Upload
others
View
5
Download
0
Embed Size (px)
Citation preview
Περιεχόμενα
Εισαγωγή στο Microsoft Office Professional 2010............................................................. 17
Αλλαγή της εμφάνισης της Κορδέλας ................................................................................ 23
Χαρακτηριστικά και συμβάσεις του βιβλίου....................................................................... 29
Χρήση των αρχείων εξάσκησης.......................................................................................... 31
Βοήθεια............................................................................................................................... 35
Μέρος 1 Microsoft Office Professional 2010
1 Εξερεύνηση του Office 2010 43
Εργασία στο περιβάλλον των προγραμμάτων του Office................................................................44
Αλλαγή των ρυθμίσεων των προγραμμάτων του Office .................................................................57
Προσαρμογή της Κορδέλας..........................................................................................................66
Προσαρμογή της γραμμής εργαλείων Γρήγορης Πρόσβασης ..........................................................71
Βασικά σημεία ............................................................................................................................75
2 Εργασία με αρχεία 77
Δημιουργία και αποθήκευση αρχείων............................................................................................78
Ειδικό πλαίσιο: Συμβατότητα αρχείων με προηγούμενες εκδόσεις
των προγραμμάτων του Office......................................................................................84
Άνοιγμα αρχείων, μετακίνηση στο εσωτερικό τους, και κλείσιμό τους .............................................86
Προβολή αρχείων με διαφορετικούς τρόπους................................................................................92
Βασικά σημεία ..........................................................................................................................100
6 Περιεχόμενα
Μέρος 2 Microsoft Word 2010
3 Επεξεργασία και έλεγχος κειμένου 103
Αλλαγές στο κείμενο .................................................................................................................104
Ειδικό πλαίσιο: Σχετικά με το Πρόχειρο ............................................................................112
Εύρεση και αντικατάσταση κειμένου ..........................................................................................113
Εύρεση της πιο κατάλληλης λέξης..............................................................................................119
Διόρθωση ορθογραφικών και γραμματικών λαθών ......................................................................127
Ειδικό πλαίσιο: Εμφάνιση στατιστικών στοιχείων εγγράφου ...............................................133
Εισαγωγή αποθηκευμένου κειμένου ...........................................................................................133
Ειδικό πλαίσιο: Εισαγωγή ενός εγγράφου σε ένα άλλο .......................................................137
Βασικά σημεία ..........................................................................................................................137
4 Αλλαγή της εμφάνισης του κειμένου 139
Γρήγορη μορφοποίηση κειμένου ................................................................................................140
Αλλαγή του θέματος ενός εγγράφου ..........................................................................................146
Μη αυτόματη αλλαγή της εμφάνισης χαρακτήρων ......................................................................151
Ειδικό πλαίσιο: Μορφοποίηση χαρακτήρων και πεζά-κεφαλαία ...........................................159
Μη αυτόματη αλλαγή της εμφάνισης παραγράφων .....................................................................159
Ειδικό πλαίσιο: Εύρεση και αντικατάσταση μορφοποίησης .................................................170
Δημιουργία και τροποποίηση λίστας ...........................................................................................170
Ειδικό πλαίσιο: Μορφοποίηση κειμένου κατά την πληκτρολόγηση ......................................176
Βασικά σημεία ..........................................................................................................................177
5 Παρουσίαση πληροφοριών σε στήλες και πίνακες 179
Παρουσίαση πληροφοριών σε στήλες.........................................................................................180
Δημιουργία λίστας με στηλοθέτες ..............................................................................................187
Παρουσίαση πληροφοριών σε πίνακες ........................................................................................189
Ειδικό πλαίσιο: Υπολογισμοί σε πίνακες ............................................................................198
Ειδικό πλαίσιο: Άλλες επιλογές διάταξης ...........................................................................199
Μορφοποίηση πινάκων..............................................................................................................200
Ειδικό πλαίσιο: Γρήγοροι Πίνακες .....................................................................................204
Βασικά σημεία ..........................................................................................................................205
Περιεχόμενα 7
6 Προσθήκη απλών στοιχείων γραφικών 207
Εισαγωγή και τροποποίηση εικόνων ...........................................................................................208
Ειδικό πλαίσιο: Σχετικά με τις έτοιμες εικόνες Clip Art ........................................................214
Αλλαγή του φόντου ενός εγγράφου ...........................................................................................216
Προσθήκη δομικών μονάδων .....................................................................................................223
Ειδικό πλαίσιο: Σχεδίαση πλαισίου κειμένου ......................................................................236
Προσθήκη κειμένου WordArt .....................................................................................................237
Ειδικό πλαίσιο: Μορφοποίηση του πρώτου γράμματος παραγράφου...................................242
Βασικά σημεία ..........................................................................................................................243
7 Προεπισκόπηση, εκτύπωση, και διανομή εγγράφων 245
Προεπισκόπηση και προσαρμογή της διάταξης σελίδας ................................................................246
Έλεγχος των στοιχείων που εμφανίζονται σε κάθε σελίδα............................................................252
Εκτύπωση εγγράφων ................................................................................................................257
Προετοιμασία εγγράφων για ηλεκτρονική διανομή.......................................................................259
Βασικά σημεία ..........................................................................................................................264
Μέρος 3 Microsoft Excel 2010
8 Προετοιμασία βιβλίου εργασίας 267
Δημιουργία βιβλίων εργασίας .....................................................................................................268
Τροποποίηση βιβλίων εργασίας ..................................................................................................273
Τροποποίηση φύλλων εργασίας .................................................................................................277
Προσαρμογή του παραθύρου προγράμματος του Excel 2010 .......................................................281
Μεγέθυνση τμήματος του φύλλου εργασίας......................................................................282
Τακτοποίηση παραθύρων βιβλίων εργασίας ......................................................................283
Προσθήκη κουμπιών στη γραμμή εργαλείων Γρήγορης Πρόσβασης ....................................284
Προσαρμογή της Κορδέλας..............................................................................................286
Μεγιστοποίηση του χώρου που χρησιμοποιείται στο παράθυρο προγράμματος....................289
Βασικά σημεία ..........................................................................................................................293
8 Περιεχόμενα
9 Εργασία με δεδομένα και πίνακες Excel 295
Καταχώριση και αναθεώρηση δεδομένων ...................................................................................296
Μετακίνηση δεδομένων μέσα σε ένα βιβλίο εργασίας ..................................................................300
Εύρεση και αντικατάσταση δεδομένων.......................................................................................304
Διόρθωση και βελτίωση των δεδομένων ενός φύλλου εργασίας ...................................................309
Ορισμός πινάκων Excel..............................................................................................................314
Βασικά σημεία ..........................................................................................................................319
10 Υπολογισμοί με δεδομένα 321
Ονομασία ομάδων δεδομένων ...................................................................................................322
Δημιουργία τύπων για τον υπολογισμό τιμών..............................................................................326
Σύνοψη δεδομένων που πληρούν συγκεκριμένες συνθήκες..........................................................336
Εύρεση και διόρθωση σφαλμάτων σε υπολογισμούς....................................................................340
Βασικά σημεία ..........................................................................................................................347
11 Αλλαγή της εμφάνισης βιβλίων εργασίας 349
Μορφοποίηση κελιών ................................................................................................................350
Ορισμός στυλ ...........................................................................................................................356
Εφαρμογή θεμάτων βιβλίων εργασίας και στυλ πινάκων Excel .....................................................360
Πιο ευανάγνωστοι αριθμοί .........................................................................................................367
Αλλαγή της εμφάνισης των δεδομένων με βάση την τιμή τους.....................................................372
Προσθήκη εικόνων σε φύλλα εργασίας.......................................................................................379
Βασικά σημεία ..........................................................................................................................385
12 Εστίαση σε συγκεκριμένα δεδομένα με τη χρήση φίλτρων 387
Περιορισμός των δεδομένων που εμφανίζονται στην οθόνη.........................................................388
Χειρισμός δεδομένων φύλλου εργασίας ......................................................................................394
Τυχαία επιλογή γραμμών λίστας.......................................................................................394
Σύνοψη φύλλων εργασίας με κρυμμένες και φιλτραρισμένες γραμμές ................................395
Εύρεση μοναδικών τιμών σε ένα σύνολο δεδομένων .........................................................398
Ορισμός έγκυρων συνόλων τιμών για περιοχές κελιών.................................................................401
Βασικά σημεία ..........................................................................................................................407
Περιεχόμενα 9
Μέρος 4 Microsoft PowerPoint 2010
13 Επεξεργασία διαφανειών 411
Προσθήκη και διαγραφή διαφανειών ..........................................................................................411
Προσθήκη διαφανειών με έτοιμο περιεχόμενο.............................................................................414
Ειδικό πλαίσιο: Χρήση βιβλιοθηκών διαφανειών ................................................................419
Ειδικό πλαίσιο: Εξαγωγή παρουσιάσεων σε μορφή διάρθρωσης..........................................420
Διαχωρισμός παρουσιάσεων σε ενότητες ....................................................................................420
Αναδιάταξη διαφανειών και ενοτήτων ........................................................................................424
