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ATUAÇÃO DA COMISSÃO DE HABILITAÇÃO CADASTRAL Edição/Revisão:

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Novembrol/05

Prefeitura da Cidade do Rio de Janeiro Secretaria Municipal de Administração Coordenadoria Geral do Sistema de Infra-estrutura e Logística

RESPONSABILIDADES NOME MATRÍCULA DATA

Elaboração Iacy da Silva Assis 11/095.860-3 Novembro/05

Aprovação Maria Cristina Costa Oliveira 11/114.903-8 Novembro/05

REVISÃO Número Data

HISTÓRICO DAS ALTERAÇÕES

00 Novembro/04 Emissão inicial.

01 Novembro / 05 Ajustes na metodologia, na classificação das atividades e na elaboração da ata

1. Objetivo Estabelecer orientações a serem seguidas pelas Comissões de Habilitação Cadastral da A/CSIL quando da análise da documentação das empresas que tenham interesse em constar do cadastro da PCRJ. 2. Referências normativas Lei Federal nº 8.666/93 Normas de Procedimentos para Cadastramento de Empresas Resolução CGM nº 331 PR-06 Cadastramento de Empresa. 3. Definição A Comissão de Habilitação Cadastral, denominada CHC, tem como função a análise da documentação apresentada pelas empresas, objetivando o registro no Cadastro de Fornecedor e/ou Prestador de Serviços, ou no Registro Geral do Cadastro de Empreiteiros no âmbito da PCRJ, bem como sua classificação em categorias (bens e serviços) segundo o seu objetivo social. 4. Requerimento O requerimento deverá ser formalizado em formulário padrão instituído pelas Normas de Procedimentos para Cadastramento de Empresas, onde estão previstas as seguintes situações: 4.1 Inscrição no Cadastro Solicitação de inclusão no cadastro da PCRJ (Fornecedor e/ou Prestador de Serviços ou Empreiteiro), a partir da qual é gerado um número de registro para a empresa. 4.2 Renovação Cadastral

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Solicitação de renovação do cadastro (recadastramento) que deverá ser efetuada pela empresa 30 (trinta) dias antes de expirar a validade de seu certificado de registro cadastral. 4.3 Alteração ou Atualização de Dados Cadastrais Solicitação de alteração ou atualização de qualquer dado registrado ou não no certificado da empresa (Ex.razão social, endereço, ramo de atividade, quadro societário ou diretoria, capital social, patrimônio líquido, responsável técnico, etc.) 4.4 Aditamento Solicitação de inclusão de novo(s) grupo(s) e/ou classe(s) e/ou código(s) de atividade(s) de serviço(s) no Certificado de Registro Cadastral. 5. Metodologia 5.1 Condições gerais 5.1.1 A análise pelas Comissões de Habilitação Cadastral da documentação de empresas deve ter como base os documentos exigidos por lei, indicados nas Normas de Procedimentos para Cadastramento de Empresas.

5.1.2 Para toda documentação entregue pela empresa devem ser verificados: a) Se os documentos são originais ou cópias autenticadas por cartório competente ou por servidor

devidamente identificado. Documentos com várias folhas, todas têm que estar autenticadas. A autenticidade dos documentos emitidos via INTERNET deve ser verificada no endereço eletrônico indicado no mesmo.

b) A validade dos documentos que deve estar expressamente determinada, caso contrário considerar-se-á 90 (noventa) dias, conforme Normas de Procedimentos para Cadastramento de Empresas.

c) Os documentos quando exigirem assinatura, esta deve estar legível e acompanhada da respectiva identificação (em carimbo ou impressa no documento).

5.1.3 Caso seja observada alguma incongruência na documentação, a Comissão deve solicitar esclarecimento por escrito à empresa, lembrando que qualquer informação complementar deverá ser encaminhada em papel timbrado (da empresa), com assinatura, de pessoa autorizada, identificável. 5.1.4 Deve ser verificado o preenchimento correto de todos os campos do formulário “Solicitação de Registro Cadastral”.

