Parecer UFRGS AAC 2012 · 2013-08-19 · Apesar de a maior parte das recomendaçıes jÆ terem sido atendidas, observa-se que ainda restam pontos relevantes a serem tratados, por

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Unidade Auditada: UNIVERSIDADE FEDERAL DO RIO GRANDE DO SULExercício: 2012Processo: 23078008389201366Município: Porto Alegre - RSRelatório nº: 201305995UCI Executora: CONTROLADORIA REGIONAL DA UNIÃO NO ESTADO DO RIOGRANDE DO SUL

_______________________________________________Análise Gerencial

Senhor Chefe da CGU-Regional/RS,

Em atendimento à determinação contida na Ordem de Serviço n.º 201305995, econsoante o estabelecido na Seção III, Capítulo VII da Instrução Normativa SFC n.º 01,de 06/04/2001, apresentamos os resultados dos exames realizados sobre a prestação decontas anual apresentada pela UNIVERSIDADE FEDERAL DO RIO GRANDE DOSUL.

1. Introdução

Os trabalhos de campo conclusivos foram realizados no período de 12/04/2013 a24/04/2013, por meio de testes, análises e consolidação de informações coletadas aolongo do exercício sob exame e a partir da apresentação do processo de contas pelaUnidade Auditada, em estrita observância às normas de auditoria aplicáveis ao ServiçoPúblico Federal. Nenhuma restrição foi imposta à realização dos exames.

2. Resultados dos trabalhos

Verificamos na Prestação de Contas da Unidade a não conformidade com o inteiro teordas peças e respectivos conteúdos exigidos pela IN-TCU-63/2010 e pelas DN–TCU–119/2012 e 124/2012, tendo sido adotadas, por ocasião dos trabalhos de auditoriaconduzidos junto à Unidade, providências que estão tratadas em itens específicos desterelatório de auditoria.Em acordo com o que estabelece o Anexo IV da DN-TCU-124/2012, c/c o disposto emAta do Tribunal de Contas da União que define a customização do escopo de atuação da


CGU em relação às prestações de contas ordinárias das universidades federais e dosinstitutos federais de educação, ciência e tecnologia, e em face dos exames realizados,efetuamos as seguintes análises:

2.1 Avaliação do Cumprimento das Determinações/Recomendações doTCU

O órgão de controle interno optou por incluir a avaliação do cumprimento dos acórdãospara a Unidade considerando a seguinte questão de auditoria: caso haja umadeterminação específica do TCU à CGU para ser verificada na Auditoria Anual deContas junto à Unidade Jurisdicionada, a mesma foi atendida?

A metodologia consistiu no levantamento de todos os acórdãos que haja determinaçãopara a Unidade e seja citada a CGU com posterior verificação do atendimento domesmo.Não se identificaram, porém, Acórdãos com a referida característica.Quando aos controles relacionados ao acompanhamento e implementação dasdeterminações do TCU, conforme informações prestadas pela Unidade de AuditoriaInterna, os mesmos são semelhantes aos já descritos no item específico deste RelatórioAvaliação do Cumprimento das Recomendações da CGU.

##/Fato##

2.2 Avaliação do Cumprimento das Recomendações da CGU

O órgão de controle interno optou por incluir a avaliação do cumprimento dasrecomendações emitidas por ele considerando a seguinte questão de auditoria: AUnidade Jurisdicionada mantém uma rotina de acompanhamento e atendimento dasrecomendações emanadas pela CGU especialmente quanto: à instauração de TCE, àapuração de responsabilidade, ao fortalecimento do controle interno administrativo?

Desta forma, indagou-se o gestor sobre a rotina adotada para acompanhamento eatendimento das recomendações emanadas pela CGU, sendo que o mesmo informouque, uma vez recebidos os relatórios de auditoria pelo Gabinete do Reitor, a AuditoriaInterna examina as respectivas recomendações, e posteriormente, elabora o Plano deProvidências que é o instrumento de acompanhamento quanto à implementação dasmesmas.

Informou também que, na medida da necessidade de cada Setor, a AUDIN realizaquantas reuniões forem necessárias para esclarecimentos e tratar das medidas referentesà implementação das recomendações da CGU.

Questionado também sobre a existência de normativos internos que regulamentem oprocesso de implementação das recomendações, o gestor informou que não existemnormativos específicos na Universidade que tratem do acompanhamento e atendimentodas recomendações da CGU. O trabalho desenvolvido pela Auditoria Interna, quando doencaminhamento das recomendações da CGU para cumprimento, passa por um esforçode esclarecimentos, orientação e conscientização quanto à necessidade de implementaras medidas recomendadas.


Informou ainda que não existem indicadores para monitoramento, sendo que o mesmo érealizado através da elaboração de Plano de Providência, conforme consta no PlanoAnual de Atividades de Auditoria Interna – PAINT.

Em visita in loco realizada na Auditoria Interna da UFRGS, verificou-se que há servidorespecificamente designado para gerenciar o acompanhamento e a implementação dasrecomendações emitidas pelo Órgão de Controle Interno. Mais especificamente, talgerenciamento consiste no repasse das recomendações às áreas finalísticas responsáveispor sua implementação, controle de prazos, realização de cobranças, consolidação erepasse das informações ao Órgão de Controle Interno.

Quanto ao atendimento das recomendações, em análise aos pontos constantes noRelatório de Auditoria de Gestão do exercício de 2011, verificou-se a seguinte situação:

Número doRelatório deAuditoria deContas

Item do Relatório Situação AtualdasRecomendações

Item específico da2ª parte doRelatório

201203071 3.1.3.1 Fracionamento de despesasem aquisições por dispensa delicitação em razão do valor (art.24, I e II, da Lei 8.666/93).

Pendente deatendimento,com impacto nagestão. Oatendimento darecomendaçãoestá sendoacompanhado viaMonitorWeb.

Não se aplica, pois aárea não foi objetode análise nopresente Relatório.

201203071 3.1.4.1 Controles deficientes nagestão de convênios.



201203071 3.1.4.2 Inexistência de segregaçãode funções: sobreposição dasfunções de execução eacompanhamento e controle deprojetos com fundações de apoiopelo coordenador de projeto.



201203071 3.1.4.3 Falhas na formalização deconvênios com a FAURGS para aexecução de projetos.Inobservância do Decreto nº7.423/2010.




201203071 3.2.2.1 Abertura de processo dedispensa de licitação, paraaquisição de imóvel, sem a devidamotivação e sem a indicação dosrecursos orçamentários.

Atendida. Não se aplica

201203071 3.2.2.2 Dispensa indevida delicitação para aquisição de imóvel,no valor de R$ 7.117.000,00, pornão preencher os pressupostoslegais que a caracterizam. Nãoefetivação da transferência dapropriedade e posse do imóvelpara a UFRGS, em que pese opagamento de R$ 7.117.000,00,em 20/12/2011.


201203071 3.1.2.1 Ocorrências de faltas nãojustificadas ao serviço, sem orespectivo registro no cadastro doservidor no SIAPE.


201203071 2.1.1.1 Falhas nos controles acercada entrega de cópias dasdeclarações de bens e rendasexigida pela Lei nº 8.730/93 (oudas autorizações para acessoeletrônico das declarações).

Pendente deatendimento, semimpacto nagestão. Oatendimento darecomendaçãoestá sendoacompanhado viaMonitorWeb.

Não se aplica

201203071 3.1.2.2 Servidores cedidos seminformação do valor daremuneração extra-SIAPE.


201203071 3.1.2.3 Servidor com ingresso nocargo efetivo após 25/11/1995recebendo quintos/décimos.


201203071 3.1.4.4 Celebração de convêniossem a aprovação prévia doConselho Universitário.


201203071 3.1.4.5 Falta de cobrança de que aFAURGS cumpra os dispositivosde divulgação dos contratos,previstos no art. 4°-A da Lei nº8.958/94 (incluídos pela Lei nº12.349, de 2010).


Apesar de a maior parte das recomendações já terem sido atendidas, observa-se queainda restam pontos relevantes a serem tratados, por exemplo, como os casos defracionamento de despesas e a questão dos controles relativos aos convênios firmados.

##/Fato##

2.3 Avaliação do Parecer da Auditoria Interna


O órgão de controle interno optou por incluir a avaliação do parecer de auditoriaconsiderando a seguinte questão de auditoria: O parecer de auditoria contém todos oselementos previstos conforme consta na DN TCU nº 124/2012?A metodologia consistiu na avaliação do Parecer de Auditoria encaminhado no ProcessoAnual de Contas nº 23078.008389/13-21.A partir dos exames aplicados concluiu-se que o Parecer de Auditoria contém todos oselementos previstos no Normativo do TCU, quais sejam:a) demonstração de como a área de auditoria interna está estruturada; como é feita aescolha do titular; qual o posicionamento da unidade de auditoria na estrutura da UJ;b) avaliação da capacidade de os controles internos administrativos da unidadeidentificarem, evitarem e corrigirem falhas e irregularidades, bem como deminimizarem riscos inerentes aos processos relevantes da unidade;c) descrição das rotinas de acompanhamento e de implementação, pela UJ, dasrecomendações da auditoria interna;d) informações sobre a existência ou não de sistemática e de sistema paramonitoramento dos resultados decorrentes dos trabalhos da auditoria interna;e) informações sobre como se certifica de que a alta gerência toma conhecimento dasrecomendações feitas pela auditoria interna e assume, se for o caso, os riscos pela nãoimplementação de tais recomendações;f) descrição da sistemática de comunicação à alta gerência, ao conselho deadministração e ao comitê de auditoria sobre riscos considerados elevados decorrentesda não implementação das recomendações da auditoria interna pela alta gerência; eg) informações gerenciais sobre a execução do plano de trabalho do exercício dereferência das contas.

##/Fato##

2.4 Avaliação da Conformidade das Peças

A fim de atender ao estabelecido pela Corte de Contas nesse item consideraram-se asseguintes questões de auditoria:

(i) A Unidade Jurisdicionada elaborou todas as peças a ela atribuídas pelas normas doTribunal de Contas da União para o exercício de referência?(ii) As peças contemplam os formatos e conteúdos obrigatórios nos termos da DN TCUnº 119/2012, da DN TCU nº 124/2012 e da Portaria TCU nº 150/2012?

A metodologia adotada consistiu na análise censitária de todos os itens que compõem oRelatório de Gestão e as peças complementares.

Com objetivo de avaliar a conformidade das peças do processo de contas da UFRGS foianalisado o processo nº 23078.008389/13-21 e o Relatório de Gestão e foi constatadoque a Unidade elaborou todas as peças a ela atribuídas pelas normas do Tribunal deContas da União para o exercício de 2012, no entanto, algumas foram consideradasincompletas haja vista a ausência de algumas informações requisitadas e/ouinconsistências verificadas. Destacam-se:a) ausência de informações na Relação dos Projetos desenvolvidos pelas fundações soba égide da Lei nº 8.958/1994 acerca dos recursos materiais e humanos pertencentes àsIFES envolvidos nos projetos – Relatório de Gestão (conteúdo específico IFES);b) ausência nos Quadros A.6.1 – FORÇA DE TRABALHO DA UJ – SITUAÇÃOAPURADA EM 31/12 e A.6.3 – DETALHAMENTO DA ESTRUTURA DE CARGOS


EM COMISSÃO E FUNÇÕES GRATIFICADAS DA UJ (SITUAÇÃO EM 31 DEDEZEMBRO) do Relatório de Gestão de informações quanto à lotação autorizada, emdesconformidade com o que dispõe a Portaria TCU nº 150/2012;c) ausência no Quadro A.6.6 – QUADRO DE CUSTOS DE PESSOAL NOEXERCÍCIO DE REFERÊNCIA E NOS DOIS ANTERIORES de informações quantoà ocorrência de despesas de exercícios anteriores, em desconformidade com o quedispõe a Portaria TCU nº 150/2012; ed) inconsistências verificadas nos Quadros A.6.7 – COMPOSIÇÃO DO QUADRO DESERVIDORES INATIVOS – SITUAÇÃO APURADA EM 31 DE DEZEMBRO eA.6.8 – INSTITUIDORES DE PENSÃO – SITUAÇÃO APURADA EM 31/12 doRelatório de Gestão quanto ao quantitativo de aposentadorias e pensões registrado.

