MINISTÉRIO DA SAÚDE

Passo a Passo do BPS Uso da Planilha de Importação para Registro de

Compras no BPS

Banco de Preços em Saúde

Brasília - 2016

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Sumário

1. Inserção da tabela em 7 passos ............................................................................................ 2

2. Identificando as mensagens de erro do sistema ................................................................... 4

3. Principais falhas encontradas no preenchimento da planilha de importação ...................... 7

3.1. Alteração/inserção/exclusão de linha ou coluna na planilha padrão ........................... 7

3.2. Código da unidade de fornecimento ............................................................................. 7

3.3. Espaço entre o “BR” e os números do código ............................................................... 7

3.4. Código de fabricante e fornecedor ............................................................................... 7

3.5. Trocar vírgula por ponto nos valores unitários ............................................................. 8

3.6. Colocar ponto na quantidade ........................................................................................ 8

ANEXO – Definição das variáveis que deverão ser preenchidas ................................................... 9

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Passo a Passo

1. Inserção da tabela em 7 passos

1º Passo:

Antes de iniciar o registro obtenha informações assistindo ao vídeo nº 4 –

Preparatório para inserção de compras, que pode ser acessado diretamente pela

página do BPS, no Portal da Saúde, ou pelo canal BPS (Youtube) no link:

https://www.youtube.com/watch?v=_20me9er3IM

Neste passo, tenha em mãos a documentação referente à licitação.

2º Passo:

Na seção “Planilha Eletrônica de Importação”, na página do BPS, faça o download das

planilhas devidamente configuradas no endereço: www.saude.gov.br/bps

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3º Passo:

Preencha as 14 informações obrigatórias da planilha. A descrição de cada uma consta

no comentário que está no título das colunas correspondentes na planilha.

Cabe lembrar que a maior parte da planilha necessita do preenchimento dos códigos

internos do sistema. Esses códigos podem ser consultados diretamente no sistema BPS

ou nos arquivos listados abaixo, disponíveis para download no site.

a. Planilha de Modalidade de Compra: contém o código e a descrição das

modalidades de compras;

b. Planilha de Código de Fornecedor e Fabricante: contém o código, a

razão social e o CNPJ dos fornecedores e/ou fabricantes cadastrados no

sistema BPS;

c. Planilha de Código de Medicamentos e Materiais Médico-Hospitalares:

contém o código BR1, a descrição do item e a Unidade de Fornecimento

correspondente a cada item padronizado.

4º Passo:

Após o preenchimento dos dados na planilha de importação, acesse o sistema,

selecione o menu “Registro de Compra” e em seguida “Nova Compra”.

5º Passo:

Clique no botão “Importar Planilha de Compras”;

1 O Código BR é a identificação alfanumérica adotada pela Administração Pública Federal para

padronização dos medicamentos e produtos para a saúde incluídos no Catálogo de Materiais (CATMAT)

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6º Passo:

Clique em “Procurar” e localize a planilha em seu computador.

7º Passo:

Após selecionar o arquivo, clique em “Gravar” para iniciar a transferência da planilha.

FIQUE ATENTO! Após a transferência do arquivo, o usuário receberá uma mensagem

no canto superior da tela informando que o procedimento foi realizado com sucesso.

Caso aconteça algum erro na transferência, também será informado na tela.

2. Identificando as mensagens de erro do sistema

O sistema sempre informará o status do envio da planilha de importação. Se o

preenchimento estiver correto e todos os itens forem importados sem erros,

aparecerá no canto superior esquerdo um aviso em verde e vermelho: “Importação

efetuada com sucesso. Favor verificar na lista os itens com falha de importação! ”

Observe que o sistema pede que sejam verificados os itens com falha mesmo quando

não ocorrem falhas, conforme pode ser visto na tela abaixo. É possível afirmar que não

houve falha na importação, pois não aparecem avisos de erro em “Itens não

importados”.

Para confirmar que a planilha foi importada corretamente, basta voltar no menu

“Registro de Compra” > “Nova Compra” e verificar.

Por padrão, o sistema mostra apenas as compras dos últimos 18 meses. Se a data de

homologação da compra que foi inserida estiver fora do intervalo informado em

vermelho na tela, será preciso utilizar o filtro de “Data da Compra” para que esta

possa ser visualizada.

Quando há erro na importação da planilha como um todo, um aviso em vermelho

aparecerá no canto superior esquerdo do sistema: “Ocorreu um erro inesperado no

sistema. O administrador do sistema será notificado.”

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Nesse caso, deve-se conferir:

1. Se a planilha enviada é a planilha padrão do BPS2;

2. Se foi feita alguma alteração na planilha padrão (ver capítulo 3);

3. Se a planilha é modelo excel 97 -2003 com extensão .xls .

Em muitos casos, apenas alguns itens da planilha apresentam erros. Nessas

circunstâncias, o sistema fará normalmente a importação dos itens que estão corretos

e mostrará, no campo “Itens não importados”, os erros de cada um dos itens que

apresentaram falha.