5.1.5 Em hipótese alguma poderá ser deferido o pedido de registro cadastral sem que toda a documentação exigida seja apresentada. 5.1.6 Na eventualidade de qualquer documento não ser emit ido na esfera municipal ou estadual, deverá ser anexada declaração emitida pelo órgão co mpetente, com a informação correspondente . 5.1.7 Os requerimentos efetuados pelas empresas deverão ser cuidadosamente analisados e quando negados, as justificativas devem constar em ata no campo indicado para registros.

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5.2 A análise realizada pela Comissão de Habilitação Cadastral compreende a verificação da documentação quanto a: 5.2.1 Análise da Situação Econômico-Financeira

a) Balanço e Demonstração de Resultado do Exercício

- Verificar a identificação e assinaturas do contador e do sócio ou diretor da empresa, no caso de

limitada ou empresa individual ou a publicação em jornal de grande circulação, em se tratando de Sociedade Anônima, quando exigível.

- Confrontar o valor do Capital Social com o valor discriminado no Contrato Social ou Ata de Assembléia Geral;

- Verificar o valor do Patrimônio Líquido;

- Calcular o Índice de Liquidez Corrente;

- Calcular o Índice de Liquidez Geral;

- Verificar o resultado do exercício (se lucro ou prejuízo) e seu reflexo no balanço patrimonial;

- O registro na Junta Comercial ou no Registro Civil de Pessoas Jurídicas é facultativo.

Obs.: A empresa optante do simples , amparada por legislação específica, está dispensada de escrituração contábil, no entanto para efeito de cadastramento deverá apresentar balanço patrimonial. Empresa recém constituída (com menos de um ano de existência) está dispensada de apresentação de balanço patrimonial e demonstração contábil, desde que não exigível.

b) Documentos Cartoriais (Certidões)

- Certidões Negativas de Falências e Concordatas e Interdições e Tutelas (para empresas sediadas

no município do Rio de Janeiro as do 1º, 2º, 3º e 4º Ofícios do Registro de Distribuição e 1º e 2º Ofícios de Registro de Interdições e Tutelas)

- Declaração do Foro indicando quais os Cartórios ou Ofícios de Registros e suas competências, para empresas sediadas fora do município do Rio de Janeiro.

5.2.2 Análise da Regularidade Fiscal

a) Âmbito Federal - Comprovante de Inscrição e Situação Cadastral no Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica (CNPJ)

ou no Cadastro de Pessoas Físicas (CPF), quando for o caso;

- Certidão Negativa de Débitos de Tributos e Contribuições Federais;

- Certidão Quanto à Dívida Ativa da União - Negativa

- Certidão Negativa de Débito (CND) - Previdência Social;

- Certificado de Regularidade do FGTS (CRF);

- Certidão Negativa de Infrações Trabalhistas à Legislação de Proteção à Criança e ao Adolescente ou declaração emitida pela própria empresa (nos termos do Decreto Municipal nº 23.445 publicado no D.O.Rio de 26/09/2003)

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b) Âmbito Estadual - Comprovante de Inscrição e Situação Cadastral ou Cartão de Inscrição Estadual – Cadastro de

Contribuintes do ICMS;

- Certidão Negativa ICMS ou a de Não Contribuinte, se for o caso;

- Certidão emitida pela Dívida Ativa Estadual, quando necessário. c) Âmbito Municipal - Alvará de Localização ou Auto de Licença de Localização e Funcionamento (endereço atualizado);

- Taxa específica para renovação de alvará, atualizada (exercício vigente);

- Comprovante de Inscrição e Situação Cadastral ou Cartão de Inscrição Municipal – Cadastro de Contribuintes do ISS;

- Certidão Negativa ISS ou a de Não Contribuinte, se for o caso;

- Certidão emitida pela Dívida Ativa Municipal, quando necessário.

Atenção!

