Plano de Trabalho. Capítulo 1. Cooperativismo e as sociedades cooperativas..............................14Capítulo 2. Governança cooperativa................................................................24Capítulo

Plano de Trabalho

Capítulo 1. Cooperativismo e as sociedades cooperativas..............................14

Capítulo 2. Governança cooperativa................................................................24

Capítulo 3. Conselho Fiscal – Atribuições e responsabilidades........................30

Capítulo 4. Reuniões do Conselho Fiscal..........................................................42

Capítulo 5. Relacionamentos do Conselho Fiscal.............................................52

Capítulo 6. Auditoria independente.................................................................58

Capítulo 7. Contabilidade em cooperativas......................................................70

Capítulo 8. Normativos legais aplicáveis.........................................................118

ANEXO I – Modelo de regimento interno do Conselho Fiscal........................161ANEXO II – Modelo de plano de trabalho......................................................172ANEXO III – Modelo de ata de reuniões do Conselho Fiscal..........................184ANEXO IV – Modelo de parecer do Conselho Fiscal......................................186

Fiscalizar1. Exercer fiscalização sobre.2. Vigiar, examinar, verificar.3. Exercer o cargo ou as funções de fiscal.

Minucioso1. Feito ou descrito por miúdo.2. Extenso em pormenores.3. Feito com muito cuidado e atenção.4. Que se ocupa em minúcias.

Assíduo1. Que não falta.2. Aplicado, incessante, diligente (Ativo, Zeloso).3. Que não cessa ou não tem interrupção.

Art. 56. A administração da sociedade será fiscalizada, assídua e minuciosamente ...

Visão Consolidada dos RiscosDimensão Externa

Regulamentar

Estratégico

Financeiro

Operacional

© 2010 Deloitte - Deloitte Touche Tohmatsu

Regulamentar Contábil e Financeira Trabalhista Tributário

Fiscal Ambiental

SucessãoReputação

e Imagem

RentabilidadeAderência as políticas

Investimentos e Projetos

Concentração de InvestimentosTaxas de JurosCréditoVariação Cambial Fluxo de Caixa

Meio AmbienteInformação e TeconologiaPessoalProcessos

OperacionaisProcessos de

Suporte

Visão Consolidada dos RiscosDimensão Interna

Gestão e

Governança

© 2012 Rabobank

Baixa participação

dos associados

Assimetria de informação

Portfólio de atividades

Problema do Horizonte

Problema do Carona

Interesses Oportunistas

Plano de Trabalho

1. Societária

2. Financeira

3. Ativos

4. Recursos Humanos

5. Tecnologia da Informação

6. Saúde, Segurança

e Meio Ambiente

7. Produtos e Serviços

8. Prestação de Contas

Principais áreas de atuação do Conselho Fiscal

Societária

Financeira

Ativos

Recursos Humanos

Saúde, Segurança e Meio Ambiente

Produtos e Serviços

Prestação de Contas

Tecnologia da Informação

Observância de aspectos formais relativos a constituição e à manutenção jurídica da natureza específica da sociedade cooperativa.

• Cumprimento da legislação cooperativista

• Cumprimento do Estatuto Social

• Cumprimento do Regimento Interno

• Determinações e deliberações tomadas em AG

• Relacionamento da cooperativa com seus

associados.

1. Societária

Societária

Propor ao órgão de administração da cooperativa o estabelecimento de rotinas e prazos de apresentação de balancetes, balanços, demonstrativos financeiros e prestação de contas.

