Pró-Reitoria de Administração Norma Operacional MANUAL DE ... · Operacional nº 01, de 03 de abril de 2012 que dispõe sobre procedimentos relativos às aquisições de bens e

Pró-Reitoria de Administração Norma

Operacional

nº 08/2012 MANUAL DE NORMAS E PROCEDIMENTOS

Altera a Norma Operacional/IFTM nº 01, de 03 de

abril de 2012. Pág.1/27

NORMA OPERACIONAL/IFTM Nº 08, DE 03 DE DEZEMBRO DE 2012. Altera os anexos I, II, III, IV, V, VI, VII, VIII e IX da Norma Operacional nº 01, de 03 de abril de 2012 que dispõe sobre procedimentos relativos às aquisições de bens e contratações de serviços celebrados pela Reitoria do Instituto Federal de Educação, Ciência e Tecnologia do Triângulo Mineiro.

O REITOR DO INSTITUTO FEDERAL DE EDUCAÇÃO, CIÊNCIA E TECNOLOGIA DO TRIÂNGULO MINEIRO - IFTM, no uso das atribuições que lhe são conferidas pela Lei 11.892/2008 e pelo Decreto de 15 de dezembro de 2011, publicado no Diário Oficial da União de 16/12/2011,

Considerando a decisão do Colégio de Dirigentes, em sessão realizada no dia 03 de dezembro de

2012; e Considerando o disposto na Lei nº 8.666, de 21 de junho de 1993, Lei nº 10.520, de 17 de julho de

2002, Decreto nº 3.555, de 08 de agosto de 2000, Decreto nº 3.931, de 19 de novembro de 2001 e alterações posteriores, RESOLVE:

Art. 1º- A Norma Operacional/IFTM nº 01, de 03 de abril de 2012, passa a vigorar com os anexos I, II, III, IV, V, VI, VII, VIII e IX alterados na forma dos anexos I-A, II-A, III-A, IV-A, V-A, VI-A, VII-A, VIII-A e IX-A da presente Norma Operacional:

a) ANEXO I-A - Fluxo e procedimentos para CONTRATAÇÃO DE SERVIÇOS E OBRA (CONTRATAÇÃO DIRETA - inciso I ou II do Art. 24 da Lei 8.666/93)

b) ANEXO II-A - Fluxo e procedimentos para AQUISIÇÃO DE BENS (CONTRATAÇÃO DIRETA - inciso II do Art. 24 da Lei 8.666/93)

c) ANEXO III-A - Fluxo e procedimentos para CONTRATAÇÃO DE SERVIÇOS E OBRAS (LICITAÇÃO)

d) ANEXO IV-A - Fluxo e procedimentos para AQUISIÇÃO DE BENS (LICITAÇÃO)

e) ANEXO V-A - Fluxo e procedimentos para AQUISIÇÃO DE BENS e CONTRATAÇÃO DE SERVIÇOS E OBRAS (LICITAÇÃO SRP CONJUNTA)

f) ANEXO VI-A - Fluxo e procedimentos para CONTRATAÇÃO DE SERVIÇOS E OBRAS (ATA DE REGISTRO DE PREÇOS realizada pela Reitoria)

g) ANEXO VII-A - Fluxo e procedimentos para AQUISIÇÃO DE BENS (ATA DE REGISTRO DE PREÇOS realizada pela Reitoria)

h) ANEXO VIII-A - Fluxo e procedimentos para AQUISIÇÃO DE BENS (ADESÃO ATA DE REGISTRO DE PREÇOS de outra Instituição Federal)

i) ANEXO IX-A - Fluxo e procedimentos para CONTRATAÇÃO DE SERVIÇOS E OBRAS (ADESÃO ATA DE REGISTRO DE PREÇOS de outra Instituição Federal)


Operacional




Art. 2º - Esta Norma Operacional entra em vigor nesta data revogando-se as disposições em contrário.

Roberto Gil Rodrigues Almeida

Reitor


Operacional




ANEXO I-A

Objeto: Fluxo e procedimentos para CONTRATAÇÃO DE SERVIÇOS E OBRA (CONTRATAÇÃO DIRETA - inciso I ou II do Art. 24 da Lei 8.666/93)

Atividade

Responsável

Solicitante

Coord. Atividades

Administrativas CLC

PROAD/DA

Coord. Orçamento e

Finanças

Preencher o formulário de Solicitação de Serviço (FORMULÁRIO - PROAD-001) e Termo de Referência (orientação abaixo), e encaminhar à Coordenação de Atividades Administrativas. Observação: As solicitações para serviços de TI (constantes do PDTI) deverão estar acompanhadas de DOCUMENTO DE OFICIALIZAÇÃO DE DEMANDA (DOD) devidamente autorizado pelo setor de TI.

X

Conferir o adequado preenchimento dos documentos (inclusive assinaturas). Analisar a viabilidade de atendimento com pessoal da Instituição. Caso afirmativo executar. Sendo inviável a execução com pessoal do IFTM, enviar a PROAD/DA.

X

Analisar a possibilidade de aquisição, caso autorizado enviar ao Protocolo para formalizar o processo, encaminhando a CLC (OBSERVAR CRONOGRAMA DE LICITAÇÕES)

X

Realizar cotação prévia de preços com no mínimo três orçamentos, conforme exigências abaixo. No caso de serviços de engenharia enviar, primeiramente, a CSE para avaliação e elaboração da Planilha de Custos de acordo com tabela SINAPI e regulamentações, e posteriormente realizar cotação de preços. No caso de orçamento com Pessoa Física incluir os encargos sociais devidos (20%) para análise do menor valor.

X

Elaborar o mapa comparativo de preços (FORMULÁRIO - PROAD-002), verificar se o valor total encontra-se dentro do limite para contratação direta, avaliando a DESPESA ANUAL. Destacar a empresa que apresentou o menor orçamento total. Observação: o orçamento deve conter o valor e a relação de material, caso utilizado.

