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Otimização dos Custos de Ativos de TI
Geração de Valor para os Negócios via Análise do Uso de Software UM ESTUDO DE CASO DA SCALABLE SOFTWARE CO-PATROCINADO PELA SLICE TI
Análise da SituaçãoPerfil do ClienteO cliente é uma empresa de serviços públicos de médio porte com cerca de 1.500 colaboradores e mais de 550.000 usuários; cujo nome será mantido sob anonimato, durante a apresentação dos resultados desta Prova de Conceito (POC), em razão do respectivo Acordo de Confidencialidade. A POC foi realizada em conjunto com as equipes de Gestão de Ativos de TI, Finanças e Compras.
Cenário AtualHistoricamente, tanto a área de Compras quanto a de TI têm enfrentado muitas dificuldades para administrar e otimizar o seu portfólio de software; em decorrência da falta de:
• Inventários completos e precisos contendo os ativos de software instalados em cada endpoint;• Uma solução de Business Intelligence especialmente voltada ao gerenciamento e à redução
dos custos de ativos de TI;
• Recursos para análise do uso efetivo de software (incluindo aplicações virtualizadas e na Web);• Domínio sobre o custo total de software com base na demanda e respectivos padrões de uso.
Acredita-se que tal cenário guarde uma forte relação com a natureza distribuída do ambiente, aos processos de aquisição e implantação de software adotados e às limitações técnicas ora observadas para o gerenciamento de custos relativos ao ativos de TI.
Fatores-ChavesO resultado da análise do cenário atual, balanceando-se a relação entre a otimização dos custos de ativos de TI e os aspectos relevantes para a operação, destacou os seguintes fatores-chaves para o negócio:
• Preservação da produtividade dos usuários: assegurar que os usuários tenham apenas o software, e as respectivas licenças de uso, que eles precisam. Instalar, sempre que for possível, visualizadores gratuitos em substituição às licenças de uso full para os usuários read-only;
• Redução da demanda pelo suporte de TI: aprimorar a comunicação interna e reduzir acomplexidade dos chamados para a equipe do suporte técnico mediante otimização do portfólio de software. Adotar procedimentos, nas áreas de Compras e TI, para assegurar o atendimento exclusivo aoscolaboradores que façam uso de aplicações homologadas;
Dentre as instalações de
software designadas como
alvo, durante a POC, observou-se
que 30% delas estavam sendo subutilizadas ou sequer haviam sido usadas.
www.scalable.com +55-11-5185-2765 [email protected]
Figura 1. No Asset Vision®, relatórios sobre a utilização de licenças de uso de software podem ser executados para quaisquer aplicações instaladas e/ou utilizadas. O recurso drill-down, integrado ao painel de controle, oferece acesso detalhado aos dados dos endpoints.
• Redução do risco de inconformidade: monitorar o ambiente, garantindo que os padrões deuso de software encontram-se alinhados com as respectivas políticas de licenciamento ereduzir os riscos de inconformidade nas auditorias internas e/ou externas;
• Otimização de custos relativos a TI: identificar, conferir maior transparência e reduzir o desperdício de recursos em TI; incluindo licenças de uso de software e despesas com manutenção.
Prova de ConceitoO cliente definiu os seguintes objetivos fundamentais para a Prova de Conceito (POC):
• A solução de software deveria ser capaz de prover informações confiáveis sobre o queestava instalado / sendo utilizado em cada dispositivo de acesso às aplicações da empresa;
• A solução de software deveria ser capaz de prover uma plataforma de informações, comumentre as equipes de Compras e TI, voltada à monitoração do uso efetivo dos ativos, àautomação dos inventários de hardware e software, à auditoria e à contenção de custos;
• A solução de software deveria ser capaz de prover informações que proporcionassemeconomias futuras;
•
• A solução de software deveria ser implantada sem causar impacto negativo à operação.
EscopoA solução da Scalable Software foi instalada na rede de computadores da empresa e monitorou 933 equipamentos (cerca de 62% do acervo) durante o período de 30 dias. Os resultados obtidos baseiam-se no inventário e nos padrões de uso efetivo de software coletados a partir destes endpoints; incluindo desktops, notebooks e servidores munidos de sistemas operacionais da família MS Windows.
