Redação Oficial...Redação Oficial – Profª Maria Tereza 5 OBS.2: a objetividade não suprime a delicadeza de expressão ou torna o texto rude e grosseiro. Concisão transmissão

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Redação Oficial

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Professora Maria Tereza

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Redação Oficial

REDAÇÃO OFICIAL

Nesse gênero, encontram-se os atos normativos (textos que tratam de normas, como lei, me-dida provisória e decreto) e as comunicações (correspondências, como ofício e memorando). Os dois assuntos aparecem em partes separadas do Manual: Parte I – As comunicações oficiais e Parte II – Os atos normativos.

Quando não há menção específica no edital a que conteúdo se refere “Correspondência Ofi-cial”, a prática indica que a solicitação nas provas abrange as correspondências oficiais utiliza-das mais disseminadamente no Serviço Público.

É importante ressaltar que, mesmo nos casos em que o Manual é citado no edital, é comum, nas provas, haver perguntas sobre tipos de correspondências não incluídas na Parte I. É o caso, por exemplo, de requerimento e ata. Por essa razão, vamos focar, além do que está no Manu-al, outros que costumam ser cobrados em concursos.

CORRESPONDÊNCIA OFICIAL: maneira pela qual o Poder Público (artigo 37 da Constituição: “administração pública direta, indireta ou fundacional, de qualquer dos Poderes da União, dos

Estados, do Distrito Federal e dos Municípios) redige atos normativos e comunicações.

Princípios e atributos da redação oficial

O art. 37 da Constituição Federal estabelece que a administração pública direta, indireta ou fundacional, de qualquer dos Poderes da União, dos estados, do Distrito Federal e dos mu-nicípios obedecerá aos princípios de legalidade, impessoalidade, moralidade, publicidade e eficiência (...). Como todo ato da administração pública, as comunicações e os textos normati-vos estão subordinados aos princípios constitucionais. Ainda que todos se apliquem à redação oficial, dois são mais especificamente relacionados com ela: impessoalidade e publicidade.

Resumidamente:

• Impessoalidade – ausência de privilégio, favorecimento ou tratamento discriminatório.

• Publicidade – transparência.

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Atributos Decorrentes da Constituição

Clareza e Precisão

Para a obtenção de clareza, sugere-se

• utilizar palavras e expressões simples, em seu sentido comum, salvo quando o texto versar sobre assunto técnico, hipótese em que se utilizará nomenclatura própria da área;

• usar frases curtas, bem estruturadas; apresentar as orações na ordem direta e evitar inter-calações excessivas;

• buscar a uniformidade do tempo verbal em todo o texto;

• não utilizar regionalismos e neologismos;

• pontuar adequadamente o texto;

• explicitar o significado da sigla na primeira referência a ela;

• utilizar palavras e expressões em outro idioma apenas quando indispensáveis, em razão de serem designações ou expressões de uso já consagrado ou de não terem exata tradução. Nesse caso, grafe-as em itálico.

O atributo da PRECISÃO complementa a clareza e caracteriza-se por

• articulação da linguagem comum ou técnica para a perfeita compreensão da ideia veicula-da no texto;

• manifestação do pensamento ou da ideia com as mesmas palavras, evitando o emprego de sinonímia com propósito meramente estilístico; e

• escolha de expressão ou palavra que não confira duplo sentido ao texto.

OBS.1: é indispensável a releitura de todo o texto redigido, a fim de revisá-lo.

“A redação oficial não é necessariamente árida e contrária à evolução da língua. É que sua finalidade básica – comunicar com objetividade e máxima clareza – impõe certos parâmetros ao uso que se faz da língua, de maneira diversa daquele da literatura, do texto jornalístico, da correspondência particular etc.” (MRPR – 2018)

Objetividade

Para a obtenção de objetividade, sugere-se

• ir diretamente ao assunto que se deseja abordar, sem voltas e sem redundâncias;

• perceber a hierarquia de ideias que existe em todo texto de alguma complexidade: as fun-damentais e as secundárias.

• excluir do texto excessos de palavras e de ideias.


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OBS.2: a objetividade não suprime a delicadeza de expressão ou torna o texto rude e grosseiro.

Concisão

transmissão de um máximo de informações com um mínimo de palavras.

Para a obtenção de concisão, sugere-se

• evitar caracterizações e comentários supérfluos, adjetivos e advérbios inúteis, subordina-ção excessiva;

• eliminar preciosismos do texto (palavras raras, muitas vezes arcaicas ou em desuso): “Ou-trossim”, “Destarte”, “Subscrevemos mui atenciosamente.”...

• eliminar expressões redundantes: “Sem mais, subscrevemo-nos.”; traço para a assinatura; “Vimos por meio desta...”

• eliminar prolixidade: “Temos a satisfação de comunicar...”; “Nada mais havendo para o mo-mento, ficamos à disposição para maiores informações necessárias.”; “Aproveitamos o en-sejo, para protestos da mais elevada estima e consideração.”

OBS.3: não se deve entendê-la como economia de pensamento.

Coesão e coerência

Para a obtenção de coesão e coerência, sugerem-se

• emprego adequado de referenciação:

Ex.: O Deputado evitou a instalação da CPI da corrupção. Ele aguardou a decisão do Plenário.

• emprego adequado de substituição (colocação de um item lexical no lugar de outro(s) ou no lugar de uma oração):

Ex.: O Presidente assinou o acordo. O Chefe do Poder Executivo federal propôs reduzir as alí-quotas.

• emprego adequado de elipse (omissão de um termo recuperável pelo contexto):

Ex.: O decreto regulamenta os casos gerais; a portaria, os particulares.

• emprego adequado de conjunções.

Impessoalidade

“A impessoalidade decorre de princípio constitucional (Constituição, art. 37), e seu significado remete a dois aspectos: o primeiro é a obrigatoriedade de que a administração pública proceda de modo a não privilegiar ou prejudicar ninguém, de que o seu norte seja, sempre, o interesse público; o segundo, a abstração da pessoalidade dos atos administrativos, pois, apesar de a ação administrativa ser exercida por intermédio de seus servidores, é resultado tão somente da vontade estatal.”



Para a obtenção de impessoalidade, sugerem-se

• ausência de impressões individuais de quem comunica;

• um destinatário concebido de forma homogênea e impessoal;

• caráter impessoal do próprio assunto tratado;

• ausência de expressões que exprimam familiaridade: “Prezados”, “caros”, no vocativo.

OBS. 4: a primeira pessoa do plural é comumente utilizada nos expedientes oficiais, mas o uso da primeira pessoa do singular não caracteriza, por si só, desrespeito à impessoalidade.

Formalidade e padronização

Trata-se de obediência a certas regras de forma, válidas tanto para as comunicações feitas em meio eletrônico, quanto para os eventuais documentos impressos.

Para a obtenção de formalidade e de padronização, sugerem-se

• para além da formalidade de tratamento (correto emprego de pronome de tratamento para autoridade de certo nível), civilidade no próprio enfoque dado ao assunto do qual cuida a comunicação;

• emprego de um mesmo padrão, o que exige que se atente para todas as características da redação oficial e que se cuide, ainda, da apresentação dos textos;

• digitação sem erros;

• uso de papéis uniformes para o texto impresso definitivo (em caso de necessidade);

• correta diagramação do texto.

Uso do padrão culto de linguagem

Trata-se do acatamento dos preceitos da gramática formal e do emprego de um léxico compar-tilhado pelo conjunto dos usuários da língua. O uso do padrão culto é, portanto, imprescindível na redação oficial por estar acima das diferenças lexicais, morfológicas ou sintáticas, regionais; dos modismos vocabulares e das particularidades linguísticas.

