PREFEITURA DA CIDADE DO RIO DE JANEIROrio.rj.gov.br/dlstatic/10112/2756867/4112604/AnexoResolucao1022.pdf · IV - LEVANTAMENTO DE DADOS ... após tabulação e análise dos dados,

PREFEITURA DA CIDADE DO RIO DE JANEIRO CONTROLADORIA GERAL DO MUNICÍPIO

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PESQUISA DE OPINIÃO DO MANUAL DE NORMAS E PROCEDIMENTOS DE CONTROLE INTERNO

SUMÁRIO

I - INTRODUÇÃO ........................................................................................................ 3 II - OBJETIVOS DA PESQUISA.................................................................................. 3 III - DEFINIÇÃO DA POPULAÇÃO E AMOSTRA ....................................................... 4 IV - LEVANTAMENTO DE DADOS............................................................................. 4 V - TABULAÇÃO E ANÁLISE DOS DADOS ............................................................... 5

1 - DISTRIBUIÇÃO POR ÓRGÃO ........................................................................... 6 2 - PERFIL DOS RESPONDENTES........................................................................ 8 3 - RESPOSTAS DO QUESTIONÁRIO ................................................................... 9

VI - RESUMO GLOBAL DA PESQUISA.................................................................... 22 VII – CONCLUSÃO ................................................................................................... 23 VII.1 – QUANTO AOS OBJETIVOS DA PESQUISA................................................. 23 VII.2 – OPORTUNIDADES DE MELHORIA .............................................................. 24 VIII - PLANO DE MELHORIA PARA IMPLEMENTAR AS OPORTUNIDADES......... 25 ANEXO I PLANO DE MELHORIA ANEXO II QUESTIONÁRIO


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I - INTRODUÇÃO

O Manual de Normas e Procedimentos de Controle Interno foi instituído em 1996, através de um levantamento de atividades executadas pelos órgãos na execução orçamentária, junto aos processos administrativos de despesa e aos executores dessas atividades.

Após sua primeira edição e constante atualização, várias mudanças foram efetuadas de forma a tornar sua utilização a mais prática possível, com a inserção de outras rotinas de trabalho, objetivando orientar o gestor público na realização dos procedimentos para a execução da despesa.

Considerando então a necessidade permanente de aperfeiçoamento do Manual, entendemos pertinente a realização de uma pesquisa de opinião entre os usuários, a fim de conhecer o alcance do Manual e buscar subsídios para a proposição de novas melhorias.

A pesquisa de opinião foi escolhida como uma das formas de obtenção desse conhecimento, entre outros meios de acesso ao saber, pois procura conhecer atitudes, pontos de vistas, preferências que os indivíduos têm sobre determinado assunto, e a partir das respostas algumas decisões poderão ser tomadas.

Vale destacar que o objetivo maior é o aperfeiçoamento do Manual. A utilização da pesquisa de opinião será o principal método utilizado para chegar a este objetivo, mas não se descarta a consulta bibliográfica, como forma de obter conhecimento na literatura que possa auxiliar na proposição das melhorias.

II - OBJETIVOS DA PESQUISA

A definição do objetivo da pesquisa visa definir os tópicos que necessitam ser pesquisados delimitando o seu escopo, além de nortear a coleta de dados. Os objetivos foram então assim definidos:

Identificar os níveis de utilização do Manual;

Identificar se as informações constantes do Manual auxiliam os usuários na execução de suas atividades;

Identificar o nível de acesso que o usuário tem ao Manual;

Identificar o conhecimento pelos usuários da atualização do Manual;

Identificar as NOR PRO mais utilizadas; e

Conhecer sugestões de melhorias.


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Com esses objetivos pretendemos obter junto aos usuários as informações relativas às questões descritas, para que possamos, após tabulação e análise dos dados, concluir quais serão as melhorias que poderemos implementar, de forma que o Manual possa orientar o gestor de forma prática, atual e tempestiva, estando acessível para tirar dúvidas na execução das atividades, orientando novos servidores.

III - DEFINIÇÃO DA POPULAÇÃO E AMOSTRA

Para a definição da população e amostra da pesquisa, identificamos as atividades mencionadas no Manual, assim descritas:

Infraestrutura e Logística;

Licitação;

Orçamento;

Emissão de nota de empenho e declaração de conformidade;

SDP.

A diversidade das estruturas organizacionais dos órgãos do Município não permite uma generalização, pois nem todos possuem a mesma estrutura para as mesmas atividades, devido em parte também pela complexidade das mesmas em cada órgão.

Sendo assim, para a definição da população do objeto da pesquisa estimamos um servidor responsável por cada atividade descrita anteriormente. Identificamos 22 órgãos da Administração Direta e 18 órgãos da Administração Indireta e no caso da SME e SMSDC, que possuem órgãos descentralizados que exercem atividades de execução orçamentária, consideramos somente as coordenadorias regionais (10 CRE e 10 CAP respectivamente). Desta forma, estimamos uma população inicial de 300 representantes dessas atividades.

