POLÍTICAS ARQUIVÍSTICAS PARA IMPLANTAÇÃO DE UM SISTEMA DE ARQUIVOS E GESTÃO DOCUMENTAL NA

UNIVERSIDADE FEDERAL DE RIO GRANDE (FURG)

Rita de Cássia Portela da Silva1

Andrea Gonçalves dos Santos2

Tatiane Vedoin Viero3

A Universidade Federal do Rio Grande (FURG), fundada em 1969, destaca-se entre

as demais instituições brasileiras de ensino superior pela produção, organização e

disseminação do conhecimento relacionado ao Ecossistema Costeiro. Atualmente, a

Universidade busca consolidar sua imagem nos cenários nacional e internacional

através da qualificação de seus servidores e do fortalecimento das atividades de

ensino, pesquisa e extensão. Concomitantemente, atua em benefício do

desenvolvimento da região, por meio da adoção de medidas que contemplem as

necessidades da comunidade local como a criação de novos cursos de formação

e/ou atualização profissional. A criação do Curso de Arquivologia da Furg, cujo

primeiro vestibular ocorreu em 2008, é uma ação que evidencia traços desta visão

institucional e constitui-se em incentivo para o desenvolvimento de políticas com o

propósito de implantar um sistema de arquivos e gestão documental. O

estabelecimento de políticas arquivísticas na FURG visam tanto à concretização dos

objetivos institucionais que dizem respeito à modernização administrativa e

otimização de recursos, quanto aos que estão vinculados à preservação da memória

organizacional. Do ponto de vista das normas e diretrizes arquivísticas nacionais,

trabalha-se com as diretrizes estabelecidas pelo Arquivo Nacional no Sistema de

Gestão de Documentos de Arquivo – SIGA. Diante do exposto, o presente trabalho

aborda os desafios e oportunidades identificadas no processo de projeção das

políticas arquivísticas da FURG, relatando as estratégias adotadas e as ações

realizadas até o presente momento.

Palavras-chave: sistema de arquivo, gestão documental, arquivo universitário.

1 Docente do Instituto de Ciências Humanas e da Informação (ICHI) da Universidade Federal do Rio Grande (FURG).2 Arquivista da Universidade Federal do Rio Grande (FURG).3 Arquivista da Universidade Federal do Rio Grande (FURG).

INTRODUÇÃO

Acredita-se que todo movimento, da projeção à implementação de sistemas

de arquivo e gestão documental, deve ser concebido em seu contexto político, além

do entendimento orgânico e funcional da realidade em que o conjunto documental

está inserido.

Partindo-se deste princípio, apresenta-se um breve histórico da organização e

funcionamento da FURG, seguido da contextualização das políticas públicas de

arquivo para os órgãos da administração pública federal. For fim, apresenta-se um

relato dos primeiros passos do trabalho realizado na Universidade, acompanhado

das considerações finais.

1. UNIVERSIDADE FEDERAL DO RIO GRANDE (FURG)

Em 1953 foi instituída a Fundação Cidade do Rio Grande, visando dinamizar

o projeto de criação da primeira instituição de ensino superior da cidade, a Escola de

Engenharia do Rio Grande devido ao elevado número de profissionais na área e

pelo parque industrial que existia na época. Até o ano de 1961, a Escola teve seu

funcionamento autorizado, reconhecido e federalizado. A Fundação Cidade do Rio

Grande adquiriu o terreno e realizou a construção do prédio próprio para esta

escola, no local onde atualmente está instalado o Campus Cidade. A partir disto,

novas necessidades já impulsionavam o surgimento de outras unidades de ensino

superior.

A Fundação Universidade do Rio Grande – Furg foi criada pelo Decreto n°

774, de 20/08/1969, entidade jurídica de direito privado, sem fins lucrativos,

mantenedora da Universidade do Rio Grande – URG. Na década de 1970 foram

criados os cursos de Oceanologia, Medicina e Engenharia Civil. A estrutura

organizacional da Universidade foi modificada, passando a existir cinco centros:

Centro de Ciências Exatas e Tecnológicas, Centro de Ciências Humanas e Sociais,

Centro de Letras e Artes, Centro de Ciências do Mar e Centro de Ciências

Biológicas e da Saúde. Também foi implantado o Projeto Atlântico, cujo principal

objetivo era o desenvolvimento da pesquisa tecnológica na região oceânica sul-

brasileira. Na época, a Furg recebeu da Fundação Cidade do Rio Grande o Museu

Oceanográfico.

