Tutorial

O Trade e a Nota Fiscal EletrônicaEste tutorial explica como configurar o Trade Solution

e realizar as principais atividades relacionadas à emissão e ao gerenciamento das Notas Fiscais Eletrônicas

1. Introdução 22. Configurar o Trade 2

Passo 1: Fazer a configuração geral do software 3Passo 2: Cadastrar número do CNAE Fiscal 4Passo 3: Ajustar cadastro de cidades 5Passo 4: Gravar o Código IBGE no campo Cidade 6Passo 5: Cadastrar a conexão com a internet 7Passo 6: Cadastrar o Estado 9Passo 7: Download e instalação dos Schemas 10

3. Emitir a NF-e 124. Gerenciar NF-e: transmitir, imprimir Danfe, cancelar etc. 135. Fazer backup da NF-e 166. Endereços úteis 16

Trade Solution 2.23hJulho/2009

2ª. edição deste tutorial

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1. Introdução

O Trade Solution foi totalmente adaptado para emitir e gerenciar a Nota Fiscal Eletrônica. Antes de entender o que muda no software, vamos à definição de Nota Fiscal Eletrônica:

• É um documento de existência apenas digital, emitido e armazenado eletronicamente.

• Seu objetivo é documentar, para fins fiscais, uma operação de circulação de mercadorias ou uma prestação de serviços, ocorrida entre as partes.

• Sua validade jurídica é garantida pela assinatura digital do remetente (garantia de autoria e de integridade) e pela recepção, pelo Fisco, do documento eletrônico, antes da ocorrência do fato gerador.

Portanto, a NF-e não irá apenas substituir o papel por um documento eletrônico. Ela implica em uma nova prática dentro das empresas e junto a órgãos de fiscalização.

Se sua empresa vai emitir a NF-e, deve conhecer as novas regras e entrar em contato com a SEFAZ, para adquirir a autorização para a emissão, bem como obter informações de como adquirir o certificado digital, que será a assinatura da sua empresa na NF-e.

Vamos mostrar aqui neste tutorial como sua empresa poderá preparar o Trade Solution para emitir a nota fiscal eletrônica.

Os temas explicados são:2. Configurar o Trade3. Emitir a NF-e4. Gerenciar NF-e: transmitir, imprimir Danfe, cancelar etc.5. Endereços úteis

Observação: a partir da versão 2.23h do Trade Solution a Nota fiscal Eletrônica e o SPED Fiscal estão disponíveis apenas aos usuários do Trade que tenham a licença com contrato de manutenção. O motivo é que, como empresa desenvolvedora de software, a Átimo Software se torna corresponsável pela adequação permanente às regras na Nota Fiscal Eletrônica e ao SPED Fiscal.

2. Como configurar o Trade para emitir a Nota Fiscal Eletrônica

Para configurar o Trade Solution para emitir a NF-e são necessários sete passos:- Passo 1: Fazer a configuração geral do software- Passo 2: Cadastrar número do CNAE Fiscal - Passo 3: Ajustar cadastro de cidades- Passo 4: Gravar o Código IBGE no campo Cidade- Passo 5: Cadastrar a conexão com a internet- Passo 6: Cadastrar o Estado- Passo 7: Fazer download dos Schemas XML

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Saiba mais:

A principal fonte de informação sobre a Nota Fiscal Eletrônica é o site:

http://www.nfe.fazenda.gov.br/portal

Passo 1: Fazer a configuração geral do software

Com esta configuração, o Trade passará a identificar todas as operações de venda ou movimentação de produtos que envolvam a emissão de Nota Fiscal Eletrônica e acionar o AtimoECF, a fim de emiti-las automaticamente. Os passos necessários para esta configuração são:

1. Abra o Menu Utilitários > Configurações. 2. Clique no botão Nota Fiscal. O Trade irá abrir a tela a seguir:

3. Marque a opção “Utilizar Emissão de Nota Fiscal Eletrônica” e em seguida clique em Gravar.

O Trade Solution irá marcar automaticamente todos os outros campos obrigatórios para configurar a NF-e.

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Passo 2: Cadastrar número do CNAE Fiscal

Atenção: este passo é obrigatório apenas para empresas que têm inscrição municipal.

O CNAE Fiscal (Classificação Nacional de Atividades Econômicas) é o código que identifica a atividade econômica de sua empresa junto aos órgãos fiscais. Esta informação é utilizada na emissão da Nota Fiscal Eletrônica - NF-e.

