Relatório Anual de Atividades de Auditoria Interna - ufmt.br unidades administrativas da UFMT no final de cada ano através da ferramenta de Avaliação de Desempenho. Além disso,

MINISTÉRIO DA EDUCAÇÃO UNIVERSIDADE FEDERAL DE MATO GROSSO

AUDITORIA INTERNA

Relatório Anual de

Atividades de

Auditoria Interna

RAINT/2016


AUDITORIA INTERNA

Av. Fernando Corrêa da Costa, nº 2.367 - Prédio da Reitoria, Térreo – Bairro Boa Esperança, Cuiabá/MT • Tel:(65) 3313-7162 / 7159 2

SUMÁRIO

Introdução ............................................................................................................................................................... 3

Capacitação da Auditoria Interna ............................................................................................................................ 3

Descrição dos fatos relevantes que impactaram a unidade de Auditoria Interna e na realização das auditorias

(Art. 15, Inciso V, IN CGU 24/2015) ..................................................................................................................................... 5

Benefícios da atuação da Auditoria Interna (Art. 15, Inciso VIII, IN CGU 24/2015) ................................................. 6

Descrição dos trabalhos de Auditoria Interna realizados de acordo com o

PAINT e as que não se realizaram (Art. 15, Incisos I e IV, IN CGU 24/2015) ....................................................................... 9

Descrição dos trabalhos de Auditoria Interna realizados sem previsão no PAINT (Art. 15, Incisos III, IN CGU

24/2015) ............................................................................................................................................................................ 11

Das Recomendações do exercício (Art. 15, Inciso VII, IN CGU 24/2015) ............................................................... 11

Análise dos Controles Internos (Art. 15, Inciso II, IN CGU 24/2015) ...................................................................... 18

Considerações Finais .............................................................................................................................................. 21

Equipe da Auditoria Interna UFMT ........................................................................................................................ 21


AUDITORIA INTERNA


INTRODUÇÃO

A Auditoria Interna da Fundação Universidade Federal de Mato Grosso apresenta o Relatório Anual

de Atividades de Auditoria Interna do Exercício de 2016 - (RAINT/2016), com base no seu Regimento

Interno aprovado pela Portaria nº 185/83 - R, de 14 de Junho de 1983 e atualizado pela Resolução CD nº

64, de 07 de Outubro de 2005 e nas Instruções Normativas nº 24/SFC/CGU, de 17 de novembro de 2015.

- Atualmente a Auditoria Interna é composta por 06 (seis) servidores técnicos administrativos, sendo

02 (dois) contadores, 02 (dois) administradores, 01 (um) economista e 01 (um) auxiliar administrativo.

- As principais atividades desenvolvidas pela AUDIN/UFMT em 2016 referiram-se às programadas no

Plano Anual de Atividades de Auditoria Interna (PAINT) para o exercício de 2016, aprovado pelo egrégio

Conselho Diretor da Fundação Universidade Federal de Mato Grosso pela Decisão CD nº 128/2015;

encaminhamento e acompanhamento interno das comunicações, diligências, solicitações de auditorias,

relatório de auditoria, recomendações/determinações emanadas da Controladoria Regional da União no

Estado de Mato Grosso e/ou do Tribunal de Contas da União; coordenação na elaboração dos expedientes

firmados pela Reitora comunicando medidas adotadas, prestando esclarecimentos e/ou encaminhando

informações e documentos originários das diversas unidades da UFMT à CGU/MT e/ou ao TCU; auditorias

programadas em áreas específicas; e acompanhamento das equipes de auditoria da CGU/MT e do TCU e

do saneamento das pendências apontadas nos Relatórios de Auditoria Interna.

- Respeitando o disposto no art. 15 da IN Nº 24/SFC/CGU/2015, remetemos à Controladoria-Regional

da União no Estado de Mato Grosso o Relatório Anual de Atividades de Auditoria Interna do Exercício de

2015 e os Relatórios das Auditorias Operacionais realizadas no exercício de 2016.

CAPACITAÇÃO DA AUDITORIA INTERNA

O Plano de Capacitação desta IFES é elaborado seguindo às diretrizes traçadas pelo Plano de

Carreira dos Cargos Técnicos Administrativos em Educação (PCCTAE), instituído pela Lei 11.091, de 12 de

janeiro de 2005.

A Universidade Federal de Mato Grosso realiza ações de capacitação para os servidores, incluindo os

servidores lotados na Auditoria Interna, com o objetivo de promover o desenvolvimento permanente dos

conhecimentos e habilidades necessárias ao desempenho profissional, assim como de valores e atitudes

voltados ao crescimento integral do servidor, contribuindo para a melhoria da eficiência, eficácia e qualidade

dos serviços públicos prestados à sociedade.

Todo o planejamento de capacitação é baseado no levantamento de necessidades informado pelas

unidades administrativas da UFMT no final de cada ano através da ferramenta de Avaliação de

Desempenho. Além disso, são inclusos cursos identificados pela GCDH e demandados por demais setores.