Βασικά σημεία ..........................................................................................................................427
14 Επεξεργασία κειμένου διαφανειών 429
Καταχώριση κειμένου σε δεσμευτικά θέσης ................................................................................430
Προσθήκη πλαισίων κειμένου ....................................................................................................433
Ειδικό πλαίσιο: Αλλαγή της προεπιλεγμένης γραμματοσειράς των πλαισίων κειμένου ...........440
Επεξεργασία κειμένου ...............................................................................................................440
Ειδικό πλαίσιο: Λίγα λόγια για το Πρόχειρο .......................................................................445
Διόρθωση και αλλαγή μεγέθους κειμένου κατά την πληκτρολόγηση .............................................446
Έλεγχος ορθογραφίας και επιλογή των πιο κατάλληλων λέξεων ...................................................452
Ειδικό πλαίσιο: Έρευνα πληροφοριών και μετάφραση κειμένου ..........................................457
Εύρεση και αντικατάσταση κειμένου και γραμματοσειρών............................................................458
Βασικά σημεία ..........................................................................................................................461
15 Επεξεργασία διαφανειών 463
Εφαρμογή θεμάτων ..................................................................................................................463
Χρήση διαφορετικών συνδυασμών χρωμάτων και γραμματοσειρών..............................................466
Αλλαγή του φόντου μιας διαφάνειας ..........................................................................................469
Αλλαγή της εμφάνισης των δεσμευτικών θέσεων ........................................................................473
Αλλαγή της στοίχισης, του μεγέθους, της απόστασης, και της εμφάνισης του κειμένου..................477
Ειδικό πλαίσιο: Χρώματα που δεν περιλαμβάνονται στους συνδυασμούς χρωμάτων ............484
Βασικά σημεία ..........................................................................................................................485
10 Περιεχόμενα
16 Προσθήκη απλών οπτικών βελτιώσεων 487
Εισαγωγή φωτογραφιών και έτοιμων εικόνων clip art ..................................................................488
Εισαγωγή διαγραμμάτων ...........................................................................................................494
Ειδικό πλαίσιο: Μορφές αρχείων γραφικών .......................................................................495
Ειδικό πλαίσιο: Μετατροπή υπαρχόντων στοιχείων κουκκίδων σε διαγράμματα ...................502
Εισαγωγή γραφημάτων .............................................................................................................502
Σχεδίαση σχημάτων ..................................................................................................................510
Ειδικό πλαίσιο: Σύνδεση σχημάτων ..................................................................................518
Προσθήκη εφέ μετάβασης.........................................................................................................519
Βασικά σημεία ..........................................................................................................................523
17 Αναθεώρηση και προβολή παρουσιάσεων 525
Ρύθμιση παρουσιάσεων για προβολή..........................................................................................526
Προεπισκόπηση και εκτύπωση παρουσιάσεων.............................................................................531
Προετοιμασία σημειώσεων ομιλητή και ακροατηρίου...................................................................535
Ειδικό πλαίσιο: Βελτιωμένες σημειώσεις ακροατηρίου ........................................................541
Ολοκλήρωση παρουσιάσεων......................................................................................................542
Ειδικό πλαίσιο: Ρύθμιση της προβολής Παρουσιαστή .........................................................548
Προβολή παρουσιάσεων σε κοινό ..............................................................................................549
Βασικά σημεία ..........................................................................................................................552
Μέρος 5 Microsoft OneNote 2010
18 Εξερεύνηση του OneNote 2010 555
Περιήγηση στο παράθυρο προγράμματος του OneNote ...............................................................556
Ειδικό πλαίσιο: Εργασία με πολλά σημειωματάρια .............................................................558
Εργασία στο παράθυρο προγράμματος του OneNote...................................................................559
Χρήση της Κορδέλας και της γραμμής εργαλείων Γρήγορης Πρόσβασης..............................559
Εργασία στην προβολή Παρασκηνίου ...............................................................................562
Εξερεύνηση του OneNote μέσα από το προεπιλεγμένο σημειωματάριο .........................................566
Προσαρμογή του OneNote ........................................................................................................575
Βασικά σημεία ..........................................................................................................................577
Περιεχόμενα 11
19 Δημιουργία και διευθέτηση σημειωματαρίων 579
Δημιουργία σημειωματαρίου για χρήση από ένα άτομο ................................................................580
Δημιουργία σημειωματαρίων για χρήση από πολλά άτομα............................................................583
Κοινή χρήση νέου ή υπάρχοντος σημειωματαρίου .............................................................584
Διαχείριση κοινόχρηστου σημειωματαρίου ........................................................................588
Δημιουργία ενοτήτων και σελίδων..............................................................................................590
Δημιουργία σελίδων και δευτερευουσών σελίδων..............................................................591
Ονομασία ενοτήτων και σελίδων ......................................................................................594
Δημιουργία ενοτήτων και ομάδων ενοτήτων .....................................................................595
Βασικά σημεία ..........................................................................................................................601
20 Δημιουργία και οργάνωση σημειώσεων 603
Χρήση περιεκτών σημειώσεων ...................................................................................................604
Καταχώριση περιεχομένου απευθείας σε μια σελίδα.....................................................................605
Αναφορά σε εξωτερικά αρχεία .........................................................................................605
Δημιουργία χειρόγραφων σημειώσεων..............................................................................607
Εισαγωγή εικόνων...........................................................................................................608
Μορφοποίηση σημειώσεων, σελίδων, και ενοτήτων...........................................................609
Προσθήκη ετικετών ........................................................................................................618
Αποστολή περιεχομένου στο OneNote........................................................................................619
Συγκέντρωση αποσπασμάτων οθόνης ..............................................................................621
Συγκέντρωση σημειώσεων Ιστού .....................................................................................623
Ειδικό πλαίσιο: Εισαγωγή ημερομηνίας και ώρας ...............................................................624
Καταγραφή οπτικοακουστικών σημειώσεων................................................................................625
Ειδικό πλαίσιο: Δεν βρίσκετε το εικονίδιο του OneNote; ....................................................630
Λήψη γρήγορων σημειώσεων ....................................................................................................631
Ειδικό πλαίσιο: Συγκέντρωση πληροφοριών εκτός του περιβάλλοντος του OneNote ............633
Βασικά σημεία ..........................................................................................................................634
12 Περιεχόμενα
Μέρος 6 Microsoft Outlook 2010
21 Αποστολή και λήψη μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου 637
Δημιουργία και αποστολή μηνυμάτων ........................................................................................638
Διευθύνσεις μηνυμάτων ..................................................................................................639
Αντιμετώπιση προβλημάτων με διευθύνσεις μηνυμάτων ....................................................641
Καταχώριση περιεχομένου...............................................................................................643
Αποθήκευση και αποστολή μηνυμάτων.............................................................................644
Ειδικό πλαίσιο: Διαχείριση πολλών λογαριασμών ...............................................................654
Επισύναψη αρχείων σε μηνύματα ..............................................................................................655
Ειδικό πλαίσιο: Αντιμετώπιση προβλημάτων με τύπους και προεκτάσεις αρχείων.................657
Προβολή μηνυμάτων και συνημμένων αρχείων ...........................................................................658
Ειδικό πλαίσιο: Προβολή συνομιλιών ................................................................................667
Ρύθμιση της συμπεριφοράς του παραθύρου Ανάγνωσης..............................................................667
Προβολή του περιεχομένου του παραθύρου Ανάγνωσης....................................................667
Σήμανση μηνυμάτων ως αναγνωσμένων ..........................................................................668
Ανάγνωση μηνυμάτων με ένα πλήκτρο.............................................................................669
Προβολή πληροφοριών για τους συμμετέχοντες .........................................................................670
Εικονίδια παρουσίας ........................................................................................................670
Κάρτες επαφών ..............................................................................................................670
Το παράθυρο Ατόμων .....................................................................................................672
Ειδικό πλαίσιο: Αντιμετώπιση προβλημάτων με το παράθυρο Ατόμων ................................673
Απόκριση σε μηνύματα .............................................................................................................674
Βασικά σημεία ..........................................................................................................................680
Ειδικό πλαίσιο: Επανάληψη αποστολής και ανάκληση μηνυμάτων.......................................681
22 Αποθήκευση και προσπέλαση πληροφοριών επαφών 683
Αποθήκευση και ενημέρωση πληροφοριών επαφών ....................................................................684
Δημιουργία εγγραφών επαφών ........................................................................................685
Βιβλία διευθύνσεων ........................................................................................................686
Ειδικό πλαίσιο: Κανόνες κλήσης .......................................................................................688
Ειδικό πλαίσιο: Σωστή καταχώριση διευθύνσεων...............................................................696
Περιεχόμενα 13
Επικοινωνία με τις επαφές σας ...................................................................................................696
Έναρξη επικοινωνίας μέσα από τις εγγραφές επαφών........................................................697
Επιλογή παραληπτών μηνυμάτων από βιβλία διευθύνσεων ................................................698
Προβολή εγγραφών επαφών με διαφορετικούς τρόπους..............................................................699
Ειδικό πλαίσιο: Πεδία οριζόμενα από τον χρήστη...............................................................706
