíveis no futuro [Tradução nossa]50.
A UNESCO, em Junho de 2007, publica um documento intitulado Towards an
Open Source Repository and Preservation System – Recommendations on the
Implementation of an Open Source Digital Archival and Preservation System and on
Related Software Development, no âmbito do programa Memory of the World. Neste
documento declara o seguinte:
[…] para objetos digitais simples, a solução para a preservação digital é
compreendida, e o que é necessário são ferramentas acessíveis, tecnologia e
treinamento na utilização desses sistemas (...). Não há nenhum meio de
armazenamento permanente, nem haverá no futuro próximo. Em vez disso
são necessários novos sistemas para gerir a inevitável mudança de sistema
para sistema. O maior objetivo em preservação digital é construir sistemas
sustentáveis, em vez de suportes permanentes (...). É apenas uma questão de
encontrar uma solução para este problema que será encontrado um método
sustentável para atender às necessidades de muitas comunidades [Tradução
nossa]51.
6.5 Custo
Preservação digital é um processo essencialmente compartilhado por diferentes
stakeholders (…) que se envolvem com recursos digitais em determinadas fases do seu
ciclo de vida. Para aumentar as perspetivas de preservação digital e reduzir os custos,
50 Quite a lot of organisations understand the need to protect their investment of time, money, and effort put into crating digitized and born digital content, while others organizations have valuable intellectual assets and importante collections now in digital format and need to ensure that they are available in the future (GIARETTA, 2012, p. 4). 51 for simple digital objects, the solution to digital preservation is relatively well understood, and that what is needed are affordable tools, technology and training in using those systems. (...) there is no ultimate, permanent storage media, nor will there be in the foreseeable future. It is instead necessar y to design systems to manage the inevitable change from system to system. The aim and emphasis in digital preservation is to build sustainable systems rather than permanent carriers (...). It is only in finding a solution to this problem that a sustainable approach will be found to meet the needs of many communities (BRADLEY, et al. 2007, p. 3).
88
diferentes grupos de stakeholders contribuem para que um ficheiro digital ramifica em
todo o seu ciclo de vida, ramifique [Tradução nossa]52.
Em grandes empresas, o custo da garantia de sustentabilidade do planeamento de
estratégias de preservação digital é dividido por vários departamentos, uma vez que os
recursos humanos e recursos materiais são mais elevados do que numa empresa de
menores dimensões (Pequenas Médias Empresas). Os custos de armazenagem são
normalmente uma pequena parte de um projeto de preservação ou de uma estratégia de
preservação, os quais “estão caindo 50% a cada dezoito meses” (WRIGHT; ADDIS;
MILLER, 2009, p. 105).
No estudo de Neil Beagrie (2012, diapositivo 14) sobre The Costs of Keeping
Research Data Safe conclui que em termos nacionais (Reino Unido), em alguns casos, o
factor mais significativo nos custos de preservação digital em repositórios, não é o custo
do hardware e software, mas sim o custo com o pessoal, os quais representam 70%,
aquisição e admissão representa 42%, arquivamento e preservação 23% e para o acesso
aos dados, os custos representam somente 35%.
O projeto LIFE3 (Life Cycle Information for E-literature) produziu uma série de
modelos de custo para cada fase e o elemento da digital lifecyde (WHEATLEY; HOLE,
2008, p. 2). Baseado no estudo de casos reais, o modelo visa capturar procedimentos
comuns sobre o ciclo de vida de objetos digitais, atuando como guardião desses objetos.
O modelo consiste em seis procedimentos que vão desde a criação até ao acesso de
preservação de um determinado objeto digital, pode ser dividido em diferentes
procedimentos e que poderam ser organizados em ordem cronológica, ou sobrepor-se uns
com os outros, ou ainda, serem realizados de uma diferente ordenação.
52 Digital preservation is an essentially distributed process including a range of different (…) stakeholders who become involved with digital resources at particular phases of their life-cycle. (…). To increase the prospects for digital preservation and reduce the costs, different groups of stakeholders need to become more aware of how their particular involvement with a digital resource ramifies across its life-cycle (AHDS, 2001, p. 3).
89
Quadro 8 – Modelo LIFE3
Lifecycle
Criação ou Compra
Aquisição Admissão Criação
Metadados Preservação do
fluxo de bits Preservação de conteúdo
Acesso
Elem
entos Lifecycle
Criar actividade*
Seleção Garantia de qualidade
RE-usar Metadados existentes
Administração de repositório
Observação constante
Disposição
Seleção e Preparação *
Acordo de submissão
Depósito Criação Metadados
Provisão de armazenamento
Planeamento de
preservação
Controlo
Digitalização*
Direitos de Propriedade Intelectual &
Licenciamento
Segurança e atualização
Extração Metadados
Refrescamento Ação de preservação
Apoio ao utilizador
Qualidade da digitalização*
Ordenação & Faturação
Referência de
vinculação
Backup Re-admissão
Obtenção Inspeção
Check-in
*Itens opcionais em projetos de digitalização
Fonte: The LIFE3 Project: Bringing digital preservation to LIFE, 2009/2010, [p. 7].
O modelo Life tenta descrever um conjunto de elementos com os quais a maioria
dos ciclos de vida dos objetos digitais pode ser facilmente mapeada, e faculta informações
de custo que auxiliam no planeamento, avaliação ou comparação. Os sub-elementos
representam apenas orientações para os componentes específicos de um elemento do ciclo
de vida do objeto digital, no entanto é possível que os ciclos de vida alterem de um para
outro objeto digital (AYRIS, et al., 2009/2010, p. 7-8).
A biblioteca digital da California realizou estudos sobre o custo da preservação
digital baseando-se no custo específico (serviço da assinatura); custos fixos e variáveis
(número de unidades, serviços, servidores, pessoal, produtor, workflows, tipos de
conteúdo, armazenamento, monitoramento, intervenções e supervisão) (ABRAMS, et al.,
2012).
Na empresa Xerox, Miguel Nunes (2003) lembra que para ser possível avaliar os
reais benefícios (…) é preciso identificar o custo total da propriedade, gestão e exploração
da infra-estrutura como um todo. As empresas ainda dependem muito do papel, mas é na
transição que reside um aspeto especialmente importante: o mais valioso dos documentos
é o conhecimento e a informação que contêm. Os ganhos mais relevantes conseguem-se
quando se tira partido da informação contida nos documentos que se otimiza, acede,
90
distribui, gere e reutiliza a informação, reduzindo o desperdício e acelerando os
processos (COMPUTERWORLD, 2003, p. 4).
A combinação de custos e benefícios permite que todos eles afetem o planeamento
da preservação, o financiamento e a gestão são considerados um conjunto de interações
tomadas de uma só vez.
A preservação digital é um tópico diferente da gestão de repositórios. Qualquer
estratégia de preservação digital deve abordar as ameaças sugeridas no seguinte quadro
(Adaptado de ROSENTHAL, et al., 2005 em Requirements for Digital Preservation
Systems: A Bottom-Up Approach).
Quadro 9 – Preservação de ameaças genéricas à informação
Generic threats to preserved information
Media and
Hardware
Failures
Failure causes include random bit errors and recording track blemishes, breakdown of embedded electronic components, burnout, and misplaced off-line HDDs, DVDs, and tapes.
Software
Failures
All practical software has design and implementation bugs that might distort communicated data.
Communication
Channel Errors
Failures include detected errors (IP packet error probability of 16 million) and undetected errors (at a bit rate of 10 billion), and also network deliveries that do not complete within a specified time interval.
Network Service
Failures
Accessibility to information might be lost from failures in name resolution, misplaced directories, and administrative lapses.
Component
Obsolescence
Before media and hardware components fail they might become incompatible with other system components, possibly within a decade of being introduced. Software might fail because of format obsolescence which prevents information decoding and rendering within a decade.
Operator Errors Operator actions in handling any system component might introduce irrecoverable errors, particularly at times of stress during execution of system recovery tasks.
Natural Disasters Floods, fires, and earthquakes. External Attacks Deliberate information destruction or corruption by network attacks,
terrorism, or war. Internal Attacks Misfeasance by employees and other insiders for fraud, revenge, or
malicious amusement. Economic and
Organization
Failures
A repository institution might become unable to afford the running costs of repositories, or might vanish entirely, perhaps through bankruptcy, or mission change so that preserved information suddenly is of no value to the previous custodian
Estas ameaças não são únicas para a preservação digital. Para que os repositórios
assumam com plenitude a sua missão de preservação e acesso à informação, é
imprescindível que sejam sujeitos a monitorização e manutenção. O controlo de ameaças
e riscos deve estar implícito na estratégia, em conformidade com a ISO 16363:2012 Audit
and Certification of Trustworthy Digital Repositories, que estabelece três áreas principais
91
a serem avaliadas, as quais estão divididas por 109 critérios que versam sobre o
armazenamento, migração e acesso a acervos digitais através de um repositório confiável:
infraestrutura organizacional (25 critérios); gestão de objetos digitais (60 critérios);
infraestrutura e gestão de riscos de segurança (24 critérios). Segundo a ISO 16363:2012,
a política de preservação deverá estar em conformidade com o plano estratégico de
preservação, no qual devem estar descritos os procedimentos que necessitam ser tomados
pela administração do repositório para promover a preservação dos objetos digitais
(SANTOS, 2015, p. 20).
Quadro 10 – Princípios vs Política de Preservação Digital
Princípios de Preservação Digital53 Política de Preservação Digital54
Produtores de dados (criadores, fornecedores e proprietários) são responsáveis pelo arquivamento do seu conteúdo digital para garantir que os objetos sejam preservados.
Fornecer uma explicação clara das relações acordadas entre o arquivamento e outras áreas de negócios, necessárias para auxiliar a preservação digital
Produtores de dados podem cumprir essa obrigação através do depósito de dados a ser preservado em um arquivo digital certificado (um que satisfaz a definição atual de um repositório digital confiável)
Identificar a estratégia de preservação digital como uma autoridade sobre a abordagem preferencial para atividades de preservação digital.
Produtores de dados (ou arquivos digitais) devem selecionar dados para preservação ao longo do tempo
Identificar os riscos e os objetos digitais a serem preservados.
Dados selecionados a serem preservados devem ser preparados para preservação com metadados suficientes e em formatos que possam ser preservados (por exemplo, evitando formatos dependente de software, sempre que possível, utilizando ASCII e formatos XML)
Nomear um administrador de gestão responsável para efetuar a gestão da preservação digital.
Produtores de dados (ou os arquivos digitais) devem identificar um ambiente de tecnologia (combinação de software e hardware) suficiente em escala e segurança para gestão dos dados
Estar acessível no idioma e publicamente disponível.