“A necessidade de empregar determinado nível de linguagem nos atos e nos expedien-tes oficiais decorre, de um lado, do próprio caráter público desses atos e comunicações; de outro, de sua finalidade. Os atos oficiais, aqui entendidos como atos de caráter nor-mativo, ou estabelecem regras para a conduta dos cidadãos, ou regulam o funciona-mento dos órgãos e entidades públicos, o que só é alcançado se, em sua elaboração, for empregada a linguagem adequada. O mesmo se dá com os expedientes oficiais, cuja finalidade precípua é a de informar com clareza e objetividade.” (MRPR – 2018)

Para a obtenção da correção, sugere-se

• atentar para o fato de que a língua culta é contra a pobreza de expressão e não contra a sua simplicidade;




• atentar para o fato de que o uso do padrão culto não significa empregar a língua de modo rebuscado ou utilizar figuras de linguagem próprias do estilo literário;

• consultar o dicionário e a gramática.

OBS. 5: não existe propriamente um padrão oficial de linguagem, o que há é o uso da norma padrão nos atos e nas comunicações oficiais.

OBS. 6: não se deve consagrar a utilização de uma forma de linguagem burocrática. O jargão burocrático, como todo jargão, deve ser evitado, pois terá sempre sua compreensão limitada.

• Emissor: um único comunicador – o Serviço Público.

• Receptor: o próprio Serviço Público (no caso de expedientes dirigidos por um órgão a outro) – ou o conjunto dos cidadãos ou instituições tratados de forma homogênea (o público).

A partir da definição, pode-se representar assim o processo de comunicação oficial:

Emissor: Poder Público.

Receptor:

• Cidadão

• Empresa particular

• Instituição particular

• Poder Público.

Portanto, “no caso da redação oficial, quem comunica é sempre o serviço público (este/esta ou aquele/aquela Ministério, Secretaria, Departamento, Divisão, Serviço, Seção); o que se comu-nica é sempre algum assunto relativo às atribuições do órgão que comunica; e o destinatário dessa comunicação é o público, uma instituição privada ou outro órgão ou entidade pública, do Poder Executivo ou dos outros Poderes.” (Manual de Redação da Presidência da República, 3ª edição, revista, atualizada e ampliada, 28 de dezembro de 2018).

Uso de Pronomes de Tratamento

Concordância dos pronomes de tratamento

• concordância verbal, nominal e pronominal: embora se refiram à segunda pessoa gramati-cal (à pessoa com quem se fala ou a quem se dirige a comunicação), levam a concordância para a terceira pessoa.

Ex.: “Vossa Excelência conhece o assunto”. / “Vossa Senhoria nomeará seu substituto.”



• adjetivos referidos a esses pronomes: o gênero gramatical coincide com o gênero da pessoa a que se refere.

Ex.: “Vossa Excelência está atarefado.” / “Vossa Excelência está atarefada.”

Resumindo:

1. com quem se fala (vossa(s)): verbo e pronomes na 3ª pessoa;

2. quem se fala (sua(s)): verbo e pronomes na 3ª pessoa;

3. adjetivos: concordam com o sexo do destinatário.

1. Emprego dos Pronomes de Tratamento (uso consagrado):

• Vossa Excelência

a) autoridades do Poder Executivo (Presidente da República; Vice-Presidente da República; Ministros de Estado*1, Governadores e Vice-Governadores de Estado e do Distrito Federal; Oficiais-Generais das Forças Armadas; Embaixadores; Secretários-Executivos de Ministé-rios e demais ocupantes de cargos de natureza especial; Secretários de Estado dos Gover-nos Estaduais; Prefeitos Municipais).

b) autoridades do Poder Legislativo (Deputados Federais e Senadores; Ministro do Tribunal de Contas da União; Deputados Estaduais e Distritais; Conselheiros dos Tribunais de Contas Estaduais; Presidentes das Câmaras Legislativas Municipais).

c) autoridades do Poder Judiciário (Ministros dos Tribunais Superiores; Membros de Tribu-nais; Juízes; Auditores da Justiça Militar, Delegados*2).

*1 – São Ministros de Estado, nos termos do Decreto 4.118/2002, além dos titulares dos Mi-nistérios, o Chefe da Casa Civil da Presidência da República, o Chefe de Gabinete de Segurança

Institucional, o Chefe da Secretaria-Geral da Presidência da República, o Advogado Geral da União e o Chefe da Corregedoria-Geral da União. Posteriormente, por meio de adendos ao

Decreto, foram incluídos outros cargos, entre eles, o de Presidente do Banco Central.

*2 – A Lei nº 12.830/2013 dispõe, no art. 3º, que “O cargo de delegado de polícia é privativo de bacharel em Direito, devendo-lhe ser dispensado o mesmo tratamento protocolar que recebem

os magistrados, os membros da Defensoria Pública e do Ministério Público e os advogados.”

OBS.7: a vereadores não é dispensado o mesmo tratamento protocolar que recebem as auto-ridades legislativas. Logo, o pronome a ser usado é “Vossa Senhoria”.

Vocativo Correspondente a “Vossa Excelência”

→ Chefes dos Três Poderes – Excelentíssimo Senhor, seguido do cargo respectivo.

Ex.: “Excelentíssimo Senhor Presidente da República” / “Excelentíssimo Senhor Presidente do Congresso Nacional” / “Excelentíssimo Senhor Presidente do Supremo Tribunal Federal”




→ Demais autoridades – Senhor, seguido do cargo respectivo.

Ex.: Senhor Senador / Senhor Juiz / Senhor Ministro / Senhor Governador.

• Vossa Senhoria

• empregado para as demais autoridades e para particulares.

Vocativo correspondente a “Vossa Senhoria”

→ Senhor.

• Vossa Magnificência

• empregado, por força da tradição, em comunicações dirigidas a reitores de universidade.

Vocativo correspondente a “Vossa Magnificência”

→ Magnífico Reitor.

Pronomes de tratamento para religiosos

• de acordo com a hierarquia eclesiástica.

• Vossa Santidade: Papa. Vocativo Santíssimo Padre. • Vossa Eminência ou Vossa Eminência Reverendíssima: Cardeais. Vocativo Eminentíssimo

Senhor Cardeal ou Eminentíssimo e Reverendíssimo Senhor Cardeal. • Vossa Excelência Reverendíssima: Arcebispos e Bispos. • Vossa Reverendíssima ou Vossa Senhoria Reverendíssima: Monsenhores, Cônegos e su-

periores religiosos. • Vossa Reverência é empregado para sacerdotes, clérigos e demais religiosos.

Resumindo:

1. TRATAMENTO Vossa Excelência: autoridades dos

Poderes Executivo, Legislativo e Judiciário;

2. VOCATIVO Excelentíssimo: chefes dos Três Poderes;

3. VOCATIVO Senhor: para os demais cargos;

4. TRATAMENTO Vossa Senhoria: para os demais.

5. VOCATIVO: Senhor.

OBS.8: em comunicações oficiais, está abolido o uso do tratamento digníssimo (DD) para as autoridades da lista anterior. A dignidade é pressuposto para que se ocupe qualquer cargo público, sendo desnecessária sua repetida evocação.



OBS.9: fica dispensado o emprego do superlativo ilustríssimo para as autoridades que rece-bem o tratamento de Vossa Senhoria e para particulares. É suficiente o uso do pronome de tratamento Senhor.

OBS.10: doutor não é forma de tratamento, e sim título acadêmico. Evita-se usá-lo indiscriminadamente; é empregado apenas em comunicações dirigidas a pessoas que tenham tal grau por terem concluído curso universitário de doutorado. É costume designar por doutor os bacharéis, especialmente os bacharéis em Direito e em Medicina. Nos demais casos, o tratamento Senhor confere a desejada formalidade às comunicações.

Tabela de Abreviaturas

Pronome de tratamento

Abreviatura singular Abreviatura plural Usado para se dirigir a

Vossa Alteza V. A. VV. AA. Príncipes, duques

Vossa Eminência V. Em.a V. Em.as Cardeais

Vossa Excelência V. Ex.a V. Ex.as Altas autoridades

Vossa Magnificência V. Mag.a V. Mag.as Reitores de universidades

Vossa Majestade V. M. VV. MM. Reis, imperadores

Vossa Senhoria V. S.a V. S.as Tratamento cerimonioso

Obs.11: não se abreviam os pronomes de tratamento quando os destinatários são os chefes dos Três Poderes e o Papa.

