Patricia Quitero PLANEJAMENTO E ORGANIZAÇÃO DE EVENTOS

Patricia Quitero

PLANEJAMENTO E ORGANIZAÇÃO DE EVENTOS

Conceitos, objetivos e justificativas

•Conceituação

São ações utilizadas como ferramentas de comunicação e marketing,

aplicadas para reunirem um grupo de consumidores potenciais,

objetivando seu envolvimento com determinados produtos e serviços.

Eventos especiais

•Conceituação

São apresentações, rituais ou celebrações específicas, planejadas e criadas

para marcar ocasiões especiais ou para atingir metas e objetivos específicos

de cunho social, cultural ou corporativo. Os atributos que lhe propiciam uma

atmosfera especial são: a singularidade, o espírito festivo, a qualidade, a

autenticidade, a tradição, a temática e o simbolismo, entre outros. ( Conf. In

Allen, Johnny et allii, Organização e gestão de eventos, 2003).

Conceitos, objetivos e justificativas

Questões importantes para o processo de desenvolvimento da

organização de um evento.

•Por que o evento será feito? Razões que confirmem a importância e a

viabilidade de se produzir um evento.

•Quais serão os parceiros do evento? Parceiros internos e externos.

•Quando o evento será realizado?

•Onde o evento será montado? O local deve representar a melhor escolha

para a platéia e para o promotor do evento.

•Qual é o conteúdo do evento? Deve corresponder às necessidades, desejos,

expectativas da platéia e deve estar alinhado com as questões anteriores.

AS FASES DE UM EVENTO

O desenvolvimento de um evento

Os eventos independentemente do tipo, tamanho e objetivo, são constituídos de

três fases distintas:

a. Pré-evento – Fase essencial onde haverá a definição do projeto e do

planejamento de todas as atividades, detalhamento de receitas e despesas,

escolha de fornecedores e profissionais e controles administrativos e financeiros.

Tudo isto em função dos objetivos gerais do evento e da previsão de receitas.

b. Evento – Nesta fase há a montagem no local escolhido e a operacionalização do

atendimento ao público-alvo. Atuam, também, fornecedores e profissionais.

c. Pós-evento – Caracteriza-se por desmontagem de estruturas montadas, acertos

financeiros, quitação de contas com o cliente, devolução de materiais utilizados ou

não, arquivos, relatórios financeiros e de desempenho.

• Todos os eventos são concebidos por:

1. Oportunidade – Novo nicho de mercado, ou ocasião propícia ao evento.

2. Especialização – Crescente crescimento das especializações, principalmente na

área médica.


a. Pré-evento

Contratação da organizadora de eventos:

• Definição de critérios de avaliação e seleção.

1. Idoneidade, tradição no mercado e área de atuação;

2. Estrutura administrativa e recursos técnicos;

3. Espaço físico;

4. Situação econômica;

5. Recursos auxiliares;

• Responsabilidades e atividades da organizadora de eventos:

1. Coordenação e planejamento das atividades;

2. Elaboração, aprovação e controle de execução do orçamento;

3. Contratação,coordenação e controle dos fornecedores;

4. Elaboração da logística e infra-estruturas necessárias;

5. Seleção, treinamento, e contratação de mão-de-obra;

6. Definição e contratação de palestrantes, apoios e patrocinadores;


7. Confirmação de convidados;

8. Banco de dados;

9. Documentação oficial;

10. Inscrições e adesões,entre outros.

• Processo de escolha por licitação ou indicação.

Contratos

1. Parceria ou risco:

Neste tipo de contrato organizadores e clientes são parceiros, uma vez que a

remuneração dos organizadores será por percentual, definido previamente entre as

partes, incidindo sobre despesa ou receita total do evento. A organizadora propõe

contrato para eventos considerados seguros.

2. Remuneração fixa:

Aqui a organizadora propõe valor fixo para cobrir suas atividades no evento. É usado

em eventos de curta e média duração.


• Misto:

Constitui-se cobrança de honorários fixos e variáveis, num mesmo contrato, utilizados

em eventos mais complexos e de longa duração. O pagamento fixo dedica-se à

remuneração de despesas fixas, e o variável oferece incentivo à participação de

resultados financeiros alcançados no evento.

Comissão organizadora:

É quem define o evento. São as pessoas provenientes da entidade contratante.

1. Composição básica da comissão organizadora: Marketing, finanças, vendas,

técnica, cerimonial e protocolo e segurança.


