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PLANEJAMENTO, GESTÃO E
OPERAÇÃO DE COMPRAS
INDICADORES
PLANEJAMENTO, ESTRUTURA E GESTÃO INDICADORES
Objetivo
Construir e implantar um programa de métricas para gestão da área de
compras.
Pessoas Liderança – Capital Humano
Processos Fluxo de Valor e Priorização
Estrutura Arquitetura Organizacional - Organograma
Projetos Waterfall ou Ágil
Planejamento - Execução
Indicadores BSC – Dashboard – Plano de Ação
Estratégia Clientes – Missão – Visão – Mapa Estratégico
PLANEJAMENTO, ESTRUTURA E GESTÃO
Pessoas Liderança – Capital Humano
Processos Fluxo de Valor e Priorização
Estrutura Arquitetura Organizacional - Organograma
Projetos Waterfall ou Ágil
Planejamento - Execução
Indicadores BSC – Dashboard – Plano de Ação
Estratégia Clientes – Missão – Visão – Mapa Estratégico
PLANEJAMENTO, ESTRUTURA E GESTÃO
PLANEJAMENTO, ESTRUTURA E GESTÃO INDICADORES
Indicadores de Desempenho - Definição
KPI’s - Key Performance Indicators (Indicadores Chave de Performance)
São dados ou informações, preferencialmente numéricos , que representam
um determinado fenômeno e são utilizados para medir o negócio da
organização, um processo ou o trabalho.
PLANEJAMENTO, ESTRUTURA E GESTÃO INDICADORES
Indicadores de Desempenho - Definição
Os indicadores servem para comparar a métrica com um valor base definido
previamente (baseline) ou com um resultado esperado. Por isso, são
instrumentos de gestão essenciais nas atividades de monitoramento e
avaliação das organizações, pois permitem acompanhar o alcance das metas, identificar avanços, melhorias de qualidade, correção de problemas, necessidades de mudança etc.
Exemplo OTIF (On Time in Full): Percentual de pedidos entregues dentro do prazo e com as quantidades e especificações acordadas atendidas com o cliente.
PLANEJAMENTO, ESTRUTURA E GESTÃO INDICADORES
Ficha Básida de um Indicador
INDICADOR
DESCRIÇÃO
FÓRMULA
Nome do indicador
O que o indicador mede e qual é a sua
finalidade
Como o indicador é calculado e se é
um número, %, valor etc.
PLANEJAMENTO, ESTRUTURA E GESTÃO INDICADORES
Ficha Básida de um Indicador - Exemplo
INDICADOR
DESCRIÇÃO
FÓRMULA
On time
Número de entregas realizadas dentro do
prazo / Número de entregas totais (%)
Calcula a taxa de entregas realizadas dentro
do prazo negociado com o fornecedor
PLANEJAMENTO, ESTRUTURA E GESTÃO INDICADORES
Funções Básicas dos Indicadores
Os indicadores possuem, basicamente, as
seguintes funções:
1. Mensurar os resultados e gerir o
desempenho;
2. Embasar a análise crítica dos resultados
obtidos e do processo de tomada decisão;
3. Contribuir para a melhoria contínua dos
processos organizacionais;
4. Facilitar o planejamento e o controle do
desempenho;
5. Viabilizar a análise comparativa do
desempenho da organização.
PLANEJAMENTO, ESTRUTURA E GESTÃO INDICADORES “Se você não mede algo, você não pode entender o processo. Se você não entende o processo, não pode aperfeiçoá-lo”
Peter Drucker Escritor, professor e consultor administrativo de origem austríaca, considerado como o pai
da administração moderna.
PLANEJAMENTO, ESTRUTURA E GESTÃO INDICADORES
Indicadores de Desempenho - Exemplo
Que indicadores um professor utiliza para avaliar o desempenho do aluno?
Notas (provas, trabalhos)
Frequência
Participação
PLANEJAMENTO, ESTRUTURA E GESTÃO INDICADORES
Indicadores de Desempenho - Exemplo
Que indicadores um país utiliza para avaliar a qualidade de vida da população?
Expectativa de vida
Taxa de mortalidade
Taxa de mortalidade infantil
Taxa de analfabetismo
Renda Nacional Bruta (RNB) per capita
Alimentação (ingestão calórica diária per capita).
Condições médico-sanitárias (acesso a esgoto, água tratada, pavimentação
etc.)
Acesso ao consumo (número de carros, de computadores, televisores,
celulares, acesso à internet entre outros)
PLANEJAMENTO, ESTRUTURA E GESTÃO INDICADORES
Indicadores de Desempenho - Exemplo
Que indicadores as
organizações internacionais
utilizam para avaliar o
desenvolvimento dos
países?
IDH - Índice de
Desenvolvimento
Humano
PLANEJAMENTO, ESTRUTURA E GESTÃO INDICADORES
E na área de compras, quais são os indicadores que avaliam o desempenho?
Economia?
Contratos?
Acuracidade do inventário?
Gasto com transporte?
Planos de melhoria?
FOCO Discutir e analisar indicadores utilizados na área de Compras.
INSTRUÇÕES
1. Organizem-se em grupos. 2. Usando o template entregue, listem os
indicadores que vocês utilizam em suas áreas de Compras atualmente.
3. Atribuam a fórmula do indicador e a unidade de medida.
4. Preparem-se para apresentar o resultado desta atividade.
5. Participem da discussão plenária.
PLANEJAMENTO, ESTRUTURA E GESTÃO INDICADORES
Atividade
PLANEJAMENTO, ESTRUTURA E GESTÃO INDICADORES
Atividade - Template (Ficha do Indicador)
Indicador Fórmula Tipo de Métrica
Nº % Valor Outra
PLANEJAMENTO, ESTRUTURA E GESTÃO INDICADORES
Gestão Estratégica por Meio de Indicadores - Modelo
Definição de objetivos
estratégicos
Seleção de indicadores
Definição de diretrizes
Apuração Reporte Acompanhamento
e gestão
PLANEJAMENTO, ESTRUTURA E GESTÃO INDICADORES
Planejamento Estratégico
Mapa estratégico
Traduz a estratégia
Estratégia
Nosso plano de jogo ou plano de voo
Visão
O que queremos ser
Valores
O que é importante para nós
Missão
Quem somos e por que existimos
Balanced Scorecard
Mensuração e foco
PLANEJAMENTO, ESTRUTURA E GESTÃO INDICADORES
Planejamento Estratégico
Mapa estratégico
Traduz a estratégia
Estratégia
Nosso plano de jogo ou plano de voo
Visão
O que queremos ser
Valores
O que é importante para nós
Missão
Quem somos e por que existimos
Balanced Scorecard
Mensuração e foco
PLANEJAMENTO, ESTRUTURA E GESTÃO INDICADORES
Planejamento Estratégico
PLANEJAMENTO, ESTRUTURA E GESTÃO INDICADORES
Gestão Estratégica por Meio de Indicadores - Modelo
Definição de objetivos
estratégicos
Seleção de indicadores
Definição de diretrizes
Apuração Reporte Acompanhamento
e gestão
PLANEJAMENTO, ESTRUTURA E GESTÃO INDICADORES
Resgatem o Mapa Estratégico da Área de Compras
Ap
ren
diz
ado
e
Cre
scim
ento
P
roce
sso
s C
lien
te
Fin
ance
ira
Reduzir custo total da cadeia de suprimento
Aumentar prazo de
pagamento
Melhorar satisfação do cliente com a
área de Compras
Aumentar percepção de
valor agregado
Reduzir rotatividade
Melhorar maturidade dos
compradores
Melhorar qualificação
dos profissionais
Melhorar eficiência de
Compras
Redimensionar área de
Compras
Automatizar processamento
de pedidos
Melhorar participação
de Compras na empresa
PLANEJAMENTO, ESTRUTURA E GESTÃO INDICADORES
Gestão Estratégica por Meio de Indicadores - Modelo
Definição de objetivos
estratégicos
Seleção de indicadores
Definição de diretrizes
Apuração Reporte Acompanhamento
e gestão
Álcool no sangue
Nível de Embriaguez
PLANEJAMENTO, ESTRUTURA E GESTÃO INDICADORES
Medidas e Constructos
Copos de vinho
Latas de cerveja
Doses de vodka
Teste de bafômetro
Teste para tempo de reação física
Tempo para término de teste de memória
Doses de whisky
Variáveis observadas e não necessariamente correlacionadas.