A seguir, alguns exemplos de utilização de pronomes de tratamento no texto oficial.

Autoridade Endereçamento Vocativo Tratamento no corpo do texto Abreviatura

Presidente da República

A Sua Excelência o Senhor

Excelentíssimo Senhor Presidente

da República, Vossa Excelência Não se usa

Presidente do Congresso

Nacional



do Congresso Nacional,

Vossa Excelência Não se usa

Presidente do Supremo Tribunal

Federal



do Supremo Tribunal Federal,

Vossa Excelência Não se usa

Vice-Presidente da República


Senhor Vice-Presidente da

República, Vossa Excelência V. Exa.




Ministro de Estado A Sua Excelência o Senhor Senhor Ministro, Vossa Excelência V. Exa.

Secretário-Executivo de

Ministério e demais

ocupantes de cargos de

natureza especial


Senhor Secretário-Executivo, Vossa Excelência V. Exa.

Embaixador A Sua Excelência o Senhor Senhor Embaixador,

Oficial-General das Forças Armadas A Sua Excelência o Senhor Senhor + Posto,

Outros postos militares Ao Senhor Senhor + Posto,

Senador da República A Sua Excelência o Senhor Senhor Senador,

Deputado Federal A Sua Excelência o Senhor Senhor Deputado,

Ministro do Tribunal de Contas da União A Sua Excelência o Senhor

Senhor Ministro do Tribunal

de Contas da União,

Ministro dos Tribunais Superiores A Sua Excelência o Senhor Senhor Ministro,

OBS.12: o Manual de Redação da Presidência da República (2018) afirma que “Os exemplos acima são meramente exemplificativos. A profusão de normas estabelecendo hipóteses de tratamento por meio do pronome ‘Vossa Excelência’ para categorias especifícas tornou inviá-vel arrolar todas as hipóteses.”

OBS.13: na hipótese de comunicação com particular, pode-se utilizar o vocativo Senhor ou Senhora e a forma utilizada pela instituição para referir-se ao interlocutor: beneficiário, usu-ário, contribuinte, eleitor etc.

OBS.14: abrevia-se a palavra senhor(a) apenas quando for seguida de substantivo próprio ou personalizado. Ex.: Sra. Maria Tereza / Sra. Professora.

OBS. 15: quando o destinatário for um particular, no vocativo, pode-se utilizar Senhor ou Senhora seguido do nome do particular ou pode-se utilizar o vocativo “Prezado Senhor” ou “Prezada Senhora”.



Curiosidade

O Manual de Redação da Presidência da República do Brasil (2012) é bem claro a esse respeito:

“Acrescente-se que ‘doutor’ não é forma de tratamento, e sim título acadêmico. Como regra geral, empregue-o apenas em comunicações dirigidas a pessoas que tenham tal grau por terem concluído curso universitário de doutorado.“

O texto é explícito: apenas é doutor quem concluiu um doutorado. Contudo, houve deturpa-ções de textos legais. Uma delas dá conta de que todo advogado teria recebido o título de doutor por um alvará de dona Maria I, rainha de Portugal. Todavia, tal alvará nunca existiu, e o foco da deturpação recaiu sobre decreto que de fato existiu – a Lei Imperial de 11 de agosto de 1827. Segundo se afirma, a tal lei, da época do Império, teria determinado que todo bacharel em Direito seria automaticamente doutor. A referida lei, no entanto, está disponível na íntegra na Internet para quem quiser lê-la e ver que a lei definitivamente não diz isso.

Diz a lei que: “Os que freqüentarem os cinco annos de qualquer dos Cursos, com approvação, conseguirão o grau de Bachareis formados. Haverá tambem o grau de Doutor, que será conferi-do àquelles que se habilitarem com os requisitos que se especificarem nos Estatutos.“

Logo, nenhum bacharel em direito ganharia automaticamente o título de doutor. O título de doutor só seria conferido pela faculdade ao estudantes juristas que, depois de formados, apre-sentassem e defendessem, ante professores, tese específica de doutoramento.

Envelope (endereçamento autoridades tratadas por Vossa Excelência):

Envelope (endereçamento autoridades tratadas por Vossa Senhoria):


http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/manual/ManualRedPR2aEd.PDF

http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/leis/LIM/LIM-11-08-1827.htm

http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/leis/LIM/LIM-11-08-1827.htm



Verso do Envelope

Fechos para Comunicações

1. Para autoridades de hierarquia superior a do remetente, inclusive o Presidente da República:

Respeitosamente.

2. Para autoridades de mesma hierarquia, de hierarquia inferior ou demais casos: Atenciosamente.

OBS.16: não se empregam os fechos “cordialmente”, “graciosamente”,...

OBS.17: não se abreviam os fechos (“ATT”, por exemplo).

OBS.18: ficam excluídas dessa fórmula as comunicações dirigidas a autoridades estrangeiras, que atendem a rito e tradição próprios, devidamente disciplinados no Manual de Redação do Ministério das Relações Exteriores

Signatário

Excluídas as comunicações assinadas pelo Presidente da República, todas as demais comunica-ções oficiais devem trazer o nome e o cargo da autoridade que as expede, abaixo do local de sua assinatura. A forma da identificação deve ser a seguinte:

(espaço para assinatura)Nome (grafado em maiúsculas, sem negrito)

Chefe da Secretaria-Geral da Presidência da República (apenas iniciais maiúsculas)

OBS.19: para evitar equívocos, recomenda-se não deixar a assinatura em página isolada do expediente. Transfira para essa página ao menos a última frase anterior ao fecho.

OBS.20: na identificação do signatário, depois do nome do cargo, é possível utilizar os termos interino ou substituto. Esses termos devem ser utilizados depois do nome do cargo, sem hí-fen, sem vírgula e em minúsculo.

Exemplo: Diretor-Geral interino



OBS.21: na identificação do signatário, o cargo ocupado por pessoa do sexo feminino deve ser flexionado no gênero feminino. Exemplo: Ministra de Estado

Grafia de cargos compostos

Escrevem-se com hífen:

• cargos formados pelo adjetivo “geral”: diretor-geral, relator-geral, ouvidor-geral;

• postos e gradações da diplomacia: primeiro-secretário, segundo-secretário;

• postos da hierarquia militar: tenente-coronel, capitão-tenente;

• cargos que denotam hierarquia dentro de uma empresa: diretor-presidente, diretor-adjun-to, editor-chefe, editor-assistente, sócio-gerente, diretor-executivo;

• cargos formados por numerais: primeiro-ministro, primeira-dama;

• cargos formados com os prefixos “ex” ou “vice”: ex-diretor, vice-coordenador.

OBS.22: o Acordo Ortográfico (2016) tornou opcional o uso de iniciais maiúsculas em palavras usadas reverencialmente (exemplo: o Presidente francês ou o presidente francês). Porém, em palavras com hífen, após se optar pelo uso da maiúscula ou da minúscula, deve-se manter a escolha para a grafia de todos os elementos hifenizados: pode-se escrever “Vice-Presidente” ou “vice-presidente”, mas não “Vice-presidente”.

OBS.23: nomes compostos com elementos unidos por preposição ficam sem hífen. Exemplo: general de exército.

OBS.24: quando o documento é assinado por dois signatários, o de hierarquia superior assina à esquerda; à direita, o de hierarquia inferior à daquele.




PADRÃO OFÍCIO

Até a segunda edição do Manual de Redação da Presidência da República (vigeu até o final de 2018), havia três tipos de expedientes que se diferenciavam antes pela finalidade do que pela forma: o ofício, o aviso e o memorando.