A identificação dos prováveis usuários enquadrados nas atividades descritas ficou por conta do agente facilitador junto à Auditoria Geral, para aos órgãos da Administração Direta e do auditor interno, para as entidades da Administração Indireta, considerando seu conhecimento da estrutura organizacional respectiva.

IV - LEVANTAMENTO DE DADOS

Das técnicas mais comuns em levantamento de dados escolhemos a aplicação de um questionário aos usuários, por alcançar um universo maior. As perguntas formuladas visaram a responder às questões identificadas nos objetivos


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da pesquisa. A maior parte das questões são estruturadas, cujas respostas encontram-se apresentadas em alternativas. Selecionamos também questões não-estruturadas, ou seja, perguntas abertas às quais os entrevistados utilizaram suas próprias palavras.

Para validação do questionário após sua elaboração inicial efetuamos um pré-teste com servidores da CGM e na empresa Riofilme. Após a resposta e apresentação de dúvidas e sugestões por parte dos respondentes, elaboramos a versão final do questionário, constante do Anexo II.

Para distribuirmos o questionário solicitamos, à Auditoria Geral, o auxílio do agente facilitador (na Administração Direta) e do auditor interno (na Administração Indireta). Os agentes e auditores foram inicialmente contactados e informados do nosso projeto e posteriormente receberam e-mail informativo com as instruções para o repasse do arquivo contendo o questionário aos referidos responsáveis.

Recebemos respostas de 251 representantes de atividades que corresponderam a 193 questionários, visto que muitos servidores exercem mais de uma atividade concomitantemente. Atingimos então 83% da população estimada.

O período de levantamento dos dados foi de 05/05/2011 a 31/05/2011.

V - TABULAÇÃO E ANÁLISE DOS DADOS

As respostas ao questionário foram registradas no MS EXCEL e para a tabulação utilizamos o recurso do filtro. As perguntas que possuem respostas livres foram analisadas uma a uma, identificando o tipo de resposta para a tabulação.

Os dados foram então agrupados e estão apresentados em forma de tabelas e gráficos, em percentual, por questão do formulário, além da apresentação do perfil e distribuição por órgão dos respondentes.

Apesar de termos recebido 193 questionários, em alguns casos não foram assinaladas respostas para determinadas questões. Sendo assim, a quantidade de respostas informada no resultado das questões a seguir, pode ser menor que o total de respondentes apurado.


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1 - DISTRIBUIÇÃO POR ÓRGÃO Foram recebidos 193 questionários, sendo 122 de órgãos da Administração Direta e 71 de entidades da Administração Indireta, assim distribuídos: Distribuição dos respondentes por órgão da Administração Direta

CGM 4 3%

CVL 4 3% PGM 5 4% SECONSERVA 1 1% SEPDA 1 1% SERIO 2016 1 1% SESQV 6 5% SMA 1 1% SMAC 1 1% SMAS 12 10% SMC 6 5% SME 28 23% SMF 11 9% SMH 2 2% SMO 4 3% SMPD 4 3% SMSDC 18 15% SMTE 3 2% SMTR 6 5% SMU 4 3% TOTAL DIRETA 122 100%


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Distribuição dos respondentes por entidade da Administração Indireta

CDURP 1 1%

CET RIO 8 11% COMLURB 3 4% FPJ 6 8% GEO RIO 2 3% GUARDA MUNICIPAL 6 8% IMPRENSA DA CIDADE 8 11% IPLANRIO 3 4% IPP 5 7% MULTIRIO 3 4% PLANETÁRIO 1 1% PREVIRIO 2 3% RIOCENTRO 3 4% RIOFILME 5 7% RIOLUZ 5 7% RIOTUR 6 8% RIOURBE 3 4% RIOZOO 1 1% TOTAL 71 100%


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2 - PERFIL DOS RESPONDENTES

O respondente deveria assinalar a atividade exercida conforme as descritas abaixo ou assinalar outra, caso não houvesse alternativa. Assim, um mesmo servidor poderia se enquadrar em mais de uma atividade.

Emissor de declaração 54 22% Infraestrutura e Logística 47 19% Orçamento 47 19% Gestor de SDP 45 18% Comissão de Licitação 37 15% Outras 21 8% Total 251 100%

Grande parte dos respondentes assinalaram mais de uma função exercida, dentre as que foram descritas no questionário, totalizando um número maior que o total de questionários respondidos.


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3 - RESPOSTAS DO QUESTIONÁRIO QUESTÃO 1 VOCÊ CONSULTA O MANUAL? Sempre no início do procedimento 8 4% Só no caso de dúvidas 136 70% Só no caso de atualização 13 7% Nunca consulta 36 19% Total 193 100% Para a análise dessa questão identificamos no questionário o tempo de exercício na Prefeitura e na atividade do respondente, a fim de avaliar se esse tempo influenciaria na resposta à questão.

Quanto aos 19% que não consultam o Manual, o tempo médio de exercício na Prefeitura é de 17 anos e na atividade é de 6 anos.

Os que consultam o Manual o tempo médio de exercício na Prefeitura é de 15 anos e na atividade é de 5 anos.

