PORQUE O TRABALHO FOI REALIZADO? - Pesquisa · A Política de Assistência Estudantil - Paes do Instituto Federal de Educação, Ciência e Tecnologia do Acre – Ifac é definida,

Ministério da Transparência, Fiscalização e Controladoria-

Geral da União

RELATÓRIO Nº 201603130

QUAL FOI O TRABALHO REALIZADO?

Foi realizada auditoria para avaliação da execução do Programa Nacional de Assistência Estudantil – PNAES pelo Instituto Federal de Educação Ciência e Tecnologia no Acre – IFAC.

A auditoria objetivou, mais

especificamente, verificar: i) a

adequabilidade dos

mecanismos de controles

internos administrativos nas

fases de planejamento,

execução, controle e

avaliação do PNAES; ii) se há

setor responsável pela

execução da política pública

devidamente estruturado

(normativa e fisicamente); iii)

se os controles

administrativos relativos à

seleção de alunos e sobre os

pagamentos efetuados são

eficientes; iv) se a divulgação

do programa é eficiente,

atingindo o público alvo da

política; e v) se os critérios de

seleção dos beneficiários são

adequados.

PORQUE O TRABALHO FOI REALIZADO?

O trabalho no Instituto Federal de Educação, Ciência e

Tecnologia no Acre – IFAC insere-se no âmbito das

auditorias de Acompanhamento dos Resultados da Gestão

desenvolvidas pela CGU para a avaliação de órgãos e

entidades da Administração Pública do Poder Executivo

Federal.

O Plano Nacional de Assistência Estudantil – PNAES foi

selecionado por estar estreitamente relacionado à missão

institucional do IFAC: “educar, inovar e interagir com a

sociedade promovendo inclusão, emancipação, cidadania e

desenvolvimento sustentável”.

QUAIS AS CONCLUSÕES ALCANÇADAS? QUAIS RECOMENDAÇÕES FORAM EMITIDAS?

Foram detectados aspectos que se constituem em

obstáculos à efetividade da política pública no âmbito da

Instituição, tendo sido emitidas, dentre outras, as seguintes

recomendações para superação das inconsistências: i)

elaboração de regulamento específico, permanente e

suficientemente detalhado, que disponha sobre aspectos

essenciais dos programas de assistência estudantil; ii)

instalação de software de gestão acadêmica para controle

de informações educacionais e administrativas; iii)

desenvolvimento de sistema informatizado para o

gerenciamento das ações desenvolvidas no âmbito do

Pnaes, associado ao software de gestão acadêmica do

Instituto; iv) elaboração de manual para detalhar todas as

etapas de execução das ações de assistência estudantil, de

acordo com as especificidades de cada programa,

estabelecendo fluxos, mecanismos e rotinas/controles

administrativos; v) implantação de procedimentos, rotinas e

responsabilidades para acompanhamento permanente e

avaliação sistemática dos índices e das razões de evasão,

desistência ou retenção dos discentes matriculados no

Instituto; v) definição de indicadores e metas de eficiência,

eficácia e efetividade aplicáveis aos Programas da Política

de Assistência Estudantil, a fim de possibilitar avaliação

efetiva e sistemática das ações implantadas; vi)

estabelecimento de estrutura padrão de relatórios e

apresentação de dados, visando à avaliação sistemática dos

resultados dos programas da assistência estudantil,

considerando os resultados e impactos das ações

implantadas.

Unidade Auditada: INSTITUTO FEDERAL DE EDUCAÇÃO, CIÊNCIA E

TECNOLOGIA DO ACRE

Exercício: 2016

Processo:

Município: Rio Branco - AC

Relatório nº: 201603130

UCI Executora: CONTROLADORIA REGIONAL DA UNIÃO NO ESTADO DO

ACRE

_______________________________________________

Análise Gerencial

Senhor Chefe da CGU-Regional/AC,

Por meio deste relatório, apresentam-se os resultados do trabalho de Avaliação dos

Resultados da Gestão no Instituto Federal de Educação, Ciência e Tecnologia do Acre –

Ifac realizado de acordo com os preceitos contidos na Ordem de Serviço n.º 201603130

e em atendimento ao inciso II do Art. 74, da Constituição Federal de 1988, de acordo

com o qual cabe ao Sistema de Controle Interno: “comprovar a legalidade e avaliar os

resultados, quanto à eficácia e eficiência, da gestão orçamentária, financeira e

patrimonial nos órgãos e entidades da administração federal”.

1. Introdução

Os trabalhos foram realizados na sede do Instituto Federal de Educação, Ciência e

Tecnologia do Acre - Ifac, localizada no município de Rio Branco - AC, objetivando o

acompanhamento preventivo dos atos e fatos de gestão ocorridos no período de 1 de

janeiro de 2015 a 31 de julho de 2016. Para tanto, foi selecionado o macroprocesso

associado à Política de Assistência Estudantil - Paes do Ifac, instituída por meio da

Resolução nº 033/2015 – CONSU/IFAC, de 19 de março de 2015, e desenvolvida no

âmbito do Programa Nacional de Assistência Estudantil - Pnaes, nos termos do Decreto

nº 7.234, de julho de 2010.

O Pnaes é o programa governamental implantado para apoiar a permanência de

estudantes de baixa renda matriculados em cursos presenciais de instituições federais de

ensino superior e técnico, viabilizando a igualdade de oportunidades entre todos os

estudantes e contribuindo para a melhoria do desempenho acadêmico, a partir de

medidas que buscam combater situações de repetência e evasão.

O macroprocesso foi selecionado por estar estreitamente relacionado à missão

institucional da unidade: “educar, inovar e interagir com a sociedade promovendo

inclusão, emancipação, cidadania e desenvolvimento sustentável”.

Para este trabalho de avaliação foram adotadas as seguintes ações: i) emissão de

solicitação de auditoria para obtenção de documentos, informações e esclarecimentos;

ii) fiscalização in loco na sede da instituição; e iii) análise dos processos e

procedimentos adotados pela instituição.

Os trabalhos de campo foram realizados no período de 12 a 30 de setembro de 2016, em

estrita observância às normas de auditoria aplicáveis ao Serviço Público Federal.

Nenhuma restrição foi imposta à realização dos exames.

2. Resultados dos trabalhos

A abordagem adotada pela CGU objetivou responder às seguintes questões de auditoria,

referentes ao macroprocesso desenvolvido no âmbito do Programa Nacional de

Assistência Estudantil - Pnaes, nos termos do Decreto nº 7.234, de julho de 2010, pelo

Ifac:

1. Os mecanismos de controles internos administrativos nas fases de planejamento,

execução, controle e avaliação, no âmbito do setor responsável pela gestão do Pnaes,

estão adequados?

1.1. O setor responsável pela execução da política pública no âmbito do Ifac está

devidamente estruturado, com estabelecimento de normas, de responsabilidades e de

qualificação para as atividades inerentes?

1.2. Os controles administrativos relativos à seleção de alunos e sobre os pagamentos

efetuados no âmbito do Pnaes são eficientes?

2. A escolha das áreas de atuação e aplicação dos recursos do Pnaes está de acordo com

as modalidades previstas no Decreto 7.234/2010 e foram fundamentadas em estudos e

análises relativas à demanda social?

3. A divulgação do programa é eficiente, atingindo o público alvo da política?

4. Os critérios de seleção estão adequados, atendendo aos princípios estabelecidos no

Decreto nº 7.234/2010, em particular quanto ao critério renda?

5. A IFES realiza avalição quanto ao resultado do programa?

6. Existem critérios de contrapartida, estabelecidos pelo Ifac, para a manutenção do

benefício (exemplo: desempenho acadêmico mínimo, frequência mínima)?

2.1 Os mecanismos de controles internos administrativos nas fases de

planejamento, execução, controle e avaliação, no âmbito do setor responsável pela

gestão do Pnaes, estão adequados?

A Política de Assistência Estudantil - Paes do Instituto Federal de Educação, Ciência e

Tecnologia do Acre – Ifac é definida, em suas diretrizes e normas gerais, por meio da

Resolução nº 033/2015 – CONSU/IFAC, de 19 de março de 2015.

Nos termos do artigo 5º da Resolução, a Diretoria Sistêmica de Assistência Estudantil –

Dsaes é a principal responsável pelas ações da Paes, executadas no âmbito do Programa

Nacional de Assistência Estudantil - Pnaes, instituído pelo Decreto nº 7.234, de julho de

2010.

A Diretoria atua normatizando e implementando os programas de assistência estudantil

do Ifac, por meio das coordenações de apoio socioeconômico e de acompanhamento de

programas de assistência estudantil. Para a execução dos editais seletivos,

acompanhamento e monitoramento dos beneficiários e prestação de contas das ações

implementadas, a Dsaes conta com as equipes técnicas-multiprofissionais dos núcleos

de assistência estudantil de cada campus.

Em relação aos mecanismos de controles internos administrativos utilizados na

execução das ações de assistência estudantil do Ifac, foi avaliado se o setor responsável

pela execução da política pública no âmbito da Ifac estava devidamente estruturado,

com estabelecimento de normas, de responsabilidades e de qualificação para as

atividades inerentes.

Nesse ponto, foi verificado que o número de servidores à disposição das atividades de

assistência estudantil estava adequado. Cada equipe contava com, no mínimo, três

profissionais. O campus da Baixada do Sol, de menor extensão, foi o único em que a

equipe do núcleo de assistência era composto por apenas dois membros.

No entanto, foi constatado que a qualificação das equipes responsáveis pelas ações de

assistência estudantil não está totalmente adequada às previsões normativas da

Resolução nº 033/2015 – CONSU/IFAC, de 19 de março de 2015. No caso, três núcleos

de assistência estudantil e a própria Dsaes não contavam com as três especialidades

definidas para composição ideal das equipes técnicas-multiprofissionais.

Também foi constatada a insuficiência das normas e regulamentos do Ifac para definir e

detalhar adequadamente questões essenciais para caracterização dos programas

implementados no âmbito da Política de Assistência Estudantil do Instituto, em

especial, daqueles que envolvem a seleção dos beneficiários. A ausência de normas

permanentes para regulamentação dessas questões foi considerada ponto crítico.

Além disso, questões operacionais importantes como o detalhamento das etapas de

execução das ações e a definição das rotinas/controles administrativos para seleção,

acompanhamento e monitoramento de beneficiários e pagamentos dos benefícios,

também não encontram respaldo adequado em regulamentos do Ifac.

Somado à detecção de rotinas de execução mal definidas, foi constatada a inexistência

de um sistema informatizado para execução dos programas de assistência estudantil do

Ifac. Com isso, todo o processo, desde a etapa de inscrição até ao pagamento dos

benefícios, acaba sendo realizado manualmente.

Noutro ponto, os controles administrativos existentes, relativos à seleção de alunos e

aos pagamentos efetuados no âmbito do Pnaes revelaram-se ineficientes.

No caso, a seleção para concessão dos benefícios costuma ser realizada por meio da

análise socioeconômica dos discentes, a partir da verificação de documentos

comprobatórios.

Em relação a isso, com base na documentação comprobatória entregue pelos candidatos,

constante dos arquivos dos processos seletivos, constatou-se a ocorrência de não

atendimento aos critérios de seleção estabelecidos no Decreto nº 7.234, de 19 de julho

de 2010, em especial, àquele relacionado à renda.

Por outro lado, a Diretoria afirmou que o fluxo de comprovações e pagamento consta de

todos os editais. Além disso, disse que o acompanhamento e o monitoramento são

realizados por meio de consulta aos coordenadores de curso e ao registro escolar de

cada campus, sendo observada a frequência do estudante e seu rendimento escolar. Por

fim, esclareceu que os pagamentos são realizados através de ordem bancária, a partir da

conferência das planilhas encaminhadas pelos núcleos de assistência dos campi.

No entanto, a partir da análise de processos de pagamentos, foram constatadas

deficiências na execução dos mecanismos de controle no acompanhamento e

monitoramento de beneficiários para fins de pagamentos dos benefícios. Isso porque as

parcelas são pagas independentemente de comprovação mensal da contrapartida dos

alunos.

Além disso, a tempestividade e frequência dos pagamentos dos benefícios demonstrou-

se irregular, seja por descontinuidade de pagamento em períodos letivos regulares, por

realização de pagamentos em períodos de paralização ou por acúmulo de duas ou mais

parcelas de auxílio financeiro.

##/Fato##

2.2 A escolha das áreas de atuação e aplicação dos recursos do Pnaes está de

acordo com as modalidades previstas no Decreto 7.234/2010 e foram

fundamentadas em estudos e análises relativas à demanda social?

Durante os exercícios de 2015 e 2016, o Ifac publicou editais relativos a bolsa

permanência, pró-cultura, pró-esporte, e de monitoria. Esses editais abrangem a área de

alimentação, transporte, cultura, esporte e apoio pedagógico. As áreas desenvolvidas

estão listadas no Decreto nº 7.234, de 19 de julho de 2010. Todavia, os valores pagos a

título de benefício, o quantitativo de bolsas e as áreas de atuação não foram definidas

por meio de estudos relativos à demanda social.

Também se verificou que parte dos recursos são utilizados para a ajuda de custo de

estudantes na participação em congressos, seminários ou jogos universitários. Embora

esses eventos estejam dentro das áreas definidas no Decreto nº 7.234/10, a Diretoria de

Assistência Estudantil não os inclui em um calendário acadêmico e não os desenvolve

como uma política contínua, baseada nas demandas da classe estudantil.

#/Fato##

2.3 A divulgação do programa é eficiente, atingindo o público alvo da política?

Foram realizados exames com o objetivo de verificar se a Ifes divulga adequadamente o

Programa junto ao público alvo. A metodologia consistiu na análise de documentos

relacionados aos editais de assistência estudantil publicados nos exercícios de 2015 e

2016, bem como de entrevistas com servidores lotados nos Núcleos de Assistência

Estudantil e na Diretoria de Assistência Social.

Com a apuração dos dados foi possível verificar que, embora a Instituição tenha

informado que soluções estão em processo de construção, ainda não existem diretrizes

que orientem as ações a serem desenvolvidas para a divulgação dos editais do Pnaes, o

que prejudica a publicidade e, por conseguinte, o atingimento do público alvo do

programa.

Em alguns campi, como os de Rio Branco e o da Baixada do Sol, a ociosidade das vagas

foi alta, perfazendo índices superiores a 50% no caso dos Editais nº 1/2015/PROAE e nº

1/2016/DSAES. Nos campi menores a participação dos estudantes perfez índices

melhores. Entre os exercícios de 2015 e 2016 também se percebe um aumento de

participação de estudantes e diminuição do percentual de ociosidade de vagas.

##/Fato##

2.4 Os critérios de seleção estão adequados, atendendo aos princípios estabelecidos

no Decreto nº 7.234/2010, em particular quanto ao critério renda?

Em relação à adequação dos critérios de seleção, quanto ao atendimento aos princípios

estabelecidos no Decreto nº 7.234/2010, em particular quanto ao critério renda, foram

constatadas irregularidades relacionadas aos processos seletivos de discentes para os

Programas Pró-Cultura e Pró-Esporte.

No caso, verificou-se que os critérios adotados nos processos seletivos de 2016,

relativos aos programas “Pró-esporte” e “Pró-Cultura”, vão de encontro ao artigo 5º do

Decreto n° 7.234, de 19 de julho de 2010, por não garantirem o atendimento prioritário

aos estudantes oriundos da rede pública de educação básica ou com renda familiar per

capita de até um salário mínimo e meio e por não fixarem outros requisitos para a

seleção de beneficiários.

##/Fato##

2.5 O Ifac realiza avaliação quanto ao resultado do programa?

No tocante à avaliação dos resultados dos programas de assistência estudantil, quanto à

eficácia, eficiência e efetividade, constatou-se a deficiência dos produtos que

consolidam os resultados do Programa e a ausência de indicadores e metas para o seu

acompanhamento.

Além disso, não foram verificados procedimentos para controle das taxas de evasão e

retenção dos alunos matriculados no Instituto. No caso, o Ifac não executa uma rotina

permanente de avaliação dos índices e razões para evasão e retenção dos discentes, além

de não utilizar critérios consistentes para definir o momento exato em que um aluno é

considerado evadido ou retido.

Como consequência, não foram encontradas informações quanto à evolução das taxas

de sucesso e de evasão entre os alunos assistidos com recursos do Pnaes ou registro de

avaliação sistemática dos fatores que contribuem para o insucesso (evasão/retenção)

entre os alunos atendidos pelos programas de assistência estudantil. Não foi apresentado

um relatório gerencial pela Dsaes, em que constasse a consolidação das informações e

análise geral do desempenho de todos os campi.

##/Fato##2.6 Existem critérios de contrapartida, estabelecidos pelo Ifac para a manutenção

do benefício (exemplo: desempenho acadêmico mínimo, frequência mínima)?

O Ifac estabeleceu alguns critérios de contrapartida nos editais de seleção lançados para

concessão de auxílios financeiros (chamados de condições de permanência), a depender

do tipo de ação assistencial desenvolvida, seja para fins de pagamento ou de

manutenção dos benefícios.

Dentre eles estão: manutenção de situação de vulnerabilidade socioeconômica;

frequência mínima de 75% nas atividades acadêmico-pedagógicas, proporcional a cada

bimestre; nota igual e/ou superior à média bimestral definida pela instituição; frequência

regular em atividades e eventos esportivos e culturais; e, cumprimento de planos de

monitoria ou plano de trabalho de projeto de extensão acadêmica.

