PMO COMO SERVIÇO. Os prazos de entrega dos projetos não são cumpridos. Os projetos não entregam o que foi pedido. Os projetos gastam muito mais do que

PMO COMO SERVIÇO

Os prazos de entrega dos projetos não são cumpridos.

Os projetos não entregam o que foi pedido.

Os projetos gastam muito mais do que o previsto.

Não conseguimos informações confiáveis sobre os projetos.

Como melhorar ???

Alta administração reconhecer a importância

do gerenciamento de projetos

Ter uma equipe de projetos

competente

Ter ferramentas e sistemas apropriados para

o gerenciamento de projetos

Disseminar cultura de projetos na

empresa

Como melhorar ???

Alta administração reconhecer a importância

do gerenciamento de projetos

Ter uma equipe de projetos

competente

Ter ferramentas e sistemas apropriados para

o gerenciamento de projetos

Disseminar cultura de projetos na

empresa

ter um PMO efetivo !

Mas o que é um PMO ????

PMOProject Management Office

EGPEscritório de Gerenciamento de

Projetos

Uma área (diretoria, departamento, gerência, ...) que tenha como objetivo contribuir para o aumento da eficiência e eficácia do Gerenciamento de Projetos de uma organização, de acordo com as suas metas, estratégias, prioridades e recursos.É um área prestadora de SERVIÇOS.

Área meio(RH, Finanças, etc)

ÁreaPrestador

a de ServiçosX

EmpresaTerceiro

Prestador de

ServiçosSem

CUSTO FIXO

Mas qual o ganho ?

Prazos de entrega cumpridos !

Produtos lançados mais cedo no mercado

Novas unidades de negócio funcionando mais cedo

Equipes de projetos liberadas para trabalhar em outros projetos

Mais projetos realizados no período

Tempo é dinheiro! Menores custos!

Maior RENTABILIDADE !!!

Projetos entregam o que foi pedido e terminam dentro do orçamento previsto

Mais expectativas atendidas

Menos RETRABALHO

Maior taxa de realização da estratégia

Menos desperdício ! Maior RENTABILIDADE !!!

Afinal, quais serviços de um PMO eu posso

contratar ?

POSSÍVEIS SERVIÇOS DE UM PMO

CONSULTORIA OPERAÇÃO

PMODESENVOLVIMENTO

• Gerenciar o portfólio de projetos

• Informar status de projetos para a alta gerência

• Gerenciar projetos

• Gerenciar programas

• Gerenciar múltiplos projetos

• Gerenciar pool de recursos de projetos

• Documentar projetos

• Assistir a elaboração de planos de projetos

• Assistir o monitoramento e controle de projetos

• Assistir o gerenciamento de riscos de projetos

• Assistir a realização de sessões de lições aprendidas

• Gerenciar arquivos/acervos de documentos de projetos

• Recrutar, avaliar e selecionar profissionais de projetos

• Promover o gerenciamento de projetos na organização

• Garantir a utilização da metodologia de GP

• Prover mentoring ou coaching para gerentes de projetos

• Consultoria interna em Gerenciamento de projetos

• Medir e promover o aumento da maturidade em GP

• Desenvolver e implementar metodologia de gerenciamento de projetos

• Criar repositório de informações de projetos

• Criar painel de controle executivo

• Avaliar e testar ferramentas de GP do mercado

• Avaliar e Desenvolver competências em Gerenciamento de Projetos

PMO


PMODESENVOLVIMENTO

• Medir e promover o aumento da maturidade em GP

VOLTAR

Maturidade em Gerenciamento de Projetos é o GRAU no qual uma organização efetivamente aplica as melhores práticas de mercado em seus projetos.

Maturidade em Gerenciamento de Projetos

A

“Best Practices”

Experiênciaem GP

100%

A

B

100%

100%da organização

“Best Practices”

Experiênciaem GP

Maturidade em Gerenciamento de Projetos

Best Practice (Melhor Prática) Melhor maneira (modus operandi) de realizar o

trabalho Prática reconhecida como EFICAZ Referência utilizada: padrões do PMI

Guia PMBOK®, Practice Standard for SchedulingPractice Standard for Project Risk Management(...)

