Kátia de Lima Passos Ferreiraresidecoadm@ufjf.edu.br

Residência de Economia e Administração do Hospital Universitário da UFJF – HU/UFJF

OSM: Conceitos gerais

Técnica de fusão das funções administrativas de:

Visa a determinação, implantação, acompanhamento e manutenção de um novo padrão de conduta.

Organização Análise Planejamento

Introdução ao Estudo de O S MO novo conceito de OSM é o desenvolvimento

organizacional, que envolve a atuação do profissional como consultor em planos estratégicos, projetos de mudança organizacional, gestão de negócios, qualidade total e educação empresarial.

O novo O&M assume forma virtual, ligando-se diretamente ao ambiente da TI (Tecnologia da Informação). Neste ambiente, diversos recursos tecnológicos dão suporte à tomada de decisão.

Denominações usuais de OSMOrganização, Métodos e QualidadeOrganização e MétodosAnálise, Sistemas e InformaçõesDesenvolvimento OrganizacionalOrganização, Sistemas, Métodos e InformaçõesPlanejamento e MétodosSistemas AdministrativosAnálise Administrativa

OSM é ... Racionalização Administrativa e OperacionalCriatividadeProcesso de Melhoria ContínuaLuta contra os DesperdíciosSimplificação do fluxo de trabalhoAumento da produtividade

Ferramenta de competitividadeMudança de paradigmasIdentificação dos problemas e busca

de soluçõesTreinamento de usuários / novas

tecnologiasPlanejamento EstratégicoModernidade Organizacional e

Sistêmica

Objetivos Básicos de OSMRacionalizar os processos administrativos

e operacionaisIdentificar os pontos críticos e falhos da

empresa (soluções)Sensibilizar os ativos intelectuais para a

importância dos clientes

Buscar a padronização de métodos e procedimentos (ISO 9000/14000)

Minimizar os custos com a documentaçãoCriar meios para agilizar e eliminar os

ruídos das comunicaçõesPossibilitar a troca de experiências

(“Benchmarking”)Diagrama: O&M – Visão Multi-direcional

O&M

RH

MKT Contabilidade

Contratos

Financeiro Compras

Faturamento

Assistência

UIA

Diagrama: O&M – Visão Multi-direcional

Perfil ProfissionalConhecimentos especializadosPesquisadorFacilidade de relacionamento humanoVersatilidade e visão empresarial Poder de criatividadeCapacidade de análise e síntesePaciência e perseverançaBoa percepçãoReputação profissional

Posição Estrutural do ÓrgãoA unidade de OSM deverá ficar posicionada o mais próximo possível da maior autoridade decisória da empresa.

PRESIDÊNCIA

ADMINISTRAÇÃO PRODUÇÃO MARKETING

O S M

O Processo de Mudança

1ª Fase A Mudança Pessoal

(Eu quero e irei conseguir)2ª Fase A Iniciativa da Empresa

(Ela quer e irá conseguir)3ª Fase A Mudança Propriamente Dita

(Nós queremos e iremos conseguir)

A Qualidade na Estrutura Organizacional

Estrutura organizacional: Resultado do planejamento da empresa, sendo seus limites delineados de acordo com os objetivos, metas e projetos propostos nos níveis estratégico, tático e operacional.

Acredita-se que uma empresa terá uma estrutura organizacional de qualidade se os seus processos estiverem mapeados com objetividade, visando atender aos requisitos de seus clientes, independente do modelo organizacional que estiver adotando.

Nos últimos 15 anos, a partir da Globalização e da necessidade de evolução das empresas em produtividade e qualidade, os conceitos e instrumentos de origem em OSM foram absorvidos pela QUALIDADE TOTAL, que atualizou conceitos, agregou novos instrumentos e atribuiu novas nomenclaturas aos instrumentos originais.

Empresa

AcionistasClientes

SindicatosGovernoBancos

Sociedade

ConcorrentesFornecedores

Privilegiar (em relação aos recursos e investimentos) as áreas que mantêm contato direto com os clientes;

Eliminar as atividades que não agregam valor para a empresa, terceirizando-as;

Utilizar o benchmarking para a concepção de um modelo de estrutura mais voltado para resultados do que para as funções;

Modelos de Estruturas Organizacionais

Normalmente toda organização apresenta ou deveria apresentar alguma forma de estruturação interna, a qual estabelece as regras básicas para a realização de seus objetivos.