A Unidade disponibilizou os Quadros A.6.1, A.6.3, A .6.6, A .6.7 e A .6.8 revistos.Quanto à relação de projetos com fundações de apoio não foram efetuadas alterações.Tal tópico está tratado em ponto específico deste relatório.

##/Fato##

2.5 Avaliação dos Resultados Quantitativos e Qualitativos da Gestão

A fim de atender ao estabelecido pela Corte de Contas nesse item considerou-se aseguinte questão de auditoria: Os resultados quantitativos e qualitativos da gestão, emespecial quanto à eficácia e eficiência dos objetivos e metas físicas e financeirasplanejados ou pactuados para o exercício, foram cumpridos?

Em análise às informações consubstanciadas no Quadro A.4.4 - AÇÕESVINCULADAS A PROGRAMA TEMÁTICO DE RESPONSABILIDADE DA UJ doRelatório de Gestão 2012, verificou-se que 71% das metas previstas foram atingidas naintegralidade, ou mesmo superadas.

As metas programadas para as Ações 20RJ - Apoio à Capacitação e Formação Inicial eContinuada de Professores, Profissionais, Funcionários e Gestores para a EducaçãoBásica e 6328 – Universidade Aberta à Distância foram atingidas parcialmente,conforme demonstrado no quadro a seguir:

Programa/Ação 2030 – Educação Básica/ 20RJ - Apoio à Capacitação e Formação Inicial eContinuada de Professores, Profissionais, Funcionários e Gestores para a Educação BásicaMeta FísicaPrevisão Execução Execução/

Previsão%

Atos e fatos que prejudicaram odesempenho

Providênciasadotadas

3.808 pessoasbeneficiadas

2.500pessoasbeneficiadas

66 A alteração na sistemática derepasse dos recursos, dedescentralizada (coordenaçõesdos cursos) para centralizada(Universidade) exigiu um nívelde articulação que só seviabiliza com a disponibilidadedo corpo docente, da submissãode propostas, respeitando aautonomia acadêmica dasUnidades de Ensino, e o devido

AUniversidadeinformou aadoção deprovidências,sem, noentanto,identificar asações queestão sendoadotadas.


trâmite dos projetos junto aosórgãos internos daUniversidade. Também, aocorrência de situações comomudanças nas equipes edesligamento de professores dascoordenações impactounegativamente no atingimentoda meta.

Programa/Ação 2032 - Educação Superior - Graduação, Pós-Graduação, Ensino, Pesquisa eExtensão/ 6328 – Universidade Aberta à DistânciaMeta FísicaPrevisão Execução Execução/

Previsão%

Atos e fatos que prejudicaram odesempenho

Providênciasadotadas

5.973 vagasdisponibilizadas

2.910 vagasdisponibilizadas

49 Havia sido projetada a oferta decursos de especialização noâmbito do Programa Nacionalde Administração Pública(PNAP) para o exercício de2012, no entanto, considerandoque a chamada de articulaçõesda CAPES contemplou, numprimeiro momento,exclusivamente primeirasedições desses cursos e, tendoem vista que os referidos cursosestavam sendo propostos emsegunda edição, os mesmos nãoatendiam aos requisitos doedital, deixando de sersubmetidos. Outra expectativaera a publicação de umasegunda chamada em 2012, oque não ocorreu. A chamadapublicada em 2012 para oscursos de segunda ediçãocontemplava a oferta dosreferidos cursos somente para2013. Ademais, outros projetosde cursos foram encaminhadosem 2012. Destes, um não foideferido e os deferidos nãoforam implementados em 2012por falta de tempo hábil.

Não foiinformada aadoção deprovidências.

Ressalte-se que os recursos financeiros vinculados, R$ 2.611.389,00 atrelados à Ação20RJ - Apoio à Capacitação e Formação Inicial e Continuada de Professores,Profissionais, Funcionários e Gestores para a Educação Básica, e R$ 500.000,00atrelados à Ação 6328 – Universidade Aberta à Distância, foram executados natotalidade. A UFRGS não fez constar na Análise Crítica os atos e fatos que impactaramnegativamente no atingimento da meta, informações que foram solicitadas pela equipeda CGU e estão apresentadas de forma sucinta no quadro supra.##/Fato##


2.6 Avaliação dos Indicadores de Pessoal Instituídos pela UJ

A fim de atender ao estabelecido pela Corte de Contas nesse item considerou-se aseguinte questão de auditoria:

Os indicadores da unidade jurisdicionada atendem aos seguintes critérios:(i) Completude (capacidade de representar, com a maior proximidade possível, asituação que a Unidade Jurisdicionada pretende medir e de refletir os resultados dasintervenções efetuadas na gestão)?(ii) Comparabilidade (capacidade de proporcionar medição da situação pretendida aolongo do tempo, por intermédio de séries históricas)?(iii) Confiabilidade (confiabilidade das fontes dos dados utilizados para o cálculo doindicador, avaliando, principalmente, se a metodologia escolhida para a coleta,processamento e divulgação é transparente e reaplicável por outros agentes, internos ouexternos à unidade)?(iv) Acessibilidade (facilidade de obtenção dos dados, elaboração do indicador e decompreensão dos resultados pelo público em geral)?(v) Economicidade (razoabilidade dos custos de obtenção do indicador em relação aosbenefícios para a melhoria da gestão da unidade)?

A metodologia da equipe de auditoria consistiu na análise dos seguintes indicadores deresponsabilidade da Pró-Reitoria de Gestão de Pessoas – PROGESP: Número deavaliações e auto-avaliações analisadas; Número de oficinas de desenvolvimento nacarreira ofertadas; Pareceres de estabilidade homologados; Número de ações decapacitação (projetos); Número de turmas oferecidas e Realização de capacitação paraos núcleos de gestão de Desempenho apresentados no Relatório de Gestão 2012 daUFRGS.

Verificou-se que os indicadores analisados não atendem ao critério de confiabilidade -confiabilidade das fontes dos dados utilizados para o cálculo do indicador, avaliando,principalmente, se a metodologia escolhida para a coleta, processamento e divulgação étransparente e reaplicável por outros agentes, internos ou externos à unidade,considerando a inexistência de memória de cálculo, conforme abordado em pontoespecífico no corpo deste relatório.

##/Fato##

2.7 Avaliação da Gestão de Pessoas

A fim de atender ao estabelecido pela Corte de Contas nesse item consideraram-se asseguintes questões de auditoria:(i) Existe independência de instâncias (segregação de funções) entre aquele quereconhece direito a ser pago e o que promove o pagamento efetivo de despesasrelacionadas à área de pessoal?(ii) Existe processo para a identificação das necessidades e promoção de treinamento daequipe de Recursos Humanos na legislação de pessoal atualizada (normas e orientaçõesde órgãos centrais) e decisões do STF, STJ e TCU na área de pessoal?


(iii) O processo de reconhecimento de determinado direito na área de pessoal busca emenciona o devido embasamento legal, normativo ou judicial que fundamentaram aconcessão do direito?(iv) O processo de reconhecimento de determinado direito na área de pessoal éacompanhado pela alta administração e se submete ao prévio pronunciamento da áreajurídica da instituição?(v) Existe processo para verificação periódica de possível acumulação indevida decargos, empregos e funções públicas dos servidores estatutários da instituição?(vi) No caso de servidores que devem cumprir jornada de trabalho na instituição, existeprocesso de controle efetivo de cumprimento da jornada de trabalho exigida?(vii) São realizadas auditorias internas sistemáticas para verificação de conformidade nopagamento de direitos na área de pessoal?(viii) Existe processo para acompanhamento sistemático de decisões judiciaisconcessivas de direito na área de pessoal?(ix) Existe processo para acompanhamento sistemático da legislação de pessoalatualizada, bem como de orientações normativas de órgãos centrais?(x) Existe processo interno sistemático para identificação e correção de irregularidadesdetectadas na concessão de direitos na área de pessoal?

A metodologia da equipe de auditoria foi diferenciada conforme o item:(a) quanto à força de trabalho foi realizada a análise das informações prestadas noRelatório de Gestão;(b) quanto à remuneração de pessoal estatutário (ativos, inativos e pensionistas) foirealizada uma análise a partir de ocorrências pré-estabelecidas (cruzamento entre osregistros no SIAPE e a legislação de pessoal das unidades), as quais foram verificadasjunto ao gestor durante a gestão de 2012;(c) quanto aos registros no sistema corporativo, foi realizada a análise acerca daalimentação do SISAC; e(d) para avaliar os controles internos administrativos da gestão de pessoas foramaplicados testes de observância e substantivos, bem como utilizamos as seguintestécnicas de auditoria: indagação escrita, entrevista, análise de registros e documentos eobservação das atividades. Esta avaliação buscou contemplar a observação à legislaçãosobre admissão, remuneração, cessão de pessoal, bem como, a concessão deaposentadorias e pensões, considerando os elementos do sistema de controles internosadministrativos da unidade de recursos humanos.

Força de TrabalhoCom base nas informações extraídas do Relatório de Gestão de 2012, verificou-se que oquadro de pessoal da UFRGS estava assim constituído no final do exercício de 2012:

Tipologia dos Cargos Lotação Efetiva Ingressos em 2012 Egressos em 20121. Servidores em CargosEfetivos

5081 155 198

1.1 Membros de Poder eAgentes Políticos

0 0 0

1.2 Servidores de carreira 5081 155 1981.2.1 Servidores de carreiravinculados ao órgão

5058 153 194

1.2.2 Servidores de carreiraem exercício descentralizado

02 0 01

1.2.3 Servidores de carreiraem exercício provisório

16 02 02


1.2.4 Servidores requisitadosde outros órgãos ou esferas

05 0 01

2. Servidores com contratostemporários

194 126 86

3. Servidores sem Vínculocom a Administração Pública

16 0 0

4. Total de Servidores (1 + 2+ 3)

5291 281 285

Fonte: Relatório de Gestão UFRGS 2012

Faixa EtáriaTipologia dos CargosAté 30 De 31 a 40 De 41 a 50 De 51 a 60 Acima de 60

1. Provimento de CargoEfetivo

393 842 1704 1759 577

1.1 Membros de Poder eAgentes Políticos

0 0 0 0 0

1.2 Servidores de carreira 323 757 1676 1749 5761.3 Servidores comContratos Temporários

70 85 28 10 1

2. Provimento de Cargoem comissão

29 71 263 250 49

2.1 Cargos de NaturezaEspecial

0 0 0 0 0

2.2 Grupo Direção eAssessoramento Superior

1 8 38 57 13

2.3 Funções Gratificadas 28 63 225 193 363. Totais (1 + 2) 422 913 1967 2009 626Fonte: Relatório de Gestão UFRGS 2012

Observou-se, por meio de análise das informações constantes do Relatório de Gestão, aexistência de fatores que reduziram a força de trabalho da Unidade, tais como servidorescedidos a outros órgãos (22), servidores afastados (166), número de egresso (198)superior ao de ingressos (155) e o preenchimento de apenas 52 das 110 vagas paratécnicos administrativos. Ademais, verifica-se a existência de pelo menos 576servidores com aposentadoria em potencial (servidores com mais de 60 anos).

A UFRGS, para contornar as dificuldades advindas da redução da força de trabalhodecorrente de aposentadorias, exonerações e outras formas de vacância, além dasdificuldades impostas pela burocracia em si e pelo Decreto nº 6.944/2009 na reposiçãode vagas (tal decreto dispõe sobre normas gerais relativas aos concursos públicos eimpede, ao estabelecer número máximo de aprovados, a homologação da aprovação doscandidatos que atingiram a pontuação mínima no concurso), tem investido noaprimoramento dos processos internos e em capacitação de gestores e servidores.

