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CONTROL STOCK MANUAL DE OPERACIONES DEPÓSITOS DE INSUMOS

Objetivo: Realizar control del stock en depósito de productos para asegurar el patrimonio de la Empresa.

Metodología: El conteo de productos debe realizarse no menos de 2 veces al mes según las

fechas ya establecidas con el equipo de Control Interno de Stock. El mismo se realizará teniendo

en cuenta productos en stock, remitidos en forma manual, declarando los productos rotos y

vencidos en la columna correspondiente del sistema web de insumos. ( ver al pie del documento)

Resultados y Gestión: Del conteo y comparación con el stock del sistema no debería haber

diferencias si la administración del depósito es correctamente realizado. Ante una diferencia es

necesario determinar la causa y corregirla, es por ello que el control no puede superar los 15 días

de forma de poder detectar fácilmente alguna causa.

Las diferencias deben corregirse antes de enviar el informe y si esta no es factible de corregir, el

mismo deberá ser indicado como causa de la diferencia dentro del informe propiamente dicho

teniendo como fecha límite de corrección el informe inmediatamente posterior.

Importancia: El informe forma parte de una herramienta que permite mantener bajo control el

patrimonio de la Empresa y el no realizarlo o adulterarlo implica una falta grave.

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POLÍTICA DE ACOPIO DE PRODUCTOS MANUAL DE OPERACIONES DEPÓSITOS DE INSUMOS

Objetivo: Fijar política de acopio de Productos de forma tal de garantizar la correcta conservación, manipulación, gestión de vencimiento, evitando la rotura de los envases con la pérdida de producto que impacta en la disponibilidad, tratamiento de productos fitosanitarios, costo y posición patrimonial de la Empresa.

Política de Acopio de Productos:

Sector de Acopio: Los depósitos deberán tener correctamente demarcados o

señalizados los sectores destinados al acopio de productos según el tipo de producto, de

forma de asegurar el acceso cómodo y directo de los mismos.

Los pasillos deben permitir rápido acceso a extintores, puertas de emergencia de

manera de lograr la evacuación del depósito. Disponer de un pasillo central de por lo

menos 3 metros. En le caso de autoelevadores, el pasillo deberá permitir la correcta

maniobrabilidad del mismo para evitar roturas de productos.

Apilado de Mercadería: La mercadería solo podrá ser apilada hasta un pallet por encima

de piso, siempre y cuando la mercadería sea de alta rotación de forma tal de asegurar que

la misma no llegue a la fecha de vencimiento por mala administración de FIFO. Además

de esta forma se evita la rotura de envases por tarimas defectuosas o envases degradados.

Productos Inflamables 3: Todos los productos de inflamabilidad 3 deberán estar todos

agrupados en un lugar de fácil acceso para ser extinguidos en caso de incendio y

rodeados de productos de base acuosa de forma tal de tener contenido los lugares de

inflamabilidad. Este lugar debe ser identificado.

Semillas: Las mismas podrán disponerse en el depósito siempre y cuando tengas una

pared no combustible o una separación física de 5 metros para evitar se propague un

posible incendio.

Productos Pequeños: Todo producto de pequeña presentación o de por si costosos

deberán ser guardado bajo llave en un lugar de fácil acceso para el despacho. De esta

forma evitaremos que sean fácilmente sustraídos.

Vencimientos: Cargar los productos según fecha de vencimiento. El primero que entra

deberá ser el primero que sale. Para el cumplimiento es necesario llevar registro de las

fechas y lotes en conjunto con la correcta estiva de productos que permita o facilite

operativamente cumplir el objetivo. En el caso de tener productos que se vencen en el

año, deberá ser informado con 90 días de anticipación para tomar acciones correctivas.

La declaración en el sistema web de los productos vencidos permite tener

magnitud económica de que productos están inmovilizados y generar alternativas

comerciales.

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Alerta de Inmovilización de Productos: Es responsabilidad de los responsables de

deposito indicar que productos están inmovilizados ( productos, dosis, cantidad, fecha y

lote de vencimiento) para buscar alternativas de comercialización. En caso de recibir

productos cuyo uso no es habitual en la zona, dar aviso al Operador de Insumos o

Responsables Operación de Depósitos antes de bajar la mercadería en el deposito dado

que esto aumenta los costos de operación y logística.