AUDITORIA INTERNA


Servidores:

Álex Luna Prates – SIAPE ---

a) INEP - Certificadores ENEM - 30 horas

b) ENAP - Programa Um por Todos e Todos por Um - Pela Ética e Cidadania - 40 horas

c) ENAP - Orçamento Público: conceitos básicos - 30 horas

d) UFMT - Práticas Eficientes em Gestão - 20 horas

e) FAEL - Conclusão de Especialização em Auditoria e Perícia Contábil - 420 horas

Cendyi Aparecida Paes de Barros do Prado – SIAPE ---

f) ENAP - Controle Social - 20 horas;

g) ILB - Ética e Administração Pública – 40 horas

h) FONAI MEC – Capacitação Técnica das Auditorias do Ministério da Educação - 24 horas;

i) TCU - Curso Controles na Administração Pública - 30 horas.

j) UFMT – Inglês Instrumental Presencial – 45 horas.

k) UFMT – Práticas eficientes de gestão – 20 horas.

l) Fundação Uniselva – Preço de referência em compras públicas –8 horas.

Douglas de Alencar – SIAPE ---

m) ENAP - Gestão da Informação e Documentação – Conceitos básicos em Gestão

Documental - 20h

n) UFMT - Práticas Eficientes em Gestão - 20 h

o) ILB - Conhecendo o Novo Acordo Ortográfico – 20 h

Natália Aguena Arakaki – SIAPE ---

p) FAEL - Início Pós graduação, Auditoria e Perícia Contábil

q) UFMT - Iniciação no Serviço Público – 60h

Vinícius da Silva Almeida – SIAPE ---

r) ILB - Ética e Administração Pública – 40h

s) ILB – Introdução ao Direito Constitucional – 40h

t) ILB – Direito Administrativo para Gerentes no Setor Público – 40h

u) FAEL - Conclusão de Especialização em Auditoria e Perícia Contábil - 420 horas


AUDITORIA INTERNA


Siglas:

ENAP – Escola Nacional de Administração Pública

ESAF - Escola de Administração Fazendária

FAEL – Faculdade Educacional da Lapa

FONAI MEC – Fórum Nacional dos Auditores Internos do MEC

ILB – Instituto Legislativo Brasileiro

DESCRIÇÃO DOS FATOS RELEVANTES QUE IMPACTARAM A UNIDADE DE AUDITORIA INTERNA E NA REALIZAÇÃO DAS AUDITORIAS (ART. 15, INCISO V, IN CGU 24/2015)

O fato de não estarmos em prestação de contas, conforme o TCU, também reduziu os trabalhos de

assessoramento. O envio de computadores novos para o setor facilitou o acesso a sistemas do governo

federal. O acesso de sistemas internos também possibilitou posicionamentos pontuais sobre as informações

oficias da UFMT.

Negativamente é importante ressaltar os seguintes aspectos:

- Greve: a greve durou mais de dois meses e, muito embora a equipe de auditoria não tenha aderido,

atrapalhou pela insuficiência de pessoal nos setores auditados e consequente dificuldade de levantamento

de dados.

- Capacitação: conforme demonstrado acima esta equipe envidou esforços para se capacitar. No

entanto observa-se a que a maioria dos cursos foram locais e gratuitos ou a distância. A falta de recurso e

o corte de despesas, em especial com passagens e diárias, no exercício de 2016 foi em âmbito nacional,

restando à gestão se adequar à realidade apresentada.

- Saída de dois servidores: Walace Lino Souto, em função de pedido de exoneração, com reposição

de outro administrador, que está em fase de capacitação; e Anne Cristine Betoni, em função da

reestruturação administrativa, sem reposição até o momento.


AUDITORIA INTERNA


BENEFÍCIOS DA ATUAÇÃO DA AUDITORIA INTERNA (ART. 15, INCISO VIII, IN CGU 24/2015)

Os benefícios foram tratados por relatórios, em que se tem resumo básico do processo ou

procedimento auditado.

Ademais, a Auditoria Interna utilizando-se da sua característica principal de Assessoramento à

Administração Superior, acompanhou e ajudou na elaboração de respostas e/ou justificativas às

recomendações e determinações oriundas dos órgãos de controle interno, externo e outros, e emitiu

despachos diversos em processos administrativos, em sua maioria oriundos da CGU-Regional/MT.

Ressaltamos que o assessoramento desta Unidade na obtenção de respostas aos questionamentos

não se restringe apenas a emissão de Ofícios aos setores auditados, mas também ao acompanhamento

minucioso de informações com respectivas documentações comprobatórias e encaminhamento aos órgãos

de controle interno e externo.

Relatório de Auditoria nº 001/2016 – Encargos Didáticos

O Relatório verificou a demanda de encargos gerada pela área fim em comparação com o quadro de

números de professores ativos. Foram constatadas altas demandas de encargos administrativos, subdivisão

de turmas e junção de turmas, demandas de encargos impraticáveis tendo em vista a quantidade de horas,

falha no planejamento dos encargos, fragilidade nos dados colhidos pela auditoria, fragilidade na resolução

158 que regulamenta os encargos didáticos na FUFMT, fragilidade nas informações inseridas no SGE e por

fim a dificuldade de extração de dados via STI. O trabalho resultou em ampla discussão acadêmica no

tocante das normativas que regem os encargos didáticos, por conseguinte, acarretando a criação do grupo

de estudo responsável por avaliar as proposições feitas e por meio de debates com a comunidade

acadêmica realizar a construção de normativas pertinentes ao assunto, onde, todas as fragilidades

levantadas sejam neutralizadas. Após discussão no Consepe, foi editada resolução com o objetivo de

controle dos encargos didáticos.

Relatório de Auditoria nº 002/2016 – Sustentabilidade

O Relatório averiguou se os editais de licitações da FUFMT estão tratando sobre sustentabilidade

conforme prevê a Portaria SLTI/MPOG/n° 01/2010. Foram encontrados indícios de que a Administração

está cumprindo a Decisão Normativa e adequando seus editais para que exijam que seus licitantes estejam

adotando práticas de sustentabilidade.


