PROCEDIMENTO DESLIGAMENTO DE USUÁRIO ONE Fluxo de Usuários, Kariane Santos, 20151016

PROCEDIMENTO DESLIGAMENTO DE USUÁRIO

ONE

Fluxo de Usuários,Kariane Santos, 20151016

Objetivo

Garantir que o processo de desligamento seja efetuado no ONE e o usuário não tenha nenhum produto Novartis sob sua responsabilidade.

Responsáveis: Efetividade OnePeriodicidade: Conforme necessidade

PROCEDIMENTO DESLIGAMENTO DE USUÁRIO ONE

| Presentation Title | Presenter Name | Date | Subject | Business Use Only3

IDENTIFICAR USUÁRIO ONE

Diariamente o responsável por desligamento de usuário, recebe os e-mails de movimentações do HR GLOBAL. Ele deve verificar se o colaborador é um usuário ONE; A análise é realizada pelo nome do colaborador no ONE;

Modelos de e-mails: 1 - Colaborador(a) prestador de serviços 2 - Colaborador(a) efetivo Novartis 2 - Colaborador(a) estagiário Novartis



IDENTIFICAR USUÁRIO ONE1 - Colaborador(a) prestador de serviços



IDENTIFICAR USUÁRIO ONE2 - Colaborador(a) efetivo Novartis



IDENTIFICAR USUÁRIO ONE3 - Colaborador(a) estagiário Novartis



IDENTIFICAR USUÁRIO ONE Verifica através de pesquisa no ONE se o colaborador é um usuário ONE

Se o colaborador não for um usuário ONE, terá apenas um registro “Contato”.



IDENTIFICAR USUÁRIO ONE• Se o colaborador for um usuário ONE o mesmo terá um registro de Contato

e um de “Usuário”

• Observação:• Lembrando que o representante pode funcionário externo, efetivo ou

estagiário.• Identificado como usuário ONE, deve ser verificado se o mesmo possui

saldo de amostras.

PROCEDIMENTO


IDENTIFICAR USUÁRIO ONE• VERIFICAR SALDO DE AMOSTRA• Entrar em relatórios

• Procurar a pasta BR0800

PROCEDIMENTO


IDENTIFICAR USUÁRIO ONE• Amostra Pendentes de Confirmação:• Amostras pendentes de confirmação: São amostras faturadas ou

transferidas entre usuários, para os usuários ONE e não foram confirmadas como recebidas no sistema ONE.

• Clicar em cima do relatório Amostras pendentes de confirmação• Clicar no campo lote amostra: nome do proprietário e arrastar

• No campo abaixo, digitar o nome do usuário desligado.

PROCEDIMENTO


IDENTIFICAR USUÁRIO ONE• Serão filtradas todas as amostras pendentes deste usuário.• Clicar em executar relatório

• Após executado, é necessário que sejam confirmadas todas as amostras como recebidas.

• Seguindo os seguintes passos:• Duplo click em cima do Recibo de Amostra

PROCEDIMENTO



• Na tela de confirmação clicar em EDITAR

PROCEDIMENTO



• E seguir os passos conforme enumerado

1. Alterar para data atual2. Confirmar a quantidade descrita no campo quantidade3. Incluir o seguinte comentário:4. “Confirmação de AGs realizada por Efetividade como parte do processo de

desativação do usuário, que ocorreu após atualização do sistema. AGs serão transferidas para o gestor.”

5. Salvar

PROCEDIMENTO



1. Deve ser realizado o mesmo procedimento para todas as AGs pendentes de confirmação

2. Finalizando as AGs para confirmar, deve ser emitido o relatório de saldo de amostras.

PROCEDIMENTO



• Saldos de Amostras• Saldo de Amostras: São AGs faturadas e confirmadas como recebidas pelo

usuário ONE, representa o disponível para distribuição ao profissional da área de saúde autorizado a receber AGs.

• Procurar a pasta BR0800• Escolher a opção 2 = Amostra – Relatório de Saldo

PROCEDIMENTO



Relatório de Saldo de Amostra

• Digitar o nome do colaborador• Executar o relatório

PROCEDIMENTO



• TRANSFERÊNCIAS DO SALDO DE AMOSTRA PARA O GESTOR • Após emissão do relatório, criar uma nova janela e clicar em todas as guias.• Clicar em todas as guias

PROCEDIMENTO



Clicar em “Inventário de Amostras”

Clicar em “Nova Transferência”

PROCEDIMENTO



PROCEDIMENTO



• Clicar na Lupa • Colocar o nome do colaborador desligado • Clicar em ir

Iniciar o processo de transferência de acordo com os dados do relatório de saldo de amostras

PROCEDIMENTO



• Considerar o nome do colaborador desligado• 2 – Incluir a data atual (Data do dia)• Inserir o seguinte comentário: • Transferência de AGs realizada por Efetividade como parte do processo de

desativação do usuário, que ocorreu após atualização do sistema.• AGs serão transferidas para o gestor.• 4 – Pesquisar o nome do gestor• 5, 6 e 7 – Muita atenção, é um campo de escolha, porém deve estar de

acordo com o relatório enviado, só para depois confirmar.