Εκτύπωση των εγγραφών επαφών σας.......................................................................................707
Βασικά σημεία ..........................................................................................................................716
23 Διαχείριση χρονοπρογραμματισμού 719
Προγραμματισμός και τροποποίηση συναντήσεων.......................................................................720
Ειδικό πλαίσιο: Προσθήκη τοπικών αργιών στο ημερολόγιό σας .........................................726
Ειδικό πλαίσιο: Δημιουργία συνάντησης από μήνυμα .........................................................728
Προγραμματισμός και τροποποίηση συμβάντων..........................................................................729
Προγραμματισμός συσκέψεων ...................................................................................................731
Ειδικό πλαίσιο: Ενημέρωση και ακύρωση συσκέψεων ........................................................737
Απόκριση σε προσκλήσεις σε σύσκεψη.......................................................................................738
Προβολή ημερολογίου με διαφορετικούς τρόπους.......................................................................741
Προβολές .......................................................................................................................741
Επιλογές τακτοποίησης....................................................................................................741
Χρήση του τμήματος Επισκόπησης Ημερομηνιών ..............................................................743
Βασικά σημεία ..........................................................................................................................752
24 Παρακολούθηση εργασιών 755
Δημιουργία εργασιών ................................................................................................................756
Δημιουργία εργασιών από μηδενική βάση .........................................................................756
Επιλογές εργασιών ..........................................................................................................757
Δημιουργία εργασιών από στοιχεία του Outlook ................................................................758
Ενημέρωση εργασιών................................................................................................................766
Κατάργηση εργασιών και άλλων στοιχείων από λίστες εργασιών ..................................................769
Διαχείριση ανάθεσης εργασιών...................................................................................................770
Εργασίες που αναθέτετε σε άλλους ..................................................................................770
Εργασίες που αναθέτουν άλλοι σε εσάς ............................................................................772
Προβολή εργασιών με διαφορετικούς τρόπους............................................................................775
Ειδικό πλαίσιο: Εύρεση και οργάνωση εργασιών................................................................782
Βασικά σημεία ..........................................................................................................................783
14 Περιεχόμενα
Μέρος 7 Microsoft Access 2010
25 Εξερεύνηση μιας βάσης δεδομένων της Access 2010 787
Εργασία με την Access 2010......................................................................................................788
Ειδικό πλαίσιο: Ενεργοποίηση μακροεντολών και άλλου περιεχομένου βάσεων δεδομένων ..798
Κατανόηση εννοιών βάσεων δεδομένων.....................................................................................800
Εξερεύνηση πινάκων.................................................................................................................801
Ειδικό πλαίσιο: Σελίδες σε καρτέλες και επικαλυπτόμενα παράθυρα ....................................806
Εξερεύνηση φορμών.................................................................................................................808
Εξερεύνηση ερωτημάτων ..........................................................................................................813
Εξερεύνηση εκθέσεων...............................................................................................................817
Προεπισκόπηση και εκτύπωση αντικειμένων της Access ..............................................................822
Βασικά σημεία ..........................................................................................................................827
26 Δημιουργία βάσεων δεδομένων και απλών πινάκων 829
Δημιουργία βάσεων δεδομένων από πρότυπα .............................................................................830
Ειδικό πλαίσιο: Βάσεις δεδομένων Ιστού...........................................................................835
Δημιουργία βάσεων δεδομένων και πινάκων με μη αυτόματο τρόπο.............................................836
Ειδικό πλαίσιο: Σχεδιασμός βάσεων δεδομένων.................................................................844
Χειρισμός στηλών και γραμμών πινάκων.....................................................................................845
Βελτίωση της δομής των πινάκων ..............................................................................................848
Δημιουργία σχέσεων μεταξύ πινάκων .........................................................................................853
Βασικά σημεία ..........................................................................................................................859
27 Δημιουργία απλών φορμών 861
Δημιουργία φορμών με το εργαλείο Φόρμας ...............................................................................862
Αλλαγή της εμφάνισης των φορμών...........................................................................................869
Αλλαγή της διάταξης φορμών ....................................................................................................877
Βασικά σημεία ..........................................................................................................................883
Περιεχόμενα 15
28 Προβολή δεδομένων 885
Ταξινόμηση πληροφοριών σε πίνακες .........................................................................................886
Ειδικό πλαίσιο: Πώς ταξινομεί η Access.............................................................................890
Φιλτράρισμα πληροφοριών σε πίνακες........................................................................................891
Φιλτράρισμα πληροφοριών με χρήση φορμών ............................................................................895
Ειδικό πλαίσιο: Χαρακτήρες-μπαλαντέρ ............................................................................899
Εντοπισμός πληροφοριών που ικανοποιούν πολλά κριτήρια .........................................................899
Ειδικό πλαίσιο: Δημιουργία εκθέσεων ...............................................................................903
Βασικά σημεία ..........................................................................................................................904
Μέρος 8 Microsoft Publisher 2010
29 Τα πρώτα βήματα στο Publisher 2010 907
Δημιουργία νέων δημοσιεύσεων.................................................................................................908
Χρήση προτύπων............................................................................................................909
Ειδικό πλαίσιο: Προσαρμοσμένα πρότυπα.........................................................................910
Εισαγωγή εγγράφων του Word ........................................................................................911
Αποθήκευση προσωπικών και εταιρικών στοιχείων ......................................................................919
Προεπισκόπηση και εκτύπωση δημοσιεύσεων .............................................................................927
Έλεγχος δημοσιεύσεων ...................................................................................................928
Χρήση προχωρημένων ρυθμίσεων εκτυπωτή ....................................................................928
Βασικά σημεία ..........................................................................................................................937
30 Δημιουργία ελκυστικών οπτικών στοιχείων 939
Χρήση πλαισίων κειμένου ..........................................................................................................940
Χειρισμός πλαισίων κειμένου............................................................................................940
Μορφοποίηση κειμένου με σκοπό τον εντυπωσιασμό ........................................................941
Χρήση κειμένου WordArt...........................................................................................................948
Χρήση γραφικών.......................................................................................................................959
Χρήση σχημάτων......................................................................................................................971
Χειρισμός σχημάτων .......................................................................................................971
Σύνδεση και ομαδοποίηση σχημάτων ...............................................................................972
Χρήση έτοιμων οπτικών στοιχείων .............................................................................................980
Βασικά σημεία ..........................................................................................................................987
16 Περιεχόμενα
31 Δημιουργία πολύχρωμων καρτών και ημερολογίων 989
Δημιουργία αναδιπλούμενων καρτών .........................................................................................990
Επιλογή σχεδίασης ή διάταξης (στοιχειοθέτησης) ..............................................................990
Αλλαγή του συνδυασμού χρωμάτων ................................................................................991
Χρήση χρωμάτων που δεν περιλαμβάνονται στους συνδυασμούς χρωμάτων.......................992
Επιλογή κειμένου ............................................................................................................992
Δημιουργία ταχυδρομικών καρτών ........................................................................................... 1003
Χρήση συγχώνευσης αλληλογραφίας.............................................................................. 1003
Χρήση συγχώνευσης καταλόγων.................................................................................... 1004
Δημιουργία ημερολογίων......................................................................................................... 1014
Προσθήκη λεζαντών, τίτλων αναγνώρισης, και πνευματικών δικαιωμάτων ........................ 1014
Αλλαγή φόντου σελίδας ................................................................................................ 1015
Χρήση κύριων σελίδων.................................................................................................. 1015
Βασικά σημεία ........................................................................................................................ 1024
Γλωσσάρι........................................................................................................................ 1025
Λεξικό όρων ................................................................................................................... 1043
Ευρετήριο....................................................................................................................... 1048
Οι συγγραφείς................................................................................................................ 1095
Εισαγωγή στο Microsoft Office Professional 2010
Το Microsoft Office 2010 είναι ένα πλήρες σύστημα προγραμμάτων, υπηρεσιών, και λύσεων, συμπερι-
λαμβανομένων έντεκα προγραμμάτων παραγωγικότητας για τον εργασιακό χώρο τα οποία μπορείτε
να εγκαταστήσετε στον υπολογιστή σας, καθώς και τεσσάρων νέων διαδικτυακών εκδόσεων προ-
γραμμάτων. Για να καλύψει τις ποικίλες ανάγκες χρηστών και επιχειρήσεων, η Microsoft προσφέρει
πέντε διαφορετικά πακέτα του λογισμικού Office 2010, καθένα από τα οποία απαρτίζεται από ένα δια-
φορετικό υποσύνολο προγραμμάτων. Στον παρακάτω πίνακα αναφέρονται τα προγράμματα που δια-
θέτει καθένα από τα πακέτα λογισμικού.
