ook ] Os 11 processos de gestão em uma concessionária · documentos dentro de uma concessoi nára si eaj m devidamente regsi trados e organizadas. Preferencialmente utilizando digitalização

Os 11 processos de gestão em uma concessionária

[eBook ]

http://www.sances.com.br/blog

http://www.sances.com.br

http://www.linkedin.com/company/sances-sistemas-de-automa-o-ltda

http://sances.com.br/

Sances | Os 11 processos de gestão em uma concessionária 2

Compartilhe este eBook

Sumário

Qual a importância dos processos para gestão de concessionárias? .............................. 3

1. Gestão de Veículos ............................................4

1.1. Compra e venda ............................................ 41.2. Documentação ............................................. 41.3. Acompanhamento do time de vendedores ............................................................. 41.4. Gerenciamento de Estoque .................... 51.5. Gerenciamento de Floor Plan ................. 51.6. Integração com CRM .................................. 51.7. Análises Gerenciais ...................................... 5

2. F&I e Acessórios ................................................. 6

2.1. Gerenciamento de Financiamentos e Retornos ................................................................... 62.2. Mesa Central ................................................. 62.3. Acompanhamento de propostas ......... 62.4. Venda de acessórios .................................. 6

3. Consórcio ................................................................7

3.1. Boas vindas .....................................................73.2. Acompanhamento de pagamentos de clientes e comissões .....................................7

4. CRM ..........................................................................8

4.1. Gestão de Vendas ........................................ 84.2. Pesquisa de Satisfação ............................ 84.3. Análises de Performance ........................ 84.4. Integração ...................................................... 8

5. Controle Financeiro .......................................... 9

5.1. Controle de Pagamentos e Recebimentos ........................................................ 95.2. Projeções para Fluxo de Caixa .............. 9

6. Integração com montadoras .....................10

6.1. Demonstrativos financeiros .................. 10

7. Gestão de Peças ................................................11

7.1. Pedidos de compras e entradas de peças......................................................................... 117.2. Catálogo Eletrônico Embarcado ........... 117.3. Integração com e-commerce ............... 127.4. Orçamentos e tele-vendas .................... 12

8. Oficina e pós-vendas .................................... 13

8.1. Fluxo e automação dos processos .... 138.2. Agendamento de oficina ....................... 138.3. Vendas complementares ....................... 138.4. Apontamento e controle de produtivos 148.5. Análise gerencial ....................................... 14

9. Contabilidade ..................................................... 15

9.1. Relatórios e Demonstrativos ................ 159.2. Cumprimento das exigências da montadora ............................................................. 15

10. Gestão Fiscal e Tributária .......................... 16

10.1. Emissão de documentos fiscais........ 1610.2. Relatórios de Apuração e SPEDs .... 16

11. Recursos Humanos ...................................... 17

11.1. Folha de Pagamento ................................1711.2. Comissões ....................................................17

Bônus: Como integrar todos esses processos essenciais através de um único software inteligente? ..........................................18

https://www.facebook.com/sharer/sharer.php?u=http%3A//materiais.sances.com.br/ebook-11-processos




https://www.facebook.com/sancessistemas/



Qual a importância dos processos para gestão de concessionárias?

Concessionárias de veículos são negócios complexos que, independente do porte

ou localidade, precisam lidar com uma série de aspectos que muitas vezes

pertencem às áreas completamente distintas entre si, como controle de estoque,

gestão de recursos humanos, avaliações de veículos, serviços de manutenção,

financeiro e muitas outras.

Talvez este seja o motivo do crescente surgimento de softwares e metodologias

voltados exclusivamente à otimização dos processos e gestão dentro de

concessionárias.

Obviamente, todas essas soluções são muito bem vindas. Afinal, com as

mudanças no comportamento dos consumidores (que hoje buscam informações na

internet e já decidem o que querem comprar antes de sair de casa) e a situação econômica do Brasil voltando ao eixo, otimizar processos e mão de obra a fim de

reduzir custos e aumentar as vendas nunca foi tão importante quanto agora.

Mas será que todos os gestores de concessionárias conhecem, de fato, os processos

essenciais para uma gestão eficiente?

Considerando as 1,6 mil concessionárias de veículos fechadas em 2016 no Brasil, é

fácil concluir que alguma coisa esta errada.

Antes de otimizar - isto é, reduzir custos e aumentar a efetividade - é

fundamental entender quais são os processos essenciais que devem ser otimizados.

Por isso, nós da Sances Sistemas criamos este eBook.

