Ouro Preto, 29 de Agosto de 2014 Dr. Elias Izeth Domingos Diretor Presidente Unimed Uberlândia

Gestão Corporativa e Redução de Despesas Administrativas

Ouro Preto, 29 de Agosto de 2014 Dr. Elias Izeth DomingosDiretor Presidente Unimed

Uberlândia

1. Como gerar receitas suficientes para suportar os custos da sua atividade (as receitas dependem sobretudo do mercado, os custos dependem da própria empresa);

2. Como reduzir os gastos desnecessários sem comprometer a eficiência, eficácia e a qualidade dos serviços prestados;

3. Reduzir custos sem implicar na transformação do clima organizacional em um clima mais tenso;

4. Redução de custos não deve ser um sacrifício, mas um beneficio conjunto para toda a empresa. Uberlândi

a

Contexto, Desafios e Objetivos:

1. Custo regulatório - exigências da ANS (call center 24 horas, ouvidoria, auditorias trimestrais e anuais, etc.;

2. Processos abertos na justiça;

3. Investimentos para melhorar o atendimento ao cliente;

4. Contratação de equipes especializadas (aumento de pessoal);

5. Programas de relacionamento com os médicos;

6. Desenvolvimento de plataforma tecnológica para facilitar a liberação de procedimentos.

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Causas crescimento despesas OPS

Existem duas classificações de custos: Custos de Produção; e

Despesas Operacionais Administrativas; Pesquisa e desenvolvimento; e Vendas.

• As despesas Administrativas ocorrem por decisão dos gestores.

• Nas despesas administrativas incluem todos os gastos necessários para a gestão das operações da empresa, tais como pessoal, viagens, telefone, correio, energia elétrica, marketing, localização e funcionamento, entre outros.

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Conceitos

Para a gestão eficaz da cooperativa, o que inclui a otimização das despesas administrativas a Unimed Uberlândia implantou as seguintes ferramentas:1. Planejamento Estratégico:

• Cria a consciência das suas oportunidades e ameaças e dos seus pontos fortes e fracos para o cumprimento da missão evitando os riscos.

2. Balanced Scorecard (BSC):• Sistema de informação para gerenciamento da

estratégia empresarial. Uberlândi

a

Ferramentas gestão despesas administrativas

3. Orçamento Empresarial:• É o plano financeiro para determinado exercício baseado no

compromisso dos gestores em termos de metas a serem alcançadas.

• Há acompanhamento mensal, através de reuniões, onde os resultados realizados são confrontados com os orçados. Esse acompanhamento é essencial para evitar erros, riscos e desperdícios.

4. Controle Orçamentário:• É o instrumento que deve identificar resultados em relação

ao que planejou para dado período e decidir ações que ajustem as metas no futuro ou que permitam manter aquelas que foram decididas.

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5. Analise de Desempenho: Calcular a eficiência dos gestores; Identificar as áreas onde ações corretivas devem

ser implementadas; Assegurar que os gestores estão motivados; Comparação entre o desempenho dos diferentes

setores; Perceber estilos de liderança; Identificar os efeitos do orçamento nas pessoas.

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6. Centros de Responsabilidade: Unidades criadas para acumulação dos dados

das transações e elementos patrimoniais. Segue a estrutura hierárquica da empresa.

Instrumento que permite não somente identificar se a empresa está com problemas, mas identificar qual a área de responsabilidade que está gerando este problema.

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Centro de Responsabilidades

Exemplo: Controle Gestão por Centros de Responsabilidade

CÓDIGO CENTRO DE RESPONSABILIDADE RESPONSÁVEL ORÇADO REALIZADO Δ%1.05.01.99 GERENCIA ADMINISTRATIVO FINANCEIRO UBIRATAN1.05.02.99 PLANEJAMENTO E INFORMACAO CLAYTON1.05.03.99 CONTABILIDADE CLEITON1.05.04.99 FINANCEIRO RENATO1.05.05.99 JURIDICO WANESSA1.05.06.99 CADASTRO MARIA APARECIDA1.05.07.99 GESTAO DE PESSOAS LAURA MESQUITA1.05.08.99 SECRETARIA CLELIA1.05.09.99 SUPRIMENTOS CARLOS1.05.10.99 CONTROLADORIA RONALDO1.05.11.99 PROJETOS E PROCESSOS SONIA1.05.12.99 NAR - NUCLEO DE ASSUNTOS REGULATÓRIOS JANAINA

UNIDADE: GESTÃO ADMINISTRATIVA FINANCEIRA

Valo

res

Valo

res

%

TOTAL DAS DESPESAS ADMINISTRATIVAS DA UNIDADE

Exemplo: Todo mês após o fechamento contábil, é gerado um relatório por centro de responsabilidade, onde é feito a discriminação de todas as despesas de cada setor da cooperativa.