O pré-projeto:

Definição do bem ideal para um evento. Coleta de informações para construção de

cenário:

1. Históricos de eventos realizados;

2. Quem é o seu cliente?;

3. Que se espera do evento?

O projeto:

Objetivos e justificativas: os objetivos deverão ser claros, precisos, amplos e

específicos. Devem definir resultados, expectativas e propostas que se desejem

alcançar, além das justificativas que permitam viabilizar-se a execução do evento e

indicar como serão avaliados seus resultados.


Para que sejam elaborados, cada objetivo, devem ser respondidos os pontos:

1. O que?

2. Como?

3. Quando?

4. Quanto?

A partir dos objetivos é definido o local mais adequado para realização do evento.

Os objetivos também definem o motivo porque acontecerá o evento. A definição

dos serviços a serem oferecidos, a cobrança ou não de taxas de acesso, o nível de

qualidade esperado, fornecedores oficiais, entre outros.

Tipologia e título do evento:

O título do evento ou nome deve facilitar sua divulgação e memorização. A estrutura,

o formato escolhido e o programa definem a tipologia do evento.


A cidade:

Deve ser escolhida com critérios que facilitem e estimulem a participação do público-

alvo, são eles:

a. Infra-estrutura:hospedagem, alimentação, entretenimento,entre outros;

b. Local:capacidade, custos, qualidade das instalações, equipamentos;

c. Acessibilidade:à cidade escolhida e ao local do evento, transportes disponíveis;

d. Eventos paralelos e serviços auxiliares;

e. Atrações turísticas;

f. Conveniências dos patrocinadores;

g. Proximidade da região de maior concentração de público-alvo;

h. Órgão públicos: apoios pertinentes.

O local:

Deve haver capacidade e infra-estrutura adequada para o evento proposto: salas, salões,

estacionamentos, espaços para eventos paralelos, áreas de circulação, luz, sanitários,

telecomunicações, ar condicionado, entre outros. Deve haver compatibilidade entre a

capacidade total de participantes prevista, o conforto, a acomodação e a realização de todas

as atividades propostas. Além de acesso à infra-estrutura turística local: hospedagem,

aeroportos, rodoviárias, entretenimento, entre outros.Tipos de estruturas mais significativas

• Hotel – Flat :43,7%,

• Teatro – Auditório:25,5%

• Clube- Estádio:8,1%

• Centro de convenções:5,4%

• Buffet – Restaurantes:4,3%

• Hotel de lazer:4,8%

• Pavilhão de exposições: 2,8%

• Business Center: 2,1%

• Casa noturna:1,4%

• Outros:1,9%



Data e duração do evento

Deve-se estar atento à proximidade de eventos de qualquer natureza: esportivos,

religiosos,cívicos, entre outros, ou de alcance:local, municipal, estadual, nacional ou

internacional que possam comprometer a adesão do público-alvo. Cada tipologia tem

sua duração pré-determinada.

Público-alvo

Entende-se por público-alvo toda pessoa física ou jurídica que se pretende atingir.

(Conf. In Martin, Vanessa, Manual Prático de Eventos, 2003).


Tipos de usuários finais

1. Convidado:pessoa física que recebe gratuidade, inscrição, passagem aérea,

hospedagem, entre outros, para comparecer ao evento;

2. Palestrante:convidado para realizar palestra ou uma apresentação durante o

evento;

3. Expositor:quem expõe numa feira de negócios, 31% da renda de eventos é

proveniente da comercialização de estandes;

4. Participante:quem paga pela participação. A ele dirige-se toda a divulgação e os

esforços de venda;

5. Acompanhante:usuário final que não participa de todo o evento. Tem

potencialidade para adquirir vários produtos opcionais enquanto o evento

acontece.


Tipos de acesso ao evento

O credenciamento oferece diferentes tipos de acesso. Os participantes podem ser:

1. Convidados oficiais: possuem conotação política, envolvendo representantes do

governo, entidades de classe, Câmaras de Comércio, imprensa, entre outros;

2. Operacional: destinados a funcionários da empresa, da montadora e fornecedores;

3. VIP: destinam-se a autoridades e personalidades importantes para o sucesso do

evento;

4. Passaportes ou credenciais simples: são entregues a todos os demais visitantes.

Justificativa

Descrever a identificação e credenciais do promotor do evento que o qualificam para

o desempenho de suas funções. É indispensável o detalhamento dos motivos e a

importância do evento que justifiquem sua realização.