No final da década de 70, por meio de nova re-estruturação foram extintos os

centros e criados departamentos ligados diretamente à Sub-Reitoria de Ensino e

Pesquisa. Também foram inaugurados os primeiros prédios da Base Oceanográfica

Atlântica e implementados os cursos de Engenharia de Alimentos e o Mestrado em

Oceanografia Biológica, primeiro curso de pós-graduação stricto sensu da

instituição.

A década de 80 foi marcada pela implantação de cursos na cidade de Santa

Vitória do Palmar; pelo reconhecimento da condição de Fundação Púbica da FURG

(com seu funcionamento custeado por recursos da União Federal) e pela

inauguração da Rádio Universidade do Rio Grande, a FM Educativa.

Na década de 90, foram concluídas as obras referentes à construção de salas

de aula no Campus Carreiros e de diversos departamentos (Física, Matemática,

Letras e Artes, Matemática, Biologia, Química Engenharia Civil e Engenharia

Mecânica). Foi instalada a UTI Pediátrica e a UTI Cirúrgica do Hospital Universitário,

e criado o Ambulatório Geral (na periferia, em convênio com o Hospital Espírita

Guaíba Rache). Neste processo de crescimento foi implementado o Curso de

Doutorado em Oceanografia Biológica (primeiro curso de doutorado da instituição),

foi concluído o Centro de Educação e Formação Ambiental Marinha (CEFAM) junto

ao prédio do Museu Oceanográfico, e também foram inaugurados o Centro de

Atendimento Integral à Criança e ao Adolescente e a área acadêmica do Hospital

Universitário, melhorando significativamente as condições dos cursos de graduação

de Medicina e Enfermagem.

Em 1997 foi reestruturada a administração superior, com a criação das Pró-

Reitorias de: Graduação (PROGRAD), Assuntos Comunitários e Estudantis

(PROACE), Pesquisa e Pós-Graduação (PROPESP), de Administração (PROAD) e,

de Planejamento e Desenvolvimento (PROPLAN). Em 20 de agosto é inaugurada a

TV FURG, operando o canal universitário na rede de TV a cabo. Até o final da

década começam a ser oferecidos cursos seqüenciais.

No ano 2000 o crescimento da Furg foi evidenciado pela ampliação

significativa do número de vagas oferecidas no vestibular. A instituição aprovou seu

novo estatuto e passa a denominar-se Fundação Universidade Federal do Rio

Grande, através da Portaria nº. 783/99 do Ministério da Educação e Cultura. foram

criados cursos de graduação e novos programas de mestrado e doutorado. Também

passaram a ser oferecidos cursos na modalidade de “ensino a distancia”.

Atualmente, a Universidade passa por nova re-estruturação. A Portaria n°

1469 de 13 de agosto de 2008, criou 13 Unidades Acadêmicas:

Escola de Química e Alimentos;

Instituto de Letras e Artes;

Instituto de Oceanografia;

Instituto de Ciências Econômicas, Administrativas e Contábeis;

Instituto de Educação;

Instituto de Ciências Biológicas;

Instituto de Ciências Humanas e da Informação;

Instituto de Matemática, Estatística e Física;

Escola de Engenharia;

Faculdade de Medicina;

Centro de Ciências Computacionais;

Escola de Enfermagem;

Faculdade de Direito.

A organização da Reitoria também foi modificada a partir da promulgação da

Resolução n° 35 do Conselho Universitário, e passou a ser constituída pelas Pró-

Reitorias de:

Graduação (PROGRAD);

Pesquisa e Pós-Graduação (PROPESP);

Extensão e Cultura (PROEXC);

Assuntos Estudantis (PRAE);

Infra-estrutura (PROINFRA);

Planejamento e Administração (PROPLAD);

Gestão e Desenvolvimento de Pessoas (PROGEP).

2. POLÍTICAS ARQUIVÍSTICAS PARA SISTEMAS DE ARQUIVO E GESTÃO DOCUMENTAL NOS ÓRGÃOS DA ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA DO BRASIL

A informação é um elemento de extremo valor para as organizações, cujo

acesso, por seus usuários internos e/ou externos, pode ser requerido em curto,

médio e longo prazo, motivado pelas mais variadas razões. É considerada como

recurso estratégico ... tão vital para a empresa como os recursos humanos, materiais ou financeiros sem os quais ela não conseguiria viver. Como qualquer outro recurso, a informação deve ser gerida eficazmente, o que necessita, como corolário, de um reconhecimento oficial da empresa, e até de uma formalização estrutural que vá tão longe quanto a que é geralmente concedida aos outros recursos. (ROUSSEAU E COUTURE, 1998, p. 63).

