Preservação Digital da Informação Permanente da FEUP ... · À Professora Cristina Ribeiro, minha orientadora, pelo apoio e acompanhamento sem o qual este trabalho não teria

FACULDADE DE ENGENHARIA DA UNIVERSIDADE DO

PORTO

Preservação Digital da Informação Permanente da FEUP –

Estudo de Caso dos Processos Individuais dos Estudantes

Tiago Flores Gomes Machado

Dissertação submetida à Faculdade de Engenharia da Universidade do

Porto para obtenção do grau de Mestre em Ciência da Informação

Dissertação realizada sob a supervisão da Professora Doutora Maria Cristina

de Carvalho Alves Ribeiro, do Departamento de Engenharia Informática, da

Faculdade de Engenharia da Universidade do Porto

Porto, Julho de 2012

Preservação Digital da Informação Permanente da FEUP – Estudo

de Caso dos Processos Individuais dos Estudantes

Tiago Flores Gomes Machado

Relatório de Projeto/Dissertação

Mestrado em Ciência da Informação

Aprovado em provas públicas pelo júri:

Presidente: António Manuel Lucas Soares, Professor Associado da Faculdade de

Engenharia da Universidade do Porto (FEUP)

Vogal Externo: José Carlos Nascimento, Professor Auxiliar da Escola de Engenharia da

Universidade do Minho (EEUM)

Orientador: Maria Cristina Ribeiro, Professora Auxiliar da Faculdade de Engenharia da

Universidade do Porto (FEUP)

____________________________________________

31 de Julho de 2012

Preservação Digital da Informação Permanente da FEUP - Estudo de Caso dos Processos Individuais de Estudante

i

Resumo

A maior parte das organizações está cada vez mais dependente da utilização de

ferramentas digitais e de sistemas de informação para apoiar as suas atividades

organizacionais, mas não existem garantias de que essa informação se mantenha legível

no futuro. Atualmente, é um desafio tornar essa informação acessível a longo prazo, de

forma a preservar a memória das organizações e a promover a sua sustentabilidade

administrativa.

O conceito de preservação digital é indissociável de um processo de gestão

sistemático e estruturado, que compreende a definição da estratégia para a preservação e

o seu alinhamento com a estratégia global, práticas de gestão e ambiente externo da

organização. A preservação digital deverá assegurar que a informação a preservar

mantém as características fundamentais de um documento de arquivo, ou seja, a

autenticidade, a fidedignidade, a integridade e a usabilidade, independentemente do seu

contexto tecnológico. Verifica-se uma tendência crescente na utilização de normas e

modelos internacionais, como o modelo de referência OAIS, e a adoção de formatos

normalizados para assegurar a preservação a longo prazo.

O caso de estudo da informação produzida pelos Serviços Académicos da

Faculdade de Engenharia da Universidade do Porto, relacionada com os Processos

Individuais de Estudante (PIE), assenta na estrutura orgânica e funcional da organização

e dos serviços envolvidos e propõe o alinhamento da estratégia de preservação às suas

especificidades. Isto significa observar as práticas atuais relacionadas com a gestão dos

PIE, bem como as necessidades de informação decorrentes dessas mesmas práticas.

Este trabalho analisa os sistemas responsáveis pela criação e preservação dos

PIE, nomeadamente a aplicação de Gestão Académica (GAUP), o Sistema de

Informação da FEUP, o Digitary, o GISA e o Arquivo físico da FEUP. Esta análise

permitiu compreender os fluxos da informação relacionada com os PIE e concluir que

os sistemas existentes atualmente não oferecem garantias de preservação digital da

informação a longo prazo.

Tendo em conta as fragilidades dos sistemas existentes, foram definidos os

requisitos para um sistema que preserve a informação relacionada com os PIE. Estes

requisitos incluem a garantia de que a informação mantém as características de arquivo

já referidas, com o respeito pelas restrições legais e organizacionais que os condicionam

e com a necessidade de adotar modelos de arquivo reconhecidos internacionalmente. A


ii

informação que interessa realmente preservar corresponde à resultante dos

procedimentos obrigatórios e comuns a todos os PIE.

Traçaram-se algumas estratégias para a preservação da informação em causa

através da construção de diferentes cenários de preservação. São avaliados os principais

riscos e vantagens de não ser executada qualquer ação de preservação, de proceder à

digitalização recorrente da documentação em Arquivo, de implementar um sistema

eletrónico de gestão de arquivo, da preservação digital das bases de dados dedicadas à

gestão de alunos e da utilização do próprio sistema de informação da FEUP para

assegurar a satisfação dos requisitos de preservação.

Avaliadas as diferentes estratégias possíveis, são definidas as linhas gerais de

uma política de preservação digital para a informação permanente da FEUP,

independentemente do tipo de informação em causa ou da estratégia de preservação a

implementar. A proposta da estratégia de preservação digital é feita separadamente para

os PIE produzidos até à implementação da aplicação de gestão académica na FEUP e

para a informação produzida a partir da sua implementação. A primeira consiste na

preservação da documentação em formato digital através da sua digitalização. A

segunda implica que seja o sistema de informação já existente, responsável pela gestão

dos PIE, a garantir a preservação a longo prazo da informação em formato digital,

excluindo a necessidade de implementação de novos sistemas ou aplicações que se

dediquem exclusivamente a esta tarefa.


iii

Abstract

Most organizations are increasingly dependent on digital tools and information

systems to support their organizational activities but there are no guarantees that the

information will remain readable in the future. Currently, it is a challenge to make this

information accessible in the long term, in order to preserve the memory of the

organizations and promote their administrative sustainability.

The concept of digital preservation is inseparable from a process of systematic and

structured management, which includes setting the strategy for the preservation and its

alignment with the organization overall strategy, management practices and external

environment. Digital preservation will ensure that the information to preserve keeps the

fundamental characteristics of a record, namely the authenticity, trustworthiness,

integrity and usability, regardless of the technological environment. There is a growing

trend in the use of international standards and models such as the OAIS reference

model, and in the adoption of standard formats to ensure long-term preservation.

The case study of the information produced by the Academic Services of the

Faculty of Engineering of the University of Porto, related to the Individual Student

Process (PIE), rests on the organic and functional structure of the organization and

services involved, proposing the alignment of the preservation strategy with their

specificities. This means observing current practices related to management of PIE, as

well as the information needs arising from these same practices.

This paper analyzes the systems responsible for the creation and preservation of the

PIE, including the application of Academic Management (GAUP), FEUP Information

System, Digitary, GISA and FEUP physical Archive. This analysis allowed us to

understand the flow of information relating to the PIE and conclude that existing

systems do not currently offer guarantees for the preservation of digital information

over the long term.

Given the weaknesses of the existing systems, the requirements for a system that

preserves the information related to the IEP were defined. These requirements include

ensuring that information retains the fundamental characteristics of an archive record,

legal and organizational constraints and the need to adopt internationally recognized

archiving models. The information that really needs to be preserved corresponds to the

information that results from the mandatory procedures and that is common to all PIE.


iv

Strategies for the preservation of the PIE information were studied trough different

preservation scenarios. Main advantages and disadvantages of not enforcing any

preservation action, systematically scanning Archive records, implementing an

electronic record management system, digital preservation of the databases dedicated to

the management of students information and the use of the FEUP information system

itself to ensure compliance with the requirements of preservation, are assessed.

After the evaluation of the different possible strategies, a high level policy for the

preservation of FEUP permanent information in digital form is defined, regardless of

the type of information or the preservation strategy to implement. The proposed strategy

for digital preservation is done separately for the PIE produced before the

implementation of the application of academic management at FEUP (GAUP) and for

the information produced after its implementation. The first consists in the preservation

of documents in digital format through its digitization. The second implies that will be

the existing information systems, which manages the PIE, to ensure the long-term

preservation of information in digital format, excluding the need for implementation of

new systems or applications exclusively dedicated to this task.


v

Agradecimentos

No final desta etapa tão importante da minha vida, gostaria de expressar o meu

reconhecimento e gratidão a todos aqueles que contribuíram, de alguma forma, para o

sucesso deste trabalho.

Em primeiro lugar, gostaria de agradecer à Drª Ana Azevedo pela oportunidade de

realizar um trabalho tão repleto de desafios e pela confiança que depositou em mim

desde o primeiro momento.

À Professora Cristina Ribeiro, minha orientadora, pelo apoio e acompanhamento sem o

qual este trabalho não teria sido possível. A disponibilidade demonstrada ao longo deste

percurso e os seus conhecimentos na área da preservação digital foram cruciais para

ultrapassar os obstáculos com que este projeto se deparou.

Ao Dr. Jorge Pópulo, da divisão de Arquivo e Museu dos SDI da FEUP, que foi

também um pilar muito importante ao longo de todo o trabalho e que me proporcionou

as melhores condições possíveis para a sua realização.

Ao Dr. Bernardino Ribeiro, pela disponibilidade demonstrada para responder a todas as

questões que foram surgindo em relação ao funcionamento dos Serviços Académicos.

À minha família e a todos os meus amigos e colegas, pelo apoio e incentivos constantes

que me fizeram sempre acreditar que esta dissertação poderia vir a ser uma realidade.


vi

Sumário

Resumo .............................................................................................................................. i

Abstract ............................................................................................................................ iii

Agradecimentos ................................................................................................................ v

Sumário ............................................................................................................................ vi

Lista de Figuras ............................................................................................................. viii

Siglas e Abreviaturas ....................................................................................................... ix

1 Introdução.................................................................................................................. 1

1.1 Contexto e Motivação ........................................................................................ 2

1.2 Metodologia e Objetivos .................................................................................... 3

1.3 Estrutura do Documento .................................................................................... 5

2 Documentos de Arquivo e Preservação Digital ........................................................ 7

2.1 Documentos de Arquivo nas Organizações ....................................................... 8

2.2 A Preservação em Ambiente Digital................................................................ 10

2.2.1 Estratégias de Preservação Digital ........................................................... 15

2.2.2 Metainformação de Preservação ............................................................... 17

2.3 O Modelo de Referência OAIS ........................................................................ 18

2.4 Projetos de Preservação Digital ....................................................................... 23

2.5 Planeamento da Preservação Digital ................................................................ 26

2.6 Síntese Crítica .................................................................................................. 28

3 Contexto Institucional e Análise do Objeto de Estudo ........................................... 31

3.1 Caracterização Orgânica e Funcional da FEUP ............................................... 31

3.1.1 Os Serviços Académicos (SERAC) .......................................................... 34

3.1.2 O Arquivo da FEUP ................................................................................. 35

3.2 Os Processos Individuais dos Estudantes ........................................................ 37

3.2.1 Génese e Caracterização dos Processos Individuais dos Estudantes ........ 37

3.2.2 Enquadramento Legal dos Processos Individuais dos Estudantes............ 40

3.3 Identificação e Análise dos Sistemas de Informação ....................................... 41

4 Definição da Estratégia de Preservação Digital para os Processos Individuais dos

Estudantes ....................................................................................................................... 51

4.1 Requisitos para a Preservação Digital ............................................................. 51

4.2 Cenários de Preservação Digital ...................................................................... 57


vii

5 Políticas e Recomendações para a Preservação Digital da Informação Permanente

da FEUP .......................................................................................................................... 65

5.1 Políticas para a Preservação Digital da Informação Permanente..................... 65

5.2 Recomendações para a Preservação Digital dos Processos Individuais dos

Estudantes ................................................................................................................... 72

6 Conclusões e Trabalho Futuro................................................................................. 74

Referências Bibliográficas .............................................................................................. 77

Anexos ............................................................................................................................ 81


viii

Lista de Figuras

Fig. 1 Mapa conceptual que representa os diferentes atores identificados num ambiente

de preservação (Maceviciute & Wilson, 2010) .............................................................. 11

Fig. 2 Diferentes níveis de abstração de um objeto digital (Ferreira 2006, 23) ............. 15

Fig. 3 Classificação das diferentes estratégias de preservação digital (Ferreira, 2009:22)

........................................................................................................................................ 17

Fig. 4 Entidades Funcionais OAIS (CCSDS, 2002) ....................................................... 19

Fig. 5 Nº de ingressos por ciclo – 2008/09-2010/11 (Plano Estratégico FEUP 2011-15,

2011) ............................................................................................................................... 32

Fig. 6 Estrutura Orgânica SDI (FEUP, 2012) ................................................................. 36

Fig. 7 Tabela dos procedimentos obrigatórios no percurso académico de um estudante 38

Fig. 8 Tabela dos procedimentos esporádicos no percurso académico de um estudante 39

Fig. 9 Fluxos de informação relacionados com a gestão dos PIE .................................. 42

Fig. 10 Pedido de Equivalência através do SIGARRA .................................................. 43

Fig. 11 Detalhes de uma assinatura digital na plataforma Digitary ............................... 46

Fig. 12 Exemplo de uma certidão na plataforma Digitary ............................................. 47

Fig. 13 Diagrama de Atividades: Processo de Inscrição, 1º ano, 1ª vez (após candidatura

local) ............................................................................................................................... 52

Fig. 14 Diagrama de atividades: Recuperação de informação acerca de um estudante . 53


ix

Siglas e Abreviaturas

AIIM Association for Information and Image Management

AIP Archival Information Package (Pacote de Informação de Arquivo)

CCSDS Consultative Committee for Space Data Systems

CI Ciência da Informação

DGARQ Direção Geral de Arquivos

FEUP Faculdade de Engenharia da Universidade do Porto

GAUP Gestão Académica da Universidade do Porto

IPQ Instituto Português da Qualidade

JISC Joint Information Systems Committee

OAIS Open Archival Information System

SDI Serviço de Documentação e Informação (FEUP)

SERAC Serviços Académicos (FEUP)

SiFEUP Sistema de Informação (FEUP)

SIGARRA Sistema de Informação para a Gestão Agregada dos Recursos e dos

Registos Académicos (Universidade do Porto)

TIC Tecnologias de Informação e Comunicação

UP Universidade do Porto


1

1 Introdução

O presente trabalho de dissertação justifica-se pela necessidade de definir estratégias de

preservação digital para a informação de arquivo produzida pela Faculdade de

Engenharia da Universidade do Porto (FEUP), de forma a garantir a sua acessibilidade a

longo prazo e a preservação da informação relevante para a gestão e memória da

organização.

A proposta surgiu através dos Serviços de Documentação e Informação (SDI) da

FEUP, onde se insere a divisão de Arquivo e Museu, e o caso de estudo a realizar

incidirá sobre a informação produzida pelos Serviços Académicos da Faculdade

(SERAC) e, mais especificamente, sobre o Processo Individual do Estudante,

documento composto cuja responsabilidade é deste serviço.

Quanto ao sistema de informação utilizado na FEUP, este é comum a todas as

unidades orgânicas da Universidade do Porto (UP) e integra três componentes. Duas

componentes de backoffice, nomeadamente a de Gestão Académica (GA) e a de Gestão

de Recursos Humanos (GRH), são de uso exclusivo dos respetivos serviços das

unidades orgânicas da UP e dos serviços congéneres da Reitoria. A outra componente,

de frontoffice, consiste no sistema de informação (SI) e destina-se a todos os

utilizadores, internos ou externos à comunidade da UP, sendo que determinados

conteúdos só estarão acessíveis após autenticação no sistema. Estes três componentes

(GA, GRH e SI) integram, desde 2003, o SIGARRA – Sistema de Informação para a

Gestão Agregada dos Recursos e dos Registos Académicos1.

Para este estudo será dada especial atenção à componente de Gestão Académica

(GA), visto que é esta a componente que se assume como principal infraestrutura de

trabalho dos SERAC e, portanto, a que mais se relaciona com o objeto de estudo

identificado. Esta componente é a responsável pela gestão da vida académica dos

estudantes, capturando os registos dos processos individuais dos estudantes, desde o

início do seu percurso académico na Faculdade até aos últimos atos administrativos

correspondentes à conclusão desse mesmo percurso.

Em relação ao Arquivo da FEUP, a aplicação informática GISA foi a escolhida

para assegurar a gestão integrada dos sistemas de arquivo. Esta aplicação está adstrita

aos SDI e assume-se como um importante auxiliar na gestão de informação de arquivo,

1 Espaço TIC da UP: https://sigarra.up.pt/up/web_base.gera_pagina?P_pagina=2418 Consultado a 17 de

novembro de 2011.

https://sigarra.up.pt/up/web_base.gera_pagina?P_pagina=2418


2

facilitando o desenvolvimento de atividades como a construção e registo de

metainformação de contexto e de representação da informação.

1.1 Contexto e Motivação

O Arquivo da FEUP possui registos relativos ao percurso académico dos estudantes

desde há várias décadas. Inicialmente, estes registos agregavam a informação

proveniente de vários documentos num único documento, funcionando assim como um

“resumo” dos aspetos mais importantes da vida académica de cada estudante.

Atualmente, o processo individual do estudante contém vários documentos relevantes e

diretamente relacionados com a sua vida académica, sendo que a maior parte deles são

já criados digitalmente.

Até à data, o Arquivo é obrigado por lei a assegurar a existência e a preservação

destes processos em suporte analógico, nomeadamente em papel. Contudo, recentes

alterações à legislação, com vista à desmaterialização integral dos processos individuais

de estudantes de doutoramento, permitem refletir acerca da possibilidade de armazenar

esta informação exclusivamente em formato eletrónico.

De facto, o Decreto-Lei n.º 230/2009, presente no D.R. n.º 178, Série I de 2009-

09-14, abre já caminho para a possibilidade de que os processos individuais dos

estudantes que pretendam obter o grau de Doutor possam “existir apenas em formato

eletrónico no quadro legal aplicável”. A partir deste decreto-lei, é possível antever que o

mesmo possa acontecer para todos os estudantes do ensino superior e urge, portanto,

definir políticas e estratégias para que este processo seja o mais eficaz possível, quando

levado a cabo na instituição em que este projeto se insere.

Apesar de a FEUP possuir excelentes condições para a preservação e

conservação da informação de carácter permanente em papel (mais especificamente, dos

processos individuais dos estudantes), existem questões relacionadas com limitações de

espaço e com a acessibilidade à informação que fazem com que seja necessário

equacionar novas formas de armazenamento de informação. A desmaterialização dos

processos individuais dos estudantes permitiria o armazenamento da informação em

formato digital e, consequentemente, acarretaria menores preocupações com o espaço

físico que toda esta informação poderá vir a ocupar.


3

Considerando os aspetos supra mencionados, seria desejável que fossem

implementadas estratégias de gestão de informação que permitissem que a informação

relacionada com os processos individuais dos estudantes, da responsabilidade dos

SERAC, pudesse ser diretamente transferida para um sistema de arquivo eletrónico, sem

necessidade de representar essa informação em papel, por exemplo.

Através deste processo, o acesso à informação seria muito mais simples e

imediato, na medida em que os elementos dos serviços da faculdade não teriam que se

deslocar fisicamente ao Arquivo sempre que pretendessem aceder a alguma informação

presente no processo individual de um determinado estudante. Uma simples pesquisa no

computador, dentro da rede da FEUP, seria a única ação necessária para recuperar a

informação pretendida dentro do processo individual do estudante. Assim, seria possível

recuperar apenas a informação desejada, excluindo a restante que se encontra no mesmo

processo e que não é relevante para o objetivo adjacente à pesquisa efetuada.