Variáveis observadas e correlacionadas.
Qualidade da área de Cómpras
Satisfação do cliente
PLANEJAMENTO, ESTRUTURA E GESTÃO INDICADORES
Medidas e Constructos em Compras - Exemplo
Atendimento do prazo de entrega
Custo Atendimento da especificação de qualidade
NPS Quantidade de reclamações
Pesquisa de satisfação
FOCO
Exercitar medidas e constructos dos indicadores de Compras.
INSTRUÇÕES
1. Organizem-se em grupos. 2. Com base no exemplo anterior, analisem
as medidas e constructos do indicador OTIF - On Time In Full.
3. Preparem-se para apresentar os resultados.
4. Participem da discussão plenária.
PLANEJAMENTO, ESTRUTURA E GESTÃO INDICADORES
Atividade
Confiabilidade:
Grau ao qual as mensurações são isentas
de erros aleatórios e, portanto, fornecem
dados consistentes.
Uma escala de mensuração que fornece
resultados consistentes no decorrer do
tempo é confiável.
Validade:
Verifica se uma tentativa de mensuração
foi bem-sucedida (isento de erros).
PLANEJAMENTO, ESTRUTURA E GESTÃO INDICADORES
Confiabilidade X Validade
Validade
Co
nfi
abili
dad
e
Alta Baixa
Alt
a
Bai
xa
PLANEJAMENTO, ESTRUTURA E GESTÃO INDICADORES
Indicadores
Indicadores de Mercado
Indicadores Próprios
PLANEJAMENTO, ESTRUTURA E GESTÃO INDICADORES
Indicadores
Indicadores de Mercado
Indicadores Próprios
PLANEJAMENTO, ESTRUTURA E GESTÃO INDICADORES
Principais Indicadores Utilizados Pela Área de Compras Saving; Cost Avoidance; Volume de compras; Prazo médio de pagamento; Lead Time; Erro nas requisições; Requisições eletônicas; Requisições devolvidas; Evolução de preço; Itens sob contrato; Custos de Suprimentos; Coverage; Eficiência de cotação; Solicitações atendidas; Solicitações atendidas no prazo; Solicitações urgentes;
Satisfação do cliente; Percepção de valor; Entregas sem erro; Devoluções; Atendimento do pedido (Fill Rate); Tempo de entrega dos produtos; OTIF On Time In Full ROI Nível de compliance dos fornecedores Gastos de compras non-compliant Turnover Capacitação técnica da equipe de
compras Nível de maturidade do comprador
INDICADOR Saving
DESCRIÇÃO
Ganhos obtidos com relação a um baseline.
Ex.1: preços no sistema do dia 31/Dez.
Ex.2: budget base Nov.2012
Ex.3: negociação anterior (compra contínua, compra spot,
projeto).
FÓRMULA
a)Diferença entre o que se pagava e o que se passou a
pagar;
b)Diferença entre o valor fechado e o valor da menor
proposta recebida;
c)Diferença entre o orçamento e o valor fechado
PLANEJAMENTO, ESTRUTURA E GESTÃO INDICADORES
Saving
INDICADOR Cost Avoidance
DESCRIÇÃO É a economia obtida por se evitar um gasto que já estava
planejado
FÓRMULA Valor orçado menos valor efetivamente gasto
PLANEJAMENTO, ESTRUTURA E GESTÃO INDICADORES
Cost Avoidance
PLANEJAMENTO, ESTRUTURA E GESTÃO INDICADORES
Atividade O contrato de manutenção do fornecedor Manute’s teve um gasto anual em 2012 de R$ 74.400,00. A cláusula de reajuste está baseada no IGPM, que neste ano foi de 5,60%. No período de 2013, através de uma análise de TCO (Total Cost Ownership), tivemos uma melhoria de processo que acabou resultando numa redução de custos na ordem de 8%. Ao final da negociação, conseguimos fechar com o fornecedor um pagamento mensal de R$ 5.900,00. Esta diferença entre o valor anterior e o da nova negociação é um Saving ou um Cost Avoidance? De que valor?
Resposta: Saving de R$ 3.600,00/ano ou 4,8%
Resposta: Cost Avoidance de R$ 11.537,50 ou 3,55%
PLANEJAMENTO, ESTRUTURA E GESTÃO INDICADORES
Atividade Para o contrato de fornecimento de refeições, o reajuste é calculado através de uma cesta de indicadores composta por IGPM, reajuste negociado pelo sindicato e outro corretor específico do mercado em questão. Em 2013, esta composição formou um índice de 9,72% de reajuste. Esta conta tem um impacto significativo em nossa formação de custos, representando 35% do spend e um valor anual de R$ 325 mil. Do ponto de vista comercial, nossa empresa já tem um posicionamento de preço de mercado, de modo a ficar sempre 10% abaixo dos preços praticados pela concorrência. Assim sendo, temos uma forte pressão de custos e não podemos repassar todos os aumentos para nosso preço final, pois isto causaria um forte impacto em nossa margem. Depois de uma longa negociação, conseguimos, junto com o fornecedor, obter alguns ganhos de produtividade que podem representar cerca de R$ 30 mil/ano e fechamos a negociação concedendo um reajuste de 6,17%. Neste negociação, nossa equipe conseguiu obter um Saving ou um Cost Avoidance? De que valor?
INDICADOR Volume de compras
DESCRIÇÃO
Afere a precisão do planejamento do volume de compras
mensal da empresa ao contrapor o volume de compras
efetivado versus o volume planejado, mês a mês, com base
na projeção de faturamento do plano orçamenário (budget).
FÓRMULA (Valor das compras efetivadas / valor previsto para
compras) X 100 (%)
PLANEJAMENTO, ESTRUTURA E GESTÃO INDICADORES
Volume de Compras
INDICADOR Prazo médio de pagamento
DESCRIÇÃO Avalia a contribuição de suprimentos no que se refere à
negociação de prazos de pagamento.
FÓRMULA Soma dos prazos de pagamentos negociados / Número de
pedidos negociados (dias)
PLANEJAMENTO, ESTRUTURA E GESTÃO INDICADORES
Prazo Médio de Pagamento
INDICADOR Lead Time
DESCRIÇÃO
Mede a eficiência operacional do processo de compras
apontando o tempo gasto no atendimento das demandas de
aquisição.
FÓRMULA Total de tempo decorrido entre a requisição e a entrega do
pedido / Total de requisições no período (dias)
PLANEJAMENTO, ESTRUTURA E GESTÃO INDICADORES
Lead Time
INDICADOR Erro nas requisições
DESCRIÇÃO
Mede a capacidade técnica dos solicitantes em fazer as
requisições de compras, segundo dados e parâmetros
definidos pelos procedimentos da empresa. Este indicador
está diretamente ligado à aprendizagem empresarial.
FÓRMULA (Requisições com erros / Total de requisições) X 100 (%)
PLANEJAMENTO, ESTRUTURA E GESTÃO INDICADORES
Erro nas Requisições
INDICADOR Requisições devolvidas
DESCRIÇÃO
Este indicador, junto do indicador de % de erro das
requisições, mede a qualidade técnica e conhecimento dos
requisitantes.
