PE M B UA T A N PE DOM A N - bpm.uai.ac.id

PEDOMAN PEMBUATAN INSTRUKSI KERJA(IK)VERSI 1.0

BADAN PENJAMINAN MUTU

Pedoman Pembuatan Instruksi Kerja (IK) Versi 1.0

BPM Universitas Al Azhar Indonesia

Jan 2019

i

Daftar Isi

Kata Pengantar .......................................................................................................................... ii

1. Pendahuluan ....................................................................................................................... 1

2. Isi dokumen IK .................................................................................................................... 1

2.1. Lembar Pengesahan 1

2.2. Riwayat Perubahan Dokumen 1

2.3. Komponen IK 1

3. Komponen IK ...................................................................................................................... 1

3.1. Ruang Lingkup 1

3.2. Referensi 2

3.3. Definisi 2

3.4. Pelaksana 2

3.5. Dokumen yang Dibutuhkan 2

3.6. Instruksi Kerja 2

4. Tips Pembuatan IK ............................................................................................................. 2

LAMPIRAN ................................................................................................................................. 4

ii

Kata Pengantar

Assalamu’alaikum wr.wb.,

Puji syukur kita panjatkan ke hadirat Allah SWT atas nikmat yang telah diberikan kepada kita semua untuk dapat menjalankan amanah pekerjaan dengan baik.

Dalam rangka mewujudkan visi misi Universitas Al Azhar sebagai universitas terkemuka dalam membentuk manusia unggul dan bermartabat dengan menerapkan kaidah enterprising university, salah satu hal penting adalah sistem tata kelola perguruan tinggi yang baik (good university governance). Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) merupakan amanah dari Pemerintah Republik Indonesia dalam tata kelola kegiatan akademik dan non-akademik untuk menjamin mutu perguruan tinggi di Indonesia.

Untuk menerapkan SPMI ini perlu didukung Standard Operating Procedures (SOP) dan Instruksi Kerja (IK) yang dapat menjadi pedoman bagi sivitas akademika dalam menjalankan tugas sehari-hari, dan menjelaskan bagaimana hubungan kerja antar Direktorat, Lembaga atau Unit lain yang berada di lingkungan UAI.

Buku ini menjelaskan mengenai cara pembuatan IK yang merupakan instrumen pelengkap dari SOP.

Semoga buku ini dapat bermanfaat demi kesuksesan penerapan SPMI di kampus UAI.

Wassalamu’alaikum wr.wb.,

Ketua Badan Penjaminan Mutu

Ir. Endang Ripmiatin, MT 06.01.3.1.0109

BPM/Pedoman Pembuatan IK/I/2019 1

1. Pendahuluan

Instruksi Kerja (IK) adalah sekumpulan langkah yang dilakukan seseorang guna menyelesaikan

pekerjaan secara aman dan lengkap.

IK ini perlu dibuat untuk mendampingi Standard Operating Procedures (SOP), menjelaskan secara

rinci langkah instruksional dalam suatu kegiatan SOP, dan hanya melibatkan 1 (satu) unit kerja

saja.

Tujuan dari penyusunan pedoman ini adalah untuk memberikan panduan urutan kerja bagi

individu dalam suatu unit kerja dalam menyelesaikan satu jenis pekerjaan.

Dokumen IK sebaiknya disusun oleh Pelaksana (karyawan) di lapangan yang memiliki pengetahuan

dan pengalaman dalam bidangnya, di bawah arahan Pengawas (Dekan, Kaprodi, Kepala Badan dan

Lembaga, Direktur, Kepala Sub-Direktorat dan UPT).

Setelah selesai dibuat maka:

a) Pengawas harus menyerahkan softcopy IK ke Sekretariat Rektorat untuk dibuatkan Nomor IK;

b) Sekretariat Rektorat harus menyerahkan softcopy IK yang sudah bernomor ke BPM.

c) BPM mencetak IK, memberikan cap basah dan mendistribusikan IK sesuai Daftar Distribusi

yang sudah ditentukan dalam IK tersebut.

Tim BPM, Bidang Monitoring dan Evaluasi Keterlaksanaan Penjaminan Mutu akan melakukan

pemeriksaan terhadap pelaksanaan IK secara berkala dan menyarankan perubahan IK bila ada

temuan signifikan yang mempunyai dampak besar terhadap ketercapaian standar mutu dan

membutuhkan perubahan kebijakan.