VOLTAR

Etapas do trabalho

1. Workshop 1- DefiniçõesDefinição das melhores práticas a serem adotadas (pretendidas)

2. Workshop 2 – AvaliaçãoLevantamento das melhores práticas já aplicadas pela organização e identificação das lacunas (pretendidas x aplicadas)

3. Workshop 3 - Plano de AçãoPriorização das melhores práticas e elaboração do plano de ação para implementação das melhores práticas priorizadas


VOLTAR

Padronização do que é possível padronizar no trabalho do Gerenciamento de Projetos

Metodologia de Gerenciamento de Projetos

1. Documento de Referência da Metodologia a. Descrições dos processos b. Modelo de governança c. Tipologia de projetos

2. Documentos de Referência por tipo de projeto3. Documentos e Artefatos (EAP, Cronograma) padrões4. Procedimentos padronizados5. Diagramas dos processos de GP6. Instruções de preenchimento dos documentos padrões7. Treinamento na Metodologia e Melhores Práticas de GP



Microsoft EPM®

Utilização como serviço (Software as a Service – SAAS)

Padrões da metodologia no EPM (Acelerador DC)

Treinamento da Metodologia no EPMVOLTAR

Metodologia no EPM com Padrões


Padrões da Metodologia(Acelerador DC)





Site do Projeto



• Criar repositório de informações de projetos

VOLTAR

Repositório de informações

VOLTAR

Levantamento dos documentos e artefatos e informações utilizados na empresa

Definição de técnicas e critérios de armazenagem e captura

• Criar painel de controle executivo

VOLTAR

Painéis de Controle

PROJETOS Escopo Tempo Custo STATUS

1 Projeto D

2 Projeto C

3 Projeto A

4 Projeto E

5 Projeto B




Criar painel de controle executivo

VOLTAR

Definição das informações do painel

Definição dos parâmetros (faixas de tolerâncias para sinalizadores)

Elaboração do painel de controle

• Avaliar e testar ferramentas de GP do mercado

VOLTAR

Comparação Funcional

• Funcionalidade para gerenciamento de projetos

• Funcionalidade para gerenciamento de recursos

• Colaboração (WEB)• Vínculo da ferramenta com a estratégia• Gerenciamento de portfólio• Metodologia e gerenciamento de processos• Gerenciamento de riscos e problemas• Gerenciamento de documentação• Interface com Sistemas Legados• Relatórios

Comparação Técnica Banco de Dados Estação de Trabalho Cliente Interface WEB com Cliente Arquitetura Customização Escalabilidade Segurança

Comparação Institucional• Credenciais• Solidez financeira• Política de preços e licenciamento• Manutenção• Implementação• Preço

Avaliar Ferramentas de GP

VOLTAR

• Avaliar e Desenvolver competências em Gerenciamento de Projetos

VOLTAR

Avaliar e Desenvolver competências em GP

Definição dos perfis e competências profissionais

Avaliação das competências

Desenvolvimento das competências

Reavaliação e início de Novo ciclo de

Desenvolvimento

Curso presencial de Gerenciamento de Projetos

Oficina de Escopo

Oficina de Cronograma

Curso de Téc. de Apresentação de

Projetos

EAD - Análise Financeira de Projetos

AutoestudoSist. Integrados

de GP (EPM) Prática Orientada de Projeto

Oficina de Comunicação em

Projetos

Estudo DirigidoQualidade

em Projetos

Curso de Liderançaem Projetos

Perfil profissional: GERENTE DE PROJETOS – Sr. Noé Arcádio

Trilha de Aprendizagem (exemplo)

Oficina de Custos

TreinamentoExperiencial de Liderança

Oficina de Riscos de Projetos

VOLTAR

Definição de perfis profissionais e competências necessárias

Avaliação das competências existentes e lacunas (necessárias x existentes)

Elaboração dos planos de desenvolvimento e trilhas de aprendizagem

Aplicação das ações de desenvolvimento Criar ou adaptar as ações de desenvolvimento Cronograma das ações de desenvolvimento previstas nos planos Aplicação as Ações de Desenvolvimento Aferição dos resultados (indicações de melhoria para próximo ciclo)

Avaliar e Desenvolver competências em GP


PMODESENVOLVIMENTO

• Gerenciar o portfólio de projetos

VOLTAR

Fonte: “The Standard for Portfolio Management”, PMI.