FÓRMULA (Requisições devolvidas / Total de requisições) X 100 (%)
PLANEJAMENTO, ESTRUTURA E GESTÃO INDICADORES
Requisições Devolvidas
INDICADOR Requisições eletrônicas
DESCRIÇÃO Mede o % de requisições feitas por meio eletrônico à área
de Compras
FÓRMULA (Requisições eletrônicas / Total de requisições) X 100 (%)
PLANEJAMENTO, ESTRUTURA E GESTÃO INDICADORES
Requisições Eletrônicas
INDICADOR Evolução de preço
DESCRIÇÃO Análise comparativa da evolução do preço dos
produtos/serviços adquiridos
FÓRMULA
a)Preço X Orçamento
b)Preço X Mercado
c)Preço X Preço anterior
PLANEJAMENTO, ESTRUTURA E GESTÃO INDICADORES
Evolução de Preço
INDICADOR Itens sob contrato
DESCRIÇÃO Mede % de itens comprados sob contrato
FÓRMULA Itens comprados sob contrato / Total de itens comprados
PLANEJAMENTO, ESTRUTURA E GESTÃO INDICADORES
Itens Sob Contrato
INDICADOR Custos de suprimentos
DESCRIÇÃO Revela a participação dos custos de suprimentos nas
vendas de uma empresa
FÓRMULA
a)Custo de Suprimentos / Venda total
b)Custo de Suprimentos / Valor total comprado
c)Volume de compras / Venda total
d)Custo de Suprimentos / Valor do produto final
PLANEJAMENTO, ESTRUTURA E GESTÃO INDICADORES
Custos de Suprimentos
INDICADOR Coverage
DESCRIÇÃO Mostra quanto do total em valor que está sendo comprado
por toda a empresa está passando por compras
FÓRMULA Total comprado por compras / Total comprado pela empresa
PLANEJAMENTO, ESTRUTURA E GESTÃO INDICADORES
Coverage
INDICADOR Eficiência de cotação
DESCRIÇÃO Mede a % de cotações que se transformam efetivamente em
pedidos pela área de Compras
FÓRMULA (Item aprovado como pedido / Quantidade de item cotado) X
100 (%)
PLANEJAMENTO, ESTRUTURA E GESTÃO INDICADORES
Eficiência de Cotação
INDICADOR Solicitações atendidas
DESCRIÇÃO Mede o volume de solicitações atendidas pela área de
Compras
FÓRMULA Nº total de requisições
PLANEJAMENTO, ESTRUTURA E GESTÃO INDICADORES
Solicitações Atendidas
INDICADOR Solicitações atendidas no prazo
DESCRIÇÃO Mede a capacidade da área de Compras de atender as
requisições dentro do prazo estipulado
FÓRMULA (Requisições atendidas no prazo / Total de requisições) X
100
PLANEJAMENTO, ESTRUTURA E GESTÃO INDICADORES
Solicitações Atendidas no Prazo
INDICADOR Solicitações urgentes
DESCRIÇÃO Mede a porcentagem de requisições feitas com caráter de
urgência à equipe de compras.
FÓRMULA (Requisições urgentes / Total de requisições) X 100
PLANEJAMENTO, ESTRUTURA E GESTÃO INDICADORES
Solicitações Urgentes
INDICADOR Satisfação do Cliente
DESCRIÇÃO Mede a satisfação dos clientes (internos, externos e stake
holders) em relação às atividades de Compras
FÓRMULA
Média das avaliações de satisfação de cada área-cliente,
obtidas por meio de pesquisa pontual (ex. atendimento de
requisições) ou periódica (por tipo de serviço)
PLANEJAMENTO, ESTRUTURA E GESTÃO INDICADORES
Satisfação do Cliente
INDICADOR Percepção de valor
DESCRIÇÃO Mede a percepção de valor dos clientes (internos, externos
e stake holders) em relação às atividades de Compras
FÓRMULA
Média das avaliações de percepção de valor de cada área-
cliente, obtidas por meio de pesquisa pontual (ex. tempo de
entrega de pedido) ou periódica (por tipo de serviço)
PLANEJAMENTO, ESTRUTURA E GESTÃO INDICADORES
Percepção de Valor
INDICADOR Devoluções
DESCRIÇÃO Analisa a quantidade de devoluções ao fornecedor
FÓRMULA (Quantidade de pedidos devolvidos / Total de pedidos) X
100
PLANEJAMENTO, ESTRUTURA E GESTÃO INDICADORES
Devoluções
PLANEJAMENTO, ESTRUTURA E GESTÃO INDICADORES
Atendimento do Pedido (Fill Rate)
INDICADOR Atendimento do pedido (Fill Rate)
DESCRIÇÃO Reflete se o fornecedor está entregando a quantidade de
produtos solicitada
FÓRMULA Quantidade de produtos entregues / Quantidade de
produtos pedidos
PLANEJAMENTO, ESTRUTURA E GESTÃO INDICADORES
Tempo de Entrega dos Produtos
INDICADOR Tempo de entrega dos produtos
DESCRIÇÃO É o tempo que o fornecedor leva para entregar um pedido
FÓRMULA Data e/ou hora da entrega do pedido menos data e/ou hora
da realização do pedido
PLANEJAMENTO, ESTRUTURA E GESTÃO INDICADORES
OTIF (On Time In Full)
INDICADOR OTIF (On Time In Full)
DESCRIÇÃO Corresponde às entregas realizadas dentro do prazo e
atendendo as quantidades e especificações do pedido
FÓRMULA Entregas Perfeitas / Total de entregas realizadas
PLANEJAMENTO, ESTRUTURA E GESTÃO INDICADORES
On Time
INDICADOR On Time
DESCRIÇÃO Mede % de entregas realizadas no prazo acordado com o
Cliente
FÓRMULA Entregas no prazo/Total de entregas realizadas
PLANEJAMENTO, ESTRUTURA E GESTÃO INDICADORES
In Full
INDICADOR In Full (Taxa de preenchimento do pedido)
DESCRIÇÃO Mede % de pedidos atendidos na quantidade e
especificações solicitadas pelo cliente
FÓRMULA Pedidos integralmente atendidos/Total de Pedidos
Expedidos
PLANEJAMENTO, ESTRUTURA E GESTÃO INDICADORES
ROI (Return On Investment - Retorno Sobre Investimento)
INDICADOR ROI
DESCRIÇÃO
Mede a relação entre a quantidade de dinheiro ganha (ou
perdida) como resultado dos gastos feitos pela área de
compras.
FÓRMULA
a) (Lucro do Investimento - Custo do Investimento) / Custo
do Investimento
b) Ganho obtido / Quantia gasta com o investimento x 100
(%)
PLANEJAMENTO, ESTRUTURA E GESTÃO INDICADORES
Nível de Compliance dos Fornecedores
INDICADOR Nível de compliance dos fornecedores
DESCRIÇÃO
Mede o nível de maturidade do relacionamento com os
fornecedores, indicando o porcentual de fornecedores que
atua de acordo com as políticas da empresa.
FÓRMULA (Nº de fornecedores com atuação enquadrada na política da
empresa / Nº total de fornecedores) X 100
PLANEJAMENTO, ESTRUTURA E GESTÃO INDICADORES
Gastos de Compras Non-Compliant
INDICADOR Gastos de compras non-compliant
DESCRIÇÃO Mede a porcentagem de gastos efetuados com compras
que não se enquadram na política da empresa.
FÓRMULA (Gasto total com compras non-compliant / Gasto total de
compras) X 100
PLANEJAMENTO, ESTRUTURA E GESTÃO INDICADORES
Turnover
INDICADOR Turnover
DESCRIÇÃO Mete a rotatividade dos colaboradores da área de Compras.
FÓRMULA
(Número de colaboradores que saíram de Compras+
Número de colaboradores contratados por Compras) /
Número total de colaboradores da área de Compras* 100,
em um determinado período
PLANEJAMENTO, ESTRUTURA E GESTÃO INDICADORES
Nível de Maturidade do Comprador
INDICADOR Nível de maturidade do comprador
DESCRIÇÃO Mede o domínio técnico dos compradores a partir do
feedback dos requisitantes.
FÓRMULA Média das avaliações de cada área-cliente, obtidas por meio
de pesquisa pontual ou periódica.
PLANEJAMENTO, ESTRUTURA E GESTÃO INDICADORES
Capacitação Técnica da Equipe de Compras
INDICADOR Capacitação técnica da equipe de compras
DESCRIÇÃO
Porcentual de colaboradores capacitados para atuar com
autonomia no processo de compras dos produtos/serviços
adquiridos pela empresa.
FÓRMULA (Número de colaboradores treinados/Total de
colaboradores) X 100
PLANEJAMENTO, ESTRUTURA E GESTÃO INDICADORES
Indicadores
Indicadores de Mercado
Indicadores Próprios
PLANEJAMENTO, ESTRUTURA E GESTÃO INDICADORES
Indicadores Próprios
Se os indicadores habituais não atenderem aos objetivos da sua área, crie
indicadores próprios.
PLANEJAMENTO, ESTRUTURA E GESTÃO INDICADORES
Como Criar Indicadores - Passo a Passo
1- Defina o problema a ser enfrentado.
Ex.: Ausência de gestão da memória administrativa.
2- Pergunte: qual o sinal concreto e objetivo de que este problema existe?
Ex.: As informações e fatos gerados são registrados e arquivados no momento
que ocorrem, mas não de forma estruturada e organizada.
3- Identifique e selecione as soluções a serem adotados, processos a serem realizados, objetivos a serem alcançados etc.