De facto, tudo isto permitiria uma maior eficiência na gestão da informação dos

serviços académicos da faculdade, reduzindo, por exemplo, o número de documentos

impressos ou duplicados e o tempo despendido pelos seus colaboradores na recuperação

de informação.

Contudo, a aplicação de estratégias de preservação digital para garantir a

autenticidade, integridade, fidedignidade e acessibilidade a longo prazo à informação

armazenada representa um aspeto essencial em todo este processo.

Além do referido, convém ainda salientar que todo o processo de preservação

digital exige um enquadramento técnico e jurídico para garantir a sua legalidade e a

validade dos documentos armazenados digitalmente. A análise da legislação relacionada

com a desmaterialização dos processos individuais dos estudantes do Ensino Superior, a

análise do ciclo de vida da informação e o levantamento das principais estratégias

existentes para a preservação da informação em formato digital assumem-se, assim,

como aspetos fulcrais a ter em conta.

1.2 Metodologia e Objetivos

Para a elaboração da dissertação serão maioritariamente utilizados métodos qualitativos

para a recolha de informação acerca do objeto de estudo, do funcionamento dos serviços

que com ele se relacionam, nomeadamente os SERAC e o Arquivo da FEUP, e dos

sistemas de informação que ambos os serviços utilizam. As entrevistas funcionarão


4

como a principal fonte de informação para o estudo a ser desenvolvido, pois permitem

aprofundar o conhecimento acerca de assuntos que não são abrangidos pela literatura e

obter uma noção mais precisa dos procedimentos e da realidade específica dos serviços

em questão.

Além disto, a análise de documentos internos da FEUP, como relatórios ou

estudos desenvolvidos pela faculdade, permitirá também retirar informação bastante

pertinente acerca do objeto de estudo e compreender, de uma forma mais prática e

precisa, as relações complexas existentes entre este e os sistemas e serviços que lhe

estão associados.

Pretende-se ainda proceder à construção de cenários de preservação para ilustrar

diferentes estratégias de preservação digital. Isto irá permitir avaliar as principais

vantagens e as desvantagens de cada estratégia e garantir que a estratégia de

preservação proposta se adequa, de facto, à realidade do objeto de estudo deste trabalho

e às especificidades da instituição e dos serviços envolvidos.

As ferramentas para a identificação e caracterização dos sistemas de informação

deverão aproximar-se o mais possível das disponibilizadas pelo documento que contém

as recomendações da Direção Geral de Arquivos (DGARQ) para a elaboração de Planos

de Preservação Digital (Barbedo, 2010), documento que serve já de referência para

vários projetos nesta área, nomeadamente em Ministérios como o da Educação2 ou o das

Finanças e Administração Pública3.

Tendo em conta a importância crescente do Modelo OAIS (Open Archival

Information System) (CCSDS, 2002) para projetos na área da preservação digital, e o

facto de estar particularmente direcionado para a preservação de informação em formato

digital, este servirá também de referência para o trabalho que se pretende desenvolver.

O recurso a um estudo de caso nos SERAC e a limitação do objeto de estudo ao

processo individual do estudante justifica-se pelo crescente papel desempenhado pelas

tecnologias de informação e comunicação em toda a gestão e atividade da FEUP.

Assim, sentiu-se necessidade de restringir o campo de estudo a uma área específica da

gestão de informação da Faculdade para que o trabalho a realizar fosse concretizável e

também, de alguma forma, útil para projetos que poderão vir a ser desenvolvidos pela

FEUP com vista a melhorar as suas práticas de gestão de informação.

2 Secretaria Geral do Ministério da Educação: http://www.sg.min-edu.pt/pt/servicos-partilhados/gestao-

documental-do-me/ Consultado a 16 de dezembro de 2011 3 Instituto de Informática do Ministério das Finanças: http://www.inst-informatica.pt/noticias/plano-de-

preservacao-digital Consultado a 16 de dezembro de 2011

http://www.sg.min-edu.pt/pt/servicos-partilhados/gestao-documental-do-me/

http://www.sg.min-edu.pt/pt/servicos-partilhados/gestao-documental-do-me/

http://www.inst-informatica.pt/noticias/plano-de-preservacao-digital

http://www.inst-informatica.pt/noticias/plano-de-preservacao-digital


5

Quanto aos objetivos específicos da dissertação, estes podem ser definidos da

seguinte forma:

Identificação, análise e avaliação do estado atual da gestão de

informação relacionada com os Processos Individuais de Estudante nos

SERAC e no Arquivo da FEUP.

Caracterização e avaliação arquivística da informação relacionada com

os Processos Individuais de Estudante com o objetivo de definir o que

interessa realmente preservar e o que poderá ser eliminado.

Identificação e análise dos sistemas de informação que se relacionam

com a gestão dos Processos Individuais de Estudante.

Definição dos requisitos necessários para a preservação digital dos

Processos Individuais de Estudante e ilustração de diferentes estratégias

de preservação digital através da construção de cenários de preservação.

Elaboração de recomendações, de carácter estratégico e orientador, sobre

as políticas e os procedimentos a seguir, com vista à preservação dos

Processos Individuais de Estudante em formato eletrónico.

1.3 Estrutura do Documento

Este documento encontra-se dividido em seis capítulos. O primeiro capítulo

pretende introduzir o contexto e as principais motivações por detrás deste projeto, bem

como os principais objetivos e a metodologia adotada para o concretizar. No segundo

capítulo, é descrito o estado da arte da preservação digital e são referidos os principais

projetos de preservação digital a nível nacional e internacional. No terceiro capítulo, é

apresentada a instituição e os serviços envolvidos no desenvolvimento deste projeto e é

feita a caracterização dos processos individuais de estudante e do seu enquadramento

legal. Ainda neste capítulo, são identificados e comparados os diferentes sistemas de

informação que se relacionam com a gestão da informação relacionada com os

processos individuais de estudante. No quarto capítulo, é definida a estratégia de

preservação digital através da identificação dos requisitos necessários para um sistema

que se encarregue da preservação digital dos processos individuais de estudante e são

equacionados diferentes cenários para a preservação digital dessa mesma informação.

No quinto capítulo, são definidas as linhas gerais para uma política de preservação


6

digital para a instituição e são tecidas algumas recomendações para a implementação

efetiva de ações de preservação sobre o objeto de estudo, ou seja, os processos

individuais de estudante. No sexto, e último, capítulo, são apresentadas as principais

conclusões, é verificado o cumprimento dos objetivos propostos e são referidas as

perspetivas de trabalho futuro. Depois das referências bibliográficas, este documento

contém ainda uma secção destinada a anexos


7

2 Documentos de Arquivo e Preservação Digital

Começando pela terminologia mais elementar, e de acordo com o Dicionário da Língua

Portuguesa da Porto Editora, podemos definir o conceito de preservação como o “ato ou

efeito de preservar” ou “ação que visa garantir a continuidade ou sobrevivência de

algo”. A generalidade desta definição pode, no entanto, criar alguma confusão com

outros conceitos (como a conservação, por exemplo) e obriga-nos a definir o nosso

posicionamento em relação a este assunto. De acordo com Paul Conway (citado por

Silva, 2006:159), a preservação é, hoje em dia, “uma palavra que envolve inúmeras

políticas e opções de ação, incluindo tratamentos de conservação. Preservação é a

aquisição, organização e distribuição de recursos, a fim de impedir posterior

deterioração ou renovar a possibilidade de utilização de um seleto grupo de materiais”.

Na ótica da Ciência da Informação (CI), a preservação implica ainda três planos

distintos. Estes consistem: na conservação e restauro do suporte, plano dominado pelo

contributo das Ciências Naturais e gerador de estratégias interdisciplinares; na adoção

de medidas de gestão (políticas públicas) através de legislação e organismos

regulamentadores; e na intencionalidade orgânica de preservar para usar face a

necessidades e imperativos orgânico-funcionais vários (Silva, 2006). Segundo Armando

Malheiro da Silva, é este último plano que se enquadra no objeto de estudo próprio ou

exclusivo da Ciência da Informação, ligando-se a outros tópicos fundamentais como a

Memória Orgânica, a Organicidade e o Sistema de Informação.

Importa ainda distinguir o conceito de preservação dos conceitos de conservação

e de restauro. Durante muito tempo, preservação e conservação eram considerados

termos equivalentes devido a inexistência de definições claras e objetivas que as

distinguissem. No entanto, a preservação assume-se cada vez mais como um processo

indissociável da gestão, com destaque para a importância das políticas de preservação e

de intervenções sistemáticas e estruturadas. Podemos, então, encarar a função de

preservação como a definição da estratégia para a preservação (das políticas; objetivos e

metas a atingir; planeamento estratégico) e o alinhamento, dessa mesma estratégia, com

a estratégia global da instituição/organização e com as suas práticas de gestão, bem

como com o seu ambiente externo (Pinto, 2009).

Considerando a preservação como algo intrínseco à atividade de Gestão,

podemos situa-la ao nível institucional e intermédio. A conservação e o restauro


8

assumem-se então como os principais intervenientes a nível operacional para a

concretização da estratégia fixada (Pinto, 2009). A conservação intervém, assim, de

uma forma mais preventiva, aplicando os procedimentos, medidas e técnicas e

desenvolvendo as ações que garantirão a proteção do documento e neutralizando

potenciais fatores de degradação. O restauro centra-se exclusivamente no tratamento e

recuperação, implicando a intervenção direta por parte de profissionais especializados.

Em suma, a preservação envolve então uma componente estratégica e de gestão,

que consiste na adoção de políticas e medidas de gestão para a preservação, e uma

componente operacional, que consiste na aplicação de procedimentos, medidas e

técnicas e de ações de proteção. Nesta perspetiva, a missão e as necessidades da

organização, bem como o sistema de informação utilizado por esta, são os principais

pontos de referência para a função de preservação (Pinto, 2009).

No caso da informação em formato analógico, e tendo em conta que a

informação não se encontra codificada em dígitos binários, a principal função da

preservação consistiria então na definição de estratégias para a continuidade do suporte

em que esta se encontra. Porém, quando estamos perante informação em suportes

digitais a salvaguarda da integridade física do suporte não é suficiente, visto que são

ainda necessárias aplicações de software que sejam capazes de manipular e interpretar

adequadamente os dados armazenados (Ferreira, 2006), de forma a torna-los em

informação inteligível e percetível para o ser humano.

2.1 Documentos de Arquivo nas Organizações

Em alguns países, o conceito de documento de arquivo é definido pela legislação

nacional. Este aspeto deve ser respeitado nos casos em que se justifique mas, de uma

perspetiva mais próxima da arquivística, podemos definir documento de arquivo como

“a informação registada, produzida ou recebida no início, condução ou conclusão de

uma atividade individual ou organizacional, e que compreende suficiente conteúdo,

contexto e estrutura para fazer prova dessa atividade” (ICA 2005:11). Apesar de os

documentos de arquivo poderem assumir diferentes formas e representações, esta

definição é suficientemente ampla para abranger todos os tipos de documentos de

arquivo produzidos nas organizações.


9

Dependendo da sua natureza e aplicação, os documentos de arquivo reservam

ainda valores distintos (Pópulo, 2010), nomeadamente:

Regulador - fundamento dos atos;

Legal - conformidade dos atos;

Probatório - testemunha dos atos;

Informativo - conhecimento dos atos;

Histórico - memória dos atos.

Em relação às características dos documentos de arquivo, a norma NP 4438-

1:2005 enuncia a autenticidade, a fidedignidade, a integridade e a usabilidade como

características fundamentais (Portugal: IPQ, 2001) e descreve detalhadamente como se

pode assegurar que os documentos as mantenham.

Quanto à autenticidade, esta característica significa que o documento de arquivo

autêntico é aquele do qual se pode provar:

ser aquilo que pretende ser;

ter sido produzido ou enviado pelo alegado produtor ou remetente;

ter sido produzido ou enviado no alegado momento de produção ou

envio.

A mesma norma acrescenta ainda que para assegurar a autenticidade dos

documentos de arquivo, as organizações devem “implementar e documentar políticas e

procedimentos de controlo e produção, receção, transmissão, manutenção e destino dos

mesmos, assegurando que quem produz documentos está devidamente autorizado e

identificado e que os documentos estão protegidos contra qualquer ação não autorizada

(adicionar, apagar ou alterar informação, uso não autorizado ou imposições de acesso

indevidas)” (Portugal: IPQ, 2001).

Em relação à fidedignidade, a norma diz-nos que “um documento de arquivo

fidedigno é aquele cujo conteúdo é digno de crédito enquanto representação completa e

fiel das transações, atividades ou factos que atesta, podendo dele depender subsequentes

transações ou atividades. Os documentos de arquivo devem ser produzidos em

simultâneo com a transação ou facto que representam, ou imediatamente a seguir, pelos

indivíduos que têm conhecimento dos factos ou ainda através de dispositivos usados

sistematicamente, no âmbito do processo de negócio, para cumprir a transação”

(Portugal: IPQ, 2001).


10

A integridade do documento de arquivo verifica-se quando este permanece

completo e inalterado. “É necessário que os documentos sejam protegidos contra

alterações não autorizadas. As políticas de gestão de documentos de arquivo devem

especificar que tipo de adições ou anotações podem ser feitas a um documento depois

da sua produção, em que circunstâncias essas alterações podem ser autorizadas, e quem

está autorizado a fazê-las. Qualquer alteração autorizada a um documento de arquivo

deve ser explicitamente indicada e reconhecível enquanto tal” (Portugal: IPQ, 2001).

Quanto à utilização, a NP 4438-1:2005 entende que um documento de arquivo

utilizável é “aquele que pode ser localizado, recuperado, apresentado e interpretado”.

Acrescenta ainda que “deve ser capaz de se apresentar como diretamente ligado à

atividade ou transação que o produziu. As ligações contextuais dos documentos de

arquivo devem incluir a informação necessária para a compreensão das transações que

os produziram e os utilizaram. Deve ser possível identificar um documento de arquivo

dentro do contexto mais lato das funções e atividades da organização. As ligações entre

os documentos de arquivo que representam uma sequência de atividades devem ser

mantidas” (Portugal: IPQ, 2001).

Importa referir que os documentos de arquivo são tradicionalmente

representados como objetos de informação logicamente delimitados ou, por outras

palavras, como objetos discretos (ICA, 2005). No entanto, é indiscutível a crescente

preponderância destes documentos nas organizações sob a forma de objetos

distribuídos, como bases de dados relacionais ou documentos compostos.

2.2 A Preservação em Ambiente Digital

Com o aparecimento das primeiras gerações de computadores, em meados do século

XX, deram-se os primeiros passos para uma verdadeira (r)evolução no que diz respeito

às formas de produção, processamento, armazenamento, análise e disseminação da

informação.

No entanto, como os computadores são apenas capazes de armazenar e processar

bits, a informação a armazenar é objeto de codificação no momento da entrada e de

descodificação no momento da saída, ou seja, a informação é representada em formatos

lógicos que dependem, por sua vez, das regras do software que a criou (Pinto, 2009).


11

Esta é a principal razão pela qual a preservação de informação digital é um assunto tão

complexo. Por outras palavras, a linguagem utilizada pelos computadores não é a

mesma utilizada pelo ser humano, o que implica a existência de mecanismos que sejam

capazes de efetuar a “tradução” entre estas duas linguagens, de uma forma eficaz e em

qualquer altura do tempo.

A multiplicidade de atores envolvidos num ambiente de preservação digital pode

também ser encarada como um dos principais obstáculos na definição de estratégias de

preservação digital. Estes atores podem ser seres humanos, (utilizadores, empregados ou

fornecedores de informação) mas também outras entidades como legislação, um sistema

ou uma organização. Todos eles podem interagir com o sistema para aceder a objetos

digitais ou à sua metainformação, diretamente ou através de um mediador como, por

exemplo, um arquivista (Maceviciute & Wilson, 2010).

Na figura que se segue (Fig. 1), podemos identificar uma descrição genérica das

relações existentes entre os diferentes atores num ambiente de preservação onde

predominam os objetos digitais.

Fig. 1 Mapa conceptual que representa os diferentes atores identificados num ambiente de preservação

(Maceviciute & Wilson, 2010)

Em relação ao conceito de preservação digital, são várias as definições que

podemos encontrar, pois estas tendem a variar de autor para autor e entre os diferentes


12

organismos que desenvolvem investigação nesta área (Chapman, 2001). Podemos, no

entanto, destacar aquelas que consideramos mais importantes e que apresentam um

maior consenso entre a comunidade científica no geral.

O JISC encara a preservação digital como o “processo de gestão ativa através do

qual se pode assegurar que um objeto digital estará acessível no futuro” (Beagrie et al,

2008). Apesar de parecer uma definição um pouco genérica, é, na nossa opinião,

bastante importante, pois evidencia a necessidade de uma gestão ativa e continuada para

assegurar o acesso ao objeto digital.

Outra definição muito divulgada teve origem num relatório da RLG/OCLC e

afirma que “a preservação digital se refere às séries de atividades de gestão necessárias

para assegurar o acesso continuado e a preservação de materiais digitais” (Chapman,

2001). Neste caso, a definição evita claramente referir-se a aspetos como a integridade,

autenticidade, aparência ou qualquer outro atributo do ficheiro original, mas, à

semelhança da definição da JISC, encara também a preservação digital como um

processo de gestão ativo e permanente.

Para a AIIM (The Associaton for Information and Image Management), a

preservação digital consiste “na capacidade de manter os documentos e ficheiros

digitais disponíveis por períodos de tempo que possam ultrapassar os avanços

tecnológicos, sem preocupações com perdas ou alteração de legibilidade” (Chapman,

2001). Neste caso, a preservação digital é vista como uma capacidade e não como um

processo de gestão. Esta definição é um pouco mais ambiciosa, visto que garantir a

sobrevivência e o acesso ao objeto digital é uma coisa, mas fazê-lo sem quaisquer

perdas ou alteração de legibilidade é algo bastante diferente.

Para a UNESCO, a preservação digital é o conjunto de atividades ou processos

responsáveis por garantir o acesso contínuo e a longo prazo à informação e ao restante

património cultural existente em formatos digitais (Webb, 2003). Com base nesta

definição, Ferreira (2006) acrescenta que a preservação digital consiste, então, “na

capacidade de garantir que a informação digital permanece acessível e com qualidades

de autenticidade suficientes para que possa ser interpretada no futuro recorrendo a uma

plataforma tecnológica diferente da utilizada no momento da sua criação”. Comparando

com a definição da AIIM, esta é já bastante mais realista, na medida em que admite que


13

podem ocorrer perdas relacionadas com a autenticidade quando se refere a “qualidades

de autenticidade suficientes”.

Através da análise destas definições podemos perceber quais os principais

pontos em comum nas diferentes perspetivas da preservação digital. Todas referem

claramente os objetivos tradicionais de preservação, como a manutenção do suporte ou

o acesso ao conteúdo, e reconhecem a obrigação de ter que manter os materiais digitais

indefinidamente. Porém, é também percetível que existem pequenas diferenças no modo

como diferentes investigadores encaram o tema. Algumas definições assumem que a

preservação digital é uma “capacidade” enquanto outras a encaram como “um conjunto

de processos ou atividades de gestão” que deverão ser levados a cabo permanentemente.

