Serviço de Informação e Documentação (SID)

Gabinete do Diretor (GB)

RELATÓRIO DE AVALIAÇÃO DAS ATIVIDADES DO SID – 2013

TRAJETÓRIA DOS 48 ANOS DA BIBLIOTECA

INPE

São José dos Campos

2013

2

SUMÁRIO

LISTA DE GRÁFICOS ..................................................................................................................... 3 LISTA DE TABELAS ........................................................................................................................ 4 LISTA DE SIGLAS E/OU ABREVIATURAS ........................................................................................ 5 APRESENTAÇÃO .......................................................................................................................... 7 1. ESTRUTURA INTERNA ................................................................................................. 8 2. MEIOS DE AÇÃO ......................................................................................................... 9

2.1 CAPITAL HUMANO .................................................................................................................... 9 2.1.1 Capacitação e Produção Científica da Equipe ................................................................. 11

2.2 ORÇAMENTOS ......................................................................................................................... 12 2.2.1 Orçamento 2013 .............................................................................................................. 12 2.2.2 Orçamento 2014 .............................................................................................................. 13

2.3 INFRAESTRUTURA ................................................................................................................... 14 2.3.1 Suporte de Informática .................................................................................................... 14 2.3.2 Instalações ....................................................................................................................... 15

3. ATIVIDADES .............................................................................................................. 16 3.1 PRESERVAÇÃO DA PRODUÇÃO INTELECTUAL DO INPE .......................................................... 16

3.1.1 Biblioteca Digital (BD) da Memória Técnico‐Científica ................................................... 17 3.1.1.1 Plataforma da Biblioteca Digital do INPE ..................................................................... 21 3.1.2 Coleta de Dados da Produção Científica do INPE ............................................................ 23 3.1.2.1 Metodologia da Coleta de Dados da Produção Científica do INPE ............................. 24 3.1.3 Apuração dos Indicadores da Produção Técnico‐Científica do INPE ............................... 27 3.1.4 Atualização da Biblioteca Digital (BD) ............................................................................. 29 3.1.5 Disponibilização das TDIs anteriores a 2000 para atualização na BD e BDTD ................. 34 3.1.6 Aperfeiçoamentos Atualização Ferramentas: Estilos LaTeX, MSWord e LibreOffice Writer 37 3.1.7 Revisão, Publicação, Distribuição da Produção Científica e Atendimento ao Autor ....... 38 3.1.8 Controle de Distribuição .................................................................................................. 41 3.1.9 Inventário da Memória Técnico Cientifica do INPE ......................................................... 41

3.2 GESTÃO DOCUMENTAL DE ARQUIVOS ................................................................................... 42 3.2.1 Ações do SUBSIGA/MCT/INPE ......................................................................................... 42

3.3 DESENVOLVIMENTO DE COLEÇÕES E TRATAMENTO DA INFORMAÇÃO ................................ 49 3.3.1 Aquisição de material bibliográfico ‐ 2013 ...................................................................... 49 3.3.2 Estimativa para 2014 ....................................................................................................... 52

3.4 TRATAMENTO DA INFORMAÇÃO ............................................................................................ 53 3.4.1 Atualização do Banco de Dados SophiA .......................................................................... 53 3.4.2 Inventário Automatizado do Acervo Bibliográfico .......................................................... 55 3.4.3 Acervos das Unidades Regionais ..................................................................................... 56 3.4.4 Preservação, Conservação e Segurança de Acervos ....................................................... 56

3.5 ATENDIMENTO AO USUÁRIO .................................................................................................. 58 3.5.1 Serviço de Referência ...................................................................................................... 58 3.5.2 Biblioteca On‐line ............................................................................................................ 62 3.5.3 Tutorial de Orientação para Pesquisa e Publicação no INPE ........................................... 64

4. PLANOS FUTUROS .................................................................................................... 66 4.1 GESTÃO .................................................................................................................................. 66 4.2 SUPORTE DE INFORMÁTICA ................................................................................................... 66 4.3 PRESERVAÇÃO DA PRODUÇÃO INTELECTUAL DO INPE ......................................................... 66 4.4 GESTÃO DOCUMENTAL DE ARQUIVOS .................................................................................. 67 4.5 DESENVOLVIMENTO DE COLEÇÃO E TRATAMENTO DA INFORMAÇÃO ................................ 67 4.6 ATENDIMENTO AO USUÁRIO ................................................................................................. 68

CONSIDERAÇÕES FINAIS ............................................................................................................ 69 REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS .................................................................................................. 70

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LISTA DE GRÁFICOS

Gráfico 1 Distribuição dos registros e textos completos por anos de inserção............................. 29

Gráfico 2 Distribuição dos registros e textos inseridos em 2013 no RI, por ano de publicação.... 29

Gráfico 3 Distribuição dos registros e textos completos de TDIs, por ano de publicação............. 30

Gráfico 4 Distribuição das TDIs por ano de defesa........................................................................ 30

Gráfico 5 Distribuição dos registros e textos completos depositados no RI, referentes à produção técnico‐científica, por tipo.............................................................................

31

Gráfico 6 Distribuição de artigos em evento depositados no RI, por ano de publicação.............. 31

Gráfico 7 Registros e textos completos de artigos em revista depositados no RI, por ano de publicação.......................................................................................................................

31

Gráfico 8 Distribuição de PUD, NTC, MAN e RPQ depositados no RI, por ano de publicação....... 32

Gráfico 9 Distribuição de ePrints depositados no RI, por ano de inserção.................................... 32

Gráfico 10 Distribuição de capítulos de livro depositados no RI, por ano de publicação................ 32

Gráfico 11 Distribuição dos números de acessos à Memória Científica no período 2005‐2013..... 33

Gráfico 12 TDIs da área de Sensoriamento Remoto registradas na Biblioteca Digital..................... 35

Gráfico 13 TDIs da área de Computação Aplicada registradas na Biblioteca Digital........................ 36

Gráfico 14 TDIs da área de Ciências Espacial e Atmosférica registradas na Biblioteca Digital......... 36

Gráfico 15 TDIs da área de Engenharia e Tecnologia Espacial registradas na Biblioteca Digital...... 37

Gráfico 16 TDIs da área de Meteorologia registradas na Biblioteca Digital..................................... 38

Gráfico 17 Total de obras e periódicos armazenados no SophiA até 2013...................................... 54

Gráfico 18 Número de obras e periódicos inseridos pelas bibliotecas – Nov.2012‐ Out.2013........ 55

Gráfico 19 Livros e fascículos de periódicos inseridos no SophiA entre 2009‐2013........................ 55

Gráfico 20 Total de publicações higienizadas por ano..................................................................... 57

Gráfico 21 Publicações encadernadas............................................................................................. 58

Gráfico 22 Usuários cadastrados ‐ 2009‐2013................................................................................. 59

Gráfico 23 Circulação do acervo ‐ 2009‐2013.................................................................................. 59

Gráfico 24 Uso do Acervo por usuários e tipo de publicações – 2013............................................ 60

Gráfico 25 Respostas a questões de referência............................................................................... 60

Gráfico 26 Empréstimos entre Bibliotecas ‐ 2009‐2013.................................................................. 61

Gráfico 27 Comutação bibliográfica (solicitante) – 2009‐2013........................................................ 61

Gráfico 28 Comutação bibliográfica (fornecedor) – 2009‐2013...................................................... 62

Gráfico 29 Acessos ao Portal de Periódicos das CAPES pelo INPE................................................... 63

Gráfico 30 Evolução dos Seminários e Tutorial – 2009‐2013 64

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LISTA DE TABELAS Tabela 1 Expectativa de aposentadoria – equipe do SID.............................................................. 10

Tabela 2 Equipe atual do SID........................................................................................................ 11

Tabela 3 Resumo das despesas executadas pelo SID em 2013..................................................... 12

Tabela 4 Previsão de despesas SID – 2014.................................................................................... 13

Tabela 5 Percentagem de registros oriundos da plataforma Lattes em 2013 ‐ por coordenação...................................................................................................................

26

Tabela 6 Fator de qualidade por coordenação e para o INPE ...................................................... 27

Tabela 7 IAD, IAL e IPW por coordenadorias – 2013..................................................................... 28

Tabela 8 IAD, IAL e IPW por tipos de referência – 2013................................................................ 28

Tabela 9 Indicadores da produção técnico‐científica do INPE apurados para o primeiro semestre de 2013...........................................................................................................

28

Tabela 10 TDIs defendidas de 2011 até 20 de novembro de 2013................................................. 38

Tabela 11 TDIs defendidas em anos anteriores e publicadas em 2013........................................... 38

Tabela 12 Número de TDIs não publicadas, por área a partir do ano de 2001............................... 39

Tabela 13 TDIs defendidas e finalizadas em 2013........................................................................... 39

Tabela 14 Trabalhos revisados e finalizados em 2013..................................................................... 39

Tabela 15 Trabalhos de anos anteriores finalizados em 2013......................................................... 40

Tabela 16 Quantidade e valores de materiais bibliográficos pagos em 2013 (PPA)........................ 50

Tabela 17 Aquisição Planificada – títulos e valores por área – 2013............................................... 51

Tabela 18 Previsão de material bibliográfico com recursos das áreas – 2014................................ 52

Tabela 19 Aquisição Planificada ‐ títulos e valores por área – 2014................................................ 52

Tabela 20 Preservação e conservação das coleções do SID – 2006 a 2012.................................... 57

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LISTA DE SIGLAS E/OU ABREVIATURAS

ABNT Associação Brasileira de Normas Técnicas ABRAINFO Associação Brasileira de Profissionais da Informação AMZ Programa Amazônia AT Assessoria Técnica da Direção BD Biblioteca Digital BDMCI Biblioteca Digital da Memória Científica do INPE BDTD Biblioteca Digital de Teses e Dissertações BINAGRI Biblioteca Nacional de Agricultura BL British Library CAP Computação Aplicada CAPES Coordenação de Aperfeiçoamento de Pessoal de Nível Superior CBERS Satélite Sino‐Brasileiro de Recursos Terrestres CCN Catálogo Coletivo Nacional de Periódicos CEA Ciência Espacial e Atmosférica CEPPII Conselho de Editoração e Preservação da Produção Intelectual do INPE CJU Consultoria Jurídica da União CGI Coordenação de Gestão Interna CNAE Comissão Nacional de Atividades Espaciais CNPEM Centro Nacional de Pesquisas em Energias e Materiais CNPq Conselho Nacional de Desenvolvimento Científico e Tecnológico COMUT Programa de Comutação Bibliográfica do IBICT COF Coordenação de Orçamento e Finanças CONFOA Conferência Luso‐Brasileira sobre Acesso Aberto CONARQ Conselho Nacional de Arquivos CPG Conselho de Pós‐Graduação CPAD Comissão Permanente de Avaliação de Documentos CPADS Comissão Permanente de Avaliação de Documentos Sigilosos CPA Coordenação de Planejamento Estratégico e Avaliação CPID Comissão Permanente de Informação e Documentação CPTEC Centro de Previsão de Tempo e Estudos Climáticos CRA Centro Regional da Amazônia CRN Centro Regional do Nordeste CRS Centro Regional Sul CTI Coordenação de Tecnologia da Informação DPI Divisão de Processamento de Imagem EEB Empréstimo entre Bibliotecas ETE Coordenação de Engenharia e Tecnologia Espacial FAPESP Fundação de Amparo à Pesquisa do Estado de São Paulo FINEP Financiadora de Estudos e Projetos GB Gabinete da Direção GESMT Gestão de Engenharia de Segurança e Medicina do Trabalho do INPE GTGD Grupo de Trabalho para Criação e Implementação do Programa de Gestão de

Documentos IAD Indicador de Armazenamento Digital IAL Indicador de Acesso Livre IBICT Instituto Brasileiro de Informação em Ciência e Tecnologia IFES Institutos Federais de Ensino Superior INPE Instituto Nacional de Pesquisas Espaciais IBIs Internet Based Identifiers IPEN Instituto de Pesquisas Energéticas e Nucleares IPW Indicador de Presença na Web ISSN International Standard Serial Number

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ISU Universidade Internacional do Espaço ISTEC Ibero American Science and Technology Education Consortium LCP Laboratório de Combustão e Propulsão LIT Satélite Sino‐Brasileiro de Recursos Terrestres MCTI Ministério da Ciência, Tecnologia e Inovação NOBRADE Norma Brasileira de Descrição Arquivística OBT Coordenação‐Geral de Observação da Terra PDU Plano Diretor da Unidade PPA Plano Plurianual de Ações do Governo PRÓTON Sistema de Informações Documentais REBAE Rede de Bibliotecas na Área de Engenharia SBSR Simpósio Brasileiro de Sensoriamento Remoto SEM Serviço de Engenharia e Manutenção SER Sensoriamento Remoto SID Serviço de Informação e Documentação SGC Serviço de Gestão de Competências SIGA Sistema de Gestão de Arquivos do INPE SOF Serviço de Controle de Orçamento e Finanças SPG Secretaria de Pós‐Graduação SPR Serviço de Planejamento e Acompanhamento de Resultados SRP Sistema de Registro de Preços SSP Space Studies Program SubSIGA Subcomissão de Coordenação do Sistema de Gestão de Documentos de Arquivo TCU Tribunal de Contas da União TCG Termo Compromisso de Gestão TDIs Teses e Dissertações TI Tecnologia da Informação TIC Tecnologia da Informação e Comunicação UPs Unidades de Pesquisa

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APRESENTAÇÃO

Em 2013, o Instituto Nacional de Pesquisas Espaciais (INPE) completou 52 anos e sua Biblioteca, 48 anos de fundação. Atualmente, como Serviço de Informação e Documentação (SID), está subordinado ao Gabinete da Direção do INPE (GB).

Diversas ações vêm sendo desenvolvidas pelo SID com o objetivo de cumprir a missão proposta de “Promover e tornar disponível o acesso à informação técnico‐científica nas áreas de atuação do INPE, em ambiente virtual, contribuindo para a geração do conhecimento”.

Neste ano, vários projetos, anteriormente iniciados, tiveram continuidade. Destacam‐se, entre outras ações da Gestão da Biblioteca: início do contrato com empresa especializada para elaboração de projeto executivo para a reforma da Biblioteca, com recursos da reserva técnica da Fundação de Amparo à Pesquisa do Estado de São Paulo (FAPESP); execução de 97,19% dos recursos disponibilizados pelas áreas do INPE para aquisição de materiais bibliográficos e pagamento das anuidades em 2013.

Quanto à Gestão Documental, destacam‐se: autorização da Direção do INPE para criação de uma Associação com a finalidade de manter o sistema que permite a preservação do acesso aos documentos e serviços digitais disponibilizados por meio do Repositório Institucional; ajuste automático na Biblioteca Digital das permissões de acesso de todos os textos completos dos artigos publicados pelos autores INPE a partir do estudo da política de autoarquivamento; revisão na metodologia do processo de coleta de dados da produção técnico‐científica do INPE; implementação de um novo procedimento de coleta da produção técnico‐científica do INPE, através da importação automática de metadados das referências presentes nas bases de dados na Web; desenvolvimento de uma planilha para os autores realizarem o autoarquivamento de trabalhos completos e os seus metadados; criação da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos Sigilosos (CPADS) ‐ DE/DIR‐2756; criação do Grupo de Trabalho para Criação e Implementação do Programa de Gestão de Documentos (GTGD) do INPE (DE/DIR‐2753).

Este relatório apresenta resumidamente as atividades desenvolvidas pelo SID durante o ano de 2013. Agradecemos ao Gabinete da Direção e às Coordenações das áreas pelo apoio recebido; à Comissão Permanente de Informação e Documentação, pelo constante empenho em auxiliar o SID nas questões de desenvolvimento de acervos; ao Conselho de Editoração e Preservação da Produção Intelectual do INPE, pela assessoria às questões da produção intelectual do Instituto.

Agradecemos mais uma vez à equipe do SID pelo seu comprometimento para o alcance dos resultados obtidos. Mesmo enfrentando problemas com a falta de reposição de pessoal, dificuldades para utilizar os recursos disponíveis, a equipe tem se esforçado, principalmente para manter a qualidade dos serviços prestados à comunidade usuária. Reconhecemos esse empenho que nos estimula a continuar avançando em busca de novos objetivos.

Silvia Castro Marcelino

Chefe do SID

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1. ESTRUTURA INTERNA

A estrutura organizacional do SID está baseada em torno de duas áreas de atuação: Gestão da Biblioteca e Gestão Documental. Organiza‐se por meio de chefia, áreas de apoio (secretaria e suporte de informática) e dois grupos de assessoramento (Comissão Permanente de Informação e Documentação ‐ CPID, e Conselho de Editoração e Preservação da Produção Intelectual do INPE ‐ CEPPII). As atividades subdividem‐se em:

• Gestão da Biblioteca: Tratamento e Recuperação da Informação (Desenvolvimento de Coleções, Tratamento e Processos Técnicos, Manutenção, Preservação e Conservação de Acervos) e, Atendimento ao Usuário (Referência e Circulação);

• Gestão Documental: Memória Científica (Gestão de depósito da produção, Digitalização, Editoração Eletrônica, Gestão da Biblioteca Digital), e Arquivos das Unidades.

No exercício de 2013, foram desenvolvidas atividades com os recursos humanos e financeiros disponíveis no SID para atingir as metas propostas. Foram realizadas várias reuniões para o planejamento, desenvolvimento e acompanhamento das atividades e projetos.

Foram reuniões internas com toda a equipe do SID e Administração da Biblioteca Digital referentes, principalmente, à gestão, orçamento e Projeto Executivo para reforma e ampliação do prédio da biblioteca. Também, ocorreram várias reuniões específicas com os responsáveis pelas atividades para tratar de: processos de aquisição de material bibliográfico e outras aquisições do SID; correções no sistema de gerenciamento SophiA; levantamento de necessidades para desenvolvimento do projeto executivo para reforma e ampliação do prédio do SID; distribuição das atividades da Editoração em decorrência de transferência de servidores em 2013; controle e avaliação do Tutorial Eletrônico de Orientação para Publicação Digital no INPE; inventário das publicações da Memória Técnico‐Científica; digitalização e disponibilização das publicações anteriores a 2000; discussão sobre o plano de classificação de documentos sigilosos do SID e outros assuntos.

Ao longo do ano, também, ocorreram várias reuniões com a participação de membros de outras áreas do INPE:

• Serviço de Controle de Orçamento e Finanças (SOF) e Coordenação de Orçamento e Finanças (COF), sobre processos de aquisição de material bibliográfico;

• Coordenação de Tecnologia da Informação (CTI), sobre processos de aquisição do SID e informações sobre a instalação de equipamento e uso da rede pela servidora Yolanda em Brasília;

• Gabinete da Direção (GB), para acompanhamento e tomada de decisões quanto às atividades do SID;

• Serviço de Engenharia e Manutenção (SEM) para discussão das necessidades do SID e andamento do projeto executivo;

• Comissão Permanente de Informação e Documentação (CPID), para apresentação dos gastos com material bibliográfico em 2013 e estimativa de gastos com recursos das áreas (PPA) para 2014;

• Conselho de Editoração e Preservação da Produção Intelectual do INPE (CEPPII), para discussão de temas inerentes a essa Comissão.

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Ocorreram, ainda, reuniões externas com:

• membros do Instituto Brasileiro de Informação em Ciência e Tecnologia (IBICT) e representantes das bibliotecas das Unidades de Pesquisa (UPs) do Ministério da Ciência, Tecnologia e Inovação (MCTI), para discussão sobre Aquisição Planificada de Periódicos, aquisição de um sistema de automação para as bibliotecas das UPs e outros assuntos relacionados, por videoconferência;

• Empresa Bloch Arquitetos Associados para acompanhamento do projeto executivo de reforma da biblioteca;

• Rede de Bibliotecas da Área de Engenharia (REBAE) para revisão do Regimento da rede e outros assuntos;

• Editoras de bases de dados para divulgação: Ebsco Information Services, Wiley, Publishers Communication Group.

• Instituto de Pesquisas Energéticas e Nucleares (IPEN) e Centro Nacional de Pesquisas em Energias e Materiais (CNPEM), para uma apresentação sobre as funcionalidades da Biblioteca Digital do INPE.

2. MEIOS DE AÇÃO

2.1 CAPITAL HUMANO

Para o desenvolvimento das atividades, o SID conta atualmente com uma equipe multidisciplinar formada por dez servidores ativos em efetivo exercício, um terceirizado, sete estagiários do SID e um estagiário da Coordenação Geral de Observação da Terra (OBT).

Outros dois funcionários terceirizados por meio do contrato para prestação de serviços de Auxiliar Administrativo do INPE, têm auxiliado o SID desde julho deste ano. Também, desde essa data, o servidor Clayton Martins Pereira alocado na Coordenação de Gestão Interna (CGI) vem dedicando 50% de seu trabalho prestando serviços ao SID na atividade de administração da Biblioteca Digital.

Em setembro de 2013, a servidora Yolanda Ribeiro da Silva Souza foi transferida para o Setor de Apoio Logístico do INPE, em Brasília, onde continua a exercer a atividade de revisão das publicações do INPE. Entretanto, as atividades de atendimento ao aluno e conclusão das publicações ficaram prejudicadas e passaram a ser desenvolvidas por uma servidora que antes realizava o Tratamento dos periódicos e por um funcionário terceirizado.

