PREGÃO ELETRÔNICO N ° 040/2020 PROCESSO Nº 256/2020 …€¦ · R u a D o n a L u i z a , 3 1 1 – Bairro: Milionários, Belo Horizonte/MG – C E P 3 0 6 2 0 - 090 Página 1

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PREGÃO ELETRÔNICO N ° 040/2020

PROCESSO Nº 256/2020

OBJETO: Contratação de Empresa especializada em Gestão documental física e eletrônica,

Digitalização e Arquivamento de documentos para o Hospital Metropolitano Doutor Célio de

Castro - HMDCC.

▪ ABERTURA DAS PROPOSTAS ELETRÔNICAS: Dia 02/10/2020 às 09:00 horas.

▪ INÍCIO DA SESSÃO DE LANCES: Dia 02/10/2020 às 10:30 horas.

▪ REFERÊNCIA DE TEMPO: Horário de Brasília.

▪ FORMALIZAÇÃO DE CONSULTAS: As consultas poderão ser formuladas de acordo com o

item 4 deste edital.

▪ PRAZO DA DISPUTA: A etapa inicial de lances será encerrada por decisão do (a) pregoeiro

(a), resguardado o tempo mínimo de 05 minutos, seguindo-se um tempo aleatório de até 30

minutos. O sistema emitirá, durante a disputa, aviso alertando para o fechamento iminente do

pregão.

▪ SITE PARA CONSULTAS: www.licitacoes-e.com.br

▪ SITE DO HMDCC: www.hmdcc.com.br

▪ FONE: (31) 3472-4101/ 3472-4163.

▪ CARTILHA DO FORNECEDOR: Deverá ser de conhecimento prévio de todas as licitantes,

podendo ser impressa por meio do “site” www.licitacoes-e.com.br, por meio do “link”

“Introdução às Regras do Jogo”, para que não ocorram dúvidas de procedimento durante a sessão.

http://www.licitacoes-e.com.br/

http://www.hmdcc.com.br/



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1. PREÂMBULO

O Serviço Social Autônomo – Hospital Metropolitano Doutor Célio de Castro – HMDCC cuja

instituição foi autorizada pela Lei Municipal nº 10.754/14 e foi instituído pelo Decreto Municipal

nº 15.785/14, entidade de direito privado sem fins econômicos, de interesse coletivo e utilidade

pública, torna público que fará realizar procedimento licitatório na modalidade Pregão, por meio

de utilização de recursos da tecnologia da informação – INTERNET, observado o Regulamento

de Compras e Licitação do Hospital Metropolitano Doutor Célio de Castro.

2. DO OBJETO

2.1 Contratação de Empresa(s) especializada(s) em Gestão documental física e eletrônica,

Digitalização e Arquivamento de documentos para o Hospital Metropolitano Doutor Célio de

Castro - HMDCC.

2.2 A contratação será realizada pelos períodos abaixo definidos, podendo ser prorrogados por

interesse das partes, conforme previsto no parágrafo único do Art. 25 do Regulamento de

Compras e Licitação do HMDCC.

2.2.1. Lote I: 11 meses;

2.2.2. Lote II: 180 dias;

2.2.3. Lote III: 36 (trinta e seis) meses.

2.3. Integram a este Edital, para todos os fins e efeitos, os seguintes anexos:

ANEXO I – Termo de Referência e apêndice:

ANEXO II – Declaração de Elaboração Independente de Proposta;

ANEXO III – Modelo de Proposta de Preços;

ANEXO IV – Declaração de Fatos Impeditivos;

ANEXO V – Termo de Confidencialidade e Sigilo -

ANEXO VI – Minuta de Contrato – Lote I

ANEXO VII – Minuta de Contrato – Lote II

ANEXO VIII – Minuta de Contrato - Lote III

Anexo IX – Planilha para composição do preço Lote III

3. DAS DISPOSIÇÕES E RECOMENDAÇÕES PRELIMINARES

3.3. O Pregão Eletrônico será realizado em sessão pública, por meio da INTERNET, mediante

condições de segurança – criptografia e autenticação - em todas as suas fases;

3.4. Os trabalhos serão conduzidos por empregado do Hospital Metropolitano Doutor Célio de

Castro denominado Pregoeiro, mediante a inserção e monitoramento de dados gerados ou

transferidos para o aplicativo Licitações constante da página eletrônica www.licitacoes-e.com.br.

3.5. Regulamento de Compras e Licitação do Hospital Metropolitano Doutor Célio de



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Castro se encontra publicado no site do HMDCC.

4. DO PEDIDO DE ESCLARECIMENTOS E DA IMPUGNAÇÃO DO ATO

CONVOCATÓRIO

4.1. Os pedidos de esclarecimentos, referentes ao processo licitatório, poderão ser realizados

por qualquer pessoa, inclusive por interessados em participar no certame, e deverão ser enviados

ao Pregoeiro, em até três dia úteis anteriores à data fixada para abertura da sessão;

4.1.1. Os pedidos de esclarecimentos deverão ser dirigidos ao Pregoeiro, devendo ser

enviados por meio de INTERNET, no endereço eletrônico [email protected];

4.2. Qualquer pessoa, inclusive os interessados em participar do certame, poderá impugnar os

termos do presente Edital em até dois dias úteis antes da data fixada para abertura da sessão;

4.2.1. O interessado deverá apresentar instrumento de impugnação dirigido ao Pregoeiro,

devendo ser enviados por meio de INTERNET, no endereço eletrônico

[email protected];

4.2.2. Caberá ao Pregoeiro, auxiliado pela área demandante, decidir sobre a

impugnação no prazo de até vinte e quatro horas antes do horário agendado

para abertura da sessão pública.

4.3. Acolhida a impugnação contra o ato convocatório, será definida e publicada no site

www.licitacoes- e.com.br, nova data para realização do certame.

4.3.1. As respostas dos pedidos de esclarecimentos e impugnações serão

divulgadas diretamente no endereço eletrônico www.licitacoes-e.com.br, no

campo Mensagens, por meio do link correspondente ao número deste Edital e

poderão ser acessadas por todas as licitantes.

4.3.2. As respostas aos pedidos de esclarecimentos e impugnações aderem a

este Edital tal como se dele fizessem parte, vinculando o Hospital

Metropolitano Doutor Célio de Castro e os licitantes.

4.4. Qualquer modificação no Edital exige divulgação pelo mesmo instrumento de publicação

em que se deu o texto original, reabrindo-se o prazo inicialmente estabelecido, exceto quando,

inquestionavelmente, a alteração não afetar a formulação das propostas;

4.5. Não serão analisados as impugnações e os pedidos de esclarecimentos apresentados fora

do prazo legal.

mailto:[email protected]

mailto:[email protected]





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5. DA CONDUÇÃO DO CERTAME

5.1. O certame será conduzido pelo Pregoeiro, que terá em especial as seguintes atribuições:

a) coordenar o procedimento licitatório;

b) receber, examinar e decidir as impugnações e consultas relativas ao edital;

c) abrir e conduzir a sessão pública na internet;

d) abrir as propostas de preços, examiná-las e classificá-las para a disputa de lances;

e) conduzir a etapa de lances;

f) julgar a proposta e a habilitação do arrematante;

g) receber, examinar e decidir recurso, encaminhando-o à autoridade competente quando

mantiver sua decisão;

h) declarar o vencedor do certame;

i) adjudicar o objeto, exceto quando, havendo recurso, mantiver a sua decisão, hipótese

em que a adjudicação será feita por autoridade superior;

j) encaminhar o processo devidamente instruído à autoridade competente para

homologação.

5.2. Todas as ações do Pregoeiro serão formalizadas, preferencialmente, via Sistema

Eletrônico.

5.3. Os licitantes serão considerados comunicados das decisões a partir do momento em que

forem disponibilizadas no sistema eletrônico.

6. DAS CONDIÇÕES DE PARTICIPAÇÃO

6.1. Poderão participar deste Pregão os interessados pertencentes ao ramo de atividade

relacionado ao objeto da licitação, conforme disposto nos respectivos atos constitutivos, que

atenderem a todas as exigências, inclusive quanto à documentação, constantes deste Edital e seus

Anexos, e estiverem previamente credenciados perante o sistema do site www.licitacoes-

e.com.br, por meio da opção Acesso identificado, para participação do Pregão Eletrônico.

6.2. Estarão impedidos de participar de qualquer fase do processo, os interessados que se

enquadrem em quaisquer das situações a seguir:

a) estejam cumprindo a penalidade de suspensão temporária imposta pelo Hospital

Metropolitano Doutor Célio de Castro;

b) tenham sido suspensos de participar em licitação e impedidos de contratar com a

Administração ou declarados inidôneos por qualquer esfera do governo;

c) estejam sob falência, recuperação judicial ou extrajudicial, dissolução ou liquidação;

d) cuja pessoa física, sócio (s), dirigente (s), gerente (s) ou empregado, seus respectivos

cônjuges ou companheiros, pertença à Diretoria Executiva, ao Conselho de Administração e

Fiscal do HMDCC, e desvinculados a menos e 06 (seis) meses da data da publicação do

instrumento convocatório;




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e) estejam descumprindo o disposto no inciso XXXIII do art. 7º da Constituição da República

Federativa do Brasil;

f) demais hipóteses de vedação previstas pelo Regulamento de Compras do HMDCC;

6.3. É vedado a qualquer pessoa, física ou jurídica, representar mais de uma Empresa na

presente licitação;

6.4. Cada Empresa apresentará uma só proposta de acordo com as exigências deste Edital e

seus Anexos;

6.5. A licitante arcará integralmente com todos os custos de preparação e apresentação de

sua proposta, independentemente do resultado do procedimento licitatório;

6.6. A participação no certame implica a aceitação, plena e irrevogável, das normas

constantes do presente Edital e dos seus Anexos.

6.7. Facultativamente, as licitantes poderão efetuar visita ao HMDCC para verificar as

condições em que os serviços serão executados, não ensejando a emissão de nenhum

comprovante pela CONTRATANTE, em face do seu caráter não obrigatório;

6.8. A visita poderá ser realizada até 01 (um) dia útil antes da data de abertura da licitação;

6.8.1 O agendamento das visitas deverá ser realizado com o Sr Giovane, através do

telefone (31) 3472-4171, no horário de 08 as 12:00 e 13:00 as 17:00;

6.8.2 Os custos da visita serão de responsabilidade dos licitantes;

6.8.3 Os licitantes se obrigam a não divulgar, publicar ou fazer uso das informações

recebidas durante a visita. A simples participação na visita caracteriza o compromisso

irretratável de guarda do sigilo dos dados colhidos.

6.9. Em nenhuma hipótese o desconhecimento das condições operacionais servirá como

justificativa para a não-execução ou execução irregular dos serviços contratados. Inclusive, ainda

que a visita seja facultativa, é altamente recomendável que seja realizada;

7. DO CREDENCIAMENTO JUNTO AO BANCO DO BRASIL

7.1. Os interessados em participar do Pregão deverão dispor de chave de identificação e senha

pessoal (intransferíveis), obtidas junto às Agências do Banco do Brasil S/A, sediadas no País;

7.2. A chave de identificação e a senha poderão ser utilizadas em qualquer Pregão Eletrônico,

salvo quando canceladas por solicitação do credenciado ou por iniciativa devidamente justificada

do Banco do Brasil S/A;


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7.3. É de exclusiva responsabilidade do usuário o sigilo da senha, bem como seu uso em

qualquer transação efetuada, não cabendo ao Banco do Brasil S/A ou ao Hospital Metropolitano

Doutor Célio de Castro a responsabilidade por eventuais danos decorrentes de uso indevido,

ainda que por terceiros;

7.4. O credenciamento junto ao provedor do sistema implica na responsabilidade da licitante

ou de seu representante legal pelos atos praticados e a presunção de capacidade técnica e

Habilitatória para realização das transações inerentes ao pregão eletrônico.

8. DO ACESSO E DA PARTICIPAÇÃO NO PREGÃO

8.1. O acesso deve ser feito na página inicial do site www.licitacoes-e.com.br, opção “Acesso

Identificado”;

8.2. A participação no Pregão Eletrônico se dará por meio de digitação da chave de

identificação e da senha pessoal do representante credenciado e do subsequente encaminhamento

da proposta de preços, observados data e horário limites estabelecidos;

8.2.1. A licitante deverá obrigatoriamente identificar o tipo de segmento da empresa,

ficando responsável pela legitimidade e veracidade desta informação, sob pena de

aplicação de penalidade prevista no Regulamento de Compras e Licitação do HMDCC;

8.3. O acesso à sala de disputa deve ser feito na página inicial do site www.licitacoes-e.com.br,

opção SALA DE DISPUTA;

8.4. Caberá a cada licitante acompanhar as operações no sistema eletrônico durante todo o

processo do Pregão, desde a publicação até a homologação, ficando responsável pelo ônus

decorrente da perda de negócios diante de sua desconexão ou da inobservância de qualquer

mensagem emitida pelo sistema ou pelo Pregoeiro;

8.4.1. Havendo desconexão do Pregoeiro por prazo superior a 10 (dez) minutos, a sessão

será suspensa e reiniciada somente após comunicação eletrônica encaminhada a todos os

participantes.

9. DO ENCAMINHAMENTO DA PROPOSTA POR MEIO ELETRÔNICO

9.1. A licitante deverá encaminhar a proposta por meio do site www.licitacoes-e.com.br

durante o período inicial e final para acolhimento das propostas, definido no referido site.

9.2. A licitante será responsável por todas as transações que forem efetuadas em seu nome no

sistema eletrônico, assumindo como firmes e verdadeiras suas propostas e lances. O

encaminhamento de proposta pressupõe o pleno conhecimento e atendimento às exigências de

habilitação e demais condições da proposta comercial previstas no Edital e seus Anexos;





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9.2.1. Como referência para a elaboração da sua proposta, a licitante deverá adotar as

informações constantes no Edital e nos seus Anexos.

9.3. Deverão ser apresentadas pelas licitantes o MENOR PREÇO POR LOTE.

9.3.1. Os preços deverão ser ofertados em moeda corrente nacional, considerando os

encargos sociais, tributos, preços públicos, transportes, descarregamentos, embalagens,

frete, seguros e outros que por ventura possam recair sobre o objeto da licitação;

9.3.2. Quando do lançamento da proposta, por meio do sistema eletrônico, a licitante deverá

lançar o menor preço por lote, com duas casas decimais após a vírgula.

9.4. No campo INFORMAÇÕES ADICIONAIS, a licitante deverá informar para os lotes, a

MARCA, sua composição e outras informações que se fizerem necessárias referentes ao objeto

ofertado.

9.4.1. Somente será aceita uma marca para o item/ materiais;

9.4.2. Os materiais ofertados deverão ser de primeira qualidade, sendo-lhe aplicadas todas

as normas e exigências do Código de Defesa do Consumidor.

9.5. É vedada a identificação da Empresa em qualquer campo ou anexo quando do

preenchimento da proposta eletrônica, sob pena de desclassificação imediata.

9.6. Até a abertura das propostas pelo Pregoeiro, os interessados poderão retirar ou substituir a

proposta apresentada.

10. DOS PROCEDIMENTOS NA ETAPA DE DISPUTA DE PREÇOS.

10.1. A sessão pública do pregão eletrônico terá início no horário previsto neste edital, com a

divulgação das propostas de preços recebidas, passando o Pregoeiro a avaliar a aceitabilidade

das mesmas ou desclassificá-las no caso de não atenderem às exigências editalícias;

10.1.1. A critério do Pregoeiro a etapa de lances para cada lote poderá ocorrer de forma

simultânea.

10.2. Na abertura da etapa competitiva, as licitantes deverão estar conectadas ao sistema para

participar da sessão de lances. A cada lance ofertado, o participante será imediatamente

informado de seu recebimento e dos respectivos registros de horário e valor;

10.3. A licitante somente poderá oferecer lance de valor inferior ao último por ela ofertado e

registrado pelo sistema;


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10.4. Não serão aceitos dois ou mais lances de mesmo valor, prevalecendo aquele que for

recebido e registrado em primeiro lugar.

10.5. Durante o transcurso da sessão pública, a licitante será informada, em tempo real, do valor

do menor lance registrado por participante, vedada a identificação do detentor do lance.

10.6. A duração da etapa de lances do Pregão será composta de duas etapas, sendo a primeira

encerrada por decisão do Pregoeiro, resguardado o tempo mínimo de 05 (cinco) minutos, e a

segunda aleatória, consistindo em um tempo de até 30 (trinta) minutos.

10.7. Caso a licitante não apresente lances, concorrerá com o preço de sua proposta e, na hipótese

de desistência de apresentar lances, valerá o último lance por ela ofertado, para efeito de

ordenação de propostas.

10.8. Após o encerramento da etapa de lances da sessão pública, o sistema anunciará a licitante

Contratada da proposta classificada em primeiro lugar.

10.8.1. Serão desclassificadas as propostas que contiverem preços excessivos ou

manifestamente inexequíveis.

10.9. O critério de julgamento das propostas será o de MENOR PREÇO POR LOTE,

observadas as exigências deste Edital e seus anexos.

10.10. Apurada a proposta final classificada em primeiro lugar, o Pregoeiro poderá

encaminhar, pelo sistema eletrônico, contraproposta à licitante para que seja obtido melhor preço,

observado o critério de julgamento, não se admitindo negociar condições diferentes daquelas

previstas neste Edital.

10.10.1. O Pregoeiro examinará a proposta classificada em primeiro lugar quanto à

compatibilidade do preço em relação ao preço estimado para a contratação e sua

exequibilidade, bem como quanto ao cumprimento das especificações do objeto.

10.10.2. A negociação será realizada por meio do sistema, podendo ser acompanhada

pelos demais licitantes.

10.11. Encerrada a etapa de lances, o Pregoeiro emitirá convocação à licitante vencedora para

que apresente, em 03 (três) dias úteis, a documentação listada no item 13 do edital e a proposta

formulada em conformidade com o item 11 do edital.

10.12. Se a proposta ou o lance de menor valor não for aceitável, ou se a licitante desatender

às exigências habilitatórias, o Pregoeiro examinará a proposta ou o lance subsequente,

verificando a sua aceitabilidade e a habilitação da licitante, e assim, sucessivamente, até a

apuração de uma proposta ou lance que atenda ao presente Edital, podendo negociar com a

licitante para obter proposta melhor.


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10.13. Na hipótese de não ocorrência de lances durante a sessão e caso haja equivalência dos

valores das propostas apresentadas será realizado sorteio para classificação das propostas.

10.14. Constatado o atendimento das exigências fixadas neste Edital, a licitante será declarada

vencedora e após transcurso do prazo recursal ser-lhe-á adjudicado o objeto do certame.

11. DA ACEITABILIDADE DA PROPOSTA DE PREÇO

11.1. Em até 03 (três) dias úteis contados da convocação pelo Pregoeiro através do site

www.licitacoes-e.com.br , a licitante vencedora deverá encaminhar sua proposta original,

impressa e assinada pelo representante legal da Licitante, sem emendas, acréscimos, borrões,

rasuras, ressalvas, entrelinhas ou omissões, juntamente com a documentação de habilitação, sob

pena de desclassificação. A proposta e a documentação deverão ser apresentadas em envelope

fechado, na Rua Dona Luiza, 311, Bairro Milionários, Belo Horizonte - MG – CEP: 30.620-090,

no horário de 09:00 às 17:00 horas, no setor de PROTOCOLO/ MENSAGERIA.

11.1.1. Quando necessário, o Pregoeiro solicitará o envio da proposta via e-mail.

11.1.2. A proposta e a documentação deste Edital, deverão ser apresentadas em

envelope fechado contendo em sua parte externa e frontal os seguintes dizeres:

11.2. A proposta de preços deverá conter:

a) Razão social, nº do CNPJ, endereço, telefone e endereço eletrônico da licitante;

b) Modalidade e número da licitação;

c) Especificação clara, completa e detalhada do (s) serviço (s) ofertado (s), conforme Edital

e seus Anexos, contendo o número do TASY, especificação completa e outras informações

pertinentes;

d) Valor do lance vencedor do item, discriminando o preço unitário do (s) item (ns) que o

compõe, conforme Anexo III do Edital;

e) Declaração de validade da proposta de 90 (noventa) dias contados da assinatura, nos

termos do Anexo III deste Edital;

HOSPITAL METROPOLITANO DOUTOR CÉLIO DE CASTRO

COORD. DE COMPRAS E LICITAÇÕES

LICITANTE: (Nome da Licitante)

PREGÃO ELETRÔNICO N...../2020.

OBJETO: Contratação de Licitante(s) especializada em Gestão documental física e eletrônica,

Digitalização e Arquivamento de documentos para o Hospital Metropolitano Doutor Célio de Castro

- HMDCC.



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f) Dados bancários como banco, agência e número da conta corrente;

g) O (s) preço (s) deverá (ão) ser ofertado (s) em moeda corrente nacional, devendo nele

(s) estarem incluídas todas as despesas (tributos, encargos sociais, preços públicos,

embalagens, fretes, seguros, e outros que porventura possam recair sobre o objeto da

licitação);

g.1) Prevalecerão no caso de divergências, os valores por extenso sobre os numéricos.

h) Os preços unitários deverão ser apresentados com no máximo 02 (duas) casas decimais

após a vírgula e o preço total de cada item não poderá conter mais de 02 (duas) casas

decimais após a vírgula. O valor global do lote deverá ser igual ou inferior ao valor

arrematado;

h.1) Os preços unitários que resultarem em dízima periódica (permitido máximo de 02

(duas) casas decimais) deverão ser adequados, devendo sempre o valor total do lote

obtido após adequação, ser igual ou inferior ao valor total do lote ofertado na disputa

eletrônica.

i) As licitantes deverão observar o Modelo padrão constante do Anexo III deste Edital, para

composição da proposta de preços;

j) Declaração de elaboração independente de proposta – Anexo II do Edital.

11.3. As licitantes deverão apresentar na proposta:

11.3.1. No mínimo 01 (um) Atestado/declaração fornecido por pessoa jurídica de direito

público ou privado, comprovando que a licitante já executou ou executa, satisfatoriamente,

serviços de acordo com os respectivos objetos de cada lote para um volume de 50% do

quantitativo constantes nas tabelas de cada lote.

11.3.1.1. O(s) atestado(s) deverá(ão) estar emitido(s) em papel(eis) timbrado(s)

do(s) Órgão(s) ou da(s) Licitante(s) que o expediu(ram), ou deverá(ão) conter carimbo do

CNPJ do(s) mesmo(s), com a devida identificação (nome completo legível, cargo e função,

número de telefone e endereço eletrônico do responsável pela assinatura do atestado.

11.3.1.2. O(s) atestado(s) deverá (ão) conter as principais atividades

desenvolvidas, local e período (início e fim) de realização das atividades,

especificação dos possíveis software(s) fornecido(s) e instalado(s), com

indicações do volume de documentos tratados na implantação da solução;

11.3.1.3. O(s) atestado(s) de capacidade técnica poderá(ão) ser apresentado(s) em

nome da Licitante, com CNPJ da matriz e/ou da(s) filial(ais) da licitante;

11.3.2. Apresentar DECLARAÇÃO, que disponibilizará durante a execução do contrato,

de no mínimo 01 (um) profissional qualificado para prestação dos serviços, graduado em


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Biblioteconomia e/ou Arquivologia;

11.3.3. Para o Lote III - Apresentar DECLARAÇÃO que possui infraestrutura adequada

para a prestação do serviço de Guarda Externa Documental a ser contratado, com

instalações prediais que atendam a todas as normas estabelecidas pelas entidades

regulamentadoras, para armazenamento de documentos de arquivo, citando, no mínimo, as

seguintes informações: endereço completo, da forma que melhor identifique a localização

das instalações e que as mesmas dispõem de:

a) Vigilância patrimonial e operacional 24 horas por dia, durante 7 dias por semana,

incluindo serviços da Brigada contra Incêndio e Inundações;

b) Sistema de prevenção e combate ao fogo e inundações, em conformidade com as

especificações exigidas pelo Corpo de Bombeiros do Estado de Minas Gerais;

c) Pára-raios, de acordo com as normas vigentes;

d) Sistema de monitoramento de vídeo com gravação e recuperação de imagens por,

pelo menos, 90 (noventa) dias corridos;

e) Sistema de controle de acesso às instalações e sistema de alarme contra intrusão;

f) Grades ou muros nas áreas que circundam o(s) prédio(s) destinado(s) à guarda e

processamento de documentos;

g) Documento válido/vigente que comprove que o serviço de controle de pragas está

em conformidade com as normas definidas pela Licitante competente;

11.4. Serão desclassificadas as propostas que não observarem as exigências do Edital e seus

Anexos.