Com o objetivo de uniformizá-los, deve-se adotar nomenclatura e diagramação únicas, que si-gam o que se chama de padrão ofício.

A distinção básica anterior entre os três era

a) aviso: expedido exclusivamente por Ministros de Estado, para autoridades de mesma hie-rarquia;

b) ofício: expedido para e pelas demais autoridades; e

c) memorando: expedido entre unidades administrativas de um mesmo órgão.

Na edição de 28 de dezembro de 2018, aboliu-se tal distinção e passou-se a utilizar o termo ofício nas três hipóteses.

Estrutura do Padrão Ofício

1. Cabeçalho

Utilizado apenas na primeira página do documento, centralizado na área determinada pela for-matação.

No cabeçalho deverão constar os seguintes elementos:

• brasão de Armas da República: no topo da página. Não há necessidade de ser aplicado em cores. O uso de marca da instituição deve ser evitado na correspondência oficial para não se sobrepor ao Brasão de Armas da República.

• nome do órgão principal;

• nomes dos órgãos secundários, quando necessários, da maior para a menor hierarquia; e

• espaçamento: entrelinhas simples (1,0).

OBS.1: no caso de documento a ser impresso, exclusivamente quando o signatário for o Presi-dente da República, Ministro de Estado ou a autoridade máxima de autarquia, será utilizado timbre em relevo branco, nos termos do disposto no Decreto no 80.739, de 14 de novembro de 1977.



[Nome do órgão]

[Secretaria/Diretoria]

[Departamento/Setor/Entidade]

OBS.2: os dados do órgão, tais como endereço, telefone, endereço de correspondência ele-trônica, sítio eletrônico oficial da instituição, podem ser informados no rodapé do documen-to, centralizados.

1. Identificação do expediente

Os documentos oficiais devem ser identificados da seguinte maneira:

• nome do documento: tipo de expediente por extenso, com todas as letras maiúsculas;

• indicação de numeração: abreviatura da palavra “número”, padronizada como Nº;

• informações do documento: número, ano (com quatro dígitos) e siglas usuais do setor que expede o documento, da menor para a maior hierarquia, separados por barra (/); e

• alinhamento: à margem esquerda da página.

Exemplo:

OFÍCIO Nº 652/2018/SAA/SE/MT

3. Local e data do documento

Na grafia de datas em um documento, o conteúdo deve constar da seguinte forma:

• composição: local e data do documento;

• informação de local: nome da cidade onde foi expedido o documento, seguido de vírgula. Não se deve utilizar a sigla da unidade da federação depois do nome da cidade;

• dia do mês: em numeração ordinal se for o primeiro dia do mês e em numeração cardinal para os demais dias do mês. Não se deve utilizar zero à esquerda do número que indica o dia do mês;

• nome do mês: deve ser escrito com inicial minúscula;

• pontuação: coloca-se ponto-final depois da data; e

• alinhamento: o texto da data deve ser alinhado à margem direita da página.




Exemplo: Brasília, 22 de março de 2019.

4. Endereçamento

O endereçamento é a parte do documento que informa quem receberá o expediente.

Nele deverão constar os seguintes elementos:

• vocativo: na forma de tratamento adequada para quem receberá o expediente;

• nome do destinatário do expediente;

• cargo do destinatário do expediente;

• endereço postal de quem receberá o expediente, dividido em duas linhas:

→ primeira linha – informação de localidade/logradouro do destinatário ou, no caso de ofício ao mesmo órgão, informação do setor;

→ segunda linha – CEP e cidade/unidade da federação, separados por espaço simples. Na se-paração entre cidade e unidade da federação, pode ser substituída a barra pelo ponto ou pelo travessão. No caso de ofício ao mesmo órgão, não é obrigatória a informação do CEP, podendo ficar apenas a informação da cidade/unidade da federação; e


OBS.3: O pronome de tratamento no endereçamento das comunicações dirigidas às autori-dades tratadas por Vossa Excelência terá a seguinte forma: “A Sua Excelência o Senhor” ou “A Sua Excelência a Senhora”.

OBS.4: Quando o tratamento destinado ao receptor for Vossa Senhoria, o endereçamento a ser empregado é “Ao Senhor” ou “À Senhora”. Ressalte-se que não se utiliza a expressão “A Sua Senhoria o Senhor” ou “A Sua Senhoria a Senhora”.

Exemplos:

A Sua Excelência o Senhor[Nome]Ministro de Estado da JustiçaEsplanada dos Ministérios Bloco T70064-900 Brasília/DF



À Senhora[Nome]Diretora de Gestão de PessoasSAUS Q.3 Lote 5/6 Ed Sede I70070-030 Brasília. DF

Ao Senhor

[Nome]

Chefe da Seção de Compras

Diretoria de Material, Seção

Brasília – DF

5. Assunto

O assunto deve dar uma ideia geral do que trata o documento, de forma sucinta.

Ele deve ser grafado da seguinte maneira:

• título: a palavra Assunto deve anteceder a frase que define o conteúdo do documento, se-guida de dois-pontos;

• descrição do assunto: a frase que descreve o conteúdo do documento deve ser escrita com inicial maiúscula; não se devem utilizar verbos e sugere-se utilizar de quatro a cinco palavras;

• destaque: todo o texto referente ao assunto, inclusive o título, deve ser destacado em ne-grito;

• pontuação: coloca-se ponto-final depois do assunto; e


Exemplos:

Assunto: Encaminhamento do Relatório de Gestão julho/2018.

Assunto: Aquisição de computadores.

6. Texto do documento

O texto do documento oficial deve seguir a seguinte padronização de estrutura:

I – casos em que não é usado para encaminhamento de documentos:

• introdução – objetivo da comunicação.

OBS.5: evite o uso das formas Tenho a honra de, Tenho o prazer de, Cumpre-me informar que. Prefira a forma direta – Informo, Solicito, Comunico.

• desenvolvimento – detalhamento do assunto; se o texto contiver mais de uma ideia sobre o assunto, elas devem ser tratadas em parágrafos distintos; e




• conclusão: afirmação da posição sobre o assunto.

II – casos em que é usado para encaminhamento de documentos:

• introdução – deve iniciar com referência ao expediente que solicitou o encaminhamento. Se a remessa do documento não tiver sido solicitada, deve iniciar com a informação do mo-tivo da comunicação, que é encaminhar, indicando a seguir os dados completos do docu-mento encaminhado (tipo, data, origem ou signatário e assunto de que se trata) e a razão pela qual está sendo encaminhado;

Exemplos:

Em resposta ao Ofício nº 12, de 1º de fevereiro de 2019, encaminho cópia do Ofício nº 34, de 3 de abril de 2018, da Coordenação-Geral de Gestão de Pessoas, que trata da requisição do servi-dor Fulano de Tal.

Encaminho, para exame e pronunciamento, cópia do Ofício nº 12, de 1º de fevereiro de 2018, do Presidente da Confederação Nacional da Indústria, a respeito de projeto de modernização de técnicas agrícolas na região Nordeste.

• desenvolvimento – se o autor da comunicação desejar fazer algum comentário a respeito do documento que encaminha, poderá acrescentar parágrafos de desenvolvimento. Caso contrário, não há parágrafos de desenvolvimento em expediente usado para encaminha-mento de documentos.

III – tanto na estrutura I quanto na estrutura II, o texto do documento deve ser formatado da seguinte maneira:

• alinhamento: justificado;

• espaçamento entre linhas: simples;

• parágrafos:

• espaçamento entre parágrafos: de 6 pontos após cada parágrafo;

• recuo de parágrafo: 2,5 cm de distância da margem esquerda;

• numeração dos parágrafos: apenas quando o documento tiver três ou mais parágrafos, desde o primeiro parágrafo. Não se numeram o vocativo e o fecho;

• fonte: Calibri ou Carlito;

• corpo do texto: tamanho 12 pontos;

• citações recuadas: tamanho 11 pontos; e

• notas de Rodapé: tamanho 10 pontos;

• símbolos: para símbolos não existentes nas fontes indicadas, pode-se utilizar as fontes Symbol e Wingdings.