Neste ano, também, o SID participou do estudo do quadro funcional do INPE, visando à reposição, adequação e ampliação dos quadros do Instituto, por determinação do Tribunal de Contas da União (TCU). O resultado do estudo realizado pelo SID está resumido na Tabela 1 apresentada a seguir:

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Tabela 1 – Expectativa de aposentadoria – equipe do SID.

Expectativa de Aposentadorias*

Nº desejado de contratações

CARGO Já existentes

Novas Contratações

2013

Nº atual de servidores

2012 já podem se aposentar

2013‐2014

2015‐2017

2018‐2020

Em 2014

Em 2017

Em 2010

Analistas 8 0 8 2 1 2 0 11 5 5Assistentes 3 0 3 2 1 0 0 6 2 1TOTAL 11** 0 11 4 2 2 0 17 7 6

* As datas apresentadas quanto às expectativas de aposentadorias são as primeiras possíveis, mas nem sempre o servidor opta por sair na primeira data, devido às perdas salariais.

** Em abril de 2013 o SID ainda contava com a servidora Yolanda em seu quadro.

Para que o SID atenda bem à demanda do INPE e continue a executar todas as atividades que lhe são devidas, faz‐se necessária a contratação de novos servidores em curto prazo, já que oito dos onze profissionais da equipe podem se aposentar até 2015 (primeira data possível). Outros profissionais como arquivistas, profissionais de Tecnologia da Informação (TI) e auxiliares ainda não fazem parte da equipe e são necessários para o desenvolvimento de atividades essenciais que estão deixando de ser realizadas, devido à falta de reposição de pessoal.

A permanência do servidor Clayton no SID, em tempo integral, seria de grande valia para a Instituição. Somente desta forma, ele poderá substituir o atual administrador da Biblioteca Digital, o pesquisador Dr. Gerald Jean Francis Banon, que pertence à outra coordenação do INPE, enquanto deveria ser preenchido por alguém da área de TI, lotado no SID. Em menos de dois anos, o Dr. Banon, também, deverá se aposentar e necessita repassar sua experiência para um novo funcionário da área de TI. O servidor Clayton demonstrou que tem plenas condições de dar continuidade a esse trabalho.

O Sistema de Gestão de Arquivos do INPE (SIGA), instituído pela RE/DIR‐522/01, de 02/06/2011, está caminhando lentamente, pois não há arquivista para atuar nessa atividade. Entre 2014 e 2016, os analistas e assistentes não bibliotecários se aposentarão e, se não houver reposição da equipe atual, restará apenas um servidor para auxiliar nas atividades do SID.

É preciso considerar que algumas atividades específicas da área de Biblioteconomia estão sendo executadas por servidores de outras áreas, sendo gerenciadas por bibliotecários, devido à escassez desses profissionais, o que não atende à regulamentação do Conselho de Classe da área.

A atuação de estagiários atualmente é imprescindível ao SID, porém não é a solução ideal, devido à grande rotatividade e porque muitas das atividades desenvolvidas por eles deveriam estar sendo realizadas por servidores ou profissionais contratados.

Para continuidade ao atendimento das necessidades de informação da comunidade usuária do INPE, bem como a implantação de novos projetos, urge que novos servidores sejam contratados o mais rapidamente possível, para que haja tempo hábil de convivência e de aprendizado das atividades específicas da Instituição. Com o acelerado desenvolvimento das Tecnologias de Informação e Comunicação, faz‐se necessário manter um grupo de profissionais da informação para capturar, armazenar e organizar o conhecimento adquirido e gerado na Instituição, o que é fundamental para que não haja perda desse conhecimento.

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A Tabela 2, seguinte, apresenta a atual equipe de colaboradores do SID.

Tabela 2 – Equipe atual do SID

Nome Vínculo Cargo Formação Previsão real de Aposentadoria *

Atividade

Felipe Assunção da Silva Estagiário Publ. e Propaganda Memória (Editoração)

Jefferson Andrade Ancelmo Funcate Terceirizado Ciência Computação Suporte Informática

Jéssica Dias Locatelli Estagiária Administração Processos Técnicos Lucilene Angeli dos Santos Estagiária Prop. e Marketing Memória (Editoração) Maiara de Oliveira Santos Estagiária Ensino Médio Balcão de Empréstimos Marcelo de Castro Pazos Estatutário Analista C&T Biologia 2030 Memória (Indicadores)

Marciana Leite Ribeiro Estatutário Analista C&T Biblioteconomia Já tem tempo

Mar./06 Memória Técnico‐Científica/

SubSIGA Maria de Lourdes T. Lemos Estatutário Assistente C&T Secretariado 2013 Secretaria

Maria Tereza Smith Brito Estatutário Analista C&T Biblioteconomia 2019 Processos Técnicos ‐ Periódicos

Marilucia Santos Melo Cid Estatutário Analista C&T Psicologia 2015 Atendimento ao Usuário

Nathan Bastos da Silva Estagiário Eng. Computação Suporte Informática Rosemary Gay Fantinel Estatutário Analista C&T Biblioteconomia 2014 Processos Técnicos ‐ Livros Sérgio Aparecido Estatutário Assistente C&T Biblioteconomia 2013 Memória Técnico‐Científica Silvia Castro Marcelino Estatutário Analista C&T Biblioteconomia 2027 Chefia

Silvio César Siqueira Estatutário Analista C&T Ciências Contábeis 2016 Aquisição Simone Angélica D. Barbedo Estatutário Analista C&T Biblioteconomia 2030 Atendimento ao UsuárioTatiana S.O. Farias Coutinho Estagiária Prop. e Marketing Memória Documental (vaga) Estagiária Aquisição

André Luis Dias Fernandes Terceirizado Auxiliar

AdministrativoAdministração Todos os setores do SID

Tatiana Brandão Terceirizada Auxiliar

AdministrativoAdministração Todos os setores do SID

* As datas quanto à previsão real de aposentadoria apresentadas na Tabela 2 são diferentes da Tabela 1, pois correspondem às datas prováveis e não às primeiras datas possíveis.

Além das atividades desenvolvidas no SID, alguns servidores participaram de atividades extras durante o ano: Marcelo e Silvio foram designados para participar de comissões de sindicância; Silvio continuou como membro da Comissão Permanente de Análise Econômico‐Financeira de Licitação.

2.1.1 Capacitação e Produção Científica da Equipe

Em 2013, teve continuidade o Programa de Capacitação de Equipes do SID, iniciado em 2004. Além dos eventos previstos, alguns servidores do SID participaram de cursos e palestras realizadas interna e externamente ao INPE, com o objetivo de suprir gaps identificados no Mapeamento de Competências, coordenado pelo Serviço de Gestão de Competências (SGC), em 2010.

Alguns dos eventos internos com participação de membros da equipe do SID em 2013: I Ciclo de Palestras sobre a Gestão Arquivística de Documentos; Curso de Língua Portuguesa; Treinamento para Elaboração de Indicadores de Desempenho Organizacional; Treinamento no Sistema SIPLAN ‐ Emissão da Requisição de Compras; Treinamento no Sistema PRÓTON, entre outros.

A proposta de capacitação para 2013 foi elaborada pelo SID em consonância com o planejamento estabelecido para este ano. O investimento total em eventos, cursos e

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viagens às unidades regionais foi de R$ 10.586,88, distribuídos em R$ 4.966,90 para pagamento de diárias, R$ 3.817,98 para passagens aéreas e R$ 1.802,00 em inscrições.

Seguem as publicações da equipe do SID em 2013:

1) BANON, G. J. F.; RIBEIRO, M. L.; PEREIRA, C. M. Indicador de presença na web do acervo de um repositório institucional. In: CONFERÊNCIA LUSO‐BRASILEIRA DE ACESSO ABERTO, 4. (CONFOA), 2013, São Paulo. Pôsteres... 2013.

2) PEREIRA, C. M. Coleta de Dados da produção técnico‐científica do INPE. São José dos Campos: INPE, 2013. REUNIÃO COM AS COORDENAÇÕES E CENTROS REGIONAIS, 2013‐09‐24, São José dos Campos. 27 transparências. On‐line. Disponível em: <http://urlib.net/8JMKD3MGP7W/3ESKPUP>. Acesso em: 21 nov. 2013.

O servidor Clayton Martins Pereira também participou como palestrante convidado do evento “Tecnologia da Informação e Comunicação (TIC) e Organização da Informação: intersecções”, promovido pela Associação Brasileira de Profissionais da Informação (ABRAINFO), no mês de outubro.

2.2 ORÇAMENTOS

2.2.1 Orçamento 2013

No final de 2012, foi solicitada à equipe do SID a previsão orçamentária para 2013 e foi elaborada uma planilha detalhada com a estimativa das despesas, no valor total de R$ 486.568,62, contemplando: capacitação da equipe do SID; diárias e passagens; insumos de informática; material de consumo; equipamentos de TI; condicionadores de ar, serviços de terceiros diversos e material bibliográfico para as áreas fins.

Houve grande empenho do SID para que as compras fossem realizadas a tempo. Todos os processos licitatórios e de adesão à Sistema de Registro de Preços (SRP) foram encaminhados até à data limite para recebimento das requisições de compras. A seguir apresenta‐se a Tabela 3, contendo o resumo das despesas executadas em 2013.

Tabela 3 – Resumo das despesas executadas pelo SID em 2013

DESPESA (em R$)

CATEGORIA ECONÔMICA GRUPO

APROVADA(A)

REALIZADA (B)

SALDO (B ‐ A)

IUO(B/A)

Custeio Capacitação para Servidores de Gestão 12.800,00 1.802,00 10.998,00 14,08% Diárias SID 8.000,00 4.966,90 3.033,10 62,09% Manutenção de Software 5.400,00 0,00 5.400,00 0,00% Material bibliográfico 307.744,43 299.093,10 8.651,33 97,19% Material consumo 2.727,34 498,06 2.229,28 18,26% Material consumo TI 18.590,96 8.547,96 10.043,00 45,98% Passagens SID 7.600,00 3.817,98 3.782,02 50,24% Serviço de terceiros 20.210,00 22.520,00 ‐2.310,00 111,43% Serviço de terceiros > 50.000 55.000,00 0,00 55.000,00 0,00%Custeio Soma 438.072,73 341.246,00 96.826,73 77,90%Capital Equipamentos 25.845,00 17.161,00 8.684,00 66,40% Equipamentos TI 18.050,89 482,89 17.568,00 2,68% Móveis 4.600,00 0,00 4.600,00 0,00%Capital Soma 48.495,89 17.643,89 30.852,00 36,38%

Total geral 486.568,61 358.889,89 127.678,72 73,76%IUO = Índice de Utilização Orçamentária. Objetivo: Avaliar se o orçamento da unidade foi elaborado de forma adequada, sem superdimensionamento dos gastos. Fonte: OLIVEIRA; MENEZES (2006).

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Neste ano, o SID executou 73,76% do total de recursos aprovados. A contratação de uma empresa de arquitetura para elaboração do projeto executivo para reforma do prédio do SID foi concretizada com recursos da FAPESP, conforme detalhado no item 2.3.2 – Instalações.

Quanto aos gastos com capacitação da equipe, pagamento de diárias e passagens, observa‐se que a equipe do SID utilizou pequena parte dos recursos inicialmente previstos, diferentemente do que ocorreu nos anos anteriores. Esse fato foi agravado em virtude da determinação contida na Portaria nº 268 do MPOG, de 30/07/2013, que limitou significativamente os recursos para diárias e passagens, o que refletiu diretamente sobre os gastos com capacitação.

O processo licitatório para a manutenção do SophiA para o período de novembro/2013 a novembro/2014, objeto do Pregão Eletrônico nº 479/2013, foi cancelado em 26/11/2013, devido à inexistência de propostas, caracterizando‐se como licitação deserta. No início do próximo ano, o SID iniciará novo processo para essa contratação.

Quanto ao item Serviço de Terceiros, o SID optou pela não contratação do serviço de higienização neste ano, com o objetivo de estudar e propor a contratação terceirizada de uma equipe para higienização e manutenção anual do acervo para o ano de 2014, conforme explicado no item 3.4.4 ‐ Preservação, Conservação e Segurança de Acervos.

A execução de apenas 2,68% dos recursos aprovados para equipamentos de TI deve‐se fundamentalmente ao fato do principal item desse grupo de despesas, 3 computadores, terem sido doados pelo STI ao SID. Também, não foi possível neste ano, a aquisição de alguns móveis, o que seria feito por meio de carona em SRP de outro órgão.

2.2.2 Orçamento 2014

Para 2014, novamente, o SID solicitou à equipe a previsão de despesas, que foi encaminhada ao Gabinete em dezembro de 2013. Será necessário o mesmo empenho da equipe para que as despesas planejadas sejam executadas com antecedência. Na Tabela 4 apresenta‐se o resumo da previsão de despesas do SID para 2013.

Tabela 4 ‐ Previsão de despesas SID – 2014

Categoria Econômica GRUPO R$ US$ €

Custeio

Capacitação para Servidores de Gestão 9.220,00 Diárias SID 11.139,20 Manutenção de Software 17.400,00 Material bibliográfico 242.465,92 3.091,02 14.053,54 Material consumo 474,40 Material consumo TI 11.208,00 Passagens SID 10.080,00 Serviço de terceiros 17.702,00 Serviço de terceiros > 50.000 70.000,00

Total Custeio 389.689,52 3.091,02 14.053,54

Capital Equipamentos 7.200,00 Equipamentos TI 67.805,01 Móveis 2.400,00

Total Capital 77.405,01TOTAL GERAL 467.094,53 3.091,02 14.053,54

TAXAS CÂMBIO UTILIZADAS

US$ 1,00 = R$ 2,3349 7.217,21€ 1,00 = R$ 3,1434 44.175,90

TOTAL GERAL (em R$) 518.487,64

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2.3 INFRAESTRUTURA

2.3.1 Suporte de Informática

A atividade de suporte de informática, formada atualmente por um funcionário contratado e um estagiário, visa realizar a manutenção dos sistemas utilizados, assistência técnica para os equipamentos e orientação à equipe do SID.

Em 2013, foram atendidas aproximadamente 792 solicitações de apoio do Suporte de Informática na instalação de softwares, manutenção de equipamentos, formatação de micros, apoio em dúvidas de softwares e Help Desk.

Realizações: substituição e remanejamento de micros usados por novos; servidor remoto para o SophiA do INPE/Centro Regional Sul (CRS); atendimento na configuração de rede para usuários do acervo; manutenção de equipamentos como impressora, switch e no‐break, atualização do Sistema de Backup com capacidade maior, serviço de compartilhamento de dados em um HD externo para Programa de Comutação Bibliográfica do IBICT (COMUT), Aquisição, Fotos e Jornais.

Foi feita a migração da Página Biblioteca On‐line, anteriormente instalada em uma máquina alocada no prédio da OBT para um servidor alocado no SID, em 2012. Entretanto, devido a um problema de incompatibilidade do PHP, somente no início de 2013, a página ficou operacional a partir do servidor do SID.

Quanto à meta estabelecida em 2012 de se fazer a migração dos dados da máquina servidora de e‐mail e DNS para um equipamento com capacidade de armazenamento maior, não foi realizada, pois o servidor de e‐mail do SID @sid.inpe.br será substituído em breve pelo servidor @inpe.br.

Quanto ao Sistema de Gerenciamento SophiA, foram realizadas: atualizações de tabelas; administração e manutenção do servidor SophiA Web; mudanças no servidor do SophiA Web; atualizações das builds do SophiA Gerente, servidor de aplicação, servidor SophiA Web no SID, CPTEC, LCP e CRS; backup da base de dados do SophiA para encaminhamento de testes à empresa Primasoft; respostas às solicitações internas de suporte. Foram registradas 30 ocorrências de pedidos de suporte à empresa Primasoft, até 20/11/2013.

Em relação à Biblioteca Digital (BD), foram realizadas atualizações e troca de login, transferência de permissão de usuários na BD, transferência e exclusão de repositórios repetidos.

Outros serviços desenvolvidos ao longo do ano:

• atualizações nas páginas “Biblioteca On‐line”;

• disponibilização da Plataforma MOODLE com Tutorial Eletrônico de Orientação para Publicação Digital no INPE;

• administração e manutenção do servidor Celsius, utilizado para solicitação de cópias de artigos pelo Atendimento ao Usuário;

• administração do servidor de e‐mail do SID, configurando novos usuários.

• manutenção do servidor de Backup de todos os serviços do SID semanalmente.

Quanto aos equipamentos, o SID possui atualmente: 60 microcomputadores, 6 notebooks, 49 monitores, 50 nobreaks, 9 leitores de código de barra, 6 mini‐impressoras, 5 switch, 1 hub, 2 hacks, 17 impressoras, 6 scanners, 1 coletor de dados, 1 aparelho de DVD, 1 aparelho de TV e som, 3 datashow, 10 Pendrive, 3 HDs Externo, 2 copiadoras que fazem parte do contrato de locação do INPE.

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2.3.2 Instalações

No prédio da biblioteca fica alocado todo o acervo bibliográfico adquirido e gerado pelo INPE ao longo dos últimos 52 anos. Atualmente, o acervo adquirido pelo Instituto é composto por 81.889 volumes entre livros, teses, relatórios e mapas e 155.674 fascículos de periódicos. Além destes, toda a produção científica impressa e em meio eletrônico gerada por autores do INPE está alocada nesse prédio, bem como, cerca de 600 itens, entre equipamentos e mobiliários. Neste ano, circularam pela biblioteca mais de 33.000 pessoas, entre equipe do SID e usuários.

O SID deve resguardar todo esse patrimônio bibliográfico, preservando a acessibilidade física ao acervo, e, ao mesmo tempo, prestando serviços de informação à comunidade usuária. Para isso, necessita de um ambiente adequado, imprescindível para estimular a leitura, a pesquisa e o aprendizado.

Durante muitos anos, após mudanças de layout e outras solicitações, algumas obras foram realizadas, como troca de forro, iluminação e outras; todas, porém, sem contemplar um projeto de modernização e adequação dos componentes e materiais utilizados. A partir da década de 2000, o SID realizou estudos junto ao SEM e ao grupo Gestão de Engenharia de Segurança e Medicina do Trabalho do INPE (GESMT), buscando corrigir problemas, expandir e modernizar o prédio, sem sucesso.

Em 2010 e 2011, o SEM, juntamente com o SID, submeteram para aprovação da Consultoria Jurídica da União (CJU), um projeto para contratação de uma empresa de engenharia e/ou arquitetura para elaboração de projeto executivo para a reforma da Biblioteca, o que não ocorreu nos dois anos consecutivos.

Em 2012, finalmente, foi aprovada pela Direção do INPE a submissão do projeto para uso de recursos da reserva técnica da FAPESP para contratação de uma empresa de engenharia e/ou arquitetura para elaboração de projeto executivo. O projeto foi submetido à FAPESP em novembro daquele ano, e, finalmente, em 28/08/2013, foi assinado contrato com a empresa Bloch Arquitetos Associados, de São Paulo, no valor total de R$ 293.600,00. O Projeto Executivo deverá ser entregue ao INPE até início de abril de 2014.

O projeto executivo é essencial, pois, reformar ou construir edifícios específicos para bibliotecas modernas não é algo trivial; é necessário realizar um estudo preliminar, um anteprojeto e a elaboração do projeto executivo que norteará a reforma do prédio do SID.

Assim, o projeto executivo deverá nortear a futura obra, permitindo sua correta execução. Quando o projeto executivo estiver pronto, o INPE buscará recursos para execução da obra propriamente dita e será feito um novo processo de contratação. Existem possibilidades para essa contratação com recursos de financiadoras, como a Financiadora de Estudos e Projetos (FINEP), com o Programa CT‐INFRA para implantação, modernização, ampliação e recuperação da infraestrutura física de pesquisa, ou outras.

Esta será a primeira etapa que permitirá ao SID a continuidade da preservação e da acessibilidade física ao patrimônio bibliográfico do INPE, com a prestação de serviços de informação à comunidade usuária de forma eficaz, em um ambiente adequado às novas necessidades de informação tanto em suporte físico quanto digital.

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3. ATIVIDADES

Durante o ano de 2013, o SID deu continuidade aos programas e projetos anteriormente iniciados, com os recursos humanos e financeiros disponíveis. O andamento desses programas e projetos será descrito ao longo deste relatório.

3.1 PRESERVAÇÃO DA PRODUÇÃO INTELECTUAL DO INPE

A equipe técnica hoje encarregada pela Memória Científica é constituída por 4 servidores, 3 estagiários INPE (com muita rotatividade), 1 estagiário SELPER e 2 pesquisadores em tempo parcial. Não há representantes oficiais nos Centros Regionais, e nenhum técnico trabalhando na verificação da completude dos metadados de acordo com padrões internacionais e cada tipologia documental. O servidor que deveria trabalhar nesta verificação e completude foi colocado na atividade de editoração, com a transferência da servidora Yolanda Ribeiro da Silva Souza, em setembro de 2013, para o Setor de Apoio Logístico do INPE, em Brasília.

As principais responsabilidades da equipe da Memória Científica do INPE, relacionadas à preservação da produção intelectual do Instituto, são:

• registrar (coletar metadados de cada trabalho);

• depositar (o texto completo de cada trabalho registrado);

• editar (compilar os componentes de um trabalho e criar o documento em formato PDF);

• publicar (autorizar a publicação de um trabalho);

• buscar (fornecer meio de buscar um ou mais trabalhos);

• disseminar (com ou sem restrições);

• preservar (os originais submetidos para publicação e a navegação);

• verificar (a completude e exatidão dos trabalhos originais);

• mensurar (gerar relatórios, tabelas e indicadores) da Produção Técnico‐Científica do Instituto.