12. DA HABILITAÇÃO

Para a habilitação, a licitante deverá apresentar os documentos a seguir relacionados:

12.1. Relativos à Habilitação Jurídica:

a) No caso de Licitante individual: registro empresarial na Junta Comercial;

b) No caso de sociedades comerciais: ato constitutivo, estatuto ou contrato social em vigor,

devidamente registrado na Junta Comercial, acompanhado de documento comprobatório

de seus administradores reconhecido nacionalmente (CNH, Carteira de identidade,

Registro Profissional ou outro);

b1) Os documentos acima deverão estar acompanhados de todas as alterações ou da

consolidação respectiva;

c) No caso de sociedades por ações: ato constitutivo, estatuto ou contrato social em vigor,

devidamente registrado, acompanhado de documentos de eleição de seus administradores,


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em exercício;

d) No caso de sociedades civis: inscrição do ato constitutivo e alterações subsequente no

Registro civil das Pessoas Jurídicas, acompanhada de prova de diretoria em exercício;

e) No caso de Licitante ou sociedade estrangeira em funcionamento no País: decreto de

autorização e ato de registro ou autorização para funcionamento expedido pelo órgão

competente, quando a atividade assim o exigir.

12.1.1. Quanto à representação, deve ser observado:

a) Se representante legal, apresentar procuração por instrumento particular ou

público, com poderes para praticar os atos pertinentes ao certame.

b) Na hipótese de procuração por instrumento particular, a mesma deverá vir

acompanhada do documento constitutivo do proponente ou de outro documento em

que esteja expressa a capacidade / competência do outorgante para constituir

mandatário.

c) O representante legal constante na procuração, deverá apresentar cópia da

carteira de identidade ou documento equivalente, assim como do sócio outorgante.

d) Para todos os efeitos, considera-se como ato constitutivo, estatuto ou contrato

social em vigor, o documento de constituição da Licitante, acompanhado da (s)

última(s) alteração(ões) referente(s) à natureza da atividade comercial e à

administração da Licitante, ou a última alteração consolidada.

12.2. Relativos à Regularidade Fiscal e Trabalhista:

a) Prova de inscrição no Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica (CNPJ);

b) Prova de regularidade com a Fazenda Federal, mediante certidão conjunta negativa

de débitos, ou positiva com efeitos de negativa, relativos aos tributos federais à Dívida

Ativa da União;

c) Prova de regularidade perante as Fazendas Estadual e Municipal da sede do licitante;

d) Prova de regularidade relativa à Seguridade Social, mediante certidão negativa de

débitos, ou positiva com efeitos de negativa, relativos às contribuições previdenciárias e

às de terceiros;

e) Prova de regularidade relativa ao Fundo de Garantia do Tempo de Serviço (FGTS),

mediante Certificado de Regularidade do FGTS;

f) Prova de inexistência de débitos inadimplidos perante a Justiça do Trabalho,

mediante Certidão Negativa de Débitos Trabalhistas (CNDT), ou certidão positiva com

efeitos de negativa.


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12.3. Relativos à Qualificação Econômico-Financeira:

a) Balanço Patrimonial e Demonstração Contábil do Resultado do Último Exercício

Social já exigíveis e apresentados na forma da lei, que demonstrem a situação financeira

da licitante, vedada a sua substituição por balancetes ou balanços provisórios.

a.1) As Licitantes com menos de um ano de existência, desde que não enquadradas

no art. 1.065 do Código Civil, devem apresentar Balanço de Abertura

devidamente registrado na Junta Comercial da sede ou domicílio da licitante ou

no órgão de registro equivalente.

a.2) Serão considerados, “na forma da lei”, o Balanço Patrimonial (inclusive o

Balanço de Abertura) e a Demonstração Contábil do Resultado do Último

Exercício Social assim apresentados:

I) publicados em Diário Oficial; ou

II) publicados em Jornal; ou

III) por fotocópia do livro Diário, devidamente registrado na Junta Comercial da

sede ou domicílio da licitante, inclusive com os Termos de Abertura e de

Encerramento; ou

IV) na forma de escrituração contábil digital (ECD) instituída pela Instrução

Normativa da RFB nº 787, de 19/11/2007, acompanhada da autenticação pela Junta

Comercial, conforme disposto no artigo 14, inciso II, da Instrução Normativa nº

107/2008 do DNRC.

a.3) O Balanço Patrimonial (inclusive o balanço de abertura) E a Demonstração

Contábil do Resultado do último exercício social deverão estar assinadas por

Contador ou por outro profissional equivalente, devidamente registrados no

Conselho Regional de Contabilidade.

b) Cálculo dos índices de Liquidez Geral (LG) e Liquidez Corrente (LC),

devidamente assinado por contador ou outro profissional equivalente, resultantes da

aplicação das fórmulas abaixo, sendo considerado habilitada a licitante que

apresentar resultado igual ou maior que 1 (um), em todos os índices aqui

mencionados:


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b.1) A Licitante que apresentar resultado menor que 1 (um) em qualquer dos índices

referidos no subitem acima deverá comprovar patrimônio líquido mínimo de 10%

(dez por cento) do valor da proposta.

c) Certidão negativa de falência e recuperação judicial, expedida pelo distribuidor da

sede da pessoa jurídica.

12.4. Relativos à Qualificação Técnica:

a) Alvará de localização e funcionamento - ALF.

12.5. Declarações:

a) Declaração de que a licitante não possui em seu quadro de funcionários menores de

18 (dezoito) anos em trabalho noturno, perigoso ou insalubre, nem menores de 16

(dezesseis) anos em qualquer trabalho, salvo na condição de aprendiz, a partir de 14

(quatorze) anos, conforme inciso XXXIII, da CRF/88;

b) Declaração de Fatos Impeditivos - Anexo IV do edital.

12.6. Todos os documentos apresentados para habilitação deverão estar em nome da

licitante, devendo ser observado, sob pena de inabilitação:

a) se a licitante for a matriz, todos os documentos deverão estar em nome da mesma;

b) se a licitante for a filial, todos os documentos deverão estar em nome da filial, exceto

aqueles que, comprovadamente, pela própria natureza, forem emitidos somente em

nome da matriz;

12.7. Para fins de habilitação, os documentos que não possuírem prazo de validade deverão ter

sido emitidos, no máximo, nos 180 (cento e oitenta) dias anteriores a data de abertura do pregão.

12.7.1. Os documentos deverão conter expressamente a data de emissão para que

sejam considerados aptos a produzir os efeitos pretendidos.

12.7.2. Excetuam-se os documentos que, pela própria natureza, não apresentam prazo

de validade.

12.8. Os documentos exigidos para fins de habilitação deverão ser encaminhados em original ou

cópia, no prazo máximo de 03 (três) dias úteis, contados da convocação pelo Pregoeiro, para o

seguinte endereço: Rua Dona Luiza, 311, Bairro Milionários, Belo Horizonte/MG – CEP:

30.620-090, no horário de 09:00 às 17:00 horas, no setor de PROTOCOLO/ MENSAGERIA.


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13. DOS RECURSOS

13.1. Declarada a vencedora do certame, a licitante, inclusive aquela que foi desclassificada

antes da sessão de lances, poderá manifestar motivadamente a intenção de recorrer, via sistema

eletrônico, nas 24 (vinte e quatro) horas, imediatamente, posteriores ao ato de declaração do

vencedor.

13.1.1 A manifestação da licitante deverá ser motivada e efetivada por meio do acesso

virtual INTENÇÃO DE RECURSO do sistema eletrônico.

13.1.2 No caso de o certame/lote restar fracassado a intenção de interpor recurso

deverá ser manifestada via sistema eletrônico, por meio do CHAT DE MENSAGENS,

nas 24 (vinte e quatro) horas subsequentes à caracterização do fracasso.

13.2. Será concedido o prazo de 3 (três) dias úteis para apresentação das razões de recurso a

partir da data de interposição da intenção de recurso no sistema eletrônico.

13.3. Os demais licitantes ficarão automaticamente intimados para apresentar contrarrazões em

03 (três) dias úteis, contados a partir do dia subsequente ao do término do prazo do recorrente

previsto no subitem 13.2, sendo-lhes assegurada vista imediata dos autos.

13.4. Não serão acolhidos os recursos apresentados fora do prazo legal, nem os recursos

subscritos por representante não habilitado legalmente ou não identificado no processo para

representar a licitante.

13.5. Importará na decadência do direito de recorrer, ficando o Pregoeiro autorizado a adjudicar

o objeto do certame à licitante declarada vencedora, quando não houver:

a) manifestação motivada imediata da intenção de recorrer;

b) apresentação das razões de recurso.

13.6. Os recursos serão julgados pela autoridade competente ou por quem está delegar, no prazo

de até 10 (dez) dias úteis, contados da data final para sua interposição ou, quando for o caso, da

data final para interposição das contrarrazões.

13.7. Os recursos contra decisões do Pregoeiro terão caráter suspensivo.

13.8. O acolhimento do recurso importará na invalidação apenas dos atos insuscetíveis de

aproveitamento.

13.9. As razões de recurso, bem como as contrarrazões, quando propostas, deverão ser

formalizadas por escrito e entregues na Rua Dona Luiza, 311, Bairro Milionários, Belo

Horizonte/MG – CEP: 30.620-090, no horário de 09:00 às 17:00 horas, no setor de

PROTOCOLO/ MENSAGERIA.


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14. DO INSTRUMENTO DE CONTRATO

14.1. Homologada a presente licitação, a Coordenação de Compras e Licitações do HMDCC

lavrará documento vinculativo obrigacional com força de compromisso para futura aquisição

denominado Contrato.

14.1.1. Para a assinatura do Contrato, a adjudicatária deverá comprovar a manutenção

das condições de regularidade fiscal, trabalhista e técnica demonstradas para

habilitação.

14.2. A adjudicatária terá até 5 (cinco) dias úteis contados da sua convocação para assinar o

Contrato, sob pena de decair o direito à contratação.

14.2.1. O prazo para assinatura estipulado no subitem anterior poderá ser prorrogado

por uma vez, por igual período, quando solicitado, durante seu transcurso, desde que

haja motivo justificado, devidamente aceito pelo HMDCC.

14.2.2. A recusa injustificada da adjudicatária em assinar o contrato dentro do prazo

previsto no subitem anterior sujeita-a à penalidade de multa.

14.3. Caso a adjudicatária se recuse a assinar o Contrato, é prerrogativa do HMDCC a

adjudicação à segunda colocada do objeto licitado.

15. DA VIGENCIA DO CONTRATO:

15.1. A contratação será realizada pelos períodos abaixo definidos, podendo ser prorrogados por

interesse das partes, conforme previsto no parágrafo único do Art. 25 do Regulamento de

Compras e Licitação do HMDCC.

15.1.1. Lote I 11 meses a partir da data de sua assinatura;

15.1.2. Lote II 06 meses a partir da data de sua assinatura;

15.1.3. Lote III 36 (trinta e seis) meses a partir da data de sua assinatura;

15.2. O Contrato a ser celebrado, conforme Minutas constantes dos Anexos VI, VII e VIII e parte

integrante deste Edital, conterá, dentre suas cláusulas, as de: Obrigações do CONTRATADA;

Obrigações do HMDCC; Dos Acréscimos e Supressões; Do Reajuste e Repactuação e Sanções

Administrativas.

15.3. O Contrato será lavrada em duas vias.

15.4. Para ciência dos interessados e para que surta seus efeitos legais, o Hospital Metropolitano


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Doutor Célio de Castro providenciará a publicação do extrato ou da íntegra do contrato no site

do HMDCC.

15.5. As despesas com a publicação do extrato do contrato no site do HMDCC correrão por conta

do Hospital Metropolitano Doutor Célio de Castro.

16. DA PRESTAÇÃO DOS SERVIÇOS

LOTE I – DIANGNÓSTICO/MANUAIS OPERACIONAIS

16.1. A CONTRATADA atuará em 03 FASES para a realização dos serviços técnicos

especializados relacionados à Gestão Documental, são elas:

16.2. FASE 1 – LEVANTAR, ANALISAR E PRODUZIR DIAGNÓSTICO DE

INFORMAÇÕES

16.2.1. O Levantamento e análise deverá resultar em um Diagnóstico detalhado da Gestão de

Documentos do HMDCC, no qual irá relatar a situação atual com o intuito de estabelecer a

gravidade, os critérios de urgência e a tendência da situação atual e a proposta de ações e

melhorias a serem realizadas:

A. Levantar, em conjunto com as Coordenações produtoras de informação, o fluxo

documental do HMDCC identificando o cenário atual, as peculiaridades dos documentos físicos

e eletrônicos, bem como outras informações complementares necessárias à execução do trabalho;

B. Levar em consideração a situação atual e a perspectiva de evolução do hospital nos

próximos 15 anos;

C. Identificar os acertos e falhas do HMDCC em relação a produção, consumo,

armazenamento e organização dos arquivos físicos e eletrônicos, de acordo com as leis, melhores

práticas e recomendações que se aplicam a esta instituição;

D. Identificar pontos de melhoria e pontos de atenção relacionados à realidade dos arquivos

físicos e eletrônicos do HMDCC;

E. Analisar os recursos tecnológicos (softwares, sistemas, equipamentos, storage, redes,

acessos e etc.) disponíveis na estrutura do HMDCC e avaliar formas de utilização, organização

e otimização do uso destes recursos;

F. Identificar e avaliar a volumetria dos documentos e informações acumuladas e geradas nos

processos de trabalho, a fim de estimar os custos com a manutenção da massa documental e

definir procedimentos que garantam um melhor custo-benefício;

G. Identificar, avaliar e propor organização documental no sistema integrado TASY –

Inserção de documentos digitalizados;


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H. Realizar análise do acervo documental do HMDCC, compreendendo, no mínimo, os

seguintes aspectos:

1. Identificação dos tipos de documentais existentes, bem como os aspectos

quantitativos e qualitativos da documentação física e eletrônica;

2. Estrutura organizacional da massa documental existente;

3. Estado físico dos documentos e

Volume estimado

TIPOS DE DOCUMENTO QUANTIDADE

Em Papel A4

1.360.000

Eletrônico (XLS, DOC, PDF, ETC)

150.000

Espaço total de armazenamento: 5 TB

Espaço utilizado: 3,5 TB

PRODUTO A SER ENTREGUE PRAZO

Relatório de Diagnóstico Institucional 45 Dias úteis

16.3. FASE 02 – ELABORAR OS PROCEDIMENTOS OPERACIONAIS E

NORMATIVOS

16.3.1. Elaborar os Procedimentos Operacionais que irão definir as estratégicas e metodologia

do Processo de Gestão de Documentos, com no mínimo com seguintes materiais:

A. Manual - Política Institucional da Gestão de Documentos do HMDCC;

B. Manual – Classificação Documental e Tabela de Temporalidade Documental dos arquivos

físicos do HMDCC;

C. Manual – Procedimentos Padrões de Organização e Arquivamento da Massa Documental

Física e Eletrônica do HMDCC;

D. Cartilha – Produção de um material simplificado de “como fazer” sobre as rotinas da

Gestão Documental do HMDCC a ser distribuído para todos os setores do HMDCC.

E. A cartilha passará pela aprovação da Assessoria de Comunicação do HMDCC para análise

de conteúdo, layout e linguagem do documento. Após essa análise, a Assessoria de Comunicação

poderá sinalizar alterações, inclusões ou supressões de conteúdo, ícones, ilustrações e demais


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elementos gráficos. Somente após aprovação da cartilha, ocorrerá a divulgação do documento no

HMDCC

Para os itens A e B serão realizados com no mínimo:

16.3.1.1. Manual - Política Institucional da Gestão de Documentos e do HMDCC:

A. Na Etapa da Política Institucional da Gestão de Documentos do HMDCC, o objetivo é a

elaboração do material que indique as estruturas, as competências, os usos, os instrumentos, os

procedimentos e os recursos que compõem a Política de Gestão de Documentos do HMDCC;

B. Deverá instituir também a CPAD – Comissão Permanente de Avaliação de Documentos do

HMDCC com sua composição, instrumentos, procedimentos e competências, com a inclusão de

um cronograma de atividades aos profissionais indicados pelo HMDCC;

16.3.1.2. Manual – Classificação Documental e Tabela de Temporalidade

Documental do HMDCC:

A. As definições que deverão ser consideradas, pela CONTRATADA, para a elaboração da

Classificação Documental e a Tabela de Temporalidade, se dará após ter sido realizada a análise

e estudo do todo o funcionamento do HMDCC, a legislação que rege o Hospital, estrutura,

organograma, bem como outras informações complementares, com responsáveis pelos setores

produtores de documentos;

B. Entende-se por classificação de documentos a sequência das operações técnicas, que visa

agrupar os documentos de arquivo, relacionando-os ao órgão produtor, à estrutura

organizacional, à função, subfunção e atividade responsável por sua produção ou acumulação;

C. Essa classificação é uma das atividades do processo de gestão de documentos arquivísticos,

o qual inclui procedimentos e rotinas específicas que possibilitam maior eficiência e agilidade

no gerenciamento e controle das informações;

D. A Classificação será para todo e qualquer documento de arquivo, produzido ou recebido,

pelo HMDCC, no exercício de suas funções e atividades.

E. Entende-se que a Tabela de Temporalidade de Documentos é um instrumento fundamental

resultante de avaliação documental, considerando que registra o ciclo de vida dos documentos.

Nela devem constar os prazos de arquivamento dos documentos no Arquivo Corrente, de sua

transferência ao Arquivamento Intermediário e de sua destinação final, quando se determina sua

eliminação/descarte ou recolhimento ao Arquivo Permanente e/ou a Guarda Externa;

16.3.1.3. Atividades para elaboração da tabela de Temporalidade:

A. Entrevistas e coletas de dados, com pessoas que possam fornecer seu conhecimento dos

assuntos da área fim;

B. Estudo das leis, regulamentos, regimento, portarias, resoluções, organogramas,

fluxogramas e manuais que tratem da regulamentação das atividades do Hospital;


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C. Diagnóstico da massa documental;

D. Levantamento da documentação existente;

E. Exame da documentação – em profundidade – abrindo os processos, anotando os assuntos

contidos; realizando a leitura dos documentos, a fim de verificar sob que assunto deverá ser

classificado;

F. Os assuntos deverão ser, hierarquicamente, distribuídos de acordo com as funções e

atividades às quais eles se referem;

G. A CONTRATADA deverá seguir as regras do Conselho Nacional de Arquivos –

CONARQ, no que couber ao HMDCC;

H. Sua estrutura básica deverá necessariamente, contemplar os conjuntos documentais

produzidos e recebidos pela instituição no exercício de suas atividades, prazos de guarda, nas

fases Corrente e Intermediária e a destinação final - eliminação ou guarda permanente;

I. Prazo de guarda - refere-se ao tempo necessário para arquivamento dos documentos nas

fases corrente e intermediária, visando atender, exclusivamente, as necessidades da instituição

que os gerou, mencionando, preferencialmente, em anos;

J. Destinação final - será registrada a destinação estabelecida que pode ser a eliminação,

quando o documento não apresenta valor probatório ou informativo ou a guarda permanente,

quando as informações contidas no documento são consideradas importantes para fins de prova,

informação, auditoria e ou pesquisa;

K. A aplicação e a revisão periódica da Tabela de Temporalidade de Documentos de Arquivo

garantirão uma gestão documental adequada, acompanhada pela CPAD – Comissão Permanente

de Avaliação de Documentos do HMDCC;

L. A Tabela de Temporalidade de Documentos de Arquivo, depois de elaborada e aprovada

pela Instituição, deverá ser divulgada a CPAD da CONTRATANTE;

M. Para os documentos indicados para descarte, a CONTRATADA deverá produzir a listagem

de eliminação de documentos;

N. Durante o período de vigência do CONTRATO, seja por força de nova regulamentação, para

otimizar o processo, ou em casos fortuitos sempre que ocorrer um evento que altere os

procedimentos, a CONTRATADA deverá atualizar toda documentação referente aos modelos e

POP’s (Procedimento Operacional Padrão) propostos;

O. A CONTRATADA deverá produzir o modelo do Termo de Eliminação ou de Descarte,

conforme determinação do CONARQ;

16.3.1.4. Produzir e Ministrar palestras, cursos e treinamentos sobre a Gestão de

Documentos a ser adotada no HMDCC;

A CONTRATADA deverá promover:


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A. Uma palestra para 40 gestores;

B. Um curso de 20 horas a ser ministrado a CPAD – Comissão Permanente de Avaliação

Documental;

C. 12 cursos de 20 horas cada, sendo 01 para cada Unidade Gestora do HMDCC,

contemplando 04 colaboradores/Unidade e 01 para Diretoria/Assessorias,

contemplando 04 colaboradores – total de 48 colaboradores;

16.3.1.4.1. A palestra e os cursos sobre toda Gestão de Documentos, objeto deste Edital,

serão realizados presencialmente, sendo que o espaço será cedido pela

CONTRATANTE. Deverá ser abordado conscientização, conceitos gerais da Gestão

Documental e a prática tanto para utilização dos manuais, quanto o como fazer a

operacionalização dos expedientes de forma a gerar eficiência e eficácia.

16.3.1.4.2. Será de responsabilidade da CONTRATADA fornecer todo o material

didático, a impressão e encadernação, além do arquivo digital, para o treinamento.


1. Manuais

2. Cartilha e

3. Cursos e Treinamento

60 dias úteis

16.4. FASE 03 – ACOMPANHAMENTO DA IMPLANTAÇÃO DOS PROCEDIMENTOS

OPERACIONAIS E NORMATIVOS

16.4.1. A CONTRATADA deverá disponibilizar um responsável técnico para acompanhar a

implantação dos procedimentos operacionais e normativos nos setores do HMDCC, devendo:

16.4.1.1. Informar à CONTRATANTE eventuais ocorrências que possam

interferir no andamento da implantação;

16.4.1.2. Acompanhar presencialmente a execução da implantação das normas e

procedimentos adotados, orientando os gestores de forma a garantir a plena gestão

documental do HMDCC;

16.4.1.3. Apresentar relatórios quinzenais a CONTRATANTE com indicadores da

efetividade da implantação da Gestão documental física e eletrônica.

PRODUTO A SER

ENTREGUE

PRAZO Horas mensais Horas

semestrais

Acompanhamento da

Implantação

06 (seis) meses

40 H 240


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LOTE II – ORGANIZAÇÃO E DIGITALIZAÇÃO

16.5. FASE 04 – ORGANIZAÇÃO E DIGITALIZAÇÃO DOCUMENTOS

16.5.1. Nesta etapa a CONTRATADA deverá organizar e digitalizar todo o passivo do HMDCC

a ser realizado nas dependências do Hospital, com recursos próprios da CONTRATADA, como

maquinários, insumos, pessoal e demais materiais necessários;

16.5.2. A CONTRATADA, antes de iniciar a preparação e execução das atividades descritas no

objeto deste Termo de Referência, deverá realizar em conjunto com a CONTRATANTE a

confirmação dos objetivos, premissas, diretrizes e Planejamento do Projeto.

16.5.3. Será de responsabilidade da CONTRATADA estruturar o Modelo de Operação, incluindo

a definição e estruturação da infraestrutura necessária, bem como o desenho dos processos que

suportarão suas atividades, devendo apresentar:

A. Plano de ação e manual de digitalização, que deverão ser aprovados pela

CONTRATANTE.

