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Projeto de Norma Portuguesa
prNP 4563
2018
ICS
03.100.02; 03.100.70
CORRESPONDÊNCIA
APROVAÇÃO
2018-09-12
INQUÉRITO PÚBLICO Este projeto de Documento Normativo está sujeito a inquérito
público durante o prazo de 30 dias conforme indicado na
publicação do Instituto Português da Qualidade “Publicação
Oficial do IPQ”. Eventuais críticas ou sugestões devem ser
enviadas ao Instituto Português da Qualidade, Departamento de
Normalização
ELABORAÇÃO
CT 165 (APEE)
2ª EDIÇÃO
2018-09-17
CÓDIGO DE PREÇO X006
IPQ reprodução proibida
Rua António Gião, 2
2829-513 CAPARICA PORTUGAL
Tel. + 351-212 948 100 Fax + 351-212 948 101
E-mail: [email protected] Internet: www.ipq.pt
Sistema de gestão da ética das organizações
Requisitos
Système de gestion de l’éthique des organisations
Exigences
Ethics of organizations management system
Requirements
em branco
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Sumário Página
Preâmbulo ................................................................................................................................................. 5
0 Introdução .............................................................................................................................................. 6
0.1 Enquadramento .................................................................................................................................. 6
0.2 Ética e responsabilidade social das organizações ............................................................................ 6
1 Objetivo e campo de aplicação ............................................................................................................. 8
2 Referências normativas ........................................................................................................................ 8
3 Termos e definições ............................................................................................................................... 8
4 Contexto da organização ...................................................................................................................... 11
4.1 Compreender a organização e o seu contexto ...................................................................................... 11
4.2 Compreender as necessidades e as expectativas das partes interessadas ............................................. 12
4.3 Determinar o âmbito do Sistema de Gestão da Ética da organização .................................................. 12
4.4 Sistema de Gestão da Ética da organização ......................................................................................... 13
5 Liderança ............................................................................................................................................... 13
5.1 Liderança e compromisso .................................................................................................................... 13
5.2 Política.................................................................................................................................................. 14
5.3 Definição do sistema de valores ........................................................................................................... 15
5.4 Funções, responsabilidades e autoridades organizacionais .................................................................. 15
6 Planeamento........................................................................................................................................... 15
6.1 Ações para tratar riscos e oportunidades .............................................................................................. 15
6.2 Objetivos da ética da organização e planeamento para os atingir ........................................................ 16
6.3 Planeamento das alterações .................................................................................................................. 17
7 Suporte ................................................................................................................................................... 17
7.1 Recursos ............................................................................................................................................... 17
7.2 Competências ....................................................................................................................................... 17
7.3 Consciencialização e formação ............................................................................................................ 17
7.4 Comunicação ........................................................................................................................................ 18
7.5 Informação documentada ..................................................................................................................... 19
8 Operacionalização ................................................................................................................................. 20
8.1 Planeamento e controlo operacional .................................................................................................... 20
8.2 Recolha, registo e tratamento de preocupações e denúncias................................................................ 20
9 Avaliação do desempenho..................................................................................................................... 21
9.1 Monitorização, medição, análise e avaliação ....................................................................................... 21
9.2 Auditoria interna .................................................................................................................................. 21
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9.3 Revisão pela gestão .............................................................................................................................. 22
10 Melhoria ............................................................................................................................................... 23
10.1 Não-conformidade, denúncias e ações corretivas .............................................................................. 23
10.2 Melhoria contínua ............................................................................................................................... 23
Bibliografia ................................................................................................................................................ 24
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Preâmbulo
A presente Norma foi elaborada pela Comissão Técnica Portuguesa de Normalização CT 165 “Ética nas
Organizações”, cuja coordenação é assegurada pela Associação Portuguesa de Ética Empresarial
(ONS/APEE).
Esta Norma está em conformidade com os requisitos relativos às normas de sistemas de gestão. Estes
requisitos incluem uma estrutura de alto nível, os títulos de secções e texto idênticos, os termos comuns e as
definições essenciais, o que facilita a sua implementação para os utilizadores que aplicam múltiplas normas
de sistemas de gestão.
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0 Introdução
0.1 Enquadramento
Esta Norma foi desenvolvida para responder à necessidade, sentida pelas organizações, de desenvolver um
referencial que estabeleça os requisitos mínimos de um sistema de gestão da ética das organizações
certificável por uma entidade externa e independente.
0.2 Ética e responsabilidade social das organizações
A ética trata o sistema de valores que orienta o comportamento organizacional e as pessoas que integram as
organizações, com ou sem fins lucrativos, no sentido de adotar uma atuação globalmente adequada e
responsável face às expectativas das suas partes interessadas.
A ética constitui-se como uma orientação da atuação/conduta dos gestores e dos trabalhadores no seio da
própria organização. Pretende garantir que os impactos internos e externos das decisões da gestão e das
atividades da organização estão em linha com a missão, os seus princípios e objetivos e que os mesmos não
colidem com os valores de responsabilidade social expectáveis da organização para o universo das partes
interessadas que com ela, direta ou indiretamente, interagem.
Na identificação das partes interessadas, a organização tem em conta, para além dos impactos internos
(trabalhadores), toda a cadeia de valor gerado, nomeadamente a proveniência dos recursos naturais e os
processos de trabalho a montante (a sua cadeia de fornecedores) e a jusante (impactos nos seus clientes e
utilizadores finais/consumidores dos bens ou serviços e no ambiente), bem como os impactos nas
comunidades.
No âmbito desta Norma entende-se responsabilidade social como as ações consistentes e sistemáticas
empreendidas pelas organizações, para além do legalmente exigível, tendo em vista a criação e maximização
dos seus impactos positivos, bem como o compromisso para a contínua redução ou eliminação dos seus
impactos negativos. A responsabilização advém da antevisão e prestação de contas pelas consequências das
decisões e atividades da organização, face às leis aplicáveis, às normas internacionais e aos referenciais de
conduta, que devem conduzir ao desenvolvimento sustentável da própria organização e das suas partes
interessadas, incluindo a saúde humana, o bem-estar da sociedade e os direitos humanos.