Todavia, após a análise dos regulamentos da Paes e das cláusulas desses editais,

constatou-se a insuficiência na normatização desses critérios e dos mecanismos de

acompanhamento e comprovação, bem como, a inadequação de alguns deles, em razão

de falta de atendimento à finalidade dos programas definidos na política e a disposições

do Decreto nº 7.234, de 19 de julho de 2010, que regulamenta o Pnaes.

##/Fato##

3. Conclusão

Verificou-se, por meio do presente trabalho, que aspectos do macroprocesso finalístico

como a execução de programas que visam complementar as práticas educacionais

regulares, fomentando igualdade de oportunidades para o desempenho de atividades

esportivas, sociais e culturais, contribuem para o alcance da missão da unidade.

Sendo assim, além de executar programas de natureza tipicamente social, por meio da

concessão de auxílios financeiros a estudantes em condição de vulnerabilidade social

e/ou econômica, o Ifac também se preocupou em ampliar a participação dos alunos em

atividades extracurriculares, no intuito de fomentar a inclusão sócio profissional e a

formação cidadã aos jovens.

Por outro lado, foi constatado que os seguintes aspectos constituem obstáculos para o

atingimento da sua missão:

insuficiência das normas permanentes do Ifac para definir e detalhar os

auxílios/benefícios desenvolvidos no âmbito do programa de assistência

estudantil;

adoção de planejamento empírico, com distribuição orçamentária incremental,

fundamentada apenas no divisão do ano anterior e no número de alunos

matriculados no período vigente, sem utilização de estudos de demanda ou de

análise dos resultados quanto a efetividades dos programas para a definição do

plano de ação da Diretoria;

ausência de manuais e regulamentos para detalhamento das etapas de execução

das ações e definição das rotinas/controles administrativos para seleção,

acompanhamento e monitoramento de beneficiários e pagamentos dos auxílios;

ausência de sistema informatizado para gestão acadêmica e gerenciamento da

Política de Assistência Estudantil;

pagamento de auxílios independentemente da comprovação do cumprimento dos

critérios de contrapartida e sem a regularidade temporal esperada;

utilização de recursos do Pnaes para pagamento de apólice de seguro estudantil,

sem amparo na legislação do programa;

ausência de controle sobre as taxas de evasão e retenção dos discentes e

insuficiência de critérios para definir o momento em que um aluno é considerado

evadido;

ausência de avaliação sistemática dos resultados dos programas da assistência

estudantil;

insuficiência de critérios de contrapartida para manutenção dos benefícios

financeiros em relação às finalidades específicas dos programas da Política de

Assistência Estudantil.

Nesse contexto, conclui-se que, para que a unidade cumpra adequadamente a sua

missão institucional, é necessária a adoção de medidas como:

elaboração de regulamento específico, permanente e suficientemente detalhado,

a ser levado à deliberação do Conselho Superior da instituição, que disponha

sobre aspectos essenciais dos programas de assistência estudantil;

instalação de software de gestão acadêmica para controle de informações

educacionais e administrativas, a fim de reduzir os frágeis controles manuais

existentes;

desenvolvimento de sistema informatizado para o gerenciamento das ações

desenvolvidas no âmbito do Pnaes, associado ao software de gestão acadêmica

do Instituto;

elaboração de manual para detalhar todas as etapas de execução das ações de

assistência estudantil, de acordo com as especificidades de cada programa,

estabelecendo fluxos, mecanismos e rotinas/controles administrativos;

implantação de procedimentos, rotinas e responsabilidades para

acompanhamento permanente e avaliação sistemática dos índices e das razões de

evasão, desistência ou retenção dos discentes matriculados no Instituto;

definição de indicadores e metas de eficiência, eficácia e efetividade aplicáveis

aos Programas da Política de Assistência Estudantil, a fim de possibilitar

avaliação efetiva e sistemática das ações implantadas;

estabelecimento de estrutura padrão de relatórios e apresentação de dados,

visando avaliação sistemática dos resultados dos programas da assistência

estudantil, considerando os resultados e impactos das ações implantadas.

As recomendações registradas neste relatório serão acompanhadas por meio do Plano de

Providências Permanente da Unidade.

______________________________________________

Ordem de Serviço nº 201603130

1 GESTÃO OPERACIONAL

1.1 Avaliação dos Resultados da Gestão

1.1.1 Achados de Auditoria

1.1.1.1 INFORMAÇÃO

Composição inadequada das equipes responsáveis pela gestão e execução das ações

de assistência estudantil do Ifac.

Fato

Foram realizados exames para avaliar se setor responsável pela execução do Pnaes no

âmbito da Ifac está devidamente estruturado quanto à suficiência e adequação de

recursos humanos. Para isso, verificou-se a relação dos colaboradores lotados na

Diretoria Sistêmica de Assistência Estudantil – DSAES e nos Núcleos de Assistência

Estudantil nos campi, encaminhada por meio do Ofício nº 477/2016/GABIN/IFAC, de

08 de setembro de 2016.

Em análise, foi constatado que a composição das equipes em atuação nas ações de

assistência estudantil não está adequada às previsões normativas da Resolução nº

033/2015 – CONSU/IFAC, de 19 de março de 2015, que dispõe sobre a Política de

Assistência Estudantil e da Resolução nº 032/2015 – CONSU/IFAC, de 19 de março de

2015, que dispõe sobre as atribuições da equipe Técnica-Multiprofissional do Instituto

Federal de Educação, Ciência e Tecnologia do Acre – Ifac.

Abaixo, segue a relação de colaboradores ligados as atividades de assistência estudantil

em cada campus:

Quadro: Composição das equipes de Assistência Estudantil.

Setor/

Campus Formação Cargo

Período de

Atuação no

Setor

Cargo ou Função

Comissionada Atividade

DSAES Assistente

Social Assistente Social 24 meses CD-03 Finalística

DSAES Assistente

Social Assistente Social 08 meses FG2 Finalística

DSAES Assistente

Social Assistente Social 14 meses FG2 Finalística

DSAES Assistente em

Administração

Assistente em

Administração 14 meses -

Apoio

Administrati

vo

Tarauacá Serviço Social Assistente Social 5 meses - Finalística

Tarauacá Psicologia Psicóloga 19 meses Diretora de

administração Finalística

Tarauacá Letras Língua

Inglesa

Técnica em

Assuntos

Educacionais

15 meses - Finalística

Rio

Branco Serviço Social Assistente Social 14 meses - Finalística

Rio

Branco Psicologia Psicólogo 36 meses - Finalística

Rio

Branco Serviço Social Assistente Social 19 meses - Finalística

Baixada Psicologia Psicólogo 04 anos e


Baixada Serviço Social Assistente Social 15 meses - Finalística

Sena

Madureira Serviço Social Assistente Social 15 meses - Finalística

Sena

Madureira Pedagogia Pedagogo 9 meses - Finalística

Sena

Madureira Psicologia Psicólogo 36 meses

Coord. Atenção à

Saúde e Qualidade

de Vida

Finalística

Cruzeiro

do Sul Letras Português

Téc. Assuntos

Educacionais 12 meses - Finalística

Cruzeiro

do Sul Serviço Social Assistente Social 65 meses - Finalística

Cruzeiro

do Sul Serviço Social Assistente Social 14 meses - Finalística

Cruzeiro

do Sul

Téc.

Enfermagem

Téc.

Enfermagem 5 meses - Finalística

Cruzeiro

do Sul Psicologia Psicólogo 37 meses - Finalística

Xapuri Serviço Social Assistente Social 4 meses - Finalística

Xapuri Ciências

Biológicas

Téc. Assuntos

Educacionais 11 meses - Finalística

Xapuri Pedagogia Pedagogo 18 meses - Finalística

Fonte: Ofício nº 477/2016/GABIN/IFAC, de 08 de setembro de 2016 e informações complementares da

Diretoria Sistêmica de Assistência Estudantil – DSAES.

Vale esclarecer que a Resolução nº 033/2015 – CONSU/IFAC prevê em seu art. 5º que

as ações da assistência estudantil do Ifac serão desenvolvidas e gerenciadas no âmbito

da Reitoria pela equipe da Diretoria Sistêmica de Assistência Estudantil – DSAES, e

nos campi por uma Coordenação Técnica-multiprofissional composta, minimamente,

por pedagogo e/ou técnico em assuntos educacionais, psicólogo e assistente social,

sendo o coordenador um dos membros da equipe.

Já a Resolução nº 032/2015 – CONSU/IFAC dispõe em seu art. 2° que a equipe técnica

multiprofissional do Ifac deve atuar em sentido dinâmico, visando aproximar os

conhecimentos comuns, que permeiam ou interligam os saberes entre a Psicologia,

Pedagogia e o Serviço Social. Já no art. 8° a norma prevê que em cada campus do Ifac e

na DSAES haverá uma coordenação técnico-multiprofissional responsável pela

implementação, acompanhamento e monitoramento da Política de Assistência

Estudantil.

Considerando o conteúdo dessas resoluções, foi constatado que as equipes de

assistência estudantil dos Campi Rio Branco e Baixada do Sol não contam com

pedagogos e que o Campus Xapuri não conta com o apoio de psicólogo. Além disso, a

própria DSAES não dispõe de apoio de profissionais das áreas de pedagogia e

psicologia.

A composição inadequada das equipes acaba por enfraquecer a execução e o

cumprimento dos objetivos da Política de Assistência Estudantil do Instituto, tendo em

vista que as resoluções atribuem funções e responsabilidades específicas a cada uma

dessas categorias de profissionais.

Isso pode ser verificado, por exemplo, nas falhas constatadas na execução das etapas de

acompanhamento e monitoramento dos beneficiários do programa, advindas da frágil

interação entre os diversos atores envolvidos nas ações de assistência estudantil.

Por fim, cabe ressaltar que as equipes técnicas- multiprofissionais nos campi não

constituem, de fato, coordenações. Essas equipes estão organizadas em núcleos de

assistência estudantil e não contam com a figura de um coordenador, responsável pela

liderança da equipe.

Isso vai de encontro à previsão do art. 5º da Resolução nº 033/2015 – CONSU/IFAC e

dificulta a execução do programa. Isso porque, sem a atribuição da função de

coordenação a um servidor específico, a capacidade de gerenciamento das atividades

(abordagem ordenada das situações), de resolução dos problemas e de superação dos

desafios na execução das ações pelas equipes resta prejudicada.

Considerando os fatos apontados, o Instituto Federal de Educação e Tecnologia no Acre

– IFAC, por meio do Ofício nº 05/2016-AUDIN/IFAC, de 05 de dezembro de 2016,

apresentou a seguinte manifestação:

“Referente à composição das equipes responsáveis pela execução gestão das ações de

assistência estudantil no IFAC, salientamos que os campi têm autonomia para realizar

estruturação das equipes/núcleos de assistência estudantil. Todavia, reconhecemos que

alguns campi não possuem estrutura ideal, principalmente pela falta de profissionais

que constam no Rol das áreas elencadas para composição da equipe mínima. Conforme

verificado nos apontamentos, Diretoria Sistêmica de Assistência Estudantil-DSAES,

campus Rio Branco, Baixada do Sol Xapuri, não possuem, respectivamente, servidores

das áreas de pedagogia psicologia na composição das equipes. Nos casos dos campi

Rio Branco Baixada do Sol, constata-se falta do profissional da área de pedagogia na

composição da assistência estudantil, que não significa compreender que não haja

suporte pedagógico para setor ou para as ações desenvolvidas por este, uma vez que

nos referidos campi existem as Coordenações Técnico Pedagógica. No campus Xapuri,

houve um equívoco quando do envio das informações de composição da equipe, uma

vez que, uma psicóloga, lotada na assistência estudantil do referido campus, todavia

mesma encontra-se em gozo de licença maternidade. Em relação DSAES, que tem como

atribuição gestão dos Programas de Assistência Estudantil, equipe realmente não está

consolidada, porém gestão do IFAC está envidando esforços para atender o expresso

na resolução nº 033/2016/1FAC. Abaixo, segue quadro do campus Xapuri com a devida

correção.

Xapuri Serviço Social Assistente

Social


Xapuri Pedagogia Pedagogo 05 meses - Finalística

Xapuri Licenciatura

em Ciências

Biológicas

Técnico em

Assuntos

Educacionais


*Xapuri Psicologia Psicóloga 04 meses - Finalística

Anexo à Solicitação de Auditoria nº 201603130, de 11 de novembro de 2016.”

Em sua manifestação o Ifac informa que houve erro nas informações inicialmente

prestadas à auditoria quanto à equipe multidisciplinar do campus de Xapuri, destacando

que naquele campus há psicólogo participante da equipe (encontra-se em licença

maternidade), ao contrário do originalmente informado. A documentação

disponibilizada pelo gestor corrobora a justificativa.

O Ifac apresentou ainda fatores dificultadores para a estruturação das equipes mínimas

responsáveis pela gestão e execução das ações de assistência estudantil, tais como a não

existência nos quadros da Instituição de profissionais com o perfil de formação exigido

nos normativos. Esse limitador foi mais uma vez exposto pela Ifes em reunião de busca

conjunta de soluções realizada no dia 9 de dezembro de 2016. Na oportunidade foi

acrescentada informação da impossibilidade de efetuar novas contratações nas áreas

citadas, tendo em vista a inexistência de cargo vago na estrutura de pessoal da

Instituição.

Posto isso, verifica-se oportunidade de melhoria na área, o que envolve a necessidade de

adoção de ações de médio e longo prazo para estruturar os quadros de pessoal da

entidade e, posteriormente, compor adequadamente as equipes de assistência estudantil

do Ifac, nos termos da Resolução nº 033/2015 - CONSU/IFAC e da Resolução nº

032/2015 - CONSU/IFAC.

##/Fato##

1.1.1.2 CONSTATAÇÃO

Insuficiência das normas e regulamentos para definir e detalhar os

auxílios/benefícios concedidos no âmbito dos programas de assistência estudantil

do Ifac.

Fato

A partir de exames realizados para avaliar mecanismos de controles internos

administrativos nas fases de planejamento, execução, controle e avaliação, no âmbito da

gestão do Pnaes, foi constatada a insuficiência das normas e regulamentos do Ifac para

definir e detalhar adequadamente a Política de Assistência Estudantil do instituto, em

especial, quanto aos programas que envolvem a seleção dos beneficiários para

recebimento de auxílios financeiros.

No caso, a Resolução nº 033/2015 – CONSU/IFAC, de 19 de março de 2015, é a norma

central, que disciplina a Política de Assistência Estudantil, definindo apenas as

diretrizes, os objetivos e os responsáveis pela gestão e execução das ações, bem como,

as áreas temáticas abrangidas pelo Programa de Apoio Socioeconômico.

Esse programa é subdividido em cinco categorias (Capítulo II da Resolução nº

033/2015 – CONSU/IFAC):

1. Auxílio Permanência: assistência adicional aos estudantes em condição de

vulnerabilidade social e/ou econômica, concedida mensalmente, a alunos

selecionados. Todo processo seletivo para concessão deste auxílio é

regulamentado em edital específico.

2. Ajuda de Custo: suporte financeiro aos discentes para a participação em eventos,

considerando a promoção do conhecimento nas áreas de ensino, pesquisa e

extensão.

3. Programa de Atenção à Saúde: parcerias para a promoção da saúde e prevenção

de doenças para toda a população acadêmica e comunidade. Não prevê

concessão de auxílio financeiro a discentes.

4. Apoio aos programas de ensino, pesquisa e extensão: suporte aos programas

realizados pelas Pró-reitorias de Ensino, Pesquisa e Extensão, visando a

promoção de políticas e ações que complementem as atividades educacionais

dos estudantes no período de execução dos projetos.

5. Apólice de Seguro: contratação de uma apólice de seguro para que todo discente

esteja assegurado para participar de qualquer tipo de atividade de ensino,

pesquisa e extensão.

Para execução das categorias um e quatro, o Ifac lançou os Editais nº 01 e nº 02/2015 e

n° 01 e n° 02/2016, relativos ao Programa Auxílio Permanência, os Editais nº 03 e nº

04/2015 e nº 05 e nº 06/2016 relativos aos Programas Pró-cultura e Pró-esporte e o

Edital nº 03/2016, que selecionou discentes para o Programa de Monitoria.

Além disso, o instituto também elaborou a Resolução nº 031/2015 – CONSU/IFAC, de

19 de março de 2015, e as Notas Técnicas nº 001 e nº 002/2015 - DSAES/IFAC, que

tratam da concessão de ajuda de custo para discentes e a Resolução nº 090/2015 –

CONSU/IFAC, que dispõe sobre o Regulamento do Programa de Monitoria.

A partir desses documentos, constatou-se que não há regulamentação permanente que

disponha especificamente sobre aspectos importantes dos Programas Auxílio

Permanência e das ações de Apoio aos Programas de Ensino, Pesquisa e Extensão, que

envolvem seleção de alunos para concessão de benefícios financeiros. Questões

essenciais como a definição do público a ser atendido, dos critérios de seleção, do valor

e finalidade dos auxílios, da quantidade de parcelas oferecidas, dos critérios de

contrapartida/condições de permanência nos programas e dos e mecanismos de

acompanhamento e avaliação não encontram previsão em atos normativos do Ifac.

Tudo isso é tratado, caso a caso, por meio dos editais seletivos, e está sujeito a

alterações relevantes a cada ciclo de concessão de benefícios.