X

Se contratação direta, nos termos do inciso I ou II do Art. 24 da Lei 8.666/93, consultar, junto ao SICAF, a situação do fornecedor (COMPRASNET) ou “Documentação obrigatória", relacionada abaixo, a CNDT, Portal da Transparência e CNJ. OBS: 1) No caso de licitação ver fluxo para licitação 2) No caso de pendência na documentação acima entrar em contato com a empresa, solicitando a regularização.

X

Despachar o processo à PROAD/DA (FORMULÁRIO - PROAD-003), contendo: 1) a forma de aquisição (com dispensa de licitação), 2) a fundamentação legal, 3) os dados da empresa (Razão Social – Endereço – Cidade – CEP – Telefone – Contatos – CNPJ – Dados Bancários completos). Ver dados e documentação necessários para Pessoa Física.

X

Informar os dados orçamentários (FORMULÁRIO - PROAD-004), enviar ao Reitor para autorização (PTRES – FONTE – X


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Atividade

Responsável

Solicitante

Coord. Atividades

Administrativas CLC

PROAD/DA

Coord. Orçamento e

Finanças

Natureza de Despesa - P.I. e Valor total da contratação) e posteriormente à CLC

1) Consultar a situação do serviço (CONSERVICO), no SIASG, e verificar, junto ao Contador, o código relativo à natureza da despesa e o sub-item a ser utilizado (classificação contábil); 2) Registrar a Divulgação da Compra no SIASGNET, anexando ao processo.

X

Enviar à COF para empenho X

Verificar se o processo contém toda a documentação e dados relacionados acima e, também, se a situação do fornecedor (SICAF ou “Documentação obrigatória", relacionada abaixo, a CNDT, Portal da Transparência e CNJ) continua regular na data do empenho, no caso de existir documentação vencida realizar nova consulta.

X

Emitir empenho e assinar. No caso de Pessoa Física empenhar os encargos sociais (20%).

X

Enviar o empenho ao Ordenador de Despesa para assinatura, já anexado ao processo.

X

Enviar 02 vias do empenho a CAA. X

Encaminhar empenho a empresa contratada e autorizar o início do serviço. X

Acompanhar a execução do serviço. X

Atestar na Nota Fiscal que o serviço foi realizado em conformidade com a contratação, juntamente com o servidor que acompanhou diretamente o serviço.

X

Enviar a Nota Fiscal para pagamento, com a máxima urgência, para não comprometer o pagamento dos encargos devidos.

X

Conferir a Nota Fiscal, a situação da empresa junto ao SIMPLES NACIONAL (site da Receita Federal) e, obrigatoriamente, consultar a situação do fornecedor junto ao SICAF (COMPRASNET) ou “Documentação obrigatória", relacionada abaixo, a CNDT, Portal da Transparência e CNJ,, caso não cadastrado, para só então encaminhá-la para autorização de pagamento pelo ordenador de despesa.

X

Realizar a liquidação da despesa, aguardar o recurso financeiro para efetuar o pagamento e as retenções (DARF, GPS, ISSQN, dentre outros), anexar ao processo os documentos emitidos no SIAFI e realizar demais procedimentos necessários. Enviar o processo a contabilidade para análise e demais providências.

X

Orientações para elaboração do Termo de Referência Dados para elaboração do Termo de Referência, conforme exigência da IN/SLTI/MPOG nº 02, de 30/04/2008 e alterações posteriores:


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1. Objeto 2. Objetivo 3. Justificativa da contratação 4. Descrição detalhada da prestação de serviço, relacionando os materiais a serem utilizados. 5. Quantidade prevista da mão-de-obra (no caso de terceirização) 6. Local da prestação do serviço 7. Horário da prestação do serviço 8. Requisito mínimo (no caso de terceirização) 9. Uniforme (no caso de terceirização) 10. Valor estimado para a prestação do serviço (indicar o valor de serviço e detalhar o valor dos materiais) 11. Prazo para prestação do serviço 12. Obrigações e responsabilidades da contratante 13. Obrigações e responsabilidades da contratada 14. Garantia contratual (para contratação com assinatura de contrato) 15. Forma de pagamento (ao final do serviço, mensal com medição do serviço executado, mensal para

contratos) 16. Repactuação de preços (para contratação com assinatura de contrato) 17. Servidor responsável pela fiscalização do serviço 18. Dentre outros dados que julgar necessário

Orientações para solicitação de orçamentos (empresas):

1. No mínimo 03 orçamentos 2. Empresas do ramo 3. Papel timbrado da empresa (razão social, CNPJ, endereço), constando o nome legível e assinatura do

responsável pelo orçamento. 4. Orçamento pela internet: Se possível escaneado. Caso inviável, o orçamento deve ser encaminhado

através de e-mail empresarial (comprovando que realmente foi a empresa que enviou o orçamento) 5. Orçamento para serviço: detalhar os serviços e, no caso de substituição/utilização de peças, relacionar

os materiais a serem utilizados e os respectivos valores 6. Orçamento para material: detalhar quantidade, unidade, especificação, valor unitário e valor total. 7. Observar se a especificação do serviço e material orçado é compatível com o solicitado

Orientações para recebimento de material/serviço

1. Receber o material/serviço que deverá ser acompanhado de documentos tais como nota fiscal, fatura, nota fiscal/fatura ou Termo de Cessão/Doação em nome e CNPJ da Instituição. Verificar se todos os dados do documento fiscal estão corretos. Nesses documentos constarão: descrição do material/serviço, quantidade, unidade de medida e preços (unitário e total);

2. Conferir o material/serviço recebido com as descrições, quantidades e valores constantes do empenho emitido e do Pedido de Compras (edital) e;

3. Declarar no verso do documento (nota fiscal, fatura, nota fiscal/fatura ou Termo de Cessão/Doação) que o material/serviço recebido atende às especificações contratadas, assinando e identificando o recebedor e a data do recebimento ( modelo: Declaro que o material/serviço constante deste documento confere com as especificações contratadas);

4. Providenciar a regularização da entrega, junto ao fornecedor, no caso do material/serviço não corresponder com exatidão ao que foi pedido, ou ainda, apresentar falhas ou defeitos, para, posteriormente, atestar o recebimento no verso do documento fiscal e encaminhar para pagamento;

5. Responsabilizar-se pelo armazenamento do material, compreendendo a guarda, localização e preservação do mesmo;

6. Enviar o documento fiscal, com a devida declaração no verso, ao responsável pelo Financeiro, com a máxima urgência, de forma a não comprometer o prazo de pagamento ajustado, bem como o recolhimento dos encargos devidos.


