Projeto SIMAPSISTEMA DE INFORMAÇÃO

MUNICIPAL ATIVA E PERMANENTE

Concepção : Sílvia Mendes Masson

Prefeitura Municipal de Indaiatuba

São Paulo - Brasil

Orientação: Prof. Dr. Armando Malheiro da Silva

Universidade do Porto - Portugal

Localização de Indaiatuba

INDAIATUBA

INDAIATUBA

PAÇO MUNICIPAL DA PREFEITURA DE INDAIATUBA

Projeto SIMAPProjeto SIMAP

Projeto SIMAPProjeto SIMAP

Contexto social:

- A Sociedade da Informação apresenta:

• convívio das especializações com a pluralidade;

• alteração contínua de dogmas vigentes;

• leitura polivalente do real.

Projeto SIMAPProjeto SIMAP Proposta de abordagem de estudo e de implantação nas

Organizações de um Sistema de Informação global,

abarcando todo o tipo de informação e de suportes.

Proposta de matriz transdisciplinar para estudar um

objeto por diversos ângulos, diante de um paradigma

emergente.

Proposta inspirada em metodologia científica nascida

das ciências físicas e adotadas no campo das ciências

sociais.

Projeto SIMAPProjeto SIMAP

Propõe:

revisão dos conceitos e práticas arquivísticas e adoção de metodologia de abordagem, sob o conceito de sistema.

inversão da idéia de “ gestão da informação” para a “informação na gestão.”

Projeto SIMAPProjeto SIMAPVisa:

atuar no tratamento da informação, desde a sua concepção;

avaliar e criar metadados e procedimentos para garantir a preservação e estabilidade da informação;

estabelecer workflows e funcionalidade aos sistemas organizacionais;

gerar informação consolidada, integrando a informação administrativa a toda informação contextual e referencial banco de dados.

Projeto SIMAPProjeto SIMAP OBJETIVO ESPECÍFICO:

“Sob o enfoque sistêmico, integrar uma análise das funções do sistema de organização da Administração Municipal com o sistema de informação dele decorrente, objetivando atender ao estabelecido pela legislação que a rege e ao seu objetivo/missão, garantindo, segundo metodologia avançada, a efetiva comunicação informacional interna e externamente.”

Projeto SIMAP Fundamenta-se nos conceitos:

de informação em substituição ao conceito de documento;

de informação distinto, mas integrado ao conceito de conhecimento e comunicação;

da integração da Arquivística à área científica da Ciência da Informação;

da abordagem sistêmica ;

de memória institucional.

Projeto SIMAP

Arquivística integrada à área científica da Ciência da Informação, obedecendo a princípios de caráter universal e ao método de investigação quadripolar, proposto por Bruyne.

Inclui quatro pólos:

- epistemológico: dos princípios;

- teórico: da teoria e pensamento sistêmico; (P. Mella, 1997)

- técnico: abordagem operacional;

- morfológico: da forma ou apresentação dos resultados.

Pilares da proposição- Visando:

Projeto SIMAPProjeto SIMAPAbordagem sistêmica , considerando principalmente:

- teoria da forma (Gestalt) - a finalidade do conjunto define a natureza de suas partes;

- teoria dos sistemas (Bertalanffy) - os sistemas conservam sua organização a partir das relações de suas partes e com outros sistemas, auto-organizando-se.

- cibernética (Wiener) - autocontrole de desempenho, visando o alcance de um objetivo.

Projeto SIMAP

o conceito de memória institucional, espelhando a trajetória da organização e utilizada como ferramenta de gerência, administração e de tomada de decisão, sendo a memória institucional garantida pela avaliação da informação desde o momento de geração da informação segundo critérios objetivos proposto por Silva e Ribeiro (2000).

Pilares da proposição- Visando:... o conceito de memória institucional...

Projeto SIMAP valorização da informação, independente do

suporte, destinada não ao passado, mas ao presente e ao futuro, analisada previamente à sua geração;

preservar a historicidade da origem orgânico-contextual;

conforme a riqueza patrimonial/cultural, e o potencial de uso para a sociedade e organização que a gerou;

substituir os “guardiães de memória” para a acessibilidade à informação superar a “síndrome” “sociedades da memória” (Simson, 2000)

Avaliar para o acesso e para preservar:

Projeto SIMAP - EstruturaProjeto SIMAP - EstruturaSIMAP

SISTEMA DE INFORMAÇÃO MUNICIPALATIVA E PERMANENTE

CCICentro de

Coordenação daInformação

NUINúcleo de

Usoda Informação

CIAIComissão

Interdisciplinar deAvaliação daInformação

UPGISUnidades de

Produção e Gestãoda Informação

Serviço deInformação ao

Usuário

Projeto SIMAP - Projeto SIMAP - Estrutura :Estrutura :

Centro de Coordenação da Informação - CCI:- área de concentração da gerência da informação.