Planejamento Estratégico

Plano Estratégico

Objetivos e MetasCategorias

Indicadores chaves de desempenho

Capacidade e Recursos

PROCESSOS DE GERENCIAMENTO DO PORTFÓLIO DE PROJETOS Componentes

Execução e Reporte dos Componentes

Alinhamento Monitoramento e Controle

Identificar

Categorizar

Avaliar

Selecionar

IdentificarRiscos

Priorizar

Des. Resposta Riscos

Balancear

Comunicar Ajustes

AutorizarComponentes

Mon. Controlar Riscos

Revisar e Reportar

PerformanceMonitorar

Mudanças na Estratégia

MudançaSig.

AnalisarRiscos

Gerenciar o Portfólio de Projetos

Definição do Portfólio

Identificação dos projetos candidatos Avaliação dos projetos candidatos Seleção dos projetos candidatos (validação

preliminar) Priorização do Portfólio (ordenação cronológica) Balanceamento do Portfólio (ajustes –

restrições) Análise de Riscos do Portfólio Aprovação do portfólio

Monitoramento e Controle do Portfólio

VOLTAR

Medições de desempenho

Ações corretivas e preventivas

Gerenciamento de mudanças(análise de impacto e aprovações)

• Informar status de projetos para a alta gerência

VOLTAR

Levantamento das informações de desempenho dos projetos

Consolidação das informações

Apresentação das informações à alta gerência

Informar status de projetos

VOLTAR

• Gerenciar projetos

VOLTAR

Problema/Oportunidade Necessidade do Projeto

RequisitosEspecificação

do Escopo EAP AtividadesSequenciament

oDurações/

EsforçoOrçament

o

Termo de Abertura

CronogramaRecursos

Custos

Partes Interessadas

Definição dos Instrumentos de

Comunicação

Estrutura de Recursos Humanos

Identificação, Análise e

Resposta aos Riscos

Critérios e Procedimentos da Qualidade

Aquisições Plano do Projeto

Ciclos de Monitoramento e

Controle

Solicitações de Mudança

Execução

Plano do Projeto

Lições Aprendidas

VOLTAR

• Gerenciar programas

VOLTAR

F1 F2 F3 F4Projeto Produto do

Projeto:ENTREGA

(Deliverable)

Projeto x ProgramaQuanto ao produto

P

P1

P2

P4

P5

P6P3

P7

Produto do Programa:

BENEFÍCIOS

Programa

F1 F2 F3 F4Projeto Produto do

Projeto:ENTREGA

(Deliverable)

Projeto x ProgramaQuanto à composição

P

P1

P2

P4

P5

P6P3

P7

Produto do Programa:

BENEFÍCIOS

ProgramaSubprojeto

ProjetoComponente

• Gerenciar múltiplos projetos

VOLTAR

Projetos realizados simultaneamente e que competem pelos mesmos recursos

Múltiplos Projetos

Gerenciamento de Múltiplos Projetos

Gerenciamento de Múltiplos Projetos

Reprogramação – Prioridade: P1 > P2 > P3

Impactos no Projeto 2

Impactos no Projeto 3

• Gerenciar pool de recursos de projetos

VOLTAR

Pool de recursos de projetos

Recrutamento, seleção e contratação de profissionais para o Pool

Programação e alocação de profissionais nos projetos da organização

Controle dos profissionais alocados

Desenvolvimento de competências dos profissionais do pool

VOLTAR

• Documentar projetos

VOLTAR

Documentação de Projetos

• Assistir a elaboração de planos de projetos

VOLTAR

Assistir a elaboração de planos de projetos

Serviço realizado no modelo de “Operação Assistida” no qual um consultor experiente executa o trabalho e ao mesmo tempo orienta a equipe de projeto do cliente.

Planos de Projetos Documento de referência do plano do projeto

Escopo (Especificação do escopo, EAP) Cronograma integrado com orçamento Plano de gerenciamento e registro da qualidade Plano de gerenciamento das partes interessadas Organograma do projeto e matriz de

responsabilidades Plano de gerenciamento e matriz de comunicações Plano de gerenciamento e registro de riscos Plano de gerenciamento das configurações

(documentação e mudanças)VOLTAR

• Assistir o monitoramento e controle de projetos

VOLTAR

Assistir o monitoramento e controle de projetos

Consolidação das informações de desempenho do projeto

Propostas de Ações corretivas e/ou preventivas

Solicitações de Mudanças

Elaboração de Relatório de status

Atualização de documentos e artefatos (Cronograma, EAP)