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7. No caso de atrasos na entrega, conforme estipulado no Edital de licitação, a empresa deve ser

notificada para apresentação de justificativa. E, posteriormente, caso não proceda a entrega, o processo, com a devida formalização, deve ser encaminhado para parecer jurídico indicando a penalidade passível de aplicação.

Documentação obrigatória: O Cadastramento no SICAF é dispensado, no caso de contratação direta (dispensa inciso I ou II do art. 24 da Lei 8.666/93), devendo constar as certidões dos itens 1, 2 e 3, além das demais listadas:

1. Certidão Conjunta Negativa de Débitos Relativos aos Tributos Federais e a Dívida Ativa da União

(www.receita.fazenda.gov.br) 2. Certificado de Regularidade do FGTS – CRF (www.caixa.gov.br) 3. Certidão Negativa de Débitos Relativos às Contribuições Previdenciárias e às de Terceiros

(www.receita.fazenda.gov.br). 4. Certidão Negativa de Débitos Trabalhistas – CNDT (www.tst.gov.br). 5. Portal da Transparência - Consulta de Registro Impeditivo de Contratação

(www.portaldatransparencia.gov.br) 6. Conselho Nacional de Justiça – CNJ: Consulta de Registros Impeditivos de Contratação por

Improbidade Administrativa (www.cnj.jus.br) Pessoa Física:

1. Certidão Conjunta Negativa de Débitos Relativos aos Tributos Federais e a Dívida Ativa da União (www.receita.fazenda.gov.br)

2. PIS/PASEP ou numero da Inscrição no INSS 3. Certidão negativa de débitos com a Prefeitura Municipal de Uberaba (www.uberaba.mg.gov - serviços

municipais / emissão de CND) 4. Portal da Transparência - Consulta de Registro Impeditivo de Contratação


Improbidade Administrativa (www.cnj.jus.br)

OBSERVAÇÃO: É obrigatório o cadastramento no SICAF em caso de formalização de contrato.


Operacional




ANEXO II-A

Objeto: Fluxo e procedimentos para AQUISIÇÃO DE BENS (CONTRATAÇÃO DIRETA - inciso II do Art. 24 da Lei 8.666/93).

Atividade

Responsável

Solicitante

Setor de Almoxarifado

PROAD/DA

Coord. Licitações e Contratos (CLC)

Coord. Orçamento e

Finanças (COF)

Preencher o formulário de Solicitação de Compra (FORMULÁRIO - PROAD-005), detalhando a descrição do material e verificando os códigos do SIASG junto ao almoxarifado. Após as devidas assinaturas encaminhar ao Responsável pelo Almoxarifado. Observações: 1 - As solicitações para material de CONSUMO devem ser emitidas em formulários separados das solicitações de material PERMANENTE. 2 - As solicitações para materiais permanentes de TI (constantes do PDTI) deverão estar acompanhadas de DOCUMENTO DE OFICIALIZAÇÃO DE DEMANDA (DOD) devidamente autorizado pelo setor de TI.

X

Conferir o adequado preenchimento da solicitação, principalmente quanto à descrição do material, o código do SIASG e assinaturas.

X

Emitir o Pedido de Compra (FORMULÁRIO - PROAD-006) e enviar PROAD/DA. (OBSERVAR CRONOGRAMA DE LICITAÇÕES)

X

Analisar a possibilidade de aquisição, caso autorizado enviar ao Protocolo para formalizar o processo, encaminhando a CLC. (OBSERVAR CRONOGRAMA DE LICITAÇÕES)

X

Realizar cotação prévia de preços com no mínimo três orçamentos, conforme exigências abaixo. X

Elaborar o mapa comparativo de preços (FORMULÁRIO - PROAD-002), verificar se o valor total encontra-se dentro do limite para contratação direta, avaliando a DESPESA ANUAL. Destacar a empresa que apresentou o menor orçamento (POR ITEM).

X

Se contratação direta, nos termos do inciso II do Art. 24 da Lei 8.666/93, consultar, junto ao SIASG, a situação do fornecedor (COMPRASNET) ou “Documentação obrigatória", relacionada abaixo, a CNDT, Portal da Transparência e CNJ. OBS: 1) No caso de licitação ver fluxo para licitação 2) No caso de pendência na documentação acima entrar em contato com a empresa, solicitando a regularização.

X

Despachar o processo a PROAD/DA (FORMULÁRIO - PROAD-003), contendo: 1) a forma de aquisição (dispensa de licitação), 2) a

X


Operacional




Atividade

Responsável

Solicitante


PROAD/DA


Coord. Orçamento e

Finanças (COF)

fundamentação legal, 3) os dados da empresa (Razão Social – Endereço – Cidade – CEP – Telefone – Contatos – CNPJ – Dados Bancários completos).

Informar os dados orçamentários (FORMULÁRIO - PROAD-004), enviar ao Reitor para autorização (PTRES – FONTE –Natureza de Despesa - P.I. e Valor total da contratação) e posteriormente à CLC.

X

1) Consultar a situação do serviço (CONSERVICO), no SIASG, e verificar, junto ao Contador, o código relativo à natureza da despesa e o sub-item a ser utilizado (classificação contábil); 2) Registrar a Divulgação da Compra no SIASGNET, anexando ao processo.