Office Home and Student 2010
Office Home and Business 2010
Office Standard 2010
Office Professional 2010
Office Professional Plus 2010
Access Ναι Ναι
Communicator Ναι
Excel Ναι Ναι Ναι Ναι Ναι
Infopath Ναι
OneNote Ναι Ναι Ναι Ναι Ναι
Outlook Ναι Ναι Ναι Έκδοση Outlook που περιλαμβάνει και το Business Contact Manager
PowerPoint Ναι Ναι Ναι Ναι Ναι
Publisher Ναι Ναι Ναι
SharePoint Workspace
Ναι
Word Ναι Ναι Ναι Ναι Ναι
Office Web Apps
Ναι Ναι
Οι εκδόσεις Office Standard και Office Professional Plus είναι διαθέσιμες μόνο για συνδρομητές με
πολλές άδειες χρήσης. Οι Εφαρμογές Web του Office, οι οποίες είναι διαθέσιμες με τις εκδόσεις Office
Standard και Office Professional Plus, αλλά παρέχονται επίσης στο ευρύ κοινό μέσω της τοποθεσίας
Ιστού Windows Live, είναι οι διαδικτυακές εκδόσεις των εφαρμογών Word, Excel, PowerPoint, και
OneNote. Με τη χρήση των Εφαρμογών Web του Office, έχετε τη δυνατότητα να αποθηκεύετε έγ-
γραφα στο Διαδίκτυο και να τα επεξεργάζεστε μέσα από το παράθυρο οποιουδήποτε φυλλομετρητή
Ιστού.
18 Εισαγωγή στο Microsoft Office Professional 2010
Το βιβλίο αυτό σας παρέχει εκπαιδευτικό υλικό για τα προγράμματα που αναφέρονται παρακάτω και
συλλογικά αποτελούν το πακέτο προγραμμάτων του Office Professional 2010:
• Microsoft Word 2010 Ένα πρόγραμμα επεξεργασίας κειμένου με το οποίο μπορείτε να
συντάσσετε και να μορφοποιείτε έγγραφα γρήγορα και αποδοτικά.
• Microsoft Excel 2010 Ένα πρόγραμμα λογιστικών φύλλων με το οποίο μπορείτε να ανα-
λύετε, να μεταδίδετε, και να διαχειρίζεστε πληροφορίες.
• Microsoft PowerPoint 2010 Ένα πρόγραμμα με το οποίο έχετε τη δυνατότητα να ανα-
πτύσσετε δυναμικές παρουσιάσεις διαφανειών με επαγγελματική εμφάνιση και να τις δείχνετε
στο κοινό σας.
• Microsoft OneNote 2010 Ένα πρόγραμμα ψηφιακού σημειωματαρίου με το οποίο μπο-
ρείτε να συγκεντρώνετε, να οργανώνετε, και να εντοπίζετε γρήγορα πολλούς τύπους ηλε-
κτρονικών πληροφοριών.
• Microsoft Outlook 2010 Ένα πρόγραμμα διαχείρισης πληροφοριών με το οποίο μπορείτε
να διαχειρίζεστε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, στοιχεία επαφών, συσκέψεις, εργα-
σίες, και άλλα είδη επικοινωνιών.
• Microsoft Access 2010 Ένα πρόγραμμα βάσεων δεδομένων με το οποίο μπορείτε να συλ-
λέγετε πληροφορίες και να τις εξάγετε σε πολλές μορφές για να τις χρησιμοποιείτε με άλλους
τρόπους.
• Microsoft Publisher 2010 Ένα πρόγραμμα ηλεκτρονικής σελιδοποίησης με το οποίο έχετε
τη δυνατότητα να δημιουργείτε διατάξεις σελιδοποίησης για ενημερωτικά φυλλάδια, κάρτες,
ημερολόγια, και άλλες δημοσιεύσεις.
Οι πληροφορίες που περιέχει το βιβλίο αυτό αναφέρονται στα προγράμματα τα οποία περιέχονται σε
όλα τα πακέτα λογισμικού. Αν δεν διαθέτετε την έκδοση Office Professional, αλλά κάποια άλλη έκδο-
ση του πακέτου λογισμικού, ή σε περίπτωση που εγκαταστήσατε μεμονωμένα ένα ή περισσότερα από
τα προγράμματα αυτά, τότε αυτό είναι το σωστό βιβλίο για εσάς.
Πιστοποίηση
Στην εποχή μας, η επάρκεια γνώσεων και ικανοτήτων στη χρήση ηλεκτρονικών υπολογιστών έχει ο-
λοένα και μεγαλύτερη σημασία στον επαγγελματικό χώρο. Κατά την προεπιλογή, την πρόσληψη, και
την εκπαίδευση των υπαλλήλων, όλο και περισσότεροι εργοδότες στηρίζονται στην αντικειμενικότητα
και τη συνέπεια των τεχνολογικών πιστοποιήσεων προκειμένου να εξασφαλίζουν την επάρκεια των
ικανοτήτων του εργατικού δυναμικού. Είτε είστε υπάλληλος είτε αναζητείτε εργασία σε κάποια εταιρεία,
με τις τεχνολογικές πιστοποιήσεις μπορείτε να αποδείξετε ότι ήδη διαθέτετε τις δεξιότητες που χρειάζε-
στε για να επιτύχετε. Οι πιστοποιήσεις Microsoft Office Specialist (MOS) αποκτώνται από άτομα που έ-
χουν αποδείξει ότι κατέχουν κοινώς αποδεκτά επίπεδα δεξιοτήτων στις εξετάσεις πιστοποίησης για ένα ή
περισσότερα από τα προγράμματα του Office 2010, συμπεριλαμβανομένων των Microsoft Access, Excel,
Outlook, PowerPoint, ή Word. Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με το πρόγραμμα MOS, επισκε-
φθείτε την τοποθεσία Ιστού Microsoft Office Specialist Certification στον σύνδεσμο go.microsoft.com/
fwlink/?LinkId=193884.
Εισαγωγή στο Microsoft Office Professional 2010 19
Περισσότερες πληροφορίες
Τα κεφάλαια του βιβλίου αυτού που καλύπτουν τα Microsoft Word 2010, Excel 2010, και Access 2010
αποτελούν αποσπάσματα από τα ξεχωριστά βιβλία της σειράς Βήμα Βήμα που έχουν γραφεί για καθέ-
να από αυτά τα προγράμματα. Το βιβλίο που κρατάτε στα χέρια σας θα σας δώσει μια γενική περι-
γραφή για κάθε πρόγραμμα και κάποια στοιχεία που θα σας βοηθήσουν να ξεκινήσετε να τα χρησιμο-
ποιείτε. Για να μάθετε περισσότερα, ανατρέξτε στα παρακάτω βιβλία.