A partir de agora vamos explicar quais são os 11 processos essenciais para uma

gestão eficiente de concessionárias. Esperamos que esses insigths sejam úteis e,

em caso de dúvidas, entre em contato com um de nossos consultores.

Obrigado pela confiança e tenha uma ótima leitura!







1. Gestão de Veículos

Em se tratando de processos essenciais para concessionárias, nada melhor do que começar abordando os pontos-chave deste tipo de negócio: os veículos.

1.1. Compra e vendaComo os serviços básicos de praticamente todas as concessionárias no Brasil são a compra e venda de veículos, ter um controle rigoroso das entradas e saídas é crucial para reduzir re-trabalhos, confusões e, principalmente, prejuízos no futuro.

É importante destacar que este controle rígido deve ser aplicado não apenas nos veículos novos, mas também nos usados. Isso inclui gestão de tempo de pátio, controle na entrega, avaliação de veículos usados e projeção de lucro por venda.

1.2. DocumentaçãoPara fins legais e de gerenciamento, é imprescindível que todas as movimentações de documentos dentro de uma concessionária sejam devidamente registrados e organizadas. Preferencialmente utilizando digitalização e armazenamento num serviço de nuvem ou datacenter, que é mais seguro e ágil.

Estes documentos que devem ser armazenados incluem desde os contratos de

compra e vendas de veículos, recibos, até processos mais complexos liberações de registros na base BIN, quitação de floor plan, autorização de

faturamento e entrega de veículos.

1.3. Acompanhamento do time de vendedoresVendedores são peças-chave de concessionárias de veículos, uma vez que são os responsáveis diretos pelas vendas e, consequentemente, lucros.








Por isso, é essencial ter um processo bem definido para apuração de volume, lucratividade e descontos de cada vendedor que inclua informações como filial, marca, modelo e suas respectivas comissões.

1.4. Gerenciamento de EstoqueNa gestão do estoque de veículos deve ser principalmente os indicadores de tempo de pátio, margem, ano e ticket médio. Se algum destes indicadores estão ruins, deve ser revisto o processo de compra de usados ou da coleta para compra de veículos novos.

1.5. Gerenciamento de Floor PlanO acompanhamento do tempo de pátio é fundamental quando a concessionária está utilizando floor plan para aquisição de veículos. Neste caso além do tempo de pátio, é importante acompanhar alguns outros fatores como as taxas de juros, os vencimentos, carências e bonificações envolvidas em cada contrato.

1.6. Integração com CRMPor ser uma ferramenta tão essencial para a área de vendas, é fundamental que o CRM (Customer Relationship Management) utilizado esteja integrado com todos os outros softwares da concessionária, evitando a criação de mais processos burocráticos ou mesmo lentidão no fluxo de informações.

1.7. Análises GerenciaisUma gestão eficiente de concessionárias busca, além de garantir que todas as metas sejam cumpridas e que a lucratividade mantida, analisar os resultados pode garantir um aperfeiçoamento no processo e por conseqüência, melhores resultados.







2. F&I e Acessórios

Operações de F&I (da sigla em inglês para financiamento e Seguro) são produtos e serviços de valor agregado que muitas vezes representam uma opção viável para geração de receitas adicionais em concessionárias. Além disto, não pode ser esquecido também a venda de acessórios.

2.1. Gerenciamento de Financiamentos e RetornosComo as operações financiamentos dependem de habilidades dos operadores, a gestão dessas comissões deve ser feita com ênfase em ampliar os retornos, acordos e plus.

2.2. Mesa CentralNos casos de redes mais amplas, uma opção viável para as concessionárias que desejam otimizar os serviços de F&I é centralizar todas as ações (passagem de propostas, decisões de bancos parceiros e efetivação de contratos) em uma Mesa Central, reduzindo custos, tornando o processo mais acertivo em aprovações, mais rentável e integrado.

2.3. Acompanhamento de propostasPropostas surgem a todo instante em concessionárias que oferecem serviços de financiamento, por isso, estabelecer uma forma de acompanhar e quantificar propostas aprovadas e negadas, pode ser uma boa forma de evitar desperdícios de bons clientes que serão perdidos se colocados em bancos inadequados ao perfil do cliente.

2.4. Venda de acessóriosA venda de acessórios normalmente passa despercebida, e isto ocorre por conta de uma estratégia de comissão que não motiva o time a complementar a venda do veículo.

Esta venda ocorrendo no mesmo momento da venda do veículo normalmente gera um bom resultado, pois o valor pode ser diluído juntamente com o financiamento do veículo, tornando o valor pouco perceptível.








3. Consórcio

Com a popularização dos consórcios de veículos no Brasil, as concessionárias devem entender isto como uma nova forma de obter receita adicional.

