PROCEDIMENTO DE INVENTÁRIO FÍSICO - …portal.cmpc.com.br/portal/userdefs/scripts_config/arquivos/PLO-01... · 5.2. Preparação Física ... SAP. Identificação: ... Para itens

PROCEDIMENTOS INTERNOS Data Elaboração:

07/02/2013

Código:

PLO-01

Área Responsável:

Custos

Revisão:

10/08/2016 – R02

Elaborado por:

Valdice Pinto

Supervisora de Custos

Revisado por:

Gabriele G. Heilig

Coord. de Auditoria Interna

Aprovado por:

Alejandro Araya

Diretor de Administrativo e Financeiro

PROCEDIMENTO DE INVENTÁRIO FÍSICO

DOCUMENTO ORIGINAL

PROIBIDA A REPRODUÇÃO

1. INTRODUÇÃO

O “Procedimento de Inventário Físico” tem por objetivo estabelecer as normas para realização do Inventário Físico utilizado para conferir as quantidades registradas contabilmente e validar os resultados de maneira a atender as exigências de ordem Contábil e Fiscal.

2. CAMPO DE APLICAÇÃO

Este procedimento é aplicável aos inventários realizados nas unidades da CMPC Melhoramentos

3. DIRETRIZES

As matérias-primas, produtos semi-acabados e produtos acabados, devem ser inventariados no mínimo duas vezes ao ano, com alcance de 100% do estoque.

Peças de manutenção e de reposição devem ser inventariados no mínimo 1 (uma) vez ao ano, com alcance mínimo de 80% do estoque.

Conforme regras determinadas acima, deve-se estabelecer o cronograma de inventário anual, estabelecendo os inventários físicos gerais e cíclicos.

O inventário geral contempla 100% das matérias primas, produto semiacabados e produtos acabados e 80% das peças de manutenção e reposição e deve ser executada no mínimo 1 (uma) vez ao ano, na data a ser definida pelo Departamento de Controladoria – Custos com consentimento dos Gerentes Industriais, Coordenadores de Armazém e Gerente Logístico.

O inventário geral deve ser acompanhado por uma auditoria externa, contratada pela Melhoramentos CMCP Ltda.

As datas de contagem do inventario geral devem ser definidas através de reuniões de consenso entre o Departamento de Controladoria – Custos e a Gestão das Fábricas e Armazéns.

O Gerente de Controladoria deve nomear um colaborador do Departamento de Controladoria como Coordenador Geral do inventário físico, e o Gerente de Logística deve nomear um colaborador do Departamento de Logistica como Coordenador Geral do inventario físico cíclico.

No inicio de cada ano, o responsável de cada unidade deve preencher o Check List de Conferência – Dados Gerais, a fim de definir depósitos e itens a serem inventariados, datas de corte e de contagem, entre outros.

Identificação: PLO-01 Revisão 02 Acesso livre Página 2 de 20

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4. DOCUMENTOS DE REFERÊNCIA

Check List de Conferência – Dados Gerais – vide Anexo I

Check List de Conferência – Equipe – vide Anexo II

Check List de Conferência – Documentação – vide Anexo III

Check List de Conferência – Preparação Física – vide Anexo IV

5. PROCEDIMENTOS

5.1. Equipe

O organograma do inventario será composto de Coordenador Geral, Supervisor, Fiscal, Contador, Digitador e Equipe de Apoio.

O Coordenador Geral deve selecionar uma equipe mista para realizar o inventario, um Auxiliar de Almoxarifado ou Conferente e um funcionário administrativo (Departamento de Controladoria, e se necessário, envolve funcionários de outros departamentos).

Já nos inventários cíclicos, a equipe deve ser composta somente de funcionários do Departamento de Logistica e Fabricas / Armazéns, uma vez que o Departamento de Controladoria não é envolvido na contagem.

Além disso, o responsável por cada unidade deve verificar continuamente se as providencias relacionadas no Check List de Conferencia – Equipe, estão sendo cumpridas de maneira a não prejudicar a data de realização do inventário físico.