Enquanto membros de uma organização, as pessoas confrontam-se variadas vezes com situações não
regulamentadas, requerendo uma escolha entre várias alternativas que precisam de ser avaliadas como certas
ou erradas de acordo com o sistema de valores da organização, cujos impactos serão percecionados e
avaliados pelas partes interessadas e pela sociedade em geral. São estas situações que constituem questões
éticas.
As más decisões do foro ético têm impactos, por vezes irreversíveis, em termos de valor e reputação da
organização e, consequentemente, afetam negativamente a sua vantagem competitiva, a capacidade de atrair
e reter talentos, a possibilidade de aumentar ou manter a base de compradores/utilizadores dos bens ou
serviços que produz, bem como a confiança dos acionistas, patrocinadores, dadores, influenciadores de
opinião e da comunidade em geral, diminuindo o valor intangível da marca (goodwill).
A gestão da ética das organizações enquadra as múltiplas vertentes do modelo de governação da
organização, assente num compromisso total com a ética na tomada de decisão e nas consequentes ações que
determinam a reputação da organização.
Entre essas múltiplas vertentes podem destacar-se:
a garantia da conformidade legal e regulamentar aplicável ao seu setor de atividade;
a rejeição da corrupção em todas as suas formas, incluindo extorsão e suborno;
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a transparência da gestão nas decisões cruciais de foro ético, no reporte formal e informal da atividade e
na oferta dos produtos ou serviços aos seus mercados ou clientes;
a garantia da ética nos negócios, se aplicável à natureza da organização, nomeadamente em relação a
práticas comerciais justas, conformidade com as normas de relação concorrencial e integridade nos
relacionamentos externos com parceiros e clientes;
a responsabilização pelos impactos ambientais, sociais e económicos, numa ótica de prevenção e
mitigação dos impactos negativos e potenciação dos impactos positivos;
aspetos transversais da gestão no âmbito interno da organização, tais como: a defesa dos direitos
humanos e a promoção do diálogo social interno, da equidade, da diversidade e da não descriminação.
NOTA: Um estudo mais aprofundado nestas matérias pode ser concretizado através da análise das referências normativas adiantes
indicadas.
Estas múltiplas vertentes são consideradas aquando da definição do sistema de valores fundamentais da
organização, que determinam a política e a estratégia em relação ao sistema de gestão da ética, conforme
estabelecido na presente Norma.
A existência de um código de ética, adequadamente construído e de abrangência alargada, permite facilitar a
tomada de decisões perante as questões éticas e, deste modo, prevenir impactos nocivos para as partes
interessadas e, em última instância, para a própria organização pela exposição a que a mesma está sujeita.
Porém, a gestão das questões éticas numa organização não se esgota com a existência de um código de ética,
ainda que amplamente divulgado e respeitado por todos. A gestão eficaz da ética da organização - para além
de uma questão cultural proveniente da gestão de topo que entende a ética como parte do ADN da
organização - esta sustentada num sistema de gestão que regula todas as decisões e atividades que afetam
direta ou indiretamente as partes interessadas da organização e a sociedade em geral.
Ao assumir a ética como pedra basilar a organização aposta na sua sustentabilidade a longo prazo.
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1 Objetivo e campo de aplicação
A presente Norma estabelece os requisitos quanto aos princípios e metodologias para a implementação e
manutenção de um sistema de gestão da ética da organização, segundo um processo faseado e estruturado
que implica o envolvimento das suas partes interessadas, internas e externas, desencadeado e assumido pela
gestão de topo.
Cada organização, seja do setor privado ou público, com ou sem fins lucrativos, é encorajada a reforçar o seu
valor e reputação1)
aplicando a presente Norma.
Esta Norma não tem como objetivo definir os valores a serem adotados pelas organizações, cuja essência
emerge das crenças da organização e da sua gestão, nem fornecer mecanismos ou instrumentos específicos
do sistema de gestão da ética das organizações.
Através da verificação do respeito pelos requisitos da presente Norma, a organização poderá requerer a
certificação do sistema de gestão da ética da organização, nomeadamente a elaboração e implementação do
código de ética, o enquadramento da ética na estratégia da organização, no planeamento das suas atividades
de curto, médio e longo prazo, na tomada de decisão e na promoção a todos os níveis de práticas e
comportamentos adequados face aos princípios éticos da organização, bem como a aferição da efetividade do
seu sistema de gestão face aos propósitos definidos.
Qualquer declaração de conformidade com esta Norma só poderá dizer respeito à conceção e implementação
do sistema de gestão da ética da organização.
2 Referências normativas
A presente Norma não contém referências normativas.
3 Termos e definições
Para os fins da presente Norma aplicam-se os seguintes termos e definições.
3.1 Código de conduta
Código formal que estabelece as condutas consideradas corretas e aceitáveis, face aos princípios éticos da
organização.
NOTA à secção: Algumas organizações incorporaram no seu código de conduta o sistema de valores, princípios e objetivos de
caráter ético a alcançar ao nível interno e externo. Se for esse o caso, esse código é aceite como “código de ética” para os
propósitos da presente Norma.
3.2 Código deontológico
Código aplicável a uma determinada área profissional.
3.3 Código de ética
Código formal que estabelece objetivos de caráter ético que a organização pretende alcançar e prosseguir,
interna e externamente. É constituído pelo sistema de valores e compromissos assumidos pelas pessoas,
enquadradores das suas condutas enquanto membros da organização.
1) O termo em inglês é Goodwill.
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NOTA 1 à secção: Algumas organizações implementaram um “código de conduta” ou outro de idêntica natureza. No entanto, desde
que esse código contenha os elementos apresentados na definição acima e não apenas condutas consideradas corretas ou
incorretas, esse código é aceite como “código de ética” para os fins da presente Norma. Preferencialmente, a designação a adotar
deverá ser “código de ética”.
NOTA 2 à secção: O código de ética da organização não deve ser confundido com um código de ética funcional ou com um código
deontológico.