Torna-se necessário mapear processos para capturar a metainformação descritiva
em uma base de dados pesquisável ligada aos documentos, permitindo que permaneçam
localizáveis; um mecanismo formal para fornecer aos utilizadores o conteúdo dos
documentos preservados no formato mais apropriado para os mesmos; e ainda
53 The 1996 Preserving Digital Information: Report of the Task Force on Archiving of Digital Information report marked the starting point of the digital preservation community citado em p. 5 http://www.ihsn.org/sites/default/files/resources/IHSN-WP003.pdf 54 The National Archives (2011, p. 16) em Digital Preservation Policies: Guidance for archives.
92
implementar um rigoroso sistema de monitorização das atividades de preservação que
possa produzir dados de auditoria utilizáveis (National Archives, 2011, p. 8-11).
De acordo com Ferreira (2009, p. 46), uma política de preservação envolve,
geralmente, todas as facetas de um arquivo. Implica a criação de políticas de avaliação
e seleção de materiais, a identificação de esquemas de meta-informação apropriados
(e.g. meta-informação descritiva, técnica, de disseminação, estrutural e de preservação),
a definição de estratégias de preservação adequadas a cada classe de objetos digitais, a
criação de planos de sucessão (para a eventualidade da organização detentora da
informação cessar a sua atividade, a utilização de modelos sustentáveis de
financiamento, entre outros.
Observadas as características destas estratégias de preservação, somos levados a
considerá-las como meramente preventivas na implementação de sistemas de preservação
digital, cujo maior desafio é o tempo que se devem manter os documentos digitais, uma
vez que, como já referimos, supera a durabilidade do hardware e do software, que no
entendimento de Wright, Addis e Miller (2009) são realizadas através da utilização fatores
como, custos, benefícios e incertezas.
6.6 Gestão do Repositório
Não é possível, proceder à preservação digital, sem uso de tecnologia
complexa. Embora os conceitos e as tecnologias subjacentes sejam em muitos
casos complicados, a tecnologia envolvida não tem de ser esmagadora
(CORRADO, 2014, p. 30).
Devido à falta de soluções comerciais acessíveis, muitas ferramentas de software
estão sendo desenvolvidas em projetos de software de código aberto como é o caso dos
repositórios, um modelo de referência e também uma norma internacional, para um
sistema de informação de arquivamento aberto, o Open Archival Information System
(OAIS), um modelo concetual criado pelo Consultive Committee for Space Data Systems
– CCSDS55 que resultou na ISO 14721:2003 (CONARQ, 2014, p. 8).
Open Archival Information System é um arquivo, abrange uma organização de
pessoas e sistemas, que aceitou a responsabilidade de preservar informações e
disponibilizá-las para uma designada comunidade. (...). A informação deve ser suportada
55 Comité formado pelas maiores agências espaciais do mundo, com o objetivo de oferecer um fórum para discussão de problemas comuns sobre o desenvolvimento e a operação de sistemas de dados espaciais.
93
por um longo prazo de preservação, mesmo se o OAIS não for permanente (WATERS;
GARRETT, 1996). Modelo de referência OAIS define "arquivo digital" como a
organização responsável pela preservação digital; utiliza “arquivo” no lugar de
“repositório” somente quando “arquivo” é levado diretamente a partir do modelo OAIS
[Tradução nossa]56.
O repositório Arquivístico Digital é diferente de um banco de dados com objetos
digitais inseridos, tem mecanismos próprios de preservação digital, tem requisitos
arquivísticos como Normas, ISDF, ISAD(G), Dublin Core, XML, entre outros, mas
também pode ser uma implementação a partir de um repositório digital que não tenha os
requisitos arquivísticos, como o Dspace, Fedora, Eprints, entre outros.
O sistema informatizado de gestão arquivística de documentos (SIGAD’s) realiza
operações técnicas de gestão arquivística de documentos digitais desde a sua produção
até ao seu destino final. Quanto aos documentos digitalizados haverá uma declaração de
autenticação, mas nunca serão originais acompanhadas por metainformação que poderá
ser efetuada através Concurrent Version System, Dublin Core, ou MIP. Os documentos
passam, assim, do ambiente que permite eliminar para a administração de arquivos
permanentes sem interrupção, através do SIGAD’s em ambientes autênticos, controlados,
seguros, por meio de pacotes de submissão da informação e metadados que garantem a
sua integridade.
Um dos parâmetros mais utilizados como principal ferramenta de gestão de
repositórios é Dspace, por oferecer um ambiente altamente configurável, que pode ser
utilizado tanto para o desenvolvimento de pequenos repositórios até em ambientes
complexos de tramitação científico avaliado por pares. O Dspace nasceu de um esforço
conjunto de investigação do Massachusetts Institute of Technology e da Hewlett Packard,
com a sua primeira versão disponibilizada em novembro de 2002. Cabe sublinhar que o
Dspace está sendo abordado apenas como ferramenta auxiliadora no processo de
construção de um modelo que tem como principal objetivo considerar, no seu contexto
tecnológico e concetual, todos os tipos de ferramentas que permitam a constituição de
repositórios digitais informacionais. Portanto, algumas características técnicas estarão
direcionadas ao Dspace, porém poderão ser facilmente adaptadas, quando não
compatíveis, com qualquer outra ferramenta. O Dspace trabalha com um modelo de
56 OAIS Reference Model uses “digital archive” to mean the organization responsible for digital preservation; this paper uses “archive” in place of “repository” only when “archive” is taken directly from the OAIS Model (RLG; OCLC, 2002, p. 3).
94
dados baseado em comunidades e coleções, possibilitando aos utilizadores pesquisar e
navegar nas publicações, através de ferramenta de procura interna. É possível verificar os
repositórios implementados com a ferramenta através do endereço eletrónico oficial do
Dspace (SEGUNDO, 2010, p. 156).
Para o autor Wheatley (2004, [p. 12]), o método para a escolha de um repositório,
passa pelo planeamento por camadas (aplicacional; base de dados e armazenamento) e a
escolha de tecnologias estáveis na construção do repositório. Ao planear cuidadosamente
as interfaces entre estas camadas, as tecnologias usadas nas camadas (aplicacional e de
armazenamento), podem ser modificadas sem grande impacto para o repositório. A
escolha desse planeamento poderá prevenir qualquer perda de dados no processo
(CORUJO, 2014, p. 44).
A criação de um repositório digital, confiável e acessível a longo prazo configura-
se como um passo decisivo para a gestão da segurança e da preservação da informação,
exigindo a adoção de uma abordagem sistémica e integrada, no âmbito de uma gestão da
informação organizacional teoricamente sustentada que abarque todo o ciclo de vida da
informação e na qual assuma a função de preservação e segurança como variáveis
incontornáveis.
Neste sentido, a política de segurança constitui-se como um documento de
excelência que define as regras de segurança, apontando como um conjunto de
procedimentos, princípios, recomendações e diretrizes que explicitam os requisitos do
negócio de uma organização, protegendo por isso a informação da mesma. Esta deve
alinhar-se com a gestão de risco de maneira a garantir o controlo e avaliação, tendo de ser
revista periodicamente para adequar a eventuais alterações na organização (SOUSA,
2013).
A concentração de esforços relativa à segurança e à preservação da informação é
uma condição sine qua non para se assegurar que o SCP estabeleça eficazmente os seus
objetivos, a sua missão e a sua estratégia de preservação da informação.
6.7 Metadados
Rachel Herry (2005, p. 1-2) entende que os repositórios de open source podem
distinguir-se pelas seguintes características:
- acesso livre ao conteúdo (a menos que haja restrições legais);
- acesso livre aos metadados.
95
Quem já tentou procurar por ficheiros de imagem na Web sabe que os
metadados são um elemento essencial de armazenamento e recuperação de
informações. Os metadados dependem do sistema de preservação digital
escolhido, das necessidades dos utilizadores, do conteúdo que está sendo
preservado e dos recursos, financeiros e humanos, da organização na sua
criação [Tradução nossa]57.
Em 1999, Paul Ginsparg, Rick Luce e Herbert Van de Sompel (KURAMOTO, et
al., 2005, p. 150) convocaram uma reunião de responsáveis por repositórios de e-prints
académicos, na Convenção de Santa Fé, da qual se originou a Open Archives Initiative
(OAI). Os repositórios OAI-compliant58 partilham os mesmos metadados, tornando assim
os seus conteúdos interoperáveis com outros.
Os metadados são desenvolvidos a partir e em função da informação, por isso são
definidos como “dados sobre dados” ou “informação sobre a informação”.
Tem-se tentado criar nos últimos anos, em termos da semântica, meios que
facilitem a gestão dos documentos, a sua localização, recuperação, interpretação e o
destino a atribuir-lhe. A DGARQ criou a MIP com o principal objetivo de promover a
interoperabilidade da informação. O objetivo da MIP enquanto esquema de descrição de
elementos de metainformação é eliminar as barreiras na pesquisa, utilização, gestão e
possível migração de recursos informativos, tendo em conta a partilha de informação
entre diversas entidades. Para que este seja garantido, é necessário que a linguagem
semântica seja normalizada. Com a descrição normativa a MIP para além de permitir a
migração de dados, assegurando a transparência na troca de informação entre sistemas,
em particular, informatizados, a DGARQ pretende que gradualmente se atinja não só uma
sintaxe, mas, também, um significado que seja comum aos diferentes serviços e
organismos, criando-se uma classificação documental que se generalize entre entidades.
Existe um conjunto de formatos de metainformação como: Dublin Core; Library
of Congress; IMS Project (Instructional Management System Project); LOM (Learning
57 Anyone who has ever tried to search for image files on the Web knows that metadata is an essential aspect of information storage and retrieval. Metadata will depend on a variety of aspects, including the digital preservation system chosen, the needs of the users, the content being preserved, and the capacities of the institution for devoting resources, financial and human, to its creation (CORRADO; MOULAISON, 2014, p. 33). 58 “OAI-compliance significa usar as tags de metadados OAI. Um documento pode ser OAI-compliant e um repositório pode ser OAI-compliant. Todos os documentos OAI-compliant em repositórios OAI-compliant são interoperáveis. Isto significa que os documentos distribuídos podem ser tratados como se estivessem todos no mesmo lugar e com o mesmo formato (RCAAP – Repositório Cientifico de Acesso Aberto de Portugal).
96
Object Metadata do IEEE LTSC); PREMIS (Presservation Metadata: Implementation
Strategies); ETD-ms (ETD-ms: an Interoperability Metadata Standard for Electronic
Theses and Dissertations); MTD-BR (Recomendações Brasileiras de Metadados para
Teses e Dissertações); Library of Congress; FGDC (Federal Data Geographic
Committee); FITS (Flexible Image Transport System); FDA (Foundation for Documents
of Architecture); REACH (Record Export for Art and Cultural Heritage); SAIF (Spatial
archieve and interchange format); GILS (Global Information Locator System)
(WIPÉDIA, 2017). Estes são alguns dos instrumentos que visam records management, a
procura, a descrição e recuperação da informação em qualquer sistema de arquivo ou
gestão documental. Outros formatos possíveis como, MARC (Machine Readable
Cataloging); SGML (Standard Generalized Markup Language); XML (Extensible
Markup Language) e RDF (Resource Description Framework) são armazenados em
bases de dados locais, mas trocados com outros sistemas, utilizando estes formatos como
sintaxes de transporte.