É importante esclarecer que cabe à instituição federal de ensino definir os critérios e a

metodologia de seleção dos alunos a serem beneficiados, nos termos do art. 3º, § 2º, do

Decreto nº 7.234, de 19 de julho de 2010. Segundo o decreto, devem ser atendidos

prioritariamente estudantes oriundos da rede pública de educação básica ou com renda

familiar per capita de até um salário mínimo e meio. Não obstante, as instituições

devem fixar demais requisitos para a percepção de assistência estudantil, considerados

os objetivos do programa, e definir mecanismos de acompanhamento e avaliação do

Pnaes.

Nesse contexto, os editais constituem ferramentas importantes para delinear a execução

dos programas de assistência estudantil, mas não são adequados para detalhar todos os

aspectos constantes deles. É esperado que esses editais reflitam aspectos operacionais

de atos normativos superiores, capazes de nortear a execução dos programas de forma

mais completa.

A falta de regulamentação adequada dos programas da assistência estudantil prejudica,

principalmente, os discentes, que não encontram amparo em regras suficientemente

detalhadas, definidas pelo Conselho Superior da instituição e, portanto, mais estáveis.

Nesse caso, as regras ficam restritas aos editais, que podem ser facilmente modificados

a cada período de seleção.

O peso institucional que o Conselho Superior traz para a regulamentação fortalece a

Política e cria barreiras para alterações que não envolvam o devido debate com a

comunidade acadêmica. Além disso, regulamentos de instâncias não colegiadas podem

ser facilmente alterados a cada troca de titulares dessas áreas, o que coloca aspectos

decisivos dos programas a cargo de decisões unilaterais.

Por outro lado, a elaboração de editais de amplo conteúdo demanda maior esforço das

equipes de assistência estudantil, em razão da insuficiência da norma superior na

definição de aspectos essenciais dos programas. Além disso, editais mais complexos

dificultam o entendimento dos alunos, inibindo a participação dos menos instruídos.

Dessa forma, além de tratar das etapas do processo seletivo em si, da forma de

pontuação dos critérios para classificação e seleção de beneficiários, dos documentos a

serem entregues, do cronograma, etc, cada edital deve tratar de forma exaustiva sobre o

detalhamento dos programas. Nesse caso, o risco de que questões importantes deixem

de ser claramente definidas é alto, em função da apressada elaboração de novas regras a

cada ciclo de concessão de benefícios, e pode impactar os resultados dos programas.

A exemplo disso, os editais seletivos do Programa Auxílio Permanência não conseguem

definir claramente se este tipo de auxílio tem natureza de benefício social, devendo ser

concedido apenas a estudantes que estiverem em comprovada condição de

vulnerabilidade social e/ou econômica. Apesar de o Decreto nº 7.234, de 19 de julho de

2010, afirmar que o atendimento a esse rol de estudantes é prioritário, nada impede que

se institua algum tipo de benefício exclusivo a esse público. Os editais apresentam certa

confusão a respeito desse ponto, o que acaba por prejudicar a leitura e interpretação por

parte dos profissionais que colocam em prática as ações.

Por fim, a instituição de normas perenes facilita a divulgação dos programas entre os

discentes e desmistifica o processo de concessão de auxílios financeiros. Isso aumenta

as chances de alcance do público de maior vulnerabilidade a fatores que levam à evasão

e retenção de estudantes.

##/Fato##

Causa

A Diretoria Sistêmica de Assistência Estudantil-DSAES não elaborou um regulamento

específico, permanente e suficientemente detalhado, a ser levado à deliberação do

Conselho Superior da instituição, que disponha sobre aspectos essenciais dos Programas

Auxílio Permanência e das ações de Apoio aos Programas de Ensino, Pesquisa e

Extensão.

Conforme o art. 6º, inciso I, da Resolução nº 033/2015 – CONSU/IFAC, de 19 de

março de 2015, compete à DSAES normatizar as políticas e programas de assistência

estudantil.

##/Causa##

Manifestação da Unidade Examinada




“A Política de Assistência Estudantil do IFAC, traz em sua essência os princípios,

diretrizes e objetivos que auxiliam na elaboração e na implementação dos Programas e

ações de assistência estudantil no âmbito do IFAC. Compreendendo a Política como

instrumento de orientação, foi descrito nesta, as ações que poderiam ser abrangidas

conforme decreto nº 7.234/2010, e um breve relato sobre a finalidade dos Programas.

Entretanto, as regulamentações existentes são os referentes apenas aos programas de

monitoria e ajuda de custo para participação em eventos. A DSAES compromete-se a

desenvolver os regulamentos referentes aos Programas de Auxílio Permanência, bem

como elaborar em parceria com a Pró-Reitoria de extensão os regulamentos dos

Programas Pró-cultura e Pró-esporte, com a Pró-Reitoria de Pesquisa o regulamento de

pesquisa”.

/ManifestacaoUnidadeExaminada##

Análise do Controle Interno

Em linhas gerais, o Ifac concordou com os apontamentos efetuados pela CGU,

comprometendo-se a estabelecer regulamentação para preenchimento das lacunas

identificadas na normatização interna do Programa Auxílio Permanência e das ações de

Apoio aos Programas de Ensino, Pesquisa e Extensão, que envolvem seleção de alunos

para concessão de benefícios financeiros.

#/AnaliseControleInterno##

Recomendações:

Recomendação 1: Elaborar um regulamento específico, permanente e suficientemente

detalhado, a ser levado à deliberação do Conselho Superior da instituição, que disponha

sobre aspectos essenciais dos programas de assistência estudantil, em especial, quanto

ao Programas Auxílio Permanência e das ações de Apoio aos Programas de Ensino,

Pesquisa e Extensão. O regulamento deve detalhar, principalmente, os seguintes

aspectos: público a ser atendido; critérios de seleção; valor e finalidade dos auxílios;

quantidade de parcelas oferecidas; critérios de contrapartida/condições de permanência

nos programas; e, mecanismos de acompanhamento e de avaliação.


Insuficiência de normas e regulamentos no detalhamento das etapas de execução

das ações e na definição das rotinas/controles administrativos para seleção,

acompanhamento e monitoramento de beneficiários e pagamentos dos benefícios.

Fato

Foram realizados exames com o objetivo de verificar a suficiência e adequação das

normas para tratar da execução das ações desenvolvidas no âmbito do Plano Nacional

de Assistência Estudantil – Pnaes, em especial, às realizadas por meio de processos de


Após análise dos editais seletivos (que regulamentam o processo de concessão dos

auxílios) e dos documentos relacionados a seleções nos campi Baixada do Sol e Rio

Branco, foi constatada a insuficiência dessas regras, principalmente, em relação ao

detalhamento das etapas e à definição das rotinas/controles administrativos utilizados

para seleção, acompanhamento e monitoramento de beneficiários e para pagamentos

dos benefícios.

Tal insuficiência foi detectada nas seleções regidas pelos Editais nº 01 e nº 02/2015 e n°

01 e n° 02/2016, relativos à concessão do Auxílio Permanência, nos Editais nº 03 e nº

04/2015 e nº 05 e nº 06/2016 relativos aos benefícios dos Programas Pró-cultura e Pró-

esporte e no Edital nº 03/2016, que selecionou discentes para o Programa de Monitoria.

Em primeiro lugar, cabe esclarecer que as ações de assistência estudantil são

executadas, basicamente, por meio das seguintes etapas (com exceção das ações que

não envolvem processos seletivos, como as dos programas de Ajuda de Custo e Apólice

de Seguro):

1. Classificação e seleção do candidato ou do projeto, de acordo com o limite de

vagas ofertadas, a partir da análise da documentação comprobatória de

atendimento aos requisitos de participação e aos critérios de seleção específicos,

definidos em cada edital, a depender do tipo de benefício ofertado;

2. Acompanhamento e monitoramento das condições de permanência no programa

pelos professores das áreas específicas/coordenadores de projeto de extensão e

pela equipe técnica multiprofissional de assistência estudantil de cada campus;

3. Pagamento dos benefícios:

Encaminhamento, pelos professores responsáveis, diretoria de ensino ou

coordenação do registro escolar, da comprovação da frequência regular

do beneficiário ou do cumprimento do plano de trabalho para

conhecimento da equipe técnica multiprofissional de assistência

estudantil de cada campus;

Encaminhamento, pela equipe técnica multiprofissional de assistência

estudantil de cada campus, dessa comprovação e da lista de

beneficiários, como condição de pagamento, à DSAES;

Conferência das informações encaminhadas e solicitação de pagamento

dos benefícios, por meio de ordem bancária, pela DSAES; e,

4. Prestação de contas de cada campus, ao final da vigência do edital, por meio

relatório final.

Ressalte-se que essas etapas são descritas sem uma sequência lógica, sendo difícil

definir um fluxo a partir das informações dos editais. Não há detalhamento sobre a

forma de execução das etapas ou definição clara dos responsáveis e dos prazos para

ocorrência de cada uma delas. Além disso, cada edital prevê algum tipo de alteração das

etapas, o que dificulta a aprendizagem do processo e a melhoria na execução das ações.

Em geral, as rotinas para a classificação e seleção dos candidatos não estão

formalizadas. Não há registro de manual/orientação técnica/anexo que institua um

checklist a ser preenchido pelo examinador para a conferência dos documentos

comprobatórios e um modelo de planilha para classificação dos candidatos, com análise

dos critérios seleção e de desempate. Não há previsão de documento que descreva o

motivo de eliminação de um candidato e que registre o examinador que avaliou cada

caso.

Apesar dos editais tratarem de uma comissão para análise dos recursos, não foram

encontrados documentos formais de instituição dessas comissões. Também não há

previsão de um formulário de análise dos recursos, com registro de quem tenha avaliado

o pedido de revisão feito pelo candidato.

É preciso garantir transparência e equidade de condições aos candidatos no processo

seletivo, em harmonia aos objetivos e diretrizes do Pnaes. Segundo o disposto no art. 2°

do Decreto nº 7.234, de 19 de julho de 2010, um dos objetivos do programa é

democratizar as condições de permanência dos jovens na educação pública federal.

Além disso, o art. 4°, parágrafo único do Decreto, prevê que as ações de assistência

estudantil devem considerar a necessidade de viabilizar a igualdade de oportunidades.

Portanto é indispensável a elaboração e formalização de manuais que definam

mecanismos e rotinas para execução do processo de classificação e seleção de

beneficiários, reduzindo-se, assim, a discricionariedade do examinador na análise dos

documentos fornecidos pelos candidatos.

Em relação ao acompanhamento e monitoramento dos beneficiários, cada edital, a

depender do tipo de benefício, prevê parâmetros a serem observados pelos alunos como

condição de permanência no programa, dentre eles: manutenção de condição de

vulnerabilidade socioeconômica, matrícula regular, frequência e desempenho escolar

mínimos, participação em atividades específicas e cumprimento de plano de trabalho ou

plano de monitoria.

A observância desses parâmetros, estabelecidos como critérios de contrapartida para

manutenção dos benefícios, consta de um Termo de Compromisso, que deve ser

assinado pelo beneficiário. No entanto, a forma de execução, as responsabilidades, a

frequência e consequências do descumprimento dessa etapa não estão bem delimitadas.

O acompanhamento e o monitoramento dos parâmetros, em geral, devem ser realizados

continuamente pelo professor/coordenador de projeto e pela equipe técnica

multiprofissional de assistência estudantil de cada campus (com exceção dos editais nº

05 e nº 06/2016, que atribuem à função diretamente à DSAES). A equipe técnica é

quem analisa as informações e decide sobre ações necessárias caso a caso, mas, para

isso, depende de dados encaminhados por outras unidades do Instituto para isso. A

responsabilidade pelo encaminhamento desses dados e o prazo para isso, quando

previstas, são variadas. Para um mesmo tipo de dado o tratamento pode ser diverso, a

depender do edital.

No caso das informações relacionadas à frequência regular dos beneficiários, por

exemplo, no Programa de Auxílio Permanência de 2015, coube à coordenação de curso

o envio mensal de relatórios à equipe de assistência do campus. Em 2016, essa

responsabilidade foi atribuída à coordenação de registro escolar, com frequência

bimestral.

Quanto a análise dos parâmetros “desempenho acadêmico mínimo” (nota média) e

“condição de vulnerabilidade socioeconômica” não foram previstos mecanismos para

acompanhamento e monitoramento.

Já em relação aos Editais nº 05 e nº 06/2016, que regulamentam os programas Pró-

Esporte e Pró-Cultura, não há previsão expressa das condições para permanência nos

programas, das condições de cancelamento dos benefícios ou dos compromissos dos

beneficiários. Embora seja mencionado o acompanhamento da execução de um Plano

de Trabalho e envio de relatórios bimestrais dos bolsistas à DSAES, não se tem uma

definição do que seria o descumprimento desse plano.

Constata-se, ainda, a ausência de definição de regras que estabeleçam os procedimentos

a adotar no caso de estudantes que descumpram as condições de permanência. Também

não há a previsão de instâncias decisórias que ratifiquem ou não decisões dos técnicos

responsáveis pelo acompanhamento dos alunos. Ressalte-se que as condições e os

limites para oportunizar a recuperação de estudantes nessa situação devem estar

claramente definidos.

É essencial que, para cada parâmetro definido como condição de permanência em um

programa de assistência estudantil, haja previsão de rotinas de controle, de frequência e

de mecanismos de acompanhamento e monitoramento, com atribuição de

responsabilidades, bem como, de procedimentos a serem adotados no caso de

descumprimento dessas condições. Caso contrário, o estabelecimento dessas condições

torna-se uma previsão meramente formal, sem função ou efetividade real.

Além disso, a instituição de condições de permanência/critérios de contrapartida como

“desempenho acadêmico mínimo”, “frequência regular” e “manutenção de condição de

vulnerabilidade socioeconômica” derivam da própria essência do Pnaes.

Nesse sentido, vale lembrar que dois dos principais objetivos desse programa

assistencial, segundo o art. 2º do Decreto nº 7.234, de 19 de julho de 2010, são (1)

minimizar os efeitos das desigualdades sociais e regionais na permanência e conclusão

da educação - atendendo a alunos em condição de vulnerabilidade socioeconômica - e

(2) reduzir as taxas de retenção e evasão - incentivando frequência e desempenho

mínimos e estabelecendo ações de recuperação de alunos em dificuldade acadêmica.

Sem mecanismos de controle sobre essas condições, o cumprimento dos objetivos dos

programas assistenciais fica comprometido.

Quanto à etapa de pagamento de benefícios, foi constatado que nem todos os editais

remetem ao encaminhamento de comprovação de atendimento a critérios de

contrapartida, como condição de pagamento. Os Editais n° 01 e n° 02/2016, relativos à

concessão do Auxílio Permanência, só fazem previsão de encaminhamento de listas de

beneficiários para pagamento, sem definição sobre o tipo de controle realizado sobre

ela.

Como consequência dessa falha, existe uma lacuna sobre qual área seria responsável

pelo controle de um possível pagamento indevido a beneficiários evadidos ou dos que

não estejam cumprindo todas as condições de permanência.

Esse tipo de comprovação é um mecanismo de controle que diminui a probabilidade de

pagamento de benefícios a alunos que estejam descumprindo as condições de

permanência previstas nos editais e permite a supervisão e acompanhamento dos

trabalhos realizados pelos núcleos de assistência pela Coordenação de apoio

socioeconômico da DSAES, em concordância com o art. 7° da Resolução nº 033/2015 –

CONSU/IFAC, de 19 de março de 2015, que estabelece as competências dessa

coordenação.

Por fim, em relação à etapa de prestação de contas, não há definição sobre o conteúdo

dos relatórios. Não há uma estrutura de relatório padrão que delimite questões

essenciais a serem tratadas como, por exemplo, número de beneficiários atendidos,

número de visitas domiciliares realizadas, número de aluno desligados do programa

(com a descrição dos motivos e das ações da equipe de assistência estudantil nesses

casos), número de alunos retidos, dificuldades encontradas e análise do impacto das

ações sobre evasão e retenção dos beneficiários em relação aos demais alunos do Ifac.

Sem uma estrutura delimitada de relatório, a análise quantitativa e qualitativa sobre o

desempenho do programa resta prejudicada, impossibilitando a comparação de dados

obtidos após execução das ações no Instituto. Isso diminui a relevância da etapa de

prestação de contas, tornando a elaboração dos relatórios procedimento de pouca

efetividade.

##/Fato##

Causa

A Diretoria Sistêmica de Assistência Estudantil-DSAES elaborou regulamentos

insuficientes quanto ao detalhamento das etapas e à definição das rotinas/controles

administrativos utilizados para seleção, acompanhamento e monitoramento de

beneficiários e para pagamentos dos benefícios.



estudantil.

##/Causa##





“No que diz respeito às rotinas/instrumentos administrativos para seleção,

acompanhamento e monitoramento dos beneficiários, além dos pagamentos, foram

identificados a ausência destas rotinas antes mesmo da realização da auditoria, inclusive

constando como pauta da reunião de planejamento das ações de assistência estudantil

para o ano de 2017. Vale ressaltar, que o referido planejamento foi realizado no período

de 29.11 a 01.12.2016, e foram discutidos os instrumentais padrões que serão utilizados

em procedimentos comuns feitos pelos núcleos dos campi. Constituíram alvo de

padronização os seguintes instrumentais: checklist que será utilizado na conferência dos

documentos quando na abertura dos envelopes dos editais; ata de julgamento de recurso,

constando a assinatura dos membros da comissão que será nomeada juntamente com a

publicação do edital; ata de seleção; relatório de execução final dos editais; planilha de

seleção que constará nos processos e planilhas de resultado preliminar e final que serão

divulgadas nos campi e no site. As etapas de execução dos editais, encontram-se

detalhadas nos mesmos, os quais apresentam inclusive cronograma de execução de cada

uma das etapas. Os editais publicados, consideram a natureza dos programas, dessa

forma, apresentam etapas diferenciadas, bem como ações de acompanhamento e

condições de permanência específicos”.