Ex.:Implementar um modelo de gestão da memória
administrativa.
PLANEJAMENTO, ESTRUTURA E GESTÃO INDICADORES
Como Criar Indicadores - Passo a Passo
4- Faça a crítica dos enunciados, para que se tornem claros e autoexplicativos.
5- Expresse metas SEMPRE em termos de: quantidade, objeto e prazo.
Ex.: 100% dos processos do modelo de gestão da memória administrativa
implementados até dez/2015.
6- Diante de metas e objetivos, pergunte: “Como posso saber se isto foi realizado? Como saber se isso ocorreu ou não?”
Ex.: Informações registradas e organizadas de acordo com o
novo modelo.
PLANEJAMENTO, ESTRUTURA E GESTÃO INDICADORES
Como Criar Indicadores - Passo a Passo
7- Identifique e isole a unidade mínima a ser definida como objeto: uma ação, um produto, um resultado.
Ex.: Processos implementados
8- Averigue a possibilidade de estabelecer relações numéricas (proporção, razão, média, etc.).
Ex.: Nº de processos implementados / Nº de processos previstos X 100
PLANEJAMENTO, ESTRUTURA E GESTÃO INDICADORES
Como Criar Indicadores - Passo a Passo
9- Identifique onde (em que fontes) estarão os dados disponíveis para alimentar o indicador. Caso não existam, preveja como obtê-los.
Ex.: Relatório de auditoria de cada processo implementado
10- Se não for possível quantificar os indicadores, verifique quais os sinais que melhor evidenciam o fato ou objeto focalizado: documentos, relatos, observações.
PLANEJAMENTO, ESTRUTURA E GESTÃO INDICADORES
Escolha de Indicadores
Os indicadores devem contribuir de forma explícita para o cumprimento
dos objetivos estratégicos da empresa;
Devem estar intimamente relacionados às principais conclusões do
processo de elaboração do planejamento;
Devem medir performance e não atividade;
Devem ser analisados em conjunto e nunca isoladamente;
Devem custar o mínimo possível e ter o máximo de justificativa possível;
Devem ser simples e de preferência exigir pouca ou nenhuma explicação;
Devem permitir fixação de metas e autonomia na obtenção das mesmas;
A interpretação dos dados deve subsidiar o processo decisório.
PLANEJAMENTO, ESTRUTURA E GESTÃO INDICADORES
Vamos criar um indicador para a área de Compras?
Que problema iremos atacar?
Que objetivo queremos alcançar?
Qual é a nossa meta?
Como podemos saber que o objetivo e a meta
estão sendo alcançados?
Qual será nossa unidade de referência?
Que relações numéricas podemos
estabelecer?
Que fonte de dados usaremos para obter as
informações necessárias?
72
• Estabelecimento de objetivos não realistas
• Indicador fora do contexto
• Indicador não aceito por algum dos envolvidos
• Quantidade indevida de indicadores
(excesso ou falta)
• Indicadores muito complexos
Problemas na
definição
• O indicador é medido incorretamente
Problemas na
medição
72
PLANEJAMENTO, ESTRUTURA E GESTÃO INDICADORES
Erros Frequentes na Escolha de Indicadores
FOCO Refletir sobre os aspectos críticos da escolha de indicadores para a área de Compras.
INSTRUÇÕES
1. Organizem-se em grupos. 2. Leiam o artigo “O que um crime ensina sobre
indicadores corporativos” 3. Com base no texto, reflitam:
Quais são os principais problemas ao escolher indicadores para a área de Compras? O que é possível fazer para preveni-los e/ou resolvê-los?
4. Preparem-se para apresentar os resultados 5. Participem da discussão plenária.
PLANEJAMENTO, ESTRUTURA E GESTÃO INDICADORES
Atividade
PLANEJAMENTO, ESTRUTURA E GESTÃO INDICADORES
Por que não podemos olhar para os indicadores isoladamente?
dor nas costas
febre
tosse
dor nos membros
calafrios
“É VIROSE”!! dizem todos...
PLANEJAMENTO, ESTRUTURA E GESTÃO INDICADORES
Observem os Sintomas (Indicadores) Desse Paciente:
PLANEJAMENTO, ESTRUTURA E GESTÃO INDICADORES
Ao Tratar os Sintomas Isoladamente…
antitérmico
xarope
anti-inflamatório
analgésico
agasalho
dor nas costas
febre
tosse
dor nos membros
calafrios
Hora de buscar um diagnóstico preciso
Recorrer a um especialista.
PLANEJAMENTO, ESTRUTURA E GESTÃO INDICADORES
Os Sintomas Persistem!
Exame de
sangue Pneumococo na corrente sanguínea
(PNEUMONIA)
Pulmões comprometidos
Debilidade muscular
dor nas costas
febre calafrios
tosse
dor nos membros
Mecanismo de defesa acionado
? Pneumococo na corrente sanguínea
(PNEUMONIA)
É pneumonia!!
Pulmões comprometidos
Debilidade muscular
dor nas costas
febre calafrios
tosse
dor nos membros
Mecanismo de defesa acionado
Pneumococo na corrente sanguínea
(PNEUMONIA)
antibiótico
PLANEJAMENTO, ESTRUTURA E GESTÃO INDICADORES
O Paciente Passa a Combater os Sintomas Conjuntamente
PLANEJAMENTO, ESTRUTURA E GESTÃO INDICADORES
Nosso Mapa Estratégico da Área de Compras
PLANEJAMENTO, ESTRUTURA E GESTÃO INDICADORES
Mapa Estratégico - Exemplo
Ap
ren
diz
ado
e
Cre
scim
ento
P
roce
sso
s C
lien
te
Fin
ance
ira
Reduzir custo total da cadeia de suprimento
Aumentar prazo de
pagamento
Melhorar satisfação do cliente com a
área de Compras
Aumentar percepção de
valor agregado
Reduzir rotatividade
Melhorar maturidade dos
compradores
Melhorar qualificação
dos profissionais
Melhorar eficiência de
Compras
Redimensionar área de
Compras
Automatizar processamento
de pedidos
Melhorar participação
de Compras na empresa
PLANEJAMENTO, ESTRUTURA E GESTÃO INDICADORES
Escolha de Indicadores Associados ao Mapa Estratégico
Perspectivas Objetivos Indicador
Financeira Reduzir custo total da cadeia de suprimento
Saving
Aumentar prazo de pagamento Prazo médio de pagamento
Clientes Melhorar satisfação do cliente Satisfação do cliente Aumentar percepção de valor agregado Percepção de valor
Processos
Melhorar eficiência de compras Lead Time Redimensionar área de compras Solicitações atendidas Melhorar participação de compras na empresa
Coverage
Automatizar processamento de pedidos
Requisições eletrônicas
Aprendizado e Crescimento
Reduzir rotatividade Turnover Melhorar maturidade dos compradores Nível de maturidade
Melhorar qualificação dos profissionais Capacitação técnica da equipe
FOCO Relacionar indicadores aos objetivos estratégicos estabelecidos para a área de Compras.
INSTRUÇÕES
1. Organizem-se em grupos. 2. Resgatem o Mapa Estratégico
estabelecido pelo grupo. 3. Escolham os indicadores necessários para
avaliar cada um dos objetivos estabelecidos.
4. Preparem-se para apresentar os resultados
5. Participem da discussão plenária.
PLANEJAMENTO, ESTRUTURA E GESTÃO INDICADORES
Atividade
PLANEJAMENTO, ESTRUTURA E GESTÃO INDICADORES
Atividade - Template (Indicadores e Objetivos)
Perspectivas Objetivos Indicador
Financeira
Clientes
Processos
Aprendizado e Crescimento
PLANEJAMENTO, ESTRUTURA E GESTÃO INDICADORES
Gestão Estratégica por Meio de Indicadores - Modelo
Definição de objetivos
estratégicos
Seleção de indicadores
Definição de diretrizes
Apuração Reporte Acompanhamento
e gestão
PLANEJAMENTO, ESTRUTURA E GESTÃO INDICADORES
Controle de Indicadores
Para um controle eficiente
de indicadores, é necessário
formalizar uma planilha com
as diretrizes.
PLANEJAMENTO, ESTRUTURA E GESTÃO INDICADORES
Itens Necessários Para Controle de Indicadores
FICHA TÉCNICA Nome, descrição e fórmula do indicador
GRUPO Financeiro, Processos, Cliente, Aprendizado&Crescimento
DATA E PERIODICIDADE DE APURAÇÂO Diário, semanal, quinzenal, mensal etc.
