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PROCEDIMENTO OPERACIONAL

MANUAL DO SISTEMA DE DOCUMENTOS DA GESTÃO DAQUALIDADE

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1- ObjetivoEstabelecer sistemática para a utilização do Sistema de Documentos da Gestão da Qualidade (SDGQ).

2- AplicaçãoÀ todas as áreas integrantes no Sistema de Documentos da Gestão da Qualidade do Centro Regional de Hemoterapia do HCRP – USP esuas unidades externas.

3- ResponsabilidadeTodos os usuários que integram o Sistema de Documentos da Gestão da Qualidade do Centro Regional de Hemoterapia do HCRP – USP esuas unidades externas.

4- Condições EspecíficasNão se aplica

5- Condições GeraisNão se aplica

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6- Procedimentos6.1 Entrada no sistema

Para utilizar o SDGQ o usuário deverá acessar o endereço web1.hemocentro.fmrp.usp.br/sdgq e efetuar o login através de sua matrícula esenha.Caso seja a primeira vez, o usuário deverá tentar efetuar o login com sua matrícula e uma senha padrão (12345678). Se a tentativa falhar,comunique ao RH para que o mesmo efetue o cadastro do usuário.

6.2 Consultar documentos (TODOS OS USUÁRIOS) Clicando na opção “Consultar documentos”, será mostrado uma lista dos documentos disponíveis para leitura. Os documentos disponíveis

nessa seção são os da área do usuário logado, para todos os outros documentos, consulte a seção “Consultar todos os documentos dainstituição”. Caso seja a primeira vez que o usuário consultará o documento, é necessário realizar o treinamento.

6.2.1 Treinamento Clicando na opção “treinar” do documento escolhido. O documento será aberto para leitura, ao final da página terá

uma checkbox para confirmar que o treinamento foi realizado juntamente com um botão para enviar o treinamento. Logo após isto odocumento estará liberado para leitura caso o mesmo já tenha sido Implementado.

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6.3 Consultar documentos da instituição (TODOS OS USUÁRIOS) Clicando na opção “Consultar documentos da instituição”, será mostrado uma lista dos documentos disponíveis para leitura. Nesta lista de

documentos é possível encontrar todos os documentos da instituição, com exceção dos documentos da área do usuário logado, estes devemser consultados na seção “Consultar documentos”.

6.4 Treinamento em grupo (TODOS OS USUÁRIOS) Clicando na opção “Treinamento em grupo” será exibida uma lista dos documentos que o usuário logado está apto a treinar outros

funcionários, isto é, os documentos que o mesmo já treinou. Escolhendo um documento, aparecerá uma lista com os funcionários dainstituição cadastrados no sistema, o usuário deverá selecionar os funcionários que receberão o treinamento. Após isto o documento seráaberto para realizar o treinamento, ao final da página terá uma checkbox para confirmar que o treinamento foi realizado juntamente com umbotão para enviar o treinamento, clicando no botão o treinamento será cadastrado no sistema e o usuário redirecionado para a home.

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6.5 Mudar senha (TODOS OS USUÁRIOS) Clicando na opção “Mudar senha” será exibido um formulário para inserir uma nova senha, onde terá todas as informações do usuário logado

com um campo para que a nova senha seja digitada, ao clicar no botão “trocar senha” a nova senha será registrada no sistema.

6.6 Solicitar nova versão de documento (RESTRITO A GERENTES) Clicando na opção “Solicitar nova versão de documento” o usuário verá duas opções para prosseguir: “Adicionar um documento novo” ou

“Adicionar nova versão de documento”

6.6.1 Adicionar um documento novo clicando na opção “Adicionar um documento novo” será aberto o formulário de inserção de documento;

a. no campo ‘tipo’ é necessário escolher o tipo do documento dentre os tipos listados no sistema.

b. No campo ‘NºDoc’ é necessário digitar o número do documento a ser inserido no sistema. Por exemplo, se estáinserindo o POGQ – 03, o Nº Doc será 3.

c. No campo ‘Nível Rev’ é necessário digitar o número da revisão atual do documento.

d. No campo ‘Nome’ é necessário digitar o nome do documento.

e. Os próximos campos serão como descritos no documento.

·Os campos ‘Objetivo’, ‘Aplicação’ e ‘Responsabilidade’ são obrigatórios para todos os documentos, os demaiscampos não são, caso os próximos campos não serem campos presentes no documento, deverá ser marcadoa checkbox ‘não se aplica’ em cada campo que não será utilizado. Se isto não for feito o sistemanão salvará o documento.

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6.6.2 Adicionar nova versão de um documento. Clicando na opção “Adicionar nova versão de documento” será mostrado uma lista com os documentos da área do usuário logado, o

mesmo poderá visualizar o documento ou criar uma nova versão. O Procedimento é o mesmo do item 4.6.1, com a diferença que oscampos ‘tipo’, ‘NºDoc’ e ‘Nível Rev’ são preenchidos automaticamente. OBS: o campo ‘Nível Rev’ é incrementado em 1 a cada novaversão de documento.

6.7 Aprovar documentos (RESTRITO A GERENTES E DIRETOR PRESIDENTE)

Clicando na opção ‘Aprovar documentos’ será mostrado uma tabela com os documentos que ainda não foram aprovados, sendo possíveleditar ou visualizar.

