Portal Notas Fiscaisparte superior da tela 1 2 3 Documentos Fiscais: Exibe a base de dados dos Documentos Fiscais cadastrados 2 Home: Mostra um resumo das notas ingressadas no mês,

Portal Notas FiscaisManual para Fornecedores

Abril/2019

Agenda

Objetivo

Benefícios

Processo - Entrada de Notas Fiscais

Principais Mudanças

Informações Importantes

Procedimento na Ferramenta

Objetivo

O Portal de Notas Fiscais visa automatizar o

processo de entrada de notas fiscais da Nextel,

criando um canal de recebimento fiscal e dando

visibilidade do processo para seus fornecedores

Agenda

Objetivo

Benefícios





BenefíciosO Portal NF oferece diversos benefícios para os colaboradores da Nextel e seus fornecedores

Visibilidade do Pagamento

Agilidade no Ingresso das NFs

Monitoramento das NFs Acesso Mobile

Validação Automática

Digitalização do Processo

Agenda

Objetivo

Benefícios





Processo Entrada de Notas Fiscais

Fornecedores

Cadastro das Notas

Fiscais de Serviço

Governo

Consulta ao cadastro

no CEPOM e Simples

Nacional

Sistema

Portal de Notas Fiscais

Regras de NegócioValidação do Pedido

de Compras

Integração Sistêmica

Cadastro Automático

da Nota Fiscal

SEFAZ e Prefeitura SP

Captura Automática

das NFS-e, NF-e e CTe

Análise Tributária Automática

Áreas de Negócio

Tratamento das

exceções

Agenda

Objetivo

Benefícios





Quais serão as mudanças?

O fornecedor só poderá enviar a NF após o aceite da Nextel

e envio do pedido de compras*

Notas extemporâneas serão apontadas como divergência

no Portal NF*

É obrigatório o preenchimento do campo pedido de compras

para envio das notas fiscais*

Novas regras para todas as notas fiscais

* salvo casos de exceção formalizados pela equipe da Nextel

Quais serão as mudanças?

O QUE NÃO MUDA?

• Processo de criação e aprovação do

contrato de compras (blanket)

• Contato com o ponto focal Nextel para

solucionar problemas de emissão da NF

• A janela de pagamento continua sendo dia

10 do mês *

O QUE MUDA?

• Todas as notas deverão ser enviadas

pelo Portal NF

• Prazo de envio de notas é do dia 1 até

dia 22 de cada mês

• Inclusão de informações ao emitir a nota

fiscal (incluir: e-mail requisitante, e-mail

do fornecedor e dados da PO)

• Checklist tributário não será mais

obrigatório

* salvo casos de exceção formalizados pela equipe da Nextel

Agenda

Objetivo

Benefícios





Captura de Notas | Automática ou Manual?A captura automática de notas fiscais pelo Portal NF é específica para cada tipo de nota

Todas as notas fiscais de

materiais são capturadas

automaticamente pelo

Portal NF

NF de Mercadoria

Devem ser inseridos

manualmente os seguintes

tipos de nota no Portal NF:

• Nota de Débito

• Nota de Boleto

• Nota de Fatura

• Nota de Recibo

Outras Notas

Notas emitidas no município

de São Paulo contra um CNPJ

do mesmo município serão

capturadas automaticamente

pelo Portal NF

Nas demais localidades as

notas fiscais devem ser

inseridas manualmente no

Portal NF

NF de Serviço

Arquivo XML | Como funciona?O Portal NF possui a funcionalidade de upload do arquivo XML da nota fiscal de serviço

1. Identifique junto a sua

prefeitura* se existe meio

eletrônico

2. Se existir: obter com a

prefeitura o manual para

extração do mesmo no

sistema de emissão da nota

fiscal

3. Senão: cadastrar as notas no

portal digitando todos os

campos

Como obter?

Com o arquivo XML a maioria

dos campos serão preenchidos

automaticamente no Portal NF

ao fazer o upload do arquivo.

Isso economiza tempo do

processo de inserção das

notas no sistema

Quais os benefícios?

O arquivo XML é o meio

eletrônico que possui todas as

informações das notas fiscais

O que é?