Ελληνικό Microsoft Word 2010 Βήμα Βήμα
Των Joyce Cox και Joan Lambert (Εκδόσεις Κλειδάριθμος, 2010)
ISBN 978-960-461-406-6
Περιεχόμενα:
1 Εξερεύνηση του Word 2010
2 Επεξεργασία και έλεγχος κειμένου
3 Αλλαγή της εμφάνισης του κειμένου
4 Παρουσίαση πληροφοριών σε πίνακες και στήλες
5 Προσθήκη απλών στοιχείων γραφικών
6 Προεπισκόπηση, εκτύπωση, και διανομή εγγράφων
7 Προσθήκη και τροποποίηση διαγραμμάτων
8 Προσθήκη και τροποποίηση γραφημάτων
9 Χρήση άλλων οπτικών στοιχείων
10 Οργάνωση και διάταξη περιεχομένου
11 Δημιουργία εγγράφων για χρήση έξω από το Word
12 Εξερεύνηση περισσότερων τεχνικών επεξεργασίας κειμένου
13 Χρήση εργαλείων αναφοράς για μεγαλύτερα έγγραφα
14 Χρήση της συγχώνευσης αλληλογραφίας
15 Συνεργασία με άλλους
16 Πιο αποδοτική χρήση του Word
20 Εισαγωγή στο Microsoft Office Professional 2010
Ελληνικό Microsoft Excel 2010 Βήμα Βήμα
Του Curtis Frye (Εκδόσεις Κλειδάριθμος, 2010)
ISBN 978-960-461-407-3
Περιεχόμενα:
1 Προετοιμασία βιβλίου εργασίας
2 Εργασία με δεδομένα και πίνακες Excel
3 Υπολογισμοί με δεδομένα
4 Αλλαγή της εμφάνισης βιβλίων εργασίας
5 Εστίαση σε συγκεκριμένα δεδομένα με τη χρήση φίλτρων
6 Αναδιάταξη και σύνοψη δεδομένων
7 Συνδυασμός δεδομένων από πολλές πηγές
8 Ανάλυση εναλλακτικών συνόλων δεδομένων
9 Δημιουργία δυναμικών φύλλων εργασίας με χρήση Συγκεντρωτικών Πινάκων
10 Δημιουργία γραφημάτων και γραφικών
11 Εκτύπωση
12 Αυτοματοποίηση επαναλαμβανόμενων εργασιών με χρήση μακροεντολών
13 Συνεργασία με τα υπόλοιπα προγράμματα του Microsoft Office
14 Συνεργασία με άλλους
Ελληνική Microsoft Access 2010 Βήμα Βήμα
Των Joyce Cox και Joan Lambert (Εκδόσεις Κλειδάριθμος, 2011)
ISBN 978-960-461-417-2
Περιεχόμενα:
1 Εξερεύνηση μιας βάσης δεδομένων της Access 2010
2 Δημιουργία βάσεων δεδομένων και απλών πινάκων
3 Δημιουργία απλών φορμών
4 Προβολή δεδομένων
5 Δημιουργία απλών εκθέσεων
6 Διατήρηση της ακεραιότητας των δεδομένων
7 Δημιουργία προσαρμοσμένων φορμών
Εισαγωγή στο Microsoft Office Professional 2010 21
8 Δημιουργία ερωτημάτων
9 Δημιουργία προσαρμοσμένων εκθέσεων
10 Εισαγωγή και εξαγωγή δεδομένων
11 Δημιουργία βάσεων δεδομένων φιλικών προς τον χρήστη
12 Προστασία βάσεων δεδομένων
13 Προσαρμογή της Access
Ας ξεκινήσουμε!
Το Office 2010 περιλαμβάνει νέες δυνατότητες, νέες λειτουργίες, καθώς και μια εύχρηστη διασύνδεση
χρήστη, που αποσκοπούν να βελτιώσουν τον τρόπο με τον οποίο χρησιμοποιείτε τον υπολογιστή και
να σας διευκολύνουν στην εκμάθηση νέων προγραμμάτων. Είμαστε πολύ ενθουσιασμένοι που σας
δείχνουμε, έστω και φευγαλέα, τις εσωτερικές διεργασίες ορισμένων επιλεγμένων δυνατοτήτων των
βασικών προγραμμάτων του Office. Θα αρχίσουμε από τα βασικά και θα προχωρήσουμε σιγά-σιγά
στις πιο ενδιαφέρουσες και πλέον απαραίτητες δυνατότητες κάθε προγράμματος. Αν έχετε πείρα στη
χρήση του Office, τότε μπορείτε να ξεφυλλίσετε το Κεφάλαιο 1, «Εξερεύνηση του Office 2010», να
παραλείψετε το Κεφάλαιο 2, «Χρήση αρχείων» και να προχωρήσετε απευθείας στα κεφάλαια που α-
ναφέρονται σε καθένα από τα προγράμματα ξεχωριστά.
12 Εργασία με αρχεία
Σε αυτό το κεφάλαιο θα μάθετε
Να δημιουργείτε και να αποθηκεύετε έγγραφα.
Να ανοίγετε έγγραφα, να κινείστε μέσα σε αυτά, και να τα κλείνετε.
Να εμφανίζετε έγγραφα με διαφορετικούς τρόπους.
Όταν εργάζεστε σε κάποιο από τα Microsoft Word, Excel, ή PowerPoint, αποθηκεύετε περιεχόμενο σε
μεμονωμένα αρχεία. Σε κάθε πρόγραμμα, μπορείτε να αποθηκεύετε αρχεία διαφορετικών τύπων ανά-
λογα με το σκοπό καθενός. Τα τυπικά αρχεία είναι έγγραφα του Word, βιβλία εργασίας του Excel, και
παρουσιάσεις του PowerPoint. Ανεξάρτητα από το πρόγραμμα ή τον τύπο αρχείου, σε όλα τα προ-
γράμματα χρησιμοποιείτε παρόμοιες τεχνικές για τη δημιουργία αρχείων, την αποθήκευσή τους, τη
μετακίνηση στο εσωτερικό τους, και την προβολή τους.
Όταν εργάζεστε στο OneNote, το περιεχόμενό σας αποθηκεύεται σε μεμονωμένα αρχεία τα οποία
αντιστοιχούν στις σελίδες που αποτελούν τη δομή των σημειωματαρίων. Το OneNote δημιουργεί αυ-
τόματα τα αντίστοιχα αρχεία και αποθηκεύει τις αλλαγές σας καθώς εργάζεστε, με αποτέλεσμα να μη
χρειάζεται να το κάνετε εσείς. Ωστόσο, για τη μετακίνηση στο εσωτερικό των αρχείων και την προβο-
λή τους χρησιμοποιείτε μερικές από τις ίδιες τεχνικές που χρησιμοποιείτε και στα άλλα προγράμματα
του Microsoft Office 2010.
Στο κεφάλαιο αυτό θα εξασκηθείτε στη χρήση αρχείων στο Word, χρησιμοποιώντας τεχνικές που α-
φορούν τη χρήση όλων των αρχείων, είτε δημιουργήθηκαν στο Word, είτε στο Excel, είτε στο
PowerPoint. Πρώτα θα δημιουργήσετε και θα αποθηκεύσετε ένα έγγραφο και μετά θα αποθηκεύσετε
ένα υπάρχον έγγραφο σε μια άλλη θέση. Έπειτα, θα μάθετε να ανοίγετε ένα υπάρχον έγγραφο Word,
να μετακινείστε μέσα σε αυτό, και να το κλείνετε. Τέλος, θα εξερευνήσετε διάφορους τρόπους προ-
βολής του περιεχομένου των αρχείων.
Αρχεία εξάσκησης Για να ολοκληρώσετε τις ασκήσεις αυτού του κεφαλαίου, πρέπει να αντιγράψετε τα αρχεία πρακτικής εξάσκησης στον υπολογιστή σας. Τα αρχεία εξάσκησης που θα χρησιμοποιήσετε για να ολοκληρώσετε τις ασκήσεις του κεφαλαίου περιέχονται στον φάκελο Κεφάλαιο02. Μια πλήρη λίστα των αρχείων εξάσκησης θα βρείτε στην ενότητα «Χρήση των αρχείων εξάσκησης» στην αρχή του βιβλί-ου.
78 Κεφάλαιο 2 Εργασία με αρχεία
Δημιουργία και αποθήκευση αρχείων
Όταν ξεκινάτε το Word, το Excel ή το Powerpoint χωρίς να ανοίξετε ένα συγκεκριμένο αρχείο, εμφα-
νίζεται ένα κενό έγγραφο, βιβλίο εργασίας ή παρουσίαση, όποτε εσείς μπορείτε απλώς να πληκτρολο-
γήσετε το περιεχόμενο του αρχείου. Το παλλόμενο σημείο εισαγωγής στο τμήμα κειμένου ή στο κελί
του φύλλου εργασίας δείχνει πού θα εμφανιστεί ο επόμενος χαρακτήρας που θα πληκτρολογήσετε.
Όταν έχετε ήδη ανοιχτό ένα πρόγραμμα του Office 2010, μπορείτε να δημιουργήσετε ένα νέο αρχείο
από τη σελίδα Δημιουργία της προβολής Παρασκηνίου, την οποία ανοίγετε πατώντας στην καρτέλα
Αρχείο της Κορδέλας.
Από τη σελίδα Δημιουργία μπορείτε να δημιουργήσετε ένα έγγραφο που να βασίζεται σε κάποιο προ-μορφοποιημένο πρότυπο.