VOLTAR

• Assistir o gerenciamento de riscos de projetos

VOLTAR

Assistir o gerenciamento de riscos de projetos

Elaboração do Plano de gerenciamento de riscos

Realização de Workshop de identificação e análise qualitativa dos riscos

Documentação do Registro de Riscos

Opção de contratação 1

Elaboração do Plano de gerenciamento de riscos

Realização de Workshop de identificação e análise qualitativa dos riscos

Planejamento de Respostas aos riscos

Documentação do Registro de Riscos



Análise quantitativa dos riscos com Simulação de Monte Carlo



Realização de Ciclo de Controle dos Riscos

o Identificação, análise qualitativa dos novos riscos e planejamento de resposta de novos riscos

o Atualização do registro de riscos

VOLTAR



• Assistir a realização de sessões de lições aprendidas

VOLTAR

Realização de workshop de lições aprendidas

Documentação das lições aprendidas e recomendações

VOLTAR

Assistir a realização de sessões de lições aprendidas

• Gerenciar arquivos/acervos de documentos de projetos

VOLTAR

Gerenciar arquivos/acervos de documentos de projetos

Armazenar documentos dos projetos da organização

Atualizar documentos dos projetos.

VOLTAR

Informações Históricas (Documentação de Projetos)

Atividades Início TérminoAtividade A 10/01/11 15/01/11Atividade B 16/01/11 19/01/11Atividade C 20/01/11 25/11/11

Nível 1 – Plano

Atividades Início TérminoAtividade A 10/01/11 15/01/11Real 11/01/11 14/01/11Atividade B 16/01/11 19/01/11Real 15/01/11 22/01/11Atividade C 20/01/11 25/11/11Real 23/01/11 30/01/11

Nível 2 – Plano + Registro Realizado


Atividades Início TérminoAtividade A 10/01/11 15/01/11Real 11/01/11 14/01/11Atividade B 16/01/11 19/01/11Real 15/01/11 22/01/11Atividade C 20/01/11 25/11/11Real 23/01/11 30/01/11

Os PORQUÊS das variações CAUSAS das variações - Planejado x

Realizado LIÇÕES APRENDIDAS

Nível 3 – Plano + Registro Realizado + Lições Aprendidas


• Recrutar, avaliar e selecionar profissionais de projetos

VOLTAR

Recrutamento Base de referência da DINSMORECOMPASS

Avaliação e Seleção Entrevistas

o Com diretores da DINSMORECOMPASSo Com o cliente

Aplicação de exames teóricos Aplicação de exames práticos (situação-problema) Testes grafotécnicos, psicológicos etc.

VOLTAR


PMODESENVOLVIMENTO

• Promover o gerenciamento de projetos na organização

VOLTAR

Promover o gerenciamento de projetos na organização

Realizar palestras / seminários / eventos para disseminação de melhores práticas de GP

Realizar benchmarking interno ou externo

VOLTAR

• Garantir a utilização da metodologia de GP

VOLTAR

Garantir a utilização da metodologia de GP

Orientar as equipes de projetos na utilização dos padrões da metodologia de gerenciamento de projetos da empresa (documentos e artefatos)

Realizar auditorias do uso da metodologia de gerenciamento de projetos da empresa

VOLTAR

• Prover mentoring ou coaching para gerentes de projetos

VOLTAR

Um treinador ou coach apoia o treinando ou coachee a alcançar objetivos pessoais ou profissionais. Nas sessões, o coach estimula o coachee a definir seus objetivos e metas e o caminho para alcançá-los. O coach não dá respostas, mas ouve, considera, facilita e faz perguntas.

Coaching

Um mentor, mestre, guia ou conselheiro, compartilha sua experiência técnica no campo de trabalho do mentorado, dando orientações e recomendações para melhoria do desempenho profissional.

Mentoring

VOLTAR

• Consultoria interna em gerenciamento de projetos

VOLTAR

Consultoria interna em GPOrientar tecnicamente as equipes de projetos na:

Documentação de projetos

Configuração de artefatos de projeto – EAP, Cronograma, etc.

Propostas de ações corretivas e preventivas

Análise de impacto de mudanças

Utilização de ferramentas de GP (MS-Project)

VOLTAR

Quais serviçosminha empresa

precisa ???