* não são todas as prefeituras que disponibilizam os arquivos XML

Agenda

Objetivo

Benefícios





Acesso | Cadastro do UsuárioPara acessar o Portal de Notas Fiscais, o usuário precisa estar cadastrado no endereço https://nextelportalnf.virtual360.io

Caso não tenha usuário

cadastrado, clique na opção

“Inscrever-se” e preencha as

informações solicitadas

1

Verifique se você já recebeu um e-mail

confirmando o seu cadastro, é possível

que o seu e-mail já esteja cadastrado

!

Atenção, caso seu processo exija que mais

de uma pessoa visualize as notas emitidas

contra a Nextel, deve ser criada uma caixa

de e-mail, inserindo todas estas pessoas e

esta caixa de e-mail deve ser cadastrada

no Portal no momento da inscrição e deve

constar nas notas de serviço de SP para

SP e nas de mercadorias/materiais (NF-e).

Ex:

[email protected]

!

Acesso | Cadastro do UsuárioPreencha as informações do formulário de cadastro a seguir

E-mail de Confirmação de Cadastro2

1

Autenticação em dois fatores: é uma camada adicional de segurança

criada para garantir que você seja a única pessoa que consiga acessar

sua conta, mesmo que alguém saiba a senha

!

Verifique se o e-mail

não está na caixa de

“Spam”

!

Clique em “Confirmar minha

conta” e realize o login com a

autenticação em dois fatores

3

Acesso | LoginPara acessar o Portal de Notas Fiscais, o usuário deve fazer loginno endereço https://nextelportalnf.virtual360.io

Se você já tiver usuário cadastrado no

portal, insira seu e-mail e clique em “Login”

para realizar a autenticação em dois fatores

1

Se necessário, clique em “Esqueceu

sua senha?” para receber por e-mail com

as instruções de redefinição de senha

2

Acesso | Autenticação em Dois FatoresAo preencher seu e-mail e clicar em login você receberá um e-mail de confirmação

Acesso no Portal: Digite sua senha de acesso do

Portal NF e no campo “Código Recebido” o

código copiado no passo anterior

2

E-mail de confirmação de acesso: copie o código destacado para finalizar

o login no Portal NF

1

Clique em “Login”

para concluir o acesso

3

MenuO acesso às principais funcionalidades do portal estão disponíveis na parte superior da tela

21 3

Documentos Fiscais: Exibe a base de

dados dos Documentos Fiscais

cadastrados

2

Home: Mostra um resumo das notas

ingressadas no mês, em aberto e que

precisam da sua revisão

1

Adicionar: Possibilita o cadastro manual

de Notas de Serviço e Outras Notas

3

4 5

Ajuda: Permite obter a versão atualizada do

manual e FAQ do Portal NF

4

Logoff: Permite sair do sistema

5

1- HOME

HomeA aba Home possui um resumo das notas cadastradas e se existem documentos que precisem de revisão

Resumo das notas que foram cadastradas

de forma manual ou capturadas

automaticamente

1

Lista dos documentos que precisam

de revisão

4

Resumo das notas que foram

escrituradas e encaminhadas

para pagamento

3

Ao clicar em um documento que

precisa de revisão você será

direcionado para os detalhes

deste documento

5

Clique aqui para fazer logoff

do Portal NF

6

Resumo das notas em validação

do Portal NF

2

2- DOCUMENTOS FISCAIS

Documentos FiscaisNa aba “Documentos Fiscais” você pode visualizar as notas cadastradas

Clique aqui

para filtrar os

resultados

1

Clique aqui para fazer download

dos resultados

2

Selecione uma nota para visualizar

seus detalhes

3

Documentos FiscaisAo clicar no botão de filtro, um novo menu aparecerá ao lado esquerdo da tela

Você pode filtrar os resultados de

acordo com as informações ao

lado. Basta configurar os filtros e

clicar em “Aplicar Filtros”

1

Após configurar os filtros

é possível salva-los,

clicando em “Salvar

Filtros”

2

Na aba “Filtros Salvos” é possível

acessar facilmente as consultas

gravadas

4

Para salvar seu filtro você precisará

definir um nome para ele

3

Clique no ícone da

lixeira para excluir

um filtro

5

Documentos FiscaisAo clicar na nota que deseja consultar, abrirá uma tela com mais detalhes da mesma

1

A aba

“Comentários”

permite que você

acrescente

observações sobre

a sua nota ou

pendências para a

equipe da Nextel

3

A aba “Hist.