Συμβουλή Στα διαθέσιμα πρότυπα της τοποθεσίας Ιστού Microsoft Office Online προστίθενται συ-
νεχώς νέα, οπότε τα πρότυπα που εμφανίζονται στη σελίδα Δημιουργία μπορεί να διαφέρουν από
αυτά της εικόνας.
Τα έγγραφα που περιέχονται στη σελίδα Δημιουργία βασίζονται σε πρότυπα, τα οποία είναι σύνολα
μορφοποιήσεων που έχουν αποθηκευτεί με τέτοιο τρόπο ώστε να μπορείτε να τα χρησιμοποιήσετε ως
οδηγούς για νέα έγγραφα. Για παράδειγμα, στο Word 2010 τα εικονίδια της πρώτης ενότητας της
συλλογής διαθέσιμων προτύπων είναι τα εξής:
• Κενό έγγραφο Αυτός είναι ο τύπος εγγράφου που επιλέγεται εξ ορισμού. Το έγγραφο είναι
κενό.
Συμβουλή Οι τυπικές ρυθμίσεις των εγγράφων του Word βασίζονται στο πρότυπο Normal,
το οποίο εγκαθίσταται στον υπολογιστή σας κατά την εγκατάσταση ολόκληρου του Office.
Μπορείτε να κάνετε αλλαγές στο πρότυπο Normal, αλλά αυτό δεν συνηθίζεται, ούτε σας το
προτείνουμε.
Δημιουργία και αποθήκευση αρχείων 79
• Δημοσίευση ιστολογίου Πατώντας σε αυτό το εικονίδιο ανοίγετε ένα έγγραφο κατάλληλο
για δημοσίευση σε ένα ιστολόγιο. Το παράθυρο εγγράφου περιλαμβάνει επιπλέον λειτουργίες
οι οποίες σας επιτρέπουν να αναρτάτε τις δημοσιεύσεις σας σε ένα υπάρχον ιστολόγιο απευ-
θείας μέσα από το ίδιο το Word.
• Πρόσφατα πρότυπα Όταν πατάτε σε αυτό το εικονίδιο εμφανίζεται μια σελίδα με τα πιο
πρόσφατα πρότυπα που έχετε χρησιμοποιήσει.
Συμβουλή Πατώντας στο κουμπί Προηγούμενο ή στο κουμπί Αρχική επιστρέφετε στη
σελίδα Δημιουργία.
• Δείγματα προτύπων Όταν πατάτε σε αυτό το εικονίδιο εμφανίζεται μια σελίδα με δείγμα-
τα εγγράφων που συνοδεύουν το Word.
• Τα πρότυπά μου Πατώντας σε αυτό το εικονίδιο εμφανίζετε ένα πλαίσιο διαλόγου στο
οποίο μπορείτε να επιλέξετε ως βάση για ένα νέο έγγραφο ένα πρότυπο που έχετε δημιουρ-
γήσει.
• Δημιουργία από υπάρχον Με αυτό το εικονίδιο εμφανίζετε ένα πλαίσιο διαλόγου στο ο-
ποίο μπορείτε να επιλέξετε ένα υπάρχον έγγραφο ως βάση για ένα νέο έγγραφο.
Τα εικονίδια στην περιοχή Πρότυπα του Office.com αντιπροσωπεύουν κατηγορίες συνηθισμένων
τύπων εγγράφων. Ανάλογα με το πλήθος των προτύπων που είναι διαθέσιμα σε μια κατηγορία, το
αντίστοιχο εικονίδιο μπορεί να είναι και φάκελος. Σε κάθε περίπτωση, πατώντας σε ένα από αυτά τα
εικονίδια εμφανίζετε τα πρότυπα που είναι διαθέσιμα στην τοποθεσία Ιστού Office.com. Μπορείτε
επίσης να ψάξετε για συγκεκριμένα έγγραφα, καταχωρίζοντας τον τύπο που σας ενδιαφέρει στο πλαί-
σιο κειμένου Αναζήτηση στο Office.com και πατώντας στο κουμπί Έναρξη αναζήτησης.
Δείτε επίσης Για πληροφορίες σχετικά με τα πρότυπα εγγράφων, ανατρέξτε στο βιβλίο Ελληνικό
Microsoft Word 2010 Βήμα Βήμα των Joyce Cox και Joan Lambert (Εκδόσεις Κλειδάριθμος, 2010).
Όταν βρείτε ένα πρότυπο που ίσως θέλετε να χρησιμοποιήσετε ως βάση για το νέο σας έγγραφο, και
πατήστε στο εικονίδιό του, στο δεξιό τμήμα παραθύρου θα εμφανιστεί μια προεπισκόπηση αυτού του
τύπου εγγράφου. Στη συνέχεια, μπορείτε να πατήσετε στο κουμπί Δημιουργία στο δεξιό τμήμα πα-
ραθύρου για να δημιουργήσετε το έγγραφο.
Συμβουλή Διπλοπατώντας σε ένα εικονίδιο δημιουργείτε τον συγκεκριμένο τύπο εγγράφου χωρίς
πρώτα να το εμφανίσετε στο τμήμα προεπισκόπησης.
Κάθε έγγραφο που δημιουργείτε είναι προσωρινό μέχρι να το αποθηκεύσετε ως αρχείο με ένα μοναδι-
κό όνομα ή σε μια μοναδική θέση. Για να αποθηκεύσετε για πρώτη φορά ένα έγγραφο, πατήστε στο
κουμπί Αποθήκευση στη γραμμή εργαλείων Γρήγορης Πρόσβασης ή στην επιλογή Αποθήκευση σε
προβολή Παρασκηνίου. Και με τους δύο τρόπους ανοίγει το πλαίσιο διαλόγου Αποθήκευση ως, όπου
μπορείτε να δώσετε στο έγγραφο ένα όνομα και να ορίσετε μια θέση αποθήκευσης.
80 Κεφάλαιο 2 Εργασία με αρχεία
Εξ ορισμού, το πλαίσιο διαλόγου Αποθήκευση ως εμφανίζει τα περιεχόμενα της βιβλιοθήκης Εγγράφων.
Πρόβλημα Η παραπάνω εικόνα δείχνει το πλαίσιο διαλόγου Αποθήκευση ως όπως εμφανίζεται
όταν το Word εκτελείται στα Windows 7. Αν χρησιμοποιείτε κάποια διαφορετική έκδοση του λειτουρ-
γικού συστήματος των Windows, το πλαίσιο διαλόγου είναι διαφορετικό, αλλά η λειτουργία του είναι
η ίδια.
Αν θέλετε να αποθηκεύσετε το έγγραφο σε έναν φάκελο διαφορετικό από αυτόν που εμφανίζεται στη
γραμμή Διεύθυνσης στην κορυφή του πλαισίου διαλόγου, μπορείτε να πατήσετε στο βέλος ή στα
καλλιτεχνικά εισαγωγικά (<<) στη γραμμή Διεύθυνσης ή να πατήσετε σε διάφορες θέσεις στο τμήμα
Περιήγησης στα αριστερά για να εμφανίσετε τον κατάλληλο φάκελο. Αν θέλετε να δημιουργήσετε
έναν φάκελο για να αποθηκεύσετε το έγγραφο εκεί, μπορείτε να πατήσετε στο κουμπί Δημιουργία
φακέλου της γραμμής εργαλείων.
Αν θέλετε να αποθηκεύσετε ένα αρχείο σε μια μορφή διαφορετική από εκείνη που εμφανίζεται στο
πλαίσιο Αποθήκευση ως, πατήστε στο βέλος του πλαισίου και μετά, από τη λίστα, επιλέξτε τη μορ-
φή αρχείου που θέλετε.
Δημιουργία και αποθήκευση αρχείων 81
Αφού αποθηκεύσετε ένα έγγραφο για πρώτη φορά, μπορείτε να αποθηκεύετε τις αλλαγές σε αυτό
απλώς πατώντας στο κουμπί Αποθήκευση. Στην περίπτωση αυτή, η καινούργια έκδοση του εγγρά-
φου αντικαθιστά την προηγούμενη.
Συντόμευση Πατήστε τα πλήκτρα Ctrl+S για να αποθηκεύσετε το ενεργό έγγραφο.
Συμβουλή Τα Windows 7 διατηρούν αυτόματα τις προηγούμενες εκδόσεις των αρχείων. Για να
προβάλετε τις προηγούμενες εκδόσεις ενός αρχείου σε κάποιον υπολογιστή με Windows 7, πατήστε
με το δεξιό πλήκτρο του ποντικιού στο αρχείο μέσα από την Εξερεύνηση των Windows, και στη συ-
νέχεια επιλέξτε τη διαταγή Επαναφορά προηγούμενων εκδόσεων.