5.2. Preparação Física

A segregação dos depósitos e dos itens deve ser clara, de maneira que itens da mesma categoria no mesmo depósito sejam agrupados, quando possível.

Os itens que não fazem parte do estoque da Melhoramentos CMPC Ltda. (Terceiros, Protótipos, Garantia, Amostras, etc.) devem ser segregados e identificados, pois não são inventariados.

O responsável por cada unidade deve verificar continuamente se as providencias relacionadas no Check List de Conferência – Preparação Física, estão sendo cumpridas de maneira a assegurar a execução das tarefas nas datas previstas, não prejudicando a data de realização do Inventário Físico.

Em seguida, o responsável da área deverá etiquetar os itens ou relacionar os materiais a serem inventariados.

Observações:

Todos os itens deverão estar etiquetados impreterivelmente um dia antes do inicio da contagem. A utilização de listas só será autorizada para inventários parciais do estoque e com previa aprovação do Coordenador Geral.

Todos os materiais recebidos antes da data do inventário devem estar registrados no sistema SAP.


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Produtos faturados e não expedidos deverão estar identificados de maneira clara, acompanhados de nota fiscal e farão parte da contagem. Iremos contar 100% do depósito.

Itens não conforme (prazo de validade vencido, danificados, entre outros) deverão ser tratados em um depósito específico. Serão inventariados e as baixas serão efetuadas conforme a política estabelecida.

No dia do inventario, esta proibida qualquer movimentação de estoque e produção.

5.3. Documentação

Após o momento de corte, estão proibidos quaisquer lançamentos com datas retroativas sem a prévia análise e aprovação dos seus efeitos pelo Coordenador Geral / Supervisor do inventário físico.

O responsável por cada unidade deverá verificar continuamente se as providências relacionadas no Check List de Conferencia – Documentação, estão sendo cumpridas de maneira a não prejudicar a data de realização do inventário físico.

5.4. Contagem

Todos os envolvidos no processo de contagem do estoque físico deverão seguir as seguintes regras:

As duplas deverão ser divididas por seções, sendo esta maneira pela qual as contagens serão realizadas, onde cada dupla fica responsável pela contagem de uma seção ou categoria.

Os itens deverão ser contados um a um, e para os volumes que se encontram em embalagens fechadas, lacradas por fitas, cintas de aço, plásticos ou outros métodos que garantam a inviolabilidade e apresentem externamente de forma clara e concisa a identificação do produto e as quantidades de seu conteúdo, poderão ser aceitas a quantidade indicada na embalagem.

Os itens serão inventariados através de duas contagens realizadas por equipes distintas. Fica proibida qualquer anotação no local de estoques que registre a quantidade inventariada por uma das equipes.

A segunda contagem será continuamente confrontada com a primeira e em caso de divergência, que será confirmada através de conferência das etiquetas pelo Supervisor, será realizada uma terceira contagem, valendo esta. Fica estabelecida a tolerância de 2% entre a primeira e a segunda contagem, para os itens com unidade de peso e para aqueles inventariados através de balanças contadoras, nestes casos, adotarem a maior contagem. Para os demais casos a tolerância de contagem é 0%.

Para itens que se encontram na linha de produção em fase intermediaria de processo, cujo código conste da estrutura do produto, poderá ser inventariado nesta condição. O campo de localização na etiqueta deverá ser preenchido com o Process Code (célula de produção).

Serão emitidas etiquetas de inventário, que deverão ser preenchidas conforme instrução fornecida pelo Supervisor, as quais serão fixadas aos itens antes do inicio das contagens. As etiquetas de inventário serão emitidas, para todos os itens com saldo em estoque, e a localização de acordo com o cadastro dos itens no sistema. Existirão etiquetas em branco para itens não registrados no saldo do estoque que deverão ser preenchidas manualmente, a


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caneta e sem rasuras. Em caso de erro no apontamento, deverá ser solicitado o visto do Fiscal no apontamento dos dados corretos.

As fichas de identificação dos itens inventariados, não deverão ser retiradas dos itens até a conclusão do inventário.

