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Especificação de Requisitos e Validação de Sistemas Curso: Sistemas de Informação

Projeto I: Especificação de Requisitos para um Sistema de Gestão de Oportunidades do Cin-UFPE

Professor: Jaelson Freire Brelaz de Castro

Alunos: José Danilo Gomes de Lima

Leticia Gomes da Silva

Karla Thais Chaves da Silva

Paulo Siqueira Marques Neto

Viviana Guimarães Souza

Recife, 23/09/16

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Sumário 1. Introdução

2. Motivação 3. Problema Identificado 4. Sobre a Organização 4.1 Ensino 4.2 Pesquisa 5. Objetivos Organizacionais 6. Escopo do Processo 7. Especificação dos Requisitos 8. Modelagem BPMN (AS IS) 8.1 Modelagens dos Processos BPMN (AS IS)

8.1.1 BPMN do Processo: Gestão de alunos interessados nas oportunidades. (AS IS) 8.1.2 BPMN do Processo: Gestão de oportunidades. (AS IS) 9. Modelagem BPMN (TO BE) 9.1 Modelos do processo de gestão de oportunidades e alunos TO-BE 10. Modelagem Istar I*

11. Conclusão

12. Apêndice

12.1 Entrevista com Aluno do Centro de Informática

12.2 Entrevista com assessora de comunicação do Centro de Informática

13. Anexos

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1. Introdução

O projeto de Gerenciamento de alunos e divulgação de Oportunidades, realizado pela

equipe, tem como propósito solucionar problemas relativos à deficiência em divulgar

oportunidades (estágios, monitorias e iniciação científica) aos alunos do Centro de Informática

(CIn), além de garantir o controle das informações pertencentes aos mesmos, que atualmente

não são registradas de forma eficiente. Inicialmente foram utilizadas técnicas de modelagem

capazes de analisar o processo atual, desse modo, foram realizadas pesquisas referentes ao

funcionamento do sistema, que é utilizado pela comunidade acadêmica e verificado falhas no

mesmo.

Com isso, foi possível observarmos, através do framework de modelagem I*, os atores

participantes e as dependências entre os mesmos, objetivando os recursos fornecidos, tarefas

realizadas e metas alcançadas. Além disso, utilizamos a modelagem BPMN. Com base nesses

processos modelados, visamos então identificar as falhas e criar as devidas soluções dos

mesmos.

2. Motivação

Foi possível observarmos um grande fluxo de informações existentes, que, de certo

modo, não são possíveis de gerenciar e divulgar aos alunos de forma eficiente devido a fatores

como excesso de informação. Além disso, não existe um registro único de quais oportunidades

foram ocupadas e por quem foi preenchida, quando a mesma já se encontra indisponível.

3. O Problema Identificado

1. Ausência de controle do que é divulgado: a) A vaga já foi ocupada? Por que ainda está sendo divulgada? b) Alto fluxo de informação, vagas são divulgadas aleatoriamente sem critério de seleção.

2. Ausência do gerenciamento de alunos e a vaga ocupada pelo mesmo: a) O aluno já está ocupando outra vaga e não pode acumular? b) Qual o quantitativo de vagas realmente ocupadas das quais foram divulgadas?

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4. Sobre a Organização

A presente análise e modelagem dos processos estão baseados nas experiências dos

alunos e professores do Centro de Informática (CIn) da Universidade Federal de Pernambuco,

além das empresas que ofertam oportunidades para os alunos, coordenação e secretaria,

armazenadas através de entrevistas e pesquisas do atual processo de divulgação de

oportunidades e gestão de alunos do centro.

O Centro de Informática (CIn) da UFPE completa 40 anos de vida orgulhoso em oferecer

cursos que estão entre os melhores da América Latina. Com uma ampla infraestrutura para

alunos de graduação, especialização, mestrado e doutorado, o CIn é o local de origem de

diversas empresas de sucesso, que começaram como startups. Através de parcerias com o

setor privado, o Centro também vem se firmando como um nome forte nos mercados de

trabalho nacional e internacional. Inovação e empreendedorismo permeiam todas as

atividades do Centro e são frutos de um trabalho que já dura quatro décadas.

