PROGRAMA DE APOIO AO DESENVOLVIMENTO DA GESTÃO … · Federal, por meio do estabelecimento de indicadores referenciais ... desempenho setorial nas áreas de nas áreas de administração

PROGRAMA DE APOIO AO DESENVOLVIMENTO DA GESTÃO PARA RESULTADOS

08 de março de 2012

Cooperação Técnica ATN/OC-11987-BR

BID / FJP

Diretora do CEPP: Juliana Chiari

Coordenação Geral Isabella Biondini

Técnicos FJP: Marconi Laia, Giovanni Caixeta, Fátima Fortes

e Altamir Fialho

Interlocutor: CONSAD

Cooperação Técnica ATN/OC-11987-BR – BID / FJP


Objetivo:

O objetivo do Programa é contribuir para o fortalecimento da

gestão por resultados nos governos dos Estados e do Distrito

Federal, por meio do estabelecimento de indicadores referenciais

de desempenho comuns e da promoção da cultura de resultados.


Objetivos específicos

(i) estruturar um sistema de indicadores de gestão e de desempenho

de setores públicos selecionados para ser empregado na análise da atuação governamental;

(ii) desenvolver um banco de experiências inovadoras e ferramentas degestão que permitam a identificação e o compartilhamento de boas

práticas; e

(iii) apoiar a construção de capacidade institucional e a disseminação da

cultura de gestão por resultados nos governos dos Estados e do Distrito Federal.


Programa possui dois componentes

Componente 1: Sistema de Informações para a Gestão por

Resultados:

O objetivo do componente é estruturar um sistema de

informações que incluirá dois módulos a serem alimentados

com dados e informações levantados pelos Governos

Estaduais e do DF.


Módulo 1: base de dados formada por indicadores de gestão e de

desempenho setorial nas áreas de nas áreas de administração

pública, educação, saúde e segurança pública dos governos

estaduais e do DF.

Módulo 2: base de dados com experiências inovadoras de gestão.


Componente 2: Fortalecimento da Cultura de Gestão por

Resultados:

O objetivo deste componente é promover a disseminação e

o compartilhamento de conhecimentos e experiências sobre

gestão por resultados.


O programa financiará:

(i) desenho e oferta, em colaboração com PRODEV, de um programa de capacitação em gestão por resultados, contemplando a utilização do sistema de indicadores elaborado no componente 1.

(ii) formulação de estudo, com base nos indicadores do sistema, que inclua a análise da situação da gestão dos setores selecionados nos Estados e no DF; e

(iii) realização de eventos para apresentação e discussão do sistema de informações e das conclusões do estudo realizado.


STATUS

STATUS

Componente I – Sistema de Informações para a Gestão por Resultados

Módulo 1 – Indicadores de Gestão por Resultados

1. Desenvolvimento Metodológico:

Pesquisa salarial 2010 e 2011; Para levantamento dos Indicadores de Gestão dos Estados nas

áreas de Educação, Saúde e Segurança Pública.Contratação de empresa consultora para desenvolvimento e

aplicação de metodologia;

STATUSComponente I – Sistema de Informações para a Gestão por Resultados

Módulo 1 – Indicadores de Gestão por Resultados

2. Modelagem do Banco de Dados e elaboração do edital para contratação da empresa para desenvolver o Sistema Informatizado dos Indicadores de Gestão por Resultados;

3. Aplicação das metodologias e consolidação dos documentos da Pesquisa Salarial e de indicadores de Gestão.

Componente I – Sistema de Informações para a Gestão por Resultados

Módulo 2 – Experiências inovadoras e exitosasPlanejamento do projeto

2. Contratação de Consultoria Individual pela FJP.

3. Especificação e Coleta dos Documentos do CONSAD.

4. Elaboração de Metodologia de Organização e Classificação dos Documentos

5. Organização e classificação dos documentos sobre gestão pública disponíveis no CONSAD.

STATUS

Componente II – Fortalecimento da cultura de Gestão por Resultados

1. Realização de capacitação e oficinas;2. Estudo analítico da situação da gestão por resultados dos estados e DF;

Eventos para apresentação e discussão.