A “Política de Editoração e Preservação da Produção Intelectual do INPE” inclui a obrigatoriedade de depósito de toda a produção científica dos autores INPE em Repositório Institucional, desde o ano de 2007.

A cada ano são recebidas e depositadas na Biblioteca Digital da Memória Científica do INPE (BDMCI) cerca de 1.600 publicações. De acordo com a matéria publicada na revista “Pesquisa FAPESP” nº 213, de novembro de 2013, o INPE continua sendo o Instituto de Pesquisas, no estado de São Paulo, que mais publica artigos em periódicos indexados (segundo dados obtidos da Web of Science). Somente no ano de 2011, foram publicados 364 artigos pelo INPE, enquanto que, no mesmo ano, o IPEN publicou 219 artigos, e o Instituto Butantan publicou 243 artigos, todos em periódicos indexados pela Web of Science. Isso permite dimensionar o tamanho e a importância das atividades desempenhadas pela equipe da Memória Científica do INPE.

Nas seções a seguir são relacionadas as atividades desenvolvidas, ao longo do ano de 2013, pela equipe da Memória Científica do INPE.

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3.1.1 Biblioteca Digital (BD) da Memória Técnico‐Científica

Os serviços oferecidos pela Biblioteca Digital da Memória Científica do INPE (BDMCI), para captura da informação científica produzida nas atividades de pesquisa e desenvolvimento do Instituto, apoiam a missão da instituição em comunicar esse conhecimento, incentivando os pesquisadores e alunos a depositarem seus trabalhos em um Repositório Institucional. O Repositório promove o acesso aberto e a preservação de longo prazo dessa produção científica, em um único ambiente, o que contribui para o aumento de sua visibilidade e impacto, além da difusão da memória científica e tecnológica do Instituto.

A BDMCI está sob a responsabilidade do SID, em consonância com a política que estabelece um conjunto de princípios e normas para orientar os procedimentos do INPE (RE/DIR‐202/2009), e conta com o acompanhamento do Conselho de Editoração e Preservação da Produção Intelectual (DE/DIR‐544), ligado ao Gabinete do Diretor do INPE. Tem como atribuições a coleta, gerenciamento, manutenção, disseminação e preservação da produção intelectual do INPE, desde a criação da então Comissão Nacional de Atividades Espaciais (CNAE), em 1963, até hoje.

Toda a produção técnico‐científica do Instituto pode ser depositada e mantida em um Repositório Institucional, acessível pelo público interno e externo via Web, desde que seja devidamente convertida e organizada no formato digital, trabalho este que vem sendo realizado ao longo dos anos. Atualmente, mais de 70% do trabalho de disponibilização da produção científica no Repositório Institucional é feito pela equipe da Memória Científica, de modo que a comunidade científica não precisa interromper suas atividades de pesquisa por esse motivo.

O primeiro contato da equipe do SID com o conceito e a tecnologia associados a um Repositório Institucional se deu em 2007, em apoio ao Projeto de Lei 1120/2007 (que dispõe sobre o processo de disseminação da produção técnico‐científica do Brasil), ocasião na qual teve a oportunidade de relatar a experiência de mais de onze anos em que o Instituto já vinha trabalhando dentro do contexto desse projeto. Ainda naquela ocasião, o INPE se colocou à disposição do IBICT para orientar tecnicamente e dar assistência às instituições de P&D brasileiras na construção de Repositórios Institucionais, desde que tais instituições adotassem o modelo do INPE.

Ainda em 2007 o SID, a convite do IBICT, participou de um estande na “Exposição Internacional Virtual Educa”, onde demonstrou seus serviços e produtos, bem como divulgou os resultados de sua experiência na implantação de um Arquivo Digital que segue as tendências atuais encontradas na literatura sobre Acesso Aberto.

Em 2008 o SID foi convidado a falar sobre as ações de acesso livre promovidas no INPE, no “I Workshop sobre Acesso Livre”. O evento buscou articular, com todas as unidades de pesquisa, em especial aquelas subordinadas ao MCTI, a adoção de ações em direção à promoção do Acesso Livre à Literatura Científica produzida nessas instituições. O INPE apresentou sua bem sucedida iniciativa de Repositório Institucional, mostrando ser um grande entusiasta do acesso livre, além de mostrar a viabilidade de construção e implantação desse tipo de tecnologia. O Repositório Institucional do INPE foi desenvolvido sob a plataforma URLib, que implementa o conceito de "repositório uniforme" e de "identificador com base na Internet" e permite o acesso persistente a cada documento, independentemente do seu local de armazenamento.

As bases que atualmente compõem o Repositório Institucional do INPE são: produção intelectual ‐ teses e dissertações; artigos de revista e eventos, relatórios técnicos e científicos, capítulos de livros, livros; ePrint; material audiovisual; arquivos abertos de

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pesquisador; manuais e normas técnicas e científicas (MAN/NTC/PUD); bibliotecas de eventos ‐ anais e apresentações de eventos realizados pelo INPE; álbuns fotográficos; hemeroteca; banco de dados bibliográficos; programas de computador e; dados GPS. Essas bases somadas, hoje, fornecem acesso a aproximadamente 43.268 registros de metadados, sendo que 27.624 destes contêm o texto completo em formato digital (em 22/01/2014).

Os usuários finais do Repositório Institucional são, em sua maioria, pesquisadores e alunos de Pós‐Graduação do Instituto, bem como membros da comunidade científica em geral, envolvidos em Ciência Espacial e da Atmosfera, Mecânica Espacial e Controle, Meteorologia e Sensoriamento Remoto, e outras áreas correlatas.

As tarefas de administração e manutenção do Repositório Institucional, desde sua concepção em 1995, estão a cargo do Pesquisador Dr. Gerald Jean Francis Banon (Divisão de Processamento de Imagem ‐ DPI/OBT). Em julho de 2013, um novo servidor, o Analista em C&T Clayton Martins Pereira, iniciou suas atividades no SID (em tempo parcial) passando, a partir de então, por um processo de preparação e capacitação para assumir tais atividades, em decorrência da iminente aposentadoria do Dr. Banon. Alerta‐se que não há uma equipe de apoio formada para auxiliar nessas tarefas, sendo que a administração da BDMCI conta apenas com alguns apoios pontuais por parte do STI (suporte ao ambiente Linux), da Coordenação de Planejamento Estratégico e Avaliação (CPA) (formatação das tabelas para o preenchimento automático dos campos "group", "affiliation" e "secondarymark") e da DPI (manutenção dos backups).

A seguir são apresentadas algumas ações realizadas pela administração da BDMCI, durante o ano de 2013:

a) Estudo de um modelo de gestão para a preservação do acesso aos documentos e serviços digitais disponibilizados por meio do Repositório Institucional

Em outubro deste ano, o Dr. Banon se reuniu com o Dr. Leonel Perondi para apresentar a proposta de criação de uma Fundação com a finalidade de manter o sistema de resolução dos Internet Based Identifiers (IBIs), isto é, o sistema que permite a preservação do acesso aos documentos e serviços digitais disponibilizados por meio do Repositório Institucional. Esta proposta representa uma contribuição significativa na sustentabilidade, em longo prazo, da iniciativa, tomada 18 anos atrás, de criação da BDMCI. Nesse encontro ficou decidida a preparação do Estatuto dessa Fundação. Uma primeira versão do Estatuto foi elaborada pelo Dr. Banon, e está em estudo pelo Dr. Maurício Muniz para avaliação jurídica. A orientação recebida remete para criação de uma Associação.

b) Atualização dos formulários de submissão/atualização

Foram feitas atualizações dos formulários de submissão/atualização da BDMCI, a fim de melhor atender às necessidades dos usuários finais. Foram criados formulários simplificados para facilitar o processo de depósito do texto completo de uma produção a partir de planilhas MS‐Excel.

c) Revisão e manutenção da tabela ISSN/Título do periódico

Por meio das ferramentas administrativas da plataforma URLib, foi realizado um trabalho de revisão, correção e unificação dos títulos dos periódicos cadastrados na BDMCI, e seus respectivos códigos International Standard Serial Number (ISSN), de acordo com as informações obtidas dos editores e da base de dados Sherpa/Romeo (http://www.sherpa.ac.uk/romeo). Com isso, foram removidas duplicidades e inconsistências, bem como foram completados os dados faltantes, o que resulta em maior precisão às buscas e consolidação de informações.

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d) Atualização da tabela de políticas de autoarquivamento dos periódicos

Este trabalho, realizado pelo servidor Clayton, teve como objetivo obter a política de autoarquivamento para cada um dos 1.133 títulos de periódicos cadastrados na BDMCI. As políticas foram pesquisadas na base de dados Sherpa/Romeo e, quando não encontradas, obtidas diretamente dos sítios dos respectivos editores (quando disponíveis de forma clara), sendo que apenas para 103 títulos, a maior parte de editores nacionais, não foi possível obter essa política. A partir das informações obtidas foi atualizada a tabela da plataforma URLib que contém a relação ISSN / política de autoarquivamento.

Como resultado deste trabalho, a Biblioteca Digital do INPE está, desde o dia 13 de setembro, fazendo automaticamente o ajuste das permissões de acesso de todos os textos completos dos artigos publicados pelos autores INPE, bem como disponibilizando um link para acesso aos respectivos termos de uso. Em consequência disto, foi possível obter o valor máximo atual do Indicador de Acesso Livre (IAL), o que possibilita planejar ações para se atingir este valor, além de identificar melhor o impacto das políticas de autoarquivamento das maiores editoras de revistas científicas, e assim propor recomendações objetivas para tentar melhorar o valor máximo do IAL nos próximos anos. O valor do IAL para o ano de 2013 pode ser acessado por meio do link: http://urlib.net/8JMKD3MGPCW/3EEJQ92.

Em 2014, deverá ter início a atualização da tabela de política de autoarquivamento dos artigos publicados em eventos/proceedings. Entretanto, trata‐se de uma quantidade de registros muito superior à de artigos em periódicos, necessitando de um trabalho mais intenso de correção e unificação dos títulos dos eventos em questão, aliada à dificuldade de se obter informações dos respectivos organizadores a respeito das políticas de autoarquivamento dos trabalhos apresentados nestes eventos.

e) Participação ao CONFOA 2013

Foi apresentado no CONFOA 2013 (4ª Conferência Luso‐Brasileira sobre Acesso Aberto, realizado de 06 a 09 de outubro na USP/SP) um pôster intitulado: "Indicador de presença na web do acervo de um repositório institucional", elaborado pelos servidores Dr. Banon, Marciana e Clayton, o qual introduz três indicadores, chamados de Indicadores de Armazenamento Digital (IAD), de Acesso Livre (IAL) e de Presença na Web (IPW), mostra seus valores, no caso da BDMCI, referentes ao período de 2010 a 2013. O pôster é derivado do trabalho de atualização da tabela de políticas de autoarquivamento, pode ser acessado por meio do link: http://urlib.net/J8LNKB5R7W/3E4DD9S.

f) Definição do cronograma e revisão da metodologia de coleta de dados relativa ao segundo semestre de 2013

Tendo como base o cronograma e os resultados obtidos referentes ao primeiro semestre de 2013, foi efetuada uma revisão na metodologia do processo de coleta de dados da produção técnico‐científica do INPE e a partir de algumas reuniões internas da equipe da Memória Científica/SID, e com o Serviço de Planejamento e Acompanhamento de Resultados (SPR/CPA), foi definido um cronograma para o procedimento de coleta relativo ao segundo semestre de 2013. Os trabalhos foram iniciados em 11/11/2013 e serão concluídos em meados de janeiro/2014.

Como parte dos trabalhos definidos no referido cronograma, foram realizadas duas reuniões nos meses de setembro e outubro, sendo a primeira direcionada aos coordenadores de área e a segunda direcionada aos chefes dos Centros Regionais, com a finalidade de apresentar a metodologia e o cronograma, bem como fornecer orientações e solucionar dúvidas do processo de coleta de dados relativo ao segundo semestre de

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2013. Nessas reuniões, também, foi apresentado o estudo das políticas de autoarquivamento dos artigos em periódicos mencionado anteriormente, bem como debatida a questão do incentivo à publicação, pelos pesquisadores, de seus artigos preferencialmente em periódicos de acesso aberto.

g) Contatos com o serviço de suporte da plataforma Lattes

Em meados do mês de agosto, foram feitos diversos contatos com o serviço de suporte da Plataforma Lattes a fim de cobrar uma solução para as demandas abertas referentes à atualização do endereço IP do INPE cadastrado no Conselho Nacional de Desenvolvimento Científico e Tecnológico (CNPq) para importação de dados da Plataforma e a correção de uma falha no módulo de importação de referências bibliográficas do Currículo Lattes. Infelizmente, apesar de várias cobranças, o INPE não teve um retorno a respeito dessas duas solicitações.

h) Treinamento de Administração da Biblioteca Digital do INPE

O Dr. Banon ministrou um treinamento aos analistas Aldo/CPA e Clayton/SID nas questões relacionadas à administração da BDMCI. Foram repassadas as informações e os programas para a geração das tabelas de 2013, as quais permitem o preenchimento automático de alguns dos campos de metadados. As tabelas de 2013 podem ser acessadas por meio do link: http://urlib.net/J8LNKAN8PW/3DMPBH8.

Além disso, o Dr. Banon apresentou, para alguns funcionários do SID e da CPA, dois seminários sobre as funcionalidades da plataforma URLib, que suporta a Biblioteca Digital do INPE.

i) Instalação de ferramentas de administração e atualização de equipamentos da Biblioteca Digital do INPE.

Foram instaladas no computador de uso do servidor Clayton/SID as ferramentas de acesso e controle à plataforma URLib: URlibService, VNCserver, Crimson Editor e SSH Secure Shell Client. Com estes recursos, Clayton pode atuar como administrador da BDMCI.

Foram ainda substituídas as máquinas md‐m09.sid.inpe.br e mtc‐m05.sid.inpe.br por modelos mais velozes e com maior capacidade de armazenamento, contribuindo assim na melhoria do desempenho do sistema. Já os servidores plutao.dpi.inpe.br e marte.dpi.inpe.br foram transferidos da DPI para o SID (tornando‐se plutao.sid.inpe.br e marte.sid.inpe.br), transferindo a responsabilidade do servidor João Diehl/DPI para o Clayton/SID.

Também, foram criadas mais duas máquinas virtuais: marte2.sid.inpe.br e mtc‐m21b.sid.inpe.br, de forma a aproveitar os recursos ociosos dos servidores marte.sid.inpe.br e mtc‐m21.sid.inpe.br.

j) Melhoria do processo de coleta da produção intelectual do INPE.

O processo de coleta da produção intelectual do INPE foi aperfeiçoado com o uso do serviço de importação de dados bibliográficos no formato BibTeX, ou a partir de planilhas MS‐Excel. Assim, foi possível importar os Anais do XVI Simpósio Brasileiro de Sensoriamento Remoto (SBSR) e as referências bibliográficas de trabalhos em revistas, de autores INPE, a partir das plataformas ISI Web of knowledge e Scopus. Os Anais do XVI SBSR podem ser acessados por meio do link: http://urlib.net/3ERPFQRTRW34M/3E7G88S.

Também, foi atualizado o código da ferramenta de geração automática da tabela que mostra, por coordenação, a origem das referências coletadas para o ano de 2013. A tabela

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gerada para o ano de 2013 pode ser acessada por meio do link: http://urlib.net/8JMKD3MGPCW/3E82MTH.

k) Galerias de fotos do INPE.

A meta de dar continuidade à implementação das Galerias de Fotos do INPE, atividade iniciada em 2012 e que depende de recursos humanos capacitados, teve um avanço em 2013, com a criação dos álbuns fotográficos das comemorações dos aniversários do INPE e o Álbum de visitas ao INPE. Foram criadas 180 galerias, somando 9.403 fotos, conforme destacado no item 3.1.1.1 ‐ Plataforma da Biblioteca Digital do INPE, alínea a ‐ Criação do fundo INPE (fonds INPE).

3.1.1.1 Plataforma da Biblioteca Digital do INPE

A plataforma URLib, utilizada pelo INPE para abrigar sua Biblioteca Digital (repositório Institucional), foi idealizada em 1995, quando o “Arquivo do INPE” se tornou a “Biblioteca Digital da Memória Científica do INPE”. Isso representa o resultado de um longo caminho, que se iniciou em 1990, quando o INPE implementou uma primeira base de dados referencial sobre a produção científica do Instituto. A partir de 1995, o acervo entrou na fase digital. A partir de 2001, as submissões tornaram‐se remotas, facilitando as admissões de novas contribuições na forma digital. Na mesma época, iniciou‐se o trabalho de digitalização do acervo que ainda se encontrava exclusivamente na forma impressa.

A Biblioteca Digital do INPE, por meio da plataforma URLib, pode aceitar quaisquer itens em formato digital, incluindo texto, imagens, áudio e vídeo. Oferece ainda controle de restrições de acesso por documento, inserção gradual remota dos documentos, edição remota dos documentos PDF via LaTeX, além de um serviço de resolução de identificadores globais IBI (Identificador com Base na Internet). O parque computacional da plataforma URLib está hospedado na sala de informática do SID, onde o acervo e o banco de metadados são mantidos em uma arquitetura distribuída.

As principais características técnico‐operacionais da Plataforma URLib são: multissistema operacional (Windows, Linux, SunOS); arquitetura distribuída na Web; código enxuto (URLibService ‐ registro INPI: 00072253), com tamanho de apenas 2 MB (zipado), escrito em linguagem de programação Tcl/Tk; pacotes auxiliares necessários: Zip, Unzip e Apache HTTP; instalação de um acervo a partir de um processo de download‐>unzip‐>start; seu funcionamento depende somente do sistema de arquivo e pode ser instalado num pendrive. A plataforma URLib está preparada para hospedar uma ou mais federações de arquivos distribuídos na Internet, todos utilizando o mesmo sistema de identificação dos documentos.

A Plataforma URLib oferece atualmente os seguintes serviços e recursos informatizados, abrangendo as fases on‐line de indexação, edição/publicação, recuperação e acesso, além de oferecer filtros para evitar a ocorrência de réplicas:

• Identificação: todo artefato depositado no Repositório Institucional recebe dois identificadores persistentes (tal como um DOI), denominados IBI (Identificador com Base na Internet);

• Resolução: todo artefato depositado no Repositório Institucional pode ser acessado por meio de uma URL persistente, definida em termos de um IBI;

• Admissão/Depósito: o depósito de produções é efetuado via formulários on‐line, personalizados por autor, seguindo um fluxo de admissão;

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• Exportação/Importação: permite a visualização e exportação de metadados nos formatos BibTeX, xrefer, oai_dc e mtd2‐br. A exportação de metadados pode, também, ser feita via protocolo OAI‐PMH, permitindo a interoperabilidade da BDMCI com outros Repositórios Institucionais (nacionais e internacionais). Permite ainda: a exportação de dados para o software SophiA (gerenciamento do acervo físico); a exportação de arquivos em formato compactado (zip); a importação de arquivos via unzip; a importação de metadados da plataforma Lattes; a importação de metadados no formato BibTeX e; a importação de registros do Micro ISIS;

• Editoração: possibilita a edição de documentos no formato PDF com o apoio do aplicativo LaTeX. Tabelas e gráficos podem ser gerados automaticamente por meio de um serviço da plataforma URLib, o qual permite que um gráfico seja redesenhado, na geração de um documento PDF, com base nos dados mais atuais disponíveis no repositório. Oferece ainda, ferramentas para a edição semiautomática de anais de eventos, com base nos artigos e materiais audiovisuais depositados no Repositório Institucional;

• ePrints: geração de ePrints a partir de versões preliminares, submetidas, ou de rascunho final, de artigos científicos depositados;

• Recomendação: consultas prontas, busca por produção científica de autores cadastrados, busca por similares no mesmo idioma;

• Busca: ferramentas de busca simples e avançada;

• Apoio aos direitos autorais: uma obra num arquivo digital seria original se fosse inédita no momento da sua submissão/edição no Repositório Institucional, caso contrário não é original (pode ser uma cópia do original).

O backup da Biblioteca Digital vem sendo feito de duas maneiras: por meio de um anel de sincronização para backup (utilizando os aplicativos rsync e ssh), onde cada servidor da plataforma abriga uma partição extra que hospeda o backup de outro servidor; e por meio da utilização de 33 fitas DLT de 160 GBytes de capacidade, de forma circular, ou seja, na trigésima quarta ocorrência de backup, a primeira fita é reutilizada, sendo este sistema gerenciado por um software livre (AMANDA), que é programado para ser executado automaticamente todas as segundas, quartas e sextas‐feiras.

Novas funcionalidades técnicas também foram incorporadas à Biblioteca Digital ao longo de 2013, dentre as quais se destacam:

a) Criação do fundo INPE (fonds INPE)

Com base em recomendações contidas na Norma Brasileira de Descrição Arquivística (NOBRADE), foi iniciado um trabalho de montagem de um sistema de arranjo (uma árvore organizada por níveis de descrição), ainda experimental, que deve oferecer mais uma alternativa de pesquisa do fundo INPE. Para isso, foram criados repositórios para receber as chamadas Unidades Arquivísticas. Atualmente 20.421 documentos foram incluídos na árvore do fundo INPE em 80 nós (Unidades Arquivísticas). O fundo INPE pode ser acessado por meio do link: http://urlib.net/8JMKD3MGPCW/3DT298S.