Essa história começa em 1974, com a criação do Departamento de Estatística e

Informática, ainda dentro do Centro de Ciências Exatas e da Natureza (CCEN). Na época, eram

oferecidos o bacharelado e a pós-graduação em Ciência da Computação. Em 1983, o

Departamento de Informática separa-se do de Estatística, sendo alçado à categoria de Centro

somente em 1999. Em seguida, no segundo semestre de 2002, a graduação em Engenharia da

Computação foi iniciada. E mais recentemente, no segundo semestre de 2010, o curso de

Sistemas de Informação começa suas atividades.

Atualmente, o Centro conta com um corpo docente formado por 90 doutores, 50

funcionários e um corpo discente com cerca 2.000 alunos, divididos entre cursos de graduação

e pós-graduação.

4.1 Ensino

O CIn oferece três cursos de graduação: Ciência da Computação, com 100 vagas por ano;

Engenharia da Computação, com 100 vagas por ano e Sistemas de Informação, com 70 vagas

por ano. Os cursos de Ciência da Computação, Engenharia da Computação e Sistemas de

Informação foram avaliados, no ano de 2016, pelo Guia do Estudante, da Editora Abril, como

cursos cinco estrelas.

Os cursos de pós-graduação oferecidos pelo centro incluem especialização, mestrado

profissional, mestrado acadêmico e doutorado. O programa de Pós-graduação carrega o título

de "Centro de Excelência e Referência" em ensino e pesquisa, com inserção nacional e

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internacional - segundo a Avaliação da Coordenação de Aperfeiçoamento de Pessoal de Nível

Superior (CAPES), que o classificou com conceito seis.

4.2 Pesquisa

O CIn/UFPE vem mantendo uma produção significativa e crescente, com a publicação

anual de cerca de 40 artigos em periódicos internacionais indexados e mais de 100 artigos

completos em conferências nacionais e internacionais qualificadas, além de livros e capítulos

de livros.

É um dos centros brasileiros de referência em várias áreas da Computação, como:

Engenharia de Software, Inteligência Artificial, Linguagens de Programação, Lógica, Redes,

Sistemas Distribuídos e Sistemas de Computação, entre outras. A produção nacional e

internacional é resultado de uma atividade de pesquisa intensa, englobando mais de 50

projetos de P&D, em parcerias com centros como INRIA e Universidade de Paris VI (França);

Universidades de Oxford, Kent e Edimburgo (Reino Unido); Stevens Institute of Technology

(Estados Unidos); Universidade de Toronto e Waterloo (Canadá); International Institute for

Software Technology (Nações Unidas, Macau); Universidade de Tübingen (Alemanha),

Universidade de Navarra (Espanha), entre outros.

5. Objetivos Organizacionais

A assessoria de comunicação, empresas, coordenação e secretária dos cursos

pertencentes ao Centro de Informática da Universidade Federal de Pernambuco têm como

objetivos:

• Otimizar o processo de divulgação das mais diversas oportunidades direcionadas aos alunos

do CIN.

• Controlar e gerir os status dos alunos e suas atividades extras (estágios, projetos de IC ou ITI,

monitoria, bolsas).

6. Escopos do Processo

O processo refere-se à divulgação de oportunidades, que apresentam origens diversas

(professores, projetos ou empresas) para os alunos do CIN, a visualização, candidatura e

aprovação da oportunidade, além do registro e controle dos alunos que tiveram suas

respectivas oportunidades aprovadas.

7. Especificação dos Requisitos 7.1 Formatação.

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Para melhor identificar os requisitos, estes serão numerados de acordo com o seu tipo (funcional ou não funcional), como representado a seguir:

Se o requisito for funcional, seu ID terá como início “RF”. Exemplo: “[RF001]”.

Se o requisito for não funcional (ou de qualidade de sistema), seu ID terá como início “RNF”. Exemplo: “[RNF001]”.

7.2 Prioridade dos Requisitos

Para estabelecer as regras de prioridade dos requisitos, foram adotadas as denominações “alta”, “média” e “desejável”.

Alta: Requisito sem o qual o sistema não entra em funcionamento. Requisitos essenciais são requisitos imprescindíveis, que têm que ser implementados impreterivelmente.

Média: É o requisito sem o qual o sistema entra em funcionamento, mas de forma não satisfatória. Requisitos importantes devem ser implementados, mas, se não forem, o sistema poderá ser implantado e usado mesmo assim. Desejável: É o requisito que não compromete as funcionalidades essenciais ou importantes do sistema, isto é, o sistema pode funcionar de forma satisfatória sem eles. Requisitos desejáveis podem ser deixados para versões seguintes, caso não haja tempo hábil para implementá-los na versão que está sendo especificada.