16.5.4. Das condições dos documentos:

A. O acervo é constituído, em grande parte, por papéis em tamanho A4 e “ofício” com

75 g/m2 de gramatura;

B. Os processos encontram-se arquivados em caixa box, de aproximadamente 34 cm de

comprimento x 13 de largura x 24,5 de altura, em volumes de, em média, 200 folhas;

C. As folhas são perfuradas;

D. Incluem as capas dos processos;

E. Existência de grampos e colchetes;

F. Existência de textos digitados, manuscritos, fotocopiados;

G. Documentos em frente e verso;


EM PAPEL A4 1.044.000

16.5.5. A digitalização deve respeitar as melhores práticas do mercado primando pela qualidade

(quanto maior, melhor) e pelo tamanho de armazenamento digital (quanto menor, melhor);

16.5.6. A digitalização dos documentos deve ser feita em extensão de PDF com tecnologia que

permita a busca por textos digitalizados como OCR;

16.5.7. A digitalização deverá contemplar a utilização de metadados e outras tecnologias que

facilitam a indexação, busca e automação na gestão de arquivos eletrônicos;

16.5.8. Os documentos deverão ser organizados e acondicionados em caixa-arquivo, fornecidas

pelo HMDCC, já classificados pela CONTRATADA;

16.5.9. As caixas que estiverem em estado ruim de conservação, serão substituídas pela

CONTRATANTE;


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16.5.10. As caixas contendo os documentos pertencentes ao HMDCC deverão ser devidamente

identificadas pela CONTRATADA, de forma que não se perca o controle sobre a guarda dessa

documentação e deverão ficar todas reunidas em um mesmo lugar/espaço, com endereçamento

lógico sequencial;

16.5.11. Deverá ser elaborada pela Licitante CONTRATADA uma listagem controle de

documentos por caixa, ou seja, a CONTRATANTE deverá ter acesso ao conteúdo documental

de cada caixa que for produzida;

16.5.12. A Licitante CONTRATADA deverá manter a CONTRATANTE informada sobre a

quantidade de documentos tratados, em medida de folha A4, produzidas quinzenalmente;

16.5.13. Mesmo os documentos com prazo de guarda expirado, mediante tabela de temporalidade

(fornecida pelo Contratante) e devidamente apontados pela Unidade Gestora, deverão ser

identificados, listados e acondicionados pela Contratada;

16.5.14. Os documentos digitalizados de todo e qualquer setor do HMDCC serão armazenados

em pastas digitais específicas conforme orientação da CONTRATANTE, além de serem

anexados manualmente às áreas/módulos específicos do sistema de gestão hospitalar da

CONTRATANTE – Salvos no Provedor de Dados do HMDCC. Os Setores da CONTRATANTE

instruirão a equipe da CONTRATADA destacada para digitalizar e organizar os documentos e

disponibilizará um supervisor para acompanhamento dos serviços.

16.5.15. A CONTRATANTE fará conferência por amostragem das imagens digitalizadas e

havendo desconformidades, a CONTRATADA será comunicada para correções.

16.5.15.1. Serão adotados os seguintes critérios para conferência:

A. Bordas não eliminadas;

B. Imagens desalinhadas ou não relacionadas;

C. Páginas em branco;

D. Imagens em desacordo com as características definidas pela CONTRATANTE;

E. Imagens com ruídos;

F. Imagens duplicadas;

G. Imagens seccionadas;

H. Omissão ou excesso de imagens;

I. Alteração do conteúdo da pasta digital em comparação com a pasta física

correspondente.


1. Organização do Passivo

2. Digitalização

3. Lista de Descarte

180 Dias


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LOTE III – CUSTÓDIA E GUARDA DOCUMENTAL/DOCUMENTOS FÍSICOS

16.6. FASE 05 – GUARDA EXTERNA DE DOCUMENTOS

16.6.1. Nesta Etapa, será contratado sob demanda de acordo com especificações e quantidades

constantes no ANEXO IX - serviço de Guarda Externa Documental.

16.6.2. DA DISCRIMINAÇÃO DOS SERVIÇOS DE GUARDA

16.6.2.1. A CONTRATADA deverá prestar serviços contínuos de coleta, armazenagem,

transporte e movimentação de documentos, mantendo-os em perfeitas condições,

garantindo a integridade dos mesmos;

16.6.2.2. Qualquer pedido de busca e ou consulta de documentos, será o serviço

realizado pela CONTRATADA, no local da guarda e qualquer movimentação e retirada,

deverá ser realizada mediante emissão de ordem de serviço, assim como sua posterior

entrega após consulta aos documentos;

16.6.2.3. A identificação e o cadastro das caixas-arquivo, deverão ser realizados pela

CONTRATADA em sistema informatizado, respeitando a identificação já existente ou

conforme combinado previamente e autorizado pelo HMDCC;

16.6.2.4. Os pedidos de consultas serão realizados pelo HMDCC, por e-mail ou via

sistema da Licitante, e deverão ser atendidos no prazo máximo de até 02 dias úteis, com

exceção dos pedidos urgentes que poderão ser solicitados ocasionalmente e deverão ser

atendidos em até 01 dia útil, contado a partir da solicitação do Hospital;

16.6.2.5. A CONTRATADA deverá atender às leis em vigor quanto à gestão e

preservação documental e descartar, seletivamente e com prévia autorização do Gestor

do Contrato, documentos que já cumpriram a sua temporalidade;

16.6.2.6. A CONTRATADA deverá disponibilizar ao HMDCC, sem ônus adicional, na

data da emissão das faturas, o histórico dos serviços prestados por Unidade Gestora;

16.6.2.7. A periodicidade para entrega ou coleta de documentos será de acordo com as

necessidades do HMDCC;

16.6.2.8. Será considerado como único deslocamento/transporte se, na mesma

oportunidade, a CONTRATADA recolher no HMDCC, caixas arquivo para guarda e

armazenagem e entregar caixas arquivo e/ou documentos arquivados que foram

solicitados para consulta ou substituição;

16.6.2.9. A solicitação dos serviços à CONTRATADA será efetuada, sempre em dias

úteis, no horário compreendido entre 08h e 17h, e somente por pessoas autorizadas pelo

HMDCC, conforme relação a ser fornecida à CONTRATADA;

16.6.2.10. A CONTRATADA deverá armazenar as caixas-arquivo em ambiente com

mobiliário e equipamentos adequados ao suporte arquivístico, de forma a garantir a

preservação e integridade dos documentos;


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16.6.2.11. Ao término do contrato de prestação dos serviços, ou na hipótese de sua

rescisão, a CONTRATADA deverá permitir que o HMDCC ou Licitante autorizada,

faça a transferência de todo o acervo armazenado nas suas instalações, disponibilizando-

o integralmente em até 15 (quinze) dias corridos a contar do término da vigência

contratual;

16.6.2.12. A CONTRATADA deverá disponibilizar também relatório e arquivo

eletrônico com a relação de todos os documentos que estavam sob sua custódia

devidamente discriminados e classificados por caixas de modo que permita a

conferência pelo HMDCC

16.6.2.13. O custo da transferência, no caso de rescisão contratual, será de

responsabilidade de quem deu causa à rescisão;

16.6.2.14. A movimentação ou transferência do acervo, no todo ou em parte, por

solicitação da CONTRATADA, só poderá ocorrer com expressa autorização pelo

HMDDCC e não implicará em ônus adicional ao Hospital;

16.6.2.15. A CONTRATADA deverá fornecer as etiquetas para cadastro e identificação

de documentos que serão enviados para arquivo;

16.6.2.16. A cartonagem de 20 kg prevista em Edital, deverá ser suficiente para

acondicionar 03 caixas box padrão.

16.6.3. DO SIGILO E SEGURANÇA DOS DOCUMENTOS

16.6.3.1. O dano, o extravio ou a destruição de qualquer documento confiado à guarda

e armazenamento da Licitante CONTRATADA, implicará na responsabilização desta,

nos termos da legislação pertinente e vigente;

16.6.3.2. Nos casos de danos ou destruição dos documentos do HMDCC, por causa

acidental, sem culpa da CONTRATADA, esta pagará, a título de indenização, valor

suficiente para confecção de novo documento ou para sua restauração;

16.6.3.4. Caberá à CONTRATADA responsabilizar-se pelo sigilo e segurança das

informações e documentos do HMDCC, sob sua guarda e armazenamento, conforme

Termo Confidencialidade e Sigilo - Anexo V;

16.6.3.5. Em caso de sinistro de qualquer natureza, a CONTRATADA deverá

comunicar de imediato ao HMDCC e as providências adotadas;

16.6.4. DO LOCAL PARA GUARDA DOCUMENTAL

16.6.4.1. As instalações físicas da CONTRATADA deverão dispor de no mínimo:

A. Rotinas e procedimentos de segurança para evitar incêndios e extravio de

documentos na área de armazenamento da Licitante CONTRATADA;


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B. Ambiente seguro e climatização adequada;

C. Controle biológico através de fumigação, dedetização, desratização e

descupinização, realizado periodicamente por Licitante especializada;

D. Condições de limpeza e higiene adequadas nos ambientes de armazenamento;

E. Instalações elétricas e hidráulicas em perfeitas condições;

F. A CONTRATADA deverá dispor de rotina e procedimentos inerentes à manutenção

predial preventiva e corretiva que garantam a perfeita conservação das instalações;

G. Equipamentos de prevenção e combate a incêndios em conformidade com o projeto

aprovado pelo corpo de bombeiros;

H. Pessoal especializado em segurança, devidamente capacitado e orientado;

I. A CONTRATADA deverá dispor de espaço para consulta, in loco, das caixas

arquivo, caso necessário;

J. A CONTRATADA deverá ter endereço situado na região metropolitana de Belo

Horizonte;

K. A CONTRATANTE, caso julgue necessário, poderá realizar visita ao local de guarda

dos documentos para verificação das condições físicas estabelecidas neste termo.

16.6.5. DO SISTEMA INFORMATIZADO PARA GESTÃO DE GUARDA EXTERNA

16.6.5.1. Deverá ser disponibilizado um sistema para gerenciamento do acervo físico do

HMDCC. Esse sistema deverá funcionar em ambiente Web;

16.6.5.2. A CONTRATADA deverá, no prazo máximo de 15 (quinze) dias após a

assinatura do Contrato, realizar treinamento para capacitar 12 (doze) colaboradores,

sendo um representante de cada Unidade Gestora do HMDCC na utilização do Sistema

de gerenciamento de arquivos;

16.6.5.3. A CONTRATADA deverá disponibilizar no sistema perfis de níveis de acesso

diferenciados para os usuários definidos pelo HMDCC;

16.6.5.4. O sistema deverá possuir a funcionalidade de exportação de toda a base de

dados em formato txt, csv, xls.;

16.6.5.5. O sistema informatizado de gerenciamento de acervo deve permitir:

A. Solicitar a coleta, a devolução e o remanejamento de documentos e caixas, através

de filtros de busca: nome, setor, diretoria, número, etc;

B. Solicitar etiquetas e caixas-arquivos;

C. Efetuar consultas dos documentos e caixas.


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16.6.5.6 O controle de armazenagem dos documentos deverá ser totalmente

informatizado, facilitando o rápido acesso para consulta do HMDCC, ao material

arquivado e permitindo que sejam obtidas, no mínimo, as seguintes informações:

A. Relatório de caixas custodiadas, contendo a quantidade de caixas, o número de cada

caixa, o tipo de documento indexado;

B. Relatório de caixas em poder do HMDCC, contendo quantas e quais caixas

encontram-se em poder do HMDCC para consulta;

C. Relatório contendo a quantidade e as descrições de todos os documentos arquivados

em cada caixa;

D. Obter relatórios contendo o histórico dos serviços prestados e das movimentações

referentes aos documentos arquivados e retirados.

17. DO LOCAL, PRAZO E DAS CONDIÇÕES DE ENTREGA PARA A PRESTAÇÃO

DOS SERVIÇOS

17.1. O (s) serviços (s), exceto LOTE III, deverá (ão) ser realizado(s) no Hospital Metropolitano

Doutor Célio de Castro, localizado à Rua Dona Luiza, 311, Bairro Milionários, Cep. 30.620.090,

Belo Horizonte -MG, de segunda a sexta feira, no horário compreendido entre às 08:00 e às 17:00

hs, podendo ser utilizado também a critério da CONTRATANTE o espaço da CONTRATADA,

desde que tenham possibilidade de adequação, proporcionando maior segurança e agilidade no

controle do acervo, contados do recebimento da Ordem de Fornecimento/Serviço.

17.2. No ato da entrega do serviço, a CONTRATADA deverá apresentar a Nota Fiscal que, além

das exigências da legislação especifica, deverá conter as seguintes informações:

17.2.1. Número da ordem de fornecimento/Serviço;

17.2.2. Descrição do serviço;

17.2.3. O número do lote do serviço;

17.2.4. A quantidade;

17.2.5. O mês de referência;

17.3. A Licitante CONTRATADA deverá acusar recebimento da Ordem de Fornecimento por

meio do endereço Eletrônico em que a recebeu.

17.4. Caso não seja acusado o recebimento da Ordem de Fornecimento/Serviço enviada, a

mesma será considerada entregue, para todos os fins, no dia útil seguinte ao seu envio.

17.5. O prazo para entrega dos serviços será de acordo com cronograma constante no Anexo I –

Apêndice, contados do recebimento da Ordem de Fornecimento/Serviço, exceto quando, a

critério do Hospital metropolitano Doutor Célio de Castro, for estabelecido prazo superior na

Ordem de Fornecimento/Serviço.


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18. DAS CONDIÇÕES DE PAGAMENTO

18.1 . Os documentos fiscais serão atestados pelo Setor solicitante/competente após o recebimento

definitivo dos serviços.

18.1.1. As Notas Fiscais serão apresentadas, observando o quantitativo estabelecido na

Ordem de Fornecimento/serviço emitida pelo HMDCC.

18.1.2. O faturamento deverá ser feito por Unidade Gestora;

18.2 . Os documentos fiscais deverão, obrigatoriamente, discriminar o serviço, o quantitativo

efetivamente entregue, o código do item, número da ordem de fornecimento/serviço, o valor

unitário e total que compõe o lote;

18.2.1. As notas fiscais deverão obrigatoriamente mencionar o mês de competência

da realização do serviço;

18.2.2. As notas fiscais deverão ser emitidas a partir do dia 1º do mês subsequente

ao serviço prestado, e deverão ser entregues obrigatoriamente até o dia 10 (dez) do

mês da sua emissão;

18.3 O pagamento será realizado em até 28 (vinte e oito) dias corridos, por meio de depósito

bancário em conta corrente, contados do recebimento da Nota Fiscal devidamente atestada pelo

setor responsável.

18.3.1 Sendo o pagamento realizado mediante depósito em conta corrente, a

CONTRATADA não deverá fazer a emissão de boleto bancário, sob pena de arcar com

todos os encargos financeiros em caso de eventual restrição creditícia realizada em

nome do HMDCC sob o referido título.

18.4 Havendo necessidade de providências complementares a serem realizadas por parte do

Contratado, o decurso do prazo de pagamento será interrompido, reiniciando sua contagem a

partir da data em que estas forem cumpridas e não será devida atualização financeira

18.5 Os quantitativos, objeto desta contratação foram estimados, podendo haver variações,

porém, os pagamentos serão efetuados em conformidade com os serviços efetivamente

realizados e recebidos pela CONTRATANTE.

19. OBRIGAÇÕES DA CONTRATADA

19.1. Cumprir o objeto desta licitação, de acordo com a proposta apresentada, observadas as exigências

deste Edital e do Contrato, ficando a seu cargo todos os ônus e encargos decorrentes da execução.

19.2. Manter atualizados os dados cadastrais, comunicando ao HMDCC toda e qualquer


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alteração que porventura vier acontecer durante a execução do Contrato.

19.3. Manter, durante toda a vigência do contrato, as condições de habilitação referentes a

regularidade fiscal, trabalhista e técnica, exigidos na fase licitatória e/ou assinatura do Contrato,

renovando as certidões sempre que vencidas e apresentando-as ao setor competente do Gestor,

quando solicitadas.

19.4. Apresentar, sempre que solicitado pelo HMDCC, comprovação de cumprimento das

obrigações tributárias e sociais, bem como outras legalmente exigidas.

19.5. Responsabilizar-se pelos salários, encargos sociais, previdenciários, securitários,

tributários e quaisquer outros que incidam ou venham a incidir sobre seu pessoal necessário à

execução do serviço.

19.6. Responder, integralmente, pelos danos causados ao HMDCC ou a terceiros, por sua

culpa ou dolo, decorrentes da execução do Contrato, não reduzindo ou excluindo a

responsabilidade o mero fato de a execução ser fiscalizada ou acompanhada por parte do

HMDCC e dos participantes.

19.7. Não utilizar em seu quadro de funcionários menores de 18 (dezoito) anos em trabalho

noturno, perigoso ou insalubre, nem menores de 16 (dezesseis) anos em qualquer trabalho, salvo

na condição de aprendiz, a partir de 14 (quatorze) anos, nos termos do art. 7º, XXXIII, da

Constituição Federal.

19.8. A CONTRATADA deverá:

19.8.1. Acusar recebimento da Ordem de Fornecimento/Serviço encaminhada pelo

HMDCC por meio do endereço eletrônico ou outros instrumentos hábeis ao seu.

19.8.2. Entregar os serviços nos horários, local e condições estabelecidas no item 17.1

deste Edital, no Contrato ou naquele indicado na Ordem de Fornecimento.

19.8.3. Garantir a boa qualidade do (s) serviços (s) contratado (s) respondendo por

qualquer deterioração, substituindo sempre que for o caso.

19.8.4. Substituir, reparar e corrigir, no prazo fixado de 2 (dois) dias úteis, o serviço

com avarias ou defeitos, sem qualquer ônus para o Hospital.

19.8.5. Arcar com todas as despesas pertinentes a prestação do serviço, tais como

tributos, fretes e demais encargos.

19.8.6. Emitir e apresentar Nota Fiscal à CONTRATANTE com a descrição do serviço

tal como Apêndice I do Anexo I deste Edital, observando o previsto no subitem 17.3.


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19.8.7. Apresentar junto com a Nota Fiscal as certidões de regularidade fiscal.

19.9. Demais obrigações:

19.9.1. Manter o sigilo sobre todos os dados, informações e documentos fornecidos pela

CONTRATANTE ou obtidos em razão da execução contratual, sendo vedada toda e

qualquer reprodução dos mesmos, durante a vigência deste Contrato e mesmo após o seu

término, especialmente, no que concerne aos dados dos pacientes e os seus acessos nas

dependências da CONTRATADA, se for o caso, responsabilizando-se, a CONTRATADA,

como única responsável caso haja qualquer violação dos mesmos, inexistindo qualquer

responsabilidade em face do HMDCC.

19.9.2. Responsabilizar-se pelos vícios e danos decorrentes do objeto, de acordo com os

artigos 12, 13 e 17 a 27 do Código de Defesa do Consumidor (Lei n° 8.078, de 1990).

19.9.3. Responsabilizar-se pelos ônus resultantes de quaisquer ações, demandas, custos e

despesas decorrentes de danos, ocorridos por culpa sua ou de qualquer de seus empregados

ou prepostos, obrigando-se, outrossim, por quaisquer responsabilidades decorrentes de

ações judiciais movidas por terceiros, que lhe venham a ser exigidas por força da lei,

ligadas ao cumprimento desta contratação.

19.9.4. Prestar esclarecimentos à CONTRATANTE sobre eventuais atos ou fatos

noticiados que a envolvam, quando solicitado;

19.9.5. A CONTRATADA obriga-se a observar as especificações dos serviços a serem

executados constantes no objeto deste Edital e seus anexos;

19.9.6. Executar todos os serviços contratados com recursos, pessoal, transporte,

hardwares e softwares próprios, para executar o objeto contratado;

19.9.7. Permitir a supervisão/fiscalização de profissional do HMDCC na execução das

atividades, contudo, tal conduta não cessa e nem diminui a responsabilidade da

CONTRATADA sobre a execução dos serviços;

19.9.8. Garantir a segurança, a consistência e a integridade dos documentos do HMDCC;

19.9.9. Responsabilizar-se pelos danos causados diretamente ao HMDCC ou a terceiros,

decorrentes de sua culpa ou dolo, até a entrega dos serviços;

19.9.10. A CONTRATADA se responsabilizará mediante assinatura de Termo de

Sigilo e Confidencialidade, conforme Anexo V, pelos dados e informações que vier a

utilizar para o desempenho dos serviços discriminados, bem como pela ética de seus

profissionais a que terão acesso a documentos e informações da CONTRATANTE,

podendo responder civil e criminalmente por violação das regras de sigilo;


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19.9.11. Sempre que solicitado pelo HMDCC, participar de reuniões com os gestores

e/ou colaboradores, para tratativas referentes ao objeto contratado;

19.9.12. Indicar 01 (um) profissional, com seu respectivo telefone, que será o

responsável pelo contrato do HMDCC, com poder decisório para atender quaisquer

demandas de situações previstas ou não neste Instrumento de Referência;

19.9.13. Apresentar juntamente ao contrato assinado, cópia do diploma do profissional

de graduação no curso de Arquivologia/Biblioteconomia.

20. DO DEVER DO SIGILO E PROTEÇÃO DE DADOS

20.1. A Contratada, além de guardar sigilo sobre todas as informações obtidas em decorrência

do cumprimento do contrato, se compromete a adotar as melhores práticas para respeitar a

legislação vigente e/ou que venha a entrar em vigor sobre proteção de dados, sendo certo que se

adaptará, inclusive, à Lei n° 13.709/2018, Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) até a sua

entrada em vigor.

20.2. A Contratada se obriga ao dever de confidencialidade e sigilo relativamente a toda a

Informação e/ou dados pessoais a que tenha acesso por virtude ou em consequência das relações

profissionais que manterá com a CONTRATANTE, devendo assegurar-se de que os seus

colaboradores, consultores e/ou prestadores de serviços que, no exercício das suas funções ,

tenham acesso e/ou conhecimento da informação e/ou dados pessoais tratados, se encontram eles

próprios contratualmente obrigados ao sigilo profissional.

20.2.1. As partes se obrigam a realizar o tratamento de dados pessoais de acordo com

as disposições legais vigentes, bem como nos moldes da Lei 13.709/2018, a Lei Geral de

Proteção de Dados Pessoais (LGPD), visando dar efetiva proteção aos dados coletados de

pessoas naturais que possam identifica-las ou torna-las identificáveis, utilizando-os de tais

dados tão-somente para os fins necessários à consecução do objeto desde Contrato, ou nos

limites do consentimento expressamente manifestado por escrito por seus respectivos

titulares.

20.2.2. A Contratada se responsabiliza, única e exclusivamente, acerca da utilização

dos dados obtidos por meio do presente edital, sendo terminantemente vedada a utilização

de tais informações para fins diversos daqueles relativos ao objeto deste, bem como outros

fins ilícitos, ou que, de qualquer forma, atentem contra a moral e os bons costumes.

20.2.3. O SSA-HMDCC não será, em qualquer hipótese, responsabilizado pelo uso

indevido por parte da Contratada e/ou terceiros, com relação aos dados armazenados em

seus softwares e bancos de dados.

20.3. A Contratada não poderá utilizar a informação e/ou os dados pessoais a que tenha acesso,

para fins distintos do seu fornecimento/prestação de serviços ao SSA-HMDCC, não podendo,


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nomeadamente, transmiti-los a terceiros.

20.4. O dever de sigilo e de confidencialidade e as restantes obrigações previstas na presente

cláusula deverão permanecer em vigor mesmo após o término de vigência do contrato.

21. OBRIGAÇÕES DO SSA – HMDCC

21.1. Receber o serviço, disponibilizando local, data e horário;

21.2. Verificar minuciosamente, a conformidade dos serviços recebidos com as especificações

constantes no Edital e no Contrato;

21.3. Fiscalizar a manutenção, pela CONTRATADA, das condições de regularidade fiscal e

qualificações exigidas durante toda a execução do contrato, em cumprimento ao disposto no

Regulamento de Compras do HMDCC.

21.4. Notificar, imediatamente e por escrito, quaisquer problemas ou irregularidades

encontradas na prestação dos serviços.

21.5. Efetuar o pagamento no prazo previsto;

21.6. Aplicar penalidades quando houver descumprimento das regras editalícias e do Contrato;

21.7. Gerenciar o Contrato, controlando os saldos das contratações;

21.8. Disponibilizar todas as informações e profissionais necessários para acompanhamento do

serviço proposto e outros meios que se julguem necessários para atendimento às necessidades;

21.9. Acompanhar e avaliar a qualidade do serviço prestado, através de pessoal designado,

informando e/ou notificando a CONTRATADA caso não haja o atendimento conforme os

requisitos definidos neste termo de referência.

21.10. Criar Comissão permanente de Avaliação de Documentos conforme item previsto no

subitem 16.3.1.1., letra B.

