Orientações básicas

Execução de projetos e

prestação de contas

Florianópolis, Abril 2014

“Regras de Ouro”

Vedado a alteração do objeto do Termo de Subvenção Econômica;

Não constitui alteração do objeto a ampliação ou redução dos quantitativos previstos no Plano de Trabalho, desde que não prejudique a funcionalidade do objeto e seja autorizado pela FAPESC;

Observação ao plano de aplicação e a vigência do Termo de Subvenção Econômica.

“Regras de Ouro”

Movimentação dos Recursos somente através da Conta Bancária especifica do projeto;

Preenchimento completo das Notas Fiscais pelo emitente;

Vedada a realização de despesas com publicidade, saldo as de carater educativo, informativo ou de orientação social, da qual não constem nomes, símbolos ou imagens que caracterizem promoção pessoal.

“Regras de Ouro”

Submeter à apreciação da FAPESC qualquer proposta de mudança no projeto inicial;

Comprovar a aplicação dos valores de contrapartida econômica mensurável.

“Regras de Ouro”Pagamentos efetuados da conta específica do projeto diretamente ao credor;

Formas de pagamento: preferencialmente transferência eletrônica e cartão de débito. Excepcionalmente cheque nominal;

Tarifas bancárias correrão por conta da EMPRESA Beneficiária, a título de contrapartida;

Um pagamento por nota fiscal;

Organização dos documentos comprobatórios.

Vigência

A emissão da Nota e os pagamentos devem estar dentro do período da liberação ou da vigência do Termo de Subvenção Econômica;

Início: na data de publicação no Diário Oficial do Estado;

Encerramento: na data indicada no Termo de Subvenção.

Obs: Somente são aceitos pagamentos e comprovantes ocorridos dentro do período de vigência.

Execução FinanceiraRegra Geral: Transação sujeita a tributação = NOTA FISCAL

Requisitos de preenchimento:

Data de emissão durante a vigência;

Emissão em Nome e CNPJ da Empresa Beneficiária;

Menção da FAPESC” e nº do Termo de Subvenção Econômica;

Descrição dos materiais ou serviços adquiridos;

Hospedagem e alimentação: indicar as pessoas e datas;

Certificação do recebimento.

Execução FinanceiraPassagens e despesas de locomoção:

Recursos destinado às passagens aéreas e terrestres e/ou combustíveis para atividades de campo e participação em eventos de CT&I;

A compra das passagens deverá ser comprovada com a fatura emitida;

No caso de passagem aérea, o cartão de embarque emitido no momento do check in é obrigatório para a comprovação do efetivo embarque;

No caso de passagem terrestre, anexar o bilhete de passagem;

Obs: Notas fiscais de combustíveis deverão constar placa do veículo e quilometragem registrada no hodometro.

Execução FinanceiraDiárias

Diárias – utiliza-se para cobrir despesas de hospedagem, alimentação e locomoção decorrentes do afastamento da sede, em caráter eventual para outro ponto do Estado, País ou Exterior, num limite máximo de 10 (dez) diárias mensais. A diária é concedida por dia de afastamento.

Considera-se uma diária o período de deslocamento igual ou superior a 12 horas e meia diária o período igual ou superior a 4 horas e inferior a 12 horas;

Para a comprovação dos valores pagos em diárias há necessidade de preencher o formulário “declaração de diárias” disponivel no site da FAPESC e apresentar uma nota fiscal de alimentação e/ou hospedagem para cada dia de afastamento, em nome do componente da equipe que recebeu a diária, juntamente com a Ata de Reunião ou Certificado do Evento.

Execução FinanceiraDiárias

Os valores aplicáveis são aqueles previstos no Decreto 1.127/07, Os valores aplicáveis são aqueles previstos no Decreto 1.127/07, conforme tabela abaixo:conforme tabela abaixo:

Obs: Nas capitais: Brasília, Rio de Janeiro e São Paulo o valor da diária será acrescido de 25%.

GRUPOS NO ESTADO FORA DO ESTADO

EXTERIOR-US$

Pessoal de Nível Superior 110,00 153,00 200,00

Auxiliar Técnico 100,00 Não se aplica Não se aplica

Execução FinanceiraMateriais de Consumo

Materiais nacional ou importado de curta durabilidade ou de consumo imediato.

Serviços de Terceiros Pessoas Físicas (Prestadores de Serviço) – não vinculada à empresa beneficiária por contrato de estágio, vinculo funcional ou empregatício: devendo fornecer a empresa Nota Fiscal Avulsa da Prefeitura Municipal;

Obs: O pagamento a estes Prestadores de Serviço deverá ser no valor líquido da Nota Fiscal (devendo a Empresa Beneficiária recolher os tributos incidentes).