Nas certidões referentes a quitações de tributos deve ser observado o seguinte:

- Certidão Negativa – situação ok

- Certidão Positiva com Efeito de Negativa – situação ok

- Certidão Positiva – situação irregular. O cadastro não pode ser concedido

- Certidão de Regularização – verificar se há débitos inscritos em Dívida Ativa, em caso positivo solicitar também a certidão emitida pela Procuradoria da esfera correspondente.

5.2.3 Análise da Qualificação Técnica

- Certidão de regularidade com o Conselho de Classe competente, vinculando o responsável técnico

à empresa;

- Certidão de Acervo Técnico, emitida pelo CREA e atestados de capacidade técnica, no caso de empresas do ramo de engenharia;

- Relação dos equipamentos de propriedade da empresa, assinada por sócio ou pessoa autorizada.

Obs.: Quando as certidões de regularidade apresentadas tiverem sido emitidas por Conselhos Regionais de Classe que não compreendam a área do Estado do Rio de Janeiro, deverão ser visadas pelo órgão correspondente neste estado.

5.2.4 Análise da Habilitação Jurídica

- Procuração estabelecendo poderes para assinar pela empresa, quando for o caso.

- Contrato Social e/ou Alteração(ões) Contratual(ais), com o devido registro, destacando principalmente as seguintes informações:

o Razão Social

o Endereço da sede (com alvará compatível)

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o Objetivo social

o Quadro Societário e percentual de cotas

o Capital Social

o Encerramento do exercício financeiro

o Administração da Sociedade

- Atas de Assembléia Geral Ordinária (AGO) e Extraordinária (AGE) e Estatuto Social – para sociedades anônimas e cooperativas, com o devido registro e publicação, esta última quando exigível, onde deverá ser observado:

o Razão Social

o Endereço

o Objetivo social

o Quadro de Acionistas e quantidade de ações (S.A.) ou Admissão e Saída de Cooperados (Cooperativas), com as respectivas qualificações.

o Capital Social

o Encerramento do exercício financeiro

o Eleição de Diretoria

Algumas alterações contratuais ou estatutárias exigem atualização imediata de alguns documentos.

Impacto imediato de algumas alterações:

o Razão Social - CNPJ / Alvará / Cartão de Inscrição Municipal atualizar certificado

o Endereço da sede - CNPJ / Alvará / Cartão de Inscrição Municipal atualizar certificado

o Objetivo social - Alvará / Cartão de Inscrição Municipal atualizar certificado

o Quadro Societário ou de Acionistas (ver representante) - assinatura em documentos e declarações atualizar certificado

o Capital Social - balanço patrimonial, quando exigível / certidões em que figure este valor atualizar certificado

o Administração da Sociedade - assinatura em documentos e declarações.

Nas atas de assembléia geral devem ser sempre verificadas com atenção as deliberações, como por exemplo: aprovação das contas e balanço do exercício anterior, eleição de diretoria e para que período, aumento de capital social, alteração de endereço, alteração no quadro de cooperados ou acionistas (identificação e distribuição das cotas ou ações), alteração de razão social e alteração do objetivo social.

No caso de cooperativas, a lista de presença dos cooperados deve ser apresentada junto com a ata de assembléia geral.

- Regimento Interno e outros exigíveis por legislação própria.

- Requerimento de empresário, para empresa individual OBS: Verificar se existe outra empresa entre os sócios ou acionistas, observando o percentual de cotas ou ações, respectivamente.

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QUADRO COMPARATIVO (documentos exigidos para análise da habilitação jurídica e econômico-financeira)

INDIVIDUAL

LIMITADA

SOCIEDADE ANÔNIMA

COOPERATIVA

1. Requerimento de Empresário emitido pelo Departamento Nacional de Registro do Comércio, da Secretaria de Desenvolvimento da Produção, do Ministério do Desenvolvimento, Indústria e Comércio Exterior.