22. DAS SANÇÕES ADMINISTRATIVAS

22.1. O descumprimento total ou parcial das obrigações assumidas, caracterizará a

inadimplência do licitante e/ou do Contratado, sujeitando-a as seguintes penalidades:

22.1.1. Advertência.

22.1.2. Multas nos seguintes percentuais:


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a) multa moratória de 0,33% (trinta e três centésimos por cento) por dia de atraso, na

entrega dos serviços, até o limite de 9,9%, correspondente a até 30 (trinta) dias de atraso,

calculado sobre o valor correspondente à parte inadimplente, excluída, quando for o

caso, a parcela correspondente aos impostos destacados no documento fiscal;

b) multa indenizatória de 10% (dez por cento) sobre o valor total da adjudicação da

licitação em caso de recusa do infrator em assinar o Contrato;

c) multa indenizatória de 10% (dez por cento) sobre o valor total da Ordem de

Fornecimento em caso de recusa do infrator em aceitá-la(o) ou retirá-la(o);

d) multa de 3% (três por cento) sobre o valor de referência para a licitação na hipótese

de o infrator retardar o procedimento de contratação ou descumprir preceito normativo

ou as obrigações assumidas;

e) multa de 3% (três por cento) sobre o valor total da adjudicação da licitação quando

houver o descumprimento das normas jurídicas atinentes ou das obrigações assumidas;

f) multa de 5% (cinco por cento) sobre o valor da parcela que eventualmente for

descumprida na hipótese de o infrator entregar o objeto em desacordo com as

especificações, condições e com o padrão de qualidade contratada e/ou com vício,

irregularidade ou defeito oculto que o tornem impróprio para o fim a que se destina;

g) multa indenizatória de 10% (dez por cento) sobre o valor total do contrato quando o

infrator der causa ao cancelamento do Contrato;

h) multa indenizatória, a título de perdas e danos, na hipótese de o infrator ensejar o

cancelamento do Contrato e sua conduta implicar em gastos ao Hospital Metropolitano

Doutor Célio de Castro superiores aos registrado.

22.2. A penalidade de advertência será aplicada pela Coordenação de Contratos Convênios

e Apoio do Hospital Metropolitano Doutor Célio de Castro, mediante comunicado:

22.2.1. Das áreas requisitantes nos casos referentes ao procedimento licitatório;

22.2.2. Do responsável pelo recebimento do serviço.

22.3. A penalidade de multa será aplicada pela Coordenação de Contratos Convênios e Apoio

do Hospital Metropolitano Doutor Célio de Castro.

22.3.1. As multas poderão ser descontadas dos pagamentos imediatamente

subsequentes à sua aplicação.

22.4. As penalidades de suspensão temporária, impedimento de licitar e impedimento de

contratar serão aplicadas pelo Diretor Administrativo do Hospital Metropolitano Doutor Célio


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de Castro.

22.4.1. No caso de aplicação das penalidades previstas no item anterior, será

concedido prazo de 10 (dez) dias úteis para apresentação de recurso.

22.5. A aplicação de penalidade deverá ser precedida do devido processo legal, da ampla

defesa e do contraditório, sendo concedido o prazo de 5 (cinco) dias úteis a Licitante para defesa,

contados da data do recebimento da notificação.

22.6. As penalidades são independentes entre si, podendo ser aplicadas em conjunto ou

separadamente, após a análise do caso concreto e não exime a CONTRATADA da plena

execução do objeto licitado.

22.6.1. Na hipótese de cumulação a que se refere o item acima serão concedidos os

prazos para defesa e recurso aplicáveis à pena mais gravosa.

22.7. O atraso injustificado superior a 30 (trinta) dias corridos será considerado como

inexecução total do Contrato, devendo o instrumento respectivo ser rescindido, salvo razões de

interesse público devidamente explicitadas no ato da autoridade competente pela contratação.

23. PROCEDIMENTOS DE FISCALIZAÇÃO DO CONTRATO

A Diretoria Administrativa-Financeira do HMDCC, através do Sr. Mauro Heleno Ladeira de

Oliveira e o Sr. Marco Túlio, Assessor de Inovação e Tecnologia do HMDCC, executarão a

fiscalização de forma a assegurar a perfeita execução dos serviços dentro do estabelecido no

CONTRATO firmado entre as partes.

24. DO REAJUSTE E REPACTUAÇÃO

24.1. Eventuais prorrogações do contrato não implicam, necessariamente, no reajuste dos

valores inicialmente contratados.

24.2. Os preços contratados poderão ser reajustados mediante a formalização do pedido pela

CONTRATADA, observando a variação do IPCA-E/IBGE.

24.3. A periodicidade de reajuste não será inferior a um ano, contado inicialmente, da data limite

para apresentação da proposta ou do último reajuste.

24.4. Eventual repactuação ou recomposição de preços deverá ser precedida de solicitação da

CONTRATADA, acompanhada de demonstração analítica de alteração dos custos, por meio de

apresentação da planilha de custos e formação de preço.

25. DA FRAUDE E CORRUPÇÃO


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25.1. Nos procedimentos licitatórios realizados pelo Hospital Metropolitano Doutor Célio de

Castro, serão observadas as determinações que se seguem:

a) O Hospital Metropolitano Doutor Célio de Castro exige que as licitantes, observem

o mais alto padrão de ética durante a licitação e execução dos contratos, nos termos da

legislação vigente;

b) O Hospital Metropolitano Doutor Célio de Castro rejeitará a proposta e aplicará as

sanções previstas na legislação vigente se julgar que a licitante, diretamente ou por um

agente, envolveu-se em práticas corruptas, fraudulentas, conspiratórias ou coercitivas

durante o procedimento licitatório;

25.2. A ocorrência de qualquer das hipóteses acima elencadas, assim como as previstas no Anexo

I da Portaria SDE nº 51 de 03 de julho de 2009, será denunciada à Secretaria de Desenvolvimento

Econômico do Ministério da Justiça para adoção das medidas cabíveis.

26. DAS DISPOSIÇÕES GERAIS

26.1. Poderá a Coordenação de Compras do Hospital Metropolitano Doutor Célio de Castro

revogar a presente licitação, no todo ou em parte, por conveniência administrativa e interesse

público devidamente justificado, sem que caiba à licitante direito à indenização, salvo em caso

de dano efetivo disso resultante e na forma da lei.

26.2. O Pregoeiro, no exercício de suas funções, poderá valer-se de pareceres técnicos e/ou

jurídicos exarados por empregado/comissão devidamente constituídos, para embasar sua decisão

quando do julgamento das fases de habilitação, proposta e/ou interposição de recursos.

26.3. A licitante é responsável pela fidelidade e legitimidade das informações prestadas e dos

documentos apresentados em qualquer fase da licitação bem como no fornecimento/execução do

objeto licitado. A falsidade de qualquer documento apresentado ou a inverdade das informações

nele contidas implicará a imediata desclassificação da licitante que o tiver apresentado, ou, caso

tenha sido vencedora, na rescisão do contrato, sem prejuízo das demais sanções cabíveis.

26.4. É facultado ao Pregoeiro ou à autoridade a ele superior, em qualquer fase da licitação,

promover diligências com vistas a esclarecer ou a complementar a instrução do processo, vedada

a inclusão posterior de documento ou informação que deveria constar originalmente na proposta.

26.5. A licitante intimada para prestar qualquer esclarecimento adicional deverá fazê-lo no prazo

determinado pelo Pregoeiro, sob pena de desclassificação/inabilitação.

26.6. O não atendimento das exigências formais não essenciais não importará no afastamento da

licitante, desde que seja possível a aferição de sua qualificação e a exata compreensão da sua

proposta.


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26.7. A CONTRATADA não poderá caucionar ou utilizar a Ordem de Fornecimento para

qualquer operação financeira.

26.8. O Contrato será anulado nos casos de subcontratação total ou parcial do objeto contratado,

associação do Contratado com outrem, fusão, cisão ou incorporação, salvo com expressa

autorização do Hospital Metropolitano Doutor Célio de Castro.

26.9. As normas que disciplinam este pregão serão sempre interpretadas em favor da ampliação

da disputa entre as licitantes, desde que não comprometam o interesse do Hospital Metropolitano

Doutor Célio de Castro, a finalidade e a segurança da contratação.

26.10. As decisões referentes a este processo licitatório poderão ser comunicadas às licitantes

via Sistema Eletrônico, por qualquer meio de comunicação que comprove o recebimento ou,

ainda, mediante publicação no site do HMDCC.

26.11. A tolerância do Hospital Metropolitano Doutor Célio de Castro com qualquer atraso ou

inadimplência por parte da Contratada não importará de forma alguma em alteração ou novação.

26.12. O Contratado deverá comunicar à Coordenação de Compras do Hospital Metropolitano

Doutor Célio de Castro todas as alterações porventura ocorridas nos dados cadastrais para

atualização.

26.13. Os casos não previstos neste Edital serão decididos pelo Pregoeiro ou pela autoridade

superior.

26.14. A participação da licitante nesta licitação implica em aceitação de todos os termos deste

Edital.

26.15. O foro designado para julgamento de quaisquer questões judiciais resultante deste Edital

será o da Comarca de Belo Horizonte.

Belo Horizonte, 22 de setembro de 2020.

Elaine Kátia Nascimento Souza

Pregoeiro

SSA - Hospital Metropolitano Doutor Célio de Castro

Maria do Carmo

Diretora Executiva



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ANEXO I – TERMO DE REFERÊNCIA

1. UNIDADE REQUISITANTE: Diretoria Administrativo-Financeiro

2.OBJETO:

Contratação de Licitante especializada em Gestão documental física e eletrônica, Digitalização

e Arquivamento de documentos para o Hospital Metropolitano Doutor Célio de Castro -

HMDCC.

3. JUSTIFICATIVA:

O Hospital Metropolitano Doutor Célio de Castro, como pessoa jurídica de direito privado sem

fins econômicos, de interesse coletivo e de utilidade pública, presta ações e serviços de saúde

em todos os níveis de atendimento hospitalar, ressaltando a formação profissional e a educação

permanente, bem como a prestação de serviços públicos nas demais atividades correlatas e

inerentes à saúde pública, atuando exclusivamente no âmbito do Sistema Único de Saúde.

O Hospital possui grande parte dos processos informatizados, principalmente, no que tange ao

prontuário eletrônico. Os documentos são organizados eletronicamente no sistema de

informação do hospital, assim como em pastas da rede. Nesse sentido, o hospital gera excessivo

volume de arquivos digitais que precisam ser organizados para melhoria do acesso à informação

e racionalização dos recursos tecnológicos.

Em que pese sermos um Hospital com conceito Paperless, ainda temos a geração de arquivo

físico em papel, principalmente para processos administrativos, sendo necessária à sua

organização e armazenamento físico, para atendimento, principalmente, a órgãos fiscalizadores,

bem como auditorias internas e externas.

Considerando o crescimento de quantitativo de processos e documentos físicos necessários para

arquivamento além do crescimento do quantitativo dos arquivos digitais e tendo em vista a

limitação física do HMDCC para armazenamento de documentos físicos e a necessidade de

organização dos arquivos digitais, faz-se necessária a contratação de Licitante especializada em

Gestão documental física, eletrônica e arquivamento de documentos.

A contratação destina-se ao atendimento das necessidades do HMDCC na gestão de documentos

físicos e digitais, visando a melhoria ao acesso, disseminação e recuperação de documentos

físicos e digitais a fim de minimizar os riscos de extravio, gerenciamento do ciclo de vida dos

documentos, segurança da informação, transparência, reduzir o volume dos arquivos,

proporcionando acesso eficiente, rápido e seguro às informações arquivadas.

LOTE I – DIAGNÓSTICO/MANUAIS OPERACIONAIS

4 A PRESTAÇÃO DE SERVIÇOS

4.1.1 A CONTRATADA atuará em 03 FASES para a realização dos serviços técnicos


4.2 FASE 1 – LEVANTAR, ANALISAR E PRODUZIR DIAGNÓSTICO DE

INFORMAÇÕES


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4.2.1 O Levantamento e análise deverá resultar em um Diagnóstico detalhado da Gestão de


gravidade, os critérios de urgência e a tendência da situação atual e a proposta de ações e

melhorias a serem realizadas:

A. Levantar, em conjunto com as Coordenações produtoras de informação, o fluxo

documental do HMDCC identificando o cenário atual, as peculiaridades dos documentos

físicos e eletrônicos, bem como outras informações complementares necessárias à

execução do trabalho;

B. Levar em consideração a situação atual e a perspectiva de evolução do hospital nos

próximos 15 anos;

C. Identificar os acertos e falhas do HMDCC em relação a produção, consumo,

armazenamento e organização dos arquivos físicos e eletrônicos, de acordo com as leis,

melhores práticas e recomendações que se aplicam a esta instituição;




acessos e etc.) disponíveis na estrutura do HMDCC e avaliar formas de utilização,

organização e otimização do uso destes recursos;

F. Identificar e avaliar a volumetria dos documentos e informações acumuladas e geradas

nos processos de trabalho, a fim de estimar os custos com a manutenção da massa

documental e definir procedimentos que garantam um melhor custo-benefício;

G. Identificar, avaliar e propor organização documental no sistema integrado TASY –

Inserção de documentos digitalizados;


seguintes aspectos:

1. Identificação dos tipos de documentais existentes, bem como os aspectos

quantitativos e qualitativos da documentação física e eletrônica;


3. Estado físico dos documentos e Volume estimado;


Em Papel A4

1.360.000


150.000




Relatório de Diagnóstico Institucional

45 dias úteis

4.3 FASE 02 – ELABORAR OS PROCEDIMENTOS OPERACIONAIS E NORMATIVOS


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4.3.1 Elaborar os Procedimentos Operacionais que irão definir as estratégicas e metodologia

do Processo de Gestão de Documentos, com no mínimo com seguintes materiais:

A.1 Manual - Política Institucional da Gestão de Documentos do HMDCC;

A.2 Manual – Classificação Documental e Tabela de Temporalidade Documental dos

arquivos físicos do HMDCC;

A.3 Manual – Procedimentos Padrões de Organização e Arquivamento da Massa

Documental Física e Eletrônica do HMDCC;

A.4 Cartilha – Produção de um material simplificado de “como fazer” sobre as rotinas da

Gestão Documental do HMDCC a ser distribuído para todos os setores do HMDCC.

A.4.1 A cartilha passará pela aprovação da Assessoria de Comunicação do HMDCC para

análise de conteúdo, layout e linguagem do documento. Após essa análise, a Assessoria

de Comunicação poderá sinalizar alterações, inclusões ou supressões de conteúdo, ícones,

ilustrações e demais elementos gráficos. Somente após aprovação da cartilha, ocorrerá a

divulgação do documento no HMDCC

Para os itens A.1, A2 serão realizados com no mínimo:

4.3.2 Manual - Política Institucional da Gestão de Documentos e do HMDCC:

A. Na Etapa da Política Institucional da Gestão de Documentos do HMDCC, o objetivo

é a elaboração do material que indique as estruturas, as competências, os usos, os

instrumentos, os procedimentos e os recursos que compõem a Política de Gestão de

Documentos do HMDCC;

B. Deverá instituir também a CPAD – Comissão Permanente de Avaliação de

Documentos do HMDCC com sua composição, instrumentos, procedimentos e

competências, com a inclusão de um cronograma de atividades aos profissionais

indicados pelo HMDCC;

4.3.3 Manual – Classificação Documental e Tabela de Temporalidade Documental do

HMDCC;

A. As definições que deverão ser consideradas, pela CONTRATADA, para a elaboração

da Classificação Documental e a Tabela de Temporalidade, se dará após ter sido realizada

a análise e estudo do todo o funcionamento do HMDCC, a legislação que rege o Hospital,

estrutura, organograma, bem como outras informações complementares, com

responsáveis pelos setores produtores de documentos;

B. Entende-se por classificação de documentos a sequência das operações técnicas, que

visa agrupar os documentos de arquivo, relacionando-os ao órgão produtor, à estrutura

organizacional, à função, subfunção e atividade responsável por sua produção ou

acumulação;


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C. Essa classificação é uma das atividades do processo de gestão de documentos

arquivísticos, o qual inclui procedimentos e rotinas específicas que possibilitam maior

eficiência e agilidade no gerenciamento e controle das informações;

D. A Classificação será para todo e qualquer documento de arquivo, produzido ou

recebido, pelo HMDCC, no exercício de suas funções e atividades.

E. Entende-se que a Tabela de Temporalidade de Documentos é um instrumento

fundamental resultante de avaliação documental, considerando que registra o ciclo de

vida dos documentos. Nela devem constar os prazos de arquivamento dos documentos no

Arquivo Corrente, de sua transferência ao Arquivamento Intermediário e de sua

destinação final, quando se determina sua eliminação/descarte ou recolhimento ao

Arquivo Permanente e/ou a Guarda Externa;

F. Atividades para elaboração da tabela de Temporalidade:

1.Entrevistas e coletas de dados, com pessoas que possam fornecer seu

conhecimento dos assuntos da área fim;

2.Estudo das leis, regulamentos, regimento, portarias, resoluções,

organogramas, fluxogramas e manuais que tratem da regulamentação das

atividades do Hospital;

3.Diagnóstico da massa documental;

4.Levantamento da documentação existente;

5.Exame da documentação – em profundidade – abrindo os processos,

anotando os assuntos contidos; realizando a leitura dos documentos, a fim

de verificar sob que assunto deverá ser classificado;

6.Os assuntos deverão ser, hierarquicamente, distribuídos de acordo com as

funções e atividades às quais eles se referem;

G. A CONTRATADA deverá seguir as regras do Conselho Nacional de Arquivos –

CONARQ, no que couber ao HMDCC;


produzidos e recebidos pela instituição no exercício de suas atividades, prazos de guarda,

nas fases Corrente e Intermediária e a destinação final - eliminação ou guarda permanente;

I. Prazo de guarda - refere-se ao tempo necessário para arquivamento dos documentos

nas fases corrente e intermediária, visando atender, exclusivamente, as necessidades da

instituição que os gerou, mencionando, preferencialmente, em anos;


quando o documento não apresenta valor probatório ou informativo ou a guarda

permanente, quando as informações contidas no documento são consideradas importantes

para fins de prova, informação, auditoria e ou pesquisa;


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K. A aplicação e a revisão periódica da Tabela de Temporalidade de Documentos de

Arquivo garantirão uma gestão documental adequada, acompanhada pela CPAD –

Comissão Permanente de Avaliação de Documentos do HMDCC;

L. A Tabela de Temporalidade de Documentos de Arquivo, depois de elaborada e

aprovada pela Instituição, deverá ser divulgada a CPAD da CONTRATANTE;

M. Para os documentos indicados para descarte, a CONTRATADA deverá produzir a

listagem de eliminação de documentos;

N. Durante o período de vigência do CONTRATO, seja por força de nova

regulamentação, para otimizar o processo, ou em casos fortuitos sempre que ocorrer um

evento que altere os procedimentos, a CONTRATADA deverá atualizar toda

documentação referente aos modelos e POP’s (Procedimento Operacional Padrão)

propostos.

O. A CONTRATADA deverá produzir o modelo do Termo de Eliminação ou de

Descarte, conforme determinação do CONARQ;

4.3.4 Produzir e Ministrar Palestras, Cursos e treinamentos sobre a Gestão de Documentos

a ser adotada no HMDCC:

4.3.4.1 A CONTRATADA deverá promover:

1. Uma palestra para 40 gestores;

2. Um curso de 20 horas a ser ministrado a CPAD – Comissão Permanente de Avaliação

Documental;

3. 12 cursos de 20 horas cada, sendo 01 para cada Unidade Gestora do HMDCC,

contemplando 04 colaboradores/Unidade e 01 para Diretoria/Assessorias,

contemplando 04 colaboradores – total de 48 colaboradores;

4.3.4.2 A palestra e os cursos sobre toda Gestão de Documentos, objeto deste Termo, serão

realizados presencialmente, sendo que o espaço será cedido pela CONTRATANTE. Deverá ser

abordado conscientização, conceitos gerais da Gestão Documental e a prática tanto para

utilização dos manuais, quanto o como fazer a operacionalização dos expedientes de forma a

gerar eficiência e eficácia.

4.3.4.3 Será de responsabilidade da CONTRATADA, fornecer todo o material didático, a

impressão e encadernação, além do arquivo digital, para o treinamento.


1 Manuais

2 Cartilha e

3 Cursos e Treinamento

60 dias úteis

4.4. FASE 03 – ACOMPANHAMENTO DA IMPLANTAÇÃO DOS PROCEDIMENTOS



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4.4.1 A CONTRATADA deverá disponibilizar um responsável técnico para acompanhar a


4.4.2 Informar à CONTRATANTE eventuais ocorrências que possam interferir no andamento

da implantação;

4.4.3 Acompanhar presencialmente a execução da implantação das normas e procedimentos

adotados, orientando os gestores de forma a garantir a plena gestão documental do HMDCC;

4.4.4 Apresentar relatórios quinzenais a CONTRATANTE com indicadores da efetividade da

implantação da Gestão documental física e eletrônica.

PRODUTO A SER

ENTREGUE


semestrais

Acompanhamento da

Implantação

06 (seis) meses

40 H 240

LOTE II – ORGANIZAÇÃO E DIGITALIZAÇÃO

4.5 FASE 04 – ORGANIZAÇÃO E DIGITALIZAÇÃO DOCUMENTOS

4.5.1 Nesta etapa a CONTRATADA deverá organizar e digitalizar todo o passivo do HMDCC

a ser realizado nas dependências do Hospital, com recursos próprios da CONTRATADA, como

maquinários, insumos, pessoal e demais materiais necessários;

4.5.2. A CONTRATADA, antes de iniciar a preparação e execução das atividades descritas no

objeto deste Termo de Referência, deverá realizar em conjunto com a CONTRATANTE a

confirmação dos objetivos, premissas, diretrizes e Planejamento do Projeto.

4.5.3 Será de responsabilidade da CONTRATADA estruturar o Modelo de Operação, incluindo

a definição e estruturação da infraestrutura necessária, bem como o desenho dos processos que


4.5.3.1. Plano de ação e manual de digitalização, que deverão ser aprovados pela

CONTRATANTE.

4.5.4 Das condições dos documentos:

A. O acervo é constituído, em grande parte, por papéis em tamanho A4 e “ofício” com 75

g/m2 de gramatura.







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EM PAPEL A4 1.044.000

4.5.5 A digitalização deve respeitar as melhores práticas do mercado primando pela qualidade


4.5.6 A digitalização dos documentos deve ser feita em extensão de PDF com tecnologia que


4.5.7 A digitalização deverá contemplar a utilização de metadados e outras tecnologias que


4.5.8 Os documentos deverão ser organizados e acondicionados em caixa-arquivo, fornecidas

pelo HMDCC, já classificados pela CONTRATADA:

A. As caixas que estiverem em estado ruim de conservação, serão substituídas pela

CONTRATANTE;

B. As caixas contendo os documentos pertencentes ao HMDCC deverão ser devidamente

identificadas pela CONTRATADA, de forma que não se perca o controle sobre a guarda

dessa documentação e deverão ficar todas reunidas em um mesmo lugar/espaço, com

endereçamento lógico sequencial;

4.5.9 Deverá ser elaborada pela Licitante CONTRATADA uma listagem controle de

documentos por caixa, ou seja, a CONTRATANTE deverá ter acesso ao conteúdo documental

de cada caixa que for produzida;

4.5.10 A Licitante CONTRATADA deverá manter a CONTRATANTE informada sobre a

quantidade de documentos tratados, em medida de folha A4, produzidas quinzenalmente;

4.5.11 Mesmo os documentos com prazo de guarda expirado, mediante tabela de

temporalidade (fornecida pelo Contratante) e devidamente apontados pela Unidade Gestora,

deverão ser identificados, listados e acondicionados pela Contratada;

4.5.12 Os documentos digitalizados de todo e qualquer setor do HMDCC serão armazenados

em pastas digitais específicas conforme orientação da CONTRATANTE, além de serem

anexados manualmente às áreas/módulos específicos do sistema de gestão hospitalar da

CONTRATANTE – Salvos no Provedor de Dados do HMDCC. Os Setores da CONTRATANTE

instruirão a equipe da CONTRATADA destacada para digitalizar e organizar os documentos e

disponibilizará um supervisor para acompanhamento dos serviços.