OBJETIVO Objetivo estratégico ao qual o indicador está associado
META Resultado esperado para o indicador em determinado período
TIPO DE MÉTRICA %, número, dias, moeda etc.
FONTE DE DADOS Onde estão as informações necessárias para cálculo do indicador (ERP, CRM, planilhas de controle etc.)
Nome da pessoa responsável pela apuração e reporte do indicador
RESPONSÁVEL
PLANEJAMENTO, ESTRUTURA E GESTÃO INDICADORES
Itens Necessários Para Controle de Indicadores
FICHA TÉCNICA Nome, descrição e fórmula do indicador
GRUPO Financeiro, Processos, Cliente, Aprendizado&Crescimento
DATA E PERIODICIDADE DE APURAÇÂO Diário, semanal, quinzenal, mensal etc.
OBJETIVO Objetivo estratégico ao qual o indicador está associado
META Resultado esperado para o indicador em determinado período
TIPO DE MÉTRICA %, número, dias, moeda etc.
FONTE DE DADOS Onde estão as informações necessárias para cálculo do indicador
Nome da pessoa responsável pela apuração e reporte do indicador
RESPONSÁVEL
PLANEJAMENTO, ESTRUTURA E GESTÃO INDICADORES
Meta - Definição
Meta é a expressão quantitativa e mensurável de um objetivo e normalmente representa um fim específico mais próximo. Uma meta é constituída por três componentes: objetivo, valor e prazo.
PLANEJAMENTO, ESTRUTURA E GESTÃO INDICADORES
Objetivos Estratégicos e Metas
PLANEJAMENTO, ESTRUTURA E GESTÃO INDICADORES
Como as Metas Ajudam a Melhorar o Desempenho
Ajudam a focalizar o uso do tempo e dos recursos;
Definem prioridades no cotidiano, evitando o desperdício de energia com atividade de menor importância;
Estabelecem um mapa do caminho a ser percorrido até o resultado desejado.
PLANEJAMENTO, ESTRUTURA E GESTÃO INDICADORES
Meta SMART
Atributo Finalidade
S Específico (specific)
A meta deve medir um objetivo específico
M Mensurável (mensurable)
A meta deve ser mensurável
A Atingível (attainable)
A meta deve refletir uma situação possível
R Relevante (relevant)
A meta deve fazer sentido para o objetivo
T Temporal (time-based)
A meta deve ter um prazo para ser cumprida
PLANEJAMENTO, ESTRUTURA E GESTÃO INDICADORES
Meta de Compras - Exemplo
Objetivo: Melhorar a eficiência operacional da área de compras.
Meta: reduzir o tempo decorrido entre a realização do pedido e a entrega de 30 para 10 dias até dezembro de 2014.
Indicador: Lead Time.
Valor: de 30 para 10 dias.
Prazo: até dezembro de 2014.
PLANEJAMENTO, ESTRUTURA E GESTÃO INDICADORES
SLA - Conceito (Service Level Agreement - Acordo de Nível de Serviço)
SLA é um acordo firmado entre a área e seu cliente, que descreve o serviço, suas metas de nível de serviço, além dos papéis e responsabilidades das partes envolvidas no acordo.
A área de Compras pode criar, por exemplo, um SLA de 10 dias para atendimento de requisição entregue dentro das especificações estabelecidas.
Benefícios do SLA: Maior confiabilidade no processo de compras; Melhor entendimento entre o usuário e a área de compras; Maior confiabilidade para o fornecedor dos serviços; Economias no processo como um todo.
PLANEJAMENTO, ESTRUTURA E GESTÃO INDICADORES
Ficha Técnica de Controle de Indicadores - Exemplo
Indicador Grupo OperacionalData e periodicidade
de apuração
Dia 1º e 15º de cada
mês - quinzenalResponsável Fabrício
Descrição
Objetivo
Fórmula Tipo de métrica Dias Meta 10 dias (até dez/2014)
Fonte de dados SAP
Ficha Técnica de Controle de Indicadores
CARACTERÍSTICAS GERAIS
Tempo decorrido entre a realização do pedido por um cliente e a data de entrega
Melhorar a eficiência operacional da área de compras
Lead Time
Total de tempo decorrido entre a requisição e o fechamento do pedido
/ Total de requisições no período (dias)
PLANEJAMENTO, ESTRUTURA E GESTÃO INDICADORES
Vamos estabelecer as diretrizes de controle para um dos indicadores aprendidos.
Indicador GrupoData e periodicidade
de apuraçãoResponsável
Descrição
Objetivo
Fórmula Tipo de métrica Meta
Fonte de dados
Ficha Técnica de Controle de Indicadores
CARACTERÍSTICAS GERAIS
FOCO
Estabelecer as diretrizes de controle dos indicadores da área de Compras
INSTRUÇÕES
1. Organizem-se em grupos. 2. Resgatem o Mapa Estratégico e
indicadores relacionados. 3. Utilizando o template entregue,
preencham a ficha de controle para cada indicador.
4. Preparem-se para apresentar os resultados.
5. Participem da discussão plenária.
PLANEJAMENTO, ESTRUTURA E GESTÃO INDICADORES
Atividade
PLANEJAMENTO, ESTRUTURA E GESTÃO INDICADORES
Atividade - Template (Ficha Técnica de Controle de Indicadores)
PLANEJAMENTO, ESTRUTURA E GESTÃO INDICADORES
Gestão Estratégica por Meio de Indicadores - Modelo
Definição de objetivos
estratégicos
Seleção de indicadores
Definição de diretrizes
Apuração Reporte Acompanhamento
e gestão
PLANEJAMENTO, ESTRUTURA E GESTÃO INDICADORES
Apuração de Indicadores
Seguindo as diretrizes estabelecidas, cada indicador deve ser medido regularmente.
As apurações devem ser registradas formalmente em excel ou outra ferramenta de controle.
PLANEJAMENTO, ESTRUTURA E GESTÃO INDICADORES
“O que não é medido não é gerenciado”
Robert Kaplan Co-idealizador, junto com David Norton, do
método de gestão Balanced Scorecard (BSC) e doutor em Administração de Empresas pela
Universidade de Harvard.
PLANEJAMENTO, ESTRUTURA E GESTÃO INDICADORES
Controle de Diabetes
PLANEJAMENTO, ESTRUTURA E GESTÃO INDICADORES
Brainstorming
Quais “indicadores” são utilizados para o controle de diabetes?
Qual foi a meta alcançada? O que contribuiu para o alcance da meta?
PLANEJAMENTO, ESTRUTURA E GESTÃO INDICADORES
Apuração de Indicadores
Palavra-chave do processo:
PLANEJAMENTO, ESTRUTURA E GESTÃO INDICADORES
Ficha Técnica de Apuração de Indicadores - Exemplo
Meta Julho Agosto Setembro Outubro Novembro Dezembro Média*
Volume de compras (%) 110,6 110,5 111,2 111,6 111,4 111,5 109,2
Economia nas compras (%) 7,0 6,0 5,0 6,0 7,0 5,0 1,0 7,5
Prazo médio de pagamento (dias) 30 19 23 27 29 30 28 24,6
Pontualidade no atendimento da requisição (%) 55 52,0 52,0 52,0 54,0 52,0 53,0 54,0
Lead Time (dias) 5 6 6 5 5 6 5 5
Prazo solicitado (%) 40 21 21 22 25 26 24 23
*Valores referentes ao período de janeiro a dezembro
APURAÇÃO
Ficha Técnica de Apuração de Indicadores
PLANEJAMENTO, ESTRUTURA E GESTÃO INDICADORES
Gestão Estratégica por Meio de Indicadores - Modelo
Definição de objetivos
estratégicos
Seleção de indicadores
Definição de diretrizes
Apuração Reporte Acompanhamento
e gestão
PLANEJAMENTO, ESTRUTURA E GESTÃO INDICADORES
Reporte de Indicadores - Dashboard
PLANEJAMENTO, ESTRUTURA E GESTÃO INDICADORES
Dashboard - O Que É Dashboard ou Painel de Controle é um conjunto de gráficos de indicadores que
permite, em uma única tela, a visualização rápida de aspectos-chave de um
negócio.
Através do dashboad, é possível:
Visualizar o desempenho da área;
Identificar desvios e tendências;
Tomar decisões.
