Portal Sistema de Acompanhamento de Nota Fiscal RI … · Campos com * indicam obrigatoriedade do campo. Após preencher os campos corretamente, o usuário deverá concluir a operação

Portal Sistema de Acompanhamento de

Nota Fiscal RI e RIII

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Feito em: 05/03/2012

Última Atualização: 29/08/2012

Versão: 2.3

Portal SANF - Manual do Usuário

Página 2 de 34 Manual Portal SANF – Versão 2.3

ÍNDICE

1. Acessando o Portal SANF ........................................................................................................................... 6

2. Cadastro de Notas Fiscais .......................................................................................................................... 7

2.1 Cadastro de Nota Fiscal Física ........................................................................................................... 7

2.1.1 Cadastro de Nota Fiscal Física Manual ...................................................................................... 7

2.1.1.1 Nota Fiscal de Serviço ............................................................................................................ 9

2.1.1.2 Nota Fiscal de Material .......................................................................................................... 9

2.1.1.3 Invoice.................................................................................................................................. 10

2.1.1.4 Nota Fiscal de Serviço e Material ........................................................................................ 10

2.1.1.5 Documento Fiscal de Serviço – Adm. Financeiro ................................................................. 11

2.1.1.6 Nota Fiscal de Material Estoque .......................................................................................... 11

2.1.1.7 Nota Fiscal de Transferência de Ativo ................................................................................. 12

2.1.1.8 Anexos ................................................................................................................................. 12

2.1.1.9 Nota Fiscal de Simples Remessa .......................................................................................... 12

2.1.1.10 Repasse ............................................................................................................................ 12

2.1.1.11 Nota Fiscal de Simples Remessa para Devolução ............................................................ 13

2.1.2 Cadastro Nota Fiscal Física Em Lote ........................................................................................ 13

2.2 Cadastro de Nota Fiscal Eletrônica .................................................................................................. 15

2.2.1 Cadastro de Nota Fiscal Eletrônica Manual ............................................................................. 15

2.2.1.1 Nota Fiscal de Serviço Eletrônica ......................................................................................... 15

2.2.1.2 Nota Fiscal Eletrônica de Material ....................................................................................... 17

2.2.2 Cadastro de Nota Fiscal Eletrônica em Lote ............................................................................ 19

2.2.2.1 Nota Fiscal Eletrônica de Serviço ......................................................................................... 19

2.2.2.2 Nota Fiscal Eletrônica de Material ....................................................................................... 21

3. Pesquisa ................................................................................................................................................... 23

3.1 Pesquisar Notas Fiscais Cadastradas Por Protocolo ........................................................................ 23

3.2 Pesquisar Notas Fiscais Cadastradas Por Situação/Data ................................................................. 25

3.3 Gerar Etiquetas ................................................................................................................................ 27

4. Correção .................................................................................................................................................. 27

4.1 Correção de Nota Fiscal Física ......................................................................................................... 30



4.2 Correção de Nota Fiscal de Serviço Eletrônica ................................................................................ 30

4.3 Correção de Nota Fiscal Eletrônica de Material .............................................................................. 31

4.4 Correção de Imagens ou XML de Notas Fiscais ............................................................................... 32

5. Outras Funcionalidades ........................................................................................................................... 33

5.1 Alterar Senha ................................................................................................................................... 33

6. Informações para Contato / Endereços Protocolos Fiscais ..................................................................... 33

6.1 Atendimento ao Portal – Montreal Informática.............................................................................. 33

6.2 Endereço dos Protocolos Fiscais ...................................................................................................... 33

6.2.1 Protocolo PR ............................................................................................................................ 33

6.2.2 Protocolo CE ............................................................................................................................ 33

6.2.3 Protocolo MG .......................................................................................................................... 34

6.2.4 Protocolo BA ............................................................................................................................ 34

6.2.5 Protocolo RJ ............................................................................................................................. 34

6.2.6 Protocolo SP............................................................................................................................. 34

6.2.7 Protocolo DF ............................................................................................................................ 34



ÍNDICE DE FIGURAS

Figura 1 - Tela – Login ........................................................................................................................................ 6

Figura 2 – Tela – Atualização de Cadastro ......................................................................................................... 6

Figura 3 - Tela – Principal................................................................................................................................... 7

Figura 4 - Tela – Cadastro de Notas Fiscais ....................................................................................................... 8

Figura 5 - Tela - Mensagem de Sucesso Cadastro de Nota Fiscal Física ............................................................ 9

Figura 6 - Tela – Inclusão de Arquivo de Lote .................................................................................................. 14

Figura 7 - Tela - Resultado Cadastro Notas Fiscais em Lote ............................................................................ 15

Figura 8 - Tela - Cadastro Manual de NFS-e .................................................................................................... 16

Figura 9 - Tela - Upload da Imagem da NFS-e ................................................................................................. 17

Figura 10 - Tela - Upload do XML de NF-e de Material ................................................................................... 17

Figura 11 - Tela - Cadastro Manual de NF-e de Material ................................................................................ 18

Figura 12 - Tela – Inclusão do Arquivo com Imagens da NFe .......................................................................... 20