Remuneração de pessoal à luz da legislação e Sistema Contábil (SIAPE/SIAFI)Para verificação da conformidade dos pagamentos e da concessão de aposentadoria,reforma e pensão foram realizadas as seguintes análises a partir do AcompanhamentoPermanente da Gestão durante 2012:

Descrição da Ocorrência Quantidade deservidores

Quantidade deocorrências


relacionados analisadas tratadasServidores com desconto de faltas ao serviço emfolha, sem o respectivo registro no cadastro

9 9

Servidores que recebem devolução de faltasanteriormente descontadas

1 1

Servidores com jornada de trabalho superior àdefinida para seu respectivo cargo

9 9

Servidores com parcela de devolução ao Eráriointerrompida ou prazo e/ou valor alterados -servidor

34 34

Servidores com parcela de devolução ao Eráriointerrompida ou prazo e/ou valores alterados –pensão

1 1

Servidores com ingresso no cargo efetivo após25/11/95 recebendo quintos

15 15

Beneficiários de pensão com mais de doisbenefícios

2 2

Servidores com idade superior a 70 anos ainda nasituação de ativo permanente

5 5

Devolução de IR e PSS sem prazo na rubrica 1 1Servidores que recebem quintos/décimos pelomódulo PIF concomitante com pagamento judicialpara o mesmo objeto

3 3

Servidores com devolução do adiantamento deférias nos últimos 5 anos em valor inferior aorecebido

7 7

Instituidores de pensão sem pensionista ou compensionista excluído

83 83

Pagamento de gratificação natalina/13º salário(nov/2011) com base de cálculo acrescida de valorsuperior a 30% em relação ao considerado para ocálculo da gratificação natalina/13º salário

4 4

Rubricas com valor informado, sequência 1 a 5, nomês de novembro, incidindo para o cálculo dagratificação natalina/13º salário

4 4

Rubricas com valor informado, no mês denovembro, não incidindo para o cálculo dagratificação natalina/13º salário

8 8

Aposentados com fundamento sem paridade,recebendo incompatíveis

1 1

Pensionistas excluídos por erro de cadastramento ouduplicidade com pagamento nos últimos 5 anos

1 1

Servidores que obtiveram reajuste salarial superiora 200% entre 2008 e 2011

14 14

Servidores aposentados pela EC 41 ou posteriorcom valor do vencimento básico informado

136 136

Fonte: Sistema Trilhas de Pessoal

O tratamento dispensado pela Unidade com relação às ocorrências relacionadasimplicou no saneamento das falhas observadas via ajustes nos sistemas corporativos


pertinentes e na apresentação de justificativas, informações e documentos que, uma vezanalisados no âmbito da CGU-Regional, foram acatados.

Apesar de complexa, a legislação de pessoal deve embasar a concessão de direitos, ematendimento ao princípio da legalidade. Neste quesito, verificou-se que a unidade temmotivado as concessões, apresentando o devido embasamento legal, normativo oujudicial.

Durante os trabalhos de auditoria anual de contas do exercício de 2012, constataram-sefalhas no gerenciamento dos créditos havidos em favor da Universidade e na elaboraçãodos indicadores da UFRGS. Identificou-se riscos com relação ao assunto, vez que osindicadores subsidiam a avaliação de desempenho dos servidores técnicos-administrativos e alimentam o sistema de progressão na carreira.

Sistema Corporativo (SISAC)As informações constantes no Quadro A.6.11 – REGULARIDADE DO CADASTRODOS ATOS NO SISAC do Relatório de Gestão 2012 demonstram que a Unidade nãotem cumprido o disposto na IN TCU nº 55/2007, artigo 7º, quanto ao prazo para registrode atos de pessoal no sistema SISAC. Cabe ressaltar que 77% dos atos de admissão,81% das concessões de aposentadoria e 89% das concessões de pensão civil doexercício de 2012 não foram registradas no prazo estipulado na instrução normativa,qual seja de 60 dias a contar da data de assinatura ou publicação do ato e do efetivoexercício, no caso de admissão. Conforme informado pelo Gestor os esforços estãoconcentrados na recuperação dos passivos de atos pendentes de envio ao Tribunal deContas da União de outros exercícios e na revisão de aposentadorias e pensões.

Controles Internos AdministrativosA segregação de funções é princípio de controle interno administrativo insculpido naInstrução Normativa SFC n.º 01/2001. Este princípio constitui um dos principaismecanismos de controle interno das organizações e significa dizer que se deve fazercom que os indivíduos não realizem funções incompatíveis. Do ponto de vista decontrole, funções são consideradas incompatíveis quando é possível que um indivíduocometa um erro ou fraude e esteja em posição que lhe permita esconder o erro ou afraude no curso normal de suas atribuições (BOYNTON et alli, 2002). Das análisesrealizadas, verificou-se a independência de instâncias (segregação de funções) na áreade pessoal, notadamente na análise e no pagamento de despesas de exercícios anteriorese no processo eletrônico de concessão de afastamento do país. Quanto à análise daconcessão de alguns direitos na área de pessoal referente aos docentes da Universidade,é responsabilidade da Comissão Permanente de Pessoal Docente - CPPD. Consoante oRegimento Interno, aprovado pelo Conselho Universitário por meio da Decisão nº124/91, cabe à CPPD apreciar assuntos concernentes à alteração do regime de trabalhodos docentes, à avaliação do desempenho para progressão funcional dos docentes, aosprocessos de progressão funcional por titulação, à solicitação de afastamento paraaperfeiçoamento, especialização, Mestrado, Doutorado e Pós-Doutorado e agratificações decorrentes de titulação. Cabe à PROGESP processar nos sistemas asalterações e pagamentos decorrentes.

Diante da complexidade da legislação de pessoal, a identificação das necessidades e apromoção de treinamento da equipe de Recursos Humanos na citada legislaçãofortalecem o ambiente de controle da Unidade. Da análise realizada, verificamos que osgestores de recursos humanos têm mapeado as necessidades de aperfeiçoamento dosservidores por meio de planos de capacitação, resultado do trabalho em conjunto de


servidores e chefias. Grande parte dos cursos da UFRGS é ministrado por pessoal daprópria universidade. Há parceiras com a Escola Nacional de Administração Pública -ENAP e com o Centro de Processamento de Dados - CPD da UFRGS (capacitação eminformática para aqueles que ainda não possuem o domínio da informática).

Cita-se como passo importante para o aperfeiçoamento dos controles internos o trabalhode digitalização das pastas funcionais dos servidores ativos e o aprimoramento dosprocessos de trabalho na PROGESP, através da padronização dos despachos,informações e pareceres. Foram padronizados os processos de trabalho destinados aalimentar a atuação da Procuradoria Federal na defesa da Universidade. A identificaçãode demandas judiciais com objetos idênticos originou a padronização das informaçõesnecessárias à eficiente e célere atuação da Procuradoria. Diversas informações jáelaboradas para o auxílio da defesa de processos judiciais de mesmo objeto foramsintetizadas em somente um documento, que, atualmente, serve como modelo deresposta para casos afins, racionalizando-se, assim, o tempo e o trabalho exigidos narealização dessas atividades. Para demonstrar, a UFRGS encaminhou modelosproduzidos referentes aos objetos: Anexo 9 da Lei nº 8.460/92 (Gratificações),Exercícios Anteriores, GED e PSS sobre Férias.

Importante instrumento utilizado no setor para assegurar que as atividades e/ouprocedimentos sejam feitos tempestivamente é a utilização do Manual do Servidor,adotado tanto por quem busca um direito como por quem concede o direito. O Manualdo Servidor está disponível na página de Internet da Universidade:http://www.ufrgs.br/progesp/progesp-1/manual-do-servidor-1, e está dividido porassunto/direito. No manual é citada a legislação aplicável, a documentação requerida eprocedimentos e formulários a serem adotados. Dada a importância de tal guia naconcessão e análise de direitos, verificou-se que o manual não possui periodicidadedefinida para atualização, o que demandou da PROGESP estudo para organizar umametodologia periódica mais eficiente para dar conta da necessidade frequente deatualização.

Quanto à acumulação de cargos públicos, verificou-se que não há mecanismo decontrole implementado para verificar as acumulações indevidas. Neste ponto, cabedestacar que a Universidade não dispõe das ferramentas efetivas (acessos a bases dedados) para essa verificação.

Com relação ao controle de assiduidade e pontualidade dos servidores, o Sistema deRecursos Humanos – SRH, sistema informatizado adotado na PROGESP, possuimódulo com o fim específico de aferição e controle da frequência e da pontualidade detodos os servidores técnico-administrativos. Os dados constantes das folhas ponto sãoregistrados no referido sistema até o terceiro dia útil de cada mês. O SRH é interligadoao SIAPE e, assim, é promovida a devida repercussão das informações registradas nafolha de pagamento.

Risco é a probabilidade de fatores internos ou externos à organização afetarem oucomprometerem o alcance das metas e o cumprimento dos objetivos. A fim deminimizar estes fatores, afirma o Gestor a adoção na PROGESP da segregação defunções entre os departamentos e divisões e, no âmbito de cada um deles, segrega asfunções entre os servidores, para assim, atingir a máxima especialização, tanto emrelação à legislação aplicável quanto em relação aos procedimentos e registrossistêmicos. Acrescenta ainda que são utilizados o Manual de Concessões do Tribunal deContas da União e os manuais de rotinas do SIAPE e SIAPECad elaborados pelo


Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão, bem como os recursos por eledisponibilizados em seu sistema de busca legislativa. No caso de dúvidas, são utilizadosos serviços “Alô SEGEP” e “Fale com o SISAC”, ou encaminhadas consultas aosórgãos setorial e central do SIPEC e, em se tratando de dúvidas por parte da autoridaderesponsável, são solicitadas manifestações por parte da área jurídica. E, quanto àsdecisões judiciais, é realizado o acompanhamento da movimentação ulterior dosprocessos em que se dá seu cumprimento, para, caso for, contatar os órgãos competentes(AGU, PRF-4ª Região, MEC, MPOG), viabilizando maior celeridade à sua tramitação,seja com relação ao cumprimento da decisão ou reversibilidade de decisões.

Todo sistema de controle interno deve ser monitorado, o qual pode ser realizadocontinuamente ou por meio de avaliações pontuais. Assim, no âmbito do controleprimário, deve-se desenvolver processo interno sistemático para identificação e correçãode irregularidades detectadas na concessão de direitos. Na ocorrência de impropriedadesou irregularidades, afirma o Gestor que são adotadas medidas corretivas com o objetivode evitar ocorrências de mesma natureza. Entre as ações, destaca o treinamento depessoal, as pesquisas na legislação, as consultas à Procuradoria, as consultas ao ÓrgãoSetorial, as consultas ao Órgão Central, a adequação dos sistemas informatizadosgerenciados pela própria Universidade e as solicitações de adaptações do sistemagerenciado pela SEGEP (SIAPE). Quanto aos servidores que foram atingidos por taisocorrências, destaca que é efetuada notificação informando a necessidade de regularizara situação. Após, é instruído processo administrativo no qual são garantidos todos osprazos para o exercício do contraditório e da ampla defesa.A Unidade de Auditoria Interna da Universidade, no que concerne à área de concessãode direitos, examinou, em 2012, a concessão de auxílio-transporte, a concessão dosadicionais de insalubridade e periculosidade e a concessão de diárias.

Da análise das informações prestadas e exames realizados, sobre as questões deauditoria, demonstra-se o seguinte posicionamento:

Iniciativa ainda não adotada Nível de adoção dainiciativa

Questão Nãopretende

Nãodiscutidaoudecisãopendente

Pretende Plano deação emelaboração

Plano deaçãoconcluído

AdoçãoParcial

AdoçãoIntegral

(i) X(ii) X(iii) X(iv) X(v) X(vi) X(vii) X(viii) X(ix) X(x) X

Legenda: (i) Existe independência de instâncias (segregação de funções) entre aqueleque reconhece direito a ser pago e o que promove o pagamento efetivo de despesasrelacionadas à área de pessoal? (ii) Existe processo para a identificação das


necessidades e promoção de treinamento da equipe de RH na legislação de pessoalatualizada (normas e orientações de órgãos centrais) e decisões do STF, STJ e TCU naárea de pessoal? (iii) O processo de reconhecimento de determinado direito na área depessoal busca e menciona o devido embasamento legal, normativo ou judicial quefundamentaram a concessão do direito? (iv) O processo de reconhecimento dedeterminado direito na área de pessoal é acompanhado pela alta administração e sesubmete ao prévio pronunciamento da área jurídica da instituição? (v) Existe processopara verificação periódica de possível acumulação indevida de cargos, empregos efunções públicas dos servidores estatutários da instituição? (vi) No caso de servidoresque devem cumprir jornada de trabalho na instituição, existe processo de controleefetivo de cumprimento da jornada de trabalho exigida? (vii) São realizadas auditoriasinternas sistemáticas para verificação de conformidade no pagamento de direitos na áreade pessoal? (viii) Existe processo para acompanhamento sistemático de decisõesjudiciais concessivas de direito na área de pessoal? (ix) Existe processo paraacompanhamento sistemático da legislação de pessoal atualizada, bem como deorientações normativas de órgãos centrais? (x) Existe processo interno sistemático paraidentificação e correção de irregularidades detectadas na concessão de direitos na áreade pessoal?