No arranjo foram criados três subfundos de "Arquivos abertos de pesquisador", sendo os produtores: Miranda, L. C. M.; Novo, E. M. L. M.; e Rios Neto, A. O subfundo do autor Atair Rios Neto contém, em particular, obras do autor já aposentado, como acordado com o CEPPII em 2012. Foram criados ainda dois subfundos de "álbuns fotográficos": os “álbuns fotográficos das comemorações dos aniversários do INPE” e o “álbum de visitas ao INPE”. Com o trabalho da estagiaria, que encerrou seu contrato em outubro deste ano, foram criadas nestes fundos 180 galerias, somando 9.403 fotos.

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b) Criação do Formulário INPE‐565

A partir de 18 de fevereiro de 2013 foi colocado em uso o Formulário INPE‐565 (Termo para o Depósito Legal e Autorização para a Publicação de Obra Literária), no lugar do Formulário INPE‐553 (Autorização para publicação pelo INPE de teses e dissertações). O Formulário INPE‐565 pode ser acessado por meio do link: http://urlib.net/8JMKD3MGP7W/3DJBUHE.

Com a finalidade de refletir as mudanças decorrentes da adoção do novo Formulário INPE‐565, foram realizados ajustes no conteúdo do arquivo tdiinpe.cls (id J8LNKAN8PW/32Q543H), de forma a exibir, abaixo da ficha catalográfica, a opção de licença escolhida pelo autor dentre das seguintes opções: INPECopyright, CCBYNCSA e CCBYNC. O arquivo tdiinpe.cls pode ser acessado por meio do link: http://urlib.net/J8LNKAN8PW/32Q543H.

c) Adoção do protocolo http para a resolução de IBI.

Foi adotado o protocolo http para a resolução de IBIs, em substituição ao protocolo via socket, de forma a atender um novo padrão de comunicação entre o “resolvedor urlib.net” e os servidores de dados que compõe a BDMCI do INPE.

d) Projeto de instalação de um canal de comunicação entre a Plataforma URLib e o Serviço Web de dados corporativos do INPE.

Os servidores Aldo (CPA) e Clayton (SID), juntamente com o Dr. Banon, se familiarizaram com os recursos do “Serviço Web de dados corporativos do INPE”. O estabelecimento de um canal de comunicação, entre a plataforma URLib e o Serviço Web do INPE, será de grande importância para a automatização do processo de atualização das tabelas que permitem o preenchimento automático de campos na inserção de novos registros no Repositório Institucional. O serviço experimental de consulta à lista das pessoas cadastradas no Serviço Web do INPE pode ser acessado, a partir da plataforma URLib, por meio do link: http://urlib.net/J8LNKAN8QWU5H/3F6KK2E.

e) Início do desenvolvimento de ferramenta para exportação de dados para a plataforma Lattes

No segundo semestre de 2013 foi iniciado o desenvolvimento de uma ferramenta para a plataforma URLib que possibilitará, a partir das áreas de usuário da BDMCI (que estão em fase de testes e implantação), a geração de um arquivo no formato XML (eXtended Markup Language) que pode ser exportado para o Currículo Lattes do usuário, de forma a atualizá‐lo automaticamente com as informações referentes à produção técnico‐científica depositada no Repositório Institucional.

Entretanto, esta ferramenta encontra‐se com seu desenvolvimento suspenso, devido a problemas ocorridos no módulo de importação de dados da Plataforma Lattes, os quais ainda não foram solucionados pela equipe de suporte do CNPq.

3.1.2 Coleta de Dados da Produção Científica do INPE

O INPE, por meio do Termo Compromisso de Gestão (TCG) e do Plano Diretor da Unidade (PDU) e seus indicadores, válidos pelo período de cinco anos, elabora seu quadro anual de metas e objetivos específicos. A coleta da produção científica institucional, além de impactar diretamente na difusão do conhecimento, é fundamental para a montagem dinâmica de relatórios e indicadores da Produção Científica do INPE, que consiste em instrumentos essenciais para a definição de ações e obtenção de recursos institucionais/

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governamentais, bem como para compor o Relatório de Gestão Anual do TCG, que tem por finalidade atender ao processo anual de prestação de contas e divulgar à sociedade os principais resultados atingidos pelo Instituto nas áreas espacial e do ambiente terrestre, desde 2003.

A tarefa de coleta foi financiada pelo INPE e pela FAPESP, de forma intermitente ao longo de 18 anos, com o objetivo de povoamento do repositório. A equipe da Memória Científica do INPE se familiarizou com as práticas de coleta de dados da produção, os padrões de metadados, e as tendências em tecnologia que definem amplamente formatos de arquivo usados. A equipe garante que o material armazenado no repositório é tecnicamente relevante e que seja preservado para atuais e futuros programas do INPE.

A prioridade de coleta de dados, hoje, consiste em: contabilizar a produção técnico‐científica do INPE no semestre; obter, com completude, os metadados que permitam referenciar cada produção, bem como disponibilizar o respectivo texto completo no Repositório Institucional; obter os indicadores de publicação (IPUB, IGPUB, ITESE, IPV, FQ e IAL) para composição do Relatório de Gestão Institucional, encaminhado semestralmente ao MCTI, o que permite que seja dada visibilidade à produção intelectual e o retorno à sociedade das atividades de pesquisa e desenvolvimento tecnológico realizadas, impactando na avaliação institucional e, consequentemente, na avaliação da comunidade científica; possibilitar o planejamento de ações para a manutenção e elevação da produção técnico‐científica do Instituto.

3.1.2.1 Metodologia da Coleta de Dados da Produção Científica do INPE

No primeiro semestre de 2013, foi implementado um novo procedimento de coleta da produção técnico‐científica do INPE, por meio da importação automática de metadados das referências presentes nas bases de dados na Web. Além disso, foi desenvolvida uma planilha para os autores realizarem o autoarquivamento de trabalhos completos e os seus metadados.

Inicialmente, foi realizada a importação das referências do Currículo Lattes dos autores INPE nas seguintes categorias de documentos: artigos publicados em periódicos, trabalhos em eventos, capítulos de livros e livros. Posteriormente foi realizada a importação a partir das bases de dados ISI e Scopus. Em seguida foram enviadas às coordenadorias do INPE as planilhas de autoarquivamento para a inserção dos metadados das referências e inserção dos textos completos. No final de cada etapa, foi realizada a validação dos registros e posteriormente a inserção dos textos completos faltantes.

No segundo semestre, houve uma pequena modificação neste novo procedimento, com a importação feita a partir das bases de dados anterior à importação a partir do Currículo Lattes. A nova metodologia da coleta de dados é demonstrada na Figura 1 a seguir.

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Figura 1 ‐ Nova metodologia de coleta de dados da produção cientifica do INPE

É importante ressaltar que 70% do trabalho de coleta de dados vêm sendo realizado pelo SID por meio da importação das bases de dados internacionais e dos dados da Plataforma Lattes, ou seja, somente 30% do trabalho são realizados pelo processo de autoarquivamento (Coordenações e Centros Regionais).

O trabalho de Coleta de Dados, para o segundo semestre de 2013, constituiu‐se da sequência de atividades relacionada a seguir, as quais foram definidas dentro do cronograma estabelecido entre o SID e a CPA:

• reunião com as Coordenações e Centros Regionais;

• atualização da lista de CPF e das tabelas autor/grupo e autor/afiliação (servidores, alunos, bolsistas, estagiários);

• importação dos bancos de dados internacionais;

• divulgação da data limite para o preenchimento dos Currículos Lattes pelos autores INPE;

• validação da importação dos Bancos de Dados;

• finalização das exportações/atualizações dos Currículos Lattes pelos autores INPE;

• importação e validação da importação dos Currículos Lattes;

• geração e envio às coordenações das planilhas de autoarquivamento;

• preenchimento das planilhas e upload dos textos completos pelas Coordenações;

• envio das planilhas de autoarquivamento ao SID (Coordenações);

• validação do autoarquivamento;

• segunda importação dos Bancos de Dados;

• validação da segunda importação dos Bancos de Dados;

• geração da tabela fornecendo os dados para o cálculo dos indicadores Físicos e Operacionais IPUB e IGPUB;

• obtenção e envio dos indicadores à CPA;

• verificação da completude dos metadados de acordo com padrões internacionais e cada tipologia documental;

• geração e envio às coordenações das planilhas de auto arquivamento (CPA), preenchimento das planilhas e upload dos textos completos (Coordenações), e busca dos textos completos faltantes (SID).

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A seguir é apresentada a Tabela 5, mostrando a percentagem de registros oriundos dos bancos de dados internacionais, da plataforma Lattes, de artigos em revista, artigos em evento e capítulos de livro, eventos realizados pelo INPE, e daqueles publicados pela Editoração, distribuído por coordenadorias, no ano de 2013. Última atualização em 20/01/2014.

Tabela 5 ‐ Percentagem de registros oriundos da Plataforma Lattes em 2013 por coordenação.

Coord. Bases de

Dados Internac.

Autoarquivamento

Eventos INPE

Publicações INPE

Lattes SID % Bases de

Dados Internac.

% Autoarquivamento

% Eventos

INPE

% Publicações

INPE

% Lattes

% SID

CBE 0 0 0 0 0 0 ‐ ‐ ‐ ‐ ‐ ‐

CCR 5 35 20 2 18 11 5% 38% 21% 2% 19% 15%

CEA 57 21 0 0 40 20 41% 15% 0% 0% 28% 16%

CGI 0 0 0 0 1 0 0% 0% 0% 0% 100% 0%

COF 0 0 0 0 0 0 ‐ ‐ ‐ ‐ ‐ ‐

CPA 0 0 0 0 0 1 0% 0% 0% 0% 0% 100%

CPT 31 34 3 3 28 64 19% 20% 1% 1% 17% 42%

CRC 0 0 1 0 3 2 0% 0% 16% 0% 50% 34%

CST 16 12 5 10 16 18 20% 15% 6% 12% 20% 27%

CTE 39 38 1 8 61 41 20% 20% 0% 4% 32% 24%

CTO 0 0 0 0 1 0 0% 0% 0% 0% 100% 0%

DIR 0 0 2 0 1 0 0% 0% 66% 0% 33% 1%

ETE 13 3 5 5 36 24 15% 3% 5% 5% 41% 31%

GB 0 0 0 0 2 0 0% 0% 0% 0% 100% 0%

LIT 0 1 0 0 4 3 0% 12% 0% 0% 50% 38%

OBT 26 6 73 3 45 10 15% 3% 44% 1% 27% 10%

SPG 28 60 117 122 171 14 5% 11% 22% 23% 33% 6%

TEC 0 0 0 0 2 1 0% 0% 0% 0% 66% 34%

Subtotais 215 210 227 153 429 209 14% 14% 15% 10% 29% 18%

Total 1443 100%

Fonte: Inpe (2014).

Como pode ser percebido na Tabela 5, há várias formas para a coleta de dados da produção científica, assim o esforço da equipe SID na coleta da produção foi bastante eficiente. A nova metodologia do processo de coleta de dados contribui significativamente para garantir a consistência da base de dados da Biblioteca Digital e a precisão dos indicadores da produção técnico‐científica do INPE.

Todas as ocorrências relativas à coleta de dados devem ser documentadas para estudo de quais são as diretivas para aprimoramentos do programa de importação de dados, assim como o processo de normalização conduzido pelo SID. Apesar de a migração do Currículo Lattes ter crescido em relação aos últimos anos (apenas 50% da produção inserida no Repositório), o esforço do SID ainda continua na busca de soluções para coleta da produção científica. Esses fatores reforçam a necessidade de aumento da equipe especializada para a atividade de atualização da produção científica no Repositório Institucional.

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3.1.3 Apuração dos Indicadores da Produção Técnico‐Científica do INPE

A apuração dos indicadores referentes à produção científica pactuados no TCG é de responsabilidade da equipe da Memória Científica do INPE. Eles refletem a contribuição do Instituto para o avanço da CT&I por meio do número de trabalhos científicos publicados em revistas indexadas, e em outras publicações. São elaborados e mantidos pela BDMCI (plataforma URLib). O resultado associado a cada indicador é avaliado por uma nota, que depende do percentual relativo do resultado observado em relação à meta, previamente negociada com o MCTI. A seleção, construção e disseminação de indicadores da produção científica no INPE é uma tarefa em constante aperfeiçoamento na BDMCI.

O SID recebe anualmente o template para o preenchimento de informações referentes aos indicadores da Produção Técnico‐Científica, que são necessárias para a consolidação dos Indicadores de Gestão do INPE. As informações são referentes aos meses de janeiro a dezembro 2013. Estes indicadores comporão o Relatório Anual do TCG.

Os indicadores da produção técnico‐científica do INPE referentes ao ano de 2013 são apresentados a seguir:

a) IPUB ‐ Índice de Publicações (Número de publicações indexadas / Técnicos de Nível Superior, Especialistas ‐ NPSCI/TNSE), onde:

NPSCI = Nº de publicações em periódicos, com ISSN, indexados no SCI, no ano.

IPUB = NPSCI/TNSE = 0,58

b) IGPUB ‐ Índice Geral de Publicações (Número geral de publicações / Técnico de Nível Superior Especialistas ‐ NGPB/TNSE), onde:

NGPB = (Nº de artigos publicados em periódico com ISSN indexado no SCI ou em outro banco de dados) + (Nº de artigos publicados em revista de divulgação científica nacional ou internacional) + (Nº de artigos completos publicados em congresso nacional ou internacional) + (Nº de capítulo de livros), no ano.

IGPUB = NGPB/TNSE = 2,13

c) FQ ‐ Fator de Qualidade

O Fator de qualidade (FQ) pode assumir valores de 0 a 10, independentemente da quantidade produzida. Assim, quanto maior é o FQ maior é a qualidade da produção. A Tabela 6 a seguir fornece, para o ano de 2013, o FQ por coordenação e para o INPE.

Tabela 6 – Fator de qualidade por coordenação e para o INPE..

CEA CPT CST CTE OBT INPE

FQ 8.1±0.6 9.2±0.4 9.0±0.9 8.5±0.6 8.9±0.8 8.3±0.2

artigos avaliados 78% 87% 66% 84% 64% 73%

Fonte: Inpe (2014)

A Tabela 7 fornece os indicadores IAD, IAL e IPW, por coordenadorias e para o INPE, para o ano de 2013.

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Tabela 7 – IAD, IAL e IPW por coordenadorias e para o INPE – 2013.

CEA CPT CST CTE OBT INPE IAD 71% 90% 69% 79% 84% 100 * 1042 / 1410 = 73% IAL 51% 69% 69% 74% 84% 100 * 793 / 1042 = 76% IPW 36% 62% 48% 59% 71% 100 * 793 / 1410 = 56%

Fonte: Inpe (2014)

A Tabela 8 fornece os indicadores de: Armazenamento Digital (IAD), Acesso Livre (IAL) e Presença na Web (IPW), por tipo de referência, para o ano de 2013.

Tabela 8 – IAD, IAL e IPW por tipos de referência – 2013.

Artigos em periódico Artigos em evento IAD 73% 74% IAL 34% 98% IPW 25% 73%

Fonte: Inpe (2014)

d) ITESE ‐ Índice de Teses e Dissertações (Nº total de teses e dissertações finalizadas no ano), onde:

ITESE = NTD

Unidade: Número

NTD = Número total de teses e dissertações finalizadas no ano, com orientador pertencente ao quadro funcional do INPE.

ITESE = NTD = 126

A Tabela 9 apresenta um resumo dos indicadores apurados acima, referentes a 2013, em comparação aos valores pactuados com o MCTI (por meio do TCG) para o mesmo ano.

Tabela 9 – Indicadores da produção técnico‐científica do INPE apurados para 2013.

INDICADORES 2013

Físicos e Operacionais (cumulativo) Unidade PesoPactuado

MCTI Total realizado

IPUB ‐ Índice de Publicação Pub/Tec 3 0,5 0,58 IGPUB ‐ Índice Geral de Publicação Pub/Tec 3 2,3 2,13 FQ ‐ Fator de Qualidade 8.3±0.2 ITESE – Índice de Teses Dissertações Nº. 2 100 126 IAL – Índice de Acesso Livre às Publicações % 2 70 76

Com relação à meta estabelecida no relatório de atividades do ano de 2012 de fazer cumprir o indicador de acesso livre da produção científica do INPE, o levantamento das políticas de autoarquivamento das revistas científicas foi concluído e levado ao conhecimento das áreas. Além disso, o cronograma da coleta de dados referente ao segundo semestre de 2013 foi discutido com a comunidade, seguido de algumas orientações a respeito de algumas etapas do processo, em especial a questão do depósito dos textos completos na versão rascunho final, em substituição à versão final do editor, a fim de atender às políticas de autoarquivamento estabelecidas pelas editoras. Esse fator impacta diretamente na disponibilização destes textos completos aos usuários externos do Instituto, bem como na obtenção do IAL.

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3.1.4 Atualização da Biblioteca Digital (BD)

Os gráficos apresentados a seguir ilustram vários aspectos da produção científica do INPE, no período de 2005 até 2013, em particular a distribuição das publicações por tipo de documentos, disponíveis ao público a partir do Repositório Institucional. Esses dados são gerados automaticamente pela plataforma URLib.

No Gráfico 1, é ilustrada a distribuição dos registros de metadados e dos respectivos textos completos, por ano em que foram inseridos no Repositório Institucional. O pico registrado no ano 2005 corresponde à migração dos registros oriundos do sistema Micro ISIS, anteriormente utilizado, referente às décadas de 1960‐1990. Já o pico registrado no ano de 2008 corresponde às submissões feitas para o XIV SBSR.

Gráfico 1 ‐ Distribuição dos registros e textos completos por ano de inserção.

O Gráfico 2 mostra como estão distribuídos os registros de metadados e textos completos inseridos no ano de 2013 no Repositório Institucional, por ano de publicação.

Gráfico 2 ‐ Distribuição dos registros e textos inseridos em 2013 no RI, por ano de publicação.

No Gráfico 3, é apresentada a distribuição, no Repositório Institucional, dos registros e textos completos de Teses e Dissertações (TDIs), por ano de publicação.

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Gráfico 3 ‐ Distribuição dos registros e textos completos de TDIs, por ano de publicação.

A seguir, no Gráfico 4, é possível visualizar a distribuição das TDIs depositadas no Repositório Institucional, por ano de defesa. Ressalta‐se que, a partir do ano de 2007, a publicação das teses e dissertações defendidas no INPE passou a ser obrigatória.

Gráfico 4 ‐ Distribuição das TDIs por ano de defesa.

Já no Gráfico 5, é apresentada a distribuição de todos os registros e textos completos depositados no Repositório Institucional, referentes à produção técnico‐científica, por tipo de referência.

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Gráfico 5 ‐ Distribuição dos registros e textos completos depositados no RI, referentes à produção

técnico‐científica, por tipo.

A seguir, o Gráfico 6 ilustra como estão distribuídos no Repositório Institucional os registros e textos completos de artigos em evento, por ano de publicação.

Gráfico 6 ‐ Distribuição de artigos em evento depositados no RI, por ano de publicação.

No Gráfico 7, é possível visualizar como estão distribuídos no Repositório Institucional os registros e textos completos de artigos em revista, por ano de publicação.

Gráfico 7 ‐ Registros e textos completos de artigos em revista depositados no RI, por ano de

publicação.

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Já no Gráfico 8, é apresentada a distribuição dos registros e textos completos de Publicações Didáticas (PUDs), Notas Técnicas (NTCs), Manuais (MAN) e Relatórios de pesquisas (RPQs), por ano de publicação.

Gráfico 8 ‐ Distribuição de PUD, NTC, MAN e RPQ depositados no RI, por ano de publicação.

No Gráfico 9, é apresentada a distribuição dos registros e textos completos de e‐prints depositados no Repositório Institucional, por ano de inserção.

Gráfico 9 ‐ Distribuição de ePrints depositados no RI, por ano de inserção.

No Gráfico 10 é possível visualizar como estão distribuídos no Repositório Institucional os registros e textos completos de capítulos de livros, por ano de publicação.

Gráfico 10 ‐ Distribuição de capítulos de livro depositados no RI, por ano de publicação.

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A distribuição por ano da quantidade de acessos ao Repositório Institucional do INPE pode ser vista no Gráfico 11 a seguir. O acesso à BDMCI pode, atualmente, ser feito por dois caminhos: via Página da Memória ou via Página Biblioteca On‐line. A queda observada de 2005 para 2006 corresponde ao lançamento da Página Biblioteca On‐line, em novembro de 2005. Na ocasião, o vínculo de acesso à Página da Memória foi retirado da página principal do INPE. Então, alguns serviços deixaram de ser oferecidos, como por exemplo, o acesso aos registros sem texto completo. Mesmo com o restabelecimento deste serviço e de alguns outros, o número de acessos somente voltou a ultrapassar o valor registrado no ano de 2005 a partir do ano de 2009.

Gráfico 11 ‐ Distribuição dos números de acessos à Memória Científica no período 2005‐2013.

Algumas outras atividades foram desenvolvidas, no decorrer do ano de 2013, quanto à atualização do Repositório Institucional do INPE. Destacam‐se: implementação de um sistema para automatizar a abertura ou o fechamento do acesso aos artigos em revistas científicas. Essa automação tem como base: de um lado, para cada registro, a informação sobre a natureza da versão arquivada no Repositório ‐ opções publisherversion e final draft; de outro lado, uma tabela indicando, para cada ISSN, qual é a política de arquivamento de cada periódico/editor.