Αν θέλετε να διατηρήσετε και την καινούργια και την παλιά έκδοση, πατήστε στην επιλογή Αποθή-
κευση ως της προβολής Παρασκηνίου, και μετά αποθηκεύστε τη νέα έκδοση με διαφορετικό όνομα
στην ίδια θέση ή με το ίδιο όνομα σε μια διαφορετική θέση. (Δεν μπορείτε να αποθηκεύσετε δύο αρ-
χεία με το ίδιο όνομα στον ίδιο φάκελο.)
Συμβουλή Εξ ορισμού, το Word αποθηκεύει περιοδικά το έγγραφο το οποίο επεξεργάζεστε για την
περίπτωση διακοπής απόκρισης του προγράμματος ή διακοπής του ρεύματος. Για να ρυθμίσετε το
χρονικό διάστημα μεταξύ των αυτόματων αποθηκεύσεων, μεταφερθείτε σε προβολή Παρασκηνίου,
πατήστε αρχικά στο κουμπί Επιλογές, μετά πατήστε στην επιλογή Αποθήκευση στο αριστερό τμή-
μα παραθύρου του πλαισίου διαλόγου Επιλογές του Word, και στη συνέχεια καθορίστε το χρονικό
διάστημα στο πλαίσιο που βρίσκεται στα δεξιά του πλαισίου ελέγχου Αποθήκευση πληροφοριών
Αυτόματης Ανάκτησης κάθε. Κατόπιν πατήστε στο OK.
Στην επόμενη άσκηση θα δουλέψετε με αρχεία στο Word, εφαρμόζοντας τεχνικές οι οποίες είναι κοι-
νές σε όλα τα προγράμματα του Office 2010. Θα δημιουργήσετε ένα κενό έγγραφο, θα καταχωρίσετε
κείμενο σε αυτό, και θα αποθηκεύσετε το έγγραφο σε έναν φάκελο που θα δημιουργήσετε.
ΠΡΟΕΤΟΙΜΑΣΙΑ Δεν χρειάζεστε αρχεία εξάσκησης για να ολοκληρώσετε την άσκηση αυτή·
ανοίξτε το Word και ακολουθήστε τα βήματα.
1. Στην Κορδέλα, πατήστε στην καρτέλα Αρχείο. Στη συνέχεια, στο αριστερό τμήμα παραθύ-
ρου της προβολής Παρασκηνίου, πατήστε στην επιλογή Δημιουργία.
2. Στη σελίδα Δημιουργία, διπλοπατήστε στην επιλογή Κενό έγγραφο.
Το Word θα δημιουργήσει ένα κενό έγγραφο το οποίο θα έχει το προσωρινό όνομα Έγγρα-
φο2 και θα το εμφανίσει στο παράθυρο προγράμματος σε προβολή Διάταξης Εκτύπωσης. Το
Έγγραφο1 θα παραμείνει ανοιχτό, αλλά το παράθυρό του θα κρυφτεί από το παράθυρο του
εγγράφου Έγγραφο2.
Συμβουλή Το Έγγραφο1 δημιουργήθηκε αυτόματα από το Word κατά την εκκινησή του.
Δείτε επίσης Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με την εναλλαγή μεταξύ ανοιχτών
παραθύρων, δείτε την ενότητα «Εμφάνιση εγγράφων με διαφορετικούς τρόπους» στη
συνέχεια του κεφαλαίου.
3. Με το σημείο εισαγωγής στην αρχή του νέου εγγράφου, πληκτρολογήστε Ημέρα πάρκων,
και στη συνέχεια πατήστε το πλήκτρο Enter.
Το κείμενο θα εμφανιστεί στο νέο έγγραφο.
82 Κεφάλαιο 2 Εργασία με αρχεία
4. Πληκτρολογήστε την παρακάτω φράση (χωρίς να ξεχάσετε την τελεία στο τέλος): Βοηθή-
στε να ομορφύνουμε την πόλη μας συμμετέχοντας στον ετήσιο καθαρισμό του
Ανατολικού Πάρκου, του Δυτικού Πάρκου, και του Νότιου Πάρκου. Θα διασκεδά-
σετε πολύ! Για τους εθελοντές προβλέπεται ένα δωρεάν μπλουζάκι και ένα γεύμα
μπάρμπεκιου. Φέρτε τα δικά σας κηπουρικά εργαλεία και γάντια.
Παρατηρήστε ότι δεν χρειάστηκε να πατήσετε Enter όταν το σημείο εισαγωγής έφτασε στο
δεξιό περιθώριο, επειδή το κείμενο αναδιπλώθηκε και συνεχίστηκε στην επόμενη γραμμή.
Πρέπει να πατάτε Enter μόνο στο τέλος κάθε παραγράφου, αφού το κείμενο αναδιπλώνει αυτόματα στο τέλος κάθε γραμμής.
Συμβουλή Αν κάτω από κάποια λέξη ή φράση εμφανιστεί μια κόκκινη κυματιστή γραμμή,
το Word επισημαίνει ένα πιθανό λάθος. Προς το παρόν, αγνοήστε τυχόν λάθη.
5. Πατήστε το πλήκτρο Enter, και μετά πληκτρολογήστε την παρακάτω φράση (χωρίς να ξεχά-
σετε την τελεία στο τέλος): Ο συντονισμός των ομάδων που θα συμμετάσχουν στο
γεγονός είναι αρμοδιότητα της Επιτροπής Συντονισμού. Αν σας ενδιαφέρει να πε-
ράσετε τον χρόνο σας στο ύπαιθρο με την οικογένεια και τους φίλους σας, βελτιώ-
νοντας ταυτόχρονα την ποιότητα των πάρκων της πόλης μας, επικοινωνήστε με
τον Παύλο Σενίδη στη διεύθυνση [email protected].
6. Στη γραμμή εργαλείων Γρήγορης Πρόσβασης, πατήστε στο κουμπί Αποθήκευση.
Θα ανοίξει το πλαίσιο διαλόγου Αποθήκευση ως, με τα περιεχόμενα της βιβλιοθήκης Έγ-
γραφα. Στο πλαίσιο κειμένου Όνομα αρχείου, το Word προτείνει ως πιθανό όνομα τις
πρώτες λέξεις του εγγράφου.
7. Μεταφερθείτε στον φάκελο Κεφάλαιο02 των αρχείων εξάσκησης.
Δημιουργία και αποθήκευση αρχείων 83
8. Στη γραμμή εργαλείων του πλαισίου διαλόγου, πατήστε στο κουμπί Δημιουργία φακέλου,
πληκτρολογήστε Τα νέα έγγραφά μου ως όνομα του νέου φακέλου, και πατήστε το Enter.
Στη συνέχεια, διπλοπατήστε στον φάκελο Τα νέα έγγραφά μου.
9. Στο πλαίσιο κειμένου Όνομα αρχείου, πατήστε οπουδήποτε στο όνομα Ημέρα πάρκων για
να το επιλέξετε, και μετά αντικαταστήστε το πληκτρολογώντας Η ανακοίνωσή μου.
Σημαντικό Κάθε τύπος αρχείου προσδιορίζεται από μια συγκεκριμένη προέκταση ονόματος
αρχείου. Για παράδειγμα, η προέκταση .docx προσδιορίζει έγγραφα του Word 2010. Τα Win-
dows 7 δεν εμφανίζουν εξ ορισμού αυτές τις προεκτάσεις, και δεν πρέπει να τις πληκτρολο-
γείτε στο πλαίσιο διαλόγου Αποθήκευση ως. Όταν αποθηκεύετε ένα αρχείο, το Word προ-
σθέτει αυτόματα την προέκταση που είναι συσχετισμένη με τον τύπο αρχείου ο οποίος είναι
επιλεγμένος στο πτυσσόμενο πλαίσιο καταλόγου Αποθήκευση ως.
10. Πατήστε στο κουμπί Αποθήκευση.
Το πλαίσιο διαλόγου Αποθήκευση ως θα κλείσει, το Word θα αποθηκεύσει το έγγραφο Η
ανακοίνωσή μου στον φάκελο Τα νέα έγγραφά μου, και το όνομα του εγγράφου, Η α-
νακοίνωσή μου, θα εμφανιστεί στη γραμμή τίτλου του παραθύρου του προγράμματος.
11. Μεταφερθείτε σε προβολή Παρασκηνίου και στη συνέχεια πατήστε στην επιλογή Αποθή-
κευση ως.
Θα ανοίξει το πλαίσιο διαλόγου Αποθήκευση ως, εμφανίζοντας τα περιεχόμενα του φακέ-
λου Τα νέα έγγραφά μου επειδή αυτός είναι ο τελευταίος φάκελος που χρησιμοποιήσατε.