Figura 13 - Tela - Upload em Lote Imagens NFS-e ........................................................................................... 20

Figura 14 - Tela - Upload de XML de NFe's de Material em Lote .................................................................... 21

Figura 15 - Tela - Resultado Upload de XML de NFe's de Material em Lote ................................................... 22

Figura 16 - Tela - Resultado Cadastro dados Complementares NFe de Material ........................................... 23

Figura 17 - Tela - Principal ............................................................................................................................... 24

Figura 18 - Tela – Pesquisa Nota Fiscal pelo Protocolo ................................................................................... 24

Figura 19 - Tela – Exibir Nota Fiscal ................................................................................................................. 25

Figura 20 - Tela – Pesquisa Nota Fiscal por Situação/Data ............................................................................. 25

Figura 21 - Tela – Resultado em HTML da Pesquisa Nota Fiscal por Situação/Data ....................................... 26

Figura 22 - Tela – Resultado em Excel da Pesquisa Nota Fiscal por Situação/Data ........................................ 26

Figura 23 - Tela – Gerar Etiquetas ................................................................................................................... 27

Figura 24 - Tela – Etiquetas geradas ................................................................................................................ 27

Figura 25 - Tela – Principal............................................................................................................................... 28

Figura 26 - Tela – Visão das Notas Fiscais Aguardando Correção ................................................................... 28

Figura 27 - Tela – Nota Fiscal "Aguardando Correção pelo Fornecedor" ........................................................ 29

Figura 28 - Motivo e Observação para Correção ............................................................................................. 29

Figura 29 - Tela – Correção de Nota Fiscal Física ............................................................................................. 30

Figura 30 - Tela – Correção de Nota Fiscal de Serviço Eletrônica.................................................................... 31



Figura 31 - Tela – Correção de Nota Fiscal Eletrônica de Material ................................................................. 32

Figura 32 - Tela – Alterar Senha ...................................................................................................................... 33



1. Acessando o Portal SANF

Para iniciar o sistema acesse o Navegador (Internet Explorer, Chrome, Firefox) e digite o endereço:

Ambiente de Produção: https://wwwl.montreal.com.br/PortalNF

Ambiente de Homologação: https://homologa.montreal.com.br/PortalNF

O usuário deverá informar seu login e senha (que serão cadastrados pela Montreal Informática através das

informações de contato contidas na seção 6.1) conforme Figura 1.

Figura 1 - Tela – Login

Após autenticação, caso seja o primeiro acesso, o usuário será direcionado para a tela de atualização dos

dados, no qual ele deverá informar o e-mail, confirmar a senha atual e definir uma nova senha de acesso,

conforme Figura 2

Figura 2 – Tela – Atualização de Cadastro

Após a atualização do cadastro, ou se o usuário já realizou a atualização anteriormente, o mesmo será

direcionado para a tela principal, Figura 3.



Figura 3 - Tela – Principal

2. Cadastro de Notas Fiscais

No Portal SANF será permitido o cadastro de Notas Fiscais referente ao Grupo OI (Região 1 e Região 3). As

notas fiscais permitidas serão Notas Fiscais Físicas e Notas Fiscais Eletrônicas, as quais poderão ser

cadastrastradas de forma manual (uma a uma) ou em lote (várias notas fiscais).

Nos tópicos abaixo serão descritos os tipos de cadastro.

2.1 Cadastro de Nota Fiscal Física

O usuário poderá cadastrar no Portal SANF as Notas Fiscais Físicas. A Nota Fiscal deverá ser enviada

fisicamente ao Protocolo Fiscal (conforme endereços na seção 6.2) juntamente com a etiqueta do

protocolo gerada pelo sistema (conforme instruções na seção 3.3) para sua digitalização e guarda física.

O cadastro poderá ser realizado de dois modos, o cadastro manual e individual de cada Nota Fiscal ou o

cadastro manual em lote de várias Notas Fiscais.

Após o cadastro das NF’s, as mesmas ficarão no status “Cadastrado no Portal / Ag Entrega do Doc Físico

no Protocolo - Upload Imagem” e só seguirão o fluxo após o fornecedor entregar as Notas Fiscais Físicas

nos Protocolos correspondentes.

2.1.1 Cadastro de Nota Fiscal Física Manual

O usuário poderá realizar o cadastro manual das Notas Fiscais Físicas através da funcionalidade “Cadastrar

Nota Fiscal Física”.

Ao acessar esta funcionalidade será exibida uma tela na qual o usuário poderá selecionar o tipo de Nota

Fiscal que será cadastrado, conforme é exibido na Figura 4.



Figura 4 - Tela – Cadastro de Notas Fiscais

Os tipos disponíveis para cadastro são:

• Nota Fiscal de Serviço

• Nota Fiscal de Material

• Invoice

• Nota Fiscal de Serviço e Material

• Documento Fiscal de Serviço – Adm. Financeiro

• Nota Fiscal de Material Estoque

• Nota Fiscal de Transferência de Ativo

• Anexos

• Nota Fiscal de Simples Remessa

• Repasse

• Nota Fiscal de Simples Remessa para Devolução

O cadastro dos tipos existentes de Notas Fiscais possuem vários campos em comum. Para realizar o

cadastro, o usuário deve informar os seguintes campos para todos os tipos de documentos:

• Empresa * – Selecionar a Empresa do grupo Oi para o qual o fornecedor prestou serviço.