1. Contrato Social - registro ou 2. Contrato Social + Alteração(ões) – registro ou 3. Alteração Consolidando o Contrato Social – registro

1. Ata de Assembléia Geral Ordinária (AGO) (realizada em um dos quatro primeiros meses do ano) – publicação e registro. 2. Ata de Assembléia Extraordinária (AGE), se houver – publicação e registro. * As publicações podem constituir-se em Extrato de Ata , conforme legislação própria. 3. Estatuto Social em vigor e Ata de Assembléia que o aprovou. 4. Ata em que conste a eleição da diretoria – publicação e registro.

1. Ata de Assembléia Geral Ordinária (AGO) – registro. *Exigível a do exercício vigente se a solicitação for recebida após 30 de abril. 2. Ata de Assembléia Extraordinári a (AGE), se houver – registro. 3. Ata em que conste a eleição da diretoria – registro. 4. Estatuto Social em vigor e Ata de Assembléia que o aprovou. 5. Regimento Interno e Regimento de fundos em vigor e Ata de Assembléia que os aprovou.

1. Balanço Patrimonial 2. Demonstração de Resultado do Exercício

1. Balanço Patrimonial 2. Demonstração de Resultado do Exercício 3. Termo de Abertura e Encerramento do livro caixa - registro

1. Balanço Patrimonial (publicação) 2. Demonstração de Resultado do Exercício (publicação) 3. Parecer de auditores independentes , quando for o caso (publicação)

1. Balanço Patrimonial 2. Demonstração de Resultado do Exercício 3. Termo de Abertura e Encerramento do livro caixa - registro

5.2.5 Análise da Documentação Complementar A documentação complementar é anexada quando a atividade exercida pela empresa assim o exigir, sendo que esta relação constitui anexo da Norma de Procedimento para Cadastramento de Empresas fornecedoras de bens ou prestadoras de serviços.

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6. Classificação das Atividades A Classificação das atividades corresponde à indicação dos grupos e classes dos materiais que a empresa está autorizada a comercializar e tem como base a Lista de Classificação de Materiais (CLASSIMAT) e os códigos relacionados aos serviços que executa, referenciados na Lista de Códigos de Serviços que se diferencia em Serviços em Geral e Obras e Serviços de Engenharia (específica para empreiteiros). As atividades bem como os grupos e classes a elas correlacionadas e que dizem respeito a bens de consumo e permanentes, estão definidas em tabela própria no SIGMA, que deve ser atualizada pelas Comissões de Habilitação Cadastral, segundo a necessidade. Telas e Relatórios (definições):

F005T – Tabela de Atividades (cadastramento) F006T – Atividade x Classes (cadastramento) F005C – Consulta Atividades F005R – Relatório Atividades F006R – Classes por Atividades

O alvará de localização e funcionamento é o documento norteador da classificação e pode ter como instrumentos acessórios listas de materiais fornecidos e serviços oferecidos pela empresa, catálogos de produtos, etc., no caso de empreiteiros também é utilizada a Certidão de Pessoa Jurídica emitida pelo CREA. Algumas atividades de serviços em geral exigem que a empresa e o responsável técnico possuam registro em Conselho de Classe, esta exigência poderá ser consultada na tela F004C no SIGMA. 7. Exigências As exigências estipuladas pela Comissão de Habilita ção Cadastral constituem-se em condições para prosseguimento e deferimento do pedido e devem ser formuladas através de fax dirigido à empresa que deverá atendê-la no prazo estipulado, sob pena de cancelamento de seu pedido. Quando a exigência consistir em informação, a mesma terá que ser prestada pela empresa em papel timbrado e assinado por pessoa autorizada. Qualquer documento solicitado e recebido pela Comissão deverá ser anexado à pasta com a informação da data do recebimento e a identificação do servidor (rubrica e matrícula), obedecido a letra “a” do subitem 5.1.2 da presente Instrução de Trabalho. 8. Elaboração da Ata A ata constitui-se no registro, em formulário próprio, do resultado da análise efetuada pela Comissão de Habilitação Cadastral do que foi apresentado pela empresa quando da sua solicitação de registro, de renovação ou de alteração ou atualização de seu cadastro.