Execução Financeira

Serviços de Terceiros

Pessoas Jurídicas – pagamento será por meio de nota fiscal da empresa prestadora dos serviços;

Obs: O pagamento a empresa prestadora dos Serviços deverá ser no valor líquido da Nota Fiscal (devendo a Empresa Beneficiária recolher os tributos incidentes).

Documentos comprobatórios das despesas

Documentos originais, tais como notas fiscais, recibos (somente para bolsistas), declaração de diárias, bilhetes de passagens, guias de recolhimento de tributos em ordem crescente quanto às datas de execução.

Os documentos não poderão conter nenhum tipo de rasura

Lembre-se: Preenchimento correto;

Acompanhar a nota fiscal com o comprovante da movimentação financeira;

Quando o documento for de tamanho inferior, deverá ser colado em uma folha de papel A-4;

Certificar o Recebimento dos Materiais e/ou Serviços.

• Errado • Certo

Exemplo DANFE

Exemplo de certificação do recebimentoExemplo de certificação do recebimento

Certifico que o material/serviço constante deste documento Certifico que o material/serviço constante deste documento foi recebido/prestado e está em conformidade com as foi recebido/prestado e está em conformidade com as especificações nele consignadas.especificações nele consignadas.

(local), em ......../......./..............(local), em ......../......./..............

Nome:Nome:Cargo:Cargo:Assinatura: Assinatura:

Documentos exigidos para Prestação de Contas

Como deve ser a organização e quais documentos que integram a PC

Ofício de encaminhamento com os dados do projeto, devidamente assinado

Relatório Técnico Parcial / Final (PADRÃO FAPESC)

Balancete de Prestação de Contas (Anexo TC-28)

Extratos Bancários (Conta Corrente e Aplicação do período)

Documentos exigidos para Prestação de ContasContinuação

Cópia do Termo de Subvenção Econômica e Plano de Trabalho

Remanejamentos orçamentários devidamente autorizados

Notas Fiscais e/ou Relatório de Diárias na mesma ordem do Anexo TC-28, acompanhadas dos comprovantes de pagamentos (transferência bancária ou a cópia de cheque)

Documentos exigidos para Prestação de Contas (Continuação)

Comprovação da Contrapartida sempre após o lançamento do recurso da FAPESC

Depósito Identificado – Comprovante de Recolhimento do Saldo

Termo de encerramento da conta bancária (na prestação de contas da parcela única ou na última parcela (quando for o caso)

Relatório técnico

Formulário Relatório Técnico para preenchimento e envio anexo à Prestação de Contas. Este documento deverá ser preenchido na Plataforma FAPESC, na opção prestação de contas.

Deverá ser impresso e assinado pelo representante legal da Empresa Beneficiária.

Este documento encontra-se disponível para preenchimento na página da FAPESC www.fapesc.sc.gov.br (prestação de contas).

Tenha em mãos o e-mail de “COMUNICADO DE PAGAMENTO” é nele que constará as informações primordiais para este formulário.

OBS.: Sugerimos a utilização dos seguintes navegadores para evitar erros no carregamento das páginas da web (lembrar de desabilitar bloqueador de pop-ups).

Internet Explorer 6.7 ou versões superiores

Mozila Fire Fox 4.0 ou versões superiores

Balancete de Prestação de Contas

Colocar o nome do fornecedor no campo histórico e a indicação da origem do recurso (FAP = FAPESC ou CP = Contrapartida)

O campo “Histórico” deve ser claro e compreensível.

Exemplo:

Casa do Parafuso Ltda. – (FAP)

Vidro e Coisas Ltda. – (CP)

Balancete de Prestação de Contas

Conta específica do Termo de Subvenção Econômica que espelha a movimentação dos recursos financeiros. A movimentação financeira deverá ser demonstrada a partir do crédito da ordem bancária até a última movimentação considerada para a prestação de contas. O extrato deverá espelhar todos os lançamentos efetuados no balancete de prestação de contas.

Lembrete: Não esquecer do extrato da conta de aplicação / poupança!

Extrato da conta bancária e da conta de aplicação

É o comprovante de recolhimento do saldo remanescente, da devolução do valor não utilizado, incluindo, aí, os rendimentos da aplicação financeira (se for o caso), depois de deduzidas as despesas realizadas na execução do Termo de Subvenção Econômica. A devolução do saldo será feita por meio de Formulário de Depósito Identificado que consta no site www.fapesc.sc.gov.br

Depósito Identificado

ContrapartidaComprovante da contrapartida: A contrapartida deverá ter sua aplicação comprovada no mesmo processo de prestação de contas dos recursos transferidos pela concedente, e estará sujeito as mesmas normas. 