STATUS

Componente/ Módulos/ Macro atividade Data de Entrega

Componente I - Sistema de Informações para Gestão para Resultados

Módulo I

Macro atividade 1: Planejamento 29/03/2012

Macro atividade 2: Desenvolvimento Metodológico 21/06/2012

Macro atividade 3: Assessoramento Sistemas de Informação / Banco de Dados 09/08/2012

Macro atividade 4: Aplicação das Metodologias e Documentação 04/10/2012

Módulo II

Macro atividade 5: Planejamento (Componente II) 14/04/2012

Macro atividade 6: Contratação de Consultoria Individual pela FJP nos moldes de modelo proposto pelo BID. 13/06/2012

Macro atividade 7: Especificação e Coleta dos Documentos de Posse do CONSAD. 14/05/2012

Macro atividade 8: Elaboração de Metodologia de Organização e Classificação dos Documentos 13/06/2012

Macro atividade 9: Organização e classificação dos documentos 12/08/2012

Componente II - Fortalecimento da Cultura de Gestão por Resultados

Macro atividade 10: Realização das Oficinas e Capacitação 04/10/2012

Reserva de Gerenciamento 04/01/2012

LIÇÕES APRENDIDAS

Lições Aprendidas

Módulo 1 - Base de dados formada por indicadores de gestão e de desempenhosetorial nas áreas de administração pública

Ineditismo e aspecto inovador do projeto: dificuldade na execução da pesquisa salarial e na seleção da consultoria;Necessidade de capacitações e oficinas ao longo da execução dos trabalhos, para

garantir a qualidade dos dados e informações;Mudança significativa dos técnicos envolvidos no levantamento e aplicação da

metodologia utilizada na primeira rodada da pesquisa salarial;Dificuldades na validação dos dados;Ausência de interlocutor com prerrogativa de decisão.

Lições Aprendidas: medidas corretivas

• Prever mais treinamentos para os analistas de recursos humanos nos estados nas próximas pesquisas salariais

• Solicitar a permanência do mesmo grupo de trabalho como representante dos estados;

• Desenvolver a metodologia da pesquisa com o intuito de facilitar a compreensão dos envolvidos;

• Divulgação do sistema informatizado da pesquisa salarial entre os estados, bem como da importância dos indicadores de gestão por resultados;

• Proposição de um Modelo de Governança do projeto.

Modelo de Governança do ProjetoComitê Objetivos Frequência Local

ConsadDirecionamento estratégico do projetoAuxilio na mitigação dos riscos e pontos de atenção do projeto

Trimestral (Fóruns e Congresso) A definir

Grupo ExecutivoAlinhamento e validação preliminar dos produtos desenvolvidos

15 dias antes das reuniões do ConsadSob demanda

FJP

Interlocutor Contato entre a equipe e o Secretário de EstadoCoordenação dos representantes de seu Estado junto ao projeto.

Contato permanente FJP

Representantes Estaduais

Comunicação e capacitação da força de trabalho e pontos focais para atuarem na coleta de dados e informações para o desenvolvimento e aplicação das pesquisa

Capacitções e treinamentos para aplicação das pesquisas (sob demanda)

Brasília

Accenture

Plano de Trabalho

Componente I - Módulo 1 Componente II

Desenvolvimento de metodologia para criação de indicadores de gestão nacional e de metodologia para pesquisa salarial comparativa dos Estados e Distrito Federal

08 de março de 2012

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Principais produtos previstos no projeto

• Modelo para construção de um banco de dados nacional de indicadores de gestão não finalísticos para as áreas de Saúde, Educação e Segurança.

• Aplicação de uma primeira rodada da metodologia, com a mensuração dos indicadores das áreas de Educação, Saúde e Segurança Pública.

• Produção documental: relatórios técnicos e gerenciais, manuais, entre outros.

• Revisão da metodologia da pesquisa salarial realizada pela Fundação João Pinheiro nos anos de 2010 e 2011/1º semestre, que possibilite a comparação periódica das remunerações das principais carreiras dos Estados e Distrito Federal.

• Aplicação de uma primeira rodada da nova metodologia.