AUDITORIA INTERNA


Relatório de Auditoria nº 003/2016 – Processos de Admissão

O Relatório que objetivou analisar a regularidade dos processos de admissão de servidores públicos

– Técnicos Administrativos, quanto à formalização, o cumprimento da legislação vigente e existência de

instrumentos de gestão que permitam/facilitem o controle da sua execução no ano de 2015, concluiu que os

processos de admissão de Técnicos ocorridos em 2015 na FUFMT estão em conformidade com a

legislação vigente e estão lastreados por instrumentos e estrutura de gestão que, mesmo passíveis de

melhoria, permitem o controle da sua execução.

Relatório de Auditoria nº 004/2016 – Restos a Pagar

O Relatório que teve como objetivo verificar a legalidade e a tempestividade dos restos a pagar

vigentes, constatou restos a pagar não processados com contratos vencidos, restos a pagar processados

sem abater as glosas das notas fiscais e fragilidade na relação do empenho com o contrato. A unidade

responsável pela fiscalização, controle e lançamentos destes restos a pagar se prontificou a verificar e

reparar todas as fragilidades/falhas apontadas no relatório bem como se comprometeu em estabelecer

melhores práticas de controle e execução dos lançamentos de restos a pagar. A auditoria interna acatou as

manifestações, no entanto, reforçou que, todos as recomendações serão acompanhadas conforme

cronograma estabelecido pelo plano de trabalho desta auditoria.

Relatório de Auditoria nº 005/2016 – Sistemática de Acompanhamento e Avaliação.

O Relatório teve objetivo de verificar se a Comissão composta por servidores da UFMT responsável

pelo acompanhamento e supervisão da execução do plano de trabalho da Ebserh, de fato está operando

conforme a designação do Ofício n.° 264/2015/GR/UFMT, onde, este monitoramento deve ser realizado

mensalmente e estas informações prestadas a UFMT. Foi constatado que existe fragilidade no

acompanhamento e avaliação do desempenho da Ebserh junto a FUFMT, e quando o relatório foi

encaminhado para a unidade responsável realizar a manifestação referente a constatação não obtivemos

retorno até a data da conclusão do relatório e envio a Controladoria Geral da União – CGU/MT.

Relatório de Auditoria nº 006/2016 – Projeto 20 GK

O Relatório teve objetivo de verificar se há controles para os projetos existentes, caso exista, verificar

se são eficazes. O trabalho constatou que não houve atualização dos objetivos dos projetos analisados, não

foram utilizados todo recurso disponibilizado em 2015 para os projetos, nenhuma compra ou apenas compra

parcial de materiais para consumo, registros insuficientes das atividades da equipe de execução do

programa “Transporte Rodoviário de Toras e Madeira Bruta: Prevenção dos acidentes de trânsito” e

ineficácia do acompanhamento dos programas. Conforme o cenário econômico (contingenciamento de


AUDITORIA INTERNA


gastos) à época da execução desses projetos, a execução e andamento dos projetos sofreram uma

desaceleração acompanhando todo o cenário orçamentário da FUFMT no referido período.

Relatório de Auditoria nº 007/2016 – Gerenciamento de Riscos

O Relatório teve objetivo de verificar se os controles para as obras se embasaram em uma política de

gerenciamento de risco eficaz e estudar a possibilidade de expansão para demais pró-reitorias. O trabalho

identificou que o processo de implementação do Gerenciamento de Risco na PROPLAN está na fase inicial

e por isso não foi possível realizar uma análise profunda, cabendo apenas algumas sugestões para

melhoramento na implantação e regulamentação do gerenciamento de risco.

Relatório de Auditoria nº 008/2016 – Diligências CGU

O Relatório trata do acompanhamento no atendimento às diligências expedidas pela CGU – MT

referente a processos de admissão, aposentadoria e pensão. Foram verificadas: 01 (uma) diligência

referente à ato de admissão, 56 (cinquenta e seis) diligências referentes à atos de aposentadoria e 05

(cinco) diligências referentes à atos de pensão.

Relatório de Auditoria nº 009/2016 – Sistemas

O objetivo do Relatório é avaliar a qualidade das funcionalidades e nível de utilização dos sistemas

de tecnologia da informação implantados na Fundação Universidade Federal de Mato Grosso (FUFMT). O

trabalho constatou a ausência de funcionalidades no sistema para administrar as solicitações de serviço em

“programação”, existência de saldo patrimonial em unidades administrativas ou acadêmicas inativas e

insuficiência no relatório de baixa, não utilização do Sistema de Espaço Físico – SIEF e falta de meios para

organizar contratos e convênios no SIGCONV.

A análise dos sistemas selecionados que embora a inutilização de determinadas ferramentas de

alguns sistemas, os sistemas estão sendo utilizados e aprimorados conforme a manifestação da unidades

referente as constatações descritas no relatório.

Relatório de Auditoria nº 010/2016 – Indicadores do Relatório de Gestão

O Relatório teve como objetivo avaliar a confiabilidade das informações que compõem os indicadores

do Relatório de Gestão 2015 da FUFMT. A amostra analisada foi a dos indicadores da PROEG e PROCEV

sendo constatado que existiam divergências entre as informações coletadas pela PROPLAN e a advindas

da PROEG, acarretando uma fragilidade no momento de interpretar as informações e formar o indicador. O

trabalho resultou em uma proposição de eliminação dos ruídos identificados criando um diálogo uníssono

para o tratamento dos dados entre as unidades responsáveis.