Sendo a informação essencial para a sobrevivência da organização, o acesso a este
tipo de formatos, facilita a recuperação e o acesso das diferentes bases de dados
(informações). A recuperação da informação é fulcral para que o conhecimento sobre a
evolução histórica passe para as gerações futuras e auxilie a tomada de decisões que
podem traduzir-se em vantagens competitivas como estratégia de recuperação de
documentos relevantes. As técnicas e procedimentos provenientes da Ciência da
Informação apresentam-se como mecanismos auxiliares no tratamento da recuperação da
informação, nomeadamente, comportamento informacional, bancos de dados, modelos
quantitativos, sendo um meio de ligação entre a apresentação da informação recuperada
e a necessidade do utilizador, no menor espaço de tempo possível (LUZ; SANTOS, 2015,
p. 8-11).
Dublin Core é o formato mais utilizado para metainformação, em organizações
onde a interoperabilidade de metainformação descritiva seja um requisito fundamental.
O Dublin Core é um conjunto de elementos de metadados estruturados para
facilitar a identificação de recursos eletrônicos. Originalmente concebido
para a descrição gerada pelo autor dos recursos da Web, tem atraído a
atenção das comunidades de descrição de recursos formais tais como
97
museus, bibliotecas, instituições governamentais e organizações comerciais
[Tradução nossa]59.
O Dublin Core propõe um conjunto de elementos, através de metadados
uniformizados, que visam facilitar a descrição dos objetos informacionais por todos
aqueles que pretendam descrever a informação de acordo com os requisitos pré-
estabelecidos para a organização do arquivo (MARCONDES, 2005, p.5). O formato
Dublin Core é composto por 15 elementos, que são necessários para catalogação de
recursos de internet, elementos esses que podem ser preenchidos automaticamente.
Quadro 11 – Metadados propostos pelo Dublin Core Metadata Initiative
Metadados propostos pelo Dublin Core Metadata Initiative Title (Tíulo) O nome dado ao recurso
Creator (Criador) A entidade principalmente responsável por fazer o recurso Subject (Assunto) O tópico do recurso
Description (descrição)
A classififcação do recurso
Publisher (Editor) A entidade responsável pela disponibilização do recurso Contributor
(Contribuidor) A entidade responsável por fazer contribuições para o recurso
Date (Data) Data ou período de tempo, associado a um evento do ciclo de vida do recurso
Type (Tipo) A natureza ou género do recurso Format (Formato) O formato de arquivo, suporte físico ou dimensões do recurso
Identifier (Identificador)
Uma referência inequívoca para o recurso em um determinado contexto
Source (Origem) Um recurso relacionado, do qual deriva o recurso descrito Language (Idioma)
O idioma do recurso
Relation (Relação) Um recurso relacionado Coverage
(Abrangência) O tema espacial ou temporal do recurso, a aplicabilidade espacial do recurso, ou a jurisdição em que o recurso é relevante
Rights (Direitos) Informações sobre direitos detidos do recurso Fonte: The Dublin Core Metadata Element Set em ANSI/NISO Z39.85-2012
Estes elementos de formato do Dublin Core incluem recomendações para a
descrição arquivística, que visa: assegurar a criação de descrições consistentes,
apropriadas e autoexplicativas; facilitar a recuperação e a troca de informação sobre
documentos arquivísticos; possibilitar o compartilhamento de dados de autoridade; e
tornam possível a integração de descrições de diferentes arquivos num sistema unificado
de informação (ISAD(G), 2000, p. 11).
59 The Dublin Core is a metadata element set intended to facilitate discovery of electronic resources. Originally conceived for author-generated description of Web resources, it has attracted the attention of formal resource description communities such as museums, libraries, government agencies, and commercial organizations (JUHA, [2000?] p. 4).
98
Alguns elementos podem ser classificadores, tendo a função de aprimorar ou
tornar mais peculiar o objeto informacional descrito, selecionando um formato simples
ou qualificado a utilizar. Além das informações de contexto, de criação, autoridade,
fornece metainformação sobre seu criador, sua data de criação, bem como o método de
criação. Existe ainda a possibilidade de elaborar novos metadados no Dublin Core, como
por exemplo, a criação do elemento observações.
Os dados adicionais podem ser completados com as informações de conteúdo para
ajudar a identificar, pesquisar, reconstruir, interpretar ou documentar a integridade e a
autenticidade do conteúdo e gerenciar os seus direitos de utilização. Esses metadados
podem ser criados em vários momentos dentro do ciclo de vida de objetos digitais (e. g.,
durante a produção, arquivamento ou a utilização). Metadados são interpretados como
sendo parte da unidade lógica “objeto digital” e podem ser fisicamente vinculados aos
dados de conteúdo ou separadamente (DOBRATZ, 2006, p. 2). O modelo de informação
OAIS [Organograma 4] inclui metadados inseridos no objeto de dados, objeto de
informação e no pacote de informação, onde podem estar descritos os processos técnicos
associados à preservação, os direitos de acesso e a autenticidade do conteúdo digital,
assim como, o registo e identificação da custódia de um objecto digital de forma única,
interna e externamente, em relação ao arquivo ao qual pertence.
Assim a qualificação dos documentos digitais tornou-se fundamental para a
preservação, pois é preciso considerar a necessidade de desenvolver um corpo de
conhecimentos sobre a preservação destes registos (SANTOS; FLORES, 2015, p. 48).
De acordo com a National Information Standards Organization (NISO), é
possível distinguir alguns tipos fundamentais de metadados, segundo os quais Taylor
(2004), entende que os metadados administrativos, descritivos e estruturais podem ser
utilizados para encontrar ou compreender um recurso.
99
Quadro 12 – Tipos de Metadados
Tipos Metadados
Propriedades (Jenn Rilley, 2017)
Principais usos (Jenn Rilley, 2017)
Para encontrar ou compreender um
recurso (Taylor, 2004)
Metadados descritivos
Título Autor Assunto Gênero Data de publicação
Descoberta Exposição Interoperabilidade -----
Metadados administrativos
Para decodificação e processamento de arquivos Gestão a longo prazo de arquivos Direitos de propriedade intelectual anexado ao conteúdo
Metadados técnicos
Tipo de ficheiro; Tamanho do ficheiro; Data/hora de criação; Compression scheme
Preservação de objetos digitais; Interoperabilidade
Metadados de preservação
Checksum Evento de Preservação
Preservação da gestão de objetos digitais; Interoperabilidade
Metadados de direitos
Direitos autorais Termos de licença Titular de direitos
Gestão de objetos digitais; Interoperabilidade
Metadados da estrutura
Sequência Lugar na hierarquia
Navegação Relação de partes de recursos para um outro
Linguagens de marcação
Paragrafos Títulos/Cabeçalhos Lista Nome Data
Navegação; Interoperabilidade
Integra metadados e sinalizadores para outras estruturas ou recursos semânticos dentro do conteúdo
Fonte: Construção baseada nos autores Jenn Riley (2017, p. 6) e Taylor (2004).
Estas diversas categorias de metadados apoiam os diferentes sistemas de
informação. Os metadados administrativos documentam os dados de gestão ao longo do
tempo. Incluem informação sobre requisitos de armazenamento, reprodução e acesso;
processos de migração dos objetos digitais; aquisição/proveniência (como e quando foi
criado o pacote de informação, quando foi adquirido, modificado, entre outros); direitos
de autor; localização e identificação do objeto digital e sobre a preservação (FERREIRA,
2011, p. 79).
Os metadados estruturais correspondem à informação de como um objeto pode
ser exibido e disseminado nos vários sistemas (FERREIRA, 2011, p. 80). São designados
por metadados técnicos, metadados de exibição ou metadados de uso (lidam com aquilo
que um objeto é, o que ele faz e como funciona). Incluem informação sobre o software e
o hardware, informação técnica (tamanho dos ficheiros, comprimento de bit, formato,
regras de apresentação, sequência da informação, mapas estruturais, compressão do
100
ficheiro, entre outros), controlo de versões, informação sobre a digitalização (dados
relacionados com a criação da imagem digitalizada – scanner utilizado, por exemplo),
informação sobre autenticação e dados de segurança, protocolos de pesquisa associados
(Information Retrieval Z39.50).
Os metadados descritivos incluem dados que identificam o pacote de informação
(título, autor, data de criação/publicação), dados sobre a organização intelectual (controlo
de autoridade, assunto(s)), dados sobre o acesso intelectual (cabeçalhos de assunto,
classificação, categorização) (SARAMAGO, 2004, p. 2).
Para além destes tipos de metadados, alguns autores defendem a existência de uma
outra classe de metadados: os metadados de preservação. Estes tipos de metadados são
considerados por Taylor (2004) como uma subclasse de metadados administrativos60 e
propõem apoiar e facilitar a retenção a longo prazo da informação digital (OCLC/RLG,
2001), cuja leitura é realizada através de um conjunto de tecnologias que estão em
constante mudança. Muito diferente da leitura de forma direta, que acontece com os
documentos em formato de papel. Para Colin Webb (2003, p. 94) os metadados de
preservação correspondem à informação estruturada sobre objeto digital que: (1)
identifica o material sobre o qual o programa de preservação tem responsabilidade; (2)
indica o que é necessário para manter e proteger os dados; (3) indica ao utilizador aquilo
que é necessário para representar o objeto digital pretendido, independentemente das
evoluções que tenham ocorrido nas tecnologias de armazenamento e acesso; (4) regista
o histórico do objeto, bem como as consequências das operações que tem sofrido; (5)
documenta a identidade e a integridade do objeto para certificar a sua autenticidade; (6)
permite ao utilizador e ao programa de preservação compreenderem o contexto do objeto
digital armazenado.