Podemos concluir que o tempo de exercício não é um fator que faça o respondente não consultar o Manual, devido a sua experiência no serviço público, uma vez que a diferença do tempo entre os que consultam e os que não consultam não é significativa.

Entretanto, observamos que daqueles que declararam que não consultam o Manual, 80% não tinham conhecimento do mesmo.


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Distribuição das Consultas entre os Perfis de Atividades

Consulta Não consulta

Emissor de declaração 43 21% 11 26% Gestor de SDP 41 20% 4 10% Infraestrutura e Logística 40 19% 7 17% Orçamento 37 18% 10 24% Comissão de Licitação 31 15% 6 14% Outros 17 8% 4 10% Total 209 100% 42 100%

Podemos verificar que as atividades de Emissor de Declaração de Conformidade e Gestor de SDP estão como as que mais consultam o Manual. Já as que menos consultam estão o Assessor de Orçamento e também o Emissor de Declaração de Conformidade. Consulta por Perfil de Atividade Total Consulta Não consultam Gestor de SDP 45 91% 9% Infraest. e Logística 47 85% 15% Comissão de Licitação 37 84% 16% Emis. de declaração 54 80% 20% Outros 21 81% 19% Orçamento 47 79% 21%

Em outra análise, podemos observar que por atividade exercida, o Gestor de SDP é que mais consulta o Manual, proporcionalmente.


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QUESTÃO 2

QUAL A FORMA UTILIZADA PARA

CONSULTA?

Impresso 61 39% Tela do Computador 93 60% Não tem acesso 2 1% Total 156 100%


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QUESTÃO 3

EXISTE DIFICULDADE DE ACESSO DO MANUAL NA INTERNET?

Não 129 82% Sim 28 18% Total 157 100% Dificuldades Informadas Os destaques referentes às dificuldades de acesso foram: Tipo de resposta Quant. Percentual

Dificuldade de acesso à rede 3 19%

Pouca velocidade na Internet 4 25%

Problemas de acesso à Internet

4 25%

Acesso difícil ao Manual no site

5 31%

Total 16 100% Dos respondentes que declararam dificuldade no acesso ao Manual na internet (28), somente 16 (57%) relataram o tipo, cuja resposta era aberta, sem alternativas predefinidas. Destes, 31% declararam dificuldade de encontrar o ícone / link do Manual na página da CGM. Os demais podemos considerar que as dificuldades informadas referem-se à questão de infraestrutura de informática, o que pode afetar também outros tipos de comunicação, por exemplo, o diário eletrônico, não sendo deficiência aplicada exclusivamente ao Manual.


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QUESTÃO 4 COM QUAL FREQUÊNCIA UTILIZA O MANUAL?

Diariamente 5 3% Uma vez a cada semana 3 2% Uma vez em cada quinzena 4 3% Uma vez em um mês 7 4% Não sabe a frequência 137 88% Total 156 100% Dos respondentes que não sabem a freqüência com que utilizam o Manual, 86% o utilizam em caso de dúvidas, justificando o fato de uma frequência não específica.

QUESTÃO 5 EM QUAIS ITENS VOCÊ BUSCA INFORMAÇÕES?

Diretrizes 33 7% Procedimentos 130 29% Fluxogramas 47 10% Glossário 23 5% Formulários 70 15% Legislação Aplicável 115 25% Índice 37 8% Total 455 100% O item mais consultado é “Procedimentos”. Os menos consultados foram o “Glossário” e as “Diretrizes”. No que se refere às Diretrizes, pelo fato de conter informações auxiliares aos “Procedimentos”, fizemos uma análise, buscando entender o baixo índice (7%). Verificamos que todos aqueles que não a consultam (93%), marcaram que consultam o item “Legislação Aplicável”, indicando uma preferência em consultar a legislação completa, do que as partes selecionadas que compõem as Diretrizes.


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QUESTÃO 6

CONSULTA AOS PROCEDIMENTOS

POR MEIO DE:

Descrição detalhada 57 38% Fluxograma 2 1% Ambas 91 61% Total 150 100%

Esta questão visou avaliar o meio de utilização do Manual. 38% dos respondentes não consultam os procedimentos através dos fluxos, mas 61% utilizam tanto o fluxo como a descrição detalhada dos procedimentos.

QUESTÃO 6.1

QUAL O MOTIVO PELA NÃO UTILIZAÇÃO DO FLUXOGRAMA?

Preferência pela detalhada 50 91% Desconhecimento 1 2% Não entende a simbologia 3 5% Outro 1 2% Total 55 100%

Dos 57 respondentes que não utilizam o fluxograma, destacamos 50 que declaram o motivo pela não utilização a preferência pela descrição detalhada.


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QUESTÃO 7

ORIENTA AO SERVIDOR NOVO PARA CONSULTAR O MANUAL?

Sim 120 78% Não 33 22% Total 153 100%


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Questão 8 QUAIS NORMAS

VOCÊ CONSULTA? NOTA PERC.