#/ManifestacaoUnidadeExaminada##


E sua manifestação, o Ifac informa que no planejamento das ações de assistência

estudantil para o ano de 2017, realizado no período de 29 de novembro a 01 de

dezembro de 2016, discutiu a padronização de vários instrumentos a serem utilizados a

partir do exercício vindouro para garantir a isonomia e a transparência das etapas de

seleção, acompanhamento e monitoramento de beneficiários da política de assistência,

assim como do pagamento dos benefícios. Não obstante o comprometimento de

implementação das rotinas pela Ifes, é essencial que tais controles sejam formalizados

mediante a elaboração de manual que defina de forma detalhada as etapas de execução

das ações de assistência estudantil, de acordo com as especificidades de cada programa.

A Instituição informou ainda que as etapas de execução dos editais encontram-se

detalhadas nos documentos e que os editais publicados consideram a natureza dos

programas, apresentando etapas diferenciadas, bem como ações de acompanhamento e

condições de permanência específicos. Quanto aos argumentos, embora os editais

analisados não sejam de todo destituídos dos critérios envolvidos nos processos de

gestão das etapas de execução das ações de assistência estudantil, carecem de maior

detalhamento dessas etapas e de estrutura que possibilite a identificação do fluxo do

processo, conforme já discutido no texto da constatação.


Recomendações:

Recomendação 1: Elaborar manual que defina de forma detalhada as etapas de execução

das ações de assistência estudantil, de acordo com as especificidades de cada programa,

estabelecendo mecanismos e rotinas/controles administrativos para: (1) classificação e

seleção de beneficiários; (2) acompanhamento e monitoramento das condições de

permanência ou critérios de contrapartida; (3) pagamento dos benefícios financeiros; e

(4) prestação de contas de cada campus, ao final da vigência do edital.


Deficiências na execução das etapas de acompanhamento e monitoramento de

beneficiários para fins de pagamento dos benefícios.

Fato

Foram realizados exames com o objetivo de analisar se os mecanismos de controles

internos administrativos empregados pelo Instituto Federal de Educação, Ciência e

Tecnologia do Acre - Ifac nas fases de execução, controle e avaliação do Pnaes estão

sendo executados adequadamente.

Após análise dos editais seletivos que operacionalizam as ações do Programa de Apoio

Socioeconômico do Ifac, foram constatadas deficiências na execução dos mecanismos

de controle no acompanhamento e monitoramento de beneficiários para fins de

pagamentos dos benefícios.

As falhas foram detectadas a partir da análise dos documentos relacionados aos

processos seletivos regidos pelos Editais nº 01 e nº 02/2015 (Auxílio Permanência) e

dos Editais nº 03 e nº 04/2015 (Programas Pró-cultura e Pró-esporte), disponibilizados

nos campi Rio Branco e Baixada do Sol.

Também foi avaliado o Processo n° 23244.001213/2015-86, relativo ao pagamento de

despesas com bolsas do Programa Auxilio Permanência aos alunos dos Cursos Técnicos

Integrados e Proeja, conforme o Edital n° 01/2015/DSAES/IFAC.

Primeiramente, importa mencionar que a Resolução nº 033/2015 – CONSU/IFAC, de

19 de março de 2015, art. 17, prevê que o monitoramento dos programas será realizado,

continuamente, pelas coordenações técnicas multiprofissionais de cada campus e por

meio de reuniões semestrais junto a Diretoria Sistêmica de Assistência Estudantil-

DSAES, para o acompanhamento do desenvolvimento das atividades.

Já a forma de execução do acompanhamento e monitoramento apresenta especificidades

a depender do tipo de benefício ofertado. Para cada tipo de auxílio são previstos

critérios de contrapartida distintos. Além disso, de acordo com as previsões editalícias,

nem todos os critérios de contrapartida estabelecidos devem ser comprovados para fins

de pagamento dos auxílios financeiros.

Considerando isso, os Editais nº 01 e nº 02/2015 definiram como condição para

pagamento o envio à DSAES da comprovação de frequência regular dos beneficiários.

Tal informação deveria ser disponibilizada aos núcleos de assistência estudantil de cada

campus pelas coordenações de curso entre os dias 01 e 10 de cada mês. Na sequência,

os núcleos encaminhariam essa comprovação à DSAES, devidamente assinada pelas

coordenações, entre os dias 10 e 15 do mês corrente, para que o benefício fosse pago no

mês subsequente.

No entanto, a partir da análise do Processo n° 23244.001213/2015-86, foi constatado

que a DSAES recebe a lista de beneficiários, para lançamento das ordens de pagamento,

sem que esteja acompanhada de documentos comprobatórios, o que contraria a previsão

do edital.

A principal causa dessa falha, segundo relatos das equipes de assistência estudantil nos

campi Rio Branco e Baixada do Sol, é a dificuldade de obtenção, no prazo

regulamentado, das informações relativas à frequência dos beneficiários.

No caso, dados como frequência e desempenho escolar, muitas vezes, não estão

disponíveis nas Coordenações de Curso ou no Registro Escolar da unidade, em razão de

atrasos dos docentes responsáveis pelas turmas. Por isso, a lista para pagamento é

encaminhada à DSAES antes mesmo da disponibilização dessas informações aos

núcleos, a fim de evitar atrasos no pagamento dos benefícios.

O problema também ocorre na comprovação do desempenho e participação dos alunos

em atividades esportivas e culturais, por meio dos relatórios mensais a serem

encaminhados à DSAES como condição de pagamento, conforme previsão dos Editais

nº 03 e nº 04/2015.

Dentre os documentos relacionados, relativos aos benefícios Pró-cultura e Pró-esporte

de 2015, disponibilizados no Campus de Rio Branco, não foram encontrados registros

de tais relatórios nas pastas de arquivo. Já no Campus da Baixada do Sol, quanto ao

programa Pró-esporte, existiam apenas quatro cópias não datadas de um mesmo

relatório.

Consequentemente, constata-se que os auxílios têm sido pagos independentemente da

comprovação do cumprimento dos critérios de contrapartida junto a DSAES. A

Diretoria deixa de realizar esse controle, presumindo que ele está sendo realizado pelos

núcleos de assistência, sem que haja, no entanto, confirmação dessa informação.

Posto isso, verifica-se que o atraso ou o não encaminhamento das informações pelos

docentes e o pagamento dos benefícios independentemente das comprovações exigidas

constituem pontos críticos da execução das etapas da Política de Assistência Estudantil

do Ifac e contrariam regras expressamente previstas nos editais que regem os processos

seletivos avaliados.

##/Fato##

Causa

A Reitoria do Ifac não adotou ações capazes de garantir que as equipes de assistência

estudantil obtenham, no prazo regulamentado, informações relativas à frequência e

desempenho dos beneficiários, que deveriam estar disponíveis nas Coordenações de

Curso ou no Registro Escolar das unidades.

Conforme o art. 12 da Resolução nº 187/2014 – CONSU-IFAC, que aprova o Estatuto

do Instituto Federal de Educação, Ciência e Tecnologia do Acre, a direção do Ifac

compete ao reitor.

Além disso, a Coordenação de apoio socioeconômico DSAES tem pago as parcelas dos

auxílios independentemente da comprovação do cumprimento dos critérios de

contrapartida prevista nos editais que regem os processos seletivos avaliados.


março de 2015, compete ao coordenador de apoio socioeconômico executar as políticas

de assistência estudantil aos estudantes em condição vulnerabilidade socioeconômica.

##/Causa##Manifestação da Unidade Examinada




“Anteriormente à auditoria esta já era uma preocupação da Diretoria de Assistência

Estudantil, pois detectamos esta demanda no decorrer do processo. Em

acompanhamento ao cenário nacional através de fóruns e grupos online, observa-se que

não só nesta instituição como em vários outros institutos esta é uma das maiores

dificuldades. O setor de assistência estudantil tem envidado esforços para sanar esta

dificuldade. Além de instrumentais específicos desenvolvidos e utilizados em alguns

campi, em setembro do corrente ano, a DSAES solicitou formalmente ao setor de

Tecnologia da Informação, a elaboração de um sistema que possibilitasse um

acompanhamento das faltas e rendimentos dos discentes pelas equipes de assistência ao

estudante. Contudo, considerando que o Sistema acadêmico está em fase de conclusão,

com previsão de implantação para o ano 2017, se torna inviável elaborar outro sistema

informatizado neste momento.

Os editais referenciados de 2015, haviam sofrido alteração para o ano de 2016 em

virtude das dificuldades no envio das comprovações por parte das coordenações.

Algumas coordenações as encaminhavam escritas, outras apenas verbalmente, o que

dificultou a padronização. Em 2016 o setor mudou o fluxo na tentativa de melhorar o

processo e adquirir as comprovações, infelizmente, as dificuldades em conseguir estas

informações em tempo hábil permaneceram também através do setor de registro.

Ratificamos a afirmativa de que “o atraso ou não encaminhamento das informações

pelos profissionais envolvidos no processo, prejudicam diretamente a execução dos

editais e acompanhamento dos discentes”, não só dos atendidos pela PNAES como

também os demais discentes que podem estar em risco iminente de evasão por outros

motivos não elencados ao socioeconômico. O fato das equipes não conseguirem ter

acesso aos dados de faltas ou baixo desempenho em tempo oportuno impossibilita uma

possível intervenção. Esperamos que o sistema acadêmico venha sanar, ou ao menos

reduzir estas questões”.

##/ManifestacaoUnidadeExaminada##


E sua manifestação, o Ifac concorda com o apontamento efetuado pela CGU, ratificando

o entendimento de que “o atraso ou não encaminhamento das informações pelos

profissionais envolvidos no processo, prejudicam diretamente a execução dos editais e

acompanhamento dos discentes”, bem como informa a adoção de algumas ações

visando à solução da problemática, sem resultados concretos. Além das ações já em

curso ou ainda planejadas pela Instituição, avalia-se que as causas da situação danosa

poderiam ser mitigadas com a formalização de procedimentos e responsabilidades

relacionados ao fluxo de entrega de informações relativas à frequência e desempenho do

alunato, incluindo sanções aos profissionais que derem causa a atrasos injustificados.

##/AnaliseControleInterno##

Recomendações:

Recomendação 1: Definir procedimentos e responsabilidades para entrega de

informações relativas a frequência e desempenho dos alunos do Ifac, de forma que os

dados estejam disponíveis e sistematizados no Registro Escolar dos campi no prazo

regulamentado, incluindo sanções aos profissionais que derem causa a atrasos

injustificados.

Recomendação 2: Definir procedimentos e responsabilidades para obtenção das

informações que comprovem, para fins de pagamento dos auxílios financeiros, o

cumprimento dos critérios de contrapartida pelos beneficiários, nos prazos previstos nos

regulamentos dos programas da assistência estudantil.


Ausência de sistema informatizado para gerenciamento da Política de Assistência

Estudantil do Ifac.

Fato

Ainda quanto à análise dos mecanismos de controles internos administrativos

empregados nas fases de planejamento, execução, controle e avaliação das ações no

âmbito do Pnaes, foram realizados exames para verificar se há utilização de sistema

informatizado pela DSAES, setor responsável pela condução da Política de Assistência

Estudantil do Ifac.

Foi constatado que não há um sistema informatizado para execução dos programas de

assistência estudantil do Ifac. Com isso, todo o processo, desde a etapa de inscrição até

ao pagamento dos benefícios, acaba sendo realizado manualmente, com registro em

planilhas eletrônicas, o que compromete a eficiência do controle e da avaliação do

programa.

Esse é um ponto crítico, já que as rotinas de execução estão mal definidas e são

insuficientes, expondo a necessidade de um sistema para o gerenciamento das ações

desenvolvidas no âmbito do Pnaes.

Ressalte-se que o Ifac não dispõe de sistema informatizado de gestão acadêmica para

controle de matrículas, notas, frequência, evasão e demais informações educacionais e

administrativas, o que caracteriza um problema de âmbito institucional, refletido

diretamente sobre o controle e monitoramento dos programas de assistência estudantil.

A implantação de um software de gestão escolar traria muitos benefícios para a

instituição, como o acompanhamento da evasão escolar, do rendimento dos alunos,

elaboração de planos de aula, entre outros. Além disso, permitiria reunir em um só local

todas as informações que trafegam entre os setores, eliminando a maioria dos controles

manuais, otimizando o tempo e reduzindo custos.

Essa fragilidade, associada a rotinas de execução mal definidas e insuficientes, aumenta

o risco de ocorrência de pagamentos irregulares, seja a alunos que não estejam

cumprindo os critérios de contrapartida ou mesmo a alunos que já não frequentem os

cursos (evadidos).

A exemplo disso, foi constatado que a DSAES recebe a lista de beneficiários para

lançamento das ordens de pagamento, sem que esta esteja acompanhada de documentos

que comprovem a frequência regular dos alunos, em desacordo com as previsões dos

editais seletivos.

Assim, a ausência de um sistema que otimize o gerenciamento das etapas de execução

dos programas tem o potencial de intensificar ainda mais as fragilidades detectadas na

Instituição, prejudicando o monitoramento dos critérios de contrapartida, a regularidade

dos pagamentos e o controle sobre a evasão. Sem o controle permanente e tempestivo

da frequência e desempenho dos discentes, que um sistema informatizado poderia

possibilitar, é praticamente impossível que a instituição consiga atuar de maneira eficaz

e evitar a retenção e evasão dos alunos, agindo preventivamente diante dessas situações,

como preconizado pelo art. 4°, parágrafo único, do Decreto 7.234/2010, de 19 de julho

de 2010.

#/Fato##

Causa

A Reitoria do Ifac não implantou sistema informatizado de gestão acadêmica para

controle de informações educacionais e administrativas, a fim de reduzir os frágeis

controles manuais existentes, o que caracteriza um problema de âmbito institucional,

refletido diretamente sobre o controle e monitoramento dos programas de assistência

estudantil.



compete ao reitor.

##/Causa##




apresentou manifestação informado que há previsão de implantação, em 2017, de

sistema informatizado para o gerenciamento da política estudantil.



Apesar de ter sido informado o planejamento para a implantação, em 2017, de sistema

informatizado para gerenciamento das ações acadêmicas no âmbito do Ifac, não foi

fornecido maior detalhamento acerca do software. Assim, ressalta-se que para permitir a

gestão adequada das ações de assistência estudantil, o sistema deverá proporcionar o

controle de informações educacionais e administrativas, com a associação de um

módulo para gerenciamento das ações desenvolvidas no âmbito do Pnaes.


Recomendações:

Recomendação 1: Realizar a implantação de um software de gestão acadêmica para

controle de informações educacionais e administrativas, em que esteja associado um

módulo para gerenciamento das ações desenvolvidas no âmbito do Pnaes, a fim de

reduzir as fragilidades dos controles existentes.


Falta de regularidade nos pagamentos das parcelas dos auxílios financeiros

derivados das ações de assistência estudantil do Ifac.

Fato

Foram realizados exames com o objetivo de avaliar se os controles administrativos

relativos aos pagamentos efetuados no âmbito do Pnaes são eficientes.

Com isso, constatou-se falta de regularidade nos pagamentos das parcelas dos

benefícios relacionados aos Editais nº 01 e nº 02/2015 e n° 01/2016, que regulamentam

a concessão do Auxílio Permanência e os Editais nº 03 e nº 04/2015, que regulamentam

os benefícios Pró-cultura e Pró-esporte, respectivamente.

Após análise das ordens bancárias emitidas com recursos do Pnaes, constatou-se que as

parcelas dos benefícios são pagas sem a regularidade temporal esperada. Essa

fragilidade tem impacto direto sobre os objetivos do programa, tendo em vista que os

pagamentos têm como objetivo auxiliar no custeio de alimentação e transporte de aluno

em dias letivos e que existe a expectativa de pagamento mensal das parcelas.

Para avaliar a regularidade do pagamento das parcelas é preciso levar em consideração

eventuais períodos de greve e os períodos de férias dos docentes, em que as aulas e

atividades acadêmicas tenham sido paralisadas.

No tocante ao movimento paredista de 2015, os Campi Cruzeiro do Sul, Rio Branco e

Tarauacá não aderiram à greve. Segue a descrição do período de adesão à greve nos

demais Campi:

Quadro: Período de duração da greve.

Campus Período de duração da Greve

Baixada do Sol 13/07 a 03/11/2015

Sena Madureira 13/07 a 04/09/2015

Xapuri 13/07 a 20/08/2015

Reitoria 13/07 a 03/11/2015

Fonte: E-mail encaminhado pela DSAES em 10 de outubro de 2016.

Outra questão a ser considerada é o período de férias dos docentes em cada campus:

Quadro: Período de férias dos docentes.