Uma das metas estabelecidas para 2013 consistia na sensibilização dos coordenadores e autores INPE para a atualização constante de seus Currículos Lattes, o que vem sendo realizada continuamente. A equipe da Coleta da Produção Científica do INPE, com o apoio do Gabinete e CPA, realizou reuniões sobre o processo de coleta de dados da produção técnico‐científica, que contaram com a presença da maioria dos coordenadores, representantes dos coordenadores e dos Centros Regionais, nas quais foram recebidas importantes contribuições e sensibilização. As interações com a comunidade do Instituto têm trazido melhorias e o comprometimento dos coordenadores com a conscientização de atualização dos Currículos Lattes pelos autores INPE.

Pode‐se concluir que a BDMCI é hoje um serviço de grande sucesso e valor para a Instituição. Essa opinião é partilhada não apenas pela equipe do SID, mas também por parte da comunidade inpeana, o que é muito relevante para Direção do INPE. Para aumentar ainda mais a presença do Repositório Institucional do INPE, toda sua

34

comunidade deve ser sensibilizada e convencida das facilidades do Repositório e a importância do depósito de sua produção.

Em 2014, o SID deverá continuar realizando ações (apresentações, reuniões, artigos, etc.), junto à comunidade inpeana, para promoção do Repositório Institucional do INPE e sobre o processo de autoarquivamento das publicações. Por outro lado, torna‐se essencial o acolhimento das necessidades dos autores, desenvolvendo serviços que facilitem o depósito dos seus trabalhos, e que recompensem os minutos adicionais que despendem nesse procedimento.

A participação do SID em eventos tem demonstrado a importância e a visibilidade de seu Repositório Institucional, o que tem sido fundamental para que tudo isso possa funcionar, porém, ainda é indispensável a colaboração dos pesquisadores, e há resistência quanto a isto. Mas, as dificuldades dos pesquisadores podem ser vencidas para que dediquem um tempo de seu trabalho, sem sobrecarga, para depositar uma cópia de todos os seus trabalhos publicados num repositório institucional. A comunidade deve ser motivada através da disponibilidade de mecanismos informatizados para facilitar esse trabalho.

Com o passar do tempo, torna‐se cada vez mais difícil a localização e recuperação dos documentos relativos à instituição, por isso, a equipe concluiu que a melhor maneira de se obter a atenção do autor é abordá‐lo na sua sala de trabalho para que toda a sua produção seja depositada no repositório institucional.

Espera‐se que o INPE no seu processo de construção do conhecimento auxilie nos processos de aquisição, busca e armazenamento de informações associadas a cada item construído em função de necessidades e peculiaridades próprias da Instituição, disponível numa base do conhecimento, bem como o engajamento das pessoas na conversão, na manutenção desta base, na atualização e na busca de inovações que a melhorem continuamente. O maior desafio para a instituição é a captação do conhecimento tácito, já que aí reside o conhecimento com maior valor estratégico, com o propósito de armazenar e preservar a memória para o futuro deste Instituto, cuja produtividade final será sempre a utilização da informação e o reuso do conhecimento para a geração de novos conhecimentos.

3.1.5 Disponibilização das TDIs anteriores a 2000 para atualização na BD e BDTD

O objetivo da digitalização e disponibilização das TDIs é transformar o maior número dessas publicações do acervo retrospectivo do INPE em formato digital, ampliando o acervo digital e garantindo o acesso aberto para pesquisa e desenvolvimento em C&T.

O SID mantém convênio com a Biblioteca Digital de Teses e Dissertações (BDTD) para disponibilizar as informações da base de teses e dissertações constantes na BD do INPE dando maior visibilidade à produção científica institucional.

O trabalho de digitalização é feito aos poucos, dado ao volume de documentos e à falta de recursos humanos. No final de 2012, o SID conseguiu digitalizar aproximadamente 876 documentos, por meio de uma empresa contratada pelo INPE. Entretanto, após a digitalização, é necessário realizar o tratamento e indexação na BD do INPE, que ocorre muito lentamente devido à já mencionada falta de recursos humanos capacitados e dedicados a essa função.

No ano de 2013, deu‐se sequência ao tratamento e disponibilização das TDIs datadas até o ano de 2000. Segue detalhamento do andamento das atividades do SID de digitalização,

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tratamento, conferência, indexação, obtenção das autorizações dos autores e disponibilização na BD, por área do INPE.

a) Área de Sensoriamento Remoto (SER)

Em abril de 2013 foi contratada uma nova estagiária que foi capacitada no processo de disponibilização das dissertações do Sensoriamento Remoto. Essa estagiária encerrou o contrato em outubro deste ano. Neste período, 22 teses e/ou dissertações (TDIs) foram finalizadas e disponibilizadas na Biblioteca Digital, com texto completo e autorização dos autores.

Há um total de 222 registros de TDIs da área de Sensoriamento Remoto, datadas de 1960 a 2000, presentes na Biblioteca Digital. Destes, 90 registros estão com o texto disponível para livre acesso, 125 estão com o texto e acesso restrito, ou seja, estão aguardando autorização do autor para liberar o acesso, e 7 ainda estão sem o texto disponível, conforme demonstra o Gráfico 12.

Gráfico 12 – TDIs da área de Sensoriamento Remoto registradas na Biblioteca Digital.

Esse trabalho deverá ter continuidade pelo(a) novo(a) estagiário(a) que será contratado(a) a partir de janeiro de 2014. A rotatividade de estagiários tem prejudicado o andamento da atividade de disponibilização das TDIs, pois, a cada troca de estagiário, é necessário treinar e repassar todo o trabalho a ser realizado. Como cada estagiário/funcionário tem uma maneira própria de estruturar as atividades, muitas vezes acontece um retrabalho.

b) Área de Computação Aplicada (CAP)

Foi realizado tratamento, conferência e atualização dos metadados na Biblioteca Digital, bem como contato com autores. Há um total de 193 registros de TDIs, da área de Computação Aplicada, datadas de 1960 a 2000, presentes na Biblioteca Digital. Destes, 76 registros estão com o texto disponível para livre acesso, 57 estão com o texto e acesso restrito, ou seja, estão aguardando autorização dos autores, e, 60 ainda estão sem o texto disponível (Gráfico 13).

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Gráfico 13 – TDIs da área de Computação Aplicada registradas na Biblioteca Digital.

c) Área Ciência Espacial e Atmosférica (CEA)

Há um total de 153 registros de TDIs da CEA presentes na Biblioteca Digital. Destes, 30 registros estão com o texto disponível para livre acesso, 2 estão com o texto e acesso restrito, ou seja, estão aguardando autorização dos autores, e 121 ainda estão sem o texto disponível (Gráfico 14).

Gráfico 14 – TDIs da área de Ciências Espacial e Atmosférica registradas na Biblioteca Digital.

d) Área Engenharia e Tecnologia Espacial (ETE)

Há um total de 116 registros de TDIs presentes na Biblioteca Digital. Destes, 40 registros estão com o texto disponível para livre acesso, 2 estão com o texto e acesso restrito, ou seja, estão aguardando autorização dos autores, e 74 ainda estão sem o texto disponível (Gráfico 15).

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Gráfico 15 – TDIs da área de Engenharia e Tecnologia Espacial na Biblioteca Digital.

e) Área Meteorologia (MET)

Neste ano, a área de Meteorologia não foi trabalhada. Há um total de 161 registros de TDIs presentes na Biblioteca Digital. Destes, 91 registros estão com o texto disponível para livre acesso, 38 estão com o texto e acesso restrito, ou seja, estão aguardando autorização dos autores, e 32 ainda estão sem o texto disponível (Gráfico 16).

Gráfico 16 – TDIs da área de Meteorologia registradas na Biblioteca Digital.

3.1.6 Aperfeiçoamentos e Atualização das Ferramentas: Estilos LaTeX, MSWord e LibreOffice Writer

Em 2013, a atividade de aperfeiçoamento e atualização dos estilos, em conformidade com a Política de Editoração e Preservação da Produção Intelectual do INPE, continuou prejudicada em função da falta de recursos humanos. A servidora responsável por essa atividade aposentou‐se em maio de 2012, e a servidora que a substituiu, permaneceu na atividade apenas até o mês de outubro daquele ano. Assim, atualmente, o SID não possui um servidor responsável por essa atividade.

Para minimizar o problema, o SID tem contado com o apoio de uma servidora lotada no STI, nas questões de atualização dos estilos em MSWord e LibreOffice Writer, e, esclarecimento às possíveis dúvidas de alunos quanto a esses estilos que não possam ser resolvidas pelo SID. Quanto ao estilo LaTeX, o administrador da BD, Dr. Banon (DPI/OBT)

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tem resolvido as questões mais emergentes. Essa não é a solução ideal e somente poderá ser resolvida com reposição de pessoal, seja por meio de concurso ou terceirização.

3.1.7 Revisão, Publicação, Distribuição da Produção Científica e Atendimento ao Autor

Até 19/11/2013, foram submetidas na Biblioteca Digital 117 teses e dissertações, sendo 48 de Doutorado e 69 de Mestrado. Dessas, 113 já foram defendidas, portanto, 100 já foram finalizadas e encaminhadas para a editoração; 8 estão no prelo, 4 estão em andamento (com o autor para normalização), 3 aguardando primeira revisão, e 2 estão aguardando o autor para resolver pendência. Foram revisadas aproximadamente 5.500 referências bibliográficas que demandam muitas trocas de arquivos entre o SID e o autor até que se contemple às normas da Associação Brasileira de Normas Técnicas (ABNT).

Na Tabela 10, estão discriminadas as defesas por curso de pós‐graduação, nos últimos três anos.

Tabela 10 – TDIs defendidas de 2011 até 20 de novembro de 2013.

DOUTORADO MESTRADO TOTAL

CURSO 2011 2012 2013 2011 2012 2013 2011 2012 2013

AST ‐ 2 2 6 4 2 6 6 4

CAP 9 4 7 10 5 8 19 9 15

CMC 5 1 3 4 2 5 9 3 8

CMS 3 1 4 5 6 9 8 7 13

CSE 5 2 11 ‐ 10 9 5 12 10

PCP 3 2 2 ‐ 2 ‐ 2 4 2

GESAST 1 1 3 5 2 5 6 3 8

GESATM 3 4 1 3 2 2 6 6 3

MET 4 10 9 11 12 10 15 22 19

SER 4 9 15 18 17 16 22 26 31TOTAL 38 36 47 62 62 66 99 98 113

Quanto às TDIs defendidas em anos anteriores e publicadas em 2013, segue a Tabela 11, contendo o número de publicações por curso e ano de defesa.

Tabela 11 – TDIs defendidas em anos anteriores e publicadas em 2013.

Ano Curso Mestrado Doutorado Total 2005

CMC SER

11

11

2 2

2012 SER 2 1 3 CAP 1 8 9 MET 2 4 6

ETE/PCP 1 1 2 ETE/CSE 3 ‐ 3 ETE/CMSETE/CMC

AST GESATM

1‐ 1 1

21 2 ‐

3 1 3 1

TOTAL 14 21 35

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Na Tabela 12 a seguir, é demonstrado o número de TDIs defendidas a partir de 2001 e ainda não publicadas, visto que a obrigatoriedade de depósito das teses/dissertações em repositórios institucionais iniciou‐se com a publicação da Portaria nº 13 da CAPES, de 15/02/2006. Alguns desses trabalhos não foram finalizados porque os alunos não atenderam à solicitação do SID para que normalizassem os trabalhos. A atividade de contato com os autores em busca da publicação dos trabalhos deve continuar nos próximos anos.

Tabela 12 – Número de TDIs não publicadas, por área a partir do ano de 2001.

Nº de registros sem arquivo digital (não publicados)

Nº de registros com arquivo digital e acesso restrito (sem autorização)

SER ‐ 15 CAP 18 9 MET 8 14 ETE 11 8 CEA 10 12

Até 19/11/2013 o serviço de editoração preparou, disponibilizou e gravou CDs de 165 documentos referentes ao próprio ano que se dividem em: 135 TDIs, 9 RPQs, 4 PUDs, 7 MANs, e 10 NTCs. Foram, também, gravados 59 CDs de documentos pendentes de anos anteriores que não foram gravados no ato da publicação por falta de material de consumo. Após a publicação, as TDIs são encaminhadas ao processo de disponibilização. Até 22/11/2013, foram finalizadas 98 TDIs das 113 defendidas em 2013:

Tabela 13 – TDIs defendidas e finalizadas em 2013.

Curso Mestrado Doutorado Total

SER 13 13 26

CAP 8 7 5

MET 9 8 17

GESASTM 1 1 2

GESAST 4 3 7

AST 2 2 4

CSE 8 0 8

PCP 0 1 1

CMC 5 3 8

CMS 7 3 10

TOTAL 57 41 98

Em 2013 foram, também, finalizados outros tipos de trabalhos, que ainda não estavam publicados, conforme Tabelas 14 e 15 abaixo:

Tabela 14 – Trabalhos revisados e finalizados em 2013.

ANO NTC RPQ PUD MAN PRP TAE TOTAL

2013 7 14 5 5 0 1 32

Há 3 notas técnicas, um manual e um relatório referentes ao ano de 2013 em processo de revisão.

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Tabela 15 – Trabalhos de anos anteriores finalizados em 2013.

ANO TDI/TDL TPT LAFE RPQ TOTAL

1972 1 1

1973 1 1

1974 1 1

1975 2 2

1976 2 2

1977 1 1

1978 1 1

1979 1 1

1980 3 3

1981 1 1

1982 5 5

1983 3 3

1985 1 1

1986 9 9

1987 2 2

1988 6 6

1989 5 5

1990 5 5

1991 1 1

1992 5 5

1993 2 2

1994 3 3

1995 2 2

1996 7 7

1997 2 2

1998 2 2

1999 3 3

2005 5 5

2004 1 1

2007 1 1

2012 32 2 34

TOTAL 108 3 5 2 118

A seguir é apresentado o resumo da situação das teses e dissertações submetidas e defendidas em 2013, até o dia 19/11/13:

• 117 TDIs foram submetidas na Biblioteca Digital, destas 113 já foram defendidas;

• 114 TDIs revisadas ‐ Os autores que usam o estilo em LATEX, apresentaram trabalhos com menos problemas de formatação. Os trabalhos feitos no estilo MSWord ainda padecem de problemas quando não há informação correta dos dados no pré‐texto, nos títulos de figuras e tabelas, e, principalmente, nas Referências Bibliográficas, porém, com uma relevante melhora quando se compara a anos anteriores;

• 03 TDIs estão aguardando a primeira revisão de normalização;

• 100 TDIs publicadas e encaminhadas para editoração;

• 08 trabalhos estão no prelo, apenas aguardando a assinatura do titular de nível A, fazer as capas/fichas catalográficas, ou aguardando algum documento faltante;

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• 04 trabalhos em andamento com o autor – já receberam a primeira revisão e foram devolvidos aos autores para implementarem a normalização segundo a ABNT; estão dentro do prazo de publicação;

• 02 trabalhos aguardam autores resolver algum detalhe, como assinatura de orientador, por exemplo.

Para desenvolvimento das atividades de revisão, publicação e distribuição da produção científica, a equipe envolvida faz um trabalho constante de atendimento aos autores para orientação e esclarecimento de dúvidas, por meio de telefonemas, e‐mails e pessoalmente.

O propósito de publicar todos os trabalhos durante o prazo estipulado pela banca de defesa está se cumprindo. Pode‐se dizer que a cultura de submissão e a procura de auxílio na Biblioteca para revisão estão sendo assimiladas pela comunidade. Porém, com o fim do Seminário de Orientação para Publicação Digital no INPE, aumentou a dificuldade de entendimento dos alunos com relação à rotina do processo, tal como: quando e onde submeter, prazo para submissão, onde encontrar os estilos etc. Algumas ações estão sendo propostas para melhoria da divulgação do tutorial eletrônico que substituiu o seminário presencial, conforme detalhado no item 3.5.3 ‐ Tutorial de Orientação para Pesquisa e Publicação no INPE.

O programa em Access SISPUB continua sendo mantido como uma ferramenta sobressalente de registro e consulta, pois, não é raro a rede estar fora de serviço quando se necessita fazer uma consulta para atender algum usuário.

3.1.8 Controle de Distribuição

Há alguns anos, não há mais distribuição de CDs para a Biblioteca Nacional (Depósito Legal), atendendo a um comunicado da própria Biblioteca, uma vez que todos os trabalhos do INPE estão disponíveis na Internet.

Foram enviados por malote, dois CDs para a Biblioteca Nacional de Agricultura (BINAGRI), em Brasília, em 2013. Esse envio é feito apenas quando o trabalho tem alguma relação com a área de Agricultura.

3.1.9 Inventário da Memória Técnico Cientifica do INPE

Em 2012, teve início o Inventário da Memória Técnico Científica do INPE, com o objetivo de organizar o material existente no acervo da Memória e atualizar essas publicações na Biblioteca Digital.

Os objetivos específicos desse trabalho são: padronização de etiquetas e distribuição dos documentos nas caixas; elaboração de um guia para organização das publicações no acervo; complementação dos dados das publicações na Biblioteca Digital; identificação dos números INPE falhos; manutenção das publicações em estado de conservação adequadas.

Até setembro de 2013, foram inventariados 8.981 documentos, sendo que 720 trabalhos não foram encontrados. Destes, 158 trabalhos estão com texto disponível e 403 sem o texto disponível na Biblioteca Digital. Não foram encontrados na Biblioteca Digital 159 trabalhos. Nessa primeira fase realizou‐se apenas o inventário físico, e, esse trabalho estava sendo realizado por uma estagiária que teve seu contrato encerrado em outubro deste ano.

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Em novembro deste ano, decidiu‐se reiniciar a atividade do inventário, aplicando‐se uma metodologia mais eficiente que permitirá a rotatividade de estagiários sem prejuízo à atividade.

Esta nova metodologia consistirá de 6 etapas a serem seguidas: (1) identificação (mapeamento) dos trabalhos com numeração INPE que não constam na lista do inventário anterior (presentes em caixas não inventariadas); (2) verificação e ordenamento sequencial das publicações e elaboração de etiquetas de identificação; (3) busca das publicações faltantes no mapeamento realizado (etapa 1), após o término de uma prateleira; (4) busca exaustiva das publicações pendentes que não foram localizadas (físicos); (5) checagem dos registros com numeração INPE, presentes na Biblioteca Digital, com o inventário físico; e (6) elaboração de relatório final do inventário da memória.

3.2 GESTÃO DOCUMENTAL DE ARQUIVOS

3.2.1 Ações do SUBSIGA/MCT/INPE

A Subcomissão de Coordenação do Sistema de Gestão de Documentos de Arquivo (SubSIGA/INPE) ‐ Portaria GABIN/MCTI n.77/2012 ‐ e a Comissão Permanente de Avaliação de Documentos do INPE (CPAD) instituída pela DE/DIR‐1203/2012 têm por competência orientar e coordenar o processo de análise, avaliação e seleção da documentação arquivística produzida e acumulada no âmbito de atuação do INPE, tendo em vista a identificação dos documentos para guarda permanente e a eliminação dos destituídos de valor. Devido à extensão do INPE, a CPAD foi criada com a intenção de ter representatividade de todo o Instituto na sua composição. A CPAD visa atender às determinações legais da Lei 8.159, de 08 de janeiro de 1991, pelo Decreto 4073, de 3 de janeiro de 2002 e pela Lei 12.527, de 18 de novembro de 2011. As atividades da CPAD são balizadas pela Resolução nº 7, de 20 de maio de 1997 do Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ).

A SUBSIGA/INPE e CPAD/INPE, com o propósito de dar seguimento aos trabalhos de Gestão da Documentação no âmbito do Instituto em 2013 e ciente da importância da implementação de ações de gestão de documentos, atualmente trabalham focadas na elaboração do código de classificação e tabelas de temporalidade das atividades meio e fim da Instituição. No momento, vem realizando as seguintes ações:

• Reunião da SubSIGA/MCTI/INPE com o Gabinete do Diretor, com responsável pela Lei de Acesso a Informação no INPE (DE/DIR‐2695), e com a responsável pelo Sistema PRÓTON (DE/DIR‐2575) para: discutir orientações emanadas do I Simpósio Nacional sobre Gestão, Preservação e Acesso aos Documentos Arquivísticos, organizado pelo Arquivo Nacional; a necessidade de se instituir ações visando à criação e implementação de um Programa de Gestão de Documentos para o Instituto para cumprimento da Política de Gestão Documental no MCTI (Portaria nº 293, de 01/04/2013) e nas unidades de pesquisa, nas entidades vinculadas e nas organizações sociais, visando à racionalização da produção, à classificação, ao fluxo, à avaliação, à guarda e à recuperação da documentação e da informação.

• Substituição da Suplente do SubSIGA/INPE.

• Criação da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos Sigilosos (CPADS) ‐ DE/DIR‐2756, conforme disposto no Decreto nº 7.724, Art. 35, de 16/05/2012.

• Criação do Grupo de Trabalho (DE/DIR‐2753) para cumprir o disposto no Decreto nº 6.932, de 2009 (Art. 4º, inciso IV ‐ o Programa de Gestão de Documentos e Art. 12º).

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• Formação de subcomissões como previsto no item 1.14 da DE/DIR‐1203.

• Apoio ao Ciclo de Palestras sobre a Gestão Arquivística de Documentos no INPE.

Foram realizadas dez reuniões da CPAD/INPE visando às seguintes ações:

• Cumprimento da Política de Gestão Documental no MCTI (Portaria nº 293, de 01/04/2013).