• Localidade * – Selecionar a filial da empresa do grupo Oi.

• Número do Documento * – Número do Documento fiscal que está sendo cadastrado. Máximo de

10 caracteres numéricos.

• Série – Número de Série da nota fiscal. Máximo de 3 caracteres numéricos.

• Sub-Série – Código de Sub-Série da nota fiscal. Máximo de 2 caracteres.

• Data de Emissão * – Data da Emissão da Nota Fiscal (dd/mm/aaaa). Há a possibilidade de selecionar

a data clicando em .

• CNPJ/CPF – CNPJ/CPF do Fornecedor. Carregado automaticamente. Está associado ao login e senha

do usuário.

• Nome do Fornecedor – Nome do Fornecedor que está emitindo a nota. Carregado

automaticamente. Está associado ao login e senha do usuário.



Campos com * indicam obrigatoriedade do campo.

Após preencher os campos corretamente, o usuário deverá concluir a operação e o sistema irá exibir uma

mensagem de sucesso do cadastro exibindo o número do protocolo gerado para Nota Fiscal cadastrada,

conforme é ilustrado na Figura 5.

Figura 5 - Tela - Mensagem de Sucesso Cadastro de Nota Fiscal Física

Nos tópicos abaixo é descrito os campos específicos de cada Tipo de Documento.

2.1.1.1 Nota Fiscal de Serviço

Essa funcionalidade permite o cadastro de uma Nota Fiscal de Serviço.

O Fornecedor incluirá os dados referentes à nota que serão enviados à Oi.

Para realizar o cadastro, o usuário deve informar, além dos dados essenciais, os seguintes campos:

• Valor Total * – Valor Total da nota.

• Nome do Gestor * – Digitar nome do gestor responsável, clicar em “Pesquisar” e selecionar o nome

desejado.

• Email do Gestor – Email do gestor responsável. Carregado automaticamente. Está associado ao

Nome do Gestor selecionado.

• Pedido / Itens * – Digitar os códigos dos pedidos e itens contidos na nota e clicar em “Inserir”.

Máximo de 10 e 5 caracteres respectivamente.

• Folha de Registro – Digitar as folhas de registro da nota e clicar em “Inserir”. Máximo de 10

caracteres numéricos em cada campo.

• Local de Prestação * – Local onde foi prestado o serviço. Selecione o Estado, e em seguida digite

pelo menos três letras referentes a cidade. Clique em pesquisar e selecione a cidade desejada.

• Número do Contrato no SAP – Informar o número do Contrato no SAP. Máximo de 10 caracteres

numéricos.

Esta NF deve ser enviada fisicamente ao Protocolo Fiscal com a etiqueta do número do Protocolo fixada.

2.1.1.2 Nota Fiscal de Material

Essa funcionalidade permite o cadastro de uma Nota Fiscal de Material.






• Nome do Gestor – Digitar nome do gestor responsável, clicar em “Pesquisar” e selecionar o nome

desejado.






numéricos.


2.1.1.3 Invoice

Essa funcionalidade permite o cadastro de um Invoice. Cadastrado utilizado exclusivamente pela equipe

interna.

O Fornecedor incluirá os dados referentes ao documento que serão enviados à Oi.


• Valor Total * – Valor Total da nota (valor em Reais).


desejado.










numéricos.


2.1.1.4 Nota Fiscal de Serviço e Material

Essa funcionalidade permite o cadastro de uma Nota Fiscal de Serviço e Material.







desejado.








numéricos.


2.1.1.5 Documento Fiscal de Serviço – Adm. Financeiro

Essa funcionalidade permite o cadastro de um Documento Fiscal de Serviço – Adm. Financeiro.

O Fornecedor incluirá os dados referentes ao documento que serão enviados à Oi.




desejado.



• Pedido / Itens – Digitar os códigos dos pedidos e itens contidos na nota e clicar em “Inserir”.



2.1.1.6 Nota Fiscal de Material Estoque

Essa funcionalidade permite o cadastro de uma Nota Fiscal de Material Estoque.






• Número do Recebimento Físico – Informar o número do Recebimento Físico. Máximo de 10

caracteres numéricos.




2.1.1.7 Nota Fiscal de Transferência de Ativo

Essa funcionalidade permite o cadastro de uma Nota Fiscal de Transferência de Ativo.





2.1.1.8 Anexos

Essa funcionalidade permite o cadastro de um Anexo.

O Fornecedor incluirá os dados referentes ao anexo que serão enviados à Oi.


• Valor Total * – Valor Total da nota (Caso a nota não possua o valor, esse campo deverá ser zero.)

• Protocolo Pai * – Informar o número do protocolo da nota principal. (O sistema validará se a nota

principal informada já está consta na base de dados).


2.1.1.9 Nota Fiscal de Simples Remessa

Essa funcionalidade permite o cadastro de uma Nota Fiscal de Simples Remessa.