Metadados descrevem os recursos da Web com a finalidade de facilitar a sua
descoberta, localização e utilização. Motores de procura, ao utilizarem estes metadados,
60 Taylor (2004) subdivide os metadados administrativos em: metadados de preservação, metadados de acesso/direitos, metametadados. Os metadados de preservação correspondem à informação necessária para assegurar o armazenamento e usabilidade a longo prazo do conteúdo digital (informação sobre os processos de preservação utilizados – reformatação, migração, emulação, integridade do ficheiro, proveniência (...) descrição do ficheiro, tamanho, propriedades, ambiente tecnológico, fonte de informação, historial do objeto (...). Os metadados de acesso/direitos correspondem à informação sobre quem tem acesso aos pacotes de informação, quem pode utilizá-los, em que circunstâncias e para que fins. Lidam com a propriedade intelectual e copyright e com os acordos legais que permitem aos utilizadores aceder à informação e à instituição que os tem sob custódia preservá-los. Os metametadados são, como a própria palavra indica, os dados sobre os metadados, ou seja, correspondem à informação sobre os próprios metadados. A sua principal função é assegurar a autenticidade dos metadados (FERREIRA, 2011, p. 79)
101
proporcionam consultas bem mais precisas, envolvendo não somente palavras, mas
propriedades descritas, como o autor, o formato, a data do recurso, entre outros (ROCHA,
2004, p. 5).
A riqueza das descrições, detalhadas ou simples, de metadados será determinada
por políticas e práticas recomendadas pelos criadores de metadados, através de requisitos
funcionais dos serviços ou aplicativos (DUVAL; et al., 2002). Assim cabe aos
profissionais da informação tomar decisões sobre se um registo deve ser criado para um
conjunto de volumes ou para cada volume em particular.
O MoReq2010 define metadados de sistema (não têm em conta a especificidade
de cada organização, isto é, não têm em conta os metadados de contexto) e o tipo de
entidade (User; Group; Role; Class; Record; Record Component) na organização da
informação. A gestão de documentação eletrónica tem características essenciais, como a
autenticidade, confiabilidade, integridade e utilização, definidas pela ISO 15498. O
MCRS assegura que estas características estejam presentes na descrição dos documentos,
e que possam interagir apenas com instrumentos (sistema de negócios), com o produtor
das descrições ou com ambos e assim quando se muda de tecnologia através da
exportação do sistema em formato standard, fica garantida a continuidade do arquivo,
mantendo as características do documento eletrónico e a continuidade do arquivo
(MoReq2010, 2010&2011, p. 22-23).
O MoReq2010 estabelece recomendações de requisitos funcionais e não
funcionais, para o desenvolvimento de uma aplicação de gestão documental, cumprindo
as principais normas e boas práticas definidas para esta área. A captura dos documentos
para o sistema de gestão documental é uma das funcionalidades desta aplicação.
Os requisitos funcionais (denominados serviços) no MoReq2010 estão
organizados em nove serviços. O conjunto destes nove serviços descreve a funcionalidade
requerida por um MCRS (serviços do sistema, do utilizador /grupo, perfil, classificação,
de registo de documento de arquivo, de metadados, de seleção e eliminação, de retenção,
exportação e serviço de pesquisa). Os requisitos não-funcionais são importantes num
Sistema de Gestão de Documentos de Arquivo Compatível com o MoReq2010 e estão
organizados em dezassete requisitos tais como, performance; escalabilidade;
gerenciamento; portabilidade; segurança; privacidade; usabilidade; acessibilidade;
disponibilidade; confiabilidade; recuperabilidade; manutenção; suporte; garantia e
conformidade (MoReq2010, 2010&2011, p. 3-4).
102
O MoReq2010 permite ainda, acrescentar mais funcionalidades e mais metadados,
definidos como metadados de contexto, para que se possam desenvolver aplicações que
respondam às necessidades de cada organização.
Esta estrutura de serviços vai permitir abranger todo o ciclo de vida dos
documentos de arquivo; garantir as características específicas dos documentos de
arquivo; controlar os prazos de conservação estabelecidos no plano de classificação
documental; desenvolver estratégias de preservação digital dos documentos e
disponibilizar o acesso aos documentos de arquivo (SILVA; ANTÓNIO, 2012, [p. 7]).
Em vários outros países, a importância dos SGDA tem outra relevância para a
sociedade, uma vez que foram estabelecidos requisitos de conformidade obrigatórios.
Nos Estados Unidos foi elaborado em 1997, pelo Departamento de Defesa, um
critério de desenho de aplicações para gestão de documentos eletrónicos (Design Criteria
Standard for Electronic Records Management Software Applications) conhecido por
DoD5015.02-STD (ESTADOS UNIDOS, 2007), cuja versão mais atual data de 2007 e
circunscreve as funcionalidades exigidas, sendo determinante os testes de conformidade
que são publicados através do Joint Interoperability Test Command (ESTADOS
UNIDOS, 2015).
O DIRKS (Designing and Implementing Recordkeeping Systems) foi um manual
desenvolvido pela National Archives of Australia (NAA) em colaboração com a State
Records Authority, de Nova Gales do Sul, foi substituída em 2007 no nível da
Commonwealth australiana, mas continua a ser usado no nível estadual em Nova Gales
do Sul como uma ferramenta que não ajuda o setor público (WIKIPÉDIA, 2017).
Agrega um conjunto de boas práticas e orientações para o correto
desenvolvimento de um sistema de gestão de arquivos, que consiste em oito etapas
(investigação preliminar; análise da atividade de negócios; identificação dos requisitos
dos registos; avaliação dos sistemas existentes; identificação de estratégias de registos;
design de um sistema de registos; implementação de um sistema de registos; revisão pos-
implementação) (ARMS, 2006, p. 10). O DIRKS tem como objectivo garantir que a
informação e os documentos estão baseados e alinhados com os requisitos de negócio
apresentando para isso um processo que procura assegurar eficiência e eficácia à gestão
documental garantindo que os documentos são precisos, fidedignos, legíveis,
significativos e de longa duração (ARMS, 2006).
Na Europa o DLM Forum foi criado com o apoio da União Europeia para a gestão
do ciclo de vida dos documentos através do MoReq2010.
103
De referir que como orientações principais destes critérios existe a necessidade
de garantir que os documentos de arquivo sejam: identificáveis por meio de um conjunto
estruturado de metadados; acessíveis através de serviços Web com interfaces
normalizadas e inteligíveis tanto ao nível do contexto como de conteúdo (APDSI, 2014,
p. 22).
Os metadados acompanham cada objeto digital e fornecem informações sobre a
estrutura, o conteúdo, a autenticidade e outro tipo de informações. Estes metadados serão
mantidos de formato para formato, independentemente do objeto base que ele descreve,
com o objetivo de ajudar os utilizadores a encontrar informações mais eficazmente e
eficientemente.
104
7. PROPOSTA
Devido à limitação de tempo para a realização deste projeto, não nos foi possível
testar as propostas aqui referidas. Assim sendo, com base em estudos já efetuados,
apresentamos algumas propostas que poderão ser uma mais-valia para a gestão, a
recuperação e o armazenamento de informações digitais e analógicas sobre os Sócios do
SCP.
Os repositórios são sistemas de informação que abrigam um conjunto de coleções
digitalizadas que, a partir da decisão tomada pela organização ou administrador,
contribuem para a organização e o autoarquivamento da informação. São coletivamente
responsáveis pelo acesso a longo prazo, pelo armazenamento e pela gestão de qualquer
documento.
Propomos a criação de um repositório temático61 para armazenar e preservar toda
a documentação existente sobre os Sócios do SCP. Um repositório temático utiliza
tecnologias abertas e seguem a filosofia da Iniciativa dos Arquivos Abertos, promovendo
a maior acessibilidade à produção dos pesquisadores e à discussão entre seus pares. As
suas principais características são o processamento automático dos mecanismos de
discussão entre os pares; geração de versões de um mesmo documento; tipologia variada
de documentos; auto-arquivamento; interoperabilidade entre todos os repositórios
temáticos e seus serviços agregados (CAFÉ et al., 2002, p. 3-9)
Para a sua implementação técnica, são vários os softwares disponíveis. Entre os
vários estudos analisados, a principal ferramenta utilizada é Dspace, por oferecer um
ambiente altamente configurável, que pode ser empregado tanto para o desenvolvimento
de pequenos repositórios, como para ambientes complexos de tramitação de material de
caracter cientifico avaliado por pares. O Dspace trabalha com um modelo de dados
baseado em coleções possibilitando aos colaboradores do Departamentos de Sócios
pesquisar através de ferramentas de procura interna. Dspace já traz na sua estrutura o
modelo de metadados acreditado, mas também dá oportunidade para os administradores
proporem outro tipo de modelo de metadados, mas não permite o uso do protocolo OAI-
PMH (SEGUNDO, 2010, p. 154-156). Com este software de gestão do arquivo é possível
61 Estudos efetuados por José Eduardo Santarém Segundo em Representação Iterativa: um modelo para Repositórios Digitais 2010, p. 152-153; Lígia Café et al. em Repositórios institucionais: nova estratégia para publicação científica na Rede em 2003, p. 5-8; Karina Toledo Solha em Repositório Temático Digital: construindo rede colaborativa em Turismo Rural em 2009; Simone da Rocha Weitzel em O papel dos repositórios institucionais e temáticosna estrutura da produção científica, em 2006.
105
ao Departamento de Sócios a construção de um motor de pesquisa, uma ferramenta para
uso interno e externo, à semelhança do já se faz em outros arquivos históricos a nível
nacional.
A estratégia organizacional, para a gestão da informação e para os documentos
digitais em particular, deve considerar: todo o ciclo de vida dos documentos digitais;
localizar a gestão tecnológica na ordem organizacional; integrar as políticas da
qualidade e da gestão documental, uma vez que abordam a gestão por processos;
potenciar o acesso para fora e a gestão para dentro, dando visibilidade à organização
através dos ambientes Web; transformar a arquivística de uma função terminal numa
função antecipada, sobretudo no que se refere à organização, seleção e acessibilidade
dos documentos digitais antes mesmo destes serem criados para lhes incorporar os
metadados; integrar de forma continuada os modelos de gestão do papel, misto e digital,
como nova forma de gerir a memória histórica (SILVA, Carlos Guardado da, 2008, p.
18).
Propomos a utilização do software Archeevo62 para a gestão de arquivo definitivo
do acervo. Tendo como objetivo racionalizar e simplificar os processos de
desmaterialização; modernizar e agilizar a gestão documental; aumentar a facilidade e
rapidez da difusão documental e da sua acessibilidade via Web, contemplando os
cidadãos com necessidades especiais; melhorar o atendimento presencial; diminuir os
custos; preservar os documentos (FREITAS; SOUSA, 2009, p. 98).
O software Archeevo63 visa a gestão integrada de arquivo nas fases semi-ativa e
inativa da documentação, na medida em que apresenta caraterísticas que simplificam as
tarefas de tratamento, gestão e publicação dos recursos documentais ao longo destas fases.
A sua primeira versão surgiu em 2002 e conta já com a quarta versão publicada em 2015.