• Elaboração do cronograma preliminar de atividades SubSIGA e CPAD/INPE, enviado aos membros para ser analisado e aprovado pela CPAD.

• Discussão do roteiro para a atuação da SubSIGA e da CPAD INPE.

• Avaliação da formação da CPAD/INPE com os representantes do Arquivo Nacional (Diretor e Coordenadora de Gestão de Documentos). Recomendação: manter a formação original e dividir a CPAD/INPE em grupos de trabalho (constituir subcomissões nas áreas das unidades da Estrutura Organizacional do INPE ‐ previsto no item 1.14 da DE/DIR‐1203), para dar início à revisão e adaptação do Código de Classificação da área‐meio e fim.

• Divulgação da Resolução nº 35, para a administração do PRÓTON, para atualização do código de classificação TTD no Próton.

• Divulgação da Resolução nº 36 do CONARQ “Diretrizes para a Gestão Arquivística do Correio Eletrônico Corporativo”, para divulgação na página do PRÓTON.

• Divulgação do Anteprojeto de lei que propõe alteração de dispositivos da Lei nº 8.159, de 08/01/1991 (Lei de Arquivo).

• Avaliação, sugestões e alterações do Questionário de Levantamento de Documentos ‐ reelaborado do original mencionado no roteiro e enviado pelo SubSIGA/MCTI pela CPAD para dar início à coleta de dados sobre os documentos produzidos na Instituição (tipologia documental).

• Indicação da dos membros para constituição da CPADS e para a criação do grupo de trabalho (Art. 4º § 3º Os Programas de Gestão de Documentos). Cada Programa deverá ser aprovado pela respectiva CPAD e homologado pela SubSIGA/MCTI.

• Metodologia para elaboração do Código de Classificação e Tabela de Temporalidade das atividades meio e fim do Instituto. Para minimizar o trabalho da CPAD/INPE será usado o Código de classificação de Documentos e Tabela de Temporalidade de Documentos da atividade‐meio da administração pública (CONARQ); Código e tabela dos Institutos Federais de Ensino Superior (IFES).

• Adaptação para o INPE do Código de Classificação (CONARQ) ‐ atividade meio. Acordado uma metodologia para a análise da documentação da atividade‐meio (CPA, CGI e CTO).

• Elaboração de um formulário pela CPAD/INPE para a coleta e processamento dos dados sobre os conjuntos documentais da Secretaria de Pós‐Graduação do INPE (SPG). Criada uma metodologia passo a passo para análise da massa documental que, devido à inexistência anterior de política sistemática de avaliação, está acumulada sem o devido tratamento. O Projeto se propõe a atingir também a documentação atualmente produzida/recebida, dando‐lhe destinações igualmente controladas, evitando novo acúmulo desordenado de documentos. Importante ressaltar que esta metodologia que será aplicada no SPG servirá de modelo para as demais áreas do Instituto, utilizará os instrumentos do Arquivo Nacional e o das IFES, especificamente a classe das IFES que é destinada aos Cursos de pós‐graduação stricto sensu.

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• Resultado parcial da elaboração do Código de Classificação de Documentos de Arquivo e da Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos relativos às atividades‐meio e fim do INPE. Será um resultado do esforço, da prática e do conhecimento da documentação de um conjunto de servidores no INPE, atenderá o Art. 4º da Portaria nº 293/2013/MCTI‐ Política de Gestão de Documentos.

• Participação da SubSiga e CPAD do INPE no I Simpósio Nacional sobre Gestão, Preservação e Acesso aos Documentos Arquivísticos, organizado pelo Arquivo Nacional (abril de 2013).

• Participação dos membros da CPAD no Ciclo de Palestras sobre a Gestão Arquivística de Documentos no INPE (junho 2013).

• Participação de membros da CPAD na palestra sobre Organização de Arquivos proferida por três profissionais do CDOC do PMO/ETE (maio de 2013).

• Participação dos membros da CPAD e outras áreas do INPE no Fórum UNICAMP: "Arquivos Digitais experiências em preservação" (agosto de 2013).

• Participação de um membro da CPAD no Curso da AAB “Elaboração do Plano de Classificação de Documentos” (junho de 2013).

• Participação de duas servidoras do INPE no Curso de capacitação para os técnicos dos órgãos e entidades da Administração Pública Federal, organizado pelo Arquivo Nacional (junho de 2013).

3.2.2 CRIAÇÃO DA COMISSÃO PERMANENTE DE AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS SIGILOSOS (CPADS ‐ DE/DIR‐2756)

Em maio de 2013 foi indicado o nome dos membros que iriam fazer parte da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos Sigilosos (CPADS) do INPE, com as seguintes atribuições, conforme, Art. 34, do Decreto Nº 7.724, de 16/05/2012, que regulamenta a Lei no 12.527, de 18/11/2011, que dispõe sobre o acesso a informações previsto no inciso XXXIII do caput do Art. 5º, no inciso II do § 3o do art. 37 e no § 2o do art. 216 da Constituição: (I) opinar sobre a informação produzida no âmbito de sua atuação para fins de classificação em qualquer grau de sigilo; (II) assessorar a autoridade classificadora ou a autoridade hierarquicamente superior quanto à desclassificação, reclassificação ou reavaliação de informação classificada em qualquer grau de sigilo; (III) propor o destino final das informações desclassificadas, indicando os documentos para guarda permanente, observado o disposto na Lei no 8.159, de 08/01/1991; (IV) subsidiar a elaboração do rol anual de informações desclassificadas e documentos classificados em cada grau de sigilo, a ser disponibilizado na Internet. A CPADS foi criada sob a presidência do primeiro e composta por: Carlos Alexandre Wuensche de Souza (GB/DIR), Gentil Moura da Silva (SOF), Marciana Leite Ribeiro (SubSIGA e CPAD), Maria Virgínia Alves (LAS), Monica Elizabeth Rocha de Oliveira (ETE) e Nélia Ferreira Leite (Lei de acesso a informação).

A primeira ação desta Comissão foi definir quais documentos são sigilosos e em que grau no INPE, e estabelece processos que este atributo dos documentos seja definido já na origem. Até o momento já foram realizadas sete reuniões, bem como a elaboração da versão preliminar do manual que estabelece os procedimentos para classificação de grau de sigilo de documentos no INPE. O objetivo deste manual é orientar os profissionais do INPE quanto aos critérios e procedimentos para a classificação de documentos nas seguintes categorias: reservada, secreta ou ultrassecreta, em conformidade com o artigo 24 da Lei 12.527. Esta versão incorpora algumas informações obtidas durante o primeiro ciclo de palestras sobre gestão documental realizado no INPE e do manual da Embrapa

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avaliado pela Marciana, membro da CPADs, considerada modelo bem simplificado de Lista Referencial de Classificação de Informações e de Termo de Classificação de Informação.

A ação mais recente foi a avaliação e providências de classificação, em caráter de urgência, em conformidade com o inciso VI do art. 23 da Lei 12.527/11 de 15 primeiros documentos, no grau mais alto de sigilo especificamente do Programa Amazônia (AMZ) e CBERS, considerados sigilosos pela Coordenação de Engenharia e Tecnologia Espacial (ETE) e a geração pela CPADS da ata na qual valida o entendimento de que a documentação está protegida para ser enviada ao MCTI para classificação específica, juntamente com todo o pacote de documentos técnicos de projeto de satélites do INPE. Também foi feita uma consulta ao MCTI pela CPADS do INPE de como o MCTI poderia auxiliar ou dirimir algumas dúvidas, mais especificamente, de como a Comissão deve proceder para classificar informações nos graus de secreto e ultrassecreto, uma vez que precisam de autorização do Ministro.

3.2.3 CRIAÇÃO DO GTGD do INPE (DE/DIR‐2753)

O Programa de Gestão Documental do INPE vem sendo elaborado pelo Grupo de Trabalho para Criação e Implementação do Programa de Gestão de Documentos (GTGD) do INPE (DE/DIR‐2753), coordenado pelo Gabinete da Direção (GB). No primeiro momento, a SubSIGA‐INPE realizou uma reunião com o GB para criação do Grupo de Trabalho (Art. 4º § 3º da Portaria nº 293, de 01/04/2013. Cada programa deverá ser aprovado pela respectiva CPAD e homologado pela SubSIGA/MCTI , e Art.12 º ‐ Deverá ser criado grupo de trabalho para cumprir o disposto no Decreto nº 6.932, de 2009, em cumprimento da Política de Gestão Documental no âmbito do MCTI.

O GTGD é composto por oito membros indicados pela CPAD/INPE (DE/DIR‐1263), em cumprimento a Política de Gestão Documental no MCTI, nas unidades de pesquisa, nas entidades vinculadas e nas organizações sociais, que visa à racionalização da produção, classificação, ao fluxo, avaliação, guarda e recuperação da documentação e da informação. Esse grupo possui representantes das seguintes áreas/atividades: SubSIGA/MCTI/INPE, pesquisa, gestão tecnológica, Comissão Permanente de Secretárias, implementação da Lei de Acesso à Informação na Instituição, Comissão de Apoio para implantar o Sistema PRÓTON, Administração do INPE, Grupo de Comunicação Normativa, sob a supervisão do Chefe de Gabinete do INPE.

3.2.3.1 Programa de Gestão Documental do INPE

O Grupo de Trabalho em 2013 adotou um plano de ação para alcançar o objetivo proposto. Dentre as ações adotadas pelo GTGD para o trabalho destaca‐se a realização de oito reuniões com as seguintes deliberações:

• Conhecimento do e‐ARQ Brasil ‐ Modelo de requisitos para sistemas informatizados de gestão arquivística de documentos.

• Revisão do que o INPE tem institucionalizado: Resoluções e Designações: RE/DIR‐522/2011 ‐ Sistema de Gestão de Arquivos do INPE ‐ SIGA/INPE; DE/DIR‐544/1990 ‐ Comissão Conselho de Editoração e Preservação Produção Intelectual do INPE; RE/DIR‐204/2010 ‐ Política de Editoração e Preservação Produção Intelectual do INPE; DE/DIR‐1203/2012 ‐ Comissão Permanente de Avaliação de Documentos (CPAD) INPE; DE/DIR‐2756/2013 ‐ Comissão Permanente de Avaliação de Documentos Sigilosos (CPDAS) INPE; DE/DIR‐2575/2010 ‐ Comissão de Apoio para Implantar o Sistema de

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Gerenciamento Eletrônico de Documentos – PRÓTON; PORT/MCT‐511, julho de 2010 ‐ SubSiga/INPE/2010; RE/DIR‐553/2007 ‐ Diretrizes sobre Propriedade Intelectual (em atualização).

• Apresentações sobre as necessidades das áreas. O principal objetivo destas apresentações foi de oferecer informações úteis para subsidiar as diretrizes a serem seguidas por toda Instituição, uniformizando procedimentos e melhorando a capacidade de gerenciamento dos acervos arquivísticos. Obtiveram‐se contribuições e esclarecimentos sobre a questão gestão de documentos nas áreas do INPE: Sistema de Informações Documentais (PRÓTON), uma ferramenta que realiza o controle de toda documentação produzida e recebida permitindo ao usuário acompanhar a tramitação e distribuição de processos e documentos no âmbito do INPE; Centro de Documentação da ETE ‐ tem a responsabilidade de receber, distribuir, controlar e armazenar documentação dos Programas Satélite Sino‐Brasileiro de Recursos Terrestres (CBERS), Plataforma Multimissão, Lattes e Amazônia desenvolvida pelas empresas contratadas; Gestão de Documentos do Laboratório de Integração e Testes (LIT‐ CEDOC) – objetiva a racionalização da produção documental e a uniformização de procedimentos quanto ao recebimento, registro, produção, expedição, tramitação, consulta empréstimo, classificação, indexação, arquivamento, avaliação, preservação de documentos, produzidos ou recebidos pelo LIT; tipos de documentos do NIT/INPE, da Gestão da Documentação Normativa do INPE; documentação da área pesquisa; documentação do Planejamento e Avaliação e Direção; da Administração e Documentação de Orçamento e Finanças; documentação da Pós‐Graduação; arquivos administrativos da Unidade Regional de Cachoeira Paulista.

Os dados desse levantamento foram objeto do Mapeamento da Situação Arquivística do INPE. O levantamento detectou problemas na gestão dos arquivos e proporcionou subsídios para a definição de procedimentos na elaboração do programa de GD para o INPE. Neste sentido, estas contribuições se alinham ao Programa de Gestão Documental para o INPE e às recomendações para a regulação e padronização das atividades de gestão documental e disseminação das fontes documentais de guarda permanente.

O levantamento permitiu conhecer a situação da instituição nos aspectos relacionados à Gestão Documental, proporcionando informações como:

• A evolução da Gestão Documental no INPE, funções e atividades de cada área acumuladora de documentos.

• Massas documentais acumuladas em salas não adequadas, as quais crescem desordenadamente e devem ser organizadas e avaliadas e, se desnecessárias, eliminadas.

• Nível de aderência ao E‐ArqBrasil dos sistemas existentes.

• Não existência no INPE de arquivo Central, bem como a não disposição de servidores capacitados para a Gestão Documental.

• Recursos tecnológicos e sua relação com a gestão documental.

• Tipologias documentais produzidas e acumuladas no âmbito do Instituto.

• Métodos de arquivamento e sua adequação a legislação federal e às normas arquivísticas (condições de armazenamento).

• Concluiu‐se que a maior barreira no decorrer do processo de implantação da gestão documental encontra‐se na resistência às mudanças.

• Percebe‐se que as unidades desconhecem a existência do Código de Classificação e a Tabela de temporalidade, Avaliação e Destinação de Documentos do CONARQ.

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• Instrumentos de Gestão Documental são utilizados em poucas unidades, prevalecendo métodos empíricos de arquivamento, organização e identificação que nem sempre proporcionam uma rápida recuperação.

• Algumas unidades atribuem a organização e o gerenciamento do arquivo a uma só pessoa e/ou a terceirizados (dificuldade da Instituição, por ter em seu quadro, atuando na área de gestão documental colaboradores terceirizados).

• Alguns dos servidores demonstraram interesse em conhecer os instrumentos e os procedimentos corretos para a organização do arquivo, melhores formas de acondicionamento e outras instruções sobre a aplicação das normas de gestão documental.

• Os servidores e colaboradores entrevistados foram receptivos e prestativos. Demonstraram interesse com relação às questões de Gestão Documental, colaborando e respondendo prontamente aos questionamentos e às dúvidas sobre a unidade ou sobre o acervo. Infelizmente, alguns desses servidores estão prestes a deixar o INPE, por aposentadoria.

Além disso, foi elaborado o Cronograma das Atividades do GTGD, bem como o do esboço do programa de gestão de documentos para o INPE. O Programa de Gestão Documental a ser aplicado no INPE deverá ser aprovado pela CPAD/INPE até abril de 2014 e apresentado a SubSIGA/MCTI, no prazo de um ano para ser homologado a contar da vigência da Portaria Nº 293 de 01/04/2013.

Cumpre salientar que as informações apresentadas são parciais, haja vista que o trabalho do GTGD se encerrará, a priori, em abril de 2014, demandando ainda de atividades imprescindíveis para minimizar as diversas problemáticas encontradas no INPE e elaboração do programa que se encontra na fase de preliminar.

Como resultado efetivo do trabalho executado pelo GTGD, destaca‐se também a demonstração de preocupação dos membros do Grupo de Trabalho mediante esta situação da Instituição, com relação aos seus arquivos, sua organização e preservação. A elaboração e implantação do Programa no INPE implicam várias ações, dentre elas a implantação do Arquivo Central, integração das resoluções e das duas Comissões Permanentes de Avaliação de Documentos (CPAD e CPADs) e dos diversos arquivos “setoriais” existentes, e encarregados da gestão dos documentos em fase corrente e intermediária.

Quanto às metas propostas pela atividade de Gestão Documental em 2012, seguem as ações realizadas em 2013:

1) Implantar a Política de Gestão Documental do MCTI e Unidades Vinculadas. Em junho deste ano foi publicado o documento "Grupo de Trabalho para Criação e Implementação do Programa de Gestão de Documentos” (DE/DIR‐2753), para cumprir o disposto no Decreto nº 6.932, de 2009, em cumprimento à Política de Gestão Documental no MCTI (Portaria nº 293, de 01/04/2013).

2) Disseminar informações aos responsáveis das áreas envolvidas, a fim de conscientizá‐los da importância e dos benefícios da elaboração dos instrumentos de gestão documental e explicar o trabalho a ser desenvolvido. Foram definidas as atividades para a análise documental da atividade‐meio e ação de conscientização dos gestores as para formação de subcomissões, cronograma para atuação do SubSIGA/INPE e CPAD no ano de 2013.

3) Criar subcomissões de trabalho, caso necessário, junto às áreas envolvidas, para auxiliar na identificação e análise dos tipos documentais relacionados às atividades

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meio e fim do Instituto (RE/DIR‐522.0). Foi encaminhada mensagem para o GB para formação de subcomissões da CPAD para análise da documentação referente às funções da Direção, unidades e unidades colegiadas (GB‐SID, SPG, SAT, AT, AC, GCN).

4) Estudar a estrutura administrativa do órgão e analisar as atribuições de cada uma de suas unidades por meio da legislação que dispõe sobre sua organização e funcionamento. Reunir‐se com os gestores e servidores das áreas envolvidas para checar todas as funções, subfunções e atividades contempladas e transferir a estrutura atualizada e as atribuições para um quadro. Foi realizada análise documental das atividades‐meio: documentação da CPA ‐ Mônica A. de Oliveira (CPAD/INPE); documentação da CGI ‐ André R. da Silva (CPAD/INPE); elaboração da subclasse 050 Orçamento e Finanças para o INPE ‐ Cláudia A. Ogawa (CPAD/INPE) e documentação da Tecnologia da Informação (Iamara Motta/STI).

5) Providenciar a divulgação da tabela e revisá‐la periodicamente, na medida em que forem produzidos ou suprimidos documentos e/ou alterada a estrutura organizacional da Instituição. Será realizada após elaboração do Código de Classificação pela CPAD/INPE.

6) Realizar estudos para identificação de documentos, dados e informações em razão de seu teor sigiloso. Reunir‐se com os gestores e com os servidores que produzem os documentos para auxiliarem na classificação de documentos, dados e informações passíveis de restrição de acesso. Indicado pela CPAD/INPE o nome dos membros que iriam fazer parte da CPADS, do INPE. Publicação da DE/DIR‐2756 em 31/05/2013.

As seguintes metas estão em andamento pela CPADS do INPE:

1) Identificar o grau de restrição de acesso aos documentos, dados e informações.

2) Elaborar a tabela de documentos, dados e informações sigilosas da instituição.

3) Encaminhar à autoridade máxima do Instituto a tabela de documentos, dados e informações sigilosas.

As seguintes metas estão em andamento pela CPAD/INPE:

1) Identificar os documentos produzidos em cada atribuição, bem como seus prazos de guarda e destinação, fundamentando com a legislação específica, quando houver, ou as razões de natureza administrativa que justifiquem a temporalidade e a destinação proposta.

2) Atribuir os códigos de classificação aos documentos.

3) Elaborar a tabela de temporalidade, as listas de eliminação e o relatório final dos trabalhos, apresentando‐os à autoridade que instituiu a Comissão.

4) Submeter o Plano de Classificação e a Tabela de Temporalidade à análise do INPE.

5) Encaminhar o Plano de Classificação e a Tabela de Temporalidade para aprovação do SIGA/MCTI e, posteriormente, à autoridade máxima do órgão ou entidade para sua oficialização e publicação.

6) Orientar o cadastramento de todos os documentos no PROTON (massa documental acumulada).

As seguintes metas estão em andamento pelo GTGD (DE/DIR‐2753):

1) Apresentar diagnósticos sobre os sistemas existentes de controle de documentos e outros sistemas do órgão ou entidade. Promover os estudos necessários para efetuar a migração de dados ou a integração com sistemas.

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2) Revisar a RE de implantação do Próton, acompanhamento sua implementação e funcionamento.

Os seguintes aspectos devem ser levados em questão na criação e implantação de um programa de gestão de documentos para o INPE:

• O conhecimento da legislação federal sobre arquivos e acesso à informação, em especial a Lei 8.159/91 e a Lei 12.527. O desafio a enfrentar na criação e implantação do programa de GD para o INPE esbarra‐se na resistência às mudanças que é representada pela própria Instituição, com sua cultura organizacional e política interna. A superação deste desafio pode ser realizada através de ações de divulgação e sensibilização, de forma institucionalizada, nas quais se divulgue o significado dos arquivos para a gestão e a memória institucional, enfatizando a memória da pesquisa, tecnologia e ensino e gestão, enfatizando o papel dos documentos de arquivo enquanto recursos informacionais.

• É necessário sensibilizar a alta Gestão da Instituição, os dirigentes em todos os níveis e os demais servidores técnicos e docentes sobre a necessidade de se cumprir a legislação arquivística. Mudar a cultura institucional é um desafio a ser superado com um trabalho arquivístico que demonstre, especialmente com a apresentação de resultados práticos de como trabalho de gestão documental pode ser útil aos gestores, bem como com ações de comunicação eficientes. As chances de sucesso de criação de um programa de GD serão maiores quando a iniciativa partir da Direção, que deve estar ciente e convencida da importância de um programa e dos benefícios da gestão documental para a instituição.

• A experiência do INPE até o momento não se constitui como um modelo ou um exemplo, mas como uma oportunidade de aproximação com outras instituições com ela já constituída ou em fase de constituição, o que permitirá fomentar um intercâmbio benéfico para todos.