X

Enviar à COF para empenho X

Verificar se o processo contém toda a documentação e dados relacionados acima e, também, se a situação do fornecedor (SICAF ou “Documentação obrigatória", relacionada abaixo, a CNDT, Portal da Transparência e CNJ) continua regular na data do empenho, no caso de existir documentação vencida realizar nova consulta.

X

Emitir empenho e assinar. X

Enviar o empenho ao Ordenador de Despesa para assinatura, já anexado ao processo. X

Enviar 02 vias do empenho ao Almoxarifado. X

Encaminhar o empenho a empresa contratada, autorizando a entrega do material. X

Receber o material e conferir (de acordo com orientações abaixo).

X

Atestar na Nota Fiscal que o material foi recebido em conformidade com a contratação.

X

Enviar a Nota Fiscal para pagamento. X

Conferir a Nota Fiscal, a situação da empresa junto ao SIMPLES NACIONAL (site da Receita Federal) e, obrigatoriamente, consultar a situação do fornecedor junto ao SICAF (COMPRASNET) ou “Documentação obrigatória", relacionada abaixo, a CNDT, Portal da Transparência e CNJ, caso não cadastrado, para só então encaminhá-la para autorização de pagamento pelo ordenador de despesa.

X

Realizar a liquidação da despesa, aguardar o recurso financeiro para empefetuar o pagamento e as retenções (DARF, GPS, ISSQN, dentre outros), anexar ao processo todos os documentos emitidos no SIAFI e realizar demais procedimentos necessários.

X


Operacional




Atividade

Responsável

Solicitante


PROAD/DA


Coord. Orçamento e

Finanças (COF)

Enviar o processo a contabilidade para análise e demais providências.













14. No caso de atrasos na entrega, conforme estipulado no Edital de licitação, a empresa deve ser notificada para apresentação de justificativa. E, posteriormente, caso não proceda a entrega, o processo, com a devida formalização, deve ser encaminhado para parecer jurídico indicando a penalidade passível de aplicação.


Operacional




Orientações Gerais:

� Objetivando a racionalização e, sobretudo, evitar o fracionamento de despesas, o responsável pelo Almoxarifado pode agrupar pedidos de aquisições similares, solicitados por mais de um solicitante, tanto para compra de material de consumo quanto para material permanente.

� A Solicitação de Compra para material de consumo deve ser separada da para material permanente,

ou seja, não poderá conter na mesma solicitação itens de consumo e permanente.

� A ausência de carimbo e/ou assinatura bem como o preenchimento incorreto ou incompleto da requisição são motivos para a devolução do documento.

� O solicitante deverá verificar no mercado, antes da emissão da Solicitação de Compras, o

detalhamento do material de consumo e/ou permanente a ser solicitado (forma, embalagem, dimensão, material, voltagem, capacidade, cor, volume, dentre outras especificações).

� A especificação dos produtos a serem adquiridos deve ser bem detalhada, sem constar código,

modelos ou sinais que possam direcionar para determinada marca. Sempre que possível, indicar prováveis fornecedores.

� 90% do sucesso de um processo de compras está na origem da solicitação, ou seja, na clareza e

qualidade do pedido.

Documentação Obrigatória:

O Cadastramento no SICAF é dispensado, no caso de contratação direta (dispensa inciso II do art. 24 da Lei 8.666/93), devendo constar as certidões dos itens 1, 2 e 3, além das demais listadas:

1. Certidão Conjunta Negativa de Débitos Relativos aos Tributos Federais e à Divida Ativa da União (www.receita.fazenda.gov.br)

2. Certificado de Regularidade do FGTS – CRF (www.caixa.gov.br) 3. Certidão Negativa de Débitos Relativos às Contribuições Previdenciárias e às de Terceiros

(www.receita.fazenda.gov.br) 4. Certidão Negativa de Débitos Trabalhistas – CNDT (www.tst.gov.br). 5. Portal da Transparência - Consulta de Registro Impeditivo de Contratação


Improbidade Administrativa (www.cnj.jus.br) OBSERVAÇÃO: É obrigatório o cadastramento no SICAF em caso de formalização de contrato.


Operacional




ANEXO III-A

Objeto: Fluxo e procedimentos para CONTRATAÇÃO DE SERVIÇOS E OBRAS (LICITAÇÃO).

Atividade

Responsável

Solicitante Coord. Ativ.

Administrativas (CAA)

PROAD/DA

Coord. Licitações e Contratos

(CLC)

Reitor

Coord. Orçam. e Finanças

(COF)

Preencher o formulário de Solicitação de Serviço (FORMULÁRIO - PROAD-001) e Termo de Referência (orientação abaixo), e encaminhar à Coordenação de Atividades Administrativas. Observação: As solicitações para serviços de TI (constantes do PDTI) deverão estar acompanhadas de DOCUMENTO DE OFICIALIZAÇÃO DE DEMANDA (DOD) devidamente autorizado pelo setor de TI.

X

Conferir o adequado preenchimento dos documentos (inclusive assinaturas). Analisar a viabilidade de atendimento com pessoal da Instituição. Caso afirmativo executar. Sendo inviável a execução com pessoal do IFTM, enviar a PROAD/DA. (OBSERVAR CRONOGRAMA DE LICITAÇÕES)

X

Analisar a possibilidade de aquisição, caso autorizado enviar ao Protocolo para formalizar o processo, encaminhando a CLC. (OBSERVAR CRONOGRAMA DE LICITAÇÕES)

X

Realizar cotação prévia de preços com no mínimo três orçamentos (empresa/SISPP/Ata), conforme exigências abaixo. No caso exclusivo de serviços de engenharia enviar, a Coord. de Serviços de Engenharia - CSE para avaliação e elaboração da Planilha de Custos de acordo com tabela SINAPI e regulamentações, não havendo necessidade de cotação de preços. (Deve ser emitida ART e declaração de compatibilidade com o SINAPI)

X

Elaborar o mapa comparativo de preços (PROAD-002), verificando se o valor total encontra-se dentro do limite para contratação direta, avaliando a DESPESA ANUAL. Caso ultrapasse o limite para contratação direta, avaliando a despesa anual, fechar o mapa comparativo de preços com a média dos valores cotados para fins de abertura de licitação

X

Despachar o processo à PROAD/DA, informando a modalidade de licitação. (FORMULÁRIO - PROAD-007)

X

Informar os dados orçamentários disponíveis para a licitação (FORMULÁRIO - PROAD-008 / FORMULÁRIO - PROAD-008A), e enviar ao Reitor para autorização (PTRES – FONTE –Natureza de Despesa – P.I. e Valor previsto da contratação) ou despacho para Registro de Preços.

