Organizadora · 2018. 8. 31. · • Caso a viagem inclua mais de dois voos, prepare um resumo do bilhete aéreo, grampeando-o na capa do bilhete. No resumo deverá conter informações,

OrganizadoraMárcia Cristina de Moraes Siqueira

Siqueira, Márcia Cristina de Moraes. (Org.).

Técnicas em secretariado III / Márcia Cristina de Moraes Siqueira – 1. ed. – Brasília: NT Editora, 2017.

186 p. il. ; 21,0 X 29,7 cm.

ISBN 978-85-8416-222-2

1. Secretariado. 2. Viagens.

I. Título

Copyright © 2017 por NT Editora.Nenhuma parte desta publicação poderá ser reproduzida por

qualquer modo ou meio, seja eletrônico, fotográfico, mecânico ou outros, sem autorização prévia e escrita da NT Editora.

Design InstrucionalNT Editora

RevisãoNT Editora

Editoração EletrônicaNT Editora

Projeto GráficoNT Editora

CapaNT Editora

IlustraçãoNT Editora

NT Editora, uma empresa do Grupo NT SCS Quadra 2 – Bl. C – 4º andar – Ed. Cedro IICEP 70.302-914 – Brasília – DFFone: (61) [email protected] e www.grupont.com.br

LEGENDA

ÍCONES

Prezado(a) aluno(a),Ao longo dos seus estudos, você encontrará alguns ícones na coluna lateral do material didático. A presença desses ícones o ajudará a compreender melhor o conteúdo abor-dado e também como fazer os exercícios propostos. Conheça os ícones logo abaixo:

Saiba MaisEste ícone apontará para informações complementares sobre o assunto que você está estudando. Serão curiosidades, temas afins ou exemplos do cotidi-ano que o ajudarão a fixar o conteúdo estudado.

ImportanteO conteúdo indicado com este ícone tem bastante importância para seus es-tudos. Leia com atenção e, tendo dúvida, pergunte ao seu tutor.

DicasEste ícone apresenta dicas de estudo.

Exercícios Toda vez que você vir o ícone de exercícios, responda às questões propostas.

Exercícios Ao final das lições, você deverá responder aos exercícios no seu livro.

Bons estudos!

4 NT Editora

Sumário

1 VIAGENS ��9

1.1 Preparação e acompanhamento ........................................................................................91.2 Viagens ao exterior ............................................................................................................... 101.3 Viagem e turismo .................................................................................................................. 111.4 Linguagens de serviços de turismo ................................................................................ 14

2 PREPARATIVOS PARA A VIAGEM DE NEGÓCIOS ��20

2.1 Planejar é fundamental ...................................................................................................... 202.2 O itinerário ............................................................................................................................... 212.3 Correspondência e mensagens ........................................................................................ 22

3 PREPARATIVOS PARA A VIAGEM DE LAZER ��27

3.1 Viagem de lazer ...................................................................................................................... 273.2 Planejando uma viagem de lazer .................................................................................... 28

4 ARRUMANDO AS MALAS ��35

4.1 Escolhendo o hotel certo.................................................................................................... 354.2 Overbooking no hotel .......................................................................................................... 354.3 Bagagens .................................................................................................................................. 364.4 Passagens e atrasos ............................................................................................................. 36

5 VIAGENS AO EXTERIOR ��41

5.1 Principais documentos ........................................................................................................ 415.2 Moedas, gorjetas e taxas de câmbio .............................................................................. 455.3 Fuso Horário ............................................................................................................................ 465.4 Consulados e embaixadas no exterior .......................................................................... 47

6 REUNIÕES COMO FERRAMENTA DE GESTÃO ��51

6.1 Reuniões e seus objetivos .................................................................................................. 516.2 Importância das reuniões ................................................................................................... 526.3 Benefícios das reuniões ....................................................................................................... 536.4 Como fazer uma reunião produtiva?.............................................................................. 546.5 Tipos de reuniões ................................................................................................................. 56

7 PLANEJAMENTO DE REUNIÕES ��62

7.1 Para que fazer uma reunião? ............................................................................................. 627.2 Preparação da reunião......................................................................................................... 627.3 Convocando os participantes ........................................................................................... 63

5Técnicas de Secretariado III

7.4 Estabelecendo a pauta da reunião ................................................................................. 657.5 A agenda .................................................................................................................................. 657.6 Local ........................................................................................................................................... 657.7 Definindo quem conduz a reunião ................................................................................ 66

8 CONDUÇÃO DE REUNIÕES ��69

8.1 Conduzindo reuniões ......................................................................................................... 698.2 Abertura da reunião ............................................................................................................. 718.3 Desenvolvimento da reunião ............................................................................................ 728.4 Técnicas para conduzir uma boa reunião ..................................................................... 728.5 Falar em público .................................................................................................................... 748.6 Gestão do tempo ................................................................................................................... 758.7 Redação da ata ...................................................................................................................... 768.8 Encerramento da reunião ................................................................................................... 78

9 PROBLEMAS IDENTIFICADOS EM REUNIÕES ��82

9.1 Aspectos positivos em uma reunião ............................................................................. 829.2 Participação como fator essencial para a eficácia das reuniões ........................... 839.3 Aspectos negativos em uma reunião ............................................................................ 849.4 Problemas de reuniões ....................................................................................................... 86

10 AVALIAÇÃO DE REUNIÕES ��91

10.1 Os diferentes critérios de avaliação ............................................................................. 9110.2 Como implementar melhorias ...................................................................................... 95

11 CONCEITO, TIPOLOGIA E CLASSIFICAÇÃO DE EVENTOS ��99

11.1 O que é evento? .................................................................................................................. 9911.2 Classificando eventos ......................................................................................................10111.3 Tipos de eventos ...............................................................................................................106

12 PERFIS PROFISSIONAIS EM EVENTOS ��115

12.1 Empreendedores .............................................................................................................11512.2 Relações públicas ..............................................................................................................116

13 PLANEJAMENTO DE EVENTOS ��122

13.1 Do projeto ..........................................................................................................................12213.2 Checklist �� 12513.3 Atividades do pré-evento/evento/pós-evento .....................................................126

14 CERIMONIAL, PROTOCOLO E ETIQUETA ��136

14.1 Cerimonial ...........................................................................................................................136

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14.2 Protocolo ..............................................................................................................................13914.3 Etiqueta ................................................................................................................................140

15 CERIMONIAL COM PRESENÇAS DE AUTORIDADES GOVERNAMENTAIS �144

15.1 Normas para precedências ............................................................................................14415.2 Precedências para autoridades ....................................................................................14515.3 Símbolos nacionais ..........................................................................................................14615.4 Hino Nacional ....................................................................................................................14815.5 Ordem geral da precedência para organização das mesas ...............................148

16 GESTÃO ORGANIZACIONAL ��154

16.1 Operacionalizando eventos ..........................................................................................15416.2 Guia prático para eventos ..............................................................................................157

17 LEGISLAÇÃO APLICADA A EVENTOS ��166

17.1 Leis e fontes de incentivos para eventos .................................................................168

18 CENÁRIOS E POTENCIALIDADES EM EVENTOS ��173

18.1 Cenários: feiras e exposições ........................................................................................17318.2 Potencialidades em eventos .........................................................................................177

BIBLIOGRAFIA ��185

APRESENTAÇÃO


Esta disciplina pretende demonstrar que viagens a negócios estão cada vez mais frequentes. Por meio dessa disciplina, o profissional aprenderá sobre práticas para manter a organização enquan-to estiver viajando.

Bom aprendizado!

Bem-vindo(a) ao curso Técnicas de secretariado III.

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1.1 Preparação e acompanhamentoUma das atividades de sua responsabilidade é o

planejamento e controle de viagens, não apenas de seu chefe direto como também, em alguns casos, da comitiva que o acompanha.

Para planejar e organizar uma viagem de forma adequada, de modo a favorecer o seu sucesso, eis as providências a serem tomadas:

a) Para programar uma viagem, você deve ter em mãos as seguintes informações:

• Destino(s) e data(s) da viagem;

• Número e nome das pessoas integrantes da comitiva (se houver);

• Datas e locais dos compromissos assumidos;

• O meio de transporte que será utilizado (ou os meios).

b) Em seguida será necessário:

• Planejar o roteiro da viagem, evitando deslocamentos desnecessários. Verificar com a agência de viagens quais os horários de voos (ida e volta);

• Efetuar reservas nas companhias aéreas ou por intermédio de uma agência de viagens. A vantagem de se optar por um bom agente de viagens é que ele, além de proporcionar serviço mais personalizado, pode oferecer outros serviços ou informações necessárias a uma viagem. O agente terá, ainda, condições de lhe entregar em mãos a passagem, sem custo adicional, sem que você preci-se sair do escritório para recebê-la.

• Efetuar reservas em hotéis, por telefone, carta, fax, etc. Elabore uma lista alternativa de hotéis, caso o hotel preferido esteja lotado nos dias da viagem. Faça a reserva o quanto antes. Obtenha o número da confirmação, colocando-o em um lugar fácil e visível para seu chefe (na contracapa do bilhete de passagem);

• Verificar a documentação que deve ser levada, preparando-a com antecedência;

• Solicitar a emissão e entrega das passagens e “vouchers”. Quando receber a passagem, confira todo o bilhete antes de entregá-lo ao seu chefe.

Atenção: caso haja algum imprevisto (cancelamento, adiamento, etc.), é necessário providen-ciar o cancelamento de todas as reservas solicitadas, de modo a evitar possíveis prejuízos ou

transtornos.

c) Antes da viagem:

• Tenha em mãos os bilhetes aéreos e “vouchers”, pelo menos um dia antes da viagem;

1 VIAGENS

Vouchers: documento emitido pelas agên-cias de tu-rismo, que comprova a reserva e o pagamento antecipado de hotéis, aluguéis de veículos, excursões, etc.

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• Caso a viagem inclua mais de dois voos, prepare um resumo do bilhete aéreo, grampeando-o na capa do bilhete. No resumo deverá conter informações, tais como: data dos voos (dia do mês e da semana), horário de apresentação no aeroporto, horário de partida, horário de chegada, nome da companhia aérea e número do voo, local de partida, local de destino, nome e endereço do hotel;

• Prepare o itinerário da viagem, com cópias para o chefe e para serem deixadas no escritório. O itinerário poderá ser simples (hora de chegada e partida, nome da companhia de aviação e número do voo) ou completo (reservas de hotel, hora e local dos encontros, nome das pessoas a serem encon-tradas, anotações sobre questões a serem discutidas, planos e sugestões. Fique com uma cópia para você, caso necessite localizá-lo;

• Informe-se com o chefe como proceder, durante a sua ausência com relação à correspondên-cia recebida, visitas, solicitações de entrevistas, etc.

Exercitando o conhecimento...

Um secretário eficiente não incomoda o chefe pedindo informações sobre como proce-der durante sua ausência.

( ) Certo. ( ) Errado.

1.2 Viagens ao exteriorEssas viagens também podem ser programadas diretamente com as empresas aéreas ou com

um agente de viagens. Entretanto, como nas viagens internacionais há necessidade de se tratar da documentação – passaporte, vistos de entrada nos diversos países e outras exigências –, é melhor valer-se dos serviços dos agentes. Reservas de hotéis, excursões, passeios turísticos, aluguéis de au-tomóveis e outros serviços inerentes ao turismo também são oferecidos pelos agentes de viagens e podem ser pagos no Brasil, evitando-se o manuseio desnecessário de dinheiro, câmbio em moeda estrangeira, gastos adicionais e outros inconvenientes tão comuns em viagens.

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Os passaportes relativos aos funcionários públicos, em viagem a serviço, deverão ser solicita-dos ao Ministério das Relações Exteriores. O passaporte só é entregue após a publicação da viagem no Diário Oficial da União.

Para os funcionários de empresas privadas, as exigências para tirar o passaporte são as seguintes:

• Duas fotos 5x7 em papel fino e brilhante, coloridas ou preto e branco; podem ser instantâneas;

• Comprar guia DARF em papelaria;

• Pagar em qualquer banco a taxa de passaporte;

• Juntar os seguintes documentos: originais da carteira de identidade (ou certidão de nasci-mento ou casamento), título de eleitor, carteira de reservista;

Obs: endereço em Brasília – Departamento de Polícia Federal – Serviço de Polícia Marítima, Aérea e da Fronteira – Superintendência Regional – SAIS, Quadra 7 lote 23 – Fone: 3245-1288.

1.3 Viagem e turismo

“Viajar! Perder países!”, já dizia o poeta Fernando Pessoa.

Viajar é uma das experiências mais ricas que podemos ter na vida, pois além de ampliarmos os horizontes, podemos conhecer outras línguas, outras culturas, podemos nos conhecer – saber dos nossos limites.

Viagens acontecem desde outras épocas. Pessoas são diferentes e viajam por diferentes moti-vos. Há vários meios de viajarmos e os motivos basicamente são dois: lazer ou negócios. E por esses motivos, surgiram indústrias e serviços que hoje em dia facilitam o deslocamento de quem vai viajar.

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Vejamos agora a definição de La Torrde (apud BARETTO, 2003):

“O turismo é um fenômeno social que consiste no deslocamento voluntário e tem-porário de indivíduos ou grupos de pessoas que, fundamentalmente por motivos de re-creação, descanso, cultura ou saúde, saem do seu local de residência habitual para outro, no qual não exercem nenhuma atividade lucrativa nem remunerada, gerando múltiplas inter-relações de importância social, econômica e cultural�”

Na definição acima, é importante ver que o tempo de permanência e o caráter não lucrativo da visita são características do turista. Entretanto, Baretto (2003) diz que outra coisa é pouco explorada pelos autores: a procura do prazer por parte dos turistas. O turismo é uma atividade em que a pessoa procura prazer por livre e espontânea vontade.

É necessário compreender que viagem não é a mesma coisa que turismo. O turismo implica a existência também de recursos, infraestrutura e estrutura jurídico-administrativa e inclui a viagem apenas como uma parte, havendo muitas viagens que não são de turismo, por exemplo, as viagens de negócios, viagens de estudo entre outras.

As pessoas que viajam por motivos alheios ao turismo, utilizam os mesmos serviços que o turis-ta e, muitas vezes, acumulam as obrigações à prática de turismo, como é o caso dos profissionais que viajam a trabalho, mas muitas vezes aproveitam as horas vagas para fazer turismo.

O turismo pode ser interno ou doméstico, quando fazemos viagens dentro do próprio país; ou externo ou internacional, quando viajamos para outros países.

O turismo, hoje, é uma das atividades que mais gera renda e empregos mundialmente. Vários indicadores mostram a importância dessa atividade na economia mundial.

Inter-rela-ções: rela-ção mútua que se estabelece entre dois ou mais elementos.

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Vamos ver se está ligado no que vimos ou se está viajando por aí...

Ligue a coluna 1 ao seu correspondente na coluna 2.

Turismo doméstico Quando viajamos para outros países

Turismo externo Quando fazemos viagens dentro do próprio país.

O turismo de negócios aumentou consideravelmente nos últimos anos e uma das necessidades dessas viagens é que o executivo consiga manter o controle de seu negócio e de sua vida particular enquanto estiver viajando a trabalho.

Nesta lição, vamos mostrar os procedimentos adotados pelas companhias aéreas, aeroportos, consulados, hotéis e agências de viagens, alertar sobre a documentação exigida nas viagens internacionais, bem como efetuar sua reserva com o máximo de antecedência, mostrar como manter a correspondência, a leitura dos e-mails e o fluxo de trabalho organizados, mesmo

estando ausente e também como organizar a bagagem.

Viagens: vantagens e desvantagens

Atualmente, com a globalização e com a tecnolo-gia avançada, é possível que a empresa onde trabalhamos tenha outras filiais espalhadas pelo mundo ou até mesmo que o profissional faça viagens de negócios em nome da empresa que representa. Com isso, vários profissionais viajam para atingir os objetivos, seja o de buscar novos clientes, participar de reuniões ou fechar contratos em nome da empresa.

Porém, existem vantagens e desvantagens em viajar. Entre as vantagens, podemos destacar:

• A possibilidade de conhecer novos lugares e culturas;

• A hospedagem em bons hotéis;

• Conhecer novas pessoas;

• A conquista da confiança para quem te escolheu para a viagem;

• Recebimento de diárias.

Consu-lados: os consulados, assim como as embaixa-das, repre-sentam um país e estão localizados nas Capi-tais dos Estados. Eles servem de apoio às em-baixadas, realizando serviços de concessão de vistos e atendimen-to aos cida-dãos de seu país que residem nesse outro território.

Recebi-mento de diárias: ressarci-mento de despesas compro-vadas e necessárias ao desem-penho das atividades desenvol-vidas pelo emprega-do, durante a viagem.

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Em relação às desvantagens de viajar a trabalho, po-demos citar alguns tópicos. Primeiramente, não são todas as pessoas que gostam de viajar – seja de ônibus ou de avião. Deslocar-se para outra cidade desconhecida exige, além de um comprometimento grande com o trabalho, muita boa vontade. Muitas pessoas não aceitam ficar longe da família, seja por algum problema familiar, seja por algum problema particular. Muitas vezes as pessoas têm algum compromisso inadiável no fim de semana e são escaladas para uma via-gem de negócios. Nessas horas, é preciso ser honesto e en-

contrar uma solução para que ambas as partes não fiquem no prejuízo.

1.4 Linguagens de serviços de turismoNeste tópico, vamos conhecer alguns termos e códigos utilizados no turismo para facilitar a

identificação de cidades e aeroportos.

Termo Significado

Boarding passÉ o cartão de embarque que permite o acesso do passageiro à sala de embarque e posteriormente à aeronave.

City tour Passeio de reconhecimento dos principais pontos turísticos.

Check-inÉ a apresentação do passageiro no balcão da companhia aérea para despachar sua bagagem e retirar seu boarding pass.

Check-out É a saída do hóspede ou a entrega do veículo à locadora.

ConexãoUm pouso previsto para abastecimento ou desembarque de passageiros, porém com a troca de aeronave.

Early check-inÉ uma solicitação feita ao hotel, com o objetivo de permitir que o hóspede entre algumas horas antes do início da diária.

EndossoQuando não for possível uma companhia aérea atender à reserva de um passageiro, ela pode endossar o bilhete para ser aceito por outra companhia.

EscalasSão os pousos realizados em aeroportos antes de chegar ao destino do passageiro.

Late check-outÉ uma solicitação feita ao hotel, com o objetivos de permitir a saída do hóspede algumas horas depois do término da diária.

Lista de esperaSempre que o total de reservas atingir o limite de assentos previstos para a aeronave, as companhias poderão dispor de uma lista de passageiros em espera.

Localizador de reserva ou de PTA

São códigos fornecidos pela companhia aérea ou pelo agente de viagens no momento da reserva. O localizador é um código específico de cada companhia aérea, que visa facilitar a identificação do voo, datas, destinos e outros.

Endosso: cessão de crédito.

PTA: Pre Paid Ticket Advide

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No-showQuando o passageiro não aparece para o embarque dentro do prazo especificado ou quando o hóspede não utiliza a reserva efetuada em um hotel ou carro.

Overbooking Venda de assentos superior à capacidade do avião.

ReembolsoRestituição da quantia paga pela passagem aérea não utilizada dentro do prazo de validade. Obedecendo às regras da companhia aérea.

TktAbreveatura de ticket. O bilhete aéreo ou a passagem aérea. Esse bilhete é pessoal e intransferível.

ToursPasseios turísticos em grupo oferecidos pelas agências de viagens. Normalmente são feitos em vans ou ônibus.

TrasladoServiço de transporte do aeroporto para o hotel e vice-versa. Ou para um ponto turístico.

VoucherÉ o documento que comprova a reserva de uma carro ou hotel, com descrição dos serviços adquiridos e o valor pago.

Adaptação Prado (2002) em Manual Prático para Organização de Viagens.

A seguir, vamos abordar mais alguns códigos e abreviaturas utilizadas no setor turístico.

Alfabeto turístico e aeronáutico

O alfabeto turístico é utilizado mundialmente para evitar erros de entendimento ao soletrar um nome, cidade ou qualquer outra palavra. Por exemplo:

Veja, a seguir, um quadro com o alfabeto turístico e aeronático:

Códigos das cidades nacionais e internacionais

São usados mundialmente em passagens aéreas e nos aeroportos para simplificar a comunica-

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ção e também a inserção do nome da cidade no pequeno campo de descrição do bilhete. Por exem-plo: seria difícil escrever Belo Horizonte, então, coloca-se BHZ.

Quadro com o código de algumas cidades do mundo:

Código das companhias aéreas

Têm a mesma finalidade do código das cidades: simplificar a comunicação e também a inserção do nome da cidade no pequeno campo de descrição do bilhete.

Quadro com alguns códigos de companhias aéreas:

Órgãos regulamentadores das empresas turísticas

Órgãos responsáveis pelo trafégo aéreo e o direito do consumidor:

EMBRATUR: Instituto Brasileiro de Turismo

Sindetur: Sindicato das Empresas de Turismo

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ABAV: Associação Brasileira das Agências de Viagens

DAC: Departamento de Aviação Civil

Iata: Internacional Air Transport Association


1 – Qual o código das cidades nacionais e internacionais que pode ser utilizado pela Alemanha?

a) ( ) FRA – Frankfurt

b) ( ) BRU – Bruxelas

c) ( ) ALM – Amsterdam

2 – O turismo pode ser ou , quando fazemos viagens dentro do próprio país.

a) ( ) Interno – nacional.

b) ( ) Nacional – doméstico.

c) ( ) Interno – doméstico.

3 – A saída do hóspede ou a entrega do veículo à locadora é chamada de:

a) ( ) Late check-out;

b) ( ) Check-out;

c) ( ) Boarding pass.

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Na próxima lição, iremos abordar os procedimen-

tos necessários para viagens de negócios.

Exercícios

Questão 01 – Assinale a alternativa correta.

a) Não compete ao secretário definir roteiros de viagens;

b) É preferível, nas viagens internacionais, abrir mão do trabalho do agente de viagens;

c) Ao receber bilhetes de passagem, o secretário deve conferir todas as informações impressas nesse documento;

d) Ao planejar viagens para seu chefe, basta escolher uma opção de hotel.

Questão 02 – Ao programar uma viagem para seu chefe, o secretário deve:

a) ter uma lista alternativa de hotéis;

b) obter o número de confirmação da reserva no hotel escolhido e mantê-lo em seu poder, já que não é necessário fornecê-lo ao chefe;

c) deixar que seu chefe solicite a emissão de passagens e vouchers;

d) ter em mãos os bilhetes de passagem e vouchers apenas duas horas antes da viagem.

Questão 03 – Assinale a alternativa correta.

a) Ao planejar viagens ao exterior, é necessário planejar-se para pagar todas as despe-sas em moeda estrangeira, já que não é possível pagar estas despesas no Brasil;

b) Serviços como reservas de hotéis, excursões, passeios turísticos e aluguéis de auto-móveis não são oferecidos por agentes de viagens no Brasil;

c) Cabe ao secretário definir todas as ações necessárias para a viagem do chefe. Assim, um bom secretário não deve incomodar seu chefe com pedidos de orientações;

d) Ao programar viagens internacionais, é necessário estar atento à necessidade de pro-videnciar passaportes e vistos de entrada nos países a serem visitados.

Questão 04 – Os passaportes de funcionários públicos em viagens a serviços deverão ser solicitados:

a) à Secretaria de Turismo;

Parabéns, você fina-lizou esta lição!

Agora responda às questões ao lado.

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b) ao Ministério do Turismo;

c) ao Ministério das Relações Exteriores;

d) ao próprio órgão em que o funcionário trabalha.

Questão 05 – Para viagens internacionais de funcionários de empresas privadas, é ne-cessário providenciar:

a) apenas uma foto 3x4 colorida;

b) cópia do documento de identidade;

c) cópia do certificado de reservista;

d) título de eleitor original.

c) aeronáutico;

d) endosso.

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“A melhor formação que um bom homem pode encontrar está em viagens.”

Johann Wolfgang von Goethe (1748 – 1832)

2.1 Planejar é fundamental Sempre que possível, devemos preparar o cronograma da viagem com antecedência: muitas

pessoas são pegas de surpresa quando vão viajar, mas outras ainda conseguem fazer uma estimativa de viagem.

Ao planejarmos uma viagem, seja de negócios ou não, devemos ter algumas perguntas em mente:

• Com quem vou viajar? Viajar acompanhado sempre sai mais em conta que sozinho.

• Viajarei a trabalho. Como posso aproveitar essa oportunidade? Uma viagem de negócios não precisa ser carente de diversão. Com organização e planejamento você pode encaixar em sua agenda outros passeios, como por exemplo, conhecer algum bom restaurante na cidade. Só não se esqueça de que as despesas relativas a lazer são suas, não da empresa.

• Será que planejar tudo não tira a graça da viagem? Não. Como disse Ricardo Freire, autor do blog Viaje na Viagem e do livro 100 Dicas para Viajar Melhor, “o que tira a graça da viagem é se hospe-dar mal por não ter feito reserva com antecedência e ficar zanzando pela zona de restaurantes sem conseguir escolher um”.

2 PREPARATIVOS PARA A VIAGEM DE NEGÓCIOS

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• Pacote ou conta própria? Aí vai de acordo com cada um. Lembrando que nunca foi tão fácil organizar a própria viagem. Pela internet você pode comprar passagens, reservar hotéis, adquirir bi-lhetes para atrações e, assim, embarcar tranquilamente com tudo planejado.

Vamos exercitar?


Quais perguntas devemos ter em mente na hora de planejar uma viagem?

Marque as alternativas corretas.

( ) Com quem vou viajar?

( ) Viajarei a trabalho. Como posso aproveitar essa oportunidade?

( ) Como vou economizar durante a viagem?

( ) Será que alguém vai sentir saudades minhas?

( ) Será que planejar tudo não tira a graça da viagem?

( ) Pacote ou conta própria?

2.2 O itinerárioUm itinerário começa com a listagem completa de todos os compromissos a serem cumpridos (se

puder ser detalhado com números de telefone, endereços, hotéis, reservas, melhor ainda). O itinerário também deverá conter o fuso horário local para onde iremos viajar.

Intinerário: trajeto.

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Você ou outra pessoa deverá preparar esse itinerário que orientará a rota ao longo de toda a viagem. É bom fornecer uma cópia do itinerário a sua família e aos demais colaboradores da empresa, para eles saberem onde encontrá-lo todo o tempo.

Perguntas como estas abaixo também são necessárias para a construção do itinerário.

1. Em qual período viajarei?

2. O que você espera da sua viagem?

3. Quanto gastarei?

4. Qual o período de permanência no destino?

5. Quem viajará junto?

6. Necessito falar outro idioma?


Vamos exercitar o que aprendemos.

Complete a frase utilizando a palavra correta.

fuso horário – agendamento

Um começa com a listagem completa de todos os compromissos a serem cumpridos.

2.3 Correspondência e mensagensMesmo que a sua viagem dure alguns dias, é bom pedir para alguém tomar conta da sua cor-

respondência. Há um tipo de serviço chamado correio expresso que pode ser enviado com urgência, caso você tenha necessidade e viaje para o exterior.

“Os serviços expressos internacionais dos CORREIOS são aqueles especialmente indica-dos para quem deseja enviar documentos ou mercadorias a outros países em um curtís-simo espaço de tempo e com alto nível de qualidade. Eles são indicados para quem tem como maior necessidade a urgência de entrega.”

(Disponível em: http://www�correios�com�br/produtos_servicos/catalogo/internacionais/correio_expresso/intl_correio_expresso�cfm� Acesso em: 28 jun�2012�)�

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Principais características:

• Alto grau de valores agregados;

• Prazo previsto para a entrega entre 1 e 5 dias úteis, de acordo com o tipo de serviço e variando conforme as cidades de origem e de destino;

• Prioridade máxima de tratamento;

• Sistema de informação;

• Seguro automático gratuito.

As mensagens telefônicas na empresa, a secretária pode resolver parte delas. Em casa, se você pos-suir secretária eletrônica, será de grande validade. E você também poderá se comunicar por e-mail. Atual-mente os hotéis sempre disponibilizam internet no saguão ou indicam alguma lan house mais próxima.

Segundo Burger (2006), em viagens de negócios, a(o) secretária(o) deverá preparar e acompa-nhar com antecedência todo o processo de viagens de seu gerente.

A seguir, vamos mostrar um quadro que aborda as providências a serem tomadas, pela(o) secre-tária(o) antes, durante e após a viagem.

Quadro – Providências para a viagem

Antes da viagem Durante a viagem Após a viagem

Reservas de passagens.Na ausência de seu gerente, a(o) secretária(o) deverá resolver os assuntos de rotina.

Colocar todas as correspondências recebidas em ordem, sobre a mesa, bem como manter a agenda atualizada.

Reserva de hotelDe comum acordo com o gerente, receber e encaminhar toda a correspondência.

Conferir todos os documentos trazidos.

Providenciar, no setor responsável, o adianteamento de dinheiro e cheques de viagens.

Receber as pessoas que procuram o seu chefe. Se não puder resolver, encaminhar para alguém que possa solucionar o assunto.

Separar e guardar os relatórios e correspondências trazidas.

Preparar o itinerário, relacionando o nome de empresas ou pessoas a visitar, com endereço, telefones e assuntos a serem tratados.

Na véspera da chegada do gerente, supervisionar sua sala e providenciar para que tudo esteja em ordem quando ele retornar.

Preparar o relatório das despesas, anexar as notas e encaminhar ao setor responsável.

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Verificar se há necessidade de alugar um carro.

Anotar todos os telefonemas e recados recebidos.

Não marcar visitas para o dia de retorno do chefe.

Entrar em contato com as empresas e comunicar o horário de chegada de seu gerente.

Preparar cartas de agradecimento por hospitalidade ou gentilezas recebidas.

Organizar o roteiro de viagem.

Organizar listas com o nome e telefone de pessoas com quem seu gerente manterá contato.

Organizar toda a documentação necessária por ordem de utilização.

Adaptação de Burger (2006).

Depois, estudaremos todos os aspectos do

turismo de lazer.

Exercícios

Questão 01 – Complete a seguinte frase:

“Ao planejarmos uma viagem, sempre que possível, devemos preparar o(a) da viagem”.

a) documentação;

b) rota;

c) agenda;

d) cronograma.

Questão 02 – Marque a alternativa INCORRETA.

a) Viajar acompanhado sempre sai mais em conta do que viajar sozinho.

b) As despesas relativas a lazer em uma viagem de negócios não são da empresa.

c) Organizar a própria viagem atualmente é muito fácil.

d) Pela internet não conseguimos reservar hotéis, somente comprar as passagens.



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Questão 03 – Complete a seguinte frase:

O itinerário começa com .

a) o dinheiro gasto para a viagem;

b) a permanência no destino;

c) a escolha do período;

d) uma listagem completa de todos os compromissos a serem cumpridos.

Questão 04 – Caso você viaje ao exterior e precise de sua correspondência com urgên-cia, qual(is) serviço(s) você poderá utilizar?

a) Fax.

b) Serviços expressos internacionais.

c) Secretária eletrônica.

d) Nota fiscal.

Questão 05 – Para a construção do itinerário, temos que ter algumas perguntas em mente. Assinale então a alternativa INCORRETA.

a) Quanto gastarei?

b) Posso viajar em qualquer período a negócios?

c) Necessito de outro idioma?

d) O que espero da minha viagem?

Questão 06 – Sobre os serviços expressos internacionais e suas características, marque a alternativa CORRETA.

a) Seguro automático gratuito.

b) Prazo para entrega de até 14 dias.

c) Não faz entrega para outros países.

d) Taxas altas de entrega.

Questão 07 – Qual profissional deverá preparar e acompanhar com antecedência todo o processo de viagens de seu agente?

a) Chefe.

b) Gerente.

c) Secretário(a).

d) Advogado.

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Questão 08 – Sobre o quadro “Providências para a viagem”, marque a alternativa IN-CORRETA sobre a etapa anterior à viagem.

a) Organizar toda a documentação necessária por ordem de utilização.

b) Providenciar, no setor responsável, o adiantamento de dinheiro e cheques de viagens.

c) Separar e guardar os relatórios e correspondências trazidas.

d) Entrar em contato com as empresas comunicando o horário de chegada de seu gerente.

Questão 09 – Sobre o quadro “Providências para a Viagem”, marque a alternativa COR-RETA referente ao que se deve fazer durante a viagem.

a) Receber as pessoas que procuram o chefe.

b) Não marcar visitas para o dia de retorno do chefe.

c) Anotar todos os telefonemas e recados recebidos.

d) Na ausência de seu gerente, a secretária deverá resolver os assuntos de rotina.

Questão 10 – Sobre o quadro “Providências para a Viagem”, marque a alternativa COR-RETA sobre a etapa posterior à viagem.

a) Colocar todas as correspondências recebidas, em ordem, sobre a mesa.

b) Separar e guardar os relatórios e correspondências trazidas

c) Preparar o relatório das despesas, anexar as notas e encaminhar ao setor responsável.

d) De comum acordo com o gerente, receber e encaminhar a correspondência.

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3.1 Viagem de lazerComo vimos na lição 1, as primeiras pesquisas acerca de turismo consideravam como turismo

apenas as atividades de lazer, no entanto, nos últimos anos, percebe-se que vários motivos têm in-fluenciado o crescimento mundial do turismo. Entretanto, existem pesquisadores que ainda defen-dem o turismo apenas como uma atividade de lazer. Para De La Torre (apud BARRETTO, 2001), turismo é a “Soma de relações e de serviços resultantes de um câmbio de residência temporário e voluntário motivado por razões alheias a negócios ou profissionais”.

Porém, outros autores dizem que o turismo é um fenômeno social complexo e diversificado. E que há diversos tipos de turismo que podem ser classificados por diversos critérios, por exemplo: nacional ou estrangeiro; turismo de lazer, religioso, desportivo, ecológico, rural, profissional ou de eventos.

Deixando de lado as divergências da lite-ratura, nesta lição vamos focar em viagens de lazer. As agências de viagens organizam pacotes de viagens com roteiros e destinos nacionais e internacionais, os quais são bas-tante utilizados pelas pessoas que fazem a

chamada: viagem de lazer ou turismo de lazer.

As viagens de lazer podem ser feitas por conta própria, por excursões ou por cruzeiro ma-rítimo, sendo que os roteiros por conta própria podem sair mais caros, porém, com a vantagem de serem definidos segundo a sua vontade. No entanto, nesse tipo de roteiro podem acontecer alguns imprevistos, tais como: errar o caminho, perder-se em grandes centros urbanos e deixar de conhecer algum lugar interessante.

As excursões oferecem pacotes seguros e preestabelecidos por agências de viagem. O tu-rista conta com o acompanhamento de guias de turismo especializados e a companhia dos membros do grupo. Além de viajar sossegado, já sai de casa com transporte aéreo e traslados, hospedagem e passeios reservados de acordo com a programação escolhida.

3 PREPARATIVOS PARA A VIAGEM DE LAZER

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No cruzeiro marítimo, o transporte, a hospedagem, as refeições e o entretenimento já estão inclusos na programação. Além do que, o turista tem a vantagem de conhecer vários lugares sem precisar fazer e desfazer as malas.

3.2 Planejando uma viagem de lazerLucio Martins Rodrigues e Bebel Enge (apud PRADO, 2002), apresenta uma série de perguntas

que podem facilitar o planejamento de viagens a lazer:

1� Em que período você gostaria de viajar?

O clima, a temporada e preços são fatores que influenciam a decisão do período em que se vai viajar. Por isso, é importante ficar atento a esses fatores e programar a viagem, nacional ou internacio-nal, para o período de baixa temporada, em que, além de menores preços, a qualidade dos serviços ofertados pode ser bem melhor.

2� O que você espera da sua viagem?

Antes de programar sua viagem, pesquise o que deseja fazer nesse passeio. Pense se a viagem vai ser romântica, com a família, com os amigos ou sozinho e veja se quer visitar museus, praias, paisa-gens inesquecíveis, monumentos históricos, entre outros. Assim, você planeja antecipadamente seu roteiro e evita surpresas e decepções.


Qual o melhor período para viajar?

( ) Alta temporada.

( ) Férias e feriados.

( ) Baixa temporada.

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3� Qual é o período de permanência no destino?

O tempo é o elemento que influencia na decisão da realização de uma viagem. O seu roteiro deve ser planejado após pensar em quanto tempo você dispõe para viajar. Se você dispõe de pouco tempo, a viagem vai ser rápida e para destinos próximos. Se tem mais tempo disponível, pode progra-mar uma viagem mais longa com várias cidades no roteiro.

4� Quanto você pensa em gastar?

Os gastos com a viagem não se limita à passagem, trans-portes e hotéis, você terá gastos com alimentação, telefonemas, passeios. Por isso, reserve sempre algum dinheiro para impre-vistos. A reserva de passagens aéreas e serviços de hospeda-gem deverá ser feita com antecedência, pois quanto maior for o prazo de antecedência, maior será a possibilidade de conseguir melhores preços.

5� Você fala inglês ou outro idioma?

Em viagens internacionais, é necessário verificar quais são as dificuldades que você encontrará por não falar o idioma local. Se for viajar em excursões, normalmente tem um intérprete para acom-panhar o grupo.

6� Quem viajaria com você?

Se você for viajar com a família, converse antecipadamente e veja se o roteiro agrada e é ade-quado a todos, principalmente se você for viajar com crianças e pessoas idosas. Caso não tenha acom-panhante e não goste de viajar sozinho, prefira fazer viagens em excursões.

7� Como prefere fazer sua viagem: por conta própria, excursões ou cruzeiro marítimo?

Pesquise bastante sobre cada opção e veja qual encaixa no seu orçamento e atenda a sua ex-pectativa de fazer uma excelente viagem.