Edições” apresenta

todo o histórico de

alterações da nota

no Portal NF

2

A aba “Detalhes”

apresenta todas as

informações da

nota

1

2 3

Clique aqui para

duplicar essa nota.

Assim é possível

reaproveitar o

preenchimento

7

Acompanhe o status

da nota fiscal aqui

6

Ao clicar em “Nota

Anterior” e “Próxima

Nota” você pode

navegar entre as

notas facilmente

4

Ao clicar nos links

você pode fazer

download da nota

em XML e PDF

5

4

5

Documentos FiscaisAo clicar no botão “Copiar” você será redirecionado para a página a seguir. Essa funcionalidade facilita a criação de notas parecidas no sistema

Você pode fazer upload

do XML da nota fiscal,

assim alguns campos

serão preenchidos

automaticamente

1

Confira se as

informações

preenchidas estão

de acordo com o

PDF anexado

4

O upload do PDF

da nota fiscal é

obrigatório

2

O upload do PDF

da PO/ justificativa

de acordo com a

Nextel para

emissão sem PO é

obrigatório

3

3 - ADICIONAR

AdicionarA opção “Adicionar” possibilita o cadastro manual de Notas de Serviço e Outras Notas (documentos de pagamento não fiscais)

Selecione o tipo de documento

que você deseja cadastrar

1

AdicionarPara adicionar um documento você precisará preencher um formulário com todos os campos obrigatórios sinalizados com *

3.1 – NOTAS FISCAIS DE SERVIÇO

PARA NOTAS DE SERVIÇO DE SÃO PAULO

Nota Fiscal de Serviço | Emissão da notaAo emitir a NFS-e junto ao sistema da prefeitura é necessário preencher os seguintes campos, pois elas serão capturadas automaticamente

Preencha junto a

prefeitura o e-mail do

prestador (o mesmo e-mail

utilizado para acessar o

Portal NF)

Essencial para que você

tenha visibilidade do

andamento da nota no

Portal de Notas

E-mail do prestador

1

No campo de descrição inclua as

informações do pedido no

padrão pré-estabelecido:

Número de PO-Liberação/Linha da PO/Valor do Linha

Ex.: 333212-4/1/25472.40

Em caso de várias linhas:

333212-4/1/2471.40

333212-4/2/7500.00

333212-4/3/1000.00

Informações do pedido3

No campo de descrição

preencha o e-mail do

requisitante (o seu ponto

focal da Nextel)

Essencial para que seu ponto

focal da Nextel possa

acompanhar a nota e ajudá-lo

em caso de divergência

E-mail do requisitante2

Nota Fiscal de Serviço | Emissão da notaAo emitir a NFS-e deve-se inserir as informações de acordo com o pedido de compras obtido com o ponto focal da Nextel no campo Descrição

Número da PO: 333212-41

Valor da PO:

25471.40

3

PRESTACAO DE SERVIÇOS DE CONSULTORIA PARA DESENVOLVIMENTO IT.

DESCRICAO: SUPORTE A PRODUCAO PARA OS SISTEMAS DE APROVISIONAMENTO A 01.01.2019 A 31.01.2019

INFORMACOES DO PEDIDO: 333212-4/1/25471.40

E-MAIL NEXTEL: [email protected]

VENCIMENTO:10/04/2019

NOTA POSSUI RETENCAO DE IMPOSTOS. VALOR LIQUIDO (DEDUZINDO AS RETENCOES) = 23.904,92

Linha da

PO:1

2


425471.40

25471.40

25471.40

333212-4

4

1 2 3

INFORMACOES DO PEDIDO: 333212-4/1/25471.40

Portal de Notas |Tratamento de Divergências

• Caso não tenha adicionado as informações obrigatórias (e-mail e dados da PO) no momento da emissão da nota

fiscal, será necessário acionar seu cliente/contato Nextel, para que o mesmo internamente junto com a equipe de

Recebimento Integrado, corrija estas informações.