Esta premissa também se aplica as informações registradas nos conjuntos

documentais arquivísticos produzidos pelos órgãos da administração pública federal

brasileira onde a gestão eficiente além de um ponto estratégico, está diretamente

relacionada à comprovação da idoneidade dos administrativos4 e a cidadania.

Mais precisamente, em se tratando de cidadania, o acesso à informação é um

direito assegurado ao cidadão Brasileiro pela Constituição Federativa do Brasil,

segundo a qual “Cabe à administração pública, na forma da lei, a gestão da

documentação governamental e as providências para franquear sua consulta a

quantos dela necessitem” (BRASIL, Constituição, 1988, Art. 216, § 2º).

Nesta perspectiva, o Arquivo Nacional e o Conarq constituem-se nas

instituições oficialmente reconhecidas e incumbidas de idealizar e implantar a

política nacional de arquivos garantindo, desta forma, a preservação e o acesso às

informações arquivísticas da administração pública federal.

A criação do Arquivo Nacional, prevista na Constituição de 1824, ocorreu de

fato em 1838, dezesseis anos após o processo de independência do Brasil de

Portugal, oficialmente reconhecida em sete de setembro de 1822.

Quando fundado, denominava-se Arquivo Público do Império e tinha a

responsabilidade de guardar os documentos públicos organizados nas seções

Administrativa (em responsável pelos documentos dos poderes Executivo e

Moderador), Legislativa (incumbida da guarda dos documentos produzidos pelo

Poder Legislativo) e Histórica.

Em sua trajetória5 mudou de nome duas vezes. A primeira, em 1893, quatro

anos após a proclamação e instauração do regime republicano no país. Neste ano,

passou também por uma reorganização, passando a se constituir das seções

Legislativa e Administrativa e, Judiciária e Histórica. Em 1911, além de passar a

4 Neste ponto, convém a leitura de obra “Transparência e opacidade do estado no Brasil: usos e desusos da informação governamental” de José Maria Jardim.5 No site do Arquivo Nacional, disponível no em http://www.arquivonacional.gov.br, na seção Histórico, encontram-se informações detalhadas sobre mudanças relacionadas a organização e funcionamento do Arquivo Nacional e do CONARQ.

denominar-se Arquivo Nacional, o novo regulamento interno define, novamente, três

seções: Administrativa, Histórica, e Legislativa e Judiciária.

Atualmente o Arquivo Nacional faz parte da Casa Civil da Presidência da

República e está diretamente subordinado à Secretaria-Executiva, e responsável por implementar e acompanhar a política nacional de arquivos, definida pelo Conselho Nacional de Arquivos - Conarq, por meio da gestão, do recolhimento, do tratamento técnico, da preservação e da divulgação do patrimônio documental do País, garantindo pleno acesso à informação, visando apoiar as decisões governamentais de caráter político-administrativo, o cidadão na defesa de seus direitos e de incentivar a produção de conhecimento científico e cultural (Arquivo Nacional, www.arquivonacional.gov.br, acesso em 09 jul. 2009)

De acordo com JARDIM (1995)6 o Arquivo Nacional vivenciou três tentativas

de projetos de sistema de arquivos ao longo dos últimos 47. A primeira, em 1962,

não chegou a se consolidar legalmente. A segunda instituiu o Sistema Nacional de

Arquivos (SINAR), mas também não foi viabilizada. A terceira vigente até hoje, foi

instituída em 1994.

Pode-se afirmar que a configuração atual do SINAR tem suas raízes firmadas

na Lei 81597, mais precisamente, no artigo 26 onde “fica criado o Conselho Nacional

de Arquivos (CONARQ), órgão vinculado ao Arquivo Nacional, que definirá a política

nacional de arquivos, como órgão central de um Sistema Nacional de Arquivos

(Sinar)”. A Lei 8.159 foi regulamentada pelo Decreto 4.703, que entre outras

definições, estabelece a organização, estrutura e competências do CONARQ e as

finalidades do SINAR.

O Decreto 4.915 regulamenta as diretrizes do Sistema de Gestão de

Documentos de Arquivo (SIGA) da administração pública federal, estruturando os

mecanismos necessários para gestão e recolhimento (ao Arquivo Nacional) e

acesso (pela administração pública e demais usuários externos) dos documentos

produzidos e recebidos pelo Poder Executivo Federal.

Diante do exposto, o cenário atual para tratamento dos documentos

arquivísticos em âmbito federal (FIGURA 1) é constituído pelo CONARQ, órgão

central do SINAR, que define a política nacional de arquivos e; o Arquivo Nacional,

órgão central do SIGA, responsável por implementar e acompanhar as políticas

estabelecidas pelo CONARQ.6 Na obra “Sistemas e políticas públicas de arquivos no Brasil” encontra-se uma análise detalhada dos três projetos.7 Também conhecida como “Lei dos Arquivos”, foi promulgada em 8 de janeiro de 1991, e dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados e dá outras providências.