Identifique junto ao contabilista o CNAE de sua empresa. E depois cadastre este código no Trade Solution, realizando os passos a seguir:

1. Abra o Menu Utilitários > Configurações. 2. Clique no botão Empresa. O Trade irá abrir a tela:

3. Informe o código CNAE Fiscal de sua empresa e em seguida clique em Gravar.

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Passo 3: Ajustar cadastro de cidades

Um dos principais ajustes que você deve realizar no Trade Solution será padronizar a grafia dos municípios cadastrados.

Até o momento, o cadastramento de municípios era feito de forma livre. Você poderia cadastrar o município através de diferentes ferramentas, tais como: Clientes, Fornecedores, Transportador, Funcionários, Bancos, Administradoras de Cartões de Crédito e Empresas Para Transferência de Produtos.

Agora, com a nova versão, formou-se um banco de dados únicos, reunindo todos os municípios cadastrados nas diversas ferramentas. No entanto, é possível que haja problemas de grafia, ou seja, você pode ter digitado São Paulo (SP) em um cadastro e S.Paulo em outro.

Portanto, para padronizar a forma como escrever os nomes dos municípios, realize os passos a seguir:

1. Abra o Menu Utilitários.2. Clique na opção Diversos.3. Clique na opção Ajustar Cadastro de Cidades, para abrir a tela abaixo:

4. Na lista “De cidades” estão os nomes de todas as cidades gravadas. Na lista “Para cidade” estão os nomes corretos. Selecione a primeira coluna a grafia errada e associe na segunda coluna à grafia correta.

Ao fazer isso, o Trade Solution irá alterar em todos os cadastros e vincular ao município correto.

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Passo 4: Gravar o Código IBGE no campo Cidade.

Depois de alterar o cadastro de cidades, é hora de acrescentar uma informação importante sobre cada município brasileiro: o código IBGE. Esta informação é imprescindível para a emissão da Nota Fiscal Eletrônica.

Para isso, realize os passos a seguir:

1. Localize no seu computador a pasta onde o Trade está instalado. Na maior parte das vezes, costuma ser a pasta C:\Trade.

2. Dentro desta pasta, localize e abra o arquivo em PDF chamado Municípios.PDF.

3. Agora abra no Trade Solution o Módulo Fichário.4. Clique na opção Cidade.

5. Ao localizar cada cidade, clique no botão Editar e digite as informações consultadas no arquivo Municípios.PDF:- Código IBGE: informe o código da cidade.- UF IBGE: informe o código do Estado.

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Passo 5: Cadastrar a conexão com a internet

A cada nota emitida, o Trade irá se comunicar via internet com o site da SEFAZ, a fim de obter a autorização para a emissão (entenda melhor este processo no tópico 3 – Emitir Nota Fiscal Eletrônica).

Vamos ver neste tópico como configurar no Trade a conexão com a SEFAZ. São três tipos de configurações:

• Configurações gerais da NF-e • Configuração para Geração dos Arquivos da NF-e• Configurações para Acesso a Internet com Proxy

Para isso, realize os passos a seguir:

1. Abra o Módulo Servidor Fiscal – Atimo ECF, destacado na imagem da barra Trade Solution abaixo:

2. No menu localizado à esquerda, clique na opção NFE.

3. Clique agora na opção Parâmetros da NFE:

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Configurações Gerais da Nf-e - Configure nestes campos os tipos de operações que poderão ser realizadas junto à SEFAZ:

• Utilizar Nota Fiscal Eletrônica: clique nesta opção para habilitar a comunicação entre o Trade Solution e a SEFAZ.

• Em contingência: Habilite esta opção quando houver algum problema técnico que impeça a comunicação com o WebService da SEFAZ, exemplo: falta de internet ou WebService Inoperante.

• Em homologação: Habilite esta opção para efetuar os testes da nota fiscal eletrônica.

• Número de tentativas para consultar a situação de NF-e enviada: No caso de falha na comunicação com o WebService, o sistema pode tentar ainda “N” vezes antes de entrar em contingência.

Configurações para Geração dos Arquivos da Nf-e - Nos campos desta área indique em quais pastas de seu computador o Trade irá salvar os três tipos arquivos gerados:

• Pasta para salvar os arquivos assinados: Na primeira vez que o AtimoECF for executado esta pasta será criada. Porém fica a seu critério alterar ou não este caminho. O backup desta pasta é imprescindível, pois o Fisco pode solicitar uma cópia dos arquivos.