O Archeevo é compatível com um conjunto de recomendações internacionais e boas
práticas para o arquivamento, entre as quais se destacam a ISAD(G); EAD; ISAAR
(CPF); ODA; OAI-PMH – Open Archives Initiative Protocol for Metadata Harvesting;
Formato BagIt - The BagIt File Packaging Format.64 Assim a recuperação da informação
em repositórios apresenta-se como uma estratégia de preservação dos objetos digitais
62 O software Archeevo é utilizado por um vasto número de entidades (mais de 40), tais como o arquivo da Presidência da República, dos Farmacêuticos, Dioceses, Arquivos Municipais, entre outros. 63 A KEEP SOLUTIONS, tirou partido do desenvolvimento do software DigitArq e desenvolveu o seu próprio produto designado de Archeevo. Disponível na internet em URL: https://www.keep.pt/wp-content/uploads/2013/01/WP15567-Whitepaper-Archeevo-4_PT_v6.pdf 64 Visa a transferência de registos de descrição e documentação digital associada entre sistemas de informação.
106
(informação sobre os Sócios) a longo prazo. Além de permitir a recuperação da
informação baseada em simples expressões, podem ser apresentados cruzamento de
informação dentro do contexto das informações armazenadas, com a apresentação de
rankings de pesquisa. Esta recuperação rápida permite ao Departamento de Sócios criar
uma nova ferramenta para aumentar a receita do clube, através da criação da construção
da árvore genealógica sportinguista de cada Sócio (caso este solicite). Tudo isto só é
possível tendo em conta o direito de propriedade, assim, seria ocultado o nome do Sócio
no acesso ao repositório, sendo de acesso os outros itens que o Departamento de Sócios
ache pertinente apresentar em repositório open source.
Para uma pesquisa mais rápida e eficaz, independentemente do suporte em que a
informação se encontra, é de extrema importância a sua identificação. O sistema de
recuperação da informação mais direcionado para recuperar a informação no
Departamento de Sócios do SCP, no nosso entender, deve ser de acordo com as
orientações ISAD(G) e ISAAR (CPF), ISDIAH e ISDF.
O método de classificação começa com a criação de um quadro de classificação
tendo em conta as áreas temático-funcionais da entidade produtora da documentação a
classificar, propomos:
Quadro 13 – Campos de descrição com a informação registada correspondente ao nível arquivístico Secção
Elemento de descrição Elementos de descrição sugeridos Código de referência PT/ASCP/ASCP/SCP/SR01 Título Arquivo do Departamento de Sócios do Sporting Clube de Portugal Datas 1906-1980 Nível de descrição Sub-fundo Dimensão e suporte 45 livros com cerca de 100 folhas
100.000 fichas Nome e função do Produtor Departamento de Sócios do SCP História administrativa /biográfica arquivística
História custodial e arquivística
Procedência Âmbito e Conteúdo Livro onde consta o número, o nome, data admissão de Sócio Avaliação, seleção e eliminação
Conservação permanente
Ingressos adicionais Fundo aberto Sistema de organização Funcional e numérico Condições de Acesso Restrito, só o colaborador responsável pelo arquivo do Departamento
de Sócios tem acesso Idioma/Escrita Português Instrumentos de descrição ISAD(G) Localização de originais Sala no piso -1 Notas Data da descrição
107
Quadro 14 – Proposta do modelo de descrição para a documentação (nível série, documento composto, documento simples)
Código de referência PT/ASCP/SCP/DS/SR/02 Título Fichas de Sócios Data de produção inicial 1906 Data de produção final 1980 Nível de descrição Série Dimensão e suporte 100.000 Fichas Nome do produtor Departamento de Sócios Âmbito e conteúdo Ficha com nome, morada, local de cobrança. Datas de nascimento,
admissões, eliminação. Classe e número de Sócio, Número do bilhete do A.I., profissão, motivo da eliminação, última cota paga. Cargos ou prémios ou distinções ou honrarias e sanções
Sistema de organização Numérico Data de descrição
Para os documentos de suporte analógico, a identificação das lombadas das
unidades de informação tem um caráter muito importante, quanto mais correta for a sua
identificação, mais rapidamente se acede ao documento pretendido.
Assim apresentamos uma proposta com regras para uma correta identificação de
pastas, fornecendo um modelo que poderá ser alterado e adaptado.
Logótipo: o nome ou logótipo da entidade detentora. É o campo destinado à
identificação da entidade produtora / detentora da Documentação.
Departamento ou Unidade Orgânica: é o campo destinado à identificação do
departamento ou unidade orgânica do qual o arquivo pretence, ou seja, de onde a
documentação é oriunda. Pode ser preenchido com a abreviatura que a entidade use para
identificar os seus departamentos ou unidades orgânicas.
Classificação: preenchido apenas quando exista um quadro de classificação
sistémico, apoiado num estudo orgânico-funcional exaustivo. Até à sua existência, apenas
se descreve o assunto como abaixo se apresenta.
Assunto: título que representa o tema principal da documentação em questão
poderá ser uma entidade, um tema, uma localização, entre outros.
Número: inscreve-se o número atribuído aquando da admissão do Sócio.
Datas Extremas: regista-se neste campo, as datas limite da documentação.
Volumes: número do volume em numeração romana, quando existir a necessidade
de abrir mais do que uma pasta.
Data de Eliminação: é o campo destinado à identificação do ano de destruição
da documentação em análise. Caso a documentação seja de conservação permanente,
indicar neste campo: “Não Destruir” ou “Conservação Permanente”.
108
Exemplo:
Propomos ainda a criação de caixas de arquivo, para guardar as séries sem
lombada e assim poderem identificar mais eficazmente.
Sporting Clube de Portugal
Departamento
Sócios
N.º 100-900
De 1906 a 1920
Vol. I
Ano de Eliminação: Conservação Permanente
109
CONCLUSÃO
Um projeto visa uma mudança na organização onde tem lugar. A construção deste
projeto nasceu da necessidade de melhorar a gestão documental do arquivo do
Departamento de Sócios do SCP.
Os documentos encerram dentro de si o conhecimento de outros tempos. A
continuidade da sua história só é possível se a informação estiver inscrita em suporte
materializado e não-materializado que preserve a memória de acontecimentos passados,
como a informação relativa a sócios, convívios, galas, glórias, fundadores, atividades
desportivas e sociais, que contribuíram tanto para o crescimento do SCP enquanto clube,
como para a acumulação de informação que ilumina o seu passado.
No mundo globalizado de hoje, desmaterializar torna-se a palavra de ordem, já
que, a desmaterialização pode permitir a separação física dos materiais, mantendo o valor
imaterial e garantindo o acesso para que ele não seja esquecido, deixando um legado para
as futuras gerações. A desmaterialização da informação pode assim ser vista como uma
forma complementar de preservação da memória, porque torna possível restringir o
acesso ao documento original, liberando para consulta apenas sobre o material nado-
digital. Além disso, a possibilidade da transmissão das informações nado-digitais por
meio de uma rede de computadores, como a Internet ou os repositórios digitais, permite
um maior acesso e agilidade às solicitações de conteúdo pelos seus utilizadores.
Os sistemas de gestão de informação assumem uma função digna de destaque
enquanto centros de apoio à decisão em tempo útil, nomeadamente permite ao
Departamento de Sócios preservar a memória das suas origens, das suas atividades,
racionalizar os seus investimentos na área da documentação e informação, garantir que a
todos os documentos é dada a atenção e proteção adequadas, e que o valor probatório e
informativo que eles contêm pode ser mantido de forma mais eficaz e eficiente.
Enquanto gestores da informação, para pautarmos a nossa ação de acordo com as
exigências atuais, devemos apostar em sistemas com uma organização funcional da
informação para garantir a sua estabilidade e capacidade de adaptação à mudança. Por
outro lado, devemos valorizar plataformas interoperáveis com requisitos que permitam
reutilizar a informação e garantir o seu acesso a longo prazo.
Não há, ainda, nenhuma única estratégia de preservação digital a longo prazo que serviria
para preservar a informação digital. O maior desafio na implementação de estratégias de
preservação digital é o tempo que se deve manter os documentos digitais, pois este supera
110
a durabilidade do hardware e do software, assim como a sua substituição ou alteração. A
escolha de métodos para a preservação depende da mudança pelo menos um dos
componentes de um objeto digital (e. g., componente física, lógica ou conceptual), no
entanto, a principal preocupação da preservação digital é definir critérios, requisitos e
propriedades significativas para a preservação da autenticidade, da integridade e da
originalidade dos objetos digitais em contexto de produção.
O reconhecimento de que o problema da preservação digital não é estático, que
vai continuar a evoluir como tecnologia da informação e sua aplicação na produção da
mudança de informações valiosas reforça o paradoxo para o ponto de que qualquer
solução para o desafio da preservação digital deve ser inerentemente evolutiva. Este
paradoxo pode ser resolvido apenas através da elaboração de uma estrutura que permita
identificar e analisar tudo o que está envolvido no processo de preservação digital.
Felizmente, esse quadro tem sido articulado nos últimos anos e tornou-se um modelo
internacional de referência OAIS. O modelo OAIS fornece um quadro de referência em
que pode equilibrar a necessidade de preservação de objetos digitais inalterados para
abranger novas classes de objetos digitais e capitalizar tecnologia avança para melhorar
os serviços de preservação. Estas estratégias são meramente preventivas e pressupõem
uma intervenção junto dos materiais, na fase em que as condições de acesso sejam
possíveis (THIBODEAU, 2005, [p. 27-28]).
A análise do contexto em que foi e é gerada e usada a informação vai permitir
desenhar estratégias de atuação futuras (criação, circulação, armazenamento, recuperação
e difusão da informação), planeando os recursos necessários, os métodos e as técnicas a
aplicar, com parâmetros e critérios seguramente estabelecidos, ou seja, a forma de
pesquisar, utilizar e avaliar a informação dentro do contexto organizacional contribui para
dinamizar as atividades de prospeção e controlo informacional, proporcionando um
melhor desempenho, melhor competitividade e melhora a própria compreensão sobre a
organização. Assim a eficácia no acesso à informação pelos colaboradores, bem como
para a preservação da memória, será uma mais-valia na celeridade da gestão do arquivo.
Espera-se que os resultados deste trabalho se constituam válidos e permitam criar
condições para melhorar o acesso à informação no Departamento de Sócios do SCP.
111
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140
ANEXOS
Anexo 1 – Questionário
Há um inventário da documentação que estão a digitalizar?
Re: Não existe um inventário, existe um cálculo aproximado.
Se sim, qual o volume de documentação a digitalizar?
Re: O volume de documentação a digitalizar é de mais ou menos 45 livros de cerca de
100 folhas, e 100.000 fichas.
Há quantos anos foi produzida a informação que estão a digitalizar e os cartões de sócio?
Re: A informação produzida tem cerca de 80 anos, os cartões de sócio desde 1906.
Foi alguma vez objeto de conservação a documentação em papel que estão a digitalizar?
Re: Existia uma pessoa que era responsável pela manutenção dos arquivos.