4.5.13 A CONTRATANTE fará conferência por amostragem das imagens digitalizadas e

havendo desconformidades, a CONTRATADA será comunicada para correções. Critérios da

conferência:


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G. Imagens seccionadas


I. Alteração do conteúdo da pasta digital em comparação com a pasta física

correspondente


1 Organização do Passivo

2 Digitalização

3 Lista de Descarte

180 dias

LOTE III – CUSTÓDIA E GUARDA DOCUMENTAL/DOCUMENTOS

FÍSICOS

4.6 FASE 05 – GUARDA EXTERNA DE DOCUMENTOS

4.6.1 Nesta Etapa, será contratado sob demanda, o serviço de Guarda Externa Documental:


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A) IMPLANTAÇÃO INICIAL

item Especificação unidade quantidade

prevista

valor unitário

(R$) ocorrência valor total (R$)

1 Aquisição de cartonagem caixa padrão 20kg 700 1 0,00

2 Catalogação/inventário simples caixa padrão 20kg 700 1 0,00

3 Movimentação Interna De 1ª

Internação caixa padrão 20kg 700 1 0,00

4 Transporte de Coleta inicial caixa padrão 20kg 700 1 0,00

Sub-total (A): 0,00

B) SERVIÇOS RECORRENTES / MENSAL

item especificação unidade quantidade

prevista - mês

valor unitário


5 Armazenagem caixa padrão 20kg 700 36 0,00

6 Movimentação para Retirada da

Prateleira caixa padrão 20kg 22 36 0,00

7 Movimentação para Devolução na


8 Movimentação Urgente - 01 dia útil caixa padrão 20kg 11 36 0,00

9 Pesquisa Padrão - máximo 02 dias

úteis documento pesquisado 22 36 0,00

10 Pesquisa Padrão Urgente - 01 dia

útil documento pesquisado 11 36 0,00

11 Digitalização Por Demanda por página digitalizada 550 36 0,00

12 Intercalação por documento intercalado 11 36 0,00

13 Rearquivo por documento rearquivado 55 36 0,00


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14 Implantação Do Software por máquina 22 1 0,00

15

Movimentação Externa de Coleta

(Transporte) - 10 cxs 20kg por

viagem

por viagem 9 36 0,00

16

Movimentação Externa de Entrega


viagem


17 Sala de Consultas por turno (manhã/tarde)

utilizado 5 36 0,00

18 Cópias Xerográficas por página copiada 110 36 0,00

19 Saída Permanente caixa padrão 20kg 700 1 0,00

Sub-total (B): 0,00

VALOR GLOBAL LOTE III - 36 (TRINTA E SEIS) MESES - A + B: 0,00


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4.6.2 DA DISCRIMINAÇÃO DOS SERVIÇOS DE GUARDA

A. A CONTRATADA deverá prestar serviços contínuos de coleta, armazenagem,

transporte e movimentação de documentos, mantendo-os em perfeitas condições,

garantindo a integridade dos mesmos;

B. Qualquer pedido de busca e ou consulta de documentos, será o serviço realizado

pela CONTRATADA, no local da guarda e qualquer movimentação e retirada,

deverá ser realizada mediante emissão de ordem de serviço, assim como sua

posterior entrega após consulta aos documentos;

C. A identificação e o cadastro das caixas-arquivo, deverão ser realizados pela

CONTRATADA em sistema informatizado, respeitando a identificação já existente

ou conforme combinado previamente e autorizado pelo HMDCC;

D. Os pedidos de consultas serão realizados pelo HMDCC, por e-mail ou via sistema

da Licitante, e deverão ser atendidos no prazo máximo de até 02 dias úteis, com

exceção dos pedidos urgentes que poderão ser solicitados ocasionalmente e deverão

ser atendidos em até 01 dia útil, contado a partir da solicitação do Hospital;

E. A CONTRATADA deverá atender às leis em vigor quanto à gestão e preservação

documental e descartar, seletivamente e com prévia autorização do Gestor do

Contrato, documentos que já cumpriram a sua temporalidade;

F. A CONTRATADA deverá disponibilizar ao HMDCC, sem ônus adicional, na data

da emissão das faturas, o histórico dos serviços prestados por Unidade Gestora;

G. A periodicidade para entrega ou coleta de documentos será de acordo com as

necessidades do HMDCC;

H. Será considerado como único deslocamento/transporte se, na mesma oportunidade,

a CONTRATADA recolher no HMDCC, caixas arquivo para guarda e

armazenagem e entregar caixas arquivo e/ou documentos arquivados que foram

solicitados para consulta ou substituição;

I. A solicitação dos serviços à CONTRATADA será efetuada, sempre em dias úteis,

no horário compreendido entre 08h e 17h, e somente por pessoas autorizadas pelo

HMDCC, conforme relação a ser fornecida à CONTRATADA;

J. A CONTRATADA deverá armazenar as caixas-arquivo em ambiente com

mobiliário e equipamentos adequados ao suporte arquivístico, de forma a garantir

a preservação e integridade dos documentos;

K. Ao término do contrato de prestação dos serviços, ou na hipótese de sua rescisão, a

CONTRATADA deverá permitir que o HMDCC ou Licitante autorizada, faça a

transferência de todo o acervo armazenado nas suas instalações, disponibilizando-

o integralmente em até 15 (quinze) dias corridos a contar do término da vigência

contratual;


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L. A CONTRATADA deverá disponibilizar também relatório e arquivo eletrônico

com a relação de todos os documentos que estavam sob sua custódia devidamente

discriminados e classificados por caixas de modo que permita a conferência pelo

HMDCC

M. O custo da transferência, no caso de rescisão contratual, será de responsabilidade

de quem deu causa à rescisão;

N. A movimentação ou transferência do acervo, no todo ou em parte, por solicitação

da CONTRATADA, só poderá ocorrer com expressa autorização pelo HMDDCC

e não implicará em ônus adicional ao Hospital;

O. A CONTRATADA deverá fornecer as etiquetas para cadastro e identificação de

documentos que serão enviados para arquivo;

P. A cartonagem de 20 kg prevista em Edital, deverá ser suficiente para acondicionar

03 caixas box padrão.

4.6.3 DO SIGILO E SEGURANÇA DOS DOCUMENTOS

A. O dano, o extravio ou a destruição de qualquer documento confiado à guarda e

armazenamento da Licitante CONTRATADA, implicará na responsabilização desta, nos

termos da legislação pertinente e vigente;

B. Nos casos de danos ou destruição dos documentos do HMDCC, por causa acidental, sem

culpa da CONTRATADA, esta pagará, a título de indenização, valor suficiente para

confecção de novo documento ou para sua restauração;

C. Caberá à CONTRATADA responsabilizar-se pelo sigilo e segurança das informações e

documentos do HMDCC, sob sua guarda e armazenamento, conforme Termo de Sigilo -

Anexo V do Edital;

D. Em caso de sinistro de qualquer natureza, a CONTRATADA deverá comunicar de

imediato ao HMDCC e as providências adotadas;

4.6.4 DO LOCAL PARA GUARDA DOCUMENTAL

4.6.4.1 As instalações físicas da CONTRATADA deverão dispor de no mínimo:


documentos na área de armazenamento da Licitante CONTRATADA;



descupinização, realizado periodicamente por Licitante especializada;



F. A CONTRATADA deverá dispor de rotina e procedimentos inerentes à

manutenção predial preventiva e corretiva que garantam a perfeita conservação das

instalações;


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G. Equipamentos de prevenção e combate a incêndios em conformidade com o projeto


H. Pessoal especializado em segurança, devidamente capacitado e orientado;

I. A CONTRATADA deverá dispor de espaço para consulta, in loco, das caixas

arquivo, caso necessário;

J. A CONTRATADA deverá ter endereço situado na região metropolitana de Belo

Horizonte;

K. A CONTRATANTE, caso julgue necessário, poderá realizar visita ao local de

guarda dos documentos para verificação das condições físicas estabelecidas neste

termo.

4.6.5 DO SISTEMA INFORMATIZADO PARA GESTÃO DE GUARDA EXTERNA

4.6.5.1 Deverá ser disponibilizado um sistema para gerenciamento do acervo físico do

HMDCC. Esse sistema deverá funcionar em ambiente Web;

4.6.5.2 A CONTRATADA deverá, no prazo máximo de 15 (quinze) dias após a assinatura do

Contrato, realizar treinamento para capacitar 12 (doze) colaboradores, sendo um

representante de cada Unidade Gestora do HMDCC na utilização do Sistema de

gerenciamento de arquivos;

4.6.5.3 A CONTRATADA deverá disponibilizar no sistema perfis de níveis de acesso


4.6.5.4 O sistema deverá possuir a funcionalidade de exportação de toda a base de dados em

formato txt, csv, xls.;

4.6.5.5 O sistema informatizado de gerenciamento de acervo deve permitir:





4.6.5.6 O controle de armazenagem dos documentos deverá ser totalmente informatizado,

facilitando o rápido acesso para consulta do HMDCC, ao material arquivado e

permitindo que sejam obtidas, no mínimo, as seguintes informações:






em cada caixa;




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5. DOCUMENTAÇÃO PARA HABILITAÇÃO TÉCNICA

5.1 As licitantes deverão apresentar, para fins de qualificação técnica, no mínimo 01 (um)

Atestado/declaração fornecido por pessoa jurídica de direito público ou privado, comprovando

que a licitante já executou ou executa, satisfatoriamente, serviços de acordo com os respectivos

objetos de cada lote para um volume de 50% do quantitativo constantes nas tabelas de cada lote.

5.1.1 O(s) atestado(s) deverá(ão) estar emitido(s) em papel(eis) timbrado(s) do(s)

Órgão(s) ou da(s) Licitante(s) que o expediu(ram), ou deverá(ão) conter carimbo do CNPJ

do(s) mesmo(s), com a devida identificação (nome completo legível, cargo e função,

número de telefone e endereço eletrônico do responsável pela assinatura do atestado.

5.1.2 O(s) atestado(s) deverá (ão) conter as principais atividades desenvolvidas, local e

período (início e fim) de realização das atividades, especificação dos possíveis software(s)

fornecido(s) e instalado(s), com indicações do volume de documentos tratados na

implantação da solução.

5.1.3 O(s) atestado(s) de capacidade técnica poderá(ão) ser apresentado(s) em nome da

Licitante, com CNPJ da matriz e/ou da(s) filial(ais) da licitante.

5.2 Apresentar DECLARAÇÃO, que disponibilizará durante a execução do contrato, de no

mínimo 01 (um) profissional qualificado para prestação dos serviços, graduado em

Biblioteconomia e/ou Arquivologia.

5.3 Para o Lote III - Apresentar DECLARAÇÃO que possui infraestrutura adequada para a

prestação do serviço de Guarda Externa Documental a ser contratado, com instalações prediais

que atendam a todas as normas estabelecidas pelas entidades regulamentadoras, para

armazenamento de documentos de arquivo, citando, no mínimo, as seguintes informações:

5.3.1 endereço completo, da forma que melhor identifique a localização das instalações;

5.3.2 Que as instalações dispõem de:

5.3.2.1 Vigilância patrimonial e operacional 24 horas por dia, durante 7 dias por semana,

incluindo serviços da Brigada contra Incêndio e Inundações;

5.3.2.2 Sistema de prevenção e combate ao fogo e inundações, em conformidade com as

especificações exigidas pelo Corpo de Bombeiros do Estado de Minas Gerais;

5.3.2.3 Pára-raios, de acordo com as normas vigentes;

5.3.2.4 Sistema de monitoramento de vídeo com gravação e recuperação de imagens por,

pelo menos, 90 (noventa) dias corridos;

5.3.2.5 Sistema de controle de acesso às instalações e sistema de alarme contra intrusão;

5.3.2.6 Grades ou muros nas áreas que circundam o(s) prédio(s) destinado(s) à guarda e

processamento de documentos;

5.3.2.7 Documento válido/vigente que comprove que o serviço de controle de pragas está

em conformidade com as normas definidas pela Licitante competente;

6. RESPONSABILIDADES DO HMDCC


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serviço proposto e outros meios que se julguem necessários para atendimento às necessidades.



requisitos definidos neste termo de referência.

6.3. Efetuar o pagamento na forma e nos prazos estabelecidos.

6.4. Criar Comissão permanente de Avaliação de Documentos conforme CONARQ a partir da

assessoria da CONTRATADA.

7. REPONSABILIDADE DA CONTRATADA

7.1 A CONTRATADA obriga-se a observar as especificações dos serviços a serem executados

constantes no Objeto deste Termo e, ainda:

7.2. Executar todos os serviços contratados com recursos, pessoal, transporte, hardwares e

softwares próprios, para executar o objeto contratado;

7.3. Permitir a supervisão/fiscalização de profissional do HMDCC na execução das atividades,

contudo, tal conduta não cessa e nem diminui a responsabilidade da CONTRATADA sobre a

execução dos serviços;

7.4. Garantir a segurança, a consistência e a integridade dos documentos do HMDCC;

7.5. Responsabilizar-se pelos danos causados diretamente ao HMDCC ou a terceiros, decorrentes

de sua culpa ou dolo, até a entrega dos serviços;

7.6. A CONTRATADA se responsabilizará mediante assinatura de Termo de Sigilo e

Confidencialidade, conforme Anexo V, pelos dados e informações que vier a utilizar para o

desempenho dos serviços discriminados, bem como pela ética de seus profissionais a que terão

acesso a documentos e informações da CONTRATANTE, podendo responder civil e

criminalmente por violação das regras de sigilo;

7.7. Sempre que solicitado pelo HMDCC, participar de reuniões com os gestores e/ou

colaboradores, para tratativas referentes ao objeto contratado;

7.8. Indicar 01 (um) profissional, com seu respectivo telefone, que será o responsável pelo contrato

do HMDCC, com poder decisório para atender quaisquer demandas de situações previstas ou não

neste Instrumento de Referência.

7.9. Apresentar juntamente ao contrato assinado, cópia do diploma do profissional de graduação

no curso de Arquivologia/Biblioteconomia.

8. DO SIGILO E SEGURANÇA DOS DOCUMENTOS

8.1. O dano, o extravio ou a destruição de qualquer documento confiado à guarda e

armazenamento da Licitante CONTRATADA, implicará na responsabilização desta, nos termos

da legislação pertinente e vigente;


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8.2. Nos casos de danos ou destruição dos documentos do HMDCC, por causa acidental, sem

culpa da CONTRATADA, esta pagará, a título de indenização, valor suficiente para confecção de

novo documento ou para sua restauração;

8.3. Caberá à CONTRATADA responsabilizar-se pelo sigilo e segurança das informações e

documentos do HMDCC, sob sua guarda e armazenamento, conforme Termo de Sigilo - Anexo V

deste Termo;

8.4. Em caso de sinistro de qualquer natureza, a CONTRATADA deverá comunicar de imediato

ao HMDCC e as providências adotadas;

9. DO LOCAL, PRAZO PARA A PRESTAÇÃO DOS SERVIÇOS

9.1 O (s) serviços (s), exceto LOTE III, deverá (ão) ser realizado(s) no Hospital Metropolitano

Doutor Célio de Castro, localizado à Rua Dona Luiza, 311, Bairro Milionários, Cep. 30.620.090,

Belo Horizonte -MG, de segunda a sexta feira, no horário compreendido entre às 08:00 e às 17:00

hs, podendo ser utilizado também a critério da CONTRATANTE o espaço da CONTRATADA,

desde que tenham possibilidade de adequação, proporcionando maior segurança e agilidade no

controle do acervo.

9.2 O prazo para entrega dos serviços será conforme CRONOGRAMA DE EXECUÇÃO,

contados do recebimento da Ordem de Fornecimento/Serviço.

9.3 No ato da entrega do serviço, a CONTRATADA deverá apresentar a Nota Fiscal que, além

das exigências da legislação especifica, deverá conter as seguintes informações:

9.3.1 Número da ordem de fornecimento/Serviço;

9.3.2 Descrição do serviço;

9.3.3 O número do lote do serviço;

9.3.4 A quantidade;

9.3.5 O mês de referência;

9.4 A Licitante CONTRATADA deverá acusar recebimento da Ordem de Fornecimento por meio

do endereço Eletrônico em que a recebeu.

9.4.1 Caso não seja acusado o recebimento da Ordem de Fornecimento/Serviço enviada, a


10. VISITA TÉCNICA

10.1. Facultativamente, as licitantes poderão efetuar visita ao HMDCC para verificar as

condições em que os serviços serão executados, não ensejando a emissão de nenhum comprovante

pela CONTRATANTE, em face do seu caráter não obrigatório;

10.1.1. A visita poderá ser realizada até 01 (um) dia útil antes da data de abertura

da licitação;

10.1.2. O agendamento das visitas deverá ser realizado com o Sr Giovane, através

do telefone (31) 3472-4171, no horário de 08 as 12:00 e 13:00 as 17:00;


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10.1.3. Os custos da visita serão de responsabilidade dos licitantes;

10.1.4. Os licitantes se obrigam a não divulgar, publicar ou fazer uso das

informações recebidas durante a visita. A simples participação na visita caracteriza o

compromisso irretratável de guarda do sigilo dos dados colhidos.

10.2. Em nenhuma hipótese o desconhecimento das condições operacionais servirá como

justificativa para a não-execução ou execução irregular dos serviços contratados. Inclusive, ainda

que a visita seja facultativa, é altamente recomendável que seja realizada;

11. CONDIÇÕES DE PAGAMENTO

11.1 Os documentos fiscais serão atestados pelo Setor solicitante/competente após o recebimento

definitivo dos serviços.

11.2 O faturamento deverá ser feito por Unidade Gestora;

11.3 As Notas Fiscais serão apresentadas, observando o quantitativo estabelecido na Ordem de

Fornecimento/serviço emitida pelo HMDCC.

11.4 Os documentos fiscais deverão, obrigatoriamente, discriminar o serviço, o quantitativo



11.5 O pagamento será realizado em até 28 (vinte e oito) dias corridos, por meio de depósito


setor responsável;

11.5.1 Sendo o pagamento realizado mediante depósito em conta corrente, a

CONTRATADA não deverá fazer a emissão de boleto bancário, sob pena de arcar com

todos os encargos financeiros em caso de eventual restrição creditícia realizada em nome

do HMDCC sob o referido título;

11.6 Havendo necessidade de providências complementares a serem realizadas por parte do

Contratado, o decurso do prazo de pagamento será interrompido, reiniciando sua contagem a partir

da data em que estas forem cumpridas e não será devida atualização financeira;

11.7 A CONTRATANTE não está obrigada a contratar todos os serviços, bem como o valor

estimado informado, podendo haver variação de acordo com as necessidades da Administração.

O volume real poderá variar para maior ou para menor, sendo que os pagamentos serão efetuados

em conformidade com os serviços efetivamente realizados e recebidos pela CONTRATANTE.

12 VIGENCIA DO CONTRATO

12.1. Lote I. O contrato de terá vigência de 11 (onze) meses, contados da data da ordem de serviço;

12.2. Lote II. O contrato de terá vigência de 180 (cento e oitenta) dias, contados da data da ordem

de serviço;


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12.3. Lote III O contrato de terá vigência de 36 (trinta e seis) meses, contados da data da ordem de

serviço;

12.4. Os Contratos poderão ser prorrogados por iguais ou sucessivos períodos, nos termos do

Regulamento de Compras e Licitações do Serviço Social Autônomo – Hospital Metropolitano

Doutor Célio de Castro, mediante justificativa fundamentada do gestor do contrato, através de

celebração de Termo Aditivo.

13. FISCALIZAÇÃO DO CONTRATO

13.1 A Diretoria Administrativa-Financeira do HMDCC, através do Sr. Mauro Heleno Ladeira de

Oliveira e o Sr. Marco Túlio, Assessor de Inovação e Tecnologia do HMDCC, executarão a

fiscalização de forma a assegurar a perfeita execução dos serviços dentro do estabelecido no

CONTRATO firmado entre as partes.

14. CONDIÇÕES GERAIS

14.1 Toda a execução dos serviços objeto deste Termo deve ser acompanhada por arquivista ou

biblioteconomista, com certificação reconhecida pelo Ministério da Educação;

14.2 Será de responsabilidade da CONTRATADA quaisquer despesas ou danos causados por seus

técnicos, nas dependências da CONTRATANTE, resultantes de atividades alheias ao objeto da

contratação, bem como àquelas resultantes de imperícia ou inobservância a normas técnicas e de

segurança;

14.3 Não será permitida a retirada, por técnicos da CONTRATADA às dependências da

CONTRATANTE, de qualquer documento, físico ou digital, sem a devida autorização;

14.4 A CONTRATADA é obrigada a executar os serviços de acordo com os prazos e critérios

estipulados, de acordo com suas necessidades;

14.5 É de responsabilidade da CONTRATADA a disponibilização de funcionários próprios,

devidamente uniformizados e identificados através de crachás para realização dos serviços nas

dependências do HMDCC, além do fornecimento de todos os equipamentos de proteção, em

quantidade suficiente e de acordo com as normas de segurança do trabalho, em especial os EPI’s

– Equipamento de Proteção Individual, necessário ao bom desenvolvimento dos serviços;

14.6 Em nenhuma hipótese a CONTRTATANTE poderá ser responsabilizada por acidentes que

venham a ocorrer com os empregados da CONTRATADA durante a execução dos serviços objeto

do contrato;


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55

APÊNDICE I

Item Serviço Qtd Un. Codigo

TASY

V.Total

LOTE I – Diagnóstico, Manuais operacionais, Cursos e

Acompanhamento

01 Levantar, Analisar e Produzir

Diagnóstico de Informações

01 UN.

63541

02 Elaborar os procedimentos

Operacionais e Normativos

01 UN.

63543

03 Palestras 40 Gestores 01 UN.

63544

04 Curso 20 H - CPAD 01 UN.

63545

05 Curso 20 H – Unidades

Gestoras e Diretoria

12 UN. 63546

06 Acompanhamento da

Implantação 240 horas – 06

meses

240 Horas 63547

LOTE II - Organização e Digitalização dos Documentos

01 Organização e Digitalização

dos Documentos

01 UN.

63548

LOTE III – Guarda externa

01 Guarda Externa de

Documentos – PASSIVO +

futuro

01 UN.

63549


Documentos – 36 meses

36 Meses

63550


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56

CRONOGRAMA DE PRAZOS

Lote Item Serviço Prazo

I

01 Levantar, Analisar e Produzir Diagnóstico de

Informações

45 dias úteis

02 Elaborar os Procedimentos Operacionais, Normativos,

Palestra e Cursos

60 dias úteis

03 Acompanhar implantação dos procedimentos 06 meses

II 03 Organização e Digitalização dos Documentos 180 dias

III 04 Guarda Externa de Documentos 36 meses


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ANEXO II

DECLARAÇÃO DE ELABORAÇÃO INDEPENDENTE DE PROPOSTA

PREGÃO ELETRÔNICO Nº ....../2020

[IDENTIFICAÇÃO COMPLETA DO REPRESENTANTE DA LICITANTE], como

representante devidamente constituído de [IDENTIFICAÇÃO COMPLETA DA LICITANTE]

(doravante denominado [licitante]), declara, sob as penas da lei, em especial o art. 299 do Código

Penal Brasileiro, que:

(a) a proposta foi elaborada de maneira independente e que seu conteúdo não foi, no todo ou em

parte, direta ou indiretamente, informado a, discutido com ou recebido de qualquer outro

participante potencial ou de fato do presente certame, por qualquer meio ou por qualquer pessoa;

(b) a intenção de apresentar a proposta não foi informada a, discutido com ou recebido de

qualquer outro participante potencial ou de fato do presente certame, por qualquer meio ou por

qualquer pessoa;

(c) que não tentou, por qualquer meio ou por qualquer pessoa, influir na decisão de qualquer

outro participante potencial ou de fato do presente certame, quanto a participar ou não da referida

licitação;

(d) que o conteúdo da proposta não será, no todo ou em parte, direta ou indiretamente,

comunicado a ou discutido com qualquer outro participante potencial ou de fato do presente

certame, antes da adjudicação do objeto da referida licitação;

(e) que o conteúdo da proposta não foi, no todo ou em parte, direta ou indiretamente, informado

a, discutido com ou recebido de qualquer integrante do HMDCC antes da abertura oficial das

propostas; e

(f) que está plenamente ciente do teor e da extensão desta declaração e que detém plenos

poderes e informações para firmá-la.

______(Cidade)______, em ____ de ________________ de 2020.

__________________________________________________________

([REPRESENTANTE LEGAL DA LICITANTE NO ÂMBITO DA LICITAÇÃO, COM

IDENTIFICAÇÃO COMPLETA])


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ANEXO III - MODELO DE PROPOSTA PREÇOS

1. Proposta padronizada

Ao Hospital Metropolitano Doutor Célio de Castro

PREGÃO N° ....../2020 - Contratação do serviço de Gestão documental física e eletrônica,

Digitalização e Arquivamento de documentos para atender a demanda do Hospital Metropolitano

Doutor Célio de Castro - HMDCC.

A Licitante _______________________________________ (razão social da licitante), inscrita

no CNPJ sob o número __________________________, inscrição estadual número

______________, sediada no endereço __________________________________ (citar endereço

completo), email_____________________, declara, para fins de participação no presente

processo licitatório n.º __________________, vem pela presente apresentar - em anexo - sua

proposta de preços para serviço de (incluir o serviço) ........................................, de acordo com as

exigências do Edital do processo supracitado.

2. O preço ofertado tem como referência o preço praticado no mercado, estando nele incluídas

todas as despesas, como tributos, encargos, frete, descarregamento até o interior do local

estipulado para entrega do serviço e demais encargos e/ou descontos que porventura possam recair

sobre o preço ofertado.

3. O pagamento será realizado em 28 (vinte e oito) dias corridos, por meio de depósito em conta

corrente, contados da data do recebimento definitivo do material pela unidade recebedora.