Diante do exposto, entende-se que os controles internos adotados na gestão de pessoasestão em aperfeiçoamento. Destaca-se a crescente utilização de recursos de tecnologiade informação nas rotinas do setor, que vem a sistematizar os processos de trabalho e oredesenho de processos internos com o propósito de aumentar a eficiência do setor. Noentanto, há que se aperfeiçoar o controle dos créditos em favor da Unidade, asistemática de elaboração e alimentação de indicadores, adotar controle de frequênciaque prescinda de folha ponto e posterior inserção dos dados em sistema, a adoção demecanismos que tornem sistemáticas as auditorias realizadas nos pagamentos dedireitos de pessoal, considerando que despesas com pessoal consomemaproximadamente 80% do orçamento da Unidade, e a adoção de sistemática com vistasa manter atualizado o Manual do Servidor.

##/Fato##

2.8 Avaliação da Gestão de Passivos sem Previsão Orçamentária

A fim de atender ao estabelecido pela Corte de Contas nesse item consideraram-se asseguintes questões de auditoria:(i) Houve passivos assumidos pela Unidade Jurisdicionada sem prévia previsãoorçamentária de créditos ou de recursos?(ii) Quais os esforços dispendidos pela Unidade Jurisdicionada para minimizar ou evitara ocorrência de passivos nessas condições?(iii) Estão definidos em normativos internos os responsáveis pelo tratamento dospassivos sem prévia dotação orçamentária?(iv) Existe avaliação de risco para os passivos contingentes em função da série históricaou outro processo?(v) São adotadas medidas compatíveis com os riscos identificados (estrutura pessoal efísica da conformidade dos registros de gestão)?(vi) O Reconhecimento de Passivos por Insuficiência de Créditos está registradoconforme a legislação vigente (NT STN 2.309/2007)?(vii) Existem indicadores que possibilitem ao gestor identificar fragilidades noprocesso?


(viii) O gestor atua no atendimento das determinações e recomendações anteriores?

A metodologia consistiu na avaliação, utilizando o SIAFI Gerencial, da movimentaçãode todas as contas do Passivo que se relacionam a passivos assumidos sem préviaprevisão orçamentária de créditos ou de recursos.

Não foi identificado valor registrado nas contas contábeis pertinentes. Do mesmo modo,são consideradas consistentes as informações apresentadas no Relatório de Gestão doexercício 2012 da UFRGS, de que não houve reconhecimento de passivos porinsuficiência de créditos ou recursos durante o exercício sob exame.

##/Fato##

2.9 Avaliação da Estrutura e da Atuação da Auditoria Interna

A fim de atender o estabelecido pela Corte de Contas nesse item, consideraram-se asseguintes questões de auditoria:(i) A independência da Auditoria Interna e sua posição no organograma da entidade;(ii) A existência de uma política formalizada no regulamento/estatuto/regimento daentidade para: definir a missão, a autoridade e a responsabilidade da Auditoria Interna;delimitar a atuação dos trabalhos da Auditoria Interna, evitando que desempenhe tarefasde gestão administrativa, próprias de gestores; estabelecer as normas que devem serseguidas pelos auditores internos a fim de evitarem conflitos de interesses e favorecer aimparcialidade e a objetividade nos resultados dos trabalhos;(iii) A adequação do planejamento (PAINT) das atividades da Auditoria Interna àsfragilidades detectadas na avaliação dos riscos realizada pelo gestor e/ou pela própriaAuditoria Interna;(iv) A aderência das atividades efetivamente realizadas pela Auditoria Interna noexercício, constantes no RAINT, com relação às planejadas;(v) A atuação da Auditoria Interna no assessoramento à alta administração, de forma acontribuir para o alcance dos resultados quanto à economicidade, à eficiência e àeficácia da gestão, com destaque para a pertinência e tempestividade das açõescorretivas propostas para os desvios gerenciais identificados;(vi) A aplicação do princípio de segregação de funções, evitando-se que a AuditoriaInterna desempenhe tarefas de gestão administrativa, próprias de gestores;(vii) A atuação da Auditoria Interna em trabalhos de avaliação dos controles internosadministrativos da UJ;(viii) A existência de uma política de desenvolvimento de competências para osauditores internos;(ix) A estrutura disponível na Auditoria Interna e sua adequação às necessidades.

A metodologia da equipe de auditoria consistiu na verificação e análise da estrutura eatuação da AUDIN da UFRGS tendo como base as informações do Relatório de Gestão,dos trabalhos realizados pela Unidade de Auditoria Interna encaminhados a estaControladoria, da Decisão nº 71/99, do Conselho Universitário (CONSUN) – que crioua Unidade de Auditoria Interna –, dos procedimentos e manuais internos desta Unidadee do PAINT referente ao exercício em análise.

A independência da auditoria interna está diretamente relacionada ao nível de reportedos trabalhos e que, de acordo com as melhores práticas, um nível de reporte adequadoé considerado essencial para que os trabalhos sejam conduzidos com plena autonomia


em relação à alta administração. Após análise das normas que tratam do assunto noâmbito da Universidade, verificamos a adequada vinculação da AUDIN ao Conselho deCuradores - CONCUR, o que vai ao encontro do estabelecido no art. 15, § 3º doDecreto nº 3.591/2000.

Quanto à existência de uma política formalizada no regulamento/estatuto da entidade,constatamos a existência de regimento interno que disciplina as atividades/atribuiçõesde responsabilidade da Unidade de Auditoria Interna. No que tange à atuação daAUDIN na prática de atos de gestão e na aplicação do princípio de segregação defunções, verificamos ações impróprias da AUDIN no sentido de se emitir pareceres aonível de gestão tático-operacional, o que contraria os princípios da segregação defunções e da independência funcional, os quais preconizam que a AUDIN deve realizaro assessoramento da alta administração (Conselho/Reitor).

Segundo o Institute of Internal Auditors – IIA, “A auditoria auxilia a organização aalcançar seus objetivos adotando uma abordagem sistemática e disciplinada para aavaliação e melhoria da eficácia dos processos de gerenciamento de riscos, de controle,e governança corporativa”. O papel da AUDIN está voltado para a avaliação maisabrangente dos controles internos, com mais ênfase em controles gerenciais egerenciamento de riscos, visando assessorar a alta administração no alcance dosobjetivos da organização. Verificamos que a AUDIN não tem assumido de formaintegral esse papel, pois tem assumido responsabilidades na gestão quando emitepareceres e despachos no âmbito dos processos, incorrendo na prática de cogestão.

A avaliação de risco integra o processo de gestão, sendo parte dele. Caso o gestor nãorealize essa avaliação, a AUDIN pode impulsionar este processo. Independente de ogestor ter definido ou não os riscos que envolvem o negócio da organização, a AUDINdeve priorizar os trabalhos conforme a avaliação desses riscos, ou seja, o seu PAINTdeve ser estruturado de acordo com as fragilidades detectadas. Da aplicação dos testes,constatamos que a AUDIN, de certa forma, faz avaliação de risco para definir as açõesde controle a serem executadas. Opta, porém, por atuar de forma pontual incorrendo naprática de cogestão, como já colocado anteriormente.

Segundo o IIA, “O executivo chefe de auditoria deve assegurar que os recursos deauditoria interna sejam apropriados, suficientes e eficazmente aplicados para ocumprimento do planejamento aprovado”. Verificamos que as ações de controlerealizadas no exercício sob análise foram executadas em conformidade com oestabelecido no PAINT. Ressalta-se, porém, que a maior parte das atividades daAUDIN é pautada pela análise pontual dos processos da UFRGS, não se verificandotrabalhos voltados para o exame e avaliação da adequação, eficiência e eficácia dosistema de controle interno.

Em relação ao desenvolvimento de competências, segundo o IIA, “Os auditores internosdevem possuir o conhecimento, as habilidades e outras competências necessárias aodesempenho de suas responsabilidades individuais”. Da análise deste ponto, verificamosque a UFRGS, como um todo, está em vias de adotar uma gestão de Recursos Humanosbaseada nas competências de cada cargo pertencente a sua estrutura. Desta forma, serárealizado um mapeamento das competências existentes e aquelas que são necessáriaspara o cumprimento das finalidades de cada órgão pertencente a sua estrutura.

Diante da análise acima realizada, concluímos que a atuação da Auditoria Interna carecede revisão por parte da mesma e da alta administração da UFRGS com relação às


atividades realizadas, pois identificamos a prática da cogestão administrativa. Sobre apresente questão, consta ponto específico neste Relatório.

##/Fato##

2.10 Avaliação da Carta de Serviços ao Cidadão

O órgão de controle interno optou por incluir a avaliação da Carta de Serviços aoCidadão considerando a seguinte questão de auditoria: A Unidade Jurisdicionada possuicarta de serviço ao cidadão nos moldes do Decreto nº 6.932/2009?A partir dos exames aplicados concluiu-se que a Unidade Jurisdicionada presta serviçosao cidadão, porém, ainda não elaborou a referida Carta.

##/Fato##

2.11 Avaliação do CGU/PAD

O órgão de controle interno optou por incluir a avaliação do Relatório de Correiçãoconsiderando as seguintes questões de auditoria:(i) Consta no relatório de gestão informação da designação de um coordenadorresponsável pelo registro no Sistema CGU-PAD de informações sobre procedimentosdisciplinares instaurados na unidade?(ii) Existe estrutura de pessoal e tecnológica capaz de gerenciar os procedimentosdisciplinares instaurados e a devida utilização do sistema CGU-PAD na UnidadeJurisdicionada?(iii) A Unidade Jurisdicionada está registrando as informações referentes aosprocedimentos disciplinares instaurados no sistema CGU-PAD?

Em análise à estrutura e atuação da área de correição da UFRGS quanto à realização dosregistros no sistema CGU-PAD, verificou-se a existência de um Núcleo de AssuntosDisciplinares – NAD, órgão da estrutura da Pró-Reitoria de Gestão de Pessoas –PROGESP, que é responsável pela realização de tais registros.

Embora não especificado no Relatório de Gestão, mas conforme informações prestadaspela Unidade, a responsável pelo registro das informações no sistema é a Coordenadorado NAD/PROGESP.

A Unidade informou também que não há normativos internos que regulem o registro deinformações no CGU-PAD. Todavia, estes registros são feitos somente pelo NAD combase nos processos enviados ao setor.

Ainda, segundo a Unidade, foi expedido Ofício Circular nos idos de 2005/2006reiterando a necessidade de que após o exame de regularidade e o julgamento dosprocessos, os mesmos deveriam ser enviados ao NAD para registro. Caso o processoseja instaurado no próprio NAD, o mesmo é registrado diretamente no sistema.

Dentre as peças que irão compor o processo anual de contas constam relatóriosextraídos do CGU-PAD dos procedimentos instaurados, em indiciamento/citação,encaminhados para julgamento e julgados no período de 01/01/2012 a 31/12/2012.


Segundo consta no Relatório de Gestão, servidores da Unidade passaram portreinamento no final de 2009 quanto ao uso do sistema.

A partir de exames realizados e com base nas informações prestadas pela UFRGS,observou-se que os Processos Administrativos Disciplinares – PAD instaurados foramregistrados no sistema CGU-PAD e que a estrutura de pessoal e tecnológica é suficientepara gerenciar os PAD instaurados e o devido uso do sistema CGU-PAD.

##/Fato##

2.12 Avaliação do Conteúdo Específico do Relatório de Gestão

O órgão de controle interno optou por incluir a avaliação do conteúdo específicoconsiderando a seguinte questão de auditoria: A Unidade Jurisdicionada inclui osconteúdos específicos conforme determina a DN TCU nº 119/2012?

A metodologia consistiu na avaliação do Conteúdo Específico do Relatório de Gestão2012 da Universidade Federal do Rio Grande do Sul.