Porém, como outros serviços, a lucratividade de consórcios depende diretamente de uma gestão eficiente e focada em resultados. Normalmente as operações de mais sucesso são operações exclusivas de consórcio, onde o time não vende veículos, somente consórcio.

3.1. Boas vindasTão importante quanto efetuar a venda do consórcio é efetuar a ligação de boas vindas. Essa ligação tem como objetivo confirmar os dados do consórcio e as informações prestadas pelo time de vendas de consórcios. É um ponto de controle e evita aborrecimentos futuros por conta de uma venda incorreta do vendedor.

3.2. Acompanhamento de pagamentos de clientes e comissõesNão basta que o cliente faça o primeiro pagamento para que a concessionária seja comissionada. Normalmente as comissões são divididas entre as primeiras cinco parcelas e a contemplação do consórcio. Então se faz necessário fazer o acompanhamento dos pagamentos das parcelas comissionadas, evitando a desistência do cliente.







4. CRM

CRM’s (Customer Relationship Management) são softwares especializados na gestão de relacionamento com o cliente, cujas principais funções são cuidar da base de consumidores, gerenciar metas, avaliar os vendedores e otimizar a área de vendas de uma empresa.

4.1. Gestão de VendasO CRM é indispensável pois permite o controle e análise de praticamente todos os processos de vendas da concessionária, como fluxo de loja, agenda de vendedores, funil, abandono de oportunidades e conversões de vendas.

4.2. Pesquisa de SatisfaçãoDependo da montadora, o processo de pesquisa de satisfação é efetuado por uma empresa terceirizada contratada pela montadora. Mesmo isso acontecendo, um ponto importante a ser cultivado é o follow-up dos clientes com pesquisas do próprio Dealer. Isto vai apoiar o alinhamento das estratégias de marketing e correções de possíveis falhas no processo.

4.3. Análises de PerformanceMuito mais caro que pagar o salário de um vendedor ruim é o custo que este vendedor gera por perder oportunidades. Pensando nisso a concessionária deve medir a performance do time de vendas constantemente. Medições de continuações, fechamentos e avanços (técnicas SPIN) são ótimos pontos a avaliar sobre a qualidade da venda.

4.4. IntegraçãoNão é possível indicar o “melhor CRM para concessionárias”, pois isso é algo muito particular da metodologia de cada gestor. Então é indispensável que o sistema DMS tenha a capacidade de integrar facilmente com outros CRM’s.







5. Controle Financeiro

Embora seja considerado uma preocupação à parte na maioria dos negócios, em concessionárias de veículos o Controle Financeiro se relaciona diretamente com todos os outras áreas de gestão.

5.1. Controle de Pagamentos e RecebimentosMuito mais que só pagar e receber, se faz necessário um controle mais amplo, envolvendo fechamento de caixas de operadores, controle de cheques emitidos e recebidos, emissão de cobranças, baixas de recebíveis em cartão (preferencialmente integrado com a operadora) e gestão de adiantamentos de clientes, fornecedores e funcionários.

5.2. Projeções para Fluxo de CaixaPara assegurar a sustentabilidade da concessionária no mercado, todo controle financeiro deve contar também com projeções de fluxo de caixa realistas, para diferentes períodos com base em informações consistentes do DMS.








6. Integração com montadoras

Processos integrados e automatizados

Como todas as transações das concessionárias dependem diretamente de aprovações, solicitações e requerimentos de

montadoras, ter todos os processos internos integrados e automatizados para que esta interação seja a mais eficiente possível deve ser, de fato, uma prioridade em qualquer gestão moderna.

Podemos citar alguns exemplos de processos integráveis: comunicação, vendas de veículos, passagens de oficina,

ações de CRM, tabelas de preços e TMO’s, pedidos de compras, entre outros.

6.1. Demonstrativos financeirosPara facilitar esse ponto deve se buscar uma solução capaz de gerar demonstrativos customizáveis, sendo possível a otimização e automação na emissão de todos os demonstrativos financeiros exigidos pelas montadoras, como DEF, PEF, AED e DRO.







7. Gestão de Peças

Ter a reserva necessária de peças sem ter problemas com “estoque obsoleto” certamente é um desafio dentro das concessionárias de veículos.

Afinal, lidando com vários anos e modelos de veículos, fazer previsões exatas e que não prejudiquem o orçamento requer organização, métodos claros e controle efetivo.

7.1. Pedidos de compras e entradas de peçasPara evitar obsolescências e faltas de peças, uma dica valiosa é contar com um módulo que considere o volume necessário de peças para um períodofuturo, além de verificar a existência de reservas depeças feitas por clientes.