AUDITORIA INTERNA


Relatório de Auditoria nº 011/2016 – Pregão Eletrônico

O Relatório teve por objetivo avaliar os controles internos adotados pela Coordenação de Aquisições

e Contratos de Serviços (CACS) nos pregões eletrônicos ocorridos em 2015 e 2016. O trabalho realizado

constatou indício de cotação de preço superestimada, e recomendou que fossem estabelecidos critérios

objetivos de aceitabilidade do preço e que fossem melhorados o procedimentos e fontes de consulta de

preço durante a fase de cotação.

Relatório de Auditoria nº 012/2016 – Criação de Novos Cursos de Graduação

Foi feita uma avaliação crítica da forma de criação de cursos na Universidade. A expectativa maior

para auditoria era de que a Audin se familiarizasse com o processo adotado e pudesse levar à gestão uma

análise crítica.

DESCRIÇÃO DOS TRABALHOS DE AUDITORIA INTERNA REALIZADOS DE ACORDO COM O PAINT E AS QUE NÃO SE REALIZARAM (ART. 15, INCISOS I E IV, IN CGU 24/2015)

As auditorias foram realizadas em total obediência ao previsto no PAINT referente ao exercício de

2016.

Das ações programadas, apenas uma ação não foi concluída no ano de 2016 ao mesmo tempo que

foi adicionada uma outra ação, que ainda está sendo realizada. Ao fazer o comparativo do cronograma,

encaminhado junto com o PAINT, observa-se cumprimento quase total na consecução das atividades,

sendo que a greve deflagrada em 2016, com duração de dois meses impactou na realização das atividades.

Segue abaixo tabela resumida do tema e do número do Relatório:


AUDITORIA INTERNA


RESTOS A PAGAR Rel. 004/2016 Ofício n°122/2016/GR/UFMT

VERIFICAÇÃO DA BASE DOS INDICADORES NO RELATÓRIO DE GESTÃO

AVALIAÇÃO DO USO DOS SISTEMAS

Rel. 009/2016 Ofício n°337/2016/GR/UFMT

ANALISE DE PROJETOS PAGOS COM A AÇÃO GOVERNAMENTAL 20 GK

CRIAÇÃO DE NOVOS CURSOS (Atende ao PDI)


PROCEDIMENTO DE CRIAÇÃO DE CURSOS

BOAS PRÁTICAS DE SUSTENTABILIDADE


GERENCIAMENTO DE RISCOS

ANÁLISE DA SISTEMÁTICA DE ACOMPANHAMENTO E AVALIAÇÃO DE DESEPENHO DA EBSERH


DILIGÊNCIAS DA CGU

ENCARGOS DIDÁTICOS Rel. 001/2016 Ofício n°047/2016/GR/UFMT

DEMANDA DA GESTÃO PARA ACOMPANHAR OS ENCARGOS DIDÁTICOS

PREGÕES Rel. 011/2016/AUDIN AVALIAR OS CONTROLES INTERNOS ADOTADOS PELA COORDENAÇÃO DE AQUISIÇÕES E CONTRATOS DE SERVIÇOS (CACS) PARA A REALIZAÇÃO DE PREGÕES.

A única ação não concluída em 2016 foi a prevista do auxílio evento. A ação não foi priorizada, em

função de que a CGU-Regional/MT fez auditorias sobre o tema. Assim, não foi possível concluí-la em 2016.

Mas ela encontra-se em fase de conclusão e a metodologia utilizada foi diferente das demais, a fim de

racionalizar as ações de controle interno, qual seja: As/Is, com o objetivo de identificar e mapear o processo

de concessão de Auxílio Evento e a partir dessa ação, sugerir / recomendar melhorias.


AUDITORIA INTERNA


DESCRIÇÃO DOS TRABALHOS DE AUDITORIA INTERNA REALIZADOS SEM PREVISÃO NO PAINT (ART. 15, INCISOS III, IN CGU 24/2015)

Foram realizados três trabalhos abaixo descrito:

a) Encargos Didáticos: A pedido da alta gestão foi realizada uma análise da distribuição dos encargos

didáticos dos professores da FUFMT – Campus Cuiabá (amostra) a fim de verificar a conformidade

do uso da Sistema de Gerenciamento de Encargos bem como o correto lançamento dos encargos

no PIA.

b) Análise dos Pregões Eletrônicos: A pedido da alta gestão foi feita a analise dos pregões eletrônicos,

encaminhado através do memorando nº 054/AUDIN/2016, a fim de esclarecer os apontamentos da

trilha da CGU e verificar a aderência à legislação atinente às compras públicas.

c) Analise dos contratos com a Fundação de Apoio para a prestação de serviço de realização de

concursos: a pedido da alta gestão e em função de conhecimento pela Auditoria Interna, observou-

se fragilidades no processo específico, razão pela qual gerou a execução da auditoria. A mesma

encontra-se em fase de execução.

Os resultados e as recomendações pendentes, originados pelas ações, encontram-se em

demais itens do Raint.