3.4 Código de ética funcional
Código de ética específico de uma área funcional da organização. É constituído por compromissos
específicos inerentes às tarefas e responsabilidades dessa área funcional.
3.5 Colaboradores
Trabalhadores com relação jurídica ou económica de subordinação e outros desempenhando funções ligadas
às atividades da organização, como sejam trabalhadores por conta própria, estagiários, trabalhadores
voluntários ou com outras formas de vinculação.
3.6 Conduta ética
Comportamento que está de acordo com os princípios aceites de correta ou boa conduta no contexto de uma
situação específica e que é consistente com as normas internacionais de conduta.
3.7 Desempenho
Resultado mensurável de um sistema, processo ou atividade.
3.8 Diligência devida (due diligence)
Processo proativo abrangente para identificar os impactos económicos, ambientais e sociais reais e
potencialmente negativos das decisões e atividades da organização ao longo de todo o ciclo de vida de um
projeto ou de uma atividade organizacional, com o propósito de evitar e mitigar os impactos negativos.
3.9 Gestão de topo
Pessoa ou grupo de pessoas que dirige e controla uma organização ao mais alto nível.
3.10 Impacto da organização
Mudança positiva ou negativa na sociedade, na economia ou no ambiente, resultante na totalidade ou em
parte das decisões e atividades passadas e presentes dessa organização.
3.11 Missão
A missão da organização define a razão da sua existência. Pode ainda explicitar uma ideia de atuação (o que
se propõe fazer) e uma filosofia de atuação (qual a forma de atingir os resultados esperados).
3.12 Normas internacionais de conduta
Expectativas de conduta organizacional socialmente responsável, decorrentes do direito internacional
consuetudinário, de princípios geralmente aceites do direito internacional, e de acordos intergovernamentais
que sejam universalmente ou quase universalmente reconhecidos.
NOTA 1 à secção: Os acordos intergovernamentais incluem tratados e convenções.
NOTA 2 à secção: Embora o direito internacional consuetudinário, os princípios geralmente aceites do direito internacional, e
acordos intergovernamentais sejam direcionados principalmente para os Estados, expressam objetivos e princípios aos quais as
organizações poderão aspirar.
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NOTA 3 à secção: As normas internacionais de conduta evoluem ao longo do tempo.
3.13 Organização
Entidade de direito público ou privado, com ou sem personalidade jurídica e com ou sem fins lucrativos, que
tenha a sua própria estrutura funcional com responsabilidades, autoridades e relações e objetivos
identificáveis.
3.14 Parte interessada
Pessoas, grupos ou organizações que afetam ou são afetados pelas atividades de uma organização. Para além
dos acionistas, as partes interessadas são de tipo interno (por exemplo, os colaboradores e seus representantes
coletivos) e de tipo externo (por exemplo, clientes, fornecedores e subcontratados, comunidade local,
entidades reguladoras, associações patronais e sindicais).
3.15 Política
Intenções e orientação de uma organização, conforme formalmente expressas pela sua gestão de topo.
3.16 Princípio
Base fundamental da tomada de decisão ou da conduta.
3.17 Processo
Conjunto de atividades interrelacionas ou interatuantes que transforma entradas em saídas.
3.18 Requisito
Necessidade ou expectativa expressa, geralmente implícita ou obrigatória.
NOTA 1 à secção: “Geralmente implícito” significa que é hábito ou prática comum para a organização e para as partes
interessadas que a necessidade ou expectativa em consideração esteja implícita.
NOTA 2 à secção: Um requisito especificado é um requisito que é expresso, p. ex., em informação documentada.
NOTA 3 à secção: Os requisitos para além dos requisitos legais tornam-se obrigatórios quando a organização decide cumpri-los.
3.19 Responsabilidade (responsibility)
Qualidade de quem é responsável, isto é, pessoa que age com conhecimento e liberdade suficientes para que
os seus atos possam ser considerados como seus e deva responder por eles (definição adaptada do Dicionário
de Língua Portuguesa, Porto Editora, 8.ª Edição).
3.20 Responsabilidade social
Responsabilidade da organização pelos impactos das suas decisões e atividades na sociedade e no ambiente,
através de um comportamento ético e transparente que:
– contribua para o desenvolvimento sustentável, incluindo saúde e bem-estar da sociedade;
– tenha em conta as expectativas das partes interessadas;
– esteja em conformidade com a lei aplicável e seja consistente com as normas internacionais de conduta;
– esteja integrada em toda a organização e seja praticada nas suas relações.
NOTA 1 à secção: As atividades incluem produtos, serviços e processos.
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NOTA 2 à secção: As relações referem-se às atividades da organização na sua esfera de influência.
3.21 Responsabilização (accountability)
Obrigação de responder por decisões e atividades perante os órgãos dirigentes da organização, as autoridades
legais e as suas partes interessadas.
NOTA à secção: O termo inglês accountability é, na maior parte das vezes, traduzido em português como responsabilidade, o que
não sendo um erro, pode trazer confusão com o termo inglês responsibility, e a respetiva tradução.
3.22 Risco
Efeito da incerteza de determinada atividade ou decisão, na consecução dos objetivos. O efeito é um desvio
em relação ao esperado, cuja(s) consequência(s) pode(m) ser positiva(s) ou negativa(s).
3.23 Sistema de gestão
Conjunto de elementos interrelacionados ou interatuantes de uma organização (3.13) para o estabelecimento
de políticas (3.15), de objetivos e de processos (3.17) para atingir esses objetivos.
3.24 Sistema de Gestão da Ética da Organização
Sistema que regula o conjunto de princípios e valores, modelos de governação, estratégias, decisões, práticas
internas e externas, comportamentos coletivos ou individuais que determinam a ética da atuação e da
imagem da organização face às suas partes interessadas e à sociedade em geral.
3.25 Sistema de valores
Conjunto de valores fundamentais que norteiam a atuação da organização e a conduta das pessoas que a
integram, em consonância com a sua visão e a sua missão. Os valores representam os critérios de referência
que influenciam os princípios, a cultura, as decisões e as ações da organização.