Verificar a existência nos arquivos do Conselho Fiscal, dentre outros

documentos, de: • Estatuto Social da Cooperativa e Regimento Eleitoral • Regimento Interno do Conselho Fiscal e do Conselho de Administração • Código de Ética ou Conduta • Atas de Reunião do Conselho de Administração e Fiscal • Atas Registradas e Editais de Convocação das Assembleias Gerais • Cópia das correspondências recebidas/emitidas pelo Conselho Fiscal • Cópias dos Relatórios de auditorias interna e externa • Demonstrações contábeis e balancetes mensais e • Demais demonstrativos econômicos e financeiros • Plano anual de trabalho do Conselho de administração e do Conselho Fiscal • Documentos de identificação pessoal dos conselheiros fiscais • Plano Estratégico da Cooperativa• Legislação cooperativista em vigor (leis, resoluções, circulares)

Societária

Societária

Associados

Conselho de Administração

Conselho Fiscal

Auditoria Independente

Presidente

Diretoria

Gerência

Operação

Estrutura de Governança

Estrutura de Gestão

Auditoria Interna

Societária

Verificar se a integralização do capital está de acordo com as regras estatutárias.

Verificar se os recursos do FATES estão sendo aplicados corretamente, em

atividades de assistência técnica, educacional e social, conforme previsão

estatutária.

Solicitar o levantamento das contingências existentes nas áreas fiscais,

trabalhistas, societárias.

Solicitar o levantamento dos convênios e contratos firmados pela cooperativa, e

examinar a conveniência deles.

Verificar se há contratação de auditores externos e programar reunião de

alinhamento.

Societária

Financeira

Ativos

Recursos Humanos





Verificação dos dados, informações e documentos que dizem respeito à situação econômico-financeira da cooperativa. Assim entendidos todos os atos e fatos praticados, registrados ou não, durante o exercício social.

As principais ferramentas de comunicação são as Demonstrações Contábeis, Relatórios da Administração, nas quais devem ser apresentados:

• Balanço Patrimonial

• Demonstrativo de Resultados (Sobras ou Perdas)

• Outras Informações Econômicas-Financeiras

• Notas Explicativas

2. Financeira

Financeira

Passivo Não Circulante Bancos Outros

Patrimônio Líquido Capital Social Reservas Sobras/Perdas

Passivo Circulante Associados a Pagar Fornecedores Bancos Salários Outros

Ativo Não Circulante

Realizável a longo prazo

Investimentos

Imobilizado

Ativo Circulante Caixa/Bancos Associados a Receber Clientes a Receber Estoques Outros

BENS

e DIREITOS

OBRIGAÇÕES

ATIVO PASSIVO E PL

até 360 dias até 360 dias

+ 360 dias

+ 360 dias

Balanço Patrimonial

Financeira

Verificar contas do ATIVO:

Conferir numerários em caixa (se está no limite fixado pelo órgão de administração)

Verificar se os extratos bancários conferem com a escrituração da cooperativa

(C/C e aplicações financeiras)

Verificar com a área financeira os controles existentes em relação à conciliação de

contas de disponibilidades de caixa e bancos.

Verificar com a área financeira a relação dos responsáveis autorizados

(procuradores) a movimentar recursos da cooperativa, inclusive quanto a senhas de

acesso a contas bancárias.

Análises e verificações com auxílio das

auditorias interna e externa. (Pg. 88-89)

Financeira

Verificar contas do ATIVO:

Verificar se a concessão e o recebimento dos créditos da cooperativa (com

associados e com terceiros) são feitos com regularidade e nos prazos convencionados

(avaliar as respectivas garantias dos créditos vencidos e a vencer). Analisar a

evolução histórica do índice de inadimplência.

Verificar se há políticas de crédito e cobrança, se existem normas internas definidas,

se foram aprovadas pelo Conselho de Administração e se estão sendo aplicadas.


auditorias interna e externa: (Pg. 88-89)

Financeira

Verificar contas do PASSIVO:

Verificar se a cooperativa está cumprindo regularmente com os compromissos

financeiros assumidos com fornecedores.


financeiros assumidos com as instituições financeiras.


financeiros assumidos com os associados.


auditorias interna e externa. (Pg.98-99)

Financeira

Verificar contas do PASSIVO:

Verificar o cumprimento das obrigações com autoridades fiscais, órgãos

cooperativistas e empregados.