• Item(s) – Composta pelos itens abaixo: (Para Adicionar, basta clicar no ‘+’ e para remover um item

cadastrado, basta clicar em ‘-’).

o Descrição – Descrição dos itens

o Qtd. – Quantidade de produtos do Item

o Valor(R$) – Valor Unitário de cada produto

o Unidade – Unidade de medida usada para a venda do produto

o IPI(R$) – Valor da dedução do imposto IPI da cada item.

• Valor Total Item(s) – Valor Total dos Itens relacionados. Carregado automaticamente, este campo

está associado à soma dos itens inserido.


2.1.1.10 Repasse

Essa funcionalidade permite o cadastro de um Repasse.



O Fornecedor incluirá os dados referentes ao repasse que serão enviados à Oi.




desejado.










numéricos.


2.1.1.11 Nota Fiscal de Simples Remessa para Devolução

Essa funcionalidade permite o cadastro de uma Nota Fiscal de Simples Remessa para Devolução.




• Item(s) – Composta pelos itens abaixo: (Para Adicionar, basta clicar no ‘+’ e para remover um item

cadastrado, basta clicar em ‘-’).

o Descrição – Descrição dos itens

o Qtd. – Quantidade de produtos do Item

o Valor(R$) – Valor Unitário de cada produto

o Unidade – Unidade de medida usada para a venda do produto

o IPI(R$) – Valor da dedução do imposto IPI da cada item.

• Valor Total Item(s) – Valor Total dos Itens relacionados. Carregado automaticamente, este campo

está associado à soma dos itens inserido.


2.1.2 Cadastro Nota Fiscal Física Em Lote

O Portal SANF permitirá o cadastro em lote de notas fiscais. Para isso será necessário gerar os registros das

notas fiscais em um arquivo no formato texto (TXT) de acordo com o layout definido no arquivo em anexo

LayoutLotesNotasFiscais.xls.



Este cadastro está disponível na funcionalidade “Cadastro em Lote de Notas Fiscais”.

Ao acessar esta funcionalidade será exibida uma tela na qual será permitido o upload do arquivo contendo

os registros das Notas Fiscais, conforme ilustra a Figura 6.

Figura 6 - Tela – Inclusão de Arquivo de Lote

As Notas Fiscais Físicas que poderão ser cadastradas através desta funcionalidade são:

• NF de Serviço

• NF de Material

• NF de Serviço e Material

• Anexo

Após o upload do arquivo o sistema irá exibir, para cada registro de Nota Fiscal contida no arquivo:

• Mensagem de sucesso exibindo o número de protocolo gerado; ou

• Mensagem de crítica informando a inconsistência relacionada ao registro em questão.

A Figura 7 exibe um exemplo de tela de sucesso, onde:

• a Nota Fiscal número 572 gerou o protocolo 200005177;

• a Nota Fiscal número 573 não é do CNPJ no qual o usuário está logado no Portal SANF;

• a Nota Fiscal número 571 já estava cadastrada no sistema;

• o registro na linha 15, a Empresa/Filial tomadora não está cadastrada no Portal SANF;

• o registro na linha 22 define um gestor não cadastrado no Portal SANF;

• o registro na linha 23, referente ao campo Número do Pedido, está fora do formato definido;

• o registro na linha 28 está com a quantidade de campos incorreta;

• o registro na linha 41, a Empresa/Filial tomadora não está cadastrada no Portal SANF;



Figura 7 - Tela - Resultado Cadastro Notas Fiscais em Lote

Os campos necessários para cada tipo de documento são os mesmos definidos no cadastro manual de Nota

Fiscal Física.

Em um mesmo arquivo pode-se ter vários tipos de notas fiscais, por exemplo, em um mesmo arquivo pode-

se ter uma Nota Fiscal de Serviço, uma Nota Fiscal de Material e uma Nota Fiscal do tipo Anexo.

O tamanho máximo permitido para o arquivo contendo os dados das NF’s é de 5 MB (cinco megabyte).

Estas NF’s devem ser enviadas fisicamente ao Protocolo Fiscal.

2.2 Cadastro de Nota Fiscal Eletrônica

O usuário poderá cadastrar as Notas Fiscais Eletrônicas no Portal SANF.

Será possível o cadastro de Notas Fiscais Eletônica de Serviços e Notas Fiscais Eletrônica de Material.

Na modalidade eletrônica o cadastro estará disponível na forma manual individual de Notas Fiscais

Eletrônicas ou o cadastro em lote das mesmas.

2.2.1 Cadastro de Nota Fiscal Eletrônica Manual

Poderão ser cadastradas manualmente tanto as Notas Fiscais Eletônica de Serviços quanto as Notas Fiscais

Eletrônica de Material.

2.2.1.1 Nota Fiscal de Serviço Eletrônica

Para o cadastro manual de uma Nota Fiscal Eletrônica de Serviços o usuário deve acessar a funcionalidade

“Cadastrar Nota Fiscal Eletrônica de Serviço”.



Ao acessar esta funcionalidade será exibida a tela para o cadastro da Notas Fiscais de Serviços Eletrônica.

Nesta tela conterá os mesmos campos que são necessários para o cadastro existente no cadastro manual

da Nota Fiscal de Serviço Física descrito na seção 2.1.1.1.