7. Fechos para comunicações

Formatação do Fecho

a) alinhamento: alinhado à margem esquerda da página;

b) recuo de parágrafo: 2,5 cm de distância da margem esquerda;

c) espaçamento entre linhas: simples;

d) espaçamento entre parágrafos: de 6 pontos após cada parágrafo; e

e) não deve ser numerado.

8. Identificação do signatário

Formatação do Signatário

Alinhamento: a identificação do signatário deve ser centralizada na página.

9. Numeração das páginas

A numeração das páginas é obrigatória apenas a partir da segunda página da comunicação.

Ela deve ser centralizada na página e obedecer à seguinte formatação:

• posição – no rodapé do documento, ou acima da área de 2 cm da margem inferior; e

• fonte – Calibri ou Carlito.

10. Formatação e apresentação

• Os documentos do padrão ofício devem obedecer à seguinte formatação:

• tamanho do papel – A4 (29,7 cm x 21 cm);

• margem lateral esquerda – no mínimo, 3 cm de largura;

• margem lateral direita – 1,5 cm;

• margens superior e inferior – 2 cm;

• área de cabeçalho – na primeira página, 5 cm a partir da margem superior do papel;

• área de rodapé – nos 2 cm da margem inferior do documento;

• impressão – na correspondência oficial, a impressão pode ocorrer em ambas as faces do papel. Nesse caso, as margens esquerda e direita terão as distâncias invertidas nas páginas pares (margem espelho);

• cores – os textos devem ser impressos na cor preta em papel branco, reservando-se, se ne-cessário, a impressão colorida para gráficos e ilustrações;

• destaques – para destaques deve-se utilizar, sem abuso, o negrito. Deve-se evitar destaques com uso de itálico, sublinhado, letras maiúsculas, sombreado, sombra, relevo, bordas ou qual-quer outra forma de formatação que afete a sobriedade e a padronização do documento;

• palavras estrangeiras – palavras estrangeiras devem ser grafadas em itálico;




• arquivamento – dentro do possível, todos os documentos elaborados devem ter o arquivo de texto preservado para consulta posterior ou aproveitamento de trechos para casos análogos. Deve ser utilizado, preferencialmente, formato de arquivo que possa ser lido e editado pela maioria dos editores de texto utilizados no serviço público, tais como DOCX, ODT ou RTF.

• nome do arquivo – para facilitar a localização, os nomes dos arquivos devem ser formados da seguinte maneira:

• tipo do documento + número do documento + ano do documento (com 4 dígitos) + pala-vras-chaves do conteúdo

Exemplo:

Ofício 123_2018_relatório produtividade anual

EXEMPLOS








VARIAÇÕES DOS DOCUMENTOS OFICIAIS

Manual de Redação da Presidência da República

Os documentos oficiais podem ser identificados de acordo com algumas possíveis variações:

1. [NOME DO EXPEDIENTE] + CIRCULAR: quando um órgão envia o mesmo expediente para mais de um órgão receptor. A sigla na epígrafe será apenas do órgão remetente.

Ex.: OFÍCIO CIRCULAR Nº 652/2018/MEC

2. [NOME DO EXPEDIENTE] + CONJUNTO: quando mais de um órgão envia, conjuntamente, o mesmo expediente para um único órgão receptor. As siglas dos órgãos remetentes consta-rão na epígrafe.

Ex.: OFÍCIO CONJUNTO Nº 368/2018/SECEX/SAJ

3. [NOME DO EXPEDIENTE] + CONJUNTO CIRCULAR: quando mais de um órgão envia, conjun-tamente, o mesmo expediente para mais de um órgão receptor. As siglas dos órgãos reme-tentes constarão na epígrafe.

Ex.: OFÍCIO CONJUNTO CIRCULAR Nº 795/2018/CC/MJ/MRE

OBS.6: Nos expedientes circulares, por haver mais de um receptor, o órgão remetente poderá inserir no rodapé as siglas ou nomes dos órgãos que receberão o expediente.

4. Exposição de Motivos

A exposição de motivos é a principal modalidade de comunicação dirigida ao Presidente da República (ou ao Vice-Presidente) pelos ministros. Além disso, pode, em certos casos, ser enca-minhada cópia ao Congresso Nacional ou ao Poder Judiciário.

Sua finalidade é

• propor alguma medida;

• submeter projeto de ato normativo à sua consideração; ou

• informá-lo de determinado assunto.

Nos casos em que o assunto tratado envolva mais de um ministério, a exposição de motivos será assinada por todos os ministros envolvidos, sendo, por essa razão, chamada de interministerial.

Estrutura

As exposições de motivos devem, obrigatoriamente,




• apontar, na introdução, o problema que demanda a adoção da medida ou do ato normati-vo proposto; ou informar ao Presidente da República algum assunto;

• indicar, no desenvolvimento, a razão de aquela medida ou de aquele ato normativo ser o ideal para se solucionar o problema e as eventuais alternativas existentes para equacioná--lo; ou fornecer mais detalhes sobre o assunto informado, quando for esse o caso; e

• na conclusão, novamente, propor a medida a ser tomada ou o ato normativo a ser editado para solucionar o problema; ou apresentar as considerações finais no caso de EMs apenas informativas.

OBS.7: a numeração começa e termina dentro de um mesmo ano civil.

OBS.8: as Exposições de Motivos que encaminham proposições normativas devem seguir o prescrito no Decreto nº 9.191, de 1º de novembro de 2017 – devem ser instruídas com pare-cer jurídico e parecer de mérito que permitam a adequada avaliação da proposta.

OBS.9: (Sidof)

O Sistema de Geração e Tramitação de Documentos Oficiais é a ferramenta eletrônica utili-zada para a elaboração, a redação, a alteração, o controle, a tramitação, a administração e a gerência das exposições de motivos com as propostas de atos a serem encaminhadas pelos Ministérios à Presidência da República.

Ao se utilizar o Sidof, a assinatura, o nome e o cargo do signatário são substituídos pela assi-natura eletrônica que informa o nome do ministro que assinou a exposição de motivos e do consultor jurídico que assinou o parecer jurídico da Pasta.

5. Mensagem

Instrumento de comunicação oficial entre os Chefes dos Poderes Públicos, notadamente as mensagens enviadas pelo Chefe do Poder Executivo ao Poder Legislativo para informar sobre fato da administração pública; para expor o plano de governo por ocasião da abertura de ses-são legislativa; para submeter ao Congresso Nacional matérias que dependem de deliberação de suas Casas; para apresentar veto; enfim, fazer comunicações do que seja de interesse dos Poderes Públicos e da Nação.

Principais finalidades:

encaminhamento de proposta de emenda constitucional, de projeto de lei ordinária, de projeto de lei complementar e os que compreendem plano plurianual, diretrizes orçamentárias, orça-mentos anuais e créditos adicionais;

• encaminhamento de medida provisória;

• indicação de autoridades;

• pedido de autorização para o Presidente ou o Vice-Presidente da República se ausentarem do país por mais de 15 dias;

• encaminhamento de atos de concessão e de renovação de concessão de emissoras de rá-dio e TV;



• encaminhamento das contas referentes ao exercício anterior;

• mensagem de abertura da sessão legislativa;

• comunicação de sanção (com restituição de autógrafos);

• comunicação de veto.

Estrutura

As mensagens contêm

• brasão: timbre em relevo branco;

• identificação do expediente: MENSAGEM Nº, alinhada à margem esquerda, no início do texto;

• vocativo: alinhado à margem esquerda;

• local e data: alinhados à margem direita;

• como os demais atos assinados pelo Presidente da República, não traz identificação de seu signatário.

6. Correio eletrônico (e-mail)

O e-mail pode ser considerado um documento oficial, assim como o ofício. Portanto, deve-se evitar o uso de linguagem incompatível com uma comunicação oficial.