Solicitar esclarecimentos ao departamento contábil/fiscal quanto ao processo de

apuração dos tributos, recolhimento e cumprimento das obrigações acessórias

(entrega das declarações diversas).

Verificar com a área financeira os controles existentes em relação à conciliação de

contas a pagar.

Verificar se é utilizada ferramenta de análise do fluxo de caixa semanal, mensal e

anual.


auditorias interna e externa. (Pg.98-99)

Financeira

Verificar as contas de RESULTADO: Exame da documentação comprobatória dos atos e fatos administrativos

(notas fiscais, contratos e documentos hábeis).

Documento hábil para comprovar despesa

A comprovação de despesas, qualquer que seja sua natureza, deve ser feita com

os documentos de praxe, isto é, recibos, notas fiscais, canhotos de passagens,

etc., desde que a lei não impõe forma especial. O importante é que esses

documentos sejam de idoneidade indiscutível.

Portanto, desde que a despesa seja necessária às atividades da cooperativa, o

documento fornecido, contendo o nome, endereço e número do CPF ou CNPJ da pessoa física ou jurídica, é documento hábil para comprovar a despesa.

Financeira

Demonstrativo de Sobras/Perdas

(+) Ingressos/ReceitasEntrada de recursos

(-) Dispêndios/Custos e Despesas

Saída de recursos

(=) Resultado LíquidoSobras ou Perdas

Ato Cooperativo Ato Não Cooperativo

Verificar com o contador se os resultados mensais são apurados por atividade e se existe análise dos resultados segregados por atividade.

Societária

Financeira

Ativos

Recursos Humanos





Sob o enfoque operacional, os ativos fixos são utilizados de modo gradual, durante anos, no ciclo produtivo de transformação.

Enfoque financeiro, os ativos fixos constitueminvestimentos de capital, geralmente de somas elevadas, de retorno incerto e a longo prazo, devendo esse risco ser considerado para efeito de remuneração do capital, bem como para a gestão da liquidez da cooperativa.

Sob o ponto de vista econômico, o ativo fixo deveproduzir um fluxo de benefícios futuros superiores ao fluxo de todos os custos, operacionais e financeiros, por ele ocasionados.

As máquinas, os equipamentos produtivos e outros recursos, cuja utilização ocorre de maneira gradual ao longo do tempo.

3. Ativos

Ativos

Averiguar se os materiais e equipamentos e outros bens de produção e uso estão adequados e em bom estado de conservação. E se os inventários periódicos são feitos com observância das regras próprias.

Solicitar levantamento a respeito dos controles existentes e das práticas adotadas no registro patrimonial dos bens da cooperativa e verificar quem é o responsável pela área.

Verificar se na compra de novos bens, são efetuadas mais de uma cotação de preços.

Existe um valor limite a partir do qual a compra precisa ser autorizada pela direção.

É feita análise de viabilidade na instalação de novas estruturas, em especial novas unidades.

Relacionar os principais bens, principalmente imóveis, e verificar se existem itens dados em garantia, penhora ou hipoteca em decorrência de empréstimos ou financiamentos que constam no passivo.

Ativos

Verificar se há controle de todos os gastos com veículos, como peças, reparos, seguros, IPVA e licenciamento obrigatório.

Questionar se todos os condutores de veículos da cooperativa estão devidamente habilitados.

Verificar os procedimentos adotados em relação às multas de trânsito – se há responsabilização.

Verificar a existência de seguros patrimoniais e de veículos, observar a data de vigência das apólices e as coberturas contratadas.

Verificar fisicamente, através de amostragem, os itens que compõem o imobilizado, constatando também o emplaquetamento, bem como a documentação de aquisição e respectivos termos de responsabilidade por utilização.

Verificar se existe manual de procedimentos internos para o setor.

Societária

Financeira

Ativos

Recursos Humanos





O objetivo básico da Área Recursos Humanos (RH) é alinhar as políticas de RH com a estratégia da cooperativa.