3.26 Subcontratação
Estabelecimento de um acordo no qual uma organização externa realiza parte da(s) função(ões) ou
processo(s) de uma organização.
3.27 Transparência
Abertura em relação a decisões e atividades que afetam a sociedade, a economia e o ambiente e a vontade de
garantir a sua comunicação de um modo claro, preciso, atempado, honesto e completo.
3.28 Visão
A visão da organização consiste num conjunto de metas ou objetivos de longo prazo que a organização se
propõe atingir e para os quais define e implementa determinadas ações, medidas e atividades.
4 Contexto da organização
4.1 Compreender a organização e o seu contexto
A organização deve determinar questões internas e externas que sejam relevantes para o seu propósito e que
afetem a sua capacidade para atingir o(s) resultado(s) pretendidos com o seu Sistema de Gestão da Ética.
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4.1.1 Definição da missão e visão da organização
A organização deve definir e formalizar:
a) a sua missão;
b) a sua visão.
4.1.2 Identificação das partes interessadas
A organização deve identificar as suas partes interessadas, quer internas quer externas.
4.2 Compreender as necessidades e as expectativas das partes interessadas
4.2.1 No âmbito do seu Sistema de Gestão da Ética, a organização deve determinar:
a) as partes interessadas que são relevantes;
b) os requisitos destas partes interessadas.
4.2.2 Auscultação das partes interessadas (internas e externas)
Durante o processo de conceção do Sistema de Gestão da Ética, incluindo a elaboração do código de ética,
devem ser ouvidas as partes interessadas relevantes, no sentido de perceber quais as suas expectativas,
requisitos ou sugestões em relação ao compromisso ético da organização.
NOTA: Para tal podem ser criados mecanismos de auscultação mais adequados a cada parte interessada, tais como:
- inquéritos específicos;
- reuniões com os seus representantes;
- sessões com grupos de trabalho focalizados em aspetos específicos do Sistema de Gestão da Ética.
4.3 Determinar o âmbito do Sistema de Gestão da Ética da organização
A organização deve determinar os limites e a aplicabilidade do sistema para estabelecer o seu âmbito,
devendo ter em conta todas as atividades desenvolvidas diretamente pela organização ou por entidades em
sua representação, em todos os locais onde as suas atividades sejam desenvolvidas.
Ao determinar este âmbito, a organização deve considerar:
a) as questões externas e internas referidas na secção 4.1, e
b) os requisitos das partes interessadas relevantes referidos na secção 4.2;
c) os produtos e serviços da organização;
d) as questões relativas à articulação e coerência do sistema com os instrumentos que o integrem, de acordo
com a especificidade da atividade e da organização, nomeadamente:
códigos de ética;
códigos de conduta;
códigos deontológicos aplicáveis;
códigos sectoriais aplicáveis;
códigos de conduta de fornecedores aplicáveis.
O âmbito deve ser disponibilizado como informação documentada.
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NOTA: A organização pode decidir estender o âmbito do seu sistema para além da sua estrutura jurídica, tendo em conta os aspetos
identificados, por forma a gerir melhor estes aspetos. Esta abrangência só deverá ser feita caso haja capacidade de influência
significativa, como por exemplo, mas não limitado a: participação societária significativa, organização do mesmo grupo,
dependência da parte interessada.
4.4 Sistema de Gestão da Ética da organização
A gestão de topo deve comprometer-se com a existência e implementação de um Sistema de Gestão da Ética,
garantindo que o mesmo seja um instrumento eficiente, eficaz e dinâmico, ajustado à realidade da
organização.
A organização deve estabelecer, implementar, manter e melhorar de forma contínua o seu Sistema de Gestão
da Ética, incluindo os processos necessários e as suas interações, de acordo com os requisitos da presente
Norma.
4.4.1 Relação com a missão e visão da organização
Na definição e implementação do seu Sistema de Gestão da Ética deve estar sempre garantida a consonância
com a missão e visão da organização.
4.4.2 Definição de processos
A organização deve identificar os processos necessários para a elaboração, revisão, operacionalização e
controlo do Sistema de Gestão da Ética, os quais devem incluir indicadores quantificáveis.
4.4.3. Código de ética
Para os fins da presente Norma, o Sistema de Gestão da Ética da organização deve incorporar um código de
ética que:
a) esteja alinhado com os propósitos e objetivos do sistema de gestão;
b) esteja em conformidade com a missão e a visão da organização;
c) tenha decorrido da análise das expectativas das partes interessadas relevantes;
d) seja gerido de forma dinâmica pelos processos definidos no sistema de gestão.
O código de ética deve ser único e transversal a toda a organização. Se a organização assim achar
conveniente e enriquecedor pode complementarmente desenvolver códigos de ética funcionais, específicos
de uma determinada função ou setor, alinhados com os princípios e objetivos do Sistema de Gestão da Ética
da organização.
5 Liderança
5.1 Liderança e compromisso
5.1.1 Compromisso da gestão
A gestão de topo deve assumir de forma explícita um compromisso face a objetivos e práticas éticas,
integrando-o na política geral da organização, respeitando-o e fazendo-o respeitar.
Este compromisso deve ser do conhecimento de toda a organização.
A gestão de topo deve ainda divulgar este compromisso para o exterior da organização, nomeadamente para
as suas partes interessadas relevantes.
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5.1.2 Definição do papel da gestão
A gestão de topo deve demonstrar liderança e compromisso em relação ao Sistema de Gestão da Ética da
organização, nomeadamente assumindo, de forma direta e através do exemplo, a adoção e interiorização do
sistema de valores e compromissos definidos no código de ética da organização.
Devem ser utilizadas formas tangíveis e evidenciáveis do envolvimento do líder da organização e da gestão
de topo perante as partes interessadas relevantes, de acordo com os meios e a dimensão da organização.