4. O prazo para a prestação do serviço será (conforme quadro abaixo), contados do recebimento

da Ordem de Fornecimento/serviço.

Lote Item Serviço Prazo

I

01 Levantar, Analisar e Produzir Diagnóstico de

Informações

45 dias úteis

02 Elaborar os Procedimentos Operacionais, Normativos,

Palestra e Cursos

60 dias úteis

03 Acompanhar implantação dos procedimentos 06 meses

II 03 Organização e Digitalização dos Documentos 180 dias

III 04 Guarda Externa de Documentos 36 meses


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59

5. Estamos cientes de que a Ordem de Fornecimento/Serviço será encaminhada pela Coordenação

de Compras do HMDCC para nosso endereço eletrônico abaixo informado e nos comprometemos

a acusar o recebimento:

Endereço eletrônico para recebimento das Ordens de Fornecimento: ____________

6. Declaramos que temos amplo conhecimento do local de entrega dos serviços, assim como

concordamos com a inclusão de outros locais dentro do Município de Belo Horizonte.

7. Prazo de validade da proposta é de 90 (noventa) dias corridos, contados a partir da sua

assinatura.

8. Em anexo, encaminhamos a Proposta Comercial, conforme os termos do Edital e declaramos

estar cientes de todas as cláusulas do instrumento convocatório, bem como de seus anexos.

9. Apresentamos, conforme exigido no Edital, os dados bancários para pagamento mediante

depósito bancário em conta corrente, constando:

- Nome e número do Banco:

- Agência:

- Número da conta concorrente:

10. Declaramos que nos preços cotados estão incluídas todas as despesas, tais como tributos,

seguros, transporte, pagamento de mão de obra, treinamento, frete até o destino, seguros, garantia

e todos os demais encargos e/ou descontos porventura existentes.

Item Serviço Qtd Un. Codigo

TASY

ValorTotal

LOTE I – Diagnóstico, Manuais operacionais, Cursos e

Acompanhamento

01 Levantar, Analisar e Produzir

Diagnóstico de Informações

01 UN.

63541

02 Elaborar os procedimentos

Operacionais e Normativos

01 UN.

63543

03 Palestras 40 Gestores 01 UN.

63544

04 Curso 20 H - CPAD 01 UN.

63545

05 Curso 20 H – Unidades

Gestoras e Diretoria

12 UN. 63546


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60

06 Acompanhamento da

Implantação 240 horas – 06

meses

240 Horas 63547

LOTE II - Organização e Digitalização dos Documentos

01 Organização e Digitalização

dos Documentos

01 UN.

63548

LOTE III – Guarda externa


Documentos – PASSIVO +

futuro

01 UN.

63549


Documentos – 36 meses

36 Meses

63550


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prevista

valor unitário







Sub-total (A): 0,00



prevista - mês

valor unitário
















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15



viagem


16



viagem


17 Sala de Consultas por turno (manha/tarde)

utilizado 5 36 0,00



Sub-total (B): 0,00

VALOR GLOBAL DO CONTRATO POR 36 (TRINTA E SEIS) MESES - A + B: 0,00

Local/data

_________________________________

(assinatura do responsável pela Licitante)

Nome/Cargo


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63

ANEXO IV

DECLARAÇÃO DE FATOS IMPEDITIVOS

PREGÃO ELETRÔNICO Nº ...../2020

(Razão Social da Licitante)_____________, inscrita no CNPJ sob o nº ________________,

sediada no __________(endereço completo)___________, declara sob as penas da Lei, que até a

presente data inexistem fatos impeditivos para a sua participação no presente processo licitatório,

ciente da obrigatoriedade de declarar ocorrências posteriores.

___________, __ de ________________ de _____

___________________________________________________

Assinatura do responsável legal da Licitante licitante


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ANEXO V

TERMO DE CONFIDENCIALIDADE E SIGILO

Eu ______________________, nacionalidade, estado civil, profissão, inscrito(a) no CPF/ MF

sob o nº 00000, abaixo firmado, REPRESENTANTE LEGAL DA LICITANTE, assumimos o

compromisso de manter confidencialidade e sigilo sobre todas as informações técnicas e outras

relacionadas à Contratação Especializada em Gestão Documental, conforme Objeto e Apêndice I,

do Termo de Referência.

Por este termo de confidencialidade e sigilo comprometo-me:

1. A não utilizar as informações confidenciais a que tiver acesso, para gerar benefício próprio

exclusivo e/ou unilateral, presente ou futuro, ou para o uso de terceiros;

2. A não efetuar nenhuma gravação ou cópia da documentação confidencial a que tiver acesso,

para outros fins que não seja objeto da contratação;

3. A não apropriar-me de material confidencial e/ou sigiloso da tecnologia que venha a ser

disponível;

4. A não repassar o conhecimento das informações confidenciais, responsabilizando-me por todas

as pessoas que vierem a ter acesso às informações, por meu intermédio, e obrigando-me, assim, a

ressarcir a ocorrência de qualquer dano e/ou prejuízo oriundo de uma eventual quebra de sigilo

das informações fornecidas.

Pelo não cumprimento do presente Termo de Confidencialidade e Sigilo, fica o abaixo assinado

ciente de todas as sanções judiciais que poderão advir.

Local e data ___/___/____.

Ass.______________________________

Nome do Representante legal da CONTRATADA


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ANEXO VI

LOTE I – GESTÃO - DIAGNÓSTICO – MANUAIS, PALESTRA E CURSOS

Contrato de prestação de serviço que entre si

celebram o Hospital Metropolitano Doutor Célio

de Castro e a Empresa

_________________________________.

CONTRATO DE PRESTAÇÃO DE SERVIÇOS LOTE I

O Hospital Metropolitano Doutor Célio de Castro inscrito sob o CNPJ: 22.012.907/0001-03,

estabelecido na Rua Dona Luiza, 311, Bairro Milionário, Belo Horizonte, Minas Gerais, CEP

30622-090 doravante denominado CONTRATANTE, neste ato representado pela sua diretora

executiva Maria do Carmo, e a Empresa ________________________________________,

localizada na Rua _________________________, nº _____________, Bairro

___________________, Belo Horizonte/MG, inscrita no CNPJ sob o nº

______________________, CEP ______________, neste ato denominado CONTRATADA,

celebram o presente CONTRATO para a realização de serviços de

__________________________________, decorrente do Pregão Eletrônico HMDCC Nº

______/2020, Processo Administrativo Nº ___/2020, em conformidade com o Regulamento de

Compras e Licitações do HMDCC, mediante as seguintes cláusulas e condições:

CLÁUSULA PRIMEIRA - DO OBJETO

Contratação do serviço de Gestão, Diagnóstico/manuais operacionais – Palestras e Cursos,

para atender a demanda do Hospital Metropolitano Doutor Célio de Castro (HMDCC) por período

de............... meses;

CLÁUSULA SEGUNDA: DA VIGÊNCIA

2.1. O presente contrato terá vigência de (11) onze meses, contados da data da ordem de serviço,

podendo ser prorrogado até o limite máximo permitido, conforme Parágrafo Único do art. 25 do

Regulamento de Compras e Licitação do HMDCC.

2.2. Os serviços deverão ser iniciados em até 10 (dez) dias corridos após o recebimento da Ordem

de Serviço.

CLÁUSULA TERCEIRA: DO VALOR

O presente contrato está estimado em R$ __._______,_______

(__________________________________________________________).


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CLÁUSULA QUARTA: DA PRESTAÇÃO DE SERVIÇOS

4.1. A CONTRATADA atuará em 03 FASES para a realização dos serviços técnicos


4.1.2 FASE 1 – LEVANTAR, ANALISAR E PRODUZIR DIAGNÓSTICO DE

INFORMAÇÕES

4.1.2.1 O Levantamento e análise deverá resultar em um Diagnóstico detalhado da Gestão de


gravidade, os critérios de urgência e a tendência da situação atual e a proposta de ações e melhorias

a serem realizadas:

A. Levantar, em conjunto com as Coordenações produtoras de informação, o fluxo documental

do HMDCC identificando o cenário atual, as peculiaridades dos documentos físicos e eletrônicos,

bem como outras informações complementares necessárias à execução do trabalho;

B. Levar em consideração a situação atual e a perspectiva de evolução do hospital nos próximos

15 anos;

C. Identificar os acertos e falhas do HMDCC em relação a produção, consumo, armazenamento

e organização dos arquivos físicos e eletrônicos, de acordo com as leis, melhores práticas e

recomendações que se aplicam a esta instituição;




acessos e etc.) disponíveis na estrutura do HMDCC e avaliar formas de utilização, organização e

otimização do uso destes recursos;

F. Identificar e avaliar a volumetria dos documentos e informações acumuladas e geradas nos

processos de trabalho, a fim de estimar os custos com a manutenção da massa documental e definir

procedimentos que garantam um melhor custo-benefício;

G. Identificar, avaliar e propor organização documental no sistema integrado TASY – Inserção

de documentos digitalizados;


seguintes aspectos:

1. Identificação dos tipos de documentais existentes, bem como os aspectos quantitativos

e qualitativos da documentação física e eletrônica;


3. Estado físico dos documentos e Volume estimado


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Em Papel A4

1.360.000


150.000




Relatório de Diagnóstico Institucional 45 dias úteis

4.2 FASE 02 – ELABORAR OS PROCEDIMENTOS OPERACIONAIS E NORMATIVOS

4.2.1 Elaborar os Procedimentos Operacionais que irão definir as estratégicas e metodologia do

Processo de Gestão de Documentos, com no mínimo com seguintes materiais:

A Manual - Política Institucional da Gestão de Documentos do HMDCC;

B Manual – Classificação Documental e Tabela de Temporalidade Documental dos arquivos

físicos do HMDCC;

C Manual – Procedimentos Padrões de Organização e Arquivamento da Massa Documental Física

e Eletrônica do HMDCC;

D Cartilha – Produção de um material simplificado de “como fazer” sobre as rotinas da Gestão

Documental do HMDCC a ser distribuído para todos os setores do HMDCC;

E A cartilha passará pela aprovação da Assessoria de Comunicação do HMDCC para análise de

conteúdo, layout e linguagem do documento. Após essa análise, a Assessoria de Comunicação

poderá sinalizar alterações, inclusões ou supressões de conteúdo, ícones, ilustrações e demais

elementos gráficos. Somente após aprovação da cartilha, ocorrerá a divulgação do documento no

HMDCC

Para os itens A e B serão realizados com no mínimo:

4.2.2 Manual - Política Institucional da Gestão de Documentos e do HMDCC:

A. Na Etapa da Política Institucional da Gestão de Documentos do HMDCC, o objetivo é a

elaboração do material que indique as estruturas, as competências, os usos, os instrumentos, os

procedimentos e os recursos que compõem a Política de Gestão de Documentos do HMDCC;


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68

B. Deverá instituir também a CPAD – Comissão Permanente de Avaliação de Documentos do

HMDCC com sua composição, instrumentos, procedimentos e competências, com a inclusão de

um cronograma de atividades aos profissionais indicados pelo HMDCC;

4.2.2.1. Manual – Classificação Documental e Tabela de Temporalidade Documental do

HMDCC:

A. As definições que deverão ser consideradas, pela CONTRATADA, para a elaboração da

Classificação Documental e a Tabela de Temporalidade, se dará após ter sido realizada a análise e

estudo do todo o funcionamento do HMDCC, a legislação que rege o Hospital, estrutura,

organograma, bem como outras informações complementares, com responsáveis pelos setores

produtores de documentos;

B. Entende-se por classificação de documentos a sequência das operações técnicas, que visa

agrupar os documentos de arquivo, relacionando-os ao órgão produtor, à estrutura organizacional,

à função, subfunção e atividade responsável por sua produção ou acumulação;

C. Essa classificação é uma das atividades do processo de gestão de documentos arquivísticos,

o qual inclui procedimentos e rotinas específicas que possibilitam maior eficiência e agilidade no

gerenciamento e controle das informações;

D. A Classificação será para todo e qualquer documento de arquivo, produzido ou recebido,

pelo HMDCC, no exercício de suas funções e atividades.

E. Entende-se que a Tabela de Temporalidade de Documentos é um instrumento fundamental

resultante de avaliação documental, considerando que registra o ciclo de vida dos documentos.

Nela devem constar os prazos de arquivamento dos documentos no Arquivo Corrente, de sua

transferência ao Arquivamento Intermediário e de sua destinação final, quando se determina sua

eliminação/descarte ou recolhimento ao Arquivo Permanente e/ou a Guarda Externa;

4.2.2.2 Atividades para elaboração da tabela de Temporalidade:

A. Entrevistas e coletas de dados, com pessoas que possam fornecer seu conhecimento dos

assuntos da área fim;

B. Estudo das leis, regulamentos, regimento, portarias, resoluções, organogramas, fluxogramas e

manuais que tratem da regulamentação das atividades do Hospital;

C. Diagnóstico da massa documental;

D. Levantamento da documentação existente;

E. Exame da documentação – em profundidade – abrindo os processos, anotando os assuntos

contidos; realizando a leitura dos documentos, a fim de verificar sob que assunto deverá ser

classificado;


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F. Os assuntos deverão ser, hierarquicamente, distribuídos de acordo com as funções e atividades

às quais eles se referem;

G. A CONTRATADA deverá seguir as regras do Conselho Nacional de Arquivos – CONARQ,

no que couber ao HMDCC;


produzidos e recebidos pela instituição no exercício de suas atividades, prazos de guarda, nas fases

Corrente e Intermediária e a destinação final - eliminação ou guarda permanente;

I. Prazo de guarda - refere-se ao tempo necessário para arquivamento dos documentos nas fases

corrente e intermediária, visando atender, exclusivamente, as necessidades da instituição que os

gerou, mencionando, preferencialmente, em anos;


quando o documento não apresenta valor probatório ou informativo ou a guarda permanente,

quando as informações contidas no documento são consideradas importantes para fins de prova,

informação, auditoria e ou pesquisa;

K. A aplicação e a revisão periódica da Tabela de Temporalidade de Documentos de Arquivo

garantirão uma gestão documental adequada, acompanhada pela CPAD – Comissão Permanente

de Avaliação de Documentos do HMDCC;

L. A Tabela de Temporalidade de Documentos de Arquivo, depois de elaborada e aprovada

pela Instituição, deverá ser divulgada a CPAD da CONTRATANTE;

M. Para os documentos indicados para descarte, a CONTRATADA deverá produzir a listagem

de eliminação de documentos;

N. Durante o período de vigência do CONTRATO, seja por força de nova regulamentação, para

otimizar o processo, ou em casos fortuitos sempre que ocorrer um evento que altere os

procedimentos, a CONTRATADA deverá atualizar toda documentação referente aos modelos e

POP’s (Procedimento Operacional Padrão) propostos;

O. A CONTRATADA deverá produzir o modelo do Termo de Eliminação ou de Descarte,

conforme determinação do CONARQ;

4.3. Produzir e Ministrar: Palestras, Cursos e treinamentos sobre a Gestão de Documentos

a ser adotada no HMDCC;

A CONTRATADA deverá promover:

A. Uma palestra para 40 gestores;

B. Um curso de 20 horas a ser ministrado a CPAD – Comissão Permanente de Avaliação

Documental;

C. 12 cursos de 20 horas cada, sendo 01 para cada Unidade Gestora do HMDCC, contemplando

04 colaboradores/Unidade e 01 para Diretoria/Assessorias, contemplando 04 colaboradores – total

de 48 colaboradores;


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4.3.1 A palestra e os cursos sobre toda Gestão de Documentos, objeto deste Contrato, serão

realizados presencialmente, sendo que o espaço será cedido pela CONTRATANTE. Deverá ser

abordado conscientização, conceitos gerais da Gestão Documental e a prática tanto para utilização

dos manuais, quanto o como fazer a operacionalização dos expedientes de forma a gerar eficiência

e eficácia.

4.3.2 Será de responsabilidade da CONTRATADA, fornecer todo o material didático, a impressão

e encadernação, além do arquivo digital, para o treinamento.


Manuais

Cartilha e

Cursos e Treinamento

60 dias úteis

4.4 FASE 03 – ACOMPANHAMENTO DA IMPLANTAÇÃO DOS PROCEDIMENTOS


4.4.1 A CONTRATADA deverá disponibilizar um responsável técnico para acompanhar a


a) Informar à CONTRATANTE eventuais ocorrências que possam interferir no andamento da

implantação;

b) Acompanhar presencialmente a execução da implantação das normas e procedimentos

adotados, orientando os gestores de forma a garantir a plena gestão documental do HMDCC;

c) Apresentar relatórios quinzenais a CONTRATANTE com indicadores da efetividade da

implantação da Gestão documental física e eletrônica.

PRODUTO A SER

ENTREGUE


semestrais

Acompanhamento da

Implantação

06 (seis) meses

40 H 240

CLÁUSULA QUINTA - DO REAJUSTE E REPACTUAÇÃO

5.1 Eventuais prorrogações do contrato não implicam, necessariamente, no reajuste dos valores

inicialmente contratados.

5.2 Os preços contratados poderão ser reajustados mediante a formalização do pedido pela


5.3 A periodicidade de reajuste não será inferior a um ano, contado inicialmente, da data limite



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5.4 Eventual repactuação deverá ser precedida de solicitação da CONTRATADA,

acompanhada de demonstração analítica de alteração dos custos, por meio de apresentação da

planilha de custos e formação de preço.

5.5 As repactuações e os reajustamento de preços não interferem no direito das partes de, a

qualquer momento, mediante apresentação de documento devidamente fundamentado, solicitar o

restabelecimento do equilíbrio econômico-financeiro do contrato.

CLÁUSULA SEXTA: DO LOCAL, PRAZO E DAS CONDIÇÕES DE ENTREGA DOS

SERVIÇOS

6.1. O (s) serviços (s) deverá (ão) ser realizado(s) no Hospital Metropolitano Doutor Célio de

Castro, localizado a Rua Dona Luiza, 311, Bairro Milionários, Cep. 30.620.090, Belo

Horizonte/MG, no horário compreendido entre às 09:00 e às 17:00 hs.

6.2. O prazo para entrega dos serviços será de: 45(quarenta) dias úteis para o Relatório de

diagnóstico Institucional; 60 (sessenta) dias úteis para manuais, cartilha, cursos e treinamentos e

06 (seis) meses para acompanhamento da implantação, contados do recebimento da Ordem de

Fornecimento/Serviço, exceto quando, a critério do Hospital metropolitano Doutor Célio de

Castro, for estabelecido prazo superior na Ordem de Fornecimento/Serviço.

6.3. No ato da entrega do serviço, a CONTRATADA deverá apresentar a Ordem de

Fornecimento e a Nota Fiscal que, além das exigências da legislação especifica, deverá conter as

seguintes informações:

a) Número da ordem de fornecimento/Serviço;

b) Descrição do serviço;

c) O (s) números (s) do (s) item (s) fornecido (s);

d) A quantidade de cada serviço;

6.4. A Empresa CONTRATADA deverá acusar recebimento da Ordem de Fornecimento por

meio do endereço Eletrônico em que a recebeu;

6.5. Caso não seja acusado o recebimento da Ordem de Fornecimento/Serviço enviada, a mesma

será considerada entregue, para todos os fins, no dia útil seguinte ao seu envio.

CLÁUSULA SÉTIMA: DAS OBRIGAÇÕES DA CONTRATADA

7.1. Cumprir o objeto desta contratação, de acordo com a proposta apresentada, observadas as

exigências do Edital e do Contrato, ficando a seu cargo todos os ônus e encargos decorrentes da

execução;


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alteração que porventura vier acontecer durante a execução do Contrato;

7.3. Manter, durante toda a vigência do Contrato, as condições de habilitação referentes a

regularidade fiscal, trabalhista e técnica, exigidos na fase licitatória e/ou assinatura do contrato,


quando solicitadas;


obrigações tributárias e sociais, bem como outras legalmente exigidas;



execução do serviço;

7.6. Responder, integralmente, pelos danos causados ao HMDCC ou a terceiros, por sua culpa

ou dolo, decorrentes da execução do Contrato, não reduzindo ou excluindo a responsabilidade o

mero fato de a execução ser fiscalizada ou acompanhada por parte do HMDCC e dos participantes;






7.8.1. Acusar recebimento da Ordem de Fornecimento/Serviço encaminhada pelo HMDCC por

meio do endereço eletrônico ou outros instrumentos hábeis ao seu;

7.8.2. Realizar o serviço rigorosamente de acordo com as especificações constantes do Edital, do

Contrato e da proposta, não se admitindo procrastinação em função de eventual pedido de revisão

de preço;

7.8.3. Entregar os serviços nos horários, local e condições estabelecidas na Cláusula Quarta deste

Contrato ou naquele indicado na Ordem de Fornecimento;

7.8.4. Garantir a boa qualidade do (s) serviços (s) contratado (s) respondendo por qualquer

deterioração, substituindo sempre que for o caso;

7.8.5. Substituir, reparar e corrigir, no prazo fixado de 2 (dois) dias úteis, o serviço com avarias ou

defeitos, sem qualquer ônus para o Hospital;

7.8.6. Arcar com todas as despesas pertinentes a prestação do serviço, tais como tributos, fretes e

demais encargos;


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7.8.7. Emitir e apresentar Nota Fiscal à CONTRATANTE com a descrição do serviço tal como

previsto no Anexo Único deste Contrato;

7.8.8. Apresentar junto com a Nota Fiscal as certidões de regularidade fiscal;



CONTRATANTE ou obtidos em razão da execução contratual, sendo vedada toda e qualquer

reprodução dos mesmos, durante a vigência deste Contrato e mesmo após o seu término,

especialmente, no que concerne aos dados dos pacientes e os seus acessos nas dependências da

CONTRATADA, se for o caso, responsabilizando-se, a CONTRATADA, como única responsável

caso haja qualquer violação dos mesmos, inexistindo qualquer responsabilidade em face do

HMDCC;

7.9.2. Responsabilizar-se pelos vícios e danos decorrentes do objeto, de acordo com os artigos 12,

13 e 17 a 27 do Código de Defesa do Consumidor (Lei n° 8.078, de 1990);

7.9.3. Responsabilizar-se pelos ônus resultantes de quaisquer ações, demandas, custos e despesas

decorrentes de danos, ocorridos por culpa sua ou de qualquer de seus empregados ou prepostos,

obrigando-se, outrossim, por quaisquer responsabilidades decorrentes de ações judiciais movidas

por terceiros, que lhe venham a ser exigidas por força da lei, ligadas ao cumprimento desta

contratação;

7.9.4. Prestar esclarecimentos à CONTRATANTE sobre eventuais atos ou fatos noticiados que a

envolvam, quando solicitado.

7.9.5. A CONTRATADA se responsabilizará mediante assinatura de Termo de Sigilo e

Confidencialidade, conforme Anexo V, pelos dados e informações que vier a utilizar para o

desempenho dos serviços discriminados, bem como pela ética de seus profissionais a que terão

acesso a documentos e informações da CONTRATANTE, podendo responder civil e


7.9.6. Sempre que solicitado pelo HMDCC, participar de reuniões com os gestores e/ou


7.9.7. Indicar 01 (um) profissional, com seu respectivo telefone, que será o responsável pelo

contrato do HMDCC, com poder decisório para atender quaisquer demandas de situações previstas

ou não neste Instrumento de Referência;

7.9.8. Deverá ser apresentado juntamente ao contrato assinado, cópia do diploma do profissional



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CLÁUSULA OITAVA: DO DEVER DO SIGILO E PROTEÇÃO DE DADOS

8.1. A Contratada, além de guardar sigilo sobre todas as informações obtidas em decorrência do

cumprimento do contrato, se compromete a adotar as melhores práticas para respeitar a legislação

vigente e/ou que venha a entrar em vigor sobre proteção de dados, sendo certo que se adaptará,

inclusive, à Lei n° 13.709/2018, Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) até a sua entrada em

vigor;






próprios contratualmente obrigados ao sigilo profissional;

8.3. As partes se obrigam a realizar o tratamento de dados pessoais de acordo com as disposições

legais vigentes, bem como nos moldes da Lei 13.709/2018, a Lei Geral de Proteção de Dados

Pessoais (LGPD), visando dar efetiva proteção aos dados coletados de pessoas naturais que possam

identifica-las ou torna-las identificáveis, utilizando-os de tais dados tão-somente para os fins

necessários à consecução do objeto desde Contrato, ou nos limites do consentimento

expressamente manifestado por escrito por seus respectivos titulares;

8.4. A Contratada se responsabiliza, única e exclusivamente, acerca da utilização dos dados

obtidos por meio do Edital, sendo terminantemente vedada a utilização de tais informações para

fins diversos daqueles relativos ao objeto deste, bem como outros fins ilícitos, ou que, de qualquer

forma, atentem contra a moral e os bons costumes;

8.5. O SSA-HMDCC não será, em qualquer hipótese, responsabilizado pelo uso indevido por parte

da Contratada e/ou terceiros, com relação aos dados armazenados em seus softwares e bancos de

dados;

8.6. A Contratada não poderá utilizar a informação e/ou os dados pessoais a que tenha acesso, para

fins distintos do seu fornecimento/prestação de serviços ao SSA-HMDCC, não podendo,

nomeadamente, transmiti-los a terceiros;



CLÁUSULA NONA: DAS OBRIGAÇÕES DO SSA – HMDCC




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requisitos definidos neste Contrato;





Regulamento de Compras do HMDCC;



9.7. Gerenciar o Contrato, controlando os saldos das contratações.

9.8. Criar Comissão permanente de Avaliação de Documentos conforme CONARQ a partir da

assessoria da CONTRATADA.