Entretanto o usuário terá também o campo “Upload da Imagem/PDF” para poder fazer o upload da

imagem da Nota Fiscal Eletrônica de Serviço, conforme pode ser visto na Figura 8.

Figura 8 - Tela - Cadastro Manual de NFS-e

O arquivo de imagem da Nota Fiscal deverá estar no formato PDF ou TIF. Caso seja enviado um arquivo em

um formato diferente, o sistema enviará a mensagem: “O arquivo enviado precisa ser um PDF ou uma

imagem TIFF”.

O envio da imagem da Nota Fiscal de Serviços Eletrônica é obrigatório para o cadastro e o arquivo não pode

ser maior que 5 MB (cinco megabytes).

Após escolher o arquivo, o usuário deverá clicar no link “Enviar” para fazer o upload da imagem. Após o

upload, será exibida a miniatura da imagem para conferência, conforme Figura 9.



Figura 9 - Tela - Upload da Imagem da NFS-e

Para visualizar a imagem no tamanho normal, o usuário deve clicar na miniatura da imagem, a qual será

exibida no tamanho correto.

Somente após o upload da imagem que o usuário consiguirá fazer o cadastro da Nota Fiscal de Serviços

Eletrônica.

Após o cadastro será exibida uma mensagem de sucesso informando o protocolo gerado. Esta Nota Fiscal

de Serviços Eletrônica irá para o status “Aguardando Entrada no SANF”, e será disponibilizada para o fluxo

de aprovação da Oi dentro de um período de 30 minutos à 1 hora.

2.2.1.2 Nota Fiscal Eletrônica de Material

Para o cadastro manual de uma Nota Fiscal Eletrônica de Material o usuário deve acessar a funcionalidade

“Upload do XML da NFe”.

Ao acessar esta funcionalidade será exibida a tela para o envio do XML referente a esta Nota Fiscal

Eletrônica de Material, conforme é exibida na Figura 10. Nesta tela o usuário deverá selecionar o arquivo

XML da Nota Fiscal Eletrônica de Material em seu computador para fazer o upload para o Portal.

Figura 10 - Tela - Upload do XML de NF-e de Material



Após realizar o upload do XML, os dados da Nota Fiscal Eletrônica de Material serão exibidos para

conferência e o usuário terá os seguintes campos obrigatórios para preenchimento, conforme ilustrado na

Figura 11:


desejado.





Figura 11 - Tela - Cadastro Manual de NF-e de Material

Após o cadastro, será exibida a mensagem de sucesso do cadastro, exibindo o protocolo gerado para a

Nota Fiscal Eletrônica de Material em questão.

A imagem do DANFE, referente ao XML cadastrado, será criada automaticamente para a equipe de análise

da Oi. Entretanto esta imagem não estará disponível para consulta no Portal.

A Nota Fiscal Eletrônica de Material cadastrada ficará no status “Aguardando Entrada no SANF” e será

disponibilizada para o fluxo de aprovação da Oi dentro de um período de 30 minutos à 1 hora.

Após o cadastro da Nota Fiscal Eletrônica de Material, o DANFE da mesma deverá ser encaminhado para o

Protocolo Fiscal (conforme endereços na seção 6.2) com o número do protocolo gerada pelo sistema

anotado (sem sobreposição de informação do documento), para sua guarda física.



2.2.2 Cadastro de Nota Fiscal Eletrônica em Lote

O Portal permitirá o cadastro em lote tanto de Notas Fiscais Eletrônica de Serviços quanto as Notas Fiscais

Eletrônica de Material.

2.2.2.1 Nota Fiscal Eletrônica de Serviço

O cadastro das Notas Fiscais Eletrônica de Serviços deverá ser realizado em duas etapas.

A primeira etapa é a carga do arquivo contendo as informações das Notas Fiscais Eletrônica de Serviços.

Para isto deverá ser utilizada a funcionalidade “Cadastro em Lote de Notas Fiscais” na qual deverá ser feito

o upload de um arquivo no formato texto (TXT) contendo os registros referentes as Notas Fiscais de

Serviços Eletrônica de acordo com o layout definido no definido no arquivo em anexo

LayoutLotesNotasFiscais.xls.

O cadastro e retorno desta funcionalidade são semelhantes ao descrito na seção 2.1.2, sendo que o campo

“Documento Eletrônico” (no layout do arquivo LayoutLotesNotasFiscais.xls) deverá estar preenchido com o

valor “S”.

Após o cadastro, será exibo uma tela que conterá os protocolos gerados referentes as Notas Fiscais de

Serviços Eletrônica que tiverem sucesso em sua importação. As Notas Fiscais de Serviços Eletrônica ficarão

no status “Cadastrado no Portal / Ag Entrega do Doc Físico no Protocolo - Upload Imagem” até concluir o

seu cadastro (upload da imagem).

A segunda etapa é o envio das imagens das Notas Fiscais de Serviços Eletrônica cadastradas. O upload das

imagens será possível através da funcionalidade “Upload de Imagens de NFe de Serviço”, conforme Figura

12.