Campus Períodos de férias - ano letivo 2015

Baixada do Sol 05/01 a 04/02/2015 14/07 a 28/07/2015 -

Sena Madureira 02/01 a 10/02/2015 13/07 a 27/07/2015 22/12/2015 a 31/01/2016

Xapuri 05/01 a 09/02/2015 20/07 a 31/07/2015 01/01/2016 a 31/01/2016

Rio Branco 16/02 a 17/03/2015 03/08 a 17/08/2015 04/01/2016 a 31/01/2016

Tarauacá 18/12/2015 a 31/01/2016 - -

Cruzeiro do Sul 01/02 a 15/03/2015 04/01/2016 a 31/01/2016 -

Fonte: Calendários encaminhados pela DSAES por e-mail em 10 de outubro de 2016.

Levando em consideração tais informações, é previsível que não haja pagamento de

benefícios nos meses em que não tenha havido aulas. Isso significa que, em razão da

greve, em 2015, são esperadas interrupções nos pagamentos no mês de agosto, nos

campi de Xapuri e Sena Madureira, e nos meses de agosto, setembro e outubro no

campus da Baixada do Sol.

Em relação ao período de férias, tendo em vista que os benefícios avaliados só poderiam

ser pagos a partir do segundo semestre de 2015, o impacto se daria unicamente no mês

de janeiro de 2016 (em que não houve dias letivos).

No entanto, quando observada a quantidade de beneficiários atendidos por campus a

cada mês, a partir da análise das ordens bancárias emitidas para pagamentos dos

benefícios, considerando a data de publicação do resultado final dos processos seletivos

de 2015, temos a relação apresentada no quadro abaixo:

Quadro: Número de auxílios financeiros pagos, a cada mês, relativos a editais

lançados em 2015.

Edital Campus Resultado

Final

Beneficiários atendidos em 2015

Beneficiários

atendidos em

2016

jul ago set out nov dez jan fev mar

Edital

n°01/2015

Baixada do Sol 29/05/2015 42 42 - - 42 40 74 - 37

Cruzeiro do Sul 29/05/2015 130 130 - 127 127 248 120 - -

Rio Branco 29/05/2015 34 34 - 35 34 34 71 - -

Sena Madureira 29/05/2015 65 63 - - 62 120 120 - -

Tarauaca 29/05/2015 180 180 - 175 172 172 320 - -

Xapuri 29/05/2015 121 120 - 117 - 351 117 - -

Edital

n°02/2015

Baixada do Sol 29/05/2015 16 16 - - 16 13 26 - 13

Cruzeiro do Sul 29/05/2015 - 90 - 90 90 170 85 - -

Rio Branco 29/05/2015 214 126 - 125 126 126 252 - -

Sena Madureira 29/05/2015 14 14 - - 14 27 26 - -

Xapuri 29/05/2015 50 50 - 50 50 94 46 - -

Edital

n°03/2015

Baixada do Sol 27/11/2015 - - - - - 6 14 6 6

Cruzeiro do Sul 01/09/2015 - - - - - 44 102 - -

Rio Branco 22/09/2015 - - - - - 16 104 - -

Sena Madureira 02/10/2015 - - - - - 21 96 - -

Tarauaca 01/09/2015 - - - - - 26 97 - -

Xapuri 22/09/2015 - - - - - 34 33 - -

Edital

n°04/2015

Baixada do Sol 27/11/2015 - - - - - 8 - 8 8

Cruzeiro do Sul 01/09/2015 - - - - - 69 187 - -

Rio Branco 22/09/2015 - - - - - 3 9 - -

Sena Madureira 02/10/2015 - - - - - 15 39 - -

Tarauaca 01/09/2015 - - - - - 48 140 - -

Xapuri 22/09/2015 - - - - - 29 85 - -

Fonte: Tesouro Gerencial e Editais nº 01 e nº 02/2015 e n° 01/2016, relativos à concessão do Auxílio

Permanência e os Editais nº 03 e nº 04/2015, relativos aos benefícios Pró-cultura e Pró-esporte,

respectivamente.

Diante desse quadro, percebe-se que, em relação ao auxílio permanência (Editais n° 01

e 02/2015), a primeira quebra de continuidade nos pagamentos ocorreu em setembro de

2015, sendo que os meses inicialmente afetados pela paralização, na maioria dos campi,

foram julho e agosto. Além disso, a quebra ocorreu em todos os campi, embora

Cruzeiro do Sul, Rio Branco e Tarauacá não tenham aderido à greve. Isso significa que

alguns beneficiários receberam o auxílio em agosto, mesmo não tendo aulas, enquanto

outros deixaram de recebê-lo em setembro, mês em que houve aula.

Também foi constatado que beneficiários do Campus Xapuri não receberam o benefício

do Edital n° 01/2015 em novembro, fato refletido em dezembro, em que houve

recebimento acumulado de três parcelas. O recebimento de duas ou mais parcelas

também ocorreu, em dezembro, nos campi Cruzeiro do Sul e Sena Madureira (Editais nº

01 e 02/2015) e, em janeiro de 2016 (mês de férias, em que não houve quebra de

continuidade nos pagamentos), nos campi Baixada do Sol, Sena Madureira, Rio Branco

e Tarauacá.

Quando avaliados os pagamentos relacionados aos Editais nº 03 e nº 04/2015, relativos

aos benefícios Pró-cultura e Pró-esporte, respectivamente, a situação é ainda mais

crítica. Em razão da greve, os campi tiveram datas diferentes de liberação do resultado

final dos editais seletivos. Com isso, era de se esperar que o início dos pagamentos se

daria em datas diferenciadas, a depender da liberação da lista de alunos selecionados e

desenvolvimento das atividades previstas.

Entretanto, nos campi Tarauacá e Cruzeiro do Sul (resultado em 01 de setembro de

2015), nenhum beneficiário recebeu o auxílio nos meses de outubro e novembro.

Beneficiários dos campi de Rio Branco, Xapuri e Sena Madureira (resultados em 22 de

setembro e 02 de outubro de 2015), também não receberam o auxílio em novembro. A

primeira parcela de pagamento dos auxílios, só ocorreu em dezembro, para todos os

campi. Além disso, em janeiro de 2016, mesmo sendo período de férias, quase todos os

beneficiários receberam as três parcelas restantes (com exceção dos alunos do Campus

da Baixada do Sol, em que apenas uma das parcelas foi paga).

Esse tipo de gestão de pagamentos é deficiente e prejudica a execução do programa. Os

benefícios devem ser pagos regularmente, em parcelas mensais e, em regra,

subsequentes, sem acúmulos, para custeio de despesas em dias letivos (com exceção de

auxílios destinados ao custeio de moradia e alimentação, que se revestem de caráter

permanente).

De acordo com o art. 4º, parágrafo único, do Decreto nº 7.234, de 19 de julho de 2010,

as ações de assistência estudantil devem considerar a necessidade de viabilizar a

igualdade de oportunidades, contribuir para a melhoria do desempenho acadêmico e

agir, preventivamente, nas situações de retenção e evasão decorrentes da insuficiência

de condições financeiras.

Sendo assim, deixar de efetuar pagamentos em dias letivos ou pagar duas ou mais

parcelas conjuntamente leva a prejuízos no cumprimento dos objetivos do programa, em

especial no que diz respeito a evitar a evasão dos beneficiários de baixa renda, que

podem deixar de frequentar as aulas por falta de recursos financeiros para deslocamento

e alimentação.

Por outro lado, existem benefícios relacionados diretamente ao mérito estudantil, que

exigem do beneficiário um bom desempenho em atividades específicas. Essa é uma

questão importante a ser observada pela DSAES, responsável pelo pedido de liberação

das ordens bancárias. As finalidades dos programas de assistência estudantil devem

nortear a gestão dos pagamentos, ainda mais considerando que, para alguns tipos de

benefícios, há previsão de comprovação mensal da contrapartida dos alunos para

liberação das parcelas.

##/Fato##

Causa

A Coordenação de apoio socioeconômico da DSAES efetuou pagamentos de parcelas

dos auxílios financeiros sem a regularidade temporal esperada, considerando os

períodos de férias e paralizações do Instituto, a expectativa de pagamento mensal de

parcelas únicas e os objetivos específicos de cada um dos programas de assistência

estudantil.


março de 2015, compete ao coordenador de apoio socioeconômico executar as políticas

de assistência estudantil aos estudantes em condição vulnerabilidade socioeconômica.

##/Causa##





“O ano de 2015 pode ser considerado atípico, pois houveram situações que

impossibilitaram a regularidade de pagamentos dos auxílios financeiros aos estudantes,

dentre as quais podemos citar: o movimento paredista iniciado nos campi Rio Branco

Avançado Baixada do Sol, Sena Madureira, Xapuri e na Reitoria, a redução do repasse

dos recursos financeiros e a publicação do Decreto nº 8.580, de 27 de novembro de

2015.

No tocante à duração do movimento paredista de 2015, verifica-se que não foi uniforme

entre campi e Reitoria. Segue quadro demonstrativo da duração:

Campus Período de duração da Greve

Rio Branco Avançado Baixada do Sol 13/07 a 03/11/2015

Sena Madureira 13/07 a 04/09/2015

Xapuri 13/07 a 20/08/2015

Reitoria 13/07 a 03/11/2015

Os demais Campi mantiveram suas atividades, conforme previstas nos seus respectivos

calendários letivos e consequentemente encaminharam em tempo hábil as solicitações

para pagamento dos estudantes selecionados.

Ressalto que ainda não foi realizada a descentralização financeira do IFAC, por isso os

pagamentos de todas as unidades do Instituto ficam centralizados na Diretoria de

Contabilidade e Finança, na Pró-Reitoria de Administração.

No que se refere à redução do repasse dos recursos financeiros e a publicação do

Decreto nº 8.580, de 27 de novembro de 2015, que trata do contingenciamento dos

recursos do Executivo Federal impactaram significativamente na falta de regularidade

dos pagamentos. O IFAC reconhece que isto refletiu diretamente sobre os objetivos do

programa, visto que o auxílio tem como objetivo auxiliar no custeio de alimentação e

transporte de aluno em dias letivos. Todavia, a gestão envidou esforços para o

pagamento dos auxílios financeiros aos nossos estudantes, sendo que desde o início de

2015, sofreu com o contingenciamento financeiro, que em alguns meses chegou a 60%.

Ademais, o longo período de greve atingiu o fluxo normal de pagamentos, pois os

setores ficaram com o quadro de pessoal apto a executar tais demandas, reduzido.

Após a aprovação do Projeto de Lei nº 5, é que foi atenuada essa situação, de forma que

foi possível honrar com nossos acordos assumidos junto aos estudantes.

Durante este ano, o repasse financeiro está ocorrendo sem maiores problemas e isto está

implicando na efetivação dos pagamentos para estudantes sem atrasos, permitindo a

manutenção regularidade dos pagamentos.”



E sua manifestação, o Ifac informa que os atrasos ocorridos no ano de 2015 foram

decorrentes da atipicidade do ano letivo, caracterizada pela ocorrência de situações

diversas que impactaram nos pagamentos, tais como o movimento paredista, o

contingenciamento financeiro e a publicação do Decerto nº 8.580/2015. Informou

também que a situação de atraso dos pagamentos foi amenizada em 2016, após a

publicação do Projeto de Lei nº 05. Não obstante se reconheça que os motivos

informados pela Instituição foram preponderantes para a ocorrência das inconsistências

identificadas, a inexistência de fluxo e de rotinas/controles administrativos para

pagamentos das parcelas dos auxílios financeiros, considerando as peculiaridades de

cada um dos programas de assistência estudantil, também contribuíram para a situação,

devendo ser adotadas soluções para a resolução das inconsistências.


Recomendações:

Recomendação 1: Definir fluxo e rotina/controle administrativo para pagamentos das

parcelas dos auxílios financeiros, considerando a expectativa de pagamento mensal de

parcelas únicas e os objetivos específicos de cada um dos programas de assistência

estudantil, com previsão de ações a serem executadas frente a períodos de

descontinuidade nos dias letivos, como férias e paralisações do Instituto e de

contingenciamento de recursos.


Fragilidade dos critérios de seleção e da transparência e publicidade dos processos

seletivos de discentes para os Programas Pró-Cultura e Pró-Esporte.

Fato

Foram realizados exames com o objetivo de avaliar se os critérios adotados pelo Ifac

para seleção de alunos são adequados à finalidade do programa.

Com isso, constatou-se a inadequação dos critérios adotados na seleção de discentes

para os programas das áreas temáticas do esporte e da cultura no ano de 2016, além de

falhas na transparência e publicidade dos processos seletivos.

O Edital nº 05/2016/ PROEX e o Edital nº 06/2016/ PROEX, relacionados,

respectivamente aos programas “Pró-esporte” e “Pró-Cultura”, tiveram como objetivo

selecionar projetos de extensão, para estabelecimento do Programa de Apoio às Ações

Esportivas e Culturais, por meio de ajuda financeira a alunos participantes. Nesse

contexto, verificou-se que tais seleções foram direcionadas aos docentes, coordenadores

de projetos de extensão, e não diretamente aos discentes.

No caso, os projetos submetidos à análise foram avaliados por uma Comissão de

Seleção, levando em conta os seguintes itens:

Quadro: Critérios de Seleção

ITEM CRITÉRIOS PONTUAÇÃO

MÁXIMA

A Relevância do projeto para o desenvolvimento institucional 20

B O envolvimento de alunos atendidos pelo art. 5º do Decreto 7.234/10 –

Pnaes 20

C Relevância do projeto para o desenvolvimento do discente 20

D O impacto do projeto no ensino do Campus 10

E A adequação do cronograma para desenvolvimento da proposta pela equipe 10

F Foi coordenador de projeto de extensão institucionalizado nos últimos 3

anos 10

G Participou como integrante da equipe executora em projetos de extensão

nos últimos 3 anos 10

SOMATÓRIO 100

Fonte: Editais n° 05 e n° 06/2016/PROEX.

A partir desses critérios, verificou-se que o item “envolvimento de alunos atendidos

pelo art. 5º do Decreto n° 7.234/10 - Pnaes” não possuiu caráter eliminatório, sendo

apenas um item de pontuação para classificação dos projetos (representa 20% da

pontuação total). Tal pontuação não levou em consideração o número de participantes

que atendiam ao decreto em cada projeto. Também não houve detalhamento das

condições do art. 5º, impossibilitando que um estudante identificasse, por meio do

edital, se atendia ou não a tal critério.

Além disso, apesar de o número de vagas oferecidas estar relacionado a quantidade de

bolsas disponíveis por campus, não foi possível identificar nos resultados finais quais os

alunos foram contemplados com os auxílios financeiros, se os contemplados atendiam

aos critérios do art. 5º do decreto ou se as vagas foram de fato preenchidas. O resultado

final expôs apenas a classificação dos projetos, o que constitui uma falha na

transparência do processo.

Também não houve instruções aos discentes sobre como ou onde deveriam efetuar a

inscrição para o recebimento das bolsas. Todo o protagonismo foi atribuído aos

docentes concorrentes, que selecionaram os alunos para participação nas atividades

segundo critérios e mecanismos próprios. Não foram verificadas formas de publicidade

da seleção de discentes para participação nos projetos concorrentes.

Uma das causas desse problema foi a unificação de todo o processo, em detrimento da

realização de duas seleções distintas e bem delimitadas: primeiramente, a seleção de

projetos, seguida da seleção dos beneficiários para cada projeto institucionalizado.

Posto isso, verifica-se que os critérios adotados nos processos seletivos de 2016,

relativos aos programas “Pró-esporte” e “Pró-Cultura”, vão de encontro ao artigo 5º do

Decreto n° 7.234, de 19 de julho de 2010, por não garantirem o atendimento prioritário

aos estudantes oriundos da rede pública de educação básica ou com renda familiar per

capita de até um salário mínimo e meio e por não fixarem outros requisitos para a


##/Fato##

Causa

A Diretoria Sistêmica de Assistência Estudantil-DSAES não definiu critérios de

seleção que garantissem o atendimento prioritário aos estudantes em situação de

vulnerabilidade socioeconômica e também não fixou outros requisitos para a seleção de

beneficiários para os processos seletivos dos programas “Pró-esporte” e “Pró-Cultura”

em 2016.


março de 2015, compete à DSAES normatizar os programas de assistência estudantil,

que, de acordo com o art. 11, deverão ser definidos em regulamento específico.

##/Causa##





“Em detrimento das falhas de acompanhamento dos editais de Pró-cultura e Pró-esporte

em 2015 relatadas pelas equipes de assistência estudantil dos campi, buscou-se através

da parceria com a Pró-Reitoria de extensão, na qual encontra-se a estrutura da

Coordenação de esporte e lazer, implementar os Programas em questão através de

projetos de extensão, todavia as dificuldades para encontrar uma forma objetiva e eficaz

para tal ação ainda permanece.

Uma das maiores dificuldades encontradas em relação à execução, é o número

insuficiente de docentes nas áreas de educação física o que dificulta o acompanhamento

técnico. Observa-se ainda que os profissionais das equipes de assistência estudantil, não

possuem perícia para realizar o referido acompanhamento. Desta forma, buscou-se

operacionalizar as ações, que são de extrema relevância para o corpo discente no

formato constatado durante o exame. Cabe ainda salientar que foi realizada a divulgação

dos Programas e dos editais em todos os campi para os discentes, docentes e técnicos

administrativos”.