• O processo que levou a elaboração do programa de GD para o INPE foi, infelizmente muito longo. A criação desse programa é perfeitamente viável e seu funcionamento possível e necessário. A presença de arquivistas concursados na Instituição dará um impulso a este trabalho.

• Os desafios enfrentados na implantação de um programa de GD serão ultrapassados naturalmente com o próprio desdobramento da implantação que evidenciará, de forma prática, a importância de se ter um programa de GD na instituição.

• Será importante o intercâmbio entre os programas das outras unidades para apoio mútuo, troca de experiências e parcerias em ações. A produção de algumas ferramentas poderia se realizar em parcerias entre as instituições, como, por exemplo, a elaboração do manual de gestão arquivística de documentos, e sistemas nos moldes do e‐ARQ Brasil, respeitadas as particularidades de cada instituição.

3.3 DESENVOLVIMENTO DE COLEÇÕES E TRATAMENTO DA INFORMAÇÃO

3.3.1 Aquisição de material bibliográfico ‐ 2013

Para manutenção de seu acervo técnico‐científico e garantia da qualidade da pesquisa realizada no INPE, o SID tem trabalhado no sentido de agilizar a aquisição de material bibliográfico.

Atualmente, as fontes de recursos para aquisição de material bibliográfico pelo INPE são as seguintes: (1) PPA das áreas do INPE; (2) Política de Aquisição Planificada de Títulos de

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Periódicos e do Acesso ao Portal da Capes para as Unidades de Pesquisas do MCT (publicada em 03/02/2010); (3) outras agências de fomento.

Segue detalhamento das aquisições de material bibliográfico ocorridas em 2013.

a) Recursos das coordenações do INPE (PPA)

Em 2012, foi encaminhada aos coordenadores das áreas a relação e o valor estimado dos periódicos e anuidades a serem assinados para 2013. As áreas confirmaram e sugeriram novos títulos, que foram analisados pelo SID quanto à disponibilidade no Portal de Periódicos da CAPES e cotações. Todos os processos de compra para pagamento das anuidades e compra de periódicos foram encaminhados.

Neste ano, os processos para pagamento de periódicos e jornais nacionais foram revistos após discussão como o COF e em atendimento à legislação que proíbe o pagamento antecipado de qualquer despesa. Assim, alguns títulos não foram comprados e outros estão sendo fornecidos mediante duas alternativas: (1) pagamento mensal após a entrega do fascículo correspondente ou (2) comprometimento do fornecedor em devolver o valor antecipado caso todos os fascículos não sejam entregues.

Segue Tabela 16, contendo o resumo de quantidades e valores de materiais bibliográficos adquiridos em 2013, com recursos PPA.

Tabela 16 – Quantidade e valores de materiais bibliográficos pagos em 2013 (PPA).

VALORES (EM R$) TIPO QUANTIDADE APROVADOS

(A)REALIZADOS

(B)SALDO

(B‐A) Anuidades Internacionais 5 38.984,96 54.848,91 ‐15.863,95

Anuidades Nacionais 12 36.071,82 36.692,00 ‐620,18

Livros 409 106.865,48 106.255,37 610,11 Normas Técnicas 84 6.318,04 6.268,04 50,00 Periódicos Internacionais 12 66.902,64 82.574,69 ‐15.672,05 Periódicos Nacionais 25 52.601,49 12.454,09 40.147,40 Total geral 547 307.744,43 299.093,10 8.651,33

Tendo em vista que as áreas reservaram R$ 307.744,43 para aquisição de materiais bibliográficos e pagamento das anuidades em 2013, observa‐se que o SID conseguiu utilizar R$ 299.093,10 (97,19%) desses recursos, ou seja, o valor reservado para este grupo de despesa foi quase que totalmente utilizado. A diferença entre o valor aprovado e o realizado para anuidades internacionais deveu‐se principalmente à inclusão de 15% com despesas de imposto de renda para esse tipo de pagamento, a partir deste ano, e à alta do dólar e do euro no segundo semestre de 2013.

Quanto aos periódicos internacionais, a previsão inicial realizada no final de 2012, mostrou‐se bem abaixo do valor real. Além disso, no Pregão nº 478/2013, realizado em 14/11/2013, não houve competição, pois somente a empresa vencedora participou da licitação. Em função disso, o valor do lance foi praticamente igual ao valor estimado.

Quanto aos periódicos nacionais, o valor realizado ficou bem abaixo do valor aprovado, devido ao cancelamento pela Assessoria Técnica da Direção (AT) e CRS, dos seguintes periódicos publicados pela Editora NDJ: Boletim de Direito Administrativo (BDA) e Boletim de Licitações e Contratos (BLC). Esses recursos foram repassados para aquisição de livros e normas técnicas neste ano.

Para a aquisição de livros com recursos PPA, as coordenações reservaram em 2013 o total de R$ 106.865,48. Desse total, R$ 106.250,00 correspondem à licitação para Registro de

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Preços (SRP nº 384/2013), que aconteceu no dia 12/12/2013, sendo que os livros serão adquiridos ao longo de 2014.

b) Aquisição Planificada de Títulos de Periódicos e do Acesso ao Portal da Capes para as Unidades de Pesquisas do MCTI

O SID consultou as coordenações das áreas em 2012 para que confirmassem e/ou sugerissem novos títulos de periódicos internacionais a serem adquiridos no processo de Aquisição Planificada para 2013. O Pregão Eletrônico nº 12/2012 foi realizado no dia 07/12/2012. Foram adquiridos somente 33 títulos de periódicos estrangeiros solicitados pelo INPE. A Tabela 17 a seguir apresenta os totais de títulos e valores dos periódicos inicialmente aprovados e os efetivamente adquiridos, por coordenação do INPE.

Tabela 17 – Aquisição Planificada ‐ títulos e valores por área – 2013.

COORD. TOTAL DE TÍTULOS VALORES (em R$) APROVADOS ADQUIRIDOS APROVADOS ADQUIRIDOS CCST 16 9 44.489,66 20.070,87 CEA 9 3 54.574,66 10.213,52 CPT 9 3 38.687,44 14.371,00 CTE 6 5 23.876,44 22.202,55 ETE 15 8 25.243,76 12.838,49 OBT 7 5 26.261,12 15.753,01 Total geral 62 33 213.133,08 95.449,44

Os principais motivos que fizeram com que fossem adquiridos somente 33 dos 62 títulos inicialmente aprovados, foram os seguintes:

• 10 títulos foram cancelados durante a realização do Pregão Eletrônico 12/2012, em 07/12/2012, devido a valores muito discrepantes em relação ao estimado;

• 19 títulos foram cancelados em virtude de serem de fornecimento exclusivo da Ebsco Brasil Ltda. Durante o ano de 2013, o IBICT tentou adquirir esses títulos junto à Ebsco, mas infelizmente não obteve êxito. Para 2014, o IBICT fez novo processo de compra dos mesmos títulos no suporte eletrônico, que estarão disponíveis para consulta desde as edições de 1997.

Esse fato gerou enorme prejuízo para a comunidade usuária do INPE e dos outros institutos de pesquisa do MCTI, contemplados pela Aquisição Planificada.

Neste ano, o problema de não cumprimento dos contratos pelas empresas que ganharam os títulos licitados nesse processo, foi menor do que em anos anteriores. O INPE cobrou as empresas sobre os atrasos e informou ao IBICT que gerencia os contratos, ao longo do ano. A posição da entrega dos periódicos impressos e/ou na disponibilização eletrônica, em 09/12/2013, era de que 30 dos 33 títulos ainda não haviam sido completamente entregues, devido ao fato do ano não ter se encerrado.

Esperamos que para os próximos anos, esse processo de aquisição planificada seja aprimorado e que o cumprimento dos contratos seja mais efetivo. Isso deverá gerar menor prejuízo à comunidade usuária dos Institutos do MCTI, que necessita dessas publicações internacionais não disponíveis no Portal de Periódicos da Coordenação de Aperfeiçoamento de Pessoal de Nível Superior (CAPES), para dar andamento à pesquisa nas UPs.

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3.3.2 Estimativa para 2014

a) Aquisição de Periódicos e Anuidades com Recursos das Áreas

Em 2014, novamente os recursos das áreas para aquisição de material bibliográfico serão centralizados em um único item de despesa da PPD, gerenciado pelo SID. O mesmo procedimento de anos anteriores foi feito, consultando e obtendo das áreas a disponibilização dos recursos a serem centralizados no SID quando da distribuição do orçamento no próximo ano. Desta forma, no início do mês de dezembro deste ano foi encaminhada ao Gabinete, a previsão de despesas com material bibliográfico, juntamente com as outras previsões de despesas do SID.

Segue tabela com os valores totais disponibilizados para aquisição de periódicos, livros e pagamento de anuidades, autorizados por cada coordenação.

Tabela 18 ‐ Previsão de material bibliográfico com recursos das áreas – 2014.

COORD. Total (R$) CCR 29.050,50 CCST 5.851,61 CEA 69.433,81 CGI 6.869,40 COF 9.977,44 CPT 32.061,92 CTE 6.869,40 DIR 34.612,35 ETE 39.096,98 OBT 60.000,00

Total geral 293.823,42

Apesar das crescentes dificuldades em se concretizar os processos licitatórios, em 2014, o SID deverá buscar meios para realizar todas as aquisições previstas pelas coordenações, inclusive, solicitando orientação à CJU para que todos os processos licitatórios e de inexigibilidade sejam aprovados para execução, como foi feito em2013.

b) Aquisição Planificada de Títulos de Periódicos e de Acesso ao Portal da Capes para as Unidades de Pesquisas do MCT:

O SID encaminhou ao IBICT a lista dos títulos de periódicos para compra via Aquisição Planificada de Periódicos Internacionais não contemplados no Portal da CAPES para 2014. Inicialmente, o INPE foi contemplado com a aquisição dos 55 títulos de periódicos estrangeiros solicitados. Até o momento do fechamento deste relatório, o IBICT não havia informado sobre os valores dos periódicos solicitados e nem sobre resultado desse processo licitatório. A Tabela 19 a seguir apresenta os totais de títulos por coordenação do INPE.

Tabela 19 – Aquisição Planificada ‐ títulos e valores por área – 2014

COORD. TÍTULOSCEA 14CPT 6CTE 8ETE 7OBT 8CCST 12Total geral 55

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3.4 TRATAMENTO DA INFORMAÇÃO

3.4.1 Atualização do Banco de Dados SophiA

a) Estudos e implementações realizados no Sistema SophiA

O INPE possui um acervo bibliográfico composto atualmente por livros, teses, relatórios, mapas e fascículos de periódicos, que vem sendo adquiridos ao longo dos últimos 52 anos. Esse acervo alocado no SID em São José dos Campos e nas unidades regionais do INPE é gerenciado por meio do Sistema de Gerenciamento de Bibliotecas SophiA, que encontra‐se na Versão 8.

Quatro membros da equipe do SID e três funcionários da Unidade Regional de Cachoeira Paulista participaram do Encontro Regional SophiA Biblioteca, em São Paulo, no mês de maio deste ano. Nesse evento foram apresentadas as inovações da Versão 8 do SophiA Biblioteca e outras novidades, bem como treinamentos específicos.

Ao longo de 2013, teve continuidade a atividade de padronização do banco de dados bibliográficos no Sistema SophiA, com as seguintes atividades:

• padronização de 24.481 registros na tabela de Suportes (Cd‐roms, DVDs etc);

• correção de 2.483 registros no campo Título, de teses e dissertações com padronização segundo a ABNT;

• correção da tabela Autores do tipo “Instituição” que estavam constando erroneamente como autores “Pessoa”;

• inclusão de 34 eventos (congressos, simpósios etc) publicados em periódicos, envolvendo o registro dos mesmos na aba “Analíticas” com padronização das entradas e retirada dos dados de “Obras”, finalizando o trabalho de correção iniciado em 2012 com um total de 1.533 registros;

• inclusão de 473 artigos solicitados via COMUT, BL e ISTEC na aba “Analíticas”.

Destacam‐se as seguintes atividades desenvolvidas:

• Correção da coleção de periódicos no SophiA de acordo com as normas do Catálogo Coletivo Nacional de Periódicos (CCN/IBICT).

• Desmembramento e correção do periódico Journal of Geophysical Research, anteriormente considerado como um único título e ISSN, e, a partir de 2013, desmembrado em sete partes (letras de A a G, conforme as áreas do conhecimento). O desmembramento foi realizado de acordo com as normas do CCN/IBICT, incluindo a reetiquetagem de toda a coleção desmembrada. Com isso, foram registrados no Sistema SophiA, 2.405 fascículos deste periódico, arquivo posteriormente enviado ao CCN/IBICT para processamento e atualização da coleção.

• Conferência de planilha contendo dados como ISBN, título, editora etc, de 860 obras para compra em 2013/2014.

• Checagem dos livros constantes no relatório emitido pelo sistema do setor de Patrimônio do INPE com os itens bibliográficos constantes no Sistema de Gerenciamento SophiA. Muitos dos itens constantes do sistema do Patrimônio foram registrados apenas como “lote de livros”, por exemplo. Com esse fato somado às várias migrações ocorridas no referido sistema, muitos dados não puderam ser identificados no sistema SophiA. Será enviada à Direção do INPE proposta de retirada destes itens não identificados da responsabilidade da chefia do SID. Será sugerido também, que os itens registrados no sistema SophiA sejam considerados os reais patrimônios dos materiais bibliográficos do INPE.

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Em 2012, a atividade de Processamento Técnico de Periódicos havia realizado um levantamento dos fascículos de periódicos do SID que se encontravam disponíveis no Portal de Periódicos da CAPES. O objetivo era o de remanejar esses periódicos do acervo do SID para outro prédio do INPE, liberando assim, cerca de 100 m2 de área no fundo do acervo, onde seria temporariamente instalada a biblioteca da Universidade Internacional do Espaço (ISU, na sigla em inglês). O INPE iria sediar o programa de treinamento Space Studies Program (SSP), organizado pela ISU, com cerca de 120 estudantes de diversos países, entre os meses de junho e agosto de 2013. Entretanto, devido às dificuldades quanto à infraestrutura adequada para os participantes e os professores, o SSP13 foi transferido para a sede da ISU em Estrasburgo.

Com a reforma e ampliação do prédio do SID, pretende‐se atualizar o levantamento dos periódicos eletrônicos e separar esse acervo compactando‐o e, assim, liberando mais espaço para crescimento do mesmo.

b) Manutenção e atualização do Banco Bibliográfico SophiA

A manutenção e atualização do Banco Bibliográfico SophiA se deu pelo cadastramento de informações, realizado pelo SID e Bibliotecas das Unidades, perfazendo um total acumulado de 81.889 obras (livros e outros tipos de materiais) e 155.674 fascículos de periódicos registrados até 31 de outubro de 2013 (Gráfico 17).

Gráfico 17 – Total de obras e periódicos armazenados no SophiA até 2013.

O SID e a biblioteca do CPTEC catalogaram, classificaram, indexaram e etiquetaram, de 01/11/2012 a 31/10/2013, 570 obras, entre livros e outros materiais, sendo alocados: 300 no SID, 122 no CPTEC, 09 no LCP e 139 no CRS respectivamente. Quanto aos periódicos, foram registrados e disponibilizados 1.453 itens, sendo 683 do SID, 134 do CPTEC e 636 do CRS respectivamente (Gráfico 18).

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Gráfico 18 – Número de Obras e Periódicos inseridos pelas bibliotecas ‐ Nov. 2012 ‐ Out. 2013

No Gráfico 19, apresenta‐se o registro de livros e fascículos de periódicos nos últimos cinco anos.

Gráfico 19 – Livros e fascículos de periódicos inseridos no SophiA entre 2009‐2013.

3.4.2 Inventário Automatizado do Acervo Bibliográfico

O inventário automatizado do acervo bibliográfico do INPE teve início em setembro de 2013. O SID, bem como as bibliotecas regionais de Cachoeira Paulista tem previsão de término desta atividade no início de 2014. Após essa fase, terá início a busca exaustiva nos acervos e consolidação dos dados.

O último inventário ocorreu em 2011‐2012, portanto o SID tem mantido o prazo de realização do inventário a cada dois anos, o que possibilita maior segurança para o patrimônio bibliográfico do INPE.

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3.4.3 Acervos das Unidades Regionais

Em 2013, o SID continuou a supervisionar os acervos alocados nas unidades regionais onde não há bibliotecários: Centro Regional do Nordeste (CRN), Centro Regional Sul (CRS), Centro Regional da Amazônia (CRA) e LCP em Cachoeira Paulista.

As bibliotecárias Rosemary e Simone foram ao CRN – Natal/RN, para gerenciamento do acervo bibliográfico alocado naquela unidade, incluindo o inventário das publicações. A bibliotecária Simone também desenvolveu atividades de cadastramento de publicações, organização do acervo e orientação à nova funcionária contratada no CRS ‐ Santa Maria/RS.

A biblioteca do LCP, em Cachoeira Paulista/SP, contratou novas estagiárias e um funcionário terceirizado ao longo de 2013 que também foram treinados nos sistemas e bases de dados utilizados pelo INPE e receberam orientação da bibliotecária Simone.

O acompanhamento por meio de treinamento, distribuição de manuais e atendimento às dúvidas dos responsáveis pelos acervos alocados, seja por telefone, e‐mail ou pessoalmente, tem contribuído para a organização dos acervos e bom atendimento aos usuários lotados nas unidades regionais. Esse gerenciamento à distância dos acervos alocados nas unidades regionais, com viagens periódicas e orientações deverá continuar no ano de 2014.

3.4.4 Preservação, Conservação e Segurança de Acervos

O SID vem realizando ações de preservação, conservação e segurança dos acervos desde o início de 2006, com o monitoramento ambiental dos acervos bibliográficos do INPE. O estudo estimulou a conscientização sobre a importância de se adotar e implementar medidas preventivas. O acervo do SID constitui‐se em um dos mais importantes na área das Ciências Espaciais no Brasil, e sua preservação e conservação é essencial para toda a comunidade usuária interna e externa.

A higienização do acervo corresponde à retirada da poeira e outros resíduos estranhos aos documentos por meio de técnicas apropriadas. Além da higienização, também, são realizados estudos de controle das principais fontes de degradação do papel, divididas em fatores internos, externos e a ação do homem sobre o acervo.

No final do ano de 2012, foi finalizada a higienização de todo acervo da biblioteca. No ano de 2013 reiniciou‐se a higienização do acervo, com 50.000 itens bibliográficos higienizados entre obras de referência e livros.

A Tabela 20 demonstra os totais de itens higienizados e pendentes de higienização desde o início do projeto em 2006.

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Tabela 20 – Preservação e conservação das coleções do SID – 2006 a 2012.

MATERIAL TOTAL ACERVO

HIGIENIZADOS PENDENTES A HIGIENIZAR

2006 2007 2008 2009 2010 2011 2012 Livros 33.139 252 1.283 2.003 29.601 0 0 0 0 Atlas 455 0 0 356 0 0 0 99 0 Folhetos 12.826 0 0 0 0 0 0 12.826 0 Normas técnicas

1.962 0 0 0 0 329 0 1.633 0

Publicações INPE

5.776 0 0 0 0 0 2.698 3.078 0

Periódicos 134.942 0 0 0 38.779 75.525 20.638 0 0 Mapas 7.893 0 132 39 0 553 0 7.169 0 Microformas

1.137 0 0 0 0 0 0 0 1.137

Fitas de vídeo

191 0 0 0 0 0 0 0 191

CDs 916 0 0 0 0 0 0 0 916 Fotos 3.065 0 0 2.858 0 0 0 0 207 Negativos 3.229 0 0 0 0 0 0 0 3.229 Slides 5.126 0 0 20 100 524 0 0 4.482 TOTAL 210.657 252 1.415 5.276 68.480 76.931 3.713 24.805 58.303

A seguir é apresentado o Gráfico 20, com os totais de publicações higienizadas por ano.

Gráfico 20 – Total de publicações higienizadas por ano.

Foram encaminhadas 1.089 obras para encadernação, sendo 127 no ano de 2013. O Gráfico 21 apresenta o comparativo de encadernações realizadas nos últimos anos.

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Gráfico 21 – Publicações encadernadas.

Em 2013, o SID não pôde solucionar a questão da higienização diária dos acervos com a dedicação de um funcionário a essa atividade, o que continua sendo um problema, pois a manutenção diária dos acervos contribui muito para a conservação da higienização contratada anualmente. Também, optou‐se pela não contratação de um serviço de higienização neste ano, com objetivo de estudar e propor o uso da verba para contratação terceirizada de uma equipe para higienização e manutenção anual do acervo para o ano de 2014.

3.5 ATENDIMENTO AO USUÁRIO

3.5.1 Serviço de Referência

O Serviço de Referência tem a função de atender às necessidades informacionais dos usuários, realizando os serviços de referência, divulgação e atendimento à pesquisa, participando de programas de Comutação Bibliográfica, orientando à comunidade para uso do acervo e das ferramentas que o SID disponibiliza.

Durante o ano de 2013, o SID esteve aberto para atendimento durante 2.112 horas em 250 dias. Houve prestação de serviços a 1.190 usuários internos (servidores, alunos de pós‐graduação, bolsistas, estagiários e outros) e 58 usuários externos (instituições cadastradas por meio de convênios). Foram 216 novos usuários internos cadastrados e 15 novos usuários externos (Gráfico 22).

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Gráfico 22 – Usuários cadastrados ‐ 2009‐2013.