As imagens que serão enviadas para o Portal deverão estar no formato PDF, sendo necessariamente uma

Nota Fiscal de Serviços Eletrônica por cada arquivo PDF. Todos os arquivos PDF devem, obrigatoriamente,

estar compactadas em um arquivo no formato ZIP.

A nomenclatura de cada arquivo PDF (referente a Nota Fiscal de Serviços Eletrônica) deverá ser:

Data de Emissão (sem barras e espaços) / CNPJ (sem barras, ponto e traços) / Número NF.

Ex: Nota Fiscal Número 25, fornecedor com CNPJ 11.111.111/1111-11 e data de emissão 15/01/2012 o

nome do arquivo será: 150120121111111111111125.pdf.

O usuário deve selecionar o arquivo e realizar o envio.



Figura 12 - Tela – Inclusão do Arquivo com Imagens da NFe

Caso o usuário insira um arquivo com formato diferente de ZIP o sistema enviará a seguinte mensagem: “O

Arquivo enviado precisa ser um Arquivo ZIP”.

Caso o usuário insira um ZIP contendo outros tipos de arquivos diferente de PDF, o sistema realizará o

upload do arquivo ZIP, porém, a relação das imagens enviadas estará zerada e os estes arquivos serão

ignorados.

Caso o usuário insira um ZIP cujos arquivos não possuem a nomenclatura padrão, o sistema realizará o

upload, porém, na relação das imagens enviadas será exibida a mensagem: “Arquivo fora do padrão”.

O tamanho total do arquivo enviado não poderá ultrapassar 5MB.

Após o upload o sistema irá exibir a relação dos arquivos PDF e quais protocolos os mesmos foram

vinculados. A Figura 13 ilustra esta situação.

Figura 13 - Tela - Upload em Lote Imagens NFS-e



Onde os arquivos:

• 0903201210900666000150580.pdf vinculou com o protocolo 200005181;





• 0903201210900666000150585.pdf não tinha NFS-e cadastrada, número 5185, ou a mesma já

recebeu a imagem;

• 0903201210900666000150586.pdf não tinha NFS-e cadastrada, número 5186, ou a mesma já

recebeu a imagem.

Após a vinculação da imagem com o protocolo correspondente, a Nota Fiscal de Serviços Eletrônica passará

para o status “Aguardando Entrada no SANF” e será disponibilizada para o fluxo de aprovação da Oi dentro

de um período de 30 minutos à 1 hora.

2.2.2.2 Nota Fiscal Eletrônica de Material

O cadastro das Notas Fiscais Eletrônica de Material deverá ser realizado em duas etapas.

A primeira etapa é o envio dos arquivos XML’s referentes às Notas Fiscais Eletrônicas de Material através

da funcionalidade “Upload de XML de NFe de Material em Lote”. Esta funcionalidade permitirá que o

usuário envie vários arquivos XML referentes as Notas Fiscais Eletrônicas de Material compactados em um

arquivo no formato ZIP, conforme ilustra a Figura 14.

Figura 14 - Tela - Upload de XML de NFe's de Material em Lote

Não existe padrão para a nomenclatura dos arquivos enviados.

O Fornecedor buscará no computador e incluirá o arquivo que será enviado à Oi.

O usuário deve selecionar o arquivo e realizar o envio.

O tamanho total do arquivo enviado não poderá ultrapassar 5MB.

Após o upload, será exibido o resultado da importação de cada arquivo XML informando o protocolo

gerado ou o motivo do não processamento do mesmo, conforme exibido na Figura 15.



Figura 15 - Tela - Resultado Upload de XML de NFe's de Material em Lote

Após o cadastro, os protocolos gerados referentes aos arquivos XML que foram importados com sucesso

ficarão no status “NFe de Material Aguardando Dados Complementares” até a inclusão dos dados

complementares das mesmas (Gestor e os Pedidos/Itens).

A segunda etapa é a carga do arquivo contendo as informações complementares (Gestor e Pedido/Itens)

referente a cada Nota Fiscal Eletrônica de Material carregada na primeira etapa. Para isso será necessário

gerar os registros das Notas Fiscais Eletrônicas de Material em um arquivo no formato texto (TXT) de

acordo com o layout definido no arquivo em anexo LayoutLotesNotasFiscais.xls.

O cadastro e retorno serão semelhantes ao descrito na seção 2.1.2, sendo que o campo “Documento

Eletrônico” (layout contido no arquivo LayoutLotesNotasFiscais.xls) deverá estar com o valor “S”

preenchido, e o campo “Chave de acesso NFe” preenchido com o a Chave de Acesso do XML

correspondente. A vinculação dos dados importados do XML com os carregados nesta etapa se dará

através da Chave de Acesso da NFe.

Após o envio do arquivo, será exibida uma tela com o resultado das importações, conforme Figura 16. Para

as Notas Fiscais Eletrônicas de Material que tiverem sucesso no seu cadastro, o sistema exibirá o protocolo

no qual os dados complementares foram adicionados (o mesmo protocolo gerado na primeira etapa). As

Notas Fiscais Eletrônicas de Material que não tiveram os XMLs carregados, o sistema exibirá a seguinte

mensagem: “NFe de Material sem UPLOAD de XML”.