Dicas para viagens de lazer

Prado (2002) lista uma série de dicas para evitar que você tenha dificuldades em organizar uma viagem:

• Defina com calma a data, o destino, o período e a verba de sua viagem;

• Analise o que é mais viável para você: viajar por conta, excursão ou cruzeiro marítimo;

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• Verifique se o roteiro é ideal para o período disponível de sua viagem;

• Verifique os custos, faça cotações e analise financiamentos;

• Não se esqueça de inserir na sua verba disponível os pagamentos que poderão ser feitos em cartão de crédito durante a viagem e que, muitas vezes, surpreendem as pessoas quando retornam de suas viagens;

• Verifique toda a documentação exigida. Confira a validade dos seus documentos, principal-mente passaporte e visto;

• Providencie uma cópia autenticada do seu passaporte e, quando chegar ao hotel, guarde o original em local seguro (dentro de uma mala que tenha cadeado ou no cofre do hotel). Ande apenas com a cópia;

• Verifique a necessidade de tomar vacinas;

• A solicitação de passagens deve ser feita com muita antecedência para garantir boas tarifas;

• Se possível, solicite os serviços de viagens sempre por e-mail. Assim, fica tudo documentado;

• Ao receber o bilhete e os vouchers, confira tudo, principalmente a descrição dos serviços ad-quiridos e valor pago. Verifique, no bilhete, se o seu nome e sobrenome estão escritos corretamente, bem como datas de embarque e regresso e destino escolhido;

• Verifique a quantia de dinheiro que você irá necessitar durante a viagem e, se for para ao exterior, providencie a troca pela moeda corrente local ou dólar. Prefira levar cheque-viagem, anote a numeração deles e guarde-o em local seguro;

• Estude o máximo sobre o destino escolhido em sites, revistas e mapas;

• Organize sua agenda. Procure não deixar atividades pendentes que possam lhe causar algum tipo de preocupação enquanto estiver viajando;

• Consulte sites de meteorologia ou pergunte ao seu agente de viagens sobre a situação do tempo no período em que você vai estar no destino escolhido;

• Se possível, faça, no decorrer da semana que antecede sua viagem, um check-list de todos os itens que você colocará na mala, principalmente remédios ou algum tipo de aparelho ou equipamento que você use normal-mente ou que será necessário na viagem;

• Comece a arrumar as malas, com calma, ao menos um dia antes da viagem;

• Leve dentro de uma das malas uma bolsa ou mala peque-na vazia – ela servirá para trazer roupas sujas ou souvenir que você adquirir durante a viagem;

• Procure levar roupas confortáveis e o necessário para o perío-do de sua viagem. Assim você não se sobrecarrega muito;

• Não ultrapasse a resistência da sua mala, forçando zíperes ou fechos que podem ser danifica-dos durante a viagem;

• Quando estiver tudo pronto, repasse os itens do seu check-list ou confira tudo, inclusive, se os perfumes estão bem fechados;

Cotações: avaliação do melhor preço.

Cheque--viagem: cheque emiti-do por instituição financeira com valor pré-fi-xado, pagável em qual-quer país ou em agências bancárias do próprio banco, dentro do mesmo país).

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• Coloque etiquetas com seu nome, endereço e telefone em todas as malas;

• Se não tiver cadeados, solicite ao atendente da companhia aérea alguns lacres para vedar as malas antes de despachá-las;

• Reserve uma bolsa pequena para bagagem de mão e só coloque o que você achar que será necessário enquanto estiver a bordo, ou seja, algum remédio, livro ou revista, todos os documentos, passagens, dinheiro ou objetos de muito valor;

• Para viajar, utilize roupas e sapatos confortáveis;

• Não subestime o tempo no trânsito para chegar ao aeroporto. Saia com mais antecedência para não perder o voo ou ficar em lista de espera;

• Se for permanecer muito tempo fora, dê preferência a táxi ou aos serviços de ônibus que ser-vem aos aeroportos, para transportá-lo até o aeroporto de sua cidade;

• Ao chegar ao aeroporto, dirija-se ao balcão da companhia aérea escolhida para fazer seu che-ck-in e despachar as bagagens;

• Se for viagem internacional, antes de fazer o check-in, você terá de responder a algumas pergun-tas feitas por um funcionário da companhia aérea a respeito das suas malas, por questões de seguranças;

• Ao despachar as bagagens, confira os comprovantes referentes ao número de malas despa-chadas e guarde-os em lugar seguro, pois eles serão necessários para a retirada da bagagem quando chegar ao destino;

• Depois de ter feito o check-in e despachado a bagagem, se a viagem for internacional, então é hora de registrar seus equipamentos (máquinas fotográficas, câmaras de vídeo) na polícia federal, para não ter problemas no regresso ao Brasil;

• Deixe para fazer compras no free shopping na volta, assim você não fica carregando pacotes durante toda a viagem;

• Dentro da aeronave, qualquer problema que acontecer, solicite a ajuda dos comissários de bordo;

• Ao chegar ao hotel, peça na recepção um cartão do hotel, caso você esqueça o caminho e necessite de informações para voltar;

Free sho-pping: lojas localizadas no interior de salas de embarque e desem-barque de aeroportos onde pro-dutos são vendidos com isenção ou redução de impos-tos.

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• Confirme sua reserva com antecedência de 24 horas, de cada trecho, ligando para a com-panhia aérea;

• A taxa de embarque do retorno geralmente é paga no aeroporto durante o check-in;

• No retorno, as malas ficam mais pesadas; portanto, assegure-se de que suas malas não terão excesso de bagagem, o que consequentemente acarretará multa;

• Quando retornar ao Brasil, certifique-se de não estar ultrapassando a cota permitida por pas-sageiro para compras no free shopping.

Exercícios

Questão 01 – As viagens de lazer podem ser feitas:

Marque a alternativa falsa.

a) por conta própria;

b) por excursões;

c) por cruzeiro marítimo;

d) por empresas a motivo de viagens de trabalho.

Questão 02 – Levando em conta que os roteiros por conta própria podem sair mais ca-ros, porém com a vantagem de serem definidos segundo a sua vontade, podem acontecer alguns imprevistos, EXCETO:

a) conhecer novas culturas;

b) perder-se em grandes centros urbanos;

c) deixar de conhecer algum lugar interessante;

d) errar o caminho.

Questão 03 – As excursões por pacotes têm entre suas vantagens:

Marque a alternativa falsa.

a) o acompanhamento de guias de turismo qualificados;

b) a preocupação em ter que fazer compras sozinho;

c) transporte aéreo e traslados, hospedagem e passeios já reservados pela empresa;

d) viajar sossegado, pois a programação já está escolhida.

Questão 04 – Qual dos itens não está incluído no cruzeiro marítimo?

a) Refeições.

b) Entretenimento.

c) Troca de moedas na casa de câmbio.

d) Hospedagem.

Cota permi-tida: cada viajante tem direito a uma cota de US$ 500,00 (quinhentos dólares) para viagens aéreas e U$ 300,00 (trezentos dólares) para viagens de navio ou carro. Esta cota é pessoal, in-transferível e não-cumula-tiva.

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Questão 05 – Além dos gastos com a viagem (passagens, transportes e hotéis), devere-mos também ter em mente gastos com:

a) alimentação;

b) telefonemas;

c) passeios;

d) todas as alternativas estão corretas.

Questão 06 – Complete a lacuna:

A respeito do idioma, se você for viajar em excursões e não dominar o idioma, haverá sempre um para acompanhar o grupo.

a) intérprete;

b) viajante;

c) turista;

d) visitante.

Questão 07 – Qual das alternativas não corresponde a uma dica para evitar dificuldades em organizar viagem?

a) Não esquecer de inserir na sua verba disponível os pagamentos que poderão ser fei-tos em cartão de crédito.

b) Verifique toda a documentação exigida.

c) Providenciar uma cópia autenticada do seu passaporte e, quando chegar ao hotel, guardar o original em local seguro.

d) Não pesquisar sobre a necessidade de tomar vacinas, pois não é mais obrigatório.


a) A solicitação de passagens não precisa ser feita com muita antecedência.

b) Se possível, solicite os serviços de viagens sempre por e-mail.

c) Ao receber o bilhete e os vouchers, confira tudo, principalmente a descrição dos ser-viços adquiridos e valor pago e verifique, no bilhete, se o seu nome e sobrenome estão escritos corretamente, bem como datas de embarque e regresso e destino escolhido.

d) Verifique a quantia de dinheiro de que você necessitará durante a viagem e, se for para o exterior, providencie a troca pela moeda corrente local ou dólar.


a) Estude o máximo sobre o destino escolhido em sites, revistas e mapas.

b) Organize sua agenda. Procure não deixar atividades pendentes que possam lhe cau-sar algum tipo de preocupação enquanto estiver viajando.

c) Consulte sites de meteorologia ou pergunte ao seu agente de viagens sobre a situa-ção do tempo no período em que você estará no destino escolhido.

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d) Se possível, faça, no decorrer da semana que antecede sua viagem, um check-list de todos os itens que você irá precisar colocar na mala; levar remédios não é tão importante.


a) Comece a arrumar as malas, com calma, ao menos um dia antes da viagem.

b) Leve dentro de uma das malas uma bolsa ou mala pequena vazia, ela servirá para trazer roupas sujas ou souvenir que você adquirir durante a viagem.

c) Leve roupas pesadas e o necessário para o período de sua viagem.

d) Não ultrapasse a resistência da sua mala, pois elas pode ser danificada durante a viagem.

“A vontade de viajar pode ser estragada através da fixação pelo destino.”

Friedrich Rückert (1788 – 1866)

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4.1 Escolhendo o hotel certoA escolha do hotel, não está somente relacionada “ao preço”. Devemos também nos certificar

da localização, para que a economia diária não seja perdida no transporte do aeroporto/hotel. Hoje em dia, podemos verificar as condições do hotel por meio da internet – localização, estrutura, ser-viços oferecidos, etc.

Em viagens de negócios, é bom exigirmos um hotel próximo ao local do evento, pois dessa ma-neira facilitará a locomoção e a economia de tempo e dinheiro. Em viagens de lazer, é bom verificar o pacote completo: passagem, hotel e traslado.

4.2 Overbooking no hotel


Você já ouviu falar em overbooking?

Sabe o que é?

Marque a opção que considerar correta.

( ) É quando o hotel reserva mais quartos do que os que dispõe.

( ) Disponibilização da melhor suíte do hotel.

( ) Desconto adquirido ao efetivar reservas pela internet.

4 ARRUMANDO AS MALAS

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Pode acontecer de o hotel vender mais apartamentos do que ele possui na realidade, ou seja, acontecerá um overbooking. Nesse caso, o hóspede, ao efetuar o check-in, será informado sobre o over-booking. É obrigação do hotel acomodar o hóspede em outro hotel da mesma categoria ou superior e arcar com todas as despesas da locomoção do hóspede.

4.3 BagagensNo transporte aéreo, há dois tipos de bagagens a serem utilizadas: a bagagem de mão e a ba-

gagem de porão – aquela despachada no balcão do ckeck-in diretamente para a carga da aeronave.

A bagagem de mão é considerada como não registrada e é de extrema responsabilidade do passageiro que a transporta, não podendo exceder 5 kg de peso. Além da bagagem de mão, podem ser levados objetos como muletas, capas de chuva, casacos, livros e revistas. Já a baga-

gem de porão têm limite de peso definido conforme classe e destino escolhidos.

As companhias aéreas não se reponzabilizam por danos de pequeno porte na bagagem (arra-nhões, cortes, sujeiras, falta de rodinhas). Portanto, nao exceda a capacidade de bagagem, respeitan-do as limitações de sua resitência e sempre verifique as condiçõs de sua bagagem antes de embarcar.

Ao fazer as malas, você deve certificar-se que ela está identificada – devido ao extravio de baga-gem –, sempre fechada com chave e cadeado. Caso não possua um cadeado, peça à atendentende um lacre no próprio balcão de check-in.

É recomendável que remédios, chaves, celulares, objetos frágeis sejam colocados na bagagem de mão. Objetos pontiagudos ou metálicos como tesouras, alicates, pinças e etc. devem ser des-

pachados na bagagem de porão.

Ao despachar sua bagagem, certifique-se que os comprovantes de entrega correspondem ao seu destino e, ao retirar sua bagagem no destino, verifique se o número da etiqueta corresponde ao de seu comprovante para evitar trocas de bagagens por passageiros diferentes.

4.4 Passagens e atrasos A passagem aérea é o documento que possibilita o

passageiro utilizar o transporte aéreo. Ultimamente, é mais em conta viajar de avião do que de outra maneira. Levando em consideração a facilidade de comprar uma passagem aérea hoje em dia, é importante saber que as companhias aéreas aplicam tarifas diferenciadas que variam de acordo com assentos e classes.

• Passagens aéreas nacionais: viagens dentro do territó-rio nacional.

Limite de peso: O limite de peso pode variar de 10 kg a 40 kg depen-dendo do passageio e do destino. Para mais informa-ções acesse http://www2.anac.gov.br/dicasanac/pdf/novo/anac_pan-fleto_baga-gem.pdf.

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• Passagens aéreas internacionais: qualquer destino fora do território nacional.

Atrasos

Se o passageiro deixar de viajar pelo motivo de atraso na conexão, a responsabilidade é da em-presa que atrasou e ela deverá providenciar outro bilhete sem ônus para o passageiro.

Aeroportos

A Infraero – Empresa Brasileira de Infraestrutura Aeroportuária é a empresa pública responsável pelos aeroportos em nosso país e executa serviço de telecomunicações, controle de tráfego aéreo, me-teorologia e proteção ao voo.

Várias informações a respeito de aeroportos podem ser obtidas por meio do site: www.infraero.gov.br.

A maioria dos aeroportos oferece guarda-volumes para aqueles passageiros que desejam guar-dar qualquer pertence que não lhe seja útil durante a viagem. Os aeroportos também costumam oferecer serviços de táxi. O preço é prefixado e é mais sguro do que pegar aqueles que ficam na rua.

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A Infraero é uma empresa pública responsável:

( ) Pelos aeroportos em nosso país e executa serviço de telecomunicações, controle de tráfego aéreo, meteorologia e proteção ao voo.

( ) Pelos serviços de taxi e hotelaria de quem chega de viagem.

Exercícios

Questão 01 – Hoje em dia, podemos verificar as condições do hotel onde nos hospeda-remos por meio da:

a) localização;

b) internet;

c) infraestrutura;

d) nenhuma das alternativas.

Questão 02 – Complete a seguinte frase: “Pode acontecer de o hotel vender mais apar-tamentos do que ele possui na realidade, ou seja, acontecerá um .”

a) endosso;

b) engano;

c) check-in;

d) overbooking.

Questão 03 – São exemplos de bagagem de mão, exceto:

a) revista;

b) livro;

c) malas com 10k;

d) casaco.

Questão 04 – A bagagem de mão não pode exceder:

a) 5kg;

b) 4kg;

c) 3kg;

d) 2kg.

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Questão 05 – É um exemplo de objeto de porão:

a) tesoura;

b) remédios;

c) chaves;

d) celulares.

Questão 06 – Marque a alternativa incorreta.

a) A passagem aérea é o documento que possibilita o passageiro de utilizar o transpor-te aéreo.

b) Hoje em dia é mais em conta viajar de avião do que de outra maneira.

c) É importante saber que as companhias aéreas aplicam tarifas diferenciadas que va-riam de acordo com assentos e classes.

d) Passagens aéreas nacionais são aquelas viagens dentro e fora do território nacional.

Questão 07 – Assinale a alternativa incorreta sobre bagagens.

a) A bagagem não precisa ser fechada nem lacrada.

b) Devemos nos certificar que a bagagem está identificada.

c) Ao despachar sua bagagem, certifique-se de que os comprovantes de entrega cor-respondem ao seu destino.

d) Ao retirar sua bagagem no destino, verifique se o número da etiqueta corresponde ao do seu comprovante.

Questão 08 – Sobre a Infraero, assinale a alternativa incorreta.

a) Executa o serviço de telecomunicações.

b) É responsável pelo controle de tráfego aéreo.

c) É responsável pela meteorologia.

d) Possui um serviço para lacrar as malas.

Questão 09 – Sobre os aeroportos, assinale a alternativa incorreta.

a) A maioria dos aeroportos oferecem guarda-volumes.

b) Os aeroportos também costumam oferecer serviços de táxi.

c) O preço de táxi nos aeroportos é prefixado e é mais seguro do que pegar aqueles que ficam na rua.

d) Devemos ficar atentos para o horário de abertura e fechamento dos aeroportos.

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Questão 10 – Sobre passagens e atrasos, assinale a alternativa correta.

a) O visto é o documento que possibilita o passageiro utilizar o transporte aéreo.

b) Viajar de ônibus sai mais em conta do que de outra maneira.

c) Levando em conta a facilidade de comprar uma passagem aérea hoje em dia, é im-portante saber que as companhias aéreas aplicam tarifas diferenciadas que variam de acordo com assentos e classes.

d) Passagens aéreas nacionais são para viagens dentro do território nacional e passa-gens aéreas internacionais são aquelas para qualquer destino fora do território nacional.

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Modelo de passaporte azul

Disponível em: <http://wp.clicrbs.com.br/viagem/como-fazer--passaporte/>. Acesso em: 16 de julho de 2014.

“Antes de começarmos a viajar pelo mundo, deveríamos acabar de viajar em nós mesmos.”

Denis Diderot (1713 – 1784)

As viagens internacionais podem ser programadas diretamente com agentes de viagens ou empresas aéreas. Nessas viagens, é necessário providenciar documentação, tais como: passaporte, vistos de entrada e outras exigências de acordo com cada país. Mais à frente, abordaremos cada uma dessas documentações.

É possível deixar que o agente de viagens providencie toda documentação, além da reserva de hotel, passeios turísticos, aluguéis de automóveis e outros serviços de turismo.

5.1 Principais documentosO passaporte brasileiro é o documento oficial, emitido

pelo Departamento de Polícia Federal (DPF) ou pelas embai-xadas do Brasil no exterior, que identifica o cidadão brasileiro perante as autoridades de outros países, permitindo a ano-tação de entrada e saída pelos portos, aeroportos e vias de acessos internacionais. Sem o passaporte, não é permitido o ingresso de cidadãos brasileiros nos países estrangeiros, exce-tuando-se os países do Mercosul ( Argentina, Brasil, Uruguai, Paraguai e Venezuela.), desde que o viajante apresente uma cédula de identidade em bom estado de conservação, emi-tida pelas secretarias de segurança pública das unidades da federação. Não são aceitos documentos de identidade emi-tidos por outros órgãos e repartições, mesmo que esses documentos tenham validade no Brasil.

5 VIAGENS AO EXTERIOR

Emitida: é importante se atentar para a vali-dade desse documento, que não deve ter mais de 10 anos de emissão.

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http://pt.wikipedia.org/wiki/Brasil

http://pt.wikipedia.org/wiki/Aeroporto

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Modelo de cartão de vacinação

Disponível em:< http://www.brasil.gov.br/imagens/sobre/turismo/infraestrutura/vacinas/o-certificado-internacional-

-de-vacinacao-pode-ser-solicitado-no-centro-de-orientacao--ao-viajante/view>. Acesso em: 31 maio de 2012.

Para viagens internacionais, é necessário ter em mão o passaporte e, em algumas ocasiões, visto e cartão de vacina. O passaporte leva em média uma semana para ser emitido e tem a validade estipulada de acordo com as determinações da Polícia Federal.

Em caso de furto ou perda do passaporte, você deverá apresentar copia autenticada do do-cumento, além da ocorrência policial, para que lhe seja concedido um novo passaporte. O roubo de passaportes brasileiros é grande. Devido a essa situação, a Polícia Federal está analisando uma forma de modificar o documento e, assim, dificultar a falsificação, em especial, a página em que tem a foto.

Visto

O visto é um documento emitido por um país dando a um indivíduo permissão para entrar no país por um certo período de tempo e para certas finalidades. Muitos países requerem a posse de um visto válido como condição de entrada para estrangeiros, mas há exceções. Os vistos são geralmen-te carimbados ou anexados ao passaporte do destinatário (Disponível em:< http://pt.wikipedia.org/wiki/Visto>. Acesso em 31 de maio de 2012).

Os vistos variam de acordo com o país de destino – também é necessário solicitá-los com ante-cedência, pois os consulados são cautelosos na liberação dos vistos e prazos de validade.

Modelo de visto americano

Disponível em:< http://www.fabiodigital.com/?p=794>. Acesso em 16 de julho de 2014.

Vacinas

A exigência da vacina é feita somente por alguns países.

Existe uma lista de 120 países, segundo a Organi-zação Mundial da Saúde, que exigem o Certificado In-ternacional de Vacinação contra a febre amarela, doença transmitida pela picada de um mosquito. Esse certificado é emitido, aqui no Brasil, pela Anvisa (Agência Nacional de Vigilância Sanitária). Para obtê-lo, é necessário que você verifique em sua cidade ou região onde é possível tomar a vacina, que tem validade de 10 anos.

É necessário tomar a vacina 10 dias antes da viagem, pois é o tempo em que pode haver uma reação à vacina. De-pois, procure um dos postos da Anvisa na sua cidade – nos

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http://www.brasil.gov.br/imagens/sobre/turismo/infraestrutura/vacinas/o-certificado-internacional-de-vacinacao-pode-ser-solicitado-no-centro-de-orientacao-ao-viajante/view




http://pt.wikipedia.org/wiki/Visto

http://pt.wikipedia.org/wiki/Visto

http://www.fabiodigital.com/?p=794


portos e/ou aeroportos –, com sua carteira de vacinação em mãos e o passaporte. Lá eles vão validar a sua vacina, emitir o seu certificado de vacinação internacional e dar orientações sobre como evitar doenças em sua viagem.

Em alguns estados brasileiros, a vacina também é recomendada: Acre, Amapá, Amazonas, Dis-trito Federal, Goiás, Maranhão, Mato Grosso, Mato Grosso do Sul, Pará, Rondônia, Roraima e Tocantins.

Segue a lista de países que exigem o certificado de vacinação internacional contra a febre amarela:

Países que exigem Certificado de Vacinação para febre amarela:

Afeganistão Guiné Quênia

Albânia Guiné Bissau Republica Centro Africana

África do Sul Guiné Equatorial Ruanda

Angola Haiti Samoa

Anguilla Honduras Samoa Americana

Antígua e Barbuda Iêmen Santa Helena

Antilhas Holandesas Indonésia Santa Lúcia

Arábia Saudita Índia São Cristóvão e Névis

Argélia Ilha Pitcairn São Tome e Príncipe

Austrália Ilha Reunião São Vicente e Granadinas

Bahamas Ilhas Salomão Serra Leoa

Bangladesh Ilhas Seychelles Senegal

Barbados Iraque Singapura

Belize Jamaica Síria

Benin Jordânia Ski Lanka

Bolívia Kiribati Somália

Brasil Laos Suazilândia

Brunei Lesoto Sudão

Burkina Faso Líbano Suriname

Burundi Libéria Tailândia

Butão Líbia Tanzânia

Cabo Verde Madagascar Togo

Camboja Malásia Tonga

Camarões Malaui Trinidad e Tobago

Cazaquistão Maldivas Tunísia

Chade Mali Uganda

China Malta Vietnã

Colômbia Maurício Zâmbia

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Congo Mauritânia Zaire

Costa do Marfim Moçambique Zimbábue

Djibuti Myanmar

Dominica Namíbia

Egito Nauru

El Salvador Nepal

Equador Nicarágua

Eritreia Níger

Etiópia Nigéria

Fiji Niue

Filipinas Nova Caledônia

Gabão Omã

Gâmbia Palau

Gana Panamá

Granada Papua Nova Guiné

Grécia Paquistão

Guadalupe Paraguai

Guatemala Peru

Guiana Polinésia Francesa

Guiana Francesa Portugal

Disponível em: <http://www.who.int/ith/>. Acesso em: 16 de julho de 2014.

Exercitando o conhecimentos...

Vamos exercitar o que aprendemos!

Julgue os itens marcando “C” para resposta certa e “E” para resposta errada.

a) ( ) A exigência da vacina é feita por todos os países do mundo.

b) ( ) O visto é um documento emitido por um país dando a um indivíduo permissão para entrar no país por certo período de tempo e para certas finalidades.

c) ( ) É necessário tomar a vacina uma semana antes da viagem, pois é o tempo em que ela se instala no sangue.

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5.2 Moedas, gorjetas e taxas de câmbioAo viajarmos para o exterior, devemos ter em mente a quantia de dinheiro que deveremos

levar, além do fato de que iremos lidar com uma moeda desconhecida. Há também a questão de gor-jetas, que podemos dar em alguns locais, e as taxas de câmbio, que poderemos conferir em qualquer casa de câmbio situada no país de visita.

• Moedas: a moeda internacionalmente aceita é o dólar. Compre em casas de câmbio e peça dinheiro trocado, evitando notas altas, como a de 100 dólares, pois em alguns países elas geram muita desconfiança. Os cartões de crédito internacionais também são aceitos em quase todos os lugares do mundo. Geralmente, no aeroporto de destino, existem casas de câmbio para que você possa trocar o real ou o dólar pela moeda local.

• Gorjetas: variam conforme a cultura de cada país. Em alguns lugares são vistas como uma boa recompensa por bons serviços; em outros lugares são esperadas em qualquer circunstância.

• Taxas de câmbio: segue exemplo de países e suas taxas de câmbio (tabela p. 130 manual).

Quadro: moedas Internacionais

Taxas de câmbio: relação cam-biária que existe entre duas moedas de países diferentes.

Casa de câmbio: empresa que oferece a troca de uma moeda por outra.

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Complete as frases utilizando as palavras apresentadas:

gorjetas – taxas de câmbio – moedas

As internacionalmente aceita é o dólar.

As variam conforme a cultura de cada país.

As são o preço de cada moeda estrangeira.

5.3 Fuso HorárioAté mesmo em viagens nacionais, podemos enfrentar o fuso horário – diferença de horas em

relação ao horário de Greenwich (GMT) e Brasília. A seguir, segue o exemplo de uma tabela, prevendo horário standard, ou seja, aqueles que não consideram o horário de verão adotado por muitos países, dependendo da época do ano.

Obs.: Se o destino tiver um fuso horário muito diferente, evite programações extensas no primeiro dia.

Horário de greenwich: o Meridiano de Greenwich é o meri-diano que passa sobre a localidade de Greenwich (no Obser-vatório Real, nos arredores de Londres, Reino Unido) e que, por convenção, divide o glo-bo terrestre em ocidente e oriente, permitindo medir a longi-tude.

GMT: é um acrónimo para Gre-enwich Mean Time, que, em português, significa Hora Média de Greenwich.

Standard: do inglês, Padrão.

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Quadro: Fuso horário

5.4 Consulados e embaixadas no exterior

Qual a diferença entre embaixada e consulado?

EMBAIXADA representa um país perante outro país (interesses, negociações com o governo local, relações amistosas, econômicas, culturais e científicas entre os dois países).

CONSULADO representa as particularidades de um país em outro (emissão de vistos, passa-portes e outros documentos de viagem referentes ao país em questão, prestar ajuda e assistência às pessoas cuja nacionalidade é a do país que representam entre outros assuntos burocráticos).

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Uma informação importante antes do embarque é ter o endereço do consulado ou da embai-xada brasileira na cidade que você vai visitar. Essas instituições podem ser úteis e prestar as seguintes assessorias:

• Proteger no país estrangeiro interesses e direitos dos cidadãos brasileiros;

• Aconselhar brasileiros com problemas legais e jurídicos;

• Localizar outros cidadãos brasileiros;

• Expedir passaportes e vistos de entrada no Brasil para estrangeiros;

• Proporcionar assistência cabível: doença, acidente, roubo, prisão, etc.

Exercícios

Questão 01 – Acerca do assunto “viagens internacionais”, marque a alternativa incorreta.

a) As viagens internacionais podem ser programadas diretamente com agentes de via-gens ou empresas aéreas.

b) Nessas viagens, é necessário providenciar documentação, tais como passaporte, vis-tos de entrada e outras exigências de acordo com cada país.

c) É possível deixar que o agente de viagens providencie toda documentação, além da reserva de hotel, passeios turísticos, aluguéis de automóveis e outros serviços de turismo.

d) Não existem viagens de negócios internacionais.

Questão 02 – O passaporte brasileiro é o documento oficial, emitido pelo Departamen-to de Polícia Federal (DPF) ou pelas embaixadas do Brasil no exterior, que identifica o cida-dão brasileiro perante as autoridades de outros países, permitindo a anotação de entrada e saída pelos:

Marque a alternativa incorreta.

a) portos;

b) aeroportos;

c) viadutos;

d) vias de acesso internacionais.

Questão 03 – Sem o passaporte, não é permitido o ingresso de cidadãos brasileiros nos países estrangeiros, excetuando-se:

a) Bolívia;

b) Chile;

c) Espanha;

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http://pt.wikipedia.org/wiki/Departamento_de_Pol%C3%ADcia_Federal

http://pt.wikipedia.org/wiki/Departamento_de_Pol%C3%ADcia_Federal

http://pt.wikipedia.org/wiki/Cidad%C3%A3o

http://pt.wikipedia.org/wiki/Cidad%C3%A3o

http://pt.wikipedia.org/wiki/Brasil

http://pt.wikipedia.org/wiki/Porto

http://pt.wikipedia.org/wiki/Aeroporto

http://pt.wikipedia.org/wiki/Bol%C3%ADvia

http://pt.wikipedia.org/wiki/Chile


d) Peru.

Questão 04 – Acerca das vacinas:

a) é necessário tomar a vacina 10 dias antes da viagem, pois é o tempo em que pode haver uma reação à vacina;

b) procure um dos postos da Anvisa na sua cidade – nos portos e/ou aeroportos para ser vacinado;

c) com sua carteira de vacinação e o passaporte em mãos, irão validar a sua vacina, emitir o seu certificado de vacinação internacional e dar orientações sobre como evitar doenças em sua viagem;

d) a vacinação não é permitida em idosos e crianças.

Questão 05 – Em alguns estados brasileiros, a vacina também é recomendada. Marque o estado em que a vacina é obrigatória.

a) Rio de Janeiro.

b) Porto Alegre.

c) Amazonas.

d) São Paulo.

Questão 06 – Sobre moedas, assinale a alternativa INCORRETA.

a) A moeda internacionalmente aceita é o dólar.

b) Os cartões de crédito internacionais também são aceitos em quase todos os lugares do mundo.

c) Geralmente, no aeroporto de destino, existem casas de câmbio para que você possa trocar o real ou o dólar pela moeda local.

d) Em quase todos os países do mundo, o real é aceito.

Questão 07 – Sobre gorjetas, assinale a alternativa INCORRETA.

a) Elas variam conforme a cultura de cada país.

b) As gorjetas começam a ser repassadas dentro do táxi até o hotel de destino.

c) Em alguns lugares são esperadas em qualquer circunstância.

d) Em alguns lugares, são vistas como uma boa recompensa por bons serviços.

Questão 08 – Sobre embaixadas e consulados, marque a alternativa CORRETA.

a) A embaixada representa um país perante outro país.

b) O consulado representa interesses, negociações com o governo local, relações amis-tosas, econômicas, culturais e científicas entre dois países.

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c) A embaixada presta ajuda e assistência às pessoas cuja nacionalidade é a do país que representam, entre outros assuntos burocráticos.

d) A embaixada representa as particularidades de um país em outro.

Questão 09 – Uma informação importante antes do embarque é ter o endereço do con-sulado ou embaixada brasileira na cidade que você vai visitar. Essas instituições podem ser úteis e prestar as seguintes assessorias, EXCETO:

a) trocar o real por outras moedas;

b) aconselhar brasileiros com problemas legais e jurídicos;

c) localizar outros cidadãos brasileiros;

d) proteger no país estrangeiro interesses e direitos dos cidadãos brasileiros.

Questão 10 – Sobre o fuso horário, marque a alternativa CORRETA.

a) Se sua viagem de destino tiver um fuso horário muito diferente, não há problemas em fazer programações extensas no primeiro dia.

b) Em viagens internacionais, não há problemas com o fuso horário.

c) Mesmo em viagens nacionais, podemos enfrentar o fuso horário.

d) Horário de verão é aquele adotado por muitos países, dependendo da época do ano.

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Sinergia: Ação ou esforço simultâneos; cooperação, coesão; trabalho ou operação associados.

“A cultura de uma organização é perpetuada por meio das reuniões. Elas constituem uma forma de dizer ao funcionário: ‘Você faz parte da

equipe. ‘Reuniões mal organizadas transmitem mensagens negativas a respeito de nossa empresa e de nós mesmos’”

( William Daniels – Consultor da American Consulting and Training)�

6.1 Reuniões e seus objetivosUma reunião é o encontro de duas ou mais

pessoas para discutir algum assunto em pauta, trocar ideias e até mesmo experiências sobre um ou mais assuntos para que haja aceitação por to-dos os envolvidos e assim provocar uma decisão coletiva, em que todos se comprometam com o que foi decidido. Conduzir uma reunião é um processo que é aperfeiçoado na prática diária, vivenciando dificuldades e buscando novas so-luções. E uma reunião dentro da empresa não é diferente – ela serve para definir metas e objetivos empresariais, criar sinergia em equipe, também procura agrupar a responsabilidade das decisões, dar autonomia a alguns profissionais, etc. Quando são planejadas e conduzidas de forma adequada, elas contribuem para um trabalho em equipe mais eficiente e coordenado.

Em uma reunião, podemos observar vários objetivos a serem desenvolvidos:

• Integrar os participantes que dela participarão;

• Buscar novas soluções para uma melhora da questão discutida em pauta;

• Apresentar e discutir novas ideias;

• Decidir novas regras de rotina e motivar os integrantes;

• Comunicar fatos;

• Explicar métodos de trabalho;

• Obter novas informações, fatos e opiniões;

• Harmonizar o raciocínio de várias pessoas ali reunidas em torno de um problema;

• Analisar causas de problemas;

• Tomar decisões em conjunto;

• Obter comprometimento para a aplicação de uma solução;

• Ajudar os colaboradores a trabalhar melhor em equipe;

• Ajudar os funcionários a desenvolver suas habilidades.

6 REUNIÕES COMO FERRAMENTA DE GESTÃO

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6.2 Importância das reuniões


Qual a importância das reuniões?

Você já observou que o cinema ou a propaganda sempre mostra o executivo em uma reunião? Isso porque, as reuniões fazem parte do dia a dia de uma empresa, seja ela pe-quena ou grande.

( ) Certo

( ) Errado

Reunião é uma ferramenta de trabalho em grupo e fator comum a empresas de qualquer tama-nho e segmento.

Desde a década de 1960, as reuniões eram consideradas uma ferramenta importante para fazer fluir o trabalho nas empresas, democratizar e difundir informação, tanto no sentido de verificar falhas nos processos, como também de encontrar soluções inovadoras.

Segundo Neto (1994), estudos mostram que os executivos gastam entre 20 e 30% de seu tempo participando de reuniões.

Por diversos motivos, em algumas empresas, as reuniões se tornaram cada vez mais frequen-tes, gerando entre os participantes uma série de aspectos negativos, tais como: perda de tempo, de dinheiro, descrédito e ineficiência. As reuniões foram citadas como uma das grandes fontes de desper-dício de tempo e energia nas empresas (BARBOSA, 2009).

Segundo Barbosa (2009), a empresa Triad Consulting, em parceria com a revista Você S/A, rea-lizou uma pesquisa com mais de duas mil pessoas, na qual cerca de 70% dos entrevistados responde-ram que metade (ou menos) das suas reuniões tem eficácia.

No entanto, às vezes, nos perguntamos: “para que serve mesmo uma reunião? Será que é mes-mo necessária uma reunião para chegar ao resultado esperado?” A partir desses pensamentos, deve-remos pensar nos resultados e metas a serem definidos ao longo do planejamento da reunião.

Pensar em que fazer exatamente, nos resultados esperados e quem deve ir às reuniões, esses são os primeiros passos a serem pensados para o planejamento de uma reunião, pois se não há um objetivo específico, não há por que convocar para uma reunião. Toda reunião deve despertar o inte-resse de seus participantes, seja por seus propósitos, seja pela oportunidade de contribuição.

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Mucchielli (1980) diz que é preciso nos aperfeiçoar na participação nas reuniões das quais somos ou seremos membros. Para Barbosa (2009), não basta a reunião ser eficaz, ela tem que produzir resultados.

A importância das reuniões está relacionada ao trabalho desenvolvido em grupo, comparti-lhamento de ideias, de informações e aprimoramento das relações em grupo. Porém, para que as reuniões sejam bem-sucedidas, são necessários o planejamento, a condução, organização e acompa-nhamentos dos participantes.

6.3 Benefícios das reuniõesAs pessoas sentem necessidade de ficar juntas, partilhar vivências e resultados e discutir ideias.

Se algo pode ser conversado em grupo, por que ficar sozinho? (BARBOSA, 2009).

Ao se realizar uma reunião, vários aspectos podem ser observados. Muitas vezes, reuniões fa-zem com que vários benefícios apareçam – às vezes, algum assunto em pauta pode fazer com que erros futuros não venham a acontecer em novas reuniões. Os benefícios conquistados podem ser vários, entre eles: novos conhecimentos, soluções para problemas, debates, motivação, eles também podem gerar apaziguamento, treinamento, promover mudanças e gerar os famosos feedbacks, sejam eles positivos ou negativos� Por isso, reunir a equipe esporadicamente para decidir, criar, trocar ideias, falar de novas experiências, apresentar hipóteses e soluções é importante para que todos saibam a importância de se trabalhar em equipe.

Forsyth (2001) relata que as reuniões bem organizadas, melhoram a comunicação interna nas empresas, consolidam o espírito de equipe e são excelentes geradoras de projetos e ideias inovadoras. As reuniões são fundamentais para o desenvolvimento de qualquer organização.

A reunião de trabalho poderá se tornar uma oportunidade de se encontrar um mínimo denomi-nador comum a partir de divergências internas, superação de conflitos no relacionamento profissional entre pessoas.

