Oito sinais de que você está pronto para aposentar sua ferramenta de gerenciamento de requisitos desatualizadaMais uma lista de verificação prática para ajudar a fazer a troca

Quando as ferramentas de gerenciamento de requisitos baseadas em PCs formais foram lançadas no início da década de 90, elas rapi-damente se tornaram o padrão de como as em-presas poderiam gerenciar os requisitos. Em vez de vasculhar pilhas de documentos e pla-nilhas em vários fichários, as empresas agora tinham uma maneira mais fácil de gerenciar requisitos complexos. No entanto, a utilidade de muitas dessas ferramentas de gerencia-mento de requisitos “pré-internet” diminuiu ao longo do tempo, e alguns usuários acham que seu design, arquitetura e abordagem para gerenciar requisitos estão presos no passado. Muitas organizações, especialmente aquelas com grandes equipes globais de desenvolvi-mento, sentem que suas atuais ferramentas de gerenciamento de requisitos simplesmente não acompanharam os novos tempos devido a problemas, como IUs rígidas para desktop, integrações ponto a ponto e clientes de web com funcionalidade limitada. Com o advento dos serviços Web, em dispositivos móveis e na nuvem, além de outros avanços tecnológi-cos, muitas organizações tinham a esperança de que os fornecedores de gerenciamento de requisitos migrariam seus produtos para uma plataforma mais moderna. No entanto, mesmo hoje, muitas empresas ainda não anunciaram planos claros para atualizar suas ferramentas.

Se você passou anos usando ferramentas de gerenciamento de requisitos mais antigas, qual é a hora certa de abandoná-las? Até quando é perfeitamente aceitável continuar a usá-las? Não há respostas fáceis, mas abaixo estão oito sinais que lhe ajudarão a decidir se você deve

procurar por uma solução de gerenciamento de requisitos diferente. Basta colocar uma marca de seleção ao lado dos itens que cor-respondem à sua situação atual.

Você distribuiu equipes de desenvolvimento Muitas ferramentas de gerenciamento de requisitos mais antigas forçam equipes de desenvolvimento distribuídas e parceiros a instalarem um grande cliente de desktop para trabalhar com requisitos, o que pode não ser possível em muitos ambientes. Executar o cliente normalmente consome uma capacidade de rede significativa do computador, muitas vezes impedindo as pessoas de usar outros aplicativos para realizar seu trabalho. Além disso, muitos clientes da Web não fornecem toda a funcionalidade necessária.

Seus clientes querem uma melhor visibilidade Muitas ferramentas de gerenciamento de requisitos não oferecem uma maneira fácil para os usuários corporativos de terem visibilidade sobre o status de seus requisitos. É inconcebível pedir aos usuários corporativos que baixem um thick client apenas para ver o status e os detalhes dos requisitos à medida que avançam no ciclo de vida do desenvolvimento. Além disso, os aprimoramentos e as solicitações de alteração não estão frequentemente associados às atualizações de requisitos e acabam contribuindo para o “buraco negro” do desenvolvimento.

As equipes não recebem atualizações de status oportunas Muitas ferramentas de gerenciamento de requisitos não facilitam saber quando os membros da equipe têm requisitos atualizados. A menos que os membros da equipe estejam verificando ativamente itens específicos, a falta de fluxo de trabalho obriga as atualizações a ficarem inativas nas filas dos desenvolvedores. Sem qualquer imposição de fluxo de trabalho, os usuários estão à deriva, sem direção.

A sobrecarga de TI é muito alta Ter que implantar todas as atualizações ou correções em cada desktop com uma ferramenta de gerenciamento de requisitos instalada é complicado e tedioso. Muitas vezes, é impraticável que a equipe de TI garanta que todos os usuários estejam na mesma versão compatível. Além disso, grandes transferências de dados com algumas ferramentas geralmente exigem fazendas de servidores dedicadas para lidar com os requisitos.

A adoção pelo usuário está diminuindo ou é baixa A baixa ou decrescente adoção pelo usuário das ferramentas de gerenciamento de requisitos é um sinal de várias coisas: os usuários acham a ferramenta muito difícil de usar, os usuários não enxergam o valor de usá-la e os usuários estão suando aplicativos familiares, como o Microsoft Office para gerenciar requisitos.