A DN TCU nº 119/2012 estabeleceu conteúdo específico para as Instituições Federaisde Ensino Superior, qual seja:a) Indicadores de desempenho nos termos da Decisão TCU nº 408/2002 – Plenário emodificações posteriores;b) Análise dos resultados dos indicadores, indicando os motivos para eventuais desviosdos valores planejados; ec) Relação dos projetos desenvolvidos pelas fundações sob a égide da Lei nº8.958/1994, discriminando o número do contrato ou do convênio, o objeto, o valor e avigência, e, ainda, os recursos financeiros, materiais e humanos pertencentes à IFESenvolvidos em cada projeto.A Unidade, por sua vez, incluiu as informações requeridas pela norma. No entanto, arelação de projetos desenvolvidos por fundações de apoio sob a égide da Lei nº8.958/94 está incompleta, pois não apresenta informações relativas aos recursosmateriais e humanos da Unidade envolvidos nos projetos, ausência tratada no corpodeste relatório.

##/Fato##

2. 13 Ocorrências com dano ou prejuízo

Entre as análises realizadas pela equipe, não foi constatada ocorrência de dano ao erário.

3. Conclusão


Tendo sido abordados os pontos requeridos pela legislação aplicável, submetemos opresente relatório à consideração superior, de modo a possibilitar a emissão docompetente Certificado de Auditoria.

Porto Alegre/RS, 21 de Junho de 2013.

Relatório supervisionado e aprovado por:

_____________________________________________________________Chefe da Controladoria Regional da União no Estado do Rio Grande Do Sul

_______________________________________________Achados da Auditoria - nº 201305995

1 Programa de Gestão e Manutenção do Ministério da Educação

1.1 Pagamento de Pessoal Ativo da União

1.1.1 CONSISTÊNCIA DOS REGISTROS

1.1.1.1 INFORMAÇÃO

Informação básica da Ação 20TP: Pagamento de Pessoal Ativo da União.

Fato

Trata-se da Ação 20TP – Pagamento de Pessoal Ativo da União, cuja finalidade égarantir o pagamento de espécies remuneratórias devidas aos servidores e empregados


ativos civis da União. A forma de implementação dessa ação é direta. Os pagamentossão realizados vias sistemas informatizados.O montante de recursos executados nesta Ação, no exercício de 2012, está discriminadono quadro a seguir:

Execução das Ações Governamentais para o Programa 2109 – Programa de Gestão eManutenção do Ministério da EducaçãoAção Governamental Despesas Executadas (R$) % Despesas Executadas do

Programa20TP – Pagamento dePessoal Ativo da União

477.961.367,28 79,30%

Fonte: SIAFI GERENCIAL

##/Fato##

1.1.1.2 CONSTATAÇÃO

Falhas nos controles relativos a créditos de servidores e ex-servidores. Créditos emfavor da Universidade pendentes de realização no valor de R$ 1.982.601,36(31/12/2012).

Fato

Constatou-se que, no exercício de 2012, não houve movimentação significativa nascontas correntes das contas 1.1.2.1.9.12.00 - CRED. POR ACERTO FINANC.C/SERVIDORES E EX-SERV e 1.1.2.2.6.01.00 – CRÉDITOS ADMINISTRATIVOSDECORRENTES DE FOLHA DE PAGAMENTO, que indica que os créditosexistentes a favor da Universidade não estão sendo realizados.

Na análise de três processos disponibilizados verificou-se a seguinte situação:Processo nº 23078.001956/09-13, referente a créditos decorrentes de exoneração deservidor, valor envolvido R$ 5.868,61: os créditos foram realizados, no entanto, asinformações não foram atualizadas junto à Contabilidade da UFRGS;Processo nº 23078.011237/02-07, referente a valores devidos em função de despesascom auxílio-funeral não comprovadas, valor envolvido R$ 1.579,84: a últimamovimentação do processo data de dezembro de 2008, conforme Ofício de notificaçãoenviado ao servidor envolvido;Processo nº 23078.005458/99-14, referente a irregularidades no projeto Carta/PALTEX-033/98, da Faculdade de Medicina, as quais ocasionaram a demissão do servidorenvolvido, valor envolvido R$152.779,15 (jun/2011): identificou-se, em 2007, prejuízofinanceiro na execução do projeto e, desde então, o processo tramita com o intuito derecuperar os recursos. A última movimentação no processo data de outubro de 2011,quando aventou-se a possibilidade de inexistência da dívida haja vista que a UFRGSnão efetuou qualquer ressarcimento ao aludido projeto. Apesar de constar valor noprocesso de R$ 152.779,15, na contabilidade está registrado R$ 86.693,17 (balancete2012).

A ausência de movimentação dos processos analisados, a ausência de adoção demedidas efetivas para o deslinde dos processos, seja inscrição em dívida ativa e/oudevolução dos recursos ao Erário, e o descompasso entre as informações constantes nosprocessos e as informações constantes na contabilidade, indicam ausência de


coordenação nas ações e ausência de controle no que se refere aos créditos que aUniversidade possui junto a terceiros.

Consoante balancete 2012, de 31/12/2012, a conta 1.1.2.1.9.12.00 - CRED. PORACERTO FINANC. C/SERVIDORES E EX-SERV possui saldo no valor de R$222.240,11 e a conta 1.1.2.2.6.01.00 – CRÉDITOS ADMINISTRATIVOSDECORRENTES DE FOLHA DE PAGAMENTO possui saldo credor no valor de R$24.070,45.

Ressalte-se que a Universidade possui créditos a receber no valor de R$ 1.982.601,36,conta 1.1.2.1.9.00.00 CREDITOS DIVERSOS A RECEBER, valor este formado porcréditos de diversas naturezas, tais como cessão de pessoal, acerto financeiro comservidores e ex-servidores, créditos por infrações legais/contratuais e créditosdecorrentes de folha de pagamento.

##/Fato##

Causa

a) Falta de providências por parte do Pró-Reitor de Planejamento e Administração (CPF***.209.710-**, período 01/01 a 31/12/2012) e do Pró-Reitor de Gestão de Pessoas(CPF ***.246.530-**, período 01/01 a 31/12/2012) com vistas a efetuar osprocedimentos atinentes à cobrança de créditos da Universidade.b) Ausência de coordenação nas ações visando realização de créditos e ausência decontrole no que se refere aos créditos que a Universidade possui junto a terceiros.

##/Causa##

Manifestação da Unidade Examinada

Por meio da Solicitação de Auditoria nº 201305995/006, de 16/04/2013, o Gestor foiinstado a se manifestar e efetuou as seguintes considerações por meio de documento s/ndatado de 17/04/2013:“Informamos que o Departamento de Contabilidade e Finanças apresentou a seguintemanifestação:Referente à solicitação da auditoria informo que os valores registrados nas duas contasreferem-se, normalmente, a processos encaminhados ao DCF pela Procuradoria paraatualização do valor devido e registros contábeis. A movimentação nas referidas contasocorre ou pelo pagamento, ou pelo cancelamento do débito ou pela inscrição emDívida Ativa. Como não ocorreu movimentação nas contas ou não houve nenhuma dassituações citadas ou a informação não chegou ao DCF para atualizarmos os registros.

Informamos, abaixo, o número e o andamento do processo administrativo que trata dasdívidas supramencionadas:

CONTA CONTÁBIL: 1.1.2.1.9.12.00 - Crédito por Acerto Financeiro com Servidores eEx- Servidores

CPF NOME SALDO EMR$

***.283.710-** - (...) 38.013,33 DProcesso 001139/06-87 (DPJ desde 22/02/2013)


***.586.690-** - (...) 1.579,84 DProcesso 011237/02-07 (DPR desde 29/10/2008)

***.949.740-** - (...) 52.287,91 DProcesso 001998/00-17 (AGU desde 29/08/2012)

***.375.660-** - (...) 86.693,17 DProcesso 005458/99-14 (SAG desde 20/12/2012)

***.070.320-** - (...) 4.174,39 DProcesso 012972/08-42 (AGU desde 19/01/2012)


***.870.150-**-(...) 7.427,33 DProcesso 031797/08-00 (DPJ desde 08/02/2013)

***.296.600-**(...) 1.038,85 DProcesso 033678/02-98 (AGU desde 23/11/2011)


***.792.290-** (...) 22.734,99 DProcesso 017553/03-92 (DPR desde 26/08/2009)(...)

CONTA CONTÁBIL: 1.1.2.2.6.01.00 - Créditos Administrativos Decorrentes de Folhade Pagamento

CPF NOME SALDO EM R$11 ***.124.910-** - (...) 24.070,45 D Processo 025578/02-98 (PG desde 15/02/2011)”

Em consideração ao Relatório Preliminar de Auditoria nº 201305995, enviado àUnidade por meio do Ofício nº 15301/2013/GAB/CGU-Regional/RS/CGU-PR, de21/05/2013, o Gestor, por meio do Ofício nº 0308/2013-GR, de 29/05/2013,complementou as informações já disponibilizadas:“Item 1.1.1.2 Primeiramente, gostaríamos de registrar que, por uma falha, a resposta àSA foi incompleta. Em vista disso, acrescentamos as seguintes informações:- 23078.001139/06-87: valores depositados indevidamente na conta bancária dafalecida pensionista (...) (R$ 38.013,33 em valores de junho de 2012), com análise destaProcuradoria através do Parecer nº 519/2012-PF-UFRGS-RCV. Até o momento nãoocorreu notificação válida;- 23078.011237/02-07: valores decorrentes do provável pagamento indevido de auxílio-funeral, eis que a parte interessada não apresentou as notas que justificassem asdespesas; não foi possível, até o momento, notificação válida;- 23078.001998/00-17: dívida sob discussão judicial através da ação ordinária nº5038343-51.2012.404.7100, tramitando 03ª Vara Federal de Porto Alegre, conformeConsulta Processual (anexo 1);


- 23078.005458/99-14: refere-se aos recursos do Programa Ampliado de Livros deTexto e Materiais de Instrução – Paltex, promovido pela Organização Pan-Americanade Saúde – OPAS, da Organização Mundial de Saúde – OMS. Encaminhado aoarquivo, considerando a Nota nº 37/2011/SERCOB/PRF4, em razão de inexistência deprejuízo ao erário; será enviado ao Departamento de Contabilidade e Finanças paraexclusão de registros por ventura existentes (anexo 2);- 23078.012972/08-42: encaminhado à PRF4, aguardando manifestação, conformemensagem eletrônica de 27.05.2013 (anexo 03);- 23078.001956/09-13: dívida decorrente de exoneração: conforme despacho daDPR/DAP/PROGESP está quitada (anexo 04);- 23078.031797/08-00: dívida decorrente de pagamento por ocasião da demissão deservidor: até o momento não ocorreu notificação válida;- 23078.033678/02-98: processo encaminhado à PRF4, resultando na Nota TécnicaSERCOB/PRF4, Nº 021/2013 sugerindo o arquivamento: ainda pendente de aprovaçãono âmbito daquela Procuradoria (anexo 05);- 23078.020099/10-68: conforme orientação desta Procuradoria, o débito, decorrentede exoneração, foi atualizado: entretanto, até o momento, não consta notificaçãoválida;- 23078.025578/02-98: cobrança ajuizada através da ação ordinária 5004016-17.2011.404.7100, tramitando na 02ª Vara Federal de Porto Alegre (anexo 06).”

##/ManifestacaoUnidadeExaminada##

Análise do Controle Interno

A manifestação da Unidade prestada no período de campo, ao efetuar consideraçõesapenas sobre a localização dos processos e não sobre o atual status quanto à recuperaçãodos créditos, demonstra inexistência de controle sobre as dívidas de terceiros com aUniversidade, o que implica em riscos de não realização dos referidos créditos.Já a complementação de informações efetuada por ocasião do envio do relatóriopreliminar, demonstra que a Unidade, após o apontamento por parte desta equipe deauditoria, está revisando as situações levantadas com a finalidade de adotar asprovidências cabíveis para o deslinde dos processos relativos a dívidas de terceiros.

##/AnaliseControleInterno##

Recomendações:Recomendação 1: Adotar providências suficientes e adequadas com vistas à cobrançados créditos existentes em favor da UFRGS.

Recomendação 2: Adotar providências suficientes e adequadas para que os atos e fatossejam devidamente registrados contabilmente, tais como baixas de créditos e inscriçãoem dívida ativa, a fim de manter as demonstrações fidedignas.

2 GESTÃO OPERACIONAL

2.1 AVALIAÇÃO DOS RESULTADOS

2.1.1 RESULTADOS DA MISSÃO INSTITUCIONAL


Fragilidades na aferição dos indicadores da Unidade. Inexistência de verificaçãoda confiabilidade dos indicadores.