O que espera atingir com a digitalização?
Re: Juntar a maior informação possível para uma consulta mais rápida.
Quem é o destinatário da informação digitalizada, ou seja, só os colaboradores do SCP
vão ter acesso à informação ou os sócios também vão ter acesso?
Re: O destinatário da informação serão os funcionários do SCP, e os sócios através do
recuperador de sócios.
Quem está a realizar a digitalização? São só estagiários?
Re: A digitalização está a ser realizada só por estagiários.
Entre 1906 e 1982 existia contagem do número total de sócios?
Re: Sim, existe uma norma estatutária em que, de 5 em 5 anos, é feita uma renumeração
de sócios. Retiram-se os sócios inactivos e renumeram-se os activos.
Há uma estratégia como preservar/armazenar a informação depois de digitalizada?
Informação contida no papel como a contida em formato eletrónico.
Re: A ideia é armazenar a informação para garantirmos que não sofra mais deterioração.
141
Anexo 2 – Primeiros Estatutos do Sporting Clube de Portugal
142
M.mo Ex.mo Drº
Nos termos do nº 8 do art.º 252 do Codigo administrativo, remecto a
alEx.ª e incluro exemplar dos estatutos da associação de instrução e
recreio denominada Sporting Club de Portugal, com sede na quinta
de Alvalade, com serventia pela Alameda do Lumiar nos 12 e 15,
acompanhado da cópia do respetivo alvará de aprovação datado de
22 do corrente mês.
Sua Grande alEx.ª Lisboa
24 de agosto de 1907.
M.mo Ex.mo Dr.º Ministro de Secretario
de Estado dos Negocíos do Reino
O Governador Civil
Pela Direcção Geral de Administação
Publica e Civil
143
Logam do selo branco do imposto de cem réis=Governo Civel
do Lisboa ato Administrativo de Lisboa ato.
Lendo-me presentes os estatutos com que pretende constituir-
se legalmente a Associação de instrução exercício denominada
Sporting Clube de Portugal, com sede na quinta de Alvalade, como
serventia pela Alameda do Lumiar n.os 12 e 15, atendendo a que as
disposições dos mesmos estatutos são conformes á lei, usando da
authorisação apreme confere o art.º 252 n.º 8 do código
administrativo aprovo os referidos estatutos do Sporting Club de
Portugal que conttem trita e oito artigos escriptos em dose meias
folhas de papel selado, autenticado com a rubrica do Secretario Geral
deste Governo Civil, e fazem porte do presente alvará.
Fica esta associação, nos termos de direito, sujeita á
fiscalização administrativa e a sendo retirada a presente aprovação,
quando se desvir dos fins para que se constitui ondeixe de observam
os estatutos
Dado no Governo Civil de Lisboa
144
aos 22 de agosto de 1907. (a) Eduardo Segurado.
Pagou mil reis de imposto copecial, por leis de 4 de julho de
1889 e 14 de maio de 1901 dusentos mil centos oitenta e seis réis de
direitos de mercê e addicionaes des mil e duzentos e cincoenta réis
de sellos e addicionaes e desoito mil e setenta e um réis de
emolumentos das secretarias de Estado e adicionais; conforme
respetivamente consta dos recibos passados pela Recebedoria de
Recita Eventual em 14 do cossente, com os números 463-464-836-e
443, os quaes ficam archivados nesta secretaria.
E pagou dois mil réis de emolumentos deste alvará. Lisboa 22
de agosto de 1907= Secretaria Geral (a) Alberto Cardoso de Meneses
Está conforme
Secretaria so Governo Civil de Lisboa
24 de agosto de 1907.
O Secretario Geral
145
Estatutos do
Sporting Club de Portugal
Capitulo I Natureza da Associação e seus intuitos
Artigo 1º
Sporting Club de Portugal é o título d'uma associação composta d'individuos d'ambos os sexos de boa sociedade e conducta irreprahensivel
Artigo 2º
Tem principalmente por fim a educação physica dos socios e dos seus filhos e tutelados por meio de exercícios de gymnastica hygienica ao ar livre e poderá igualmente dedicar-se á gymnastica applicada, á esgrima, á equitação, á natação, aos jogos athleticos, aos exercicios de remo e de tiro e a outros destinados ao desenvolvimento e conservação das forças musculares.
Artigo 3º
Estabelecerá para os socios e alunos cursos dos mencionados exercicios, dirigidos por individuos competentes, beneficiará consoante os seus recursos instituições de beneficencia publica, empregará os seus esforços para organisar cursos praticos gratuitos destinados á frequencia de individuos que por sua posição social não estejam nas condições de serem inscriptos socios cooperando por esta forma para a resolução do utilissimo problema
146
do avigoramento da raça portugueza e pelo auxilio que se propõem a prestar, no limite dos seus meios ao bem das classes desprotegidas o Sporting Club de Portugal é uma perfeita associação de utilidade publica
Artigo 4º
Para demonstrar a utilidade dos exercícios a que se destina poderá o Sporting Club de Portugal organisar concursos e certamente sportivos estabelecendo premios.
Ser-lhe-ha tambem facultado quando as circunstancias financeiras do Club o exijam; ou quando a direcção entenda necessario como meio de propaganda poder apresentar os seus exercicios em espectaculo publico sendo pelo menos metade do produto liquido em favôr de alguma instituição de beneficencia quando a entrada não fôr gratuita ou esse espectaculo organisado por qualquer outra associação sportiva.
Capítulo II Sede da associação
Artigo 5º
O Sporting Club de Portugal terá a sua sede provisoria em casas e terrenos da Quinta de Alvalade, com serventia pela Alameda do Lumiar 12 e 15 e quando as circunstancias não permittam a sua continuação ali, será transferida para outro local apropriado que possa obter-se
Artigo 6º
O Sporting Club de Portugal poderá, quando os seus meios o per-
147
mitam e o seu desenvolvimento assim o exija, estabelecer succursaes destinadas exclusivamente aos exercícios de sport mencionados no artº 2º mediante licença da respectiva autoridade quando necessaria.
Artigo 7º
As casas e terrenos do club nunca, sob qualquer pretexto poderão ser cedidos para comicios politicos ou outras reuniões que não sejam a apresentação dos exercicios a que o Club se destina.
Capítulo III Classificação e admissão dos socios
Artigo 8º
O Sporting Club de Portugal compõe-se de cinco classes de socios: protectores, contribuintes, benemeritos, honorarios e technicos.
§ 1º A classificação de socio protector só poderá competir a SS Magestades ou Altezas quando hajam por bem fazer a graça de acceital-a.
§ 2º Socios contribuintes são os que fornecem ao Club os meios ordinarios de receita. Dividem-se em ordinarios, extraordinários e temporarios.
§ 3º São socios benemeritos ou honorarios os que nos termos do
artº 10º e seus §§ forem como taes considerados pela assemblêa geral.
§ 4º A classificação de socios technicos é muito especial e
148
só poderá competir a socios de algumas das outras classes que tenham as condições dos nºs 1, 2, 3, seguintes.
1º ) Os precisos conhecimentos geraes de qualquer dos exercicios a que o Club se dedique e do seu ensino.
2º ) Reconhecida comprehensão das vantagens d'esses exercicios e manifesta dedicação pelo Club como associação especialmente consagrada aos progressos da educação physica. 3º ) Conhecimentos geraes de gynastica hygienica.
§ 5º É compatível a qualidade de socio honorario com a de socio contribuinte.
Artigo 9º A admissão de socios contribuintes compete á direcção. Devem estar nos casos prescriptos pelo artº 1º d'estes estatutos,
serem maiores de 12 annos, e sendo praças de pret é forçoso que possam legalmente usar os distintivos de alguma escola superior.
Artigo 10º A classificação ou admissão dos socios benemeritos e dos
honorarios é da competencia da assemblêa geral. § 1º Podem ser classificados socios benemeritos os individuos já
pertencentes ao Club ou a elle estranhos que lhe tenham prestado serviços relevantes.
§ 2º A classificação como socio honorario poderá competir a qualquer individuo que possua reconhecido merecimento em alguma das especialidades a que o Club se dedique ou que esteja,
149
em relação ao mesmo Club, n 'outras condições notavelmente recommendaveis
§ 3º São privativas da direcção do Club as propostas, perante a assemblêa geral, para a classificação ou admissão dos socios, benemeritos e dos honorarios.
Artigo 11º
A classificação de socio technico compete exclusivamente ao conselho technico, ao qual cumprirá investigar, pelos meios que julgar mais conveniente, se o socio de qualquer das outras classes que lhe affigure estar nos casos de merecer aquella classificação possue de facto os requesitos exigidos pelo § 4º do artº 8º
Capítulo IV Dos socios contribuintes ordinarios e extraordinarios
Artigo 12º
O socio contribuinte ordinario deve ser maior de 16 annos e pagará DEZ MIL REIS de joia pela sua admissão e QUINHENTOS REIS de quota mensal.
O socio contribuinte extraordinario maior de 16 annos pagará MIL REIS de joia e a quota mensal de QUINHENTOS REIS.
O socio contribuinte extraordinario de edade menor que 16 annos está sujeito a condições epeciaes incluidas no Capº V d'estes estatutos.
§ 1º O pagamento da joia dos sócios contribuintes ordinários poderá ser feito em duas prestações, das quaes a primeira deve ser paga no prazo de 15 dias a contar da data da sua admissão e a
150
segunda no praso de 60 dias a contar da mesma data. O pagamento da joia dos socios contribuintes extraordinarios deverá effectuar-se no praso de 8 dias a contar da data da sua approvação e será feito por uma só vez.
§ 2º Os socios contribuintes ordinarios só poderão entrar no goso dos seus direitos depois do pagamento da 1ª prestação da sua joia. Os socios contribuintes extraordinarios depois de terem effectuado o pagamento da joia poderão immediatamente entrar no goso dos direitos conferidos pelo artº 13º d'estes estatutos.
§ 3º O socio ordinario que, decorridos os 60 dias de praso não tenha pago a segunda prestação da sua joia será avisado por escripto pela direcção para effectuar esse pagamento dentro de 15 dias, não o fazendo passará da cathegoria de socio contribuinte ordinario á cathegoria de socio contribuinte extraordinario não tendo direito a qualquer reclamação relativa á 1ª prestação da joia já paga.
§ 4º As quotas mensaes serão satisfeitas dentro do mez a que disserem respeito.
§ 5º Quando a data da admissão. fôr posterior ao dia 15 do mez a primeira quota a satisfazer será a do mez seguinte.
§ 6º O socio que completar o atraso de dois mezes no pagamento das quotas, será avisado por escripto pela direcção para o effectuar no praso de 15 dias, não o fazendo será excluido de socio e não poderá ser readmittido sem que pague alem de nova joia, que será de MIL REIS tanto para os socios ordinarios como para os
151
socios extraordinarios, a importancia que ficou devendo até ao mez, inclusivé em que a direcção lhe houver expedido aviso.