Foram realizados 12.404 empréstimos domiciliares de materiais bibliográficos e, 2.414 consultas a publicações no prédio do SID (Gráfico 23).

De janeiro a 15 de novembro deste ano, circularam pela biblioteca 33.059 pessoas, entre equipe do SID e usuários.

Gráfico 23 – Circulação do acervo ‐ 2009‐2013.

No Gráfico 24, apresenta‐se a circulação por tipos de publicações e de usuários.

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Gráfico 24 – Uso do Acervo por usuários e tipo de publicações – 2013.

Foram 2.239 consultas (questões de referência) por telefone, e‐mail e pessoalmente por 1.009 usuários. Destas consultas, 2.140 obtiveram respostas positivas e 99 respostas negativas. Houve ainda, atendimento e orientação individual para a utilização dos recursos informacionais a uma média de 8,6 usuários ao dia (Gráfico 25).

Gráfico 25 – Respostas a questões de referência.

O SID mantém convênios que possibilitam a comutação bibliográfica e o empréstimo entre bibliotecas para suprir as necessidades de informação da comunidade usuária. Os convênios atuais são os seguintes:

• Programa de Comutação Bibliográfica COMUT/IBICT e Rede de Bibliotecas da Área de Engenharia e Arquitetura (REBAE), por meio dos quais solicita e fornece cópias de artigos de periódicos e outras publicações às bibliotecas brasileiras conveniadas;

• Ibero American Science and Technology Education Consortium (ISTEC), para comutação bibliográfica no Brasil e no exterior;

• British Library (BL), para compra de artigos desta biblioteca na Inglaterra.

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Em 2013, foram solicitados pelo SID 206 Empréstimos Entre Bibliotecas (EEB) a outras bibliotecas do Estado de São Paulo. Foram atendidas 305 solicitações de empréstimo de outras bibliotecas (Gráfico 26).

Gráfico 26 ‐ Empréstimos entre Bibliotecas ‐ 2009‐2013.

Em 2013, foram solicitados 308 pedidos de cópias de artigos para bibliotecas conveniadas no Brasil e 201 em bibliotecas no exterior, por meio dos convênios citados (Gráfico 27).

Gráfico 27 – Comutação bibliográfica (solicitante) – 2009‐2013.

Neste ano, o SID forneceu 174 cópias de artigos para outras bibliotecas, sendo 103 atendimentos no Brasil via COMUT, REBAE e ISTEC e 71 para bibliotecas do exterior via ISTEC (Gráfico 28).

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Gráfico 28 – Comutação bibliográfica (fornecedor) – 2009‐2013.

Grande parte dos pedidos por usuários foram localizados via Portal de Periódicos da CAPES e via pesquisa Google. Devido ao não atendimento via ISTEC pela Universidade do Novo México e à falta de bônus da British Library no ano de 2013, muitos pedidos foram encaminhados para Busca Monitorada COMUT, e após aquisição dos bônus da British Library, os pedido cancelados via Busca monitorada do COMUT foram solicitados por meio desse sistema, utilizando os créditos adquiridos.

Alguns temas especiais foram atendidos pelo setor de referência no ano de 2013, como questões referentes a dados de clima, tempo e imagens de satélite por usuários externos.

Além disso, foi inserida uma caixa de sugestões na entrada do acervo com objetivo de coletar críticas, elogios e propostas de melhorias dos usuários do SID.

O SID recebeu em 2013, assim como ocorreu em 2011, a visita técnica de 35 alunos do Curso de Biblioteconomia das Faculdades Integradas Coração de Jesus, de Santo André ‐ SP. Foram apresentadas as atividades, projetos, produtos e serviços desenvolvidos e oferecidos à comunidade usuária, bem como, explanações e conversas para esclarecimento de dúvidas pelos servidores do SID.

3.5.2 Biblioteca On‐line

A página Biblioteca On‐Line do SID disponibiliza acesso ao banco de dados bibliográficos do INPE, à Biblioteca Digital e às bases de dados constantes do Portal de Periódicos da CAPES, além de outros serviços e produtos.

Durante o ano de 2013, foram incluídas 17 notícias na página Biblioteca On‐line. Neste ano, foram feitas 13.375 consultas ao banco de dados bibliográfico SophiA do INPE, que engloba as referências de todo material bibliográfico adquirido pelo INPE, bem como os links para o texto completo dos e‐books. No decorrer do ano de 2013 foram realizados 2.643 acessos aos e‐books pelo INPE, via Sciencedirect.

Atualmente, o Portal de Periódicos da CAPES permite acesso eletrônico a mais de 33.000 títulos de periódicos, 442 bases de dados, além de e‐books. No ano de 2013, o INPE realizou 125.080 consultas às bases de dados do Portal de Periódicos, sendo 75.213 acessos às bases de dados e 49.867 textos completos baixados. Os dados obtidos referem‐

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se às bases das editoras Elsevier, Thomson Reuters, Allen Press, IOP e AIP. As informações das outras editoras ainda não foram fornecidas para os institutos.

A CAPES disponibiliza a consulta ao sistema de estatísticas GEOCAPES (ferramenta de dados georreferenciais) que apresenta os dados de acesso ao Portal por estado e instituição desde 2001. Entretanto, esses dados são disponibilizados apenas após o fechamento do ano. Segue o Gráfico 29, contendo essas informações até o ano de 2012.

Gráfico 29 – Acessos ao Portal de Periódicos das CAPES pelo INPE.

Fonte: CAPES (2013).

Ao longo do ano, o SID recebeu alguns editores de bases de dados para exposição e oferecimento de acesso gratuito às bases para o INPE por um período de teste:

• Bases de dados: Environment Complete (áreas de agricultura, ecologia, ecossistema, energia e áreas similares de estudo) e Energy & Power Source (pesquisa em todos os níveis da indústria de energia) da EBSCO Publishing;

• Taylor & Francis – 1.450 periódicos da editora que não estão disponíveis no Portal de Periódicos da CAPES.

A ABNT disponibilizou para o INPE, o acesso a todas as Normas ABNT por um período de teste de 7 dias. Houve um alto índice de uso nesse período e as coordenações do INPE optaram pela compra de 84 normas técnicas impressas e não pela assinatura eletrônica da base de dados.

Outros representantes de editoras estiveram no SID para demonstração das seguintes bases de dados:

• Base de dados Online Library da editora Wiley ‐ coleção multidisciplinar que oferece acesso integrado a mais de 4 milhões de artigos de 1.500 revistas, mais de 14 mil livros on‐line e centenas de obras de referência, protocolos de laboratório e banco de dados;

• Publishers Communication Group, que comercializa, entre outras bases, publicações da American Institute of Aeronautics and Astronautics (AIAA).

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3.5.3 Tutorial de Orientação para Pesquisa e Publicação no INPE

Desde agosto de 2012, o Seminário presencial, de Orientação para Publicação Digital no INPE foi substituído por um Tutorial Eletrônico, disponibilizado no Ambiente Virtual de Aprendizagem MOODLE. Do início do ano até novembro de 2013, 54 alunos participaram do tutorial, sendo 33 alunos de mestrado e 21 alunos de doutorado.

Segue o Gráfico 30, contendo o total de usuários treinados nos seminários nos últimos anos.

Gráfico 30 – Evolução dos Seminários e Tutorial – 2009‐2013.

Esse tutorial é obrigatório para os alunos de mestrado e doutorado inscritos nos cursos da Pós‐Graduação desde 2006, assim como era obrigatório o seminário presencial anteriormente oferecido pelo SID, que deixou de ser ministrado devido à falta de pessoal.

O tutorial apresenta o mesmo conteúdo dos seminários presenciais: (1) importância da utilização de normas, encaminhamento de uma publicação; (2) informações sobre os estilos criados pelo SID, disponíveis na página Biblioteca On‐line (MSWord, LibreOffice Writer e LaTeX).

A divulgação do tutorial é feita pelo SID na página Biblioteca On‐line e na Intranet, bem como para as secretarias dos cursos. Cada secretaria reforça a divulgação entre os alunos de sua área, principalmente para aqueles que ainda não cumpriram esse crédito e estão próximos da finalização do curso.

Ao concluir os módulos do tutorial, o aluno preenche um formulário de avaliação quanto ao conteúdo do mesmo e quanto à mídia utilizada. O SID recebe os formulários preenchidos (via MOODLE) e procede a validação. Periodicamente a lista com os nomes dos alunos que assistiram ao tutorial é enviada ao Serviço de Pós‐graduação (SPG), que inclui essa informação na lista de cobrança das pendências dos alunos, normalmente, enviado às secretarias dos cursos de Pós‐Graduação.

Mesmo com essas ações, observa‐se que os alunos têm deixado para assistir ao tutorial no último momento, quando são cobrados pelo SPG, pois o aluno não pode agendar a defesa de seu trabalho sem ter cumprido com o tutorial. Mas, quando isso acontece, os objetivos

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do tutorial de orientar para a escrita e a publicação não estão sendo cumpridos, pois a dissertação ou tese já estão prontas nessa etapa do curso.

No mês de dezembro deste ano, além da divulgação por e‐mail e na página da Biblioteca, o SID preparou um folder, que foi entregue nas salas de aula da Pós‐graduação, secretarias dos cursos e divulgado no SPG, buscando conscientizar os alunos sobre a importância de assistirem ao tutorial antes ou no início da escrita de seus trabalhos.

O SID almeja que, preferencialmente, os alunos do Mestrado assistam ao Tutorial no início do segundo ano e, os de Doutorado no início do quarto ano. Para isso, é preciso que o SPG colabore informando a matrícula dos alunos, sistematicamente. A rotatividade de estagiários que atuam nas secretarias dos cursos de Pós‐Graduação também contribui para a não cobrança aos alunos que ainda não assistiram ao tutorial.

Para o próximo ano, o CEPPII sugeriu que a cobrança do SPG quanto ao cumprimento do Tutorial ocorra antes da Proposta de Tese e não no agendamento da Defesa Final. Dessa forma, o aluno será informado sobre a normalização e serviços e produtos que o SID oferece, antes da escrita do trabalho final. O Conselho de Editoração, juntamente com o SID levará a proposta para aprovação do Conselho de Pós‐Graduação (CPG).

Observou‐se que, após a descontinuação do seminário presencial e a implementação do Tutorial houve queda na fluidez da rotina de submissão dos trabalhos. O SID acredita que a falta de uma orientação mais objetiva e pessoalmente, como era realizada anteriormente, enquanto o SID dispunha de funcionários dedicados a essa função, resultou numa queda sensível na qualidade de formatação dos trabalhos. Porém, esse fato não comprometeu a publicação em tempo, pois, tão logo orientados depois que submetem eles logo aplicam o estilo e rapidamente o trabalho está formatado.

Com relação às normas propriamente ditas, a grande dificuldade dos alunos continua sendo a formatação das Referências Bibliográficas, mesmo porque nem autores nem orientadores atentam para esse detalhe, muito menos aprendem pelo Tutorial.

Conclui‐se que, o Tutorial é uma ferramenta que pode, sim, ajudar aos alunos esclarecerem muitas dúvidas sobre formatação, normas e rotina do processo de publicação, entretanto, é necessário que esse seja assistido pelos interessados, a tempo de orientá‐los.

O vídeo institucional do SID desenvolvido em 2010/2011, contendo informações sobre o funcionamento e os serviços oferecidos, foi apresentado durante a aula inaugural para os alunos dos cursos de pós‐graduação, além de continuar disponível na página principal da biblioteca.

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4. PLANOS FUTUROS

A seguir, são apresentadas as perspectivas e necessidades atuais e futuras, por atividades do SID:

4.1 GESTÃO

1) Gerenciar e acompanhar o desenvolvimento de acervos alocados nas Unidades Regionais.

2) Buscar recursos humanos adequados ao ambiente de prestação de serviços.

3) Atualizar o Regimento do Serviço de Informação e Documentação (RE/DIR‐540, de 20/07/2007).

4) Buscar meios para concretizar a reforma e ampliação do prédio do SID.

4.2 SUPORTE DE INFORMÁTICA

1) Adquirir novos equipamentos para substituir os computadores da Biblioteca Digital, que já estão defasados; novos nobreaks para suprir alguns PCs; HD externo com capacidade maior para os backups dos serviços do SID.

4.3 PRESERVAÇÃO DA PRODUÇÃO INTELECTUAL DO INPE

1) Atualizar a tabela de política de autoarquivamento dos artigos publicados em eventos/proceedings, tal como realizado em 2013 para os artigos publicados em periódicos.

2) Atualizar e manter a classe LaTeX/INPE.

3) Aperfeiçoar o modelo LaTeX para edição de teses e dissertações, e outras publicações.

4) Estudar e projetar a criação de um vocabulário controlado de palavras‐chave, com base no modelo do dicionário de sinônimos Thesaurus.

5) Concluir o desenvolvimento e colocar em operação, na plataforma URLib, a ferramenta de exportação de dados para a Plataforma Lattes.

6) Estudar a viabilidade de integração da plataforma URLib com as redes de comunicação científica internacionais (ArXiv, Mendelay, ResearchGate, Orcid, entre outras).

7) Cadastrar a Biblioteca Digital do INPE nos diretórios internacionais de Repositórios Institucionais (DOAR, COAR, SPARC e outros).

8) Criar ferramentas (e melhorar as existentes) para a geração de relatórios, estatísticas e indicadores da BDMCI.

9) Realizar ações (apresentações, reuniões, artigos, etc.), junto à comunidade inpeana, para promoção do Repositório Institucional do INPE e sobre o processo de autoarquivamento das publicações.

10) Garantir a sustentabilidade do Repositório Institucional.

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11) Localizar os autores das TDIs digitalizadas, priorizando inicialmente as áreas de Sensoriamento Remoto e Meteorologia e elaborar os termos de autorização para publicação na Biblioteca Digital.

12) Disponibilizar as TDIs antigas das diferentes áreas do INPE.

13) Dar sequência à atividade do inventário da memória técnico‐científica.

14) Conferir e atualizar os metadados dos registros na Biblioteca Digital.

4.4 GESTÃO DOCUMENTAL DE ARQUIVOS

1) Avaliar cerca de 20.000 documentos de projetos de satélites. Deste conjunto de documentos, alguns devem ser ostensivos e os demais, com informação técnica de projetos de satélites, devem ser classificados, segundo os critérios estabelecidos no manual, bem como sua ampla divulgação no Instituto.

2) Concluir o Manual de Procedimento para Classificação de Documentos, incorporando os aprendizados que foram obtidos nos questionamentos junto ao MCTI e simplificando os anexos ‐ formulário e tabelas; dar ampla divulgação do assunto dentro do INPE, para que as áreas levantem a documentação que tenha sido gerada a partir de 01/06/13 e as encaminhem à CPADS para classificação; gerem os documentos já seguindo o novo procedimento; e se adequem quanto aos cuidados com o manuseio e armazenamento da informação sigilosa.

3) Criar e implantar um programa de gestão de documentos para o INPE, que envolve ações de divulgação e sensibilização, de forma institucionalizada, nas quais se divulgue o significado dos arquivos para a gestão e a memória institucional, enfatizando a memória da pesquisa, tecnologia e ensino e gestão, ressaltando o papel dos documentos de arquivo enquanto recursos informacionais.

4) Sensibilizar a alta Gestão da Instituição, os dirigentes em todos os níveis e os demais servidores técnicos e docentes sobre a necessidade de se cumprir a legislação arquivística.

5) Realizar intercâmbio entre os programas das outras unidades para apoio mútuo, troca de experiências e parcerias em ações.

4.5 DESENVOLVIMENTO DE COLEÇÃO E TRATAMENTO DA INFORMAÇÃO

1) Assegurar o apoio institucional das áreas no comprometimento orçamentário para manutenção de coleções.

2) Antecipar os processos de aquisição de materiais bibliográficos para o primeiro trimestre de 2014.

3) Estudar uma metodologia para avaliar o valor do acervo bibliográfico do INPE.

4) Continuar o aprimoramento dos procedimentos/mecanismos de controle de consistência de dados no Banco Bibliográfico SophiA através de correções nos campos Título, Local geográfico, Editoras e Assuntos.

5) Propor à Direção do INPE a retirada dos livros constantes do sistema do setor de Patrimônio do INPE que não foram identificados no Sistema de Gerenciamento SophiA da responsabilidade da chefia do SID. Sugerir que os itens registrados no sistema SophiA sejam considerados os reais patrimônios dos materiais bibliográficos do INPE.

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6) Continuar a correção do que restou da coleção de periódicos no SophiA de acordo com as normas do CCN/IBICT.

7) Dar continuidade ao controle do acervo bibliográfico e treinamento aos servidores responsáveis pelos acervos alocados nas Unidades Regionais.

8) Buscar meios para manter a prática de higienização e preservação do acervo e segurança do prédio.

9) Contratar serviço de uma empresa especializada para continuidade da atividade de higienização do acervo.

4.6 ATENDIMENTO AO USUÁRIO

1) Dar continuidade à orientação individual para a utilização dos recursos informacionais do SID e bases externas.

2) Auxiliar no uso de bases de dados disponíveis no Portal de Periódicos da CAPES e na base de dados de e‐books (Science Direct, da Elsevier).

3) Divulgar os serviços e produtos disponibilizados pelo SID por meio da distribuição de materiais de divulgação aos usuários.

4) Concretizar, junto ao Grupo de Segurança de Rede do INPE, a solução para a disponibilização do acesso remoto (residencial) ao Portal de Periódicos da CAPES.

5) Implantar melhorias e novos serviços e produtos na Página Biblioteca On‐line e no tutorial do Seminário de Orientação à Publicação Digital no INPE.

6) Concluir a inclusão dos artigos recebidos via comutação bibliográfica no sistema SophiA.

7) Manter as parcerias com unidades produtoras de informação e buscar novas parcerias para acesso a fontes de informação de acesso livre digital que contribuam para promoção de intercâmbio do conhecimento científico e tecnológico.

8) Utilizar o espaço da unidade de informação como alternativa de sala de aula, videoconferência e cinema, auditórios baseados em rede de aprendizado.

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CONSIDERAÇÕES FINAIS

Este relatório buscou registrar as principais atividades realizadas pelo SID durante o ano de 2013. Informações detalhadas sobre o desenvolvimento das atividades aqui descritas encontram‐se nos documentos internos do SID, como memórias de reuniões e publicações da equipe.

No ano de 2013, além do funcionamento das atividades do SID, alguns aspectos podem ser destacados, como o uso efetivo dos recursos disponibilizados pelas coordenações para aquisição de materiais bibliográficos, bem como a contratação de uma empresa de engenharia e arquitetura para elaboração do projeto executivo para a reforma da Biblioteca, com recursos da reserva técnica da FAPESP. Essa era uma meta do SID desde 2009 e, com o projeto executivo entregue em abril de 2014, o SID deverá iniciar a busca por recursos para execução da obra propriamente dita. Dessa forma, espera‐se que o SID alcance os objetivos de preservação e acessibilidade física ao patrimônio bibliográfico do INPE, com a prestação de serviços de informação à comunidade usuária de forma eficaz, em um ambiente adequado às necessidades de informação tanto em suporte físico quanto digital.

Quanto à preservação intelectual do INPE, destacam‐se: os resultados obtidos com a revisão na metodologia do processo de coleta de dados da produção técnico‐científica do INPE, que incluiu a importação automática de metadados das referências presentes nas bases de dados na Web; o desenvolvimento da planilha para os autores realizarem o autoarquivamento de trabalhos completos e os seus metadados; a autorização da Direção do INPE para criação de uma Associação com a finalidade de manter o sistema que permite a preservação do acesso aos documentos e serviços digitais disponibilizados por meio do Repositório Institucional; o ajuste automático na Biblioteca Digital das permissões de acesso de todos os textos completos dos artigos publicados pelos autores INPE a partir do estudo da política de autoarquivamento.

Em relação à Gestão Documental, destacam‐se: criação da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos Sigilosos (CPADS); criação do Grupo de Trabalho para Criação e Implementação do Programa de Gestão de Documentos (GTGD) do INPE; apresentações sobre as necessidades das áreas no que diz respeito à Gestão Documental, o que possibilitou conhecer a evolução da GD no INPE, para subsidiar as diretrizes a serem seguidas por toda Instituição, uniformizando procedimentos e melhorando a capacidade de gerenciamento dos acervos arquivísticos.

Percebe‐se que, ao longo dos anos, o SID vem se solidificando e alcançando metas importantes. Entretanto, como prestador de serviços de informação à comunidade, o SID deverá ainda vencer uma série de desafios para manter a qualidade no atendimento e antecipar as demandas de informação da comunidade usuária.

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REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS

COORDENAÇÃO DE APERFEIÇOAMENTO DE PESSOAL DE NÍVEL SUPERIOR (CAPES). GeoCapes ‐ Dados Estatísticos: Acessos ao Portal de Periódicos. 2013. Disponível em: http://geocapes.capes.gov.br/geocapesds/. Acesso em: 22 nov. 2013.

OLIVEIRA. G.F.; MENEZES, H.H.P. Aspectos contábeis da tomada de contas dos órgãos da Administração Direta Federal. Brasília: UnB, 2006. 85 p.

INSTITUTO NACIONAL DE PESQUISAS ESPACIAIS (INPE). Memória científica do Inpe – biblioteca digital. São José dos Campos, 2014. Disponível em: http://bibdigital.sid.inpe.br/col/sid.inpe.br/bibdigital%4080/2006/04.07.15.50.13/doc/mirror.cgi. Acesso em: 31 dez. 2014.