Em sua manifestação, o Ifac não discorda dos fatos apontados pela CGU, mas informa

os motivos que teriam levado à Instituição à execução do “Pró-esporte” e do “Pró-

Cultura” nos moldes avaliados pela auditoria. Apesar de não se olvidar da necessidade

de superação das causas externalizadas pela Ifes, não se pode perder de vista que outros

fatores também contribuíram para a inconsistência, como a inexistência de regulamento

específico, com detalhamento dos critérios de seleção e de outras circunstâncias

envolvidas na execução dos programas.


Recomendações:

Recomendação 1: Definir, por meio de regulamento específico, critérios de seleção que

garantam o atendimento prioritário aos estudantes em situação de vulnerabilidade

socioeconômica e/ou fixar outros requisitos para a seleção de beneficiários para os

programas "Pró-esporte" e "Pró-Cultura", que devem atender às finalidades específicas

desses programas.

Recomendação 2: Reestruturar o processo de seleção dos programas "Pró-Esporte" e

"Pró-Cultura", com previsão de etapas bem delimitadas e garantia de publicidade, de

forma que a seleção tenha como objetivo central selecionar alunos para o recebimento

dos auxílios financeiros. No caso de programas de assistência estudantil que envolvam

também a seleção de projetos se sugere que, primeiramente, seja realizada a seleção dos

projetos, seguida da seleção dos beneficiários para cada projeto institucionalizado.


Inexistência de rotinas sistematizadas para identificação e tratamento das causas

de evasão e retenção de discentes.

Fato

Foram aplicados exames com objetivo de avaliar se o Ifac realiza avaliação dos

resultados do Pnaes, conforme determina o inciso II do parágrafo único do art. 5º do

Decreto 7.234/2010, de 19 de julho de 2010.

Com isso, constatou-se que não existem procedimentos para controle das taxas de

evasão e retenção dos alunos matriculados no Instituto. No caso, o Ifac não executa uma

rotina permanente de avaliação dos índices e razões para evasão e retenção dos

discentes, além de não utilizar critérios consistentes para definir o momento exato em

que um aluno é considerado evadido ou retido.

A exemplo dessa fragilidade, no dia 15 de setembro de 2016, o Ifac disponibilizou uma

lista de beneficiários dos programas considerados evadidos ou desistentes, em que não

constava registro da data em que o aluno foi considerado efetivamente

evadido/desistente. Posteriormente, entre os dias 21 e 23 de setembro, foram

encaminhadas novas listas por e-mail, mas que não apresentavam consistência no

detalhamento das datas de evasão/desistência dos alunos.

A partir das novas listas, verificou-se que a data de evasão/desistência é referenciada de

forma diferente nos campi. O Campus Tarauacá e Cruzeiro do Sul, por exemplo,

relacionaram a evasão/desistência a datas determinadas, com detalhamento em dia, mês

e ano, justificando que os alunos que não renovaram a matrícula no período subsequente

tinham sido considerados evadidos na data fim do semestre letivo anterior. O Campus

Sena Madureira informou o mês e o ano em que o aluno foi considerado

evadido/desistente, sem apresentar justificativas ou esclarecimentos. O Campus Rio

Branco informou apenas o semestre letivo em que teria ocorrido a evasão/desistência

(semestre 2015.1, por exemplo). Por fim, o Campus da Baixada do Sol não

disponibilizou as datas de evasão.

Além disso, foi constatado que alguns alunos tidos como evadidos na primeira listagem

tiveram alteração no status e foram considerados “não evadidos” nas listas atualizadas,

encaminhadas por e-mail.

Os fatos apresentados indicam que o Instituto não registra adequadamente essas

informações. Constata-se a falta de parâmetros bem definidos que esclareçam de forma

adequada quando um aluno passa a ser considerado evadido.

Essa fragilidade é causada pela ação insuficiente da Administração do Ifac na difusão de

critérios capazes de definir claramente as situações em que um aluno é considerado

evadido, desistente ou retido e na instituição de procedimentos, rotinas e

responsabilidades para acompanhamento permanente e avaliação sistemática dos

índices e razões de evasão e retenção dos alunos matriculados no Instituto.

##/Fato##

Causa

A Reitoria do Ifac não implantou procedimentos, rotinas e responsabilidades para

acompanhamento permanente e avaliação sistemática dos índices e das razões da evasão

e retenção de discentes.



compete ao reitor.

##/Causa##





“A Organização Didático Pedagógica do IFAC, Resolução 162, de 09 de setembro de

2013, trata no artigo 60 o conceito de evadido. Neste, considera como evadido duas

situações: o aluno que não realizar a renovação de matrícula no prazo e o discente que

não realizar a renovação de matrícula no ano ou período letivo subsequente ao do

trancamento. Os artigos seguintes definem abandono de curso, cancelamento de

matrícula, desistência de vaga e transferência externa.

Por outro lado, no Manual para cálculo dos indicadores de gestão das Instituições da

Rede Federal de Educação Profissional, Científica e Tecnológica – 2.0, o MEC define

um taxa de evasão através de uma fórmula onde divide as matrículas finalizadas

evadidas (todas que tiveram alteração de status para evadido, desligado ou transferido

externo nos meses de referência do intervalo da análise) pelas matrículas atendidas

(todas as matrículas que estiveram em curso por pelo menos 01 dia no período letivo) e

multiplica por 100.

No mais, espera-se que o Sistema Acadêmico contribuirá para melhorarmos estes

controles”.



A manifestação apresentada pela Instituição elide os fatos originalmente apontados no

que concerne à existência de parâmetros definidores do momento e que o aluno passa a

ser considerado evadido, bem como acerca de indicadores para o acompanhamento das

taxas de evasão. No entanto, nada menciona acerca da existência de rotinas para

avaliação dos índices e razões para evasão e retenção dos discentes. A identificação das

causas de evasão e retenção escolar se fazem primordiais no gerenciamento das

políticas de assistência estudantil, uma vez que permitem a adoção de medidas para a

mitigação dessas causas, potencializando a efetividade das ações junto aos estudantes.


Recomendações:

Recomendação 1: Implantar procedimentos, rotinas e responsabilidades para

acompanhamento permanente e avaliação sistemática dos índices e das razões de

evasão, desistência ou retenção dos discentes matriculados no Instituto.


Ausência de avaliação sistemática dos resultados dos programas da assistência

estudantil do Ifac.

Fato

Ainda quanto à análise das ações empregadas pelo Ifac para avaliar os resultados do

Pnaes, constatou-se a deficiência dos produtos que consolidam os resultados do

Programa e a ausência de indicadores e metas para o seu acompanhamento.

Para a análise, foram solicitadas, por meio S.A. n° 201603130/01, de 22 de agosto de

2016, informações a respeito da execução do processo de avaliação, bem como, o envio

dos relatórios de apresentação e análise dos resultados dos programas.

Em resposta, a DSAES encaminhou o Ofício nº 477/2016/GABIN/IFAC, de 08 de

setembro de 2016, informando que realiza o acompanhamento e a avaliação das ações

de assistência estudantil ao final da execução de cada edital, além de outras formas de

avaliação realizadas durante o planejamento anual das ações, com a participação das

equipes multiprofissionais dos campi.

Quanto a isso, a Resolução nº 033/2015 – CONSU/IFAC, de 19 de março de 2015, art.

17, prevê que o monitoramento dos programas será realizado, continuamente, pelas

coordenações técnicas multiprofissionais de cada campus e semestralmente, a partir de

reunião com a Diretoria Sistêmica de Assistência Estudantil-DSAES. Em seguida, o art.

18 dispõe que as diversas ações desenvolvidas pelos Programas da Política de

Assistência Estudantil deverão ser avaliadas ao final de cada ano letivo, considerando os

resultados e impactos das ações implantadas.

A partir dessa informação, constatou-se, primeiramente, que o monitoramento semestral

não tem ocorrido como previsto na norma. Isso porque o período de execução dos

editais é variado e geralmente não coincide com o prazo de seis meses. No caso, os

relatórios disponibilizados, foram elaborados entre março e abril de 2016, por cada

campus, e referem-se ao conjunto de ações desenvolvidas em todo exercício de 2015.

Além disso, não foi possível avaliar os resultados e impactos das ações implementadas

por meio dos relatórios encaminhados. Isso porque os resultados não são apresentados

considerando indicadores de eficiência, eficácia e efetividade. Também não há

informações quanto à evolução das taxas de sucesso e de evasão entre os alunos

assistidos, bem como, não é feita avaliação sistemática dos fatores que contribuem para

o insucesso (evasão/retenção) entre os alunos atendidos pelos programas de assistência

estudantil. Não foi apresentado um relatório da DSAES, de consolidação das

informações, com análise geral de todos os campi.

Os relatórios encaminhados pelos campi são desprovidos de uma estrutura mínima

padrão. Cada relatório aborda os resultados das ações desenvolvidas de maneira diversa,

impossibilitando a compilação e comparação das informações. Os relatórios, em regra,

não são conclusivos, tratando tão somente da exposição das atividades realizadas no

período (Campus Baixada do Sol) ou dos valores aplicados na execução das ações

(Campus Rio Branco).

Há relatórios em que foi apresentada a listagem dos beneficiários atendidos e a situação

de permanência deles na instituição (Campus Sena Madureira), além dos motivos das

evasões (Campus Xapuri). Outro, apresentou as técnicas de monitoramento utilizadas e

dados percentuais de reprovação e desistência (Campus Tarauacá).

Como boa prática, vale citar os relatórios apresentados pelo Campus Cruzeiro do Sul,

nos quais foram descritos métodos, práticas e ações de execução e monitoramento dos

programas assistenciais, baseados em experiências anteriores e, até mesmo, em estudos

de demanda, com caracterização socioeconômica dos discentes. Também foram

apresentadas as dificuldades encontradas na execução das ações e sugestões de

melhoria.

No entanto, nenhum dos relatórios apresentou informações e dados numéricos

comparáveis ou conclusões a respeito da redução dos índices de evasão/retenção a partir

das ações propostas. Por meio deles, não é possível comparar a evasão/retenção dos

alunos beneficiários com o índice geral do Campus ou saber se um tipo de auxílio tem

maior capacidade de diminuir a evasão que outro. Não houve definição de metas de

redução de evasão e retenção a serem alcançadas com a execução do programa.

A falta dessas informações evidencia a ausência de efetivo acompanhamento e de

avaliação sistemática dos resultados dos programas da assistência estudantil, a despeito

do que determina o inciso II do parágrafo único do art. 5º do Decreto 7.234/2010, de 19

de julho de 2010. Isso compromete a efetividade e o alcance dos objetivos propostos

para o Pnaes. A não avaliação dos resultados também inviabiliza um diagnóstico sobre

eventuais deficiências e, consequentemente, deixa de oportunizar a adoção de medidas

corretivas visando mitigar as causas dos possíveis insucessos.

Além da deficiência dos relatórios de avaliação, constatou-se a ausência de metas

(percentual de redução ou aumento de índices esperado a partir das ações) e indicadores

que permitam o monitoramento e avaliação do desempenho do Programa. Vale salientar

que com vista à efetividade das políticas públicas, a gestão deve ser focada em

resultados, os quais devem ser claramente estabelecidos, considerando os objetivos

definidos para os programas.

Nesse sentido, além de permitir o monitoramento e avaliação, metas e indicadores bem

definidos propiciam ações corretivas decorrentes de avaliações sistemáticas. Além

disso, essas metas devem ser de amplo conhecimento dos servidores envolvidos no

processo, assim como o acompanhamento e aferição dos resultados deve contar com a

participação de todos os setores, possibilitando o compartilhamento e o engajamento

coletivo em torno dos mesmos objetivos.

Como exemplos de índices e indicadores que poderiam ser adotados para definição de

metas e acompanhamento e avaliação sistemática dos resultados dos programas, é

possível citar:

cobertura dos benefícios (alunos assistidos/demanda existente);

taxas de evasão, retenção e sucesso entre os alunos assistidos e sua comparação

com aquelas verificadas entre os não assistidos;

causas de evasão e de retenção entre os alunos assistidos;

fatores que contribuíram para os casos de sucesso;

resultados estratificados por cursos/área, turno, etc; e,

indicadores de eficiência dos gastos (custo médio da assistência para formar

aluno em condição de vulnerabilidade, gasto médio com aluno assistido/evadido,

etc).

##/Fato##

Causa

A Diretoria Sistêmica de Assistência Estudantil-DSAES não definiu uma estrutura

mínima para elaboração de relatórios e apresentação de dados pelos campi, que permita

a avaliação sistemática dos resultados dos programas da assistência estudantil,

considerando indicadores de eficiência, eficácia e efetividade.

Conforme o art. 6º da Resolução nº 033/2015 – CONSU/IFAC, de 19 de março de 2015,

compete à DSAES normatizar as políticas e programas de assistência estudantil (inciso

I) e gerenciar e demandar ações institucionais no que se refere a suas coordenações

(inciso II). Vale ressaltar que compete à Coordenação de acompanhamento de

programas de assistência estudantil, nos termos do art. 8º, inciso VIII, sistematizar os

resultados obtidos nos diversos programas e projetos.

##/Causa##





“Conforme relatado anteriormente, o acompanhamento das ações de assistência

estudantil é fragilizado devido não apenas à falta de sistema informatizado para

gerenciamento da Política de Assistência Estudantil do IFAC, mas por não haver

sistema informatizado para o acompanhamento dos discentes de forma geral.

A falta de indicadores em todos os relatórios apresentados é reflexo da ausência de

informações importantes para o desenvolvimento das atividades de acompanhamento

de todo corpo discente. A assistência estudantil dos campi, não é responsável apenas

pelas ações de execução dos auxílios financeiros, pois atendem a diversas demandas

oriundas do corpo discente como: atendimentos individualizados, orientações,

encaminhamentos, dentre outros. Em 2016, foi iniciada a construção do Plano

Institucional de Permanência e Êxito do IFAC, um instrumento que está sendo

desenvolvido em conjunto com todos os campi e Pró-Reitorias.

Vale ressaltar, que as informações levantadas para quantificar os índices de evasão e

retenção, foram obtidos através do Sistema de Segurança Digital do Ministério da

Educação (SISTEC). Ainda sob a perspectiva do acompanhamento e monitoramento

dos discentes que foram contemplados com auxílios financeiros de programas de

assistência estudantil em 2016, estamos realizando de forma conjunta com os campi,

um mapeamento dos discentes que são desligados dos programas no decorrer da

vigência dos editais, bem como das causas do desligamento. Foi realizada também

neste ano, uma pesquisa com os discentes do IFAC, para levantar indicadores sobre

possíveis programas a serem disponibilizados pela Assistência Estudantil.

Até o dia 15 do corrente mês será aplicado um questionário de avaliação dos

programas aos discentes que foram atendidos por algum dos auxílios de assistência

estudantil neste ano, com objetivo de detectar a importância destes para os mesmos”.



Em sua manifestação, o Ifac concorda com as inconsistências levantadas pela CGU,

apontando possíveis causas para a ocorrência dos problemas e descrevendo ações já

implementadas ou a serem instituídas para a mitigação das falhas. Ressaltou, também,

que as informações levantadas para quantificar os índices de evasão e retenção foram

obtidas através do Sistema de Segurança Digital do Ministério da Educação (SISTEC).

Os indicadores de evasão e retenção da Ifes possuem parâmetros válidos de cálculo,

conforme já analisado em ponto anterior.

Quanto aos demais itens apontados na auditoria, faz-se necessário, em adição às

medidas já informadas pela Instituição, a adoção de ações outras para a mitigação das

falhas.


Recomendações:

Recomendação 1: Definir indicadores e metas de eficiência, eficácia e efetividade

aplicáveis aos Programas da Política de Assistência Estudantil, a fim de possibilitar

avaliação efetiva e sistemática das ações implantadas.

Recomendação 2: Definir e implantar uma estrutura mínima padrão para elaboração de

relatórios e apresentação de dados pelos campi, que permita a avaliação sistemática dos

resultados dos programas da assistência estudantil, considerando os resultados e

impactos das ações implantadas, a partir de indicadores e metas de eficiência, eficácia e

efetividade aplicáveis aos Programas da Política de Assistência Estudantil.

Recomendação 3: Definir uma rotina de sistematização dos resultados obtidos nos

diversos programas e projetos de assistência estudantil, nos prazos definidos nos arts. 17

e 18 da Resolução nº 033/2015 - CONSU/IFAC, de 19 de março de 2015, a fim de

viabilizar o diagnóstico de eventuais deficiências e oportunizar a adoção de medidas

corretivas visando mitigar as causas dos possíveis insucessos.


Insuficiência de critérios de contrapartida para manutenção dos benefícios

financeiros, desconsiderando as finalidades dos programas da Política de

Assistência Estudantil do Ifac.

Fato

Foram realizados exames com o objetivo de avaliar se os critérios estabelecidos como

contrapartida dos alunos para a manutenção dos benefícios (condições de permanência

nos programas executados com recursos do Programa Nacional de Assistência

Estudantil – Pnaes) guardam consonância com a Política de Assistência Estudantil –

Paes do Ifac, instituída pela Resolução nº 033/2015 – CONSU/IFAC, de 19 de março de

2015.

Todavia, após a análise dos regulamentos da Paes, constatou-se insuficiência desses

critérios, por falta de atendimento à finalidade dos programas definidos na política e a

disposições do Decreto nº 7.234, de 19 de julho de 2010, que regulamenta o Pnaes.