A abordagem à preservação digital pode ainda ser feita de acordo com duas

atividades fundamentais, a preservação passiva e a preservação ativa (Brown, 2007). A

preservação passiva limita-se a criar condições para um armazenamento seguro da

informação. A preservação ativa deverá criar as condições necessárias para assegurar o

acesso continuado aos registos armazenados ao longo do tempo, e através de

tecnologias em constante mudança.

Para uma melhor compreensão do exposto importa ainda definir o que se

entende por objetos digitais. Através da definição utilizada por Ferreira (2006),

podemos afirmar que um objeto digital é “todo e qualquer objeto de informação que

possa ser representado através de uma sequência de dígitos binários”. Um objeto digital

pode então ser nado-digital, o que significa que foi criado num contexto tecnológico

digital, ou digitalizado, o que significa que estamos perante informação digital obtida a

partir de suportes analógicos. Alguns exemplos de objetos digitais são aplicações de

software, páginas Web, documentos de texto, fotografias digitais, bases de dados, entre

outros (Ferreira, 2006).

Porém, para que o objeto digital seja percetível para o ser humano, existe uma

sequência de transformações que têm obrigatoriamente que ocorrer. De modo a garantir

a preservação do objeto digital, e como podemos observar os objetos digitais de

diferentes formas, é necessário assegurar que todos os seus níveis de abstração se

encontram acessíveis e interpretáveis (Ferreira, 2006).

No que diz respeito ao primeiro nível de abstração de um objeto digital, este

começa por ser um objeto físico, ou seja, aquilo que o hardware é, em condições


14

normais, capaz de interpretar. O objeto físico consiste então num suporte físico (e.g.

DVD, disco rígido, disquete) que contém um conjunto de símbolos ou sinais inscritos,

que o hardware deverá transformar num conjunto de dados, para que o software, por

sua vez, seja capaz de os compreender e manipular. O software utilizado para a

produção do objeto digital é responsável por definir as regras ou as estruturas para a

organização desse conjunto de dados, estruturas estas que normalmente correspondem

ao “formato” do objeto digital. A estas regras ou estruturas está associado o nível de

abstração lógico, ou sintático, do objeto digital.

Para que o objeto lógico seja corretamente apresentado a um recetor humano, o

software encarrega-se de manipular e transformar os sinais digitais em sinais analógicos

que serão apresentados ao recetor humano através de um periférico de saída. Este é o

processo responsável pela criação do objeto digital no nível de abstração conceptual, e é

normalmente designado por objeto conceptual ou objeto semântico. Estes tipos de

objetos digitais tendem a reproduzir formas familiares ao seres humanos e que existem

no mundo real, como livros, filmes ou fotografias, e são, do ponto de vista humano,

aquilo que deve ser preservado (Ferreira, 2006). Após a interpretação que cada

indivíduo faz do objeto conceptual, poderemos ainda estar perante um objeto

experimentado. No entanto, a informação relativa à preservação destes objetos é ainda

bastante escassa e não deverá ser tida em conta para o desenvolvimento deste trabalho.

A análise aos diferentes níveis do objeto digital é, na nossa opinião,

extremamente importante. Não só porque nos irá ajudar a perceber melhor as diferentes

estratégias de preservação existentes, mas também porque nos permite compreender o

percurso da informação desde o seu estado mais abstrato até ao ponto em que o ser o

humano a consegue compreender e assimilar. Além disso, permite-nos também

compreender o sentido inverso, em que o ser humano pretende armazenar um objeto

conceptual, que ganhou forma através da sua mente, num suporte físico (Fig. 2).


15

Fig. 2 Diferentes níveis de abstração de um objeto digital (Ferreira 2006, 23)

Segundo Kyong-ho Lee (et al, 2002), a preservação digital implica tanto a

salvaguarda do objeto de informação como a do seu significado. Isto significa que as

técnicas de preservação devem ser capazes de compreender e reproduzir a forma ou

função originais do objeto para assegurar a sua autenticidade e acessibilidade (Lee et al,

2002). As ações de preservação devem ainda ser pensadas e aplicadas o mais cedo

possível, nomeadamente enquanto os objetos digitais ainda estão acessíveis e na fase de

produção (Barbedo, 2010). Isto irá aumentar bastante as probabilidades de sucesso na

preservação dos objetos digitais.

Tendo em conta que o principal fator responsável pela complexidade inerente à

preservação digital é precisamente a relação de dependência entre a informação em

formato digital e o seu contexto tecnológico, iremos apresentar, de seguida, as

principais estratégias que se propõem a solucionar as questões relacionadas com a

preservação a longo prazo da informação em formato digital.

2.2.1 Estratégias de Preservação Digital

Após a análise da literatura relacionada com o tema, através de diferentes fontes de

informação, pudemos encontrar diversas estratégias de preservação digital. Apesar de

estas poderem variar ligeiramente de autor para autor, as seguintes são as que

apresentam um maior consenso entre os vários autores e, de acordo com Ferreira

(2006), podemos defini-las da seguinte forma:


16

Preservação da Tecnologia – estratégia que consiste na manutenção e

conservação de todo o hardware e software necessários à correta

apresentação dos objetos digitais;

Refrescamento – consiste na transferência de informação de um suporte

físico de armazenamento para outro, antes da sua obsolescência;

Emulação – utilização de um software (emulador) capaz de reproduzir o

comportamento de uma plataforma de hardware e/ou software numa

outra que à partida seria incompatível;

Migração/Conversão – a migração consiste na transferência periódica

de material digital de uma dada configuração de hardware/software para

uma outra, ou de uma geração de tecnologia para outra subsequente.4

Existem ainda diversas variantes de migração como migração para

suportes analógicos, atualização de versões, conversão para formatos

concorrentes, normalização, migração a pedido e migração distribuída;

Encapsulamento – consiste em preservar, juntamente com o objeto

digital, toda a informação necessária e suficiente para permitir o futuro

desenvolvimento de conversores, visualizadores ou emuladores

(descrição formal e detalhada do formato do objeto preservado, por

exemplo);

Pedra de Rosetta digital – estratégia para recuperação de objetos

digitais para os quais não existe informação suficiente sobre o seu

formato. São reunidas amostras de objetos que sejam representativos do

formato que se pretende recuperar.

Segundo Kyong-ho Lee (et al, 2002), as estratégias de preservação digital podem

ser agrupadas em três classes fundamentais: emulação, migração e encapsulamento.

Thibodeau (2002), no entanto, organiza-as num mapa bidimensional onde o eixo

horizontal se refere ao objetivo da preservação, ou seja, no extremo esquerdo o objetivo

seria a preservação do objeto físico ou lógico e no extremo direito o objetivo seria a

preservação do objeto conceptual. No eixo vertical as estratégias são dispostas de

acordo com o grau de aplicabilidade, do mais específico para o mais genérico, ou seja,

4 Definição da Task Force on Archiving of Digital Information. Washington, D.C.: Commission on

Preservation and Access, 1996.


17

se são estratégias aplicáveis a uma determinada classe de objetos digitais ou se são

estratégias aplicáveis a qualquer classe (Ferreira, 2009). Na sua tese de doutoramento,

Miguel Ferreira (2009) apresenta uma versão deste mapa bidimensional de uma forma

mais simples e percetível, como demonstra a figura seguinte (Fig.3).

Fig. 3 Classificação das diferentes estratégias de preservação digital (Ferreira, 2009:22)

Posto isto, importa ainda referir que a preservação a longo prazo pode incluir

mais do que uma estratégia de preservação (Lee et al, 2002), ou seja, para assegurar o

sucesso da preservação, podem ser combinados aspetos de diferentes estratégias.

2.2.2 Metainformação de Preservação

O principal objetivo da metainformação de preservação é o de descrever e documentar

os processos e as atividades relacionadas com a preservação de materiais digitais. A

metainformação de preservação consiste, assim, na informação detalhada sobre a

proveniência, autenticidade, atividades de preservação, ambiente tecnológico e

condicionantes legais dos materiais sob custódia (Ferreira, 2009).

Apesar de várias organizações internacionais possuírem já propostas próprias

para modelos de metainformação de preservação, o modelo de referência OAIS (Open

Archival Information System) foi o principal ponto de partida para a discussão em torno


18

da necessidade da criação de elementos de metainformação para apoiar as atividades de

preservação digital.

A principal referência nesta matéria é o Dicionário de Dados PREMIS, criado

em 2003 por um grupo de trabalho da OCLC/RLG. Este documento identifica e

descreve um conjunto básico de elementos de metainformação de suporte à preservação

digital e de recomendações quanto à forma como estes deverão ser utilizados no

contexto de um arquivo digital (Ferreira, 2009). Os elementos fundamentais

identificados por este documento são: entidades intelectuais, agentes, eventos, objetos e

direitos.

Além do PREMIS, existem outros esquemas de metainformação já bastante

divulgados e que têm também vindo a ser utilizados em diferentes projetos de

preservação digital. Entre estes, destacamos as normas ISAD (G), MARC, Dublin Core,

METS e EAD.

2.3 O Modelo de Referência OAIS

Um Open Archival Information System (OAIS) é um arquivo que consiste numa

organização de pessoas e sistemas, que aceitou a responsabilidade de preservar

informação e torná-la disponível para uma determinada comunidade (CCSDS, 2002). O

termo “Open” (aberto) não implica que o acesso ao arquivo seja necessariamente sem

restrições, mas sim que as recomendações e normas relacionadas com ele são

desenvolvidas em fóruns abertos. Geralmente, o termo “OAIS” refere-se também à

norma ISO 14721:2003 que define o modelo de referência para um Open Archival

Information System. Este modelo de referência foi inicialmente definido pela

recomendação CCSDS 650.0-B-1 do Consultative Committee for Space Data Systems

(CCSDS), comité que envolve as maiores agências espaciais do mundo e que tem por

objetivo dar resposta a problemas de sistemas de informação comuns a todos os

participantes, através da formulação de soluções técnicas.

Considera-se que a informação que será mantida neste sistema necessita de

preservação a longo prazo, ou seja, este sistema foi pensado para fazer face à evolução

da tecnologia e às mudanças na comunidade de utilizadores. Importa ainda referir que a

preservação a longo prazo pode-se prolongar indefinidamente. Este modelo de

referência está particularmente direcionado para a informação em formato digital, seja


19

esta informação primária ou informação de suporte para os materiais físicos ou digitais

armazenados (CCSDS, 2002). A modelação e preservação de informação não digital

não se encontram, portanto, definidas com grande detalhe.

O modelo OAIS pode ser aplicado em qualquer arquivo e, especialmente, nas

organizações com a responsabilidade de tornar a informação acessível a longo prazo.

Apesar de este modelo de referência não especificar aspetos como o design ou a

implementação, tem vindo a ser utilizado como referência para inúmeros projetos de

preservação, nacionais e internacionais, e espera-se que seja uma base sólida para uma

futura padronização e homogeneidade das práticas nesta área.

Como mostra a figura seguinte (Fig.4), este modelo de referência trata de várias

funções de preservação de informação de arquivo, nomeadamente as funções de

ingestão (“ingest”), armazenamento em arquivo (“archival storage”), gestão de dados

(“data management”), acesso (“access”) e disseminação (“dissemination”) (CCSDS,

2002). Além disso, lida também com questões de migração de informação digital para

novos suportes ou formatos, modelos de dados utilizados para representação de

informação, papel do software na preservação de informação e trocas de informação

digital entre arquivos. Identifica ainda as interfaces internas e externas às funções de

arquivo, bem como vários serviços de alto nível relacionados com essas interfaces.

Fig. 4 Entidades Funcionais OAIS (CCSDS, 2002)

Ingestão (ingest): Consiste nos serviços e funções necessários para aceitar os

Pacotes de Submissão de Informação (Submission Information Packages ou


20

SIPs) dos produtores (producers) e preparar os conteúdos para o armazenamento

e gestão no arquivo.

Armazenamento em arquivo (archival storage): Armazenamento, manutenção e

recuperação dos Pacotes de Informação de Arquivo (Archival Information

Packages ou AIPs).

Gestão de dados (data management): Funções e serviços para preencher, manter

e aceder à informação descritiva (Descriptive Info) que identifica os documentos

do arquivo, bem como a informação administrativa utilizada para gerir o

arquivo.

Administração (administration): Funções e serviços para o funcionamento geral

do arquivo.

Planeamento da preservação (preservation planning): Monitoriza o ambiente do

OAIS e formula recomendações para assegurar que a informação armazenada no

OAIS se mantém acessível a longo prazo para a comunidade de utilizadores

designada, mesmo que o seu contexto tecnológico original se torne obsoleto.

Acesso (access): Apoia os consumidores (consumers) a identificar a existência,

descrição, localização e disponibilidade da informação armazenada no OAIS,

permitindo que os consumidores requisitem e recebam produtos de informação.

Além das entidades referidas, existem ainda vários serviços comuns (common

services) que deverão estar disponíveis. Estes serviços são igualmente considerados

como uma entidade funcional (CCSDS, 2002) mas, por questões de clareza, esta

entidade não é incluída na figura apresentada (Fig. 4).

Objetos de Informação num OAIS

Um dos conceitos mais elementares no Modelo de Referencia OAIS consiste no facto

de o conceito de informação estar sempre associado a uma combinação entre dados e

informação de representação (CCSDS, 2002). O objeto de informação é composto por

um objeto de dados, que pode ser tanto físico como digital, e é a informação de

representação que permite uma interpretação coerente dos dados e que os torna em

informação inteligível. Por outras palavras, é a informação de representação que dá

significado à sequência de bits que constitui o objeto digital. A partir destes aspetos,


21

podemos inferir que, para preservar o significado de um objeto de informação, a

informação de representação terá também que ser preservada.

A combinação entre o objeto de dados de conteúdo e a informação de

representação é denominada por Informação de Conteúdo. A Informação de Conteúdo,

que é também um objeto de informação, é o conjunto de informação que foi

inicialmente alvo de preservação pelo OAIS.

Além da informação de conteúdo, a informação de arquivo terá que incluir

informação que permita a compreensão da informação de conteúdo ao longo de um

período de tempo indefinido. O conjunto específico de objetos de informação

necessários para esta função é conhecido como Informação de Descrição de Preservação

(Preservation Description Information – PDI). A PDI foca-se especialmente na

descrição do estado passado e presente da informação de conteúdo, assegurando que

este possui uma identificação única e que não foi alterado sem conhecimento.

A Informação de Descrição de Preservação engloba quatro classes fundamentais

(CCSDS, 2002), nomeadamente:

Informação de Referência – Esta informação identifica, e se necessário

descreve, um ou mais mecanismos utilizados para atribuir os

identificadores à Informação de Conteúdo. Atribui também os

identificadores únicos para que sistemas exteriores possam aceder

inequivocamente à Informação de Conteúdo pretendida;

Informação de Contexto – Documenta a relação entre a Informação de

Conteúdo e o seu ambiente. Isto inclui a razão pela qual a Informação de

Conteúdo foi criada e como esta se relaciona com outros objetos de

Informação de Conteúdo;

Informação de Proveniência – Documenta a história da Informação de

Conteúdo. Esta informação inclui a origem ou fonte da Informação de

Conteúdo, quaisquer alterações que possam ter ocorrido desde a sua

criação e quem teve a sua custódia desde a sua criação;

Informação de Imutabilidade – Esta informação representa os testes de

integridade dos dados e as chaves de validação/verificação utilizadas para

assegurar que o objeto de Informação de Conteúdo não foi alterado sem

ter sido devidamente documentado.


22

Tipos de Pacotes de Informação num OAIS

Além da monitorização da tecnologia e da comunidade alvo e do desenvolvimento de

estratégias e normas de preservação, uma das principais atividades da entidade

funcional de Planeamento da Preservação, num OAIS, consiste no desenvolvimento e

design dos pacotes necessários à preservação e de planos de migração (CCSDS, 2002).

Esta atividade é desenvolvida através das normas e das políticas estabelecidas pela

entidade funcional Administração e resulta num protótipo de um pacote de informação

de submissão (SIP) ou pacote de informação de arquivo (AIP), que deverá ainda ser

revisto pela Administração antes da sua utilização.

Os pacotes de informação são as estruturas conceptuais que possibilitam a

preservação a longo prazo. Um pacote de informação contém dois tipos de objetos de

informação, a Informação de Conteúdo (constituída pelos dados de conteúdo e pela

informação de representação) e a Informação de Descrição de Preservação (PDI). Um

pacote de informação pode ainda estar associado a outros dois tipos de objetos de

informação, nomeadamente Informação de Empacotamento e Descrição do Pacote. No

processo de arquivo existem vários tipos de pacotes que podem ser utilizados. Estes

podem ser utilizados para estruturar e armazenar a informação do OAIS, para

transportar a informação pretendida do produtor para o OAIS ou para transportar a

informação pretendida entre o OAIS e os consumidores.

Importa ainda realçar que os pacotes de informação para submissão e disseminação

poderão estar organizados de uma forma bastante diferente dos pacotes de informação

que são alvo de preservação pelo OAIS (CCSDS, 2002), ou seja, os pacotes de

informação de arquivo (AIP). Consequentemente, podemos definir os diferentes tipos

de pacotes de informação num OAIS da seguinte forma:

Pacote de Informação de Submissão (SIP)

O Pacote de Submissão de Informação é o pacote que é enviado para um OAIS

pelo produtor. A sua forma e o seu conteúdo são geralmente negociados entre o

produtor e o OAIS.


23

Pacote de Informação de Arquivo (AIP)

Pacote que contém toda a informação necessária para permitir a preservação a

longo prazo e o acesso ao conteúdo do arquivo. Inclui, portanto, a Informação de

Conteúdo e a Informação de Descrição de Informação.

Pacote de Informação de Disseminação (DIP)

Pacote que contém a informação necessária para responder a um pedido do

consumidor. Pode consistir num AIP inteiro, ou apenas numa parte deste, e pode

ainda incluir coleções de AIPs. Poderá ter, ou não, Informação de Descrição de

Preservação completa, mas deverá fornecer sempre informação suficiente ao

consumidor para que este possa distinguir o DIP em causa de outros pacotes de

informação similares.

Uma das grandes vantagens da construção de AIPs, no contexto de um OAIS,

reside na sua independência em relação à infraestrutura tecnológica. Isto significa que

um AIP bem construído deverá poder ser armazenado e materializado numa grande

variedade de ambientes de computação.

2.4 Projetos de Preservação Digital

A preservação digital de informação institucional é um assunto que tem merecido uma

atenção crescente por parte de organizações de diversas áreas. Podemos encontrar vários

projetos no setor empresarial, na administração pública e órgãos do Estado e em

instituições de Ensino Superior e de investigação, tanto a nível nacional como

internacional.

Em Portugal, estão já em curso projetos de preservação digital, com vista à

elaboração de Planos de Preservação Digital, em vários ministérios. Apesar de ainda

não existir muita informação sobre o estado atual destes projetos, foi possível verificar

que os Ministérios das Finanças e da Administração Pública, o Ministério da Educação


24

e o Ministério da Administração Interna5, por exemplo, têm vindo a desenvolver

esforços no sentido da implementação de Planos de Preservação Digital. Importa ainda

referir que estes projetos são, normalmente, apoiados pela DGARQ e por organizações

especializadas em Tecnologias de Informação.