12. Στη γραμμή Διεύθυνσης του πλαισίου διαλόγου Αποθήκευση ως, στα αριστερά της θέσης
Τα νέα έγγραφά μου, πατήστε στη λέξη Κεφάλαιο02.
Το πλαίσιο διαλόγου θα εμφανίσει τώρα τα περιεχόμενα του φακέλου Κεφάλαιο02, ο οποί-
ος περιέχει τον φάκελο Τα νέα έγγραφά μου.
Δείτε επίσης Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με την επεξεργασία των ιδιοτήτων
αρχείων που εμφανίζονται στη βάση του πλαισίου διαλόγου Αποθήκευση ως, δείτε την ε-
νότητα «Προετοιμασία εγγράφων για ηλεκτρονική διανομή» στο Κεφάλαιο 7, «Προεπισκόπη-
ση, εκτύπωση, και διανομή εγγράφων».
13. Πατήστε στο κουμπί Αποθήκευση.
Το Word θα αποθηκεύσει το έγγραφο Η ανακοίνωσή μου στον φάκελο Κεφάλαιο02. Τώ-
ρα θα έχετε δύο εκδόσεις του εγγράφου, αποθηκευμένες με το ίδιο όνομα αλλά σε διαφορε-
τικούς φακέλους.
ΟΛΟΚΛΗΡΩΣΗ Στο δεξιό άκρο της γραμμής τίτλου, πατήστε στο κουμπί Κλεισίματος (με το X) για
να κλείσετε το έγγραφο Η ανακοίνωσή μου, αφήνοντας ανοιχτό το Έγγραφο1 για την επόμενη
ενότητα.
84 Κεφάλαιο 2 Εργασία με αρχεία
Συμβατότητα αρχείων με προηγούμενες εκδόσεις
των προγραμμάτων του Office
Τα προγράμματα του Microsoft Office 2010 χρησιμοποιούν μορφές αρχείων που βασίζονται
στην Επεκτάσιμη Γλώσσα Σήμανσης (Extensible Markup Language) ή, απλώς XML. Αυτές οι
μορφές, οι οποίες ονομάζονται Ανοιχτές Μορφές αρχείων XML του Microsoft Office, παρουσιά-
στηκαν για πρώτη φορά στο Microsoft Office 2007.
Οι Ανοιχτές Μορφές αρχείων XML του Microsoft Office έχουν τα παρακάτω πλεονεκτήματα:
• Το μέγεθος του αρχείου είναι μικρότερο επειδή τα αρχεία συμπιέζονται κατά την αποθή-
κευση, με αποτέλεσμα να απαιτείται λιγότερος χώρος δίσκου για την αποθήκευση του αρ-
χείου, καθώς και λιγότερο εύρος ζώνης για την αποστολή αρχείων με ηλεκτρονικό ταχυ-
δρομείο, μέσω δικτύου, ή μέσω του Διαδικτύου.
• Είναι δυνατή η ανάκτηση τουλάχιστον ενός μέρους του περιεχομένου αρχείων που έχουν
υποστεί βλάβη, επειδή τα αρχεία XML μπορούν να ανοίξουν σε ένα πρόγραμμα
επεξεργασίας απλού κειμένου όπως το Σημειωματάριο.
• Η ασφάλεια είναι μεγαλύτερη επειδή οι τυπικές μορφές αρχείων (π.χ. docx) δεν είναι δυ-
νατόν να περιέχουν μακροεντολές, και είναι εφικτός ο εντοπισμός και η αφαίρεση προσω-
πικών δεδομένων από τα αρχεία. (Το Word 2010 και το Word 2007 παρέχουν μια
διαφορετική μορφή αρχείου — την .docm — για έγγραφα που περιέχουν μακροεντολές.)
Κάθε πρόγραμμα του Office 2010 προσφέρει διάφορες μορφές αρχείων οι οποίες παρέχουν συ-
γκεκριμένα οφέλη. Στις μορφές αρχείων και τις προεκτάσεις ονομάτων αρχείων για τα έγγραφα
του Word 2010 συγκαταλέγονται οι εξής:
• Έγγραφο του Word (.docx)
• Έγγραφο Word με ενεργοποιημένες μακροεντολές (.docm)
• Πρότυπο του Word (.dotx)
• Πρότυπο Word με ενεργοποιημένες μακροεντολές (.dotm)
• Έγγραφο XML του Word (.xml)
Στις μορφές αρχείων και τις προεκτάσεις ονομάτων αρχείων για βιβλία εργασίας του Excel 2010
περιλαμβάνονται οι εξής:
• Βιβλίο εργασίας του Excel (.xlsx)
• Βιβλίο εργασίας του Excel με δυνατότητα μακροεντολών (.xlsm)
• Δυαδικό βιβλίο εργασίας του Excel (.xlsb)
• Πρότυπο του Excel (.xltx)
• Πρότυπο του Excel με δυνατότητα μακροεντολών (.xltm)
• Πρόσθετο του Excel (.xlam)
Δημιουργία και αποθήκευση αρχείων 85
Στις μορφές αρχείων και τις προεκτάσεις ονομάτων αρχείων για παρουσιάσεις του PowerPoint
2010 συγκαταλέγονται οι εξής:
• Παρουσίαση του PowerPoint (.pptx)
• Παρουσίαση με δυνατότητα μακροεντολών του PowerPoint (.pptm)
• Πρότυπο του PowerPoint (.potx)
• Πρότυπο με δυνατότητα μακροεντολών του PowerPoint (.potm)
• Προβολή του PowerPoint (.ppsx)
• Προβολή με δυνατότητα μακροεντολών του PowerPoint (.ppsm)
• Πρόσθετο του PowerPoint (.ppam)
• Παρουσίαση XML του PowerPoint (.xml)
• Παρουσίαση εικόνων του PowerPoint (.pptx)
Επιπλέον, από το πλαίσιο διαλόγου Αποθήκευση ως κάθε προγράμματος είναι διαθέσιμοι και
άλλοι τύποι αρχείων οι οποίοι δεν αφορούν αποκλειστικά ένα συγκεκριμένο πρόγραμμα, όπως
αρχεία κειμένου, ιστοσελίδες, αρχεία PDF, και αρχεία XPS.
Συμβουλή Τα σημειωματάρια του OneNote αποθηκεύονται σε φακέλους. Για πληροφορίες σχετικά
με τις μορφές αρχείων του OneNote, δείτε την ενότητα «Περιήγηση στο παράθυρο προγράμματος
του OneNote» στο Κεφάλαιο 18, «Εξερεύνηση του OneNote 2010».
Μπορείτε να ανοίξετε ένα αρχείο που έχει δημιουργηθεί στο Office 2003, το Office XP, το Office
2000 ή το Office 97 στο αντίστοιχο πρόγραμμα του Office 2010, αλλά δεν θα είναι διαθέσιμες οι
νέες δυνατότητες του Office 2010. Το όνομα του αρχείου εμφανίζεται στη γραμμή τίτλου με τη
φράση [Λειτουργία συμβατότητας] στα δεξιά του. Μπορείτε να δουλέψετε σε λειτουργία
συμβατότητας, ή να μετατρέψετε το αρχείο στη νέα μορφή, αφού πρώτα μεταφερθείτε σε προ-
βολή Παρασκηνίου, πατήστε στην επιλογή Πληροφορίες, και μετά πατήστε στο κουμπί Μετα-
τροπή της ενότητας Λειτουργία συμβατότητας. Επίσης, έχετε τη δυνατότητα να πατήσετε
στην επιλογή Αποθήκευση ως σε προβολή Παρασκηνίου για να αποθηκεύσετε ένα αντίγραφο
του αρχείου στην τρέχουσα μορφή.
Αν συνεργάζεστε με άτομα που χρησιμοποιούν κάποιο από τα Office 2003, Office XP, Office
2000 ή Office 97, μπορείτε να αποθηκεύετε τα έγγραφά σας σε μια μορφή την οποία θα μπο-
ρούν και αυτοί να ανοίξουν και να χρησιμοποιήσουν, επιλέγοντας την αντίστοιχη μορφή αρχείου
με το επίθεμα 97-2003 από τη λίστα Αποθήκευση ως. Εναλλακτικά, οι χρήστες αυτοί μπορούν
να κατεβάσουν το πακέτο συμβατότητας του Microsoft Office για τις μορφές αρχείων Word, Ex-
cel, και PowerPoint από την τοποθεσία Ιστού Κέντρο Λήψης της Microsoft (στη διεύθυνση
download.microsoft.com), ώστε να μπορούν να ανοίγουν αρχεία της τρέχουσας έκδοσης του Of-
fice στην έκδοση που διαθέτουν.