Fato

Verificou-se, em análise a indicadores atinentes à área de Recursos Humanos, ainexistência de memória de cálculo dos indicadores. Foram verificados os indicadoresNúmero de avaliações e auto-avaliações analisadas, Número de oficinas dedesenvolvimento na carreira ofertadas, Pareceres de estabilidade homologados, Númerode ações de capacitação (projetos), Número de turmas oferecidas e Realização decapacitação para os núcleos de gestão de Desempenho. Ademais, com relação aoindicador Pareceres de estabilidade homologados, verificou-se que a informaçãoconstante no Relatório de Gestão acerca do atingimento da meta não corresponde àrealidade. Para tal indicador foi prevista meta de 140 pareceres, enquanto consta comometa executada 210. No entanto, mediante exames e questionamentos, a meta atingidafoi identificada pela Unidade como 137 pareceres.Ressalte-se, da mesma forma, ausência de procedimento com vistas a avaliar aconfiabilidade dos indicadores de forma sistemática. Os indicadores são elaborados ealimentados pelas Unidades da UFRGS diretamente em sistema específico, e estãovinculados à Avaliação de Desempenho dos Servidores Técnico-Administrativos queimpacta na progressão na carreira.

##/Fato##

Causa

Adoção de providências inadequadas por parte do Pró-Reitor de Gestão de Pessoas(CPF ***.246.530-**, período 01/01 a 31/12/2012) em relação às falhas nos controlesinternos atinentes à alimentação de indicadores da área de pessoal.Ainda, falta de elaboração de normativos que identifiquem a Unidade responsável porverificar a fidedignidade dos indicadores adotados pela UFRGS.

##/Causa##


Por meio da Solicitação de Auditoria nº 201305995/012, de 26/04/2013, o gestor foiinstado a se manifestar e efetuou sua justificativa por meio de documento s/n, em30/04/2013 o Gestor efetuou as seguintes considerações:“O processo de Planejamento Institucional na Universidade conta com Orientaçõesformuladas pela Divisão de Planejamento Institucional da Proplan (anexo) e comrecomendações propostas no Manual para Avaliação de Desempenho dos ServidoresTécnico-Administrativos em Educação da UFRGS (anexo). Nas páginas 28 e 29 doreferido manual, recomenda-se a utilização da metodologia PDCA(Planejar/Fazer/Avaliar/Agir), indicando-se a importância da realização de reuniõesperiódicas de equipe para pactuação e acompanhamento das metas.Ressalta-se que a implementação do Programa de Avaliação de Desempenho é uma dasfrentes que têm suscitado a discussão acerca do aprimoramento do processo dePlanejamento na Universidade. Como o programa se constitui por múltiplosinstrumentos e envolve diretamente em torno de 3000 servidores, a sua implementaçãotem se dado por etapas. Evidencia-se atualmente a necessidade de se pensar umprotocolo que auxilie na definição e aferição de indicadores para além das orientaçõesmetodológicas gerais hoje existentes.Quanto à memória do cálculo, informamos que o Sistema de Planejamento Institucionalcontempla os campos nomeados “memória da meta prevista” e “memória da metarealizada”. Esses campos não são de preenchimento obrigatório atualmente, mas a


situação nos leva a avaliar propor a sua obrigatoriedade. Entendemos, porém, que oproblema apontado quanto ao indicador de pareceres homologados não é regra, masexceção.Por fim, quanto à verificação periódica acerca da fidedignidade dos indicadoresadotados, particularmente os vinculados à Avaliação de Desempenho, a Decisão nº939/2008 do Conselho Universitário, que aprova o Programa de Avaliação deDesempenho, prevê que cabe ao Núcleo de Gestão de Desempenho (NGD) de cadaunidade acadêmica ou administrativa coordenar e acompanhar o respectivo plano demetas. Em função do tamanho da Universidade, julgou-se necessário descentralizar oacompanhamento do processo, ficando a Pró-Reitoria de Gestão de Pessoasresponsável pela coordenação geral e pelo suporte aos NGDs, sobretudo pelapromoção de ações de capacitação na área de Planejamento Institucional e voltadas àaplicação do processo avaliativo.”



Entende-se que, ao analisar as orientações da Pró-Reitoria de Planejamento eAdministração – PROPLAN, edição 2012, é responsabilidade de cada Unidade definiros indicadores, indicar quais deles serão utilizados para a Avaliação de Desempenhodos Servidores Técnico-Administrativos e alimentar os mesmos, tanto a meta previstaquanto a meta executada. Diante deste cenário, é de suma importância o preenchimentocriterioso dos campos memória da meta prevista e memória da meta executada doSistema de Planejamento Institucional de modo a conferir clareza e transparência aoprocesso de elaboração e aferição de indicadores.Ademais, quanto à verificação periódica acerca da fidedignidade dos indicadoresadotados, não deve caber aos Núcleos de Gestão de Desempenho (NGD) de cadaunidade acadêmica ou administrativa tal atribuição, considerando o princípioadministrativo da segregação de funções. Consoante o Manual da Avaliação deDesempenho os NGD são os executores do que se refere à avaliação de desempenho.


Recomendações:Recomendação 1: Aperfeiçoar o processo de elaboração e aferição de indicadores pormeio do preenchimento dos campos memória da meta prevista e memória da metaexecutada do Sistema de Planejamento Institucional de forma clara, fidedigna e precisa,indicando data de consulta e/ou elaboração, fórmula utilizada para cálculo e as fontes:sistemas/subsistemas da Universidade, planilhas, relatórios gerenciais, dentre outros.

Recomendação 2: Estabelecer verificações sistemáticas da confiabilidade/fidedignidadedos indicadores adotados pela Universidade, mais precisamente os utilizados para aavaliação de desempenho, bem como definir responsabilidade pelas verificações,observando o princípio administrativo da segregação de funções.

3 CONTROLES DA GESTÃO

3.1 CONTROLES INTERNOS

3.1.1 ATUAÇÃO DA AUDITORIA INTERNA



Desvio das atribuições da unidade de auditoria interna na execução de suasatividades com atuação na gestão da UFRGS.

Fato

Em verificação às atividades desenvolvidas pela Auditoria Interna (AUDIN) daUFRGS, observou-se que a mesma foi incluída, de forma rotineira, nos fluxosadministrativos de análise de processos que envolvem diferentes áreas da Universidade,ocorrendo em prática de cogestão.Tal fato se torna evidente quando se observam as informações prestadas pela AUDIN(Of. nº 38/2013) em resposta a questionamento realizado pela equipe de auditoria,conforme segue:

“Atualmente a Auditoria Interna tem analisado todo o universo dos processos de:formalização de convênios e contratos com as Fundações de Apoio e os de pagamentode obras e de prestação de serviços terceirizados.No que se refere aos processos de pagamento, os mesmos são encaminhados à AUDINpara manifestação antes do pagamento da despesa. Quando o parecer da AUDINsugere a glosa de valores, a mesma é sempre acatada pela Administração.No que se refere à formalização de convênios, contratos com as Fundações de Apoio,Termos Aditivos a Convênios e a Contratos (de prestação de serviços, de fornecimento,de obras, reequilíbrio, etc), a manifestação prévia da AUDIN é sempre solicitada pelaAdvocacia Geral da União - AGU (Procuradoria Geral).Nas ocasiões em que a Auditoria Interna, em cumprimento ao seu Plano de Atividades,realiza exames específicos em determinadas áreas, os processos são requisitados, paraanálise e posterior emissão de relatório.Para os demais expedientes, não há condição prévia para o encaminhamento à AUDIN.A iniciativa de encaminhá-los para análise prévia e emissão de parecer cabe ao Setorinteressado com a finalidade de obter orientação quanto ao correto procedimento paraatendimento da demanda. Salientamos que a AUDIN em seus pareceres opina favorávelou desfavoravelmente ao prosseguimento do pleito, cabendo à Administração avaliar osriscos e tomar a decisão final acerca do questionamento apresentado.”

Ressalta-se que a prática de controle adotada não possui respaldo legal e podecomprometer a independência dos trabalhos de auditoria afrontando o princípio dasegregação de funções.Essa forma de atuação da AUDIN gera compartilhamento de responsabilidades entre osseus membros e o gestor pelos resultados advindos de seu pronunciamento técnico.Conforme estudo elaborado pelo Tribunal de Contas da União – TCU, intitulado de“Critérios Gerais de Controle Interno na Administração Pública”, há indicação de que“não cabe à auditoria interna estabelecer estratégias para gerenciamento de riscos oucontroles internos para mitigá-los, pois estas são atividades próprias dos gestores.Cabe-lhe avaliar a qualidade desses processos. A auditoria interna de um órgão ouentidade do Poder Executivo Federal integra, por força do que dispõe o decreto3.591/2000, o sistema de controle interno desse Poder, mas não se confunde, ressalte-se mais uma vez, com o controle interno da própria entidade.”A unidade de auditoria interna é um controle da própria gestão, que tem como principalatribuição medir e avaliar a eficiência e eficácia de outros controles. A atuação daauditoria interna deve ser pautada nos princípios da segregação de funções e daindependência.Observa-se ainda que a presente questão já foi objeto de análise pelo Tribunal de Contasda União – TCU, conforme disposto no Acórdão nº 577/2010 – Plenário, item 9.2.1.5,


quando da verificação da conformidade e atuação da Auditoria Interna do InstitutoNacional da Reforma Agrária – INCRA.

##/Fato##

Causa

Inobservância dos princípios da segregação de funções e da independência dasatividades realizadas pela AUDIN, com atribuição de responsabilidade ao Conselho deCuradores, considerando a vinculação da AUDIN ao referido Conselho.

##/Causa##


Conforme Of. nº 048/2013 – AUDIN, de 30 de abril de 2013, a Auditoria Interna daUFRGS apresentou a seguinte manifestação quanto ao presente ponto:“A proposta de criação da Auditoria Interna da UFRGS apresentou como uma dasfinalidades e objetivos, que a mesma atuasse como Órgão Técnico de Controle eAssessoramento da Administração Superior da Universidade e do Conselho deCuradores, e como tal atuar como instrumento gerencial da UFRGS baseada nasatividades de avaliação periódica do desempenho dos diversos setores ehomogeneização dos procedimentos administrativos, bem como o acompanhamento daobservância das metas e diretrizes estabelecidas.E assim o Conselho Universitário criou a Auditoria Interna, através da Decisão 71/99– CONSUN, com status de Órgão Especial de Apoio da Reitoria ligado ao Conselho deCuradores, conforme previsto no inciso V do artigo 23 do Estatuto da UFRGS, a fim deassegurar uma posição estrutural menos suscetível a pressões de qualquer ordem e omais técnica possível.Conforme consta no Parecer 80/99 – CONSUN de criação da Auditoria Interna foilouvada a iniciativa, pois se verificou com clareza “a intenção de conferir à AUDINuma feição de instrumentação gerencial e de orientação e assessoramento institucional,e não com caráter fiscalizador ou policial, bem como de funcionar como instânciamediadora junto aos órgãos externos de fiscalização e controle a que estamossujeitos.”Tal feição, conforme Coletânea de Entendimentos sobre a Gestão de recursos das IFESe Institutos que compõem a rede federal de educação profissional, científica etecnológica, expedida pela Controladoria Geral da União, é corroborada pelo seguinteentendimento:

“... Essas unidades devem atuar de forma a contribuir para oalcance dos resultados quanto à economicidade, à eficiência eà eficácia da gestão. Além disso, devem propor as açõescorretivas necessárias, buscando sempre agregar valor àgestão e racionalizar as ações de controle. Devem tambémprestar assessoramento à alta administração da entidade.” (fl.17).

E mais, no item 4, fls. 18, da mesma Coletânea, no que se refere à avaliação da atuaçãoda Auditoria Interna, consta:

“A avaliação deve se dar quanto à efetividade doacompanhamento dos processos da IFE; se a unidade deauditoria avalia resultados e propõe ações corretivas para os


desvios gerenciais identificados; se cumpre sua atribuiçãoprincipal de assessoramento à alta administração daInstituição a qual está vinculada, buscando agregar valor àgestão e também quanto à pertinência e tempestividade desuas propostas de correção de desvios.”