As reuniões bem organizadas atingem os objetivos do grupo e confirmam a eficácia. Devido à mediação e às técnicas do condutor, as informações parciais que cada participante detém circulam e vêm aumentar a soma de informações disponíveis. Isso tem efeito de mobilizar os sistemas de opiniões e de fazer com que evoluam pela necessidade de integrar as opiniões dissonantes (MUCCHIELLI, 1980).

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O problema não é saber se deve haver ou não reunião, mas, sim, como podemos torná-la mais eficaz para que produza bons resultados.

Portanto, é preciso nos aperfeiçoar na condução de reuniões, pois uma reunião bem conduzida tem efeitos significativos sobre o andamento do grupo e da organização.

Mucchielli (1980) diz que o funcionário se sente mais motivado e valorizado ao participar de um grupo de trabalho no qual os objetivos, os meios ou a distribuição das tarefas foram elaborados, as decisões relativas ao seu campo profissional foram tomadas isso influencia o modo de trabalho no sentido de favorecer a cooperação entre o grupo. O que poderia ser encarado como ‘um tempo perdi-do’ tem por resultados um ganho de tempo na execução, melhoria e satisfação profissional.

6.4 Como fazer uma reunião produtiva?Para uma reunião ter sucesso e tornar-se produtiva, é importante saber conduzi-la com efi-

cácia e, para isso, você precisa aprender as técnicas de uma boa condução. O fracasso de várias reu-niões pode ser por algum despreparo do condutor da reunião e também pelo excesso de reuniões desnecessárias e mal conduzidas que podem ocorrer várias vezes na semana sem necessidade. Bar-bosa (2009) relata que para que a reunião fique mais produtiva, devemos focar em alguns pontos:

• Inicie a reunião esclarecendo os objetivos – esclarecendo todos os objetivos será a melhor maneira de se chegar a um resultado esperado;

• Permaneça sempre em pé – a pessoa que conduzirá a reunião deverá ser o foco da atenção naquele momento, logo, deve ficar em pé para garantir a atenção;

• Controle o tempo da reunião – a delimitação do tempo deverá ser planejada com o horário de início, desenvolvimento e encerramento, pois assim terá todos os objetivos atendidos;

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• Registre as principais ideias da reu-nião – o objetivo não é chegar a uma decisão final e, sim, limitar um campo de ideias ou de opções;

• Ao término da reunião, faça uma pesquisa com os participantes para que eles pos-sam dar a opinião a fim de aprimorar a técnica para torná-la mais produtiva.

Lembrando também que os principais objetivos a serem tratados devem ser listados para que o assunto não se perca. Para que o condutor da reunião tenha sucesso em seu discurso, deve:

• Focar no tema;

• Fazer com que não haja conversas paralelas durante a reunião;

• Apresentar as soluções e o feedback da reunião passada;

• Definir os próximos passos a serem tratados nas próximas reuniões.

Toda reunião, quando é bem planejada e conduzida, custa tempo e dinheiro. Ao serem bem planejadas, contribuem para um trabalho em equipe eficiente e aumentam o desempenho de todos dentro da equipe.

Quando os líderes não conseguem fazer uma reunião produtiva, as consequências podem sobrar para vários setores da organização. Reuniões que não são produtivas podem despertar um clima pesado entre os participantes e até mesmo para a imagem da empresa. Para que as reuni-ões tornem-se mais produtivas, segue uma lista de exemplos:

• Fazer e responder perguntas;

• Discutir assuntos importantes e tomar decisões em conjunto;

• Ajudar os funcionários a desenvolver suas habilidades;

• Levantar questões variadas e identificar problemas;

• Observar como os funcionários interagem;

• Aproveitar para desenvolver as habilidades gerenciais.

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6.5 Tipos de reuniões Normalmente os diversos tipos de reuniões possuem características próprias, tais como nú-

mero de participantes e o objetivo da reunião.

Na literatura sobre reuniões, não existe uma padronização de categorias ou classificações de reuniões, por isso, iremos citar algumas classificações.

Além disso, a nomenclatura para nominar os diversos tipos de reuniões é bastante variada. Nesse conteúdo vamos mostrar os tipos de reunião segundo dois autores.

Para Silveira Neto (1994), as reuniões compreendem a três categorias e são classificadas de acordo com o seu objetivo:

• Reunião de Informação: seu objetivo é puramente informativo, não estimula debates. Nesse tipo de reunião, pode-se envolver o recebimento ou a divulgação de informação. A participação pode ser mínima. Pode ser realizada para grandes ou pequenos grupos.

• Reunião para tomada de decisão: tem por escopo, por meio de troca de informações, iden-tificar alternativas para a solução de problemas e definir a implantação das decisões adotadas.

• Reunião de avaliação: é aquela na qual as decisões anteriormente tomadas têm seu desen-volvimento ou implantação verificados e acompanhados, e as medidas de acerto são sugeridas quan-do existem desvios dos rumos previamente acordados.

Mucchielli (1980) diz que a obrigação de um responsável por qualquer reunião é saber qual o tipo de reunião vai conduzir, pois o papel do condutor depende do objetivo de cada reunião.

O quadro abaixo mostra a classificação das reuniões e dos papéis dos condutores segundo Mucchielli (1980).

Tipos Características Papel do condutor

Os meetings e as reuniões de massa

Congregam um grupo amplo de 500 a milhares de pessoas.

Dirigir um meeting é assumir o papel de incitador, líder, condutor.

Os auditórios Reuniões em que participam grupos ditos médios, de 30 a 500 pessoas.

O condutor ou conferencista tem um papel de informação ou de demonstração.

As reuniões de informação descendente

Realizadas geralmente em auditório. Devem ser distinguidos vários tipos: reunião de informação simples, o briefing, exposição de decisões, a reunião de contrainformação, reunião de feedback.

O condutor é encarregado de expor a informação.

As reuniões de informação ascendente

Têm em comum a procura e a obtenção de informações pela interrogação do grupo. O tema da discussão é interno ao grupo interrogado. Podem ser de diversos tipos: pesquisa de motivação, entrevista em grupo e fases de solução de tensões negativas.

O condutor interroga, faz a entrevista.

Meetings: Qualquer reunião importan-te, que atraia um número relativa-mente grande de pessoas.

Briefing: Ato de dar informa-ções e instruções concisas e objeti-vas sobre missão ou tarefa a ser executada (p.ex., uma operação militar, um trabalho publicitário ou jornalís-tico).

Feedback: Informa-ção que o emissor obtém da reação do receptor à sua mensa-gem, e que serve para avaliar os resultados da trans-missão.

Escopo: Es-pecificação do limite dentro do qual os recursos de sistema podem ser utilizados.

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As reuniões-discussões São diferenciadas mais por seus objetivos que pelos métodos de condução. Trata-se de uma discussão que deve chegar a um resultado, sejam decisões ou soluções relativas a um determinado tema. Subdividem-se em diversos tipos: reuniões-discussões com um tema, discussões preliminares, comissões de trabalho, grupos de concertamento.

O condutor tem o papel de animador ou regulador.

As reuniões de confrontação

Reúnem-se subgrupos de opiniões divergentes para que haja uma informação recíproca, uma mediação ou uma negociação.

A reunião é conduzida por um condutor.

As reuniões de grupo com objetivo de formação

Nessa categoria de reuniões de pequenos grupos estão: os estudos de caso, as formações propriamente ditas e os grupos de formação.

O condutor tem como função utilizar a energia do grupo e dinâmica com o objetivo de fazer circular a informação que cada um detém.

Os grupos de criatividade

São reunidos para resolver problemas. Geralmente são grupos pequenos. São exemplos: grupos de solução de problema e de conflito e brainstorming.

A técnica de condução de grupos de criatividade é muito específica e o animador deve aplicar regras restritas.


Relacione as colunas sobre alguns tipos de reunião de acordo com Mucchielli (1980).

1. Reuniões-discussões

2. Reuniões de confrontação

3. Grupos de criatividade

4. Reuniões de grupo com objetivo de formação

( ) Esses grupos são reunidos para resolver problemas.

( ) Reúnem-se subgrupos de opiniões divergentes para que haja uma informação recíproca, uma media-ção ou uma negociação.

( ) Trata-se de uma discussão que deve chegar a um resultado, sejam decisões ou soluções relativas a um determinado tema.

( ) Reunião com objetivo de formação.

Brains-torming: Técnica de discussão em grupo que se vale da con-tribuição espontânea de ideias por parte de todos os partici-pantes, no intuito de resolver algum pro-blema ou de conceber um trabalho criativo.

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Reunião virtual

Além dos tipos de reuniões já citados acima, va-mos abordar a reunião virtual, pois nos dias atuais a tec-nologia da informação vem expandindo e modificando a maneira como nos comunicamos. Existem ferramentas de reuniões que podem integrar os participantes por meio da internet.

As reuniões virtuais podem aguçar nosso senso de propósito, pois geralmente requerem mais concentração e disciplina e podem restringir a socialização improduti-va (STREIBEL, 2008).

A autora salienta que a tecnologia permite economizar tempo, reduzir despesas, produzir mais e minimizar inconveniências.

Streibel (2008) cita três recomendações para utilizar a tecnologia na realização de reuniões:

• Concentrem-se em propósitos, pessoas e pro-cessos: ao avaliar as modalidades de reuniões virtuais, pense da mesma maneira que faria ao considerar reuniões convencionais. Decida os propósitos, quais pessoas serão convidadas e escolha os processos mais eficientes para atin-gir os objetivos.

• Faça as contas: em um levantamento entre executivos, o resultado foi que apenas 56% das reuniões eram produtivas e que telefonemas, memorandos, e-mails ou teleconferências poderiam ser substituídos por mais de 25% das reuniões realizadas.

• Atente para os requisitos essenciais: considere acima de tudo os requisitos psicológicos, emocionais e sociais dos funcionários. De que eles irão precisar caso você organize reuniões virtuais?

O artigo intitulado “Trabalho cooperativo: uma ferramenta de apoio para reuniões a distância” lista as vantagens oferecidas pela reunião a distância para aumentar a produtividade:

Disponível em: < http://guaiba.ulbra.tche.br/>.

• Melhor gerenciamento pessoal de tempo;

• Redução com custos de comunicação;

• Trabalho cooperativo facilitado;

• Melhor preparação para a reunião;

• Trabalho assíncrono, isto é: que não ocorre ou não se efetiva ao mesmo tempo;

• Reunião mais curta e mais eficiente;

• Acompanhamento;

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http://guaiba.ulbra.tche.br/


• Acesso independente do lugar;

• Fácil de usar;

• O sistema já registra a documentação do processo decisório;

• Aumenta o número de ideias geradas;

• Transforma decisões em ações.

A reunião virtual apresenta benefícios no plano administrativo de infraestrutura e operacional, como a redução de custos, flexibilidade, agilidade, produtividade e facilidade de controle.

Vimos que para as reuniões alcan-çarem os objetivos, são necessárias

uma boa condução e preparação mais adequada possível à atividade. Na

próxima lição, vamos abordar todas as etapas de planejamento de reuniões.

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Exercícios

Questão 01 – As reuniões quando planejadas e conduzidas de forma adequada:

a) contribuem para um trabalho eficiente em equipe;

b) causam problemas;

c) deixam de comunicar alguns fatos;

d) desmotivam os integrantes.

Questão 02 – Com reuniões frequentes em empresas, um exemplo de aspecto negativo é:

a) novas soluções;

b) ineficiência;

c) novas ideias;

d) motivação.

Questão 03 – Para Barbosa (2009), não basta a reunião ser eficaz, ela também precisa:

a) tornar-se frequente;

b) verificar falhas;

c) ajudar os colaboradores;

d) produzir resultados.

Questão 04 – Para que o condutor da reunião tenha sucesso em seu discurso, ele deve conduzir a reunião e:

a) fazer com que haja conversas paralelas nas reuniões;

b) focar o tema e os assuntos pessoais;

c) terminar a reunião sem definir os próximos passos;

d) apresentar soluções gerando feedback.

Questão 05 – A reunião de caráter informativo, que não estimula debates, chama-se:

a) reunião produtiva;

b) reunião para tomada de decisão;

c) reunião de informação;

d) reunião de avaliação.

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Questão 06 – Complete a lacuna:

As reuniões requerem mais concentração e disciplina.

a) virtuais;

b) de grupo;

c) de confrontação;

d) de informação.

Questão 07 – Segundo Neto (1994), qual a porcentagem em estudos que mostra que executivos ganham tempo participando de reuniões?

a) 10% e 20%.

b) 20% e 30%.

c) 40% e 50%.

d) 90% e 100%.

Questão 08 – Para que a reunião se torne mais produtiva, devemos focar em alguns pontos, menos:

a) iniciar a reunião esclarecendo objetivos;

b) registrar as principais ideias;

c) controlar o tempo da reunião;

d) permanecer sempre sentado enquanto conduzir a reunião.

Questão 09 – Reuniões que não são produtivas:

a) despertam um clima pesado entre os participantes;

b) ajudam a imagem da empresa;

c) geram feedback positivo;

d) desenvolvem habilidades em geral.

Questão 10 – O tipo de reunião em que o condutor interroga/faz a entrevista é:

a) de confrontação;

b) reunião-discussão;

c) de informação ascendente;

d) de informação descendente.

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“Se vale a pena fazer uma reunião, vale a pena planejá-la. As boas reu-niões começam antes da hora marcada – com uma boa preparação.”

7.1 Para que fazer uma reunião?Como dito anteriormente, reuniões têm o objetivo de integrar os

participantes e comprometê-los com os assuntos promovidos nela. Quando bem coordenadas, inevitavelmente impactam o processo

de clima organizacional e produzem os seguintes resultados:

• Integração, reforçando o espírito de equipe;

• Repasse de experiências interessantes vivenciadas pelos participantes;

• Compartilhamento das diferentes opiniões referentes aos assuntos em pauta;

• Avaliação das diversas contribuições e identificação da solu-ção de problemas;

• Exercício do saber ouvir;

• Melhoria da comunicação;

• Compromisso de todos com os objetivos propostos;

• Treinamento e desenvolvimento por meio das várias experiências discutidas e compartilhadas;

• Geração de conhecimento por todos os envolvidos.

As reuniões podem ser participativas ou não participativas: a primeira envolve as contribui-ções dos demais, e a segunda envolve as informações que vão dos dirigentes aos funcionários, com o objetivo de ser informativa e motivadora. Se seu objetivo for informativo, faça uma reunião curta e objetiva – apenas informe os principais motivos de os participantes estarem ali; se for uma reunião motivadora, é bom que haja planejamento e que o recado seja breve, lembrando que toda reunião deverá respeitar o interesse de seus participantes.

7.2 Preparação da reuniãoO planejamento consiste na preparação da reunião, essa é uma das fases mais importantes antes da

reunião propriamente dita.

Mucchielli (1980) constata que, ao se fazer uma reunião, é preciso verificar primeiramente:

• As condições materiais: o número de participantes, a sala ao abrigo de perturbações, a dispo-sição das mesas, as condições mínimas de conforto, os recursos técnicos necessários;

• O tempo da reunião: devem ser previstos o momento e a duração;

7 PLANEJAMENTO DE REUNIÕES

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• A escolha do assunto: é geralmente imposta pelas circunstâncias ou então responde a uma oportunidade ou a um interesse manifestado pelo grupo;

• A escolha dos participantes: os participantes serão escolhidos em função de sua competência ou experiência, conforme o caso; seu interesse pelo assunto e desejo de aprender; capacidade em participar de uma reunião e a fazer progredir;

• A preparação dos participantes: é preciso convocá-los com um prazo suficiente e com indica-ções precisas sobre o lugar e a hora, informando o objetivo e o objeto da reunião. Vamos abordar mais sobre esse tema em convocação de participantes;

• A preparação do tema pelo condutor: o condutor deve reunir toda a informação necessária para apresentar o assunto no início da reunião a fim de introduzir uma discussão. Portanto, são princi-palmente os aspectos problemáticos do tema ou os fatos cuja interpretação levanta problema que o condutor procurará conhecer e coletar no decorrer de seu trabalho de preparação.

O condutor deve fixar dois pontos essenciais para organizar sua ação na reunião:

1º) A margem de liberdade que terá o grupo (simples discussão ou direito de propor solu-ções e decisões?).

2º) O tipo de apresentação de sua introdução:

• esquema pró/contra/balanço, isto é: vantagens, inconvenientes, avaliação;

• esquema situação atual/causas atualmente conhecidas/soluções, isto é: descrição daquilo que não anda bem, procura das causas e saídas;

• esquema estudo do problema com seus obstáculos e suas variáveis, no qual serão aponta-das as possíveis soluções;

• esquema conciliação de opiniões divergentes.

7.3 Convocando os participantesSempre tenha as seguintes perguntas em mente: “Quem deverá

ser convocado para as reuniões?” “De que forma eu espero que essas pessoas contribuam para as reuniões?”. Se você não souber a resposta, então, não os convide.

Para Mucchielli (1980), os participantes serão escolhidos de acor-do com a sua experiência e competência no tema, seu interesse pelo assunto ou sua capacidade em participar de uma reunião de grupo e fazê-lo progredir.

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Os participantes deverão ser convocados com um prazo suficiente e com indicações precisas sobre o lugar e a hora, informando o objetivo e o objeto da reunião.

O objetivo define a finalidade geral, a razão da reunião. Essa definição permite prever claramen-te qual o tipo e a finalidade da reunião. Já o objeto da reunião é o tema, a questão (ou questões) que será(ão) debatida(s).

Mucchielli (1980) ressalta que é indispensável que os participantes recebam, na convocação, uma breve informação sobre o tema ou objeto da reunião.

Streibel (2009) diz que se for preciso convocar uma reunião, considere estas três recomendações:

• Justifique cada reunião: estabeleça as regras da reunião, caso ela não seja exigida pela política interna da empresa;

• Não convoque reuniões por força de hábito;

• Pense um pouco além do propósito.

A mesma autora reforça que se a reunião for para passar informações, apresentar relatórios e fornecer atualizações, o interessante é reduzir o número de reuniões ou substituí-las, recorrendo a alternativas como e-mails, memorandos ou reuniões virtuais.


As reuniões com um número de pessoas muito grande são mais produtivas, pois quanto mais sugestões para a solução de um problema, melhor será.

( ) Certo

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Inicialmente deverão ser convocadas apenas aquelas pessoas que têm a ver com os objetivos a serem alcançados nas reuniões. A quantidade e a qualidade dos convidados de uma reunião estão ligadas ao seu sucesso. Reuniões com muita gente ou com integrantes que não entendam do assunto têm grande chance de fracassar; por isso o número de convidados parti-cipantes deverá ser pensado antes do convite – reuniões com muita gente, e que não tenham um objetivo defi-nido, costumam ser improdutivas.

O número ideal de membros em cada reunião dependerá de cada assunto e também do tipo de participantes convidados ou convocados. Caso se trate de uma reunião de equipe, ou seja, destina-da para aquela tarefa específica, o número de par-ticipantes poderá ser maior. No caso uma reunião de um grupo de desconhecidos, o número de partici-pantes sugerido é menor. Reuniões com muita gente ou com pouco cuidado na definição dos seus integrantes têm grande chance de não atingir seus objetivos.

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7.4 Estabelecendo a pauta da reuniãoDefinir os itens a serem debatidos e prever a duração do encontro também são pontos im-

portantes para a preparação de uma reunião. A necessidade de inteirar-se completamente do tema da reunião e das escolhas dos participantes é fator importante. Para uma reunião ter sucesso, não é preciso fazer mágica, basta que tenha um formato simples, seguindo uma pauta:

• Abertura (saudações e objetivos);

• Aquecimento (expectativas e percepção dos membros para a reunião);

• Leitura da ata da reunião anterior;

• Repasse de informações de interesse;

• Discussão de novos projetos;

• Apresentação dos temas;

• Avaliação geral da reunião;

• Elaboração e envio da ata.

7.5 A agendaPreparar com antecedência os assuntos a serem tratados, com tempo destinado para cada um

deles, ajuda na condução do processo da reunião. Na hora de escrever na agenda, devemos ficar aten-tos para que seja seguida uma sequência lógica dos temas. Há uma tendência a se colocar por último os assuntos mais difíceis a serem tratados. A discussão do que é mais necessário deverá ser deixada para o final, pois assim chamará mais atenção dos participantes para o assunto.

7.6 LocalApós todas essas observações, deveremos também nos preocupar com o local para a reunião.

A sala deverá ser ventilada e acolhedora para o total de número de participantes, deverá ser espaçosa para que o condutor se movimente com facilidade e para que também haja espaço para os demais equipamentos, caso sejam utilizados. Uma jarra com água e copos deverão estar na sala, caso os par-ticipantes tenham sede.


Reuniões têm o objetivo de integrar os participantes e comprometê-los com os assun-tos promovidos nela. Quando bem coordenada, inevitavelmente impacta no processo de clima organizacional e produz muitos resultados.

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7.7 Definindo quem conduz a reunião Quando se organiza uma reunião, é importante que se divida as responsabilidades de cada

membro. Atribuir um papel específico aos participantes pode ajudar a reunião correr mais tranquila. Cada equipe é diferente, mas podemos citar alguns exemplos de funções:

• Líder/Facilitador/condutor: um condutor geralmente fica responsável por estabelecer uma agenda inicial, dirigir as reuniões e encorajar a participação entre os integrantes da equipe.

Para efeito de padronização nesse conteúdo, vamos denominar o responsável pela reunião de condutor.

• Secretário(a): é o(a) responsável por escrever os pontos principais, ideias e decisões da equi-pe. Também se encarrega de tomar notas a cada reunião de equipe e distribuí-las aos participantes depois da reunião. Ele(a) registra o processo do gru-po, anotando as ideias da equipe, pontos principais e comentários.

• Mediador(a) de tempo (cronometrista): garan-te que a reunião não ultrapasse os limites de tempo.

• Escrivão(ã): toma notas dos principais pontos da reunião; redige-os em um registro permanente (ata) e também é responsável pela redação final.

Atribuir a cada participante da equipe uma função para a reunião – e trocar essas funções a cada reunião – é uma boa forma de compartilhar a responsabilidade e poder entre os participantes.

O artigo intitulado “Você sabe conduzir reuniões? “ relata que o importante é ter em mente que a condução de reunião deve ser feita por uma pessoa que tenha as seguintes características: assertivi-dade, objetividade, foco, tranquilidade, autocontrole, percepção aguçada e excelente capacidade de comunicação.

Disponível em: <http://www.vocecommaistempo.com.br/reunioes>

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Exercícios

Questão 01 – Uma reunião bem coordenada inevitavelmente impacta o processo de clima organizacional e produz os seguintes resultados, EXCETO:

a) melhoria de comunicação entre os integrantes;

b) identificação de solução de problemas;

c) desintegração de equipes;

d) exercício do saber ouvir.

Questão 02 – Reuniões que envolvem informações que vão dos dirigentes aos funcio-nários e têm o objetivo de ser motivadora são denominadas de:

a) Participativas;

b) não participativas;

c) discutidas;

d) compartilhadas.

Questão 03 – Ao constatar a necessidade de se fazer uma reunião, é necessário verificar com antecedência, EXCETO:

a) as condições materiais;

b) o tempo de reunião;

c) qualquer assunto que não faz parte da reunião;

d) a escolha dos participantes.

Questão 04 – Para Mucchielli (1980), os participantes de uma reunião deverão ser es-colhidos, EXCETO:

a) pela experiência no tema;

b) pelo desinteresse no assunto;

c) pela capacidade em participar de uma reunião;

d) para participar da reunião e fazer com que o grupo progrida.

Questão 05 – Reuniões costumam ser improdutivas quando:

a) têm muita gente convocada;

b) alcançam o sucesso;

c) têm um objetivo a ser definido;

d) têm qualidade.

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Questão 06 – Assinale o item que deve ser debatido em pauta.

a) Discussão de novos projetos.

b) Informações pessoais por parte do condutor da reunião.

c) Informações adicionais de como fazer uma ata.

d) Problemas particulares por parte dos membros da reunião.

Questão 07 – O instrumento utilizado para nos ajudar a marcar datas, horários e demais anotações é denominado de:

a) Ata;

b) Agenda;

c) layout;

d) memorando.

Questão 08 – Assinale a única alternativa correta acerca do local de reunião.

a) Não precisa ser um local espaçoso.

b) Não necessita ser ventilado.

c) Deverá se apertado, pois o condutor não precisa movimentar-se com facilidade.

d) É bom ter uma jarra com água e copos sobre a mesa, para evitar que os participantes se levantem a todo momento.

Questão 09 – Acerca de quem conduz a reunião, é importante saber das responsabi-lidades de cada membro. Aquele que estabelece uma agenda inicial, dirige as reuniões e encoraja a participação dos integrantes é denominado:

a) secretário(a);

b) mediador(a) de tempo;

c) escrivão(ã);

d) líder.

Questão 10 – O responsável para que a reunião não ultrapasse os limites de tempo é denominado de:

a) chefe;

b) convidado de outras empresa;

c) mediador(a) de tempo;

d) condutor(a).

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“A fim de conduzir uma discussão de maneira adequada, o facilitador deve iniciá-la, gerenciar a participação, manter o foco e encerrá-la no

momento oportuno.”

8.1 Conduzindo reuniões

Segundo o resultado de uma pesquisa desenvolvida pela Você S/A, com mais de duas mil pes-soas, 64% dos pesquisados garantem que suas reuniões são mal conduzidas. Barbosa (2009) ainda afirma que, a cada 100 funcionários, a empresa desperdiça anualmente R$ 500,00 com reuniões. Por que as reuniões são tão improdutivas?

Atualmente, um dos motivos da improdutividade organizacional está relacionado ao grande número de reuniões desnecessárias e mal conduzidas.

Barbosa (2009) enfatiza que ninguém domina a arte de conduzir reunião do dia para a noite, pois não basta aprender a teoria. É imprescindível praticar, experimentar e entender as melhores for-mas de tornar uma reunião produtiva.

Segundo Mucchielli (1980), o condutor é o responsável pela qualidade das reuniões, pois é ele que prepara e organiza. A sua competência na condução da reunião dará vida ao grupo e eficácia ao trabalho.


O essencial para o condutor de reuniões passa a ser suscitar e manter a participação dos membros do grupo.

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8 CONDUÇÃO DE REUNIÕES

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O essencial para o condutor de reuniões passa a ser suscitar e manter a participação dos mem-bros do grupo.

Se o condutor confundir os papéis, ele toma a palavra sozinho e usa de seu status de autoridade para sugerir ao grupo as suas ideias, bloqueia e impede a participação ou obtém uma participação esporádica dos membros.

Para Mucchielli (1980), o condutor da reunião não deve intervir no conteúdo, não deve dar suas ideias nem suas opiniões pessoais, deve somente suscitar, organizar e regular a participação dos membros.

O condutor é encarregado de dirigir a reunião, pela produção do grupo, pela participação de cada um e pela regulação do desenvolvimento da reunião. Essa função requer capacidade de liderança, raciocí-nio rápido, foco, percepção aguçada e excelente ha-bilidade de comunicação.

É imprescindível observar o quanto é impor-tante para o condutor ter domínio do assunto da reunião e dos aspectos psicossociológicos do grupo. Além do que, o condutor deve saber sempre, ‘o que ele faz e o que está se passando no grupo em ter-mos de vivência coletiva’.

Mucchielli (1980) aponta alguns dos principais papéis do condutor na relação de participação com os membros do grupo:

• Presença de grupo: percepção e diagnóstico do que se passa no grupo durante a reunião;

• Preocupação em fazer com que o grupo progrida: dar atenção aos objetivos da reunião e à progressão efetiva do grupo;

• Consciência permanente de suas atitudes pessoais: saber avaliar o seu papel e a sua atuação;

• Esforço contínuo para desenvolver o alto grau de participação: manter a atenção ativa e desenvolver as interações;

• Aptidão para mudar de papel nos momentos precisos: saber passar de um papel a outro, conforme a oportunidade, e adequar a maneira de condução de acordo com o tipo da reunião.

Para que o condutor faça reuniões produtivas, é preciso aprender e utilizar técnicas adequadas de condução de reunião.

Nos próximos tópicos, vamos con-tinuar estudando sobre a abertura,

condução, técnicas, desenvolvimento e encerramento de uma reunião.

Suscitar: fazer surgir ou trazer (algo) à mente (de); provocar, sugerir.

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8.2 Abertura da reuniãoNo início da reunião, o condutor deverá apresentar a sua metodologia de trabalho. Assim, além

de esclarecer as questões que serão debatidas naquele momento, também perceberá o envolvimento das pessoas ali reunidas. Para isso, são necessárias algumas observações a serem cumpridas logo ao iniciar a reunião:

• Chegue alguns minutos antes do horário estabelecido. Deixe a pauta em algum lugar visível e cumprimente os participantes;

• É necessário que a reunião comece no horário estipulado. No início pode haver uma troca rápida de comentários entre o líder e os participantes para que haja uma interação e uma quebra de gelo;

• Aquecimento – os participantes deverão se apresentar para que todos se conheçam e se integrem (dizer nome/função e departamento onde cada um trabalha).

Streibel (2008) indica três sugestões sobre como lidar com situa-ções especiais:

• Comece pelas apresentações: fazer que os participantes se apre-sentem e falem das expectativas em relação à reunião;

• Esteja presente, mesmo que simbolicamente: se o condutor não puder chegar no horário marcado, peça para alguém iniciar a reunião sem a sua presença;

• Faça tudo para compensar as ausências: se um dos responsáveis por um item da pauta não estiver presente a tempo de fazer a apresentação, o facilitador deve reorganizar a pauta de modo a compensar essa ausência.

Na visão de Mucchielli (1980), a abertura da reunião deve seguir os seguintes passos:

1. A apresentação dos participantes constitui a fase preliminar que deve ser realizada sem pressa, de modo a dar ao grupo tempo de ficar por dentro da situação. O condutor pede para cada participante falar sobre sua experiência no assunto ou motivo de seu interesse;

2. O condutor define os objetivos da reunião;

3. A seguir define claramente o seu papel e a maneira como pretende conduzir a reunião;

4. O condutor apresenta o tema da discussão, de acordo com o esquema que preparou. Coloca à disposição do grupo a informação que coletou e resume. Essa introdução toma um tempo variável, mas deve ser curta.

No próximo tópico, va-mos abordar o desen-

volvimento da reunião.

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8.3 Desenvolvimento da reuniãoMucchielli (1980) e de acordo com o que já foi dito anteriormente), o condutor não intervém no

conteúdo-tema da reunião, ele é responsável:

• Pela produção do grupo;

• Pela facilitação da participação dos membros;

• Pela regulamentação do progresso geral.

O autor diz que o plano de trabalho só surge após o aquecimento e confrontação de opiniões por parte dos participantes e que todo plano gerado antes de alguns minutos de discussão acaba gerando certo constrangimento no grupo. A tendência é agarrar a primeira ideia proposta.

Ainda segundo o autor, essa ação é precipitada em busca de uma solução rápida e sugere uma esquematização em quatro fases:

Fase 1 – Esquentamento e confronto de opiniões. O papel do condutor consistirá em ouvir a opinião de cada membro e promover a confrontação, sem temer divergências;

Fase 2 – Elaboração em comum de um plano de trabalho. O animador deve conseguir um plano que obtenha o acordo geral, e para isto, deve fazer a síntese das propostas;

Fase 3 – Discussão regulada pelos pontos sucessivos do plano. Cada ponto deve ser objeto de uma síntese parcial;

Fase 4 – Síntese final que deve receber o acordo do grupo.

A seguir vamos apresentar algumas técnicas para conduzir bem uma reunião.

8.4 Técnicas para conduzir uma boa reunião

“As técnicas e instrumentos podem ser muito úteis ou podem ser um desperdício de tempo e de esforços. Isso vai depender da adequação do instrumento ou da técnica às suas necessidades, e

também da maneira como você os emprega.”

Todas as reuniões possuem técnicas para que integrem os partici-pantes e os comprometa com os assuntos nelas promovidos. Quando bem coordenada, inevitavelmente impacta o processo de clima organizacional e produz excelentes resultados. Para empregar melhor o tempo, se-guem algumas técnicas para melhor conduzir a reunião:

• Explique os objetivos da reunião e pergunte se alguém tem outras sugestões para complementar o assunto;

• Evite a “síndrome da hora do rush”: acontece quando tentamos inserir vários assuntos em um tempo curto quando a reunião está prestes a terminar.

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O papel e as técnicas do condutor

Conforme vimos na lição anterior, existem diversos tipos de reuniões, que possuem caracterís-ticas próprias, tais como número de participantes e o objetivo da reunião. Observamos na literatura que existem técnicas diferenciadas de condução de reunião, as quais devem ser adequadas de acordo com o propósito e situação de cada reunião.

Em diversos momentos deste curso falamos de algumas técnicas. Agora vamos abordar a bi-bliografia de Mucchielli sobre algumas técnicas de reuniões para pequenos grupos.

Para Mucchielli (1980), existem duas grandes operações permanentes:

1ª) A reformulação das opiniões individuais: facilita a expressão, revela o acolhimento inte-gral por parte do condutor, obriga os participantes a ouvir as ideias e estimula a interação;

2ª) A síntese: operação fundamental executada em todos os níveis: reformulação-síntese de uma intervenção um pouco longa, síntese de duas ou mais opiniões, síntese por fase, síntese parcial em cada ponto do plano e síntese final.

O autor ainda cita sete procedimentos para estimular a participação:

1� A pergunta-teste: tem a finalidade de fazer definir uma palavra ou um conceito que os participantes utilizam com conotações diferentes. É uma técnica também usada para fazer definir uma palavra desconhecida empregada por um participante;

2� O apelo direto à participação: utilizado para fazer falar um participante silencioso após certo tempo ou um participante que, por gestos, manifeste o seu desejo de participar;

3� A pergunta-eco: a pergunta feita por um participante ao condutor é devolvida a este partici-pante pelo condutor sob a mesma forma. Forçando o participante a responder a sua pergunta;

4� A pergunta-revezamento: o condutor repete a pergunta feita, mas a outro participante;

5� A pergunta-espelho: o animador repete a pergunta feita, mas ao grupo;

6� O relançamento ou a repetição de uma pergunta feita anteriormente à qual o grupo não respondeu;

7� O reflexo-elucidação: análise do sentido de uma intervenção no nível de vivência do gru-po. Isto é, daquilo que ocorre entre os participantes no momento da reunião.

Brainstorm

Não podemos deixar de falar sobre a técnica de brainstorm, uma boa técnica de geração de ideias e de despertar a criatividade.

É uma forma de reunião de pequeno grupo (8 a 10 pessoas) que tem como objetivo a produção de ideias novas. Realizando, como o nome indica, uma ‘tempestade de ideias’, a fim de encontrar soluções novas e originais para um problema bem caracterizado.

O condutor expõe o tema e os participantes refletem alguns minutos e depois o condutor pede a eles que mostrem as suas ideias.

Os participantes contribuem em ordem ou um de cada vez, após todos se manifestarem ou não tenham mais nada a acrescentar, a sessão termina.

Para Streibel (2008), o condutor promove os seguintes princípios de conduta:

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• Sinta-se à vontade – isto é: expresse qualquer ideia que lhe venha à cabeça;

• Trate todos os colegas com respeito;

• Não reaja contra as ideias que os outros apresentarem;

• Não interrompa;

• Complete as ideias apresentadas pelos outros.

Depois do brainstorm, é preciso fazer uma pausa para os participantes se recuperarem e se pre-pararem para pensar de forma analítica.

A autora ainda cita três sugestões para melhorar a técnica do brainstorm:

• Comece calmamente: os participantes têm cinco minutos para anotar suas ideias, depois apresentam o que anotaram e o grupo faz a transição espontânea para o brainstorm;

• Facilite o trabalho de quem está anotando as ideias: cada participante escreve a sua ideia em uma folha grande de papel e fixa num quadro;

• Dê bastante liberdade: o brainstorm funciona bem quando os participantes estão à vontade. Para desencorajar reações negativas, distribua cartões vermelhos ou marcados com a palavra ‘Pare’, assim os participantes poderão mostrar quando alguém reagir negativamente as suas contribuições.

8.5 Falar em público

Não são todas as pessoas que possuem o dom de falar em público. O medo de falar em público gera nervosismo e estresse para a maioria das pessoas, que por vezes fazem vários exercícios e praticam a voz em casa para evitar ficar na situação de nervosismo na frente de todos. Na maioria das vezes, mesmo que trabalhemos sozinhos, sem equipe, será necessário falar em público para resolver diversos problemas ou até mesmo pedir ajuda, por isso é bom aprendermos algumas dicas de como falar em público.

Sempre há pessoas que têm mais facilidade de se comunicar, mas não é impossível para nin-guém conseguir aprender a falar em pú-blico. Um dos erros mais comuns de quem não possui a habilidade de falar em público é justamente o de se comparar com orado-res fenomenais. Esses oradores são pesso-as que falam em público de forma natural, sem nervosismo, pois já possuem o jeito de se comunicar, e além do mais, já fazem isso há bastante tempo. Se ficarmos muito pre-

E como, então, deve-mos aprender a falar

em público?

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ocupados com essas pessoas ou fazendo muita comparação, nossa autoestima ficará sempre para baixo. Portanto, o melhor é nunca fazermos comparações, sempre terá alguém muito melhor do que nós, no trabalho ou no dia a dia.

O responsável tem que enfrentar um público, tem que se expor, o que exige um domínio es-pecial de si mesmo e da situação. O medo do público não perdoa, e aquele que conduz a reunião de grande grupo deve ter algumas qualidades de ator de teatro e uma percepção contínua do grau de interesse do grupo. Se o condutor se prende a um texto inadequado, a reunião é catastrófica, seja qual for o valor do conteúdo ou a qualidade essencial da mensagem (MUCCHIELLI, 1980).

No mínimo devemos pensar positivo sempre que formos falar em público, pois só assim conse-guiremos afastar os medos.

8.6 Gestão do tempo


Complete as frases que o ajudarão a treinar quando for falar em público.

aprendido – público – humor – Simplifique – agradar

Quando falar em , .

Não é necessário a todos.

Use o sempre que possível.

O ato de falar em público é .