Nos termos da Medida Provisória nº 2.200-2, de 24 de agosto de 2001, para que o e-mail tenha valor documental, isto é, para que possa ser aceito como documento original, é necessário existir certificação digital que ateste a identidade do remetente.

Estrutura

Um dos atrativos de comunicação por correio eletrônico é sua flexibilidade. Assim, não interes-sa definir padronização da mensagem comunicada. No entanto, devem-se observar algumas orientações quanto à sua estrutura.

• Campo “Assunto”: o assunto deve ser o mais claro e específico possível, relacionado ao conteúdo global da mensagem.

• Local e data: são desnecessários no corpo da mensagem, uma vez que o próprio sistema apresenta essa informação.

• Saudação inicial/vocativo: o texto deve ser iniciado por uma saudação; quando endereçado para outras instituições, para receptores desconhecidos ou para particulares, deve-se utilizar o vocativo conforme os demais documentos oficiais, ou seja, “Senhor” ou “Senhora”, seguido do cargo respectivo, ou “Prezado Senhor”, “Prezada Senhora”.

• Fecho: Atenciosamente é o fecho padrão em comunicações oficiais. Abreviações, como “Att.”, “Abraços”, “Saudações”, apesar de amplamente usados, não são fechos oficiais e, portanto, não devem ser utilizados em e-mails profissionais.

• Linguagem: deve ser formal, como a que se usaria em qualquer outro documento oficial.




• Bloco de texto da assinatura: deve conter o nome completo, o cargo, a unidade, o órgão e o telefone do remetente.

• Anexos: a mensagem que encaminha algum arquivo deve trazer informações mínimas sobre o conteúdo do anexo.

• Confirmação de leitura: sempre que necessário, deve-se utilizar recurso de confirmação de leitura.

• Fonte: recomendação de tipo de fonte, tamanho e cor dos documentos oficiais – Calibri ou Carlito, tamanho 12, cor preta.

• Fundo ou papéis de parede eletrônicos não devem ser utilizados.

• Ícones e emoticons não devem ser utilizados.

• Mensagens eletrônicas não podem ser redigidas com abreviações ou neologismos.

• Não se deve utilizar texto em caixa alta para destaques de palavras ou trechos da mensagem pois denota agressividade de parte do emissor da comunicação.

• Evite-se o uso de imagens no corpo do e-mail, inclusive das Armas da República Federativa do Brasil e de logotipos do ente público junto ao texto da assinatura.

7. Apostila: a correção de erro material que não afete a substância do ato singular de caráter pessoal e as retificações ou alterações da denominação de cargos, funções ou órgãos que tenham tido a denominação modificada em decorrência de lei ou de decreto superveniente à expedição do ato pessoal a ser apostilado são realizadas por meio de apostila.

Forma

• título, em maiúsculas e centralizado sobre o texto: APOSTILA;

• texto, o conteúdo do texto deve apresentar a correção do erro material constante do ato original;

• local e data: por extenso e alinhado à esquerda;

• identificação do signatário (nome em maiúsculas) abaixo da assinatura, com alinhamento à esquerda.

OBS.10: no original do ato normativo, próximo à apostila, deverá ser mencionada a data de publicação da apostila no Boletim de Serviço ou no Boletim Interno.

8. Portaria: instrumento pelo qual Ministros ou outras autoridades expedem instruções sobre a organização e o funcionamento de serviço, sobre questões de pessoal e outros atos de sua competência.

Forma

• numeração: número e data de expedição: Portaria nº ..., de ... de ... de 20XX.

• título: denominação da autoridade que expede o ato, em geral já impresso no modelo pró-prio.



• fundamentação: citação da legislação básica, seguida da palavra RESOLVE.

• texto.

• assinatura: nome da autoridade competente, com indicação do cargo que ocupa.

Uso de siglas e acrônimos

Para padronizar o uso de siglas e acrônimos nos atos normativos, serão adotados os conceitos sugeridos pelo Manual de Elaboração de Textos da Consultoria Legislativa do Senado Federal (1999), em que

• sigla: constitui-se do resultado das somas das iniciais de um título;

Exemplo:

Caixa Econômica Federal – CEF

• acrônimo: constitui-se do resultado da soma de algumas sílabas ou partes dos vocábulos de um título.

Exemplo:

Agência Nacional de Vigilância Sanitária – Anvisa

Recomendações

• Devem ser escritos no mesmo corpo do texto, sem o uso de pontos intermediários ou finais.

• Dispensa-se o uso da expressão designada por extenso unicamente para representar nome de partidos políticos e de empresas comerciais quando a forma abreviada já se tornou si-nônimo do próprio nome (exceção: empresas públicas ou estatais).

• Na primeira citação, a expressão designada deve vir escrita por extenso, antes de sua sigla ou acrônimo respectivo, separados por travessão.

Exemplo:

Imposto Predial e Territorial Urbano – IPTU

Grafia das siglas

• siglas compostas por até três letras devem ser escritas em letras maiúsculas;

Exemplo:

Organização das Nações Unidas – ONU

• siglas compostas por mais de três letras pronunciadas separadamente devem ser escritas em letras maiúsculas;




Exemplo:

Instituto Brasileiro de Geografia e Estatística – IBGE

• siglas compostas por mais de três letras pronunciadas formando uma palavra devem ser escritas apenas com a inicial maiúscula;

Exemplo:

Agência Nacional de Aviação Civil – Anac

• siglas em que haja leitura mista (parte é pronunciada pela letra e parte como palavra) po-dem ser grafadas com todas as letras maiúsculas;

Exemplo:

Departamento Nacional de Infraestrutura de Transportes – DNIT

• uso de siglas e acrônimos de órgãos estrangeiros: devem-se empregar na sua versão em português; entretanto, adota-se a forma abreviada original quando o seu uso for dissemi-nado internacionalmente;

Exemplo:

Organização dos Países Exportadores de Petróleo – Opep

• plural de siglas: uso de s (minúsculo) de plural, sem apóstrofo;

Exemplo:

TREs (Tribunais Regionais Eleitorais).

Numeração das Partes de uma Correspondência Oficial

Artigo: até o artigo nono (art. 9º), adota-se a numeração ordinal. A partir do de número 10, emprega-se o algarismo arábico correspondente, seguido de ponto-final (art. 10). Os artigos serão designados pela abreviatura “Art.” sem traço antes do início do texto. Ao longo do texto, designados pela abreviatura – art. –, com inicial minúscula.

• Cada artigo deve tratar de um único assunto.

• O artigo conterá, exclusivamente, a norma geral, o princípio. As medidas complementares e as exceções deverão ser expressas por meio de parágrafos.

• Os artigos podem desdobrar-se, por sua vez, em parágrafos e incisos; os parágrafos em incisos; estes, em alíneas; e estas, em itens.



Dispositivo Desdobramento

Artigos Parágrafos ou incisos

Parágrafos Incisos

Incisos Alíneas

Alíneas Itens

Itens Subitens (excepcionalmente)

Parágrafos (§§): desdobramentos dos artigos; numeração ordinal até o nono (§ 9º) e cardinal a partir do parágrafo dez (§ 10). No caso de haver apenas um parágrafo, adota-se a grafia Parágrafo único (e não “§ único”).

Incisos: elementos discriminativos de artigo ou parágrafo se o assunto nele tratado não puder ser condensado no próprio artigo ou não se mostrar adequado a constituir parágrafo. Os inci-sos são indicados por algarismos romanos seguidos de travessão.

Alíneas: desdobramentos dos incisos e dos parágrafos; são representadas por letras. A alínea ou letra será grafada em minúsculo e seguida de parêntese: a); b); c); etc.

Itens: desdobramentos de alíneas; representados por números cardinais, seguidos de ponto--final e separados do texto por um espaço em branco: 1. ; 2. ; 3 etc.