Figura 16 - Tela - Resultado Cadastro dados Complementares NFe de Material

Após o cadastro dos dados complementares, as Notas Fiscais Eletrônicas de Material cadastradas passarão

para o status “Aguardando Entrada no SANF” e serão disponibilizadas para o fluxo de aprovação da Oi

dentro de um período de 30 minutos à 1 hora.

Após o cadastro da Nota Fiscal Eletrônica de Material, o DANFE da mesma deverá ser encaminhado para o

Protocolo Fiscal (conforme endereços na seção 6.2) juntamente com a etiqueta do protocolo gerada pelo

sistema (conforme instruções na seção 3.3) para sua guarda física.

3. Pesquisa

3.1 Pesquisar Notas Fiscais Cadastradas Por Protocolo

A funcionalidade “Pesquisar Notas Fiscais Cadastradas Por Protocolo” (Figura 17) permite a busca relativa

à nota fiscal, informando apenas o número do protocolo.



Figura 17 - Tela - Principal

Após preencher o número do protocolo, o usuário deverá clicar em “Pesquisar”, conforme visto na Figura

18.

Figura 18 - Tela – Pesquisa Nota Fiscal pelo Protocolo

Em caso de sucesso, o sistema exibe os dados da Nota, como ilustrado na Figura 19. Caso a Nota Fiscal não

tenha entrado no fluxo de aprovação da OI, o usuário terá a opção de cancelá-la através da aba “Cancelar”.

Caso a Nota Fiscal seja uma nota Física e a mesma esteja no status “Cadastrado no Portal / Ag Entrega do

Doc Físico no Protocolo - Upload Imagem”, será exibido também o link para a geração da Etiqueta do

Protocolo da Nota Fiscal.



Figura 19 - Tela – Exibir Nota Fiscal

3.2 Pesquisar Notas Fiscais Cadastradas Por Situação/Data

Essa funcionalidade permite a busca relativa à nota fiscal, informando o intervalo do Número do

Documento, Status, Data Inicial e Data Final(Data de Emissão), conforme Figura 20.

Figura 20 - Tela – Pesquisa Nota Fiscal por Situação/Data

É obrigatório o preenchimento ou do Número do Documento ou os campos Data Inicial e Data Final.

O resultado pode ser visualizado em HTML (no sistema - Figura 21) ou em uma planilha Excel (Figura 22).

Os campos Data deverão ser informados no formato dd/mm/aaaa.

Após o preenchimento dos dados o usuário deverá clicar em “Pesquisar”.



Figura 21 - Tela – Resultado em HTML da Pesquisa Nota Fiscal por Situação/Data

Em caso de sucesso, o sistema exibe as notas que compreendem o intervalo de datas e o status

selecionado.

Para o detalhamento das informações quando exibido em HTML, basta clicar em ou na aba Expandir que

haverá uma expansão. Para exibir a nota fiscal, basta clicar em seu número de protocolo.

Figura 22 - Tela – Resultado em Excel da Pesquisa Nota Fiscal por Situação/Data



3.3 Gerar Etiquetas

Essa funcionalidade permite a impressão das etiquetas das Notas Fiscais Físicas cadastradas no Portal e que

ainda se encontram no status “Cadastrado no Portal / Ag Entrega do Doc Físico no Protocolo - Upload

Imagem”.

Para a geração da etiqueta é necessário informar a Data Inicial e Data Final do cadastro das mesmas. As

datas devem estar no formato dd/mm/aaaa hh:mm, conforme mostra a Figura 23.

Figura 23 - Tela – Gerar Etiquetas

As etiquetas são os números dos protocolos com seu código de barras referente de cada Nota Fiscal (Figura

24). As mesmas deverão ser coladas nas respectivas Notas Fiscais Físicas antes da entrega no Protocolo.

Figura 24 - Tela – Etiquetas geradas

4. Correção

Após a nota fiscal cadastrada, caso seja constatado alguma inconsistência de dados pela equipe

responsável da OI, esta nota fiscal poderá ser retornada pela OI para que seja feita a correção da

inconsistência.

As notas fiscais que estão pendentes de correção podem ser visualizadas através da funcionalidade “Notas

Fiscais Aguardando Correção” Figura 25.



Figura 25 - Tela – Principal

Ao clicar neste link, será exibida todas as notas fiscais, para o CNPJ logado no sistema, que estejam

pendentes de correção, conforme Figura 26.

Figura 26 - Tela – Visão das Notas Fiscais Aguardando Correção

Ao selecionar a nota fiscal, clicando em seu número, será exibida os dados da mesma e as abas “Corrigir” e

“Cancelar”, como ilustrado na Figura 27. A aba “Cancelar” permitirá o cancelamento da nota fiscal, caso

seja necessário, enquanto a aba “Corrigir” permitirá a correção das notas fiscais conforme será

apresentado nas seções seguintes.



Figura 27 - Tela – Nota Fiscal "Aguardando Correção pelo Fornecedor"

Será exibido também, juntamente com as informações da Nota Fiscal, o Motivo da Correção e a

Observação inserida pelo Analista da equipe da OI (Figura 28).