PROCEDIMENTO



• Exemplo

• Os dados devem estar de acordo com o relatório:

PROCEDIMENTO



Após salvar aparecerá a tela

PROCEDIMENTO



• Se tiverem mais amostras para serem transferidas do mesmo Rep desligado, clicar em clonar

• Os principais campos já estarão preenchidos, devendo apenas “escolher” as amostras a serem transferidas até que as mesmas sejam zeradas.

PROCEDIMENTO



• LOTES NEGATIVOS• Caso o colaborador tenha amostras com saldo negativo, deve ser efetuado

o ajuste.• Procurar a pasta BR0800• Escolher a opção 2 = Amostra – Relatório de Saldo

PROCEDIMENTO



Relatório de Saldo de Amostra

PROCEDIMENTO



• Após emissão do relatório, caso tenham saldo negativos, criar uma nova janela e clicar em todas as guias.

• Clicar em todas as guias

• Clicar em “Inventário de Amostras”

PROCEDIMENTO



Escolher a opção ajustes

Preencher os dados conforme informação:

PROCEDIMENTO



• Escolher motivo Ajuste

• Clicar na Lupa • Escrever o nome do colaborador desligado e clicar em

PROCEDIMENTO



• Incluir no comentário• Ajuste de AGs realizada por Efetividade como parte do processo de

desativação do usuário, que ocorreu após atualização do sistema.• Escolher a amostra conforme informado no relatório (ATENÇÃO DEVE SER

IGUAL)• Escolher o lote da amostra conforme informado no relatório• A quantidade a ser ajusta (se negativo, incluir dado positivo)• Após preencher todos os campos, clicar em enviar.

PROCEDIMENTO


IDENTIFICAR USUÁRIO ONEAparecerá uma tela de confirmação

• Caso existam outros ajustes para serem efetuados para o mesmo usuário, deve utilizar o botão clonar

• Aparecerá a tela com os campos chaves preenchidos, repetir o processo até zerar as pendências de saldos negativos.

• IMPORTANTE: DEVE SER VERIFICADO SE NÃO EXISTE OUTRAS PENDÊNCIAS ATRELADAS AO USUÁRIO (EX. Solicitações de inclusões, criação, exclusões de contas e TOT).

• É necessário acessar a pasta BR-Efetividade-ONE Aprovações e exportar o relatório Solicitações de Aprovações Pendentes.

PROCEDIMENTO



PROCEDIMENTO



• INFORMATIVO • Realizada todas as transferências, deve ser criada uma “tarefa” no ONE

para informar ao GD que foi transferida as amostras de um Rep desligado e que o mesmo tem a responsabilidade de confirmar as amostras no sistema ONE.

• Na página inicial do One temos o campo “Minhas Tarefas”• Clicar em NOVO

PROCEDIMENTO



1. Alterar para o nome do GD2. Assunto: SALDO DE AMOSTRAS PENDENTES3. Data

PROCEDIMENTO



4. Incluir o comentário Padrão:"Prezado (a) GD,Há saldos de amostras pendentes para seu setor.Solicitamos que realize as devidas providências.Atenciosamente,Atendimento ONE/ Gestão de Contas ONE”5. Incluir a data e hora para envio da tarefa ao GD6. Salvar

Além da tarefa no ONE é encaminhado um e-mail padrão ao GD Modelo e-mail sem amostra

PROCEDIMENTO



PROCEDIMENTO



Modelo de e-mail com Amostra

PROCEDIMENTO



• Após finalizar o processo no ONE, deve ser acessado o SharePoint e incluído os dados do Rep desligado para manutenção no ONE

• Acessar • Caminho: • https://share.novartis.net/sites/GDCO/default.aspx

• Após clicar no Uso Time One, clicar na pasta ONE-Usuários.

https://share.novartis.net/sites/GDCO/default.aspx

https://share.novartis.net/sites/GDCO/default.aspx

PROCEDIMENTO



• Clicar em dar saída,• Clicar em Editar em Microsoft Excel, para editar a planilha• Devem ser incluídos os dados do colaborador na planilha de controle.• Além dos dados do colaborador, se ele possuir alguma solicitação pendente

de aprovação, esses dados devem ser inseridos na planilha.

PROCEDIMENTO



• Após inserirmos os dados, devemos “dar entrada” na planilha para que outro pessoa consiga acessar.

• Feito todos esses passos precisamos deslocar o colaborador da estrutura de vendas.

• ***Apenas colaboradores que fazem parte da força de vendas.***• Caminho: • http://phbrsp-s3035:8001/Administracao/frmAdministracao.aspx

http://phbrsp-s3035:8001/Administracao/frmAdministracao.aspx

PROCEDIMENTO



• Clicar em Estrutura de Vendas, e selecionar Regional, equipe, setor e filtrar.

PROCEDIMENTO



• Supervisão e analista Leila estão verificando o melhor dia para realizar o deslocamento do colaborador da Estrutura de Vendas, pois assim ela consegue ter um acompanhamento para identificar caso ocorra alguma falha técnica do sistema.

Atenção: • Se recebermos e-mail de desligamento de algum colaborador que possui

usuário no ONE e é externo devemos entrar em contato com seu gestor para maiores informações, pois pode acontecer desse colaborador externo estar sendo desligado para se tornar efetivo.

• O mesmo procedimento precisa ser adotado para estagiário com usuário no ONE.

Documents

PROCEDIMENTO DESLIGAMENTO DE USUÁRIO ONE Fluxo de Usuários, Kariane Santos, 20151016