No exemplo a seguir, é utilizada uma planilha com 10 itens para realizar a importação.

Constata-se que o sistema apresentou 7 erros, ou seja, apenas 3 itens foram

importados corretamente. Para verificar a importação dos itens, acesse o menu

“Registro de Compra” > “Nova Compra” e confirme os 3 itens que foram importados

sem falha.

* Para mais detalhes sobre os erros, ver capítulo 3.

Após conferir os erros e realizar os ajustes necessários na planilha, acesse novamente

o sistema, siga o passo a passo acima e proceda com o reenvio da planilha de

importação.

2 A planilha de importação está disponível para download no site do BPS.

ERRO

O catmat não existe com a Unidade

de Fornecimento informada

O catmat não existe com a Unidade

de Fornecimento informada

O catmat não existe com a Unidade

de Fornecimento informada

CATMAT inexistente

Fornecedor inexistente

Fabricante inexistente

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O sistema irá reconhecer que se trata da mesma compra e os itens serão inseridos

automaticamente na compra já existente. Após a importação, o sistema informará no

campo “Erro” os 3 itens que já haviam sido incluídos anteriormente.

Para confirmar a adequada inserção da compra com todos os 10 itens, acesse o menu

“Registro de Compra” > “Nova Compra” e faça a conferência.

Caso ainda persistam erros, é necessário fazer nova correção na planilha e novo

reenvio, conforme explicado acima.

É importante conferir sempre o que está sendo importado para evitar duplicidades nas

inserções das compras.

FIQUE ATENTO! Quando ocorrer erro, volte sempre na tela de compras para confirmar

o que foi importado.

ERRO

Item já adicionado a compra.

Item já adicionado a compra.

Item já adicionado a compra.

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3. Principais falhas encontradas no preenchimento da planilha de

importação

3.1. Alteração/inserção/exclusão de linha ou coluna na planilha padrão:

Não faça qualquer alteração de formato na planilha de importação padrão,

apenas preencha os campos necessários. Caso sejam feitas alterações em

colunas ou linhas, o sistema não irá reconhecer o novo formato, o que irá

acarretar em erro na importação.

3.2. Código da unidade de fornecimento: a planilha de “Código de

Medicamentos e Materiais Médico-Hospitalares” disponibilizada no site do

BPS deverá ser utilizada para pesquisa dos códigos de unidade de

fornecimento de cada item do Catálogo de Materiais (CATMAT). Cada item

está associado a uma ou mais unidades de fornecimento, cada uma com seu

respectivo código. Caso o código da unidade de fornecimento informado na

planilha de importação não esteja associado ao item, ocorrerá erro na

importação.

Exemplo: Para inserir o código BR para ACEBROFILINA, 10 MG/ML, XAROPE

ADULTO, deve-se pesquisar esse item na planilha e verificar as unidades de

fornecimento associadas. Nesse caso, são os códigos 67 e 110, conforme

abaixo. Qualquer outro código informado irá acarretar em erro.

CÓDIGO BR DESCRIÇÃO Unidade de

Fornecimento Código Unidade de

Fornecimento

BR0293892 ACEBROFILINA, 10 MG/ML, XAROPE ADULTO FRASCO 120 ML 67

BR0293892 ACEBROFILINA, 10 MG/ML, XAROPE ADULTO FRASCO 60 ML 110

3.3. Espaço entre o “BR” e os números do código: o código BR deve ser

digitado com todos os caracteres juntos, sem espaço, da seguinte forma:

BR045666. A forma BR 04666, por exemplo, iria gerar um erro na importação.

3.4. Código de fabricante e fornecedor: preste atenção na classificação ao

pesquisar os códigos das empresas: fornecedor, fabricante ou ambos. As

empresas são cadastradas no BPS de acordo com seu registro na Receita

Federal do Brasil, ou seja, empresas que são registradas como fornecedor,

não terão o cadastro de fabricante no BPS.

Se as informações da empresa fabricante dos itens de sua licitação não

constarem na documentação, entre em contato com a empresa vencedora e

solicite a informação.

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3.5. Trocar vírgula por ponto nos valores unitários: os centavos no valor

unitário deverão ser separados por vírgula.

3.6. Colocar ponto na quantidade: digite somente números no campo referente

à quantidade comprada, sem pontos e sem vírgulas. Por exemplo, na compra

de cento e cinquenta mil quantidades de determinado item, deve-se digitar

na planilha 150000. O excel colocará automaticamente o ponto separador de

milhares.

Caso não consiga importar a planilha, mesmo verificando as informações acima, envie

um e-mail para bps@saude.gov.br com o ASSUNTO: PLANILHA DE IMPORTAÇÃO, com

a descrição do(s) erro(s) reportado (s) e a respectiva planilha anexada.