§ 7º Quando a direcção determinar que em qualquer dia a entrada no Club seja por meio de bilhete especial poderá, se julgar necessario, exigir a apresentação da quota do mez anterior para passar o referido bilhete, entendendo-se que o socio deve ter pelo menos um mez de antiguidade.
§ 8º O socio que quizer deixar de pertencer ao Club deve participal-o, por escripto, á direcção, podendo, caso queira, exigir documento do seu pedido de demissão.
§ 9º Os socios são obrigados a fazer o pagamento da joia e quotas na sede do Club. A direcção pode dispensal-os d'este dever quando tenha cobrador especial, mas, n'este caso, não faz fé a alegação por parte do socio de que o cobrador os não procurou para ficar isento das penalidades dos §§ 3º e 6º.
Artigo 13º
Os socios contribuintes ordinarios e extraordinarios, teem direito:
§ 1º Ao ingresso nas salas, terrenos e mais dependencias do Club salvo o caso previsto no §§ 7º do artigo anterior.
§ 2º A servir-se ali para os exercicios a que se destinem, dos apparelhos, armas e mais artigos e utensilios pertencentes á sociedade.
§ 3º A frequentar as classes de gymnastica, esgrima ou quaes quer outras regularmente estabelecidas quando queiram aprender metho-
152
dicamente os respectivos exercícios.
§ 4º A tomar parte nos differentes jogos permitidos no Club mediante pagamento das contribuições marcadas nos regulamentos especiaes, quando não forem gratuitos, e só serão permitidos jogos licitos.
§ 5º Apresentar qualquer individuo, por quem se responsabilisem e que não tenha sido regeitado ou excluido de socio; não podendo porem o mesmo individuo frequentar o Club mais de quatro dias em cada anno civil.
§ 6º A apresentar á frequencia das classes gymnasticas ou sportivas seus filhos ou tutelados menores de 12 annos.
Os socios do sexo masculino teem mais os seguintes direitos.
§ 7º A submetter á aprovação da direcção propostas para a admissão de socios contribuintes.
§ 8º A apresentar ao Conselho technico a sua candidatura a socio technico.
§ 9º A fazer parte do Conselho technico.
São privativos dos socios contribuintes ordinarios do sexo masculino mais os direitos seguintes:
§ 10º A submeter á consideração da direcção propostas para a admissão como socios benemeritos ou honorarios, de individuos que estejam nas condições prescriptas pelos §§ 1º e 2º do artº 10º sendo só admissiveis estas propostas quando assignadas por 10 socios.
§ 11º A tomar parte nas deliberações e mais actos da assemblêa geral e a serem eleitos para os cargos do Club quando tenham pelo menos
153
3 mezes de antiguidade de socio.
§ 12º A requerer a convocação da assemblêa geral assinando o
requerimento vinte socios e declarando-se n'elle os fins para que é convocada.
§ único O gôso dos direitos conferidos pelos nºs 1º e 2º, 3º e 4º d’este
artigo 13º fica sujeito a prescripção de regulamentos especiaes.
Capítulo V Dos socios contribuintes extraordinarios menos de 16 annos
Artigo 14º
Os socios contribuintes extraordinarios menores de 16 anos não pagam joia de admissão e a sua quota mensal é de 300 reis.
§ 1º O pagamento da primeira quota deverá effectuar-se dentro de 8 dias a
contar da data de admissão e as seguintes quotas serão pagas dentro dos mezes a que disserem respeito.
§ 2º O candidato a socio que durante 8 dias a contar da data da admissão
não tiver effectuado o pagamento da sua quota não fará parte da associação.
§ 3º Os socios contribuintes extraordinarios menores ficam, sujeitos ás
disposições dos §§ 7º e 8º do artº 12º d’estes estatutos.
§ 4º O socio que completar o atraso de dois mezes no pagamento das
quotas será suspenso dos seus direitos e regalias até que tenha effectuado o pagamento de todo o seu debito.
§ 5º Os socios contribuintes extraordinarios menores são
154
obrigados a fazer o pagamento das quotas na sede do Club.
§ 6º Os socios, logo que completem 16 anos, passarão á categoria de socios extraordinarios maiores ficando obrigados ao cumprimento dos deveres impostos a essa cathegoria pelo artº 12º não gosando dos respectivos direitos enquanto não effectuarem o pagamento da joia.
Artigo 15º
O socio contribuinte extraordinario menor, logo que tenha pago a sua primeira quota gosa dos direitos conferidos pelos nºs 1º, 2º, 3º e 4º do artº 13º ficando obrigado a cumprir as prescrições dos regulamentos especiaes a que esses direitos estão sujeitos.
Capítulo VI Dos sócios contribuintes temporários
Artigo 16º
O socio contribuinte temporario deve ser maior de 16 anos, não pagará joia d’admissão e a sua quota mensal será de mil reis.
§ 1º A primeira quota deve ser paga no praso de 8 dias a contar da data da admissão.
§ 2º O pagamento das quotas seguintes será sempre efectuado adeantadamente nos primeiros 8 dias do mez a que disserem respeito sob pena de suspensão de todos os seus direitos.
§ 3º O pagamento das quotas será efectuado na sede do Club.
Artigo 17º
O socio contribuinte temporario depois de ter effectuado o
155
pagamento da sua quota gosa immediatamente dos direitos conferidos pelos nºs 1º, 2º, 3º, 4º e 6º ficando no entanto obrigado a cumprir os regulamentos especiaes a que os nºs 1º, 2º, 3º e 4º, ficam sujeitos.
Artigo 18º
A assemblêa geral poderá alterar as importancias das joias e quotas fixadas pelos artº 12º, 14º e 16º, attendendo-se ao § 2º do artº 27º.
Capítulo VII Dos socios beneméritos e dos socios honorarios
Artigo 19º
Os socios benemeritos e os honorarios não pagam joia admissão nem quotas mensaes.
Artigo 20º
Os socios benemeritos gosam de todos os direitos conferidos pelo artº 13º aos socios contribuintes ordinarios; os honorarios gosam apenas dos direitos conferidos pelos nºs 1º, 2º, 3º, 4º, 5º e 8º do referido artigo.
Capítulo VIII Da Direcção
Artigo 21º
A Direcção será composta de 5 socios eleitos em assemblêa geral.
§ 1º Alem dos 5 directores effectivos serão eleitos 2 suplentes. Havendo empate será a preferencia determinada á sorte.
156
Artigo 22º
A direcção, entre si, nomeará presidente, vice-presidente, secretario, thesoureiro e vogal, e distribuirá as superintendencias nos diversos ramos de exercicios.
§ 1º Em caso urgente, na ausencia do director superintendente em qualquer dos ramos especiaes, fará as suas vezes qualquer outro presente.
§ 2º Se algum dos directores não poder continuar a servir será substituido pelo suplente mais votado.
§ 3º As resoluções da direcção só terão valimento quando approvadas por tres votos, pelo menos, e ficarão consignadas num livro de actas. O presidente poderá ter voto de qualidade mas somente quando o numero de directores presentes fôr de 4 e haja empate na votação.
§ 4º A direcção poderá nomear, de entre os socios, delegados para as differentes salas e dependencias do Club, aos quaes competirá na ausencia dos directores, promover a observancia dos regulamentos especiaes, e os nomes dos delegados serão expostos n’um quadro que estará patente aos socios.
Artigo 23º
Compete em geral á direcção:
1º Cumprir e fazer cumprir os estatutos e as deliberações das assemblêas geraes, velar pela conservação da ordem e promover zelosamente o desenvolvimento e prosperidade do Club.
2º Reunir em sessão sempre que seja preciso, tendo pelo menos uma
157
sessão mensal.
3º Cobrar os rendimentos e dispendel-os como julgar de interesse para a sociedade.
4º Admitir ou despedir os professores e empregados menores do Club e arbitrar-lhes os vencimentos.
5º Resolver sobre a admissão dos socios contribuintes e informando-se previa e cuidadosamente das suas qualidades morais e posição social.
6º Comunicar immediatamente aos candidatos approvados á sua admissão ou dar conhecimento da rejeição ao socio proponente, sem contudo, ser obrigado a declarar a sua causa.
7º Requerer ao presidente da assemblêa geral a convocação extraordinaria da mesma.
8º Propor á assemblêa geral, nos termos do artº 10º e seus §§ a admissão de socios benemeritos e honorarios.
9º Dar integral cumprimento ás penalidades impostas aos socios que não cumpram com os seus deveres.
10º Suspender todos ou alguns dos direitos de socio por tempo não superior a trinta dias, aquelles que deixem de cumprir os deveres impostos pelo artº 35º ou que por seu máu comportamento prejudiquem a bôa ordem da associação e se affastem das suas condições marcadas no artº 1º, e finalmente aos que por qualquer forma irregular prejudiquem a acção do corpo gerente, obstando ao exercício dos seus direitos e consequentemente, ao cumprimento dos seus deveres.
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O socio suspenso de todos os seus direitos que violar a suspensão, apresentando-se no Club ou suas dependencias fica implicitamente excluido de socio sem intervenção da assemblêa geral.
11º Quando em vista dos motivos que hajam determinado a suspensão, a direcção julgar que o sócio suspenso deva, ser excluido da sociedade, assim o proporá á assemblêa geral da qual só poderão fazer parte socios que tenham pelo menos 6 mezes de antiguidade ininterrompida. Esta assemblêa será convocada a requerimento da direcção, deverá effectuar-se dentro do praso da suspensão, e para essa assemblêa, será pela meza, convidado o socio suspenso para n’ella apresentar a sua defesa verbal ou por escripto. Depois de ouvidos a direcção e o socio suspenso, a assemblêa apresentará o seu parecer que será discutido e votado n’essa mesma sessão ou n’outra se assim fôr requerido.
12º Organisar os precisos regulamentos que submetterá á approvação da assemblêa geral, procurando n’elles estabelecer todas as prescripções tendentes a obstar aos desastres que possam resultar da incuria ou imprevisão de qualquer socio.
13º Permitir em circunstâncias especiais, a frequencia do Club a individuos ou mesmo estranhos sem que fiquem sujeitos ao prescripto na segunda parte do nº 5 do artº 13º.
14º Assignar como representante do Club, as escripturas publicas ou contractos previamente autorizados pela assemblêa geral.
15º Facultar os livros de escripturação e os documentos que lhe servirem de base, ao exame de todos os socios que tenham direito
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a fazer parte da assemblêa geral durante os oito dias que antecederem a reunião, da mesma assemblêa.
