Regras básicas que facilitam o processo de aconselhamento pessoal

REGRA NÚMERO 1: O PROPÓSITO CERTO

A entrevista de aconselhamento deve ser usada apenas quando existirem objetivos bem claros

e um propósito específico. Certamente o objetivo não é para entrar na vida pessoal dos

funcionários. Qualquer objetivo que seja, ele precisa estar voltado para o ambiente e questões de

trabalho. A seguir, apresentaremos 5 propósitos válidos para se iniciar o processo de

aconselhamento pessoal.

(1) Fortalecer, manter ou restaurar um relacionamento de trabalho entre o supervisor e os

subordinados. Durante o convívio entre o gestor e os funcionários pode haver desgaste no

relacionamento. O dia-a-dia de trabalho pode apresentar conflitos, situações de crise, mal

entendidos, e isto tudo pode minar o relacionamento. Assim, a entrevista de aconselhamento

deve ser usada para reatar este relacionamento que está sendo desgastado e prejudicando a

produtividade.

(2) Motivar para alcançar maior produtividade. Muitas vezes uma conversa franca, desarmada e

transparente pode aumentar a motivação, a auto-estima e melhorar o moral. Esta conversa

pode modificar a forma de ver as coisas, a atitude, o comportamento do funcionário,

aumentando seu interesse e comprometimento para alcançar as metas de produtividade

estabelecidas.

(3) Resolver conflitos de personalidade. Como já foi mencionado, o relacionamento no ambiente

de trabalho pode se tornar complicado por inúmeros motivos, resultando em queda de

produtividade. A entrevista de aconselhamento é uma excelente ferramenta para estreitar os

laços entre as partes envolvidas, pois o problema será trazido à tona de forma objetiva e sua

solução poderá ser encaminha em conjunto. Alternativas para atingir um melhor entendimento

também poderão ser propostas.

(4) Para disciplinar. A entrevista de aconselhamento presta muito bem para redirecionar um

funcionário que está causando problemas. Um funcionário que tenha violado algum

regulamento, não tenha seguido alguma ordem ou orientação. Que tenha falhado em seguir os

padrões de conduta estabelecidos, ou algum procedimento e política da empresa. Pode ser

até mesmo que ele tenha faltado com o devido respeito para com o supervisor ou colegas. A

entrevista de aconselhamento é uma das formas mais eficazes para lidar e resolver tais

situações, pois este processo dá a oportunidade do funcionário assumir um compromisso de

melhorar.

(5) Orientação. A melhor forma de ambientar e ajustar um funcionário novo ao trabalho é através

da entrevista de aconselhamento. A orientação pode ser usada também em ocasiões em que

seja necessário mudar o funcionário para outro setor, a quando ele vai iniciar um novo

trabalho, ou mesmo em situações emergências ou de stress.

REGRA NÚMERO 2: O MOMENTO CERTO

Saber escolher o momento certo para realizar a entrevista de aconselhamento é vital para o

sucesso de processo. A escolha do momento adequado pode significar grandes avanços, mas se

ela ocorrer em um momento inapropriado, pode ser um desastre, e pouco será alcançado.

Algumas regras podem ser seguidas para facilitar a escolha do melhor momento para realizar a

entrevista de aconselhamento:

(1) Não intervir até que seja realmente necessário. Os motivos que levam a uma queda de

produtividade podem ser vários. A técnica de aconselhamento pessoal só deve ser usada

quando esta queda ocorrer por vários dias consecutivos. Isto sim pode ser uma indicação de

que algo errado realmente esteja ocorrendo. Uma intervenção prematura pode prejudicar mais

que ajudar.

(2) Nunca comece o processo de aconselhamento pessoal quando estiver aborrecido, frustrado ou

com raiva. Momentos de tensão sempre existirão no ambiente de trabalho, e é natural que,

quando as coisas não estejam indo muito bem, de acordo com o planejado, o gestor fique um

pouco alterado, pois afinal, ele também é um ser humano, com sentimentos e emoções. Uma

regra de ouro é nunca conversar com o funcionário quando estiver neste estado de espírito.

Esta oportunidade não deve ser usada para o gestor se desabafar e jogar tudo para fora. Este

não é o propósito da entrevista de aconselhamento. Espere até que qualquer sentimento

negativo passe e quando você estiver mais tranqüilo e sob total controle de suas emoções para

iniciar o processo.