Dengan siklus ini maka IK akan selalu mutakhir dan menjadi pedoman dalam mengerjakan

pekerjaan secara efisien dan menghasilkan kualitas yang sesuai harapan.

2. Isi dokumen IK

2.1. Lembar Pengesahan

Menampilkan nama orang (dan jabatan) yang membuat, memeriksa dan mengesahkan IK

tersebut.

2.2. Riwayat Perubahan Dokumen

Menampilkan riwayat perubahan yang dilakukan. Harus dilengkapi dengan paraf orang yang

mensahkan perubahan tersebut.

2.3. Komponen IK

Merupakan butir-butir yang harus ada dalam dokumen IK, mencakup Ruang Lingkup,

Referensi, Definisi, Pelaksana atau pelaku kegiatan dalam IK, Dokumen yang dibutuhkan

dan urutan Instruksi Kerja.

3. Komponen IK

3.1. Ruang Lingkup

Menjelaskan ruang lingkup pekerjaan yang harus dilaksanakan.


3.2. Referensi

Menunjukkan Nomor Standard Operating Procedures (SOP) yang menjadi induk dari IK ini.

Kosongkan bila IK ini tidak menginduk pada SOP apapun.

3.3. Definisi

Menjelaskan istilah khusus, terminologi atau singkatan dalam SOP yang perlu dipahami

untuk persamaan persepsi.

3.4. Pelaksana

Menunjukkan pihak yang melaksanakan kegiatan tersebut.

3.5. Dokumen yang Dibutuhkan

Menjelaskan dokumen yang dibutuhkan untuk menyelesaikan pekerjaan tersebut.

3.6. Instruksi Kerja

Menjabarkan langkah-langkah instruksional dalam menyelesaikan suatu pekerjaan.

4. Tips Pembuatan IK

Beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam pembuatan IK:

1. Selalu bayangkan siapa pengguna IK.

2. Sebelum mulai menulis, putuskan ruang lingkup pekerjaan tersebut.

3. Gunakan prinsip “Ceritakan apa yang akan Anda kerjakan, kemudian bicarakan dan tuliskan”.

4. Penulisan IK harus:

(a) Jelas dan ringkas: hindari kalimat yang panjang.

Contoh kalimat instruksional:

Kalimat panjang versus kalimat pendek:

Kalimat panjang:

Gunakan lap biasa untuk membersihkan kotoran dan noda dari mesin, atau keringkan

dengan lap tebal jika ada bagian yang basah.

Kalimat pendek:

Bersihkan kotoran dan noda dari mesin.

Gunakan lap biasa utk menghilangkan kotoran.

Gunakan lap tebal utk mengeringkan bagian yang basah.

Kalimat tidak jelas versus kalimat jelas:

Kalimat tidak Jelas:

Berat dari afal yang dihasilkan harus dicatat di dalam buku laporan hasil produksi.

Kalimat jelas:

Catat berat afal yang dihasilkan di buku laporan hasil produksi.


Kalimat bertele-tele versus kalimat ringkas:

Kalimat bertele-tele:

Pastikan Anda membersihkan bak tinta dari semua tinta yang pernah digunakan

sebelum Anda menyimpan tinta lain yang berbeda warnanya.

Kalimat ringkas:

Bersihkan bak tinta sebelum mengisi tinta warna lain.

(b) Lengkap: semua informasi penting yang digunakan untuk menjalankan kegiatan.

(c) Obyektif: berisikan fakta, bukan pendapat.

(d) Koheren: menunjukan alur dan urutan langkah untuk menjalankan kegiatan.

5. IK harus bersifat fleksibel dan dapat diubah sesuai kebutuhan.

Perubahan IK merupakan sebuah keniscayaan karena kebutuhan, kebijakan dan instrumen

pekerjaan pasti akan berubah.

Bila perubahan bersifat minor – dalam arti tidak mengubah langkah-langkah kegiatan utama

– maka cukup dibuatkan REVISI. Tetapi bila perubahan mayor – ada perubahan proses bisnis

yang signifikan – maka perlu dibuatkan VERSI yang baru.

6. Mulailah dengan kata kerja dan gunakan kalimat aktif.

7. Buat draft terlebih dahulu. Koreksi draft jika diperlukan.

8. Perhatikan kebosanan Anda sendiri ketika membuat IK. Jika Anda merasa bosan, maka hal

yang sama akan dirasakan oleh pembaca.