O tempo de cada reunião deverá ser bem adminis-trado, pois havendo demora, principalmente se o tema for chato, o rendimento das pessoas cairá. Para isso, é ex-tremamente necessário um intervalo de alguns minutos para que todos possam ir ao banheiro, tomar um café, es-ticar as pernas, bater papo pelos corredores.

Reuniões sem hora para começar e para terminar costumam não ter bom retorno. O tempo de duração da reunião deverá ser definido com antecedência e terminar na hora prevista.

Delimitar bem o tempo demonstrará que cada item da reunião foi elaborado cuidadosamente e se tornará mais eficiente. Com a pauta em mãos, você terá mais confiança e um controle maior das atividades. Ao estruturar uma pauta, dê importância A três importantes questões:

• Evite a tirania do relógio: designe bem o tempo necessário para que todos os objetivos sejam alcançados;

Tirania: Em seu sentido figurado, quer dizer “poder que certas coisas exercem às vezes sobre o homem”.

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• Não jogue conversa fora: muitos possuem o hábito de fazer dos avisos gerais os primeiros itens da pauta;

• Evite a “bolha de Parkinson”: fixe um horário para o término da reunião, pois “o trabalho se expande de modo a preencher o tempo disponível para sua conclusão”.


As reuniões mais eficazes são aquelas em que são tratados todos os assuntos, mesmo que para isso, exceda muito o tempo estipulado para a reunião.

( ) Certo

( ) Errado

8.7 Redação da ata A ata de reunião é um documento que registra resu-

midamente as ocorrências, as resoluções e as decisões dis-cutidas. A ata geralmente é escrita à mão em um livro com folhas numeradas, descreve todos os assuntos marcantes da reunião realizada naquele momento, e ao final é assinada por todos os participantes.

A ata deverá ser redigida:

• Sem parágrafos ou alíneas, ocupando todo o espaço da página;

• Sem abreviaturas;

• Com números escritos por extenso;

• Sem rasuras;

• Sem uso do corretivo;

• Com verbo no tempo pretérito perfeito do indicativo;

• Com verbo de elocução para registrar as diferentes opiniões.

Observações, caso haja erro na hora de escrever a ata:

Se o relator cometer um erro, deverá empregar a partícula retificativa “digo”, como por exemplo: “Aos dez dias do mês de janeiro, digo, de fevereiro, de dois mil e doze...”.

Quando se constatar erro ou omissão depois de lavrada a ata, usa-se a expressão “em tempo”: “Em tempo: Onde se lê janeiro, leia-se fevereiro”.

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Itens obrigatórios para escrever uma ata:

1. Título da Reunião;

2. Cidade, dd de mm de aaaa das hh: mm às hh: mm.

3. Local;

4. Introdução: descrição do título do evento, lo-cal, data, hora, participantes;

5. Participantes: nome completo/instituição;

6. Agenda: agenda/pauta da reunião – temas tratados e os respectivos responsáveis;

7. Desenvolvimento: descrição dos principais temas discutidos na reunião;

8. Conclusões: descrição das conclusões e decisões originárias da reunião;

9. Recomendações: descrição das recomendações originárias da reunião;

10. Distribuição: pessoas para quem a ata deve ser enviada.

O que escrever na ata?

Em uma ata de reunião, não podem faltar as seguintes informações básicas:

• Data, local, horário de início e final da reunião (é preciso que as pessoas saibam onde e quan-do as decisões foram tomadas);

• Pessoas presentes e seus cargos (todos devem saber por quem as decisões foram tomadas);

• Pauta da reunião (saber o porquê das pessoas se reunirem é um dos principais interesses ao se ler uma ata de reunião);

• Discussões (parte onde as pessoas registram os motivos das decisões que foram tomadas, pois algumas ideias foram deixadas de lado, evitando-se que a mesma discussão ocorra várias vezes);

• Registro das decisões (para saber o que de fato foi acordado entre todos os participantes);

• Compromissos (são registrados os prazos para execução de tarefas e já será estabelecido o dia, horário, local e participantes para a próxima reunião).

Uma boa ata irá conter todos esses tópicos – dificilmente ela conterá mais informações além dessas. É importante lembrar que a ata deve ser um documento direto/sucinto, de fácil leitura e identificação das decisões tomadas. Uma ata que não envolva todos esses itens ficará incomple-

ta, deixando os leitores com dúvidas sobre algum aspecto da reunião ali realizada.

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Layout

Dicas para redigir uma boa ata de reunião:

• Sente-se em um bom local, onde você possa ver todos os participantes e ouvi-los com facilidade;

• Leve papel e caneta. O papel deve ser em quantidade su-ficiente para que você não precise se preocupar com a falta de pa-pel, evitando levantar-se várias vezes, e a caneta deve ser testada antes da reunião (leve no mínimo duas canetas).

• Se possuir habilidade, você pode fazer a ata diretamente no computador, porém certifique--se de que:

1. Você digita rápido o suficiente para acompanhar todas as anotações;

2. Seu teclado e sua digitação não sejam barulhentos, pois com certeza o barulho incomodará a reunião.

3. Você terá que salvar as alterações a todo o momento para evitar a perda de informações (por queda de energia/bateria).

A redação do relatório das reuniões

Mucchielli (1980) afirma que o relatório também é um ‘seguimento’ da reunião, porém mais simples e mais esperado. Não redigir um relatório é falhar no papel de condutor e decepcionar os membros do grupo.

Segundo o ponto de vista do autor, há três tipos de relatórios possíveis:

• A ata da reunião. Permite avaliar as intervenções das pessoas, seu número e conteúdo. Valori-za as pessoas, mas não considera o grupo como uma realidade viva.

• O relatório da dinâmica do grupo. É um relatório de observação ou de avaliação. Tem um objetivo de diferente, que é o de traduzir os processos psicológicos do desenvolvimento da reunião.

• O relatório de síntese. Descreve o resultado do trabalho do grupo, que deve se reconhecer nele como num espelho.

Observação: Em geral, no decorrer da reunião, é criado o papel de ‘secretário da reunião’ para que cumpra a função de redator da reunião.

8.8 Encerramento da reuniãoE quando percebemos que uma reunião deve ser encerrada ou não? Pode acontecer, em algu-

mas reuniões, de os convidados serem bem produtivos e que a agenda tenha sido cumprida antes do tempo previsto.

Se nessa reunião não se atingiu o resultado esperado, é importante que se marque um novo encontro para novos debates, mas antes disso, dê logo um fim à reunião que está sendo feita e que já cumpriu os seus objetivos.

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O condutor deve agradecer a todos que participaram da reunião e demons-trar apreço por aqueles que contribuíram bastante e fizeram o melhor para o bom andamento das discussões.

Para encerrar as reuniões de maneira agradável, seguem as dicas:

• Encerre a reunião na hora marcada;

• Nunca encerre às pressas;

• Agradeça aos participantes.

No próximo tópico, vamos abordar os aspectos positivos, negativos em uma reunião e os problemas

detectados nas reuniões.

Exercícios

Questão 01 – O(A) responsável pela qualidade das reuniões é chamado(a) de:

a) condutor(a);

b) chefe;

c) secretário(a);

d) cliente.

Questão 02 – Ao ser iniciada uma reunião, algumas observações devem ser cumpri-das, EXCETO:

a) esperar 10 minutos até que todos os participantes cheguem;

b) deixar a pauta em algum lugar visível;

c) apresentar os participantes;

d) trocar rápidos comentários entre líder e demais participantes.

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Questão 03 – Mucchielli (1980) cita sete procedimentos para estimular a participação de pequenos grupos em reuniões. Qual o nome da técnica para definir uma palavra desco-nhecida empregada por um participante?

a) Pergunta-eco.

b) Pergunta-espelho.

c) Pergunta-teste.

d) Pergunta-revezamento.

Questão 04 – Qual o nome da técnica que forma um pequeno grupo (de 8 a 10 pessoas) que tem como objetivo a geração de novas ideias despertando a criatividade?

a) Relançamento.

b) Apelo direto.

c) Síntese.

d) Brainstorm.

Questão 05 – Streibel (2208) cita três sugestões para melhorar a técnica do brainstorm, EXCETO:

a) começar a reunião calmamente;

b) dar liberdade para todos falarem;

c) reagir contra as ideias dos outros;

d) facilitar o trabalho de quem esta anotando as ideias.

Questão 06 – Sobre a gestão de tempo de uma reunião, deve-se, EXCETO:

a) ser definida com antecedência;

b) terminar na hora prevista;

c) ter um pequeno intervalo de alguns minutos;

d) ter temas chatos.

Questão 07 – Acerca da ata, ela deverá ser redigida com algumas regras, EXCETO:

a) sem abreviaturas;

b) sem rasuras;

c) com parágrafos;

d) com verbo no pretérito perfeito do indicativo.

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Questão 08 – Os itens obrigatórios para escrever uma ata são, EXCETO:

a) local;

b) função de cada participante;

c) nome completo dos participantes;

d) título da reunião.

Questão 09 – Segundo Mucchielli (1980), há três tipos de relatórios possíveis. O relató-rio que descreve o resultado do trabalho do grupo é chamado de:

a) relatório de síntese;

b) ata de reunião;

c) relatório da dinâmica do grupo;

d) layout.

Questão 10 – Para se encerrar uma reunião, deve-se, EXCETO:

a) agradecer aos participantes;

b) conclui-la na hora marcada;

c) conclui-la às pressas;

d) concluir o trabalho dentro do tempo estipulado.

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“Aperfeiçoar-se na condução de reuniões e na participação é mais que uma exigência

do trabalho cotidiano, significa potencializar nossa personalidade, ou melhor, aumentar

nosso dinamismo e eficácia pessoais, mas isto exige superar certas dificuldades e hábitos”.

9.1 Aspectos positivos em uma reunião

De acordo com Streibel (2008), as pessoas são diferentes e trabalham com estilos distintos. Para melhorar as interações, é preciso que o condutor tenha percepção para entender um pouco de cada jeito. Quando o condutor segue toda a sua pauta e consegue cumprir todos os seus objetivos, a reu-nião é terminada com sucesso e, ao final, podemos citar como aspectos positivos:

• Propostas satisfatórias;

• Agenda organizada e planejada;

• Participantes motivados;

• Liderança adequada;

• Mensagens objetivas;

• Participantes dispostos e preparados para os próximos temas da reunião.

Quanto ao clima positivo em reuniões bem-sucedidas, podemos citar:

• Presença total dos participantes;

• Cancelamentos feitos com antecedência;

9 PROBLEMAS IDENTIFICADOS EM REUNIÕES

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• Material de boa qualidade;

• Pontualidade no Início e fim da reunião.

9.2 Participação como fator essencial para a eficácia das reuniões

Para Mucchielli (1980), a participação ativa dos mem-bros do grupo depende de cinco conjuntos de condições:

1) As condições do número

Segundo o autor, de imediato, pode-se prever, por um lado, a relativa pobreza dos grupos de três ou quatro membros, no que diz respeito ao dinamis-mo; por outro lado, a relativa esterilidade dos grupos de mais de dez pessoas quando se trata de grupo de reflexão, pois se tornam cansativos, lentos ou fracio-nam-se espontaneamente.

2) O grau de maturidade do grupo

Para Mucchielli, a participação é estreitamente ligada ao grau de maturidade do grupo. O con-fronto de ideias, de opiniões de sentimentos, desde que o clima de cooperação seja autêntico, é uma tensão positiva e necessária ao progresso. Essa tensão criadora se exprime pela riqueza e pelo caráter positivo das interações, isto num clima de participação igualitária de todos e de corresponsabilidade.

Assim que o grupo atinge a plena posse de sua maturidade e de seu dinamismo, a interação de-semboca numa evolução de ideias de cada um, sob efeito das ideias dos outros, seja no sentido de um estímulo, de uma síntese, de um reajustamento ou de um aumento da informação imediatamente in-tegrada. Assim, desabrocham no grupo, em conjunto, ideias novas que ninguém havia pensado e que são adotadas. Percebe-se que a participação, quando é positiva, passa a ter efeito sobre as pessoas.

3) As condições materiais propriamente ditas

O autor diz que não se pode subestimar a importância dos materiais para o grupo.

• A preparação da reunião: informações (convocações e temas previstos), objetivo da reunião, indicações claras fornecidas no início da reunião, forma de condução da reunião.

• O ambiente: a tranquilidade, o conforto e ausência de perturbações exteriores.

• A duração: a duração varia conforme o tipo de reunião.

• A disposição espacial: é um fator importante, pois facilita as comunicações e as interações.

4) O ‘moral’ do grupo

Para o autor, o ‘moral’ do grupo varia conforme o seu grau de maturidade, sendo que devem ser mencionados os fatores da situação exterior, a influência do passado do grupo e da imagem futura do grupo.

5) A qualidade da condução de reuniões�

Abordaremos esse assunto no tópico Conduzindo Reuniões.

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9.3 Aspectos negativos em uma reunião Quando o líder segue toda a sua pauta, mas a reunião não tem sucesso, podemos citar como

aspectos negativos:

• Atraso do líder;

• Local indisponível no dia;

• Despreparo do líder;

• Participantes despreparados;

• Interrupções frequentes e sem fundamentos;

• Discussões não necessárias;

• Falta de objetividade nos assuntos em pauta;

• Descompromisso.

Quanto ao clima negativo em reuniões, podemos citar:

• Reuniões extensas que geraram cansaço;

• Agendas extensas;

• Participantes não motivados;

• Diálogos incompletos;

• Planejamento insuficiente;

• Liderança inexperiente;

• Falta de conclusão no fim da reunião.

Dificuldades dos condutores de reuniões

Para Mucchielli (1980), há dificuldades que sempre podem surgir, elas têm origem em causas diversas que frequentemente interferem entre si.

• Preocupação com a racionalização do trabalho

Os responsáveis tendem a acreditar que as reuniões só são eficazes se:

1. Houver um chefe;

2. Houver um objetivo definido;

3. Houver uma ordem do dia cujos pontos sucessivos exijam o mesmo tipo de discussão;

4. For evitado que sejam misturadas questões pessoais aos problemas que deverão ser tratados.

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Nesse caso, consiste a necessidade de transferir para a reunião de grupo os valores da orga-nização e isso ativa os mecanismos de defesa, as relações hierárquicas exteriores, inibindo a parti-cipação dos membros.

• Recurso ao status externo

O sentimento de responsabilidade pessoal no funcionamento e na eficácia do grupo acentua, para o condutor da reunião, um temor mais profundo diante do grupo. O condutor acredita que o gru-po espera alguma coisa dele e que irá julgá-lo. Ele se sente em ‘perigo’. O recurso habitual é se agarrar a seu status social, e seu método consiste em utilizar o seu estilo habitual de comando e de relações humanas, dessa forma, se sente mais confortável para conduzir a reunião.

• Impossibilidade de mudar de papel

O desconhecimento das técnicas especiais e diferenciadas da condução de reunião, dos tipos de reuniões, acentua esse hábito de recorrer ao status social. Esses dirigentes dispõem de um único papel. A isto se soma o medo de mudança, ou seja, o medo se ser despojado de seu status habitual e, portanto, de perder sua autoridade.

• Desconfiança para com os grupos em geral

Às vezes pode ocorrer um pensamento de desconfiança em relação ao grupo, ao valor do grupo como meio de trabalho, por exemplo: o grupo é lento, o grupo não é dinâmico e criativo.

• Atitudes habituais de compensação

- o recurso ao sistema de autoridade: o condutor da reunião, por causa de seu status hierárquico, impõe uma disciplina rigorosa ao grupo.

- a preocupação de convencer ou fazer ‘pregações’ ao grupo: o presidente deixa de impor e tenta convencer.

- a luta sorrateira contra o grupo: considerando o grupo como um inimigo sutil, o con-dutor substitui o jogo do prestígio pela estratégia e por diversos tipos de manobra do grupo.

- a busca de receitas e de técnicas para obter alguma coisa das reuniões.

Existem também as dificuldades por parte dos participantes que são convidados para uma grande quantidade de reuniões em que são chamados a participar das discussões e tomar decisões, porém a maioria das pessoas só assiste e evita dar a sua opinião. Podemos citar alguns motivos que levam a essa atitude.

Status: Situação, estado, qualidade ou circuns-tância de uma pessoa ou coisa em deter-minado momento; condição.

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• Medo do grupo;

• A tendência ao conformismo;

• A fuga às tensões e às falsas ideias sobre o trabalho em grupo;

• O decréscimo da espontaneidade;

• A experiência penosa das dificuldades de comunicação.

Os momentos difíceis

Mucchielli (1980) descreve as dificuldades mais frequentes e suas manifestações:

• O silêncio prolongado de um participante: é necessário solicitar continuamente a parti-cipação do grupo. Uma das alternativas consiste em entrevistar o grupo no decorrer da reunião e perguntar aos outros como eles interpretam o silêncio dos membros do grupo.

• A tagarelice imoderada de um participante: resumir em reformulação-síntese sem dar muita importância no começo. Somente em caso de constrangimento do grupo, deve-se lembrar ao participante o horário e a necessidade de dar oportunidade de expressão para todos os membros.

• O líder: aproveitando-se do papel de regulador que proíbe ao condutor intervir no conteúdo do problema discutido, um participante se apodera do papel de líder autoritário e tenta conduzir o grupo de maneira diretiva, impondo-lhe suas ideias e seus métodos. O condutor não deve se irritar diante desse participante, havendo o risco de vir a considera-lo como rival.

• O desviante: trata-se de um participante que, pouco ou muito fechado num sistema, insiste em desviar o grupo para um problema fora do assunto.

• O sabotador sistemático: é um verdadeiro problema para a reunião-discussão. O melhor é suspender a reunião.

• As fugas do grupo: quando o grupo encontra pontos ‘delicados’, percebe-se a ‘fuga’, isto é, condutas de evitar falar de um determinado as-sunto por medo de se ‘queimar’, de ser julgado, por medo das conclusões a que se poderia chegar.

• Os silêncios do grupo: o animador deve resistir à tentação de romper o silêncio. Deve compreender o significado do silêncio do ponto de vista do grupo, mas é necessário que ele encarregue outro participante de romper esse silên-cio. Somente no caso de um fenômeno de tensão ou constrangimento, ele poderá entrevistar o grupo sobre o sentido de um silêncio prolongado.

9.4 Problemas de reuniões Vimos no texto anterior vários aspectos apontados como negativos para o sucesso de uma reunião,

no entanto, eles são consequências de dificuldades mais profundas e normalmente negligenciadas.

Barbosa (2009) aponta quatro problemas que tornam as reuniões improdutivas e diz que todos os outros são derivados desses:

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1) A necessidade humana de se reunir

Já estudamos sobre a necessidade do ser humano se encontrar com as pessoas e se reu-nir com as pessoas que comanda. As reuniões no ambiente de trabalho são naturais. No en-tanto, o que vem se observando nas empresas é uma grande quantidade de reuniões sem objetivo e sem eficiência.

A solução seria reduzir o número de reu-niões, mas isso é alterar a cultura da empresa e não pode ser feito de uma hora para a outra. O ideal é reduzir aos poucos, até o ponto de não acontecer reuniões desnecessárias.


Antes de estudarmos sobre a liderança situacional, responda:

Quem deve conduzir a reunião?

a) ( ) O Líder.

b) ( ) Os participantes.

c) ( ) A pessoa mais falante.

d) ( ) A pessoa que mais conhece o assunto.

e) ( ) A pessoa que possui um cargo superior.

2) Liderança situacional

É uma prática normal a reunião ser conduzida por alguém que conhece melhor o assunto, por quem tem um cargo superior ou por uma pessoa que fala com mais facilidade. A reunião que deveria ser conduzida pelo responsável, passa a ser assumida por outros que nem sempre têm como meta cumprir o objetivo da reunião.

Essa questão da liderança situacional se agrava com a tendência de as pessoas fugirem do conflito.

3) Muita ação, pouca solução

Boa parte das reuniões é marcada para atender à necessidade específica das pessoas.

Muitos executivos acreditam que manter a agenda cheia ajuda a equipe a atingir os objetivos, vencer dificuldades e realizar as atividades atrasadas.

Na realidade, proporciona apenas a falsa impressão de que algo está sendo feito.

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Reuniões sem foco levam o grupo a perder tempo, o objetivo e a reclamar da falta de tempo para fazer o que verdadeiramente precisa ser feito.

4) Necessidade de autovalorização

A necessidade de se sentir valorizado, de ser reconhecido pela equipe é uma grande fonte de reuniões desnecessárias.

Segundo o autor, esses quatro problemas formam a base de reuniões desnecessárias e podem gerar outras dificuldades no ambiente de trabalho.

Exercícios

Questão 01 – Quando o condutor segue toda a sua pauta e consegue cumprir todos os seus objetivos, a reunião é terminada com sucesso e ao final podemos citar como aspectos positivos, EXCETO:

a) propostas satisfatórias;

b) agenda organizada e planejada;

c) participantes motivados;

d) planejamento final da ata.

Questão 02 – Complete a frase:

“Os dispostos e preparados para os próximos temas da reunião. Também fazem parte de aspectos positivos de reuniões”.

a) líderes;

b) participantes;

c) clientes;

d) chefes.

Questão 03 – Quanto ao clima positivo em reuniões bem-sucedidas, podemos citar, EXCETO:

a) presença parcial dos participantes. O restante participará de reuniões virtuais;

b) cancelamentos de presença feitos com antecedência;

c) material de boa qualidade;

d) pontualidade no início e fim da reunião.

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Questão 04 – Sobre as condições materiais propriamente ditas, Mucchielle diz que não se pode subestimar a importância dos materiais para o grupo, pois todos têm uma impor-tância, EXCETO:

a) a preparação da reunião: informações (convocações e temas previstos), objetivo da reunião, indicações claras fornecidas no início da reunião, forma de condução da reunião;

b) o ambiente: qualquer local é apropriado para convocar uma reunião;

c) a duração: a duração varia com o tipo de reunião;

d) a disposição espacial: é um fator importante, pois facilita as comunicações e as interações.

Questão 05 – Quando o líder segue toda a sua pauta, mas a reunião não tem sucesso, podemos citar como aspectos negativos, EXCETO:

a) o atraso do líder;

b) o local indisponível no dia;

c) o despreparo do líder;

d) a falta de uma agenda.

Questão 06 – Quanto ao clima negativo em reuniões, podemos citar, EXCETO:

a) reuniões extensas que geram cansaço;

b) participantes motivados;

c) diálogos incompletos;

d) planejamento insuficiente.

Questão 07 – Existem também as dificuldades por parte dos participantes, que são convidados para uma grande quantidade de reuniões em que são chamados a participar das discussões e tomar decisões, porém a maioria das pessoas só assiste e evita dar a sua opinião nas reuniões. Podemos citar alguns motivos que levam a essa atitude, EXCETO:

a) medo do grupo;

b) tendência ao conformismo;

c) fuga às tensões e às falsas ideias sobre o trabalho em grupo;

d) medo de falar em publico.

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Questão 08 – Complete a frase:

“O trata-se de um participante que, pouco ou muito fechado num sistema, insiste em desviar o grupo para um problema fora do assunto”.

a) chefe;

b) líder;

c) condutor;

d) desviante.

Questão 09 – Acerca das dificuldades mais frequentes e suas manifestações descritas por Mucchielli (1980), marque a afirmativa correta:

a) o silêncio prolongado de um participante – é importante que o grupo permaneça em silêncio;

b) a tagarelice imoderada de um participante – faz parte da reunião e não incomo-da o grupo;

c) o líder – um participante se apodera do papel de líder autoritário e tenta conduzir o grupo de maneira diretiva, impondo-lhe suas ideias e seus métodos;

d) o desviante – o participante insiste em desviar o grupo para um problema fora do assunto.

Questão 10 – Ainda sobre dificuldades mais frequentes e suas manifestações descritas por Mucchielli (1980), marque a afirmativa INCORRETA:

a) o sabotador sistemático – é um verdadeiro problema para a reunião-discussão;

b) as fugas do grupo: quando o grupo encontra pontos ‘delicados’, percebe-se a ‘fuga’, isto é, condutas de evitar falar de um determinado assunto por medo de se ‘queimar’, de ser julgado, das conclusões a que se poderia chegar;

c) os silêncios do grupo: o animador deve resistir à tentação de romper o silêncio;

d) o medo do grupo – os participantes são inseguros, por isso não gostam de formar grupos nem de falar em público.

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10.1 Os diferentes critérios de avaliação Mucchielli (1980) afirma que avaliar a reunião significa responder a três perguntas:

• O que aconteceu?

• Em que medida os objetivos foram atingidos?

• Qual o grau de satisfação ou insatisfação dos participantes?

O autor diz que uma reunião de avaliação é indispensável, não apenas para ajustar as modalida-des das próximas reuniões e para levar em conta as imperfeições assinaladas, mas também para me-lhorar a participação por meio da tomada de consciência dos papéis desempenhados, das atitudes, das causas de mal-estar ou de perda de energia.

Segundo Mucchielli (1980), existem alguns tipos de avaliação:

• A avaliação imediata� O condutor faz a avaliação no final da reunião, resumindo as conclu-sões gerais para terminar com um balanço positivo. Nessa forma de avaliação, o condutor torna-se entrevistador do grupo, pois cabe ao grupo responder a três perguntas.

• A reunião de avaliação� É uma reunião especial, ocorrendo após uma reunião ou um intervalo desta. Também se trata de uma entrevista de grupo.

• Avaliação preliminar. Fase de abertura de uma reunião quando esta segue uma longa reunião ou um dia de reunião. Nesse caso, a avaliação tem início com a formulação das expectativas do grupo.

• O questionário de avaliação� Trata-se de um questionário distri-buído no final da reunião e recolhido dez minutos depois.

• A reunião de avaliação por um grupo em auto-organização� Nesse caso, o animador fornece ao grupo um roteiro de avaliação. Os par-ticipantes se reúnem e discutem os itens do roteiro e elaboram um relató-rio que represente a resposta do grupo.

10 AVALIAÇÃO DE REUNIÕES

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Faça a correspondência:

1. A avaliação imediata

2. A reunião de avaliação

3. Avaliação preliminar

4. O questionário de avaliação

5. A reunião de avaliação por um gru-po em auto-organização

( ) Trata-se de um questionário dis-tribuído no final da reunião e reco-lhido dez minutos depois.

( ) A avaliação ocorre no final da reu-nião, resumindo as conclusões gerais para terminar com um balanço positivo.

( ) A avaliação inicia-se com a formu-lação das expectativas do grupo.

( ) Os participantes se reúnem e dis-cutem os itens do roteiro e elaborem um relatório que represente a respos-ta do grupo.

( ) Ocorre após uma reunião ou após um intervalo desta.

O controle do ‘seguimento’ e follow-up é um importante instrumento para controlar o segui-mento de uma reunião e dar conhecimento disso ao grupo.

O follow-up é uma reunião de controle do ‘seguimento’ de uma reunião ou de uma série de reu-niões, organizada com um intervalo maior de tempo, por exemplo: um ou três meses.

A seguir descrevemos dois exemplos de questionário de avaliação de reunião, na concepção de Mucchielli (1980), que podem servir de ‘temas’ sucessivos para uma entrevista de grupo quando a avaliação for objeto de uma reunião inteira de trabalho.

EXEMPLO I

Tipo ‘Revisão crítica de nossa atividade’

A) Observação retrospectiva a respeito do trabalho realizado:

1. Em sua opinião, nosso grupo tinha objetivos precisos?

2. Nosso trabalho de grupo, em sua opinião, tinha objetivos precisos (ordem do dia cla-ra, tarefas definidas)?

3. Em que medida conseguimos atingir os objetivos que, segundo você, eram nossos?

4. Em que medida realizamos nossa tarefa de grupo?

5. Você julga que poderíamos ter realizado mais ou ido mais longe?

6. Em sua opinião, de que modo?

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B) Observação do grupo como grupo de trabalho:

1. Você acha que todos os seus colegas estão igualmente interessados pelo objeto da reunião?

2. Pode-se dizer que cada um dos presentes participa igualmente da discussão?

3. Mantemos a discussão sobre o assunto em pauta ou temos a tendência a divagar?

4. Você teve a impressão de que cada um dos participantes, ao tomar a palavra, levava em consideração as ideias emitidas antes?

5. Há um interconhecimento mútuo suficiente no grupo?

6. Até o momento presente, o clima do grupo permitiu o estabelecimento completo da confiança e da cooperação?

C) Funcionamento e regulação do grupo:

1. O grupo tinha uma estrutura ou uma organização?

2. A seu ver, essa estrutura era fator favorável?

3. Defina o que deveria ser feito para que funcionasse melhor.

4. Os papéis estavam bem definidos?

5. Você acha que houve bloqueios ou tensões no grupo?

6. O que você acha do papel do condutor?

EXEMPLO II

Tipo ‘Análise do funcionamento’

A) Métodos de trabalho:

• A tendência dominante do grupo era:

- Examinar minuciosamente as informações contidas no enunciado do problema ou as informações referentes ao problema que os membros do grupo possuíram de outras fontes?

- Manter-se no terreno das ideias e da teoria?

- Emitir julgamentos de valor sobre as pessoas?

- Examinar as soluções práticas?

• Quais dessas tendências dominaram em certos momentos da discussão? A seu ver, isto serviu mais para dificultar ou facilitar o exame da situação (ou problema)?

• Será que, num dado momento, um método de trabalho foi destacado implicitamente pelo grupo? Quais os membros do grupo que mais contribuíram para destaca-lo?

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B) Objetivos da discussão:

• Foram destacados objetivos para a discussão?

• Você tem a impressão de que eles foram aceitos por todos os participantes?

• Foram propostos objetivos diferentes por vários membros do grupo?

• Você teve a impressão de que houve mal-entendidos sobre o sentido de alguns dos objetivos?

• Foi evidenciado um acordo num certo momento?

• De modo geral, como evoluíram ao longo da discussão a clareza e a aceitação dos objetivos pelo grupo?

• Que papel o condutor da discussão desempenhou nesse aspecto? E os outros membros do grupo?

C) Comportamento do condutor da discussão:

• Qual foi seu papel essencial na discussão?

• Ele contribuiu para esclarecer os objetivos para os membros do grupo, para torna-los mais aceitáveis? Os objetivos eram fixados por ele ou pelos outros membros do grupo?

• Ele tentou ordenar a participação dos membros do grupo? Como procedeu? Quais são as razões possíveis de seu fracasso ou sucesso nesse aspecto?

• No debate, ele dava sua opinião livremente ou, ao contrário, parecia guardá-la? Que efeito isso parecia ter num caso e no outro?

• Ele dava a impressão de evitar questões pessoais?

• Em caso de conflito no grupo, como ele se comportava? Dava a impressão de estar incomodado, procurava conciliar, procurava contemporizar?

• Em certos momentos, dava a impressão de tentar defender seu status e seu papel de diretor da discussão?

D) Participação:

• Todo mundo participava da discussão ou apenas alguns? A participação era desigual, alguns falavam muito e outros pouco?

• Essa situação variou sensivelmente no decorrer da discussão? Sob que influência?

• Certos membros do grupo tentaram fazer com que aqueles que falavam pouco fa-lassem mais ou moderar aqueles que falavam muito? Seus esforços tiveram sucesso? Que papel desempenhou o condutor da discussão?

• A discussão, apesar de restrita, foi animada e viva ou um pouco monótona? Que fato-res parecem ter atuado num ou noutro sentido?

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10.2 Como implementar melhorias

“Faça com que as pessoas que participaram da reunião continuem a colaborar após o seu encerramento.”

O trabalho continua após a reunião, pois as decisões tomadas deverão ser efetuadas (STREIBEL, 2008).

A autora sugere os seguintes pontos para a me-lhoria da próxima reunião:

• É muito importante pensar na melhoria das reuniões futuras e deve ser a última tarefa de qual-quer reunião;

• Deve-se rever a avaliação e levar em consi-deração as preocupações e sugestões expressas para gerar ideias para a melhoria das próximas reuniões;

• Se foram detectados problemas, peça aos membros para comentar;

• Inclua alguns membros no processo de envolvimento das próximas pautas;

• Reúna-se com alguns dos participantes, caso a reunião tenha sido prejudicada por problemas de comportamento de alguns dos membros;

• Se o problema identificado for com um dos papéis de condutor, secretário, etc, siga as três recomendações:

1� Faça um treinamento prévio� Reúna os envolvidos e faça um treinamento explicando as responsabilidades inerentes a cada papel. E simule situações hipotéticas para praticar a ação de cada função;

2� Prepare pessoalmente� Antes da reunião, trabalhe com cada um dos envolvidos nas tare-fas. Leia todos os itens da pauta e explique o papel de cada um e discuta as situações que poderão surgir;

3� Dê apoio mediante sinais combinados� Durante a reunião procure ajudar o condutor por meio de sinais. Alguns gestos de comunicação são conhecidos de todos, como por exemplo: erguer o polegar direito , acenar afirmativamente com a cabeça ou sacudi-la em desapro-vação� Ou combine antes ou gestos para que você possa ajudar na condução da reunião.

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Exercícios

Questão 01 – Avaliar uma reunião significa responder às seguintes perguntas, EXCETO:

a) o que aconteceu?

b) em que medida os objetivos foram atingidos?

c) por que reuniões são tão repetitivas?

d) qual o grau de satisfação ou insatisfação dos participantes?

Questão 02 – Sobre os tipos de avaliações: é uma reunião especial, ocorrendo após uma reunião ou após um intervalo desta. Também se trata de uma entrevista de grupo. De qual avaliação estamos falando?

a) Avaliação final de reunião.

b) Avaliação imediata.

c) A reunião de avaliação.

d) Avaliação preliminar.

Questão 03 – Mucchielli (1980) diz que uma reunião é indispensável, não apenas para ajustar as modalidades das próximas reuniões, mas também para, EXCETO:

a) levar em conta as imperfeições assinaladas;

b) melhorar a participação pela tomada de consciência dos papéis desempenhados;

c) melhorar a participação dos papéis desempenhados das atitudes, das causas de mal-estar ou de perda de energia;

d) evitar as conversas paralelas em reuniões.

Questão 04 – Preencha a lacuna:

O questionário trata-se de um questionário distribuído no final da reunião e recolhido dez minutos depois.

a) final;

b) de avaliação;

c) preliminar;

d) livre.

Questão 05 – Preencha a lacuna:

O é uma reunião de controle do ‘seguimento’ de uma reunião ou de uma série de reuniões, organizado com um intervalo maior de tempo, por exemplo: um ou três meses.

a) follow-up;

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b) brainstorm;

c) questionário;

d) feedback�

Questão 06 – O trabalho continua após a reunião, pois as decisões toimadas deverão ser efetuadas. Streibel(2008) sugere os seguintes pontos para a melhoria da próxima reu-nião, EXCETO:

a) pensar na melhoria das reuniões futuras;

b) rever a avaliação e levar em consideração as preocupações e sugestões expressas a fim de gerar ideias para a melhoria das próximas reuniões;

c) se forem detectados problemas, nunca pedir aos membros para fazerem comentários;

d) incluir alguns membros no processo de envolvimento das próximas pautas.

Questão 07 – Se algum problema identificado for com um dos papéis de condutor, secretário, etc, é bom seguir as seguintes recomendações, EXCETO:

a) faça um treinamento prévio. Reúna os envolvidos e faça um treinamento explicando as responsabilidades inerentes a cada papel;

b) reclame e faça cara feia. Isso sempre dá resultado;

c) prepare pessoalmente a reunião. Antes da reunião, trabalhe com cada um dos envolvidos nas tarefas;

d) dê apoio mediante sinais combinados. Durante a reunião procure ajudar o condutor por meio de sinais.

Questão 08 – Sobre os tipos de avaliação, é a fase de abertura de uma reunião quando esta segue uma longa reunião ou um dia de reunião. Nesse caso, a avaliação inicia-se com a formulação das expectativas do grupo. Estamos falando da:

a) avaliação imediata;

b) avaliação preliminar;

c) reunião de avaliação por um grupo em auto-organização;

d) reunião de avaliação.

Questão 09 – O condutor faz a avaliação no final da reunião, resumindo as conclusões gerais para terminar com um balanço positivo. Estamos falando de qual tipo de avaliação?

a) Avaliação imediata.

b) Avaliação preliminar.

c) Reunião de avaliação por um grupo em auto-organização.

d) Reunião de avaliação.

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Questão 10 – O animador fornece ao grupo um roteiro de avaliação. Os participantes se reúnem e discutem os itens do roteiro e elaboram um relatório que represente a resposta do grupo. Estamos falando de qual tipo de avaliação?

a) Avaliação imediata.

b) Avaliação preliminar.

c) Reunião de avaliação por um grupo em auto-organização.

d) Reunião de avaliação.

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Neste módulo, abordaremos os conceitos e os tipos de eventos, bem como sua classifica-ção. O ideal é você adquirir os conhecimentos necessários para facilitar sua aprendizagem, para que ao concluir o curso, você se torne um profissional de destaque, apto a atuar

profissionalmente, esbanjando habilidades e competências aqui adquiridas.

11.1 O que é evento?

Introdução

A palavra evento tem sua origem no latim eventu, que significa acontecimento. O evento é uma atividade que reúne pessoas e que possui um objetivo específico de realização por uma organização. Está presente na sociedade com contextos específicos, seja em área institucional (de organização pública ou privada), área sociocultural ou área promocional.

Os eventos abrangem ações de comemorações, festividades, divulgação, capacitação, troca de informa-ções, promoção, integração, educação, entre outras. Tem como finalidade atrair a atenção do público, como também da imprensa, utilizando meios de comunicação na divulgação.

11 CONCEITO, TIPOLOGIA E CLASSIFICAÇÃO DE EVENTOS

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Existem vários conceitos de evento. Veremos agora o que alguns autores dizem.