Tal constatação foi realizada por meio da avaliação dos Editais nº 01 e nº 02/2015 e n°

01 e n° 02/2016, relativos ao Programa Auxílio Permanência, e os Editais nº 03 e nº

04/2015 e nº 05 e nº 06/2016 relativos aos Programas Pró-cultura e Pró-esporte.

O Programa Auxílio Permanência é definido pelo artigo 12 da Paes como uma

assistência adicional a estudantes em condição de vulnerabilidade social e/ou

econômica, concedida mensalmente, a alunos selecionados. Sendo assim, trata-se de um

benefício de natureza tipicamente social.

Conforme os editais desse programa, o estudante deve atender aos seguintes requisitos

para garantir a continuidades do auxílio:

estar em situação de vulnerabilidade socioeconômica (condição não prevista nos

editais de 2016);

ter matrícula regular;

ter frequência mínima de 75% nas atividades acadêmico-pedagógicas,

proporcional a cada bimestre; e,

obter nota igual e/ou superior à média bimestral definida pela instituição, e

quando necessário, avaliação subjetiva analisada em conselho de classe

conjuntamente com os professores e a Coordenação técnica multiprofissional de

Assistência Estudantil.

Além disso, foram previstas hipóteses de cancelamento do auxílio nas seguintes

situações:

solicitação do próprio estudante;

não cumprimento das obrigações assumidas no Termo de Compromisso (que

não constava dos editais);

abandono do curso ou trancamento de matrícula;

constatação de não veracidade das informações fornecidas pelo beneficiado; e,

constatação de melhoria na qualidade de vida após visita domiciliar realizada

pelos profissionais que atuam na Coordenação técnica multiprofissional de

Assistência Estudantil (condição não prevista nos editais de 2016).

A partir dessas informações, foi constatada uma alteração relevante nas condições de

permanência no programa em 2016. O critério “manutenção da situação de

vulnerabilidade socioeconômica” foi retirado do rol de condições de permanência, em

detrimento da finalidade da assistência concedida por meio do Programa Auxílio

Permanência.

Com a mudança, deixou de haver garantia de vinculação do auxílio ao público-alvo a

quem foi destinado originalmente na Paes, os estudantes em condição de

vulnerabilidade social e/ou econômica.

Por outro lado, os Programas Pró-cultura e Pró-esporte, compõem o Programa de Apoio

aos Programas de Ensino, Pesquisa e Extensão, que prevê concessão de auxílio

financeiro vinculado à participação e desempenho dos alunos em atividades específicas.

Sendo assim, foram instituídos como benefícios de natureza tipicamente acadêmica.

Em relação a eles, foi constatada a falta de previsão de condições de permanência para

os programas nos editais, apesar dos auxílios estarem vinculados à participação e

desempenho dos beneficiários em atividades culturais e esportivas.

Em 2015, os editais previram que seria solicitado, mensalmente, a comprovação de que

o estudante apresentava frequência regular as atividades e eventos. No entanto, não

houve detalhamento do que seria considerado “frequência regular”.

Vale mencionar que foram previstas hipóteses de cancelamento do auxílio concedido,

quais sejam: solicitação do próprio estudante; não cumprimento das obrigações

assumidas no Termo de Compromisso; abandono do curso, transferência externa ou

trancamento de matrícula; e, constatação de não veracidade das informações fornecidas

pelo beneficiado.

O termo de compromisso supracitado estabelece como condições: frequência igual ou

superior a 75% das aulas em todas as disciplinas; evolução do desempenho acadêmico;

informação sobre alteração da situação socioeconômica durante o período de

recebimento do auxílio; e, participação em reuniões de acompanhamento do programa.

Todavia, considerando essas hipóteses e compromissos, percebe-se que não há condição

de permanência vinculada ao desempenho esperado dos beneficiários nas atividades

culturais e esportivas, ligadas à natureza do benefício.

Em 2016, os editais se limitaram à previsão, na sessão “Do Acompanhamento e da

Prestação de Contas”, de que o estudante/bolsista deveria apresentar os resultados

parciais e finais do projeto. Ou seja, apesar de estabelecer obrigações aos beneficiários,

o edital não estabeleceu condições para manutenção dos auxílios dos Programas Pró-

cultura e Pró-esporte.

Por se tratar de concessão de benefícios de natureza tipicamente acadêmica, é coerente a

exigência de contrapartida vinculada a participação e desempenho dos alunos em

atividades específicas. Isso reflete o trabalho como princípio educativo e a

responsabilização do estudante frente ao recebimento do auxílio financeiro.

Quanto a isso, o parágrafo único do art. 5° do Decreto nº 7.234, de 19 de julho de 2010,

determina que as instituições deverão fixar requisitos para a percepção de assistência

estudantil, além de mecanismos de acompanhamento e avaliação do programa.

É importante que a regra de concessão, manutenção e suspensão dos auxílios esteja

estritamente alinhada a finalidade de cada um dos programas estabelecido pelo Ifac,

evitando que critérios mal delimitados acabem por afastar estudantes mais vulneráveis

de benefícios tipicamente sociais ou que objetivos específicos de benefícios de natureza

tipicamente acadêmica não sejam alcançados.

##/Fato##

Causa

A Diretoria Sistêmica de Assistência Estudantil-DSAES elaborou regulamentos

insuficientes quanto ao detalhamento dos critérios de concessão, manutenção e

suspensão dos benefícios financeiros, desconsiderando as finalidades específicas dos

programas da Política de Assistência Estudantil do Ifac.



estudantil.

##/Causa##





“O Decreto nº 7.234, de 19 de julho de 2010, que regulamenta o Programa Nacional de

Assistência Estudantil – PNAES e a Resolução nº 033/2015 – CONSU/IFAC que

dispõe sobre a Política de Assistência Estudantil do Instituto Federal de Educação,

Ciência e Tecnologia do Acre – IFAC, não estabelecem critérios de contrapartida para

manutenção dos benefícios financeiros. Entretanto, os Editais nº 01 e n° 02/2016,

Auxilio Permanência, elencam no item 11 os critérios para o estudante permanecer no

Programa, a saber:

11.1.2. Ter matrícula regular;

11.1.3. Ter frequência mínima de 75% nas atividades acadêmico-pedagógicas,

proporcional a cada bimestre;

(...)

11.1.4. Obter nota igual e/ou superior à média bimestral definida pela instituição

e, quando necessário, avaliação subjetiva analisada em conselho de classe e/ou diálogos

entre lideranças estudantis e equipe de assistência estudantil.

(...)

11.3 A qualquer tempo poderão ser efetuadas, pelo NAES do Campus, novas

entrevistas, visitas domiciliares e/ou solicitação de documentação para o

acompanhamento da situação do estudante beneficiado pelo programa, quando

necessário, será reavaliada a situação socioeconômica para continuidade na percepção

do auxílio, apresentando a (s) condição (ões) exigida (s) para o correto recebimento.

A supressão do item “manutenção da situação de vulnerabilidade socioeconômica” que

foi realizada nos editais nº 01 e n° 02/2016, não desvincula o objetivo do auxílio do

público-alvo, visto o mesmo é garantido, prioritariamente aos estudantes com renda

per capita familiar de até um salário mínimo e meio ou oriundo da rede pública de

educação. Neste sentido, os objetivos previstos no art.2º do Decreto nº 7.234, de 19 de

julho de 2010 – PNAES, estão sendo alcançados.

No que concerne aos Editais nº 03 e nº 04/2015, Programas Pró-cultura e Pró-esporte,

observou-se que a forma de acompanhamento utilizada (comprovação de que o

estudante apresenta frequência regular as atividades e eventos) não foi eficaz. Diante

disso, nos editais nº 05 e nº 06/PROEX/2016, Programas Pró-cultura e Pró-esporte,

foram estabelecidas as seguintes condicionalidades:

É de responsabilidade do Coordenador do Projeto de Extensão o

acompanhamento do aluno bolsista;

O acompanhamento da execução do Plano de Trabalho fica sob responsabilidade

do respectivo Campus e/ou reitoria, que adotará mecanismos de controle das

atividades, sendo:

a) Acompanhamento bimestral dos bolsistas por meio de relatórios que deverão ser

enviados à Diretoria Sistêmica de Assistência Estudantil;

b) Acompanhamento do Plano de Trabalho por meio de relatório parcial, conforme

modelo que será fornecido pela PROEX, que deverá ser enviado a Pró-Reitoria de

Extensão;

c) Acompanhamento do Trabalho por meio de relatório final, conforme modelo que será

fornecido pela PROEX, que deverá ser enviado a Pró-Reitoria de Extensão;

O estudante/bolsista deverá apresentar os resultados parciais e finais do projeto,

sob a forma de painel ou exposição oral, acompanhados de relatório.

Além das condicionalidades citadas, a Pró-Reitoria de Extensão editou a Nota Técnica

nº 001/2016-CPRC/PROEX/IFAC, que visa orientar sobre documentos, fluxos e

procedimentos referentes aos editais 02,03,04,05 e 06/2016/2017 – PROEX. A nota

prevê que mensalmente seja encaminhado o Atestado de Frequência do Bolsista até o 5

dia útil para fins de solicitação de pagamento, ou seja se não houver a realização de

atividade, o estudante não recebe”.



Em sua manifestação, o Ifac não concorda com o apontamento da CGU de que a

supressão do item “manutenção da situação de vulnerabilidade socioeconômica”, que

foi realizada nos editais nº 01 e n° 02/2016, desvincularia o auxílio permanência do

público alvo do programa, já que a situação de vulnerabilidade socioeconômica seria

inerente aos potencias beneficiários da política (prioritariamente os estudantes com

renda per capita familiar de até um salário mínimo e meio ou oriundo da rede pública de

educação).

Não obstante a manutenção da situação de vulnerabilidade seja condição intrínseca ao

Pnaes, nada impede, e é até recomendável, com base no princípio da transparência, que

tal status seja discriminado de forma clara, juntamente com outros critérios, nos editais

de regulamentação dos benefícios.

Quanto aos Programas Pró-cultura e Pró-esporte, os argumentos apresentados pelo

gestor acerca da existência de condicionalidades nos editais nº 05 e 06/2016 já foram

avaliados pela equipe de auditoria durante os trabalhos de campo, tendo sido

considerado que os critérios de contrapartida delineados seriam insuficientes para a

garantia da efetividade das políticas.


Recomendações:

Recomendação 1: Elaborar ou alterar os regulamentos existentes de forma a detalhar

critérios de concessão, manutenção e suspensão dos benefícios financeiros, levando em

consideração as finalidades específicas dos programas da Política de Assistência

Estudantil do Ifac.


Utilização de recursos do Pnaes para pagamento de apólice de seguro estudantil,

em desconformidade com o Decreto nº 7.234/2010.

Fato

Foram realizados exames com o objetivo de verificar se os recursos estão realmente

sendo aplicados nas áreas definidas pelo Instituto ou se existem aplicação de recursos

em áreas não previstas no Decreto nº 7.234/2010. Assim, tendo como base relação de

ordens bancárias emitidas pelo Ifac entre janeiro de 2015 a junho de 2016, foram

verificadas a existências de diversos pagamentos referentes a apólice estudantil,

conforme quadro “Seguro Estudante”:

Quadro – Seguro Estudante Número da OB Item Valor (R$)

2015OB806739 Apólice de Seguro nº 15939 1.501,56









Total 17.295,06

Conforme o parágrafo 1º do artigo 3º do Decreto nº 7.234/2010, as ações da assistência

estudantil deverão ser desenvolvidas nas áreas de alimentação; transporte; atenção à

saúde; inclusão digital; cultura; esporte; creche; apoio pedagógico; e acesso,

participação e aprendizagem de estudantes com deficiência, transtornos globais do

desenvolvimento e altas habilidades e superdotação.

Todavia, a Apólice de Seguro nº 15939 apenas garante cobertura dos danos resultantes

do acidente escolar, não se enquadrando nas áreas delimitadas pelo Decreto nº

7.234/2010.

#/Fato##

Causa

A Diretoria Sistêmica de Assistência Estudantil – DSAES deu prosseguimento à

contratação de seguro para alunos regularmente matriculados no estabelecimento, com

orçamento e disponibilidade financeira garantidos por meio de recursos do Pnaes,

desconsiderando as finalidades específicas dos programas da política de assistência

estudantil do Ifac estabelecidas no parágrafo 1º do artigo 3º do Decreto nº 7.234/2010.



estudantil.

##/Causa##


Por meio do Ofício nº 5/2016/GABIN/IFAC, de 02 de dezembro de 2016, a Unidade

encaminhou as seguintes justificativas:

“Embora não esteja descrito no Decreto 7.234/2010, o pagamento da apólice de seguro,

configura como ação de apoio pedagógico, uma vez que os discentes do IFAC realizam

atividades de natureza prática como: aulas práticas, visitas técnicas, participação em

eventos científicos, de extensão e estágio. Dessa forma, todos os discentes devem estar

assegurados, uma vez que as atividades descritas apresentam riscos durante o seu

desenvolvimento.”



Pagar seguro para os estudantes não tem relação com apoio pedagógico, e não faz parte

das áreas definidas pelo Decreto nº 7.234/2010. Em determinadas situações, tais como

alunos bolsistas que fazem intercâmbio no exterior, há a necessidade do seguro

obrigatório. Todavia, não foi essa a finalidade do seguro contratado. Conforme consta

no termo de referência do processo nº 23244.002950/2014-15, a contratação de seguro

seria “contra acidentes pessoais, morte acidental, invalidez permanente total ou parcial

por acidente, despesas médicas hospitalares, odontológicas e assistência especial, tipo

coletivo para alunos regularmente matriculados no Instituto Federal de Educação,

Ciência e Tecnologia do Acre – Ifac, tanto na modalidade presencial quanto à distância

ou através do Programa Nacional de Acesso ao Ensino Técnico e Emprego – Pronatec,

com idades entre 14 e 70 anos e estagiários pelo Ifac, ocorridos em qualquer parte do

globo e em qualquer período”. Essa mesma justificativa pode ser obtida na página

eletrônica do Ifac, pelo caminho

“http://portal.ifac.edu.br/index.php?option=com_content&view=article&id=523&Itemi

d=565&server=1”. Há uma estimativa de até 16.000 alunos e estagiários a serem

segurados.

Ainda, no processo de contratação foi apresentada a seguinte justificativa:

“A contratação de seguro contra acidentes pessoais, morte acidental, invalidez

permanente total ou parcial, despesas médicas hospitalares e odontológicas e assistência

especial, justifica-se pela necessidade de atendimento à legislação que versa sobre

seguro escolar, Decreto - Lei nº 35, de 25 de janeiro de 1990; Portaria nº 413 de 08 de

junho de 1990 e Lei nº 11.788 de 25 de setembro de 2008. ...”

Dos normativos citados, apenas a Lei nº 11.788/2008 é nacional, e menciona que o

seguro deve ser contratado para estagiários, sendo que a responsabilidade é de quem

contrata o estagiário. No caso de estágio obrigatório, a responsabilidade poderá ser

assumida pela instituição de ensino.

O Decreto-Lei nº 35, de 25 de janeiro de 1990, embora trate da obrigatoriedade dos

estabelecimentos de ensino obrigatório em fazer seguro para garantir cobertura

financeira a alunos sinistrados, foi promulgado pela República Portuguesa, e, portanto,

não tem validade no território brasileiro.

A Portaria nº 413, de 08 de junho de 1990, foi assinada em conjunto pelos Ministérios

das Finanças, da Educação e da Saúde da República Portuguesa, e regulamenta o seguro

escolar definido pelo Decreto-Lei nº 35/1990. Ou seja, o normativo também não tem

validade no território brasileiro.

O embasamento para contratação de seguro pelo Ifac para os alunos regularmente

matriculados não tem fundamento legal.


Recomendações:

Recomendação 1: Orientar formalmente a área responsável a não utilizar recursos do

Pnaes para pagamento de apólice de seguro estudantil.

Recomendação 2: Atualizar a página eletrônica existente no caminho

"http://portal.ifac.edu.br/index.php?option=com_content&view=article&id=523&Itemi

d=565&server=1", que contém informações e orientações sobre como os alunos obtêm

ressarcimento de sinistros.


Ausência de dados que consubstanciem as políticas de assistência social a serem

implementadas.

Fato

Foram realizados exames com o objetivo de verificar se as áreas de atuação da Ifes

referentes à assistência estudantil, dentre aquelas previstas no Decreto nº 7.234/2010,

foram definidas a partir de estudos ou análises da demanda do corpo discente.

Constatou-se que a Diretoria de Assistência Social não definiu as atividades para serem

desenvolvidas ou ampliadas. Em todos os exercícios são publicados editais para a

concessão de bolsas-auxílio, como as de permanência, as pró-cultura e pró-esporte, e as

de monitoria. Todavia, o quantitativo de vagas não é definido por meio de base de

http://portal.ifac.edu.br/index.php?option=com_content&view=article&id=523&Itemid=565&server=1

http://portal.ifac.edu.br/index.php?option=com_content&view=article&id=523&Itemid=565&server=1

informações ou aplicação de fórmulas, mas a partir de um consenso com os demais

núcleos de assistência estudantil existentes nos campi, e tendo por base o número de

beneficiados no exercício anterior.

Além do pagamento de auxílios, os recursos também são utilizados para a ajuda de

custo de estudantes na participação em congressos, seminários ou jogos universitários.

Esses eventos, em sua maioria, não estão definidos em calendários acadêmicos e não

existe uma política de divulgação que objetive o aumento de trabalhos a serem

apresentados nos seminários e congressos.

