O que é? Como se utiliza? - DGLABarquivos.dglab.gov.pt/wp-content/uploads/sites/16/... · Horário de trabalho (Pedido de horário especial) Horário desfasado (Pedido de horário

O que é?

Como se utiliza?

I Workshop

O Plano de Classificação da Informação Arquivística para a Administração Local

Maria Rita GagoMunicípio de Oeiras

[email protected] de Março de 2014

O que é?

1. Da MEF ao Plano de Classificação

2. Abordagem orgânico-temática vs abordagem funcional

3. Linguagem documental vs linguagem funcional

Como se utiliza?4. “Processo de negócio” e “Processo documental”

5. Exemplos de classificação

6. Os índices como ferramentas auxiliares


Evolução do Projeto

7. Até à versão 0.2 do Plano de classificação da informação arquivística para a Administração Local

8. O que se segue…


MACROESTRUTURA FUNCIONAL (MEF)

Abril de 2014

PLANO DE CLASSIFICAÇÃO

A MACROESTRUTURA FUNCIONAL (MEF)

PLANOS DE CLASSIFICAÇÃOconformes à MEF

O Plano de Classificação da Informação Arquivística para

a Administração Local

é conforme à MEF

Abril de 2014

Plano de classificação

250.20.200 Processamento de pedidos de horário de trabalho especial

250.20.400 Controlo de assiduidade e pontualidade

MEF

250

250.10

250.20

250.30

1º e 2º níveis do plano de classificação

Mapa conceptual

Organização dos tempos de trabalho

Identificação de

trabalhador

Organização da carreira

Avaliação do desempenho

250.20.201 Processamento de pedidos de trabalho extraordinário

250.20.401 Participação de acidentes de trabalho ou de doenças profissionais

250.20.402 Processamento de férias

250.20.403 Processamento de licenças de ausência ao serviço

250.20.002 Atribuição de meios de identificação a trabalhadores

250.20.001 Registo biográfico de trabalhadores

250.20.404 Processamento de pedidos de estatuto de bolseiro

Definição de horário

de trabalho

Controlo de assiduidade

Relação funcional

3º nível do plano de classificaçãoSubdivisão funcional Relação

funcional

Modelo conceptual

MEF (classes de 1.º e 2.º nível)

ABORDAGEM FUNCIONAL

Exemplo NÍVEL 1 (Função)

250 - Administração de relações laborais

Modelosconceptuais

Processos de negócio(classes de 3.º nível)

Exemplo NÍVEL 3 (Processos de Negócio)

250.20.201 – Processamento de pedidos de trabalho extraordinário

250.20.400 – Controlo de assiduidade e pontualidade250.20.401 – Participação de acidentes de trabalho ou

de doenças profissionais

Exemplo NÍVEL 2 (Subfunção)

250.10 - Estabelecimento e cessação de relações de trabalho

250.20 - Gestão de relações individuais de trabalho

250.30 - Gestão e acompanhamento de relações coletivas de trabalho

Exemplo NÍVEL 1 (Função)

250 – ADMINISTRAÇÃO DE RELAÇÕES LABORAIS

Exemplo NÍVEL 2 (Subfunção)

250.10 - Estabelecimento e cessação de relações de trabalho

250.20 - Gestão de relações individuais de trabalho250.30 - Gestão e acompanhamento de relações

coletivas de trabalho

Modelo conceptual

Macroestrutura Funcional

ABORDAGEM FUNCIONAL

ABO

RDA

GEM

FU

NCI

ON

AL

MEF Processos de Negócio

Plano de classificação



MEF

250

250.10

250.20

250.30

1º e 2º níveis do plano de classificação

Mapa conceptual

Organização dos tempos de trabalho

Identificação de

trabalhador

Organização da carreira

Avaliação do desempenho








Definição de horário de trabalho

Controlo de assiduidade

Relação funcional

3º nível do plano de classificaçãoSubdivisão funcional Relação

funcional

Modelosconceptuais

250.20 - Gestão de relações individuais de trabalho

Abordagem orgânico-temática vsabordagem funcional

Município de Oeiras. DMADO. DGO. Serviço de Arquivo Municipal

Abril de 2014

Abordagem orgânicoAbordagem orgânico--temáticatemática


Abordagem funcionalAbordagem funcional

Abordagem orgânico-temática vsabordagem funcional

Abordagem orgânico-temática


Abril de 2014

- Os “meus processos”

- Os “meus documentos”

- As “minhas pastas”

- As “minhas FOTOCÓPIAS”



Abril de 2014

Características

- Organização da documentação por coleções

- Organização de macroprocessos

- Diferentes conceitos de processo

- Visão fragmentada da realidade organizacional



Abril de 2014

Desvantagens

- Menor resistência a reestruturações orgânicas (relativamente a planos de classificação funcionais)

- Ausência de uma visão transversal sobre os processos da organização

- Ausência de uma linguagem comum

- Ausência de integração da informação



Abril de 2014

Riscos

- Produção e acumulação desregrada de informação

- Dificuldade na recuperação da informação

- Proliferação de cópias

- Desperdício de recursos



Abril de 2014

Riscos

- Tratamento retrospetivo da informação de arquivo

- Maior dificuldade/morosidade na avaliação e seleção

- Acumulação de documentação e informação

Abordagem funcional


Princípios

Abordagem suprainstitucional

Transversalidade

Respeito pelas Funções definidas na MEF

Abordagem funcional


Vantagens

- Adoção de uma linguagem comum

- Agilização de procedimentos

- Maior eficácia e eficiência na recuperação da informação

- Visão transversal das transações

- Noção das relações de reciprocidade

Abordagem funcional


Vantagens

- Rentabilização de recursos

- Maior facilidade na gestão por processos

- Facilitação na reengenharia de processos

- Facilitação na integração com sistemas de informação

Abordagem funcional


Abril de 2014

Riscos/ Dificuldades

- Patrocínio executivo

- Grande necessidade de planeamento, sensibilização e acompanhamento na implementação

