Planejamento e Organização

Grupo

Bruno NunesEdna AbiakKarina Silva

Kátia TeixeiraLeandro Silva

Renata VenturasRosseli Andrade

Sidneia GonçalvesTatiane Silva

Planejamento Planejar é definir objetivo, desenvolver

premissas sobre condições futuras, identificar meios para alcançar os objetivos e implementar os planos de ações necessárias.

Atividade intelectual, que você se prepara com antecedência para o fato que vai ocorrer no futuro que pode ser a curto ou a longo prazo.

O planejamento representa a primeira função administrativa, por ser exatamente a que serve de base para as demais funções, como organização, direção e controle. Na verdade, o planejamento é a função administrativa que determinam antecipadamente quais são os objetivos a ser atingidos e como se deve fazer para alcançá-los da melhor maneira possível.

O processo de planejamento pode ser definido de várias maneiras

Um processo pode definir objetivos ou resultados a serem alcançados, bem como as atividades e recursos (meios) que permitirão alcançá-los.

Interferir na realidade, com o propósito de passar – se de uma situação conhecida para uma outra situação desejada, dentro de um interva-lo de tempo pré determinado.

Tomar no presente decisões que afetam o futuro.Os objetivos e resultados a serem alcançados, assim como os meios de alcançá-los, que são o objetivo das decisões antecipadas recebem o nome de plano.

Um plano não é necessariamente um documento que especifica o que vai ser feito; mas é principalmente um padrão que define o comportamento ou o curso da ação a ser seguido no futuro.

Os planos, portanto, são resultado do processo de planejamento.

Como os planos destinam-se a preparar no presente as ações futuras, é necessário quando os mesmos estão sendo executados, se estão tendo resultados esperados e se realmente eram realistas.

Finalidades do Planejamento

Dentro do conceito de preparação para o futuro, há três finalidades principais do processo de planejamento organizacional.

• Antecipação a situação previsíveis.• Pré determinação de acontecimentos.• Preservação da lógica entre eventos.

Tipos de Planejamento

• Antecipação á situação previsível.

• Pré-determinação de acontecimentos (criação do futuro).

• Coordenação.

Finalidade

• Preparar a organização para enfrentar eventos futuros conhecidos ou bastante prováveis.

• Criar para organização um futuro ou situação desejável, ou prepara - lá para enfrentar um futuro nebuloso.

• Preservar a coerência entre meios e fins.

Atitudes em Relação ao Planejamento

• Proativa.• Forças que impulsionam e desejam a mudança.• Espírito renovador.• Capacidade de adaptação a novas situações.• Antecipação de novas situações.• Reativa.• Forças que desejam e preservam a estabilidade.• Apego às tradições.• Espírito conservador.• Incapacidade de adaptação a novas situações.

Planejamento

• Existem três níveis distintos de planejamento:

• Planejamento Estratégico

• Planejamento Tático

• Planejamento Operacional

Planejamento Estratégico É o planejamento mais amplo e envolvente e

abrangente toda a organização como um sistema único e aberto.

Suas principais características são:

É projetado para longo prazo, seus efeitos e consequências estendem-se por vários anos;

Envolvem a empresa como uma totalidade, abrange todos os seus recursos e áreas de atividade e preocupa-se em atingir objetivos globais da organização.

Planejamento Tático É o planejamento elaborado em cada

departamento no nível intermediário da organização. Cada unidade organizacional deve elaborar seu planejamento tático subordinado ao planejamento estratégico.

Suas principais funções são: É projetado par médio prazo, em geral

corresponde ao exercício anual ou fiscal da empresa, isto é,12 meses.

Planejamento Operacional

É o planejamento que se refere a cada tarefa ou atividade em particular.

Suas principais características são:

É projetado para o curto prazo, para o imediato e normalmente lida com o cotidiano e com a rotina diária, semanal ou mensal;

Envolve cada tarefa ou atividade isoladamente, preocupa-se com o alcance de metas específicas.

Importância do Planejamento

• Sem planejamento, uma empresa não terá certeza do seu caminho....