PLANEJAMENTO, ESTRUTURA E GESTÃO INDICADORES
Dashboard - Exemplo
DASHBOARDMENSALDETECNOLOGIADAINFORMAÇÃO
RelatórioMensaldeIndicadoresdaDTI-REF.Novembrode2012-Atualizadoem10/12/12
-
20,00
40,00
60,00
80,00
100,00
120,00
140,00
PO12 Real.
108,70 106,00
22,00 23,4
GASTOS(s/depreciação)-R$MM(PO2012)
Acumulado Radar
500566
430
789876
656608
550 525600 590
400466
400
750800
556508
450 425
550500
10 14 23 20 11 16 19 10 14 23 14
jan/12 fev/12 mar/12 abr/12 mai/12 jun/12 jul/12 ago/12 set/12 out/12 nov/12
Incidentes-Evolução2012TotalIncidentesAbertos TotalIncidentesFechados RCAfechadas
0
100
200
300
400
500
600
700
jan/12
fev/12
mar/12
abr/12
mai/12
jun/12
jul/12
ago/12
set/12
out/12
nov/12
dez/12
IncidentesdeSegurançadaInformaçãoInforma onal Warning
626 619 497 708 437578
11.159 10.438 10.913 11.493
9.13210.153
89,63% 89,15%90,79%
97,68%
84,52%
100,00%
75,00%
80,00%
85,00%
90,00%
95,00%
100,00%
0
5.000
10.000
15.000
20.000
mai/12 jun/12 jul/12 ago/12 set/12 out/12
Sa sfaçãodoUsuário(Helpdesk)-Evolução2012
PesquisasRespondidas PesquisasNãoRespondidas %BomeÓ mo(EscritórioeEditorial)
0%
10%
20%
30%
40%
50%
60%
70%
80%
90%
100%
jan/12
fev/12
mar/12
abr/12
mai/12
jun/12
jul/12
ago/12
set/12
out/12
nov/12
80%89%
65%78% 79% 80% 83%
90%79% 80% 79%
20%11%
35%22% 21% 20% 17%
10%21% 20% 21%
PromoçõesàProduçãoProgramada Emergencial
10 30 24 12 8 15 23 28 32 38 27
98,0%97,0%
98,0%97,0%
98,0%99,0%
98,0%98,5%
98,0%
99,7% 99,9%
90,0%
95,0%
100,0%
0102030405060708090
100
jan/12
fev/12
mar/12
abr/12
mai/12
jun/12
jul/12
ago/12
set/12
out/12
nov/12
DisponibilidadedaInfraestrutura-Sistemas(Evolução2012)
TotalIndisponibilidades %Acordado(media) %Real.
15
1 1
VariaçãodoCusto-PRJsemAndamentoNov2012
dentrodocustoprevisto
Até10%acimadoprevisto
Acimade10%doprevisto
13
2
2
VariaçãodoPrazo-PRJsemAndamentoNov2012
Dataterminodentrodoprevisto
Até10%acimadoprevisto
Acimade10%doprevisto2
3
15
13
9
3
4
1
0
1
2
3
16
10
9
4
2
1
0
1
dez/12
jan/13
fev/13
mar/13
abr/13
Previsãodeencerramentoprojetosemandamento-2012/2013
Desenv.Sistemas-Assinaturas
Desenv.Sistemas
InfraestruturaeTelecom
GovernançaeArquitetura
0%
10%
20%
30%
40%
50%
60%
70%
80%
Dentrodocustoprevisto
Até10%acimadoprevisto
Acimade10%doprevisto
80%
10% 10%
ProjetosencerradosnoCustoAcumulado2012
0%
10%
20%
30%
40%
50%
60%
70%
80%
Dataterminodentrodoprevisto
Até10%acimadoprevisto
Acimade10%doprevisto
80%
10% 10%
ProjetosencerradosnoPrazoAcumulado2012
Desenv.Sistemas-Assinaturas
Desenv.Sistemas
GovernançaeArquitetura
InfraestruturaeTelecom
Totalprojetosentregues
12
17
3
67
99
TotalprojetosencerradosAcumulado2012
Estes20%representamR$X.XXMil
180
185
190
195
200
jan/12 fev/12 mar/12 abr/12 mai/12 jun/12 jul/12 ago/12 set/12 out/12
187188
190193 195
196 198 199 197196
Racionalização-ContaCorrenteSistemas
TotalSistemasA vos
Real. Tendência PI2012
23,34
36,69
13,34
INVESTIMENTO-PIECONÔMICOR$MM
PLANEJAMENTO, ESTRUTURA E GESTÃO INDICADORES
Dashboard - Como Fazer
Definir objetivo e
público-alvo do
dashboard
Escolher os indicadores
que irão compor o dashboard
Definir o melhor tipo de gráfico para cada indicador
Escolher a ferramenta necessária para criar o dashboard
Consolidar as
informações em uma
única tela
PLANEJAMENTO, ESTRUTURA E GESTÃO INDICADORES
Dashboard - Como Fazer
Definir objetivo e
público-alvo do
dashboard
Escolher os indicadores
que irão compor o dashboard
Definir o melhor tipo de gráfico para cada indicador
Escolher a ferramenta necessária para criar o dashboard
Consolidar as
informações em uma
única tela
PLANEJAMENTO, ESTRUTURA E GESTÃO INDICADORES
Objetivo
Especificar claramente qual é a “história” que se deseja contar em um dashboard é o primeiro passo. Quanto mais específico e conciso, melhor. Embora um dashboard seja generalista, seu conteúdo deve ser o mais específico possível – é isso que o torna eficaz.
PLANEJAMENTO, ESTRUTURA E GESTÃO INDICADORES
Público-alvo Público-alvo: É preciso ter claro quem terá contato com o dashboard: a própria equipe, os clientes internos, o CEO (mais preocupado com o lucro e o retorno obtido do que com o número de requisições e volume de trabalho, por exemplo).
OPERACIONAL
TÁTICO
ESTRATÉGICO CEO e
DIRETORIA
GERÊNCIA E EQUIPE
INTERNA
EQUIPE INTERNA
PLANEJAMENTO, ESTRUTURA E GESTÃO INDICADORES
Público-alvo O público-alvo faz toda a diferença na forma como a tal “história” será contada.
Estratégico Tático Operacional
PLANEJAMENTO, ESTRUTURA E GESTÃO INDICADORES
Dashboard - Como Fazer
Definir objetivo e
público-alvo do
dashboard
Escolher os indicadores
que irão compor o dashboard
Definir o melhor tipo de gráfico para cada indicador
Escolher a ferramenta necessária para criar o dashboard
Consolidar as
informações em uma
única tela
PLANEJAMENTO, ESTRUTURA E GESTÃO INDICADORES
Dashboard - Escolha de Indicadores A função de um dashboard não é vasculhar os detalhes e nuances dos dados, mas reduzi-los ao mínimo necessário para a compreensão. Você dispõe de uma série de métricas que parecem fantásticas e fundamentais, mas em um dashboard você terá que cortar muitas delas. É um processo doloroso, mas necessário. Mantenha apenas as métricas elementares para a compreensão da informação (aquelas sem as quais nada fará sentido) e as que são facilmente compreensíveis, que dispensem explicações adicionais. Se você não conseguir chegar a um número razoável de métricas para trabalhar, considere que você deveria fazer um relatório (ou análise) mais completo.
PLANEJAMENTO, ESTRUTURA E GESTÃO INDICADORES
Dashboard - Como Fazer
Definir objetivo e
público-alvo do
dashboard
Escolher os indicadores
que irão compor o dashboard
Definir o melhor tipo de gráfico para cada indicador
Escolher a ferramenta necessária para criar o dashboard
Consolidar as
informações em uma
única tela
PLANEJAMENTO, ESTRUTURA E GESTÃO INDICADORES
Dashboard - Tipos de gráficos
Gráfico é a expressão visual de dados ou valores numéricos, de modo a facilitar a compreensão dos mesmos. Você deve selecionar o tipo de gráfico mais eficiente para tornar seus dados mais claros, enfáticos e informativos.
Tipos de gráficos: Linha Coluna Coluna Sobreposta Área Barra Barra Sobreposta Radar Bolha Rosca Pizza Scatter (Dispersão XY) Velocímetro
Qual Gráfico Usar? Um guia rápido para a difícil tarefa de escolher um gráfico.