Através de uma atuação muito intensa na conscientização e orientação quanto àimplementação e utilização das boas práticas de controle dos gastos públicos, aAuditoria Interna tem colaborado decisivamente para a gestão transparente e saudáveldos vultosos recursos utilizados pela Instituição. Todo esse esforço se reflete naobtenção dos bons resultados alcançados pelos gestores da UFRGS, especialmente, noque se refere à economicidade, eficácia e eficiência. Por outro lado, cumpre ressaltar que todo o trabalho desenvolvido pela AuditoriaInterna encontra respaldo, além dos atos de criação já mencionados, no seu RegimentoInterno e na IN SFC 01/2001.A atuação de forma preventiva da Auditoria Interna da UFRGS, antecipando-se naorientação dos gestores e coordenadores de projetos, para a utilização de boas práticasde controle, evitando a ocorrência de inconsistências e possíveis falhas futuras tem,inclusive, encontrado reconhecimento no Relatório de Monitoramento do cumprimentodo Acórdão 4759/2008-TCU-2ª Câmara, constante do Acórdão 575/2011-TCU-2ªCâmara, onde restou consignado o forte engajamento da Auditoria Interna e daProcuradoria Geral, com o respaldo da Administração Central, para a mudança depostura dos gestores no que diz respeito ao trato dos recursos públicos.Por fim, diante do acima exposto, fica evidenciado que a Auditoria Interna da UFRGSatua de forma independente, orientativa e preventivamente, razão pela qual o fluxo dosprocessos segue esta sistemática, obedecendo ao Princípio da Segregação de Funções.Suas manifestações são sempre de caráter sugestivo não incorrendo, em momentoalgum, na prática de cogestão, ficando as decisões a cargo dos Gestores.”

Após a apresentação do Relatório Preliminar de Auditoria, a UFRGS, através do Ofícionº 0308/2013-GR, de 29 de maio de 2013, apresentou ainda as seguintes considerações:“Igualmente, neste item, gostaríamos de complementar as informações. Quanto àestruturação e às atividades da Auditoria Interna, enfatizamos que a mesma estávinculada ao Conselho de Curadores – CONCUR, o que lhe assegura a devidaindependência de análises e manifestações, as quais são de caráter opinativo, cabendosempre, ao gestor a tomada de decisões.Frisamos também que, por oportuno, o Acórdão nº 577/2010-TCU-Plenário,mencionado no item em pauta, trata de Auditoria operacional específica realizada naUnidade de Auditoria Interna do INCRA, onde no Relatório do mesmo, constou:

“3. Um achado importante na análise do processo deprestação de contas do exercício de 2006, TC 020.036/2007-8,foi o fato de o fundo contábil do Programa Especial deCrédito para a reforma Agrária (PROCERA), em liquidação,estar sob a gestão do Sr. Emilson Roloff o que caracteriza umafragilidade do sistema de controles internos da instituição.Essa situação revela flagrante oposição ao princípio basilarda segregação de funções, já que o auditor não deve exerceratividades de gestão em processos de trabalho, sobre os quais,no futuro, pode ser demandado a auditar e emitir opinião.”


Conforme se observa no Anexo 07, o Sr. Edmilson era Auditor Chefe e ao mesmotempo, coordenador de projeto, onde, entre outros atos, praticava a autorização dedespesas.Observa-se, pois, que são atividades completamente diferentes, tendo em vista que aAuditoria da UFRGS, ao analisar os processos, realiza um trabalho de auditoriapreventiva no sentido de garantir ao gestor a aplicação das boas práticas de controletanto na arrecadação das receitas quanto na execução das despesas públicas.”##/ManifestacaoUnidadeExaminada##


A AUDIN, em sua manifestação, ressalta e reforça questões relativas ao caráterpreventivo de sua atuação descartando a possibilidade de ocorrência prática de cogestãojunto à UFRGS.Resta evidente, porém, que o nível de atuação da AUDIN alcançou a própria gestão daUniversidade confundindo-se com a mesma. Tal conclusão é obtida com base naobservação das atividades realizadas, quais sejam, análise de todo o universo deprocessos relativos à formalização de convênios e contratos com as Fundações de Apoioe os de pagamento de obras e de prestação de serviços terceirizados com indicação devalores a serem glosados pelo gestor. O volume de trabalho realizado no exercício de2012, neste sentido, conforme consta no Parecer da Auditoria Interna, correspondeu a1.201 (mil duzentos e um) processos.Diante da presente questão, sob a ótica do princípio da segregação de funções, há queconsiderar que compete à Unidade de Auditoria Interna, emitir opinião sobre oscontroles primários estabelecidos pelo gestor, visando, entre outros aspectos, garantirmaior eficiência dos processos internos, favorecer aderência às normas internas,promover uma maior conscientização dos gestores sobre a importância dogerenciamento de riscos e controles internos e identificar os riscos das atividadesdesenvolvidas pela entidade e propor alternativas para gerenciá-los.Desta forma, não é adequada a realização de atividade de auditoria interna ao nível dogestor, primeiro nível da gestão, inserido em seus processos administrativos, poisimplica no compartilhamento das responsabilidades pelo processo de trabalho e por seusresultados, e, em consequência, compromete a independência funcional, poisimpossibilita e/ou dificulta, posteriormente, a realização de atividade de auditoria porparte da Unidade de Auditoria Interna nos processos de contratação/convênios em quehouve o seu pronunciamento técnico.Se as áreas técnicas da UFRGS estão desprovidas tecnicamente de conhecimento para obom regular desenvolvimento de suas atividades, não possibilitando, assim, realizaruma análise segura sobre os assuntos de suas competências, caberia à Unidade deAuditoria Interna nos trabalhos desenvolvidos junto a essas áreas técnicas, fazerremissão em seus relatórios dessa carência técnica à Administração Superior daUniversidade, de modo a orientar a realização de ações de capacitação aos seusservidores, e não suprimir a lacuna de conhecimento com emissão de pareceres técnicosque acarretam infringência ao princípio da segregação de funções e à independênciafuncional da Unidade de Auditoria Interna.Em relação à manifestação da UFRGS realizada sobre o Relatório Preliminar deAuditoria encaminhado em 21/05/2013, cabe ainda acrescentar na presente análise que aprática de cogestão verificada e que deu origem ao presente ponto é decorrência dainclusão da Auditoria Interna nos fluxos de trabalho de forma rotineira tornando-se maisuma etapa obrigatória na execução dos processos administrativos da Universidade.O controle prévio, quando exercido, não deve se dar de forma a preterir os controlesinternos que devem ser adotados pelos gestores da Universidade.Desta forma, a Auditoria Interna não deve substituir os controles internos, mas sim,atuar para sua efetiva implantação, aperfeiçoamento e adequado funcionamento.


Quanto ao ponto relativo à independência das atividades, ressalta-se que a análiserealizada não diz respeito a questões relacionadas à isenção do resultado dos trabalhosproduzidos pela Unidade de Auditoria Interna. Como já colocado anteriormente, o riscoque se apresenta com o compartilhamento de responsabilidade relaciona-se com aemissão posterior de opinião, caso os processos venham a ser auditados, já que constam,nos mesmos, pareceres emitidos pela Auditoria Interna.


Recomendações:Recomendação 1: Orientar a Unidade de Auditoria Interna a abster-se de emitir parecertécnico de cunho gerencial, haja vista não revestir-se de legalidade e contrariar oprincípio da segregação de funções e a independência funcional da própria Unidade deAuditoria Interna.

Recomendação 2: Orientar as áreas técnicas sobre a necessidade de realizar ações decapacitação voltadas a mitigar as carências de seus servidores, permitindo, assim, umaanálise segura sobre os assuntos inseridos em suas competências, abstendo-se dedemandar à Unidade de Auditoria Interna posicionamento técnico que importe naprática de atos de gestão.

3.1.2 AUDITORIA DE PROCESSOS DE CONTAS


Falta de implementação da Carta de Serviços ao Cidadão.

Fato

Constatamos que a Universidade até o momento não implementou a carta de serviços aocidadão, em que pese termos identificado nas páginas eletrônicas de algunsDepartamentos que a UFRGS presta serviços ao cidadão em conformidade com oestabelecido no Decreto nº 6.932/2009. Como exemplos, citam-se:a) O Serviço de Assessoria Jurídica Universitária vinculado à Faculdade de Direito;b) O Serviço de Atendimento Odontológico vinculado à Faculdade de Odontologia; ec) O Serviço de Atendimento do hospital veterinário vinculado à Faculdade de MedicinaVeterinária.

##/Fato##

Causa

Falta de providências por parte do Pró-Reitor de Planejamento e Administração (CPF***.209.710-**, período 01/01 a 31/12/2012) com vistas ao cumprimento do Decretonº 6.932/2009.

##/Causa##


O presente ponto não foi encaminhado ao Gestor por Solicitação de Auditoria, pois omesmo já se manifestou no Relatório de Gestão 2012 (página 590), afirmando que “oDecreto não é aplicável a esta instituição e a Carta de Serviços ao Cidadão não serápublicada”.




O Gestor equivocou-se ao afirmar a inaplicabilidade do Decreto à Universidade, hajavista identificação na página da Internet por esta equipe de auditoria de diversosserviços prestados ao cidadão.Desta forma, a Carta de Serviços ao Cidadão, conforme exigência do Decreto nº6.932/2009, permanece pendente de implementação na UFRGS.##/AnaliseControleInterno##

Recomendações:Recomendação 1: Identificar na estrutura da Universidade os serviços prestados e assimimplementar a Carta de Serviços ao Cidadão conforme dispõe o Decreto nº 6.932/2009.

3.2 Planos de Auditoria

3.2.1 Planos de Auditoria


Ausência de informações, no Relatório de Gestão 2012, na Relação dos Projetosdesenvolvidos pelas fundações de apoio sob a égide da Lei nº 8.958/1994, acerca dosrecursos materiais e humanos pertencentes às IFES envolvidos nos projetos.

Fato

Constatou-se que a relação dos projetos desenvolvidos pelas fundações de apoio sob aégide da Lei nº 8.958/1994, conteúdo específico do Relatório de Gestão atinente àsIFES, não contempla informações quanto aos recursos materiais e humanos vinculadosà UFRGS envolvidos em cada projeto, em desacordo com previsão contida na PortariaTCU nº 150/2012, de 03/07/2012, que dispõe sobre orientações às unidadesjurisdicionadas ao Tribunal quanto à elaboração dos conteúdos dos relatórios de gestãoreferentes ao exercício de 2012. Destaca-se que os recursos materiais e humanos daUFRGS envolvidos em projetos devem ser previstos considerando a Lei nº 8.958/94,artigo 6º, e o Decreto nº 7.423/2010, artigo 6º, parágrafo 1º, incisos II e III, transcritos aseguir. Observa-se que mesma ausência foi identificada no Relatório de Gestão 2011.

Lei nº 8.958/94:“(...)Art. 6o No cumprimento das finalidades referidas nesta Lei, poderão as fundações deapoio, por meio de instrumento legal próprio, utilizar-se de bens e serviços das IFES edemais ICTs contratantes, mediante ressarcimento, e pelo prazo estritamentenecessário à elaboração e execução do projeto de ensino, pesquisa e extensão e dedesenvolvimento institucional, científico e tecnológico de efetivo interesse dascontratantes e objeto do contrato firmado.(...)”

Decreto nº 7.423/2010:“(...)Art. 6o O relacionamento entre a instituição apoiada e a fundação de apoio,especialmente no que diz respeito aos projetos específicos deve estar disciplinado emnorma própria, aprovada pelo órgão colegiado superior da instituição apoiada,observado o disposto na Lei nº 8.958, de 1994, e neste Decreto.


§ 1o Os projetos desenvolvidos com a participação das fundações de apoio devem serbaseados em plano de trabalho, no qual sejam precisamente definidos:(...)II - os recursos da instituição apoiada envolvidos, com os ressarcimentos pertinentes,nos termos do art. 6º da Lei nº 8.958, de 1994;III - os participantes vinculados à instituição apoiada e autorizados a participar doprojeto, na forma das normas próprias da referida instituição, identificados por seusregistros funcionais, na hipótese de docentes ou servidores técnico-administrativos,observadas as disposições deste artigo, sendo informados os valores das bolsas a seremconcedidas; e(...)”