As empresas não adotam um único tipo de estrutura organizacional; na realidade, fazem uma mesclagem dos diversos modelos pelos diversos setores organizacionais.

Estruturas ClássicasConhecidas como piramidais, são aquelas aplicadas há muito tempo, normalmente utilizadas por empresas comerciais e produtoras de bens e serviços.

Estruturas Pós-clássicasÉ um avanço da estrutura clássica.

Estruturas ModernasSão aquelas mais recentes, normalmente utilizadas em empresas de planejamento, pesquisa, construção civil e organizações que possuem departamentos específicos de desenvolvimento de projetos.

Estruturas Pós-modernasSão estruturas dinâmicas e altamente mutáveis, que se adaptam com rapidez e facilidade à conjuntura do mercado consumidor, oferecendo resultados e soluções corretas, com a agilidade que os clientes requerem.

Estruturas ClássicasLinearLinear (escalar, hierárquica, vertical ou

militar)

É um tipo de estrutura no qual prevalece a centralização, exigindo chefias autocráticas e com grande conhecimento da organização como um todo, cuja autoridade deve ser implacável, restando aos subordinados obediência e execução das atividades decorrentes de seu trabalho.

A

B C

B1 B2 B3 C1 C2 C3

Estruturas Clássicas – Linear

Estruturas ClássicasFuncional

Funcional

Surgiu em oposição à estrutura linear. Na concepção atual, ela guarda o princípio da especialização proposto por Taylor, onde cada chefia possui amplo domínio sobre determinada área de sua especialização.

Gerência

Geral

Supervisão

Processo

Supervisão

Base documental

Supervisão

Planejamento

Supervisão

Inspeção

Equipe

processo

Equipe

Qualidade

Equipe

controle

Equipe

manutenção

Planejam

Executam

Estruturas Clássicas – Funcional

Estruturas Pós-ClássicasCom base na Função e Divisional

Com base na Função

Graficamente semelhante à estrutura linear, é um modelo em que as atividades análogas, interdependentes se unem ao propósito dominante da empresa, ou seja, são agrupadas em um órgão especifico, constituindo-se em uma grande unidade setorial da organização, a qual se dedica ao desenvolvimento de uma única função.

Estruturas ModernasMatricialMatricial

Estrutura que surgiu com o advento da tecnologia espacial. Apresenta duas características básicas:Com relação à autoridade:Existe uma autoridade hierárquica semelhante à da

estrutura funcional e outra bem específica e direta, que é a da coordenação de cada projeto.

Com relação à mobilidade dos funcionários:Os funcionários são permanentemente vinculados à organização e alocados aos diversos projetos em execução. Concluído o projeto, eles retornam a seus órgãos de origem.

Estruturas Pós-ModernasEstruturas Pós-Modernas

São organizadas horizontalmente e/ou em rede (network structure). Seus integrantes se ligam aos demais diretamente ou através dos que os cercam. O conjunto resultante é semelhante a uma teia de aranha de múltiplos fios ligados entre si, que se espalham para todos os lados, sem que nenhum deles possa ser considerado mais importante, ou representante dos demais.

Análise Funcional / EstruturalÉ o estudo das funções e atividades de

uma empresa, tendo em vista a obtenção de arranjos dessas funções e atividades, de modo a garantir a consecução dos objetivos empresariais.

LevantamentoIdentificar os objetivos da empresaFunções e atividades desenvolvidasIdentificação dos critérios de

departamentalização

AnáliseAvaliar a necessidade das funções e

atividades existentesReconhecer e julgar os critérios de

departamentalizaçãoVerificar se os órgãos conhecem

perfeitamente suas atribuições

O processo de análise funcional / estrutural, na prática, se desenvolve simultaneamente, sendo quase impossível separá-los

Ferramentas para processar a Análise Funcional / Estrutural:

Organograma – possibilitará verificar quais são as unidades componentes da estrutura organizacional e seu posicionamento hierárquico;

Funcionograma – tem o objetivo de verificar se as atribuições de cada unidade são harmônicas com o negócio e a missão da empresa;

Tipos de Autoridade – avaliar o nível de relacionamento entre as diversas unidades organizacionais;

Questionário para Levantamento de Dados – permitirá analisar outras informações colhidas durante a fase de levantamento, bem como, outros documentos descritivos anexados a ele.