Não
Você tem uma ou múltiplas categorias?
Quantas séries de dados você
tem?
Sim
Uma
Várias
É importante ver o detalhe dos dados ou apenas a tendência?
Tendência Detalhado
LINHA
Sinto muito...
Sim Não
COLUNAS
ÁREA
Não
Sim
Estas categorias compõem um
todo?
Não, quero comparar
LINHAS + COLUNAS COLUNAS
SOBREPOSTAS LINHAS
Duas Várias Uma
Quer comparar os pontos fortes
e fracos?
Não Sim
3 dimensões por série?
Não, só uma. Minhas séries formam um
todo de 100%.
Você quer comparar estas
séries?
Sim
Não
ROSCA BOLHAS RADAR BARRAS
PIZZA
BARRAS SOBREPOSTAS
SCATTER
Sim, um todo
INÍCIO
VELOCÍMETRO
Sim
Este grupo totaliza 100%?
Sua série tem muitos pontos de dados?
Seus dados são temporais (por dia,
por mês)?
Fonte: DP6
PLANEJAMENTO, ESTRUTURA E GESTÃO INDICADORES
Escolha o Gráfico Certo
PLANEJAMENTO, ESTRUTURA E GESTÃO INDICADORES
Dashboard - Como Fazer
Definir objetivo e
público-alvo do
dashboard
Escolher os indicadores
que irão compor o dashboard
Definir o melhor tipo de gráfico para cada indicador
Escolher a ferramenta necessária para criar o dashboard
Consolidar as
informações em uma
única tela
PLANEJAMENTO, ESTRUTURA E GESTÃO INDICADORES
Dashboard - Ferramenta É possível elaborar um dashboard usando Excel ou outras ferramentas de inteligência de negócios específicas para design de dashboards, como: IBM Cognos Dynistics Tableau Jaspersoft iDashboards Atom BI
Seja qual for a ferramenta escolhida, tenha em mente que o processo de criação deve ser o mais otimizado e automatizado possível: um dashboard é entregue em intervalos relativamente curtos, geralmente há mais de uma versão ou mais de um dashboard e ele não elimina a necessidade de relatórios e análises. Por todos estes motivos, deve tomar o menor tempo possível.
PLANEJAMENTO, ESTRUTURA E GESTÃO INDICADORES
Dashboard - Como Fazer
Definir objetivo e
público-alvo do
dashboard
Escolher os indicadores
que irão compor o dashboard
Definir o melhor tipo de gráfico para cada indicador
Escolher a ferramenta necessária para criar o dashboard
Consolidar as
informações em uma
única tela
PLANEJAMENTO, ESTRUTURA E GESTÃO INDICADORES
Dashboard - Consolidação e Organização das Informações Um dashboard deve ser pensado e estruturado em torno de boas práticas de visualização de dados e voltada para a tomada de decisão. Organize os indicadores a partir de um critério de hierarquia, começando do mais importante. Não deixe espaço para dúvidas: gráficos devem ter legendas, nomes e unidades bem definidas e sem redundâncias ou inconsistências. Para cada métrica, ofereça o máximo de informação possível, antecipando as questões que podem ser criadas diante de cada número (“Qual a variação?”, “O que causou o aumento?”, “Qual era a meta?”).
PLANEJAMENTO, ESTRUTURA E GESTÃO INDICADORES
Dashboard - Exemplo
PLANEJAMENTO, ESTRUTURA E GESTÃO INDICADORES
Dashboard - Exemplo
Com o dashboard em mãos, é possível identificar claramente quais metas estão sendo cumpridas e quais precisam de atenção para garantir que a área de Compras continue a caminhar em direção a seus objetivos estratégicos.
PLANEJAMENTO, ESTRUTURA E GESTÃO INDICADORES
PLANEJAMENTO, ESTRUTURA E GESTÃO INDICADORES
Gestão Estratégica por Meio de Indicadores - Modelo
Definição de objetivos
estratégicos
Seleção de indicadores
Definição de diretrizes
Apuração Reporte Acompanhamento
e gestão
PLANEJAMENTO, ESTRUTURA E GESTÃO INDICADORES
Acompanhamento e Gestão - PDCA
PLANEJAMENTO, ESTRUTURA E GESTÃO INDICADORES
PDCA - O Que É
PDCA (Planejar-Fazer-Checar-Agir, do inglês Plan-Do-Check-Act) é um método iterativo de gestão de quatro passos, utilizado para o controle e melhoria contínua de processos e produtos. O PDCA foi criado na década de 30 por Walter A. Shewart. Contudo, esse método foi popularizado por William Edward Deming, que o tornou mundialmente reconhecido por aplicá-lo no Japão, por isso, a partir da década de 50, o ciclo PDCA passou a ser conhecido também como “Ciclo Deming”. Seu objetivo principal é tornar os processos da gestão de uma empresa mais ágeis, claros e objetivos. Pode ser utilizado em qualquer tipo de empresa, como forma de alcançar um nível de gestão melhor a cada dia, atingindo ótimos resultados dentro do sistema de gestão do negócio.
PLANEJAMENTO, ESTRUTURA E GESTÃO INDICADORES
PDCA - Como Fazer
Identificar indicadores que não atingiram a meta.
Estabelecer Plano de Ação.
Executar o Plano de Ação.
Acompanhar indicadores.
Verificar atingimento de metas.
Ação corretiva no insucesso.
Padronizar e treinar no sucesso.
PLANEJAMENTO, ESTRUTURA E GESTÃO INDICADORES
1- Planejar
Identificar indicadores que não atingiram a meta. Estabelecer
Plano de Ação.
PLANEJAMENTO, ESTRUTURA E GESTÃO INDICADORES
1- Planejar
Identificar indicadores que não atingiram a meta. Estabelecer
Plano de Ação.
Perspectivas Objetivos Indicador Atual Meta Status
Financeira
Reduzir custo total da cadeia de suprimento
Saving R$ 248 milhões
R$ 250 milhões
Aumentar prazo de pagamento Prazo médio de pagamento
18 dias 30 dias
Clientes Melhorar satisfação do cliente Satisfação do cliente 8 8
Aumentar percepção de valor agregado
Percepção de valor 8,5 8
Processos
Melhorar eficiência de compras Lead time 45 dias 20 dias
Redimensionar área de compras Solicitações atendidas 80/
comprador 60/
comprador Melhorar participação de compras na empresa
Coverage 65% 75%
Automatizar processo de pedidos Requisições eletrônicas 95% 100%
Aprendizado e Crescimento
Reduzir rotatividade Turnover 35% 20%
Melhorar maturidade dos compradores
Nível de maturidade 7 8
Melhorar qualificação dos profissionais
Capacitação técnica da equipe
60% 75%
PLANEJAMENTO, ESTRUTURA E GESTÃO INDICADORES
Identificar Indicadores Que Não Atingiram a Meta
PLANEJAMENTO, ESTRUTURA E GESTÃO INDICADORES
1- Planejar
Identificar indicadores que não atingiram a meta. Estabelecer
Plano de Ação.
PLANEJAMENTO, ESTRUTURA E GESTÃO INDICADORES
Plano de Ação - Definição
É o planejamento de todas as ações necessárias para atingir um resultado desejado. O Plano de Ação deve deixar claro tudo o que deverá ser feito para o cumprimento dos objetivos e metas. Quanto melhor o Plano de Ação, maior a garantia de atingir a meta.
Perspectivas Objetivos Indicador Atual Meta Status Ações
Financeira
Reduzir custo total da cadeia de suprimento
Saving R$ 248 milhões
R$ 250 milhões
Desenvolver fornecedores
Aumentar prazo de pagamento
Prazo médio de pagamento
18 dias 30 dias Negociar com fornecedores
Clientes
Melhorar satisfação do cliente
Satisfação do cliente 8 8 Entender necessidade dos clientes
Aumentar percepção de valor agregado
Percepção de valor 8,5 8 Entender necessidade dos clientes
Processos
Melhorar eficiência de compras
Lead time 45 dias 20 dias Contratar colaboradores e treinar equipe
Redimensionar área de compras
Solicitações atendidas 80/
comprador 60/
comprador Contratar colaboradores
Melhorar participação de compras na empresa
Coverage 65% 75% Treinar clientes internos
Automatizar processo de pedidos
Requisições eletrônicas
95% 100% Treinar clientes internos
Aprendizado e Crescimento
Reduzir rotatividade Turnover 35% 20% Instaurar pesquisa de clima organizacional
Melhorar maturidade dos compradores
Nível de maturidade 7 8 Treinar equipe
Melhorar qualificação dos profissionais
Capacitação técnica da equipe
60% 75% Contratar treinamentos incompany
PLANEJAMENTO, ESTRUTURA E GESTÃO INDICADORES
Estabelecer Plano de Ação
Executar o Plano de Ação.