CLÁUSULA DÉCIMA: DAS CONDIÇÕES DE PAGAMENTO

10.1. Os documentos fiscais serão atestados pelo Setor solicitante/competente após o recebimento

definitivo dos serviços;

10.2. As Notas Fiscais serão apresentadas, observando o quantitativo estabelecido na Ordem de

Fornecimento/serviço emitida pelo HMDCC;

10.3. Os documentos fiscais deverão, obrigatoriamente, discriminar o serviço, o quantitativo



10.4. O pagamento será realizado em até 28 (vinte e oito) dias corridos, por meio de depósito


setor responsável;

10.5. Sendo o pagamento realizado mediante depósito em conta corrente, a CONTRATADA não

deverá fazer a emissão de boleto bancário, sob pena de arcar com todos os encargos financeiros

em caso de eventual restrição creditícia realizada em nome do HMDCC sob o referido título;

10.6. Havendo necessidade de providências complementares a serem realizadas por parte do


da data em que estas forem cumpridas e não será devida atualização financeira.


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CLÁUSULA DÉCIMA PRIMEIRA- DAS SANÇÕES ADMINISTRATIVAS


inadimplência do Contratado, sujeitando-a as seguintes penalidades:

11.2. Advertência;

11.3. Multas nos seguintes percentuais:



calculado sobre o valor correspondente à parte inadimplente, excluída, quando for o caso,

a parcela correspondente aos impostos destacados no documento fiscal;





d) multa de 3% (três por cento) sobre o valor de referência para a licitação na hipótese de

o infrator retardar o procedimento de contratação ou descumprir preceito normativo ou

as obrigações assumidas;





especificações, condições e com o padrão de qualidade CONTRATADAs e/ou com vício,







11.4. A penalidade de advertência será aplicada pela Coordenação de Contratos Convênios e

Apoio do Hospital Metropolitano Doutor Célio de Castro, mediante comunicado:



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do Hospital Metropolitano Doutor Célio de Castro;


contratar serão aplicadas pelo Diretor Administrativo do Hospital Metropolitano Doutor Célio de

Castro;

11.6.1. As multas poderão ser descontadas dos pagamentos imediatamente subsequentes

à sua aplicação;

11.6.2. No caso de aplicação das penalidades previstas no item anterior, será concedido

prazo de 10 (dez) dias úteis para apresentação de recurso;

11.7. A aplicação de penalidade deverá ser precedida do devido processo legal, da ampla defesa

e do contraditório, sendo concedido o prazo de 5 (cinco) dias úteis a CONTRATADA para defesa,

contados da data do recebimento da notificação;


separadamente, após a análise do caso concreto e não exime a CONTRATADA da plena execução

do objeto licitado;






CLÁUSULA DÉCIMA SEGUNDA: DA RESCISÃO

12.1. O presente contrato extinguir-se-á ao seu término, sem necessidade de qualquer notificação

ou interpelação ou judicial ou extrajudicial, podendo, no entanto, ser rescindido a qualquer tempo;

12.2. O presente contrato poderá ser rescindido, desde que formalmente motivado nos autos do

processo, assegurado o contraditório e a ampla defesa, nas hipóteses da CONTRATADA:

12.2.1 Infringir quaisquer das cláusulas ou condições do presente contrato;

12.2.2 Entrar em regime de falência, dissolver-se ou extinguir-se;

12.2.3 Transferir ou ceder o presente contrato a terceiros, no todo ou em parte;


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12.2.4 Recusar-se a receber qualquer ordem ou instrução para melhor execução deste

CONTRATO, insistindo em fazê-lo com imperícia ou desleixo;

12.2.5 Deixar de executar o serviço, abandonando-o ou suspendendo-o por mais de

02 (dois) dias seguidos, salvo por motivo de força maior, desde que haja comunicação

prévia e imediata ao CONTRATANTE;

12.2.6 Deixar de comprovar o regular cumprimento de suas obrigações trabalhistas,

tributárias e sociais;

12.2.7 Ser declarada inidônea e/ou suspensa e/ou impedida do direito de licitar ou

contratar com o Hospital Metropolitano Doutor Célio de Castro;

12.2.8 Subcontratar total ou parcialmente o objeto ajustado, associar-se com outrem

ou praticar fusão, cisão ou incorporação, salvo com expressa autorização do

CONTRATANTE;

12.2.9 Demais hipóteses previstas na legislação.

12.3. A rescisão do contrato poderá ser:

12.3.1. Determinada por ato unilateral e escrito do Hospital, nos casos enumerados no

subitem anterior;

12.3.2. Amigável, por acordo entre as partes, reduzida a termo neste Instrumento,

desde que haja conveniência para o Hospital;

12.3.3. judicial, nos termos da legislação.

12.4. A qualquer tempo, o CONTRATO poderá ser rescindido sem ônus para o HMDCC, através

de comunicação formal, com prazo de no mínimo a 30 (trinta) dias de antecedência.

12.5. A rescisão poderá acarretar a retenção imediata dos créditos decorrentes do contrato, até o

limite dos prejuízos causados à CONTRATANTE

CLÁUSULA DÉCIMA TERCEIRA - DOS ACRESCIMOS E SUPRESÕES

13.1. A CONTRATADA fica obrigada a aceitar, nas mesmas condições, os acréscimos ou

supressões que se fizerem até 25% (vinte e cinco por cento) do valor inicial atualizado,

conforme previsto no Regulamento de Compras e Licitação do Hospital Metropolitano

Doutor Célio de Castro;

13.2. As alterações solicitadas deverão ser devidamente comprovadas para fins de readequação

contratual;


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13.3. As alterações solicitadas serão analisadas pela área responsável e deverão, se for o caso,

ser prévia e expressamente aprovadas pelo Representante Legal do CONTRATANTE, com

a justificativa da imprescindibilidade da alteração contratual para se atingir o interesse do

hospital.

CLÁUSULA DÉCIMA QUARTA - FISCALIZAÇÃO DOS SERVIÇOS:

14.1. A fiscalização dos serviços será realizada por Mauro Heleno Ladeira de Oliveira – Diretor

Administrativo-Financeiro e o Sr. Marco Túlio, Assessor de Inovação e Tecnologia do HMDCC

ou por outro profissional expressamente designado pela Diretoria Administrativo-financeiro.

CLÁUSULA DÉCIMA QUINTA: DAS DISPOSIÇÕES GERAIS

15.1.A tolerância do CONTRATANTE com qualquer atraso ou inadimplência por parte da

CONTRATADA, não importará de forma alguma em alteração ou novação das Cláusulas

deste CONTRATO.

15.2. A CONTRATADA não poderá caucionar ou utilizar o presente CONTRATO para qualquer

operação financeira.

15.3. Os serviços prestados em desacordo com o especificado no presente Contrato serão

rejeitados parcialmente ou totalmente, conforme o caso, obrigando-se a CONTRATADA a

reparar, corrigir, reconstruir, reconstituir e substituir, às suas expensas, no total e/ou em parte, o

objeto do contrato que passar a apresentar vícios, defeitos ou incorreções resultantes da execução

dos serviços e/ou de materiais empregados, no prazo assinado pela FISCALIZAÇÃO.

15.4. Toda a execução dos serviços objeto deste Contrato deve ser acompanhada por arquivista ou


15.5. Será de responsabilidade da CONTRATADA quaisquer despesas ou danos causados por

seus técnicos, nas dependências da CONTRATANTE, resultantes de atividades alheias ao objeto

da contratação, bem como àquelas resultantes de imperícia ou inobservância a normas técnicas e

de segurança;

15.6. Não será permitida a retirada, por técnicos da CONTRATADA às dependências da


15.7. A CONTRATADA é obrigada a executar os serviços de acordo com os prazos e critérios


15.8. É de responsabilidade da CONTRATADA a disponibilização de funcionários próprios,




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15.9. Em nenhuma hipótese a CONTRTATANTE poderá ser responsabilizada por acidentes que


do contrato;

CLÁUSULA DÉCIMA SEXTA: DA PUBLICAÇÃO

A divulgação do extrato do presente contrato será realizada no site do Hospital Metropolitano


CLÁUSULA DÉCIMA SÉTIMA: DO FORO

17.1. Fica eleito o foro da Comarca de Belo Horizonte, renunciando-se a qualquer outro por mais

privilegiado que seja, para dirimir qualquer dúvida ou pendência oriunda do presente instrumento.

17.2. E por estarem justas e Contratadas, assinam as partes o presente contrato, em 2 (duas) vias

de igual teor e forma, na presença das testemunhas abaixo.

Belo Horizonte, ___de______________de_____2020.

Maria do Carmo

Diretora Executiva


Marcela Cosenza Prado – OAB/MG 89.694

Assessora Jurídica


CONTRATADA

Obs.: Acompanha o Contrato:

1. Termo de Sigilo e confidencialidade, conforme anexo V do Edital;

2. Nomeação de um profissional, com respectivo telefone, que será responsável pelo

contrato do HMDCC (subitem 19.9.12 do Edital).

3. Cópia do diploma do profissional de graduação no curso de

Arquivologia/Biblioteconomia;


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ANEXO VII

LOTE II – ORGANIZAÇÃO E DIGITALIZAÇÃO DOCUMENTAL




_________________________________.

CONTRATO DE PRESTAÇÃO DE SERVIÇOS LOTE II













Contratação do serviço de Organização e Digitalização Documental. para atender a demanda do

Hospital Metropolitano Doutor Célio de Castro (HMDCC) por período de 90 (noventa) dias.


2.1. O presente contrato terá vigência de 180 (cento e oitenta) dias, contados da data da ordem de

serviço, podendo ser prorrogado até o limite máximo, conforme Parágrafo Único do art. 25 do

Regulamento de Compras e Licitação do HMDCC.


de Serviço.



(__________________________________________________________).



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4.1. A CONTRATADA deverá organizar e digitalizar todo o passivo do HMDCC a ser realizado

nas dependências do Hospital, com recursos próprios da CONTRATADA, como maquinários,

insumos, pessoal e demais materiais necessários;

4.2. A CONTRATADA, antes de iniciar a preparação e execução das atividades descritas no

objeto deste Contrato, deverá realizar em conjunto com a CONTRATANTE a confirmação dos

objetivos, premissas, diretrizes e Planejamento do Projeto.

4.3. Será de responsabilidade da CONTRATADA estruturar o Modelo de Operação, incluindo a

definição e estruturação da infraestrutura necessária, bem como o desenho dos processos que


4.3.1. Plano de ação e manual de digitalização, que deverão ser aprovados pela

CONTRATANTE.

4.4. Das condições dos documentos:

A. O acervo é constituído, em grande parte, por papéis em tamanho A4 e “ofício” com 75 g/m2

de gramatura;









EM PAPEL A4 1.044.000

4.5. A digitalização deve respeitar as melhores práticas do mercado primando pela qualidade


4.6. A digitalização dos documentos deve ser feita em extensão de PDF com tecnologia que


4.7. A digitalização deverá contemplar a utilização de metadados e outras tecnologias que


4.8. Os documentos deverão ser organizados e acondicionados em caixa-arquivo, fornecidas pelo

HMDCC, já classificados pela CONTRATADA;

4.9. As caixas que estiverem em estado ruim de conservação, serão substituídas pela

CONTRATANTE;

4.10. As caixas contendo os documentos pertencentes ao HMDCC deverão ser devidamente

identificadas pela CONTRATADA, de forma que não se perca o controle sobre a guarda dessa


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documentação e deverão ficar todas reunidas em um mesmo lugar/espaço, com endereçamento

lógico sequencial;

4.11. Deverá ser elaborada pela CONTRATADA uma listagem controle de documentos por caixa,

ou seja, a CONTRATANTE deverá ter acesso ao conteúdo documental de cada caixa que for

produzida;

4.12. A CONTRATADA deverá manter a CONTRATANTE informada sobre a quantidade de

documentos tratados, em medida de folha A4, produzidas quinzenalmente;

4.13. Mesmo os documentos com prazo de guarda expirado, mediante tabela de temporalidade

(fornecida pelo Contratante) e devidamente apontados pela Unidade Gestora, deverão ser

identificados, listados e acondicionados pela Contratada;

4.14. Os documentos digitalizados de todo e qualquer setor do HMDCC serão armazenados em

pastas digitais específicas conforme orientação da CONTRATANTE, além de serem anexados

manualmente às áreas/módulos específicos do sistema de gestão hospitalar da CONTRATANTE

– Salvos no Provedor de Dados do HMDCC. Os Setores da CONTRATANTE instruirão a equipe

da CONTRATADA destacada para digitalizar e organizar os documentos e disponibilizará um

supervisor para acompanhamento dos serviços.

4.15. A CONTRATANTE fará conferência por amostragem das imagens digitalizadas e havendo

desconformidades, a CONTRATADA será comunicada para correções. Critérios da conferência:

4.15.1. Serão adotados os seguintes critérios para conferência:







G. Imagens seccionadas


I. Alteração do conteúdo da pasta digital em comparação com a pasta física correspondente


Organização do Passivo

Digitalização

Lista de Descarte

180 dias


5.1. Eventuais prorrogações do contrato não implicam, necessariamente, no reajuste dos valores

inicialmente contratados.

5.2. Os preços contratados poderão ser reajustados mediante a formalização do pedido pela



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5.3. A periodicidade de reajuste não será inferior a um ano, contado inicialmente, da data limite


5.4. Eventual repactuação deverá ser precedida de solicitação da CONTRATADA,


planilha de custos e formação de preço.

5.5. As repactuações e os reajustamento de preços não interferem no direito das partes de, a

qualquer momento, mediante apresentação de documento devidamente fundamentado, solicitar o

restabelecimento do equilíbrio econômico-financeiro do contrato.


SERVIÇOS

6.1 O (s) serviços (s) deverá (ão) ser realizado(s) no Hospital Metropolitano Doutor Célio de

Castro, localizado á Rua Dona Luiza, 311, Bairro Milionários, Cep. 30.620.090, Belo

Horizonte/MG, no horário compreendido entre às 09:00 e às 17:00 hs.;

6.2 O prazo para entrega dos serviços será de 90 (noventa) dias, contados do recebimento da


6.3 No ato da entrega do serviço, a CONTRATADA deverá apresentar a Ordem de

Fornecimento e a Nota Fiscal que, além das exigências da legislação especifica, deverá conter as

seguintes informações:

a) Número da ordem de fornecimento/Serviço;

b) Descrição do serviço;

c) O (s) números (s) do (s) item (s) fornecido (s);

d) A quantidade de cada serviço;

6.4 A Licitante CONTRATADA deverá acusar recebimento da Ordem de Fornecimento por

meio do endereço Eletrônico em que a recebeu;

6.5 Caso não seja acusado o recebimento da Ordem de Fornecimento/Serviço enviada, a mesma

será considerada entregue, para todos os fins, no dia útil seguinte ao seu envio.



exigências do Edital e do Contrato, ficando a seu cargo todos os ônus e encargos decorrentes da

execução;


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quando solicitadas;






7.6. Responder, integralmente, pelos danos causados ao HMDCC ou a terceiros, por sua culpa

ou dolo, decorrentes da execução do Contrato, não reduzindo ou excluindo a responsabilidade o

mero fato de a execução ser fiscalizada ou acompanhada por parte do HMDCC e dos participantes;






7.8.1. Acusar recebimento da Ordem de Fornecimento/Serviço encaminhada pelo

HMDCC por meio do endereço eletrônico ou outros instrumentos hábeis ao seu;

7.8.2. Realizar o serviço rigorosamente de acordo com as especificações constantes do

Edital, do Contrato e da proposta, não se admitindo procrastinação em função de eventual

pedido de revisão de preço;

7.9 Entregar os serviços nos horários, local e condições estabelecidas na Cláusula Quarta deste

Contrato ou naquele indicado na Ordem de Fornecimento;

7.10 Garantir a boa qualidade do (s) serviços (s) contratado (s) respondendo por qualquer


7.11 Substituir, reparar e corrigir, no prazo fixado de 2 (dois) dias úteis, o serviço com avarias ou

defeitos, sem qualquer ônus para o Hospital;

7.12 Arcar com todas as despesas pertinentes a prestação do serviço, tais como tributos, fretes e

demais encargos;


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7.13 Emitir e apresentar Nota Fiscal à CONTRATANTE com a descrição do serviço tal como

previsto no Anexo Único deste Contrato.

7.14 Apresentar junto com a Nota Fiscal as certidões de regularidade fiscal;

7.15 Demais obrigações:

7.15.1 Manter o sigilo sobre todos os dados, informações e documentos fornecidos pela




CONTRATADA, se for o caso, responsabilizando-se, a CONTRATADA, como única responsável

caso haja qualquer violação dos mesmos, inexistindo qualquer responsabilidade em face do

HMDCC;

7.15.2 Responsabilizar-se pelos vícios e danos decorrentes do objeto, de acordo com os artigos

12, 13 e 17 a 27 do Código de Defesa do Consumidor (Lei n° 8.078, de 1990);

7.15.3 Responsabilizar-se pelos ônus resultantes de quaisquer ações, demandas, custos e despesas

decorrentes de danos, ocorridos por culpa sua ou de qualquer de seus empregados ou prepostos,

obrigando-se, outrossim, por quaisquer responsabilidades decorrentes de ações judiciais movidas

por terceiros, que lhe venham a ser exigidas por força da lei, ligadas ao cumprimento desta

contratação;

7.15.4 Prestar esclarecimentos à CONTRATANTE sobre eventuais atos ou fatos noticiados que a

envolvam, quando solicitado.

7.15.5 A CONTRATADA se responsabilizará mediante assinatura de Termo de Sigilo e

Confidencialidade, conforme Anexo V do Edital, pelos dados e informações que vier a utilizar

para o desempenho dos serviços discriminados, bem como pela ética de seus profissionais a que

terão acesso a documentos e informações da CONTRATANTE, podendo responder civil e


7.15.6 Sempre que solicitado pelo HMDCC, participar de reuniões com os gestores e/ou


7.15.7 Indicar 01 (um) profissional, com seu respectivo telefone, que será o responsável pelo

contrato do HMDCC, com poder decisório para atender quaisquer demandas de situações previstas

ou não neste Instrumento de Referência;

7.15.8 Deverá ser apresentado juntamente ao contrato assinado, cópia do diploma do profissional



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8.8. A Contratada, além de guardar sigilo sobre todas as informações obtidas em decorrência do

cumprimento do contrato, se compromete a adotar as melhores práticas para respeitar a legislação

vigente e/ou que venha a entrar em vigor sobre proteção de dados, sendo certo que se adaptará,

inclusive, à Lei n° 13.709/2018, Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) até a sua entrada em

vigor;






próprios contratualmente obrigados ao sigilo profissional;

8.10. As partes se obrigam a realizar o tratamento de dados pessoais de acordo com as disposições

legais vigentes, bem como nos moldes da Lei 13.709/2018, a Lei Geral de Proteção de Dados

Pessoais (LGPD), visando dar efetiva proteção aos dados coletados de pessoas naturais que possam

identifica-las ou torna-las identificáveis, utilizando-os de tais dados tão-somente para os fins

necessários à consecução do objeto desde Contrato, ou nos limites do consentimento

expressamente manifestado por escrito por seus respectivos titulares;


obtidos por meio do edital, sendo terminantemente vedada a utilização de tais informações para

fins diversos daqueles relativos ao objeto deste, bem como outros fins ilícitos, ou que, de qualquer

forma, atentem contra a moral e os bons costumes;

8.12. O SSA-HMDCC não será, em qualquer hipótese, responsabilizado pelo uso indevido por

parte da Contratada e/ou terceiros, com relação aos dados armazenados em seus softwares e bancos

de dados;










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10.1. Os documentos fiscais serão atestados pelo Setor solicitante/competente após o recebimento

definitivo dos serviços;

10.2. As Notas Fiscais serão apresentadas, observando o quantitativo estabelecido na Ordem de

Fornecimento/serviço emitida pelo HMDCC;






setor responsável;

10.5. Sendo o pagamento realizado mediante depósito em conta corrente, a CONTRATADA não

deverá fazer a emissão de boleto bancário, sob pena de arcar com todos os encargos financeiros

em caso de eventual restrição creditícia realizada em nome do HMDCC sob o referido título;



da data em que estas forem cumpridas e não será devida atualização financeira.



inadimplência do licitante e/ou do Contratado, sujeitando-a as seguintes penalidades:


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11.2. Advertência;




calculado sobre o valor correspondente à parte inadimplente, excluída, quando for o caso,

a parcela correspondente aos impostos destacados no documento fiscal;





d) multa de 3% (três por cento) sobre o valor de referência para a licitação na hipótese de

o infrator retardar o procedimento de contratação ou descumprir preceito normativo ou

as obrigações assumidas;





especificações, condições e com o padrão de qualidade CONTRATADAs e/ou com vício,







11.4. A penalidade de advertência será aplicada pela Coordenação de Contratos Convênios e

Apoio do Hospital Metropolitano Doutor Célio de Castro, mediante comunicado:




do Hospital Metropolitano Doutor Célio de Castro;


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contratar serão aplicadas pelo Diretor Administrativo do Hospital Metropolitano Doutor Célio de

Castro;

11.6.1. As multas poderão ser descontadas dos pagamentos imediatamente subsequentes

à sua aplicação;

11.6.2. No caso de aplicação das penalidades previstas no item anterior, será concedido

prazo de 10 (dez) dias úteis para apresentação de recurso;

11.7. A aplicação de penalidade deverá ser precedida do devido processo legal, da ampla defesa

e do contraditório, sendo concedido o prazo de 5 (cinco) dias úteis a CONTRATADA para defesa,

contados da data do recebimento da notificação;


separadamente, após a análise do caso concreto e não exime a CONTRATADA da plena execução

do objeto licitado;







12.1. O presente contrato extinguir-se-á ao seu término, sem necessidade de qualquer notificação

ou interpelação ou judicial ou extrajudicial, podendo, no entanto, ser rescindido a qualquer tempo;






12.2.4 Recusar-se a receber qualquer ordem ou instrução para melhor execução deste

CONTRATO, insistindo em fazê-lo com imperícia ou desleixo;


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12.2.5 Deixar de executar o serviço, abandonando-o ou suspendendo-o por mais de

02 (dois) dias seguidos, salvo por motivo de força maior, desde que haja comunicação

prévia e imediata ao CONTRATANTE;

12.2.6 Deixar de comprovar o regular cumprimento de suas obrigações trabalhistas,

tributárias e sociais;



12.2.8 Subcontratar total ou parcialmente o objeto ajustado, associar-se com outrem

ou praticar fusão, cisão ou incorporação, salvo com expressa autorização do

CONTRATANTE;



12.3.1. Determinada por ato unilateral e escrito do Hospital, nos casos enumerados no

subitem anterior;

12.3.2. Amigável, por acordo entre as partes, reduzida a termo neste instrumento,



12.4. A qualquer tempo, o CONTRATO poderá ser rescindido sem ônus para o HMDCC, através

de comunicação formal, com prazo de no mínimo a 30 (trinta) dias de antecedência.

12.5. A rescisão poderá acarretar a retenção imediata dos créditos decorrentes do contrato, até o

limite dos prejuízos causados à CONTRATANTE


13.1. A CONTRATADA fica obrigada a aceitar, nas mesmas condições, os acréscimos ou

supressões que se fizerem até 25% (vinte e cinco por cento) do valor inicial atualizado,

conforme previsto no Regulamento de Compras e Licitação do Hospital Metropolitano

Doutor Célio de Castro;

13.2. As alterações solicitadas deverão ser devidamente comprovadas para fins de readequação

contratual;

13.3. As alterações solicitadas serão analisadas pela área responsável e deverão, se for o caso,

ser prévia e expressamente aprovadas pelo Representante Legal do CONTRATANTE, com


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a justificativa da imprescindibilidade da alteração contratual para se atingir o interesse do

hospital.