7.3 Requisitos Funcionais

Abaixo estão listados os requisitos funcionais.

[RF001] Armazenar dados

Descrição: O sistema deverá armazenar todos os dados fornecidos, tanto dos que divulgam a vaga quanto das partes interessadas.

Prioridade: Alta

[RF002] Permanência do anúncio

Descrição: Deverá controlar a permanência dos anúncios, desde a hora que ela foi divulgada até o momento em que a vaga já foi ofertada ou encerrada.

Prioridade: Alta

[RF003] Processo Seletivo

Descrição: Estar fornecendo atualizações sobre o andamento do processo na qual o candidato está participando.

Prioridade: Alta

[RF004] Divulgar oportunidades

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Descrição: Divulgar para os candidatos de forma que estes possam visualizar e dar início ao processo seletivo.

Prioridade: Alta

Prioridade: Média

[RF005] Atualizar Oportunidades

Descrição: O Sistema deve oferecer ao usuário a funcionalidade de atualizar as oportunidades.

Prioridade: Desejável

5.6 [RF006] Visualização de Oportunidades

Descrição: O sistema de fornecer ao usuário a possibilidade de visualizar as oportunidades de seu interesse.

Prioridade: Alta

5.6 [RF007] Visualização de Feedback

Descrição: O sistema de fornecer ao usuário a possibilidade de visualizar os feedback referente aos processos seletivos realizados

Prioridade: Alta

5.6 [RF007] Upload de arquivos

Descrição: O sistema de fornecer ao usuário a possibilidade de fazer upload de arquivos PDF e Doc’s.

Prioridade: Alta

7.4 Requisitos Não Funcionais

Abaixo estão listados os requisitos não funcionais (ou de qualidade de sistema).

[RNF001] Confiabilidade

Descrição: O sistema deve estar online 24h por dia e deve possuir mecanismos de backups para manter as informações dos usuários seguras.

Prioridade: Alta

[RNF002] Segurança

Descrição: O Sistema deve ser Seguro, pois contará com dados pessoais dos usuários, e assim deixa-ló seguro sobre o sistema.

Prioridade: Alta

[RNF003] Usabilidade

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Descrição: O Sistema deverá ser de fácil usabilidade, de modo que o usuário se sinta bem navegando e não gere nenhum estresse, por dificuldade de usabilidade do sistema.

Prioridade: Alta

[RNF005] Confiabilidade dos dados

Descrição: O sistema deve estar online 24h por dia. Pois trata com dados de terceiros e deve repassar uma maior segurança quanto ao Desempenho.

Prioridade: Alta

8. Modelagem BPMN (AS IS)

A primeira etapa do projeto diz respeito à modelagem do processo de negócio através da

linguagem BPMN (Business Process Modeling Notation) com a ferramenta Bizagi. Esta seção

traz todo detalhamento dos modelos construídos para melhor compreensão dos mesmos.

8.1 Modelos BPMN dos Processos (AS IS)

O primeiro processo ocorre com a divulgação das oportunidades para os alunos. O

professor, empresa ou alguma equipe de projetos ofertam uma oportunidade e iniciam o

processo de divulgação, podendo esses atores (professor, empresa ou projeto) divulgarem as

oportunidades por conta própria, ou seja, por meio do envio da vaga pelo e-mail geral do

centro ou colar no mural de avisos, que existem em dependência do CIn ou em salas

pertencentes ao departamento que estão localizadas no CCEN.

Além disso, os atores portadores das vagas que serão divulgadas tem a possibilidade de

divulgar pelo envio de terceiros (através da assessoria de comunicação) que recebe a vaga por

e-mail próprio e formula a vaga conforme o padrão. Assim sendo, a assessoria pode divulgar a

vaga por três meios que são eles: Facebook, e-mail filtrado do Cin com as vagas organizadas

por meio do boletim de oportunidades, e também colagem nos murais existentes no Cin e no

CCEN, finalizando então o processo.

Após a vaga está divulgada e atingir os possíveis alvos, ocorre o segundo processo que

consiste no gerenciamento das vagas ocupadas pelos alunos. Este processo inicia-se com o

aluno aceitando a oportunidade e enviando seus dados para a secretaria aprovar os mesmos,

assim a secretaria avalia os dados do aluno, verificando se estão completos os documentos

exigidos. Caso estejam, os envia para a coordenação e, em seguida, a coordenação avalia se o

aluno pode ocupar a vaga conforme o regulamento interno do Cin. Após ser aprovada, a

documentação é assinada pela coordenação, são registrados os dados do aluno, e enviados

para secretaria, logo depois é enviado um feedback negativo ou positivo ao aluno, finalizando

então o processo.