Neste âmbito, deve:
a) estabelecer um compromisso formal da gestão na implementação e operacionalização do Sistema de
Gestão da Ética;
b) assegurar que a ética é incorporada na cultura da organização de forma sustentada;
c) garantir que a política e os objetivos são estabelecidos e que são compatíveis com a estratégia e o
comportamento ético da organização;
d) garantir a integração dos requisitos do seu Sistema de Gestão da Ética nos processos de negócio da
organização;
e) garantir a disponibilização dos recursos necessários para a efetividade e eficácia do sistema;
f) comunicar a importância de uma gestão ética eficaz e em conformidade com os requisitos do Sistema de
Gestão da Ética;
g) validar e aprovar um plano de implementação, operacionalização e monitorização da eficácia do Sistema
de Gestão da Ética;
h) garantir que o Sistema de Gestão da Ética atinge o(s) resultado(s) pretendido(s), nomeadamente
assegurar que a organização tenha uma conduta que respeita os valores e compromissos assumidos no
código de ética, bem como outros que a organização subscreva ou reconheça;
i) orientar e apoiar colaboradores para contribuírem para a eficácia do Sistema de Gestão da Ética da
organização;
j) promover a melhoria contínua, incluindo o incentivo à apresentação de sugestões pelas pessoas da
organização e demais partes interessadas relevantes;
k) apoiar outras funções de gestão relevantes para demonstrar a sua liderança, na medida aplicável às
respetivas áreas de responsabilidade;
l) promover as ações necessárias para garantir uma conduta ética nas atividades desenvolvidas,
reconhecendo as boas práticas e criando mecanismos seguros para a denúncia de comportamentos não
conformes, assegurando o respetivo tratamento célere e adequado.
NOTA: A referência a “negócio” deverá ser interpretada num sentido lato para referir todas as atividades abrangidas pelo âmbito
da presente Norma, independentemente da organização ser pública, privada, com fins lucrativos ou não.
5.2 Política
A gestão de topo deve estabelecer uma política de gestão da ética da organização que:
a) seja adequada ao propósito da organização;
b) proporcione um enquadramento para a definição dos seus objetivos éticos;
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c) inclua um compromisso para a satisfação dos requisitos aplicáveis;
d) inclua um compromisso para a melhoria contínua do seu Sistema de Gestão da Ética.
A política deve ser:
a) disponibilizada como informação documentada;
b) comunicada no seio da organização e a outras entidades abrangidas;
c) disponibilizada às partes interessadas relevantes, conforme adequado.
NOTA: A gestão de topo da organização pode incluir a política no próprio código de ética ou criar um documento autónomo.
5.3 Definição do sistema de valores
A gestão de topo da organização deve definir e formalizar o sistema de valores que orienta a sua atuação, a
nível interno e a nível externo, considerando as necessidades e expectativas expressas pelas partes
interessadas relevantes (ver 4.2).
Neste processo, a organização deve envolver as suas partes interessadas internas, por forma a identificar os
valores vigentes e promover a adesão e adequação ao sistema de valores a incorporar no seu Sistema de
Gestão da Ética.
O sistema de valores deve ter em conta o equilíbrio sustentável entre os objetivos da própria organização e o
relacionamento ético com as suas partes interessadas relevantes e a sociedade em geral, atendendo
nomeadamente a:
a) posição de autoridade face a partes interessadas internas;
b) posição dominante face a outras organizações da sua esfera de influência, como fornecedores e
subcontratados.
O sistema de valores da organização deve estar explicito no código de ética.
5.4 Funções, responsabilidades e autoridades organizacionais
A gestão de topo deve assegurar que são atribuídas e comunicadas as responsabilidades e autoridades para
funções que são relevantes para o Sistema de Gestão da Ética no seio da organização.
A gestão de topo deve atribuir a responsabilidade e a autoridade para:
a) garantir que o Sistema de Gestão da Ética da organização está em conformidade com os requisitos desta
Norma, e
b) reportar regularmente à gestão de topo o desempenho do Sistema de Gestão da Ética da organização.
NOTA: De acordo com as características e propósitos da organização, a gestão de topo poderá criar a figura do “Provedor”, para
âmbito interno e/ou externo, no sentido de emitir recomendações à gestão de topo, na ótica da melhoria continua do Sistema de
Gestão da Ética.
6 Planeamento
6.1 Ações para tratar riscos e oportunidades
Ao planear um Sistema de Gestão da Ética, a organização deve ter em consideração as questões indicadas na
secção 4.1 e os requisitos mencionados na secção 4.2 e determinar os riscos e oportunidades relevantes
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relacionados com os próprios processos, os processos subcontratados e outros significativos na sua cadeia de
valor, de modo a:
a) garantir que o Sistema de Gestão da Ética atinja o(s) resultado(s) pretendidos;
b) prevenir ou reduzir os efeitos indesejados;
c) atingir a melhoria contínua do Sistema de Gestão da Ética.
A organização deve planear:
a) ações para tratar estes riscos e oportunidades,
b) como:
1. integrar e implementar as ações, nos seus processos e sistemas de gestão;
2. avaliar a eficácia dessa ações.
Para além da autoverificação, a organização deverá criar mecanismos preventivos e outros de melhoria
contínua da implementação do Sistema de Gestão da Ética e do desempenho da organização.
NOTA: Estes mecanismos podem incluir, entre outros:
ações específicas de comunicação que garantam um maior entendimento e eficácia do Sistema de Gestão da Ética e mantenham
a sua dinâmica efetiva;
ações de sensibilização e formação regular sobre aspetos relevantes a melhorar;
criação de grupos de trabalho específicos para identificar e analisar os riscos e as oportunidades crónicas ou relevantes, bem
como implementar ações que permitam a eliminação e minimização dos riscos e valorização das oportunidades.
Estes mecanismos, sempre que adequados, devem garantir um envolvimento direto e visível da gestão de topo.
6.2 Objetivos da ética da organização e planeamento para os atingir
6.2.1 A organização deve estabelecer objetivos em relação à sua ética em funções e níveis relevantes.
Os objetivos devem:
a) ser consistentes com a política de gestão da ética da organização;
b) ser mensuráveis (sempre que possível);
c) ter em consideração os requisitos aplicáveis;
d) ser comunicados;
e) ser monitorizados; e
f) ser atualizados conforme adequado.