5.5. Digitação

O Digitador deverá estar localizado junto ao Supervisor, para que a digitação possa ser efetuada imediatamente após o recebimento das etiquetas. Após a digitação, as etiquetas deverão ser devolvidas ao Supervisor.

5.6. Apuração da Contagem

O Digitador deverá digitar as contagens na Planilha de Apuração. Em seguida, deve emitir o Relatório de Divergências Constatadas e encaminhar aos responsáveis.

O resultado das contagens realizadas deve ser devidamente documentado e arquivado, para posteriores análises de diferenças.

Os Gerentes de Logística, Armazém e Industrial devem esclarecer as causas das variações do inventário físico logo após a apuração e encaminhar o Relatório das Divergências Constatadas, com análise das causas.

5.7. Ajustes de Inventário no sistema SAP

Para efetuar os ajustes de estoque resultantes dos inventários, ficam definidos os níveis de responsabilidade (hierarquia) conforme descrito abaixo:

Após aprovação, os departamentos responsáveis pelo inventário terão que criar documento de inventário no sistema SAP, para envio à Controladoria para conferencia e efetivação dos ajustes.

O Departamento de Controladoria é o responsável pela analise e contabilização dos ajustes de inventário.

Os departamentos responsáveis pelas diferenças devem elaborar plano de ação para que evitem erros futuros da mesma natureza, e apresentar esses planos ao Diretor Financeiro após finalização das analises (com limite de um mês após o inventário).

Ao final do inventário e devidos ajustes, deve ser realizado um “book” de inventário, contendo os resultados das contagens e diferenças analisadas e justificadas, este relatório deve ser assinado pelo Gerente Geral da Melhoramentos CMPC Ltda. Se as divergências informadas superarem 1% (em US$) do total do estoque da empresa (sobre um mínimo de MUS$50), o relatório deverá ser assinado adicionalmente pelo Gerente Geral da CMPC Tissue S.A.

5.8. Processamento do Inventário no Sistema SAP

O processo de inventário no sistema SAP é composto de três fases:

1. Criação dos documentos de inventário;

2. Registro da Contagem; e


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3. Contabilização da diferença de inventário.

Na primeira fase criam-se os documentos de inventário. Uma vez selecionado o estoque que se incluirá na contagem e criado os documentos para inventário, imprime-se os documentos para iniciar o processo de contagem.

Na segunda fase, são registrados os resultados da contagem no sistema SAP. A seguir, o sistema calcula as diferenças de inventário. Se algum resultado parecer ser duvidoso, é possível executar uma nova contagem das unidades de estoque, para o qual será necessário gerar novos documentos de inventário.

Na terceira fase, as diferenças de inventário são contabilizadas. As quantidades e os valores do estoque são atualizados e ajustados.

As principais transações do sistema SAP utilizadas são:

MI31: Criar Documento de Inventário

MI21: Imprimir Folhas de Contagem Física

MI02: Modificar Documento de Inventário

MI03: Visualizar Documento de Inventário

MI04: Entrar Contagem de Inventário

MI05: Midificar Contagem

MI20: Lista das Diferenças Inventário

MI11: Entrar Nova Contagem

MI07: Contabilizar Diferenças


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5.8.1. Criação do Documento de Inventário

Com a transação MI31 do sistema SAP cria-se o documento de inventário, definindo:

Materiais a inventariar

Ficha de Contagem

Numero do inventário

É possivel definir os materiais por tipo ou grupo. Na seção “controle” seleciona a opção “Criar batch input”, que é mais adequada para a carga massiva de dados. É importante selecionar a opção “Só materiais sem estoque zero”. Posteriormente, é necessário gerar outro documento marcando “Somente Somente materiais com estoque zero”, para verificar os estoques nulos.

Deve-se selecionar a opção “Definir bloqueio de reg.”, o qual permite bloquear todos os movimentos de mercadorias ara os materiais selecionados. Quando se registra os resultados das contagens o desbloqueio é realizado automaticamente.


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Ao tentar realizar um movimento de mercadoria quando o material estiver bloqueado para contagem, o sistema emite a mensagem abaixo.