OUTROS TIPOS DE CORRESPONDÊNCIAS (não constam no MRPR)

1. Alvará

Documento escrito por autoridade competente para que se pratique determinado ato. Tam-bém recebe o nome de mandado judicial, quando oriundo de autoridade judicial: alvará de sol-tura. Recebe também o nome de licença, quando oriundo de autoridade administrativa: alvará para funcionamento.

Os alvarás são de dois tipos: de licença (têm caráter definitivo e só podem ser revogados por motivos de interesse público); de autorização (têm caráter instável e podem ser cassados).

Forma

• Título com numeração e data de expedição.

• Texto: com designação do cargo da autoridade que expede o alvará; citação da legislação em que se baseia a decisão da autoridade.

• Assinatura: nome da autoridade competente sem indicação do cargo, já mencionado no texto.

• Local e data: (dispensáveis se já constarem do título).




2. Ata: relatório escrito do que se fez ou disse em sessão de assembleia, sociedade, júri, cor-poração. É o registro claro e resumido das ocorrências de uma reunião de pessoas, com fim determinado.

Forma

• localizadores temporais: dia, mês, ano e hora da reunião (sempre por extenso);

• espaço da reunião: local (sede da instituição, rua, número, cidade);

• nome e sobrenome das pessoas presentes, com respectivas qualificações;

• declarações do presidente e secretário;

• assuntos tratados (ordem do dia);

• fecho;

• assinaturas, por extenso, do presidente, secretário e participantes da reunião.

3. Atestado: documento firmado por uma pessoa a favor de outra, asseverando a verdade acerca de determinado fato. Destina-se à comprovação de fatos ou situações passageiras, não necessariamente constantes em documentos da Administração.

Partes

• Título – nome do documento.

• Texto – apresentação do conteúdo da atestação (não é obrigatória a declaração da finalidade do documento, tampouco o registro de quem requer a informação).

• Local e data – cidade, dia, mês e ano da emissão do documento (é opcional o registro do nome do órgão em que a autoridade signatária do atestado exerce suas funções).

• Assinatura – nome e cargo (ou função) da autoridade signatária.

4. Auto

Descreve detalhadamente determinado acontecimento e suas circunstâncias. Na redação ofi-cial, é a narração judicial ou administrativa, escrita por escrivão ou tabelião, e lavrada para comprovar uma ocorrência.

Forma

• Título com numeração.

• Texto: deve constar o desenrolar dos acontecimentos com detalhes, nome do autuado, motivo da autuação, indicação da penalidade e prazo para apresentação de defesa.

• Data: local e data em que foi lavrado o auto.

• Assinatura.



5. Carta Oficial

Forma de comunicação externa dirigida a pessoa (física ou jurídica) estranha à administração pública, utilizada para fazer solicitações, convites, externar agradecimentos, ou transmitir infor-mações.

Estrutura

• Local e data, por extenso, à esquerda da página.

• Endereçamento (alinhado à esquerda): nome do destinatário, precedido da forma de trata-mento, e o endereço.

• Vocativo: a palavra Senhor (a), seguida do cargo do destinatário, e de vírgula.

• Texto paragrafado, com a exposição do(s) assunto(s) e o objetivo da carta.

• Fecho: Atenciosamente ou Respeitosamente.

• Assinatura, nome e cargo do emitente da carta.

6. Certidão – atesta fatos permanentes – visto que afirma convicção sobre os transitórios. “Documento revestido de formalidades legais adequadas, fornecido por autoridade com-petente, a requerimento do interessado, solicitado ou requerido ex oficio por autoridade administrativa ou judicial e destinado a fazer certa a existência de registro em livro, proces-so ou documento qualquer em poder do expedidor, referente a determinado ato ou fato, ou dar por certa a inexistência de tal registro.”

Particularidades

As certidões podem ser de inteiro teor ou resumidas, desde que apresente fielmente o que se contém no original de onde foram extraídas. Quando a certidão consistir em transcrição ver-bum ad verbum, isto é, integral, também recebe o nome de translado.

As certidões apresentam certa semelhança com a elaboração da ata. Devem ser escritas em linhas corridas, sem emendas ou rasuras. Eventuais erros podem ser ressalvados com a palavra digo ou a expressão em tempo (ao final do corpo do texto). Quaisquer espaços em branco de-vem ser preenchidos com pontos ou outros sinais convencionais.

Partes

• Título – nome do documento.

• Introdução – alusão ao ato que determinou a expedição do documento (poderá ser men-cionado o documento ou livro de onde a certidão está sendo extraída).

• Texto – efetiva descrição do que foi encontrado ou transcrição do documento original.

• Fecho – termo de encerramento e assinatura dos funcionários que participaram do ato (quem lavrou o documento e quem o conferiu).

• Local e data – cidade, dia, mês e ano da expedição do ato normativo.

• Visto – da autoridade que autorizou a lavratura da certidão.




7. Convite

Parte importante na organização de um evento, pois ajuda a estabelecer o tom geral da função social. Determina o número de convidados. O cartão de resposta determinará quem atendeu ao convite, a fim de possibilitar a organização da disposição dos assentos, a seleção da comida e o serviço.

Estrutura:

• Logo ou gráfico da organização ou anfitrião no topo do convite.

• Nome completo do anfitrião, sem honoríficos (Dr./Sr./Sra.) a não ser que haja um título oficial (na linha abaixo do nome). Exceção: o título “Presidente” precede o nome do anfitrião.

• Vocabulário formal (“solicitam a sua presença“) ou menos formal (“cordialmente o convi-dam a comparecer“).

• Informações sobre o evento (cerimônia de premiação, festa...).

• Propósito do evento (homenagem a..., etc.).

• Data do evento: formal = data por extenso (Quinta-feira, onze de novembro) ou informal (Quinta-feira, 11 de novembro).

• Hora do evento por extenso: exemplo – Às vinte horas.

• Local do evento e seu endereço.

• Instruções especiais, se houver alguma: exemplo – direções do local do evento.

• Informação de RSVP: sigla em francês (Répondez s’il vous plaît), que em português signi-fica “Responder, por favor“; destina-se a festas e eventos para os quais é necessário saber exatamente quem irá comparecer.

Obs.1: um convite eletrônico deve usar o mesmo vocabulário e a mesma etiqueta utilizados em um convite escrito.

8. Convocação

Forma de comunicação escrita em que se convida alguém (aceitação obrigatória) para uma reu-nião. O objetivo da convocação deve ser reconhecido prontamente.

9. Decisão Administrativa: utilizada para formalizar informações pertinentes a dispensas, fe-riados, recessos etc.

Forma: além do cabeçalho e rodapé, são elementos constitutivos da Decisão Administrativa

a) título: Decisão Administrativa nº ... de ... de 20XX; em caixa-alta, centralizado e negrito;

b) data, alinhada à direita;

c) atribuições da pessoa que está expedindo o documento;

d) texto;

e) assinatura.



10. Declaração: utilizada para afirmar a existência de um fato; a existência ou não de um direito.

Forma

Pode-se iniciar uma declaração assim: “Declaro para fins de prova junto ao órgão tal...”, “Decla-ro, para os devidos fins, que...”, ...

11. Despacho: encaminhamento com decisão proferida por autoridade administrativa em ma-téria que lhe é submetida à apreciação. É muito empregado na tramitação de processos. Pode conter apenas: aprovo, defiro, em termos, de acordo ou ser redigido de forma mais complexa.

Forma

Segue o padrão ofício, incluindo-se o nome do interessado e o número do processo e suprimin-do-se o vocativo e o fecho.

12. Edital: ato pelo qual se publica pela imprensa, ou em lugares públicos, certa notícia, fato ou ordenança que deve ser divulgada para conhecimento das pessoas nele mencionadas e de outras tantas que possam ter interesse pelo assunto.