Diagnóstico do Gerenciamento de Projetos

Organizacional

Diagnóstico do Gerenciamento de Projetos Organizacional

1. Levantamento da situação1.1. Ambiente de projetos (21 perguntas)1.2. Documentação dos projetos1.3. Nível de formalização1.4. Problemas

2. Análise da situação3. Relatório Diagnóstico (Recomendações e Plano de

Ações)Para suporte à priorização da contratação dos serviços de PMO, depois do diagnóstico é realizada uma técnica de ponderação.

Levantamento da Situação




Diagnóstico do Gerenciamento de Projetos Organizacional

1. Levantamento da situação1.1. Ambiente de projetos (21 perguntas)1.2. Documentação dos projetos1.3. Nível de formalização1.4. Problemas

2. Análise da situação3. Relatório Diagnóstico (Recomendações e Plano de

Ações)Para suporte à priorização da contratação dos serviços de PMO, depois do diagnóstico é realizada uma técnica de ponderação.


Entregas• Documento de Referência da Metodologia

(descrições dos processos, modelo de governança, tipologia de projetos)

• Documentos de Referência por tipo de projeto

• Documentos e Artefatos (EAP, Cronograma) padrões

• Procedimentos padronizados

• Diagramas dos processos de GP

• Instruções de preenchimento dos documentos padrões

• Treinamento na Metodologia e Melhores Práticas de GP

Parâmetros de Custos• Até 1 Tipo de Projeto

• Até 5 Tipos de Projeto Referência de

Preço do Serviço

Proposta Padrão

para cada Serviço

Proposta Padrão do Serviço

[email protected]

Dallas (USA)4406 Ridgecove Dr RowlettDallas,TX – 75088USA

São PauloAv. Paulista, 807 cj 1113 e 1114 - Cerqueira CésarSão Paulo/SP – 01.311-100+55 (11) 3266 5052

Rio de JaneiroAv Rio Branco, 43 – 11º andarRio de Janeiro/RJ – 20.090-003+55 (21) 3212 5700

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QUALIFICAÇÃO DA EMPRESA

• Empresa brasileira de Consultoria, Treinamento e Outsourcing, com atuação em Projetos, Processos e Pessoas

• 30 anos de experiência

• Mais de 240 clientes, nos últimos 5 anos

• Mais de 20.000 alunos em turmas abertas de gestão de projetos e processos

• Pioneira em certificações de gestão de projetos no Brasil

• REP (Registered Education Provider) pelo PMI

• Detentora da marca teal – Treinamento Experiencial ao Ar Livre

• Detentora da marca PBC – Project Based Coaching

Qualificação da Empresa

CR – CONSULTANT REGISTRY, PELO PMI

• REP (Registered Education Provider) pelo PMI

• Organizador do PmCaseDay junto ao PMI desde 2010, realizando mais de 20 eventos no Rio de Janeiro, São Paulo e Belo Horizonte

• PTC (Provedor de Treinamento Certificado) pela ABPMP/Br

• Organizador do BPMDay junto a ABPMP/BR desde 2011, realizando mais de 10 eventos no Rio de Janeiro e São Paulo

22 LIVROS ESCRITOS ENTRE PROJETOS, GESTÃO E PROCESSOS

CERTIFICAÇÃO E CAPACITAÇÃONosso Centro de Competências é certificado PMP®, PgMP®, RMP®, PMI-SP®, CISA® e CISM®. Esta especialização é aplicada diretamente nos clientes, por intermédio de consultores alocados nos projetos ou através da capacitação e supervisão efetuada pelo Centro de Competências e Qualidade da DinsmoreCompass.

PROCESSO DE SELEÇÃONossos profissionais são avaliados nas Melhores Práticas de Gestão de Projetos e de Tecnologia. São também analisados em diferentes testes psicológicos. Nossa experiência demonstra que os problemas mais relevantes neste segmento de serviços são atitudinais e passíveis de identificação na etapa de seleção do profissional.

Qualificação da Empresa

ALGUNS CLIENTES

Dallas (USA)4406 Ridgecove Dr RowlettDallas,TX – 75088USA

São PauloAv. Paulista, 807 cj 1113 e 1114 - Cerqueira CésarSão Paulo/SP – 01.311-100+55 (11) 3266 5052

Rio de JaneiroAv Rio Branco, 43 – 11º andarRio de Janeiro/RJ – 20.090-003+55 (21) 3212 5700

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PMO COMO SERVIÇO. Os prazos de entrega dos projetos não são cumpridos. Os projetos não entregam o que foi pedido. Os projetos gastam muito mais do que