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A reutilização de requisitos é baixa Muitas ferramentas de gerenciamento de requisitos incorporam requisitos dentro das hierarquias de documentos e forçam os membros da equipe a criarem cópias autônomas se desejarem “reutilizar” os requisitos. Em vez da reutilização de requisitos, os clientes acabam com uma infinidade de requisitos órfãos.

Você tem medo de atualizar Com muitas integrações de ponto, scripts de cliente e customizações extensas, atualizar ferramentas de requisitos é muitas vezes um empreendimento arriscado. Muitas organizações acabam presas em versões antigas e pagando custos de manutenção para melhorias que nunca aproveitam.

Os requisitos representam um grande gargalo Um sistema de gerenciamento de requisitos difícil de usar pode levar a gargalos de desenvolvimento inesperados, já que todos começam a empilhar seus trabalhos em apenas um punhado de usuários “dedicados” que realmente sabem como atualizar os requisitos em uma ferramenta desatualizada.

Se você marcou qualquer uma das caixas acima, deveria considerar a possibilidade de abandonar sua implantação de gerenciamento de requisitos atual. Há muitas alternativas viáveis, mas você deve procurar por soluções que têm as cinco características a seguir:

1. Fornece capacidades de requisitos e visibilidade desde a solicitação inicial do cliente até a produção

2. Oferece aos clientes e parceiros acesso rápido e fácil aos requisitos, sem qualquer instalação da parte do cliente ou sobrecarga extensa de TI

3. Fornece integrações abertas a ferramentas de terceiros

4. Oferece capacidades de fluxo de trabalho para notificar os membros da equipe sobre atualizações de requisitos

5. Possibilita a reutilização de requisitos “reais” sem a criação de cópias órfãs

Quatro estratégias práticas de migraçãoDepois de identificar uma alternativa válida ao seu atual sistema de gerenciamento de requisitos, qual estratégia de migração faz mais sentido para você? Aqui estão algumas perguntas que você deve considerar a respeito de sua migração:

1. Você realmente precisa migrar os dados existentes?

2. Qual o volume e quão complexos são seus dados no sistema atual?

3. Você tem muitas integrações ponto-a-ponto?

4. Quão complexos são seus processos atuais envolvendo seu sistema atual?

5. Qual o percentual de usuários que está usando ativamente seu sistema atual?

Depois de considerar essas questões, você deve mapear onde sua organização se encaixa na matriz de migração abaixo:

Comece do zero: quanto mais limitados forem os dados, processos e usuários envolvidos no seu sistema atual, mais fácil será começar do zero ou fazer uma migração completa. Você também pode considerar começar do zero caso tenha muitos usuários insatisfeitos ou se seu sistema atual é apenas shelfware. Introduzir um sistema de gerenciamento de requisitos moderno provavelmente

Figura 1. Capacidades abrangentes para trabalhar com clientes em todo o ciclo de vida dos requisitos - desde o pedido ao protótipo até à liberação da produção.

Figura 2. Os acionistas podem analisar, aprovar e exibir documentos de requisitos em uma visualização adaptada aos negócios.

Figura 3. Métricas de práticas recomendadas e KPIs fornecem insight de requisitos personalizado e em tempo real a todos os acionistas.

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levantará os ânimos de sua equipe e lhe colocará no caminho certo para melhores requisitos.

Treinamento de novos usuários: se seus dados no seu sistema atual forem muito complexos (devido a anos de uso ou os tipos de requisitos que você gerencia) e se o número de usuários for limitado, pode ser mais fácil apresentar a nova solução de requisitos para uma base de usuários completamente nova. Após serem

treinados e estiverem usando a alternativa, você poderá então focar nos usuários mais “travados” de seu sistema atual.

Desenvolvimento gradual: quando você tem muitos usuários em seu sistema atual, mas dados limitados, recomenda-se um desenvolvimento gradual de sua alternativa de requisitos. Você pode iniciar um novo piloto com um novo projeto e trazer a nova solução para os membros da equipe do projeto inicialmente.

Mantenha o rumo: se você tem uma grande quantidade de dados, processos e usuários envolvidos com seu sistema atual, a melhor alternativa é continuar usando-os para esses projetos. Sempre há um desenvolvimento gradual para novos projetos a fim de aproveitar a tecnologia e funcionalidade modernas e atualizadas.

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