• Dimensionar a força de trabalho (contratação)

• Desenvolvimento de Pessoal (treinamento)

• Remuneração Total (salários e benefícios)

• Relações Trabalhistas (políticas e negociações)

• Gestão de Risco (legislação trabalhista)

4. Recursos Humanos

Recursos Humanos

Solicitar o organograma da cooperativa com a estrutura funcional e o plano de cargos, carreiras e salários (se houver).

Verificar se as rotinas do setor de Recursos Humanos estão adequadas:

- Recrutamento, seleção e admissão de empregados

- Processamento da folha de pagamento

- Demissões de empregados

Verificar se a cooperativa realiza eventos de capacitação/qualificação dos empregados.

Solicitar relatório do quadro de pessoal com carteira assinada, por local de trabalho, com as respectivas funções e todas as demais situações de pessoas que prestam serviços para a cooperativa, com vistas a examinar a conformidade legal.

Recursos Humanos

Verificar se a documentação de pessoal é mantida de forma organizada, pelos prazos exigidos em lei.

Verificar se os dissídios e acordos sindicais estão sendo atendidos.

Verificar procedimentos de controle das jornadas de trabalho.

Questionar o departamento de pessoal sobre o cumprimento das obrigações acessórias (entrega de informações, declarações).

Verificar o controle e contingenciamento de Reclamatórias Trabalhistas.

• Planilhas atualizadas com as posições dos processos;

• Levantamento das matérias objeto de condenação.

Recursos Humanos

Assembleia GeralConselho Fiscal

Conselho de Administração

Auditoria Interna Assessoria Jurídica

Gerência Gerência Gerência Gerência

Comercial Produção Administrativo Técnica

Departamento 1 Departamento 1 Departamento 1 Departamento 1

Planejamento Estratégico

Planejamento Tático

Planejamento Operacional

Auditoria Externa

DiretoriaExecutiva

Societária

Financeira

Ativos

Recursos Humanos





Avaliar se a infraestrutura e o ambiente de tecnologia da informação são capazes de suportara cooperativa com o dobro da operação.

5. Tecnologia da Informação

· Infraestrutura refere-se à tecnologia e aos recursos ( hardware, redes).

· Aplicativos são os sistemas automatizados que processam as informações.

· Informações são os dados em todas as suas formas, a entrada, o processamento e a saída.

· Pessoas são os funcionários requeridos para planejar, organizar, adquirir, implementar, monitorar e avaliar os sistemas de informação e serviços.


Solicitar informação sobre a infraestrutura existente, adequação dos sistemas

operacionais e dos níveis de segurança das informações.

Questionar se os sistemas instalados nos computadores da cooperativa têm licença

em nome da cooperativa.

Verificar se existem normas, procedimentos de uso e padrões de acesso aos

sistemas de informações.

Verificar se existe mapeamento de processos e documentação relativa ao banco de

dados.

Verificar se existe mecanismos de segurança da informação (backups diários,

antivírus, sistemas de proteção, entre outros).

Societária

Financeira

Ativos

Recursos Humanos





6. Saúde, Segurança e Meio Ambiente

Principais Programas

• NR 04 - Serviços Especializados em Eng. De Segurança e em Medicina do Trabalho - SESMT

• NR 05 - Comissão Interna de Prevenção de Acidentes – CIPA

• NR 07 - Programas de Controle Médico de Saúde Ocupacional - PCMSO

• NR 09 - Programa de Prevenção de Riscos Ambientais

• NR 10 - Segurança em instalações e serviços em eletricidade

As Normas Regulamentadoras – NR, relativas à segurança e medicina do trabalho, são de observância obrigatória.


Questionar se estão sendo atendidos satisfatoriamente os programas de prevenção de riscos, saúde ocupacional, as normas de segurança do trabalho e se foi instalada regularmente a CIPA (Comissão Interna de Prevenção de Acidentes).

Verificar o uso de EPI (Equipamento de Proteção Individual).

