POLITICA DE EXPATRIADOS · Web viewÉ o portal destinado ao uso dos usuários finais desde o qual será possível registrar pedidos de serviços e, ao mesmo tempo, realizar o acompanhamento

Manual do Usuário Click! de Procurement (Compras)Versão 1.0

PO-Management

Índice1. INTRODUÇÃO / OBJETIVO...........................................................................

2. CONTEXTO....................................................................................................

3. ESCOPO.........................................................................................................

4. CONSIDERAÇÕES GERAIS..........................................................................

5. DEPARTAMENTOS ENVOLVIDOS / CONTATOS........................................

6. GLOSSÁRIO...................................................................................................

7. PROGRAMAS / SOFTWARE.........................................................................

8. SOLICITAÇÃO DE PEDIDOS DE SERVIÇO NA CLICK!..............................8.1 Portal de Autosserviço ou Portal de Usuário (SRM)..............................5

8.1.1 Buscar Tipologia do Pedido de Liberação.......................................58.2 Registro de Pedidos de Serviço.............................................................6

8.2.1 Pedidos em Nome de outro Usuário................................................78.3 Criação de Pedidos de Serviço..............................................................8

8.3.1 Request for Supplier Quotation.......................................................88.3.2 Request new purchase order.........................................................108.3.3 Modify purchase order...................................................................128.3.4 Modify planned goods receipt........................................................138.3.5 Request new goods receipt...........................................................148.3.6 Problem with purchase order/receipt.............................................15

ResumoProcedimento interno para a tramitação dos diferentes pedidos relacionados com Compras (Procurement), através da ferramenta corporativa Click!

Registro de modificaçõesVersão Descrição [ou descrição de

mudanças]Autor Data de

criaçãoAprovado por

Data de aprovação

1.0 Elaboração inicial do documento. Carlos Romero 05/07/2017

1.1 Atualização do documento Jose Chávez Rossi

06/02/2018

1.2 Atualização do documento Jose Chávez Rossi

10/04/2018

everis / set-23 / Procedimento BPO Compras página 2 de 15

ResumoProcedimento interno para a tramitação dos diferentes pedidos relacionados com Compras (Procurement), através da ferramenta corporativa Click!

Registro de modificações1.3 Atualização do documento Jersson Vidal

Ñope12/04/2019

1.3 Atualização do documento Jersson Vidal Ñope

18/06/2019

1. Introdução / Objetivo

Este documento detalha o procedimento para cada uma das diferentes tipologias de pedido que podem chegar à caixa de entrada da PO-Management (doravante denominada POM) através da aplicação Click!, bem como o serviço de pedido de orçamento prévio à compra “Request for Supplier Quotation” gerenciado inicialmente pelo time de Compras local, que após sua aprovação, será gerenciado pela POM. Este manual pretende ser uma operação completa para o trâmite de pedidos de compra ou incidências que possam entrar no âmbito do serviço de BPO de PO-Management através da Click!, sem ser um manual de uso de cada uma das aplicações que devam ser utilizadas.

2. Contexto

Para poder realizar uma compra e que toda a informação seja integrada em nossos sistemas de forma que possamos extrai-la em função das necessidades, deve-se seguir diversos passos.

O serviço “Request Supplier Quotation”, uma vez que compras tenha disponibilizado ao requester o/os orçamentos necessários e apos sua aprovação pelo responsável pelo código de projeto, será atribuído à POM para criar o pedido, conforme detalhado a seguir.

O Requester ou Peticionário cria um pedido de Compra em Click. “Request New Purchase Order” naqueles casos em que se disponha de um orçamento prévio (acordo corporativo, catálogos negociados, etc.)

O próximo passo será criar o Pedido no sistema SAP por parte do CSC-Peru com as informações que nos foram solicitadas, e associar à ‘Requisition’. Uma vez que tenhamos realizado estes dois primeiros passos, procedemos com a compra.