Administrativo-Financeiro e o Sr. Marco Túlio, Assessor de Inovação e Tecnologia do HMDCC

ou por outro profissional expressamente designado pela Diretoria Administrativo-financeiro.


15.1.A tolerância do CONTRATANTE com qualquer atraso ou inadimplência por parte da

CONTRATADA, não importará de forma alguma em alteração ou novação das Cláusulas

deste CONTRATO;

15.2. A CONTRATADA não poderá caucionar ou utilizar o presente CONTRATO para qualquer

operação financeira;



reparar, corrigir, reconstruir, reconstituir e substituir, às suas expensas, no total e/ou em parte, o

objeto do contrato que passar a apresentar vícios, defeitos ou incorreções resultantes da execução

dos serviços e/ou de materiais empregados, no prazo assinado pela FISCALIZAÇÃO;

15.4. Toda a execução dos serviços objeto deste Contrato deve ser acompanhada por arquivista ou



seus técnicos, nas dependências da CONTRATANTE, resultantes de atividades alheias ao objeto

da contratação, bem como àquelas resultantes de imperícia ou inobservância a normas técnicas e

de segurança;











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15.9. Em nenhuma hipótese a CONTRTATANTE poderá ser responsabilizada por acidentes que


do contrato;





17.1. Fica eleito o foro da Comarca de Belo Horizonte, renunciando-se a qualquer outro por mais

privilegiado que seja, para dirimir qualquer dúvida ou pendência oriunda do presente instrumento.

17.2 E por estarem justas e CONTRATADAs, assinam as partes o presente contrato, em 2 (duas)

vias de igual teor e forma, na presença das testemunhas abaixo.


Maria do Carmo

Diretora Executiva

SSA - Hospital Metropolitano Doutor. Célio de Castro

CONTRATADA


Assessora Jurídica


Obs: Acompanha o Contrato:


2. Nomeação de um profissional, com respectivo telefone, que será responsável pelo contrato

do HMDCC (subitem 19.9.12 do Edital);

3. Cópia do diploma do profissional de graduação no curso de Arquivologia/Biblioteconomia.


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ANEXO VIII – LOTE III CUSTÓDIA E GUARDA DOCUMENTAL




________________________________.

CONTRATO DE PRESTAÇÃO DE SERVIÇOS LOTE III













Contratação do serviço de Custódia e Guarda Documental para atender a demanda do Hospital

Metropolitano Doutor Célio de Castro (HMDCC) por período de 36 (trinta e seis) meses.


2.1. O presente contrato terá vigência de 36 (trinta e seis) meses, contados da data da ordem de

serviço, podendo ser prorrogado até o limite máximo, conforme Parágrafo Único do art. 25 do

Regulamento de Compras e Licitação do HMDCC;


de Serviço.



(__________________________________________________________).


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CUSTÓDIA E GUARDA DOCUMENTAL/DOCUMENTOS FÍSICOS

4.1 FASE 05 – GUARDA EXTERNA DE DOCUMENTOS

4.2 Nesta Etapa, será contratado sob demanda, o serviço de Guarda Externa Documental:


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prevista

valor unitário







Sub-total (A): 0,00



prevista - mês

valor unitário
















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15



viagem


16



viagem


17 Sala de Consultas por turno (manha/tarde)

utilizado 5 36 0,00



Sub-total (B): 0,00



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4.3 DA DISCRIMINAÇÃO DOS SERVIÇOS DE GUARDA

4.3.1 A CONTRATADA deverá prestar serviços contínuos de coleta, armazenagem, transporte

e movimentação de documentos, mantendo-os em perfeitas condições, garantindo a integridade

dos mesmos;

4.3.2 Qualquer pedido de busca e ou consulta de documentos, será o serviço realizado pela

CONTRATADA, no local da guarda e qualquer movimentação e retirada, deverá ser realizada

mediante emissão de ordem de serviço, assim como sua posterior entrega após consulta aos

documentos;

4.3.3 A identificação e o cadastro das caixas-arquivo, deverão ser realizados pela

CONTRATADA em sistema informatizado, respeitando a identificação já existente ou

conforme combinado previamente e autorizado pelo HMDCC;

4.3.4 Os pedidos de consultas serão realizados pelo HMDCC, por e-mail ou via sistema da

CONTRATADA, e deverão ser atendidos no prazo máximo de até 02 dias úteis, com exceção

dos pedidos urgentes que poderão ser solicitados ocasionalmente e deverão ser atendidos em

até 01 dia útil, contado a partir da solicitação do Hospital;

4.3.5 A CONTRATADA deverá atender às leis em vigor quanto à gestão e preservação

documental e descartar, seletivamente e com prévia autorização do Gestor do Contrato,

documentos que já cumpriram a sua temporalidade;

4.3.6 A CONTRATADA deverá disponibilizar ao HMDCC, sem ônus adicional, na data da

emissão das faturas, o histórico dos serviços prestados por Unidade Gestora;

4.3.7 A periodicidade para entrega ou coleta de documentos será de acordo com as necessidades

do HMDCC;

4.3.8 Será considerado como único deslocamento/transporte se, na mesma oportunidade, a

CONTRATADA recolher no HMDCC, caixas arquivo para guarda e armazenagem e entregar

caixas arquivo e/ou documentos arquivados que foram solicitados para consulta ou substituição;

4.3.9 A solicitação dos serviços à CONTRATADA será efetuada, sempre em dias úteis, no

horário compreendido entre 08h e 17h, e somente por pessoas autorizadas pelo HMDCC,

conforme relação a ser fornecida à CONTRATADA;

4.3.10 A CONTRATADA deverá armazenar as caixas-arquivo em ambiente com mobiliário e

equipamentos adequados ao suporte arquivístico, de forma a garantir a preservação e

integridade dos documentos;

4.3.11 Ao término do contrato de prestação dos serviços, ou na hipótese de sua rescisão, a

CONTRATADA deverá permitir que o HMDCC ou Licitante autorizada, faça a transferência

de todo o acervo armazenado nas suas instalações, disponibilizando-o integralmente em até 15

(quinze) dias corridos a contar do término da vigência contratual;


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4.3.12 A CONTRATADA deverá disponibilizar também relatório e arquivo eletrônico

com a relação de todos os documentos que estavam sob sua custódia devidamente

discriminados e classificados por caixas de modo que permita a conferência pelo HMDCC;

4.3.13 O custo da transferência, no caso de rescisão contratual, será de responsabilidade

de quem deu causa à rescisão;

4.3.14 A movimentação ou transferência do acervo, no todo ou em parte, por solicitação

da CONTRATADA, só poderá ocorrer com expressa autorização pelo HMDDCC e não

implicará em ônus adicional ao Hospital;

4.3.15 A CONTRATADA deverá fornecer as etiquetas para cadastro e identificação de

documentos que serão enviados para arquivo;

4.3.16 A cartonagem de 20 kg prevista em Edital, deverá ser suficiente para acondicionar

03 caixas box padrão.

4.4 DO SIGILO E SEGURANÇA DOS DOCUMENTOS

4.4.1. O dano, o extravio ou a destruição de qualquer documento confiado à guarda e

armazenamento da CONTRATADA, implicará na responsabilização desta, nos termos da

legislação pertinente e vigente;

4.4.2. Nos casos de danos ou destruição dos documentos do HMDCC, por causa acidental, sem

culpa da CONTRATADA, esta pagará, a título de indenização, valor suficiente para confecção

de novo documento ou para sua restauração;

4.4.3. Caberá à CONTRATADA responsabilizar-se pelo sigilo e segurança das informações e

documentos do HMDCC, sob sua guarda e armazenamento, conforme Termo de Sigilo - Anexo

V do Edital;

4.4.4. Em caso de sinistro de qualquer natureza, a CONTRATADA deverá comunicar de

imediato ao HMDCC e as providências adotadas;

4.5. DO LOCAL PARA GUARDA DOCUMENTAL

4.5.1. As instalações físicas da CONTRATADA deverão dispor de no mínimo:


documentos na área de armazenamento da CONTRATADA;



descupinização, realizado periodicamente por Empresa especializada;



4.5.2. A CONTRATADA deverá dispor de rotina e procedimentos inerentes à manutenção

predial preventiva e corretiva que garantam a perfeita conservação das instalações;


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4.5.3. Equipamentos de prevenção e combate a incêndios em conformidade com o projeto


4.5.4. Pessoal especializado em segurança, devidamente capacitado e orientado;

4.5.5. A CONTRATADA deverá dispor de espaço para consulta, in loco, das caixas arquivo,

caso necessário;

4.5.6. A CONTRATADA deverá ter endereço situado na região metropolitana de Belo

Horizonte;

4.5.7. A CONTRATANTE, caso julgue necessário, poderá realizar visita ao local de guarda dos

documentos para verificação das condições físicas estabelecidas neste Contrato.

4.6. DO SISTEMA INFORMATIZADO PARA GESTÃO DE GUARDA EXTERNA

4.6.1. Deverá ser disponibilizado um sistema para gerenciamento do acervo físico do HMDCC.

Esse sistema deverá funcionar em ambiente Web;

4.6.2. A CONTRATADA deverá, no prazo máximo de 15 (quinze) dias após a assinatura do

Contrato, realizar treinamento para capacitar 12 (doze) colaboradores, sendo um representante

de cada Unidade Gestora do HMDCC na utilização do Sistema de gerenciamento de arquivos;

4.6.3. A CONTRATADA deverá disponibilizar no sistema perfis de níveis de acesso


4.6.4. O sistema deverá possuir a funcionalidade de exportação de toda a base de dados em

formato txt, csv, xls.;

4.6.5. O sistema informatizado de gerenciamento de acervo deve permitir:





4.6.6 O controle de armazenagem dos documentos deverá ser totalmente informatizado,

facilitando o rápido acesso para consulta do HMDCC, ao material arquivado e permitindo que

sejam obtidas, no mínimo, as seguintes informações:






em cada caixa;




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5.1 Eventuais prorrogações do contrato não implicam, necessariamente, no reajuste dos valores

inicialmente contratados;

5.2 Os preços contratados poderão ser reajustados mediante a formalização do pedido pela

CONTRATADA, observando a variação do IPCA-E/IBGE;

5.3 A periodicidade de reajuste não será inferior a um ano, contado inicialmente, da data

limite para apresentação da proposta ou do último reajuste;

5.4 Eventual repactuação deverá ser precedida de solicitação da CONTRATADA,


planilha de custos e formação de preço;

5.5 As repactuações e os reajustamento de preços não interferem no direito das partes de, a

qualquer momento, mediante apresentação de documento devidamente fundamentado, solicitar

o restabelecimento do equilíbrio econômico-financeiro do contrato.


SERVIÇOS

6.1 O (s) serviços (s) deverá (ão) ser realizado(s) na Unidade de Guarda Documental da

CONTRATADA, localizada na ..........................., Bairro ............., Cep. ..............., Belo

Horizonte/MG;

6.2 A entrega dos serviços será de acordo com a demanda, contados do recebimento da


6.3 No ato da entrega do serviço, a CONTRATADA deverá apresentar a Ordem de

Fornecimento e a Nota Fiscal que, além das exigências da legislação especifica, deverá conter

as seguintes informações:

A. Número da ordem de fornecimento/Serviço;

B. Descrição do serviço;

C. O (s) números (s) do (s) item (s) fornecido (s);

D. A quantidade de cada serviço;

6.4 A CONTRATADA deverá acusar recebimento da Ordem de Fornecimento por meio do

endereço Eletrônico em que a recebeu;

6.5 Caso não seja acusado o recebimento da Ordem de Fornecimento/Serviço enviada, a



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exigências do Edital e do Contrato, ficando a seu cargo todos os ônus e encargos decorrentes

da execução;






quando solicitadas;






7.6. Responder, integralmente, pelos danos causados ao HMDCC ou a terceiros, por sua

culpa ou dolo, decorrentes da execução do Contrato, não reduzindo ou excluindo a

responsabilidade o mero fato de a execução ser fiscalizada ou acompanhada por parte do

HMDCC e dos participantes;






7.8.1. Acusar recebimento da Ordem de Fornecimento/Serviço encaminhada pelo HMDCC

por meio do endereço eletrônico ou outros instrumentos hábeis ao seu;

7.8.2. Realizar o serviço rigorosamente de acordo com as especificações constantes do Edital,

do Contrato e da proposta, não se admitindo procrastinação em função de eventual pedido de

revisão de preço;

7.8.3. Entregar os serviços nos horários, local e condições estabelecidas na Cláusula Quarta

deste Contrato ou naquele indicado na Ordem de Fornecimento;


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7.8.4. Garantir a boa qualidade do (s) serviços (s) contratado (s) respondendo por qualquer


7.8.5. Substituir, reparar e corrigir, no prazo fixado de 2 (dois) dias úteis, o serviço com avarias

ou defeitos, sem qualquer ônus para o Hospital;

7.8.6. Arcar com todas as despesas pertinentes a prestação do serviço, tais como tributos, fretes

e demais encargos;

7.8.7. Emitir e apresentar Nota Fiscal à CONTRATANTE com a descrição do serviço tal como

previsto no Anexo Único deste Contrato.

7.8.8. Apresentar junto com a Nota Fiscal as certidões de regularidade fiscal;






CONTRATADA, se for o caso, responsabilizando-se, a CONTRATADA, como única

responsável caso haja qualquer violação dos mesmos, inexistindo qualquer responsabilidade

em face do HMDCC;

7.9.2. Responsabilizar-se pelos vícios e danos decorrentes do objeto, de acordo com os artigos

12, 13 e 17 a 27 do Código de Defesa do Consumidor (Lei n° 8.078, de 1990);

7.9.3. Responsabilizar-se pelos ônus resultantes de quaisquer ações, demandas, custos e

despesas decorrentes de danos, ocorridos por culpa sua ou de qualquer de seus empregados ou

prepostos, obrigando-se, outrossim, por quaisquer responsabilidades decorrentes de ações

judiciais movidas por terceiros, que lhe venham a ser exigidas por força da lei, ligadas ao

cumprimento desta contratação;

7.9.4. Prestar esclarecimentos à CONTRATANTE sobre eventuais atos ou fatos noticiados

que a envolvam, quando solicitado.

7.9.5. A CONTRATADA se responsabilizará mediante assinatura de Termo de Sigilo e

Confidencialidade, conforme Anexo V do Edital, pelos dados e informações que vier a utilizar

para o desempenho dos serviços discriminados, bem como pela ética de seus profissionais a

que terão acesso a documentos e informações da CONTRATANTE, podendo responder civil e



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7.9.6. Sempre que solicitado pelo HMDCC, participar de reuniões com os gestores e/ou


7.9.7. Indicar 01 (um) profissional, com seu respectivo telefone, que será o responsável pelo

contrato do HMDCC, com poder decisório para atender quaisquer demandas de situações

previstas ou não neste Instrumento de Referência;

7.9.8. Deverá ser apresentado juntamente ao contrato assinado, cópia do diploma do

profissional de graduação no curso de Arquivologia/Biblioteconomia.


8.1. A Contratada, além de guardar sigilo sobre todas as informações obtidas em decorrência

do cumprimento do contrato, se compromete a adotar as melhores práticas para respeitar a

legislação vigente e/ou que venha a entrar em vigor sobre proteção de dados, sendo certo que

se adaptará, inclusive, à Lei n° 13.709/2018, Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) até a sua

entrada em vigor;





tenham acesso e/ou conhecimento da informação e/ou dados pessoais tratados, se encontram

eles próprios contratualmente obrigados ao sigilo profissional;

8.3. As partes se obrigam a realizar o tratamento de dados pessoais de acordo com as

disposições legais vigentes, bem como nos moldes da Lei 13.709/2018, a Lei Geral de Proteção

de Dados Pessoais (LGPD), visando dar efetiva proteção aos dados coletados de pessoas

naturais que possam identifica-las ou torna-las identificáveis, utilizando-os de tais dados tão-

somente para os fins necessários à consecução do objeto desde Contrato, ou nos limites do

consentimento expressamente manifestado por escrito por seus respectivos titulares;


obtidos por meio do edital, sendo terminantemente vedada a utilização de tais informações para

fins diversos daqueles relativos ao objeto deste, bem como outros fins ilícitos, ou que, de

qualquer forma, atentem contra a moral e os bons costumes;

8.5. O SSA-HMDCC não será, em qualquer hipótese, responsabilizado pelo uso indevido por

parte da Contratada e/ou terceiros, com relação aos dados armazenados em seus softwares e

bancos de dados;


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9.1. Disponibilizar todas as informações e profissionais necessários para acompanhamento

do serviço proposto e outros meios que se julguem necessários para atendimento às

necessidades;













10.1. Os documentos fiscais serão atestados pelo Setor solicitante/competente após o

recebimento definitivo dos serviços;

10.2. As Notas Fiscais serão apresentadas, observando o quantitativo estabelecido na Ordem

de Fornecimento/serviço emitida pelo HMDCC;





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setor responsável;

10.5. Sendo o pagamento realizado mediante depósito em conta corrente, a CONTRATADA

não deverá fazer a emissão de boleto bancário, sob pena de arcar com todos os encargos

financeiros em caso de eventual restrição creditícia realizada em nome do HMDCC sob o

referido título;


Contratado, o decurso do prazo de pagamento será interrompido, reiniciando sua contagem a

partir da data em que estas forem cumpridas e não será devida atualização financeira.



inadimplência da Contratada, sujeitando-a as seguintes penalidades:

11.2. Advertência;


a. multa moratória de 0,33% (trinta e três centésimos por cento) por dia de atraso, na

entrega dos serviços, até o limite de 9,9%, correspondente a até 30 (trinta) dias de

atraso, calculado sobre o valor correspondente à parte inadimplente, excluída, quando

for o caso, a parcela correspondente aos impostos destacados no documento fiscal;

b. multa indenizatória de 10% (dez por cento) sobre o valor total da adjudicação da


c. multa indenizatória de 10% (dez por cento) sobre o valor total da Ordem de


d. multa de 3% (três por cento) sobre o valor de referência para a licitação na hipótese

de o infrator retardar o procedimento de contratação ou descumprir preceito normativo

ou as obrigações assumidas;

e. multa de 3% (três por cento) sobre o valor total da adjudicação da licitação quando


f. multa de 5% (cinco por cento) sobre o valor da parcela que eventualmente for


especificações, condições e com o padrão de qualidade CONTRATADAs e/ou com


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vício, irregularidade ou defeito oculto que o tornem impróprio para o fim a que se

destina;

g. multa indenizatória de 10% (dez por cento) sobre o valor total do contrato quando

o infrator der causa ao cancelamento do Contrato;

h. multa indenizatória, a título de perdas e danos, na hipótese de o infrator ensejar o



11.4. A penalidade de advertência será aplicada pela Coordenação de Contratos Convênios

e Apoio do Hospital Metropolitano Doutor Célio de Castro, mediante comunicado:



11.5. A penalidade de multa será aplicada pela Coordenação de Contratos Convênios e

Apoio do Hospital Metropolitano Doutor Célio de Castro;


contratar serão aplicadas pelo Diretor Administrativo do Hospital Metropolitano Doutor Célio

de Castro;

11.6.1. As multas poderão ser descontadas dos pagamentos imediatamente

subsequentes à sua aplicação;

11.6.2. No caso de aplicação das penalidades previstas no item anterior, será

concedido prazo de 10 (dez) dias úteis para apresentação de recurso;

11.7. A aplicação de penalidade deverá ser precedida do devido processo legal, da ampla

defesa e do contraditório, sendo concedido o prazo de 5 (cinco) dias úteis a CONTRATADA

para defesa, contados da data do recebimento da notificação;


separadamente, após a análise do caso concreto e não exime a CONTRATADA da plena

execução do objeto licitado;




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12.1. O presente contrato extinguir-se-á ao seu término, sem necessidade de qualquer

notificação ou interpelação ou judicial ou extrajudicial, podendo, no entanto, ser rescindido a

qualquer tempo;






12.2.4 Recusar-se a receber qualquer ordem ou instrução para melhor execução

deste CONTRATO, insistindo em fazê-lo com imperícia ou desleixo;

12.2.5 Deixar de executar o serviço, abandonando-o ou suspendendo-o por mais

de 02 (dois) dias seguidos, salvo por motivo de força maior, desde que haja

comunicação prévia e imediata ao CONTRATANTE;

12.2.6 Deixar de comprovar o regular cumprimento de suas obrigações

trabalhistas, tributárias e sociais;



12.2.8 Subcontratar total ou parcialmente o objeto ajustado, associar-se com

outrem ou praticar fusão, cisão ou incorporação, salvo com expressa autorização do

CONTRATANTE;



12.3.1. Determinada por ato unilateral e escrito do Hospital, nos casos enumerados

no subitem anterior;


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12.3.2. Amigável, por acordo entre as partes, reduzida a termo neste instrumento,



12.4. A qualquer tempo, o CONTRATO poderá ser rescindido sem ônus para o HMDCC,

através de comunicação formal, com prazo de no mínimo a 30 (trinta) dias de antecedência.

12.5. A rescisão poderá acarretar a retenção imediata dos créditos decorrentes do contrato, até

o limite dos prejuízos causados à CONTRATANTE.


13.1. A CONTRATADA fica obrigada a aceitar, nas mesmas condições, os acréscimos ou supressões

que se fizerem até 25% (vinte e cinco por cento) do valor inicial atualizado, conforme previsto

no Regulamento de Compras e Licitação do Hospital Metropolitano Doutor Célio de Castro;

13.2. As alterações solicitadas deverão ser devidamente comprovadas para fins de

readequação contratual;

13.3. As alterações solicitadas serão analisadas pela área responsável e deverão, se for o

caso, ser prévia e expressamente aprovadas pelo Representante Legal do CONTRATANTE,

com a justificativa da imprescindibilidade da alteração contratual para se atingir o interesse do

hospital.



Administrativo-Financeiro e o Sr. Marco Túlio, Assessor de Inovação e Tecnologia do

HMDCC ou por outro profissional expressamente designado pela Diretoria Administrativo-

financeiro.


15.1. A tolerância do CONTRATANTE com qualquer atraso ou inadimplência por parte da

CONTRATADA, não importará de forma alguma em alteração ou novação das Cláusulas deste

CONTRATO;

15.2. A CONTRATADA não poderá caucionar ou utilizar o presente CONTRATO para

qualquer operação financeira;


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reparar, corrigir, reconstruir, reconstituir e substituir, às suas expensas, no total e/ou em parte,

o objeto do contrato que passar a apresentar vícios, defeitos ou incorreções resultantes da

execução dos serviços e/ou de materiais empregados, no prazo assinado pela FISCALIZAÇÃO;

15.4. Toda a execução dos serviços objeto deste Contrato deve ser acompanhada por arquivista

ou biblioteconomista, com certificação reconhecida pelo Ministério da Educação;


seus técnicos, nas dependências da CONTRATANTE, resultantes de atividades alheias ao

objeto da contratação, bem como àquelas resultantes de imperícia ou inobservância a normas

técnicas e de segurança;










15.9. Em nenhuma hipótese a CONTRTATANTE poderá ser responsabilizada por acidentes

que venham a ocorrer com os empregados da CONTRATADA durante a execução dos serviços

objeto do contrato;





17.1. Fica eleito o foro da Comarca de Belo Horizonte, renunciando-se a qualquer outro por

mais privilegiado que seja, para dirimir qualquer dúvida ou pendência oriunda do presente

instrumento;

17.2. E por estarem justas e CONTRATADAS, assinam as partes o presente contrato, em 2

(duas) vias de igual teor e forma, na presença das testemunhas abaixo.


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Maria do Carmo

Diretora Executiva

SSA - Hospital Metropolitano Doutor. Célio de Castro

CONTRATADA


Assessora Jurídica


Obs: Acompanha o Contrato:


2. Nomeação de um profissional, com respectivo telefone, que será responsável pelo contrato

do HMDCC (subitem 19.9.12 do Edital);

3. Cópia do diploma do profissional de graduação no curso de Arquivologia/Biblioteconomia;


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Anexo IX – planilha para composição preço Lote III



prevista

valor unitário







Sub-total (A): 0,00



prevista - mês

valor unitário

















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15



viagem


16



viagem


17 Sala de Consultas por turno (manhã/tarde)

utilizado 5 36 0,00



Sub-total (B): 0,00


Documents

PREGÃO ELETRÔNICO N ° 040/2020 PROCESSO Nº 256/2020 …€¦ · R u a D o n a L u i z a , 3 1 1 – Bairro: Milionários, Belo Horizonte/MG – C E P 3 0 6 2 0 - 090 Página 1