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8.1.1 BPMN do Processo: Gestão de alunos interessados nas oportunidades. (AS IS)

Figura 03: Modelo BPMN AS IS do processo 1:. Gestão de Alunos.

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8.1.2 BPMN do Processo: Gestão de oportunidades. (AS IS)

Figura 03: Modelo BPMN AS IS do processo 2:. Gestão de Oportunidades.

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9. Modelagem BPMN (TO BE)

Esta seção diz respeito à segunda parte do projeto, que é a modelagem do

processo de negócio proposta com suas melhorias através da linguagem BPMN (Business

Process Modeling Notation) com a ferramenta Bizagi, para melhor compreensão destes.

9.1 Modelo do processo de gestão de oportunidades e alunos

TO-BE

Este modelo propõe a solução da problemática que está sendo trabalhada, ou

seja, a ineficácia na divulgação e na gestão de oportunidades.

A solução seria a criação de um sistema em que as empresas, projetos e

professores publicariam suas oportunidades e os alunos realizassem suas candidaturas

nessas oportunidades, enviando todas as documentações requeridas pelo contratante.

Após todo o processo seletivo, o contratante enviaria notificação para o aluno aprovado,

caso a oportunidade fosse um estágio esse aluno iria checar com a coordenação e

secretaria se estaria apto a estagiar, caso ele estivesse apto seria armazenado todas as

suas informações no sistema e atualizado o status desse aluno para “Estagiário” e a

oportunidade seria retirada do sistema. Caso ele não esteja apto, a oportunidade será

mantida em publicação, e caso a oportunidade seja uma monitoria ou projeto, o aluno

selecionado confirma a sua participação e por sua vez seus dados serão armazenados e a

oportunidade seria retirada do sistema, garantindo uma gestão de oportunidade eficaz.

Esse armazenamento de dados apresenta um acesso compartilhado entre os

professores, coordenação e secretaria garantindo o controle e a gestão dos alunos.

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Figura 03: Modelo BPMN TO-BE do processo: Modelo do processo de gestão de oportunidades e alunos TO-BE.

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10. Modelo do processo de gestão de oportunidades e alunos

de Dependência Estratégica I* - TO-BE.

Com nas análises feitas a partir dos dados coletados, vimos que se faz necessário

um lugar central para integração das informações, em que tanto coordenação/secretaria e

empresa quanto alunos pudessem fazer solicitações e verificar o status das mesmas. Uma

das possíveis saídas para a diminuição dessas dependências é a implementação de um

Sistema de Informação que trataria desse processo de gerenciamento de oportunidades.

Esse sistema seria alimentado por secretaria/coordenação, alunos e empresas ofertantes.

Para minimizar os pontos críticos encontrados pode-se aconselhar a diminuição de dependências dos atores citados para que reduza a chance de erros vinda de alterações ou de falhas de comunicação.

Figura 04: Modelo I* TO-BE SR do processo: Modelo do processo de gestão de

oportunidades e alunos dependências estratégicas.

O modelo i* utilizado no processo de gerenciamento de oportunidades do CIn é composto dos seguintes atores: aluno, sistema, coordenação, secretaria e empresa/professor. Esses atores se relacionam no Modelo Estratégico da Razão (conforme figura 04 ) ilustra a modelagem SR do processo, podemos separar os atores e ver como são suas interações com o restante do processo. A coordenação (Figura 5) recebe a documentação que é enviada pela secretaria, analisa os documentos e verifica se os requisitos estão de acordo aos padrões estabelecidos para então assinar a documentação. O próximo passo é alimentar o sistema.

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Figura 05: Ilustração da fronteira do ator coordenação de graduação.

A empresa/professor (figura 06) busca ofertar uma vaga: para alcançar seu objetivo ela

oferta a vaga no sistema, dando inicio início ao processo seletivo . Além disso, para que o

processo de contratação seja realizado é necessário a contribuição da organização na

assinatura do documento de contratação .

Figura 06: Ilustração da fronteira do ator empresa/professor.

O sistema de gerenciamento de oportunidades(figura 07) recebe a notificação da

empresa sobre a vaga ofertada e disponibiliza para os alunos as informações referentes a

vaga.Em seguida recebe e armazena os dados dos alunos,registra as candidaturas e

documentações dos alunos interessados,enviando as mesmas para análise da

coordenação,notificando o feedback do processo para o aluno.