O Projeto DigitArq, desenvolvido em conjunto pelo Arquivo Distrital do Porto,

DGARQ e Universidade do Minho, tem como objetivo a simplificação e otimização do

trabalho num arquivo definitivo tanto ao nível operacional como ao nível da gestão6. O

desenvolvimento da aplicação seguiu as orientações delineadas pela Norma

Internacional de Descrição Arquivística (ISAD(G)) e o Encoded Archival Description7

(EAD) (Ramalho, 2006), e apoiou-se ainda nas normas ISAAR (CPF) e EAC. O

software é constituído por seis módulos funcionais que procuram ir de encontro às

necessidades dos profissionais de arquivo. Entre estes temos, por exemplo, o Módulo de

Descrição Arquivística, o Módulo de Gestão de Objetos Digitais, o Módulo de

Publicação de Objetos Digitais.

O Projeto RODA8 (Repositório de Objetos Digitais Autênticos) visa desenvolver

e promover uma solução tecnológica, ultimada na construção de um protótipo de

repositório digital capaz de incorporar, descrever e dar acesso a todo o tipo de

informação digital produzida no contexto da Administração Pública (Faria, 2007). Este

projeto, da responsabilidade da DGARQ, pretende desenvolver um sistema capaz de

assegurar todas as funcionalidades de um arquivo digital constantes na norma OAIS.

O projeto propõe-se a ingerir três classes de objetos digitais, nomeadamente

documentos de texto, imagens bidimensionais e bases de dados relacionais. O projeto

contempla ainda alguns objetivos secundários como, por exemplo, a definição de

políticas de arquivo para os objetos digitais produzidos pela administração pública

nacional, definição de política de preservação para o arquivo digital, modelos de

financiamento para suportar o arquivo digital, identificação e seleção de esquemas de

metainformação e definição de taxonomias para as diferentes classes de objetos

(Ramalho, 2006).

5Secretaria Geral do Ministério da Administração Interna:

http://www.sg.mai.gov.pt/?area=000&mid=000&sid=000&cid=CNT4e9d861ae07cd Consultado a 16 de

dezembro de 2011. 6Espaço do DigitArq: http://digitarq.pt/ Consultado a 9 de dezembro de 2011

7 Site oficial da Encoded Archival Description, versão 2002: http://www.loc.gov/ead/ Consultado em 16

de dezembro de 2011. 8 Projeto RODA na DGARQ: http://dgarq.gov.pt/servicos/arquivo-digital-roda/ Consultado em 16 de

dezembro de 2011.

http://www.sg.mai.gov.pt/?area=000&mid=000&sid=000&cid=CNT4e9d861ae07cd

http://digitarq.pt/

http://www.loc.gov/ead/

http://dgarq.gov.pt/servicos/arquivo-digital-roda/


25

Outro projeto que merece atenção, foi desenvolvido pela Faculdade de

Engenharia da Universidade do Porto e pelo INESC Porto, contando ainda com a

colaboração da DGARQ e da Universidade do Minho. O principal objetivo do

DBPreserve – Armazéns de Dados para a Preservação a Longo Prazo de Documento

Eletrónicos e Bases de Dados Institucionais – foi o do explorar a adequação da

abordagem de Armazém de Dados como veículo para realizar, relativamente a um dado

sistema de informação, funções essenciais do ponto de vista da arquivística como a

avaliação, classificação, eliminação, descrição e acesso, respeitando propriedades como

a autenticidade e a integridade9. Entre os principais resultados deste projeto, destacamos

a proposta de um modelo de migração de bases de dados relacionais para bases de dados

dimensionais. Esta abordagem envolve três atividades principais, nomeadamente, o

cálculo da informação embebida no código, o seu armazenamento num modelo

dimensional e a exportação da informação do modelo dimensional para XML. No

entanto, antes da migração, deverá ser definido o que é necessário manter para o futuro

e o que pode ser descartado, atividade muito similar ao trabalho da arquivística

(Rahman, David e Ribeiro, 2010).

Quanto a projetos internacionais, e dada a enorme quantidade de projetos já

terminados ou em curso, destacamos os que mais são referidos na literatura analisada.

De uma forma muito breve, estes são:

Projeto PANDORA10

– Preserving and Accessing Networked Documentary

Resources of Australia da responsbilidade da National Library of Australia. O

objetivo principal é o de capturar, arquivar e garantir o acesso a longo prazo a

publicações online relevantes.

Projeto CAMiLEON11

– financiado pela Joint Information Systems Committee

(JISC) no Reino Unido e pela National Science Foundation (NSF) nos EUA.

Este projeto estuda os aspetos inerentes à implementação da emulação da

tecnologia como estratégia de preservação digital.

Projeto InterPARES12

– International Research on Permanent Authentic

Records Electronic Systems consiste numa iniciativa de investigação

9 Projeto DBPreserve no SiFEUP: https://www.fe.up.pt/si/projectos_geral.mostra_projecto?P_ID=1349

Consultado em 9 de dezembro de 2011. 10

Website do Projeto PANDORA: http://pandora.nla.gov.au/ Consultado em 16 de dezembro de 2011. 11

Website do projeto CAMiLEON: http://www2.si.umich.edu/CAMILEON/about/aboutcam.html

Consultado em 16 de dezembro de 2011. 12

Website do projeto InterPARES: http://www.interpares.org/ Consultado em 16 de dezembro de 2011.

https://www.fe.up.pt/si/projectos_geral.mostra_projecto?P_ID=1349

http://pandora.nla.gov.au/

http://www2.si.umich.edu/CAMILEON/about/aboutcam.html

http://www.interpares.org/


26

multinacional com o objetivo de desenvolver a metodologia e o conhecimento

teórico necessários para a preservação permanente de registos criados através de

sistemas eletrónicos. Áreas de investigação divididas em quatro domínios

complementares: autenticidade, avaliação, preservação e estratégias.

Projeto CASPAR13

– Cultural, Artistic and Scientific knowledge for

Preservation, Access and Retrieval cofinanciado pela União Europeia e que

pretende investigar, implementar e disseminar soluções inovadoras para a

preservação digital com base no modelo de referência OAIS.

Projeto PLANETS14

– Preservation and Long-Term Access through

NETworked Services financiado pela União Europeia através da Information

Society Technologies (IST). Dedica-se à investigação sobre estratégias de

preservação de longo prazo, com o objetivo de apoiar as organizações a

encontrar a melhor alternativa para o seu contexto, assegurando o valor dos

conteúdos digitais e gerindo os custos associados aos processos de preservação.

Também neste projeto, o modelo OAIS é usado como base para satisfazer os

requisitos das diferentes organizações.

2.5 Planeamento da Preservação Digital

Atualmente, existe já uma grande variedade de ferramentas para apoiar as diferentes

estratégias de preservação, como a migração ou a emulação, o que dificulta bastante a

decisão sobre qual a solução a implementar. Todas as estratégias têm vantagens e

desvantagens, de acordo com os diferentes tipos de materiais digitais que se pretende

preservar (Lee et al, 2002), e é ainda necessário ter em conta inúmeros fatores, que vão

desde as restrições financeiras até ao próprio objetivo da preservação. Torna-se,

portanto, necessário encontrar modelos e mecanismos que apoiem a decisão a tomar nas

organizações e que permitam implementar a melhor solução possível. Além disto, o

planeamento da preservação, enquanto processo de gestão, deverá ser repetido

regularmente para garantir que a estratégia de preservação se mantém atualizada e

eficaz.

13

Website do projeto CASPAR: http://www.casparpreserves.eu/caspar-project.html Consultado em 16 de

dezembro de 2011. 14

Website do projeto PLANETS: http://www.planets-project.eu/ Consultado em 16 de dezembro de 2011.

http://www.casparpreserves.eu/caspar-project.html

http://www.planets-project.eu/


27

Para levar a cabo um projeto de preservação digital deverão, então, ser adotadas

políticas de alto nível e elaborados planos de preservação concretos. As políticas de alto

nível são, normalmente, definidas ao nível institucional e regulam as estratégias e

restrições fundamentais (Becker et al, 2009). O recente estudo sobre políticas de

preservação digital, financiado pelo JISC (Beagrie et al, 2008), é um exemplo de um

documento que apresenta um modelo para políticas de preservação digital, com o

objetivo de ajudar as organizações a desenvolver as suas próprias políticas de

preservação. Este tipo de documentos define as preocupações de preservação de uma

forma mais genérica e de alto nível, mas não especifica passos ou etapas concretas para

assegurar o acesso a longo prazo. Exemplos de elementos de uma política de

preservação são, por exemplo, “as ações de preservação devem ser open source” ou “o

custo da ação de preservação não deverá exceder o valor estimado do objeto digital”

(Becker et al, 2009).

Um plano de preservação, por outro lado, situa-se já num nível bastante mais

concreto, na medida em que especifica um plano de ações para preservar um conjunto

específico de objetos digitais, com um dado propósito (Becker et al, 2009). Podemos,

portanto, definir um plano de preservação como “uma série de ações de preservação a

ser tomadas pela instituição responsável de acordo com um risco identificado para um

determinado conjunto de objetos digitais ou documentos (coleção). O plano de

preservação deverá ter em conta as políticas de preservação, obrigações legais,

restrições organizacionais e técnicas, requisitos de utilizador e objetivos de preservação,

e deverá descrever o contexto de preservação, as estratégias de preservação avaliadas e

a decisão por uma das estratégias, incluindo a justificação da decisão tomada. Especifica

ainda um conjunto de passos ou ações a tomar (“preservation action plan”), que

deverão ser acompanhados de responsabilidades, regras e condições para a execução, na

coleção” 15

(Becker et al, 2009).

Segundo Becker et al (2009), um plano de preservação deverá ainda conter os

seguintes elementos: identificação; estado do plano (em construção, à espera de

aprovação, ativo) e o que despoletou a atividade de planeamento; descrição do contexto

institucional; descrição da coleção; requisitos para a preservação; justificação da escolha

de uma determinada estratégia de preservação; custos; papéis e responsabilidades; e o

plano de ação de preservação.

15

Definição adotada pelo projeto PLANETS (http://www.planets-project.eu/)

http://www.planets-project.eu/


28

Tendo em conta a atual conjuntura económica e as dificuldades financeiras que

muitas organizações enfrentam, a estimativa dos custos da preservação de objetos

digitais é um dos aspetos mais importantes a ter em conta para o planeamento da

preservação. Apesar de ser um assunto pouco explorado e bastante complexo (Lee et al,

2002), o projeto LIFE2 é já uma das principais referências para compreender os custos a

longo prazo da preservação digital16

. A metodologia presente neste relatório é testada e

avaliada em três casos de estudo, com contextos bastante diferentes, e permite a

estimativa dos custos para um único objeto digital, ao longo de um certo período de

tempo.

2.6 Síntese Crítica

Partindo de uma perspetiva histórica da preservação, foi definido o posicionamento

desta atividade em relação à Ciência da Informação bem como o papel dos documentos

de arquivo nas organizações. Os maiores desafios da preservação em ambiente digital

foram apresentados e o conceito de objeto digital definido em detalhe. Os seus

diferentes níveis de abstração foram também analisados com o objetivo de obter uma

melhor compreensão do impacto das estratégias de preservação existentes. Foram ainda

abordados assuntos indispensáveis para o desenvolvimento de qualquer projeto de

preservação digital, como a metainformação de preservação e a importância da adoção

de modelos de arquivo amplamente divulgados para que a preservação da informação

em formato digital seja o mais coerente possível.

A análise da literatura científica permitiu constatar que existem já inúmeras

iniciativas e projetos de preservação digital, um pouco por todo o mundo. Este fato

revela que existe já um reconhecimento assinalável, por parte de diferentes

organizações, da importância que a preservação digital pode ter para o desenvolvimento

das suas atividades, como parte integrante da gestão de informação da organização e,

em última instância, para a sociedade no geral. No entanto, esta diversidade de projetos

pode ter ainda mais impacto para o desenvolvimento da preservação digital se existir

uma verdadeira colaboração entre eles. A troca de experiências, a discussão e a reflexão

sobre os problemas que afetam os diferentes projetos podem, muitas vezes, abrir novas

16

The LIFE2 Final Project Report (Consultado em 6 de janeiro de 2012 de

http://discovery.ucl.ac.uk/11758/1/11758.pdf)

http://discovery.ucl.ac.uk/11758/1/11758.pdf


29

portas e despoletar o aparecimento de ideias inovadoras para solucionar esses mesmos

problemas.

Na parte final, é destacada a importância de um planeamento sistemático da

preservação em função das políticas definidas ao nível institucional. Foram

identificados os vários fatores que devem ser tidos em consideração na construção de

planos de preservação e os principais elementos que neles devem constar. Apesar de o

planeamento da preservação digital ser um assunto relativamente recente, foi possível

observar que a necessidade de planeamento desta atividade é já bastante consensual na

generalidade da comunidade científica.

Através da literatura e dos diferentes projetos analisados, podemos ainda concluir

que o maior desafio da preservação digital se prende com a garantia da inteligibilidade

da informação a longo prazo. Existem já várias estratégias que permitem preservar a

informação em formato digital em suportes bastante duradouros ou através da migração

recorrente desses mesmos suportes físicos mas, atualmente, o grande problema reside

em garantir que a constante e acelerada evolução de software, e a sua consequente

obsolescência, não irá afetar uma correta interpretação da informação no futuro.

Algumas das soluções mais promissoras prendem-se com a normalização da

informação ou a migração para formatos abertos que assegurem a interoperabilidade

entre diferentes sistemas. No entanto, e especialmente quando estamos perante

informação confidencial e restrita a uma reduzida comunidade de utilizadores, importa

colocar a questão se soluções deste tipo não poderão pôr em causa a segurança dessa

mesma informação. Apesar de o principal objetivo ser assegurar que a informação se

mantem inteligível a longo prazo, a verdade é que as estratégias necessárias para atingir

esse objetivo terão que ser implementadas no presente. Ou seja, a informação será mais

fácil de compreender não só no futuro, mas também no presente, pois não depende

diretamente de uma infraestrutura tecnológica específica para que possa ser

corretamente interpretada. Isto faz com que sejam necessários cuidados redobrados na

sua proteção e na definição de políticas de segurança de informação, para assegurar que

pessoas mal intencionadas não têm acesso indevido a informação que não lhes diga

respeito.

Apesar de existir uma grande variedade de alternativas em relação às estratégias

de preservação possíveis nos mais diferentes contextos, importa ainda realçar que não


30

existem provas conclusivas em relação à eficácia de cada uma delas. Apenas o passar

dos anos poderá provar qual é, de fato, a mais eficaz.


31

3 Contexto Institucional e Análise do Objeto de Estudo

3.1 Caracterização Orgânica e Funcional da FEUP

As origens da Faculdade de Engenharia da Universidade do Porto remontam ao ano de

1765, ano em que foi criada a Aula Náutica. Esta instituição tinha como principal

objetivo responder à necessidade de formar pessoas capazes de manobrar e comandar as

embarcações que protegiam os navios de mercadorias que se dirigiam para os portos da

América. Posteriormente, em 1837, esta instituição foi substituída pela Academia

Politécnica, primeiro estabelecimento de ensino de engenharia do país, e que tinha como

missão formar engenheiros, oficiais da marinha, pilotos, comerciantes, agricultores,

diretores de fábricas e artistas. Em 1915, após a implantação da República, surge a

Faculdade Técnica, gozando já de autonomia própria, e, em 1930, é decretada a

organização dos cursos do que, então, se passou a designar Faculdade de Engenharia da

Universidade do Porto.

A partir desta data, existiram inúmeros marcos e acontecimentos que

contribuíram para que esta Faculdade se pudesse tornar num dos principais pontos de

referência, a nível nacional e também europeu, no que respeita ao ensino de engenharia.

Entre estes, destacamos a aprovação dos primeiros estatutos da Faculdade de

Engenharia, em 1988, onde foi fixada a sua autonomia administrativa, financeira e

pedagógica. É igualmente de realçar a mudança de instalações, em 2001, de um local

com uma área útil de cerca de 30.000 m2, para outro com uma dimensão quase três

vezes maior.

As novas instalações da Faculdade de Engenharia permitiram, não só melhores

condições técnicas e materiais para o ensino da engenharia, mas também uma

capacidade muito maior para o crescimento da sua comunidade académica. No ano

letivo de 2008/2009, a Faculdade de Engenharia da Universidade do Porto contava com

6966 estudantes inscritos, número este que tem vindo a crescer ligeiramente de ano para

ano. De facto, no ano letivo de 2010/2011, contava já com 7145 estudantes inscritos,

sendo que os estudantes em mobilidade, em unidades curriculares singulares ou em

outras unidades de formação contínua não foram incluídos nesta contagem. Estes dados

permitem-nos estimar que já passaram por esta instituição vários milhares de estudantes

ao longo dos tempos e que muitos mais continuarão a fazê-lo.


32

Na figura que se segue (Fig.5), é possível comprovar, de uma forma mais

detalhada, o número crescente de alunos que tem vindo a ingressar na Faculdade,

nomeadamente através da contabilização do número de ingressos por ciclo, entre o ano

letivo de 2008/09 e o ano letivo de 2010/11.

Fig. 5 Nº de ingressos por ciclo – 2008/09-2010/11 (Plano Estratégico FEUP 2011-15, 2011)

A FEUP goza de vários tipos de autonomia, definidos em Diário da República, e

que podem ser enumerados como autonomia estatutária, autonomia científica,

autonomia pedagógica e autonomia de gestão (Estatutos FEUP, 2009). Quanto à sua

estrutura orgânica, foram identificados os seguintes órgãos de gestão:

Conselho de Representantes

Diretor

Conselho Executivo

Conselho Científico

Conselho Pedagógico

Órgão de Fiscalização

Atualmente, a Faculdade de Engenharia possui uma organização funcional

constituída por nove departamentos, nomeadamente:

Departamento de Engenharia Civil

Departamento de Engenharia de Minas

Departamento de Engenharia e Gestão Industrial


33

Departamento de Engenharia Eletrotécnica e de Computadores

Departamento de Engenharia Física

Departamento de Engenharia Informática

Departamento de Engenharia Mecânica

Departamento de Engenharia Metalúrgica e de Materiais

Departamento de Engenharia Química

Esta organização funcional, constituída pelos departamentos referidos

anteriormente, é apoiada pelos seguintes serviços:

Centro de Informática Prof. Correia Araújo

Divisão de Recursos Humanos

Serviços de Documentação e Informação

Serviços Académicos

Serviços de Imagem, Comunicação e Cooperação

Serviços Económico-Financeiros

Serviços Técnicos e de Manutenção

Unidade de Apoio à Direção

As atividades educacionais são dirigidas por diretores de curso e as atividades de

investigação, desenvolvimento, inovação e extensão organizadas em unidades, cada

uma com o respetivo coordenador (Estatutos FEUP, 2009).

Os Estatutos da FEUP, revistos em 2009, propõem um “modelo organizacional e

funcional partilhado, de governo central forte, com intervenção colegial em vários

níveis de decisão, que não só assegure a correta utilização das autonomias que

competem à Faculdade e promova um elevado nível motivacional do seu capital

humano, como garanta a eficaz gestão e controlo dos meios colocados ao seu dispor,

com as necessárias flexibilidade, capacidade de decisão em tempo útil e pro-atividade

nos processos de mudança” (Estatutos FEUP, 2009).