X


Operacional




Atividade

Responsável



PROAD/DA


(CLC)

Reitor


(COF)

Autorizar a licitação e enviar ao Pregoeiro ou Presidente da CPL.

X

Anexar ao processo a Portaria de designação do Pregoeiro e equipe de apoio ou da Comissão de Licitação.

X

Elaborar Edital, Ata de Registro e minuta de contrato, caso necessário, conforme Termo de Referência e dados constantes do processo, e, posteriormente, enviar a PROAD/DA.

X

Enviar ao Reitor/Procurador para parecer jurídico.

X

Após parecer jurídico providenciar a publicação do Aviso de Licitação no DOU e outros jornais, caso necessário, e a inclusão do Edital no COMPRASNET.

X

Anexar “Consulta Termo de Retirada de Edital” X

Realizar a licitação X

Anexar: 1) Documentação constante da fase de habilitação das empresas vencedoras e outros documentos solicitados; 2) Declarações solicitadas; 3) Propostas vencedoras; 4) Resultados, Termos, Atas e outros documentos.

X

Enviar ao Reitor para homologação. X

Homologar a licitação, no COMPRASNET, anexar o Termo de homologação e devolver o processo para publicação do resultado da licitação no DOU.

X

Publicar o resultado, anexar o extrato da publicação e outros documentos necessários, tais como Ata de Registro de Preços, se for o caso.

X

Enviar processo à PROAD/DA. X

Enviar para empenho, confirmando os dados orçamentários. X

Verificar se o processo contém toda a documentação e dados relacionados acima e, também, consultar toda a DOCUMENTAÇÃO EXIGIDA PARA HABILITAÇÃO constante do Edital de licitação, na data do empenho.

X

Emitir empenho e assinar. X

Enviar o empenho ao Ordenador de Despesa para assinatura, já anexado ao processo. OBS: No Caso de assinatura de contrato, enviar, posteriormente, à CLC para formalização e demais providências.

X

No Caso de assinatura de contrato Formalizar contrato, publicar no DOU, registrar o cronograma no SIASG, solicitar a Portaria de

X


Operacional




Atividade

Responsável



PROAD/DA


(CLC)

Reitor


(COF)

Fiscal, enviar contrato e outros documentos ao fiscal do contrato, solicitar Ordem de Serviço para o inicio do serviço, se for o caso, enviar documentos à empresa, dentre outros. Observação: Para assinatura de contrato é obrigatória o registro no SICAF.

Caso não formalize contrato, enviar 02 vias do empenho à CAA.

X

Encaminhar empenho à empresa contratada e autorizar o início do serviço. X

Acompanhar a execução do serviço (no caso de contrato será o fiscal do contrato, nos termos dos regulamentos vigentes)

X

Atestar na Nota Fiscal que o serviço foi realizado em conformidade com a contratação, juntamente com o servidor que acompanhou diretamente o serviço (no caso de contrato será o fiscal do contrato, emitindo, também, a medição no SICON/SIASG).

X

Enviar a Nota Fiscal para pagamento, com a máxima urgência, para não comprometer o pagamento dos encargos devidos

X

Conferir a Nota Fiscal, a situação da empresa junto ao SIMPLES NACIONAL (site da Receita Federal) e, obrigatoriamente, consultar toda a DOCUMENTAÇÃO EXIGIDA PARA HABILITAÇÃO constante do Edital de licitação, na data do pagamento. Para só então encaminhá-la para autorização de pagamento pelo ordenador de despesa.

X

Realizar a liquidação da despesa, aguardar o recurso financeiro para efetuar o pagamento e as retenções (DARF, GPS, ISSQN, dentre outros), anexar ao processo todos os documentos emitidos no SIAFI e realizar demais procedimentos necessários. Enviar o processo a contabilidade para análise e demais providências.

X

OBSERVAÇÃO: Algumas ações da CPL se diferem das realizadas pelo Pregoeiro para a realização das seguintes modalidades de licitação: convite, tomada de preços e concorrência. Orientações para elaboração do Termo de Referência Dados para elaboração do Termo de Referência, conforme exigência da IN/SLTI/MPOG nº 02, de 30/04/2008 e alterações posteriores:


Operacional




1. Objeto 2. Objetivo 3. Justificativa da contratação 4. Descrição detalhada da prestação de serviço, relacionando os materiais a serem utilizados. 5. Quantidade prevista da mão-de-obra (no caso de terceirização) 6. Local da prestação do serviço 7. Horário da prestação do serviço 8. Requisito mínimo (no caso de terceirização) 9. Uniforme (no caso de terceirização) 10. Valor estimado para a prestação do serviço (indicar o valor de serviço e detalhar o valor dos materiais) 11. Prazo para prestação do serviço 12. Obrigações e responsabilidades da contratante 13. Obrigações e responsabilidades da contratada 14. Garantia contratual (para contratação com assinatura de contrato) 15. Forma de pagamento (ao final do serviço, mensal com medição do serviço executado, mensal para

contratos) 16. Repactuação de preços (para contratação com assinatura de contrato) 17. Servidor responsável pela fiscalização do serviço 18. Dentre outros dados que julgar necessário













Operacional




6. Enviar o documento fiscal, com a devida declaração no verso, ao responsável pelo Financeiro, com a

máxima urgência, de forma a não comprometer o prazo de pagamento ajustado, bem como o recolhimento dos encargos devidos.