Todo producto estacional deberá ser vendido de manera tal de llegar al final del

ciclo de uso con stock “CERO”

Depósito Primario: Los depósitos deberán tener adecuado un sector para la contención de

materiales rotos o dañados, perfectamente identificado y que permita mantener el control

ambiental y seguridad de los operarios y clientes.

Vencidos: Todos los productos de origen químicos NO BIOLOGICOS, no tienen

vencimiento del punto de vista efectividad. Estos productos que suelen originarse en los

depósitos por:

Falta de rotación de productos.

Falta de venta en función al volumen recibido.

Falta de gestión de FIFO

Recepción tardía de Devoluciones

El uso de estos productos deberán ser para producciones propias, siembras

asociadas o auto consumo. En todos los casos, debe primero solicitarse

autorización de los comerciales, operadores de insumos y jefes de productos.

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SEGURIDAD FÍSICA DE DEPÓSITOS MANUAL DE OPERACIONES DEPÓSITOS DE INSUMOS

Objetivo: Definir condiciones básicas de seguridad física de los depósitos de la Empresa para asegurar su resguardo patrimonial. Establecer procedimiento de control de los dispositivos preventivos tales como alarmas y cámara de vigilancia.

Condiciones Básicas: Los depósitos deberán tener como mínimos las siguientes medidas

pasivas se seguridad.-

Alarma Monitoreada: La misma deberá funcionar y tener registro de la fecha de control

de disparo “voluntario” para registrar su correcto funcionamiento. Como mínimo se

deberá realizar una vez al mes al ingreso del depósito para verificar funcionalidad. En el

registro deberán quedar identificadas aquellos disparos ocasionales y las causas de los

mismos.

La clave deberá tenerla solo el responsable de depósito, solo serán indicadas a

terceras personas en caso de relevo por accidentes, enfermedades o vacaciones, en cuyo

caso él mismo a su retorno deberá cambiar la misma de forma de ser única y de su

conocimiento.

La clave deberá ser cambiada al menos una vez cada 3 meses, no pudiendo ser

fechas o combinación de simple deducción tales como fechas de cumpleaños.

Cerramiento de Portones: Los portones y puertas de emergencia deberán ser trabadas

desde el interior con candado, salvo el único portón o puerta de salida que tendrá llave y

candado de seguridad, cuya única llave será de tenencia del responsable del depósito.

Portones Perimetrales o Tejidos: Todos los depósitos deberán tener alambrado perimetral

y portón con llave. Todo protón deberá quedar cerrado al final del día, pudiendo tener

más de una persona una copia de la llave de acceso dado que se comparte muchas veces

el predio con una planta o sucursal.

Iluminación: Todos los depósitos deberán tener luces exteriores que permitan desde lejos

detectar algún movimiento extraño en cercanías de los mismos.

Gabinete para Productos de Alto Valor: Todos los depósitos deberán tener bajo llave en

un gabinete dispuesto a tal fin todos los productos que puedan ser fácilmente sustraídos y

no detectados durante el despacho de mercadería.

Cámara: Todos los depósitos estará provistos de cámaras con DVR externos que

controlaran el ingreso y egreso de personas y mercaderías, movimientos internos y

perímetros de los depósitos.

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PRACTICAS SEGURAS DE OPERACIÓN DE

DEPÓSITOS MANUAL DE OPERACIONES DEPÓSITOS DE INSUMOS

Objetivo: Definir las practicas seguras de operación de depósitos y controles operaciones para cumplimentar las normativas vigentes de seguridad y medio ambiente

Requisito: Mantener actualizado la carpeta de gestión de depósito desarrollada por personal de

Seguridad e Higiene de la Empresa que esta compuesta por:

Controles Operacionales: ( Registro de Capacitaciones, Entrega de EPP,

Constancia de visitas de SYSOMA, Control de Plagas, Control de Extintores,

Control de Autoelevadores y registro de mantenimiento preventivo, funcionalidad

de duchas)

Plan de Emergencia

Hojas de Seguridad

Copia de Póliza de Seguro o constancia del mismo.