Evento é qualquer acontecimento (festa, espetáculo, comemoração, solenidade, etc�) organizado por especialistas, com objetivos institucionais, comunitários ou promocionais (HOUAISS, 2009, p� 851)�

Acontecimentos programados visando a divulgação, a comercialização e o desen-volvimento de atividades científicas, culturais, desportivas, assistências, etc� Servem como instrumento de incentivo ao turismo� (BENI, 1998)�

Evento é um instrumento institucional e promocional, utilizado na comunicação dirigida, com a finalidade de criar conceito e estabelecer a imagem de organiza-ções, produtos, serviços, ideias e pessoas, por meio de um acontecimento previa-mente planejado, a ocorrer em um único espaço de tempo com a aproximação entre os participantes, quer seja física, quer seja por meio de recursos da tecnologia� (MEI-RELES, 1999, p� 21)

Em uma democracia, a morte de cada soldado é um evento público� (notícia do jornal O Estado de São Paulo de 28 de setembro de 2008)

“Evento – atividade dos mais diferentes tipos reunindo pessoas” (ANDRADE, 1999, p� 117)�

De acordo com os conceitos apresentados, é fundamental entender que evento está associado a um acontecimento importante e especial e, que para ser realizado com sucesso, é necessária uma organização bem planejada, orientada para a participação de um público-alvo, e que ocor-

ra em um espaço de tempo único.

Para a realização de um evento, é preciso ter um espaço, que pode ser físico ou virtual, neste caso, é preciso utilizar os equipamentos tecnológicos necessários.

Evento: aconteci-mento�

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Vamos colocar em prática os conhecimentos adquiridos!

Julgue os itens marcando C para resposta certa e E para resposta errada.

( ) O evento é uma atividade que reúne pessoas e que possui um objetivo específico de realização por uma organização.

( ) A palavra evento tem sua origem no grego “eventu”, significa invento.

O evento é uma atividade que reúne pessoas e que possui um objetivo específico de realiza-ção por uma organização�

No entanto, a palavra evento tem sua origem do latim “eventu” que significa acontecimento�

11.2 Classificando eventosA classificação dos eventos é importante, pois a partir dela se aprende a identificar o evento que

será executado para pôr sua ideia em prática.

Existem várias formas de se classificar eventos, vamos conhecê-las!

Como os eventos são classificados?

Os eventos são classificados de acordo com o porte, a abrangência, o perfil dos participantes ou período de realização, dentre outras categorias de análise. A classificação vai depender da forma que o evento é analisado, pois poderá ter outras classificações.

No aspecto geral, podem ser classificados como:

Privados: são eventos que fazem parte da vida pessoal dos organizadores. Ex.: aniversários, casamentos, batizados, etc.

Públicos: são eventos que fazem parte da vida social de uma comunidade. Ex.: cerimoniais de posse de autoridades, debates, comícios, carnaval de rua.

Empresariais: são eventos que fazem parte de realizações de uma ou mais empresas. Ex.: feiras, convenções, etc.

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Técnico–científico: são eventos com caráter de estudo, com contribuição para o campo do saber de determinado assunto. Ex.: seminários, congressos, jornadas, etc.

Sociais: são eventos que trazem benefícios de desenvolvimento social, sejam beneficentes ou não. Ex.: coquetéis, desfiles, leilões, etc.

De uma forma mais detalhada e considerando as diversas formas de classificação de eventos, vamos a algumas categorias:

a) Categoria: institucional; promocional ou mercadológica.

• A categoria institucional se refere a eventos que visam criar ou fixar conceito, imagem e iden-tidade de uma organização ou de uma pessoa. Se a empresa realiza um evento institucional, não necessariamente ela precisa convidar os clientes. Ela pode convidar parceiros, empregados, fornece-dores, por exemplo.

• Um evento de categoria promocional ou mercadológica objetiva promover um produto ou serviço, reforçando as ações de marketing e divulgação, tendo como finalidade, portanto, vender ou realizar processo comercial, negociação. Para um evento mercadológico, a empresa pode avaliar a necessidade de convidar os empregados, priorizando a participação de outros públicos externos mais alinhados aos objetivos mercadológicos.

b) Área de interesse: a classificação por área de interesse se divide em evento: artístico, cientí-fico, cultural, educativo, político, governamental, empresarial, social, cívico, desportivo, folclórico (ma-nifestações culturais regionais sobre lendas, tradições, costumes), de lazer, promocional (com objetivo de promover produtos e serviços), religioso, beneficente e turístico. Algumas modalidades de eventos podem se enquadrar em mais de uma área de interesse, simultaneamente. Vamos conhecer:

• Artístico: evento que trata de arte, como literatura, teatro, dança, música, dentre outros.

• Científico: relacionado a assuntos científicos em qualquer campo de conhecimento liga-do à pesquisa.

• Cultural: evento relacionado aos aspectos culturais para sua divulgação e reconhecimento ou mesmo com ob-jetivo promocional. Incluem-se nesta classificação os eventos folclóricos e ligados a outras manifestações e hábitos regionais.

• Educativo: aborda questões da área educa-cional, novas práticas pedagógicas, cursos e novida-des da educação.

• Cívico: classificação dada para eventos relacio-nados à Pátria e/ou a sua história.

• Político: trata de assuntos políticos, como even-tos ligados a partidos políticos, associações de classe, etc.

• Governamental: em todas as esferas, níveis e instâncias, são eventos que mostram ações e prestam contas sobre as realizações do governo.

• Empresarial: envolve atividades organizacionais como pesquisa e ações de empresas e seus parceiros.

Beneficen-tes: que beneficia, que faz bem, que ajuda alguém.

Mercadoló-gica: análise da gestão comercial das empre-sas�

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• Lazer: evento que visa gerar entretenimento e bem-estar aos seus participantes.

• Social: evento de interesse comum, que visa à confraternização, quer seja familiar, quer seja de grupos com interesses afins, amigos ou outros grupos sociais.

• Desportivo: evento ligado ao universo esportivo, de qualquer modalidade ou espécie.

• Religiosa: enfoca interesses, assuntos ou confraternizações religiosas, de qualquer crença.

• Beneficente: eventos realizados em prol de uma causa que reflete programas e projetos so-ciais divulgados em cerimônias públicas, normalmente para angariar fundos ou apoio institucional.

• Turístico: visa divulgar e promover produtos e serviços turísticos tentando incrementar o tu-rismo local ou nacional. Como vimos na aula anterior, este tipo de evento é muito utilizado para garan-tir a manutenção da oferta turística integral e constante. Nesse caso, geralmente, compõe o calendário oficial de eventos daquela localidade.


Para entender melhor sobre a ‘área de interesse’, vamos exercitar.

Enumere a segunda coluna de acordo com a primeira.

1. Artístico

2. Científico

3. Educativo

4. Cívico

5. Empresarial

6. Lazer

7. Desportivo

( ) Aborda questões da área educacional, novas prá-ticas pedagógicas, cursos e novidades da educação.

( ) Envolve atividades organizacionais como pes-quisa e ações de empresas e seus parceiros.

( ) Evento que trata de arte, como literatura, tea-tro, dança, música, dentre outros.

( ) Evento que visa gerar entretenimento e bem--estar aos seus participantes.

( ) Evento ligado ao universo esportivo, de qual-quer modalidade ou espécie.

( ) Relacionado a assuntos científicos em qualquer campo de conhecimento ligado à pesquisa.

( ) Classificação dada para eventos relacionados à Pátria e/ou a sua história.

Vamos ver como ficou a sequência correta do exercício? Veja se ela bateu com a sua sequên-cia: 3 - 5 - 1 - 6 - 7 - 2 - 4 �

c) Localização/abrangência: pode ser classificada como pequena, média ou grande, ou como local, regional, nacional ou internacional. Independentemente do local, o evento pode ser conside-rado internacional, desde que tenha características como, por exemplo, público de vários países, re-presentantes e/ou autoridades internacionais, seja bilíngue ou trilíngue, assuntos de abrangência e interesse internacional, etc.

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Assim temos:

• Locais: de bairro ou grupo de bairros.

• Distritais: relativos ao distrito.

• Municipais: de alguma cidade.

• Regionais: que abrange uma determinada região.

• Estaduais: relativos a um estado.

• Nacionais: representam uma nação.

• Internacionais: abrangem os interesses de vários países.

d) Em relação ao público:

• Evento fechado: acontece dentro de situações específicas e com público definido, que é con-vidado a participar.

• Evento aberto: divide-se em duas categorias: evento aberto em geral, que alcança todas as classes de público e evento aberto por adesão, que é direcionado a um determinado público que faz inscrição gratuita ou paga taxa de participação.

e) Em relação à periodicidade: fixo; móvel; esporádico.

Um evento fixo não varia a data de realização, ou seja, sempre ocorre na mesma data. Exemplos: solenidades de Sete de Setembro e festas de santos padroeiros (realizam-se, anualmente, no mesmo dia).

Um evento móvel sempre se realiza, mas não em data fixa. Ele pode variar de acordo com o calendário ou interes-se dos organizadores. Ou seja, a periodicidade é fixa, mas a data é móvel. Incluem-se aqui eventos tais como os Jogos Olímpicos e a Copa do Mundo, que ocorrem de quatro em quatro anos.

O carnaval também é um evento móvel.

Um evento esporádico é de realização temporária e só acontece por demanda, em função de fatos extraordinários. Mas é claro que também tem planejamento e programação para se realizar. São exemplos deste tipo, os eventos empresariais diversos ou cerimônias do Vaticano quando ocorre morte, escolha ou sagração do papa.

f ) Público quanto ao perfil de participantes: geral; dirigido; específico.

• Geral: evento aberto, com todo tipo de público, com participação limitada apenas ao tama-nho do espaço no qual o evento está sendo realizado. Há alguns eventos que, mesmo abertos, têm restrição de idade ou censura para participação. São exemplos de eventos com público geral: desfile de escolas de samba na rua, show em praça pública, encenação da Paixão de Cristo em Pernambuco, festa do Senhor do Bonfim em Salvador, etc.

• Dirigido: como o próprio nome diz, é restrito ao público que tem afinidade com o assunto do evento ou interesse por ele. Alguns exemplos são: exposições agropecuárias, feiras de calçado ou de couros, salão do automóvel, etc.

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• Específico: o público é claramente definido pela afinidade direta com o assunto. Incluem-se nessa categoria os congressos da área de saúde, seminários de educação, workshops de medicina al-ternativa, entre outros.

g) Tipologia. Como visto no item 1.1, existem diversos tipos de definições de eventos. Os tipos de eventos são variados e surgem da necessidade específica de cada organização.


Que tal testar os conhecimentos adquiridos?

Complete as frases, reescrevendo as palavras do box para o local adequado nas frases.

móvel – esporádico – fixo

Um evento é de realização temporária e só acontece por demanda, em função de fatos extraordinários.

Um evento sempre se realiza, mas não em data fixa. Ele pode variar de acordo com o calendário ou interesse dos organizadores.

Um evento não varia a data de realização, ou seja, sempre ocorre na mesma data.

Um evento Esporádico é de realização temporária e só acontece por demanda, em função de fatos extraordinários�

Um evento Móvel sempre se realiza, mas não em data fixa� Ele pode variar de acordo com o calendário ou interesse dos organizadores�

Um evento fixo não varia a data de realização, ou seja, sempre ocorre na mesma data�

São pontos importantes:

• Vimos que existem diferenciadas formas de classificações de eventos;

• São categorias de classificação: tipo, porte, público, abrangência, características estruturais ou área de interesse;

• O importante é entender que os eventos são distintos em seus objetivos e classificações, para atender a uma ou mais demanda(s) específica(s) da organização.

Workshops: reunião de um grupo de pessoas inte-ressadas em determinado assunto; ati-vidade para discussão sobre um tema que é de interesse para todos.

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A seguir, vamos abordar quais são os tipos de eventos organizacionais.

11.3 Tipos de eventosOs tipos de eventos são variados e surgem da

necessidade específica de cada organização. Cada evento possui um nome de acordo com suas carac-terísticas, por isso é importante conhecer a classi-ficação dos eventos institucionais e promocionais como apresentado no item anterior.

A temática eventos é vasta e possui aborda-gens diversas. Vale ressaltar que em alguns deles é necessário o apoio de patrocínios para se realizarem.

Vamos agora conhecer alguns tipos de even-tos organizacionais e suas características:

a) Programa de visitas: um evento do tipo programa de visitas se constitui na recepção a gru-pos de pessoas seguindo uma programação preparada. A visitação normalmente tem uma finalidade técnico-científica.

Objetivo: divulgar a empresa ou instituição a seu público-alvo e propiciar aproximação entre eles.

Considerações:

• É necessário divulgar a visita internamente e apresentar as informações do grupo visitante para toda a empresa, para não gerar estranhamento dos empregados ou atra-palhar sua rotina.

• Nas atividades preparativas, é preciso elaborar o rotei-ro de visita, contendo o percurso dos visitantes e os nomes dos empregados que serão envolvidos no evento, bem como a pre-paração de material que será utilizado na visita (apresentações, apostilas) ou entregue aos visitantes (cartilhas, brindes, etc.).

• Também é preciso avaliar a necessidade de guias para percorrer o trajeto dentro da empresa. Os guias podem ser tanto empregados quanto contratados especialmente para o evento.

• Quando forem visitantes estrangeiros, levar em conta sua tradição e seus costumes, para que o programa de visitas não vire um pesadelo, isto é, que a cultura do visitante não seja ferida, mesmo sem intenção.

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São etapas da organização desse tipo de evento:

• Agendamento da visita em uma data propícia para a empresa e para o visitante;

• Monitoramento e recepção dos visitantes;

• Organização do receptivo, contratando serviços como transporte, hospedagem, alimentação, recepção e cadastro dos convidados, quando necessário;

• Elaboração ou renovação do material de divulgação da empresa;

• Preparação de local para recepção e explicações iniciais sobre a empresa e a visita;

• Realização de registro da visita, com cobertura de foto e vídeo e entrega de foto oficial aos participantes, junto com um brinde da empresa.

b) Feira: em um estande, a organização apresen-ta seus produtos e serviços com finalidade comercial.

Objetivo: promover a exposição da empresa, produtos e serviços e a aproximação dos clientes com o mercado.

Considerações:

• É importante investir na participação em fei-ras, pois são compostas por um público segmentado, com consumidores potenciais;

• A feira propicia a aproximação com os clientes potenciais e serve como oportunidade de co-leta de informações da concorrência e mercado;

• Devido a sua importância para o mercado, abrangência e participação do público, é uma ex-celente forma de realizar o lançamento de novos produtos e serviços;

• A empresa deve avaliar se participará de todas as feiras de seu setor de atuação, já que o in-vestimento para participar de uma feira é significativo.;

• De acordo com o objetivo e o tipo de público visitante, a empresa deverá definir-se quanto à sua participação ou não.


• Escolha da área de exposição;

• Definição do projeto do estande;

• Contratação de serviços para o estande: buffet, recepcionista, segurança, limpeza, etc.

A participação em feiras é tão importante e composta por tantos detalhes, normas e procedi-mentos que sua organização será tratada em outro módulo.

c) Congresso: é um tipo de evento de grande porte cujas sessões de trabalho englobam, por exemplo, debates, cursos, workshops, atividades sociais para participantes em um só local. São eventos promovidos por entidades participativas para debater temas que interessam a um segmento profissional.

Propícia: coveniente�

Buffet: conjunto de alimen-tos e servi-ços para a mesa.

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Objetivo: estudar temas cujas conclusões, depois de aprova-das pelas autoridades, serão adotadas (no todo ou em parte).

Considerações:

• Além de participar do congresso como palestrante ou como expositor na feira anexa ao evento, pode ser uma forma interes-sante também para a empresa patrocinar o congresso. Para isso, é necessário antecedência na compra de cotas de patrocínio, já que normalmente a organização do congresso do ano seguinte começa quando da finalização do congresso anterior. Patrocinando um congres-so, a empresa terá grande visibilidade frente ao seu público-alvo, já que estará exposta para todo o público participante e em toda a programação visual do evento: banners, pastas, canetas, uniformes dos organizadores, blo-cos, faixas, painéis, releases de divulgação para a imprensa, etc.

• O congresso também é uma oportunidade para a antecipação de tecnologias e serviços, para apresentá-los em primeira mão ao público-alvo.

• Dentre o público participante de um congresso estão: palestrantes (conferencista), congres-sistas (quem participa das atividades do congresso e paga pela inscrição), expositores (expõem os produtos na feira, que eventualmente compõe o congresso), estudantes (também participam das atividades do congresso e normalmente têm o valor de inscrição reduzido), visitantes (não têm acesso às atividades principais, somente participam da programação aberta ao público).

d) Seminário: em um seminário, a exposição é feita por uma ou mais pessoas com a presença de um coordenador. Normalmente divide-se em três fases: exposição, discussão e conclusão.

Objetivo: transmissão, atualização e debate de conheci-mentos e técnicas centrados em um tema básico, que pode ser desdobrado em subtemas.

Considerações:

• Normalmente os custos são cobertos pela cobrança de inscrições, patrocínios e trocas de ser-viços, como a cessão de passagens aéreas por uma companhia aérea;

• Entrega-se material (pasta, crachá, bloco, ca-neta ou lápis, etc.) e/ou certificado aos participantes;

• Podem ocorrer exposições paralelas ao seminário.


• Definição do tema central;

• Definição e convite aos palestrantes;

• Preparação do material a ser entregue aos participantes (apostila, bloco, caneta, pasta, etc.);

• Organização de estrutura adequada para os participantes fazerem anotações e participarem do seminário (montagem com cadeira e mesa ou com cadeiras escolares).

e) Simpósio: muito parecido com a estrutura de um seminário, é um evento destinado à divul-

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gação de experiências, pesquisas ou inovações tecnológicas em determinada área profissional. É um evento prático e simples, de pequeno porte e curta duração, com público especializado.

Objetivo: discussão e debate sobre as possibilidades de aplicação prática das ideias apresentadas.

Considerações:

• Favorece contato entre expositores e público: permite apresentação de pesquisas e demons-tração de tecnologias e processos;

• É um evento que permite discussão de temas de interesse geral: medicina alternativa, jardinagem, etc.


• Bem parecido com o seminário, o simpósio deve proporcionar estru-tura para os participantes fazerem anotações e assistirem à exposição.

f ) Workshop: encontro em que há uma parte expositiva seguida de desenvolvimento de atividades práticas. É voltado para a aprendizagem e é composto, necessariamente, por uma parte prática, ou seja, parte do evento em que os par-ticipantes efetivamente se envolvem com o que está sendo apresentado. Por exemplo, a apresentação de um novo pro-duto: em um workshop, os participantes assistem à explica-ção sobre o produto, suas funcionalidades, características e informações técnicas e também testam, tocam, sentem o pro-duto, mexem e interagem com ele.

Objetivo: familiarizar os participantes com um assunto ou técnica, aliando teoria à prática.

Considerações:

• Por sua característica prática, recomenda-se no máximo 30 ou 40 participantes por evento. Se você precisar fazer um workshop em uma muito grande, a solução será dividir o grupo maior em vários grupos menores, para que o evento seja mais produtivo;

• Um workshop pode ser útil para:

- solucionar problemas operacionais, já que os participantes entrarão em contato com o produto ou serviço e poderão testar e opinar sobre ele;

- desenvolver ou aprimorar produtos, com a inclusão de pessoas externas à empresa no evento, desde que isso seja viável.


• Preparação de um espaço adequado para comportar as características do evento, tanto em sua parte de exposição teórica quanto em sua parte prática e interativa;

• Organização dos materiais necessários para a parte prática do evento, que muitas vezes en-volve artigos inusitados, já que eles podem gerar inovações para os produtos. Como exemplo, um workshop para guias turísticos, para que eles desenvolvam novidades na venda de pacotes de via-gem: eles podem desenvolver alguma estratégia inovadora que, para ser apresentada e explicada ao público participante, pode envolver materiais como papéis diferenciados, canetas especiais, compu-tador com internet e caixas de som, etc.

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Como estamos na área da Educação, vamos conhecer os tipos de eventos institucionais que ocorrem nessa área, tanto em instituições públicas quanto privadas.

Programa de visitas: organização de visitas programadas para que a população tenha acesso às atividades e locações da instituição. Conhecido como “Programa Portas Abertas”, apresenta inúmeras vantagens na disseminação da imagem da universidade frente aos seus públicos;

Exposição: divulgação de trabalhos acadêmicos e demais atividades realizadas pela universi-dade. Bom momento para divulgar as produções no ensino, pesquisa e extensão;

Feira: exposição de trabalhos e atividades realizadas dentro das universidades, bem como do funcionamento dos cursos de graduação e pós-graduação, visando ampliar o número de alunos interessados no ingresso a essas instituições. São as denominadas “Feiras das Profissões”, muito úteis na disse-minação e na consolidação da imagem das universidades;

Conferência: exposição de determinado assun-to por um conferencista especializado, tendo, na sequência, abertura de espaço a perguntas da plateia;

Videoconferência: reunião realizada entre setores que estão em localidades diferentes para a discussão/debate de assuntos via computador/internet;

Palestra: exposição de um assunto para uma plateia pequena, seguida de espaço para perguntas. Pode-se organizar um ciclo de palestras;

Simpósio: explanações de vários expositores sobre um tema científico, com a presença de um coordenador. O objetivo não é o debate em si, e sim o intercâmbio de ideias;

Painel: debate entre expositores sob a coorde-nação de um moderador. Não há formulação de perguntas pela plateia;

Mesa-redonda: grupo coordenado por um moderador, em que cada pessoa possui tempo limitado para suas falas. Posteriormente, tem início um debate;

Convenção: apresentação de vários assuntos por um grupo de pessoas, com a presença de um coordenador. Pode durar vários dias e normalmente é realizado por entidades empresariais e políticas;

Congresso: evento de grande porte, realizado em vários dias. Engloba, inclusive, atividades sociais e culturais para os participantes;

Seminário: exposição feita por uma ou mais pessoas, com a presença de um coordenador. A plateia participa em forma de grupo;

Fórum: exposições feitas com a presença de um coordenador. Caracteriza-se pela discussão e debate, podendo durar um ou mais dias. A plateia participa com questionamentos;

Intercâm-bio: troca�

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Debate: discussão entre duas pessoas que defendem pontos de vista diferentes sobre um tema. A participação da plateia fica restrita a aplausos e protestos moderados;

Semana: encontro semelhante ao congresso, mas de menor porte, tendo duração de vários dias. Um exemplo, nas universidades, são as semanas acadêmicas;

Entrevista coletiva: questionamentos da imprensa ao entrevistado sobre determinado assun-to. Nas universidades, é comum o assessor de imprensa manter um relacionamento assíduo com a mídia, com o intuito de conseguir espaços nos diferentes meios de comunicação, para concessão de entrevistas em momentos oportunos e para divulgação de atividades;

Jornada: encontro de grupos de profissionais para discutir assuntos de interesse da área;

Workshop: modalidade parecida com a oficina, mas caracterizada por uma parte expositiva seguida da demonstração de um produto/serviço;

Oficina: mais utilizada na área educacional, consistindo em uma parte expositiva seguida de uma demonstração/prática do assunto. Em universidades, por exemplo, pode fazer parte de uma sema-na acadêmica ou seminário.

Importante: Com o uso das tecnologias da informação e comunicação (TIC), alguns eventos podem ser realizados virtualmente, como fóruns de discussões, seminários e videoconferências, nos quais as pessoas são convidadas a participar e discutir virtualmente os assuntos relaciona-

dos ao tema central do evento.

Para finalizar este módulo, vimos que existem diversos tipos de eventos organizacionais, entre eles temos:

a) Programa de visitas, que se constitui como a recepção a grupos de pessoas seguindo uma programação preparada.

b) Feira, evento em que a organização apresenta seus produtos e serviços, com finalidade co-mercial, em um estande.

c) Congresso, evento de grande porte cujas sessões de trabalho englobam, por exemplo, deba-tes, cursos, workshops, atividades sociais para participantes em um só local.

d) Seminário, em que a exposição é feita por uma ou mais pessoas com a presença de um co-ordenador. Normalmente divide-se em três fases: exposição, discussão e conclusão.

Tecnologias da infor-mação e comunica-ção (TIC): conjunto de recursos tecnológicos que propor-cionam um novo modo de se comu-nicar. Uma característica das TICs é a agilidade, a horizon-talidade e a possibi-lidade de manipulação do conteúdo da comu-nicação e informação mediante a digitalização e comuni-cação em redes.

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e) Simpósio, evento destinado à divulgação de experiências, pesquisas ou inovações tecno-lógicas em determinada área profissional. É um evento prático e simples, de pequeno porte e curta duração, com público especializado.

f ) Workshop, encontro em que há uma parte expositiva seguida de desenvolvimento de ativi-dades práticas.

Exercícios

Questão 01 – Conforme entendimento nas definições de EVENTO, identifique qual al-ternativa está incorreta.

a) Evento tem sua origem no latim “EVENTU” que significa eventualidade.

b) O evento é uma atividade que reúne pessoas e que possui um objetivo específico de realização por uma organização.

c) Os eventos contemplam ações de comemorações, festividades, divulgação, capacita-ção, troca de informações, promoção, integração, educação, entre outras.

d) Tem como finalidade atrair a atenção do público, como também da imprensa, utili-zando meios de comunicação na divulgação.

Questão 02 – Evento é qualquer acontecimento organizado por especialistas, com ob-jetivos institucionais, comunitários ou promocionais (HOUAISS, 2009, p. 851).

Marque as alternativas relativas aos acontecimentos possíveis:

a) ( ) festa;

b) ( ) espetáculo;

c) ( ) comemoração;

d) ( ) solenidade.

Questão 03 – São eventos que fazem parte da vida social de uma comunidade. Ex.: ceri-moniais de posse de autoridades, debates, comícios, carnaval de rua. São classificados como:

a) privados;

b) públicos;

c) técnico–científicos;

d) sociais.

Questão 04 – De acordo com a categoria, o evento pode ser institucional, promocional ou mercadológico. Caracteriza um evento promocional:

a) essa categoria de evento permite promover um produto ou serviço, reforçando as ações de marketing e divulgação, tendo como finalidade, portanto, vender ou realizar pro-cesso comercial, negociação;

b) para esse evento, a empresa pode avaliar a necessidade de convidar os emprega-dos, priorizando a participação de outros públicos externos mais alinhados aos objeti-vos mercadológicos;

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c) ao realizar esse tipo de evento, não necessariamente a empresa precisa convidar os clientes. Ela pode convidar parceiros, empregados, fornecedores, por exemplo;

d) a categoria se refere a eventos que visam criar ou fixar conceito, imagem e identida-de de uma organização ou de uma pessoa. Se a empresa realiza esse tipo de evento, não necessariamente ela precisa convidar os clientes.

Questão 05 – De acordo com a categoria, o evento pode ser institucional, promocional ou mercadológico. Evento institucional é:

a) essa categoria de evento permite promover um produto ou serviço, reforçando as ações de marketing e divulgação, tendo como finalidade, portanto, vender ou realizar pro-cesso comercial, negociação;

b) para esse evento, a empresa pode avaliar a necessidade de convidar os emprega-dos, priorizando a participação de outros públicos externos mais alinhados aos objeti-vos mercadológicos;

c) ao realizar esse tipo de evento, não necessariamente a empresa precisa convidar os clientes. Ela pode convidar parceiros, empregados, fornecedores, por exemplo;

d) a categoria se refere a eventos que visam criar ou fixar conceito, imagem e identida-de de uma organização ou de uma pessoa. Se a empresa realiza esse tipo de evento, não necessariamente ela precisa convidar os clientes.

Questão 06 – Os tipos de eventos são variados e surgem da necessidade específica de cada organização. Os objetivos de evento do tipo feira são:

a) divulgar a empresa ou instituição ao seu público-alvo e propiciar aproximação entre eles;

b) promover a exposição da empresa, produtos e serviços e a aproximação com clientes e com o mercado;

c) estudar temas cujas conclusões, depois de aprovadas pelas autoridades, serão adota-das (no todo ou em parte);

d) transmissão, atualização e debate de conhecimentos e técnicas centrados em um tema básico, que pode ser desdobrado em subtemas.

Questão 07 – Um congresso é um tipo de evento:

a) em um estande, a organização apresenta seus produtos e serviços, com finalida-de comercial;

b) que se constitui na recepção a grupos de pessoas seguindo uma programação pre-parada. A visitação normalmente tem uma finalidade técnico-científica;

c) em que a exposição é feita por uma ou mais pessoas com a presença de um coorde-nador. Normalmente divide-se em três fases: exposição, discussão e conclusão;

d) de grande porte, cujas sessões de trabalho englobam, por exemplo, debates, cursos, workshops, atividades sociais para participantes, em um só local.

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Questão 08 – Feira tem como objetivo: promover a exposição da empresa, produtos e serviços e a aproximação com clientes e com o mercado. Marque a alternativa que não se considera para sua realização.

a) É importante investir na participação em feiras, pois são compostas por um público segmentado, com consumidores potenciais.

b) A feira propicia a aproximação com os clientes potenciais e serve como oportunidade de coleta de informações da concorrência e mercado.

c) Não é um tipo de evento considerado uma excelente forma de realizar o lançamento de novos produtos e serviços.

d) De acordo com o objetivo e o tipo de público visitante, a empresa deverá definir-se quanto à sua participação ou não.

Questão 09 – Considerando a área educacional, identifique quais os tipos de eventos que caracterizam uma videoconferência.

a) Conhecido como “Programa Portas Abertas”, apresenta inúmeras vantagens na disse-minação da imagem da universidade frente aos seus públicos.

b) Exposição de determinado assunto por um conferencista especializado, tendo, na sequência, abertura de espaço a perguntas da plateia.

c) Divulgação de trabalhos acadêmicos e demais atividades realizadas pela universida-de. Bom momento para divulgar as produções no ensino, pesquisa e extensão;

d) Reunião realizada entre setores que estão em localidades diferentes para a discus-são/debate de assuntos via computador/internet.

Questão 10 – Os tipos de eventos são variados e surgem da necessidade específica de cada Instituição. Em uma universidade, o que caracteriza o evento do tipo simpósio?

a) Explanações de vários expositores sobre um tema científico, com a presença de um coordenador. O objetivo não é o debate em si, e sim o intercâmbio de ideias.

b) Exposição de um assunto para uma plateia pequena, seguida de espaço para pergun-tas. Pode-se organizar um ciclo de palestras.

c) Caracterizada por uma parte expositiva seguida da demonstração de um produ-to/serviço.

d) Mais utilizada na área educacional, consistindo em uma parte expositiva seguida de uma demonstração/prática do assunto. Em universidades, por exemplo, pode fazer parte de uma semana acadêmica ou seminário.

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Os eventos estão constantemente presentes em nossa sociedade. Para garantir a qualidade, é importante que

contemplem profissionais atuantes na atividade de orga-nização. Vamos conhecer neste módulo as características dos profissionais que atuam na área de eventos. Hoje em

dia, esses profissionais estão com oportunidades cada vez mais amplas no mercado de trabalho.

12.1 Empreendedores Questionamentos: Quais são as características das pessoas que organizam e planejam eventos?

Quais as atividades nessa área? Quais habilidades que indivíduos ou integran-tes em uma equipe que organiza eventos devem possuir? Para encontrar as respostas, vamos conhecer melhor esse perfil profissional.

Na sociedade em que vivemos, destacam-se no mercado de tra-balho os profissionais com habilidades empreendedoras. No segmento de eventos, podemos encontrar diversos tipos de profissionais. Vamos estudar os organizadores e planejadores de eventos.

Mas o que faz cada um deles? Os organizadores são profissionais que se constituem em poucas empresas privadas e que possuem larga experiência de mercado e que se dedicam à organização geral dos eventos sob sua responsabilidade, prestando serviços altamente profissionais. Já os planejadores de eventos possuem algumas noções básicas de organiza-ção e realizam a atividade no seu trabalho como um serviço de apoio, lem-brando que essa não é a atividade mais importante de seu emprego.

12 PERFIS PROFISSIONAIS EM EVENTOS

Empreen-dedor: in-divíduo que resolve um problema ou situação, busca sem-pre novas ideias.

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Você sabe quais são as características necessárias para atuar na área de eventos?

Marque as alternativas que considerar corretas.

( ) Ser impaciente.

( ) Ser seguro.

( ) Ser inseguro.

( ) Ser pessimista.

( ) Ser disciplinado.

( ) Ser disposto.

( ) Ser tímido.

( ) Ser realista.

( ) Ter paciência infinita.

Ser seguro, disciplinado, disposto, realista e ter paciência infinita são requisitos para atuar nessa área� Prossiga com a lição para entender cada um desses requisitos�

Quais são as características que os profissionais de eventos devem possuir?

O profissional de eventos, entre outras qualidades, deve ser:

• Ser seguro: Ser uma pessoa que transmite segurança, gerando confiança para o cliente e para os funcionários�

• Ser disciplinado: buscar respeitar prazos, verbas, reuniões; ter flexibilidade, acei-tando sugestões, adequando propostas, mudando etapas de trabalho; ter raciocí-nio rápido, entendendo a capacidade, os anseios e as expectativas dos clientes e funcionários;

• Ser disposto: ter preparo físico, disposição e saúde;

• Ser realista, percebendo os limites, as opções e saber usá-las sabiamente;

• Ter paciência infinita, exercendo o autocontrole e a serenidade�

Fonte: Britto & Fontes (2002).

12.2 Relações públicasVimos que as áreas de atuação no mercado são cada vez mais amplas para pessoas com habili-

dades em realizar eventos. Um dos profissionais que se destaca é o profissional em relações públicas. Vamos conhecer o seu perfil e sua atuação em eventos.

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Em um cenário com constantes atividades nas áreas sociais, políticas, econômicas, culturais e tecnológicas, estão presentes novas práticas que promovem a convivência entre diferentes pessoas parti-cipantes da sociedade.

No mundo contemporâneo, a área da comunicação é ativa e arroja-da e colabora promovendo esse cenário movimentado e empreendedor.

O público é composto por pessoas da sociedade, entre elas os con-sumidores, os produtores e organizações que necessitam se relacionar de uma forma dinâmica, promovendo o consumo de bens e serviços. Nesse relacionamento, o consumo representa grande importância por viver-mos na sociedade de consumo. Mas o que é sociedade de consumo?

Sociedade de consumo é um termo utilizado para designar o tipo de sociedade que se encontra numa avançada etapa de desenvolvimento industrial capitalista e que se caracteriza pelo consumo massivo de bens e serviços, disponíveis graças à sua elevada produção.

O conceito de sociedade de consumo está ligado ao de economia de mercado e, por fim, ao conceito de capitalismo, entendendo economia de mercado aquela que encontra o equilíbrio entre oferta e demanda por meio da livre circulação de capitais, produtos e pessoas, sem intervenção esta-tal. http://pt.wikipedia.org/wiki/Sociedade_de_consumo

Nesse contexto, as pessoas com habilidades em relações públicas atuam como agentes de mudança nas esferas pública e privada, em âmbito local, regional, nacional ou global. O relações públicas é o profissional responsável pela ges-tão da comunicação no dia a dia das organizações.

No processo de formação do indivíduo de re-lações públicas estão presentes atividades de gestão dos processos de comunicação que são aplicadas nas organizações com conhecimentos de disciplinas rela-cionadas a humanidades, ciências sociais aplicadas, comuni-cação organizacional, entre outros campos da comunicação e, sobre-tudo, formação técnica específica.

Trata-se, portanto, de formação humanística, crítica, ética e mul-tidisciplinar, atenta às inovações crescentes instauradas pelo mercado de trabalho, que requer dos profissionais novos saberes e modos de agir.

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http://pt.wikipedia.org/wiki/Sociedade_de_consumo

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Assim, são inúmeras as possibilidades de atuação do profissional de relações públicas. Essas atuações englobam planejamento, gestão, atividades e instrumentos.

Entre os diversos temas e áreas de atuação em que operam as relações públicas, temos as ativi-dades presentes em ações, a saber:

• Nas atuações em assuntos públicos;

• No planejamento da comunicação organizacional e relações públicas;

• Na comunicação digital;

• Na comunicação interna;

• Em estratégias de comunicação;

• Na comunicação de marketing;

• Em gestão de crises;

• Em gestão da reputação organizacional;

• Em gestão da sustentabilidade;

• Nos relacionamentos com a mídia;

• Em atividades de pesquisas;

• Na gestão de eventos;

• Na produção e gestão de conteúdos institucionais;

• Na governança corporativa, entre muitos outros.

Importante: O profissional de relações públicas precisa ser dinâmico, arrojado e ativo, além de ter visão empreendedora e habilidades de liderança, possuir facilidade em mediação e tomada de decisão. Sobretudo, sua atuação deve estar em consonância com os princípios éticos de co-

municação para a cidadania.


Você, como profissional de relações públicas, poderia escolher qual área para atuar?

Marque a opção correta.

( ) Comunicação interna.

( ) Vendas de produtos organizacionais.

( ) Educação de capacitação de novos funcionários.

Como vimos, a comunicação interna é uma das áreas de atuação para o profissional de Relações Públicas�

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Para resumir, temos que o indivíduo que trabalha em eventos, sendo organizador ou planeja-dor, deve possuir em seu perfil:

• Capacidade de desenvolver ações de comunicação para criar, estabelecer e manter a compre-ensão mútua entre uma organização e seus públicos;

• O profissional de relações públicas deverá ter competência para o planejamento e a execução de campanhas e projetos institucionais em organizações empresariais, governamentais, comunitárias, associativas, sindicais e em instituições de ensino;

• O profissional de relações públicas poderá, ainda, desenvolver pesquisas e continuar seus estudos após a graduação na pós-graduação: especialização, mestrado e doutorado.

ExercíciosQuestão 01 – No segmento de eventos, atuam diversos tipos de profissionais empreen-

dedores, entre eles, os organizadores e planejadores de eventos. Identifique duas caracte-rísticas do perfil organizador.

a) Atuar em eventos não é a atividade mais importante de seu emprego.

b) Possuem algumas noções básicas de organização e realizam a atividade no seu traba-lho como um serviço de apoio.

c) Dedicam-se à organização geral dos eventos sob sua responsabilidade, prestando serviços altamente profissionais.

d) Estão presentes em empresas privadas e possuem larga experiência de mercado.