Apesar de no artigo 2º dos Estatutos da FEUP, publicados na 2ª série, nº238, do

Diário da República a missão da FEUP estar definida de uma forma mais genérica como

“uma instituição de criação, transmissão e difusão do conhecimento, da tecnologia e da

cultura na área da engenharia, ao serviço do ser humano, com respeito por todos os seus

direitos” (Estatutos FEUP, 2009) e enumere um conjunto de objetivos necessários para

a prossecução da sua missão, é possível encontrar uma definição mais atual e detalhada


34

no Plano Estratégico da FEUP para 2011-2015. Neste segundo documento, a missão da

Faculdade é definida da seguinte forma: “A missão desenvolve-se essencialmente nas

áreas da engenharia e afins, tendo como dimensões principais a formação académica, as

atividades de investigação, desenvolvimento e inovação em estreita ligação com as

formações de segundo e principalmente de terceiro ciclo e, ainda, as atividades da

terceira missão da Universidade que incluem a transferência de conhecimento e

tecnologia, a prestação de serviços, a oferta de formação contínua, a participação na

discussão de políticas nacionais e o envolvimento na vida económica, cultural e social

da nossa região e do país.

Deve ver-se como parte integral dessas dimensões, na sua complementaridade, a

formação cultural, cívica e humanista da Comunidade FEUP, a valorização da

envolvente e do património e a preservação da memória da instituição” (Plano

Estratégico 2011-15, 2011).

Analisando o último ponto da missão da instituição, podemos comprovar a

necessidade e a pertinência da definição de estratégias de preservação digital,

especialmente quando a gestão de informação na Faculdade assenta cada vez mais na

utilização de ferramentas digitais. Além de permitir auxiliar e agilizar os processos de

gestão de informação na Faculdade, a implementação de estratégias de preservação

digital deverá ter uma importância ainda maior no que respeita à “preservação da

memória da instituição”, nomeadamente através da preservação a longo prazo dos

registos de todos os estudantes que já frequentaram a instituição. Será este, então, o

principal objetivo da preservação digital no contexto da preservação dos processos

individuais de estudantes da FEUP.

3.1.1 Os Serviços Académicos (SERAC)

Os Serviços Académicos da Faculdade (SERAC) exercem a sua atividade no âmbito da

administração, da gestão e do apoio às formações pré e pós-graduada e à educação

contínua. Estão organizados em quatro áreas distintas, nomeadamente a de Gestão de

Curso, a de Gestão de Acesso, Ingresso e Certificação, Gestão do Estudante e a Unidade

de Orientação e Integração. Além disto, os serviços encontram-se ainda divididos em

três unidades: Divisão de Pós-Graduação e Formação contínua; Divisão de Pré-


35

Graduação; e Unidade de Orientação e Integração. Entre assistentes técnicos e técnicos

superiores, conta, atualmente, com cerca de 20 colaboradores.

Quanto à missão dos Serviços Académicos, esta consiste em “garantir as

atividades no âmbito da administração, gestão e apoio na área de gestão de curso; a área

do acesso, ingresso e certificação; a área de gestão de estudante e na unidade de

orientação e integração, de acordo com as instruções tutelares e as diretivas dos Órgãos

de Gestão, constituindo a relação com o estudante o vetor essencial da sua atuação” e

“exercem a sua atividade no âmbito da administração, da gestão e do apoio às

formações pré e pós-graduada e à educação contínua”.

3.1.2 O Arquivo da FEUP

O Arquivo da FEUP insere-se na Divisão de Arquivo e Museu que, por sua vez, se

insere nos Serviços de Documentação e Informação da Faculdade de Engenharia da

Universidade do Porto. As suas principais funções consistem no estudo da informação

produzida, recebida e acumulada, na conceção e génese da documentação, a sua

tramitação, arquivo, conservação, preservação, acesso e difusão. Compete-lhe ainda

apoiar as unidades orgânicas da FEUP na implementação destes procedimentos.

A missão do Arquivo da FEUP pode ser definida da seguinte forma: “O Arquivo

tem por missão promover uma política de gestão da informação gerada, recebida e

arquivada no âmbito das atividades desenvolvidas pela FEUP no cumprimento da sua

missão, compreendendo todo o ciclo de vida da informação, embebida quer nas

tradicionais quer nas novas tecnologias, com o objetivo de a rentabilizar como

referência, prova, informação de apoio à decisão e preservação da memória

institucional”.

Na figura seguinte (Fig. 6), é apresentada a estrutura orgânica dos Serviços de

Documentação e Informação (SDI) da FEUP, onde se insere a Divisão de Arquivo e

Museu.


36

Fig. 6 Estrutura Orgânica SDI (FEUP, 2012)

Importa ainda realçar que os SDI são os serviços responsáveis pela gestão do

repositório digital da FEUP (ou @FEUP). A missão deste repositório, suportado pela

plataforma DigiTool, é “armazenar, preservar, facultar o acesso e divulgar a produção

intelectual, a documentação administrativa e o património cultural da FEUP em formato

eletrónico e contribuir para o aumento do impacto e visibilidade das atividades de IDI

(Investigação, Desenvolvimento e Inovação) desenvolvidas” (COSTA e AZEVEDO,

2010:2). O @FEUP está ainda integrado com diferentes aplicações especializadas para a

gestão das diferentes tipologias documentais da responsabilidade do SDI e com outras

aplicações da FEUP, armazenando os ficheiros cujo processo de evolução está

estabilizado (COSTA e AZEVEDO, 2010).


37

3.2 Os Processos Individuais dos Estudantes

Os processos individuais dos estudantes, da responsabilidade dos SERAC, são o objeto

de estudo do trabalho que se pretende realizar. Estes processos são extremamente

importantes para a FEUP, enquanto instituição, na medida em que constituem o

principal testemunho da missão da faculdade, ou seja, a formação de indivíduos. É ainda

inquestionável o seu valor no que diz respeito à gestão e à memória da instituição.

Também para todos indivíduos que frequentam ou já frequentaram a instituição, é

extremamente importante que a informação relativa ao seu percurso académico se

mantenha acessível e inteligível a longo prazo e em qualquer altura do tempo.

3.2.1 Génese e Caracterização dos Processos Individuais dos Estudantes

Quanto às suas origens, os processos individuais dos estudantes podem surgir através de

diferentes contextos, normalmente denominados como regimes de acesso. Isto significa

que existem diferentes situações que podem despoletar a abertura do processo

individual do estudante. Estas podem, então, ser enumeradas da seguinte forma (Pópulo,

2008):

Concurso Nacional de Acesso – 1º ano, 1ª vez; e 1ª, 2ª e 3ª fases

Concursos especiais – Candidatura local (FEUP)

o Maiores de 23 anos;

o DET (Detentores de cursos de especialização tecnológica);

o Titulares de cursos superiores e médios (afins e não afins).

Regimes especiais – Candidatura a nível nacional;

o Atletas de alta competição;

o PALOP.

Reingresso, Mudança de curso, Transferência – Candidatura local.

Titulares de cursos superiores na mesma área.

Quanto à constituição propriamente dita dos Processos Individuais dos

Estudantes, é possível efetuar uma distinção entre a informação considerada

“obrigatória”, ou seja, que terá obrigatoriamente que constar em todos os processos de

estudantes, e a informação esporádica. A informação esporádica poderá, ou não, estar


38

presente nos Processos Individuais dos Estudantes dependendo do percurso e situação

específica de cada estudante. De seguida, é apresentada uma tabela com os

procedimentos, comuns a todos os estudantes, que irão obrigatoriamente resultar na

criação de documentação dentro de um Processo Individual do Estudante. Note-se que

estes procedimentos são apresentados de uma forma cronológica, visto que existe um

padrão de sucessão relativamente evidente ao longo do percurso académico do

estudante.

Procedimentos Obrigatórios num Processo Individual de Estudante

Candidaturas (concursos locais)

Matrículas e 1ª inscrição no curso

Inscrições anuais

Pagamento de Propinas

Exames de época normal e recurso

Dissertação/Tese

Conclusão de curso

Fig. 7 Tabela dos procedimentos obrigatórios no percurso académico de um estudante

Procedimentos Esporádicos num Processo Individual do Estudante

Equivalências

Estatutos especiais

Requerimentos

Outros exames (melhoria, época especial, …)

Declarações e certidões


39

Justificação de faltas

Mobilidade

Atividades Complementares

Regime de estudo

Fig. 8 Tabela dos procedimentos esporádicos no percurso académico de um estudante

Além disto, destacamos que muitos dos procedimentos referidos se repetem ao

longo da vida académica do estudante. No caso dos procedimentos obrigatórios,

podemos enumerar as inscrições anuais, os exames de época normal e de recurso ou as

propinas como exemplos de acontecimentos que se repetem de uma forma sistemática.

As declarações e certidões, as justificações de faltas ou os requerimentos são exemplos

de procedimentos que se podem repetir se uma forma algo imprevisível, nos casos em

que existam.

Importa ainda realçar que as práticas administrativas até à presente data

permitem que um único estudante possa ter mais do que um processo individual,

nomeadamente um processo por cada ciclo de estudos em que se inscrevia. Esta

situação acontece quando, por exemplo, um estudante conclui uma licenciatura, que

origina a abertura de um processo individual na primeira matrícula, e, posteriormente,

um curso de mestrado, que originará a abertura de outro processo individual, também no

momento da primeira matrícula. No entanto, num futuro próximo, deverá existir apenas

um processo individual por cada estudante, sendo que a documentação relativa a

inscrições em outros ciclos de estudos deverá ser agrupada ao processo individual já

existente.

Entre os vários elementos que constituem um Processo Individual do Estudante,

alguns são gerados em suporte eletrónico e são posteriormente impressos a partir do

SiFEUP, ou mesmo a partir do sistema de Webmail (e-mails, por exemplo), para serem

anexados ao processo individual que se encontra ainda ativo no Arquivo da Faculdade.

Outros documentos, como requerimentos, atestados ou certidões, surgem nos SERAC

muitas vezes em papel, são processados no sistema de informação dos serviços e são

mantidos indefinidamente nesse formato para serem anexados ao processo individual

em Arquivo. Nestes casos, esses documentos são originais e únicos, e a única hipótese


40

de os converter para formato eletrónico seria através da sua digitalização, processo que,

por si só, poderá pôr em causa a sua autenticidade.

Note-se que, por limitações de espaço nas instalações dos SERAC, o Arquivo da

FEUP acolhe já, além dos processos individuais já fechados, todos os processos

individuais de estudantes ainda a frequentar a instituição. Os únicos processos

individuais ativos armazenados nas instalações dos SERAC correspondem aos dos

alunos de doutoramento. Para aceder aos processos individuais em papel, os

funcionários dos SERAC têm que se deslocar ao Arquivo e, caso necessitem de

requisitar algum processo, terão que o fazer por escrito (através de assinatura, por

exemplo) para que o Arquivo possa controlar as entradas e saídas da sua documentação.

3.2.2 Enquadramento Legal dos Processos Individuais dos Estudantes

Em relação às disposições legais que regem e condicionam a constituição dos Processos

Individuais dos Estudantes, foi possível verificar que apenas o Despacho nº13/76 de 20

de Setembro de 1976, publicado em Diário da República, II Série, nº 221, nas páginas

6307 a 6308, se debruça exclusivamente sobre esta matéria (PORTUGAL, 1976).

A 5ª alínea, do artigo 3º, deste Despacho destaca-se por impor a abertura de um

Processo Individual a todos os estudantes que realizem uma matrícula no ensino

superior oficial português a partir do ano letivo de 1976-1977. No mesmo artigo, na

alínea 3ª, é possível identificar o conjunto de documentos que um processo individual

terá que conter (PORTUGAL, 1976), nomeadamente:

a) Certificado de habilitações de acesso;

b) Certidão de Nascimento;

c) Documentos referentes à matricula e frequência no ano vestibular, se o estudante

teve de se matricular no mesmo (boletim de matrícula, certificado final, etc);

d) Documentos referentes à matrícula e frequência do ensino superior (cópias dos

boletins de matrícula e inscrição, requerimentos de modificação da sua situação

curricular, boletins de alteração, etc);

e) Toda a restante documentação referente à vida escolar do estudante e que deva

ser conservada.

Na 5ª alínea do artigo 3º, importa destacar que a transferência de documentos

relacionados com os processos individuais deverá ser feita por transferência dos


41

originais ou por fotocópia. Na alínea 4ª do mesmo artigo, é ainda possível ler, por

exemplo, que “a documentação do processo individual estará contida em capa de

modelo oficial”, ou que “os originais dos boletins de matrícula e inscrição serão

reunidos em livro (…)”. Estas disposições permitem-nos perceber que a utilização de

computadores ou ferramentas digitais nas práticas administrativas era ainda

completamente inexistente na altura da redação deste Despacho.

De facto, através da análise deste Despacho, redigido no ano de 1976, é evidente

a diferença entre as práticas administrativas existentes na altura da sua redação e as

práticas atuais nas instituições de ensino superior. As disposições presentes neste

Despacho são, portanto, bastante arcaicas, carecendo de atualizações e ajustamentos que

as adequem aos processos de gestão e práticas administrativas existentes atualmente nas

instituições de ensino superior.

No entanto, e como se trata do único diploma legal referente a esta matéria, este

Despacho continua em vigor e deverá ser seguido e adaptado, dentro dos possíveis,

pelas instituições a que se dirige.

3.3 Identificação e Análise dos Sistemas de Informação

Dentro da FEUP, são vários os sistemas de informação e aplicações informáticas que

lidam, de uma forma ou de outra, com a informação relativa ao percurso académico dos

estudantes. Para ilustrar esta complexidade de sistemas e as relações entre eles, serão

apresentados, de seguida, os diferentes contextos tecnológicos e fluxos de informação

que servem de base à gestão da informação relacionada com os PIE (fig. 9).


42

Fig. 9 Fluxos de informação relacionados com a gestão dos PIE

Como foi já referido, o SIGARRA - Sistema de Informação para a Gestão

Agregada dos Recursos e dos Registos Académicos - é constituído por três

componentes, nomeadamente a componente de Gestão de Alunos (GA), a de Gestão de

Recursos Humanos (GRH) e a de Sistema de Informação (SI), sendo esta última a

componente que oferece a interface que permite o acesso Web aos conteúdos a

utilizadores internos ou externos à FEUP. Contudo, a integração do GAUP com o SI da

FEUP torna a tarefa de análise da informação relativa aos PIE neste sistema bastante

complicada, visto que, por vezes, é difícil distinguir o que se encontra num ou noutro

sistema.

Enquanto o GAUP se encontra exclusivamente sob a alçada dos SERAC, sendo

estes os únicos produtores de informação, são muitas as entidades que contribuem para

a produção de informação para o SI. Desde os serviços de secretariado, departamentos,

professores, estudantes, reitor e direção, até aos próprios elementos dos SERAC, são

muitos os que interagem com este sistema e intervêm nos diversos procedimentos

relacionados com o processo de construção dos PIE. Esta multiplicidade de


43

intervenientes em certos procedimentos pode ser observada, por exemplo, nos pedidos

de equivalência por parte de um estudante (Fig. 10).

Fig. 10 Pedido de Equivalência através do SIGARRA

Ao mesmo tempo, a integração e a constante troca de informação entre o SI e o

GAUP permitem que a informação transite do GAUP para o SI, que seja criada mais

informação no SI, e que essa informação seja, posteriormente, reenviada para o GAUP.

No entanto, e apesar de existirem vários intervenientes em alguns procedimentos,

apenas os documentos finais resultantes desses procedimentos deverão ser alvo de

preservação digital. Aspetos relativos ao percurso da informação até ao seu estado final

poderão ter relevância para a meta-informação de preservação, por exemplo.

Como o SIGARRA possibilita o acesso e a visualização de toda a informação

relativa aos estudantes, este acaba por funcionar como arquivo corrente dos SERAC. É

através deste sistema que os SERAC satisfazem quase todas as suas necessidades de

informação relativamente aos PIE, recorrendo ao Arquivo físico apenas em situações

muito esporádicas. Contudo, nem o SI, nem o GAUP oferecem funcionalidades de um

sistema de arquivo que permita preservar a informação a longo prazo e,

consequentemente, existem alguns riscos associados à sua utilização como arquivo.

Quanto ao GAUP (Gestão Académica da Universidade do Porto), este consiste

numa das componentes do SIGARRA e é a ferramenta base dos SERAC. Esta

componente é composta por um vasto conjunto de módulos e a sua principal função é a

de capturar os registos relativos à vida académica do estudante. Entre os vários módulos

que a constituem, destacamos o módulo de ingresso, candidatura, inscrição, matrícula,

ficha do estudante, equivalências, certidões, calendários, cursos, disciplinas, planos de


44

estudo, despachos, exames, classificações, médias, listas de estudantes, estatísticas,

propinas, conclusão de curso, entre outros.

Esta ferramenta assenta numa base de dados relacional (Oracle) e o acesso à sua

informação é feito através de servidores Web, permitindo assim que a informação

chegue ao cliente Web através de um browser Web, por exemplo. Além da

consolidação dos dados estruturados numa base de dados relacional, o SI comporta

ainda uma componente importante de dados não estruturados, organizados à volta de

um esqueleto mantido centralmente17

.

Outro aspeto importante prende-se com o facto de a aplicação de gestão de

alunos ser operada em máquinas isoladas da rede FEUPNet18

, por razões de segurança.

Pretende-se, no entanto, obter uma réplica da informação na BD Oracle acessível pela

FEUPNet, de forma a disponibilizar estatísticas e indicadores sobre os alunos. Devido

ao carácter isolado da aplicação GAUP, existe, portanto, alguma duplicação de

informação relativamente a outros recursos e são necessários cuidados especiais na sua

sincronização.

Através da análise da génese dos processos individuais dos estudantes em

Arquivo, como veremos mais à frente, conseguimos ainda perceber que grande parte da

documentação que os constitui é obtida através da interface Web do GAUP, ou seja, os

SERAC dão ordem de impressão através do SIGARRA e os documentos são impressos

e anexados aos já existentes no processo individual do estudante, em papel.

Outra plataforma associada à gestão da informação relacionada com os PIE é o

Digitary. Esta plataforma está disponível para toda a UP e está ligada ao sistema de

informação SIGARRA, permitindo aos estudantes, que tenham concluído um ciclo de

estudos ou um curso, o acesso online às certidões de conclusão de curso e suplementos

de diploma. Estes documentos são assinados digitalmente e têm validade legal. Além

disto, possibilita ainda a partilha da documentação online a terceiros e a verificação do

histórico de acesso a essa mesma documentação. Apesar de esta aplicação ainda não se

encontrar em funcionamento na FEUP por motivos operacionais, as suas linhas gerais

de implementação derivam da Reitoria da UP e, consequentemente, deverá funcionar da

mesma forma para todas as suas unidades orgânicas.

17

Desenvolvimento do SiFEUP no SIGARRA:

https://sigarra.up.pt/feup/WEB_BASE.GERA_PAGINA?p_pagina=1574. Consultado em 27 de Março de

2012. 18

Idem

https://sigarra.up.pt/feup/WEB_BASE.GERA_PAGINA?p_pagina=1574


45

Nesta plataforma, os utilizadores podem ser identificados como estudantes,

responsáveis pelos serviços académicos e entidades externas. Os estudantes utilizam-na

para partilhar a sua documentação, o responsável pelos serviços académicos autentica e

valida cada um dos documentos gerados e as entidades externas são as pessoas ou

instituições com quem os estudantes decidam partilhar os seus documentos certificados

e assinados.