Figura 28 - Motivo e Observação para Correção

Somente para as Notas Fiscais que estão aguardando correção será possível a visualização da imagem da

mesma. Isto se dará através do link “Imagem da NF” disponível abaixo dos dados da NF (Figura 28).

Para a visualização da imagem será necessário instalar no computador o visualizador de imagens TIFF

“AlternaTIFF”. Para a instalação, seguir as instruções no site:

http://www.alternatiff.com/



4.1 Correção de Nota Fiscal Física

Para as notas fiscais que forem retornadas para a correção, será permitido a modificação de todos os dados

previamente informados no cadastro. Os dados que estão disponíveis para correção será dependente do

tipo de documento em questão. A Figura 29 ilustra a tela de correção de uma Nota Fiscal de Serviço física.

Figura 29 - Tela – Correção de Nota Fiscal Física

Para estas notas fiscais, será permitido a alteração do seu tipo (mas somente para tipos de documento

físico), conforme aqueles disponíveis para cadastro, sendo necessário preencher os dados necessários para

o tipo em questão.

Caso a correção solicitada seja a alteração da imagem, deverá proceder conforme a seção 4.4.

4.2 Correção de Nota Fiscal de Serviço Eletrônica

As Notas Fiscais de Serviço Eletrônica que estiverem pendentes de correção, será permitido a correção de

todos os campos informados no cadastro, que são os mesmos campos disponíveis para uma Nota Fiscal de

Serviço física (Figura 30).



Figura 30 - Tela – Correção de Nota Fiscal de Serviço Eletrônica

Entretanto para as Notas Fiscais de Serviço Eletrônica não será possível realizar a correção do seu tipo de

documento. Caso seja necessário alterar o tipo do seu documento, será necessário fazer o cancelamento da

nota em questão, e realizar o novo cadastro para o tipo correto do documento.


4.3 Correção de Nota Fiscal Eletrônica de Material

Para Notas Fiscais Eletrônica de Material, será permitido a correção somente dos dados informados no

cadastro dos dados complementares, isto é, o Gestor do documento e o(s) Número(s) do(s)

Pedido(s)/Item(s), conforme Figura 31.



Figura 31 - Tela – Correção de Nota Fiscal Eletrônica de Material

Os dados da nota fiscal que foram preenchidos pelo XML informado no cadastro não poderão ser

modificados. Caso seja necessário, deverá ser feito o cancelamento desta nota e feito um novo cadastro

com o XML com os dados correto.

Também não será permitido a mudança do seu tipo. Caso seja necessário alterar o tipo do documento, será

necessário fazer o cancelamento da nota em questão e realizar um novo cadastro.


4.4 Correção de Imagens ou XML de Notas Fiscais

Não será permitido a correção de imagem ou XML utilizado no cadastro da Nota Fiscal. Caso o motivo de

retorno de uma nota fiscal para a correção seja “IMAGEM ERRADA”, será necessário o cancelamento da

mesma e a realização do cadatro de uma nova Nota Fiscal para a inclusão da imagem ou XML correto.

Caso seja uma Nota Fiscal Física, será necessário o cancelamento da mesma, a criação de um novo cadastro

e o envio da Nota Fiscal Física correta para o Protocolo Fiscal.



5. Outras Funcionalidades

5.1 Alterar Senha

O usuário logado no sistema pode alterar sua senha através do link “Alterar Senha”.

Para a alteração o usuário deve informar sua senha atual, a nova senha e a confirmação da senha (Figura

32).

Figura 32 - Tela – Alterar Senha

6. Informações para Contato / Endereços Protocolos Fiscais

6.1 Atendimento ao Portal – Montreal Informática

Para atendimento em relação a dúvidas e questionamentos sobre o Portal, favor entrar em contato com a

Montreal Informatica através de e-mail ou telefone. Abaixo segue as informações de contato:

• E-mail: [email protected].

• Telefone: (31) 3280-7666.

6.2 Endereço dos Protocolos Fiscais

Abaixo é apresentada a relação de Protocolos Fiscais para a entrega das Notas Fiscais Físicas.

6.2.1 Protocolo PR

AV. Manoel Ribas, 115 – 9° andar – Bairro Mercês -Curitiba – PR - CEP: 80510-020

6.2.2 Protocolo CE

Av. Domingos Olímpio, 2290 - Bairro Otávio Bonfim - Fortaleza/CE - CEP: 60.040-081



6.2.3 Protocolo MG

Rua Giovani José Chiodi, 600, Bairro Novo Eldorado - Contagem-MG - CEP: 32341-510

6.2.4 Protocolo BA

Rua Silveira Martins, 355 - Bairro Cabula - Salvador/BA - CEP: 41150-000

6.2.5 Protocolo RJ

Rua General Bruce, 905 - Bairro São Cristóvão - Rio de Janeiro/RJ CEP: 20921-030

6.2.6 Protocolo SP

Rua Amambaí, 1102 - Bairro: Vila Maria - São Paulo/SP - CEP: 02115-001

6.2.7 Protocolo DF

SCS - Quadra 2 - Bloco E - Projeção 21 - Ed. Brasil Telecom – Sobre Loja - CEP: 70302-903

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