DAS RECOMENDAÇÕES DO EXERCÍCIO (ART. 15, INCISO VII, IN CGU 24/2015)

Tribunal de Contas da União

Acórdão nº 1415/2016 – Plenário, Processo TC – 032.051/2015-8, foi proferido para a UFMT com a

seguinte ementa:

“RELATÓRIO DE AUDITORIA. FOC. CONTRATAÇÕES PÚBLICAS SELECIONADAS A

PARTIR DE CLASSIFICAÇÃO DE RISCOS REALIZADA POR MODELO PROBABILÍSTICO

DE ANÁLISE DE DADOS. CONTRATO PARA EXECUÇÃO DE OBRAS. DEFICIÊNCIAS NO

PLANEJAMENTO, NO PROJETO BÁSICO E NO ORÇAMENTO. PAGAMENTO DE

SERVIÇOS INCOMPATÍVEIS COM OS SERVIÇOS EFETIVAMENTE EXECUTADOS.

APRESENTAÇÃO DE JUSTIFICATIVAS PELA UNIDADE AUDITADA. ADOÇÃO DE

PROVIDÊNCIAS SANEADORAS E APURATÓRIAS. DETERMINAÇÕES. CIÊNCIA.”

Basicamente, das ponderações feitas, a UFMT entende que acatou o Acórdão, mas ainda está em

fase de acompanhamento pela Secretaria Executiva do TCU em Mato Grosso.


AUDITORIA INTERNA


Os demais acórdãos proferidos para UFMT foram a respeito dos atos de aposentadorias com

pagamento destacado da parcela de 28,86% em função de decisão judicial.

Por fim, foi proferido o Acórdão de Relação nº 569/2016 –Plenário, que entendeu pelo cumprimento

integral do Acórdão 1015/2015, que tratou sobre licitação feita pela Fundação de Apoio Uniselva.

Controladoria Geral da União

A CGU-Regional MT, passou a fazer o acompanhamento do Plano de Providências Permanentes

através do Sistema Monitor. A utilização de tal recurso trouxe maior celeridade no repasse das informações,

sendo uma ferramenta de fácil utilização.

Do referido sistema observa-se que em janeiro tinha pendente 19 recomendações, entre maio e

agosto foram acrescidas para 41, entre setembro e dezembro 37, e, atualmente, constam 36

recomendações, são elas:

1. Promover a devida atualização das avaliações dos Bens Imóveis registrados no SPIUnet, em

atendimento à Orientação Normativa GEADE-004, de 25/02/2003.

2. Implementar rotina para a destinação dos resíduos recicláveis descartados para as

associações e cooperativas de catadores de materiais recicláveis, conforme disposto no

Decreto nº 5.940/2006.

3. Atualizar os laudos periciais de insalubridade e de periculosidade no âmbito da FUFMT.

4. Implementar política de gerenciamento de riscos, com identificação dos processos críticos,

assim como diagnóstico dos riscos nas áreas de licitação;

5. Abster-se de utilizar percentual fixo para remunerar à Fundação Uniselva estabelecendo

critérios específicos para a remuneração dos serviços prestados por essa Fundação,

conforme disposto no subitem 1.4.3.1 do Acórdão TCU nº 5450/2012- 2ª Câmara.

6. Mapear e normatizar as ações relacionadas ao patrimônio imobiliário visando organizar o

fluxo de atividades entre os setores envolvidos, designando responsáveis para a execução e

para o acompanhamento das ações mapeadas.

7. Realizar acompanhamento das etapas e prazos de duração das atividades executadas pelo

grupo de trabalho definido para equalizar as pendências existentes em relação às instalações

imobiliárias, visando individualizar o registro contábil dos bens imóveis.

8. Aprimorar o Sistema de Registro de Projetos de Pesquisa (SGPP) no sentido de contemplá-lo

com funcionalidades que permitam a extração de informações gerenciais sobre as

metas/execução das pesquisas e a produção de indicadores.


AUDITORIA INTERNA


9. Elaborar regimento interno estabelecendo normas, procedimentos e demais elementos

operacionais necessários à sua adequada administração, assim como normatizar/manualizar

os fluxos de processos disciplinando a tramitação destes internamente e junto aos órgãos

encarregados da concessão do direito de proteção.

10. Incluir nos normativos internos da Unidade regulamentação dos casos de docentes em

regime de 20 (vinte) horas temporariamente vinculados ao regime de 40 (quarenta) sem

dedicação exclusiva.

11. Incluir nos normativos internos da Unidade limites máximos de carga horária de aulas, na

forma do art. 10 da Portaria MEC nº 475/87.

12. Incluir nos normativos internos da Unidade critérios para a distribuição, acompanhamento e

avaliação da carga horária dos docentes na graduação e pós-graduação, relativamente ao

regime de tempo parcial.

13. Implementar mecanismos efetivos de controle da execução das atividades docentes, de

forma a possibilitar que as informações das atividades de ensino, pesquisa e extensão sejam

consolidadas e integradas.

14. Instituir normativos internos que contemplem as atribuições e as responsabilidades dos

setores e dos agentes envolvidos na gestão do Programa de Assistência Estudantil.

15. Proceder à atualização da Resolução Consuni nº 09/2008, que trata da Política de

Assistência Estudantil, assim como da Resolução Consuni nº 04/2007 e da Portaria GR nº

631/2010 no que tange ao percentual do desempenho acadêmico efetivamente exigido na

renovação dos auxílios.

16. Aprimorar o sistema utilizado na gestão do Pnaes, de modo que sejam contemplados todos

os auxílios concedidos, a elaboração da folha de pagamento e as funcionalidades que

permitam a extração de informações gerenciais.