As especificações desta plataforma exigem ainda que os estudantes tenham

concluído cursos adequados a Bolonha (a partir de 2006/2007) e que não apresentem

dívidas de pagamento de propinas; que apenas as instituições da UP responsáveis

administrativamente pelos cursos possam ser a fonte de migração da informação,

autenticação e validação da documentação; e que o resultado ECTS seja lançado na

conclusão do diploma do estudante.

Atualmente, apenas os certificados de conclusão de curso adequados a Bolonha

e os respetivos suplementos de diploma é que podem ser disponibilizados no Digitary.

A geração de informação pode ser feita de forma automática ou através de um processo

manual e individual de geração de informação. A primeira consiste num processo

automático, definido pelo administrador do sistema, que deteta as conclusões de curso

no GAUP, que satisfaçam as especificações da plataforma, e gera os correspondentes

documentos digitais. A segunda implica que seja o responsável dos Serviços

Académicos a gerar a informação a enviar de um determinado estudante para a

plataforma, quando necessitar. Para isto, deverá utilizar um formulário específico na

aplicação GAUP e aguardar por um outro processo automático (horário, diário, etc),

parametrizado pelo administrador do sistema, que se encarregue de enviar a informação

para o Digitary.

Após a importação da informação para a plataforma Digitary, os responsáveis

pelos Serviços Académicos terão que validar e autenticar a documentação, podendo

optar por assinar digitalmente documentos específicos de um estudante ou por fazer

assinaturas em bloco. Importa, no entanto, realçar que os documentos apenas são

validos enquanto estão online e que a sua impressão, por exemplo, lhes retira o seu

valor legal e probatório.

Por norma, as assinaturas digitais apenas são válidas a curto prazo, ou seja, até a

validade do certificado digital do assinante expirar. No entanto, os documentos e as


46

assinaturas digitais da plataforma Digitary possuem a particularidade de serem ambos

representados em XML. Estes documentos utilizam assinaturas compatíveis com

normas internacionais para assinaturas digitais a longo prazo baseadas em XML,

nomeadamente a XAdES-A19

, garantindo assim a sua validade a longo prazo (fig. 11).

Fig. 11 Detalhes de uma assinatura digital na plataforma Digitary

Na figura anterior, relativa a uma certidão de conclusão de curso disponibilizada

pelo Digitary, é possível comprovar que, apesar de o certificado de assinatura expirar

em Agosto de 2013, existe igualmente um certificado de uma terceira entidade que

assegura que a assinatura digital foi aplicada numa determinada data, ou antes.

19

Ver:

http://www.w3.org/TR/XAdES/#XML_Advanced_Electronic_Signature_Data_Structures_Archive_valid

ation_data

http://www.w3.org/TR/XAdES/#XML_Advanced_Electronic_Signature_Data_Structures_Archive_validation_data

http://www.w3.org/TR/XAdES/#XML_Advanced_Electronic_Signature_Data_Structures_Archive_validation_data


47

Desta forma, quando consultamos um documento no Digitary, após este ter sido

assinado digitalmente pelos serviços, é apresentada a informação de que esse

documento não irá expirar (Fig.12).

Fig. 12 Exemplo de uma certidão na plataforma Digitary

Após a análise desta plataforma, podemos concluir que o Digitary, ou um

sistema similar, poderia desempenhar um papel muito importante na preservação a

longo prazo dos processos individuais dos estudantes. Além de poder ser facilmente

ligado ao sistema de informação SIGARRA, é baseado na linguagem XML e

compatível com normas internacionais que oferecem garantias de validade legal e

interoperabilidade a longo prazo. Oferece funcionalidades online que permitem um

arquivamento seguro e a longo prazo de documentos assinados digitalmente e ainda

serviços online para a verificação dos documentos arquivados. Contudo, tal como

acontece com o GAUP, tem por base software proprietário e o seu código não é open

source, logo, não existem garantias que o software continue a existir e a funcionar da

mesma forma no futuro. Um sistema realmente eficaz deveria ser open source e permitir

que a própria aplicação pudesse ser alvo de preservação digital.

Quanto ao GISA (Gestão Integrada de Sistemas de Arquivo), este foi concebido

em 2002, e encontra-se adstrito aos SDI da FEUP na sua valência de Arquivo. A

ParadigmaXis – Arquitetura e Engenharia de Software S.A. é a empresa responsável


48

pelo seu desenvolvimento e comercialização. Trata-se portanto de um produto

proprietário e não gratuito, que implica a aquisição de licenças consoante as

necessidades específicas de cada organização.

Este software consiste numa aplicação de Gestão de Arquivos, que assenta num

modelo integrado, concebido para acompanhar diversas fases do ciclo de vida da

informação e as várias operações da cadeia arquivística20

. Permite gerir informação em

serviços centrais de arquivo e em arquivos históricos, e oferece ainda interfaces para a

administração corrente do organismo produtor.

O GISA valoriza a informação no seu contexto orgânico e nas suas múltiplas

relações sistémicas, permitindo associar a documentação aos diferentes estados

evolutivos da entidade produtora. Está preparado para abordar as descrições de arquivo

independentemente do ciclo da informação e do suporte ou técnica de registo utilizada.

Utiliza ainda normas internacionais, nomeadamente a norma ISAD (G) para a descrição

arquivística e a ISAAR (CPF) para o controlo de autoridade.

Além do produto principal, esta aplicação pode ainda ser complementada com

módulos adicionais. Isto permite abranger vários níveis de necessidades, desde

pequenos arquivos pessoais até complexos sistemas de informação e extensos depósitos

de arquivo das organizações. A aplicação “GISA Internet”, utilizada, por exemplo, no

Arquivo Digital da UP, permite a pesquisa online através de um simples browser. A

pesquisa pode ser feita por produtores de informação, tipologias informacionais,

assuntos ou pelas próprias unidades documentais, através de um motor de busca que

oferece ainda funcionalidades de pesquisa avançada.

Quanto às suas principais funcionalidades, podemos enunciar as seguintes:

Recenseamento e avaliação de documentos;

Incorporação e/ou transferência de documentos;

Representação multinível;

Classificação, descrição, indexação;

Catálogos especiais (desenhos, fotografias, material cartográfico, etc);

Recuperação de informação;

Difusão de informação (através da Internet);

Gestão de imagens digitais;

20

Website do GISA: http://gisa.paradigmaxis.pt/. Consultado em 20 de Março de 2012.

http://gisa.paradigmaxis.pt/


49

Gestão de requisições e de depósitos;

Controlo estatístico e indicadores de desempenho.

Além de todas as características apresentadas, permite ainda gerir utilizadores de

acordo com categorias, nomeadamente em relação à distinção entre utilizadores internos

à organização, como administração e serviços produtores, técnicos de arquivo/serviço

de informação ou administradores de sistema, e a utilizadores externos, como cidadãos

ou investigadores.

Atualmente, no contexto da FEUP, esta aplicação relaciona-se com os PIE

exclusivamente através de meta-informação descritiva genérica acerca dos processos

existentes em Arquivo. Esta informação sobre a informação dos PIE descreve, por

exemplo, o conteúdo informacional geral de um PIE, a história administrativa que

envolveu a criação do PIE, data de produção e fonte de aquisição, identificador e código

parcial, etc. Não existe, portanto, qualquer documentação em formato digital associada

nesta aplicação. O processo de importação da meta-informação para o GISA é feito

diretamente através do GAUP, exigindo, no entanto, algum esforço de normalização da

informação por parte dos técnicos do Arquivo. Este último aspeto reflete algumas das

limitações existentes na interoperabilidade entre os dois sistemas.

Por último, temos os PIE em papel armazenados no Arquivo físico da

faculdade. Através da informação fornecida pelos SERAC, foi possível comprovar que

toda a sua documentação está também representada no sistema de informação da FEUP,

o SIGARRA. As únicas exceções prendem-se com fotocópias do bilhete de identidade

ou do boletim de vacinas, por exemplo. A restante documentação é obtida diretamente

através do SiFEUP através da sua impressão, respondendo assim aos requisitos legais

atuais que exigem o seu armazenamento e conservação em papel.

Os processos individuais em papel contêm, geralmente: dados pessoais;

certidões de habilitações; boletins de matrícula e de inscrição; boletins de pagamento de

propinas; vários tipos de requerimentos; declarações para fins diversos; atestados

médicos e outras justificações de faltas; fotocópias de B.I. (cartão de cidadão) e de

boletim de vacinas; equivalências; plano de estudos por ano letivo; listagem de

disciplinas aprovadas; boletim de cálculo de média final; boletins de reingresso,

mudança de curso ou transferência, entre outros.


50

Apesar de a gestão da informação relacionada com os PIE ser um elemento

comum em todos os sistemas analisados, os seus objetivos, arquitetura e a forma como

encaram a informação é bastante diferente. Além disso, nenhum oferece garantias de

preservação digital a longo prazo da informação com que lidam.


51

4 Definição da Estratégia de Preservação Digital para os Processos

Individuais dos Estudantes

4.1 Requisitos para a Preservação Digital

Esta secção pretende definir e apresentar os requisitos organizacionais, de utilizador e

legais que a preservação digital dos processos individuais dos estudantes deverá

respeitar. Além disto, procura expor as necessidades específicas dos SERAC em relação

aos processos individuais, após estes estarem concluídos e em Arquivo, quais as

funções que estes desempenham nos seus processos de trabalho, quem os consulta e

para quê. O que interessa realmente preservar e o que poderá ser descartado será

igualmente definido nesta secção.

Através da análise feita ao funcionamento dos SERAC e aos procedimentos

relacionados com o acesso e consulta de Processos Individuais de Estudantes em

Arquivo, foi possível perceber que a informação presente no sistema de informação da

FEUP satisfaz a maior parte das necessidades de informação dos elementos dos

SERAC. As entrevistas aos responsáveis dos SERAC e do Arquivo permitiram ainda

compreender que o recurso aos PIE arquivados (em papel) acontece apenas em

situações muito esporádicas e de difícil caracterização. A impressão e o envio de

documentação para Arquivo justificam-se, essencialmente, pela necessidade de

salvaguardar alguma perda de informação, como forma de responder aos requisitos

legais referidos anteriormente que exigem que a documentação exista em papel e, em

última instância, como principal contributo para a preservação da memória da

instituição.

O diagrama de atividades seguinte ilustra precisamente o percurso da informação

desde o momento da sua criação até ao momento em que é enviada para o Arquivo.

Neste caso, o exemplo utilizado prende-se com o processo de inscrição de um estudante

na faculdade e nas unidades curriculares através do sistema de informação da faculdade.

Após a conclusão deste processo, os SERAC procedem à impressão dos termos da

inscrição para anexar ao processo individual em Arquivo (ver Anexo A).


52

Fig. 13 Diagrama de Atividades: Processo de Inscrição, 1º ano, 1ª vez (após candidatura local)


53

No diagrama de atividades que se segue, é possível visualizar os procedimentos

necessários para que um funcionário dos SERAC recupere informação acerca de um

estudante. Se a informação pretendida não existir no sistema de informação, ou se não

for coerente com outra informação existente ou apresentada pelo estudante, o técnico

terá que recorrer ao processo individual em papel. Se, por outro lado, o técnico

pretender apenas confirmar alguma informação presente no sistema de informação, a

sequência de atividades será muito similar à verificada quando a informação não existe

ou se revela incoerente e este terá igualmente que recorrer ao processo em papel para

confirmar os dados.

Fig. 14 Diagrama de atividades: Recuperação de informação acerca de um estudante


54

No entanto, podemos afirmar que o sistema de informação da Faculdade, como

qualquer sistema de informação, se interessa maioritariamente “pela aquisição e gestão

de informação proveniente de fontes internas e externas com vista a maximizar o

desempenho da organização na elaboração da sua visão e execução estratégica e tática,

ou de excelência de serviço público” (IAN/TT; II, 2002:4). Isto significa que os aspetos

relativos à preservação da informação ou à constituição de evidência das transações em

que essa informação participou não são, normalmente, reconhecidos como requisitos

num sistema de informação comum.

Um sistema de arquivo, por sua vez, permite constituir prova das atividades

organizacionais. Ou seja, assegura que a informação que gere apresenta todas as

caraterísticas de um documento de arquivo (referidas em 2.1) e é concebido de forma a

que estas caraterísticas não sejam postas em causa em consequência das operações que

efetua. Para que isto seja possível, também os sistemas de arquivo deverão reunir

determinadas características em relação à informação que armazenam, nomeadamente:

fidedignidade, integridade, autenticidade e usabilidade (PORTUGAL: IPQ, 2001).

Seguindo esta lógica, e de acordo com a NP 4438-1, podemos utilizar estas

características fundamentais de um sistema de arquivo para definir os requisitos

necessários para um sistema que se encarregue da preservação digital da informação dos

processos individuais dos estudantes. Este sistema poderá ser desenhado de raiz e

implementado exclusivamente para responder às questões de preservação ou, em

alternativa, poderão ser implementadas novas funcionalidades nos sistemas já existentes

(identificados em 3.2) que permitam assegurar que a informação considerada

permanente apresenta as características de arquivo necessárias para a sua preservação a

longo prazo.

Em relação à fidedignidade, o sistema deverá ser capaz de oferecer uma

representação completa e fiel das atividades responsáveis pela informação produzida.

Desta forma, deverão ser produzidas novas manifestações da informação em cada

procedimento ou, em alternativa, deverão ser incluídas funcionalidades nos dispositivos

responsáveis pela gestão dos PIE que garantam a sua interpretação a longo prazo.

Quanto à integridade, o sistema deve permitir medidas que previnam acessos não

autorizados, a eliminação, alteração ou remoção de documentos do sistema, para


55

garantir que toda a informação se mantém no sistema, que não é alvo de alterações

indevidas e que apenas é consultada por quem tem permissões para tal.

Como já foi referido, toda a gestão dos Processos Individuais de Estudantes está a

cargo dos Serviços Académicos da Faculdade (SERAC). Esta informação é de carácter

confidencial e, por isso, apenas os funcionários deste serviço poderão visualizá-la ou

manipulá-la.

Ao público em geral apenas deverá ser permitido visualizar a metainformação

descritiva referente aos processos individuais, ou seja, elementos como data de

produção, identificador, produtores, descrição do conteúdo informacional genérico de

um Processo Individual de Estudante, história administrativa, fonte de aquisição, notas,

etc. Toda a documentação ou informação diretamente relacionada com o estudante em

causa apenas poderá ser visualizada pelos serviços com permissão para o efeito.

O acesso aos PIE deverá portanto ser feito mediante autenticação prévia e qualquer

alteração ao seu conteúdo, após o encerramento do processo, deverá ser devidamente

justificada e documentada. Este acesso deverá ser possível a partir dos terminais de

trabalho ligados à rede da FEUP, evitando assim perder tempo e recursos em

deslocações ou na transferência da informação.

Estes requisitos respeitam assim também a caraterística de autenticidade,

caraterística esta que se prende com o enquadramento e funcionamento do sistema de

acordo com as normas em vigor no contexto em que opera, ou seja, as normas legais e

internas da organização em relação à informação a preservar.

Para assegurar a usabilidade, o sistema deverá ser capaz de assegurar que toda a

informação está associada a um determinado procedimento e permitir manter as

ligações entre os documentos que representam uma sequência de atividades, bem como

toda a sua meta-informação. Só desta forma será possível documentar as atividades que

estiveram na sua origem e, portanto, preservar o seu contexto e proveniência.

Tendo em conta a crescente tendência na homogeneização das práticas de

preservação digital a nível mundial e a possível necessidade de interoperabilidade com

outros sistemas, o sistema a implementar deverá suportar as funcionalidades do modelo

de referência OAIS (ingestão, gestão, acesso, etc.), sendo que estas funcionalidades

deverão ser, por sua vez, suportadas por um ou mais esquemas de meta-informação. A

norma OAIS apresenta um modelo de referência de alto nível que pode ser muito útil


56

para a implementação deste tipo de sistemas. Identifica os participantes, descreve os

seus papéis e responsabilidades e classifica os tipos de informação que trocam.

Contudo, como se trata de um modelo de referência de alto nível, quase todos os

sistemas que se encarreguem de armazenar e recuperar dados podem satisfazer os

requisitos gerais de um OAIS. Importa, então, incluir outros requisitos que

complementem os definidos pelo modelo OAIS e que respondam aos riscos

identificados para o caso em estudo.

Além dos esquemas de meta-informação que suportam as funcionalidades do

sistema de arquivo, e de acordo com o modelo de referência OAIS, deverá ainda ser

incluída meta-informação de preservação, nomeadamente meta-informação relacionada

com a informação de proveniência, de contexto, de referência e de imutabilidade (ver

2.3.1) para assegurar a preservação a longo prazo da informação em causa.

Em relação aos riscos identificados, pudemos verificar que a instituição dedica

já esforços à neutralização de vários tipos de riscos associados à gestão da informação

na instituição, sejam eles ataques externos ou internos, desastres naturais ou falhas de

hardware ou software. São realizados backups regulares de grandes quantidades de

informação e a própria base de dados de Gestão de Alunos encontra-se duplicada dentro

do sistema da FEUP, o que reduz já um grande número de eventuais perdas de

informação. O risco mais preocupante prende-se então com a obsolescência de software

resultante da evolução tecnológica e de atualizações de software dos sistemas de

informação que se encarregam de gerir a informação dos PIE, ou mesmo da substituição

de sistemas já existentes. Isto significa que, apesar de os bits em que a informação se

encontra codificada se manterem acessíveis, a informação poderá não ser descodificada

do seu formato de armazenamento para um formato legível. No caso do GAUP, cria

ainda uma certa dependência da instituição em relação à empresa proprietária do

software (Oracle) pois, caso surja a necessidade ou vontade de implementar outro

sistema informático para a gestão de alunos, não existem garantias de que a informação

mais antiga se mantenha acessível e inteligível.

Para responder a este problema, é importante que o sistema seja capaz de

preservar o conteúdo textual dos documentos e não tanto a sua aparência tal como a

conhecemos hoje. A migração para formatos normalizados e abertos como, por

exemplo, o XML, poderá ser muito útil para assegurar a legibilidade a longo prazo da

informação. Além disso, os formatos normalizados permitem e facilitam a


57

interoperabilidade entre diferentes sistemas e tecnologias. O sistema de preservação

digital deverá ser open source, ou desenvolvido pela própria organização, para garantir

a independência tecnológica em relação a organizações externas e como forma de

possibilitar que o próprio software possa ser também alvo de preservação digital.

No que respeita à seleção da informação que interessa realmente preservar,

podemos afirmar que o essencial será assegurar a sobrevivência a longo prazo da

informação relacionada com os procedimentos obrigatórios identificados em 3.2.1, ou

seja, a informação relativa a candidaturas, matrículas, 1ª inscrição e inscrições anuais,

pagamento de propinas, exames de época normal e recurso e à conclusão de curso. Esta

informação deverá ser capaz de assegurar a preservação da memória da organização e

representa os marcos fundamentais e comuns do percurso académico de todos os

estudantes. No entanto, a legislação atual exige que toda a documentação resultante do

percurso académico dos estudantes seja arquivada e preservada em papel. Apesar de

este enquadramento jurídico carecer de atualizações e não prever ainda a possibilidade

de gerir ou preservar a informação em formato digital, caso os processos individuais

possam vir a existir exclusivamente em formato eletrónico, o mais provável será que

esta condição se mantenha e que também os PIE em formato digital tenham que incluir

toda a documentação resultante da atividade do estudante na instituição.