Questão 02 – Marque a alternativa que não é aspecto de qualidade ao profissional de eventos.

( ) Ser seguro: ser uma pessoa que transmite segurança, gerando confiança para o cliente e para os funcionários.

( ) Ser disciplinado: buscar respeitar prazos, verbas, reuniões; ter flexibilidade, acei-tando sugestões, adequando propostas, mudando etapas de trabalho; ter raciocínio rápi-do, entendendo a capacidade, os anseios e as expectativas dos clientes e funcionários.

( ) Ser realista, percebendo os limites, as opções e saber usá-las sabiamente.

( ) Ser impaciente, pois são muitas as atividades a fazer.

Questão 03 – São constantes as atividades nas áreas sociais, políticas, econômicas, cul-turais e tecnológicas, e nelas estão presentes novas práticas que promovem a convivência entre diferentes pessoas participantes da sociedade. No mundo contemporâneo, qual a área que se identifica como ativa e arrojada e colabora promovendo esse cenário movi-mentado e empreendedor?

a) Área da Tecnologia.

b) Área da Saúde.

c) Área da Comunicação.

d) Área de Alimentação.

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Questão 04 – O público é composto por pessoas da sociedade, entre elas os consu-midores, os produtores e organizações, que necessitam se relacionar de uma forma di-nâmica, promovendo o consumo de bens e serviços. Nesse relacionamento, o consumo representa grande importância por vivermos na:

a) sociedade limitada;

b) sociedade de economia mista;

c) sociedade de consumo;

d) sociedade anônima.

Questão 05 – O que é sociedade de consumo?

a) Sociedade de consumo é um termo utilizado para designar o tipo de sociedade que se encontra numa avançada etapa de desenvolvimento industrial capitalista e que se caracteri-za pelo consumo massivo de bens e serviços, disponíveis graças à sua elevada produção.

b) Sociedade de consumo é uma sociedade baseada na identidade online que está se desenvolvendo na Era da Informação.

c) Sociedade de consumo é um termo – também chamado de Sociedade do Conhecimen-to ou Nova Economia – que surgiu no fim do Século XX, com origem no termo globalização.

d) Sociedade de consumo é uma sociedade com uma categoria de sócios, os de respon-sabilidade limitada, que respondem, tão somente, pela integralização do capital e, reali-zando este, sem maior responsabilidade, quer para a sociedade, quer para com terceiros.

Questão 06 – São inúmeras as possibilidades de atuação do profissional de relações públicas e englobam planejamento, gestão, atividades e instrumentos. De acordo com o que foi estudado na lição, identifique em qual área esse profissional não atua.

a) Nas atuações em assuntos públicos.

b) Comunicação de marketing.

c) Em gestão de eventos.

d) Em área contábil.

Questão 07 – O profissional de relações públicas não pode possuir em seu perfil:

a) dinamismo;

b) ser arrojado e ativo;

c) habilidades de liderança;

d) dificuldade em mediação e tomada de decisão.

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Questão 08 – A atuação do relações públicas deve estar em consonância com os princí-pios éticos de comunicação para a:

a) política;

b) economia;

c) saúde profissional;

d) cidadania.

Questão 09 – O indivíduo que trabalha em eventos, sendo organizador ou planejador, não deve caracterizar em seu perfil:

a) capacidade de desenvolver ações de comunicação para criar, estabelecer e manter a compreensão mútua entre uma organização e seus públicos;

b) ter competência para o planejamento e a execução de campanhas e projetos institu-cionais em organizações empresariais, governamentais, comunitárias, associativas, sindi-cais e em instituições de ensino;

c) interrupção com seus estudos;

d) desenvolver pesquisas e continuar seus estudos após a graduação na pós-graduação: especialização, mestrado e doutorado.

Questão 10 – No decorrer da formação do indivíduo de relações públicas, qual o conhe-cimento que não se faz necessário conforme o que foi estudado?

a) Disciplinas relacionadas à gestão dos processos de comunicação.

b) Disciplinas relacionadas a humanidades.

c) Disciplinas relacionadas a ciências sociais aplicadas.

d) Disciplinas relacionadas a engenharia.

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Neste módulo, abordaremos sobre como orga-nizar eventos de forma correta considerando assertividade nesse processo. Entenderemos

quais são os passos para ter sucesso em todas as fases da organização do evento: a concep-

ção, o planejamento, a preparação, a realização e a avaliação. Será apresentado um check-list para tornar possível identificar o que não se

pode esquecer. Vamos lá!

13.1 Do projeto Uma responsabilidade que se deve ter ao se predispor a realizar um

evento é zelar pela imagem da organização. Deve-se evitar que a ima-gem seja prejudicada, para isso, é fundamental que se faça um criterio-so planejamento.

Fase inicial: a elaboração do projeto�

Para se ter uma organização das etapas do planejamento do evento, o primeiro passo que precede a sua concepção é a ela-boração de um projeto. Fica aqui uma dica muito importan-te: ao planejar um evento garanta a segurança, evitando, assim, problemas indesejáveis.

O planejamento desse projeto deve ser bem ela-borado, focando cada item presente para realização do evento. Vejamos quais são esses itens:

• Objetivos – geral e específico, nos quais se determina o que se pretende com o evento;

• Públicos – a quem se destina o evento;

• Estratégias – atividades desenvolvidas para atingir o objetivo geral e específico do evento e, principalmente, para atrair a atenção do público a que se destina o evento;

13 PLANEJAMENTO DE EVENTOS

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• Recursos – humanos, materiais e físicos, que serão utilizados no evento;

• Implantação – execução das estratégias estabelecidas no planejamento e acompanhamento de todas as atividades necessárias para o sucesso do evento;

• Avaliação – relatório completo de todas as atividades que envolveram a organização do evento (desde o planejamento até a execução das estratégias). A avaliação deve ser apresentada após o término do evento, a quem o solicitou;

• Orçamento previsto – recursos financeiros necessários para o pagamento dos recursos hu-manos e materiais, devendo ser detalhado.


Que tal pôr em prática o que acabamos de estudar?


1. Objetivos

2. Públicos

3. Estratégias

4. Recursos

5. Implantação

6. Avaliação

7. Orçamento previsto

( ) Atividades desenvolvidas para atingir o objetivo geral e específico do evento e, principalmente, para atrair a atenção do público a que se destina o evento.

( ) Podem ser humanos, materiais e físicos, e serão utilizados no evento.

( ) Relatório completo de todas as atividades que envolveram a organização do evento (desde o plane-jamento até a execução das estratégias). A avaliação deve ser apresentada após o término do evento, a quem o solicitou.

( ) Geral e específico, nos quais se determina o que se pretende com o evento.

( ) Recursos financeiros necessários para o paga-mento dos recursos humanos e materiais, devendo ser detalhado.

( ) A quem se destina o evento.

( ) Execução das estratégias estabelecidas no plane-jamento e acompanhamento de todas as atividades necessárias para o sucesso do evento.

Vamos ver se você conseguiu colocar em prática o que acabamos de estudar? A sequência correta é 3 - 4 - 6 - 1 - 7 - 2 - 5 �

Uma vez planejado e apresentado o projeto do evento, o próximo passo é a elaboração de um roteiro das atividades para a realização de eventos. Assim temos:

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Roteiro de atividades para a realização de eventos

O roteiro deve assegurar os passos iniciais a serem tomados no processo de planejamento e organização de um evento. É necessário re-lacionar todas as atividades, como:

1. Definir o objetivo do evento (Exemplos: exposição, encontro, reunião de diretoria, seminário, congresso, curso, palestra, workshop, entre outros);

2. Analisar a viabilidade do evento;

3. Dimensionar o evento;

4. Estimar o número de participantes;

5. Analisar os possíveis locais;

6. Definir temas/conteúdo programático do evento;

7. Definir duração e data do evento;

8. Listar equipamentos e materiais necessários (microfones, tradução simultânea, púlpito, buffet, projetores, computadores, telefones, iluminação, decoração, música, brindes, etc.);

9. Verificar recursos humanos disponíveis e a contratar (secretárias, recepcionistas, seguranças, garçons, manobristas, digitadores, etc.);

10. Verificar a necessidade de contratar itens adicionais (seguros, assistência médica, estaciona-mento com manobrista, etc.);

11. Estimar custos e verificar disponibilidade de verba;

12. Buscar patrocínios e apoios;

13. Definir o cronograma de atividades;

14. Preparar correspondências diversas e malas-diretas específicas;

15. Realizar o telemarketing para atualizar os endereços e incentivar a participação;

16. Definir programação visual (banners, faixas, placas, painéis, etc.);

17. Preparar material gráfico (circulares, programas, folhetos, flyers, convites, contratos, fichas, envelopes, adesivos de parede, crachás, certificados, mapas, pastas, etc.);

18. Preparar material para ser entregue aos participantes (brindes, etc.);

19. Preparar assessoria de imprensa (press-release, fotos, convites, cadastramento);

20. Entregar ofícios (diretores, autoridades, órgãos públicos);

21. Definir programação social (hotéis, shows, tours, recepções);

22. Contratar atrações artísticas;

23. Contratar empresas de filmagem e fotografia;

24. Preparar o cerimonial do evento;

25. Preparar a ordem do dia;

26. Realizar cobranças e pagamentos;

Púlpito: tribuna�

Brinde: saudação em momentos de confrater-nização com o encontro de copos.

Flyer: pan-fleto.

Press-relea-se: docu-mento di-vulgado pela assessoria de imprensa informando, responden-do a mídia sobre algum fato, positivo ou não, muitas vezes também ser-vindo para esclarecer.

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1. Provisionar impostos a serem pagos;

2. Preparar anais do evento;

3. Realizar a prestação de contas do evento.

Conforme apresentado, temos, de fato, que são muitas as tarefas e atividades para tornar possível a realização de um evento. Alguns questionamentos surgem de ime-diato: o que se deve ter em mente? O que

fazer primeiro? Vamos adiante!

13.2 ChecklistVimos que para realizar um evento, precisamos ser organizados

e pensar em todos os detalhes. O checklist é uma importante ferramen-ta para isso acontecer.

O que é checklist?

Uma checklist é uma lista de verificação que varia conforme o setor no qual é utilizada. No setor de eventos, após a lista ser elaborada, servirá para verificar e controlar se todas as atividades ou tarefas foram ou não realizadas, garantindo uma melhor organização ao planejamento do evento.

Na organização de um evento, por exemplo, um casamento, a checklist deverá considerar as tarefas desde a definição da data até a edição das fotos e vídeos da cerimônia.

Assim, a checklist é utilizada como um guia, indicando ao organizador as tarefas a serem feitas e checar as já realizadas.

Em projetos, o procedimento é utilizado para definir tarefas de curto, médio e longo prazos relacionadas ao seu desenvolvimento. É impor-tante saber que a lista deve ser resumida, sucinta, ou seja, deve ir diretamente a cada ponto pertencente a um proces-so.

Todas as ideias devem ser predefinidas, indicando o que deve ser feito e como ser feito. É um método presente nas áreas de trabalho de comunicação, eventos, projetos, construção, fornecimento, pro-dução, distribuição e decisões pessoais. Adaptado de: http://www.infoescola.com/curiosidades/che-cklist/

Anais: obra que relata os acontecimen-tos de cada ano.

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Vamos utilizar, durante o curso, o entendimento que cheklist é um instrumento de controle para o planejamento do evento�

13.3 Atividades do pré-evento/evento/pós-evento

Na elaboração da checklist, é im-portante conhecer o que contém em cada fase do planejamento de

evento. Vamos em frente:

1a Fase: o pré-evento

O pré-evento corresponde à fase inicial do evento. É nesse momento que são definidos o pro-jeto e o planejamento das atividades, detalhamento dos custos a serem disponibilizados para o even-to, definição dos tipos de serviços a serem contratados dentre outros.

Dentre as principais etapas dessa fase, temos:

• Contato com o contratante (cliente);

• Definição dos objetivos;

• Orçamento disponível;

• Estratégias e apresentação do plano;

• Tema e público-alvo;

• Local e data.

Outros pontos a serem observados:

• Espaço;

• Infraestrutura;

• Captação de recursos;

• Reunião com os envolvidos;

• Contratação de serviços de terceiros (equipamentos audiovisuais, gráfica, buffet, decoradores/ambientadores, fotó-grafos/cinegrafistas, seguranças, manobristas, recepcionistas, transporte para palestrantes ou artistas, mestre de cerimônia, tradutores/intérpretes, etc.);

• Elaboração do programa;

• Confecção do material promocional;

• Divulgação;

• Inscrições ou cadastro dos participantes/ visitantes etc.

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Na prática, como exemplo, temos:

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FASE: PRÉ-EVENTO

Sobre a REGIÃO DO EVENTO, verificar:

✓ Nível de interesse técnico, científico, político e social da região

✓ Potencial da região para o sucesso do evento

✓ Reputação da região

✓ Apoio de autoridades

✓ Preço relativo (comparado às outras regiões candidatas)

✓ Infraestrutura local

✓ Capacidade hoteleira

✓ Meios de transporte

✓ Restaurantes

✓ Comunicações

✓ Segurança

✓ Atrações turísticas

Sobre a LISTAGEM DOS PARTICIPANTES, verificar:

✓ Convites impressos

✓ Número de acompanhantes por convidado

✓ Questionário de participação

✓ Ligação para o participante a respeito do evento.

✓ Convite a diretores e chefes

✓ Ofícios e circulares

✓ Programação do evento

✓ Confirmação de conferencistas

✓ Definição de equipamentos necessários

✓ Identificar o estilo de roupa adequado ao evento

CONVIDADOS E ACOMPANHANTES:

✓ Aviso sobre horários e locais

✓ Envio de programação

CONTRATO COM FORNECEDORES:

✓ Existência de um contrato padrão da empresa

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DO TRANSPORTE

✓ Definição do meio de transporte, de acordo com o número de participantes�

DOS EQUIPAMENTOS

✓ Contratação de equipamentos, como som, retroprojetor, tela, microfone, filmes, telão, gravadores, púlpito, bandeiras, computadores entre outros, de acordo com a necessidade do evento

MATERIAL AOS PARTICIPANTES

✓ Crachás de identificação, diplomas, mapas, pastas, brindes, etc.

COORDENADORES DA EMPRESA

✓ Preparação e orientação para receber os convidados e os acompanhantes

PROGRAMAÇÃO VISUAL

✓ Preparação de mensagem de boas-vindas, filmes, vídeos, faixas, banners, programa, etc.

DIVULGAÇÃO

✓ Maneira como será feita a divulgação do evento (tipos de mídia, frequência, etc.)

✓ Peças publicitárias específicas

IMPRENSA

✓ Distribuição e disponibilização de material de assessoria de imprensa (press-releases, fotos e folhetos)

✓ Convite a jornalistas, especialistas, celebridades, etc.

RECURSOS HUMANOS

✓ Cerimônia inicial

✓ Coquetel de boas-vindas

MESTRE DE CERIMÔNIA

✓ Mestre de cerimônia

✓ Definição de programação e sistema de integração dos convidados e seus acompanhantes

TRADUÇÃO SIMULTÂNEA

✓ Contratação de tradutores

RECEPCIONISTAS

✓ Contratação de pessoal uniformizado com as cores da empresa para informar, conduzir, secretariar, anotar presença, colocar crachás, etc.

OPERADORES – contratação de serviços de:

✓ Vídeo, som, luz

✓ Fotografia

✓ Segurança

✓ Digitação

Mestre de cerimônia: pessoa que atua como anfitrião oficial em um evento formal ou in-formal. Ele é o responsável em apresen-tar e conduzir o evento.

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LOCAL DO EVENTO

✓ Reserva

✓ Vistoria

✓ Cartão de boas-vindas e de citação

✓ Serviço de informações

✓ Meios de comunicação

✓ Entrega de credenciais

✓ Comitê de recepção

✓ Ensaio

✓ Exposição paralela

✓ Seguro

✓ Assistência médica

✓ Estacionamento com manobrista

2a Fase: evento

Esta fase consiste na aplicação das atividades previstas no pré-e-vento. O instrumento de trabalho mais eficaz nessa fase é o checklist, que consiste no documento que informa a relação de providências, tarefas e materiais necessários ao evento.

A secretaria do evento é responsável pelo apoio administrativo, portanto, deve ser instalada e completamente equipada no local com materiais e equipamentos como computador, impressora, xerox, tele-fones, internet e material de escritório.

As principais atribuições da secretaria são:

• Efetuar inscrições e credenciamento;

• Recepcionar os participantes, convidados e autoridades;

• Providenciar materiais para os palestrantes;

• Atender aos participantes com informações e provisão de materiais;

• Atender e apoiar ao plenário;

• Entregar certificados.

O serviço de recepção é considerado o cartão de visitas, pois o primeiro contato que o partici-pante terá ao chegar a um evento é com os recepcionistas.

As atribuições dos recepcionistas serão definidas pelos coordenadores, mas é válido lembrar que esses profissionais do serviço de recepção devem estar apresentáveis e bem preparados para lidar com o público. Dessa forma, quesitos como uniformidade, identificação, maquiagem discreta e poucas joias, além de sapatos confortáveis, devem ser lembrados ao pensar nesse serviço.

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A depender da tipologia do público e principalmente do porte do evento, é interessante a exis-tência de uma sala de imprensa, bem como uma sala VIP para recepcionar jornalistas, autoridades e convidados especiais.

No mais, a execução do evento em si deve buscar seguir todo o planejamento realizado, bus-cando evitar imprevistos e dissabores. Todavia, se acontecer alguma falha, o profissional encarregado e toda sua equipe devem ter agilidade e versatilidade para solucionar o problema de modo que os participantes ou convidados não percebam a falha.


CHECKLIST

FASE: EVENTO

Café da manhã/almoço/coquetel/jantar

✓ Dimensionamento de espaço e alimentação

✓ Definição e quantificação de bebidas

✓ Inclusão ou não de bebidas alcoólicas

✓ Telefone

✓ Púlpito

✓ Microfone

✓ Decoração adequada

✓ Iluminação

✓ Ar-condicionado

✓ Definição da música: ambiente, DJ ou ao vivo

✓ Formato do salão/auditório

✓ Sala VIP

✓ Estacionamento com manobrista

✓ Plano de assentos

✓ Ponto de luz e tomadas

✓ Mesas

VIP: da expressão em inglês, Very Important Person, ou “Pessoa muito impor-tante”.Sigla usada para destacar a importância de pessoas e lugares.

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✓ Mesa principal

✓ Mesa para diretoria

✓ Palco

CERIMONIAL

✓ Mesa para o receptivo

✓ Lista dos confirmados

✓ Reserva de mesas

✓ Mesa para a imprensa

✓ Lugares especiais

✓ Mesa principal (dimensionar)

✓ Ordem do dia

3a Fase: o pós-evento

Após a realização do evento, inicia-se o processo de encerramento, que consiste na avaliação técnica, administrativa e dos participantes, isto é, ocorre a confrontação dos resultados esperados com os obtidos, possibilitando identificar os pontos positivos e negativos do evento.

Para a efetivação dessa fase, são necessários alguns instrumentos de controle, que foram utili-zados durante a organização do evento, tais como:

Formulários de procedimentos formais:

• Checklist;

• Relatórios periódicos das atividades;

• Atas das reuniões periódicas;

• Questionários de avaliação dos participantes, etc.

As principais rotinas que devem ser efetuadas no pós-evento são as referentes ao serviço de secretaria, divulgação do pós-evento e serviços complementares.

Serviços de secretaria

• Preparar e enviar correspondência final;

• Controlar, arquivar e encadernar toda a correspondência enviada e recebida no transcorrer do evento;

• Agradecer a todos que forneceram materiais ou colaboraram para o evento;

• Preparar relatório final sobre as atividades em geral;

• Providenciar a edição e publicação dos anais e enviar aos participantes do evento;

• Elaborar portfólio.

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Divulgação do pós-evento

É a compilação e a preparação de notícias gerais sobre todo o transcorrer do evento, seus resul-tados e objetivos alcançados para remessa à mídia impressa e eletrônica de expressão.

Serviços complementares

• Apresentar o balanço financeiro final e fazer prestação de contas;

• Apresentar balancete administrativo e demonstrativo de todas as providências tomadas;

• Liquidar todas as pendências que possam surgir sobre instala-ções, materiais, recursos humanos, etc.;

• Desmontar instalações do evento;

• Transportar materiais e equipamentos utilizados no evento para seus locais de origem.

Análise e avaliação

Periodicamente os trabalhos desenvolvidos para um evento devem ser avaliados, por meio de reuniões com o grupo envolvido (MATIAS, 2010). Fonte: Organização de eventos: procedimentos e téc-nicas/Marlene Matias� 5ª� ed� Barueri, SP: Monole, 2010�


CHECKLIST

FASE: PÓS-EVENTO

✓ Notas fiscais

✓ Impostos

✓ Prestação de contas

✓ Relatório final

✓ Ofícios de agradecimento

✓ Material para a imprensa

✓ Edição de vídeo

✓ Álbum de fotos

✓ Anais do evento

Balancete: resumo básico de um estado financeiro ou administra-tivo.

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Vimos agora as fases do planejamento. Você se lembra qual a ordem delas?


1. Fase 1

2. Fase 2

3. Fase 3

( ) Pré-evento

( ) Evento

( ) Pós-evento

As fases corretas são:

1ª Fase: o Pré-evento

2ª Fase: Evento

3ª Fase: o Pós-Evento

Recapitulando os pontos principais que foram abordados neste módulo:

• Uma responsabilidade que se deve ter ao se predispor em realizar a evento é zelar pela ima-gem da organização. Deve-se evitar que a imagem seja prejudicada, para isso, é fundamental que se faça um criterioso planejamento;

• Para se ter uma organização das etapas ao planejamento do evento, o primeiro passo que precede a concepção do evento é a elaboração de um projeto;

• Uma checklist é uma lista de verificação que varia conforme o setor no qual é utilizada. No setor de eventos, após a lista ser elaborada, servirá para verificar e controlar se todas as atividades ou tarefas foram ou não realizadas, garantindo uma melhor organização ao planejamento do evento;

• Cheklist é um instrumento de controle para o planejamento do evento;

• 1ª Fase: o pré-evento: corresponde à fase inicial do evento. É nesse momento que são defi-nidos o projeto e o planejamento das atividades, detalhamento dos custos a serem disponibilizados para o evento, definição dos tipos de serviços a serem contratados dentre outros;

• 2ª Fase: evento: consiste na aplicação das atividades previstas no pré-evento. O instrumento de trabalho mais eficaz nesta fase é o checklist, que consiste no documento que informa a relação de providências, tarefas e materiais necessários ao evento;

• 3ª Fase: o pós-evento: após a realização do evento, inicia-se o processo de encerramento, que consiste na avaliação técnica, administrativa e dos participantes, isto é, ocorre a confrontação dos resul-tados esperados com os obtidos, possibilitando identificar os pontos positivos e negativos do evento.

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Exercícios

Questão 01 – Uma responsabilidade que se deve ter ao se predispor em realizar um evento é zelar pela imagem da .

a) Sociedade.

b) Cidade.

c) Organização.

d) Secretária.

Questão 02 – Para se ter uma organização das etapas do planejamento do evento, o primeiro passo que precede a sua concepção é a elaboração de um .

a) Coffee break.

b) Projeto.

c) Encontro.

d) Roteiro.

Questão 03 – são atividades desenvolvidas para atingir o objetivo geral e específico do evento e, principalmente, para atrair a atenção do público a que se destina o evento.

a) Recursos.

b) Objetivos.

c) Estratégias.

d) Avaliação.

Questão 04 – Marque a alternativa que não é uma fase no planejamento de evento.

a) Pré-evento.

b) Ante-evento.

c) Evento.

d) Pós-evento.

Questão 05 – Uma é uma lista de verificação que varia conforme o setor no qual é utilizada. Serve para verificar e controlar se todas as atividades ou tarefas foram ou não realizadas, garantindo uma melhor organização ao planejamento do evento.

a) Listagem.

b) Checklist�

c) Calculadora.

d) Pasta.

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Questão 06 – É na fase que são definidos o projeto e o planejamento das atividades, detalhamento dos custos a serem disponibilizados para o evento, definição dos tipos de serviços a serem contratados dentre outros.

a) Pré-evento.

b) Divulgação.

c) Evento.

d) Pós-evento

Questão 07 – Dentre as principais etapas da fase do pré-evento, destacam-se as seguin-tes, exceto:

a) contato com o contratante (cliente);

b) definição dos objetivos;

c) orçamento disponível;

d) efetuar inscrições e credenciamento.

Questão 08 – O instrumento de trabalho mais eficaz na fase é o checklist, que consiste no documento que informa a relação de providências, tarefas e materiais necessários ao evento.

a) Pré-evento.

b) Divulgação.

c) Evento.

d) Pós-evento.

Questão 09 – A do evento é responsável pelo apoio administra-tivo do evento, portanto, deve ser instalada e completamente equipada no local com materiais e equipamentos como computador, impressora, xerox, telefones, internet e material de escritório.

a) Administração.

b) Organização.

c) Secretaria.

d) Sala Vip.

Questão 10 – Na fase , inicia-se o processo de encerramento, que con-siste na avaliação técnica, administrativa e dos participantes, isto é, ocorre a confrontação dos resultados esperados com os obtidos, possibilitando identificar os pontos positivos e negativos do evento.

a) Pré-evento.

b) Divulgação.

c) Evento.

d) Pós-evento.

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Na organização de eventos, há três aspectos que devem ser levados em consideração: cerimonial,

protocolo e etiqueta. Neste módulo será apre-sentado o conceito de cada aspecto. Imagine-se como um profissional em eventos e questione: quais os conhecimentos que lhe serão neces-

sários? Ao se indagar, encontre as respostas no decorrer de seus estudos. Vamos em frente.

14.1 Cerimonial

“O Cerimonial estabelece o conjunto de formalidades, o Protocolo dispõe sobre as Leis e o Cerimonialista executa com responsabilidade” (Luci Damian Parreira)�

Iniciaremos este módulo com os seguintes questionamentos:

O que é cerimonial?

Cerimonial é um conjunto de formalidades para os atos públicos e solenes cujo objetivo é or-ganizar e dar funcionalidade aos eventos.

Assim podemos dizer que cerimonial é um conjunto de regras preestabelecidas, que precisam ser conhecidas e observadas em eventos oficiais ou especiais, sendo o indicador de como os partici-pantes devem se comportar no convívio social formal.

Como surgiram as regras para o cerimonial?

De maneira abrangente, quando se fala em regras do cerimonial, a primeira associação que se faz é com os grandes personagens do cinema e da televisão: o cerimonial de Estado.

Qual a importância e as funções do cerimonial?

O cerimonial é muito importante em um even-to porque marca a forma como uma cerimônia deve ser presidida ou dirigida.

14 CERIMONIAL, PROTOCOLO E ETIQUETA

Etiqueta: modo de comporta-mento das pessoas.

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Por que é importante ter um cerimonial?

Marque a alternativa que considerar correta:

( ) É ele que recebe as indicações de como presidir a cerimônia.

( ) É ele quem marca a forma como a cerimônia deve ser presidida.

O cerimonial é muito importante em um evento porque marca a forma como uma cerimô-nia deve ser presidida ou dirigida�

Funções do cerimonial:

• Função ritual: além das precedências, gestos e preceitos, honrarias e privilégios, símbolos do poder;

• Função semiológica: linguagem formal, linguagem internacional e diplomática, tratamento e fórmulas de cortesia, redação e expressão oficial e diplomática;

• Função legislativa: codificação das regras e preceitos em normas de protocolo e cerimonial, nos planos interno e externo;

• Função gratuita: hedonismo, frivolidade, festividade, atividade lúdica, que pode chegar à disfunção e descaracterizar a etiqueta;

• Função pedagógica: ensino de civilização e cultura.

Vamos entender melhor exemplificando:

A posse de um presidente da República transformou-se, nos dias atuais, num show televisivo da representação social. Vive-se uma época em que o ritual dirige o espetáculo visual.

Entre outros exemplos, temos: a posse de reis, de presidentes de repúblicas democráticas ou não; as missas transmitidas da Catedral de São Pedro, no Vaticano, com a presença da figura papal; os casamentos reais; as cerimônias fúnebres, entre tantos outros.

Precedên-cias: ordem de hierarquia de autori-dades ou personalida-des a serem destacadas.

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Exercitando o conhecimento...Vamos exercitar o que estudamos?

Ligue a segunda coluna de acordo com a primeira.

1. Função pedagógica

2. Função gratuita

3. Função legislativa

4. Função semiológica

5. Função ritual

( ) Além das precedências, gestos e preceitos, honrarias e privilégios, símbolos do poder.

( ) Linguagem formal, linguagem internacional e diplomática, tratamento e fórmulas de cortesia, redação e expressão oficial e diplomática.

( ) Codificação das regras e preceitos em normas de protocolo e cerimonial, nos planos interno e externo.

( ) Hedonismo, frivolidade, festividade, atividade lúdica, que pode chegar à disfunção e descaracterizar a etiqueta.

( ) Ensino de civilização e cultura.

Vamos ver se você ligou corretamente as colunas? Compare com o feedback abaixo:Função ritual: além das precedências, os gestos e preceitos, honrarias e privilégios, símbolos

do poder�Função semiológica: linguagem formal, linguagem internacional e diplomática, tratamen-

to e fórmulas de cortesia, redação e expressão oficial e diplomática�Função legislativa: codificação das regras e preceitos em normas de protocolo e cerimonial,

nos planos interno e externo�Função gratuita: hedonismo, frivolidade, festividade, atividade lúdica, que pode chegar à

disfunção e descaracterizar a etiqueta�

Função pedagógica: ensino de civilização e cultura�

Dicas: orientação de roteiro de cerimonial

• O roteiro é utilizado para orientar o presidente da mesa do evento em relação à ordem de chamada dos componentes.

Utiliza-se também um layout da mesa para facilitar o trabalho dos organizadores quanto à disposição dos convidados.

• Devem ser utilizados os nomes completos, assim como a pronúncia correta para evitar con-tratempos.

• Deve ser obedecida a ordem hierárquica para a composição da mesa por ordem de precedência.

• No que diz respeito à utilização das formas de tratamento e endereçamento, deve-se consi-derar não apenas a área de atuação da autoridade (universitária, judiciária, religiosa, etc.), mas também a posição hierárquica do cargo que ocupa.

Deve-se destacar ainda que algumas regras são de caráter universal e outras variam de acordo com o local, o país e as tradições culturais e institucionais.

Layout: disposição ou com-posição de peças num ambiente.

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14.2 ProtocoloO que é protocolo?

Protocolo é a regra cerimonial diplomática estabelecida por decre-to ou pelos costumes. É o conjunto de usos e formalidades que deve ser respeitado em uma solenidade.

O protocolo codifica as regras que regem o cerimonial, define a precedência, as formas de tratamento, lugares, trajes. Também regulamenta o uso de símbolos nacionais, valorizando o resultado do evento por meio da adequação de cada ato ou atividade. Veremos, no módulo V, sobre cerimonial com presenças de autoridades governamentais�

No Brasil, o protocolo de estado é mais conhecido como cerimonial públi-co e decorre de um poder constitucional da Presidência da República. Publicado por decreto legislati-vo próprio, referendado por diversos ministérios.

Protocolo de Estado

“Podemos entender o Protocolo de estado como um conjunto de procedimentos e regras de funcionamento a aplicar em cerimônias e ocasiões em que se encontram representados os chefes de estado de um país, federação ou região, entre outros.

Pretende não só criar uma forma oficial de ordenar as precedências nos actos oficiais como também regulamentar os procedimentos que devem ser adotados no respectivo país face a determinados actos em que estão presentes várias personalidades com representação políti-cas, militar, diplomática, religiosa, etc.

Decidir quem preside a uma determinada cerimônia; quem se senta ao lado de quem; quem entra primeiro numa sala; quem usa da palavra, deverá estar previsto pelo protocolo de estado, por forma a facilitar o bom entendimento geral.

É normalmente regido por normas jurídicas e legislação própria de cada país, estando muito interligado com regras de protocolo diplomático. No fundo pretende-se, evitar o vazio de não saber o que fazer e/ou não fazer na presença de determinada individualidade, e, principalmente, como fazer, de forma a que todos os intervenientes sejam respeitados na decorrência do seu cargo e/ou representatividade.

Do Protocolo de estado poderão ainda depender outras funções como a verificação da repre-sentatividade de determinada pessoa ou entidade, zelar pelo cumprimento das regras apro-vadas, fazer a ligação com os diversos representados e países estrangeiros ou representações diplomáticas, comunicação social e restantes individualidades”.

Fonte: http://pt�wikipedia�org/wiki/Protocolo_de_estado

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14.3 Etiqueta

Etiqueta: fenômeno de cultura popular com características de cordialidade e hos-pitalidade ligadas às normas de comportamento pessoal requintado (Augusto E� Lins)�

Conforme definição no Dicionário Aurélio, temos que:

Etiqueta (do francês, étiquette) é o conjunto de regras cerimoniais que indicam a ordem de precedência e de usos a serem observados pela corte em eventos, públicos ou não, onde estiverem presentes chefes de estado e/ou alta autoridades, tais como solenidades e datas oficiais; por extensão, são ainda as normas a serem observadas entre particulares, no trato entre si�

Assim temos que etiqueta é um cerimonial que abran-ge os estilos, usos e costumes que devem ser observados nas casas reais, nas sedes governamentais e nos atos públicos.

A etiqueta facilita o convívio entre as pessoas por meio de comportamento adequado a cada ocasião e cerimônia. Não é regulada por leis e decretos, é cultural, regional, estudada na an-tropologia e na sociologia, como resultado de acontecimentos e fato-res ambientais que moldam o comportamento de um povo.

No Brasil, o uso e aprendizado da etiqueta parecem haver ganho impulso com a vinda da família real, em 1808; no final do século XIX e começo do seguinte finalmente obras varia-das foram publicadas e adotadas no ensino público.

A história da etiqueta

“Nada acontece por acaso, as regras de etiqueta também. As normas de etiqueta surgi-ram na França, como forma de padronizar o comportamento de um grupo social.

Mas o homem da pré-história já havia aprendido a cooperar e se organizar socialmente, até como forma de garantir sua sobrevivência.

Na corte de Luis XIV, rei da França, é que a etiqueta atingiu seu apogeu. O Rei Sol incen-tivou as atividades culturais e construiu o Palácio de Versailles onde vivia.

O nome “etiqueta” origina-se dessa época, uma vez que eram distribuídas etiquetas aos nobres quando estes chegavam ao pátio do palácio, contendo instruções de como se por-tar, o lugar a ser ocupado na mesa e outras instruções.

No Brasil foi D. João VI quem implantou a etiqueta quando transferiu a corte de Lisboa para o Rio de Janeiro.

A etiqueta social é necessária para o bom convívio em sociedade, para impor limites.As normas são as mesmas sempre, independente do tipo de recepção que irá acontecer,

ou seja, talheres, pratos e copos estarão sempre dispostos à mesa nos mesmos lugares.O mesmo acontece em relação ao comportamento das pessoas, não importa o lugar, a

situação, o comportamento deve ser sempre pautado pelo respeito, e pela boa educação”.

Fonte: http://www.portalorm.com.br/stile/interna/default.asp?codigo=285514

Hospitalida-de: estrutura e a rede de serviços que visa atender a demanda turística e a demanda de lazer e de eventos, es-pecialmente nos seg-mentos de hospedagem e gastrono-mia.

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Sugestão de Leitura: A etiqueta é um código de relacionamento e, como tal, o seu conheci-mento (e uso) só pode melhorar o dia a dia. Porque a etiqueta, no fundo, é isto: gestos de bom senso, sinceridade e carinho agrupados de forma que facilitem e embelezem sua vida.

Etiqueta Sem Frescura

Autor: Matarazzo, Claudia

Editora: Melhoramentos

Categoria: Ciências Humanas e Sociais/ Etiqueta

Com relação à diferença entre as três definições, podemos observar que:

• Cerimonial é um termo geral que abarca tanto o ato público como o solene. É o CERIMONIAL que cria a atmosfera para as relações;

• Protocolo relaciona-se ao corpo diplomático e define as regras que devem prevalecer num cerimonial;

• Etiqueta refere-se a estilos e costumes que fazem parte de atos públicos solenes.

Exercícios

Questão 01 – Na organização de eventos, há três aspectos que devem ser levados em consideração, exceto:

a) cerimonial;

b) protocolo;

c) secretaria;

d) etiqueta.

Questão 02 – Conforme citado por Luci Damian Parreira, o estabelece o conjunto de formalidades, o dispõe sobre as leis e o cerimonialista executa com responsabilidade.

a) Cerimonial – protocolo.

b) Protocolo – cerimonial.

c) Cerimonialista – protocolo.

d) Etiqueta – cerimonial.

Questão 03 – Cerimonial é um conjunto de diretrizes preestabelecidas que precisam ser conhecidas e observadas em eventos oficiais ou especiais, sendo o indicador de como os devem se comportar no convívio social formal.

a) Organizadores.

b) Participantes.

c) Planejadores.

d) Convidados.

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Questão 04 – O cerimonial de considera além das precedências, os gestos e preceitos, honrarias e privilégios, símbolos do poder.

a) função ritual.

b) função semiológica.

c) função legislativa.

d) função gratuita.

Questão 05 – O cerimonial de considera o ensino de civilização e cultura.

a) função semiológica.

b) função legislativa.

c) função gratuita.

d) função pedagógica.

Questão 06 – O é utilizado para orientar o presidente da mesa do evento, em relação à ordem de chamada dos componentes.

a) Checklist.

b) Microfone.

c) Som.

d) Roteiro.

Questão 07 – No que diz respeito à utilização das formas de tratamento e endereça-mento, deve-se considerar não apenas a área de atuação da autoridade (universitária, ju-diciária, religiosa, etc.), mas também a do cargo que ocupa.

a) Posição hierárquica.

b) Administração.

c) Forma de relacionamento.

d) Distribuição de capital.