(3) Escolha o momento do dia mais apropriado. Existem alguns momentos durante o dia que

devem ser evitados, pois não são propícios para haver um bom entendimento. Poucos

instantes antes do almoço ou encerramento do expediente são os piores. Ambos apresentam

a mesma característica ou situação. Estes são momentos em que o funcionário já começa a se

preparar mental e emocionalmente para parar de trabalhar ou sair. Ele está ansioso e

preocupado. Pode estar com fome ou mais interessado em sair logo para resolver algum

problema ou cuidar de algum afazer ou compromisso pessoal ou familiar. Assim, dificilmente

ele dará a atenção necessária que o momento exige.

(4) Não marque a entrevista de aconselhamento com muito tempo de antecedência. Esta prática é

importante para evitar que o funcionário fique ansioso e preocupado por muito tempo,

resultando em perda de produtividade e abalo emocional.

REGRA NÚMERO 3: A ABORDAGEM CORRETA

Muitas pessoas têm medo de usar a técnica de aconselhamento pessoal por não saberem qual

abordagem devem ter. Existem basicamente quatro motivos principais por esta hesitação:

(1) Medo de dizer coisas impróprias e assim comprometer todo o processo. Infelizmente isto não

algo tão dificilmente de acontecer, pois nem todas as pessoas possuem a devida tranqüilidade

e calma que o momento exige. E por estarem nervosas, podem acabar falando coisas que

criarão resistências por parte do funcionário ou mesmo gerando aborrecimento. Tem-se que ter

muito cuidado para não parecer que se está cometendo alguma injustiça. Deve-se realmente

evitar acusações e palavras ofensivas, pois se o funcionário se magoar e ficar na defensiva, de

nada adiantará a entrevista. Falar com educação e respeito é essencial para o sucesso de todo

processo.

(2) Medo de invadir a privacidade. As pessoas muito educadas normalmente têm medo ou receio

de invadir a privacidade dos outros. E realmente é importante que o gestor não seja invasivo. O

que não se deve fazer é querer saber da vida pessoal das pessoas, ou os motivos que a levam

a ser como são. Isto não diz respeito ao gestor. O que se deseja saber é os fatos ocorridos e

se tem algo no ambiente de trabalho que leva o indivíduo a agir ou se comportar de forma

inapropriada.

Caso o problema seja pessoal, o supervisor pode conversar para verificar se é com ele ou

se é com algum colega. Um vez identificado, é necessário tomar medidas de

aconselhamento conforme explicitado nesta seção. Se for algum problema pessoal,

trazido de casa e, portanto, sem haver relação com o ambiente de trabalho, o diretor deve

apenas ouvir, demonstrar empatia e recomendar terapia psicológica.

(3) Medo de descobrir o que realmente está por detrás de tudo. Este medo normalmente origina-se

na preocupação de que o funcionário vai acusar o gestor ou a organização como sendo a

causa principal de seu mal comportamento. Receoso desta possibilidade, o gestor não deseja

enfrentar a situação abertamente e evita a entrevista de aconselhamento pessoal, pois ele

corre o risco de ouvir coisas desagradáveis a seu respeito.

(4) Medo de perder a apreciação por parte dos funcionários. Toda entrevista de aconselhamento

acaba, inconscientemente, tendo um “cheiro” de “puxão de orelha” ou advertência. Muitas

vezes este processo é mesmo utilizado para chamar a atenção e corrigir procedimentos.

Portanto, pode parecer um tanto negativo aos olhos do funcionário. O gestor então evita o

processo para não correr o risco e ser rejeitado pelos funcionários.

A maioria destes temores não são substanciado por fatos. Muitos funcionários não se

importam de ter uma conversa franca, aberta com seus superiores. Muitos até chegam a

admitir que precisam de maior compreensão e ajuda para desempenharem melhor suas

obrigações.

Como vencer os temores e ansiedade

Para muitos supervisores, estes medos são legítimos, mas existe uma técnica que pode ser

usada para vencê-los. A seguir enumeraremos cinco passos que compõe esta técnica.

A) Para evitar criar um clima de ameaça ou mesmo de suspense, dúvidas ou stress,

avise o funcionário com um pouco de antecedência apenas sobre a reunião que você

deseja ter.

B) Assim que o funcionário chegar, não converse muito sobre outros assuntos. É

importante ir direto ao assunto sem ficar dando muitas voltas antes de começar. Comece

a conversa imediatamente, sem muito rodeios. Admita que a conversa é desagradável,

mas que é necessário conversar.

C) Não faça acusações de tipo algum. Mencione apenas os fatos comprovados.

D) Nunca fique nervoso ou evite esta reunião quando você estiver nervoso. Permanece

sempre calmo e tranqüilo. Não eleve o tom de voz.

E) Esta entrevista deve ser um diálogo, e não um monólogo onde só o gestor fala. O

funcionário precisa ser ouvido, pois provavelmente ele terá seu ponto de vista também e se

sentirá aceito e respeitado.