Avaliar o grau de segurança da unidade (dia, noite, finais de semana), bem como se existem controles adequados das entradas e saídas de produtos.

Verificar se a cooperativa está cumprindo as normas relativas à proteção do meio ambiente.

Verificar o cumprimento das normas sanitárias relativas ao transporte, industrialização e comercialização dos produtos.

Verificar a regularidade do PPCI (Plano de Prevenção Contra Incêndio).

Societária

Financeira

Ativos

Recursos Humanos





7. Produtos e Serviços

Informações de Negócios

• Operações (compras, vendas, Industrialização)

• Oportunidades

• Riscos

Gestão de suprimentos

Qualificação de fornecedores

Otimização de processos

Padronização e redução de custos


Averiguar se existem reclamações dos associados quanto aos serviços prestados.

Solicitar esclarecimentos sobre a política de comercialização dos produtos/serviços,

parâmetros utilizados para determinação de preços de compra e venda, e se as

margens utilizadas estão adequadas e suficientes para cobrir as despesas e ainda gerar

resultados.

Solicitar esclarecimentos sobre o funcionamento dos controles dos atos de compra e

venda, saldos de cada contrato, preços contratados e efetivados.

Solicitar que sejam disponibilizadas informações periódicas da área comercial,

contendo volumes de negócios realizados, preços médios de compra e venda.


Acompanhar os procedimentos de inventários físicos de estoques junto com a auditoria interna ou com os auditores independentes.

Verificar se há um responsável pelo controle dos estoques, se são realizadas conferências periódicas e como são tratadas as divergências encontradas.

Pg.90-91


Grãos

Varejo

Proteína AnimalLaticínios

Insumos

Outros

Avaliação dos ramos de atividade da Cooperativa

Originação (soja, milho, arroz, triticale, linhaça e canola)

Coleta de Leite

Processamento e Produção de leite fluído

Produção de derivados de leite

Revendas de Insumos

Insumos Agrícolas (sementes, defensivos e fertilizantes)

Insumos Pecuários(saúde animal, nutrição

animal, genética, etc)

Originação de outras Culturas (cana-de-açúcar, uva, erva-mate, hortifrutigranjeiros, fumo, mel, flores)

Processamento de outras culturas

Abate (aves, suínos, caprinos e bovinos – venda in natura e cortes)

Processamento Adicional (produtos industrializados)

Esmagamento (óleo ou farelo)

Processamento Adicional

Varejo Alimentar (Supermercados)


Verificar os procedimentos adotados em relação às sobras e quebras técnicas de produtos nas diversas unidades armazenadoras, inclusive esclarecer a forma como é feita essa medição.

Solicitar informações periódicas sobre a assistência técnica prestada aos associados, verificar se há uma política interna de uso da assistência técnica.

Verificar se há controles ou análises da entrega da produção dos associados indicando o nível de fidelidade deles.

Verificar se está sendo utilizado o planejamento nas compras anuais de insumos.

Verificar se há procedimentos para monitorar e avaliar o desempenho dos fornecedores, bem como a qualidade dos produtos.


Cooperativa

ClienteDono

Fornecedor

Que a cooperativa lhe proporcione o melhor serviço e lhe devolva sobras no final do ano.

Pague o menor preço possível pelos insumos e em serviços que a cooperativa lhe presta.

A melhor remuneração pelo trabalho ou produto entregue a cooperativa.

Societária

Financeira

Ativos

Recursos Humanos





8. Prestação de Contas

A prestação de contas é inerente a quem

administra recursos de terceiros e as principais

ferramentas que suportam esta prática são:

• Controles Internos

• Práticas Contábeis Padronizadas

• Auditoria Interna

• Auditoria Externa


Práticas ContábeisTodos os Ramos NBC – Normas Brasileiras de

Contabilidade

AgropecuárioManual de Contabilidade para as

Cooperativas Agropecuárias

Crédito Normas do BACEN

Infraestrutura Normas da ANEEL

Saúde Normas da ANS


A Auditoria Interna é uma atividade independente, que realiza a revisão de aspectos operacionais, financeiros, regulamentares e estratégicos. Auxilia a cooperativa a melhorar seu ambiente de controles



Auditoria Externa - Contratação, remuneração, retenção e destituição

O órgão de administração deve estabelecer com os auditores independentes o plano de trabalho e o acordo de honorários.