Questão 08 – é a regra cerimonial diplomática estabelecida por decreto ou pelos costumes. É o conjunto de usos e formalidades que deve ser respeitado em uma solenidade.

a) Etiqueta.

b) Protocolo.

c) Cerimonial.

d) Cerimonialista.

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Questão 09 – No Brasil, o protocolo de estado é mais conhecido como , e decorre de um poder constitucional da Presidência da República. Publicado por decreto legislativo próprio, referendado por diversos ministérios.

a) Cerimonial privado.

b) Cerimonial público.

c) Cerimonial aberto.

d) Cerimonial fechado.

Questão 10 – refere-se a estilos e costumes que fazem parte de atos públicos solenes.

a) Etiqueta.

b) Protocolo.

c) Cerimonial.

d) Cerimonial público.

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Neste módulo, abordaremos as normas para precedências com a presença de

autoridades, conheceremos os símbolos nacionais e a ordem geral da precedên-

cia na organização das mesas.

15.1 Normas para precedênciasVamos iniciar entendendo o que é precedência.

É uma prática nos relacionamentos sociais buscarmos estabelecer um tratamento adequado na forma de nos dirigirmos às pessoas. Assim, temos que a precedência determina a ordem ou a hierarquia de uma pessoa so-bre outra e/ou de um estado sobre outro.

Precedência: antecedência no tempo, na ordem ou no lugar� Direito de preceder; preferência�

Fonte: www�dicio�com�br/precedencia/

Como vimos no módulo anterior, protocolo relaciona-se ao corpo diplomático e define as re-gras que devem prevalecer num cerimonial, dessa forma, temos que os objetivos do protocolo e da precedência, em normas, é a eficiência nas atividades, atos ou cerimoniais humanos.

15 CERIMONIAL COM PRESENÇAS DE AUTORIDADES GOVERNAMENTAIS

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15.2 Precedências para autoridadesNo Brasil, as normas específicas que disciplinam as ce-

rimônias oficiais e que estabelecem a ordem geral de pre-cedência constam no Decreto nº70.274, de 9 de março de 1972 (disponível na íntegra no Anexo 3), ainda em vigor. No Decreto nº 70.274, são ainda apresentadas três situações que determinam a ordem de precedência a ser empregada em cerimônias oficiais de caráter federal, na capital da República; cerimônias oficiais com a presença de autoridades federais, nos estados da União, e cerimônias ofi-ciais de caráter estadual.

Ordem de precedência é a ordem pela qual se estabelece a estrutura máxima do Estado, na medida em que se determina a ordem hierárquica de disposição das autoridades do Estado,

de um organismo ou de um grupo social.

A ordem de precedência tem sido, desde os tempos mais antigos, em todas as partes, motivo de normas escritas. Ela existe em todos os âmbitos sociais, inclusive na família.

Além dos critérios estabelecidos pela ordem geral de precedência, definida pelo Decreto n° 70.274/72 para cerimônias oficiais do Governo, o Manual de Eventos da Secretaria de Relações Públicas do Senado Federal, cita que “é possível o emprego de outros critérios, que podem variar conforme a ocasião, a relevância da situação e as autoridades e personalidades envolvidas. A escolha do melhor critério para se estabelecer a precedência leva em consideração aspectos subjetivos como o ambiente social, o contexto político e, principalmente, o bom senso”.

Entre os critérios de precedência mais adotados, encontram-se:

Critério cultural: é dada a precedência conforme o grau de conhecimento acadêmico e cultural pelo qual a personali-dade é reconhecida, bem como pelo destaque que possui em seu meio social.

Critério de idade: a precedência é definida de acordo com a idade das personalidades presentes, o mais idoso precede o mais jovem.

Critério de antiguidade histórica: a data de criação de orga-nizações e órgãos públicos é usada para estabelecer a precedência entre pessoas jurídicas, bem como de unidades administrativas.

Critério da ordem alfabética: é o critério mais simples e objetivo, poden-do ser empregado no ordenamento de pessoas, organizações e estados. É muito comum, por exem-plo, em eventos esportivos internacionais, que reúnem delegações de vários países.

Decreto nº70�274: aprova as normas do cerimonial público e a ordem geral de precedên-cia.

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Letra do Hino Nacional, foi criada em 1909, por Osório Duque Estrada, mas só foi oficializada em 1922.

PRESIDÊNCIA DA REPÚBLICA FEDERATIVA DO BRASIL.

Decreto nº 70.274, de 9 de março de 1972.

Disponível em: http://www.presidencia.gov.br/.

15.3 Símbolos nacionais

Os símbolos e hinos são manifestações gráficas e musicais, de importante valor histórico, cria-das para transmitir o sentimento de união nacional e mostrar a soberania do país. Segundo a Constituição, os quatro símbolos oficiais da República Federativa do Brasil são a Bandeira Nacional, o Hino Nacional, o Brasão da República e o Selo Nacional� Sua apresentação e

seu uso são regulados pela Lei n. 5.700, de 1º de setembro de 1971.

Fonte: http://www2�planalto�gov�br/presidencia/simbolos-nacionais

Bandeira Nacional

As constelações que figuram na bandeira representam os Estados e o Distrito Federal e correspon dem ao aspecto do céu do dia 15 de novembro de 1889, no Rio de Janeiro.

A Bandeira Nacional foi adotada pelo Decreto n° 4 (19.11.1889), redigido por Benjamin Constant, membro do Governo Provisório, logo após a Proclamação da República pelo Marechal Deodoro da Fonseca. O responsável pela ideia original foi o prof. Raimundo Teixeira Mendes (presidente do Apostolado Positivista do Brasil), que contou com a colaboração do Dr. Miguel Lemos e do prof. Ma-nuel Pereira Reis (catedrático de astronomia da Escola Politécnica do Rio de Janeiro). O desenho foi executado pelo pintor Décio Vilares. Aprovada pelo Decreto nº 4, de novembro daquele ano, manteve a tradição das antigas cores nacionais – verde e amarelo – do seguinte modo: um losango amarelo em campo verde, tendo no meio a esfera celeste azul, atravessada por uma zona branca, em sentido oblíquo e descendente da direita para a esquerda, com os dizeres “Ordem e Progresso”.

Hino Nacional

Em 1890, por meio do Decreto nº 171, a composição musical do maestro Francisco Manoel da Silva é conservada como o Hino Na-cional Brasileiro. Durante um período aproximado de 32 anos, canta-vam o hino com letras diferentes e inadequadas, nem sempre ajus-tadas à beleza e a dignidade da música. Somente às vésperas do 1º Centenário da Independência, em 6 de setembro de 1922, o Decreto nº 15.671 oficializa a letra definitiva do Hino Nacional Brasileiro, escri-ta por Osório Duque Estrada em 1909.

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Existem também outros hinos nacionais que representam símbolos importantes para o país. O mais antigo é o Hino da Independência, composto pelo próprio D. Pedro I. O Hino da Bandeira, escrito pelo poeta Olavo Bilac, foi apresentado pela primeira vez em 1906. Há ainda a Canção do Expedicio-nário, o hino cantado pelos pracinhas que lutaram na 2ª Guerra Mundial na Europa.

Hino Nacional Brasileiro

Poema de: Joaquim Osório Duque Estrada

Música de: Francisco Manoel da Silva

Brasão da República

O Brasão de Armas do Brasil foi desenhado pelo engenheiro Artur Zauer, por encomenda do presidente Manuel Deodoro da Fonseca. É um escudo azul-celeste, apoiado sobre uma estrela de cinco pontas, com uma espada em riste.

Ao seu redor, está uma coroa formada de um ramo de café frutificado e outro de fumo florido sobre um resplendor de ouro. O uso do brasão é obri-gatório pelos poderes Executivo, Legislativo e Judiciário e pelas Forças Ar-madas. Também estão presentes em todos os prédios públicos.

Selo Nacional

É usado para autenticar atos do governo, diplomas e certificados expedidos por escolas oficiais.

O Selo Nacional do Brasil é baseado na esfera da bandeira nacional. Nele há um círculo com os dizeres “República Federativa do Brasil”. É usado

para autenticar os atos de governo, os diplomas e certificados expedidos por escolas oficiais ou reconhecidas.


Que tal praticar as informações que acabamos de adquirir?

Complete as frases reescrevendo as palavras da caixa no local adequado.

O do Brasil é baseado na esfera da Bandeira Nacional. Nele há um círculo com os dizeres “ ”.

O um escudo azul-celeste, apoiado sobre uma estrela de cinco pontas, com uma espada em riste. Ao seu redor, está uma coroa formada de um ramo de café frutificado e outro de fumo florido sobre um resplendor de ouro.

A mantém as cores verde e amarelo – do seguinte modo: um losango amarelo em campo verde, tendo no meio a esfera celeste azul, atravessada por uma zona branca, em sentido oblíquo e descendente da direita para a esquerda, com os dizeres “ ”.

Desenho foi criado no governo do pri-meiro Presidente da República, Marechal

Deodoro da Fonseca

Em riste: pronto para atacar.

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O Selo Nacional do Brasil é baseado na esfera da bandeira nacional� Nele há um círculo com os dizeres República Federativa do Brasil�

O Brasão de Armas do Brasil é um escudo azul-celeste, apoiado sobre uma estrela de cinco pontas, com uma espada em riste� Ao seu redor, está uma coroa formada de um ramo de café frutificado e outro de fumo florido sobre um resplendor de ouro�

A Bandeira Nacional mantém as cores verde e amarelo - do seguinte modo: um losango amarelo em campo verde, tendo no meio a esfera celeste azul, atravessada por uma zona branca, em sentido oblíquo e descendente da direita para a esquerda, com os dizeres “Ordem e Progresso”�

15.4 Hino Nacional Alguns cuidados são recomendados quando da apresentação do Hino Nacional brasileiro du-

rante um evento. Nos casos de execução do hino, a marcha batida integrará as instrumentações de orquestra e banda, devendo ser mantida e adotada a adaptação vocal, em fá maior.

É vedada a execução de quaisquer arranjos vocais do Hino Nacional, a não ser o de Alberto Nepomuceno; igualmen-te não será permitida a execução de arranjos artísticos instrumentais que não sejam autorizados pelo presidente da República, ouvido o Ministério da Educação e Cultura.

Quando se executar um hino nacional estrangeiro em uma cerimônia, este precede, por cortesia, o Hino Nacional brasileiro.

Antigamente os aplausos eram reservados apenas para a execução do Hino Nacional por orquestra sinfônica, em concerto. Atualmente, com as gravações, há quem os justifique como sinal de respeito. Os civis colo-cam a mão direita sobre o peito em decorrência da continência dos militares.

Para ter acesso à letra e ao áudio do Hino Nacional, acesse o link:

http://www2.planalto.gov.br/presidencia/simbolos-nacionais/hinos/hino-nacional-brasileiro--mp3-3.2-mb

15.5 Ordem geral da precedência para organização das mesas

Organização da mesa de honra e bandeiras

Existem diversos tipos de mesas utilizadas na organização de eventos. O organizador deve obser-var as precedências e utilizar o bom senso em situações complicadas.

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http://www2.planalto.gov.br/presidencia/simbolos-nacionais/hinos/hino-nacional-brasileiro-mp3-3.2-mb

http://www2.planalto.gov.br/presidencia/simbolos-nacionais/hinos/hino-nacional-brasileiro-mp3-3.2-mb


Todo evento que envolve bandeiras deve obedecer às regras protocolares estabelecidas em lei. É fundamental, portanto, que o organizador do evento conheça a ordem de precedência das bandeiras, prevista na Lei Federal nº 5.700, de 1º de setembro de 1971.

Existe uma ordem padrão a seguir, seja quando as bandeiras estão hasteadas ao ar livre, seja no interior de salas de reuniões, na sala do reitor ou em auditórios. A bandeira do Brasil sempre fica ao centro de todas as outras, exceto em eventos internacionais, onde se deve utilizar a ordem alfabética nacional. As demais são dispostas dos lados direito e esquerdo, na ordem de precedência, ou em alameda, com a bandeira brasileira em primeiro plano.

Ao ser hasteada com outras bandeiras, a brasileira será a primeira a atingir o topo do mastro, e o ato deve ser executado por uma das principais autoridades presentes, com o público em pé. No caso de o evento estar homenageando um país em especial, a bandeira desse país deverá ficar à direita da brasileira.

Os diferentes tamanhos de bandeiras são medidos em “panos”. As bandeiras de dois panos são ideais para salas e auditórios, podendo ser confeccionadas em tecidos mais nobres, garantindo assim a durabilidade. Bandeiras de três ou quatro panos são usadas principal-mente em pátios externos e confeccionadas em tecidos mais resistentes. Bandeiras utilizadas no mesmo local ou evento devem ser do mesmo tama-nho. Em cerimônias fúnebres, cobrindo o ataúde, se houver mais de uma bandeira, a brasileira ficará em cima das demais.

A manutenção das bandeiras é feita por um serviço do Exército, me-diante solicitação, assim como a incineração efetuada em cerimônia espe-cial, no Dia da Bandeira.

A Bandeira Nacional pode ser usada em todas as manifestações do sentimento patriótico dos brasileiros, de caráter oficial ou particular.

Em funerais, a bandeira fica a meio mastro ou a meia bandeira. Nesse caso, no hasteamento ou arreamento, deve ser levada inicialmen-te até o topo. Quando conduzida em marcha, indica-se o luto por um laço de crepe atado à lança.

Lei federal nº5�700: dispõe sobre a forma e a apresen-tação dos Símbolos Nacionais.

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Exercitando o conhecimento...Vamos testar os conhecimentos adquiridos?

Julgue os itens marcando C para afirmativa correta e E para as que forem erradas.

a) ( ) A manutenção das bandeiras é feita por um serviço da Marinha, mediante solicitação.

b) ( ) Bandeiras utilizadas no mesmo local ou evento devem ser de tamanho diferente.

c) ( ) Em cerimônias fúnebres, cobrindo o ataúde, se houver mais de uma bandeira, a brasileira ficará em cima das demais.

d) ( ) Bandeiras de três ou quatro panos são usadas principalmente em pátios exter-nos e confeccionadas em tecidos mais resistentes.

A� Na verdade, a manutenção das bandeiras é feita por um serviço do Exército, mediante solicitação�

B� Já as bandeiras utilizadas no mesmo local ou evento devem ser do mesmo tamanho�

As letras C e D estão corretas�

A Bandeira Nacional, em todas as apresentações no território nacional, ocupa lugar de honra, compreendido como uma posição:

• Central ou a mais próxima do centro e à direita deste, quando com outras bandeiras, pavi-lhões ou estandartes, em linha de mastros, panóplias, escudos ou peças semelhantes;

• Destacada à frente de outras bandeiras, quando conduzida em formaturas ou desfiles;

• À direita de tribunas, púlpitos, mesas de reunião ou de trabalho. Considera-se direita de um dispositivo de bandeiras a direita de uma pessoa colocada junto a ele e voltada para a rua, para a pla-teia ou, de modo geral, para o público que observa o dispositivo.

Quando não estiver em uso, a bandeira nacional deve ser guardada em local digno. São consi-deradas manifestações de desrespeito à Bandeira Nacional e, portanto, proibidas:

• Apresentá-la em mau estado de conservação;

• Mudar a forma, as cores, as proporções, o dístico ou acrescentar-lhe outras inscrições;

• Usá-la como roupagem, reposteiro, pano de boca, guarnição de mesa, revestimento de tribu-na, ou como cobertura de placas, retratos, painéis ou monumentos a inaugurar;

• Reproduzi-la em rótulos ou invólucros de produtos expostos à venda.

Medidas Oficiais de bandeiras

• Dois panos (bordada ou impressa): para área interna, 0,90 x 1,29 m;

• Três panos (bordada ou impressa): para área interna, 1,35 x 1,93m;

• Quatro panos (impressa ou de náilon): para pátios externos, 1,80 x 2,58m;

Panóplias: coleção de armas ou de objetos de ordem diversa.

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• Seis panos (impressa ou de náilon): para mastro de praça, 2,70 x 3,86 m.

Informações adicionais: <http://www.exercito.gov.br/homepage>.

Leitura Complementar: Segue uma sugestão de leitura sobre um estudo denominado “Entrada das Bandeiras conforme a Modernidade” que apresenta a complexidade que o mundo con-temporâneo gerou para o cumprimento do conjunto das regras e suas observâncias dentro da realidade atual.

Da Apresentação da Bandeira Nacional. Luci Damian Parreira.

Leia mais em: http://www.cncp.org.br/default.aspx?section=558&article=923

ExercíciosQuestão 01 – A determina a ordem ou a hierarquia de uma pessoa

sobre outra e/ou de um estado sobre outro.

a) Organização.

b) Precedência.

c) Antecedência.

d) Etiqueta.

Questão 02 – No Brasil, as normas específicas que disciplinam as cerimônias oficiais e que estabelecem a ordem geral de precedência constam .

a) Na administração pública.

b) Do Decreto nº 70.274.

c) Das regras de protocolo.

d) No cerimonial.

Questão 03 – é a ordem pela qual se estabelece a estrutura máxima do Estado, na medida em que se determina a ordem hierárquica de disposição das autori-dades do Estado, de um organismo ou de um grupo social.

a) Ordem de precedência.

b) Ordem das mesas.

c) Ordem oficial.

d) Ordem pública.

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Questão 04 – A ordem de precedência tem sido desde os tempos mais antigos, em todas as partes, motivo de . Ela existe em todos os âmbitos sociais, inclusive na família.

a) Desordem.

b) Habilidade.

c) Organização.

d) Normas escritas.

Questão 05 – é dada a precedência conforme o grau de conhe-cimento acadêmico e cultural pelo qual a personalidade é reconhecida, bem como pelo destaque que possui em seu meio social.

a) Critério de idade.

b) Critério de antiguidade histórica.

c) Critério de ordem alfabética.

d) Critério cultural.

Questão 06 – a precedência é definida de acordo com a idade das personalidades presentes, o mais idoso precede o mais jovem.

a) Critério de idade.

b) Critério de antiguidade histórica.

c) Critério de ordem alfabética.

d) Critério cultural.

Questão 07 – São símbolos oficiais da República Federativa do Brasil, exceto:

a) a Bandeira Nacional;

b) o Hino Nacional;

c) o Brasão do Distrito Federal;

d) o Selo Nacional.

Questão 08 – A foi adotada pelo Decreto n° 4 (19.11.1889), redigido por Benjamin Constant, membro do Governo Provisório, logo após a Proclamação da Re-pública pelo Marechal Deodoro da Fonseca.

a) A música da Bandeira Nacional.

b) A figura do Brasão da República.

c) A imagem do Selo Nacional.

d) A Bandeira Nacional.

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Questão 09 – É usado para autenticar atos do governo, diplomas e certificados expedi-dos por escolas oficiais.

a) Selo Nacional.

b) Brasão da República.

c) Bandeira Nacional.

d) Hino Nacional.

Questão 10 – Quando se executar um hino nacional estrangeiro em uma cerimônia, este precede, por cortesia, o .

a) Hino da Bandeira.

b) Hino da República.

c) Hino da Independência.

d) Hino Nacional brasileiro.

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16.1 Operacionalizando eventos

Vamos entender como operaciona-lizar um evento.

Tenha presente as seguintes ideias:

• Pense com antecedência: faça uma reunião de planejamento estratégico do evento; certifique-se de que há um grupo de pessoas que será responsável pelo seu desenvolvimento; notifique as autoridades (por ex. polícia de trânsito, caso organize uma marcha) e assegure-se de que haverá um grupo de pessoas antes e depois do evento para preparar e limpar todo o local. Uma boa regra é planejar o seu evento com o máximo de publicidade e com o mínimo de blo-queio do público.

• Crie alianças: por vezes é útil pedir a indivíduos ou organizações proemi-nentes que apoiem o evento; estes podem sugerir um porta-voz, ajudar na organi-zação prática e logística ou mesmo oferecer pessoal para ajudar. Assegure-se de que todos estão bem interados do evento e da mensagem a ser transmitida. É importante sempre partilhar as informações e documentos.

• Divulgue o evento: planeje uma estratégia de publicidade para atrair e explicar à comuni-dade o motivo da realização do evento. Isto pode ser feito por meio da distribuição de panfletos, da colagem de posters em locais públicos, publicidade nos jornais (seção de “anúncios / eventos”), rádio local, divulgação em sindicatos, campus de universidades e centros religiosos por meio de cartas, mails e fax. Frequentemente, a melhor maneira de divulgar é pela transmissão oral – portanto, peça aos seus apoiantes que telefonem a outros para que saibam do evento.

• Torne a sua mensagem conhecida: Assegure-se de que os cartazes contenham a mensagem do evento. Pratique, também, as respostas às questões frequentemente colocadas.

• Planeje a cobertura mediática: se quiser obter a atenção do público, assegure-se de que escolheu um bom momento para a sua TV ou imprensa local. Frequentemente, os eventos planejados para o princípio do dia (antes do meio da tarde) acabam por aparecer no noticiário da noite enquanto que os eventos mais tardios não. Pense em formas de tornar o evento visualmente atrativo para inspi-rar os operadores de câmaras e fotógrafos!

• Pense no equipamento e faça arranjos com antecedência: por exemplo, cartazes, megafo-nes, sistemas para falar com o público e cadeiras.

• Pense em reunir fundos: entregue pedidos de fundos ou peça donativos em gêneros (refres-cos, tinta para cartazes, papel para panfletos, etc.).

16 GESTÃO ORGANIZACIONAL

Logística: apoio por meio de equipamen-tos e proje-tos especí-ficos para realização de um evento. Exemplos- Transporte, equipamen-tos de som, decoração, programa temático, passeio etc.

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Vimos no módulo 3 (Gestão de Eventos) a importância da elaboração de uma checklist que é uti-lizada como um guia, indicando ao organizador as tarefas a serem feitas e checar as já realizadas. Assim, para a elaboração da lista de verificação para os eventos, é importante pensar também sobre logística.

Opa, o que é logística?

A logística é a área da gestão responsável por prover recursos, equipamentos e informações para a execução de todas as atividades de uma empresa�

A palavra logística tem a sua origem no verbo francês loger – alojar ou acolher�

Considera-se que a logística nasceu da necessidade dos militares em se abastecer com arma-mento, munições e rações enquanto se deslocavam da sua base para as posições avançadas.

Desenvolvimento: As novas exigências para a atividade logística no mundo passam pelo maior controle e identificação de oportunidades de redução de custos, redução nos prazos de entrega e aumento da qualidade no cumprimento do prazo, disponibilidade constante dos produtos, progra-mação das entregas, facilidade na gestão dos pedidos e flexibilização da fabricação, análises de longo prazo com incrementos em inovação tecnológica, novas metodologias de custeio, novas ferramentas para redefinição de processos e adequação dos negócios.

Após os anos 80, a logística passa a ter realmente um desenvolvimento revolucionário, em-purradA pelas demandas ocasionadas pela globalização, pela alteração da economia mundial e pelo grande uso de computadores na administração. Nesse novo contexto da economia globalizada, as empresas passam a competir em nível mundial, mesmo dentro de seu território local, sendo obriga-das a passar de moldes multinacionais de operações para moldes mundiais de operação.

Para saber mais: http://pt.wikipedia.org/wiki/Log%C3%ADstica

Com o entendimento sobre o que é logística em eventos, como se aplicam as logísticas preliminares, as logísticas do local e o seguimento? Vamos em frente!

Logísticas preliminares

• Decidiu sobre como coordenar o evento? Elegeu um co-mitê? Foram dadas responsabilidades específicas a cada pessoa?

• Determinou uma data num dia apropriado (certifique--se de que o evento não entre em competição com outras ativi-dades importantes/feiras nacionais)?

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http://pt.wikipedia.org/wiki/Log%C3%ADstica

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• O local do evento é acessível aos deficientes? Existe um parque de estacionamento suficiente? Está situado perto dos transportes públicos?

• O local propriamente dito – existe algum problema com o som? É demasiado grande/peque-no? Que autorizações são necessárias? Existem entradas e saídas necessárias?

• Divulgar o evento – como isto será efetuado? Quem é responsável? Até quando?

• Autocarros – é necessário arranjar transporte para os apoiantes ou oradores? Quem é o res-ponsável por este serviço?

• Apoios – arranjaram alguns? Que organizações ou pessoas estão a apoiar o evento? Eles acei-taram ter os seus nomes na lista da declaração à imprensa/ nos folhetos/ nos cartazes? Tiveram algum papel no evento – planejamento nos preparativos, nas declarações públicas?

• Financiamento – prepararam algo para as doações ou contribuições para o evento. Prepare um apelo para financiamentos após o encontro.

Logística do local

• Localize ou construa um palco;

• Arranje cadeiras para os oradores e apoiantes;

• Arranje uma proteção contra a chuva ou o sol;

• Organize o sistema de som;

• Obtenha autorizações com antecedência, caso seja necessário;

• Enfermeira/ doutor ou equipamento de primeiros socorros;

• Coloque uma tenda para bebidas ou comida;

• Coloque sinais, caso o local não seja muito visível;

• Decorações do palco: faça cartazes para o palco com slogans e o nome da campanha;

• Limpe: coloque caixotes de lixo e tenha uma equipe de pessoas prontas para limpar depois;

• Programação: nomeie um moderador ou um presidente, arranje oradores com antecedência, determine a duração da programação e de cada discurso; arranje tradutores, se necessário;

• Entretenimento: arranje músicos, atores, etc. com muita antecedência;

• Se for um evento importante, arranje “seguranças” para que lidem com o público e forne-çam informação;

• Literatura, materiais. Tenha mesas com folhetos, livros, autocolantes, postais, etc.

Seguimento

• Limpe o local;

• Envie agradecimentos aos colaboradores e patrocinadores;

• Faça uma avaliação. Identifique quais foram as potencialidades e fragilidades, visando uma melhoria contínua.

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1. Logísticas preliminares

2. Logísticas do local

3. Seguimento

( ) Organize o sistema de som.

( ) Envie agradecimentos aos colaboradores e patrocinadores.

( ) Autocarros – é necessário arranjar transporte para os apoiantes ou oradores? Quem é o responsável por este serviço?

( ) Limpe o local.

( ) Se for um evento importante, arranje “seguranças” para que lidem com o público e forneçam informação.

( ) Divulgar o evento – como isto será efetuado? Quem é responsável? Até quando?

( ) Localize ou construa um palco.

Veja se você encontrou a sequência correta:2 - 3 - 1 - 3 - 2 - 1 - 2�

16.2 Guia prático para eventosNeste módulo, será apresentado um guia prático para uso geral em eventos. O objetivo do guia

é permitir bons resultados na condução das atividades para garantir um resultado de qualidade, ges-tão e, portanto, sucesso na organização do evento.

Uma vez definida a comissão que realizará o evento, ou seja, as pessoas responsáveis para cada tarefa na organização do evento, o próximo passo é a definição de estratégias, a metodologia e a ope-racionalização necessária à realização do evento, designando um coordenador geral.

Essa comissão organizadora deverá elaborar uma ficha com dados gerais para a realização do respectivo evento, identificando quais são as necessidades básicas na organização para que todo o processo possa ser planejado.

Que tal a formulação de um guia prático para a organização do evento?

Muito bem, será apresentado agora um guia com instruções gerais para a organização das

atividades de maneira objetiva e prática. Se você ainda não está bem familiarizado

com a atividade específica, retorne ao módu-lo III para rever as fases do evento em Gestão

Organizacional de Eventos.

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1) Concepção:

Atividades Descrição

Estabelecimento das características gerais do evento

Preenchimento de um formulário com:

• Definição do produto;• Definição do tema central;• Definição do objetivo do evento;• Estabelecimento de data e duração do evento;• Definição da programação e término;• Definição do público-alvo, quantificação e qualificação;• Definição das necessidades audiovisuais;• Atividades sociais;• Infraestrutura;• Clima (perfil) do evento;• Briefing para o local e localização;• Definição dos recursos disponíveis financeiramente;• Estratégias de divulgação;• Infraestrutura (web).

Lista quantitativa de insumos e serviços e as características gerais do evento

Formulário com as características mais importantes do evento, sem muito detalhes.

Preenchimento dos checklists por categoria: quantificação e qualificação dos itens selecionados

Definição com quantificação, qualificação e estimativa de gastos de todos os itens necessários ao evento:• Infraestrutura;• Local do evento;• Material de escritório – papelaria;• Gráfica;• Design e software – divulgação;• Decoração;• Equipamentos;• Logística e transporte;• Alimentação.

Sumário dos valores por categoria

Valores previstos do conjunto de cada categoria, o qual deve guiar os gastos do evento nas atividades seguintes.

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2) Planejamento:


Planejamento e dimensionamento dos recursos necessários

• Definição quantitativa e qualitativa dos itens necessários para a realização do evento.• Preenchimento de formulários padronizados conforme insumos, materiais e serviços.• Seleção das atividades críticas e estabelecimento de um cronograma o mais detalhado possível, de forma a se ter governabilidade sobre as atividades.• Definição das equipes envolvidas.

Cronograma detalhado das atividades do evento

• Cronograma do evento com a data de início e a duração de cada item do evento. • Este documento deverá ser utilizado durante toda a fase de realização do evento.

Lista de serviços Lista para subsidiar a aquisição de serviços a serem utilizados no evento.

Lista de infraestrutura elocal do evento

Lista para subsidiar a aquisição de infraestrutura para a realização do evento e os requisitos necessários no local do evento.

Lista de insumos com preços estimados

Lista para subsidiar a aquisição de insumos a serem utilizados no evento.

Lista de equipamentos com preços estimados

Lista para subsidiar a aquisição de equipamentos a serem utilizados no evento.

Lista dos itens de divulgação

Lista para subsidiar a aquisição de itens de divulgação a serem utilizados no evento.

Cotação dos serviços Cotação com pelo menos 3 fornecedores para os serviços do evento.

Cotação de infraestrutura e local do evento

Cotação com pelo menos 3 fornecedores para a infraestrutura e o local do evento.

Cotação dos insumos Cotação com pelo menos 3 fornecedores para os insumos do evento.

Cotação dos equipamentos

Cotação com pelo menos 3 fornecedores para os equipamentos do evento.

Cotação dos itens de divulgação

Cotação com pelo menos 3 fornecedores para os Itens de Divulgação do evento.

Mapas de cotação dos serviços

• Registros gerados pela cotação de artigos ou itens de uma só categoria com os preços de cada item, condições de pagamento e prazos de entrega.• Seleção dos mais adequados.

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Mapas de cotação de infraestrutura e local do evento


Mapas de cotação dos insumos


Mapas de cotação dos equipamentos

• Registros gerados pela cotação de artigos ou itens de uma só categoria com os preços de cada item, condições de pagamento, prazos de entrega.• Seleção dos mais adequados.

Mapas de cotação dos itens de divulgação


3) Preparação:


Emissão das ordens de compra e contratosEmissão das ordens de compra aprovadas por quem tem autorização.

Elaboração e desenvolvimento do site do evento

Elaboração e desenvolvimento do dite do evento.

Preparação da infraestruturaCriação de base de dados com cadastro de todos os convidados e palestrantes.

Confirmação, instrução e treinamento para os serviços contratados

Envio das instruções detalhadas a todos os fornecedores de serviços e treinamento para os serviços mais críticos, que abrangem o usuário final.

Follow-up dos equipamentos listadosAcompanhamento da confecção, produção, montagem, instalação dos insumos comprados ou alugados.

Confecção do material gráfico e outros para divulgação.

Confecção dos materiais de divulgação, envio aos fornecedores para a produção.

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4) Realização:


DivulgaçãoDivulgação do evento nas diversas mídias de acordo com o requerido e planejado (interna e externa).

Follow-up de acomodaçõese deslocamentos

Acompanhamento de embarque e desembarque, acomodação e deslocamento.

Montagem do evento in locoPreparação do local do evento para a sua realização; todos os insumos são instalados, montados e testados e as equipes de serviços se apresentam.

Cronograma com checklistCronograma com todas as atividades da montagem do evento para acompanhamento

Realização do eventoRealização e acompanhamento das atividades, incluindo relatório de gastos não utilizados (diárias e passagens)

Término e encerramento do evento Realização das atividades finais do evento

Preparação e realização da pesquisaRealização de uma pesquisa entre os convidados, palestrantes e fornecedores a fim de conhecer o grau de satisfação dos participantes do evento.

Cronograma com checklistCronograma com as atividades da realização do evento para acompanhamento e checagem.

Transformação do site para divulgação dos resultados

Disponibilização, no site do evento, de informações, conclusões e anais do evento.

Desmontagem do local

• Desmontagem do local do evento.• Transporte e destino dos insumos utilizados no evento. • Realização da limpeza do local para entrega formal ao fornecedor.

Cronograma com checklist Cronograma com todas as atividades da desmontagem do evento para acompanhamento e checagem.

Relatório diário de não conformidades e ações

Relatório preenchido durante toda a fase de realização do evento com todas as não conformidades encontradas pelo responsável, as ações tomadas para a solução da não conformidade e os resultados provenientes dessas ações.

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5) Avaliação e melhorias contínuas


Avaliação dos resultados do eventoOs responsáveis, em conjunto, avaliam os resultados da pesquisa e os relatórios de não conformidade gerados durante o evento e geram os indicadores do evento

Indicadores de resultados do eventoEmissão de um relatório com dados e resultados do evento, contendo indicadores que apontam se os objetivos foram alcançados, como o desempenho da equipe.

Criação de um banco de dadosDesenvolvimento de indicadores para avaliar a eficácia e a eficiência do evento, por exemplo: gastos previstos / gastos efetivos para cada agrupamento.

Muito bem, vimos as providências necessárias para a organização de eventos, assim como a metodologia a ser operacionalizada na organização.

No cenário de eventos, o organizador tem sido requisitado por agências de eventos, marketing promocional e comunicação para atuar na organização de eventos do tipo técnico-científicos, em-presariais, esportivos, culturais e sociais. Ainda temos as oportunidades de trabalho na organização de feiras, exposições, formaturas, casamentos e shows. Logo adiante veremos as potencialidades de cenários em eventos.

Vamos agora às lições deste módulo.

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Exercícios

Questão 01 – “Uma boa regra é a de planejar o seu evento com o máximo de publicida-de e com o mínimo de bloqueio do público” refere-se à ideia de:

a) criar alianças;

b) pensar com antecedência;

c) tornar a sua mensagem conhecida;

d) pensar em reunir fundos.

Questão 02 – Por vezes, é útil pedir a indivíduos ou organizações proeminentes que apoiem o evento; estes podem sugerir um porta-voz, ajudar na organização prática e lo-gística ou mesmo oferecer pessoal para ajudar. É importante sempre partilhar as informa-ções e documentos. Refere-se à ideia de:

a) divulgar o evento;

b) criar alianças;

c) tornar sua mensagem conhecida;

d) planejar a cobertura mediática.

Questão 03 – Identifique qual a alternativa não caracteriza a ação de divulgar o evento.

a) Planeje uma estratégia de publicidade para atrair e explicar à comunidade o motivo da realização do evento.

b) A divulgação pode ser realizada por meio da distribuição de panfletos, da colagem de posters em locais públicos, publicidade nos jornais, rádio local, entre outros.

c) Entregue pedidos de fundos ou peça donativos em gêneros.

d) Frequentemente, a melhor maneira de divulgar é por meio da transmissão oral.

Questão 04 – Frequentemente, os eventos planejados para o princípio do dia (antes do meio da tarde) acabam por aparecer no noticiário da noite enquanto que os eventos mais tardios não. Pense em formas de tornar o evento visualmente atrativo para inspirar os operadores de câmaras e fotógrafos! A ideia reflete a ação de pensar em:

a) divulgar o evento;

b) criar alianças;

c) tornar sua mensagem conhecida;

d) planejar a cobertura mediática.

Questão 05 – A é a área da gestão responsável por prover recursos, equi-pamentos e informações para a execução de todas as atividades de uma empresa.

a) Logística.

b) Administração.



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c) Organização.

d) Economia.

Questão 06 – Identifique a alternativa que não caracteriza as logísticas preliminares para a gestão organizacional em eventos.

a) Decidiu sobre como coordenar o evento? Elegeu um comitê? Foram dadas responsa-bilidades especificas a cada pessoa?

b) Determine a duração da programação e de cada discurso; arranje tradutores se necessário.

c) Determinou uma data num dia apropriado (certifique-se de que o evento não entre em competição com outras atividades importantes/feiras nacionais)?

d) O local do evento é acessível aos deficientes? Existe um parque de estacionamento suficiente? Está situado perto dos transportes públicos?

Questão 07 – Sobre logística do local, são consideradas ações estratégicas, exceto:

a) financiamento – preparar algo para as doações ou contribuições para o evento;

b) localize ou construa um palco;

c) arranje cadeiras para os oradores e apoiantes;

d) arranje uma proteção contra a chuva ou o sol.

Questão 08 – Organizar o sistema de som, colocar uma tenda para bebidas e comidas, sinalizar o local, arrumar mesas com folhetos são ações de:

a) secretaria;

b) logística preliminar;

c) logística local;

d) organizacionais.

Questão 09 – Limpar o local, enviar agradecimentos aos colaboradores e patrocina-dores, fazer uma avaliação e identificar as potencialidades e fragilidades, visando a uma melhoria contínua são ações de:

a) seguimento;

b) logística preliminar;

c) secretaria;

d) logística local.

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Questão 10 – Uma vez definida a comissão que realizará o evento, o próximo passo é a definição de estratégias, a metodologia e a operacionalização necessária à realização do evento, designando .

a) Uma secretaria.

b) Um administrador.

c) Uma recepcionista.

d) Um coordenador geral.

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Na sociedade contemporânea, as atividades do dia a dia no trabalho do técnico em secretariado são bem diversificadas. As ferramentas e recursos tecnológicos utilizados de forma a organizar e geren-ciar as tarefas vem a colaborar nos processos organizacionais. Contudo, exigem dos profissionais que atuam nessa área de gestão novas habilidades e conhecimentos.

Ao profissional é necessário se capacitar constantemente para que possa garantir sua participa-ção no mercado de trabalho. Com novos conhecimentos e competências, é possível assumir uma po-sição mais independente, colaborando no processo de tomada de decisões na gestão organizacional.