No Relatório de Gestão 2012 constam manifestações dos setores DPO/PROPLAN,Setor de Convênios/Gabinete do Reitor e Secretaria do Desenvolvimento Tecnológico –SEDETEC acerca da ausência dos recursos materiais e humanos. Enquanto asmanifestações do Setor de Convênios e da SEDETEC limitam-se a informar que não éde sua competência a prestação das informações, a manifestação do DPO/PROPLANapenas menciona que os recursos materiais são os já existentes e que os recursoshumanos envolvidos devem ser de no mínimo dois terços de pessoal vinculado àUniversidade.

##/Fato##

Causa

Falta de providências do Reitor (CPF ***.005.820-**, período 01/01 a 31/12/2012) e doPró-Reitor de Planejamento e Administração (CPF ***.209.710-**, período 01/01 a31/12/2012) com vistas a adotar sistemática para obter e informar as informações arespeito de recursos humanos e recursos materiais.

##/Causa##


Por meio da Solicitação de Auditoria nº 201305995/012, de 26/04/2013, o Gestor foiinstado a se manifestar e apresentou sua justificativa por meio do Ofício nº 053/2013, de30/04/2013:“A Universidade Federal do Rio Grande do Sul é uma das maiores e melhoresuniversidades do país, graças a suas atividades vinculadas ao ensino, pesquisa eextensão e desenvolvimento científico e tecnológico. As ações relacionadas à pesquisa,a extensão e ao desenvolvimento científico e tecnológico são, em sua maioria,realizadas em parceria com suas Fundações de apoio.Para o desenvolvimento dessas ações é utilizada uma grande infraestrutura compostapor aproximadamente 1.100 laboratórios que realizam pesquisa e prestação de serviçose contando com aproximadamente 700 grupos de pesquisa. Além disso, utiliza-se toda ainfraestrutura da Universidade, contemplando seus recursos materiais e humanos, namedida da necessidade desses laboratórios e grupos de pesquisa, para a consecuçãodos projetos.Apesar de algumas dessas informações exigidas no quadro B.6.3.1 da Portaria TCU nº150/2012 já constarem nos projetos, a Universidade ainda não encontrou uma forma desistematizá-las, completando assim as informações solicitadas no Relatório de Gestão.”




Haja vista que a ausência de tais informações foi observada por dois exercícios, 2011 e2012, a Universidade já poderia ter iniciado o tratamento das dificuldades em extrair asinformações requeridas. Ademais, tais informações devem constar nos projetosconsoante a Lei nº 8.958/94 e o Decreto nº 7.423/2010.


Recomendações:Recomendação 1: Implementar sistemática de extração das informações a respeito dosrecursos humanos e dos recursos materiais da UFRGS envolvidos nos projetos comfundações de apoio, possibilitando o atendimento às normas do Tribunal de Contas daUnião acerca da composição do relatório de gestão.

Presidência da República - Controladoria -Geral da União - Secretaria Federal de Controle Interno

Certificado: 201305995Unidade Auditada: UNIVERSIDADE FEDERAL DO RIO GRANDE DO SULExercício: 2012Processo: 23078.008389/2013-66Município - UF: Porto Alegre- RS_______________________________________________

Foram examinados os atos de gestão dos responsáveis pelas áreas auditadas,especialmente aqueles listados no art.10 da IN TCU nº 63/2010, praticados no períodode 01/01/2012 a 31/12/2012.

Os exames foram efetuados por seleção de itens, conforme escopo do trabalho definidono Relatório de Auditoria Anual de Contas constante deste processo, em atendimento àlegislação federal aplicável às áreas selecionadas e atividades examinadas, e incluíramos resultados das ações de controle realizadas ao longo do exercício objeto de exame,sobre a gestão da unidade auditada.

Em função dos exames aplicados sobre os escopos selecionados, consubstanciados noRelatório de Auditoria Anual de Contas nº 201305995, proponho que oencaminhamento das contas dos agentes listados no art. 10 da IN TCU nº 63/2010 sejacomo indicado a seguir, em função da existência de nexo de causalidade entre os atos degestão de cada agente e as constatações correlatas discriminadas no Relatório deAuditoria.

1. Regular com ressalvas a gestão dos seguintes responsáveis

1.1. ***.209.710-**:Cargo: Pró-Reitor de Planejamento e Administração no período de 01/01/2012 a31/12/2012.

Referência: Relatório de Auditoria nº 201305995, item 1.1.1.2.

Fundamentação:Com base nos trabalhos realizados, verificou-se uma grande quantidade deregistros contábeis referentes a créditos a receber, sendo que não se observoumovimentação que indicasse que tais créditos estariam sendo objeto decobrança. Identificou-se que houve falta de coordenação nas ações tendo comoobjetivo a realização dos créditos e ausência de controle no que se refere aoscréditos que a UFRGS possui junto a terceiros.Desta forma, a Universidade permaneceu inerte quanto à questão, o que seatribui parte da responsabilidade ao presente agente.

1.2. ***.246.530-**:Cargo: Pró-Reitor de Gestão de Pessoas no período de 01/01/2012 a 31/12/2012.

Referência: Relatório de Auditoria nº 201305995, itens 1.1.1.2 e 2.1.1.1.

Fundamentação:Com base nos trabalhos realizados, verificou-se uma grande quantidade deregistros contábeis referentes a créditos a receber, sendo que não se observoumovimentação que indicasse que tais créditos estariam sendo objeto decobrança. Parte dos valores pendentes está vinculada a processos relacionados àgestão de pessoas da UFRGS.Desta forma, a Universidade permaneceu inerte quanto à questão, o que seatribui parte da responsabilidade ao presente agente.Além disso, tendo como foco a análise da gestão de pessoas da UFRGS,observou-se que os indicadores utilizados pela Unidade possuem frágil apuraçãoe carecem de confiabilidade devido a falhas atinentes à alimentação dos dadosutilizados para elaboração dos referidos indicadores. Esta falha também ocorreuno âmbito da Pró-Reitoria de Gestão de Pessoas.

Esclareço que os demais agentes listados no art. 10 da IN TCU nº 63, constantes dasfolhas 03 a 10 do processo, que não foram explicitamente mencionados nestecertificado, têm, por parte deste órgão de controle interno, encaminhamento propostopela regularidade da gestão, tendo em vista a não identificação de nexo de causalidadeentre os fatos apontados e a conduta dos referidos agentes.

Porto Alegre/RS, 21 de junho de 2013.

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CLÁUDIO MOACIR MARQUES CORRÊAChefe da Controladoria Regional da União no Rio Grande do Sul

Substituto

Presidência da República - Controladoria-Geral da União - Secretaria Federal de Controle Interno

Relatório: 201305995 Exercício: 2012 Processo: 23078.008389/2013-66 Unidade Auditada: UNIVERSIDADE FEDERAL DO RIO GRANDE DO SUL Município/UF: Porto Alegre/RS

Em conclusão aos encaminhamentos sob a responsabilidade da Controladoria-Geral da União quanto à prestação de contas do exercício de 2012 da Unidade acima referenciada, expresso opinião sobre o desempenho e a conformidade dos atos de gestão dos agentes relacionados no rol de responsáveis, a partir dos principais registros e recomendações formulados pela equipe de auditoria.

2. No que diz respeito ao cumprimento das Ações Governamentais sob a responsabilidade da Unidade, destaca-se o atingimento de 71% das metas previstas para as ações vinculadas a programa temático de responsabilidade da UJ. Em relação à realização do Programa 2032 – Educação Superior – Graduação, Pós-Graduação, Ensino, Pesquisa e Extensão, na Ação 6328 – Universidade Aberta à Distância verificou-se que a meta programada não foi integralmente atingida, tendo a Universidade apresentado justificativa e informado a adoção de providências.

3. As principais constatações, oriundas dos trabalhos de Auditoria de Avaliação da Gestão do exercício de 2012 da Universidade Federal do Rio Grande do Sul, referem-se a falhas nos controles relativos a créditos em favor da Universidade pendentes de realização; a fragilidades na aferição dos indicadores da Unidade, em razão da inexistência de verificação de sua confiabilidade; ao desvio de função caracterizado pela atuação da auditoria interna em área alheia às suas atribuições; à ausência de implementação da Carta de Serviços ao Cidadão; e à ausência de inclusão no Relatório de Gestão de 2012, na parte referente à relação dos projetos desenvolvidos pelas fundações de apoio sob a égide da Lei n.º 8.958/94, de informação acerca dos recursos materiais e humanos pertencentes às IFES envolvidos nos projetos.

4. Dentre as causas relacionadas às constatações, pode-se citar a ausência de providências atinentes à cobrança de créditos da Universidade; a alimentação inadequada de indicadores da área de pessoal; a ausência de normativos que identifiquem a unidade responsável por verificar a fidedignidade dos indicadores adotados; a inobservância dos princípios da segregação de função e da independência das atividades realizadas pela AUDIN; a não adoção de providências com vistas ao cumprimento do Decreto n.º 6.932/09; e a ausência de sistemática para apurar informações a respeito de recursos humanos e materiais.

5. Recomendou-se ao gestor que adote providências no sentido de realizar a cobrança dos créditos existentes em favor da Universidade; providenciar o registro contábil adequado, principalmente das baixas de créditos e da inscrição em dívida ativa; aperfeiçoar o processo de elaboração e aferição de indicadores e estabelecer verificações sistemáticas da sua confiabilidade/fidedignidade, em especial dos indicadores utilizados para a avaliação de desempenho, assim como definir uma unidade responsável por esta verificação, observado o princípio da segregação de função; orientar a AUDIN no sentido de não emitir parecer técnico de cunho gerencial; e orientar as áreas responsáveis sobre a necessidade de capacitação, principalmente no tocante à definição de competências.

Parecer de Dirigente do Controle Interno

6. Em relação às recomendações formuladas pela Controladoria-Geral da União referentes à avaliação da gestão do exercício de 2011, verificou-se que há quatro pendentes de atendimento com impacto, sendo estas relativas a licitações, à gestão de convênios e à gestão de projetos com fundações de apoio, e sete recomendações atendidas. As recomendações não atendidas não foram objeto de novas constatações no Relatório de Gestão de Auditoria de 2012, em virtude de abrangerem áreas fora do escopo da auditoria, mas continuarão sendo acompanhadas por meio do Plano de Providências Permanente.

7. Quanto aos controles internos administrativos, podem ser mencionadas como ações positivas a estruturação da Pró-Reitoria de Gestão de Pessoas com segregação de competências e funções; o mapeamento das necessidades de aperfeiçoamento dos servidores por meio de planos de capacitação; a padronização de processos de trabalho; a adoção de um manual do servidor para instruir os pedidos e concessões de direitos; e a aferição da frequência e da pontualidade dos servidores por meio de sistema informatizado. Foi identificada fragilidade quanto à inexistência de mecanismo de controle implementado para verificar acumulação de cargos públicos.

8. Assim, em atendimento às determinações contidas no inciso III, art. 9º da Lei n.º 8.443/92, combinado com o disposto no art. 151 do Decreto n.º 93.872/86 e inciso VI, art. 13 da IN/TCU/n.º 63/2010 e fundamentado no Relatório de Auditoria, acolho a proposta expressa no Certificado de Auditoria conforme quadro a seguir:

CPF Cargo Proposta de Certificação

Fundamentação

***.209.710-** Pró-Reitor de Planejamento e Administração no período de 01/01/2012 a 31/12/2012

Regular com Ressalvas

Relatório de Auditoria nº 201305995, item 1.1.1.2.

***.246.530-** Pró-Reitor de Gestão de Pessoas no período de 01/01/2012 a 31/12/2012.

Regular com Ressalvas

Relatório de Auditoria nº 201305995, itens 1.1.1.2 e 2.1.1.1.

- Demais gestores integrantes do Rol de Responsáveis

Regularidade Relatório de Auditoria Anual de Contas nº 201305995.

9. Desse modo, o processo deve ser encaminhado ao Ministro de Estado supervisor, com vistas à obtenção do Pronunciamento Ministerial de que trata o art. 52, da Lei n.º 8.443/92, e posterior remessa ao Tribunal de Contas da União.

Brasília/DF, de de 2013.

JOSÉ GUSTAVO LOPES RORIZ Diretor de Auditoria da Área Social

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Parecer UFRGS AAC 2012 · 2013-08-19 · Apesar de a maior parte das recomendaçıes jÆ terem sido atendidas, observa-se que ainda restam pontos relevantes a serem tratados, por