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Abaixo está o documento de inventário:

5.8.2. Impressão do Documento de Inventário

Com a transação MI21, é possível imprimir o documento de inventário, prévia visualização.


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Acima se visualiza o relatório de inventário, este relatório pode ser utilizado para contagem, se desejar um maior detalhe, é permitido realizar uma planilha externa ao SAP que considere todos os materiais a inventariar.

5.8.3. Modificar Documento de Inventário

Com a transação MI02 é possível modificar o documento de inventário.

Selecionando o botão é possível modificar a data de contagem, entre outros dados. Posteriormente, deve-se bloquear o sistema para que não realizem movimentos de entrada e saída de mercadoria, selecionando o campo “Bloqueio registro”


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Selecionando é possível modificar o tipo de estoque e marcar a permição de unidades de medidas alternativas, após isso, os sistema irá gerar a seguinte mensagem:

.

5.8.4. Registro da Contagem com Referência a Documento

Executar a transação MI04 e inserir o documento de inventário. Opcionalmente a porcentagem de desvio, se desejar que o sistema emita um alerta quando detectar uma diferença entra a quantidade registrada e o estoque do sistema.

Registra a contagem de cada posição. Para o caso de materiais com contagem zero, deve-se selecionar a coluna “RC (contagem zero)”. É marcado um a um o bem, e pressiona-se o ícone

.

O sistema emitirá uma mensagem indicando que a contagem foi registrada:

.


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5.8.5. Relatório de Diferenças de Inventário

Para listar as diferenças de inventário, executar a transação MI20. Deve-se inserir o número do inventário para listar todos os documentos que compõem o inventário. É possível inserir somente o número do documento para visualizar a contagem individual de um item.

Após listar as diferenças de inventário, é gerado o relatório abaixo, onde é possível contabilizar as diferenças, modificar a contagem ou registrar a contagem.


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5.8.6. Entrar nova contagem

É possível efetuar uma nova contagem física, seja por posição (código do material) ou por documento de inventário. Para o primeiro caso, marca-se as posições desejadas no campo correspondente e proceda como se mostra na imagem abaixo.

Se desejar uma nova contagem no nível de documento, executa a transação MI11 e insira:

Marcar Bloq. Registros

Número de inventário

Valor Limiar

O valor limiar selecionará as posições que possuem valor de diferença superior ou igual a este, de modo que sejam tratadas.


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A posição pode ser modificada:

Selecionando o sistema irá gerar o resumo das posições a serem tratadas, conforme imagem abaixo.

Grave selecionando e o sistema irá gerar o número de documento:

.

No caso de existir mais de um documento de inventário contemplado na nova contagem, o sistema emitirá novamente a tela para inserir o número do documento, e assim repete-se o processo anterior.


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Após inserir a contagem da nova contagem, será obtido o relatório atualizado das diferenças.

5.8.7. Modificar Contagem

Para modificar ou corrigir uma contagem já realizada, a nível de posição, seleciona a alternativa “Modificar contagem”, a nível de documento, executa a transação MI05, insere o número do documento, o ano, e seleciona o desvio percentual, se desejar que o sistema emita um alerta.

O sistema oferece a opção de modificar cada contagem realizada em relação ao documento ou posições selecionadas.


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5.8.8. Contabilização das Diferenças

Executa a transação MI07. Ao inserir as diferenças, o sistema migra para a tela abaixo, onde se deve registrar a data da postagem.

Deve-se inserir o motivo das diferenças, conforme a tabela de códigos disponíveis no sistema.

O sistema emitirá o número do documento.

6. RESPONSABILIDADES E ALÇADAS

6.1. Auditoria Externa

Validar o inventario (aplicável somente 1 (uma) vez ao ano, no inventario geral).

6.2. Controladoria

Enviar informativo com o cronograma e datas do inventário aos participantes do processo.

Além disso, deve planejar, acompanhar e aprovar a preparação do inventario. Orientar as equipes na correta execução dos itens deste procedimento e encontrar soluções para os problemas que lhes forem apresentados no decorrer do processo.