Uma vez que o Requester recebeu a mercadoria ou o serviço, deve proceder com a Entrada de Mercadorias no sistema SAP para constância de sua recepção. Com o intuito de finalizar o pedido de compra, uma vez que a fatura chega às unidades, damos entrada nos sistemas e poderíamos dar a compra por fechada.


3. Escopo

Este procedimento se aplica ao grupo encarregado por lançar os pedidos de compra para a everis Global e às diferentes áreas responsáveis por estas atividades.

4. Considerações Gerais

O objetivo fundamental do procedimento de tramitação de pedidos de compra e/ou incidências através da ferramenta corporativa Click! é canalizar de forma centralizada os pedidos de compra de bens e serviços da everis Global.

5. Departamentos Envolvidos / Contatos

ÁREA / DEPTO TAREFAS MAIL PESSOAS DE

CONTATO

Centro de Serviços Compartilhados CSC - Peru

PO-Management: Realizar tarefas operacionais de geração de Requisitions, PO e Gestão de Incidências eResolução de Consultas-Nível I.

[email protected]

Judith Carolina Estrada

Arangoitia

PO-Management: Atividades de acompanhamento e controle das tarefas operacionais.

[email protected]

Allison Ruiz Chávez

(Coordenadora POM-CSC)

PO-Management: Atividades de coordenação e controle do serviço. [email protected]

Jorge Montoya (Líder de

Operações - POM)

Compras

Procurement- paísE-mail [email protected]

Contato de compras do

país

6. Glossário

Request: Pedido/solicitação

Requester: Pessoa que solicita a compra do produto ou serviço.

Requisition: Pedido de Ordem de Pedido que deve ser criada para poder realizar uma compra, visto que o sistema necessita de um código de ‘Requisition’ para poder criar um pedido.

Pedido ou "Purchase Order" - (PO): Uma ordem de compra (PO) é um documento expedido por um comprador a um vendedor, com indicação dos tipos, quantidades e preços acordados para os produtos ou serviços que o vendedor proporcionará ao comprador.

Quotation: Orçamento, oferta econômica ou cotação

Entrada de Mercadorias ou ‘Receipt’: confirmação que se realiza nos sistemas de que foi recebido o pedido. No momento de receber o material o serviço deve realizar a entrada de mercadorias para deixar constância no sistema.


mailto:[email protected]



Return: Devolução de uma Entrada de Mercadorias que foi executado no sistema.

Subcontratação: Refere-se à contratação de serviços de força laboral (profissionais ou operacionais), prestados por pessoas físicas independente ou empresas dedicadas a fornecer pessoal qualificado e não qualificado.

Supplier: Fornecedor que disponibiliza uma oferta econômica / orçamento ou cotação.

7. Programas / Software

Como entrada ao processo, será utilizada a ferramenta Click! através da qual os Requesters realizam o pedido de Compra de algum bem ou serviço, para que desta forma, o PO-Management realize o trâmite correspondente. Igualmente, a Click! é utilizada em “Modo Resolutor” para atender as diferentes incidências relacionadas com as Compras.

8. Solicitação de Pedidos de Serviço na Click!

Neste tópico serão detalhadas cada uma das diferentes tipologias de pedido que podem ser realizadas no Portal do Usuário da Click!, relacionadas com a opção Purchasing Management.

8.1 Portal de Autosserviço ou Portal de Usuário (SRM)

É o portal destinado ao uso dos usuários finais desde o qual será possível registrar pedidos de serviços e, ao mesmo tempo, realizar o acompanhamento do seu estado, adicionar informação e/ou documentação, reclamar, aceitar ou recusar as respostas e fechamento de seus pedidos.

Os usuários finais terão acesso direto a este portar através da Intranet we.everis onde dentro do menu “Aplicações” se apresenta o link direto Click! ao respectivo portal.