• Caso tenha emitido a nota com alguma informação incorreta, como: dados da Nextel, seus dados, item, código do

item (que deve ser conforme Lei Complementar e contrato com a Nextel), valores ou impostos, também serão

apresentadas divergências e podem gerar o pedido de cancelamento da mesma.

• O SLA das divergências dependerá das tratativas entre você, seu cliente/contato Nextel e a equipe de Recebimento

Integrado.

• Para evitar divergências no processo, garanta que sua nota foi emitida com todas as regras Fiscais e de acordo com

a PO enviada.

• Sempre que sua NF apresentar uma Divergência para sua correção, vá até a Aba Editar, altere a informação

desejada e salva sua alteração. Após esta ação, vá até a aba Detalhes e no final da página vá até o botão com o

nome da alteração que você acabo de executar para enviar a NF novamente

!


Exemplo de tratamento de divergência


Vá até a aba Editar e identifique o campo que apresentou a divergência

[email protected]


Neste caso o campo do EMAIL DO PONTO FOCAL DA NEXTEL, estava com um usuário ou grupo de usuário que não existe no Portal e você deve corrigi-lo, pois é um campo obrigatório

[email protected]

Não esqueça

de Salvar as

alterações


Após a correção, vá até a aba Detalhes e no final da página acione o botão da ação que você acabou de executar para reenviar a NF

Nota Fiscal de Serviço | São PauloAs notas fiscais de serviço que possuem município do prestador e do tomador em São Paulo serão capturadas pelo Portal de Notas automaticamente, portanto não deverão ser cadastradas manualmente pelo fornecedor, seguindo o fluxo abaixo:

FO

RN

EC

ED

OR

Realizar processo

de medição

manualmente

Enviar pedido de

compras

NE

XTE

L

Emitir nota fiscal

conforme o pedido de

compras e novo padrão

definido

Capturar a nota fiscal

automaticamente

PO

RTA

L D

E

NO

TAS

Validar nota

fiscal

Divergência?

Tratar

divergência

Sim

Não Cadastrar

automaticamente

no Oracle

Acompanhar andamento da nota fiscal no Portal de Notas

Notas de Serviço São Paulo| Acompanhar NotasApós emitir suas notas de acordo com as novas regras de preenchimento, será possível acompanha-las no Portal NF

PARA NOTAS DE SERVIÇO DAS DEMAIS PREFEITURAS

Nota Fiscal de Serviço | Demais Localidades

As notas fiscais de serviço das demais localidades deverão ser inseridas no Portal de Notas manualmente pelo fornecedor, seguindo o fluxo abaixo:

FO

RN

EC

ED

OR

Realizar processo

de medição

manualmente

Enviar pedido

de compras

NE

XTE

L

Emitir nota fiscal

conforme o pedido

de compras e novo

padrão definido

Cadastrar nota

fiscal no Portal de

Notas

PO

RTA

L D

E

NO

TAS

Validar nota

fiscal

Divergência?

Tratar

divergência

Sim

Não Cadastrar

automaticamente

no Oracle


AdicionarA opção “Adicionar” possibilita o cadastro manual de Notas de Serviço


Se sua prefeitura possui XML, você

pode inserir neste campo e os

demais campos serão preenchido

automaticamente. Caso algum

campo não seja preenchido, você

pode completa-lo manualmente.

1

Inserir o PDF da PO recebido da

Nextel

3

Inserir o PDF Original

da NF

2

Inserir os dados

obrigatórios de

acordo com a NF que

foi emitida.

4


Preencher com seus dados.

Atenção, para a marcação de

Simples Nacional

1

1


Preencher com o número da

NF.

1

Preencher com a séria da NF

Caso sua nota não tenha série,

deixar em branco

2

Escolher a Prefeitura na qual

você emitiu a NF

3

Preencher com a data de

emissão da NF

4

Preencher com o valor Total da

NF

5

1 2

3 4

5


Descrição breve de qual serviço

está sendo prestado.

1

Escolher a cidade que o serviço

foi prestado.

2

Escolher o item que foi emitido

na sua NF.

3

1

2 3


Preencher com os dados de ISS que

estão destacados na NF. Atenção para

a marcação para os casos onde o ISS

é pago pela Nextel, ou seja ISS Retido.

1

Preencher com os dados que PIS

que estão destacados na NF.