O SIGA é dirigido pela Comissão de Coordenação Central que propõe

políticas, diretrizes e normas relativas à gestão de documentos de arquivo; sugere

alterações ou adaptações necessárias ao aperfeiçoamento dos mecanismos de

gestão de documentos de arquivo e; avalia os resultados obtidos com a aplicação

das normas propondo, quando necessário ajustamentos.

As Subcomissões de Coordenação, instituídas nos Ministérios e órgão

equivalentes, atuam na identificação de necessidades e no alinhamento das

proposições à Comissão de Coordenação Central. A FURG, instituição pública

federal de ensino está vinculada à Subcomissão do Ministério de Educação (MEC),

conhecida como SIGA MEC.

É neste cenário que o Arquivo Nacional, juntamente com o Conarq, realiza a

gestão, o recolhimento, e o tratamento técnico, possibilitando a preservação e a

divulgação do patrimônio documental do País. Com isto garante-se apoio às

decisões governamentais de caráter político-administrativo, os direitos dos cidadãos

de acesso à informação, e o incentivo a produção de conhecimento científico e

cultural.

3. POLÍTICAS ARQUIVÍSTICAS DA FURG

Ao longo de seus 55 anos8 a FURG não contou com políticas arquivísticas

que contemplassem o conjunto de ações e procedimentos necessários ao

tratamento de seus documentos.

A partir de 2008, com a criação e implantação do Curso de Arquivologia e

contratação de arquivistas para o quadro de servidores da instituição, esta realidade

começou a mudar, dando-se inicio aos primeiros movimentos para a estruturação do

8 Considerando-se desde a origem da Universidade com a criação da Fundação Cidade do Rio Grande (1953), passando pela criação da Fundação Universidade do Rio Grande – Furg (1969) e sua transformação em Fundação Universidade Federal do Rio Grande (1999) por meio da Portaria nº 783/99 do Ministério da Educação e Cultura.

FIGURA 1: A política nacional de arquivos brasileiros

CONARQ

SINAR

Arquivo Nacional

SIGA

sistema de arquivos e gestão documental da FURG, alinhado com a política nacional

de arquivos, alicerçado nas teorias, princípios e métodos arquivísticos e pautado

pela realização de um diagnóstico minimalista (FIGURA 2).

O diagnóstico é essencial ao trabalho arquivístico. Segundo PAES (1986;

2004) a organização dos arquivos prevê a operacionalização de quatro fazes: coleta

de dados, diagnóstico, planejamento e implantação e acompanhamento. Neste

artigo, o método sugerido pela autora é complementado pelas proposições de

LOPES (1997) e as reflexões de SANTOS (1997).

Segundo LOPES (1997, p. 33) o diagnóstico minimalista possibilita a analise

de uma situação por meio da “observação dos problemas arquivísticos das

organizações, no estudo de caso e na procura de se constituírem objetos de

pesquisa e se proporem soluções para os problemas detectados”. Segundo o autor,

o diagnóstico pressupõe a realização de uma pesquisa organizacional9, baseada em

métodos científicos, cujos resultados permitirão a análise criteriosa dos problemas

enfrentados no tratamento da informação orgânica. Esta análise, quando submetida

ao produtor de documentos constitui-se em importante subsidio para o diálogo e a

proposta de mudanças.

9 Equivalente ao que PAES (1986; 2004) denomina coleta de dados.

POLÍTICA NACIONAL DE ARQUIVOS

SINAR SIGA

POLÍTICAS ARQUIVÍSTICAS DA FURG

SISTEMA DEARQUIVOS

“Conjunto de arquivos que, independentemente da posição que ocupam nas respectivas estruturas administrativas, funcionam de modo integrado e articulado na persecução de objetivos comuns”

SISTEMA DE GESTÃO DOCUMENTAL

“Conjunto de procedimentos e operações técnicas cuja interação permite a eficiência e a eficácia na produção, tramitação, uso, avaliação, arquivamento e destinação de documentos”.