Também foi detectada a utilização de recursos como ajuda de custo para estudantes que

estavam a realizar intercâmbio em uma instituição de ensino em Portugal. A análise dos

processos de pagamento evidenciou que não havia planejamento quando foi oferecida a

oportunidade aos alunos do Ifac, pois, houve necessidade de ajustes de valores, dado

que os recursos originalmente previstos para serem repassados aos estudantes

beneficiários foram insuficientes para a manutenção do custo de vida no período em que

estes se encontravam em intercâmbio.

A implementação de políticas estudantis sem embasamento de dados sócio-econômicos

e sem divulgação consistente à classe estudantil de seus direitos pode ocasionar uma

baixa efetividade nas ações, resultando em baixa participação e na permanência de taxas

elevadas de evasão, conforme preconizado no art. 4º, caput, do Decreto nº 7.234/2014.

##/Fato##

Causa

A Diretoria Sistêmica de Assistência Estudantil – DSAES não realizou pesquisas sócio-

econômicas que embasassem a formulação de políticas com objetivo de diminuir a

evasão escolar, um dos objetivos do Programa Nacional de Assistência Estudantil.



estudantil.

##/Causa##




“No ano de 2016 elaboramos uma pesquisa aos discentes sobre as demandas por

assistência estudantil. Nesta primeira pesquisa realizada pela DSAES houve baixa

adesão dos mesmos, contudo, esta será uma ação anual e esperamos que a participação

amplie gradativamente.

O quantitativo de vagas atualmente tem sido definido de acordo com as demandas dos

campi. O quantitativo de vagas dos programas pró-esporte e pró-cultura são definidos

considerando a representatividade das ações nestes aspectos e consultados os

professores das áreas afins.

As vagas do edital de monitoria foram distribuídas de acordo com o apontamento dos

diretores de ensino observando as disciplinas que atendessem ao disposto na resolução

90/2015. O levantamento foi enviado diretamente para Pró-reitoria de Ensino. Ressalta-

se que este edital é em parceria com o citado setor.

Os eventos são de âmbito nacional e no geral dependem de aceite de trabalhos para que

o estudante participe, portanto, não há como prever ou mensurar a maioria deles. O

estímulo à participação se dá através do incentivo à pesquisa e extensão, onde os

discentes desenvolvem projetos juntamente com um professor/orientador. Este ano foi

realizado um Congresso de Ciência e Tecnologia com o tema “Despertando talentos”,

que tinha como objetivo contribuir com o despertar para estas ações. Além disso,

estamos elaborando um vídeo institucional que visa demonstrar para os discentes todos

os serviços que o IFAC dispõe.

Quanto à permanência, definimos de acordo com o quantitativo de discentes e

dividimos as vagas disponíveis calculando-se percentuais correspondentes através de

cálculo aritmético. Apesar de não termos realizado pesquisa através da DSAES

anteriormente, verificamos que as ações desenvolvidas atualmente estão muito

relacionadas com as demandadas pelo público, conforme observa-se no resultado da

pesquisa realizada (disponível no site institucional).

Vale salientar que os alunos podem sugerir ou solicitar ações através dos Núcleos de

Assistência ao Estudante dos campi, pois este setor possui contato direto com os

discentes.

Ressaltamos que há ainda o canal de ouvidoria e fale conosco. Estes canais recebem

todas as críticas e sugestões e repassam para os setores afins.”



A pesquisa promovida pelo DSAES ficou restrita ao preenchimento de um questionário

em uma página eletrônica. Ou seja, houve passividade na espera de contribuições.

Ainda, a espera de sugestões de alunos também é uma atitude passiva.

Com exceção da bolsa permanência, nas justificativas apresentadas não foram

explicitadas fórmulas matemáticas ou roteiro objetivo que demonstrasse a definição das

ações adotadas, bem como o quantitativo de vagas ofertadas.


Recomendações:

Recomendação 1: Elaborar pesquisa junto à classe estudantil para identificar as

vulnerabilidades existentes, e, a partir dos resultados, elaborar ações que possam

atender de forma mais abrangente o objetivo do Programa Nacional de Assistência

Estudantil.


Divulgação ineficiente do Pnaes ao público alvo da política.

Fato

Foram realizados exames com o objetivo de verificar se a Ifes divulga adequadamente o

Programa junto ao público alvo.

Não existe um planejamento para a divulgação dos editais de concessão de bolsa ou um

canal de comunicação principal. Cada núcleo de assistência social é responsável pelas

ações de divulgação. Entre as modalidades adotadas está a fixação de editais nos

quadros de avisos; avisos repassados durante as aulas, com anuência de professores; e

orientações para aqueles que procuram por informações.

Todavia, constata-se que essas formas de divulgação não atingem o público alvo de

forma eficiente, tendo em vista que se verificam diferenças consideráveis entre as vagas

disponibilizadas para bolsas-auxílio permanência e as vagas preenchidas, conforme

demonstra o quadro “Comparativo de Beneficiados”. O comparativo está distribuído por

campus, conforme os editais:

Quadro – Comparativo de Beneficiados

Campus

Editais

1/2015/PROAE 1/2016/DSAES

Vagas

Disponibilizadas

Vagas

Preenchidas

Vagas

Ociosas

(%)

Vagas

Disponibilizadas

Vagas

Preenchidas

Vagas

Ociosas

(%)

Baixada

do Sol 75 42 44,00 48 45 6,25

Cruzeiro

do Sul 198 130 34,34 239 181 24,27

Rio

Branco 198 34 82,82 139 46 66,90

Sena

Madureira 96 65 32,29 143 123 13,98

Tarauacá 200 179 10,5 310 295 4,84

Xapuri 190 124 34,73 181 156 13,81

Campus

Editais

2/2015/PROAE 2/2016/DSAES

Vagas

Disponibilizadas

Vagas

Preenchidas

Vagas

Ociosas

(%)

Vagas

Disponibilizadas

Vagas

Preenchidas

Vagas

Ociosas

(%)

Baixada

do Sol 25 16 36,00 32 26 18,75

Cruzeiro

do Sul 87 87 + (5)* - 99 99 + (64) -

Rio

Branco 160 127 20,62 172 160 6,98

Sena

Madureira 22 14 36,36 52 52 + (70) -

Tarauacá 0 - 12 12 + (8) -

Xapuri 50 50 + (14) - 83 83 + (23) -

*Valores em parênteses são números de classificados além das vagas ofertadas.

Fonte: Editais de concessão de bolsas e editais com relação de beneficiados.

Os Editais nº 1/2015/PROAE e nº 1/2016/DSAES destinavam as vagas para discentes

de cursos técnico de nível médio integrado e PROEJA, e os Editais nº 2/2015/PROAE e

nº 2/2016/DSAES destinavam as vagas para alunos dos cursos técnico subsequentes,

tecnólogos e superiores. Analisando-se os editais verifica-se que:

1 – no Edital nº 1/2015/PROAE a ociosidade de vagas para o campus Rio Branco perfez

82,82%. Em 2016 a ociosidade de todos os campi diminuiu, mesmo assim a do campus

Rio Branco permaneceu elevado, atingindo o percentual de 66,90%;

2 – no Edital nº 2/2015/PROAE, que destinava as vagas para alunos dos cursos técnico

subsequentes, tecnólogos e superiores, os percentuais de ociosidade são menores,

havendo, inclusive, demanda não atendida. Mesmo assim, o percentual nos campi de

Sena Madureira e da Baixada do Sol são superiores a 35%. No exercício de 2016 a

procura pelas vagas aumentou consideravelmente, mesmo assim dois campi ainda

tiveram ociosidade, sendo no campus Baixada do Sol as vagas ociosas atingiram o

percentual de 18,75%.

Foram realizadas entrevistas com os núcleos de assistência social nos campi da Baixada

do Sol e Rio Branco sobre o processo de divulgação dos editais e os motivos pela baixa

procura. Com isso, verificou-se que há uma diferença do perfil do aluno ao qual os

editais se destinam.

Além disso, obteve-se a informação de que cada núcleo é responsável pela divulgação

em seu campus, e não há orientações que normatizem as atividades a serem promovidas.

Em relação à Diretoria de Assistência Social, verificou-se que não existe uma fórmula

que seja utilizada para definir o quantitativo de vagas destinadas a cada campus. As

vagas e as condições dos Editais foram definidas em comum consenso com os núcleos

dos campi. Para o exercício de 2016 foram feitos ajustes no quantitativo de vagas com

base na procura do exercício de 2015.



“A divulgação dos editais de seleção dos discentes para a concessão de auxílio

financeiro é realizada no site do Instituto Federal de Educação, Ciência e Tecnologia

do Acre – IFAC, http://portal.ifac.edu.br/?server=1. Outras estratégias adotadas são:

fixação dos editais nos murais dos campi, nos quadros de aviso das salas de aula e

reunião com pais e/ou responsáveis. Ademais são adotadas outras modalidades de

divulgação, conforme citado no Anexo à Solicitação de Auditoria nº 201603130/02, de

11 de novembro de 2016, registro 10, a saber: fixação de editais nos quadros de avisos;

avisos repassados durante as aulas, com anuência de professores; e orientações para

aqueles que procuram por informações.

O índice de vagas ociosas no Campus Rio Branco não pode ser atribuído a ineficiência

de divulgação, visto que em campus onde os estudantes têm mais dificuldades com a

internet, por exemplo, o índice de ociosidade é baixo. Contudo, a Diretoria Sistêmica

de Assistência estudantil – DSAES, durante o de planejamento das ações da Assistência

Estudantil para o ano 2017, realizado no período de 29.11 a 01.12.2016, definiu

juntamente com os campi os procedimentos para a divulgação dos editais e demais

ações de assistência estudantil no IFAC.

No que concerne a inexistência de uma fórmula que seja utilizada para definir o

quantitativo de vagas destinadas a cada campus, esclareço o que segue:

Para os estudantes dos cursos técnicos integrado ao ensino médio são

disponibilizadas para cada campus número de vagas igual ao número de estudantes

matriculados naquela modalidade.

Para os estudantes dos Cursos Técnico Subsequentes, Tecnólogos e Superiores,

o quantitativo de vagas ofertado para cada campus é definido proporcionalmente ao

número de estudantes matriculados, respeitando o previsto no quadro 11 do Plano de

Desenvolvimento Institucional – PDI, “elevar o número de benefícios concedidos no

mínimo em 10% ao ano para contribuir na permanência dos discentes” (2014, p. 30).”

A justificativa apresentada confirma as afirmações iniciais sobre a ausência de

padronização de divulgação dos editais. Embora as visitas tenham se restringido a

apenas dois campi, do total de seis que fazem parte da estrutura do Ifac, nas entrevistas

realizadas com os servidores que fazem parte dos Núcleos de Assistência ao Estudante –

NAES, verificou-se que a ausência de padronização ou orientações sobre a divulgação

de editais faz com que as ações de divulgação fiquem restritas ao planejamento dos

próprios NAES. Entretanto, a definição de procedimentos pelo DSAES junto aos NAES

deve padronizar essas ações, possibilitando que um maior número de estudantes tome

conhecimento dos benefícios que lhe são ofertados.

##/Fato##


Não atendimento dos critérios de seleção estabelecidos no Decreto nº 7.234/2010,

principalmente o critério renda, com ações em andamento para correção das

falhas.

Fato

Foram realizados exames com o objetivo de verificar se os critérios de seleção foram

atendidos e se estão embasados em documentação comprobatória, bem como se o

critério renda está sendo atendido.

Para isto, foram realizados testes a partir de amostra aleatória composta por 87

inscrições realizadas em dois campi, conforme demonstra o quadro “Amostra

Realizada”:

http://portal.ifac.edu.br/?server=1

Quadro – “Amostra Realizada” Campus Baixada do Sol Campus Rio Branco

Edital Candidatos* Selecionados Edital Candidatos* Selecionados

1/2015/PROAE 42 9 1/2015/PROAE 34 8

1/2016/DSAES 45 10 1/2016/DSAES 46 14

2/2015/PROAE 16 4 2/2015/PROAE 127 14

2/2016/DSAES 26 11 2/2016/DSAES 160 17

Total 129 34 Total 367 53

Total em % 26,36 Total em % 14,44

Fonte: Processos de concessão de bolsas realizados pelo IFAC entre janeiro de 2015 e julho de 2016.

Adicionalmente, foram realizadas visitas aos núcleos de assistência estudantil dos campi

da Baixada do Sol e de Rio Branco e solicitadas as inscrições de candidatos, tanto as

deferidas quanto as indeferidas.

Da análise das inscrições deferidas e indeferidas foram detectadas as seguintes

situações:

1 – as inscrições são arquivadas em envelopes ou pastas de arquivos e organizadas em

ordem de classificação ou alfabética. Embora estejam a ser mantidas em ordem, não há

fichas de análise com o registro da verificação do atendimento dos critérios

estabelecidos nos editais. A renda per capita calculada é anotada no envelope de

inscrição;

2 – foi detectada falha na análise da inscrição da candidata de CPF nº ***.250.632-**,

que havia sido classificada para recebimento de bolsa-permanência de 2015. Em 2016 a

documentação apresentada pela candidata foi a mesma, mas a discente foi

desclassificada. A justificativa repassada verbalmente pelas servidoras do Núcleo de

Assistência Social responsáveis pela análise da inscrição foi que faltava a comprovação

de renda;

3 – foram detectados outros discentes que haviam sido classificados mas que não

apresentaram comprovação de renda ou de nível de escolaridade. Houve candidatos que

pelo mesmo motivo haviam sido desclassificados. Seguem casos de discentes

classificados com documentação incompleta:

3.1 – o candidato de CPF nº ***.584.628-** (Edital nº 1/2016/DSAES) não apresentou

documento que comprovasse que fosse de origem de escola pública;

3.2 – a candidata de CPF nº ***.378.552-** (Edital nº 1/2015/DSAES) não apresentou

comprovação de renda;

3.3 – a candidata de CPF nº ***.221.022-** (Edital nº 2/2015/DSAES) não apresentou

documentação de renda dos pais de seus filhos.

4 – em pelo menos um caso verificou-se que o genitor do discente de CPF nº

***.348.042-** (Edital nº 1/2015/DSAES) era proprietário da própria empresa que o

empregava. Para comprovação de renda, o filho apresentou pro labore do pai no qual

constava valor abaixo do limite para pagamento de IR. Como o pai é proprietário de

empresa, o lucro obtido no decorrer do exercício também é fonte de renda. Não foi

solicitado o balanço patrimonial para se calcular a renda familiar;

5 – nos processos indeferidos, constatou-se que na análise dos recursos apresentados

não constava o nome dos julgadores, não sendo possível confirmar se houve

cumprimento dos ditames dos editais, que preveem que a comissão julgadora dos

recursos será composta de um membro da Coordenação Técnica-multidisciplinar da

Assistência Estudantil do Campus, mais dois servidores externos à Equipe.

A situação detectada vai de encontro ao Decreto nº 7.234/2010, que define, no artigo 5º,

que “serão atendidos no âmbito do PNAES prioritariamente estudantes oriundos da

rede pública de educação básica ou com renda familiar per capita de até um salário

mínimo e meio, sem prejuízo de demais requisitos fixados pelas instituições federais de

ensino superior”.



“Quanto aos pontos elencados no presente registro, seguem os esclarecimentos:

1 e 5 - a Diretoria Sistêmica de Assistência estudantil – DSAES, durante a

reunião de planejamento das ações de assistência estudantil para o ano 2017,

padronizou dentre outros os seguintes documentos: checklist, que será utilizado na

conferência dos documentos, por ocasião da análise dos editais e ata de julgamento de

recursos.

2 - os Núcleos de Assistência ao Estudante – NAES, responsável pela análise

da inscrição da candidata citada, identificou que a mesma não comprovou a

declaração expressa no formulário socioeconômico, pois faltou comprovante de pensão

alimentícia. No processo seletivo do ano anterior esta informação não foi declarada,

motivo pelo qual a inscrição foi deferida.

3 - A classificação dos discentes com a documentação incompleta, ocorreu

devido a desatenção do Núcleo de Assistência ao Estudante – NAES. Com a

padronização dos documentos, neste caso, o checklist, possibilitará a minimização de

erros futuros.

4 – a solicitação do balanço patrimonial para se calcular a renda familiar não

estava prevista em edital, motivo pelo qual os integrantes do Núcleo de Assistência ao

Estudante – NAES não solicitaram ao candidato.”

Em relação aos itens 1 e 5, a DSAES não encaminhou os novos modelos de listas de

checagem que serão utilizados na conferência da documentação dos solicitantes de

bolsas-auxílio e no julgamento de recursos, não sendo possível inferir se os problemas

detectados serão efetivamente sanados.

Os casos citados nos itens 2, 3 e 4 demonstram a falta de padronização na análise de

documentos e informações encaminhados pelos aspirantes às bolsas, bem como a

ausência de revisão dos atos dos avaliadores. Para que essas falhas não se repitam é

necessário que as listas de checagem criadas pelo DSAES sejam efetivamente

implementadas e utilizadas pelos Núcleos de Assistência Estudantil, e que seja criada a

prática de conferência das avaliações do avaliador que inseriu as informações na lista de

checagem do candidato.

##/Fato##

Documents

PORQUE O TRABALHO FOI REALIZADO? - Pesquisa · A Política de Assistência Estudantil - Paes do Instituto Federal de Educação, Ciência e Tecnologia do Acre – Ifac é definida,