Contrapartida Econômica:Para a comprovação da contrapartida econômica o Beneficiário deverá apresentar os seguintes documentos em observância ao estabelecido no Plano de Trabalho: Quando decorrente de dedicação de servidor ao projeto, declaração emitida pelo departamento de recursos humanos ou pelo departamento a que está vinculado com especificação da carga horária do vínculo funcional e a dedicada ao projeto, mencionando o valor bruto da remuneração e o valor proporcional à dedicação ao projeto;

Contrapartida Financeira:

• Obrigatoriamente depositar o recurso na conta específica do projeto

• Deverá ser comprovada através de cópia de notas fiscais

• Deverá obrigatoriamente obedecer o plano de trabalho/aplicação

• Qualquer alteração na contrapartida (exceto a modalidade) deverá ser solicitada com antecedência e seguirá as regras do edital para deferimento ou não do pedido

Ofício de Encaminhamento

• Deverá conter os dados da prestação de contas que está sendo entregue como:

• Nome da empresa;• Número do Termo de Subvenção Econômica;

• O Ofício de encaminhamento é o local ideal para esclarecer qualquer situação anômala ocorrida na execução financeira do projeto.

Dúvidas frequentes

01) Outro tópico importante seria com relação aos procedimentos de remanejamento, ou seja alterações de valores de itens previstos, a criação de item.R: Remanejamentos só serão aceitos devidamente autorizados e aprovados pelo coordenador de projetos da FAPESC com data anterior ao gasto e apresentados junto à prestação de contas.

02) Como é o controle da FAPESC na prestação de contas? Se é por valor unitário em cada item de rubrica e/ou por valor total da rubrica.R: De acordo com o plano de trabalho apresentado, respeitando os valores aprovados para cada item.

Dúvidas frequentes (continuação)

03) No pagamento de pessoa física a área técnica da FAPESC, em regra questiona o comprovante de depósito na conta do beneficiário justificando que este deverá assinar também o recibo de pagamento. O depósito na conta do beneficiário não é suficiente para comprovação do pagamento?

R: Pessoa Física, a regra é pegar Nota Fiscal na Prefeitura (juntar recibo do ISS), outros casos, devem constar os dois documentos.

04) Quais documentos tem que ser no padrão FAPESC?04) Quais documentos tem que ser no padrão FAPESC?

R – Relatório Técnico Parcial / Final, Anexo TC-28, Convênio / Termo de R – Relatório Técnico Parcial / Final, Anexo TC-28, Convênio / Termo de Subvenção Econômica, Plano de Aplicação, Termos Aditivos (quando forSubvenção Econômica, Plano de Aplicação, Termos Aditivos (quando foro caso), Remanejamentos Orçamentários, Recibos de Bolsistas e Declarações o caso), Remanejamentos Orçamentários, Recibos de Bolsistas e Declarações de Diáriasde Diárias

05) É preciso correlacionar a despesa com o item de dispêndio? Onde 05) É preciso correlacionar a despesa com o item de dispêndio? Onde essa associação deve ser feita?essa associação deve ser feita?R – É obrigatória a correlação das despesas com os itens de dispêndio. R – É obrigatória a correlação das despesas com os itens de dispêndio. Devemos seguir religiosamente o Plano de Trabalho, as únicas Devemos seguir religiosamente o Plano de Trabalho, as únicas exceções, são os remanejamentos autorizados. exceções, são os remanejamentos autorizados.

CONTATOS

• Setor de prestação de contas FAPESC

• Álvaro Faria – alvaro@fapesc.sc.gov.br (48) 3665 4817

• Emanuelle M. Nunes – emanuelle@fapesc.sc.gov.br (48) 3665 4818

• Jair Artur da Silva–jair@fapesc.sc.gov.br (48)3665 4843

• Olirio Ghizoni – olirio@fapesc.sc.gov.br (48) 3665 4816

• Victor Tonera – tonera@fapesc.sc.gov.br (48) 3665 4871

• Gerência Administração, Finanças e Contabilidade

• Luiz Roberto Bezerra – roberto@fapesc.sc.gov.br (48) 3665-4809

Grato pela atenção e sucesso no desenvolvimento do empreendimento!Grato pela atenção e sucesso no desenvolvimento do empreendimento!