A organização deve manter informação documentada a respeito dos seus objetivos para a ética.
6.2.2 Ao planear as ações requeridas para atingir os objetivos da ética da organização, esta deve determinar:
a) o que será realizado;
b) que recursos serão necessários;
c) quem será responsável;
d) quando será concluído;
e) como serão avaliados os resultados.
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6.3 Planeamento das alterações
Quando a organização determina a necessidade de fazer alterações ao seu Sistema de Gestão da Ética, as
alterações devem ser realizadas de forma planeada. A organização deve considerar:
a) o propósito das alterações e as suas potenciais consequências;
b) a integridade do Sistema de Gestão da Ética;
c) a disponibilidade de recursos;
d) a afetação ou reafectação de responsabilidades e de autoridades.
7 Suporte
7.1 Recursos
A organização deve determinar e providenciar os recursos necessários para o estabelecimento,
implementação, manutenção e melhoria contínua do seu Sistema de Gestão da Ética.
7.2 Competências
A organização deve:
a) determinar as competências necessárias das pessoas que, sob o seu controlo, executam tarefas que afetam
o desempenho do Sistema de Gestão da Ética;
b) garantir que essas pessoas são competentes com base em educação, formação ou experiência adequadas;
c) onde aplicável, tomar medidas para adquirir as competências necessárias;
d) avaliar a eficácia das ações empreendidas; e
e) reter informação documentada adequada como evidência das competências.
NOTA: Para efeito da presente Norma, entende-se que todas as pessoas que executam tarefas sob controlo da organização, afetam
o desempenho do Sistema de Gestão da Ética.
As ações aplicáveis poderão, p. ex., incluir: proporcionar formação, orientação ou reafectação de pessoas atualmente empregadas;
recrutamento de pessoas com as competências necessárias ou a contratação de serviços especializados.
7.3 Consciencialização e formação
7.3.1 Consciencialização
As pessoas que trabalham sob o controlo da organização devem ter conhecimento e estar conscientes:
a) da política de gestão da ética e outros instrumentos integrados no Sistema de Gestão da Ética;
b) do sistema de valores e comportamentos expectáveis no âmbito do Sistema de Gestão da Ética da
organização;
c) dos mecanismos, procedimentos e responsáveis identificados no Sistema de Gestão da Ética;
d) das implicações da não-conformidade com os requisitos do Sistema de Gestão da Ética da organização;
e) do seu contributo para a eficácia do Sistema de Gestão da Ética da organização, incluindo os benefícios
de um desempenho ético melhorado.
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7.3.2 Formação
A organização deve garantir um processo de formação regular dos valores e condutas, em linha com os
princípios éticos da organização e os riscos identificados no ponto 6.1, que abranja todos os colaboradores.
Os meios de formação devem estar adaptados à estrutura hierárquica e funcional, à cultura da organização e
a colaboradores em condições especiais, tais como: expatriados, deslocados noutras instalações ou em
clientes, trabalho domiciliário ou outras.
A formação deve contemplar os processos de recrutamento e acolhimento de novos colaboradores.
7.4 Comunicação
7.4.1 A organização deve determinar as necessidades de comunicação interna e externa relevantes para o seu
Sistema de Gestão da Ética, incluindo:
a) o que comunicar;
b) a quem comunicar.
c) quando comunicar;
d) como comunicar;
e) quem deve comunicar.
Nota: A existência de uma política de confidencialidade da organização não deve comprometer a comunicação dos aspetos
relevantes no âmbito do Sistema de Gestão da Ética.
7.4.2 A organização deve criar mecanismos que garantam a comunicação bidirecional com as suas partes
interessadas relevantes e deve responder a comunicações no âmbito do seu Sistema de Gestão da Ética,
aferindo da sua relevância, atendendo nomeadamente à sua proveniência e conteúdo.
7.4.3 A organização deve comunicar internamente, com regularidade, informação relevante para o Sistema
de Gestão da Ética aos vários níveis e funções da organização, incluindo alterações no Sistema de Gestão da
Ética, conforme apropriado e tendo como base:
a) as políticas específicas e ações implementadas neste domínio;
b) os indicadores e metas definidos, como indicado em 5.2, bem como a sua evolução;
c) outros elementos que considere relevantes para consolidar a implementação do Sistema de Gestão da
Ética na organização e motivar para a melhoria contínua, como indicado em 6.2;
d) o resultado da análise crítica da gestão, tal como indicado em 9.3.
7.4.4 A organização deve comunicar externamente informação relevante para o Sistema de Gestão da Ética,
conforme apropriado, designadamente:
a) o compromisso da gestão de acordo com o ponto 5.1.1.;
b) o sistema de valores e a política de gestão da ética da organização;
c) a existência do Sistema de Gestão da Ética e do código de ética.
A organização deve ainda refletir sobre a pertinência e oportunidade da divulgação a nível externo de outros
elementos sobre a evolução do seu desempenho ético.
NOTA: Na divulgação a nível externo poderão constar vários elementos, tais como:
- caracterização da organização e da sua atividade, incluindo dados quantitativos relevantes;
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- as partes interessadas significativas da organização e respetivo processo de envolvimento;
- código de ética na sua versão integral ou apenas extratos significativos na ótica externa;
- indicadores de desempenho, verificação e revisão pela gestão, tal como indicado em 6.
7.5 Informação documentada
7.5.1 Generalidades
O Sistema de Gestão da Ética da organização deve incluir:
a) a informação documentada requerida por esta Norma;
b) a informação documentada determinada pela organização como sendo necessária para a eficácia do
Sistema de Gestão da Ética.
NOTA: A extensão da informação documentada para um Sistema de Gestão da Ética, pode ser diferente de organização para
organização, devido:
à dimensão da organização e tipo de atividades, processos, produtos e serviços;
à complexidade dos processos e suas interações;
às competências e capacidades internas.