- Rutura com o paradigma da tradição arquivística (orgânico-temática)

- Gestão documental que satisfaça os requisitos da classificação associada a uma gestão por processos

- Classificar a informação no momento da sua produção(e não de forma retrospetiva - prática atual)

- Contextualizar a informação quanto ao processo de negócio em que se insere

Abordagem funcional


Assim,

Processos de Negócio = 3.º nível

Desdobramento SÓ AVALIAÇÃO = 4.º nível

Abordagem funcional

Do discurso documental ao discurso funcional

Discurso Funcional Discurso documental Classificação

Função Secção (subfundo) Classe de 1º / 2º nível

Processo de negócio Série Classe de 3º nível

Cada ocorrência do processo de negócio

Processo documental

Atividade [Subsérie] [Classe de 4º nível]

Cada ocorrência da atividade

[Subprocesso]

Ato Documento simples

A produção e acumulação desregradas de informação estão na origem de muitos

problemas.

Então… como se utiliza o Plano de Classificação?


Então… como se utiliza oPlano de Classificação?

PROSPETIVAMENTE

Como se utiliza o Plano de Classificação?

- Não deve ser adaptado nem aplicado retrospetivamente, sob pena de se colocar em risco a ordem original da informação.



Exemplos de aplicaçãoDo macroprocesso ao processo de negócio

ProcessoIndividual

de trabalhador

Nº Mecanográfico123456












Exemplos de aplicaçãoDas coleções ao processo de negócio

Coleções de correspondência

Correspondência incluída nos Processos respetivos



UM processo de negócio

DIVERSAS ocorrências



Exemplo

Processo de negócio:• Processamento de pedido de horário de trabalho

especial

Ocorrências:• Horário de trabalhador estudante• Horário de amamentação• Horário reduzido por doença crónica• Horário reduzido• Jornada contínua…



Como chegar à informação?

Cada classe é identificada e caracterizada através de:

1. Código (obrigatório)

2. Título da classe (obrigatório)

3. Descrição (obrigatório)

4. Notas de aplicação (se pertinente)

5. Notas de exclusão (se pertinente)



Como chegar à informação?

A fim de facilitar a utilização:• Consulta do plano• Classificação• Recuperação da informação

- Índice ordenado por código de classe 3.º nível, a remeter para os termos associados a cada processo de negócio

- Índice alfabético permutado, por termo, a remeter para cada classe de 3.º nível



Como chegar à informação?Índice classes de 3.º nível

Código Designação da classe de terceiro nível

Termo


Horário de amamentação ou aleitação (Pedido de horário especial)

Horário de trabalhador-estudante (Pedido de horário especial)Horário de trabalho (Pedido de horário especial)

Horário desfasado (Pedido de horário especial)

Horário flexível (Pedido de horário especial)

Horário por turnos (Pedido de horário especial)

Horário reduzido (Pedido de horário especial)

Horário reduzido para assistência a descendentes com deficiência (Pedido de horário especial)Horário reduzido por doença crónica (Pedido de horário especial)

Isenção de horário (Pedido de horário especial)…



Como chegar à informação?Índice alfabético, por termo

Termo Título da classe de terceiro nível Código

Horário de amamentação oualeitação (Pedido de horárioespecial)

Processamento de pedidos de horário detrabalho especial

250.20.200

Horário de estabelecimentocomercial (Fiscalização)

Fiscalização de horário de funcionamentode estabelecimentos comerciais

500.10.413

Horário de funcionamento deestabelecimento comercial,autorização de redução de

Autorização de alteração ao horário defuncionamento de estabelecimentoscomerciais

450.10.001

Horário de funcionamento deestabelecimento comercial, mapade


450.10.001

Horário de funcionamento,autorização de alargamento de


450.10.001

O Plano de Classificação da Informação Arquivística para a Administração Local: Evolução do Projeto

FASESFASES

1 – MACROESTRUTURA FUNCIONAL(Concluído)

2 – PLANO DE CLASSIFICAÇÃO2.1 – PC v. 0.1 (Concluído)

2.2 – HARMONIZAÇÃO DAS CLASSES DE 3.º NÍVEL

2.3 – PC v. 0.2(Concluído)

RESPONSABILIDADERESPONSABILIDADE

PAEIS (Programa Administração Eletrónica e Interoperabilidade Semântica)

GTAL (apoio DGLAB)

GTAL + ACE (apoio DGLAB)

GTAL (apoio DGLAB)

Até à versão 0.2 do Plano de classificação da informação arquivística para a Administração Local

O Plano de Classificação da Informação Arquivística para a Administração Local: Evolução do Projeto

FASESFASES

3- TABELA DE SELEÇÃO(Em curso)

4- PLANO DE PRESERVAÇÃO DIGITAL(A partir da Tabela de Seleção,após conclusão da Fase 3

RESPONSABILIDADERESPONSABILIDADE

GTAL (apoio DGLAB)

CADA AUTARQUIA (de acordo com as suascaracterísticas específicas)

Após versão 0.2 do Plano de classificação da informação arquivística para a Administração Local

O Plano de Classificação da Informação Arquivística para a Administração Local: O que é? Como se utiliza?

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