As seguintes aplicações foram alvo desta POC:
• Aplicações de Negócios (ex. Hummingbird Exceed, Lotus Notes, AutoCAD, etc.);
• Aplicações Desktop (ex. MS Office, MS Visio, MS Project, etc.);
• Aplicações Web (ex. PeopleSoft, Oracle Financials, etc.).
Análise dos Resultados• A solução da Scalable Software se mostrou capaz de prover uma compreensão
confiável do que estava instalado ou sendo usado nas máquinas. Ou seja, todasas aplicações instaladas, ou em uso, foram identificadas (mesmo aquelas não designadascomo alvo da monitoração).
• A solução da Scalable Software semostrou capaz de prover umaplataforma de informações comumentre as equipes de Compras e TI.Demonstrou-se que os relatóriospodem ser configurados paraatender demandas específicas dosusuários e que os dados em questãotambém podem ser compartilhadosou facilmente exportados.
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É possível realizar uma economia de
US$ 450,000 ao longo de 3 anos e
atingir o ROI esperado em um
prazo inferior a 12 meses ao se adotar
a solução da Scalable Software
em nível corporativo.
Figura 2. Instalações de software não utilizadas são automaticamente apontadas pelo Asset Vision®.
A proposição de valor relativa à otimização de custos dos ativos de TI, mediante revisão daestratégia de licenciamento de uso do software e corte de gastos desnecessários, deveria sermuito consistente;
• A oportunidade para redução do desperdício de recursosmediante otimização do licenciamento de uso de software éenorme. Dentre as instalações designadas como alvo durante aProva de Conceito, observou-se que 30% delas estavam sendosubutilizadas (em alguns casos sequer chegaram a serutilizadas).
• É possível economizar US$ 450,000 ao longo dos próximos 3anos. Considerando-se o acervo completo de máquinas daempresa e o valor corrente de mercado dos ativos de TIanalisados durante a Prova de Conceito, a economia decorrenteda otimização de custos supera o valor de US$ 450,000 em 36meses;
ConclusãoA empresa estimou um retorno sobre o investimento (ROI), com base nos dados obtidos durante a realização da Prova de Conceito (considerando-se a implantação da solução da Scalable Software em nível corporativo), de até 4 vezes o valor total investido em um prazo inferior a 12 meses.
Assim, a questão "será que devemos fazer isso?" passou a ser "em quanto tempo conseguimos fazer isso?". Além disso, comprovou-se que é uma boa prática abordar a otimização de custos como um processo de melhoria contínua que aprimore a comunicação e o potencial de colaboração entre os integrantes das equipes responsáveis pelas aquisições, infraestrutura e operações de TI.
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© 2014 Scalable Software, Inc. Todos os direitos são reservados. Scalable, o logotipo da Scalable, Asset Vision e WinINSTALL são marcas registradas da Scalable Software, Inc. Todas as outras marcas são de propriedade de seus respectivos donos.
Figuras 3 e 4. Os poderosos recursos de Business Intelligence (BI) para visualização de informações incluindo os painéis de controle (dashboards) com mecanismos (widgets) detalháveis (drill-down) viabilizam a rápida identificação de áreas sujeitas a otimização de custos.
"As informações relativas à utilização das aplicações combinadas com os
dados referentes ao licenciamento de uso nos ajudaram a revelar gastos
excessivos com software.”
"Os relatórios fornecidos pela solução da Scalable Software nos permitiram ver que a maioria das licenças de Project e
de Visio 2007/2010 instaladas não estavam sendo utilizadas.”
"Ter a capacidade de analisar a tendência de uso das aplicações nos
permitirá suspender gastos desnecessários e reciclar as licenças de
uso de software não utilizadas.”
- Senior IT Systems Administrator
• A solução da Scalable Software foi instalada sem qualquer impacto negativo sobre a operação. De acordo com os dados obtidos, houve 100% de sucesso na implantação da solução de software sem relatos de impacto negativo sobre o tráfego na rede de computadores ou sobre o acesso às aplicações pelos usuários finais.
Esta Prova de Conceito forneceu evidências de que a solução da Scalable Software pode fazer com que as promessas de otimização de custos relativos aos ativos de TI se tornem realidade – ao cortando, radicalmente, os gastos desnecessários para financiar inovações de caráter estratégico.