7.5.2 Criação e atualização
Sempre que criar e atualizar informação documentada, a organização deve garantir:
identificação e descrição (p. ex., um título, data, autor, ou número de referência);
formato (p. ex., língua, versão do software, aspeto gráfico) e suporte (p. ex., papel, eletrónico);
revisão e aprovação em termos de pertinência e adequação.
7.5.3 Controlo da informação documentada
7.5.3.1 A informação documentada requerida pelo Sistema de Gestão da Ética e pela presente Norma deve
ser controlada de modo a garantir:
a) a sua disponibilidade e pertinência para utilização onde e quando for necessária;
b) a sua proteção adequada (p. ex., da perda de confidencialidade, uso indevido ou perda de integridade).
7.5.3.2 Para o controlo da informação documentada, a organização deve tratar as seguintes atividades,
conforme aplicável:
a) distribuição, acesso, recuperação e utilização;
b) armazenamento e conservação, incluindo preservação da legibilidade;
c) controlo de alterações (p. ex., controlo de versões);
d) retenção e eliminação.
A informação documentada de origem externa determinada pela organização como sendo necessária para o
planeamento e a operacionalização do Sistema de Gestão da Ética deve ser identificada e controlada
conforme adequado.
NOTA: O acesso pode implicar uma decisão a respeito da autorização apenas para consultar a informação documentada, ou da
autorização para consultar e alterar a informação documentada, etc.
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8 Operacionalização
8.1 Planeamento e controlo operacional
8.1.1 A organização deve estabelecer, implementar, controlar e manter os processos necessários para
satisfazer os requisitos e para implementar as ações para tratar riscos e oportunidades (ver 6.1) e as ações e
planeamento necessários para atingir os objetivos do Sistema de Gestão da Ética (ver 6.2). Para tal, a
organização deve:
a) estabelecer critérios para os processos e respetivos indicadores de desempenho;
b) implementar o controlo dos processos de acordo com os critérios e indicadores;
c) manter informação documentada na medida necessária para ter a confiança de que os processos foram
realizados conforme planeado.
8.1.2 Os indicadores de desempenho ético dos processos devem, pelo menos, refletir:
a) as perceções dos colaboradores e outras partes interessadas;
b) os reconhecimentos internos e/ou externos de boas práticas e condutas dos colaboradores da organização;
c) mecanismos de captação de preocupações e/ou denúncias de condutas inadequadas, internas ou externas;
d) contenciosos com colaboradores, clientes, fornecedores e entidades reguladoras;
e) multas, coimas ou outras penalizações aplicadas.
Os indicadores devem ser alvo de análise e revisão regular pela gestão da organização.
8.1.3 A organização deve controlar as alterações planeadas e rever as consequências das alterações não
desejadas, empreendendo sempre que necessárias ações para mitigar quaisquer efeitos adversos,
nomeadamente:
não aceitação interna dos princípios éticos e valores da organização;
incumprimento dos princípios éticos.
8.1.4 A organização deve garantir que os processos subcontratados, quer os específicos do Sistema de Gestão
da Ética, quer os relacionados com a atividade da organização, são controlados ou influenciados segundo os
mesmos princípios e objetivos éticos e deve definir o tipo e o grau de controlo a aplicar a esses processos.
8.2 Recolha, registo e tratamento de preocupações e denúncias
A organização deve conceber, implementar e divulgar mecanismos que permitam às diferentes partes
interessadas apresentar preocupações e denúncias sobre condutas e desempenhos discordantes com o
definido no Sistema de Gestão da Ética da organização.
Os mecanismos de recolha, registo e tratamento das preocupações e denúncias devem:
a) ter como objetivo a melhoria do desempenho ético da organização;
b) estar em total consonância com as funções, responsabilidades e autoridades organizacionais definidas em
5.4. e devem estar adaptados à cultura e atividade da organização;
c) garantir, quer de forma preventiva, quer de forma corretiva, a salvaguarda da confidencialidade e a
inexistência de conflitos de interesses e de retaliações em relação a quem apresenta a essas preocupações
ou denúncias.
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As conclusões pertinentes e relevantes, resultantes do tratamento de preocupações e denúncias, devem ser
levadas à consideração da gestão de topo, ou de quem esta definir para o efeito, para tomada de decisões e
consequente resposta ao autor da preocupação ou denúncia.
NOTA 1: Os mecanismos de recolha, registo e tratamento das preocupações e denúncias podem ser genéricos ou específicos para
cada parte interessada.
NOTA 2: Os mecanismos de recolha, registo e tratamento de preocupações e denúncias relativos a incumprimentos por terceiros no
âmbito dos processos subcontratados devem ter em especial atenção as questões legais e contratuais estabelecidas.
9 Avaliação do desempenho
9.1 Monitorização, medição, análise e avaliação
9.1.1 No âmbito da avaliação do desempenho do seu Sistema de Gestão da Ética, a organização deve
determinar:
a) o que necessita de ser monitorizado e medido;
b) os métodos de monitorização, medição, análise e avaliação, conforme aplicáveis, para assegurar
resultados válidos;
c) quando se deve proceder à monitorização e à medição;
d) quando se deve proceder à análise e à avaliação dos resultados da monitorização e da medição.
9.1.2 A avaliação do desempenho do Sistema de Gestão da Ética deve ter em conta, nomeadamente:
a) a eficácia das ações planeadas para tratar riscos (requisito 6.1);
b) os resultados obtidos face aos objetivos estabelecidos (requisito 6.2);
c) o grau de consciencialização dos aspetos estabelecidos em 7.3;
d) a eficácia da comunicação interna e externa (requisito 7.4);
e) os resultados do controlo, na vertente ética, dos processos subcontratados e a respetiva avaliação de
fornecedores externos (requisito 8.1).
A organização deve manter informação documentada adequada como evidência dos resultados.
9.2 Auditoria interna
9.2.1 Generalidades
A organização deve conduzir auditorias internas em intervalos planeados para proporcionar informação
sobre se o Sistema de Gestão da Ética da organização:
a) está em conformidade com:
1. os seus próprios requisitos para o Sistema de Gestão da Ética;
2. os requisitos da presente Norma;
b) está eficazmente implementado e mantido.