Nomina del personal en ART

Mediciones de iluminación, ruido, puesta a tierra

Nota: Esta carpeta será armada por personal de SYSOMA donde la documentación a tener

vigente dependerá de la localidad, provincia y leyes que rijan la actividad y actualizaciones de la

matriz legal.

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POLÍTICA DE RR.HH – JORNALES –

EMPRESAS TERCERAS MANUAL DE OPERACIONES DEPÓSITOS DE INSUMOS

Objetivo: Definir los requisitos y documentación que deben tener todas las personas que trabajen en un depósito de la Empresa, sean fijos, jornaleros o empresas contratadas.

Requisito: Todo personal que trabaje en un depósito deberá estar dado de alta y legalmente

inscripto.

Tipo de Contrataciones:

Fijo: Son todos aquellos que trabajan en la Empresa y que has sido dados de alta por

RR.HH. y forman parte de la nómina de trabajadores de la misma.

Jornaleros: Estos pueden ser fijo o a destajo (bolsa). En todos los casos deberán cumplir

con el proceso de incorporación que concluye con el Alta del mismo.

Esta alta deberá estar disponible en la oficina del Deposito con las copias de DNI

correspondiente.

Todos los jornaleros fijos que se deseen dar de altas, como premisa inicial debe

haber autorización previa del Responsable de Operación.

Temporario o Empresas Terceras. Todos los empleados de empresas terceras que

trabajen en los depósitos deberán cumplimentar el requisito de contratación y haber

presentado la documentación respaldatoria que habilite el ingreso de la misma y su

nómina de personal autorizado.

Nota: La incorporación al trabajo de personal jornalero o tercero sin la correspondiente

autorización y altas implica una falta grave dejando expuesta Legalmente a la Empresa.

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ADMINISTRACIÓN DE DEPOSITO MANUAL DE OPERACIONES DEPÓSITOS DE INSUMOS

Objetivo: Definir política de Administración de los depósitos de insumos de la Empresa que permitan gestionar correctamente los procesos de ingreso, egreso de mercadería y los documentos asociados a cada operación.

Definición:

Remito IP: La empresa solo reconoce este documento como único válido para el despacho de mercadería de los depósitos a los clientes o transferencia entre otras unidades.

Remito Manual.: Excepcionalmente, el uso de estos remitos se limita a casos de necesidad puntual, falta de energía eléctrica, problemas de impresión. Los mismos deberán ser incorporados al sistema a lo sumo a las 48 hs de haber sido utilizados y como fecha límite los días sábado de manera de iniciar la semana con remitos pendientes en “CERO”. Esto no invalida al despacho de mercadería a clientes dado que es considerado una atención al cliente, pero el comercial que autoriza deberá comprometerse al cumplimiento de los tiempos. Obligaciones: Ingreso de Mercadería: Una vez autorizado el ingreso de mercadería por el responsable de operación de depósito, al momento de la descarga deberán consignarse:

Cantidad correcta de productos, presentación, dosis. Estado de conservación de productos. No se descarga nada roto, vencido o

dañado. Dar de alta el producto en el sistema detallando cantidades, lote y fecha

de vencimiento.

Egreso de Mercadería: Toda carga de productos destinados a clientes deberán realizarse a través de una Nota de Venta. En el caso de clientes cuya nota de venta no está cargada en el sistema, el despacho de mercadería deberá ser autorizada por el comercial y despachada por remitos manuales. En ambos casos se deberá:

Controlar la cantidad correcta de productos, presentación, dosis solicitada por el productor y que coincida con la Nota de Venta correspondiente.

Generar remito IP (Excepcionalmente, manual, previo OK de Comercial), archivar correlativamente dejando constancia de firma y DNI de quien retira.

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En el caso de remitos manuales, todos tienen que quedar cargados en el sistema en 48 hs máximas o como fecha límite el lunes de la semana entrante.

Transferencia de Mercadería: Toda transferencia entre depósito deberá ser previamente autorizada por el responsable de operación de depósito. Este proceso se realiza únicamente por remito IP debiendo para ello haberse cargado el correspondiente documento al sistema. Al igual que todo egreso, el mismo deberá:

Coincidir la cantidad correcta de productos, presentación, dosis solicitada. VENCIDOS: No esta autorizada la transferencia de productos vencidos

entre depósitos salvo que el mismo haya sido vendido y el deposito receptor acepte de antemano la calidad del producto que se le envía.