Temário, programação e formato

Juntos definem a realização do evento.

1. Temário – para defini-lo deve-se partir de um tema central, no qual serão

definidos os demais assuntos a serem abordados. Deve ser claro, atual e de

interesse do público-alvo.

2. Programação – descrição organizada, seqüencial das atividades que acontecerão

no evento. A programação é definida para facilitar a compreensão do temário

escolhido.



3. Formato – a escolha da programação indicará o formato, o tipo de evento

necessário para cumprir a programação desejada.

Estudo de viabilidade econômica

Os eventos devem ser lucrativos ou pelo menos empatar receitas e despesas, como

os filantrópicos ou os de finalidade institucional.

Os estudos de viabilidade econômica devem permitir:

1. Conhecer a origem dos recursos e seu destino;

2. Identificar qual percentagem de recursos derivados e de que áreas;

3. Analisar onde a organização está gastando e onde as despesas estão altas;

4. Determinar onde pode haver flexibilidade para aumentar os recursos.

• Receitas – deve-se identificar a origem financeira para viabilizar e realizar o

evento, são elas:

1. Caixa inicial ou saldo anterior – refere-se ao saldo remanescente da edição anterior

ou aporte inicial feito pela comissão organizadora, ou pelo dono do evento para

cobrir despesas iniciais.

2. Inscrições – critério de adesão ou admissão (taxa de inscrição ou ingresso), com

valores estipulados baseados em: categorias, valores das taxas, prazos e formas

de pagamentos.

3. Comercialização do evento – podem ser obtidas como parte de cota de patrocínio

ou apoio, comercialização de itens separados, como: credenciamento, material do

participante, estandes, wellcome coffee, coffee break, eventos sociais, culturais,

paralelos turísticos, salas especiais ou de hospitalidade, brainstorming, zepelim

promocional, banners, uniformes, entre outros.

FASES DE UM EVENTO

FASES DE UM EVENTO

4. Doações- fornecimento de produtos e/ou serviços gratuitos;

5. Auxílios governamentais – podem vir da esfera local, estadual ou federal, como

forma de incentivos fiscais ou na cessão de infra-estrutura, anais do evento, entre

outros;

6. Merchandising – gerado da comercialização de qualquer objeto relacionado ao

evento;

7. Anúncios – receita advinda de anúncios e/ou marcas de produtos de empresas

durante o evento ou do material promocional e/ou institucional do evento;

8. Cotas de patrocínio, apoio ou permuta – apoio: cessão da força e credibilidade da

marca, infra-estrutura; permuta: troca de produtos e/ou serviços de interesse do

evento, os objetos de troca são baseados em valores de mercado; patrocínio:valor

pago à Comissão Organizadora por pessoa física ou jurídica na forma de verbas ou

cotas.

FASES DE UM EVENTO

As cotas podem ser divididas em tipos, como: Prata, Ouro, Diamante, cada uma

delas oferece aos futuros patrocinadores diferentes opções, formatando diferente

tipos de ganhos.

• Despesas – referências obtidas em eventos anteriores similares, ou edições

passadas. Devem-se observar proporções percentuais e absolutas entre as

despesas.

1. Estratégia de comunicação e marketing – definição da estratégia de comunicação

e marketing são orientadas por briefing dado pelo promotor do evento. Definição e

formato das mensagens, mídias, entre outros, com a motivação de alcançar o

público-alvo.

FASES DE UM EVENTO

2. Recursos Materiais – garantem a operacionalização do evento, devem ser

padronizados nas suas cores e visualização. Eles são agrupados em:

Audiovisuais - equipamentos que permitem a comunicação durante o evento, são

eles: microfone, gravador, filmadora,som, data show, painéis, quadro negro ou

branco, entre outros;

Expediente – todo o tipo de papéis e instrumentos usados pela secretaria e

Comissão Organizadora:material de papelaria e escritório;

Participante – reúne tudo o que será usado pelo participante, desde crachá a

refeições e estacionamento;

Divulgação - todo o material utilizado na divulgação e promoção do evento;

Equipamentos – todo e qualquer equipamento eletro eletrônico usado no pré-

evento, durante o evento e no pós evento, como computadores, fax, telefones,

impressora, microfones, entre outros.