Efetuar o corte de entradas, transferências e saídas de materiais, providenciando os respectivos comprovantes. Treinar e orientar os contadores e fiscais, remanejar pessoal de acordo com o


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andamento dos trabalhos, identificar e providenciar as recontagens quando necessário e realizar a distribuição das fichas para contagem, relacionando os nomes dos recebedores e sequencia numérica entregues a cada um.

Verificar se todos os itens foram previamente etiquetados, fiscalizar as equipes de contagem, impedindo que as duas contagens de um mesmo item sejam efetuadas pela mesma equipe e acompanhar e validaras terceiras contagens.

6.3. Contador / Apontador

Realizar a contagem física e notificar a quantidade contada.

6.4. Digitador

Deve estar localizado junto ao Supervisor para realizar a digitação das etiquetas imediatamente após recebimento.

6.5. Equipe de Apoio

É composta por almoxarifes, operadores de empilhadeira, chefia da produção e engenheiros. Terão por atividade o assessoramento aos Fiscais e as equipes de contagem no sentido de identificação e movimentação do material.

7. VIGÊNCIA

Esse procedimento passa a vigorar a partir da data de sua publicação ou da data de sua última revisão. O mesmo deve ser revisado em até 02 anos ou caso haja alguma alteração no processo.


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Anexo I – Check List de Conferência – Dados Gerais.

Empresa: Data:

Planta: Divisão:

Processo: Responsável:

Descrição Área/Responsável Data Prevista Data Realizada Ass. do Responsável

1. Definir depósitos e itens

a serem inventariados.

2. Definir as datas de

contagem e corte

3. Avaliar a quantidade de

itens x recursos.

4. Divulgar as definições á

organização.

5. Definir os responsáveis

pelas providências.

6. Avaliar os resultados do

inventário.

7. Emitir o relatório de

inventário.

8. Definir a data de corte

para entrada de materiais

no estoque.


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Anexo II – Check List de Conferência – Equipe

Empresa: Data:

Planta: Divisão:



1. Definir equipes de inventário

(Contagem e Preparação

Física).

2. Definir equipe de controle

(Supervisor, Mesário, Fiscais e

Digitadores).

3. Definir equipes de apoio

(Engenharia, CQ).

4. Aprovar as horas extras das

equipes (quando necessário).

5. Solicitar alimentação e

transporte para a equipe (se

necessário).

6. Treinar os mesários, fiscais e

digitadores.

7. Treinar os operadores das

balanças, contadores e

apontadores.

8. Definir o posicionamento das

equipes fixas.

9. Definir as áreas para cada

equipe de contagem (1º e 2º).

10. Elaborar e divulgar layout

da localização das equipes e

instruções detalhadas do

inventário por escrito.


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Anexo III – Check List de Conferência – Documentação

Empresa: Data:

Planta: Divisão:



1. Definir a data de corte da

entrada de materiais.

2. Digitar todos os documentos

de entrada e solucionar os

boletins de ocorrências.

3. Separar os itens com nota

fiscal de saída com permanência

do material na empresa.

4. Encerrar todas as requisições

de materiais.

5. Reportar e digitar as baixas

de sucata e refugo.

6. Conferencia do encerramento

das transferências entre

depósitos.

7. Devolver aos fornecedores os

itens possíveis.

8. Providenciar copias das 3

ultimas notas fiscais de entrada

com as respectivas fichas de

recebimento (2 jogos).

9. Providenciar copias das 3

ultimas notas fiscais de saída (2

jogos).

10. Emitir relação de materiais

em transito para outros

estabelecimentos.


importados em transito (fichas

de recebimento).


em poder de terceiros.


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Anexo IV – Check List de Conferência – Preparação Física

Empresa: Data:

Planta: Divisão:



1. Identificar com localização e

segregar todos os itens em todos

os depósitos.

2. Emitir as etiquetas de

inventário.

3. Colocar as etiquetas em todos

os itens a serem inventariados.

4. Segregar material recebido e

não digitado.

5. Segregar material faturado e

não expedido.

6. Instalar e testar as balanças

contadoras.

7. Segregar e identificar os

materiais que não serão

inventariados.

8. Definir, identificar, contar e

segregar os itens obsoletos.

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