Caso não tenha alíquota, divida

o valor total do PIS pela Base de

PIS.

2

1

2

3




o valor total do COFINS pela

Base de COFINS.

3




o valor total do CSLL pela Base

de CSLL.

4

4

5

6




o valor total do IR pela Base de

IR.

5




o valor total do INSS pela Base

de INSS.

6


Atenção, caso sua nota não

tenha algum desses impostos

por regras Fiscais do seu

negócio, preencha com 0,00.

!


Você pode excluir itens cadastrados

clicando no botão “Remover Item”,

abaixo do item que deve ser excluído.

2

Após a conclusão do cadastro de

itens clique em “Cadastrar Nota”

para finalização do processo.

4

Para adicionar novos

itens clique em

“Adicionar Item”.

3

2

3

4

Preencher com os dados da PO.

Documento Acordo de Compra que

seu cliente/contato Nextel enviou.

1

1









Integrado.


a PO enviada.




!





[email protected]



[email protected]

Não esqueça

de Salvar as

alterações


Após a correção, vá até a aba Detalhes e no final da página acione o botão da ação que você acabou de executar para reenviar a NF

Exceção de Pedido de ComprasCaso você possua um acordo com a Nextel para emitir notas fiscais sem pedido de compras previamente criado, realize os passos a seguir:

Preencha os campos de número de PO e número da linha com o valor zero

1

A sua nota ficará com status “Em

Analise Manual” e será tratada

manualmente pela equipe Nextel

3

Anexar a evidência da autorização da Nextel para não utilizar um

pedido de compras no processo de emissão da nota fiscal

2

Notas de Serviço| Acompanhar Notas

Após inserir suas notas de acordo com as novas regras de preenchimento, será possível acompanha-las no Portal NF

3.2 – OUTRAS NOTAS

Outras Notas | Quando cadastrar?

Quando o pagamento é realizado

por boleto/fatura/recibo/nota de

débito e existir uma NFS-e

atrelada

O que cadastrar no Portal NF?

Boleto/Fatura

NFS-e

Cenário 1

Quando o pagamento é realizado

por boleto/fatura/recibo/nota de

débito e não existir uma NFS-e

atrelada

O que cadastrar no Portal NF?

Boleto/Fatura

Cenário 2

Obrigatório Não obrigatório

Outras NotasAs notas débito, boleto, fatura e recibo que não tenham NFS-e atreladas* deverão ser inseridas no Portal de Notas manualmente pelo fornecedor, seguindo o fluxo abaixo:

FO

RN

EC

ED

OR

Realizar processo

de medição

manualmente

Enviar pedido de

compras

NE

XTE

L

Emitir nota fiscal


compras e novo

padrão definido

Cadastrar

nota no Portal

de Notas

PO

RTA

L D

E

NO

TAS

Validar nota

fiscal

Divergência?

Tratar

divergência

Sim

Não

Validar

informações da

nota manualmente

Cadastrar

automaticamente

no Oracle


* caso possua NFS-e atrelada seguir o processo da sessão anterior

AdicionarA opção “Adicionar” possibilita o cadastro manual de Outras Notas


Selecione o tipo

de documento

2Faça upload do PDF

da documento

1

2

Você pode excluir itens cadastrados clicando no

botão “Remover Item”, abaixo do item que deve

ser excluído

3

Após a conclusão do cadastro de itens clique em

“Cadastrar Nota” para finalização do processo

5

Para adicionar novos itens clique em

“Adicionar Item”

4

1

3

4

5


Insira o PDF da

PO.

2Insira o PDF da

documento.

1

Escolher o seu tipo de

documento.

3

Inserir o e-mail do ponto focal da Nextel. Atenção,

sem esta informação seu cliente/contato Nextel

não consegue acompanhar a NF. Caso esqueça

avise, para que ele possa pedir a inclusão.

6

Escolher a cidade da Nextel que foi emitido o

documento.

4

1

Escolher o CNPJ da Nextel que foi emitido o

documento

5

Inserir seus dados.

7

2 3

4 5

6

7


Preencher com o número do

documento

1

Preencher com o valor total da

NF

2

Preencher com a data de

emissão do documento

3

Preencher com o data de

vencimento do documento

4

1 2 3 4


Preencher com os dados de IR que

estão destacados no documento.