Por coordenar, entende-se:

- o estudo;

- a revisão e acompanhamento constante do processo de produção e acesso;

- a avaliação e controle estatístico;

- o monitoramento da transferência e recolhimento, mediante os critérios e prazos estabelecidos pela CIAI.

Projeto SIMAP Projeto SIMAP - Estrutura :- Estrutura :

- Núcleo de Uso da Informação - NUI

Corresponde a área de armazenamento físico da informação produzida e conservada fora da área do produtor, ou concomitante a ela, devido:

- a natureza do suporte;

- conter informação a ser compartilhada ou consultada por outros setores;

- aguardar prazo previsto pelos Quadros Sistêmicos e de Temporalidades.

Projeto SIMAP -Projeto SIMAP - Estrutura: Estrutura:

- Serviço de Informação ao Usuário

Localizado dentro do NUI:

- Destinado a propiciar o acesso à informação e sua disponibilização sob a forma de conhecimento integrado.

- É responsável em transformar informação em conhecimento e objeto de comunicação.

Projeto SIMAPProjeto SIMAP - Estrutura : - Estrutura :

- Comissão Interdisciplinar de Avaliação da Informação - CIAI

Competências:

- Coordenar e orientar as atividades desenvolvidas pelas Comissões Setoriais de Avaliação, criadas dentro das UPGIS.

- Avaliar, adequar e aprovar os Quadros Sistêmicos e de Temporalidades elaborados pela CCI aplicados à informação gerada em cada órgão.

- Supervisionar as eliminações e o tratamento informacional estabelecidos no QST.

Projeto SIMAP - Estrutura:Projeto SIMAP - Estrutura:

Unidades de Produção e Gestão da Informação Setorial (UPGIS)

- órgãos geradores de informação ativa em função das atividades estabelecidas em lei de criação;

- armazena informação ativa em fase decisória e funcional;

- coincidem com os produtores dos atos informacionais e estarão conectados em rede interna (tecido vivo do SIMAP).

Projeto SIMAPProjeto SIMAP

Produtos:

1. Quadro Estrutural Orgânico Funcional e Organograma

Levantamento da origem e evolução de cada órgão, recuperando o organograma e leis de criação e alterações, competência, atribuições e atividades.

Projeto SIMAPProjeto SIMAP

2. Fluxograma e análise do trâmite da informação

Levantamento dos atos informacionais e seus fluxos acompanhando os processos de trabalho, para a adoção de workflow e GED.

Projeto SIMAPProjeto SIMAP

3. Quadro Sistêmico e de Temporalidades

Tratamento da informação desde o momento da concepção, através da avaliação e seleção, sob parâmetros científicos - segundo o método quadripolar de abordagem científica - proposto por Silva e Ribeiro, propiciando tratar, com segurança, inclusive a informação em meio eletrônico, pois a informação nasce avaliada e a seleção é incorporada à rotina de produção.

Projeto SIMAP-SIMAIProjeto SIMAP-SIMAI

4. Serviço de Informação - dados cartográficos, gráficos, estatísticos

Consolidação da informação administrativa com toda informação referencial e contextual, pertinente, utilizando tecnologias da informação e informação geoespacial, constituindo uma base de dados para subsidiar e agilizar a tomada de decisão.(Serviço de Uso da Informação)

Projeto SIMAP Projeto SIMAP Algumas reflexões: Algumas reflexões:

SIMAI é o modelo de SIMAP adaptado à realidade de um Município: Indaiatuba.

SIMAP , como toda proposta de mudança, tem sua curva de aprendizado e de aceitação, por isso tem que ser atentamente monitorado;

É indispensável o treinamento e divulgar a proposta para diminuir o impacto e a resistência às mudanças;

Conhecer a cultura organizacional anterior e implantar a nova, conquistando simpatizantes;

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Indicação bibliográfica:

Silva, Armando B. Malheiro da; Ribeiro, Fernanda; Ramos, Júlio; Real, Manuel Luís. Arquivística - Teoria e prática de uma ciência da informação. 1998, Afrontamento, 254 p.

Silva, Armando Malheiro da. Ribeiro, Fernanda. “Das Ciências Documentais à Ciência da Informação: ensaio epistemológico para um novo modelo curricular”. Afrontamento. Porto, 2002. 174 p.

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Contato:

Sílvia Mendes Masson

masson.idt@terra.com.br

Fone: [55] - 0 xx 19- 3894-5516

19- 9779-0473