Operacional




ANEXO IV-A

Objeto: Fluxo e procedimentos para AQUISIÇÃO DE BENS (LICITAÇÃO).

Atividade

Responsável

Solicitante

Responsável pelo

Almoxarifado

Coord. Ativid.


PROAD/DA


(CLC)

Reitor


(COF)

Preencher o formulário de Solicitação de Compra (FORMULÁRIO - PROAD-005), detalhando a descrição do material e verificando os códigos do SIASG junto ao almoxarifado. Após as devidas assinaturas encaminhar ao Responsável pelo Almoxarifado. Observações: 1 - As solicitações para material de CONSUMO devem ser emitidas em formulários separados das solicitações de material PERMANENTE; 2 - As solicitações para materiais permanentes de TI (constantes do PDTI) deverão estar acompanhadas de DOCUMENTO DE OFICIALIZAÇÃO DE DEMANDA (DOD) devidamente autorizado pelo setor de TI.

X

Conferir o adequado preenchimento da solicitação, principalmente quanto à descrição do material, o código do SIASG e assinaturas.

X

Emitir o Pedido de Compra (FORMULÁRIO - PROAD-006) e Termo de Referência, caso acredite que o montante da aquisição exija a realização de licitação, e, posteriormente, enviar a PROAD/DA para autorizar a aquisição. (Observar cronograma de licitações)

X

Analisar a possibilidade de aquisição, caso autorizado enviar ao Protocolo para formalizar o processo, encaminhando a CLC

X

Realizar cotação prévia de preços com no mínimo três orçamentos (empresa/SISPP/Ata), conforme exigências abaixo.

X

Elaborar o mapa comparativo de preços ( PROAD-002), verificar se o valor total encontra-se dentro do limite para contratação direta, avaliando a DESPESA ANUAL. Caso ultrapasse o limite para contratação direta, avaliando a despesa anual, fechar o mapa comparativo de preços com a média dos valores cotados e solicitar Termo de Referência ao almoxarifado, caso não conste do processo.

X


Operacional




Atividade

Responsável

Solicitante

Responsável pelo

Almoxarifado

Coord. Ativid.


PROAD/DA


(CLC)

Reitor


(COF)

Despachar o processo a PROAD/DA, informando a modalidade de licitação (Pregão eletrônico ou SRP) (FORMULÁRIO - PROAD-007).

X

Informar os dados orçamentários disponíveis para a licitação, e enviar ao Reitor para autorização (PTRES – FONTE –Natureza de Despesa – P.I. (ver com o contador) e Valor previsto da contratação) ou despacho para Registro de Preços. (FORMULÁRIO - PROAD-008 / FORMULÁRIO - PROAD-008A)

X

Autorizar a licitação e enviar ao Pregoeiro.

X

Anexar ao processo a Portaria de designação do Pregoeiro e equipe de apoio.

X

Elaborar Edital, Ata de Registro e minuta de contrato, caso necessário, conforme Termo de Referência e dados constantes do processo, e, posteriormente, enviar a PROAD/DA

X

Enviar ao Reitor/Procurador para parecer jurídico.

X

Após parecer jurídico providenciar a publicação do Aviso de Licitação no DOU e outros jornais, caso necessário, e a inclusão do Edital no COMPRASNET.

X

Anexar “Consulta Termo de Retirada de Edital”

X

Realizar a licitação

Anexar: 1) Documentação constante da fase de habilitação das empresas vencedoras e outros documentos solicitados; 2) Declarações solicitadas; 3) Propostas vencedoras; 4) Resultados, Termos, Atas e outros documentos.

X

Enviar ao Reitor para homologação X

Homologar a licitação, no COMPRASNET, anexar o Termo de homologação e devolver o processo para publicação do resultado da licitação no DOU.

X

Publicar o resultado, anexar o extrato da publicação e outros documentos necessários, tais como Ata de Registro de Preços, se for o caso.

X

Enviar processo à PROAD/DA X

Enviar para empenho, confirmando os


Operacional




Atividade

Responsável

Solicitante

Responsável pelo

Almoxarifado

Coord. Ativid.


PROAD/DA


(CLC)

Reitor


(COF)

dados orçamentários. X

Verificar se o processo contém toda a documentação e dados relacionados acima e, também, consultar toda a DOCUMENTAÇÃO EXIGIDA PARA HABILITAÇÃO constante do Edital de licitação, na data do empenho.

X

Emitir empenho e assinar

X

Enviar o empenho ao Ordenador de Despesa para assinatura, já anexado ao processo. OBS: No Caso de assinatura de contrato, enviar, posteriormente, à CLC para formalização e demais providências.

X

No Caso de assinatura de contrato Formalizar contrato, publicar extrato no DOU, registrar o cronograma no SIASG, solicitar a Portaria de Fiscal, enviar contrato e outros documentos ao fiscal do contrato, enviar documentos à empresa, dentre outros. Observação: Para assinatura de contrato é obrigatório o registro no SICAF.

X

Caso não formalize contrato, enviar 02 vias do empenho ao almoxarifado

X

Encaminhar empenho a empresa contratada e autorizar a entrega do material.

X

Receber o material (no caso de contrato será o fiscal do contrato, nos termos dos regulamentos vigentes)

X

Atestar na Nota Fiscal que o material foi recebido em conformidade com a contratação (no caso de contrato será o fiscal do contrato, emitindo, também, a medição no SICON/SIASG).

X

Enviar a Nota Fiscal para pagamento, com a máxima urgência, para não comprometer o pagamento dos encargos devidos (no caso de contrato, antes de enviar a nota fiscal para pagamento, registrar a medição no SIASG) OBSERVAÇÃO: quando se tratar de material permanente tomar as providencias cabíveis para encaminhar o material ao Setor de Patrimônio

X

Conferir a Nota Fiscal, a situação da X


Operacional




Atividade

Responsável

Solicitante

Responsável pelo

Almoxarifado

Coord. Ativid.