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Figura 07: Ilustração da fronteira do ator sistema de gerenciamento.

O aluno (figura 08) recebe a notificação do sistema sobre o processo seletivo, consulta as

vagas ,realiza a candidatura no sistema envia a documentação para a secretaria e aguarda

o retorno pelo sistema

Figura 08: Ilustração da fronteira do ator Aluno.

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11. Conclusão

A equipe constatou o incômodo gerado tanto nos alunos como nos funcionários

que são responsáveis pela divulgação das oportunidades, causado pela falta de sincronia

nas informações das vagas que são ofertadas para os discentes do Centro de informática

- UFPE.

Através do levantamento dos requisitos, entrevistas feitas com as partes

envolvidas, desenvolvemos um projeto de modelagem para que o gerenciamento das

oportunidades seja feita de forma síncrona e salutar.

Por fim, a solução ficou prática, intuitiva e seletiva para que quem deseja divulgar

ou visualizar tenha uma estrutura apropriada e adequada para este tipo de demanda.

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12. Apêndices

12.1 Entrevista com Aluno

A obtenção dos requisitos se deu por meio de uma entrevista aberta, ou seja, nenhum

roteiro padrão foi seguido, de início foram explorados vários assuntos para busca de uma

compreensão mais ampla das necessidades. O entrevistado atende por Afonso Henrique de

Brito Amorim, de 24 anos, residente na cidade do Recife, técnico em Redes de

Computadores e aluno de Sistemas de Informação do Cin-Ufpe. A seguir, os

questionamentos são descritos com suas respectivas respostas.

1. Qual seu Curso, período?

R - Curso Sistemas de Informação, 7º Período.

2. Quais são suas dificuldades na visualização divulgadas no Cin?

R- Bem, Umas das principais dificuldades são as duplicações de vagas. Pois muitas vezes

alguém manda a vaga para o e-mail, e depois de alguns dias a assessoria de comunicação

manda as mesmas vagas junto com outras e nunca sabemos se é uma nova vaga ou a

mesma, ai fica uma dúvida. Outro problema encontrado é a falta de informação quanto ao

preenchimento da vaga, pois a vaga muitas vezes já foi preenchida mais continua lá no mural

do Cin ou ainda é enviada para o e-mail.

3. Já faz estágio? Se sim, qual a principal dificuldade encontrada referente a

documentação?

R- A falta de informações sobre os documentos de estágio é a principal dificuldade, pois

sempre fica faltando documento, ou assinatura, quase nunca está certo, isso não só

experiência minhas, mas de alguns colegas também.

4. Qual o principal meio que você utiliza pra saber das vagas disponibilizadas?

R- Geralmente o e-mail, principalmente quando as vagas são de monitoria ou projeto. Porém

quando também visualizo no mural quando passo pelos corredores, porém o meio que mais

utilizo é o e-mail por ser mais prático. Quando vejo no mural procuro a vaga que vi no e-mail.

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12.2 Entrevista com assessora de comunicação do Centro de

Informática

Para que pudéssemos identificar e até mesmo conhecer como todo o processo ocorre

atualmente, realizamos uma série de análises e principalmente entrevistas com os atores

participantes do processo em questão.

Entrevistamos a assessora de comunicação do Centro de Informática para

entendermos melhor como consiste o processo de gestão das oportunidades, desde a

publicação até o momento que a vaga torna-se indisponível já que foi ocupada ou até

mesmo cancelada, por exemplo. Durante a entrevista identificamos alguns pontos

importantes para as modelagens que seguem descritos abaixo:

● Informação em excesso e gerida de forma não eficiente já que não há pessoas específicas para filtrar as vagas.

● As empresas ao enviarem as oportunidades não informam todas as informações necessárias, como por exemplo, experiência, valor da bolsa em caso de estágios.

● Alguns meios de publicação que requerem solicitação de permissão não são respeitados.

13. Anexos

Figura 6: Organograma do Centro de Informática – UFPE (CIN- UFPE)

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5. Relatório da equipe

Nome Papel Esforço da equipe Assinatura

José Danilo I* descrição e modelagem 20%

Karla Thais Revisão 20%

Letícia Gomes Revisão 20%

Paulo Marques Entrevistas, levantamento de requisitos e

modelagem 20%

Viviana Guimarães BPMN descrição e modelagem 20%