17. Instituir normas para a execução dos auxílios destinados ao apoio pedagógico e a material

didático em consonância com os objetivos do Programa de Assistência Estudantil,

estabelecendo critérios e forma de seleção, valor, documentação necessária, prestação de

contas, entre outros.

18. Instituir normas para a execução do Programa de Acolhimento Imediato em consonância com

os objetivos do Programa de Assistência Estudantil, estabelecendo critérios e forma de

seleção/concessão, documentação necessária, valor, prestação de contas, entre outros, bem

como o setor responsável pela gestão.


AUDITORIA INTERNA


19. Instituir normas para a execução do auxílio emergencial em consonância com os objetivos do

Programa de Assistência Estudantil, estabelecendo critérios e forma de seleção/concessão,

documentação necessária, valor, prestação de contas, entre outros, assim como o setor

responsável pela gestão.

20. Instituir normas para a execução do Programa de Bolsa de Apoio à Inclusão em consonância

com os objetivos do Programa de Assistência Estudantil, estabelecendo critérios e forma de

seleção, documentação necessária, prestação de contas, sanções em caso de não prestação

de contas, bem como o setor responsável pela gestão.

21. Implementar mecanismos de avaliação dos resultados do Pnaes no âmbito da instituição.

22. Implementar mecanismos de controle das taxas de evasão e de retenção dos beneficiários do

Pnaes.

23. Rever a norma que regulamenta o auxílio evento em consonância com os objetivos do

Programa de Assistência Estudantil, de modo a contemplar apenas alunos da graduação

quando for utilizado recurso do Pnaes e estabelecer sanções nos casos de não apresentação

da prestação de contas.

24. Demonstrar no processo de concessão do auxílio evento em que se baseia o valor

concedido, anexando documentos comprobatórios.

25. Implementar mecanismos de controle da prestação de contas dos beneficiários de auxílio

evento.

26. Aprimorar as rotinas e os procedimentos de organização, arquivamento e conferência dos

documentos apresentados pelos estudantes quando da concessão ou da renovação dos

auxílios.

27. Proceder ao aprimoramento da Resolução CD nº 14/2011, que disciplina o relacionamento

entre a Universidade e sua Fundação de Apoio, no sentido de contemplar a determinação do

TCU contida no item 9.2.10 do Acórdão nº 2.731/2008 - Plenário.

28. Proceder ao aprimoramento da Resolução CD nº 14/2011, que disciplina o relacionamento

entre a Universidade e sua Fundação de Apoio, no sentido de estabelecer os requisitos

necessários para a conclusão dos projetos, definindo sanções aos responsáveis pela não

apresentação de um produto final pertinente ao objeto proposto.

29. Estabelecer procedimento/roteiro que oriente sobre as fases existentes na realização de

projetos, contemplando os trâmites e a documentação obrigatória para abertura, aprovação e

conclusão do projeto.


AUDITORIA INTERNA


30. Adotar sistemática de gestão (procedimento, rotinas ou "check-list") para otimizar o processo

de análise da documentação necessária para o início dos projetos, fase que antecede a

contratação da fundação de apoio.

31. Estabelecer a documentação obrigatória e suficiente para compor os processos de prestação

de contas dos projetos gerenciados pela fundação de apoio e a respectiva forma de

apresentação (meio físico, magnético ou via sistemas).

32. Orientar e fiscalizar a fundação de apoio quanto à necessidade de complementar os dados

publicados em seu "site" na internet, em atendimento aos incisos do artigo 4-A da Lei nº

8.958/1994.

33. Promover a divulgação dos projetos na internet ("site" da universidade) e nos boletins

internos.

34. Estabelecer a forma da anuência expressa para a captação de recursos diretos pela

fundação de apoio, nos casos previstos pelos artigos 1º-A e 1º-B da Lei nº 8.958/1994.

35. Adotar sistemática de gestão (procedimento, rotinas ou "check-list") que estabeleça quais as

verificações mínimas devem ser realizadas para o adequado acompanhamento da execução

dos projetos realizados junto com a fundação de apoio.

36. Promover o aprimoramento do sistema da universidade, SIGCONV, utilizado para o registro

de dados dos projetos realizados junto com a fundação de apoio visando a obtenção de uma

ferramenta que contribua para o acompanhamento e controle dos projetos. Ou seja, uma

ferramenta que possibilite a inserção de dados complementares/adicionais dos projetos, a

realização de consultas e emissão de relatórios.

As recomendações, em sua maioria, encontram-se em fase de análise pela CGU-Regional/MT, uma

vez que o prazo está expirado.

Auditoria Interna

Das recomendações emanadas pela Auditoria Interna encontram-se pendentes ou aguardando

acompanhamento:

1. Que o chefe de departamento, ao perceber a junção de turmas, reveja o PIA do professor e,

se continuado, seja remetido imediatamente para a SGP tomar as providências devidas.

2. Incluir nos normativos internos da Unidade limites máximos de carga horária de aulas, na

forma do art. 10 da Portaria MEC nº 475/87.


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3. Os PIAS com jornada inferior ao regime de trabalho do professor não sejam aprovados, nem

homologados, e que sejam remetidos à SGP pelo Diretor para a tomada de providências, sob

pena de responsabilidade solidária do chefe de departamento e do diretor.

4. Os chefes de departamento e diretores da FAET e FENF completem os estágios do SGE,

uma vez que os mesmo expressamente informaram que utilizam o sistema para controle de

encargos.