Dispensa de Licitação 102-02 145 7% Licitação 102-01 124 6%

Solicitação de Despesa 101 121 5% Contratação da Despesa 103 117 5%

Liquidação de Despesa 104 104 5% Penalidades 201 100 5%

SDP Solicitação 302 100 5%

SDP Aplicação 303 115 5% SDP Prestação de Contas 304 120 5%

SDP Autorização 301 95 4% SDP Substituição 305 93 4%

SDP Encerramento 306 99 4% Pagamento da Despesa 105 74 3%

Glossário 100 57 3% Glossário 300 69 3%

Solicitação de Diárias 401 64 3% Conce e utiliz. de Diárias402 75 3%

Conce. e utilz. Passagens403 75 3% Glossário 200 50 2% Glossário 400 37 2%

Bens Móveis Acréscimo 501 47 2% Bens Móveis Acr. SDP 502 42 2%

Bens Móveis Acr. Doação 503 49 2% Bens Móveis Acr. Supervin.504 35 2% Bens Móveis Baixa Desuso 505 44 2% Bens Móveis Baixa Extravio 506 38 2%

Bens Móveis Transf unid. 507 37 2% Bens Móveis Transf órgãos 508 45 2%

Glossário 500 31 1% 2202 100%

Consulta à NOR PRO

0%

1%

2%

3%

4%

5%

6%

7%


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O respondente poderia marcar mais de uma alternativa. Foram apresentadas todas as NOR PRO´S e o respondente atribuía a nota 0 quando não consultava a NOR PRO, a nota 1 quando consulta as vezes e a nota 2 quando consultava muito. A nota final de cada NOR PRO é o somatório das notas atribuídas por cada respondente. No quadro demostrado anteriormente, verificamos que as NOR PRO´S mais consultadas foram a 102 01 (Licitação) e 102 02 (Dispensa e Inexigibilidade) e que as NOR PRO´S menos consultadas foram as do Tomo 500. Destacamos no quadro abaixo as NOR PRO´S que tiveram nota acima de 100.

NOR PRO NOTA PERC.

Seleção para Contratação

Dispensa 145 7% Seleção para Contratação

Licitação 124 6% Solicitação de Despesa 121 5%

SDP Prestação de Contas 120 5% Contratação da Despesa 117 5%

SDP Aplicação de Recursos 115 5% Liquidação da Despesa 104 5%

Penalidades a Contratados 100 5% SDP Solicitação de Recursos 100 5%


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QUESTÃO 9 O MANUAL REFLETE OS

PROCEDIMENTOS

PREVISTOS NA LEGISLAÇÃO? Sim 153 99% Não 2 1% Total 155

QUESTÃO 10

COMO SABE DA ATUALIZAÇÃO DO

MANUAL? Diário Oficial 44 28% Site da CGM 27 17% Por Outro Servidor 13 8% Diário e Site 63 40% Não fica sabendo 9 6% Total 156 100%


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QUESTÃO 11 ACHA ÚTIL DESTAQUE DAS MUDANÇAS?

Sim 154 99% Não 1 1% Total 155 100%

Quase a totalidade dos respondentes consideram útil o destaque das alterações do Manual em cada atualização, indicando que seria um ponto de auxílio na identificação dos procedimentos alterados.

QUESTÃO 12 O MANUAL É DESCRITO DE FORMA QUE FACILITA O

ENTENDIMENTO? Sim 151 98% Não 3 2% Total 154 100%


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QUESTÃO 13 O MANUAL CUMPRE ADEQUADAMENTE A FUNÇÃO DE ORIENTAÇÃO?

Sim 150 97% Não 4 3% Total 154 100%

As respostas negativas consideraram que o Manual deixa dúvidas, sendo “indispensável atrelar uma capacitação” e “O Manual facilita para quem o conhece, entretanto a urgência em vários procedimentos não permite nos aprofundar em estudo e pesquisa”.

QUESTÃO 14 ACHA NECESÁRIO UM CANAL DE COMUNICAÇÃO?

Sim 174 95% Não 10 5% Total 184 100%

Grande maioria entendeu necessário o estabelecimento de um canal de comunicação.

Acha necessário um canal de comunicação?

95%

5%

SimNão


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QUESTÃO 15 QUE OUTRAS ROTINAS GOSTARIA QUE FOSSEM INCLUÍDAS NO MANUAL?

Tipo Quant. Convênios 4 Tributos 4 Rotinas do FINCON 2 Prestação de Contas do Ordenador 2 Registro de Preços 2 Maiores esclarecimentos sobre dispensa e inexigibilidade 2 Contratação de OS 2 Alterações e formalizações de contrato 2 Certidão de inteiro teor 1 Sindicância Administrativa 1 Pagamento de inscrição no exterior 1 Execução de certames 1 Total 24

QUESTÃO 16 SUGESTÕES E COMENTÁRIOS INFORMADOS.

Sugestões Quant.

Recebimento de email para as mudanças ocorridas 8 Canal para tirar dúvidas 7 Cursos para aplicação do Manual/atualização/reuniões/debates

7

Destaque das alterações ocorridas 5 Possibilidade de download completo 4 Arquivos PDF em modo editável 3 Total 34

Comentários Quant.