Generar remito IP, hacer firmar y archivar en forma correlativa. NOTA 1: El remitir productos vencidos, sin autorización o aceptación del receptor de la

transferencia es considerada falta grabe.

NOTA 2: Devoluciones de Mercadería: No se acepta ninguna devolución de mercadería que supera la fecha límite de devolución. NOTA 3: Esta PROHIBIDO despachar productos y anotar el movimiento en hojas, remitos

Word, cuadernos etc que evidencien administración paralela del depósito.

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IMAGEN DE DEPOSITO MANUAL DE OPERACIONES DEPÓSITOS DE INSUMOS

Objetivo: Establecer parámetros de aceptabilidad del estado de presentación de los depósitos teniendo presente la conservación de los productos, limpieza y orden de los galpones entendiendo que la imagen de los mismo es fiel reflejo de la organización de nuestra EMPRESA.

Definición: Todos los productos, elementos de trabajo deben tener un lugar definido (un lugar

para cada cosa y cada cosa en su lugar).

Todo depósito deberá tener definido:

Residuos: Un lugar fijo para almacenamiento de residuos domésticos, embalajes y perfectamente identificado. No podrá haber en los depósitos residuos desparramados por todos lados. Preferentemente deberá haber una estación de residuos al ingreso del depósito sobre el costado derecho del portón de acceso

Kit para derrames: Los mismos deberán estar completos con todos los elementos necesarios. Los mismos estarán al ingreso del depósito en un lugar accesible de libre acceso correctamente identificado. Preferentemente en el interior al costado izquierdo del portón de ingreso.

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Pisos y rampas: Permanecerán permanentemente limpio, barridos sin

productos derramados o material de embalaje. Las escaleras no tendrán materiales en sus descansos o escalones manteniéndose de libre accesibilidad.

Pallets en desuso: Los pallet o tarimas que no son utilizados deberán ser dispuestos en forma ordenada al ingreso del depósito en un lugar de fácil acceso preferentemente al costado izquierdo del portón de acceso. Todo pallet o tarima roto debe ser desechado.

Pasillo: Los mismos tiene la función de via de escape ante emergencias

además de dar accesibilidad a los productos. Los mismos deben mantenerse limpios y libre de elementos.

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Esta PROHIBIDO, fumar, comer o beber en el depósito, al igual que

tener almacenamiento de algunos de estos elementos en el interior del depósito.

Envases: Todos los envases, bolsas, big bags deberán estar ubicado en un lugar específicos, correctamente ordenados y apilados para evitar presencia de roedores.

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GESTIÓN VENCIDO Y ROTO MANUAL DE OPERACIONES DEPÓSITOS DE INSUMOS

Objetivo: Definir protocolo de trabajo para productos ya vencidos o rotos para gestionar el stock, y posibles impactos en inspecciones, medio ambiente y seguridad de las personas..

Definición:

Vencidos en buen estado. Son los productos que están en buenas condiciones de envases,

etiquetas, cellos y tapas, sin pérdidas ni precipitaciones.

Vencidos en mal estado de empaque: Son aquellos cuya presentación están en mal

estado, sin etiquetas, manchados con otros productos.

Rotos, son todos aquello productos que están rotos, falta producto, o esta adulterado el

envase.

Tratamiento

1) Productos Vencidos en BUEN ESTADO: Los mismos deberán unificarse en los

depósitos centrales o de mayor movimiento de cada zona para su acondicionamiento.

2) Productos Vencidos en MAL ESTADO: Los mismos deberán ser entregados previa

coordinación con el Jefe de Operaciones de Insumos y las producciones propias para

utilizar los mismos.

3) Productos ROTOS: Clasificar los mismos por tipo de daños.

a. Los envases rotos, pero con sellos no adulterados, deberán ser identificados y

almacenados para ser mostrado a los auditores en cada auditoria indicando la

causa de deterioro. Generar planilla de solicitud de baja por deterioro

consensuada con auditoria, control interno, y dirección de manera de proceder

según procedimiento y dar de baja.

b. Envases rotos pero con productos, con los sellos y tapas sin adulteración, deberán

prepararse para la entrega a los campos previa coordinación y valoración de litros

remanentes.