PROAD/DA


(CLC)

Reitor


(COF)

empresa junto ao SIMPLES NACIONAL (site da Receita Federal) e, obrigatoriamente, consultar toda a DOCUMENTAÇÃO EXIGIDA PARA HABILITAÇÃO constante do Edital de licitação, na data do pagamento. Para só então encaminhá-la para autorização de pagamento pelo ordenador de despesa.

Realizar a liquidação da despesa, aguardar o recurso financeiro para efetuar o pagamento e as retenções (DARF, GPS, ISSQN, dentre outros), anexar ao processo todos os documentos emitidos no SIAFI e realizar demais procedimentos necessários. Enviar o processo a contabilidade para análise e demais providências.

X

OBSERVAÇÃO:

1. O Termo de Referência deve conter as informações cabíveis à aquisição de material, tomando como referência os dados para contratação de serviço (retro)











Operacional




4. Providenciar a regularização da entrega, junto ao fornecedor, no caso do material/serviço não

corresponder com exatidão ao que foi pedido, ou ainda, apresentar falhas ou defeitos, para, posteriormente, atestar o recebimento no verso do documento fiscal e encaminhar para pagamento;





� Objetivando a racionalização e, sobretudo, evitar o fracionamento de despesas, o responsável pelas compras pode agrupar pedidos de aquisições similares, solicitados por mais de um solicitante, tanto para compra de material de consumo quanto para material permanente.











Operacional




ANEXO V-A

Objeto: Fluxo e procedimentos para AQUISIÇÃO DE BENS e CONTRATAÇÃO DE SERVIÇOS E OBRAS (LICITAÇÃO SRP CONJUNTA).

Atividade

Responsável

Campus

PRODIN/Coordenação Geral de Planejamento

Institucional (CGPI)

Reitor

PROAD/Coord. Licitações e

Contratos (CLC)

Preencher o formulário de Solicitação de Compra (FORMULÁRIO - PROAD-005), detalhando a descrição do material e verificando os códigos do SIASG junto ao almoxarifado, como também o Termo de Referência. Após as devidas assinaturas encaminhar à PRODIN/CGPI. Observações: 1 - As solicitações para material de CONSUMO devem ser emitidas em formulários separados das solicitações de material PERMANENTE OU Preencher o formulário de Solicitação de Serviço (FORMULÁRIO - PROAD-001) e Termo de Referência (orientação abaixo). Após as devidas assinaturas encaminhar à PRODIN/CGPI. 2 - As solicitações para serviços e materiais permanentes de TI (todos constantes do PDTI) deverão estar acompanhadas de DOCUMENTO DE OFICIALIZAÇÃO DE DEMANDA (DOD) devidamente autorizado pelo setor de TI.

X

Conferir o adequado preenchimento, especialmente quanto às assinaturas, consolidar e emitir documento único (Pedido de Compra ou Solicitação de Serviço).

X

Solicitar a realização de SRP, enviar ao Protocolo para abertura de Processo e ao Reitor para autorizar a licitação.

X

Autorizar a licitação e enviar a CLC. X

Realizar cotação de preços e demais providências necessárias a realização do SRP.

X

Após cotação seguir o fluxo para “licitação”.

OBSERVAÇÃO:

1. O Termo de Referência deve conter as informações cabíveis à aquisição de material, tomando como referência os dados para contratação de serviço (retro) Orientações para solicitação de orçamentos (empresas):

1. No mínimo 03 orçamentos 2. Empresas do ramo


Operacional




3. Papel timbrado da empresa (razão social, CNPJ, endereço), constando o nome legível e assinatura do













� Objetivando a racionalização e, sobretudo, evitar o fracionamento de despesas, o responsável pelas compras pode agrupar pedidos de aquisições similares, solicitados por mais de um solicitante, tanto para compra de material de consumo quanto para material permanente.







Operacional









Operacional




ANEXO VI-A

Objeto: Fluxo e procedimentos para a CONTRATAÇÃO DE SERVIÇOS E OBRAS (ATA DE REGISTRO DE PREÇOS realizada pela Reitoria)

Atividade

Responsável



PROAD/DA

Coord. Orçamento e Finanças

(COF)

Preencher o formulário de Solicitação de Serviço (FORMULÁRIO - PROAD-001) informando, além dos dados necessários, o item, a empresa e a ATA DE REGISTRO DE PREÇOS a ser utilizada e, posteriormente, encaminhar à Coordenação de Atividades Administrativas. Observação: As solicitações para serviços de TI (constantes do PDTI) deverão estar acompanhadas de DOCUMENTO DE OFICIALIZAÇÃO DE DEMANDA (DOD) devidamente autorizado pelo setor de TI.

X

Conferir o adequado preenchimento dos documentos (inclusive assinaturas) e o saldo da Ata de Registro de Preços. Caso tenha saldo disponível, solicitar o processo ä Contabilidade. Enviar a PROAD/DA para verificar a possibilidade de contratação.

X

Informar os dados orçamentários (FORMULÁRIO - PROAD-004) e enviar ao Reitor para autorização e, posteriormente, à Coordenação de Orçamento e Finanças para empenho (PTRES – FONTE –Natureza de Despesa - P.I. (ver com o contador) e Valor total da aquisição).

X

Consultar toda a DOCUMENTAÇÃO EXIGIDA PARA HABILITAÇÃO constante do Edital de licitação, na data do empenho. X

Após emissão do empenho seguir fluxo para “licitação”.


Operacional




ANEXO VII-A

Objeto: Fluxo e procedimentos para AQUISIÇÃO DE BENS (ATA DE REGISTRO DE PREÇOS realizada pela Reitoria).