5. Que os diretores da FAET e FENF encaminhem para a SGP os casos de PIAs não fidedignos

para tomada de providências.

6. Estabelecer, através de alteração na Resolução, a utilização de sistema consolidado.

7. Utilizar de instrumento de planejamento para efetivar o controle dos prazos dos contratos e

termos aditivos.

8. Reavaliar os RPNP com saldos vigentes, a fim de anular os inadequados, inclusive os

referentes à amostra auditada.

9. Analisar o saldo a ser inscrito em RP, antes de seu registro.

10. Realizar movimentação de empenho (liquidação e pagamento) através da nota de empenho a

que se refere o contrato.

11. Realizar anulações e reforços com base nas informações contratuais.

12. Realização do acompanhamento e supervisão mensal e do repasse de tais informações à

FUFMT, nos moldes do contrato com a Ebserh.

13. Conforme a prorrogação do prazo do programa, recomenda-se que sejam atualizados os

objetivos e metas conforme o cenário atual e resultados já alcançados. O acompanhamento

do programa deve ser realizado de modo comparativo com o já realizado em períodos

anteriores para análise de expansão ou não do programa.

14. Recomenda-se que o planejamento de aquisições de materiais e serviços que são de uso

rotineiro seja realizado num período anterior à liberação da portaria de dotação orçamentária,

deixando a posteriore as solicitações dos produtos que atendam as especificidades do

programa. As solicitações devem ser realizadas compreendendo a totalidade dos recursos

disponibilizados.

15. Recomenda-se que a Coordenação de Extensão – Codex oriente e motive as equipes de

execução dos programas e/ou projetos a participarem de treinamento relativo ao processo de

compras a ser ministrado pelo coordenador da CACS, o qual, durante reunião com a


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Auditoria Interna, manifestou interesse em realizá-lo entre a data da divulgação da

classificação final dos Editais ProExt e o início da execução dos trabalhos.

16. Recomenda-se que a Codex encaminhe à CACS a demanda de materiais de consumo e

equipamentos de todos os programas e/ou projetos aprovados pela Pro-Reitoria de Cultura

Extensão e Vivência – PROCEV até a data do envio destes ao Ministério da Educação –

MEC (por exemplo, no caso do Edital ProExt 2015, até 28/03/2014) para que a CACS planeje

as compras potenciais.

17. Recomenda-se que a Codex oriente os coordenadores de projetos e programas a

estabelecerem rotina de registro das atividades executadas, como elaboração de listas de

frequência em treinamentos e eventos; documento de avaliação de desempenho, segundo os

participantes; entre outros.

18. Recomenda-se que a Codex estabeleça práticas de controle sobre os programa e projetos,

inclusive solicitando os relatórios de acompanhamento além do relatório final de atividades, o

qual já é cobrado.

19. Recomenda-se à PROAD que solicite à STI inserir no SIGSERV a opção da situação “em

programação”.

20. Recomenda-se à PROAD que solicite à STI inserir no SIGSERV opções suficientemente

específicas de tipo de serviço dentro das opções genéricas existentes, para as solicitações de

serviço se auto-organizarem conforme o grau de prioridade a ser determinado no sistema.

21. Recomenda-se à PROAD que solicite à STI inserir no SIGSERV uma área destinada à gestão

das solicitações “em programação”.

22. Que a Coordenação de Patrimônio desvincule patrimônio das unidades administrativas ou

acadêmicas inativas, baixando-o, caso inexistente, ou transferindo-o às respectivas Unidades

ativas, se existente, bem como solicite à STI o bloqueio de novos registros de entrada nas

Unidades inativas.

23. Que a Coordenação de Patrimônio solicite à STI a inclusão do relatório de baixa por unidade

e por período e o relatório mensal Demonstrativo de Controle Patrimonial.

24. Solicitação formal ao STI, pela Coordenação de Patrimônio, de um campo dentro do sistema

para ser feito o controle de bens que ainda não podem ser incorporados, adquiridos pelos

Convênios.

25. Recomenda-se registrar integralmente os espaços físicos no SIEF. A fim de evitar o

retrabalho, sugere-se aproveitar o andamento da atividade da Comissão Central de


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Levantamento de Bens Móveis para já fazê-lo conjuntamente (PROAD, PROPLAN e

Comissão Central de Levantamento de Bens Móveis).

26. Recomenda-se à PROPLAN que solicite ao STI uma ferramenta dentro do SIGCONV que

acompanhe os prazos de vigências dos contratos e convênios.

27. Padronização do tratamento dos dados que compõem o Relatório de Gestão por todas as

unidades envolvidas.

28. Extração das informações do banco de dados seja feita apenas uma vez, evitando o

desalinhamento de interpretações entre as unidades.

29. Seja feito o alinhamento entre PROPLAN e PROEG buscando unicidade de informações para

consolidação dos dados no Relatório de Gestão evitando retrabalho das unidades envolvidas

e dupla interpretação dos dados.

30. Recomenda-se que sejam consultadas diversas fontes de preço durante a fase de cotação a

fim de que se obtenha o preço praticado no mercado.

31. Recomenda-se que sejam estabelecidos critérios objetivos de aceitabilidade de preços.

A Auditoria tem ciência de que já foram dados andamentos para adimplir as recomendações, que

possuem prazo para acompanhamento a partir de março de 2017. Destacamos ainda que foi dada baixa

nas recomendações referente à assistência estudantil, não em função do seu adimplemento, mas porque

boa parte se repetiu pela auditoria realizada pela CGU-Regional posterior ao relatório de Auditoria Interna

feito em 2015, não fazendo sentido possuir recomendações semelhantes emanadas por órgãos de controle

interno do executivo federal.