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ANEXO – Definição das variáveis que deverão ser preenchidas

Variáveis Definição

Data da Homologação ou do Registro Obrigatório

Informe a data de homologação do processo de

licitação. Cabe lembrar que o principal objetivo do BPS é captar as informações das COMPRAS

NEGOCIADAS por instituições públicas ou privadas.

Observações (da compra) Optativa

Campo de preenchimento livre, com limitação de 1.000 caracteres, para fazer considerações em

relação as compras da instituição, como por exemplo, justificar o preço praticado pela instituição.

Nº da Licitação (preenchimento obrigatório somente

entidade PÚBLICA)

Campo de preenchimento obrigatório para as instituições PÚBLICAS cadastradas no sistema

BPS. Informe o número da licitação. Por exemplo, o número 01/2016 do Pregão ou o número 123/2016

da Tomada de Preço são os valores a serem informados neste campo.

Nº da Nota Fiscal (preenchimento obrigatório somente entidade PRIVADAS)

Campo de preenchimento obrigatório às instituições PRIVADAS cadastradas no sistema BPS, no qual se deve informar o número da Nota Fiscal da compra.

Por exemplo, o número 005 da Nota Fiscal é o valor a ser informado neste campo. Para instituição

pública, deixe o campo em branco.

Modalidade (da compra) Obrigatório

Informe o código da modalidade de licitação.

Ata do Pregão

(S=Sim ou N=Não)

Obrigatório

Informe se existe ata de registro de preço por pregão para a modalidade de licitação de sistema

de registro de preços.

Número do Processo Obrigatório

Informe o número do processo administrativo da licitação. Por exemplo, o número de processo do

Ministério da Saúde é 25000.XXX.XXX/201X.

Fornecedor (da compra) Obrigatório

Informe o código do fornecedor da compra. Consulte a planilha para codificação OU pesquise no

menu “Fabricantes/Fornecedores Nacional” informando o CNPJ da instituição e verifique o código em RESULTADO. Caso não encontre a

empresa no sistema, envie e-mail para bps@saude.gov.br com o ASSUNTO:

CADASTRAMENTO FORNECEDOR/FABRICANTE com o CNPJ da empresa.

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Variáveis Definição

Qualificação (do Fornecedor) Optativa

Campo de preenchimento livre, com limitação de 500 caracteres, para considerações referentes a qualidade do fornecimento dos itens

licitados/comprados, ou outro comentário que julgue necessário.

Validade da Compra (em meses) Obrigatório

Informe a validade da compra em meses. Digite somente o número de meses, de 1 a 12.

Código BR (do item) Obrigatório

Informe o código BR do produto comprado.

Unidade de Fornecimento Obrigatório

Informe a unidade de fornecimento do produto comprado. Consulte a planilha para codificação OU

pesquise no menu “Item” e após “Itens BPS” no sistema.

Item Genérico

(S=sim ou N=Não) Obrigatório

Para medicamentos, informe se é genérico ou não.

Para demais produtos, informe N=Não.

Quantidade (do item) Obrigatório

Informe a quantidade total negociada na licitação

ou comprada pela instituição. ATENÇÃO: informe a quantidade sem utilizar ponto ou vírgula na separação das casas decimais.

Valor Unitário (do item) Obrigatório

Informe o valor unitário do item negociado ou

comprado pela instituição. ATENÇÃO: insira o valor unitário com quatro casas decimais após

a vírgula. Fique atento, pois a informação deverá estar vinculada a Unidade de Fornecimento. Por exemplo, a luva de procedimento somente pode ser

negociada em caixas com 50 ou 100 unidades. Suponha que sua instituição comprou 300 caixas

com 50 unidades de luvas de procedimento a um valor de R$ 10,6400 cada caixa. Dessa forma, informe neste campo somente o número 10,6400

sem o símbolo de R$ e com quatro casas decimais após a vírgula.

Fabricante (da compra) Obrigatório

Informe o código do fabricante da compra. Consulte a planilha para codificação OU pesquise no menu

“Fabricantes/Fornecedores Nacional” informando o CNPJ da instituição e verifique o código em RESULTADO. Caso não encontre a empresa no

sistema, envie e-mail para bps@saude.gov.br com o ASSUNTO: CADASTRAMENTO

FORNECEDOR/FABRICANTE com o CNPJ da empresa.

Tipo da Compra Obrigatório

Informe se a compra da instituição é de origem administrativa ou decorrente de uma decisão judicial.

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Variáveis Definição

Registro Sanitário (Anvisa) Optativa

Campo de preenchimento optativo para informar o registro sanitário do produto concedido pela ANVISA (Agência Nacional de Vigilância Sanitária)

às empresas. Para realizar a consulta do registro Anvisa, acesse:

http://portal.anvisa.gov.br/listas-de-precos

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Outras publicações disponíveis:

Passo a passo para pesquisa de Códigos BR

Passo a passo para registro de compras

Passo a passo para pesquisa de fornecedores e fabricantes

Passo a passo para cadastro de usuários pelo perfil Responsável Instituição