As rotinas do Manual estão adequadas 6 Recorre a outras fontes de informação por não utilizar o Manual 5 Parabenização pela iniciativa da pesquisa 4 Tomou conhecimento do Manual pela pesquisa 3 Total 18

Obs.: Dos itens da questão acima, constatamos que os usuários carecem de um canal com a CGM, no qual possam receber e-mail para as mudanças ocorridas e tirar dúvidas, bem como solicitam curso para aplicação/ atualização do Manual.


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VI - RESUMO GLOBAL DA PESQUISA

Apresentamos a seguir quadro resumo da pesquisa, demonstrando para cada questão aplicada a maior incidência, com o percentual respectivo.

QUESTÃO MAIOR RESPOSTA %

1. VOCÊ CONSULTA O MANUAL? Somente quando tenho dúvidas quanto aos procedimentos previstos no Manual.

70%

2. PARA CONSULTAR O MANUAL, QUAL DAS FORMAS ABAIXO VOCÊ MAIS UTILIZA?

Consulto o Manual diretamente na tela do computador

60%

3. EXISTE DIFICULDADE NO ACESSO AO MANUAL NA INTERNET?

Não 82%

4. COM QUAL FREQUÊNCIA VOCÊ VEM UTILIZANDO O MANUAL?

Não sei a frequência, mas utilizo sempre que preciso

88%

5. QUANDO VOCÊ CONSULTA O MANUAL, EM QUAIS ITENS VOCÊ BUSCA INFORMAÇÕES?

Procedimentos 29%

6. VOCÊ CONSULTA SEMPRE OS PROCEDIMENTOS DO MANUAL POR MEIO: 6.1 NO CASO DE RESPOSTA “A” QUAL O MOTIVO PARA NÃO UTILIZAÇÃO DO FLUXOGRAMA?

A descrição detalhada e do fluxograma Prefiro ler pela descrição detalhada

61%

91%

7. QUANDO HÁ INGRESSO DE UM NOVO SERVIDOR NO SETOR PARA DESENVOLVER ROTINAS QUE ESTÃO DESCRITAS NO MANUAL, ELE É ORIENTADO A CONSULTAR O MANUAL PARA CONHECER OS PROCEDIMENTOS QUE DEVERÁ OBSERVAR?

Sim 78%

8. QUAIS AS NORMAS QUE VOCÊ CONSULTA? Numere de 0 a 2 sendo:

0 – não consulta 1 – consulta às vezes 2 – consulta sempre

NOR – PRO – 102 – 02 – Dispensa e inexigibilidade

7%

9. O MANUAL REFLETE OS PROCEDIMENTOS PREVISTOS NA LEGISLAÇÃO DE FORMA A AUXILIAR NA EXECUÇÃO DA PRÁTICA?

Sim 99%


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QUESTÃO MAIOR RESPOSTA %

10. COMO VOCÊ SABE DA ATUALIZAÇÃO DO MANUAL?

Pelo diário oficial e pelo site 40%

11. QUANDO OCORRER ATUALIZAÇÃO DO MANUAL VOCÊ ACHA ÚTIL QUE SE DESTAQUE AS MUDANÇAS OCORRIDAS?

Sim 99%

12. O MANUAL É DESCRITO DE FORMA QUE FACILITA O ENTENDIMENTO DOS PROCEDIMENTOS DESCRITOS?

Sim 98%

13. VOCÊ CONSIDERA QUE O MANUAL CUMPRE ADEQUADAMENTE A FUNÇÃO DE ORIENTAR O DESENVOLVIMENTO DAS ROTINAS PARA QUE SEJAM REALIZADAS DE FORMA CORRETA?

Sim 97%

14. VOCÊ ACHA NECESSÁRIO UM CANAL DE COMUNICAÇÃO (ENDEREÇO VIA E-MAIL, POR EXEMPLO) PARA QUE OS USUÁRIOS DO MANUAL ENCAMINHEM CRÍTICAS / SUGESTÕES / COMENTÁRIO?

Sim 95%

VII – CONCLUSÃO

VII.1 – QUANTO AOS OBJETIVOS DA PESQUISA

Considerando os objetivos da pesquisa podemos chegar a algumas conclusões:

Quanto ao nível de utilização do Manual

Com um percentual que alcançou 81% de utilização do Manual pelos respondentes, podemos concluir que o Manual tem um bom nível de utilização. Entretanto, observando os motivos pelos quais os 19% não utilizam o Manual podemos concluir que falta uma maior disseminação entre os servidores da PCRJ. No que diz respeito a sua indicação a outro servidor obteve-se um índice de 78%, podendo ser melhorada com uma ampliação da disseminação.


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Quanto às informações constantes do Manual auxiliarem os usuários na execução de suas atividades

Com um percentual de 97%, os respondentes entendem que o Manual cumpre sua função de orientação.

Mas houve sugestões de inclusões de outras rotinas, além da necessidade de um canal de comunicação para tirarem dúvidas.

99% dos respondentes declararam que o Manual reflete os procedimentos previstos na legislação.