• ▪... sem objetivos, uma empresa não terá condições de medir seu desempenho

Organização

A função da organização compreende as decisões tomadas pelos administradores visando dividir o trabalho entre indivíduos ou grupos, definindo as atribuições específicas que contribuirão para a tarefa total.

A Estrutura organizacional, portanto, é o produto das decisões de trabalho, e define não apenas as atribuições específicas, mas também o modo como devem estar interligados os diversos grupos especializados, chamados departamentos.

A organização, como função administrativa, se desdobra nos três

níveis organizacionais.1. Organização no nível global da empresa: É

a organização que envolve a empresa como uma totalidade. É o chamado desenho organizacional, tratado no nível institucional e que pode assumir vários tipos;

2. Organização no nível departamento da empresa: É a organização que abrange cada departamento ou unidade da empresa. É o chamado desenho departamental, ou simplesmente departamentalização, e é tratado no nível intermediário.

• Organização no nível das tarefas e operações da empresa: É a organização que focaliza cada tarefa, atividade ou operação especificamente. É o chamado desenho de cargos ou tarefas, tratado no nível operacional, seja em atividades isoladas ou em grupos, isto é, em equipes.

Orçamento Empresarial

“É um valioso instrumento de planejamento e controle das operações da empresa, qualquer que seja seu ramo de atividade, natureza ou porte.”

Expressão quantitativa Plano de aquisição e uso de recursos financeirosPlano de como alocar recursos para cada unidade organizacionalPlano, meta, demonstrações pré-forma.

O Que é Orçamento

Coordenação e avaliação dos resultados operacionais da empresa e, também, do desempenho profissional de seus gestores em relação à busca dos objetivos de seus proprietários.

Auxiliar, Identificar e corrigir possíveis distorções.

Planejamento:Plano Estratégico

Objetivos a Longo Prazo

Objetivos a curto Prazo

Orçamentos

Operações: Produção,Serviço e

Vendas

Controle: Comparar Resultados Reais com Resultados

Planejados

● Estratégia e Planos● Avaliação de Desempenho● Coordenação e Comunicação● Apoio Gerencial e Administração

Uma das desvantagens do orçamento empresarial é a geração de custos em todas as suas etapas e por isso é necessário que a organização tenha clareza dos seus objetivos e envolvimento, desde a alta direção até a área operacional, para a geração de um retorno ainda maior que estes custos.

Quais os orçamentos empresariais?

Periódico X Contínuo Incremental X Base ZeroParticipativo X

ConvencionalEstático X FlexívelKaizenABC

Periódico X X Contínuo

Apenas ao término desse período será elaborado um novo orçamento para o período seguinte. Disponível para um período futuro especificado pela adição de um mês, trimestre ou ano. Ser periódico não significa estático.

J F M A M J J A

Incremental X Base Zero

O incremental toma como base o imediatamente anterior e o ajusta para mais ou para menos.No base-zero exige-se que todos os gerentes justifiquem todos os gastos orçamentários, e não apenas as variações em relação ao orçamento do ano anterior

Participativo X Convencional

Aquele elaborado com a cooperação e a participação plena dos gerentes, em todos os níveis.Determinado pela alta administração e apresentado aos gerentes.

Flexível X Estático

O orçamento flexível fornece estimativas sobre qual deve ser o custo sobre qualquer nível de atividade e permitem uma análise mais completa das variações.O orçamento estático é baseado em um único nível de produção inicialmente estabelecido e não pode ser alterado.

ORÇAMENTOS ESTÁTICOS E FLEXÍVEIS

Orçamentoestático

Nível planejado deprodução no início doperíodo do orçamento

Baseado em

Orçamentoflexível

Receitas orçadas ecustos baseados no

nível real de produção

Baseado em

Orçamento Kaizen

O orçamento kaizen é um tratamento orçamentário que explicitamente introduz o melhoramento contínuo dos números orçados durante o período orçamentário.

Orçamento ABC

O orçamento baseado em atividades concentra  a atenção no custo das atividades necessárias  a produção e venda de bens e serviços.

Suponha que o custo de materiais diretos orçadospara cada jaqueta que a WHP© fabrica seja $ 65.