DIAGNÓSTICO MINIMALISTA

TEORIAS, PRINCÍPIOS E MÉTODOS ARQUIVÍSTICOSFigura 2: Políticas arquivísticas para a estruturação de um

sistema de arquivos e gestão documental na FURG

SANTOS (2007), por sua vez, caracteriza o levantamento de dados e sua

análise como uma importante atividade de apoio à gestão do conhecimento poiso diagnóstico resultante apresenta a matriz hierárquica da instituição e suas inter-relações internas e externas, incluindo sua evolução histórica, identificação e descrição de seus objetivos, funções, atividades e tarefas subordinadas – seja no âmbito formal, seja na execução informal – e das responsabilidades pela realização de cada uma delas, bem como os processos principais envolvidos, além da relação contextual entre os documentos produzidos e as atividades de competência da instituição. (SANTOS et al, 2007, p. 204)

Partindo-se destes pressupostos, as primeiras iniciativas para estruturação de

um sistema de arquivos e gestão documental constituíram-se no desenvolvimento

de um formulário para levantamento de dados (ANEXO A), fortemente inspirado no

trabalho desenvolvido pelo Arquivo Nacional, presente “manual de identificação de

acervos documentais para transferência e/ou recolhimento aos arquivos públicos”.

O formulário foi concebido de tal forma que sua aplicação auxilie a realização

de entrevistas nas diferentes unidades que compõe a estrutura organizacional da

FURG. Os questionamentos foram dispostos em três blocos:

contexto de produção documental: questões relacionadas ao histórico,

trajetória, organização, funções e atividades, e instrumentos legais da

unidade em estudo;

serviços de arquivo: questões relacionadas aos critérios de arquivamento,

hábitos relacionados ao descarte de documentos, estado de conservação

e dificuldades enfrentadas;

produção documental: questões relacionadas ao volume, usos e

características dos documentos.

O registro de informações relevantes e não contempladas pelo formulário,

originadas na entrevista ou pela observação pessoal in loco, podem ser registradas

no espaço destinado as observações. A realização de entrevistas é complementada

pelo levantamento fotográfico das unidades e seus respectivos setores.

Paralelo à realização de entrevistas, utiliza-se da técnica de pesquisa

documental para complementar o levantamento de informações. Neste ponto,

enfrenta-se um desafio: a desatualização de documentos constitutivos (estatuto,

regulamento e organograma) em virtude da re-estruturação organizacional recente

da Universidade.

A realização das entrevistas pode ser acompanhada no ANEXO B. Vale

destacar que o organograma apresentado não é oficial, constitui-se na percepção

das arquivistas e atende a necessidade de controle desta fase do trabalho.

Uma vez concluído, o levantamento fornecerá subsídios para a análise da

situação dos arquivos, identificação dos problemas enfrentados, indicação de

soluções e definição de prioridades. Porém, desde já as informações obtidas

revelam a existência de arquivos setoriais congestionados e massas documentais

acumuladas (ANEXO C) sem qualquer monitoramento.

4. CONSIDERAÇÕES FINAIS

A criação de sistemas de arquivos e de gestão documental é fundamental

para a racionalização da produção documental e uso imediato e mediado das

informações contidas no acervo.

O levantamento ainda não foi concluído, mas possivelmente o diagnóstico

resultará em apontamentos relacionados à:

identificação dos fundos documentais e sua ordenação interna,

elaboração de instrumentos de gestão para os documentos (plano de

classificação e tabela de temporalidade);

construção de manuais, procedimentos e instruções de trabalho;

uso adequado de ferramentas de Tecnologia da Informação (TI) para

tratamento das informações.

Paralelamente ao levantamento, trabalha-se no entendimento das definições

estabelecidas pela Subcomissão do MEC (SIGA-MEC), onde se observam inúmeras

discussões que suscitam reflexões, desencadeiam estudos e, provavelmente, a

comunicações de trabalhos.

Futuramente, estabelecidas as diretrizes para tratamento dos acervos em

sua, será possível estabelecer políticas que privilegiem o usuário externo.

REFERÊNCIAS

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LOPES, Luís Carlos. A gestão da informação: as organizações, os arquivos e a informática aplicada. Rio de Janeiro : Arquivo Público do Rio de Janeiro, 1997.

PAES, Marilena Leite. Arquivo: teoria e prática. Rio de Janeiro : Editora FGV, 2004.

ROUSSEAU, Jean-Yves; COUTU RE, Carol. Os fundamentos da disciplina arquivística. Lisboa, Portugal: Nova Enciclopédia, 1998.

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ANEXO AFormulário para coleta de dados

ANEXO BLevantamento de dados – realização das entrevistas

ANEXO CColeta de dados: levantamento fotográfico – massa documental acumulada

Documentos em container

Documentos em container - infestação de insetos

Acervo pertencente à Divisão de Registro e Controle Acadêmico (DRA)

Acervo pertencente à Pró-Reitoria de Planejamento e Administração da FURG