Mas foram relatados casos de divergência de procedimento entre a declaração de conformidade da PGM e da CGM, que serão analisados. Outro ponto relatado foi que pelo fato de alguns procedimentos terem sido baseados na Administração Direta, pode ter dificuldades na aplicação pelos órgãos da Administração Indireta (TOMO 500).

Quanto ao nível de acesso que o usuário tem ao Manual

60% dos respondentes declararam que acessam o Manual diretamente na tela do computador e 82% declararam que não encontram dificuldades no acesso pela Internet.

Entretanto, 18% dos respondentes relataram terem dificuldades de acesso ao Manual na Internet, o que pode contribuir para diminuir a sua utilização.

Quanto ao conhecimento da atualização do Manual

94% dos respondentes declararam que ficam sabendo da atualização do Manual, seja por diário oficial, site ou outro servidor. Somente 6% declararam que não ficam sabendo.

Quanto as NOR PRO mais utilizadas

Foi possível identificar que a NOR PRO mais utilizada refere-se aos procedimentos de Seleção para Contratação da Despesa, seja por licitação ou dispensa e inexigibilidade. As menos consultadas ficaram concentradas no TOMO que trata de Bens Móveis.

VII.2 – OPORTUNIDADES DE MELHORIA

Com as respostas ao questionário, podemos identificar algumas oportunidades de melhorias, que serão abordadas no plano de melhoria a seguir:

1) Melhorar a disseminação do Manual;

2) Melhorar o acesso ao Manual;


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3) Destacar as atualizações realizadas no Manual;

4) Reavaliar a apresentação das Diretrizes do Manual;

5) Implementar novas rotinas no Manual.

VIII - PLANO DE MELHORIA PARA IMPLEMENTAR AS OPORTUNIDADES

Do total de 193 respondentes, 42% (quarenta e dois por cento) fizeram comentários ou deram sugestões. Desta forma, das respostas às questões objetivas e análise das sugestões e comentários, elaboramos um plano de melhorias, apresentado no Anexo I, o qual foi aprovado pela Comissão de Controle Interno - CONINT, em 11 de agosto de 2011, e que será detalhado em planos de ação respectivos.

Rio de Janeiro, 29 de setembro de 2011.

______________________________________

MÔNICA NASCIMENTO MAGALHÃES

Assistente I – CG / ATRIC

___________________________________________

DENISE SANTOS P. DA CONCEIÇÃO FERREIRA

Assistente II - CG / ATRIC

De acordo.

___________________________________

MÁRCIA ANDRÉA PERES

Assessora Chefe – CG / ATRIC


ANEXO I

PLANO DE MELHORIA


OPORTUNIDADE DE MELHORIA

AÇÃO OBJETIVO ÓRGÃOS ENVOLVIDOS

ETAPAS PRODUTOS GERADOS

1.1 Apresentar resultado da pesquisa

Informar aos usuários dos resultados da pesquisa do Manual.

ATRIC Realizar evento de apresentação.

Convocar servidores.

Evento realizado

1.2 Estabelecer um canal de comunicação com os usuários do Manual para que encaminhem críticas, sugestões e comentários.

Possibilitar ao usuário do Manual receber informações sobre a atualização do Manual, dentre outras informações, bem como para que encaminhem críticas, sugestões e comentários.

GTIL CGM

ATRIC

Criar e-mail específico para o Manual;

Cadastrar grupos de usuários;

Informar aos usuários o estabelecimento de canal;

Acompanhar mudanças de profissionais nos grupos de usuários.

E-mail implantado

Grupo de usuários cadastrados

1 - Melhorar a disseminação do Manual junto aos usuários.

1.3 Enviar informações sobre o Manual.

Manter os servidores informados sobre o Manual de Normas.

ATRIC Enviar resumo dos objetivos do Manual para grupos de usuários;

Elaborar “Orientação CGM” sobre o Manual.

Informações disseminadas

2 – Melhorar o acesso ao Manual.

2.1 Melhorar a opção de download do Manual.

Disponibilizar ao usuário a realização de download dos arquivos do Manual de forma completa, por Tomo ou individual, dependendo da sua necessidade.

ATRIC

ACS

Preparar arquivo completo do Manual e por TOMOS zipados;

Encaminhar para a ACS;

Disponibilizar no site.

Arquivo completo do Manual zipado disponível no site.





2.2 Colocar formulários em arquivo editável.

Possibilitar ao usuário utilizar os arquivos de formulários em sua rotina.

ATRIC

ACS

Preparar arquivos dos formulários em word e/ou excel;

Encaminhar para ACS;

Disponibilizar no site

Arquivos disponibilizados no site

3.1 Incluir no site da CGM informações com os destaques das atualizações realizadas.

Auxiliar aos usuários do Manual na identificação das alterações do manual.

ATRIC

ACS

Estabelecer modelo de informação das atualizações através da adaptação do relatório de alterações atualmente produzido;

Disponibilizar no site

Destaques no site de atualizações disponibilizados

3 - Destacar as atualizações realizadas no Manual

3.2 Informar aos usuários as atualizações

Auxiliar aos usuários do Manual na identificação das alterações do manual.