LAMPIRAN

Contoh Instruksi Kerja Validasi Persyaratan Sidang Skripsi


INSTRUKSI KERJA VALIDASI PERSYARATAN SIDANG SKRIPSI Bagi Kaprodi

XXX/IK/UAI/2019

UNIVERSITAS AL AZHAR INDONESIA

UNIVERSITAS

AL AZHAR INDONESIA

Instruksi Kerja Validasi Persyaratan Sidang

Skripsi Bagi Kaprodi

Kode XXX/IK/UAI/2019

Revisi 00

Tgl. Terbit 30 Jan 2019

Halaman 1 dari 11

BPM/Pedoman Pembuatan IK/I/2019 i

LEMBAR PENGESAHAN DAN DISTRIBUSI DOKUMEN

PENGESAHAN

Nama Tanda Tangan Tanggal Tanggal

Berlaku

Disusun Oleh Rahmat Firman

Diperiksa Oleh Dody Haryadi

Disetujui Oleh Wakil Rektor I

DAFTAR DISTRIBUSI PENERIMA DOKUMEN

No Jabatan No. Salinan

1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

Dokumen Master

Rektor

Wakil Rektor 1

Direktur Administrasi Akademik

Kepala Prodi

Sekretaris Prodi

Kepala Tata Usaha Prodi

M

001

002

003

004

005

006

UNIVERSITAS

AL AZHAR INDONESIA




Revisi 00


Halaman 2 dari 11

BPM/Pedoman Pembuatan IK/I/2019 ii

RIWAYAT PERUBAHAN DOKUMEN

No Tanggal Hlm Uraian yang diubah Hlm Uraian

perubahan

Disahkan

oleh

UNIVERSITAS

AL AZHAR INDONESIA




Revisi 00


Halaman 3 dari 11

BPM/Pedoman Pembuatan IK/I/2019 iii

DAFTAR ISI

Halaman

LEMBAR PENGESAHAN DAN DISTRIBUSI DOKUMEN i

DAFTAR DISTRIBUSI PENERIMA DOKUMEN i

RIWAYAT PERUBAHAN DOKUMEN ii

1. Ruang Lingkup 4

2. Referensi 4

3. Definisi 4

4. Pelaksana 4

5. Dokumen Yang Dibutuhkan 4

6. Uraian Instruksi Kerja 4

UNIVERSITAS

AL AZHAR INDONESIA




Revisi 00


Halaman 4 dari 11


1. Ruang Lingkup

Instruksi Kerja ini menunjukkan langkah-langkah yang harus dikerjakan Kaprodi dalam melakukan

validasi persyaratan sidang skripsi. Tanpa validasi persyaratan maka mahasiswa tidak dapat

dijadwalkan untuk sidang skripsi.

2. REFERENSI

SOP No. XXX/SOP/UAI/2019

3. DEFINISI

3.1. Kaprodi adalah Kepala Program Studi penyelenggara sidang skripsi. 3.2. Sistem adalah Sistem Informasi Akademik (SIA), khususnya modul Pendaftaran Sidang Online.

4. PELAKSANA

Kaprodi.

5. DOKUMEN YANG DIBUTUHKAN

5.1. Berkas Skripsi (hardcopy) sudah ditandatangani Pembimbing Skripsi. 5.2. Salinan Ijazah Terakhir (softcopy).

6. URAIAN INSTRUKSI KERJA

6.1. Kaprodi login ke sistem 6.2. Pilih menu Sidang. 6.3. Pilih dari drop box:

Periode

Program Studi

Nama Mahasiswa – dapat dikosongkan bila ingin menampilkan semua data. 6.4. Klik sel Berkas Skripsi sudah tanda tangan pembimbing untuk mahasiswa yang diinginkan.

Klik tombol VALIDASI. 6.5. Klik sel Persetujuan Sidang Skripsi oleh Program Studi untuk mahasiswa yang diinginkan.

Klik tombol VALIDASI. 6.6. Kerjakan langkah 6.4 dan 6.5 sampai semua mahasiswa yang telah memenuhi persyaratan

tervalidasi. 6.7. Logout sistem.

Documents

PE M B UA T A N PE DOM A N - bpm.uai.ac.id