• Pasta que contém os Schemas: Esta pasta também será criada na primeira vez em que o AtimoECF for executado. Ela serve para armazenar os arquivos que posteriormente serão baixados para validação dos arquivos XML.

• Certificado Digital: Neste campo será armazenado o certificado digital válido.

Configurações para Acesso a Internet com Proxy - Proxy é um servidor que serve de intermediário a outros servidores. Ao conectar com um servidor proxy, este irá repassar aos servidores todas as nossas solicitações de acesso a sites, serviços, arquivos, etc.

Se sua empresa irá utilizar a conexão via Proxy, defina nesta área as informações necessárias para estabelecer a comunicação:

• Utiliza proxy?: clique neste campo para configurar a conexão via Proxy.

• Servidor: informe o endereço do servidor.• Porta: informe a porta utilizada para comunicação• Usuário: informe o login junto ao servidor.• Senha: informe a senha.• Gravar

Após configurar esta tela, clique no botão EXECUTAR.

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Passo 6: Cadastrar o Estado

O Trade Solution cadastra automaticamente o Estado (Unidade da Federação) para o qual sua empresa enviará as NF-es.

Para isso ele se baseia na informação que já está cadastrada na configuração da empresa.

Se for necessário modificar o Estado, realize os passos:

1. Abra o Módulo Servidor Fiscal – Atimo ECF, destacado na imagem da barra Trade Solution abaixo:

2. No menu localizado à esquerda, clique na opção NFE.

3. Clique agora na opção Conexão com o WebService, para abrir a tela a seguir:

Esta tela registra todos os sites envolvidos na comunicação com o órgão fiscal.

4. Apesar de parecer complexa, nesta tela a única configuração que você precisa fazer é no campo "Estado", localizado no rodapé da tela. Ao

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escolhê-lo, automaticamente serão preenchidas todos os campos de "Configurações dos Links para Conexão com os WebServices" da NF-e.

5. Depois, clique em GRAVAR.

Passo 7: Download e instalação dos Schemas em XML

Para concluir o processo de instalação, neste passo vamos instalar os arquivos necessários para formatar, validar e transmitir a Nota Fiscal Eletrônica, os Schemas em XML.

Para isso, realize os passos a seguir:

1. Acesse o site da Nota Fiscal Eletrônica, na página para download dos Schemas:

http://www.nfe.fazenda.gov.br/portal/schemas.aspx

2. Você verá vários arquivos para download. Procure a parte “Versão(ões) oficial(is), em uso atualmente”.

3. Localize o link que tenha o título "Schemas XML NF-e - Pacote de Liberação". Clique para fazer o download.

4. Descompacte o arquivo recebido na “Pasta que contêm os Schemas", conforme indicado na tela a seguir:

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Tela Parâmetros da NF-e, localizada no AtimoEcf, menu NFE.

Com isso, está concluído o processo de configurar a Nota Fiscal Eletrônica no Trade Solution.

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3. Emitir Nota Fiscal Eletrônica

Atualmente a legislação nacional permite que a NF-e substitua apenas a chamada nota fiscal modelo 1 / 1A, que é utilizada, em regra, para documentar transações comerciais com mercadorias entre pessoas jurídicas ou físicas.

O processo de emissão de uma Nota Fiscal Eletrônica tem a seguinte dinâmica:

O Trade Solution preencherá automaticamente a nota fiscal eletrônica, com os dados da operação, seja ela de venda, transferência, devolução etc.

Depois, o Trade se comunica com o site da SEFAZ. Envia os dados da nota e a SEFAZ autoriza a emissão. Só então a NF-e se torna um documento fiscal válido.

Em seguida, o Trade Solution imprime o DANFE (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica). De acordo com a definição da Receita, o DANFE:- é uma representação gráfica simplificada da NF-e;- contém a chave de acesso da NF-e (permitindo assim a consulta às suas informações na Internet);- acompanha a mercadoria em trânsito.

Todas as notas fiscais eletrônicas ficam arquivadas e podem ser consultadas posteriormente, através do Módulo Átimo ECF, opção NFE.

Este processo é feito a cada nota emitida. As transmissões são automáticas. Porém se não houver acesso à Sefaz na hora da venda, veja no tópico a seguir como fazer a transmissão manualmente.