8.1.1 Buscar Tipologia do Pedido de Liberação

Ao inserir o Link, se implanta o portar de autosserviço ou portal de usuário (SRM) da Click!, que apresenta diferentes vias de acesso aos pedidos (busca por catálogo de pedidos ou pela opção “Browse categories” ou “Examinar categorias”:


Pela opção “Browse categories” ou “Examinar categorias”, que é a mais utilizada, aparecem as diferentes Tipologias de Pedido, deve-se buscar a opção que nos compete para Compras: Purchasing Management, utilizando a barra de deslocamento para baixo, sinalada com vermelho:

8.2 Registro de Pedidos de Serviço

Uma vez localizado o pedido, deve-se selecionar a opção requerida da lista que aparece:

Request for Supplier quotation: Para solicitar uma proposta ou cotação a um fornecedor.

Request new purchase order: Para gerar um pedido de compra com base no orçamento já negociado com o fornecedor

Modify purchase order: para que te processem qualquer mudança em uma ordem de compra já criada.


Request new goods receipt: para gerar um receipt de gasto em uma requisition/ordem de compra já aprovada.

Modify planned goods receipt: para que processem qualquer mudança no receipt criado.

Problem with purchase order/receipt: Incidências apresentadas com as EM ou OP’s criadas.

Na próxima janela, de acordo com a opção escolhida, é recomendável sempre ler as instruções e depois complementar os dados de entrada associados a esse pedido e clicar no botão “Submit Request”, nesse momento, já estará criado o pedido. O Detalhe dos diligenciamentos é descrito a partir do item 8.3.

8.2.1 Pedidos em Nome de outro Usuário

Para solicitar um pedido em nome de outro usuário, deve-se selecionar a opção “Edit”. Depois busca o nome no campo “Search People”.

No pedido de serviço aparece o nome do usuário em nome do qual estamos criando o pedido:


c

Caso requerido, para voltar a fazer um pedido em nome do usuário original, se realiza a inserção no mesmo campo e seleciona o nome do usuário original.

8.3 Criação de Pedidos de Serviço

Cada tipologia de pedido tem uns campos obrigatórios na hora de preencher para poder realizar o pedido. É importante que todos os campos sejam diligenciados da forma mais completa possível.

8.3.1 Request for Supplier Quotation

A seguir o formulário na Click! para atender a estes pedidos.


c

Os campos marcados no formulário com um asterisco são de preenchimento obrigatório. A seguir uma explicação dos campos:

Campos DescriçãoUrgency * Urgência do pedido.

Impact * Impacto na organização.

Summary * Breve resumo da necessidade do bem ou serviço.

Description *Descrição detalhada da necessidade do bem ou serviço do qual se requer cotação, exemplos, serviços-garantias associadas e informação relevante para a correta cotação.

Deadline for sending the quote *

Data limite em que se necessita ter a cotação.

Deadline for material/service delivery *

Data limite onde seria necessária a entrega do bem ou serviço cotado, em caso de confirmação/aprovação da compra.

Estimated budget for purchase

Importe estimado ou preço limite (caso existente), do qual se dispõe para realizar a compra.

End user of material/service *

Usuário final do material ou serviço (Ex. Facilities, IT, HR, Cliente-Revenda etc.).

Company that will buy the material/service *

Empresa do grupo que realizaria a compra, em caso de aprovação do orçamento (deve coincidir com a Sociedade everis, no qual está associado o projeto).

Delivery address Endereço de entrega no caso de entregas físicas.


(required for physical deliveries)

Suggested suppliers Fornecedores preferenciais ou sugeridos aos quais solicitar cotação (caso existentes).

Project code *

Código de Projeto Sobre o qual se carregará o custo da compra. Deve ser um Projeto vigente. Ao diligenciar este campo, aparecerá automaticamente a informação nos campos subsequentes: Project Manager : Usuário curto everis do aprovador Project Society : Sociedade everis, onde o Projeto está associado.