FASES DE UM EVENTO

Diversos – inclui várias despesas como: correios, comunicações, jornais, troféus,

entre outros.

3. Recursos Humanos – relaciona os profissionais necessários para desenvolver o

evento, como programação, atividades, infra-estrutura, entre outros. São eles:

profissionais, uniformes, palestrantes, alimentação,treinamento.

4. Serviços e fornecedores oficiais – devem estar cientes dos objetivos do evento,

metas, padrão de qualidade e atendimento.

FASES DE UM EVENTO

5. Infra-estrutura interna – refere-se a toda infra-estrutura logística e operacional

necessária:

Infra-estrutura física:inclui todos os locais para realização do evento, como: salas,

salões, auditórios, ar condicionado, bares, área de armazenagem de material,

horários disponíveis para o serviço, entre outros;

Equipamentos e mobiliários – devem estar dispostos corretamente para a

realização do evento: cadeiras, púlpitos, palcos, etc;

Material de secretaria - deve abranger o que é necessário para o funcionamento

da secretaria, durante todo o processo de feitura do evento;

Programação social, cultural e artística – considerar os serviços de reservas para o

cumprimento da programação sugerida;

Alimentos e bebidas – inclui todas as opções de refeições oferecidas durante o

evento;

Comunicação visual – sistema de sinalização adotado durante o evento:

localização,identificação e circulação;

Limpeza e segurança.

FASES DE UM EVENTO

6. Infra-estrutura externa – abrange os serviços ou equipamentos necessários para o

funcionamento do evento fora dos limites físicos de onde será realizado.

Infra-estrutura física, wellcome desk (composto de recepcionistas e coordenador

uniformizados com crachás de identificação, usado para recepcionar pessoas no

aeroporto);

Posto de atendimento em hotéis;

Transporte local.

7. Eventos paralelos.

8. Avaliação do evento por parte dos : clientes, participantes, expositores,

convidados, fornecedores, patrocinadores, entre outros.

9. Tributos, impostos e taxas.

10. Comissões – Pagamento devido a pessoas físicas e jurídicas.

11. Administrativo e logístico.

(Conf. In Martin, Vanessa, Manual Prático de Eventos, 2003).

O uso do checking list

• Conceito: é a lista de checagem, pormenorizada de atitudes, providências,tarefas,

materiais ou necessidades do evento numa mesma relação.

a. Checking list de atividades

Atividades Responsável Data de entrega Status

Apresentação da proposta ao cliente

Diretoria Jul/2007

Aprovação da proposta

Cliente Ago/2007

Preparação da campanha

Marketing Set/2007

Contrato com fornecedores

Operações Set/2007

Contratação de palestrantes

Operações Out/2007


Conceito: é a lista de checagem, pormenorizada de atitudes, providências,tarefas,


b. Checking list de alimentos e bebidas

A&B Quant Descrição Status

Tamanho do grupo Nº de pessoas

Dia e horário

Cidade

Local

Decoração Tema

Elementos da decoração






Cardápio Pratos

Serviço

Equipamentos Microfone

Sonorização

Púlpito

Palco






Mesas Tamanhos

Formatos

Localização

Recursos Humanos Garçons

Maître

Recepcionistas

O uso do cronograma

Cronograma: é a representação gráfica da previsão e realização de um trabalho,onde

são indicados os prazos de execução.

• Cronograma

a. Temporal

b. Responsabilidade

c. Atividade

Estratégias de Comunicação e Marketing

Marketing

“Uma organização deve empenhar seus esforço em satisfazer seus consumidores”.

McCarthy & Perault.

“... é o processo total do negócio, sendo formado de esforço firmemente integrado, no

sentido de descobrir, criar, estimular e satisfazer as necessidades dos consumidores.”

Theodore Levitt.

• Na gestão de marketing de eventos devem-se :

a. Analisar as necessidades do mercado–alvo, para definir os componentes

apropriados ao evento;

b. Estabelecer padrões exclusivos;

c. Prever o público que o assistirá;

d. Calcular o valor que o público está disposto a pagar;

e. Determinar as atividades promocionais usadas para comunicar ao mercado-alvo

sobre o evento;

f. Definir a venda de ingressos.


• Satisfazer as expectativas do consumidor, originadas por:

a. Boca a boca;

b. Experiência prévia de outros eventos;

c. Combinação de mensagens de marketing do organizador;

d. Imagem da marca do evento.