Já o Conselho Fiscal deve recomendar ao órgão de administração a contratação, remuneração, retenção ou a substituição do auditor independente.

• Participação dos auditores nas reuniões dos Conselhos de Administração e Fiscal

• Participação dos auditores nas assembleias gerais

• Informações mínimas a serem apresentadas

• Proposta e contrato de prestação de serviços profissionais de auditoria

• Avaliação dos controles internos, do sistema contábil, do balanço de abertura e das áreas de risco de auditoria.

• Auditorias intermediárias - as cooperativas devem avaliar a necessidade e o interesse de abranger atividades operacionais


Auditoria Externa - Tipos de Parecer• O parecer sem ressalva é emitido quando o auditor está convencido sobre todos os

aspectos relevantes dos assuntos tratados no âmbito de auditoria, O parecer do auditor independente deve expressar essa convicção de forma clara e objetiva.

• O parecer com ressalva é emitido quando o auditor conclui que o efeito de qualquer discordância ou restrição na extensão de um trabalho não é de tal magnitude que requeira parecer adverso ou abstenção de opinião.

• O auditor dever emitir parecer adverso quando verificar que as demonstrações contábeis estão incorretas ou incompletas, em tal magnitude que impossibilite a emissão do parecer com ressalva.

• O parecer com abstenção de opinião é emitido quando houver limitação significativa na extensão de seus exames que impossibilitem o auditor expressar opinião sobre as demonstrações contábeis por não ter obtido comprovação suficiente para fundamentá-la.



Agendar a reunião com a de auditoria independente para tratar do Relatório Final de Recomendações e do Parecer dos Auditores Independentes.

Emitir parecer para a Assembleia Geral Ordinária dos associados, recomendando a aprovação ou não da prestação de contas anual da gestão da cooperativa, observando a adequação dos prazos.

Prestação de Contas Auditoria Conselho Fiscal AGO


Auditoria Externa

Auditoria Interna

Conselho Fiscal

V 3V 4

V 1

V 22015

Jan Fev Mar Abr Mai Jun Jul Ago Set Out Nov Dez

Parecer

Plano de Trabalho

Societária

Financeira

Ativos

Recursos Humanos





Plano de Trabalho

Benefícios

• Postura preventiva e tempestiva na identificação de riscos relevantes e na antecipação de eventos, assim como o aprimoramento da estrutura de controles e gestão de riscos

Evita perdas de diversas naturezas (financeiras, operacionais, de imagem) por falhas de controle e possibilita tomada de decisão com base em informações confiáveis e fidedignas.

Plano de Trabalho

Benefícios

• Preparar a cooperativa para períodos de expansão;

Fortalece a estrutura de controles e

facilita a implementação dos planos

estratégicos (expansão da abrangência

geográfica, novas linhas de serviços, etc.).

Plano de Trabalho

Benefícios • Facilitar seu acesso ao capital;

Fornece maior credibilidade ao mercado, reduzindo o custo de captação junto aos bancos.

Plano de Trabalho

• Contribuir para a sua perenidade

Continuidade dos negócios independente da permanência de pessoas chaves no comando.

Plano de Trabalho

Não existe eliminação de riscos......sem riscos, não existem negócios...“O risco em si não é nocivo, nocivo é o risco mal administrado, mal interpretado, mal avaliado e indesejado” As organizações de sucesso

gerenciam adequadamente seus riscos.

Gerenciar Risco

Obrigado por sua atenção !

José Máximo DaroncoGerente de Monitoramento Email: [email protected] Fone: 51-3323-0008

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