A WHP©. deseja implementar orçamentosbaseados na melhoria contínua, com um alvo de 1% de redução no custo de materiais em cada período.

Qual deve ser o custo orçado para os próximos três períodos subseqüentes?

Montante orçado per.

Anterior

Redução no orçamento

Montante Orçado/revisado

Este período $65,00Período 1 $65,00 $0,65 $64,35Período 2 $64,35 $0,64 $63,71Período 3 $63,71 $0,64 $63,07

Orçamento administrativo: É aquele que é feito a priori e prevê os fatos administrativos de uma empresa ou entidade.

Orçamento anual: quadro em que se prevêem receita e despesa a serem realizadas ao longo de um ano.

Orçamento complementar: previsão adicional, isto é, que visa a complementação de um fato patrimonial ou verba.

Orçamento de aquisições: são cálculos para investimentos a serem realizados.

Tipos de Orçamento

Orçamento de câmbio: expressão utilizada para designar uma previsão dos recebimentos e pagamentos em divisas, a serem realizados.

Orçamento de custos: previsão das despesas a serem realizadas para a execução da tarefa produtiva.

Orçamento público: É uma tabela da despesa e da receita, com suas fontes e origem legislativa. É uma previsão das possibilidades financeiras do estado e ao mesmo tempo uma autorização do poder legislativo, para que os impostos possam ser arrecadados e as despesas efetuadas.

Orçamento incremental – trata-se de um orçamento contido aos elementos (receitas e custos) de anos anteriores, os quais serão ajustados aos valores atuais, com algumas pequenas mudanças de metas.

Orçamento com base zero – O orçamento com base zero resume-se a uma elaboração sem dados anteriores para possíveis comparações. Os profissionais responsáveis deverão justificar cada custo contido no orçamento.

É neste cenário que o planejamento orçamentário vem se tornando uma rotina cada vez mais presente nas organizações, ajudando a otimizar o uso de seus recursos e investimentos, a minimizar seus custos e a maximizar seus resultados, além de promover o crescimento de sua parcela de atuação no mercado.

Conceitos Gerais Sobre Orçamento

Os sistemas orçamentários são instrumentos que contêm planos de negócios para a empresa, compreendendo planejamento e controle das operações e dos resultados da organização. Neles estão estratificadas as opções de metas e objetivos escolhidos para a vida futura da empresa. É assim que devem ser vistos; uma complexa rede de táticas, de determinações e de uso de recursos, voltados para o crescimento da empresa.

Fundamentos Essenciais para o Orçamento

Assim, para se entender o conceito de orçamento faz-se necessário ter conhecimento da sua função e atuação no contexto empresarial. Por princípio o orçamento é, antes de mais nada, uma atividade financeira que exige a colaboração de todos os departamentos, por atividade financeira.

Se a função orçamento tem como objetivo principal relacionar os dados contábeis ao desenvolvimento organizacional, auxiliando o processo de tomada de decisão, a projeção e o controle dos custos compreende a parte maior de gestão empresarial, focada no controle financeiro. Sobre este aspecto Leone (2000, p. 18) afirma que:

Custos

A contabilidade de custos pode ser conceituada como o ramo da função financeira que acumula, organiza, analisa e interpreta os custos dos produtos, dos estoques, dos serviços, dos componentes da organização, dos planos operacionais e das atividades de distribuição para determinar o lucro, para controlar as operações e para auxiliar o administrador no processo de tomada de decisões e de planejamento.

O conjunto dessas atividades deve ser subordinado a uma gestão financeira de metas e avaliação de resultados, ajudando a administração da empresa a formar uma visão geral das condições da sociedade, para caracterização de orçamento.

Nessas circunstâncias, o orçamento pode ser definido como uma ferramenta que canaliza os recursos utilizados pelos diversos departamentos que constituem a empresa, com a finalidade de controlar os resultados, através de comparativos de resultados monetários relacionados a um histórico financeiro e operacional da instituição e uma visão estratégica dos objetivos futuros.