Mix de Marketing

“As variáveis controláveis que a companhia reúne para satisfazer o grupo-alvo.”

McCarthy & Perault

Os 4 Ps de Marketing Produto - Características: localização, produção,

mix de entretenimento, A&B, filas, capacidade de assentos, decoração, temática e

iluminação. Componentes do serviço: número de funcionários em ação, treinamentos,

qualidade apresentada e uniformes. Marca: importância do nome do evento e seu

significado para o público.

Reputação / posicionamento: onde se posiciona o evento em termos de demanda do

consumidor.

b. Preço - Tempo de consumo:descontos em épocas de baixa demanda, preços

especiais para determinados mercados-alvo;

c. Promoção - anúncios, promoção de vendas, merchandising, RP, folhetos,brochuras,

vendas pessoais;

d. Ponto - canais de distribuição.

• Os 7 Ps de Marketing

a. Produto

b. Preço

c. Promoção

d. Ponto

e. Pessoas

f. Padrão Visual (decoração do local, som, entre outros)

g. Processo (envolvimento do consumidor com os serviços)



• Os 8 Ps de Marketing

Por Getz

a. Produto

b. Preço

c. Promoção

d. Ponto

e. Pessoas

f. Programação

g. Pacote apresentado (venda e distribuição de ingressos)

h. Participações (parceiros na produção do evento)

(Conf. in ALLEN, Johnny. Organização e gestão de eventos, pp. 110-115.)

Processo de decisão do consumidor e as implicações para o marketing

ETAPAS NO PROCESSO DE TOMADA DE DECISÃO DO

CONSUMIDOR

IMPLICAÇÕES PARA AS ESTRATÉGIAS DE MARKETING

DECISÕES DE MARKETING

Reconhecimento da necessidade Seleção do mercado-alvo apropriado

Qual o mercado? De massa ou específico?

Busca de informação Variáveis do mix promocional Mala direta, publicidade, anúncios, entre outros.

Avaliação das alternativas Desenho dos componentes do evento. Mensagem promocional

Mudar o produto ou o mix promocional?

Escolha do ponto de venda De fácil acesso Qual serão os incentivos para os vendedores?

Avaliação da atividade de lazer Qualidade do serviço Que tipo de pesquisa pós-evento será proposta? Como será monitorada satisfação do

consumidor?


(Conf In ALLEN, Johnny. Organização e gestão de eventos, p. 118)

Necessidades, motivos e benefícios oferecidos pelos eventos

NECESSIDADES E MOTIVOS BENEFÍCIOS E OPORTUNIDADES OFERECIDOS PELOS EVENTOS

Físicos – necessidades fisiológicas motivam a

necessidade de:•Comer e beber;•Exercitar-se;•Relaxar;•Segurança;•Satisfação sexual

•Comer e beber itens diferentes,•Participar de atividades esportivas;•Entretenimento relaxante;•Diversão em ambiente seguro;•Conhecer pessoas

Socias/interpessoais – necessidades de inclusão, amizade e amor motivam:•Socialização;•Romance;•Ligações com raízes culturais e étnicas;•Expressões da comunidade e de nacionalismo;•Busca de reconhecimento por ações notáveis

•Compartilhar ambiente novo;•Conhecer pessoas;•Renovar laços com grupos étnicos e culturais;•Compartilhar o uso de símbolos e rituais específicos;•Obter prestígio através do evento.



NECESSIDADES E MOTIVOS BENEFÍCIOS E OPORTUNIDADES CORRESPONDENTES OFERECIDOS

PELOS EVENTOS

Pessoais – necessidade da compreensão, julgamento estético,crescimento e auto aperfeiçoamento motivam:•Busca do conhecimento;•Criatividade;•Procura de novas atividades;•Realização de aspiração

•Aprendizado formal / informal;•Programas exclusivos;•Participação em projetos artísticos;•Participação em ações exclusivas e pessoais

Fatores sociais de influência no comportamento de lazer:

a. Influências familiares, grupos de referência e formadores de opinião;

b. Personalidade;

c. Cultura

Necessidades, motivos e benefícios oferecidos pelos eventos

(Conf In ALLEN, Johnny. Organização e gestão de eventos, p. 120)