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4. Gerenciar NF-e: transmitir, imprimir Danfe, cancelar etc.

O Módulo Servidor Fiscal reúne as ferramentas necessárias para acompanhar de perto o que acontece com as notas fiscais emitidas. É possível realizar as seguintes atividades:- visualizar retorno- gerar NF-e em contingência- consultar uma NF-e emitida e verificar seu status na Sefaz.- transmitir uma NF-e.- imprimir Danfe- cancelar NF-e

Para isso, realize os seguintes passos:

1. Abra o Módulo Servidor Fiscal – Atimo ECF, destacado na imagem da barra Trade Solution abaixo:

2. No menu localizado à esquerda, clique na opção NFE:

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4. Clique agora na opção “Consultar NFE”.

5. Faça uma busca pela nota. Para isso, você pode utilizar os campos localizados na parte superior da tela:- Cliente: clique neste botão para abrir a listagem com todos os clientes cadastrados.- Situação: escolha a nota de acordo com uma das situações possíveis:

- Todas- Autorizado o uso da NF-e- Cancelamento da NF-e- Lote em processamento- Uso denegado

− Tipo de Emissão: operações normais, em situações de contingência ou todas.− Chave de Acesso: se você possui a chave de acesso da nota, informe-a aqui neste campo.− Data: escolha a data da emissão da nota.

6. O resultado da busca será listado no centro da tela. Você poderá verificar todas as informações relativas àquela nota:- Nota- Situação- Imp. DANFE?- Autorização- Tipo Emis.

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Campos para busca

Listagem com as notas fiscais

Botões com as opções

- Recebido- Protocolo- Status- Chave de Acesso− Emissão

Ao selecionar uma nota e clicar com o botão direito, vai aparecer um menu suspenso com as seguintes opções:

> Visualizar Retorno: Se por um acaso a nota não foi gerada ou não foi autorizada, o usuário poderá visualizar o motivo clicando nessa opção.

> Gerar NF-e em contingência: Caso ocorra algum problema técnico que impeça a comunicação com o WebService e alguma NF-e fique pendente de retorno o usuário deve utilizar essa opção para transformar uma NF-e que anteriormente foi gerada no formato normal para o formato contingência, e assim poder imprimir o DANFE em formulário de segurança.

Os botões na barra inferior da janela servem para:

> Transmitir: Caso o sistema entre em contingência (por falta de conexão com a internet, webservice fora do ar etc), e o usuário comece a emitir NF-e em contingência, posteriormente ao restabelecer a conexão o usuário deverá transmitir os arquivos nessa opção.

> Imprimir DANFE: De acordo com a legislação, a NF-e não possui “VIAS”, ou seja, a NF-e (arquivo digital) sempre será a única via. As cópias serão consideradas primeiras vias também. Devido a isso, o usuário poderá imprimir o DANFE (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica) sempre que achar necessário. Somente em duas ocasiões será possível imprimir o DANFE, quando a nota tiver com a situação “Autorizado o uso da NF-e” e o status for igual a 100, ou quando a situação for “Rejeitada” e o status for igual a 2 (em contingência).

> Consultar Situação da SEFAZ: O usuário pode eventualmente, de acordo com sua necessidade, utilizar essa opção para consultar alguma NF-e.

> Cancelar Nf-e: Essa opção serve para cancelar a NF-e na SEFAZ. Ela em nada interfere na situação da Nota no Trade. Se o usuário precisar emitir novamente, terá que estornar a venda e realizar outra.

> Salvar Arquivo: O cliente pode solicitar uma cópia do arquivo digital. Nesse caso, o usuário deverá localizar a NF-e e clicar nessa opção. O sistema irá localizar na pasta “Pasta para salvar os arquivos assinados” e fará uma cópia para o local escolhido.

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5. Fazer backup da NF-e

O backup das Notas Fiscais Eletrônicas segue o procedimento padrão no Trade Solution, que é no Módulo de Manutenção:

As informações da NF-es enviadas ficarão na tabela "bk_arqnf.dbf".

6. Endereços úteis

Portal da Nota Fiscal Eletrônica: Se você quer obter mais informações sobre a NFe, pode acessar o portal: http://www.nfe.fazenda.gov.br. Lá é possível encontrar informações relevantes, notícias, legislação e uma lista de perguntas freqüentes.

www.atimosoftware.com.br

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