Na entrada de mercadoria, já não é aceitável ter que fazer alguma digitação, ou quebrar a cabeça para efetuar a entrada de uma nota de mercadorias (por maior que ela seja). Softwares modernos já dispõem de recursos para entradas automatizadas que facilitam e dão segurança na entrada das mercadorias.







7.2. Catálogo Eletrônico EmbarcadoEste pode ser um grande facilitador na venda de peças. Utilizando imagens das partes dos veículos, os sistemas com este recurso permitem que o consultor, mecânico ou até mesmo o cliente visualizem as peças que estão desejando aplicar ou comprar.

7.3. Integração com e-commerceCada vez mais o volume de vendas cresce na internet e é importante que o concessionário e seus sistemas estejam preparados para integrar com as plataformas de e-commerce, enviando cadastros e estoques, recebendo pedidos, entre outras funcionalidades que dão performance para a concessionária na venda on-line.

7.4. Orçamentos e tele-vendasOrçamentos de peças são processos relativamente simples, mas que podem ser otimizados de tal forma que todas as informações sejam enviadas automaticamente para o solicitante, direto por e-mail.

Isso serve para evitar erros operacionais, afinal, todas as informações são recolhidas no próprio banco de dados, dispensando impressões ou re-trabalhos, reduzindo os custos e agilizando o processo de emissão de orçamentos.







8. Oficina e pós-vendas

Processos e prazos bem definidos para a conclusão dos processos na oficina são questões fundamentais para o sucesso desse departamento.

8.1. Fluxo e automação dos processosPara ganhar performance e evitar erros, é muito importante que o sistema de gestão da concessionária tome decisões sobre como atuar em cada tipo de ordem de serviço (garantias, seguros, revisões, internas, etc).

Essa decisões automáticas devem se estender desde pontos simples, como partilhar notas de franquia de seguradora, até

decisões sobre as regras tributárias de cada operação. Em outras palavras, o sistema não pode em momento

algum fazer perguntas que o usuário não saiba responder.

Essas automações também são válidas para gestão de descontos e liberações remotas (tarefas diárias que precisam de supervisão), que devem ser extremamente práticas agregando um tempo precioso para o gestor do pós-venda.







8.2. Agendamento de oficina

O agendamento de atendimento no pós-venda deve ser uma missão compartilhada entre todo o time de consultores. Isto é essencial pois o planejamento da oficina e o pleno atendimento dos clientes dependem disto.

Dentro do agendamento cabe ainda o tratamento de abertura das pré-ordens de serviço, isto acelera a recepção do cliente e o checklist de vistoria do veículo do cliente.

8.3. Vendas complementaresUma ótima forma de gerar receita para a oficina é incrementando a revisão com venda de serviços complementares, por exemplo, kits de higienização, hidratação de couro, tratamento de ar condicionado, lubrificação, balanceamento, geometria, entre outros.

8.4. Apontamento e controle de produtivosA primeira pergunta a ser respondida é: os meus produtivos de oficina são eficientes? Para conseguir responder essa pergunta é necessário um bom sistema para controlar o andamento dos serviços e, após a conclusão destes serviços, conseguir saber se o trabalho conseguiu ser resolvido em um tempo menor que o vendido, ou menor preconizado pela montadora (TMO-Tempo de mão de obra ou LTS-Labor Time Standard). Essas medidas são super simples com o uso de um sistema que trate essas informações de forma automática.

8.5. Análise gerencialAcompanhar e medir é parte essencial do PDCA e necessário para ajustar os processos e tomadas de decisões. Para essa necessidade é importante ter um bom recurso de Business Intelligence agregado ao sistema de gestão da concessionária.

Afinal, ter a capacidade de analisar os dados é a única garantia de decisões assertivas no futuro - especialmente no que diz respeito às entendimento sobre a performance de todo o time de pós-venda.







9. Contabilidade

Uma contabilidade especializada pode além de reduzir a carga tributária, nortear as decisões da empresa com base em número e demonstrativos extremamente confiáveis.

Apesar de muitas vezes ser vista, erroneamente, como uma despesa que “não traz tanto valor para a gestão”, a contabilidade é uma área essencial para o sucesso da concessionária.

9.1. Relatórios e DemonstrativosBalanço patrimonial, apuração financeira, demonstrativos econômicos e todos estes termos “assustadores” atualmente podem ser automatizados e otimizados para casos específicos, de acordo com a necessidade de cada concessionária.