ATRIC Enviar por e-mail as informações sobre as alterações efetuadas.

E-mail sobre atualização enviado

4 - Reavaliar a necessidade de realocação das informações incluídas nas Diretrizes visto o percentual baixo de utilização

Estudo sobre a estrutura de Diretrizes do Manual de Normas

Avaliar forma de suprir os usuários do Manual de informações necessárias ao seu dia a dia sobre as legislações aplicáveis.

ATRIC Realizar estudo sobre nova forma de apresentar as diretrizes.

Diretrizes reformuladas

5 – Implementar Submeter à aprovação da

Obter aprovação para CONINT Realizar reunião da Novas rotinas





novas rotinas CONINT a implementação de novas rotinas

implementação de novas rotinas CONINT;

Aprovar implementação;

Realizar plano de ação para elaboração de novas rotinas.

definidas


ANEXO II

QUESTIONÁRIO


QUESTIONÁRIO Nome: Cargo:

Órgão/Setor: Data: / /2011

E mail:

Atividade atual exercida: ( a ) Gestor de SDP ( b ) Comissão de Licitação/Pregoeiro ( c ) Infraestrutura e logística ( d ) Emissor de declaração de conformidade ( e ) Orçamento ( f ) Outro ______________

Tempo de Prefeitura: Tempo na atividade atual no setor : As questões abaixo visam obter do entrevistado opinião sobre o Manual de Normas e Procedimentos de Controle Interno, publicado pela Controladoria Geral do Município, com o objetivo de seu aprimoramento. Se for de seu interesse poderemos enviar o resultado da pesquisa. Para tanto, será necessário que se identifique. Entretanto, solicitamos o preenchimento do campo “Atividade atual exercida” para que possamos segmentar o resultado. Obrigada pela colaboração!

FORMAS DE CONSULTA AO MANUAL

1) VOCÊ CONSULTA O MANUAL?

a) (__) Sempre que inicio um procedimento previsto e durante todo o seu fluxo até sua conclusão

b) (__) Somente quando tenho dúvidas quanto aos procedimentos previstos no Manual

c) (__) Somente quando há atualizações no Manual

d) (__) nunca consulto

SE A RESPOSTA PARA QUESTÃO ANTERIOR FOR A LETRA “D”, PASSE PARA A PERGUNTA 14.

2) PARA CONSULTAR O MANUAL, QUAL DAS FORMAS ABAIXO VOCÊ MAIS UTILIZA? Marque somente uma alternativa.

a) (__) Mantenho o material impresso e imprimo as atualizações

b) (__) Consulto o Manual diretamente na tela do computador

c) (__) Não tenho acesso ao Manual e peço para outro servidor imprimir para consulta

3) EXISTE DIFICULDADE NO ACESSO AO MANUAL NA INTERNET?

a) (__) Não

b) (__) Sim


Qual? ____________________________________________________________________

NÍVEL DE UTILIZAÇÃO DO MANUAL

4) COM QUAL FREQUÊNCIA VOCÊ VEM UTILIZANDO O MANUAL?

a) (__) Diariamente

b) (__) Uma vez a cada semana

c) (__) Uma vez em cada quinzena

d) (__) Uma vez em um mês

e) (__) Não sei a frequência, mas utilizo sempre que preciso

5) QUANDO VOCÊ CONSULTA O MANUAL, EM QUAIS ITENS ABAIXO VOCÊ BUSCA

INFORMAÇÕES? Marque tantos quantos forem utilizados

a) (__) Diretrizes

b) (__) Procedimentos

c) (__) Fluxogramas

d) (__) Glossário

e) (__) Formulários

f) (__) Legislação aplicável

g) (__) Índice 6) VOCÊ CONSULTA SEMPRE OS PROCEDIMENTOS DO MANUAL POR MEIO:

a) (__) somente da descrição detalhada

b) (__) somente do fluxograma

c) (__) da descrição detalhada e do fluxograma

6.1) NO CASO DE RESPOSTA “A” NA QUESTÃO ANTERIOR, QUAL O MOTIVO PARA NÃO UTILIZAÇÃO DO FLUXOGRAMA? Marque tantas quantas forem as razões.

a) (__) Prefiro ler pela descrição detalhada

b) (__) Desconheço como efetuar a leitura


c) (__) Não entendo a simbologia

d) (__) Outro __________________________________________________________ 7) QUANDO HÁ INGRESSO DE UM NOVO SERVIDOR NO SETOR PARA DESENVOLVER

ROTINAS QUE ESTÃO DESCRITAS NO MANUAL, ELE É ORIENTADO A CONSULTAR O MANUAL PARA CONHECER OS PROCEDIMENTOS QUE DEVERÁ OBSERVAR?

a) (__) Sim b) (__) Não

8) QUAIS AS NORMAS QUE VOCÊ CONSULTA? Numere de 0 a 2 sendo:

0 – não consulta 1 - consulta as vezes 2 – consulta sempre

Execução Orçamentária

a) (__) NOR - PRO - 101 - Solicitação de Despesa

b) (__) NOR - PRO - 102 - 01 - Concorrência, tomada de preços, convite e pregão

c) (__) NOR - PRO - 102 - 02 - Dispensa e inexigilidade

d) (__) NOR - PRO - 103 - Contratação de despesa

e) (__) NOR - PRO - 104 - Liquidação da despesa

f) (__) NOR - PRO - 105 - Pagamento da despesa

g) (__) Glossário - Tomo 100

Aplicação de Penalidades

h) (__) NOR - PRO - 201 - Penalidades aplicadas aos contratados

i) (__) Glossário – Tomo 200

Sistema Descentralizado de Pagamentos

j) (__) NOR - PRO - 301 - SDP Autorização e implantação

k) (__) NOR - PRO - 302 - SDP Solicitação de recursos

l) (__) NOR - PRO - 303 - SDP Aplicação dos recursos

m) (__) NOR - PRO - 304 - SDP Prestação de contas

n) (__) NOR - PRO - 305 - SDP Encerramento

o) (__) NOR - PRO - 306 - SDP Substituição de Gestor(es)

p) (__) Glossário – Tomo 300


Diárias e Passagens

q) (__) NOR - PRO - 401 - Solicitação de Despesa - Diárias

r) (__) NOR - PRO - 402 - Concessão e utilizaçao de diárias

s) (__) NOR - PRO - 403 - Concessão e utilizaçao de passagens

t) (__) Glossário – Tomo 400

Bens Móveis

u) (__) NOR - PRO - 501 - Acréscimo de bens móveis adquiridos através de compra via execução orçamentária – Administração Direta

v) (__) NOR - PRO - 502 - Acréscimo de bens móveis adquiridos através de compra via SDP - Administração Direta

w) (__) NOR - PRO - 503 - Acréscimo de bens móveis adquiridos através de doação - Administração Direta

x) (__) NOR - PRO - 504 - Acréscimo de bens móveis adquiridos através de superveniência ativa - Administração Direta

y) (__) NOR - PRO - 505 - Baixa de bens móveis em decorrência de desuso, imprestabilidade ou obsolescência - Administração Direta

z) (__) NOR - PRO - 506 - Baixa de bens móveis em decorrência de extravio ou dano - Administração Direta

aa) (__) NOR - PRO - 507 - Transferência de bens móveis entre unidades administrativas de secretarias diferentes - Administração Direta

bb) (__) NOR - PRO - 508 - Transferência de bens móveis entre unidades administrativas da mesma secretaria - Administração Direta

cc) (__)Glossário – Tomo 500

9) O MANUAL REFLETE OS PROCEDIMENTOS PREVISTOS NA LEGISLAÇÃO DE FORMA A

AUXILIAR NA EXECUÇÃO DA PRÁTICA?

a) (__) Sim b) (__) Não

9.1) EM CASO NEGATIVO – POR QUÊ? Procure exemplificar com um caso prático

______________________________________________________________________

ATUALIZAÇÃO DO MANUAL

10) COMO VOCÊ SABE DA ATUALIZAÇÃO DO MANUAL?


a) (__) Somente pelo diário oficial b) (__) Somente pelo site da CGM

c) (__) Por outro servidor

d) (__) Pelo diário oficial e pelo site

e) (__) Não fica sabendo

11) QUANDO OCORRER ATUALIZAÇÃO DO MANUAL VOCÊ ACHA ÚTIL QUE SE DESTAQUE AS MUDANÇAS OCORRIDAS?

a) (__) Sim b) (__) Não

CLAREZA E ORIENTAÇÃO DO MANUAL

12) O MANUAL É DESCRITO DE FORMA QUE FACILITA O ENTENDIMENTO DOS

PROCEDIMENTOS DESCRITOS?

a) (__) Sim

b) (__) Não 12.1) EM CASO NEGATIVO – POR QUÊ?

______________________________________________________________________

13) VOCÊ CONSIDERA QUE O MANUAL CUMPRE ADEQUADAMENTE A FUNÇÃO DE ORIENTAR

O DESENVOLVIMENTO DAS ROTINAS PARA QUE SEJAM REALIZADAS DE FORMA CORRETA?

a) (__) Sim b) (__) Não

13.1) EM CASO NEGATIVO – POR QUÊ?

______________________________________________________________________


CANAL DE COMUNICAÇÃO

14) VOCÊ ACHA NECESSÁRIO UM CANAL DE COMUNICAÇÃO (ENDEREÇO VIA E-MAIL, POR EXEMPLO) PARA QUE OS USUÁRIOS DO MANUAL ENCAMINHEM CRÍTICAS / SUGESTÕES / COMENTÁRIO?

a) (__) Sim b) (__) Não

SUGESTÕES

15) QUE OUTRAS ROTINAS GOSTARIA QUE FOSSEM INCLUÍDAS NO MANUAL?

_____________________________________________________________________

16) COMENTÁRIOS ADICIONAIS E SUGESTÕES ADICIONAIS

____________________________________________________________________

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