• Especificação técnica e funcional para a construção de um sistema informatizado baseado em um armazém de dados que permita manter a pesquisa salarial e os indicadores atualizados.

• obs.: NÃO está no escopo a construção e disponibilização do sistema de informação, mas apenas a sua especificação para posterior construção.


Indicadores de Gestão Pesquisa Salarial Sistemas de Informação

Business Contribution

Customer Orientation

Internal Processes

Future Orientation

Name KPI 15

Value driver F

Name KPI 1Name KPI 2Name KPI 3Name KPI 4

Name KPI 5Name KPI 6

FINANCIAL

Value driver A

Value driver B

Actuals

Target

Trend

☺

☺

☺☺

Name KPI 7Name KPI 8Name KPI 9


CUSTOMER

Value driver C

Value driver D

s t☺☺

☺


Name KPI 14

INTERNAL PROCESSES

Value driver E

Actuals

Target

Trend

☺☺

☺


LEARNING & GROWTH

Value driver H ☺

☺

Name KPI 16Value driver

G ☺


☺☺

KPI 15

Direcionador F

KPI 1KPI 2KPI 3KPI 4

KPI 5KPI 6

FINANCEIRO

Direcionador A

Direcionador B

Atual Meta Tendência

☺

☺

☺☺

KPI 7KPI 8KPI 9

KPI 10KPI 11

CIDADÃO

Direcionador D

Value driver D

☺☺

☺

KPI 12KPI 13

KPI 14

PROCESSOS

Direcionador E☺☺

☺

KPI 17KPI 18KPI 19

PESSOAS

Direcionador C ☺☺

KPI 16Direcionador G

☺

KPI 20KPI 21KPI 22

☺☺





Abordagem metodológica

PROCESSOS FERRAMENTAS

Abordagem do projeto

Dire

cion

amen

to

Controle

Monitoração

Ferramentas e processos que suportam as atividades de forma a garantir que o modelo alcance os objetivos estabelecidos e que os

usuários sigam os padrões/modelos definidos

Rotinas para acompanhar e manter o modelo sempre atual e alinhado às necessidades do Estado, maximizando os resultados.

Habilidade de medir e gerar os resultados, comparando-os com o modelo.

MODELO

• Template em Excel para a primeira rodada

• Especificação técnica e funcional para a construção do futuro Sistema de informação

• Governança e Operação

• Metodologia e estrutura


A operacionalização do novo modelo contempla dois tipos de processos: o de mudança, ou governança, e o de operação contínua

Processo recorrenteProcesso pontual

Operacionalização / Implantação Captura,

População e cálculo dos indicadores

Distribuição dos Resultados

OperarMudar

Feedback

Redefinir benchmarks

Desenho ou revisão/refinamento do

modelo

Validação Revisão da estratégia e

realinhamento dos objetivos

Coleta dos relatórios e dados (folhas de medida, dados, etc.) e anotações, consolidação dos resultados, verificação da

qualidade e aprovação final da equipe

Apresentação dos resultados e relatórios às partes envolvidas e interessadas

Revisão do modelo



Controle

MODELO


Metodologia para a construção do modelo dos Indicadores de GestãoA construção dos indicadores será baseado na metodologia do Balanced Scorecard

1 Construção de uma visão comum para a Saúde, Educação e Segurança e a tradução desta visão em um conjunto de objetivos balanceados em 4perspectivas



Controle

MODELO

2 Construção das relações de causa e efeito para cada objetivo identificado

3Construção dos indicadores de desempenho representativos dos objetivos e direcionadores de valor

4 Priorização e seleção dos indicadores mais significativos

In which potential markets can the company expand?

Can the operating income be increased by changing pricingstrategies?

What actions should the company take to realize organic, top-line growth?

What placementand promotionactions should be taken to meet the target?

Is it possible to increase footprint in new geographies?

Which geographies are most attractive to enter?

Can the sales on the current footprint be increased?

Is it possible to sell more to existing customers?

How could the company acquire new customers?

Is it possible to increase the income by price changes?

Will the income increase by increasing the prices?

Will the income increase by undercutting competitors price?

Is it possible to increase the income by price restructuring?