Forma

• timbre do órgão que o expede;

• título: denominação do ato: Edital nº ... de ... de 20XX;

• ementa: facultativa;

• texto: desenvolvimento do assunto tratado. Havendo muitos parágrafos, recomenda-se numerá-los com algarismos arábicos, exceto o primeiro que não se numera;

• local e data: se a data não for colocada junto ao título, deve aparecer após o texto;

• assinatura: nome da autoridade competente, com indicação do cargo que ocupa.

13. Informação: ato de servidor subalterno incumbido de estudo de processo, instrumento ou qualquer documento, no qual consta esclarecimento que se fizer necessário, a fim de que o chefe imediato possa formar juízo exato sobre o assunto e deliberar ou encaminhar o caso em tela à autoridade superior.

Objetivo – instruir um chefe superior; esclarecer, provar e documentar um fato objeto de pro-cesso.

Partes

• Designação – número do processo colocado no centro do papel (poderá constar também o número da informação).

• Ementa – resumo do assunto (deve ser redigida pelo primeiro servidor que instruir o pro-cesso); colocada no alto da página à direita.




• Vocativo – obrigatório

• Texto – dividido em três partes (os parágrafos devem ser numerados, exceto o primeiro):

• Introdução – histórico • Apreciação – desenvolvimento • Conclusão – encerramento

Obs.2: qualquer referência a elementos constantes do processo deve ser acompanhada da in-dicação do número da folha respectiva do processo.

• Fecho – deve constar

• Denominação do órgão do servidor que elaborou o ato (permitida a abreviação)

• Data

• Assinatura

• Nome do servidor por extenso, cargo e função.

14. Nota Técnica: tem como finalidade oferecer subsídios e contribuições a debates, esclare-cer gestores sobre a importância de determinada ação, dar orientações, no mais das vezes em atenção a consultas recebidas.

15. Ordem de Serviço: uma instrução (ato interno) dada a servidor ou órgão administrativo. Encerra orientações a serem tomadas pela chefia para execução de serviços ou desempenho de encargos. É o documento, o ato pelo qual se determinam providências a serem cumpridas por órgãos subordinados.

Forma

• título: Ordem de Serviço nº …...., de …... de …...................... de 20XX (Em caixa-alta e cen-tralizado);

• texto;

• nome e cargo do chefe.

16. Parecer: opinião escrita ou verbal, emitida e fundamentada por autoridade competente, acerca de determinado assunto.

Forma

Segue o padrão ofício, suprimindo-se o destinatário, o vocativo e o fecho e incluindo-se o nome do interessado e o número do processo.

O título deve apresentar as iniciais em caixa alta e as demais letras em caixa baixa, seguido do número sequencial do documento e da sigla da unidade que o emitiu, alinhados à esquerda. Tal documento não se encontra padronizado no Manual de Redação da Presidência da República, mas em outros tantos Manuais deste decorrentes.



17. Regimento: juridicamente, o regimento é uma ordenação ou conjunto de regras destinado a estabelecer as condições ou o desempenho de cargos ou funções. Desse modo, apresen-ta normas de conduta ou formas de ação e direção. Muitas vezes, dispõe sobre a aplicação da lei. Na administração pública, é o ato que regula o funcionamento de um órgão e indica sua competência e atribuições.

Forma

Além de cabeçalho e rodapé,

• título: Regimento Interno do...;

• texto: artigos numerados como na lei, decreto, isto é, do 1º ao 9º a numeração é ordinal; do 10 em diante, a numeração é cardinal;

• local e data.

18. Regulamento: é o conjunto de regras que se estabelece com a finalidade de executar a lei. Nesse sentido, é o ato emanado do executivo com o objetivo de estabelecer as providências necessárias ao cumprimento da lei. São as regras em que se determinam o modo de direção e o funcionamento de uma associação ou entidade.

Forma


• nome: Regulamento dos...;

• texto: artigos numerados como na lei, decreto, isto é, do 1º ao 9º a numeração é ordinal; do 10 em diante, a numeração é cardinal;

• local e data.

19. Relatório: tem por finalidade expor ou relatar atos e fatos sobre determinado assunto para descrição de atividades concernentes a serviços específicos ou inerentes ao exercício do cargo. A linguagem de um relatório deve ser clara, objetiva e concisa. Deve, ainda, apresen-tar a descrição das medidas adotadas. Trata-se de texto administrativo escrito para prestar conta de trabalho realizado. O relatório subsidia decisão a ser tomada pelo destinatário. Por isso, é sempre conclusivo: apresenta sugestão de caminho a ser tomado pelo superior, a quem dirigido, a partir do exame direto da situação feito pelo autor. O relatório não é simples relato do ocorrido ou presenciado (narração). Deve trazer a posição do signatário sobre a situação examinada, o que significa dizer que é um texto argumentativo. A lingua-gem de um relatório deve ser clara, objetiva e concisa. Deve, ainda, apresentar a descrição das medidas adotadas.

Tipos de Relatório: científico, econômico, jurídico, policial, investigativo.

Estrutura do Relatório:

• título: nome do documento em maiúsculas (RELATÓRIO);

• invocação: vocativo adequado ao tratamento da autoridade a quem se dirige o documento;

• texto:




• introdução (não numerada) – justificativa para a elaboração do documento;

• registro – parte expositiva (pormenorizada e sequencial); traz dados obtidos por meio da observação direta da situação;

• análise – conteúdo argumentativo; confronto entre o dado da realidade e a norma apli-cável (verificar se o que ocorre ou ocorreu está de acordo com a lei);

• conclusão: segunda parte argumentativa; traz avaliação da situação (normal ou anor-mal, regular ou irregular) e sugestão de providências.

Obs.3: os parágrafos são numerados, exceto o primeiro.

• fecho

• local e data (padrão ofício)

• assinatura

• nome e cargo ou função da autoridade ou servidor que apresenta o relatório

20. Requerimento: documento utilizado para obter um bem, um direito ou uma declaração de uma autoridade pública. É uma petição dirigida a uma entidade oficial, organismo ou instituição por meio da qual se solicita a satisfação de uma necessidade ou interesse. Em sua elaboração, usa-se linguagem objetiva; incluem-se elementos como identificação, en-dereço...; emprega-se a 3ª pessoa do singular e do plural; utiliza-se o Padrão Ofício, contido no Manual de Redação da Presidência da República, para linguagem, identificação, tipo de letra, dentre outras características.

Estrutura:

• Designação do órgão administrativo a que se dirige;

• Identificação do requerente pela indicação do nome, estado civil, profissão, morada e nú-mero de contribuinte;

• Exposição dos fatos em que se baseia o pedido e, quando tal seja possível ao requerente os respectivos fundamentos de direito;

• Indicação do pedido em termos claros e precisos;

• Data e assinatura do requerente ou de outrem a seu rogo, se o mesmo não souber ou não puder assinar.

21. Resolução: é um ato emanado de autarquias ou de grupos representativos, por meio do qual a autoridade determina, delibera, decide, ordena ou baixa uma medida. As resolu-ções, em geral, dizem respeito a assuntos de ordem administrativa e estabelecem normas regulamentares. Podem expedi-las os conselhos administrativos ou deliberativos, os insti-tutos de previdência e assistência social, as assembleias legislativas.

Forma



http://pt.wikipedia.org/wiki/Documento

http://pt.wikipedia.org/wiki/Bem

http://pt.wikipedia.org/wiki/Direito

http://pt.wikipedia.org/w/index.php?title=Declara%C3%A7%C3%A3o&action=edit&redlink=1

http://pt.wikipedia.org/wiki/Autoridade

http://pt.wikipedia.org/wiki/P%C3%BAblica


• título: Resolução nº ..., de ... de 20XX (centralizada, em caixa alta/maiúsculas e negrito);

• ementa (em negrito, alinhada a esquerda no documento);

• texto (alinhado à esquerda);

• assinatura e cargo de quem expede a resolução.


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Redação Oficial...Redação Oficial – Profª Maria Tereza 5 OBS.2: a objetividade não suprime a delicadeza de expressão ou torna o texto rude e grosseiro. Concisão transmissão