Atividade

Responsável

Solicitante Almoxarifado PROAD/DA

Coord. Orçamento e

Finanças (COF))

Preencher o formulário de Solicitação de Compra (FORMULÁRIO - PROAD-005), detalhando a descrição do material e informando o número do item e a ATA DE REGISTRO DE PREÇOS a ser utilizada. Após as devidas assinaturas encaminhar ao Responsável pelo Almoxarifado (não há necessidade de informar o código do SIASG). Observações: 1- É necessário emitir uma Solicitação de Compras para cada Pregão de Registro de Preços; 2 - As solicitações para materiais permanentes de TI (constantes do PDTI) deverão estar acompanhadas de DOCUMENTO DE OFICIALIZAÇÃO DE DEMANDA (DOD) devidamente autorizado pelo setor de TI.

X

Conferir o adequado preenchimento da solicitação, verificar a disponibilidade da quantidade para aquisição dos itens solicitados e solicitar o processo à Contabilidade.

X

Emitir a Solicitação de Empenho (FORMULÁRIO - PROAD-009) e enviar a PROAD/DA para verificar a possibilidade de contratação e anexar ao respectivo processo de licitação.

X


X

Consultar toda a DOCUMENTAÇÃO EXIGIDA PARA HABILITAÇÃO constante do Edital de licitação, na data do empenho. X

Após emissão do empenho seguir fluxo para “licitação”.


Operacional




ANEXO VIII-A

Objeto: Fluxo e procedimentos para AQUISIÇÃO DE BENS (ADESÃO ATA DE REGISTRO DE PREÇOS de outra Instituição Federal)

Atividade

Responsável

Solicitante Almoxarifado PROAD/DA

Coord. de Licitações e Contratos

(CLC)

Preencher o formulário de Solicitação de Compra (FORMULÁRIO - PROAD-005). Após as devidas assinaturas encaminhar ao Responsável pelo Almoxarifado. Observações: 1 - As solicitações para material de CONSUMO devem ser emitidas em formulários separados das solicitações de material PERMANENTE; 2 - As solicitações para materiais permanentes de TI (constantes do PDTI) deverão estar acompanhadas de DOCUMENTO DE OFICIALIZAÇÃO DE DEMANDA (DOD) devidamente autorizado pelo setor de TI.

X

Verificar o devido preenchimento, emitir o Pedido de Compra (FORMULÁRIO - PROAD-006), o Termo de Referência e enviar à PROAD/DA para verificar a possibilidade de aquisição.

X

Caso autorizado, enviar ao protocolo para formalização do processo e posteriormente a CLC.

X

Caso definido a ADESÃO à Ata de Registro de outro órgão após a cotação, ou seja, após verificar que o valor da ata é o menor orçamento (03 ORCAMENTOS), solicitar formalmente ao órgão licitante a autorização para adesão ao Pregão SRP e consultar formalmente a empresa sobre a possibilidade de entrega do material.

X

Anexar ao processo: 1) Edital do Pregão; 2) Termo de homologação; 3) Ata de Registro de Preços; 4) Consultas ao órgão licitante e empresa e as respectivas respostas; orçamentos e mapa comparativo de preços e outros documentos que julgar conveniente.

X

Consultar toda a DOCUMENTAÇÃO EXIGIDA PARA HABILITAÇÃO constante do Edital de licitação. X

Uma vez regular a situação do fornecedor, despachar o processo ä PROAD/DA, contendo: 1) a forma de aquisição 2) a fundamentação legal e justificativa da adesão 3) os dados da empresa (Razão Social – Endereço – Cidade – CEP – Telefone – Contatos – CNPJ – Dados Bancários completos) (FORMULÁRIO - PROAD-010). Informar OS ITENS DA ATA REFERENTES AOS ITENS DO PEDIDO DE COMPRA.

X


X

Demais providências.


Operacional




ANEXO IX-A

Objeto: Fluxo e procedimentos para CONTRATAÇÃO DE SERVIÇOS E OBRAS (ADESÃO ATA DE REGISTRO DE PREÇOS de outra Instituição Federal)

Atividade

Responsável



PROAD/DA

Coord. de Licitações e Contratos

(CLC)

Preencher o formulário de Solicitação de Serviço (FORMULÁRIO - PROAD-001) e Termo de Referência e, posteriormente, encaminhar à Coordenação de Atividades Administrativas. Observação: As solicitações para serviços de TI (constantes do PDTI) deverão estar acompanhadas de DOCUMENTO DE OFICIALIZAÇÃO DE DEMANDA (DOD) devidamente autorizado pelo setor de TI.

X

Conferir o adequado preenchimento da solicitação e enviar à PROAD/DA para verificar a possibilidade de contratação X

Caso autorizado, enviar ao protocolo para formalização do processo e posteriormente à CLC X

Caso definido a ADESÃO à Ata de Registro de outro órgão após a cotação, ou seja, após verificar que o valor da ata é o menor orçamento (03 ORCAMENTOS), solicitar formalmente ao órgão licitante a autorização para adesão ao Pregão SRP e consultar formalmente a empresa sobre a possibilidade de prestação do serviço.

X

Anexar ao processo: 1) Edital do Pregão; 2) Termo de homologação; 3) Ata de Registro de Preços; 4) Consultas ao órgão licitante e empresa e respectivas respostas; orçamentos e mapa comparativo de preços e outros documentos que julgar conveniente.

X

Consultar toda a DOCUMENTAÇÃO EXIGIDA PARA HABILITAÇÃO constante do Edital de licitação. X

Uma vez regular a situação do fornecedor, despachar o processo ä PROAD/DA, contendo: 1) a forma de aquisição 2) a fundamentação legal e justificativa da adesão 3) os dados da empresa (Razão Social – Endereço – Cidade – CEP – Telefone – Contatos – CNPJ – Dados Bancários completos) (FORMULÁRIO - PROAD-010). Informar OS ITENS DA ATA REFERENTES AOS ITENS DA SOLICITAÇÃO DE SERVIÇO.

X


X

Demais providências.

Documents

Pró-Reitoria de Administração Norma Operacional MANUAL DE ... · Operacional nº 01, de 03 de abril de 2012 que dispõe sobre procedimentos relativos às aquisições de bens e