6.7.1 Visualizar Clicando na opção ‘visualizar’, será aberto o documento para que seja visualizado, caso a Gestão da Qualidade tenha liberado a

aprovação do documento, haverá um botão para o usuário logado aprovar o documento.

6.7.1.1 Liberar Para aprovação (RESTRITO A GERENTE DA GESTÃO DA QUALIDADE) Para que seja possível aprovar o documento, antes o Gerente da Gestão da Qualidade deverá liberar para aprovação. O

botão é encontrado ao visualizar o documento logado como Gerente da Gestão da qualidade. O botão some após esteprocesso e aparece novamente após uma edição do documento ser realizada, indicando que o documento deverá serrevisado pelo Gerente da Gestão da Qualidade antes que possa ser liberado para aprovação.

6.7.2 Editar Clicando na opção ‘editar’, será aberto um formulário para a edição do documento, semelhante ao 4.6.1, porém desta vez os campos

já estão previamente preenchidos com as informações do documento, sendo possível inserir ou excluir informações dos campos dodocumento.

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6.8 LNT (RESTRITO À GERENTES) Clicando na opção ‘LNT’ será mostrado uma lista com todos os funcionários da área do usuário logado, cada um com um botão para ver

quais documentos o funcionário está apto à acessar, podendo restringir ou liberar acesso ao documento específico.

6.9 Treinamento (RESTRITO A GERENTES DA GESTÃO DA QUALIDADE E RECURSOS HUMANOS) Clicando na opção ‘Treinamento’ será possível escolher entre três opções, estas são ‘Consultar Treinados por Documento’, ‘Consultar

treinados por Área’ e ‘Consultar Treinados por Nome’.

6.9.1 Consultar Treinados por Documento Clicando na opção ‘Consultar Treinados por Documento’ será mostrado uma lista dos documentos já aprovados, clicando em algum

dos documentos será mostrado quais funcionários realizaram o treinamento naquele documento.

6.9.2 Consultar Treinados por Área Clicando na opção ‘Consultar Treinados por Área’ será mostrado uma lista das áreas cadastradas no sistema, clicando na área

aparecerá os funcionários daquela área, clicando no botão ‘Visualizar POs Treinados’ será mostrado uma lista dos POs que aquelefuncionário treinou.

6.9.3 Consultar Treinados por Nome Clicando na opção ‘Consultar Treinado por Nome’ será mostrado uma lista de todos os funcionários cadastrados no sistema, clicando

em algum dos funcionários será mostrado os POs que este funcionário treinou.

6.10 Vincular documentos para aprovação (RESTRITO A GESTÃO DA QUALIDADE) Clicando na opção ‘Vincular documentos para aprovação’ será mostrado os documentos que ainda não foram vinculados às respectivas

áreas que aprovam o documento. Clicando em um dos documentos será possível escolher as áreas para que seja vinculado.

6.11 Lista mestra (RESTRITO A GESTÃO DA QUALIDADE) Clicando na opção ‘Lista Mestra’ será mostrado os documentos que ainda não foram distribuídos, clicando em algum dos documentos, será

aberto uma lista de áreas para selecionar para quais áreas este documento será distribuído. Após isto o documento ficará disponível para asáreas consultarem.

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6.12 Tornar Documento Obsoleto (RESTRITO A GESTÃO DA QUALIDADE) Clicando na opção ‘Tornar Documento Obsoleto’ será mostrado uma lista dos documentos disponíveis atualmente no sistema, podendo

visualizar um documento específico ou torna-lo obsoleto, se assim for feito, o documento não aparecerá mais na lista de documentosvigentes no sistema.

6.13 Implementar Documentos (RESTRITO A GERENTE DA GESTÃO DA QUALIDADE) Clicando na opção ‘Implementar Documentos’ será mostrado uma lista dos documentos que já passaram pela aprovação das áreas

correspondentes e do diretor presidente. Clicando para visualizar o documento selecionado, terá um botão para fazer a implementação. Apóseste processo, o documento estará implementado.

6.14 Cadastrar funcionário (RESTRITO AO RECURSOS HUMANOS) Clicando na opção ‘Cadastrar funcionário’ será aberto um formulário para cadastrar funcionário, com os campos ‘Matrícula’, ‘Nome’, ‘Função’,

‘Área’ e ‘Senha’. No campo ‘Função’ deve-se colocar a função do funcionário bem como descrito, caso o funcionário não seja DiretorPresidente nem Gerente de alguma área, deve-se marcar a opção outro e escrever a função no campo destinado para isto. Recomenda-se asenha padrão 12345678 para cadastro de funcionário para que o mesmo altere depois com uma senha que achar melhor.

7- Considerações GeraisNão se aplica

8- Registros da QualidadeNão se aplica

Aprovado em 17/05/2019 por 1285, LEONARDO SCALON DE OLIVEIRA, Gerente

Aprovado em 17/05/2019 por 1, Dimas Tadeu Covas, Diretor Presidente Executivo

Implementado em 31/05/2019 por 1285, LEONARDO SCALON DE OLIVEIRA, Gerente

AnexoNão se aplica

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