4.2 Cenários de Preservação Digital

Segundo os pressupostos teóricos relativos ao planeamento da preservação digital (ver

2.5), a escolha da estratégia mais adequada deverá ser feita após a análise e avaliação de

diferentes estratégias. Desta forma, esta secção pretende avaliar os riscos e as vantagens

de diferentes estratégias de preservação para que seja possível identificar a mais

adequada à coleção e averiguar qual delas cumpre o maior número de requisitos

identificados na secção anterior.

Cenário 1: Não fazer nada

Este cenário implica que seria o próprio sistema de informação da Faculdade a manter a

informação digital corrente relativa aos processos individuais dos estudantes, e que os

serviços continuariam a enviar sistematicamente a documentação correspondente para o

Arquivo físico.


58

Apesar de não ser fácil encontrar vantagens neste cenário, a verdade é que é o

que corresponde às práticas correntes na organização. Os procedimentos e processos de

trabalho necessários estão já bastante enraizados nos técnicos e colaboradores dos

serviços, o que acaba por permitir que normalmente não surjam grandes problemas ou

que, quando surjam, existam já mecanismos próprios para os contornar. Além disto, o

facto de a documentação existir noutro formato além do digital transmite alguma

segurança aos técnicos dos serviços, visto que os documentos em papel são encarados

como algo que complementa e suporta a informação em formato digital que consta no

sistema de informação.

Quanto às desvantagens e aos riscos associados a este cenário, são vários os

aspetos que podem ser destacados. Em primeiro lugar, o sistema de informação em que

a informação se encontra atualmente armazenada não foi pensado para armazenar e

preservar a informação a longo prazo mas sim para a capturar, gerir e disponibilizar de

acordo com os processos de trabalho e necessidades da organização. A plataforma de

gestão de alunos assenta num sistema proprietário de bases de dados, em máquinas

isoladas na rede da FEUP, e está sujeito a constantes atualizações e a atividades de

sincronização com o sistema de informação. O número crescente de registos e de

informação introduzida nas bases de dados poderá ainda ser responsável por uma

possível sobrecarga e diminuição do desempenho da aplicação, tornando o

processamento mais lento e aumentando a probabilidade de erros ou perdas de

informação. Além disso, uma grande parte da informação lá armazenada, em particular

a mais antiga, não terá uma utilidade significativa para a gestão corrente dos serviços,

não trazendo, portanto, qualquer benefício a sua manutenção no sistema.

O sistema atual não oferece portanto funcionalidades que possam garantir uma

correta interpretação da informação a longo prazo ou num contexto tecnológico

diferente daquele em que opera. Ao mesmo tempo, o facto de os elementos dos SERAC

precisarem de se deslocar ao Arquivo e, por vezes, necessitarem de imprimir

documentação que lá se encontra, pois é a única maneira de a “transferirem” para o seu

ambiente de trabalho, torna os serviços prestados menos céleres e eficientes.

Tendo em conta todos os aspetos referidos, podemos ainda concluir que os riscos

inerentes a este cenário se agravam à medida que o tempo passa. Quanto mais tarde

forem tomadas medidas que respondam aos riscos identificados, maiores serão as


59

probabilidades de perdas irreversíveis de informação ou de ser necessário recorrer a

ações de “arqueologia digital”.

Cenário 2: Digitalização dos Processos Individuais dos Estudantes

O segundo cenário equacionado prende-se com a digitalização dos Processos

Individuais de Estudante à medida que estes vão sendo concluídos ou no final de cada

ano letivo. Isto significa que todos os processos de trabalho e fluxos de informação dos

SERAC se manteriam tal como se encontram atualmente e que seria o Arquivo o único

organismo responsável pela preservação digital da informação produzida por esses

serviços. Não seria, portanto, necessário recorrer a ações de formação em consequência

da introdução de novas funcionalidades ou soluções tecnológicas nos serviços

envolvidos e o impacto no seu funcionamento normal seria praticamente nulo.

Os SERAC continuariam a imprimir e a enviar para o Arquivo toda a

documentação resultante dos procedimentos relacionados com os processos individuais

e, no final de cada ano letivo, uma equipa especialmente direcionada para este problema

ficaria responsável por digitalizar, classificar e armazenar essa informação.

Apesar de este cenário poder ter algumas vantagens e potencialidades para

arquivos de pequena dimensão ou para a preservação de informação de outra natureza

que não informação administrativa, levanta, para o caso em questão, vários problemas

que nos levam a pensar que não se trata de uma solução credível.

Em primeiro lugar, os custos associados a este cenário são extramente elevados.

Além de um investimento considerável para adquirir o hardware e software

imprescindível para a digitalização, também os custos relacionados com os recursos

humanos necessários para executar esta operação, recorrente ao longo da existência da

instituição, tornariam este cenário, logo à partida, insustentável. Aspetos relacionados

com o tipo de digitalização pretendido, se seria feito apenas através de imagem ou

utilizando software de OCR, poderiam também levar a que todo o processo fosse ainda

mais demorado e falível. A autenticidade dos documentos digitais produzidos poderia

igualmente ser posta em causa e seriam necessários procedimentos complementares

para ultrapassar este problema, visto que mesmo que fossem introduzidos mecanismos

de certificação eletrónica para os documentos digitalizados, esses mesmos mecanismos

teriam igualmente que ser alvo de preservação digital.


60

Um cenário desta natureza poderia ainda revelar-se bastante redundante, na

medida em que a maior parte da informação é já produzida e gerida em suportes

eletrónicos e seria, portanto, um contrassenso transferi-la para um suporte não digital

para posteriormente voltar a transferi-la para um suporte eletrónico.

Cenário 3: Implementação de um sistema eletrónico de gestão de arquivo (SEGA) nos

SERAC

Outro cenário possível para a preservação digital dos Processos Individuais dos

Estudantes assenta na implementação de um sistema eletrónico de gestão de arquivos

nos Serviços Académicos. Segundo a DGARQ, podemos definir um sistema eletrónico

de gestão de arquivos como um “sistema automatizado utilizado para gestão da criação,

uso, manutenção e eliminação de documentos criados eletronicamente e/ou em papel

com a finalidade de fornecer prova da atividade de negócio. Estes sistemas mantêm a

informação contextual apropriada (meta-informação) e as ligações entre registos para

suportar o seu valor evidencial” (IAN/TT, 2006:12).

Além de permitir a preservação digital da informação dos processos individuais,

esta estratégia oferece uma infraestrutura tecnológica que apoia e acompanha os

processos de trabalho e fluxos de informação associados à coleção, podendo assim

funcionar também como ferramenta de trabalho dos Serviços em questão. Em relação

aos requisitos identificados em 3.2.3, este cenário preenche um grande número de

requisitos para a preservação digital dos PIE, nomeadamente ao assegurar as

características fundamentais de documentação de arquivo.

O facto de a aplicação GISA, inicialmente concebida com a colaboração da UP,

ser já a principal ferramenta de trabalho do Arquivo da UP e da FEUP e uma das

aplicações integradas no repositório digital da FEUP poderia ainda facilitar bastante

todo este processo.

Um sistema deste tipo deve ainda possuir uma estrutura bastante sólida, assente

num sistema de classificação hierárquico, que não poderá ser alterada pelos utilizadores.

Em anexo, é apresentado um possível sistema de classificação para os processos

individuais dos estudantes (Pópulo, 2008).

Como foi já referido, o GISA possui meta-informação relativa aos processos

individuais de cada estudante. Esta meta-informação é obtida diretamente através do


61

GAUP, exigindo alguma intervenção humana para a sua importação. O GISA encontra-

se ainda preparado para associar documentação em formato digital aos diferentes

campos de meta-informação existentes. No entanto, um cenário deste tipo implicaria a

existência de um cenário muito semelhante ao anterior (cenário 2), ou seja, a

digitalização de toda a documentação para a associar ao GISA ou, então, a

implementação de um sistema que se encarregasse de assegurar a interoperabilidade e a

automatização entre o GISA e o SIGARRA.

Uma solução deste tipo poderá, contudo, ser a mais indicada para o arquivo e

preservação digital dos PIE, e da documentação relacionada, existente em arquivo até à

implementação do GAUP e do SIGARRA na FEUP. Todos os PIE anteriores à

implementação destes sistemas existem apenas em papel e esta seria, muito

provavelmente, a forma mais eficaz de os preservar em formato digital.

Cenário 4: Preservação Digital da Base de Dados Relacional de Gestão de Alunos

Tendo em conta que a maior parte da informação relativa aos PIE se encontra

armazenada no GAUP, e que este assenta numa base de dados relacional Oracle, uma

outra abordagem possível seria a preservação digital da própria base de dados.

Apesar de terem já sido desenvolvidas várias estratégias para a preservação de

bases de dados, como a preservação da tecnologia, migração, emulação ou o recurso a

um universal virtual computer, existem outras formas bastante eficazes e inovadoras de

assegurar a preservação a longo prazo das bases de dados. Um projeto que aplica um

destes novos conceitos de preservação foi já apresentado resumidamente no ponto 2.4

(ver DBpreserve) e consiste na migração do modelo da base de dados (relacional para

dimensional) para garantir a sua preservação.

Esta abordagem pode ser adaptada a outras iniciativas internacionais preservação

de bases de dados como o Software Independent Archiving of Relational Databases

(SIARD) ou o Digital Preservation Testbed (DPT). O formato SIARD foi desenvolvido

pelos Arquivos Federais Suíços e consiste numa norma aberta não proprietária, que se

baseia, por sua vez, noutras normas abertas como Unicode, XML, SQL ou o ZIP,

garantindo, assim, a interoperabilidade a longo prazo dos conteúdos da base de dados.

Atualmente, é possível migrar bases de dados Oracle, Microsoft SQL Server e

Microsoft Access para o formato SIARD (Rahman, David e Ribeiro, 2010).


62

Uma base de dados no formato SIARD permite representar a forma lógica da

base de dados, retendo não só os dados e a meta-informação, mas também todas as

relações existentes. Um arquivo ZIP não comprimido armazena a meta-informação

numa pasta chamada “header” e os dados na pasta “content”. Um arquivo de base de

dados SIARD tem a grande vantagem de, no futuro, poder ser interpretado por qualquer

sistema de gestão de bases de dados relacionais que suporte SQL.

A abordagem do projeto DBpreserve propõe-se a migrar a base de dados para

um modelo dimensional antes da conversão da informação para XML, o que faz com

que a estrutura da base de dados preservada seja diferente da estrutura do sistema

operacional, mas mais fácil de compreender no futuro. O principal objetivo é manter

apenas os dados e tornar a informação independente de qualquer aplicação (Rahman,

David e Ribeiro, 2010).

Apesar de esta abordagem ter enormes potencialidades para a preservação de

bases de dados em determinados contextos, existe ainda trabalho a fazer para tornar

todo este processo mais fácil. A sua aplicação no contexto da preservação dos PIE

poderia revelar-se bastante pesada e pouco eficaz no que respeita às necessidades de

acesso à informação dos possíveis utilizadores.

Outras alternativas para a preservação de aplicações de bases de dados incluem a

preservação dos manuais de utilizador, queries e funções em formato textual ou a

construção de emuladores. No entanto, estas não serão tão eficazes e podem levantar

alguns problemas de preservação a longo prazo. Um emulador, por exemplo, é um

programa que permite recriar virtualmente uma aplicação num computador diferente

daquele em que o programa está instalado, ou seja, permite utilizar aplicações obsoletas

num computador recente. Os principais problemas relacionados com esta alternativa

prendem-se com o facto de ser necessário voltar a desenvolver o emulador sempre que

existam alterações na plataforma para o qual ele foi desenhado e de não existirem

garantias de que os computadores do futuro sejam capazes de executar um emulador de

um computador antigo (Rahman, David e Ribeiro, 2010). Isto faz com que a emulação

não seja também uma solução sustentável para a preservação a longo prazo de bases de

dados tão importantes e dinâmicas como as que se relacionam com a gestão da

informação dos estudantes da FEUP.


63

Cenário 5: SIGARRA como Arquivo para os Processos Individuais dos Estudantes através

da satisfação dos requisitos de preservação digital

Neste cenário, a informação mantém-se no SIGARRA após o final de cada ano

letivo, ou após o encerramento do processo individual de estudante (interrupção,

anulação de inscrição ou conclusão de ciclo de estudos, por exemplo). É neste contexto

que são implementadas estratégias que permitem a preservação digital a longo prazo e

que garantem que a informação possui as características necessárias de documentação

de arquivo.

Da mesma forma que a informação produzida é impressa e enviada para arquivo,

numa determinada altura, por ser considerada permanente e essencial para a construção

de evidência do percurso académico do estudante na instituição, o mesmo deverá

acontecer nos sistemas que se encarregam da gestão e armazenamento dessa mesma

informação. Isto significa que a informação presente nos sistemas que diga respeito a

procedimentos já concluídos e validados pelos SERAC (inscrições, requerimentos, entre

outros), deverá assumir as características de documentação de arquivo e ser suportada a

sua preservação digital a longo prazo.

Para tal, é importante distinguir as duas principais fases da gestão académica: a fase

operacional, que suporta a gestão corrente da informação relacionada com os

estudantes, e a fase de arquivo, em que existem relativamente poucos cenários de acesso

e utilização dessa informação. É nesta segunda fase da gestão da informação que

deverão ser introduzidas funcionalidades e mecanismos para assegurar os requisitos

identificados na secção anterior e a inteligibilidade da informação a longo prazo.

Atualmente, a aplicação de gestão de alunos (GAUP) encontra-se num processo de

remodelação profunda ao nível tecnológico. A nova aplicação baseia-se em tecnologia

Web e pretende suportar o atual modelo de funcionamento dos cursos e ciclos de

estudos da Universidade do Porto. A automatização e simplificação de certos

procedimentos, que são um dos principais objetivos da reformulação desta aplicação,

podem desempenhar também um papel bastante relevante na automatização dos

procedimentos necessários à preservação digital dos PIE.

As principais vantagens deste cenário prendem-se com o facto de não ser

necessário implementar sistemas adicionais que se dediquem exclusivamente à

preservação da informação em formato digital. Permite ainda aproveitar as


64

potencialidades dos sistemas já existentes, valorizando-os e tornando-os mais eficazes,

em vez de dispersar as funções necessárias à gestão e preservação dos PIE por sistemas

e aplicações diferentes.


65

5 Políticas e Recomendações para a Preservação Digital da

Informação Permanente da FEUP

Como não existem ainda políticas de preservação digital claramente definidas ao nível

institucional, e tendo em conta que “para preservar eficientemente a informação

pretendida, é essencial que as políticas e os procedimentos necessários à sua

preservação estejam devidamente documentados” (CCSDS, 2002), este capítulo

pretende introduzir algumas políticas e recomendações de alto nível para apoiar a

preservação da informação de conservação permanente.

Antes de prosseguir com este assunto, e atendendo a exemplos de outras

instituições um pouco por todo o mundo e à importância crescente da preservação

digital nas organizações no geral, é importante enaltecer as potenciais vantagens e

benefícios que advêm das boas práticas em preservação digital. As boas práticas

deverão, por sua vez, ser definidas e fomentadas ao nível institucional como forma de

apoiar os projetos já existentes, ou em curso, e todos aqueles que possam vir a ser

desenvolvidos no futuro.

5.1 Políticas para a Preservação Digital da Informação Permanente

De seguida, é apresentada uma proposta de uma política para a preservação

digital dos recursos informacionais da instituição, que se encontrem em formato

eletrónico. As suas linhas gerais derivam da política de preservação digital definida para

o Parlamento Britânico, pelos próprios Arquivos do Parlamento, em Março de 2009

(UK Parliamentary Archives, 2009). Através da sua adaptação para a realidade

específica da FEUP, esperamos criar condições para uma preservação eficiente e

coerente de toda a informação permanente em formato eletrónico. Desta forma, os

pontos que se seguem deverão servir como principal referência para a implementação de

soluções de preservação digital, independentemente da estratégia de preservação

escolhida ou do tipo de informação em causa.

Esta política aplica-se a todos os recursos informacionais que se encontram em

formato eletrónico e estes podem ser caracterizados da seguinte forma:


66

Recursos nado-digitais, ou seja, recursos criados e geridos em formato

eletrónico;

Recursos digitalizados, o que significa que são criados em formato não

digital, mas que são posteriormente convertidos para formato digital;

Recursos “re-digitalizados”, ou seja, recursos que são criados

digitalmente, são geridos em formato não digital para responder às

necessidades do serviço, e são novamente digitalizados para fins

administrativos, de preservação ou de acesso.

Em relação às normas para preservação digital, recomenda-se a utilização de

normas associadas às melhores práticas e reconhecidas a nível nacional e internacional.

Dentro destas, destacamos a ISO 14721:2003 relativa ao modelo de referência Open

Archival Information System. Este modelo de referência define um modelo funcional de

alto nível para repositórios digitais e é já amplamente utilizado e reconhecido na

comunidade de preservação digital. A FEUP deverá tentar alinhar as suas políticas com

o modelo OAIS, sempre que tal seja possível.

REQUISITOS PARA A PRESERVAÇÃO DIGITAL

A preservação digital pode ser dividida em duas atividades fundamentais,

preservação da sequência de bits e preservação de conteúdo. A primeira é normalmente

denominada como preservação passiva e preocupa-se em manter as manifestações

existentes do recurso digital. A sua função consiste em assegurar a integridade e o

acesso controlado aos objetos digitais que se encontram armazenados no ambiente de

preservação, incluindo a sua meta-informação. A preservação de conteúdo,

normalmente denominada como preservação ativa, procura assegurar o acesso

continuado aos recursos digitais ao longo do tempo e das mudanças tecnológicas,

através de intervenção ativa. Pode gerar novas manifestações dos recursos digitais

através de processos como a migração de formatos. Essas novas manifestações são,

então, incorporadas e armazenadas no ambiente de preservação para a preservação da

sequência de bits.

Os tópicos que se seguem descrevem os requisitos para a preservação digital de

uma forma mais detalhada:


67

Infraestrutura

A infraestrutura necessária para a preservação digital deverá ser sustentável

por tanto tempo quanto os recursos digitais nela armazenados. Ou seja, a

arquitetura da infraestrutura deverá ser desenhada de modo a permitir a sua

sustentabilidade a longo prazo. Nos casos em que sejam requisitados

componentes ou serviços a organizações externas à FEUP, deverá ser

assegurado que estes se adequam a esta política.

Criação

A sustentabilidade dos recursos digitais deverá ser considerada o mais cedo

possível no seu ciclo de vida. Investir num planeamento cuidado da criação

dos recursos digitais poderá reduzir substancialmente os custos de

preservação e ainda evitar a necessidade de proceder a ações de

“arqueologia digital” para recuperar os recursos. Deverão, portanto, ser

considerados aspetos como os formatos de criação de ficheiros e de seleção

de tecnologias, normas de metainformação e outras normas de gestão de

informação.