Is it possible to gain market share by restructuring the lifecycle costs of the product?

Is it possible to increase market share by pricing combinations of products and/or attachments?

Is the company applying best practices in the area of promotion?Can operating income be improved by changes to the promotion? Has the company optimized it’s promotion ef forts?

Can operating income be improved by changes to the sales & service channels?

Can sales of products (incl. attachments, parts & services) be improved by changing channel mix?

Can rentals of products be increased by changing channel mix?

What changes could be made to the productportfolio to increase sales volumes?

Is it possible to expand to segments currently not covered?

Is it possible to optimize the performance of the existing products in the portfolio?

Is it possible to enter the market with new product types?

Can the resources be made available to start a new product line?

Does the company have the capabilities to produce new products?

Are their any customer needs that require new products to be met?

Can the required suppliers for new products be found?

Can the company produce these new products cost-ef fective?

What are the key values that drive buyers?

What dif ferentiates our products f rom the competition?

Are there any barriers for optimization of the portfolio?

What are strong and weak points of our competitors’ products?

Which new products (or attachments) are demanded?

What should be the route of entry (e.g. standalone, JV)?

DESCRIÇÃO

Tipo Nome Curto

Eficiência de Compras Polaridade

Descrição / Finalidade

Descreve o valor total de compras estratégicas que cada comprador executa

FOLHA DE PROPRIEDADES E MEDIDAS

População Apenas compras estratégicas Fonte de dados Sistema de Informações de Aquisições

FrequênciaDécrit l’environnementutilisé pour la

production du KPI

Diário Sem. Mensal Trim. Anual Unidade de medida R$ por comprador / ano

X

Meta >= R$ 5.000.000,00 Custo/Complexidade de Atualização do KPI

Baixo<0,1 FTE

Médio0.5 FTE

Alto>0.5 FTE

Proprietário Fulano Racional de Cálculo Valor total comprado no anodividido pelo número de compradores (pro rata)

Interpretação Indica qual o volume de compras, em média, um comprador estratégico consegue desenvolver. Isso implica, em última instância, no custo interno de pessoal de compras para a produção de uma contratação estratégica

FIN SOC PRO ORG

Efet

ivid

ade

Estra

tégi

ca

Qualidade

Priorização e seleção de indicadores

30-35 indicadores

por área

0% 100%

100%

Processos Pessoas

Financeira CidadãosComo devemos aplicar os

recursos financeiros?

Como devemos estruturar nossos processos internos

e onde precisamos nos desempenhar bem?

Qual deve ser o impacto dos nossos serviços sobre

os cidadãos?

O que precisamos aprender e quais as capacidades que

devemos construir?

Diferentes entendimentos da “Visão”

Ações dirigidas por planejamento

estratégico para trás (como é que

vamos chegar lá?)

O que queremos ser. Aonde queremos

chegar.


Exemplos da derivação dos indicadoresObjetivo Estratégico Indicador propostoPerspectiva

Financeiro

Otimizar os custos de treinamento

Melhorar a execução financeira

• Despesas com treinamento / Horas ministradas• Despesas com treinamento / No. de servidores treinados• Despesas em treinamento

• Despesas totais / Despesas previstas (orçamento)• Despesas indiretas / despesas totais• Volume financeiro investido em infraestrutura / Despesas Totais

Pessoas

Melhorar a retenção dos servidores

Melhorar a capacitação

• % de turnover anual (% do efetivo que saiu)• Tempo médio de permanência

• Escolaridade média dos servidores

Cidadãos Melhorar a oferta dos serviços

• No. de leitos hospitalares ofertados / 100.000 habitantes• No. de vagas no ensino médio / população na faixa etária alvo• No. do efetivo policial / 100.000 habitantes

Processos

Melhorar os prazos de atendimento

• Tempo médio de atendimento – processo “x”

Otimização dos recursos

Construção de Habilidades

Valor para o Usuário

Excelência Operacional

Melhorar a eficiência • % dos crimes registrados solucionados

EXEMPLO



Controle

MODELO

Melhorar a produtividade • No. Procedimentos realizados / efetivo alocado – processo “x”