1. Cultura: crie uma cultura avessa ao desperdício na empresa. Ex.: Economia de água, luz, copos plásticos, papel e

materiais alternativos.2. Imobilizado: hoje quase tudo o que uma empresa precisa pode ser

alugado. Ex.: Aluguel de computadores.

3. Compras: Compare regularmente os seus preços com os dos concorrentes. Ex.: No mínimo três cotações.

4. Despesas com pessoal: Ex.:

Medidas para redução das despesas

Recrutamento - verifique, em primeiro lugar, se precisa

efetivamente de recrutar. Em seguida, verifique

internamente, quem pode realizar tal função. Subcontratação ou Terceirização – limpeza, copias,

segurança, manutenções, etc.

5. Publicidade: Utilize canais de comunicação alternativos, como mala direta ou e e-mail marketing.

6. Marketing: Reveja o plano de marketing regularmente.

7. Serviços Financeiros: procure apoio de especialistas para aquisição de imóveis, equipamentos, seguros, serviços bancários, etc.

8. Clientes e fornecedores: reduza o número de fornecedores de modo a aumentar o seu poder negocial.


9. Manual de procedimentos: crie manual interno o mais detalhado possível que explique qual a politica da empresa ao nível de despesas com alocações, representação, transporte, comunicações, etc.

10.Negociação de preços: centralize os pedidos e negocie os melhores preços com as companhias aéreas, hotéis, empresas de aluguel de automóveis, agencias de viagem, etc. Optar por pagamentos a vista mediante obtenção de descontos.

11.Pequenos gastos: esteja sempre atento a oportunidades de redução de pequenas despesas. Somadas podem revelar-se grandes montantes. Envolva os colaboradores nesse esforço, assim terá maiores garantias de êxito.


12.Tenha processos eficazes: Identificar, isolar e estudar o comportamento de cada

despesa, como e onde ela ocorre; Identificar cada instancia interna ligada à cadeia de aquisição

e gastos; Desenhar e propor melhorias sistêmicas; Centralizar o modelo e descentralizar as ações; Usar ferramentas sistêmicas adequadas para a gestão; Desenvolvimento e envolvimento dos colaboradores; Eliminação de esforços duplicados e Fixação de objetivos.


Cenário ComparativoAlocação das Despesas Administrativas

Cenário Nacional Unimeds Unimed Uberlândia4,24%

3,94% 3,88%

0,31% 0,32% 0,39%

1,87% 1,97% 2,13%

0,32% 0,25% 0,21%0,23% 0,07% 0,09%

1,05%

0,58% 0,72%

0,00%

1,00%

2,00%

3,00%

4,00%

5,00%

6,00%

2011 2012 2013

% SR 461 - Despesas com Pessoal % SR 462 - Despesas com Serv. De Terceiros

% SR 463 - Despesas com Localização e Funcionamento % SR 464 - Despesas com Public. E Propaganda

% SR 465 - Despesas com Tributos % SR 468 - Despesas Adm Diversas

4,24%3,94% 3,88%

0,31% 0,32% 0,39%

1,87% 1,97%2,13%

0,32% 0,25% 0,21%0,23%0,07% 0,09%

1,05%

0,58%0,72%

0,00%

1,00%

2,00%

3,00%

4,00%

5,00%

6,00%

2011 2012 2013

5,23% 5,35% 5,46%

1,41% 1,47% 1,53%

1,86%1,69% 1,58%

0,62% 0,59% 0,66%

0,32%0,46% 0,51%

1,24%1,04% 0,95%

0,00%

1,00%

2,00%

3,00%

4,00%

5,00%

6,00%

2011 2012 2013

Resultado Aplicação Modelo

Gestão OPS

2009 2010 2011 2012 2013 417910.00%

5.00%

10.00%

15.00%

10.57%

8.89%8.03%

7.13% 7.43% 7.89%

Despesas Administrativas

Evolução Despesa Administrativa

Conclusões Uma das principais preocupações dos gestores e empresários é,

como eliminar custos que não acrescentam valor ao funcionamento da empresa.

Não negligenciar as despesas em momentos de prosperidade. O segredo esta na prevenção. Se fizer este esforço regularmente

não terá decerto de fazer cortes mais drásticos quando for efetivamente necessário.

E é de suma importância o envolvimento de todos os colaboradores nesse processo para que este processo de austeridade faça parte da cultura da empresa.

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Controladoria

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