Seleção e Incorporações

Os recursos digitais que necessitem de preservação poderão ser

provenientes de uma grande variedade de fontes e poderão também estar

associados a tecnologias bastante diferentes. Alguns exemplos são:

Sistema de Webmail da FEUP;

Ferramentas colaborativas;

Conteúdos Web;

Sistema de Gestão Académica (GAUP);

Projetos de Digitalização;

Atas e documentação administrativa.


68

Os recursos digitais selecionados para preservação deverão ser incorporados

num ambiente de preservação apropriado, de acordo com as suas

características e natureza.

Preservação da sequência de bits

Os serviços de preservação de sequência de bits poderão ser prestados, em

parte, por algum tipo de repositório digital, ou seja, um ambiente de

armazenamento seguro que assegure a integridade, a segurança e a

usabilidade dos recursos digitais armazenados. No entanto, esta política

preocupa-se com o conjunto de funções necessárias para implementar a

preservação de sequência de dados, e não tanto com os sistemas físicos

necessários para o fazer.

Preservação do Conteúdo

A preservação de conteúdo engloba três tipos de atividades fundamentais,

que deverão ser executas sistematicamente. Estas atividades consistem na

caracterização, no planeamento da preservação e em ações de preservação.

Acesso e utilização

Quanto ao acesso aos documentos preservados digitalmente, este deverá ser

feito de acordo com certas restrições. Sempre que possível, os conteúdos

preservados deverão ser disponibilizados para a comunidade académica no

geral. No que respeita a informação mais sensível ou pessoal, deverão ser

definidas permissões de acesso aos recursos digitais de acordo com a sua

proveniência e com os objetivos de preservação previamente estabelecidos.

Alguns documentos preservados em formato digital só poderão ser

consultados através dos serviços responsáveis pela preservação digital, ou

com o apoio e autorização destes. A informação preservada digitalmente

deverá estar acessível tanto no presente como a longo prazo.


69

COMPETÊNCIAS E FORMAÇÃO

As atividades de preservação deverão ser levadas a cabo por pessoal suficiente e

com as competências apropriadas às suas funções. Poderão ser utilizados colaboradores

internos, de instituições parceiras, estudantes e investigadores ou serviços de consultoria

externos.

Deverão ser oferecidas oportunidades de formação aos colaboradores da instituição

para que mantenham ou melhorem as suas competências de preservação digital. Estas

oportunidades poderão incluir a participação em cursos de formação, oportunidades

para autoaprendizagem, participação em seminários nacionais e internacionais,

workshops e conferências, visitas de estudo, estágios e intercâmbio de experiências com

outras instituições e profissionais.

INVESTIGAÇÃO E COLABORAÇÃO

Tendo em conta a elevada reputação e a excelência da FEUP em termos de

investigação e desenvolvimento, deverão ser desenvolvidos projetos direcionados para o

apoio à investigação autónoma em preservação digital. Além disso, as atividades de

preservação digital deverão basear-se nas melhores práticas existentes e na investigação

mais recente.

Para atingir estes fins, deverá ser fomentada a colaboração com instituições

parceiras ou especializadas em preservação digital, bem como com a comunidade de

preservação digital em Portugal e no estrangeiro. A participação em iniciativas e

projetos mais abrangentes de organizações que se dediquem a este tipo de atividades

deverá também ser encorajada. A FEUP deverá, portanto, colaborar, sempre que

possível, com projetos internacionais de investigação.

PAPÉIS E RESPONSABILIDADES

A implementação de soluções de preservação digital exigirá trabalhar ao longo

de toda a estrutura orgânica e funcional da FEUP e, por vezes, poderá também envolver

parceiros externos. As entidades responsáveis por definir, manter e monitorizar a


70

conformidade com as políticas e as estratégias de preservação deverão ser claramente

atribuídas.

Os produtores de conteúdos serão também responsáveis por assegurar que os

recursos digitais são criados e geridos de acordo com esta política e com as normas que

lhe estão associadas. Os papéis desempenhados por cada colaborador, no processo de

preservação digital, deverão ser amplamente divulgados.

CUSTÓDIA E ARMAZENAMENTO

Para minimizar os danos causados por eventuais incidentes ou desastres naturais,

deverão ser efetuadas cópias de segurança das coleções alvo de preservação e estas

deverão ser armazenadas em locais distintos das originais. Estas cópias de segurança

deverão ser efetuadas regularmente e deverão ainda ser alvo de manutenção ativa para

assegurar que a informação se mantém inteligível. Deverão, portanto, ser criadas as

condições que assegurem que tanto as coleções como as infraestruturas tecnológicas,

necessárias para gerir e aceder às coleções, possam ser repostas após um acidente ou

desastre.

A preservação digital deverá ainda envolver o tratamento dos suportes físicos de

armazenamento (limpeza, por exemplo) e do seu conteúdo intelectual (migração, por

exemplo). A migração dos objetos nado-digitais poderá ser necessária para aumentar a

usabilidade de um objeto digital ou em resposta a mudanças tecnológicas que ameacem

o acesso continuado ao objeto digital, devido à obsolescência tecnológica. Esta

estratégia de preservação deverá ser uma atividade recorrente ao longo do ciclo de vida

dos objetos digitais e deverá sempre ser levada a cabo de uma forma controlada e como

resultado de um planeamento de preservação e testes bastante cuidados e rigorosos. A

história da migração deverá ainda ser totalmente documentada como parte integrante da

metainformação associada ao documento.

Nos casos em que a FEUP recorra a serviços ou parceiros externos para que estes

forneçam serviços de preservação ou de acesso, para todas ou algumas das coleções

preservadas, deverão ser assegurados alguns aspetos, nomeadamente que:

A propriedade dos conteúdos pertence à FEUP;

A custódia formal e o controlo da informação pelos colaboradores da

FEUP não são postos em causa;


71

Os serviços de preservação externos utilizam as mesmas normas que

os serviços da FEUP;

A informação disponível a toda a comunidade académica se mantém

sob o controlo da FEUP, é definida pelas normas e políticas internas e

pode ser integrada com outros recursos de informação; e

A informação, incluindo a metainformação, pode ser transferida,

tanto para a FEUP como para outra entidade previamente definida, no

futuro e de acordo com as normas apropriadas de interoperabilidade.

COMUNICAÇÃO DA POLÍTICA

A comunidade FEUP, e em especial os colaboradores dos serviços, deverá ser

consciencializada para a importância da preservação digital e dos contributos que esta

poderá trazer para o bom funcionamento e preservação da memória da instituição. Desta

forma, esta política é particularmente dirigida a:

gestores de projeto, técnicos e equipas responsáveis por desenhar

e implementar sistemas destinados a gerir informação digital

com valor a longo prazo;

serviços de documentação e informação (SDI);

utilizadores dos serviços de informação da faculdade, incluindo

colaboradores e a comunidade académica no geral.

Esta comunicação deverá ser feita de forma proactiva para todos os stakeholders

através de ferramentas de comunicação interna, como e-mails dinâmicos, newsletters ou

o próprio website da Faculdade.

AUDITORIAS

A FEUP deverá desenvolver e implementar procedimentos que permitam verificar

que a política está a ser seguida pelos serviços, realizando auditorias periódicas. As

auditorias deverão ser usadas para medir a eficiência da implementação da política,

identificar prioridades e apoiar futuras revisões.


72

REVISÃO DA POLÍTICA

A política deverá ser revista de acordo com as necessidades de preservação

decorrentes da evolução tecnológica, com o objetivo de dar resposta a alterações

significativas. Caso tal não se verifique, de dois em dois anos, no mínimo.

5.2 Recomendações para a Preservação Digital dos Processos Individuais

dos Estudantes

Considera-se que a informação que constituí os processos individuais dos alunos é

de conservação permanente, ou seja, independentemente de qualquer condicionante para

a preservação da informação em questão, esta deverá ser preservada indefinidamente.

Além disso, a implementação de estratégias que permitam a preservação digital dos PIE

não implica que as formas tradicionais de preservação dessa informação deixem de

existir, nomeadamente no que respeita à sua impressão e envio para o Arquivo.

Caso surja a necessidade de proceder à preservação em formato digital dos PIE

existentes em arquivo, e anteriores à implementação do GAUP na FEUP, a solução mais

adequada deverá passar por um projeto de digitalização em grande escala. Como foi já

referido no capítulo 4, este cenário será bastante exigente em relação aos meios técnicos

e humanos necessários para o efeito. No entanto, poderá ter algumas vantagens no

respeita, por exemplo, ao espaço físico necessário para armazenar a informação e à

possibilidade de poder armazenar a mesma informação em mais do que um sítio ao

mesmo tempo, garantindo assim um armazenamento mais seguro da informação.

Através da análise dos sistemas que se relacionam com a gestão de informação

relativa aos PIE na FEUP, e do funcionamento e particularidades da própria instituição,

é ainda possível concluir que a solução mais realista para este contexto se prende com a

implementação de novas funcionalidades nos sistemas já existentes, que se destinem a

assegurar a preservação a longo prazo da informação que gerem. Isto significa que, em

vez de serem implementados e integrados novos sistemas que se encarreguem da

preservação digital dos PIE, ou mesmo de toda a informação administrativa da FEUP, a

estratégia mais adequada deverá corresponder à apresentada no cenário 5 (capítulo 4).

Atualmente, não existem mecanismos que impeçam a manipulação de dados no

GAUP após o encerramento dos processos. Apesar de tal apenas ser permitido por


73

despacho ou em situações excecionais, devidamente justificadas e documentadas, a

verdade é que o sistema continua a permitir a manipulação dessa informação. Este será

outro aspeto a que a estratégia de preservação deverá responder, nomeadamente ao não

permitir a alteração ou eliminação de informação após o encerramento dos processos.

Caso tal aconteça, a informação relativa às alterações efetuadas deverá constar na meta-

informação do respetivo processo.

Para que este processo seja o mais eficaz possível, também as funcionalidades de

verificação de conclusão de curso do GAUP deverão ser revistas. Através das

entrevistas aos SERAC, foi possível observar que existem opções para verificar

automaticamente quais os alunos que se encontram no estado “concluído”, mas que esse

processo não é totalmente eficaz. São, portanto, necessários procedimentos manuais

adicionais para confirmar a conclusão de curso por parte dos estudantes.

Quando todos os procedimentos relacionados com o percurso académico do

estudante forem obrigatoriamente feitos por meios eletrónicos, poderão ser

equacionadas novas formas de preservação desta informação. Apesar de ser uma

tendência crescente na gestão académica dos estudantes, existem ainda muitos

documentos que são entregues em papel, ou impressos para serem assinados e

associados aos PIE em papel, coexistindo assim com a informação digital existente. Ou

seja, enquanto o estudante está a frequentar a instituição, alguma da sua informação

existe apenas em papel (no arquivo), enquanto outra existe apenas na base de dados dos

SERAC (até ser impressa através da interface Web e anexada ao processo individual).

Este facto dificulta bastante as atividades de preservação necessárias e a própria

abordagem à sua preservação em formato digital.

A evolução orgânica e funcional, o processo de Bolonha, novos processos e

procedimentos de trabalho, a crescente utilização de ferramentas digitais e eventuais

reformulações de tipologias documentais obrigam ainda a um acompanhamento e

monitorização cuidados de todo o processo de preservação digital dos processos

individuais.


74

6 Conclusões e Trabalho Futuro

Em plena Era da Informação, a preservação digital é um assunto que tem vindo a

merecer cada vez mais atenção por parte da comunidade científica e das organizações

no geral. Seja devido ao crescente número de projetos de desmaterialização de

processos a que as mais diversas organizações têm dedicado esforços, ou à necessidade

de preservação de informação científica e técnica, que poderá ser muito relevante para

as gerações vindouras, são muitas as razões que contribuem para o aumento dos estudos

e projetos relacionados com a preservação digital. De facto, não só o número destes

projetos tem vindo a aumentar, como também o seu financiamento por parte de

entidades governamentais de vários pontos do globo, como a Austrália, a União

Europeia ou os EUA, é cada vez mais significativo, o que demonstra já preocupações

políticas comuns muito sérias em relação a este tema.

O presente trabalho de dissertação permitiu analisar a pertinência, as condições

necessárias e as diferentes hipóteses de implementação de estratégias de preservação

digital num contexto muito específico, nomeadamente em relação aos processos

individuais de estudantes de uma instituição de ensino superior, a Faculdade de

Engenharia da Universidade do Porto. No entanto, dada a complexidade inerente a toda

a gestão da informação relacionada com os estudantes e à multiplicidade de sistemas e

aplicações informáticas que a suportam, muito próprios da instituição e da Universidade

do Porto, uma grande parte do trabalho foi direcionada para a identificação do estado

atual da gestão dessa mesma informação. Esta tarefa fica ainda marcada por alguns

contratempos, pois a FEUP e a própria UP estão a atravessar processos de

reestruturação organizacional e de adaptação a novas realidades, sejam elas políticas ou

tecnológicas. A adaptação da gestão de alunos à entrada em vigor do processo de

Bolonha, a recente associação da plataforma Digitary à aplicação de gestão académica

(GAUP) ou a reformulação profunda em que se encontra atualmente a aplicação GAUP,

com vista à sua substituição por uma nova aplicação baseada na Web (WebGA), foram

algumas das condicionantes que influenciaram a identificação do estado atual da gestão

académica na instituição.

Sendo a FEUP uma instituição que pretende estar na vanguarda do

desenvolvimento tecnológico, tanto nas suas práticas internas como através da

investigação e divulgação científica, também os seus sistemas e infra estruturas


75

tecnológicas estão em constante evolução. Este facto dificulta bastante a tarefa de

caracterização da realidade existente mas, ao mesmo tempo, é o que justifica e serve de

principal motivação para projetos como este. Além de contribuírem para uma melhoria

nas práticas organizacionais da FEUP, podem ainda contribuir para que a instituição

reforce a sua posição como principal referência em investigação e desenvolvimento na

área das novas tecnologias.

Quanto aos objetivos propostos no primeiro capítulo, estes foram atingidos, na sua

maioria, através da identificação e análise dos sistemas que se relacionam com a gestão

dos processos individuais de estudante e da exposição das suas principais diferenças e

particularidades. Descreveram-se também os diferentes procedimentos responsáveis

pela criação dos PIE e definiu-se o que interessa realmente preservar face aos requisitos

legais atuais e à realidade específica da FEUP. Os requisitos para a preservação digital

dos PIE foram definidos, e as diferentes estratégias de preservação analisadas e

avaliadas através da construção de cenários de preservação. Finalmente, foram

elaboradas recomendações e políticas para guiar as práticas de preservação digital, tanto

para os PIE, como para toda a informação permanente da FEUP.

Uma conclusão importante que se pode retirar de todo o processo de análise da

realidade da gestão de informação relacionada com o percurso académico dos

estudantes na instituição, prende-se com a necessidade de colaboração intensa, não só

das partes interessadas, como os SDI/Arquivo e os SERAC, mas também dos serviços

responsáveis pelo desenvolvimento e manutenção dos sistemas de informação

responsáveis pela gestão da informação em questão. São estes últimos que conhecem

melhor as características e as potencialidades dos sistemas analisados e que podem

desempenhar um papel fundamental na identificação de soluções de preservação digital

compatíveis com esses mesmos sistemas, excluindo assim a necessidade de

implementar novos sistemas ou aplicações.

Podemos portanto afirmar que, para o sucesso de um projeto deste tipo, é

indispensável o contributo de outras disciplinas além da Ciência da Informação. A

engenharia informática e de computação e, mais especificamente, a engenharia de

sistemas, deverão desempenhar também um papel de relevo na seleção e implementação

da estratégia mais adequada. Este aspeto reflete ainda a mudança de paradigma em

relação à preservação da informação, tradicionalmente muito ligada a informação


76

logicamente delimitada, ou seja, a objetos discretos, e à existência de uma classe única

de profissionais que se encarregava desta atividade.

Atualmente, assistimos a um crescimento enorme da informação sob a forma de

objetos distribuídos, como bases de dados relacionais ou documentos compostos, nas

mais diversas organizações. Este facto, além de criar uma grande dependência em

relação às aplicações necessárias para uma correta interpretação da informação, leva

ainda à procura de soluções automatizadas e à necessidade de integração de diferentes

profissionais para a implementação dessas soluções. Além da preservação da

informação propriamente dita ou, por outras palavras, das suas diferentes manifestações,

também o contexto de produção da informação, e o seu ciclo de vida, têm vindo a

merecer cada vez mais atenção.

Em relação a trabalho futuro, deverá ser tida em consideração a reformulação da

aplicação de gestão académica que está atualmente a decorrer para, desde o primeiro

momento, serem implementadas estratégias de preservação digital coerentes com o

funcionamento da nova aplicação. Outro aspeto bastante relevante prende-se com a

homogeneização das práticas de preservação digital entre as diversas unidades que

integram a UP. Devido à sua experiência e capacidade nesta matéria, a FEUP poderia

ter um papel determinante na implementação das funcionalidades necessárias para a

preservação digital nas restantes unidades orgânicas da UP.


77

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81

Anexos


82

Anexo A – Exemplo de um Boletim de Inscrição no Ensino Superior de um PIE


83

Anexo B - Proposta de Classificação Documental para o Processo Individual de

Estudante (Jorge Pópulo, 2008)

GA Gestão de Alunos

1 Processos Individuais de Estudantes

1.1 Candidaturas

Boletim de Candidatura

Lista de Seriação

Referência Multibanco de Candidatura

Outros Documentos

1.2 Matrículas

Ofício DGES

Lista Colocados DGES

Pauta de Matrícula DGES

Historial de Candidatura

Transferência Oficiosa de Matrícula

1.3 Inscrições

Boletim de Inscrição

Referência Multibanco de Inscrição

1.4 Propinas

Referência Multibanco de Propina

Guia de Pagamento de Propina

Pagamento

Pedido de Bolsa

Exceções

1.5 Exames

Inscrição em Exame de Época Normal

Inscrição em Exame de Recurso

Inscrição em Exame de Melhoria de Classificação

Inscrição em Exame de Época Especial

Inscrição em Exame em Outros Exames

Guia de Pagamento para Realização de Exame

Resultado de Exame


84

1.6 Dissertação / Tese

Título da Tese

Tema Definitivo

Tema Provisório

Orientador

Coorientador

Estados

Júri

1.7 Conclusão de Curso

Ata

Resultado (Doutoramento)

Ofício com a Média Final

Talão de Curso

Carta de Curso

Ata de Mestrado

1.8 Equivalências

Pedido de Equivalências

Outros Documentos

Guia de Pagamento de Pedido de Equivalências

Resposta a Pedido de Equivalências

1.9 Estatutos Especiais

Comprovativo de Estatuto

Pedido de Reconhecimento de Estatuto

Resposta a Pedido de Reconhecimento de Estatuto

1.10 Requerimentos

Requerimento

Anexo de Requerimento

Resposta a Requerimento

1.11 Declarações

Pedido de Declaração

Declaração

1.12 Certidões

Pedido de Certidão

Guia de Pagamento de Pedido de Certidão


85

Certidão

1.13 Justificação de Faltas

Atestado Médico

Outras Justificações

1.14 Mobilidade

1.15 Atividades Complementares

1.16 Regime de Estudo

Documents

Preservação Digital da Informação Permanente da FEUP ... · À Professora Cristina Ribeiro, minha orientadora, pelo apoio e acompanhamento sem o qual este trabalho não teria