O Conjunto Orçamentário

As organizações, independentes de seu porte, têm seus sistemas de gestão baseados em funções como: patrimônio, contabilidade, gestão de pessoas, gestão de processos e tecnologias – estando elas explicitamente definidas ou não. São essas funções que dão forma e padrões para formação dos departamentos, os quais, com o crescimento das organizações, vão se tornando mais complexos e robustos, com metas e objetivos próprios.

Orçamento como ferramenta de Planejamento Organizacional

A atividade de orçamento tem por objetivo condensar os esforços dos departamentos, sem perder suas características específicas de atuação, em um planejamento único que determina metas conjuntas e estipula indicadores de desempenho geral para a organização

O planejamento orçamentário é uma atividade complexa que, como já foi dito, exige o envolvimento de toda a organização; diante disso, há algumas dificuldades que envolvem a sua implantação. Dentre elas destacam-se os aspectos relacionados com o cenário futuro, a motivação das pessoas envolvidas e a estrutura da empresa.

Dificuldades na Implantação de Orçamento

Estrutura organizacional é a forma como as empresas se articulam para desenvolver as suas atividades. Deve ser delineado de acordo com os objetivos e estratégias estabelecidos pela empresa.

Estrutura Organizacional

“A análise estratégica estuda como uma organização pode combinar melhor suas próprias capacidades com as oportunidades de mercado, com vistas a

alcançar seus objetivos gerais”

1.Quais são os objetivos gerais da organização?2. Os mercados para os seus produtos são locais, regionais, nacionaisou globais? Quais as tendências que afetarão seus mercados?Como a organização é afetada pela economia, sua indústria ecompetidores?3. Quais as formas de estruturas organizacional e financeira quemelhor atendem à organização?4. Quais são os riscos de estratégias alternativas e quais são os planosde contingência da empresa se o plano principal falhar?

Elaborando um OEElaborando um OE

I Condições Gerais

A- Políticas

B- Econômicas

1. Estabilidade política e social2. Tendência do nível de estatização3. Política governamental de preços4. Política salarial e de financiamentos

1. Índice de preços2. Renda Nacional, PNB, PIB3. Fatores internacionais4. Utilização de MO disponível e capacidade instalada

II Condições de mercado

A- Quanto do consumidor

B- Concorrência

1. Alterações do orçamento familiar2. Fatores sócios-psicológicos3. Mudanças tecnológicas4. Mercado de exportações

1. Novos concorrentes2. Novos produtos dos concorrentes3. Planos de exportação4. Estratégias de preços dos competidores

1. Planos de expansão2. Política de produtos3. Política de preços4. Participação da empresa no mercado

III Condições da empresa

O orçamento empresarial é elaborado em fases:●Inicial● Revisões ● Final1 - Dados. Levantamento dos dados e informações principais: Balanço Séries Históricas Informações Físico-contábeis Outras informações estatísticas2 - Análise do Orçamento. Análise dos Planos Estratégicos, Tático e Operacional e das informações coletadas, visando alcançar as metas da empresa.3 - Composição do Orçamento:Histórico das realizações;Premissas,Previsões - estimativas p/ próximo exercício;Planilhas Eletrônicas (cálculos, tabelas etc);Relatório preliminar.

Outras considerações para a elaboração do orçamento:

Definição da equipe a ser envolvida

Identificação dos responsáveis setoriais

Discussão sobre as formas de treinamento necessárias

Construção de um cronograma para reuniões

Princípios para a implantação de um sistema

orçamentário:

a)Envolvimento dos gerentes;

b)Orientação para objetivos;

c)Comunicação integral;

d)Expectativas realísticas;

e)Aplicação flexível;

f)Reconhecimento dos esforços individuais e de

grupos.

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33

44

5566

77

88

Determinação de objetivos e metas

Planejamento delongo prazo

Planejamento anual

Determinação dos recursos necessários e

dos padrões de desempenhoInício de operações

Compara a performance atual com o planejamentoanual e com os padrõesde desempenho requeridos

Compara osresultadoscom o pla-nejamento anualde LP

Compara as metas atingidascom as metas desejadas ecom os objetivosorganizacionais

PrincipaisFeedbacks

EXERCÍCIOS