Metodologia para a construção do modelo de Pesquisa Salarial

1 Revisão da metodologia e resultados da pesquisa atual PROCESSOS FERRAMENTAS


Controle

MODELO

2 Diagnóstico atual dos Estados (estrutura, organização, políticas, cargos, remuneração, regulação, etc.)

3Revisão da abordagem metodológica, com a correlação de cargos e estrutura de remuneração4 Coleta e análise de dados


Ferramenta de Indicadores

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Executivo

Comparativo Tático

Business Contribution

Customer Orientation

Internal Processes

Future Orientation

Name KPI 15

Value driver F

Name KPI 1Name KPI 2Name KPI 3Name KPI 4


FINANCIAL

Value driver A

Value driver B

Actuals

Target

Trend

☺

☺

☺☺



CUSTOMER

Value driver C

Value driver D

s t☺☺

☺


Name KPI 14

INTERNAL PROCESSES

Value driver E

Actuals

Target

Trend

☺☺

☺


LEARNING & GROWTH

Value driver H ☺

☺

Name KPI 16Value driver

G ☺


☺☺

KPI 15

Direcionador F

KPI 1KPI 2KPI 3KPI 4

KPI 5KPI 6

FINANCEIRO

Direcionador A

Direcionador B


☺

☺

☺☺

KPI 7KPI 8KPI 9

KPI 10KPI 11

CIDADÃO

Direcionador D

Value driver D

☺☺

☺

KPI 12KPI 13

KPI 14

PROCESSOS

Direcionador E☺☺

☺

KPI 17KPI 18KPI 19

PESSOAS

Direcionador C ☺☺

KPI 16Direcionador G

☺

KPI 20KPI 21KPI 22

☺☺




Indicadores Estratégicos

Detalhamento maior de informações, proporcionando análises mais específicas



Controle

MODELO

Visualização comparativa do desempenho no grupo


Projeto básico para o desenvolvimento / aquisição dos Sistemas de Informação

Definir requerimentos internos

Analisar mercado fornecedor

Desenvolver modelo de contratação

Levantar Estimativa de Custo

Elaborar Termo de Referência

Assessorar Licitação

Implementar contratos de fornecimento

1

7

2

3

4

5

6

Metodologia de Compras Estratégicas

Fase Interna

Fase Externa Fora do Escopo

Dentro do Escopo

Elaboração do Projeto Básico de desenvolvimento do Banco de Dados

Requerimentos Técnicos e Funcionais

Requerimentos Técnicos e Funcionais


Plano de Trabalho e produtos

Mar Abr Mai Jun Jul Ago Set

P1 - Kickoff

3.2 Termo de Referência

Gestão Integrada

3.1 Req. técnicos e funcionais

4. Aplicação e documentação

3. Ferramentas

Etapa

P14 – Relatório Final

2.3 Desenho

Reuniões CONSAD (Fórum)

2.4 Validação

4.1 Divulgação dos resultados

1. Planejamento

2.1 Diagnóstico2. Desenvolvimento

P2 – Workshop e Abertura / P3 – Planejamento detalhado

P4 – Diagnóstico / P5 - BenchmarkingP6 – Metodologia preliminar Salários e Indicadores

P7 – Metodologias final /P8 – Plano de Implantação

P9 – Especificação Técnica / Funcional

P10 - TR

P11 – Ferramenta Excel

P12 – Tabelas e dadosP13 - Manuais

7 meses

• Apresentação do projeto • Nomeação dos Comitês e Grupos

de Trabalho • Validação do mecanismo de

governança do projeto

• Apresentação das metodologias de desenvolvidas

• Preparação dos Grupos de Trabalho para a aplicação das metodologias

• Apresentação do status da pesquisa

• Apresentação dos resultados executivos preliminares

Pauta CONSAD

PESQUISA SALARIAL

Relatório 1

Relatório 2

Relatório 2

Relatório 5

Relatório 3

Relatório 4

Relatório 5

MUITO OBRIGADAContatos:Isabella Virgínia Freire BiondiniE-mail: [email protected].: 31-3448-9427

Juliana [email protected].: 31- 3449-9721

Documents

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