O técnico em secretariado poderá atuar como um assessor da presidência ou diretoria na orga-nização que trabalha. Nessa área executiva, é uma tarefa de extrema confiança, que exige discrição absoluta e um bom desempenho. Nesse perfil serão avaliadas as condutas de postura, discernimen-to e capacidade de acompanhar as mudanças do mercado. É importante conhecer a legislação não somente de sua profissão, como também a legislação pertinente às atividades e processos de sua ocupação na empresa que trabalha.

Para saber mais sobre a regulamentação da profissão e as atribuições do técnico em Secretariado:

Lei Federal nº 7.377/85, de 30/09/85, alterada pela Lei Federal nº 9.261/96, de 10/01/96, que regula-menta a profissão do Secretário, e ao Código de Ética Profissional do Secretário, publicado no Diário Oficial da União de 07/07/89, que no seu artigo 5º refere às atribuições do Técnico em Secretariado.

Disponível em: http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/leis/L7377.htm

17 LEGISLAÇÃO APLICADA A EVENTOS

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http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/leis/L7377.htm


Neste módulo, especifi-camente, vamos explo-rar a legislação aplicada

no setor de eventos.

Vimos inicialmente que os profissionais de secretariado conquistam, a cada dia, espaço no mercado de trabalho atuando como gestores ou trabalhando diretamente com os líderes da organização.

Para organizar e/ou assessorar a realização de eventos em suas diversas tipologias, conside-rando os aspectos logísticos necessários para a sua concretização, é importante conhecer a legisla-ção pertinente.

Você deve estar se questionando o porquê da importância de conhecer a legislação. Va-mos entender:

Primeiro porque organizar eventos constitui-se uma das atividades do(a) secretário(a) descritas no artigo 4º, da Lei nº 7.377/85 e 9.261/96 (item X – conhecimentos protocolares); segundo porque as organizações necessitam divulgar seus produtos para a sociedade e uma das formas de fazê-la é por intermédio de eventos, que por razões diversas necessita de profissionais altamente qualificados para organizar com competência os mais variados tipos de evento; e terceiro porque organizar e planejar

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17.1 Leis e fontes de incentivos para eventos

Muitos eventos estão associados à cultura por permitir sua promoção. Ao promover a cultura, nos diversos tipos de eventos e de diferentes dimensões, vislumbram-se oportunidades de construir novos públicos. Assim, evento também é uma oportunidade de acesso a novas propostas culturais.

Existem, para tanto, as leis de incentivo para eventos em: projetos para eventos com incentivos oficiais legislados como a Lei Rouanet; lei de incentivo à cultura estadual e lei de incentivo à cultura municipal, projetos sociais e culturais.

A Lei Federal de Incentivo à Cultura (Lei nº 8.313, de 23 de dezembro de 1991), conhecida tam-bém por Lei Rouanet, institui políticas públicas para a cultura nacional, como o PRONAC – Programa Nacional de Apoio à Cultura.

são atividades pertinentes à área de gestão que, por conseguinte, está diretamente relacionado com a área de secretaria.

E ainda, o tecnólogo também deverá adquirir habilidade para a elaboração de contratos sociais de compra e venda e prestação de serviços entre outros.

Conheça as leis, direitos e obrigações que podem embasar seus conhecimentos na sua atuação em organização de eventos:

• DECRETO N�º 89�707, DE 25 DE MAIO DE 1984

Dispõe sobre as empresas prestadoras de serviços para a organização de congres-sos, convenções, seminários e eventos congêneres, e dá outras providências� (Pu-blicado no Diário Oficial da União, de 28 de maio de 1984, Seção I, p 7�537/9)� Dis-ponível em: http://www�portaleducacao�com�br/turismo-e-hotelaria/artigos/4294/decreto-n-89707-de-25-de-maio-de-1984

• Resolução Normativa CNTUR nº 14/84, de 23 de novembro de 1984

Considerando a necessidade de especificação das condições operacionais para a prestação de serviços remunerados para a organização de congressos, convenções, seminários e eventos congêneres, a que estarão sujeitas as empresas que exerçam ou venham a exercer essa atividade� Disponível em: http://www�portaleducacao�com�br/turismo-e-hotelaria/artigos/4293/resolucao-normativa-cntur-n-14-84-de--23-de-novrmbro-de-1984

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http://www.portaleducacao.com.br/turismo-e-hotelaria/artigos/4294/decreto-n-89707-de-25-de-maio-de-1984

http://www.portaleducacao.com.br/turismo-e-hotelaria/artigos/4294/decreto-n-89707-de-25-de-maio-de-1984

http://www.portaleducacao.com.br/turismo-e-hotelaria/artigos/4293/resolucao-normativa-cntur-n-14-84-de-23-de-novrmbro-de-1984




Mas ao que se destina a Lei Rouanet?

Esta lei destina-se a incentivar a produção artística no Brasil e por meio dela pessoas físicas ou jurídicas podem dar recursos financeiros para a implementação de projetos culturais que forem apro-vados pelo Ministério da Cultura.

As diretrizes para a cultura nacional foram estabelecidas nos primeiros artigos, e sua base é a promoção, proteção e valorização das expressões culturais nacionais.

O grande destaque da Lei Rouanet é a política de incentivos fiscais que possibilita às empresas (pessoas jurídicas) e aos cidadãos (pessoa física) aplicarem uma parte do IR (imposto de renda) devido em ações culturais.

O percentual disponível de 6% do IRPF para pessoas físicas e de 4% do IRPJ para pessoas jurídicas, ainda que relativamente pequeno, permitiram que, em 2008, mais de R$ 1 bilhão fossem investidos em cultura, segundo o MinC (Ministério da Cultura).

A lei surgiu para educar as empresas e cidadãos a investirem em cultura e inicialmente daria incentivos fiscais, pois, com o benefício no recolhimento do imposto, a iniciativa privada se sentiria es-timulada a patrocinar eventos culturais, uma vez que o patrocínio além de fomentar a cultura, valoriza a marca das empresas com o público. No entanto, a lei tem sido atacada, em vez de ensinar empresas a investirem em cultura, ensina a fazerem propaganda gratuita.

Fonte: http://pt.wikipedia.org/wiki/Lei_Rouanet

Portanto, a Lei Federal de Incentivo à Cultura (Lei nº 8.313, de 23 de dezembro de 1991) resta-belece princípios da Lei n° 7.505, de 2 de julho de 1986, que institui o Programa Nacional de Apoio à Cultura (Pronac) e dá outras providências. A saber:

Art. 1° Fica instituído o Programa Nacional de Apoio à Cultura (Pronac), com a finalidade de captar e canalizar recursos para o setor de modo a:

I – contribuir para facilitar, a todos, os meios para o livre acesso às fontes da cultura e o pleno exercício dos direitos culturais;

II – promover e estimular a regionalização da produção cultural e artística brasileira, com valorização de recursos humanos e conteúdos locais;

III – apoiar, valorizar e difundir o conjunto das manifestações culturais e seus respec-tivos criadores;

IV – proteger as expressões culturais dos grupos formadores da sociedade brasileira e responsáveis pelo pluralismo da cultura nacional;

V – salvaguardar a sobrevivência e o florescimento dos modos de criar, fazer e viver da sociedade brasileira;

VI – preservar os bens materiais e imateriais do patrimônio cultural e histórico brasileiro;

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VII – desenvolver a consciência internacional e o respeito aos valores culturais de ou-tros povos ou nações;

VIII – estimular a produção e difusão de bens culturais de valor universal, formadores e informadores de conhecimento, cultura e memória;

IX – priorizar o produto cultural originário do País.

Para conhecer a lei na íntegra: http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/Leis/L8313cons.htm


Vamos testar nossos conhecimentos!

1. Porque é importante que o profissional se capacite constantemente?

( ) Para garantir sua participação no mercado de trabalho.

( ) Para poder mudar de cargo na empresa que trabalha.

( ) Não é necessário se capacitar mais de uma vez.

( ) Não é necessário capacitação, o profissional se capacita apenas com a prática.

2. O técnico em secretariado pode atuar como?

( ) Gerente da organização em que trabalha.

( ) Apenas com telefonista ou recepcionista da organização em que trabalha.

( ) Assessor da presidência ou diretoria na organização em que trabalha.

( ) Como o próprio nome já diz, o cargo do secretariado é apenas para exercer funções de secretário dentro da organização em que trabalha.

3. O evento gera oportunidade de acesso a novas propostas. Que tipos de propostas são essas?

( ) Propostas econômicas.

( ) Propostas políticas.

( ) Propostas educacionais.

( ) Propostas culturais.

É importante que o profissional se capacite constantemente para garantir sua participação no mercado de trabalho�

O técnico em secretariado pode atuar como Assessor da presidência ou diretoria na organi-zação que trabalha�

O evento gera oportunidade de acesso a novas propostas, como Propostas culturais�

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ExercíciosQuestão 01 – O poderá atuar como um assessor da presidência

ou diretoria na organização que trabalha. Nessa área executiva, é uma tarefa de extrema confiança, que exige discrição absoluta e um bom desempenho.

a) Técnico em secretariado.

b) Técnico em eventos.

c) Técnico em administração.

d) Técnico em contabilidade.

Questão 02 – É importante conhecer sobre a , não somente de sua profissão, como também, a pertinente nas atividades e processos de sua ocupação na empresa que trabalha.

a) Administração – administração.

b) Atividade – atividade.

c) Legislação – legislação.

d) Etiqueta – etiqueta.

Questão 03 – A regulamenta a profissão do Secretário, e o Código de Ética Profissional do Secretário, publicado no Diário Oficial da União de 07/07/89, no seu artigo 5º, refere-se às atribuições do Técnico em Secretariado.

a) A Lei de Diretrizes e Bases da Educação (LDB)�

b) Lei n° 9.882, de 03.12.99.

c) Lei nº 7.377/85 e 9.261/96.

d) Lei Rouanet�

Questão 04 – Organizar eventos constitui-se uma das atividades do des-critas no artigo 4º, da Lei nº 7.377/85 e 9.261/96 (item X – conhecimentos protocolares).

a) Administrador.

b) Segurança.

c) Secretário(a).

d) Contador.

Questão 05 – Organizar e planejar eventos são atividades pertinentes à área que, por conseguinte, está diretamente relacionado com a área de secretaria.

a) Financeira.

b) Contábil.

c) Econômica.

d) De gestão.

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Questão 06 – dispõe sobre as empresas prestadoras de serviços para a organização de congressos, convenções, seminários e eventos congêneres, e dá outras providências:

a) O DECRETO N.º 89.707, DE 25 DE MAIO DE 1984.

b) A Lei n° 9.882, de 03.12.99.

c) A Lei nº 7.377/85 e 9.261/96.

d) A Lei Rouanet.

Questão 07 – Evento também é uma oportunidade de acesso a .

a) Novas propostas culturais.

b) Eleição presidencial.

c) Arrecadar fundos para o Ministério da Cultura.

d) Negociação de dívidas.

Questão 08 – A Lei Federal de Incentivo à Cultura (Lei nº 8.313 de 23 de dezembro de 1991), conhecida também por , é a lei que institui políticas públicas para a cultura nacional, como o PRONAC – Programa Nacional de Apoio à Cultura.

a) Lei Cultural.

b) Lei de acessibilidade cultural.

c) Lei do Turismo.

d) Lei Rouanet.

Questão 09 – A Lei Rouanet destina-se a incentivar a produção artística no Brasil e por meio dela pessoas físicas ou jurídicas podem dar recursos financeiros para a implementa-ção de projetos culturais que forem aprovados pelo .

a) Ministério do Turismo.

b) Ministério do Planejamento.

c) Ministério da Educação.

d) Ministério da Cultura.

Questão 10 – O grande destaque da Lei Rouanet é que possibilita às empresas (pessoas jurídicas) e aos cidadãos (pessoa física) aplicarem uma parte do IR (imposto de renda) devido em ações culturais.

a) A promoção de festas.

b) A política de incentivos fiscais.

c) O ganho de dinheiro.

d) A divulgação do Ministério da Cultura.

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Neste módulo, veremos que, no cenário de even-tos, são considerados colaboradores e muitas

vezes são fundamentais para a sua realização as PARCERIAS, os APOIOS e os PATROCÍNIOS. Serão apresentados a importância da participação em

feiras, seus detalhes, normas e procedimentos para a organização. E para finalizarmos, serão aborda-

das as potencialidades em eventos.

18.1 Cenários: feiras e exposiçõesInicialmente vamos conhecer a diferenciação dos conceitos: patrocínio, patrocinador e patrocinado.

A Secretaria de Comunicação Social, órgão da Presidência da República, responsá-vel por coordenar, normatizar, supervisionar e controlar, no tocante ao conteúdo de comu-nicação, os patrocínios de órgãos integrantes do SICOM – Sistema de Comunicação do Go-verno do Poder Executivo Federal, considera os seguintes conceitos:

I – Patrocínio: é a contribuição finan-ceira, não necessariamente ligada à missão institucional ou segmento de atuação do pa-trocinador, concedida a iniciativas de terceiros para custear o todo ou parte da realização de ações de natureza cultural, esportiva, social, ambiental, educacional ou pertencente à outra área, que visa ao fortalecimento da imagem institucional, à fixação de marcas e/ou aumento das vendas de produtos e serviços, à obtenção de mídia espontânea ou à integração com a comunidade local por meio de atitude socialmente responsável.

II – Patrocinador: órgãos ou entidades integrantes do Sistema de Comunicação de Governo do Poder Executivo Federal (SICOM) que, no âmbito de suas atividades, tenham a atribuição de gerir ações de comunicação, abrangendo a administração pública federal direta e indireta, incluídas as au-tarquias, as fundações, as empresas públicas, as sociedades de economia mista e as demais entidades controladas pela União.

III – Patrocinado: pessoa física ou jurídica beneficiária direta das ações de patrocínio e signatária dos contratos celebrados com o patrocinador. Os patrocínios podem abranger projetos cuja realização

18 CENÁRIOS E POTENCIALIDADES EM EVENTOS

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ocorra no âmbito local, regional, nacional ou internacional e alcançar diferentes segmentos de público.


Você entendeu a diferença entre patrocínio, patrocinador e patrocinado?

Vamos exercitar...


1. Patrocínio

2. Patrocinador

3. Patrocinado

( ) É a contribuição financeira, não necessariamente ligada à missão institucional ou segmento de atuação do patrocinador.

( ) Órgãos ou entidades integrantes do Sistema de Comunicação de Governo do Poder Executivo Federal (SICOM).

( ) Pessoa física ou jurídica, beneficiária direta das ações de pa-trocínio e signatária dos contratos celebrados com o patrocinador.

Vamos conhecer os aspectos gerais de feira profissional:

“Uma feira profissional (conhecida também como feira de comércio, feira de exposição, feira de negócios ou feira empresarial) é uma exposição organizada de forma a que as empresas de uma indústria específica possam expor e demonstrar os seus novos produtos e serviços. Algumas feiras são abertas ao público, enquanto outras só podem ser frequentadas por profissionais do sector e membros da imprensa. Existem atualmente cerca de 2500 feiras sendo realizadas todos os anos somente nos Estados Unidos da América.

Numa linha temporal, existem registros de feiras desde os primórdios do Homem, na medida em que necessitava de trocar os produtos que detinha em excesso, por aqueles que lhe escasseavam. Como é obvio as feiras de antigamente diferem em múltiplas características das atuais, sendo que antes de expor os diferentes tipos de feiras ou os locais onde elas são feitas, convém explanar o que são, na prática, as feiras temáticas”.

Por definição: “As feiras são uma das ferramentas de marketing mais utilizadas para a promo-

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ção de produtos/serviços, para a ampliação da carteira de clientes e para uma exposição direta junto de compradores e fornecedores. Assim, ao participar numa Feira, é certo que nesse mes-mo espaço vão estar reunidos empresários profissionais e clientes de uma determinada área.”

Disponível em: http://pt�wikipedia�org/wiki/Feira_profissional

O diretor-executivo do Google, Eric Schmidt; o governador do Estado da Baixa-Saxônia, David McAllister; a chanceler alemã, Angela Merkel; a presidente Dilma Rousseff; e o presidente da Bitkom, Dieter Kempt, posam para foto na inau-

guração da CeBIT, uma das feiras de tecnologia mais importantes do mundo, da qual o Brasil é país-parceiro neste ano. Fonte: http://fotos.noticias.bol.uol.com.br/imagensdodia/20120305-dilma-alemanha_album.htm#fotoNav=4

“O sucesso das feiras no mundo reflete-se na importância das mesmas para a economia dos vários países, pois constituem um dos meios mais econômicos e eficientes para conquistar quota de mercado, proporcionando no mesmo espaço e num curto período de tempo, uma ampla oferta de produtos/serviços e informação. Permitem o contato direto com novos ou potenciais clientes, clientes habituais, concorrentes, fornecedores, potenciais representantes e distribuidores, prescritores e consumidores.

As feiras permitem aferir de imediato a reação dos clientes a novos produtos e serviços através das apresentações e demonstrações ao vivo que proporcionam, acelerando as vendas.

Os seminários e outras ações paralelas à exposição possibilitam a observação do posiciona-mento, problemas e tendências do setor. Os media são naturalmente atraídos para as feiras, podendo os expositores se beneficiar da projeção da sua imagem. As feiras são uma plataforma para a interna-cionalização das empresas proporcionando contatos para exportação.

Nesta perspectiva, as feiras são a forma mais econômica de fazer negócios e lançar produtos no mercado, pois proporcionam uma maior aproximação entre o produto e o comprador de uma forma real e rápida. Contudo, é lógico e razoável afirmar que: As feiras são, pois, sinônimo de opor-tunidades de negócio”.

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“Segundo Chapman (1987), as feiras podem assumir diferentes tipologias, dependendo da sua:

a) Finalidade

• Feiras de Revenda: Feiras onde os compradores adquirem produtos para revenda.

• Feiras de Negócio para consumo final: Feiras onde os compradores são empresas que adqui-rem produtos para serem consumidos pelas próprias empresas.

• Feiras de Retalho: Feiras onde o comprador é o consumidor final.

b) Amplitude geográfica

• Feiras Internacionais: Pelo menos 10% dos visitantes são estrangeiros.

• Feiras Nacionais: 40% dos visitantes viajam mais de 300 km para participar na Feira.

• Feiras Regionais: 40% dos visitantes viajam menos de 300 km para participar na Feira.

Noutra perspectiva as feiras podem ser classificadas quanto ao público alvo que são dirigidas. Assim podem ser agrupadas ainda em Feiras de Público e Feiras de Interesse Geral.

Feiras de Público: São Feiras dirigidas a interesses específicos (ex: Feiras de antiguidades). Tra-ta-se de Feiras que conjugam vendedores e compradores verticais.

Feiras de Interesse Geral: São feiras dirigidas a interesses mais genéricos (ex: feiras “da casa ao jardim”). Trata-se de feiras que conjugam vendedores e compradores horizontais.

Atualmente, as tendências indicam as feiras genéricas e abertas ao público tendem a dar lugar aos certames profissionais e especializados os quais, a par do objetivo final de aumentar as vendas, por parte das empresas participantes, procuram informação complementar sobre o mercado, com-pletar a formação profissional e tecnológica, estabelecer parcerias visando a cooperação empresarial, conhecer as novidades e atualizar conhecimentos sobre as tendências do consumidor.

As feiras empresariais geralmente exigem consideráveis investimentos em marketing pelas empresas participantes. Os custos incluem o aluguel do espaço, projetos e construção de stands, te-lecomunicações e redes de informática, viagens, acomodações, catálogos promocionais, e “brindes”. Consequentemente, as cidades geralmente promovem as feiras de negócios como um importante meio de desenvolvimento econômico”.


Vamos exercitar o que acabamos de ver!


1. Feiras de Revenda.

2. Feiras de Retalho.

3. Feiras de Público.

4. Feiras de Interesse Geral.

( ) Feiras onde os compradores adquirem produtos para revenda.

( ) Feiras onde o comprador é o consumidor final.

( ) São feiras dirigidas a interesses específicos.

( ) São feiras dirigidas a interesses mais genéricos.

Vamos ver se você acertou a sequência correta? Veja se ela bate com a sequência abaixo:1 - 2 - 3 - 4�

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18.2 Potencialidades em eventosEm todo o Brasil são apresentadas oportunidades em eventos por possuir diversificadas orga-

nizações empresariais, instituições culturais e organizações sociais. O tecnólogo tem sido requisitado por agências de eventos, marketing promocional e comunicação para atuar na organização de even-tos técnico-científicos, empresariais, esportivos, culturais e sociais.

A participação do tecnólogo também é extremamente válida na organização de feiras, exposições, formaturas, casamentos e shows. Pode iniciar sua carreira como autônomo, prestando serviços em empresas (de pequeno ou grande porte) especializadas em eventos empresariais, socioculturais e/ou institucionais.

A época em que a demanda de serviços aumenta é no final de ano por causa da organização das festas de confraternização.

Um campo de atuação que começa a crescer no setor de eventos é o de organização de even-tos em áreas de lazer em hotéis e resorts. Tem-se também a área de turismo e as festas tradicionais locais, presentes em todos os estados. E ainda, o que muito tem atraído – não só por fornecer um local apropriado, mas também pela praticidade e a relação do custo x benefício – são as festas familiares, por exemplo, aniversários, batismos, casamentos, formaturas e, pensem, até velórios.

Público-alvo

Ao planejar uma feira, os promotores e organizadores levam em conta a existência de, basica-mente, dois tipos de público-alvo: expositores (ou ofertantes) e visitantes (ou compradores).

1� Expositores

“A correta seleção dos expositores é determinante para o sucesso de qualquer feira ou exposição. Quando o conjunto dos expositores não é bem balanceado, ou seja, quando o mix de produtos e serviços apresentados não é diversificado, atraente e adequado à proposta da feira, mas, ao con-trário, está fora da realidade ou das necessidades dos visitantes, a feira tende a não ser atraente e, portanto, ter seu fluxo de visitantes profundamente prejudicado.

Todo o esforço deve ser feito pelos organizadores para conseguir expositores que efetivamente possam despertar o interesse dos visitantes. O desafio consiste em inovar, em atrair expositores que apresentem produtos e serviços de real interesse do público visitante, se é que se deseja realizar um evento de sucesso. Sempre é possível encontrar bons expositores no município, no Estado ou na região onde se realiza uma feira. Portanto, deve-se esgotar todas as possibilidades mais próximas, antes de imprimir esforços sobre outras regiões mais distantes. É mais econômico, prestigia, valoriza e fortalece a atividade econômica local ou regional.

Já, para as feiras de abrangência nacional e internacional, os organizadores costumam valer-se de parceiros ou agentes radicados nos Estados e nos países de seu interesse, para realizarem a divulgação e a venda de espaços”.

2� Visitantes

“Assim como não se pode realizar uma feira ou exposição sem expositores, esta não tem sentido sem os visitantes. Quando os organizadores realizam uma feira, o fazem tendo em vista múltiplos interesses: divulgar e promover uma comunidade, oportunizar negócios para as empresas expo-sitoras, promover a economia local, estadual ou regional, angariar recursos financeiros, etc.

Isso, entretanto, só é possível se puderem contar com um bom fluxo de público visitante. Para

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tanto, os organizadores devem esforçar-se para vender os espaços/estandes para boas empre-sas e, depois, preocupar-se com os visitantes para que venham à feira, comprem e agradem os expositores, que assim voltam a comprar novos espaços nas próximas edições e a receber mais visitantes, resultando na sustentabilidade da feira ao longo do tempo”.

Extraído do Manual de Feiras e Exposições do SEBRAE� Disponível em http://www�biblioteca�sebrae�com�br/bds/bds�nsf/2CEC7501C11CC400832573E0005C945F/$File/NT000374AE�pdf

As feiras como instrumento de comunicação

“As feiras são os meios mais econômicos para fazer negócios e lançar produtos no mercado, uma vez que proporcionam ao expositor, uma aproximação face a face com potenciais com-pradores nacionais e internacionais, através de uma forma considerada ágil, rápida e direta. Assim, as feiras assumem um papel crucial na estratégia de promoção, pois funciona como montra dos diversos ramos de atividade em que transmitem uma visão geral sobre a oferta atual e, segundo as empresas expositoras, servem ainda para a identificação das necessidades principais e dos nichos de mercado com probabilidades de sucesso.

Neste panorama, a participação em feiras internacionais deve ser concebida a médio e longo prazo, uma vez que o sucesso de uma participação na feira só será recompensado, muitas das vezes, após a segunda ou terceira participação. Por isso mesmo, em tempos de difícil conjuntu-ra, não se deve pôr de parte uma participação a longo prazo.

De forma a maximizar a sua participação nas feiras e encontrar mais-valias reais para os negó-cios das empresas devem ponderar se a sua presença numa determinada feira, num determina-do mercado é mesmo vantajosa para a estratégia e posicionamento das mesmas, considerando que o investimento global, incluindo o stand/decoração, o aluguel do espaço, todo o trabalho de logística, formação e comunicação/promoção ascende, no mínimo, a uns milhares de euros.

Numa perspectiva integrada de estratégica de comunicação, uma empresa não deve expor-se internacionalmente apenas porque é habitual ou só porque lhe ofereceram espaços a preços acessíveis. O ideal será que as empresas quando investir num stand, deve fazê-lo com profissio-nalismo e em conformidade com os padrões de qualidade internacionalmente exigíveis, não esquecendo que corresponder às expectativas do público-alvo, em geral, implica apresentar ao mercado algo de novo.

A participação nas feiras não deve ser encarada como uma ação isolada, devendo, enquanto ferramenta promocional, inserir-se numa política comercial de marketing mais vasta e articu-lar- se de forma coerente e consistente com as decisões e objetivos relativos a todos os compo-nentes do marketing-mix (produto, preço, distribuição e comunicação/promoção).

A participação das empresas numa feira deve ser encarada como um investimento, logo, devem ter-se presentes em todo o processo, os objetivos a alcançar e a estratégia comercial a adaptar para o conseguir. A feira reveste assim, caráter instrumental, é uma iniciativa que faz parte do plano global de comunicação da empresa. Desta forma, os objetivos de participação neste tipo de iniciativa devem refletir os objetivos de marketing globais da empresa, devendo assegurar-se, no desenvolvimento de ações individuais, a consistência e conformidade com as outras mensa-gens de marketing da firma, veiculadas através de outras ferramentas e meios de comunicação”.

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http://www.biblioteca.sebrae.com.br/bds/bds.nsf/2CEC7501C11CC400832573E0005C945F/$File/NT000374AE.pdf


Vantagens da participação nas feiras

“As feiras assumem um papel estratégico crucial, inserido no plano global de comunicação da empresa. De entre as opções de marketing para atingir os objetivos a que se propõe uma em-presa, em termos do marketing mix (decisões relativas ao nível do produto, preço, distribuição e comunicação), as Feiras de Negócios são uma das mais eficazes”.



Aprendemos que o público-alvo se divide em dois tipos.

Você se lembra quais são eles?

Marque a resposta que considerar correta.

( ) Feirantes e varejistas.

( ) Expositores e visitantes.

( ) Visitantes e comerciantes.

( ) Visitantes e varejistas.

Os dois tipos de público-alvo são expositores e visitantes�

“As vantagens na realização deste tipo de feiras passam:

a) Reforçar ou iniciar a presença num mercado-alvo.

b) Aumentar as vendas, conseguir novas encomendas e angariar clientes, reduzindo o custo por contacto.

c) Poupar nos custos, na medida em que oferece um melhor custo por contacto, dado a maio-ria dos participantes serem potenciais clientes.

d) Fidelizar clientes (convites e atendimento personalizados), sondando-os sobre as suas ne-cessidades e expectativas para equacionar possíveis soluções tecnologicamente mais avança-das e planear ou adaptar estratégias comerciais futuras.

e) Promover a inovação, novos produtos/serviços ou testá-los diretamente com a presença de técnicos qualificados que façam a análise à reação dos visitantes, bem como trabalhos de investigação e desenvolvimento tecnológico.

f ) Efetuar aditividades de benchmarking, atualizando a informação sobre o mercado, tendências do consumo, capacidade da concorrência, canais de distribuição mais eficazes, etc., incluindo a comparação de funções, qualidade, concepção e preço dos produtos e o potencial do mercado.

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g) Combinar elementos que devem atuar de forma concertada como as forças de venda da empresa, a publicidade, a promoção e as relações públicas.

h) Aumentar a carteira de clientes pois este evento é um centro privilegiado de contactos comerciais com oportunidade para a concretização de inúmeros encontros entre clientes e fornecedores, atuais e potenciais e até, eventuais agentes e distribuidores. O contacto pessoal com potenciais clientes é fulcral neste processo.

i) Melhorar e promover a sua imagem de marca e prestígio dos seus produtos, transmitindo men-sagens sobre as apostas das suas estratégias e políticas em matéria de qualidade, meio ambiente, inovação, diversificação, flexibilização produtiva, desenvolvimento de tecnologias de ponta, etc”.

“Por todas estas razões, é fácil perceber que a presença numa feira não se limita apenas a um stand. Deve-se traçar objetivos específicos que incluam a oportunidade de atingir as vantagens supra citadas. Como se compreende, não é apenas o desenho do stand que deve ser efetuado tendo presente os objetivos de participação na feira, mas também é importante que o staff do stand tenha conhecimento desses objetivos, bem como da melhor forma de os atingir. A questão da seleção da Feira, formação do staff do stand e design do stand devem estar em íntima relação com os objetivos definidos para a participação em Feiras”.

Objetivos das feiras

“Atualmente, é indiscutível que as feiras têm um papel fundamental na conquista de mercados alternativos através da exposição e oferta de produtos. As Feiras são oportunidades de mostrar produtos/serviços, conhecer novas fontes de comercialização e conquista de novos mercados.

Todavia, para que os objetivos de sucesso sejam alcançados há que realizar um planejamento an-tecipado, tendo em conta todas as variáveis possíveis. Desta forma, quando pensada ao pormenor, uma feira será sempre vista como uma mais valia, em virtude de se tratar de um espaço privilegiado de promoção, divulgação e vendas.

Para que a participação nas feiras seja otimizada é necessário que os empresários consigam, numa primeira etapa, selecionar qual a feira que melhor se adéqua ao produto/serviço, pois muito embora a participação numa feira seja aliciante, existem fatores e questões que devem ser tidas em consideração:

a) Fatores Internos, como por exemplo:

O produto tem potencial para ser vendido no mercado exterior?

O preço é competitivo?

Como deve a empresa estar organizada para o bom atendimento do mercado-alvo?

b) Fatores Externos, como por exemplo:

Abundância de oferta no mercado-alvo.

Expectativa de consumo para produtos novos ou de tecnologia inovadora.

Como é que os consumidores fazem a sua seleção final?

O produto corresponde às necessidades de consumo locais?

c) Outro fator também essencial é o tipo de mercado, como por exemplo:

É um mercado importante ou potencialmente importante para os produtos da empresa?

Quais seriam as principais ações neste mercado-alvo? Divulgação ou comercialização?

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Quais os pontos fortes na realização da Feira ou exposição?

Esta é a melhor alternativa de Feira ou exposição para o produto/serviço no exterior?

Qual o perfil do visitante da Feira ou exposição?

d) O produto deve também ser alvo de cuidados, como por exemplo:

O produto é compatível com a legislação do mercado para o qual se destina? E com as técnicas requeridas?

O produto é fabricado em quantidade suficiente para ser exportado? Eventuais acréscimos produtivos devem ser revistos?

O preço do produto tem condições de suportar taxas de transporte e de seguro?

Assim, pode-se dizer que os objetivos a traçar pelas empresas devem estar enquadrados pelas cir-cunstâncias que foram enumeradas. Mesmo assim, os objetivos de participação numa feira podem ser agrupados em objetivos de natureza quantitativa (objetivos de vendas) e objetivos de natureza qualitativa (objetivos de “não venda”).

Para terminar, acrescenta-se que a importância da definição dos objetivos não deve ser uma mera formalidade, mas pelo contrário, deve constituir-se como uma ferramenta estratégica para fornecer uma direção e uma base de avaliação da participação das empresas nas feiras. No entanto, a clarificação de objetivos não produz, por si só, programas eficazes de participa-ção em Feiras. Para planear uma estratégia de comunicação e medir a sua eficácia, os gestores deverão analisar previamente duas questões fundamentais: qual o target (mercado-alvo) da empresa e quais as Feiras que preenchem esse target.

Os objetivos de participação em Feiras deverão também refletir os objetivos de marketing globais da empresa e o pessoal de marketing deverá estar envolvido na participação em Feiras de modo a garantir a consistência com as outras mensagens de marketing”.


Para finalizarmos, conheça e explore as ASSOCIAÇÕES E ÓRGÃOS GOVERNAMENTAIS para even-tos no Brasil:

• ABEOC – Associação Brasileira de Empresas de Eventos

• AMPRO – Associação Brasileira de Marketing Promocional

• SINDIEVENTOS CE

• FORTALEZA CONVENTION & VISITORS BUREAU

• CVC&VB – Confederação Brasileira de Convention & Visitors Bureaux

• ABRAPE – Associação Brasileira dos Promotores de Eventos

• UBRAFE – União Brasileira de Promotores de Eventos

• ABRACCEF – Associação Brasileira de Centros de Conveções e Feiras

• MINISTÉRIO DO TURISMO – COPA 2014

• MINISTÉRIO DO TURISMO – EVENTOS

• EVENTPOOL – Associação das Agências de Turismo Operadoras de Eventos

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http://pt.wikipedia.org/wiki/Feira_profissional

http://www.abeoc.org.br/

http://www.ampro.com.br/

http://www.sindieventosce.com.br/

http://www.fortalezaconvention.com.br/

http://www.fbcvb.org.br/

http://www.abrape.art.br/

http://www.ubrafe.com.br/

http://www.abraccef.org.br/

http://www.copa2014.turismo.gov.br/

http://www.eventos.turismo.gov.br/eventos/home.html

http://www.eventpool.com.br/

182 NT Editora

Quanto às fontes para PUBLICAÇÕES:

• Feiras do Brasil

• Feiras TV

• Portal dos Eventos

• Revista Eventos

• Revista Feira & Cia

• Revista Feira & Negócios

• Revista Festas & Eventos

• Revista Net Eventos

• Revista Online Aconteça Eventos

ExercíciosQuestão 01 – No cenário de eventos, são considerados colaboradores, e muitas vezes,

fundamentais para a sua realização as parcerias, os apoios e os .

a) Convidados.

b) Secretários.

c) Patrocínios.

d) Planejadores.

Questão 02 – Cabe à , órgão da Presidência da República, coordenar, normatizar, supervisionar e controlar, no tocante ao conteúdo de comunicação, os patro-cínios de órgãos integrantes do SICOM – Sistema de Comunicação do Governo do Poder Executivo Federal.

a) Secretaria de Comunicação Social.

b) Secretaria de Planejamento.

c) Secretaria de Turismo.

d) Secretaria de Orçamento.

Questão 03 – é a pessoa física ou jurídica beneficiária direta das ações de patrocínio e signatária dos contratos celebrados com o patrocinador.

a) A Secretaria de Comunicação Social.

b) Patrocínio.

c) Patrocinador.

d) Patrocinado.

Questão 04 – é o aporte financeiro concedido a iniciativas de ter-ceiros para custear o todo ou parte da realização de ações de natureza cultural, esportiva, social, ambiental, educacional ou pertencente à outra área.



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http://www.feirasdobrasil.com.br/

http://www.nfeiras.com/

http://www.portaleventos.net/

http://www.revistaeventos.com.br/

http://www.feiraecia.com.br/

http://www.feirasenegocios.com.br/

http://www.revistafestaseeventos.com.br/

http://www.neteventos.com.br/

http://www.acontecaeventos.com.br/



b) Patrocínio.

c) Patrocinador.

d) Patrocinado.

Questão 05 – , órgãos ou entidades integrantes do Sistema de Comunicação de Governo do Poder Executivo Federal (SICOM) que, no âmbito de suas atividades, tenham a atribuição de gerir ações de comunicação, abrangendo a adminis-tração pública federal direta e indireta, incluídas as autarquias, as fundações, as empresas públicas, as sociedades de economia mista e as demais entidades controladas pela União.


b) Patrocínio.

c) Patrocinador.

d) Patrocinado.

Questão 06 – Marque as alternativas que identificam com a feira profissional também é conhecida.

a) ( ) Feira de comércio.

b) ( ) Feira de exposição.

c) ( ) Feira de negócios.

d) ( ) Feira empresarial.

Questão 07 – Trata-se de uma exposição organizada de forma que as empresas de uma indústria específica possam expor e demonstrar os seus novos produtos e serviços.

a) Congresso.

b) Seminário.

c) Encontro.

d) Feira Profissional.

Questão 08 – As feiras são uma das ferramentas de mais utilizadas para a promoção de produtos/serviços, para a ampliação da carteira de clientes e para uma exposição direta junto de compradores e fornecedores.

a) Congresso.

b) Marketing.

c) Tecnologia.

d) Trocas.

Questão 09 – Segundo Chapman (1987), as feiras podem assumir diferentes tipologias, de-pendendo da sua finalidade� Conforme a finalidade, segundo o autor, feiras de Retalho são:

a) feiras onde os compradores adquirem produtos para revenda;

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b) feiras onde os compradores são empresas que adquirem produtos para serem consu-midos pelas próprias empresas;

c) feiras onde o comprador é o consumidor final;

d) feiras onde se têm presentes indústrias de tecidos.

Questão 10 – Ao planejar uma feira, os promotores e organizadores levam em conta a existência de, basicamente, dois tipos de público-alvo: e .

a) Expositores e organizadores.

b) Expositores e visitantes.

c) Visitantes e compradores.

d) Expositores e ofertantes.

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Organizadora · 2018. 8. 31. · • Caso a viagem inclua mais de dois voos, prepare um resumo do bilhete aéreo, grampeando-o na capa do bilhete. No resumo deverá conter informações,