8.3.2 Request new purchase order

Nesta tipologia é possível que tenhamos que realizar todas as tarefas descritas neste item; teremos que criar uma ‘Requisition’ (RQ), depois criar o pedido ou ‘Purchase Order’ (PO), e realizar a Entrada de Mercadorias (EM). A seguir o formulário na Click! para atender a estes pedidos.

A seguir, os diferentes campos a serem diligenciados:


Os Campos marcados no formulário com um asterisco são de preenchimento obrigatório. A seguir uma explicação dos campos:

Campos Descrição

Supplier Description

Campo para indicar os dados do fornecedor:o Suppier name: Nome do Fornecedor.o Supplier Tax Identification Number: Identificação do Fornecedor

(CNPJ).o Supplier e-mail: E-mail do fornecedor.

Project Code

Código de Projeto Sobre o qual se carregará o custo da compra. Deve ser um Projeto vigente. Ao diligenciar este campo, aparecerá automaticamente a informação nos campos subsequentes: Project Approver : Usuário curto everis do aprovador. Project Approver Employee Number : Número de colaborador do

aprovador. Caso o aprovador seja o mesmo requester, é possível inserir o número do colaborador.

Approver Name and Surname : Nome e sobrenome do aprovador. Project Society : Sociedade everis, onde o Projeto está associado.

Do you want to create the purchase order in a different society?

Deve-se indicar se deseja criar o pedido em uma Sociedade everis diferente. Em caso positivo, se estende um campo adicional para selecionar alguma das Sociedades requeridas.

Purchase Order Category

Para selecionar o Tipo de Pedido. Esta informação é a mesma disponível no SAP. De acordo com o Tipo de PO selecionada, se estende o Campo Adicional “Type” ou Categoria, com as opções correspondentes ao Tipo de PO.

It will be an asset?

Considerar que se o material a ser comprado será um ativo fixo, apenas para uso interno (servidores, PC, computador portátil, SW, móveis, etc.) neste caso, escolher Sim. Por outro lado, caso se trata de uma despesa (serviços, assinaturas, treinamento, manutenção de HW / SW, manutenção do escritório, consumíveis de TI, comercialização, material de escritório, etc.), escolher NÃO.

This service is going to be resold to a customer?

Campo para indicar se a Compra será revendida ao Cliente ou não.

Number of Units Número de Unidades relacionadas no Pedido.Unit Price Preço Unitário do bem.Total amount Importe Total do pedido.Currency Moeda na qual foi realizado o pedido, importante verificar muito bem.


Estimated date when the supplier will deliver the order

Data de entrega da Compra acordada com o Fornecedor.

Delivery Address of Purchase Order(Mandatory for Physical Deliveries)

Endereço de entrega da Compra acordada com o Fornecedor.

Should we do the goods receipt?

O campo “Realizamos a entrada das mercadorias?” Refere-se à autorização tácita do Requester para que a equipe resolutor de Compras de BPO-Peru realize a Entrada de Mercadorias (EM), tendo validado previamente com o mesmo requester que a entrega foi bem sucedida por parte do Fornecedor. Caso seja selecionado Yes, são implantados estes campos a preencher:o Estimated date for goods receipt: Data estimada para realizar a EM.o Goods receipt amount: Importe dos bens recebidos.o Goods receipt concept: Conceito dos bens recebidos.

Observations Observações adicionais relevantes relacionadas ao Pedido.

O pedido é criado por meio do botão “Submit Request”, que será atendido pela equipe de PO-Management (Compras), do Centro de Serviços Compartilhados da everis BPO-Peru, que darão uma resposta oportuna e gestão sob pedido.

8.3.3 Modify purchase order

Pedido para que seja modificado um pedido que já está criado no sistema, seja por diferenças no importe, no material ou serviço solicitado.