1


que estão destacados no

documento. Caso não tenha

alíquota, divida o valor total do

PIS pela Base de PIS.

2





COFINS pela Base de COFINS.

3





CSLL pela Base de CSLL.

4Atenção, caso sua nota não tenha algum

desses impostos por regras Fiscais do seu

negócio, preencha com 0,00.

!









Integrado.


a PO enviada.




!





[email protected]



[email protected]

Não esqueça

de Salvar as

alterações

Exceção de Pedido de ComprasCaso você possua um acordo com a Nextel para emitir notas fiscais sem pedido de compras previamente criado, realize os passos a seguir:

Preencha os campos de número de PO e número da linha com o valor zero

1

A sua nota ficará com status “Em

Analise Manual” e será tratada

manualmente pela equipe Nextel

3

Anexar a evidência da autorização da Nextel para não utilizar um

pedido de compras no processo de emissão da nota fiscal

2

Outras Notas| Acompanhar Notas

Após inserir suas notas de acordo com as novas regras de preenchimento, será possível acompanha-las no Portal NF

3.3 – NOTAS FISCAIS DE MATERIAIS

Nota Fiscal de Materiais | Emissão da nota

Ao emitir a NF-e junto ao sistema da Sefaz é necessário preencher os seguintes campos

No campo de informações complementares inclua os

e-mails no padrão pré-estabelecido:

PRESTADOR: <email>

TOMADOR: <email nextel>

Ex: PRESTADOR: [email protected]

TOMADOR: [email protected]

Essencial para que você tenha visibilidade do

andamento da nota no Portal de Notas, que seu

ponto focal da Nextel possa acompanhar a nota e

ajudá-lo em caso de divergência

E-mail do prestador e tomador 1

Preencha os campos específicos

com as informações de acordo

com o pedido:

• Número da PO - Liberação

• Linha da PO

• Valor da Linha

Informações do pedido2

Nota Fiscal de Materiais | Emissão da notaVerifique no seu sistema emissor de notas os campos específicos para os dados de Pedido de Compra, Número da Linha e Valor do Item

Campos específicos destacados no programa emissor gratuito do SEBRAE1

Nome dos campos específicos do XML

Número do Pedido: <xPed>333212-4</xPed>

Número da Linha: <nItemPed>1</nItemPed>

Valor do Item: <vProd>25471.40</vProd>

2

333212-4

25471.40

1

Nota Fiscal de Materiais | Emissão da nota

Ao emitir a NF-e deve-se inserir as informações de acordo com o pedido de compras obtido com o ponto focal da Nextel

Número da PO: 333212-41

Linha da

PO:1

2 INFORMACOES DO PEDIDO: 333212-4/1/25471.40


5

Informações do pedido nos campos específicos (pedido, linha valor)

5

Inserir e-mail do prestador e tomador (Nextel)

no campo informações complementares

4

Valor da PO:

25471.40

3

333212-4

25471.40

25471.40

25471.40

4

Nota Fiscal de MateriaisAs notas fiscais de materiais serão capturadas pelo Portal de Notas automaticamente, portanto não deverão ser cadastradas manualmente pelo fornecedor, seguindo o fluxo abaixo:

FO

RN

EC

ED

OR

Realizar processo

de medição

manualmente

Enviar pedido de

compras

NE

XTE

L

Emitir nota fiscal


compras e novo padrão

definido

Capturar a nota fiscal

automaticamente no

site do SEFAZ

PO

RTA

L D

E

NO

TAS

Validar nota

fiscal

Divergência?

Tratar

divergência

Sim

Não

Cadastrar

automaticamente

no Oracle

Validar

tributos

Confirmar

recebimento

do material










Integrado.


a PO enviada.




!





[email protected]



[email protected]

Não esqueça

de Salvar as

alterações

Nota Fiscal de Materiais | Acompanhar Notas

Após emitir a NF-e de acordo com as novas regras de preenchimento será possível acompanha-las no Portal NF

Manual do Fornecedor

Para acessar o manual do fornecedor quando precisar e para ter este material sempre atualizado, acesse no Portal a opção marcada abaixo:

OBRIGADO!

Documents

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