ANÁLISE DOS CONTROLES INTERNOS (ART. 15, INCISO II, IN CGU 24/2015)

Com base nos trabalhos realizados, a Auditoria Interna avalia positivamente os controles internos da

entidade, que cumpriu adequadamente, no decorrer do exercício de 2016, os seus objetivos de ensino,

pesquisa e extensão. Logicamente que existem aprimoramentos a serem desenvolvidos.

Conforme se vislumbra acima, as principais falhas de controle estão voltadas na área fim e nos

problemas administrativos crônicos. Cenário próximo ao apresentado no exercício anterior, mas com

melhoria sensível na conscientização do aperfeiçoamento das normas e reestruturação administrativa com a

nova gestão. No entanto, há que se ressaltar os cortes de verbas feitos a nível federal.


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Os problemas administrativos crônicos estão ligados à grande estrutura desta universidade, trata-se

da atualização de bens móveis e imóveis. Observa-se grande esforço da alta gestão em regularizar tal

pendência, mas esbarra em alguns contratempos: falta de pessoal, falta de recurso, processos

independentes da universidade, dimensão, rodízio de gestor responsável, greve, etc.

A área fim, que é ensino, pesquisa e extensão, possui problemas quanto aos encargos docentes,

sendo inclusive motivo de demanda da CGU-Regional/MT, conforme recomendações ainda pendentes.

Observa-se fragilidades nos diversos níveis de componentes de controle apontado no COSO, desde o

ambiente de controle até ao monitoramento. Segue abaixo as principais falhas, demonstradas através de

situações que se constatou no controle de encargos dos docentes, tanto pela CGU-Regional quanto pela

experiência dos auditores internos:

Ambiente de Controle

É um conjunto de normas, processos e estruturas que fornece a base para a condução do controle interno por toda a organização.

No que pese a estrutura básica, observa-se alguns problemas originados pelo não estabelecimento de competências de forma clara, fazendo com que alguns setores entrem em conflitos. No entanto, com a alteração da gestão e reorganização administrativa, observou-se sensível melhora, em especial com a criação da Secretaria de Infraestrutura. No que pese à normatização, considera como positiva a atitude da gestão em elaborar uma resolução para o controle dos encargos didáticos.

Avaliação de Riscos

Processo dinâmico e interativo para identificar e avaliar os riscos à realização dos objetivos.

Existe uma analise macro dos riscos, a nível de alta gestão existe bem definido as metas e objetivos. No entanto, dentro das Faculdades/Institutos não há uma analise crítica dos processos desenvolvidos. Foi criado com a nova gestão o Escritório de Processos e Projetos. Passo primordial para análise de riscos, uma vez que irá mapear os processos desenvolvidos institucionalmente.

Atividades de Controle

As atividades materiais e formais implementadas pela gestão para assegurar que as respostas aos riscos sejam executadas com eficácia e que a organização consiga alcançar os objetivos Estabelecidos.

Observa-se que a alta gestão tentou colocar em prática ferramentas de controle, em especial nos encargos didáticos, na gestão de pessoas, nos pregões eletrônicos e na relação com a fundação de apoio. Faltam avaliar os aprimoramentos dos controles da assistência estudantil.


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Informação e Comunicação

Deve identificar, armazenar e comunicar toda informação relevante, na forma e no período determinados.

Observa-se ainda falha de comunicação e informação entre a gestão, situação apontada no Relatório nº 010/AUDIN/2016. Também é de conhecimento da Auditoria

Atividades de Monitoramento

Avaliar, certificar e revisar a estrutura de gestão de riscos e controles internos de uma organização para saber se estão sendo efetivos ou não para contribuir com o alcance dos objetivos institucionais.

A inexistência de sistematização dos processos e de controles estabelecidos de forma sistematizada dificulta mais ainda o monitoramento. Essa área fim começou a ser monitorada recentemente, apresentando certa resistência por falta de conhecimento da atuação de Auditorias.


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CONSIDERAÇÕES FINAIS

Informamos que as informações solicitadas no artigo 15 da IN 24/2015, seguiram uma estruturação

lógica e não a ordem sequencial do dispositivo. Assim, primeiramente, falou-se sobre unidade de Auditoria

Interna (servidores, benefícios e atuação) e, posteriormente, sobre a gestão da UFMT de 2016

(recomendações pendentes e análise dos controles internos).

Apesar dos problemas ocorridos ao longo da gestão de 2016, entre eles a greve nacional dos

servidores técnicos administrativos das Instituições Federais de Ensino Superior, esta Auditoria Interna

conseguiu cumprir todo o seu planejamento.

Cuiabá – MT, 08 de fevereiro de 2017

Cendyi Prado

Chefe da Auditoria Interna / UFMT

SIAPE: --- / CRC-MT: 16380

EQUIPE DA AUDITORIA INTERNA UFMT

Álex Luna Prates –--

Douglas de Alencar –--

Jurquemi Campos Reis ---

Natália Aguena Arakaki –--

Vinícius da Silva Almeida ---

Documents

Relatório Anual de Atividades de Auditoria Interna - ufmt.br unidades administrativas da UFMT no final de cada ano através da ferramenta de Avaliação de Desempenho. Além disso,