Atualmente, a emissão de relatórios e demonstrativos precisa ser de fácil entendimento, com gráficos personalizados (dê adeus às planilhas).

Ainda vale lembrar sobre a melhor das práticas, a contabilidade departamental, que trata

separadamente cada área como se fossem várias empresas dentro de uma.

9.2. Cumprimento das exigências da montadoraPara atender aos requisitos das montadoras, os sistema contábeis devem estar preparados para criar demonstrativos e separações que costumam variar de montadora para montadora. Neste processo é necessário iniciar o entendimento das aberturas de planos de contas e a partir disso criar recursos dentro do sistema de gestão para conseguir atender a estes requisitos.








10. Gestão Fiscal e Tributária

Assim como a contabilidade, a questão fiscal sempre foi um assunto mais complexo nas concessionárias, mas que atualmente pode facilmente ser automatizada e organizada afim de evitar erros.

10.1. Emissão de documentos fiscaisCom tecnologias modernas de software, a emissão dos mais variados tipos de notas fiscais (NF-e, NFS-e e NFC-e) pode ser facilmente automatizada e integrada à área de vendas da concessionária. As melhores práticas de sistemas para este processo envolvem fluxos onde os usuários não precisam ter nenhum entendimento sobre a questão tributária.

10.2. Relatórios de Apuração e SPEDsTanto a apuração de tributos quanto a geração de SPEDs, que são arquivos a serem entregues ao governo, não podem ser processos complexos e que tomem muito tempo do contador. Esses recursos

obrigatoriamente devem estar disponíveis e bem resolvidos no sistema de gestão. Vale lembrar sobre um assunto que infelizmente é deixado de lado em muitas concessionárias: a apropriação de créditos tributários de itens que não são peças e veículos. Essa prática colabora muito para a redução da carga de tributos a pagar.








11. Recursos Humanos

Um processo que não pode ser ignorado é aquele que visa a gestão e qualidade dos recursos mais valiosos da concessionária: as pessoas.

11.1. Folha de PagamentoPara a folha de pagamento de funcionários é fundamental que se tenha uma forma de integrar o relógio de ponto com o software responsável pelo cálculo no final do mês, que inclusive também pode ser automatizado.

Neste ponto vale destacar que não existe um sistema de concessionária que seja realmente eficiente em apurar a folha de pagamento e atender às legislações regionais. Para resolver essa questão busque um software especialista em folha de pagamento, que seja integrável ao seu sistema de gestão.

11.2. ComissõesEsse é um assunto que nos renderia um e-book próprio, sobre as melhores estratégias. Nós entendemos que as comissões podem ser a ponte entre a visão estratégica e o alcance dos objetivos. Em uma passada rápida sobre esse assunto a pergunta a ser respondida é: qual a mensagem que a sua estratégia passa para para o time?

Se está difícil de chegar a uma resposta, então está na hora de começar a pensar em mudar a sua estratégia de remuneração. Temos um artigo em nosso blog que poderá ajudar

você a adotar uma política própria de comissionamento.

E sobre os cálculos da comissão, seu sistema precisa dar suporte, com capacidade de cálculos de bônus e criação de estratégias com tempo determinado.





http://sances.com.br/politica-de-comissionamento-de-vendas/

http://sances.com.br/politica-de-comissionamento-de-vendas/




Bônus: Como integrar todos esses processos essenciais através de um único software inteligente?

Se controlar todos esses processos parece impossível para você, não se preocupe, temos uma oportunidade de melhorar isso.

O SancesTurbo DMS é uma ferramenta profissional para gestão de concessionárias, planejada e desenvolvida exclusivamente para este segmento.

Através de uma tecnologia moderna de software, é possível controlar e acelerar todos os processos do dia a dia como: compra e vendas de veículos, peças, serviços, gestão financeira, contábil fiscal e muito mais.

Além disso, o Sances Turbo DMS é homologado por inúmeras montadoras atuantes no mercado nacional, o que permite uma gestão completa da concessionária, incluindo todos os aspectos operacionais, táticos e estratégicos do negócio.

Solicite uma demonstração grátis!

CLIQUE PARA AGENDAR UMA DEMONSTRAÇÃO COM NOSSOS CONSULTORES E COMECE A TRANSFORMAR A GESTÃO DE SUA CONCESSIONÁRIA.





http://materiais.sances.com.br/sancesturbo-demo


Os 11 processosde gestão em uma

concessionária






Documents

ook ] Os 11 processos de gestão em uma concessionária · documentos dentro de uma concessoi nára si eaj m devidamente regsi trados e organizadas. Preferencialmente utilizando digitalização