17 Resolver qualquer caso urgente, não previsto n’estes estatutos.
§ 1º Para a nomeação dos professores e instrutores para a organisação de regulamentos, programas, horarios dos cursos d’instrução e consequentes provas publicas, para a escolha e collocação dos aparelhos de gymnastica, para tudo enfim quando diga respeito a assumptos technicos, tem a Direcção o rigoroso dever de consultar, previamente o respectivo Conselho.
§ 2º A direcção é responsavel pelas suas resoluções; cessar-lhe-á, porém, toda a responsabilidade logo que a Assemblêa geral aprove a sua gerencia e contas.
Artigo 24º
Compete em especial
Ao presidente-fiscalizar os actos da direcção, convocal-a para as suas reuniões, rubricar as ordens de pagamento, assignar as actas, os diplomas e cartões de identidade dos socios e juntamente com o secretario e thesoureiro, os cheques ou quaesquer outros documentos para levantar quantias que estejam depositadas, pertencentes á associação.
Ao secretario-lavrar e assignar as actas e todo o mais expediente, escriturar ou dirigir a escripturação dos livros da sociedade e assignar os cheques.
Ao thesoureiro-assignar os recibos das joias e quotas men-
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saes e os cheques, arrecadar os dinheiros do Club, ou, quando a direcção resolva deposital-os em algum estabelecimento bancario, fiscalizar a cobrança dos rendimentos, satisfazer as despezas autorisadas e dar contas á direcção sempre que lhe forem exigidas.
Ao Vogal-coadjuvar os restantes directores e substituil-os nas suas faltas temporarias.
Capítulo IX Do Conselho Technico
Artigo 25º
O conselho technico será composto
1º Por tres socios technicos eleitos especialmente e annualmente pela assemblêa geral.
2º Por todos os directores que forem socios technicos.
§ 1º O conselho nomeará entre sí presidente, vice-presidente e secretario.
§ 2º As deliberações do conselho serão validas quando tomadas pela maioria absoluta dos seus membros. Se o seu numero total fôr par, terá o presidente, voto de desempate.
§ 3º As listas para a eleição do conselho technico conterão cinco nomes, sendo nomeados effectivos os tres mais votados e suplentes os dois que se lhe seguirem em votos. Havendo empate será a preferencia determinada á sorte. Os supplentes serão chamados á effectividade dos cargos quando por ausencia dos effectivos, ficando o conselho com tres membros dos eleitos pela assemblêa geral.
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§ 4º O cargo de membro eleito do conselho technico é accumulavel com os da meza da assemblêa geral.
Artigo 26º
Cumpre o conselho technico vigiar cuidadosamente as normas vitaes da associação e obstar a que ella se desvie ou distanceie dos fins que positivamente lhe são marcados n’estes estatutos. Para este fim procurará pelos meios persuasivos ao seu alcance prevenir ou destruir quaesquer procedimentos das direcções que manifestamente prejudiquem a indole organica do Club, appellará para a assemblêa geral caso o julgue necessario.
Compete mais ao conselho technico:
1º Reunir-se sempre que tenha de admitir parecer a pedido da Direcção ou do Presidente da Assemblêa Geral e sempre que seja convocado por qualquer dos seus membros.
2º Lavrar actas de todas as deliberações e pareceres e apresentar á assemblêa geral ordinaria o relatorio dos seus trabalhos e o parecer sobre os trabalhos da direcção no que diga respeito á parte technica do Club.
3º Inspeccionar e fiscalizar tudo quanto diga especialmente respeito á parte technica do Club tendo em vista a bôa organisação dos cursos, o bom estado, segurança e conveniencia dos apparelhos e utensilios e finalmente tudo quanto possa e deva evitar prejuisos physicos dos socios e dos alunos que se entregarem aos exercicios reclamando da direcção as providencias que entender necessarias.
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4º Examinar os individuos que desejem ser professores d’este Club quer sejam socios quer alheios á associação.
5º Elaborar os programas de ensino de todos os ramos de Sport a que o Club se dedique.
6º Dar parecer, a pedido da direcção, sobre todos os assuntos technicos e solicitar da mesma quaesquer procedimentos que julgue precisos á vida e consideração do Club; cumprindo-lhe investigar as opiniões dos mais abalisados especialistas, quando tenha de opinar em assumptos de esgrima, nauticos, etc.
7º Requerer a convocação da assemblêa geral quando o julgar preciso.
8º Apreciar as candidaturas a socios technicos.
9º Apresentar á direcção até 30 de junho de cada anno a Relação dos socios technicos então existentes, a qual será formada pelos que já se acharem inscriptos em relações anteriores e continuem a ser socios e por outros que o Conselho entenda dever assim classificar. Esta relação conservar-se-ha sempre patente aos socios do Club para os orientar na eleição dos membros do Conselho technico.
§ unico A classificação de socio technico será permanente e absolutamente irrevogável enquanto o classificado pertencer a algumas das outras classes de socios.
Capitulo X
Da assemblêa geral
Artigo 27º
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A assemblêa geral é a reunião dos socios do sexo masculino benemeritos e contribuintes ordinarios, no gôso pleno dos seus direitos, e quer a reunião em sessão seja ordinaria quer extraordinaria, são indispensaveis convocações directas a todos os socios que tenham direito a fazer parte da mesma assemblêa, com antecedencia de 8 dias pelo menos
§ 1º As decisões da assemblêa geral ficarão consignadas n’um livro das actas, sendo necessario para se constituir a assemblêa geral pela primeira convocação a maioria dos respectivos socios; e se não houver numero faz-se segunda convocação para sete dias depois pelo menos, e então pode constituir-se e funcionar com qualquer numero.
§ 2º Qualquer proposta apresentada a assemblêa geral, que importe reforma de estatutos ou regulamentos internos ou dissolução da sociedade, só poderá, sendo admittida, entrar em discussão e ser votada em outra sessão, para a qual serão directos os convites designando-se n’elles o fim da reunião.
§ 3º A reforma dos estatutos carece de accordo da maioria dos respectivos socios e da subsequente aprovação do Governador Civil.
Artigo 28º
A meza da assemblêa geral compor-se-ha de um presidente, um vice presidente, um primeiro e um segundo secretario, eleitos anualmente.
§ unico As listas para esta eleição conterão um nome para
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Cada um dos dois primeiros cargos e três nomes para secretarios, sendo estes classificados 1º e 2º em rasão do numero de votos obtidos e ficando suplente o menos votado. No caso de empate decidirá a sorte.
Artigo 29º
Compete ao presidente convocar a assemblêa geral e dirigir os seus trabalhos, rubricar os livros de actas da assemblêa geral e da direcção e os demais livros principaes da sociedade, assignando os respectivos termos de abertura e encerramento, investir nos respectivos cargos do Club os socios eleitos, assignando com elles os autos de posse que mandara lavrar, assignar juntamente com o primeiro secretario as actas da assemblêa geral e com ambos os secretarios os diplomas dos socios protectores, benemeritos e honorarios.
Compete ao 1º secretario prover ao expediente da meza, lavrar os autos de posse, lavrar e assinar as actas e os diplomas dos socios protectores, benemeritos e honorarios.
O 2º secretario tem por dever coadjuvar o 1º nos seus serviços e assinar os referidos diplomas.
§ unico O vice-presidente substitue o presidente, na impossibilidade de ambos, o 1º secretario fará as suas vezes, em caso de necessidade, serão nomeados ad hoc pela assemblêa geral, presidente e secretario para a composição da meza.
Artigo 30º
Terá a assemblêa geral anualmente, uma sessão ordinaria, no
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mez de julho ou principios de agosto. Reunirá extraordinariamente, quando a meza o julgar preciso, a direcção ou o conselho technico o reclamarem ou quando fôr requerido por 30 ou mais socios, e n’este caso a assemblêa geral só funcionará quando a ella assistam dois terços pelo menos dos requerentes, e será encerrada logo que este numero de socios não subsista.
Artigo 31º
Na sessão ordinaria apresentará a Direcção o relatorio e as contas da sua gerencia, e o conselho technico e o seu parecer e relatorio que serão votados pela assemblêa. Proceder-se-ha em seguida ás eleições da meza, direcção e conselho technico.
Artigo 32º
As eleições serão feitas por maioria relativa de votos, e o presidente da meza fixará depois dia e hora para a entrega e posse dos diferentes cargos, o que deverá efectuar-se no praso de 8 dias. A falta de comparecimento, não justificada, no acto da posse, considerar-se-ha recusa a aceitar o cargo, sendo as vagas resultantes das recusas preenchidas pelos socios que seguidamente tiverem sido mais votados, e, procedendo-se em caso de necessidade a eleições suplementares.
Artigo 33º
A assemblêa geral, nos limites do prescripto n’estes estatutos e nos casos que elles sejam omissos, é soberana nas suas resoluções.
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Capitulo XI Disposições complementares
Artigo 34º
O anno económico do Club começa em 1 de julho e termina em 30 de junho de cada anno.
Artigo 35º
Nenhum socio remunerado pelo Club poderá tomar parte nas assemblêas geraes nem ser eleito para qualquer cargo e nenhum individuo que haja sido destituido de todos os seus direitos por uma assemblêa geral ou pelo disposto nos nºs 10 e 11 do artigo 23º poderá ser novamente readmittido socio, salvo se uma assemblêa geral especialmente convocada para esse fim, a pedido da direcção, votar por unanemidade a sua readmissão.
Artigo 36º
O socio que sem previa autorização da direcção, se exhibir em qualquer festa publica para a qual em cartazes ou anuncios o seu nome seja indicado como socio do Club, ficará por esse facto implicitamente suspenso dos seus direitos durante 30 dias.
Artigo 37º
Nas salas e dependencias do Club, ou em qualquer parte onde os seus socios como taes se apresentem, é dos mesmos rigoroso dever o respeito pelas instituições vigentes, sendo-lhes expressamente prohibido quaesquer discussões ou manifestações acerca da politica militante.
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Artigo 38º
O Club poderá dissolver-se:
1º Quando assim o determine a autoridade competente
2º Quando os meios de receita não cheguem para as inadiáveis despezas
3º Quando seja assim resolvido por tres quartas partes do numero total dos socios que poderem compor a assemblêa geral
4º Dissolvido o Club os seus bens terão a applicação determinada pelo artº 36 do Cdigo Civil.
Visconde de Alvalade
Antonio Ferreira Roquette
José Alfredo Holtreman Roquette
Frederico Seguro Ferreira
Eduardo Quintela de Mendonça
Fernando Barbosa
Nuno Rego Botelho
José Cordeiro Ferreira Roquette
Lucio Rolin Geraldes Barba
Augusto Carlos Seguro
Henrique d'Almeida Leite Junior
José Borges de Castro
Joaquim Avelino Martins
José Avelino Martins Junior
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José Stromp
Carlos Shirley
Guilherme de Lima O'Connor Shirley