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8.1 Classificação das Atas 8.1.1 Quanto à natureza do pedido (já definidos anteriormente):

- Cadastramento - Recadastramento - Aditamento - Alteração ou Atualização de Dados Cadastrais

8.1.2 Quanto ao tipo:

- Deferimento – quando a empresa atendeu a todas as exigências legais para cadastramento. - Indeferimento – quando a empresa não atendeu a todos os requisitos legais para cadastramento. - Cancelamento – quando a empresa deixou de atender à(s) exigência(s) formulada(s) pela

Comissão, dentro do prazo estabelecido. 8.1.3 Quanto ao ramo de atividade: Em função do ramo de atividade as atas diferenciam-se no que diz respeito aos campos reservados à classificação das atividades as quais a empresa está habilitada a exercer. Para as atividades de comércio e/ou indústria são destinados os campos de CÓDIGO(S) DE ATIVIDADE(S), GRUPO(S) e CLASSE(S), para as atividades de serviço o campo CÓDIGO(S) DO(S) SERVIÇO(S). As atas de deferimento dos pedidos formulados por empresas pertencentes aos ramos compreendidos entre 01 e 07 possuem campos para CÓDIGO(S) DE ATIVIDADE(S), GRUPO(S), CLASSE(S) E CÓDIGO(S) DE(S) SERVIÇO(S), as referentes ao ramo 08 possuem apenas campo para CÓDIGO(S) DE(S) SERVIÇO(S). Relembrando os ramos de atividade: 01 – Indústria 02 – Comércio 03 – Prestação de Serviço 04 – Indústria e Comércio 05 – Indústria e Prestação de Serviço 06 – Comércio e Prestação de Serviço 07 – Indústria, Comércio e Prestação de Serviço 08 – Empreiteiros Obs.: O ramo 99 é o ramo atribuído inicialmente à empresa, somente para efeito de lançamento dos primeiros dados no SIGMA e será alterado posteriormente pela Comissão de Habilitação Cadastral, quando do deferimento do pedido e cadastramento da ata na tela F110T. 8.2 Registros As atas de deferimento devem ter obrigatoriamente os seguintes registros: - De identificação da empresa – razão social, CNPJ e número do certificado.

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- De realização da reunião – data e hora. - De ramo de atividade – indicação do ramo em que se insere a empresa (01 a 08). - De classificação das atividades – código(s) de atividade(s), grupo(s), classe(s) e código(s) de

serviço(s) que variam quanto ao preenchimento em função da(s) atividade(s) executada(s) pela empresa.

- De ocorrências – anotações de todos os fatos relevantes ocorridos durante o processo de análise da Comissão e que serviram de suporte à sua decisão. Também devem ser informadas as condições, caso existam, para a entrega do Certificado de Registro Cadastral (Ex.: A apresentação de documento atualizado).

As atas de indeferimento ou de cancelamento do pedido não possuem campos referentes à classificação das atividades e o campo de registro de ocorrências deve conter informação clara e consistente do motivo da negativa ou cancelamento da solicitação. 8.3 Vias A ata deve ser emitida em duas vias, original e cópia , sendo a primeira anexada à pasta da empresa e a segunda arquivada com a Comissão que a emitiu. 9. Parecer Técnico Os representantes da Secretaria Municipal de Obras e da Controladoria Geral do Município, membros efetivos da Comissão de Habilitação Cadastral de Empreiteiros, devem emitir parecer específico com os dados que consubstanciem a análise técnica. 10. Sistema Informatizado O SIGMA – Sistema de Informações Gerenciais de Materi al – Módulo Cadastro de Empresas possui telas específicas para lançamento dos dados constantes da ata ou não e que figurarão no Certificado de Registro Cadastral, a saber: F110T F104T F105T F106T F107T F108T F112T

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F110T - Cadastra Certificados de Empresa