PLANEJAMENTO, ESTRUTURA E GESTÃO INDICADORES
2- Fazer
PLANEJAMENTO, ESTRUTURA E GESTÃO INDICADORES
Executar o Plano de Ação - 5W2H
PLANEJAMENTO, ESTRUTURA E GESTÃO INDICADORES
Plano de Ação 5W2H - Exemplo
Reduzir o número de requisições erradas
Treinar os clientes internos área a área
Salas de treinamento
Todo dia 15 de cada mês durante 6 meses
Melhorar satisfação do cliente e eficiência de Compras
Juliana e André
R$ 500/treina-mento
PLANEJAMENTO, ESTRUTURA E GESTÃO INDICADORES
Vamos desenvolver o 5W2H para executar o plano de ação de melhoria do indicador Coverage.
PLANEJAMENTO, ESTRUTURA E GESTÃO INDICADORES
3- Checar
Acompanhar indicadores. Verificar
atingimento de metas.
PLANEJAMENTO, ESTRUTURA E GESTÃO INDICADORES
3- Checar
Acompanhar indicadores. Verificar
atingimento de metas.
PLANEJAMENTO, ESTRUTURA E GESTÃO INDICADORES
Acompanhar Indicadores - Apuração
Meta Julho Agosto Setembro Outubro Novembro Dezembro Média*
Volume de compras (%) 110,6 110,5 111,2 111,6 111,4 111,5 109,2
Economia nas compras (%) 7,0 6,0 5,0 6,0 7,0 5,0 1,0 7,5
Prazo médio de pagamento (dias) 30 19 23 27 29 30 28 24,6
Pontualidade no atendimento da requisição (%) 55 52,0 52,0 52,0 54,0 52,0 53,0 54,0
Lead Time (dias) 5 6 6 5 5 6 5 5
Prazo solicitado (%) 40 21 21 22 25 26 24 23
*Valores referentes ao período de janeiro a dezembro
APURAÇÃO
Ficha Técnica de Apuração de Indicadores
PLANEJAMENTO, ESTRUTURA E GESTÃO INDICADORES
Acompanhar Indicadores - Dashboard
PLANEJAMENTO, ESTRUTURA E GESTÃO INDICADORES
3- Checar
Acompanhar indicadores. Verificar
atingimento de metas.
Perspectivas Objetivos Indicador Atual Meta Status
Financeira
Reduzir custo total da cadeia de suprimento
Saving R$ 248 milhões
R$ 250 milhões
Aumentar prazo de pagamento Prazo médio de pagamento
18 dias 30 dias
Clientes Melhorar satisfação do cliente Satisfação do cliente 8 8
Aumentar percepção de valor agregado
Percepção de valor 8,5 8
Processos
Melhorar eficiência de compras Lead time 45 dias 20 dias
Redimensionar área de compras Solicitações atendidas 80/
comprador 60/
comprador Melhorar participação de compras na empresa
Coverage 65% 75%
Automatizar processo de pedidos Requisições eletrônicas 95% 100%
Aprendizado e Crescimento
Reduzir rotatividade Turnover 35% 20%
Melhorar maturidade dos compradores
Nível de maturidade 7 8
Melhorar qualificação dos profissionais
Capacitação técnica da equipe
60% 75%
PLANEJAMENTO, ESTRUTURA E GESTÃO INDICADORES
Verificar Atingimento de Metas
PLANEJAMENTO, ESTRUTURA E GESTÃO INDICADORES
4- Agir
Ação corretiva no insucesso. Padronizar e
treinar no sucesso.
PLANEJAMENTO, ESTRUTURA E GESTÃO INDICADORES
Quais ações foram ruins e devem ser revistas ou descartadas?
Quais ações foram eficientes e contribuíram para o cumprimento das metas?
PLANEJAMENTO, ESTRUTURA E GESTÃO INDICADORES
Atividade FOCO
Propor um plano de ação para melhoria dos indicadores, com base nas diretrizes do PDCA.
INSTRUÇÕES
1. Organizem-se em grupos. 2. Analisem o Dashboard recebido. 3. Utilizando o template entregue, façam
um plano de ação relacionado a cada um dos indicadores para estimular o atingimento das metas.
4. Preparem-se para apresentar os resultados.
5. Participem da discussão plenária.
PLANEJAMENTO, ESTRUTURA E GESTÃO INDICADORES
Atividade Template - Planilha de Controle de Plano de Ação
Data da criação do plano: Responsável: Objetivo: Meta:
Data da revisão do plano: Responsável: Indicador:
Início FimO que Como Quem
Quando Situação
Atual
%
CompletoQuantoPor queOnde Hoje
Tipos de Gráficos Anexo
PLANEJAMENTO, ESTRUTURA E GESTÃO INDICADORES
PLANEJAMENTO, ESTRUTURA E GESTÃO INDICADORES
Linha São ótimos para representar sequências de dados em uma escala de tempo dividida em períodos iguais. Normalmente, no eixo horizontal temos a divisão do tempo em dias, meses ou qualquer unidade de tempo (em casos em que se está trabalhando com assuntos que envolvam tempo); e no eixo vertical os valores.
PLANEJAMENTO, ESTRUTURA E GESTÃO INDICADORES
Coluna É útil para ilustrar comparações entre itens. Em gráficos de colunas, as categorias são geralmente organizadas ao longo do eixo horizontal (X), e os valores ao longo do eixo vertical (Y).
PLANEJAMENTO, ESTRUTURA E GESTÃO INDICADORES
Coluna Sobreposta É útil para ilustrar comparações entre itens. Em gráficos de colunas, as categorias são geralmente organizadas ao longo do eixo horizontal (X), e os valores ao longo do eixo vertical (Y).
PLANEJAMENTO, ESTRUTURA E GESTÃO INDICADORES
Área Enfatizam a magnitude da mudança no decorrer do tempo e podem ser usados para chamar atenção para o valor total ao longo de uma tendência. Exibindo a soma dos valores, o gráfico de área mostra também a relação das partes com um todo.
PLANEJAMENTO, ESTRUTURA E GESTÃO INDICADORES
Barra Ilustra comparações entre itens individuais. As categorias são organizadas na vertical e os valores na horizontal para enfocar valores de comparação e dar menos ênfase ao tempo. Sua utilização é recomendada quando os rótulos dos eixos forem longos e para comparar múltiplos valores.
PLANEJAMENTO, ESTRUTURA E GESTÃO INDICADORES
Barra Sobreposta Mostra o relacionamento de itens individuais com o todo.
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Radar Compara os valores agregados de várias séries de dados. Cada série de dados tem uma cor ou um padrão exclusivo e é representada na legenda do gráfico. É possível inserir uma ou mais séries de dados em um gráfico.
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Bolha É um tipo de gráfico que consegue determinar bem os valores determinados pelo usuário. Isso porque ele exige uma ordem de inserção de dados. Na primeira coluna devem estar os dados que estarão no eixo X, enquanto os dados do eixo Y devem estar na segunda coluna e o tamanho da bolha (normalmente representa a porcentagem) na terceira.
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Rosca Exibe a relação das partes com um todo, podendo conter mais de uma série de dados. Cada anel do gráfico de rosca representa uma série de dados.
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Pizza Mostra quanto cada valor representa sobre o valor total. São utilizados quando há apenas uma série de dados a ser comparados e todos os valores são positivos.
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Scatter (Dispersão XY) Mostra a relação existente entre os valores numéricos em várias séries de dados ou plota dois grupos de números como uma série de coordenadas xy. Esse gráfico mostra intervalos irregulares ou clusters de dados e é usado geralmente para dados científicos. Quando ordenar seus dados, coloque valores x em uma linha ou coluna e insira valores y correspondentes nas linhas ou colunas adjacentes.
PLANEJAMENTO, ESTRUTURA E GESTÃO INDICADORES
Velocímetro Muito utilizado para a montagem de dashboard, é uma junção do gráfico de rosca com o gráfico de dispersão.