Classificação de segmentos socioeconômicos de mercado para eventos

CLASSE GRUPO SOCIOECONÔMICO EXEMPLOS OCUPACIONAIS

TIPOS DE EVENTOS QUE O GRUPO TEM PROBABILIDADE DE

ASSISTIR

A Classe média alta Profissionais de alto nível de gerência, advogados,

médicos, altos funcionários públicos, etc

Eventos beneficentes, culturais e esportivos de

alto nível

B Classe média Profissionais de médio nível de gerência, entre

outros

Eventos beneficente, culturais e esportivo

C Classe média baixa Profissionais de níveis juniores, entre outros

Eventos culturais mais populares, festivais

comunitários e esportivos



Classificação de segmentos socioeconômicos de mercado para eventos

CLASSE GRUPO SOCIOECONÔMICO EXEMPLOS OCUPACIONAIS

TIPOS DE EVENTOS QUE O GRUPO TEM PROBABILIDADE DE

ASSISTIR

D Classe trabalhadora especializada

Trabalhadores especializados: construtores, encanadores, policiais,etc

Festivais comunitários,eventos esportivos,etc

E Classe trabalhadora Trabalhadores não especializados:

trabalhadores da construção

civil,faxineiros,etc

Festivais comunitários,eventos esportivos,etc

F Previdência Social Trabalhadores com nível baixo de subsistência

Eventos com entrada franca

(Conf In ALLEN, Johnny. Organização e gestão de eventos, pp 124 - 125.)

Promoção de Eventos

A promoção cria conscientização do evento, desejo por participação e sentimento de

que todo o investimento de tempo e dinheiro vale os benefícios oferecidos.

a. Exemplos de premiações:homenagens, premiações,sorteios,exibições de vídeos,

competições, concursos, entre outros.

b. Questões para desenvolvimento das estratégias promocionais:

1. Por quê?

2. Quem?

3. Quando?

4. Onde?

5. O quê?



c. Ferramentas promocionais:cartas, flyers, livretos, malas diretas,

propaganda,cartazes,demonstrações,comerciais de rádio e tv, comércio eletrônico,

serviços de listas, busdoor, entre outros.

d. Propaganda:uso de mídia de comunicação de massa como, rádio, tv, Internet,

banners, entre outros. Devem ser considerados dados demográficos e

psicográficos.

e. Relações públicas:capta o que sua audiência pensa da sua empresa, produto ou

serviço. Promove a participação da empresa, analisa tendências, desenvolvem

estratégias, estabelecem metas de participação de mercado, entre outros.

f. Materiais impressos:press releases, kit para imprensa.

(Conf In HOYLE Jr.,Leonard H.; Marketing de eventos:como promover com sucesso eventos,

festivais, convenções e exposições. São Paulo: Editora Atlas, 2003.)

• Conceito: é uma declaração quantificada de planos, e inclui custos,

receita e alocação de recursos financeiros.

a. Fluxo de caixa

b. Custos

c. Receitas:

1. Recursos próprios do promotor

2. Inscrição dos participantes

3. Apoios, patrocínios e permutas

4. Venda de espaço para divulgação de produtos de terceiros

5. Atividades paralelas

6. Venda de produtos próprios

Orçamento

Orçamento genérico

RECEITA QUANTIA DESPESA QUANTIA

Dotações Administração

Doações Publicidade

Patrocínio Custos do local

Vendas de ingresso Equipamento

Cachês Salários

Programas especiais Seguro

Descontos Autorizações

Segurança

Contabilidade

Limpeza

Orçamento genérico


Viagem

Acomodação

Documentação

Hospitalidade

Grupos comunitários

Voluntários

Contingências

Total Total

Custos projetados

ADMINISTRAÇÃO QUANTIA MARKETING QUANTIA

Aluguel do escritório Arte

Fax/Fotocópia Impressão

Computadores Panfletagens

Impressoras Kit da imprensa

Telefones Preparação da campanha

Papelaria Pesquisa

Recursos Humanos Lançamento do evento

Tarifas postais Recursos Humanos

Subtotal Total

Custos projetados

ADMINISTRAÇÃO QUANTIA LICENÇAS QUANTIA

Comunicação Bebidas alcoólicas

Primeiros socorros Alimentos

Tendas Recreação infantil

Mesas e cadeiras Estacionamento

Geradores Outros

Uniformes

Estacionamento

Outros

Total Total

Custos projetados

LOCAL QUANTIA SEGURO QUANTIA

Aluguel Incêndio

Ambientação Indenização dos trabalhadores

Infra-estrutura Outros

SALÁRIOS QUANTIA SALÁRIOS QUANTIA

Coordenador Consultores

Artistas Equipe de produção

Trabalhadores Outros

Subtotal Total

Custos projetados

SEGURANÇA QUANTIA CONTABILIDADE QUANTIA

Checagem de segurança Formas de pagamento

Equipamento Auditoria

Recursos Humanos Outros

Total Total

LIMPEZA QUANTIA VIAGEM QUANTIA

Antes Staff

Durante Convidados

Depois Carga

Total Total

Custos projetados

ACOMODAÇÃO QUANTIA DOCUMENTAÇÃO QUANTIA

Meios de hospedagem Documentação necessária para realização do evento

Total Total

Custos projetados


Total

COORDENAÇÃO E DESENVOLVIMENTO

• Logística: é o planejamento, implementação, controle de fluxo,

armazenamento de produtos, e as informações desde a produção até e

consumo.

a. Suprimentos

b. Transporte

c. Operação

d. Controle de fluxo

e. Rede de informações.

Coordenação e desenvolvimento

Elaboração de estratégias

• Planejamento Estratégico:

a. Missão

b. Visão

c. Valores

d. Metas

e. Objetivos

f. Análise da situação

g. Parceiros no evento

h. Identificação de estratégias alternativas

i. Avaliação e seleção de estratégia

j. Desenvolvimento de planos operacionais e controles

k. Avaliação do evento e feedback

Recursos Humanos

Estratégias e objetivos dos recursos humanos:

a. Melhoria da qualidade

b. Eficácia organizacional

c. Melhoria do desempenho - responsabilidades sociais e legais

d. Formação de pessoal:

1. Análise da função

2. Descrições da função

3. Especificações de função

4. Políticas e procedimentos

5. Recrutamento e seleção

6. Entrevistas

7. Treinamento e aperfeiçoamento profissional

8. Supervisão e avaliação

ORGANIZAÇÃO: MOMENTO DE VERIFICAÇÃO

E CHECAGEM

Verificação e checagem

• É fundamental que haja a verificação e checagem de todos os elementos

da montagem, como:

a. Local

b. Audiência e convidados

c. Palco

d. Energia elétrica

e. Luzes

f. Som

g. Audiovisuais e efeitos especiais

h. Objetos cenográficos

i. Decoração

Verificação e checagem

a. Serviço de A&B

b. Artistas

c. Equipe

d. Hospitalidade

e. Cronograma da produção

Disposição de mesas, cadeiras e dos participantes

• Disposição de mesas e cadeiras: é importante a disposição ou

distribuição adequada das mesas e cadeiras de acordo com a

característica do evento. São e elas:

a. Mesa em I

1. Imperial ou francesa

2. Inglesa:

b. Mesa em T

c. Mesa em U

d. Mesa em E

e. Mesa em V

f. Mesa em leque ou espinha de peixe

g. Outras formações de disposição das mesas

h. Mesa redonda

Disposição de mesas, cadeiras e dos participantes

• Disposição das cadeiras

• Decoração da mesa principal

• Enxoval de mesa:

a. Toalhas

b. Guardanapos

c. Plissês para carrinho ou balcão;

d. Saias de mesa;

e. Cobre-manchas;

a. Tecidos de proteção

PÓS-EVENTO:O QUE REALIZAR?

Pós-Evento

• Pós-evento:

a. Pontualidade do evento

b. Local

c. Ingresso e entrada

d. Montagem

e. Padrão de atuação

f. Número de pessoal e desempenho de tarefas

g. Segurança

h. Comunicações

i. Informação e sinalização

j. Transporte

k. Estacionamento

l. A&B

Pós-Evento

• Toaletes

• Atendimento médico

• Presença do patrocinador ou apoiador

• Decoração

• Divulgação

• Agradecimentos

• Envio de material de registro do evento, book, entre outros.

MESTRE DE CERIMÔNIAS

Mestre de cerimônias

• Função

• postura

• preparação Anterior

• Exercícios de relaxamento

Bibliografia

• ALLEN, Johnny. Organização e gestão de eventos. Rio de Janeiro:Editora Campus,2003.

• Cesca, Cleuza G. Gimenes, Organização de eventos, 1997.

• MARTIN, Vanessa. Manual prático de eventos. São Paulo:Atlas,2003.

Documents

Patricia Quitero PLANEJAMENTO E ORGANIZAÇÃO DE EVENTOS