Nesta tela são incluídos alguns dados constantes da ata. É recomendável que primeiro seja realizada consulta a partir do nº do CNPJ/CPF, quando então o sistema trará os dados relativos a Razão Social , Ramo de Atividade , se ativo, Ramos em Atividade (caso a empresa esteja cadastrada em outro ramo) e Nº do Certificado. Escolher a espécie através da caixa de lista (Atualização Cadastral / Cadastramento / Recadastramento / Aditamento / Indeferimento) Preencher :

Ramo de atividade Data e horário da ata Datas início e fim do período da validade – serão fornecidas automaticamente pelo sistema a partir da data da ata. Observações – informações que devem constar em campo correspondente no certificado. Exemplos: “ Empresa com _____% de capital estrangeiro.” “ Alteração de dados cadastrais em __ / __ / __.” “ Aditamento em __ / __ / __.” “ Grupo ou Classe ______ exceto ________________.” “ Grupo ou Classe ______ somente ________________.” “Sócia empresa estrangeira representada no Brasil por ________________________________, CPF ______________.”

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“ A empresa deverá apresentar novo alvará a partir de __ / __ / __, sob pena de cancelamento do certificado.” “ Sócio(s) em comum com a(s) empresa(s) ......................................” (indicar a razão social ou o CNPJ)

Obs.: A empresa poderá ser cadastrada em mais de um ramo, observando sempre as combinações do ramo 01 ao 07 com o ramo 08. Tela F104T – Cadastra Sócios

Para inserção dos dados dos sócios de uma empresa realizar primeiro consulta a partir do CNPJ. Para cada sócio preencher: Tipo de Assinatura Nome CPF ou CNPJ Cargo Percentual de participação no capital social da empresa Escolher CPF ou CNPJ e registrá-lo Obs.: Utilizar o contrato social como fonte de consulta. Se os dados já estão registrados, efetuar conferência.

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Tela F105T – Cadastra Atividades para Empresa

Para inserção do(s) código(s) de atividade(s) de uma empresa realizar primeiro consulta a partir do CNPJ Para incluir atividade(s): Escolher, através do caixa de lista, o ramo de atividade Digitar o(s) código(s) da(s) atividade(s) Obs1.: Se os dados já estão registrados, efetuar conferência. Obs2.: No caso de empreiteiro esta tela não é preenchida.

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Tela F106T – Cadastra Grupos / Classes para Empres a

Para inserção do(s) grupo(s) e classe(s) de uma empresa realizar primeiro consulta a partir do CNPJ. Para incluir grupo(s) e classe(s): Escolher, através do caixa de lista, o ramo de atividade Digitar o(s) código(s) dos grupos(s) e da(s) classe(s) Obs.1: Se os dados já estão registrados, efetuar conferência. Obs2.: No caso de empreiteiro esta tela não é preenchida.

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Tela F107T – Cadastra Serviços para Empresa

Para inserção do(s) código(s) de serviço(s) de uma empresa realizar primeiro consulta a partir do CNPJ. Para incluir código(s) de serviço(s): Escolher, através do caixa de lista,o ramo de atividade Digitar o(s) código(s) dos grupos(s) e da(s) classe(s) Obs.: Se os dados já estão registrados, efetuar conferência.

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Tela F108T – Cadastra Responsáveis Técnicos, caso a atividade exercida pela empresa o requeira

Para inserção dos dados dos responsáveis técnicos de uma empresa realizar primeiro consulta a partir do CNPJ e depois buscar informação nas certidões de regularidade ou certificados de registro emitidas pelos conselhos competentes. Escolher, através do caixa de lista, ramo de atividade Para cada responsável técnico incluir: Nome CPF Nome do conselho profissional Número do registro no conselho profissional Escolher, através do caixa de lista, a unidade federativa Formação técnica

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Tela F112T – Mudança de Ramo de Atividade

Para mudança do ramo de atividade de uma empresa realizar primeiro consulta a partir do CNPJ, quando então será visualizado o ramo atual. Indicar: Novo ramo Data da mudança Escolher a opção Alteração

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