A seguir o formulário na Click! para atender estes pedidos:

Os Campos marcados no formulário com um asterisco, são de diligenciamento obrigatório. A seguir uma explicação dos campos:

Campos DescriçãoProject Code Código de Projeto Sobre o qual será carregado o custo da compra. Deve ser

um Projeto vigente. Ao diligenciar este campo, aparecerá automaticamente a informação nos campos subsequentes:


Project Approver : Usuário curto everis do aprovador. Project Approver Employee Number : Número de colaborador do

aprovador. Caso o aprovador seja o mesmo requester, é possível inserir o número do colaborador.

Approver Name and Surname: Nome e sobrenome do aprovador.

Society Deve-se selecionar a Sociedade onde está registrado o Pedido a modificar.

Requisition number Inserir o número de Requisition relacionado com o Pedido.

Purchase order number

Inserir o número de Pedido a modificar.

Modification to perform

Descrever com detalhes que modificações são necessárias realizar ao Pedido. Cabe anotar que poderão ser realizadas apenas modificações a um Pedido nos seguintes campos: Category (Categoria) : A Categoria da Compra, exemplo; Facilities,

Hardware/Software, formação, Material de Escritório, etc. Description (Descrição) : Mudar ou complementar comentários de Compra. Quantity (Quantidade) : Pode-se modificar a quantidade do produto ou

serviço. Price (Preço) : Pode-se modificar o preço unitário do produto ou serviço.

Additional comments Observações adicionais relevantes relacionadas ao Pedido.

8.3.4 Modify planned goods receipt

Pedido para que seja realizada uma modificação em uma entrada de mercadorias, seja porque o importe é diferente, foi realizado em uma data diferente.


Os Campos marcados no formulário com um asterisco são de diligenciamento obrigatório. A seguir uma explicação dos campos:

Campos DescriçãoSociety Deve-se selecionar a Sociedade onde está registrada a Entrada a modificar.

Requisition number Inserir o número de Requisition relacionada com o Receipt.



Inserir o número de Pedido relacionado com o Receipt.

Receipt number Inserir o número de Receipt a modificar.

New changed Registrar o novo montante ou importe total do Receipt.

Description and / or invoice number

Descrever o motivo da modificação, e/ou o número da fatura relacionada.

Additional comments Observações adicionais relevantes relacionadas ao Receipt.

8.3.5 Request new goods receipt

Pedido por meio do qual o Requester autoriza ao CSC-Peru realizar uma entrada de mercadorias, visto que recebemos o material ou serviço.



Campos Descrição

SocietyDeve-se selecionar a Sociedade onde o Pedido a recepcionar está registrado.

Requisition number Inserir o número de Requisition relacionada com o Receipt.


Inserir o número do Pedido relacionado ao Receipt.

Purchase order line number

Inserir o número da Linha de Pedido relacionada ao Receipt.

Amount Registrar o montante ou importe total do Receipt.

Description and / or invoice number

Descrever o pedido de realização da EM, e/ou o número da fatura relacionada.

Additional observations

Observações adicionais relevantes relacionadas ao Receipt.


Diligenciada a informação, ao clicar em “Submit Request”, cria-se o pedido que será atendido pela equipe de POM.

8.3.6 Problem with purchase order/receipt



Campos Descrição

Urgency

O usuário deve selecionar a urgência, os tipos de urgência são os seguintes:*Critical*High*Medium*Low

Impact

O usuário deve selecionar o impacto, as tipologias a selecionar são as seguintes:*Extensive/Widespread*Significative/Large*Moderate/Limited*Minor/Localized

Summary O usuário deve colocar o detalhe geral do problema.Incidence description O usuário deve colocar o detalhe específico da incidência.

ID Click! related O usuário deve colocar o número de REQ ou incidência relacionada à criação da entrada de mercadoria/ordem de compra gerada inicialmente.

Contact Phone O usuário deve colocar o número de contato, caso a área de suporte precise entrar em contato com o usuário.

Current Location O campo é completado por padrão, o que dependerá da Locação do usuário.Attach a file to this request

O usuário terá a opção de anexar qualquer arquivo, com uma capacidade máxima de 2MB.


Documents

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