Gráficos de organização e controle: Organogramas

Importante salientar que o “novo” organograma deixa de ser um elemento totalmente estático, rígido e segmentado para se transformar em um ponto de referência da estrutura hierárquica da empresa num dado momento organizacional. Nesta nova postura, o organograma deve possuir um caráter dinâmico, ser altamente flexível e funcional, possibilitando uma integração sistêmica e sinérgica entre todos os setores da empresa.

Existem diversos tipos de organograma, sendo o mais utilizado, o clássico (vertical ou retangular)

É o tipo de organograma mais completo e usual, o qual permite melhor entendimento da representação orgânica de uma empresa. Demonstra os órgãos de decisão, de assessoria, operacionais e o posicionamento hierárquico.

Decisão Superior

Decisão Intermediária

Assessoria

Operacionais Operacionais

Decisão Intermediária

Diretoria Diretoria

1

2

Linhas Tracejadas

Para os órgãos que não existem formalmente ou deseja destacá-los, objetivando um estudo isolado.

Manutenção

Ônibus AutomóveisCaminhõesTratores

● Os níveis superiores devem ser, discretamente, maiores que seus subordinados

● Para melhorar a estética usar a forma intercalada na elaboração do organograma clássico

Diretoria

Departamento

Divisão

Serviço

Seção

Setor

Representação das Linhas

Órgãos de decisão – representada por linhas verticais

Órgãos de assessoria – representada por linhas horizontais

Nível dos Órgãos

1º nível – órgãos deliberativos2º nível – órgãos executivos3º nível – órgãos técnicos4º nível – órgãos operacionais

Deliberativos

Executivos

OperacionaisOperacionais

TécnicosTécnicos

Operacionais

Gráfico de planejamento e controle: Cronograma

Cronograma diário:

Cronograma mensal:

Cronograma anual:

Gráficos de processamento: fluxogramas

Fluxograma ou Diagrama de Fluxo:

São representações gráficas de um determinado processo elaborados passo a passo e normalmente apresentam a esquematização gráfica de uma rotina;

Vantagens na utilização de fluxogramas:

1)Possibilitam facilitar o trabalho através da combinação, permutação e/ou eliminação de fases;

2)Possibilitam visualizar, localizar ou eliminar movimentos desnecessários;

3)Possibilitam estudar a obtenção da melhor sequência de fases para um determinado projeto.

“ É importante ressaltar que os fluxogramas procuram mostrar o modo pelo qual as coisas são feitas, e não o modo pelo qual o chefe diz aos funcionários que a façam; não a maneira segundo o qual o chefe pensa que são feitas, mas a forma pela qual o Manual de normas e procedimentos manda que sejam feitas.” Eles são, portanto, uma fotografia real de uma situação estudada.” OLIVEIRA (2001)

Tipos de fluxogramas:

Fluxograma Vertical (ASME): Usado para representar rotinas mais simples;

Fluxograma Horizontal ou Administrativo (ANSE): Destina-se à representação de rotinas de maior complexidade e que pressupõem o envolvimento de diversas unidades de trabalho.

FLUXOGRAMA VERTICAL

FLUXOGRAMA HORIZONTAL

ProcessoDecisão

Arquivo Inicial

Documento Entidade Externa

Sentido do fluxo

Conector de fluxo Conector de página

Utilização da simbologia adotada:

Processo: Representa as ações;

Decisão: Representa situações para as quais são indicadas possibilidades diferenciados de atuação;

Arquivamento: Representa todas as ações que indiquem necessidade de armazenamento de informações;

Inicial/terminal: Representa o início e término de rotinas administrativas e operacionais;

Documento: Representa os documentos utilizados durante a execução de uma determinada rotina;

Entidade externa: Usada para representar graficamente a todas as áreas (internas ou externas) para as quais, mesmo fazendo parte da rotina em estudo, não haja necessidade de explicitar, a sua participação no processo em fase de análise;

Conector de fluxo: Quando houver necessidade de interligar um fluxograma numa mesma página;

Conector de página: Quando houver necessidade de interligar um fluxograma numa outra página;

Sentido de fluxo: Utilizado para representar o sentido do direcionamento do fluxograma.

Conector de fluxo

Conector de página

Muito obrigada!

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