9.2.2 Programa de auditoria interna
A organização deve:
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a) planear, estabelecer, implementar e manter um programa de auditorias que inclua frequência, métodos,
responsabilidades, requisitos de planeamento e reporte. O programa de auditoria deve ter em
consideração a importância dos processos em questão e os resultados de auditorias anteriores;
b) assegurar que o programa de auditorias abrange toda a organização, incluindo a gestão de topo;
c) definir os critérios da auditoria e o âmbito de cada auditoria;
d) selecionar auditores e conduzir auditorias de modo a garantir objetividade, credibilidade e imparcialidade
do processo de auditoria;
e) garantir que os auditores possuem qualificação para realizar auditorias deste tipo, segundo critérios
explícitos e previamente definidos;
f) garantir que a metodologia de auditorias salvaguarda questões de confidencialidade, conflitos de
interesses e possíveis retaliações aos auditados;
g) garantir que as auditorias incluem entrevistas individuais e/ou de grupo, fora da presença das chefias
hierárquicas diretas;
h) garantir que os resultados da auditoria são comunicados à gestão relevante, bem como à gestão de topo;
i) reter informação documentada como evidência da implementação do programa de auditoria e dos
respetivos resultados.
9.3 Revisão pela gestão
A gestão de topo deve proceder à revisão do Sistema de Gestão da Ética da organização, a intervalos
planeados, para garantir a sua contínua pertinência, adequação e eficácia.
9.3.1 Entradas para a revisão pela gestão
A revisão pela gestão deve incluir considerações sobre:
a) o estado das ações resultantes das anteriores revisões pela gestão;
b) as alterações em questões externas e internas relevantes para o Sistema de Gestão da Ética;
c) as informações sobre o desempenho ético da organização, incluindo tendências relativas a:
1. não conformidades e o estado das ações corretivas;
2. preocupações e denúncias internas e externas;
3. resultados das auditorias;
4. resultados de outras ações de monitorização e medição;
d) a eficácia e pertinência da comunicação interna e externa relativa às questões éticas;
e) as recomendações e outras oportunidades para a melhoria contínua;
f) o propósito das eventuais alterações e suas potenciais consequências.
9.3.2 Saídas da revisão pela gestão
As saídas da revisão pela gestão devem incluir as decisões e ações relacionadas, designadamente, com:
a) oportunidades de melhoria dos aspetos considerados significativos para a implementação e a eficácia do Sistema de Gestão da Ética da organização;
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b) afetação ou alteração nos recursos, nos mecanismos e nas competências, funções, responsabilidades e autoridades organizacionais, no âmbito do Sistema de Gestão da Ética;
c) oportunidades de melhoria na interação com as partes interessadas.
A organização deve manter informação documentada como evidência dos resultados das revisões pela gestão.
10 Melhoria
10.1 Não-conformidade, denúncias e ações corretivas
10.1.1 Sempre que é identificada uma não-conformidade e/ou denúncia considerada pertinente, a
organização deve:
a) reagir à não-conformidade ou denúncia e, conforme aplicável:
1. tomar medidas para a controlar e corrigir;
2. lidar com as consequências.
b) avaliar a necessidade de ações para eliminar causas da não-conformidade ou denúncia, de modo a evitar
a sua repetição, ao:
1. rever e determinar as causas da não-conformidade ou denúncia; e
2. determinar se existem não-conformidades similares ou se poderiam vir a ocorrer.
c) implementar as ações necessárias;
d) efetuar o seguimento das ações definidas e avaliar a sua eficácia;
e) efetuar alterações no Sistema de Gestão da Ética, se necessário.
As ações definidas devem ser adequadas, no tempo e na abrangência, aos efeitos das não-conformidades e
das denúncias registadas consideradas pertinentes.
10.1.2 A organização deve manter informação detalhada adequada como evidência
a) da natureza das não-conformidades e de quaisquer ações subsequentes;
b) das preocupações ou denúncias das partes interessadas, consideradas pertinentes, salvaguardando a
confidencialidade em relação a autores; e
c) dos resultados de quaisquer ações definidas.
10.2 Melhoria contínua
A organização deve melhorar de forma contínua a pertinência, a adequação e a eficácia do Sistema de Gestão
da Ética da organização.
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Bibliografia
[1] Anexo SL Documento de Conceitos, Instituto Português da Qualidade
[2] ISO 9001:2015 Quality Management Systems – Requirements
[3] ISO 19600:2014 Compliance management systems – Guidelines
[4] ISO 37001:2016 Anti-bribery management systems – Requirements with guidance for use
[5] NP EN ISO 9000:2015 Sistemas de gestão da qualidade – Fundamentos e vocabulário
(ISSO 9000:2015)
[6] NP EN ISO 9001:2015 Sistemas de Gestão da Qualidade – Requisitos (ISO 9001:2015)
[7] NP EN ISO 14001:2015 Sistemas de gestão ambiental – Requisitos e linhas de orientação para a
sua utilização (ISO 14001:2015)
[8] NP ISO 26000:2011 Linhas de orientação da responsabilidade social
[9] NP ISO 31000:2013 Gestão do Risco – Princípios e Linhas de Orientação (ISO 31000:2009)
[10] NP 4397:2008 Sistemas de gestão da segurança e saúde do trabalho – Requisitos
[11] NP 4460-1:2007 Ética nas organizações – Parte 1: Linhas de orientação para o processo
de elaboração e implementação de códigos de ética nas organizações
[12] NP 4460-2:2010 Ética nas organizações – Parte 2: Guia de orientação para a
elaboração, implementação e operacionalização de códigos de ética nas
organizações
[13] NP 4469-1 Sistema de Gestão da Responsabilidade Social
[14] SA 8000:2014 Requisitos do Sistema de Gestão da Responsabilidade Social
[15] Terminologia portuguesa
da Gestão do Risco
Comissão Técnica 180 – Gestão do Risco | ONS APQ [www.ipq.pt]
